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ANEXO 4.

ESTUDIOS PREVIOS
(Julio de 2011)

Dando cumplimiento a lo preceptuado en el artculo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993, en

concordancia con el Artculo 3 del Decreto reglamentario 2474 de 2008, se procede a C
analizar la conveniencia y oportunidad bajo el siguiente marco:

1. Descripcion de la necesidad que la Contraloria pretende satisfacer con la

contratacion. (Num. 1 del Artculo 7 Decreto 2474 de 2008)

De acuerdo a la normatividad vigente y lo establecido en el Programa de Induccin y

Reinduccin adoptado por la entidad, se hace necesario actualizar y orientar a los
funcionarios sobre la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, para que ellos puedan
desempear ptimamente sus funciones y asumir las responsabilidades propias del cargo,
por lo anterior, se requiere realizar la jornada de Reinduccin a 123 funcionarios de la
Contralora Departamental durante 5 das, con grupos de 25 funcionarios por da durante los
primeros cuatro (4) das y 23 funcionarios el ultimo da, con el fin de dar a conocer la entidad
a los funcionarios recin ingresados y actualizar y orientar a todos los funcionarios sobre la
cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los
cuales se refieren sus objetivos, para que ellos puedan desempear ptimamente sus
funciones y asumir las responsabilidades propias del cargo, la induccin-reinduccin se
debe brindar a todo el personal que labora en la entidad y se realiza mnimo una vez en el
ao, y/o peridicamente si se requiere; Se realiza en jornadas diarias con grupos de 25
personas durante los primeros cuatro (4) das y 23 funcionarios el ultimo da, para poder
abarcar todos los temas de importancia de la entidad que se pretenden informar.

Para llevar a cabo esta Reinduccin de los 123 funcionarios, se requiere la contratacin de
facilitadores, un saln de conferencias adecuado con todas las ayudas audiovisuales,
transporte, logstica y el servicio de alimentacin, almuerzos y refrigerios, ya que las
jornadas de capacitacin sern desde las 08:00 am., hasta las 6:00 pm, durante los 5 das,
para lograr Reorientar la integracin del empleado hacia la cultura organizacional en virtud a
los cambios administrativos, metodolgicos, formativos, misionales, los nuevos sistemas,
procesos, procedimientos, actividades y polticas de la entidad.
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2. Condiciones del Contrato a Celebrar (Num. 2 del Artculo 7 Decreto 2474 de

2008)

Atendiendo el objeto a contratar el negocio jurdico de que se trata, se subsume en un

Contrato de Prestacin de Servicios Profesionales de Capacitacin con Persona Jurdica.
C
2.1 Objeto

En cumplimiento del programa institucional de Induccin y Reinduccin, Adquirir el servicio

de facilitadores, salones, ayudas audiovisuales, transporte, logstica, almuerzos, y refrigerios
para la maana y la tarde, durante los das, 12, 13, 14, 15 y 19 de julio de 2011, en jornadas
de 8 horas, desde las 08:00 am., hasta las 6:00 pm, durante los 5 das, con el fin de brindar
la induccin-Reinduccin a 123 funcionarios de la Entidad, con el fin de actualizar y orientar a
los funcionarios sobre la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, para que puedan
desempear ptimamente sus funciones y asumir las responsabilidades propias de los
cargos; Adems por mandato legal la reinduccin se debe brindar a todo el personal que
labora en la entidad y esta actividad se debe realizar mnimo una vez en el ao, y/o
peridicamente si se requiere; Se requiere entonces contratar una entidad que preste este
servicio de acuerdo a nuestras necesidades, para realizar las jornadas de reinduccin de los
123 funcionarios de la entidad en grupos de 25 personas, durante 4 das y un grupo de 23
durante el ultimo da, para poder abarcar todos los funcionarios y todos los temas de
importancia que se pretenden informar, exponer, actualizar y fortalecer de acuerdo a la
informacin preparada por la entidad para la capacitacin, para lograr fortalecer las aptitudes,
conocimientos y comportamientos de los funcionarios.

2.2 Plazo

El plazo 05 das, iniciando el 12 de julio y terminando el 19 de julio de 2011, en horarios de

08:00 am. a 12:00 m, y de 2:00 pm a 6:00pm, incluyendo horarios de traslados.

2.3 Lugar

Sitio campestre, tranquilo y Acorde a la necesidad de aprendizaje y servicios sanitarios.

