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organiseral culturel

un festiv
s danimafac
les guides pratique
Couverture : pitslampphotographie2 / Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Edito
Se lancer dans lorganisation dun festival culturel nest pas une
mince affaire. Pour relever ce dfi de taille, il vous faudra beaucoup
de volont et de rigueur, ainsi quune patience toute preuve.

Chaque festival est singulier et cest donc vous quil reviendra de


faonner le vtre suivant lobjectif que vous vous tes fix. Malgr
tout, certains lments restant immuables, nous avons voulu ici rap-
peler les grandes tapes et obligations inhrentes lorganisation
de tout festival culturel.

Ainsi, de la naissance de votre ide jusquau lendemain de votre


vnement, vous trouverez des pistes pour vous aider franchir au
mieux chaque tape de ce beau, mais nanmoins fastidieux voyage !
Ce guide, mme sil vous oriente parfois, reste avant tout un gros
pense-bte qui vous suivra le temps de votre projet.

Constitution et animation dune quipe, programmation, finance-


ments, communication, logistique... Chaque thmatique sera abor-
de afin de vous fournir des lments de base et des conseils pra-
tiques qui, nous lesprons, vous permettront de vous lancer plus
sereinement dans votre projet...
SOMMAIRE
EDITO..................................................................................P.3

I. DE LIDE AU PROJET.................................................P.6
1/ Le fond et la forme......................................................P.7
2/ Constituer une quipe..................................................P.8

II. SORGANISER...............................................................P.10
1/ Animer son quipe........................................................P.11
2/ Planifier son projet.......................................................P.12
3/ Organiser un festival inter-associatif...........................P.14

III. TROUVER DES FINANCEMENTS.............................P.16


1/ Le dossier de prsentation............................................P.17
2/ Les sources de financement.......................................P.18

IV. DONNER CORPS AU FESTIVAL...............................P.28


1/ Le choix du lieu.............................................................P.29
2/ Les diffrentes formalits administratives..............P.30
3/ La programmation........................................................P.33
4/ Droits des artistes, devoirs de lorganisateur...........P.34
V. COMMUNIQUER.............................................................P.36
1/ La charte graphique et ses dclinaisons...................P.37
2/ Les relations presse ......................................................P.40
3/ La communication sur le terrain ..................................P.42

VI. AVANT DENTRER EN SCENE................................P.44


1/ Grer votre quipe dorganisation..............................P.45
2/ Assurer la logistique......................................................P.46
3/ Accueillir le public et soigner vos htes......................P.47

VII. LE JOUR J.....................................................................P.50

VIII. LHEURE DU BILAN....................................................P.52

Annexe...........................................................................P.56

ORGANISER UN FESTIVAL CULTUREL - Novembre 2010


Directeur de publication ..............................................................Florian Prussak
Rdaction ..................................................Benjamin Laugier et Camille Legault
Conception graphique.................................................. www.passemoilesel.com
PAO et iconographie.........................................................................Pauline Aubry
Photo de couverture ........................................Crdits Pitslamp Photographie
Imprim sur papier recycl par ...................................................Presse Pluriel
..................................................................................19 rue Frdrick Lematre 75020 Paris
Franck Torralba Photography
I/ De lide
au projet

1/ LE FOND ET LA FORME...............P.7
2/ CONSTITUER UNE QUIPE..........P.8
1/ LE FOND ET LA FORME Sur une courte ou longue priode ? En jour-
ne ou en soire ? Il sera galement nces-
lorigine dun festival, outre lenvie de saire de confronter ces lments la ralit,
produire, au sens premier du terme mettre afin, par exemple, de ne pas programmer
devant, il y a surtout lambition de rpon- votre festival en mme temps quun autre
dre une attente. Votre dmarche doit donc vnement de grande ampleur. Une fois
commencer par un questionnement : tous ces critres dfinis, vous pourrez alors
Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? dfinir vos besoins financiers, humains,
La rponse ces questions servira de fil techniques et administratifs.
rouge votre dmarche.
En parallle de ces rflexions, posez-
Pour bien commencer les choses, runissez vous galement la question dun vne-
les diffrents initiateurs du projet et for- ment responsable dun point de vue co-
mulez clairement votre ide. Lessence de logique. Concernant le choix du site par
votre festival rsidera dans la formulation exemple, optez pour un lieu facile daccs
dune proposition artistique au public, qui et proche des transports en commun, un
permettra de rpondre un besoin identifi. espace dj quip ou un site naturel, pour
Les ressources artistiques qui vous envi- lequel vous vous assurerez quil ne prsente
ronnent sont inexistantes ? Elles sont sous- pas de sensibilit cologique particulire.
exploites et vous souhaitez les dfendre ?
Un pan de la politique culturelle de votre uni- Pour vous aider dans ces rflexions,
versit, ville ou dpartement est dlaiss? nhsitez pas consulter le site de lADEME et
Toutes ces questions mritent dtre poses le guide Associations durables, comment
car elles vous permettront didentifier les ac- co-responsabiliser ses pratiques associa-
tions dj existantes et dtablir un diagnos- tives ? , disponible sur www.animafac.net,
tic de la situation, auquel vous pourrez alors rubrique Bote outils / guides
proposer une alternative. pratiques .

Une fois cette dmarche accomplie, vous Gardez galement lesprit que lorgani-
allez pouvoir entrer dans le vif du sujet et sation dun tel vnement ncessite un
vous poser les questions qui permettront statut juridique, qui vous permettra de
de concrtiser votre projet, de lui donner un contracter une assurance, ouvrir un compte
cadre de ralisation : en banque, signer des conventions.
O ? Quand ? Comment ? Le modle associatif sans but lucratif
Votre festival sera-t-il en extrieur ? (loi 1901) reste le plus simple et le plus
Se droulera-t-il dans un ou plusieurs lieux ? pertinent.

DE LIDE AU PROJET // organiser un festival 7


Pour plus dinformations sur cette campagnes de communication (distribution
question, vous pouvez consulter le guide de flyers, collage daffiches, tenue de stands
pratique Animafac du porteur de projet et la dinformation/prventes) et, le jour venu,
fiche pratique Crer son association, quand il sagira doccuper tous les postes
mode demploi , disponibles sur le site indispensables au bon droulement du fes-
dAnimafac, rubrique Bote outils . tival.

