Manual de Procedimientos i

Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos

Plotcenter Impresiones S.A.S

Diseo del Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos de la empresa

Plotcenter Impresiones S.A.S

Sandra Camargo Vargas, Katherine Carrillo Rincn

Anteproyecto de trabajo de Diplomado Sistemas de Gestin de Seguridad y Salud en

el Trabajo.

Corporacin Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencias Empresariales

Programa de Pregrado Administracion en Salud Ocupacional

Neiva

Octubre 2015
 Manual de Procedimientos ii

Contenido

1. Titulo 1

1.1 Planteamiento del Problema 1

1.1.1 Descripcin General del Problema 1

1.1.2 Formulacin del Problema 2

2. Objetivos 2

2.1 Objetivo General 2

2.2 Objetivos Especficos 3

3. Justificacin 3

4. Marco Conceptual 4

5. Diseo Metodolgico 6

5.1 Diseo 6

5.2 Poblacin 9

5.3 Tcnicas e Instrumentos 10

6. Aspectos Administrativos 11

6.1 Cronograma 12

6.2 Presupuesto 13

Bibliografa 14
 Manual de Procedimientos iii

1. Titulo

Manual de Procedimientos Administrativos y Operativos de Plotcenter Impresiones S.A.S

1.1 Planteamiento del Problema

1.1.1 Descripcin general del Problema

Toda empresa al no tener definido y detallado en un documento los procedimientos de las

actividades que realiza, se expone al riesgo de verse afectada por fallas que generan reproceso,

riesgo que se incrementa en empresas con menos de 10 empleados en las que es usual que una

persona realice tareas de diferentes procesos, pero que se puede mitigar con la elaboracin de un

manual de procedimientos administrativos y operativos que le brinde informacin clara al

empleado acerca de la forma correcta de hacer la actividad y el grado de responsabilidad dentro

de la misma.

Por esta razn el manual de procedimientos adquiere protagonismo como una herramienta til

para la induccin, la capacitacin, la realizacin de auditoras, para la realizacin de las

actividades de una forma clara y para que el empleador pueda verificar si sus empleados estn

realizando de forma correcta las labores,

 Manual de Procedimientos iv

Se identifica que la empresa PLOTCENTER IMPRESIONES S.A.S, an no cuenta con un

manual de procedimientos para sus actividades administrativas y operativas y que cada auxiliar

de impresin realiza su labor de una forma diferente asumiendo el riesgo que conlleva la falta de

este en su empresa.

1.1.2 Formulacin del Problema

Bajo la hiptesis de que la falta de un manual de procedimientos aumente el riesgo de

reproceso en las actividades de la empresa, se considera relevante y oportuno, elaborar el manual

de procedimientos administrativo y operativo en la empresa PLOTCENTER IMPRESIONES

S.A.S.

2. Objetivos

2.1 Objetivo general

Disear el Manual de Procedimientos administrativos y operativos de la empresa

PLOTCENTER IMPRESIONES S.A.S.

 Manual de Procedimientos v

2.2 Objetivos especficos

o Identificar los procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa

PLOTCENTER IMPRESIONES S.A.S.

o Protocolizar los aspectos que se deben tener en cuenta en la realizacin de cada

actividad.

o Definir a los responsables en cada actividad.

3. Justificacin

Es conveniente la elaboracin del Manual de procedimientos administrativos y operativos en

PLOTCENTER IMPRESIONES S.A.S, debido a que la empresa no tiene definido los

procedimientos de una forma estndar que garantice la optimizacin del tiempo, de los recursos

y evite que los empleados cometan reproceso a causa del desconocimiento en la realizacin de

las actividades.

Adicional, la empresa est en un proceso coyuntural de ampliacin de su cobertura en

servicios, situacin en la que el manual de procedimientos es muy til para adelantar el proceso

de induccin al personal nuevo.

La elaboracin de este manual aparte de ser el producto final del diplomado en Seguridad y

Salud en el Trabajo dictado por la Corporacin Universitaria Minuto de Dios, busca dar a la

empresa una herramienta muy til para estandarizar sus procesos, verificar la correcta

elaboracin de sus actividades, facilitar el desarrollo de las auditorias y facilitar la gestin con las

personas debido a la clara asignacin de responsabilidades.