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2.4 Especificaciones Tcnicas

Servicio de facilitadores, salones, ayudas audiovisuales, transporte, logstica, almuerzos, y

refrigerios para la maana y la tarde los das 12, 13, 14, 15 y 19 de julio de 2011, para 123
funcionarios de la entidad en jornadas de 8 horas, de 08:00 am., a 6:00 pm durante 5 das,
la capacitacin se realizar en grupos de 25 personas durante 4 das y un grupo de 23 C
durante el ultimo.

GRUPOS DIARIOS 25 funcionarios por los 4 primeros das y de 23 por el ltimo da.

Vehculos confortables, con capacidad mnima de 25 pasajeros, 1 pasajero por silla,

TRANSPORTE
silleteria reclinable, sistema de comunicaciones, documentacin y seguros al da.

SALIDA Y REGRESO Frente al edificio Gobernacin del Valle del Cauca.

Con capacidad para la capacitacin de 25 personas durante los 05 das programados,

SALON
con aire acondicionado.

Profesionales que desarrollen los temas de reinduccin de acuerdo a la informacin

FACILITADORES
remitida por la entidad para que impartan esta actualizacin

AYUDAS AUDIOVISUALES Video beam, pantalla de proyeccin, sonido, papelgrafo, papel, marcadores.

Almuerzo para 123 funcionarios, distribuidos en 25 almuerzos por los 4 primeros das y
ALMUERZO de 23 por el ltimo da, con men variado de acuerdo a la propuesta presentada y
anexa.

Refrigerios variados, por la maana y por la tarde, durante 5 das programados a partir
REFRIGERIOS
del 12 de julio de 2011.

FECHA 12, 13, 14, 15 y 19 de julio de 2011

HORARIO Jornadas de 8 horas, de 08:00 am., a 6:00 pm durante 5 das
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3. Fundamentos juridicos que soportan la modalidad de la seleccion. (Num. 3 del

Artculo 7 Decreto 2474 de 2008).

El rgimen jurdico aplicable al presente proceso de seleccin que comprende las etapas
precontractual, contractual y postcontractual, es el previsto en el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007
reglamentados por el decreto 2474 de 2008 y dems normas reglamentarias. C

Al respecto el literal h) Numeral 4 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007:

"DE LAS MODALIDADES DE SELECCIN. La escogencia del contratista se efectuar con

arreglo a las modalidades de seleccin de licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso
de mritos y contratacin directa, con base en las siguientes reglas: (...)

4. Contratacin directa. La modalidad de seleccin de contratacin directa, solamente

proceder en los siguientes casos: (...)

h) Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin

de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales."

Por su parte, el Artculo 82 del Decreto No. 2474 de 2008 modificado por el artculo 1 de la
Decreto 4266 de 2010 establece:

Artculo 82. Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o

para la ejecucin de trabajos artsticos que solo pueden encomendarse a determinadas
personas naturales. Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin la
entidad estatal podr contratar directamente con la persona natural o jurdica que est en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y
experiencia directamente relacionada con el rea de que se trate, sin que sea necesario que
haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deber dejar
constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestin corresponden a aquellos de naturaleza

intelectual diferentes a los de consultora que se derivan del cumplimiento de las funciones
de la entidad; as como los relacionados con actividades operativas, logsticas, o
asistenciales.

Para la contratacin de trabajos artsticos que slo pueden encomendarse a determinadas

personas naturales, la entidad justificar dicha situacin en el respectivo contrato.
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En virtud de lo anteior, la modalidad de seleccin que la Entidad adelantar para el presente

proceso contractual es contratacin directa.

Atendiendo las directrices sealada por el Seor Procurador General de la Nacin en la

directiva unificada No. 003 del 15 de marzo de 2011, el presente proceso se llevara a cabo
en estricto cumplimiento a los principios de transparencia,economa y responsabilidad de
acuerdo a los postulados que rigen la funcin administrativa. De acuerdo con lo anterior, los C
estudios previos sern publicados en la pagina web institucional.