2/ CONSTITUER UNE QUIPE Lorganisation par ples dactivits ayant


fait ses preuves, proposez des individus
lorigine dun vnement dune telle am- motivs, fiables et comptents des postes
pleur, il y a un noyau dur. Un groupe qui va cls tels que la programmation artistique,
devoir porter le projet de A Z et y consa- la communication, ladministration. Autour
crer beaucoup de temps et dnergie, tout deux graviteront dautres membres, inves-
en faisant preuve de persvrance, de tis dans des postes tout aussi importants :
patience et de diplomatie. Afin dassurer laccueil des artistes, les relations presse, la
stabilit et solidit votre organisation, coordination des bnvoles, la gestion des
confiez chacun des membres du noyau prestataires, etc.
dur un poste cl dans lorganigramme.
Sils sont lorigine de lide, vous ne ris- Afin d'avoir lesprit tous les postes pour les-
quez pas de les voir abandonner en cours quels il vous faudra du monde, tablissez un
de route. Les rles les plus importants organigramme. Cet exercice vous donnera
seront donc assurs sur le long terme. un ordre dide sur le nombre de bnvoles
dont vous aurez besoin et vous permettra
Au del des membres initiateurs du pro- de structurer lorganisation de votre projet.
jet, vous allez devoir vous entourer,
dlguer des tches et ainsi structu-

Benoit Gasquet / Festival Silhouette


rer peu peu votre quipe et votre or-
ganisation interne. Un festival ne sau-
rait se faire sans une quipe soude,
responsabilise et motive. Pensez donc
mobiliser des bnvoles ds le dbut :
associs en amont, ils se sentiront dau-
tant plus concerns par la russite du
festival. Au-del de cet investissement
dans la prparation de l'vnement, les
bnvoles se rvleront galement indis-
pensables lorsquil vous faudra mener vos

8 DE LIDE AU PROJET // organiser un festival


www.francktorralba.fr
www.francktorralba.fr
II/Sorganiser

1/ ANIMER SON QUIPE...............P.11


2/ PLANIFIER SON PROJET..........P.12
3/ ORGANISER UN FESTIVAL
INTER-ASSOCIATIF....................P.14
1/ ANIMER SON QUIPE Il permet par ailleurs de donner plus de
responsabilits aux membres actifs. Ainsi,
aChoisir un mode dorganisation chaque responsable dune commission (par
Une fois votre quipe constitue, vous allez exemple la commission programmation )
jongler entre les runions et les brainstor- sentoure dune quipe avec laquelle il tablit
mings rptition. Pour ne pas verser dans des orientations et suggestions qui seront
lexcs et quilibrer la balance, faites le choix ensuite synthtises et dbattues lors de
du mode dorganisation qui vous convient le la runion des chargs de commissions.
mieux. Pour le dterminer, tenez compte du conome en temps, ce fonctionnement
nombre de personnes concernes et des repose sur la capacit de chaque charg de
diffrents degrs dimplication de chacun. commission animer et mobiliser un groupe
sur la dure.
En commissions
Le fonctionnement par commissions En Assembles Gnrales
convient tout particulirement si vous tes Le fonctionnement en Assembles Gnra-
nombreux organiser votre festival. les fait cho une volont de forte cohsion

Question Dana Hogrel, Le printemps des tudiants (Toulouse)


Comment sest organise votre quipe, jours, pour coordonner laction de lassocia-
comment avez-vous rparti les tches? tion, voir o il y a besoin de coups de main...
Chaque commission a une mailing-list pour
Tout au long de lanne le travail de changer entre les runions, tout comme
prparation du festival est rparti en 5 le bureau. Les membres du bureau reoi-
commissions : recherche de finance- vent en gnral les mails qui circulent sur
ments, tremplin [concours qui permet toutes les mailing-list. Il existe aussi une
aux groupes retenus de se produire lors mailing-list de tous les bnvoles o sont
du festival], communication, pro- annonces les AG qui ont lieu une deux
grammation et aprs-midi artistique fois par mois et qui permettent chaque
et culturel. Les bnvoles se rpartissent commission de faire le point sur ses avan-
entre une ou plusieurs commissions. En ces (par exemple, cest le moment o la
gnral, les commissions se runissent commission tremplin annonce les lieux
tous les 15 jours, selon leurs actualits. et dates des tremplins et si elle a besoin
Ensuite, le bureau de lassociation runit daide pour la prparation), et o le vote
les responsables de chaque commission. des grandes dcisions est fait (comme la
Le prsident, le vice-prsident, le trsorier programmation).
et la secrtaire se retrouvent tous les 10/15

sorganiser // organiser un festival 11


et dimplication de tout un chacun dans les ou membres dautres commissions, vous
dcisions qui, dans ce schma, doivent tre vous assurerez ainsi que linformation est
entrines par la majorit. bien transmise et que tout le monde a bien
Avec ce mode fonctionnement, votre pro- connaissance de lavancement du projet.
grammation, vos choix de communication Profitez des outils web les plus appro-
ou encore vos budgets sont systmatique- pris afin que rien nchappe quiconque :
ment vots par chaque membre de lasso- blogs, mailing list, documents partags...
ciation prsent. Nhsitez pas, malgr tout,
organiser quelques runions satellites Pour en savoir plus sur ces outils,
sur des sujets qui mritent un dbat ou une nhsitez pas consulter la fiche pratique
planification prcise. Le cas chant, vos dAnimafac, Des outils web pour travailler
AG risquent dtre interminables et trs fr- en quipe .
quentes.
Mais la communication interne, cest aussi
aMnager ses troupes et surtout garder le contact. Mnagez donc
Tous les acteurs dun festival ne sont pas galement des temps plus informels autour
investis au mme degr. Certains seront dun verre, qui vous permettront de souder
plus assidus aux runions, tandis que vos quipes et de les remotiver tout en fai-
dautres quitteront le navire avant la fin ou sant avancer le projet.
se prsenteront la dernire minute. Mais
chaque contribution est prcieuse et vous 2/ PLANIFIER SON PROJET
vous devez donc de mnager vos troupes :
ne surchargez pas les bnvoles qui nont Grer son temps et celui des autres est une
que peu de temps consacrer au projet et chose, grer LE temps en est une autre. Pas
npuisez pas les autres ! Convenez ensem- de place laisse limprovisation lorsquil
ble du temps que chacun peut consacrer au faut que la programmation soit ficele, les
projet et adaptez les tches en fonction de programmes imprims ou les dossiers d-
cette contrainte. Le temps sera votre princi- poss. Pour vous aider dans cette lourde
pal ennemi, apprenez le matriser. tche, deux outils indispensables : le rtro-
planning et le chronogramme.
aSoigner la communication interne
Afin de ne pas perdre lnergie collective aLe rtroplanning
dans un trop plein de runions et risquer de Comme son nom lindique, cest un plan-
lasser vos troupes, nommez un responsable ning invers : sa construction doit donc d-
de la communication interne. Charg de ru- buter le jour J de lvnement et remonter
nir les comptes rendus des commissions le temps jusqu la dcision dorganiser le
ou AG et de les transmettre aux absents festival. Pour le construire, partez des dates