 Manual de Procedimientos vi

4. Marco Conceptual

Los siguientes conceptos han sido tomados de la norma ISO 9000:2005 y otras fuentes de

informacin virtual, con el propsito de brindar un mayor entendimiento del presente

documento:

Auditora: Segn la norma, la auditoria se comprende como un proceso sistemtico, que se

debe documentar y que las empresas lo hacen con el objetivo de determinar el grado de

cumplimiento de los requisitos requeridos por una norma y los criterios que establece la misma

empresa internamente. Segn el Decreto 1072 de 2015 todas las empresas deben hacer mnimo

una auditoria anual, por lo cual este es un procedimiento que toda empresa debe tener

documentado.

Induccin: Segn lo investigado en una monografa de Rosanna Del Valle Silva Fernandez,

encontramos que una induccin es un conjunto de actividades que realiza la empresa con el

objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados en el ambiente y puesto de trabajo. esta

induccin se hace al momento en el que el empleado ingresa la empresa.

Lugar de trabajo: Son las reas o espacios fsicos en el que los trabajadores deben

permanecer y realizar actividades relacionadas con su trabajo.

 Manual de Procedimientos vii

Manual de procedimientos: Segn un Instructivo que brinda la Universidad Nacional de

Colombia para la elaboracin de los manuales de procedimientos y funciones, podemos

identificar que un manual de procedimientos es un documento de informacin detallada, que

contiene, en forma ordenada y sistemtica, todas las instrucciones que debe seguir un empleado

para hacer una actividad especfica, adicional define las personas involucradas en ellas con sus

respectivas responsabilidades, funciones en las distintas operaciones o actividades que se deben

realizar la empresa en este caso en las reas administrativas u operativas de la empresa.

Mejora continua: Actividad que permite un crecimiento y optimizacin de factores

importantes de la empresa para aumentar y mantener el rendimiento en forma significativa.

Proceso: Conjunto de actividades que se relacionan entre si que transforman unos elementos

de entrada en resultados.

Procedimiento: Conjunto ordenado de operaciones determinadas secuencialmente para llevar

a cabo un proceso.

Reproceso: El reproceso se hace cuando se identifica un producto no conforme y se toman

acciones para que cumpla con los requisitos antes de llegar a manos del cliente.
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5. Diseo metodolgico

5.1 Diseo

El presente proyecto ser desarrollado bajo la metodologa de la norma internacional ISO

9001:2008, la cual adoptan las empresas de forma voluntaria al implementar un Sistema de

Gestin de la calidad con el fin de proporcionar uniformidad en la estructura del mismo.

Esta Norma Internacional promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos para

mejorar la eficacia y as aumentar la satisfaccin del cliente, por esta razn el primer paso en la

empresa ser definir el mapa de procesos para luego identificar los procedimientos crticos a

documentar.

Luego de realizar la identificacin de los procesos en la empresa, se documentaran los

procedimientos necesarios con el fin de protocolizar los procesos crticos, incluyendo los

siguientes procedimientos que la norma internacional ISO 9001:2008 nos exige documentar:

Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Procedimiento de elaboracin y control de documentos y registros.

Procedimiento de Auditoria interna

Procedimiento de compras.
 Manual de Procedimientos ix

Adicional, se tiene estimado dividir el proyecto en tres fases, las cuales se contemplan de la

siguiente forma:

PRIMERA FASE DE CONTACTO CON LOS EMPLEADOS Y LOS PROCESOS:

En primera opcin se debe hacer una reunin entre los encargados del proyecto y el

propietario de la empresa (gerente), para explicarle detalladamente las tres fases que

abarcara el proyecto para la elaboracin del manual de procedimientos. Donde se le

explicara adems de las fases, tambin la importancia y la aplicabilidad del manual de

procedimientos.

Los encargados del proyecto se reunirn con los empleados de la empresa, para

explicarles que es un manual de procedimientos, para que sirve, cual es la importancia, y

la aplicabilidad del mismo, adems se les mostrara las fases del proyecto y har entrega

de un detalle de parte de los encargados del proyecto, buscando involucrarlos desde un

inicio y motivarlos a participar activamente en el proceso.

SEGUNDA FASE DE ELABORACIN DEL DOCUMENTO MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS:

En esta fase se aplican las tcnicas de recoleccin, se coordina de acuerdo a la

disponibilidad de los involucrados para realizar las visitas a la empresa, realizar las

observaciones a las actividades, toma de notas, toma de fotografas, grabaciones de

videos, solicitud de documentos como fichas tcnicas de plotter, impresoras, herramientas

 Manual de Procedimientos x

manuales, con el fin de recolectar toda la informacin necesaria. Esta informacin se

almacenara en cmara fotogrfica, cmara fotogrfica, medios magnticos y en libreta de

notas para luego analizarla.