4. Anlisis Economico del Valor Estimado del Contrato (Num. 4 del Artculo 7 Decreto
2474 de 2008)

Se realiz consulta al SICE, solicitando informacin del objeto segn solicitud de contratacin
Adquirir el servicio de facilitadores, salones, ayudas audiovisuales, transporte, logstica,
almuerzos y refrigerios para la maana y la tarde durante los das 12, 13, 14, 15 y 19 de julio
de 2011 en jornadas de 8 horas durante los 5 das con el fin de brindar la induccin-
reinduccin a 123 funcionarios de la Entidad, con el fin de actualizar y orientar a los
funcionarios sobre la cultura Organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivo, para que puedan
desempearse ptimamente sus funciones y asumir las responsabilidades propias de los
cargos. Se verific el CUBS No. 2.36.1 (Servicios Educativos y de Capacitacin) y no llega a
calidad de tem, de igual forma y a efectos de conocer y establecer un valor proyectado para
la presente contratacin y como punto de referencia se solicitaron cotizaciones a diferentes
Empresas, donde solo la Caja de Compensacin Familiar del Valle del Cauca COMFANDI
present Propuesta, la cual se anexa a la presente.

Por consiguiente y para cumplir con este servicio solicitado se tomara la nica cotizacin
recibida por un valor de $8.917.100, la cual de acuerdo a lo consultado en contratos similares
y a consulta directa se ajusta a los precios del mercado.

5. La Justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms

favorable. (Num. 5 del Artculo 3 Decreto 2474 de 2008)

Para la presente contratacin, teniendo en cuenta el artculo 82 del Decreto 2474 de 2008,
modificado por el artculo 1 de la Decreto 4266 de 2010, se tiene que para la prestacin de
servicios profesionales, de apoyo a la gestin y de apoyo logistico, la entidad estatal podr
contratar directamente con la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el
objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente
relacionada con el rea de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido
previamente varias ofertas.
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En este orden de ideas, y de acuerdo a la solicitud de contratacin, se contrarn los servicios

de apoyo logistico con la Caja de Compensacin Familiar a la cual se encuentra afiliada la
entidad, quien se encuentra en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y ha demostrado
la idoneidad y experiencia directamente relacionada con la prestacin de los servicios que
requiere la entidad.

C
6. Riesgos de la Contratacin (Num. 6 Artculo 3 Decreto 2474 de 2008)

Para la presente contratacin, la entidad estima que, no se tipifican riesgos previsibles

diferentes a los cubiertos por los amparos de la garanta de cumplimiento. En consecuencia,
para dar aplicacin a lo dispuesto en el numeral 6 del artculo 3 del decreto 2474 de 2008, al
no encontrar riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato, no
se hace necesario estimar su incidencia econmica ni asignar a cargo de quien estarn.

No obstante lo anterior, en la audiencia de anlisis de los riesgos asociados al contrato, o en

su defecto hasta antes de la suscripcin del contrato, el posible oferente deber manifestar a
la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad
ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecucin del contrato que puedan
afectar el equilibrio econmico del mismo de conformidad con lo expresado por el artculo
863 del cdigo de comercio, segn el cual, las partes debern proceder de buena fe exenta
de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.

En consecuencia, la entidad no aceptar reclamaciones relacionadas con circunstancias

previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio econmico y que no hayan sido
manifestadas por el mismo en tal plazo.

Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las
condiciones econmicas y financieras existentes al momento de la presentacin de la
Propuesta por parte del Contratista y consecuentemente, estn diseados para restablecer y
mantener la ecuacin del equilibrio contractual en los trminos sealados en la Ley 80 de
1993.

En caso de que existan riesgos o situaciones que afecten el equilibrio econmico del contrato
se tienen que relaciona y asignar.

7. Exigencias de Garantas (Num. 7 Artculo 3 Decreto 2474 de 2008)

De conformidad con lo establecido en el numeral 7 del articulo 3 del Decreto 2474 de 2008,
y en concordancia con lo establecido en el articulo 8 del Decreto 4828 de 2008, por tratarse
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de contratacin inferior al 10% de la menor cuanta no es exigible la constitucin de
garantas, adems atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago no
se considera necesarios exigir mecanismos de cobertura de riesgos.

C
DIANA EDITH PAZ CANO
Contralora Auxiliar de Gestin Humana y Financiera

ELKIN RODRIGUEZ PIMIENTA

Contralor Auxliar para Escuela de Capacitacin

JULIAN ANDRES RIVERA DELGADO

Jefe Oficina Asesora Jurdica

Revis: Comit de Compras

CODIGO: M3P8-03 VERSION: 1.0