12 sorganiser // organiser un festival


Clara Nebeling / www.youthphoto.eu
et heure de fin de votre projet et remontez aGrer les imprvus
le temps pour identifier tout ce qui vous a Le rgisseur ne rpond plus au tlphone,
permis den arriver l. Droulez ensuite cha- votre tte d'affiche est en retard, il pleut
que secteur (communication, logistique, torrent sans interruption... Le jour J, c'est
programmation...) et identifiez les tapes- presque invitable, quelque chose ne fonc-
cl ne pas oublier pour obtenir un vne- tionnera pas. Un simple grain de sable peut
ment russi. tout moment enrayer la machine que vous
avez soigneusement huile. Vous pouvez
aLe chronogramme nanmoins prendre quelques dispositions.
Cet outil vous permet davoir une vision Financires pour commencer : ajoutez une
globale de votre projet dans le temps. L dernire ligne votre budget intitule im-
encore, faites ressortir les diffrents ples prvus. Elle doit reprsenter entre 5 et
dorganisation lis votre projet, ou alors 10% de vos dpenses totales. Il vous faut
ses tapes successives (prparation, rali- donc prvoir lquivalent en trsorerie afin
sation et bilan par exemple) et transposez de pouvoir vous retourner en cas de ppin.
graphiquement la dure de chaque tche. Psychologiques, ensuite : ne perdez pas
Prsent au-dessus de votre bureau, color votre calme si un imprvu se prsente,
et lisible, ce document sera votre mtro- cela risquerait den faire douter plus dun.
nome pour toute la dure du projet. Chaque Cherchez un plan B qui, dfaut d'tre
tche, dlai, dtail du festival doit y tre ins- pleinement satisfaisant aura le mrite
crit. Il vous permettra aussi de ne pas tout d'exister. Enfin, faites preuve de bon
faire au mme moment et de tenir compte sens : certains imprvus peuvent s'anticiper.
des diffrentes contraintes de temps. Par exemple, ne prvoyez pas un festival en
extrieur si vous ntes pas en mesure de
Rendez-vous en annexe pour retrouver couvrir ne serait-ce que la scne en cas de
un exemple de chronogramme. pluie...

sorganiser // organiser un festival 13


3/ORGANISER UN FESTIVAL
INTER-ASSOCIATIF En effet, chaque association contient son
lot de spcialits et de savoir-faire qui
Si votre association nest pas en mesure de gagneront tre mis en commun. Mais il fau-
tout assumer seule ou si vous souhaitez dra aussi tre clair sur le qui fait quoi ?
runir plusieurs comptences associatives afin de ne pas laisser des pans de lorgani-
autour dun collectif ou dune fdration, sation tomber dans loubli, ou de voir tout le
vous pouvez envisager un type dorganisa- monde travailler sur les mmes questions.
tion bas sur le mode inter-associatif. Ainsi, telle association pourra tre en charge
de la programmation musicale tandis quune
Si plusieurs structures sont dj runies autre saura davantage soccuper de la pro-
lintrieur dune mta-structure associa- grammation thtrale.
tive, toutes les dmarches administratives
et financires pourront tre inities depuis Outre le principe de co-production, la simple
cette fdration. Si elles sont runies autour collaboration inter-associative peut gale-
dun collectif non-inscrit au Journal Officiel, ment tre un modle. Vous pouvez ainsi in-
cest lune des associations qui devra porter viter certaines associations sinvestir plus
le projet administrativement et financire- ponctuellement. Quelles soient spcialises
ment. dans la promotion du commerce quitable,
la scurit routire ou encore le dvelop-
Outre les aspects administratifs, lorganisa- pement durable, la mise disposition de
tion dun festival par plusieurs associations stands ou de temps de promotion lors de
induit une mutualisation des compten- votre festival leur offrira une visibilit tout
ces, une multiplication des rseaux autant donnant une orientation et un engagement
quune rigueur organisationnelle. concret votre projet culturel.

www.stephane-gilbert.com

14 sorganiser // organiser un festival


Questions Gabriel Juge, association et festival Libres comme lart (Paris)

Pourquoi avoir runi plusieurs associations secteur prennent toutes les dcisions
pour organiser un festival en commun ? pratiques du festival), coordonnant les
secteurs artistiques (musique, cinma,
La raison principale a t celle qui se spectacle vivant, arts plastiques, dbats)
traduirait par lunion fait la force : regrou- et organisationnels (rgie, communica-
per les forces de plusieurs associations tion). Chaque membre des associations
permet, de fait, de toucher plus de monde participantes pouvait choisir de simpli-
(par les rseaux propres chaque asso), quer o il le souhaitait dans lorganisa-
de multiplier les demandes de finance- tion. Chaque organe se runissait rguli-
ment (puisque chaque asso a ses finan- rement pour traiter des questions lordre
ceurs dj mis en confiance), de dcupler du jour, jusqu lvnement o une quipe
le nombre de bnvoles potentiellement supplmentaire de bnvoles est venue en
investis sur le projet, etc. Cest aussi un renfort. Le contenu tait issu dun appel
poids politique, puisque cela montre que projets diffus au maximum, puis dune s-
nous reprsentons du monde et agissons lection opre par les secteurs artistiques
sur des territoires diffrents et larges, et en lien avec la rgie. Cette anne, lassocia-
que nous savons mettre de ct les ambi- tion a t dclare en prfecture.
tions propres chaque association pour
porter un projet en commun. Quels peuvent tre les inconvnients de la
dmarche?
Quels modus operandi avez-vous appliqu ?
(runions, choix artistiques, rpartitions Les inconvnients sont plutt des cueils
des postes par associations, etc.) viter, par exemple quune association
tende trop vouloir se mettre en avant,
La premire anne (2008-2009), nous que le projet inter-associatif prenne trop de
nous sommes organiss en collectif (as- place dans les projets de chaque associa-
sociation de fait). Libres comme lart tion, que le dsquilibre sinstalle entre les
tait pilot par deux comits : le comit diffrents organes de gestion et dorganisa-
reprsentatif (form des reprsentants de tion du festival... Il faut trouver le bon com-
chaque association et charg de rpartir promis entre la mise en valeur de chaque
les taches entre celles-ci) et le comit pi- association membre et la mise en valeur du
lote (compos des responsables de chaque projet collectif (le festival).