En esta fase los encargados del proyecto deben programar fechas exactas de visitas a la

empresa y comunicarse constantemente entre ellos para la coordinacin de las

actividades.

TERCERA FASE DE ELABORACIN, SOCIALIZACIN E IMPLEMENTACIN DEL

MANUAL EN LA EMPRESA:

Ya con toda la informacin recolectada los encargados del proyecto la analizan y

organizan para luego elaborar el documento Manual de Procedimientos Administrativos y

Operativos de la empresa.

Este se socializara al personal involucrado (empleados y gerente) con el fin de revisin.

En caso de encontrarse inconformidades en cuanto al contenido, se procede a corregirlas.

Cuando ya el documento este revisado y aprobado por parte de la gerencia, se entregara

una copia al asesor tcnico de investigacin de la Corporacin Universitaria Minuto de

Dios, con el fin de revisin en su parte metodolgica y tcnica.

En cuanto est aprobado por el asesor tcnico de investigacin de la universidad, se debe

socializar como tarea final al personal de la empresa con el fin de mostrarles los

resultados del proyecto realizado, de que ellos conozcan la forma protocolizada,

adecuada y segura de realizar las actividades en su empresa y as ser totalmente

eficientes.
 Manual de Procedimientos xi

Sustentacin final del proyecto ante el comit tcnico de investigacin asignado por la

Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

En esta fase los encargados del proyecto deben programar fechas exactas de visitas a la

empresa, a la universidad directora del proyecto y comunicarse constantemente entre ellos para

la coordinacin de las actividades y adicional cumplir con las fechas otorgadas or la universidad

para la sustentacin del proyecto.

5.2 Poblacin

La poblacin objeto de este estudio son todos los integrantes de la empresa PLOTCENTER

IMPRESIONES S.A.S, conformada por un (1) gerente hombre de 38 aos de edad con grado de

escolaridad Profesional Universitario, cuatro (4) auxiliares de impresin mujeres con edades de

20, 24, 26 y 27 aos respectivamente con grado de escolaridad bachiller y un (1) digitador de

planos hombre de 21 aos de edad con grado de escolaridad estudiante de pregrado.

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5.3 Tcnicas e Instrumentos

Las tcnicas y los instrumentos de recoleccin de datos que se utilizaran durante las dos

semanas destinadas para la recoleccin de la informacin necesaria en la empresa para la

elaboracin del manual de procedimientos administrativos y operativos son:

TCNICAS:

La observacin directa, se tiene programado hacer la visita para la recoleccin de

la informacin en horario laboral, con el fin de observar a los trabajadores mientras ejecutan

el proceso, sin realizar ninguna intervencin.

Toma de notas de campo, durante las visitas realizadas se tomaran apuntes de lo

observado y de toda la informacin que nos puedan proporcionar los empleados acerca de la

forma de realizar las actividades.

Toma de fotografas, durante las visitas realizadas se pedir autorizacin para

tomar fotografas mientras los trabajadores ejecutan el proceso, sin realizar ninguna

intervencin, con el fin de aclarar dudas durante el proceso de anlisis de la informacin

recolectada.

Grabacin de videos: durante las visitas realizadas se pedir autorizacin para

realizar una grabacin en caso de requerirse mientras los trabajadores ejecutan el proceso, sin

realizar ninguna intervencin, con el fin de aclarar dudas durante el proceso de anlisis de la

informacin recolectada.
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El anlisis documental de fichas tcnicas de plotter, impresoras u otros equipos /

herramientas manuales, esto se hace con el fin de tener en cuenta las especificaciones y

recomendaciones tcnicas de los equipos y herramientas que estn involucrados en la

actividad, para que queden plasmadas en el procedimiento.

INSTRUMENTOS:

Los siguientes son los instrumentos necesarios para llevar a cabo las tcnicas mencionadas

anteriormente:

Celular con grabador y cmara fotogrfica.

Libreta de notas

Fichas tcnicas de plotter, impresoras u otros equipos / herramientas manuales

6. Aspectos Administrativos

Plotcenter Impresiones S.A.S es una empresa huilense dedicada a la impresin, fotoplanos y

digitalizacin de planos en la ciudad de Neiva, es una empresa privada con nica sede ubicada en

la avenida la toma nmero 4 80 edificio Torre Nova local 105.