Pour davantage dinformations concernant le modle inter-associatif, consultez la fi-


che pratique Organiser un vnement inter-associatif disponible sur le site dAnimafac,
rubrique Bote outils .
sorganiser // organiser un festival 15
Berit Porsche / www.youthphoto.eu
III/Trouver
des
financements

1/ LE DOSSIER DE PRSENTATION...P.17
2/ LES SOURCES DE FINANCEMENT...P.18
1/ LE DOSSIER DE PRSENTATION naurez pas oubli dintgrer les contraintes
des dlais de demandes de financements
Le dossier de prsentation constitue votre votre calendrier prvisionnel.
carte de visite auprs des institutions
et de vos partenaires privs : rien ne Sachez que si vous avez moins dun an
doit tre laiss au hasard dans sa dexistence, une demande de subvention
ralisation. Voici un aperu des lments en mairie, dpartement ou rgion naura
essentiels retenir. que peu de chances daboutir. Si vous
avez plus dun an dexistence, ne tapez
Votre dossier doit commencer par une pas pour autant toutes les portes
prsentation de votre association, son institutionnelles, slectionnez vos inter-
historique, ses objectifs et les membres qui locuteurs en fonction de leur domaine
la composent. Soyez prcis, synthtique dintervention et des caractristiques
et clair. De la mme manire, prsentez propres de votre festival.
ensuite le projet pour lequel vous sollicitez
un financement. Nomettez pas dintgrer Joignez votre dossier une lettre de prsen-
votre projet dans un contexte prcis tation, sous forme dune lettre de motivation :
(socioculturel, conomique, gographique), une premire partie sur votre association
qui vous permettra de justifier de son utilit et votre projet, une seconde sur votre par-
et de sa pertinence. tenaire afin de prouver que vous avez saisi
ses objectifs et que vous ne le sollicitez pas
Pour ne rien oublier, reprenez la formule qui par hasard et enfin, une dernire dans la-
vous a servi construire votre projet : Quoi, quelle vous soulignez vos intrts communs
Qui, Quand, O, Comment, Pourquoi ?. sur ce projet. Noubliez pas dindiquer la
Enfin, intgrez votre dossier le budget et somme que vous demandez, tout en explici-
le calendrier prvisionnels, ainsi que des tant la faon dont vous envisagez de lutiliser.
photographies et coupures de presse en
annexe si cela vous parat pertinent. Par la suite, ne laissez pas la chance faire
son uvre, prenez contact avec la personne
Afin de rdiger votre dossier, il faut vous en charge de votre dossier et assurez-vous
runir en petit comit et envisager quil soit arriv sur le bon bureau, dans le
plusieurs sa composition, son style, sa mise bon service.
en page... Tous ces lments doivent vous
amener raliser un dossier original, qui Pour plus dinformations, vous pouvez
permettra votre projet de se dmarquer consulter la fiche pratique Raliser son
aux yeux de vos interlocuteurs. Ces derniers dossier de prsentation disponible sur le
doivent avoir t cibls au pralable et vous site dAnimafac, rubrique Bote outils .

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 17


2/ LES SOURCES DE probablement vous apporter une aide finan-
FINANCEMENT cire mais aussi vous diriger vers dautres
structures, le plus souvent prives, qui
Lenseignement suprieur pourront leur tour vous soutenir.

aLes universits aLe FSDIE


Il vous est fortement conseill de prendre Le Fonds de Solidarit et de Dveloppement
contact avec tous les acteurs pertinents du des Initiatives Etudiantes est aliment par
personnel administratif, du service culturel une partie des droits dinscription acquitts
ou encore du Conseil dAdministration de par les tudiants. Les crdits du FSDIE sont
votre universit si votre festival est en lien affects laide aux projets tudiants ma-
direct ou indirect avec celle-ci. Selon que nant des associations culturelles ou spor-
votre festival se droule dans luniversit, tives, aux actions de solidarit, de bnvolat
quil soit organis par des tudiants, pour tudiant et toute autre initiative collective.
des tudiants ou encore que son contenu Chaque universit reste cependant libre
soit principalement issu de la cration tu- dans la dfinition de ses critres dattribu-
diante, les personnes contacter ne seront tion. Pour les connatre prcisment, ainsi
pas les mmes. Ainsi, de votre prsident que les dmarches accomplir et les dates
duniversit votre lu tudiant, en passant de commission, prenez contact avec le ser-
par le Conseil des tudes et de la vie univer- vice de la vie tudiante ou le service culturel
sitaire, ciblez les bonnes personnes en fonc- de votre tablissement.
tion de leurs comptences.
Il est important de garder lesprit que les
aLes coles personnes en charge dtudier votre dos-
De nombreuses coles organisent des sier seront globalement sensibles lim-
festivals chaque anne. Lesprit de pact de votre projet sur le public tudiant et
transmission y tant plus dvelopp, elles ses retombes pour luniversit, notam-
affichent souvent un taux de prennisation ment en terme de visibilit. Les porteurs du
dinitiatives plus lev. Mme si les quipes projet devront donc, pour la majorit dentre
changent chaque anne, les partenaires eux, tre inscrits au sein de luniversit solli-
restent souvent les mmes. Que vous cite. Par ailleurs, les projets dvelopps ne
preniez le relais sur un projet ou que vous doivent pas tre intgrs dans votre cursus
soyez linitiative dun premier festival, ou faire lobjet dune validation pour votre di-
commencez donc par contacter un plme. Les sommes accordes oscillent en-
responsable de votre cole afin de trouver tre 200 et 10 000 en fonction du budget
un premier soutien. prsent. Sachez cependant que la somme
Votre cole tant dote de fonds, elle pourra accorde est en moyenne de 1 500 .

18 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival


Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Pour en savoir plus, consultez la fiche Sinon, il relaiera au moins votre projet auprs
pratique Obtenir des financements du FS- de luniversit et du personnel administratif
DIE , disponible sur le site dAnimafac. et enseignant, ce qui pourrait bien vous
ouvrir quelques portes...
aLes services culturels
Le service culturel dune universit a pour aCulture-ActionS
mission de proposer une politique culturelle Le dispositif Culture-ActionS du CROUS
sur le campus et au sein de luniversit. comporte quatre fonds daide : Culture,
Pourvu dun budget annuel vot par le ActionS/Engagement, Jeune talent et
conseil dadministration de luniversit, il a Culture scientifique et technique. Le premier
pour vocation dorganiser des expositions, est ddi au financement dinitiatives
des concerts... mais aussi de faciliter laccs artistiques - individuelles ou collectives -
des tudiants loffre culturelle sur son ter- dans des domaines divers : thtre,
ritoire (thtres, opras, concerts). littrature, cinma, photographie, arts
graphiques, danse, musique, peinture,
Si ce service culturel prsente dj une poli- sculpture... Le second porte sur les thmes
tique part entire, il nest pour autant pas de la citoyennet, de la solidarit locale et
dconseill de rencontrer le responsable internationale, de lenvironnement, du sport
du service ds votre projet de festival r- ou encore de lconomie. Le volet Jeune
dig. Dans le meilleur des cas, il obtiendra la talent rcompense particulirement
mise disposition dun lieu pour lune de vos la cration artistique tudiante. Enfin, le
reprsentations ou une aide financire pour dernier volet soutient des projets mettant
la prise en charge dune partie de vos frais. en avant la recherche.

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 19


Sachez que cette aide est conditionne au Certains dispositifs nationaux ont par
co-financement de votre projet. Vous de- ailleurs t dploys lchelle des d-
vrez donc vous assurer, avant de dposer un partements et rgions pour encourager les
dossier, du soutien dun partenaire public ou jeunes initier tous types de projets, y com-
priv. pris culturels. Ne ngligez pas ces coups de
La commission qui examinera votre dossier pouce, qui vous permettront en plus de b-
sera par ailleurs trs attentive aux retom- nficier des conseils dexperts comptents
bes de votre projet pour le milieu univer- en matire de politique culturelle ou dorga-
sitaire. Pour dposer un dossier, prenez nisation de projets.
rendez-vous avec le service des affaires
culturelles, qui vous communiquera les aEnvie dagir
dates exactes des commissions (en gn- Premier dispositif national daide publique
ral, elles ont lieu en janvier, avril et juin). aux projets des 11-30 ans, Envie dagir
Comptez trois mois environ pour le traite- finance et accompagne des initiatives
ment du dossier. individuelles ou collectives dans tous
les domaines : solidarit internationale
Pour plus dinformations, consultez la ou de proximit, animation sociale et
fiche pratique Financer son projet avec culturelle, dveloppement durable, cra-
Culture-ActionS , disponible sur le site dAni- tion dentreprise... Le plus de ce
mafac. Et pour plus dinfos sur la politique programme est de vous apporter un
culturelle du Rseau des uvres Universi- soutien la fois pdagogique, technique
taires (CNOUS et CROUS), rendez-vous sur et financier, de lmergence la ralisation
www.culture.cnous.fr effective de votre projet.

Les services dconcentrs de lEtat Les Ples de Recherche


et dEnseignement Suprieur (PRES)
Garants de la bonne mise en uvre des Les Ples de Recherche et dEnseignement
actions de lEtat lchelle locale, certains Suprieur ont t crs en 2006 afin de
services dconcentrs peuvent constituer mutualiser les moyens et les activits des
des interlocuteurs pertinents dans votre re- universits, grandes coles et organismes
cherche de soutien. de recherche dun mme territoire. Ainsi,
de nombreux ples ont dj vu le jour un
aLes Directions Rgionales de la Jeunesse, peu partout en France. Si votre associa-
des Sports et de la Cohsion Sociale (DRJSCS) tion sinscrit dans lun de ces territoires,
Elles ont la fois le rle dappui aux ini- vous pourrez alors faire appel au service
tiatives des jeunes et celui dexpert du de la vie tudiante et culturelle de votre
monde associatif au sein des prfectures. ple, si bien sr ce service commun existe.

20 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival


Attention cependant : les associations ayant Pour en savoir plus, rendez-vous sur le
plusieurs annes dexistence ou des projets site Envie dagir : www.enviedagir.fr
dj en cours nont pas vocation bnficier
de ces aides. Menac en 2010, le programme Envie
dAgir a t reconduit en 2011 mais reste
Deux types daides sont accessibles au sein susceptible de disparatre terme. Nhsi-
de ce dispositif : tez pas vous rapprocher de votre DRJSCS
pour obtenir confirmation de son maintien.
Projets-Jeunes est un dispositif coup
de pouce destin aux jeunes porteurs aLes Directions Rgionales des Affaires
de projet pour une premire initiative, Culturelles (DRAC)
individuelle ou collective, dans les Elles dpendent du ministre de la Culture
domaines de la culture, de la solidarit de et sont charges de mettre en uvre la poli-
proximit, des sciences et techniques, du tique culturelle dfinie par le gouvernement.
sport... Laide financire est fixe 1000 Elles collaborent donc avec les collectivits
maximum et ne peut excder 50 % du afin dapporter cohrence et expertise dans
budget total du projet. Elle est attribue par la dfinition dune politique culturelle locale.
un jury dpartemental qui se runit environ
une fois par mois. Mme sil devient de plus en plus dlicat
dobtenir une subvention de la DRAC,
Dfi-Jeunes a pour objectif de soutenir les nhsitez pas contacter lun des dlgus
premiers projets qui prsentent un caractre correspondant votre secteur (musique,
de dfi personnel ou professionnalisant et thtre, danse, etc) : ce dernier pourra
qui ont un impact sur le projet de vie des toujours vous orienter en termes de
jeunes. La bourse peut atteindre 6000 , programmation et/ou de dveloppement
mais ne peut excder 50 % du budget total. culturel.

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 21


Besopha
Les collectivits territoriales au long de votre projet, ne manquez jamais
de tenir informs vos interlocuteurs de vos
Les collectivits constituent galement un projets et ralisations, et ce mme sils ne
acteur majeur de votre recherche de sub- vous ont pas subventionn. Ils restent des fi-
ventions. Elles ont vocation rpondre nanceurs potentiels pour vos projets futurs.
des objectifs prcis en termes de dvelop-
pement culturel et tiennent donc un rle a Les communes et structures intercom-
important dans laide aux projets culturels. munales
Avant de solliciter ces institutions, assurez- Votre commune ou structure intercom-
vous cependant que votre action sinscrit munale peut tre une allie majeure dans
dans leur politique dintervention et r- lorganisation dun festival car de nombreux
pond leurs critres de slection. En effet, tablissements culturels dpendent delles.
les mcanismes de chaque institution sont Ainsi, dfaut de vous financer, elles pour-
spcifiques. Les modalits pour approcher ront ventuellement vous mettre disposi-
et concrtiser des partenariats durables tion un tablissement culturel (thtre, salle
restent cependant invariables. polyvalente, etc). Pour ce faire, contactez les
services culturels de votre mairie et deman-
Renseignez-vous bien en amont sur les dez quel type daide ils sont prts vous ap-
dates de dpt de dossier et assurez-vous porter. La subvention tant videmment une
avant chaque remise de dossier davoir tabli possibilit, formulez une demande. Le cas
au pralable un contact avec un lu ou un chant, et si votre projet se tient bien dans
charg de mission rattach au dpartement la ville, faites votre possible pour que laide
concern. Prparez vos rendez-vous en soit de lordre dune mise disposition de
structurant un discours prcis. Enfin, tout locaux ou de matriel (salles, chaises...).