Est conformada por un (1) gerente, cuatro (4) auxiliares de impresin y un (1) digitalizador

de planos. Plotcenter Impresiones S.A.S abri sus puertas desde el 26 de Julio del 2006

prestando sus servicios al pblico en general y a diferentes empresas tanto pblicas como

privadas. Para llevar a cabo el desarrollo de la investigacin se necesitara aparte de la

disponibilidad de tiempo de los integrantes, la utilizacin de recursos materiales y financieros.

Detallados a continuacin:
 Manual de Procedimientos xiv

6.1 Cronograma

Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

Semana 6
ACTIVIDAD

Reunin con el propietario de la empresa.

Reunin con los empleados de la empresa.
Recoleccin de la informacin.
Anlisis y organizacin de la informacin

recolectada.
Elaboracin del documento Manual de

Procedimientos Administrativos y Operativos

de la empresa
Socializacin a los empleados y gerente con

fines de revisin.

Revisin en su parte metodolgica y tcnica

por el asesor tcnico de investigacin de la

Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

Socializacin de producto final al personal

de la empresa y entrega de producto final al

asesor tcnico de investigacin.

Sustentacin final del proyecto ante el

comit tcnico de investigacin de la

Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

Inicio: Noviembre 12 de 2015 Finalizacin: Diciembre 17 de 2015

6.2 Presupuesto
 Manual de Procedimientos xv

El siguiente es el presupuesto de inversin requerido para la realizacin de la elaboracin del

Manual de procedimientos:

Gastos Cantidad Total

Memoria USB 1 12000
Libretas de apuntes 2 8000
Lapiceros 2 1200
Detalles como motivacin para la
participacin en el proyecto
6 30000
3 CD RW con estuche 3 3000
Label para CD RW 3 5000
Impresin a blanco y negro papel carta 85 34000
carpeta blanca tres anillos 1 10000

Transporte de los encargados del

proyecto 60 trayectos en
colectivo 90000
Hidratacin encargados del proyecto en
___________
trabajo de campo
8000
Llamadas telefnicas e internet entre
___________
encargados del proyecto
30000

Varios e imprevistos ___________

20000
Total 251.200

6 Bibliografa
 Manual de Procedimientos xvi

Centro de escritura Javeriano (Ed.). (2013). Normas APA. Cali, Colombia: Pontificia

Universidad Javeriana. http://portales.puj.edu.co/ftpcentroescritura/Recursos/Normasapa.pd

Cesar Augusto Bernal Torres, (2010) Metodologa de la Investigacin, Administracin,

Economa y Ciencias Sociales, tercera Edicin, Bogot DC. Colombia, Editorial Pearson.

Corporacin Universitaria Minuto de Dios UNIMINUTO, (2014) Tejedores de

comunicacin: Comprender y producir textos acadmicos en UNIMINUTO, Bogot Colombia.

Editorial Corporacin Universitaria Minuto de Dios.

Occupational Health and Safety Assessment Series OHSAS, (2007) NTC OSHAS

18001:2007, Editorial Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC.

Organizacin Internacional de Normalizacin ISO, (2005) NTC ISO 9000:2005, Editorial

Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC.

Organizacin Internacional de Normalizacin ISO, (2008) NTC ISO 9001:2008, Editorial

Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC

 Manual de Procedimientosxvii

Rosanna Del Valle Silva Fernandez, Monografias.com, (2006 Noviembre) Reclutamiento,

Seleccin e Induccin de Personal, Recuperado el 7 de Octubre de 2015,

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Universidad Nacional de Colombia, (sf) Instructivo para la elaboracin de los manuales de

procedimientos y funciones, Recuperado 6 Octubre de 2015, https://www.google.com/url?

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sa=U&ved=0CAQQFjAAahUKEwiAwtjh3rXIAhVFpR4KHbTDBsc&client=internal-uds-

cse&usg=AFQjCNHVdNIGM_c_UoU4NULacFKmib5Nzw

Word reference.com, (sf) Actividad, Recuperado el 7 de Octubre de 2015,

http://www.wordreference.com/definicion/actividad

Word reference.com, (sf) Estandarizar, Recuperado el 7 de Octubre de 2015,

http://www.wordreference.com/definicion/estandarizar