22 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival


aLe Dpartement (Conseil Gnral) ajoute europenne.
Le Conseil Gnral est pourvu dune direc- Ainsi, certains programmes requirent des
tion de la culture ou des affaires culturelles. conditions de transnationalit ou un parte-
Hormis dvelopper et mettre en place des nariat avec dautres associations de pays
projets culturels sur son territoire, le Conseil membres de lUnion. Si votre projet nest que
Gnral gre parfois certains tablisse- national, valuez sa pertinence au regard
ments tels que muses, thtres ou salles des objectifs communautaires, et lancez-
de concerts. De plus, il dispose dun fond vous !
ddi au financement dassociations et de
projets culturels et artistiques. Vous pouvez Pour plus dinformations, consulter la
donc dposer une demande de subvention fiche pratique Animafac Monter un projet
pour votre projet ou le fonctionnement de europen .
votre association.
Ces dmarches doivent tre entreprises
trs tt dans lanne. En effet, la proc-

Alessandro Di Maio / www.youthphoto.eu


dure tant relativement longue, il faut par-
fois attendre plusieurs semaines aprs la
ralisation de votre projet pour recevoir la
subvention.

aLa Rgion (Conseil Rgional)


Le Conseil Rgional est souvent un parte-
naire trs engag dans laide aux asso-
ciations. Les dmarches pour dposer un
dossier de subvention tant les mmes
que lorsque vous vous adressez au
Conseil Gnral, anticipez votre demande.

LUnion Europenne

LUnion Europenne possde un gisement


de subventions trs large et les sommes
alloues peuvent tre importantes. Soyez
rigoureux pour trouver le programme cor-
respondant prcisment votre projet, qui
doit, faut-il le rappeler, avoir une relle valeur

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 23


Les partenaires privs daffaires annuel (pour les particuliers, la
dduction fiscale est gale 66 % du montant
Faire appel des organismes privs, que du don, et limite 20 % du revenu
ce soit de petites ou grandes entreprises imposable). Nhsitez pas le mentionner.
ou encore des fondations dentreprise, est
aussi indispensable que de solliciter les ins- Contrairement ce que lon pourrait croire,
titutions. Vous devez en effet chercher les PME (entreprises de moins de 100
diversifier vos financements, pour montrer salaris) constituent la majorit des
chacun de vos partenaires quils ne sont entreprises mcnes. Ne les oubliez pas!
pas seuls sengager et que dautres vous
ont suivi. De plus, les structures prives Au-del du soutien financier, les entreprises
peuvent parfois vous apporter prcisment dveloppent galement le mcnat
ce dont vous avez besoin. de comptences, cest dire la mise
disposition de leurs salaris auprs
Par exemple, les prestations professionnelles dassociations, en fonction de leurs besoins.
ou les biens de consommation sont parfois Pour en savoir plus sur le mcnat de
fort onreux et vous naurez pas souvent les comptences, vous pouvez vous rendre
moyens de vous les offrir. Une entreprise sur la plateforme www.koeo.net qui met en
sera toujours plus encline vous fournir relation les entreprises et les associations.
une aide en nature plutt quune aide fi-
nancire, et vous pourrez ainsi ngocier le Consultez galement le dossier ddi
prt de matriel pour votre sono et le don de sur le site dAnimafac Le mcnat de com-
nourriture et boissons pour alimenter vos ptences ou comment relier les associations
quipes. Les possibilits sont nombreuses, et les entreprises , disponible dans longlet
ne les ngligez pas ! Magazine , rubrique Vie associative ,
dossiers .
aLe mcnat
Le mcnat est le soutien sans contrepartie Pour vous aider dans vos recherches de
dune entreprise un projet dintrt gnral. partenaires, lAdmical, qui promeut le m-
Autrement dit, lentreprise ne peut pas atten- cnat dentreprise en France, dite chaque
dre un retour dimage de lassociation qui anne un rpertoire des entreprises mc-
elle apporte une aide, mme si le mcnat nes. Accessible en ligne gratuitement sur
valorise de fait son image institutionnelle. www.admical.org, vous y trouverez les
noms et coordonnes des responsables
Une dfiscalisation de lordre de 60% peut- pour chaque entreprise, ainsi que les cri-
tre effectue sur les dons raliss par les tres de slection des dossiers, les budgets
entreprises dans la limite de 0,5% du chiffre allous, etc.

24 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival


Aussi, rflchissez bien en amont

Benoit Gasquet / Festival Silhouette


ce que vous pourrez offrir
lentreprise en termes de visibilit.
linverse, relisez attentivement les termes
de laccord. Certaines entreprises, sous
couvert datteinte leur image de marque,
peuvent simmiscer dun peu trop prs dans
les affaires de lassociation.

Pour en savoir plus, consultez les


fiches pratiques Animafac Rechercher et
grer des partenariats privs et Rdiger
Vous pouvez galement consulter les une convention de partenariat .
sites www.fondations.org, www.mecenova.
org ou encore www.imsentreprendre.com Les fonds propres
qui recensent une grande partie des
entreprises mcnes ainsi que leurs Parmi toutes les sources de financement
champs dinterventions. possibles, il en est une vidente au point
quon loublie parfois : votre asso ! A travers
aLe sponsoring la mise en place de diffrentes actions, vous
Au contraire du mcnat, le sponsoring est pouvez ainsi financer une partie de votre
un acte publicitaire : lassociation devient projet. Petit tour dhorizon des possibles...
un outil de communication pour le sponsor,
dont la dmarche est clairement commer- aLa billetterie
ciale. Les publics que vous touchez par vos Si vous avez choisi de faire payer lentre
activits peuvent intresser bon nombre de votre festival, vous devez mettre en
dentreprises qui trouveront l un moyen place un systme de billetterie. Vendus
facile de faire leur promotion. En fonction en ligne, en prvente et sur place, les
des caractristiques de votre projet et du billets doivent se composer comme
public que vous allez cibler, effectuez des re- suit : un carnet de billets possde une
cherches dans les annuaires professionnels souche et chaque billet contient un
(type pages jaunes, kompass, pagespro...). coupon de contrle (celui que vous
Pensez aussi aux commerants et petites dtachez lentre du spectateur sur
entreprises de proximit, forcment in- le site) et un coupon que le spectateur
tresss par une clientle environnante. conserve. Le billet doit comporter le nom
Cependant, soyez vigilants : il doit sagir de lassociation organisatrice, le numro
dun partenariat gagnant-gagnant. de billet et le prix dentre.

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 25


Sophie Madigand
Vous devez conserver prcieusement les personnes, ne soyez pas deux au bar avec
souches et coupons de contrle, mme une seule caisse...
une fois votre manifestation passe : ils Prvoyez donc large, les spectateurs ne
vous serviront pour votre comptabilit, sont pas venus pour attendre 30 minutes
pour lestimation prcise du nombre de la buvette entre les changements de
spectateurs ainsi quen cas de contrle plateaux, pendant lentracte ou la fin dun
fiscal. spectacle. Prvoyez un fond de caisse et,
si vous navez pas de caisse enregistreuse
aLa buvette disposition, sachez que vous pouvez en
Si vous avez obtenu une autorisation de louer une : cela s'avrera fort pratique pour
dbit de boisson sur le site de votre festival la comptabilit.
(pour en savoir plus sur les dmarches
effectuer, rendez-vous partie suivante !), Noubliez pas de penser lenvironne-
la buvette sera une bonne source de ment : privilgiez les verres rutilisables
financement. Faites cependant attention ou recyclables, les fts de bire plutt que
ce quelle soit adapte au nombre de les bouteilles ou canettes, les jus de fruits
spectateurs attendus : si vous attendez 700 labelliss commerce quitable...

26 TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival


aLe merchandising aLes cotisations
Casquettes, tee-shirts, posters... Les pro- Les cotisations sont autant une source de
duits drivs dun festival peuvent tre nom- financement quun outil de communication
breux. Certains spectateurs seront ravis de non ngligeable. Elles vous permettront en
repartir avec un souvenir sils ont apprci effet dobtenir les coordonnes des per-
le festival. Ces ventes ne constituent pas sonnes les plus sensibles votre dmarche
une source de financement trs cons- associative.
quente mais proposent un compromis per-
tinent entre communication et trsorerie. Vous pourrez ainsi les tenir informs de vos
Avant de vous lancer, faites tablir plusieurs actions au travers de votre newsletter et,
devis et assurez-vous de bien utiliser la pourquoi pas, les retrouver prochainement
mme charte graphique que celle des dif- parmi de nouveaux bnvoles !
frents supports de communication du
festival.

Gabriela Dumitru / youthphoto.eu


Une fois encore, noubliez pas
lenvironnement et privilgiez des supports
publicitaires thiques ou durables (textiles
bio, objets recycls ou recyclables...)

Le fond de caisse
Lors de larrive du public, billetterie,
buvette et stands o vous vendez vos
produits doivent tre pourvus dun fond
de caisse. Vous viterez ainsi de rendre
vos participants de la monnaie en pices
de 10 centimes, ou de ne pas pouvoir
leur rendre du tout...

Pour obtenir un fond de caisse


consquent, il vous suffit de vous rendre
dans votre banque suffisamment
lavance et vous pourrez ainsi disposer
de monnaie le jour J !

TROUVER DES FINANCEMENTS // organiser un festival 27


Maren Treffer / www.youthphoto.eu
iv/Donner
corps
au festival

1/ LE CHOIX DU LIEU.....................P.29
2/ LES DIFFRENTES FORMALITS
ADMINISTRATIVES.....................P.30
3/ LA PROGRAMMATION...............P.33
4/ DROITS DES ARTISTES, DEVOIRS
DE LORGANISATEUR................P.34
1/ LE CHOIX DU LIEU techniques et un dploiement logistique
considrable ; linverse, un festival dans
Le lieu de votre festival sera dterminant un thtre public par exemple vous deman-
pour votre programmation. Que vous en- dera davantage de qualits relationnelles.
visagiez dorganiser votre festival en ext-
rieur, dans un thtre ou ailleurs, le contenu aEn extrieur
artistique ne sera peut-tre pas le mme, Un festival en plein air ncessite de penser
tout comme la logistique quil vous faudra tout : scne, scurit, dcoration du site,
dployer. bar, toilettes... Vous devrez tout envisager et
installer !
Vous devrez galement dvelopper des argu-
ments pertinents afin de convaincre les res- Ainsi, vous allez devoir lister tout le matriel
ponsables du lieu choisi de vous laisser in- dont vous aurez besoin et la manire dont
vestir leur territoire. Votre choix ne doit donc vous allez vous le procurer. La scne sera
pas se faire au hasard : posez-vous la ques- llment principal de votre festival et devra
tion de lespace correspondant vos besoins, faire lobjet dun contrle par un organisme
de la place ncessaire votre projet et du pu- agr qui validera sa viabilit. Vous devrez
blic que vous souhaitez cibler. Chaque lieu a galement faire attention la conformit de
une histoire et des caractristiques propres, votre matriel sonore et lumineux avec la
avec lesquelles il vous faudra composer. rglementation en vigueur.

Ce choix sera galement dterminant pour Accueillir du public, cest aussi penser au
la suite de votre projet : ainsi, selon que vous confort et lhygine : si votre manifes-
organisez un festival de cinma, de musique tation est importante, des points deau et
ou encore de thtre, le lieu qui accueillera des toilettes mobiles doivent tre prvus.
votre projet devra correspondre aux deman- Votre site se devant dtre accueillant, vous
des techniques des artistes programms. consacrerez aussi une ligne budgtaire pour
son amnagement afin de le rendre agra-
aDedans / dehors? ble et pratique.
Que vous ayez dcid dorganiser votre fes-
tival en intrieur ou en extrieur, vous de- Pour finir et sans tre exhaustif, le bar
vrez laborer une fiche technique gnrale devra tre autant fonctionnel pour vous
de votre projet, spcifique au choix pour le- que pour votre public : assurez-vous quil
quel vous aurez opt : un festival en plein air soit visible, clair et bien sr que rien
entranera ainsi de nombreuses contraintes ne manque (monnaie, stock, gobelets).

Donner corps au festival // organiser un festival 29


La fiche technique
Chaque spectacle requiert une fiche techni- Nanmoins, la fiche technique dun groupe
que. Fournie pas les artistes ou leur produc- de musique vous rappellera peut-tre quil
teur, la fiche technique est la liste du mat- faut prvoir un certain nombre denceintes
riel requise pour que musiciens, comdiens de retour et de pupitres partitions,
ou encore danseurs puissent raliser leurs ainsi quune dimension minimum de scne
prestations. Elle est distinguer de la fiche ou encore la place ncessaire chaque mu-
technique globale de votre festival. En effet, sicien. Chaque fiche technique devra tre
chaque groupe ne vous listera pas forc- transmise votre rgisseur technique qui
ment le matriel ncessaire lamplifica- aura pour mission de veiller ce que tout
tion dun concert ou sa mise en lumire. soit oprationnel le jour de la prestation.

aEn intrieur 2/ LES DIFFRENTES


Un festival en intrieur peut se drou- FORMALITS ADMINISTRATIVES
ler dans un thtre, une salle de concert
ou de cinma mais aussi dans les am- Ca y est, aprs avoir longuement cherch,
phis de votre universit ou dans tout vous avez enfin trouv le lieu idal pour
autre quipement ddi qui vous sera votre festival ! Ne vous rjouissez pas trop
allou par une structure publique ou prive. vite, il vous reste encore quelques formalits
Si les contraintes techniques et logistiques accomplir...
peuvent savrer moins consquentes,
vous allez en revanche devoir redoubler de aLa rglementation
diplomatie envers les propritaires des Quel que soit le lieu que vous aurez choisi,
lieux ou le personnel permanent. Ainsi, sil vous devrez obir des rglementations
sagit dun thtre, il sera bienvenu que vous prcises en matire de scurit des
communiquiez les fiches techniques des ar- personnes que vous accueillerez. Dans
tistes que vous aurez slectionns au direc- un premier temps, gardez l'esprit
teur technique de ltablissement, car cest que si votre festival se tient dans un
lui qui assurera la prestation technique lors tablissement dj habilit recevoir
de la reprsentation. du public, vos dmarches seront
simplifies au maximum.
Par ailleurs, et plus largement, le travail en
amont concernant les accords administra- Le cas chant, vous partez de zro et aurez
tifs est indispensable afin que soit graves tout faire. A commencer par l'obtention
noir sur blanc les comptences et responsa- d'une autorisation dorganiser une
bilits de chacun. manifestation accueillant du public.

30 Donner corps au festival // organiser un festival


Elle sobtient en Mairie (ou en Prfecture et des lments artistiques et techniques
pour Paris, Lyon et Marseille) et est expliquant la nature de lvnement.
demander lavance, dans des dlais
qui prennent en compte lenvergure Pour en savoir plus, consultez la fiche
de lvnement : 6 semaines avant la pratique Animafac Organiser une mani-
date prvue pour les propositions les festation dans lespace public .
plus lgres et jusqu 5 mois pour
les manifestations plus importantes. aLes assurances
Vous tablirez un dossier contenant la date Sassurer et assurer son public, ses bn-
et le lieu de lvnement, lestimation de voles et ses artistes est une ncessit. En
la frquentation du public, les plans des effet, la responsabilit civile est lobligation,
installations et infrastructures prvues, pour toute personne, de rparer les dom-
ainsi quune petite description du contenu mages causs autrui.
artistique de votre vnement. Si vous possdez dj une assurance de ce
type, vrifiez quelle couvre bien la mani-
Lobtention de cette autorisation implique festation organise, les lieux occups tem-
que le lieu choisi ait fait lobjet dune visite de porairement par la manifestation ou encore
scurit et que vous ayez obtenu un avis fa- lintoxication alimentaire si vous avez prvu
vorable de la Commission de scurit. Pour de proposer de quoi manger votre public.
cela, vous devrez prparer un dossier de
scurit qui doit comporter la prsentation

Jason-Louise Graham / www.youthphoto.eu


du projet, les dates et heures de reprsenta-
tion, la jauge, les plans de la manifestation,
ainsi que les diffrents rapports attestant de
la conformit des installations prvues (ins-
tallations lectriques, scne, structures...)
aux exigences rglementaires.

Sachez galement que si vous montez un


chapiteau, une tente ou toute autre struc-
ture destine recevoir du public, vous
aurez lobligation de demander une autorisa-
tion douverture au public : la demande doit
tre effectue auprs du maire au minimum
un mois l'avance, mais plus prudemment
6 8 semaines lavance. Elle doit l aussi
tre accompagne du dossier de scurit

Donner corps au festival // organiser un festival 31


Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Hormis cette assurance, il sagira aussi des formalits administratives. Si vous
dassurer vos biens, temporairement lous souhaitez ouvrir un dbit de boisson, vous
pour le festival. Cela peut se faire par le biais vous devez en faire la demande la mairie
dune extension de garantie demande dans une limite de cinq demandes annuelles.
votre assureur. Prvoyez aussi un gardien- Pour les manifestations parisiennes, cette
nage du matriel lou, par ailleurs exig par demande se fera auprs de la Prfecture de
les assureurs. Police. Il sagira videmment dune autori-
Enfin, les garanties complmentaires sont sation de dbit temporaire et la vente sera
parfois les bienvenues lorsquun vnement limite aux groupes 1 (boissons non-alcoo-
imprvisible vient empcher le bon drou- lises) et 2 (vin, cidre, bire).
lement de votre projet. Ainsi, la garantie Attention cependant, selon le code de la
annulation intemprie, qui vous permet sant publique, aucun dbit de boisson de
de couvrir les frais engags irrcuprables 2e catgorie ne peut tre tabli moins
ou les recettes escomptes si votre vne- dune certaine distance autour des difi-
ment est annul cause du temps, nest pas ces et tablissements suivants : tablis-
prvue par tous les assureurs. sements de sant, maisons de retraite,
hpitaux et dispensaires, ainsi que stades,
Sachez que LAPAC propose des piscines, et terrains de sport. Cette inter-
contrats dassurance prix tudiants et diction stend parfois dautres difices et
sur mesure. Vous pouvez ainsi assurer tablissements, rapprochez-vous de votre
votre asso partir de 80 euros par an. mairie ou prfecture pour en savoir plus.
Pour plus dinfos, rendez-vous sur le site
www.etudiants.laligue.org Enfin, noubliez pas dopter pour des
gobelets en carton et disposez des poubelles
aLautorisation de dbit de boisson de tri sur le site ou pensez vous procurer
L ouverture dune buvette ncessite aussi des gobelets rutilisables en plastique dur.

32 Donner corps au festival // organiser un festival


3/ LA PROGRAMMATION de programmation. Pour cela, il sera nces-
saire davoir vos cts un programmateur
La programmation est lme de votre festi- qui connat bien la scne locale ou sy atta-
val. Lors de vos premires dmarches, vous che en cumant les salles de concerts, les
avez voqu les orientations artistiques thtres ou les expositions. Si vous choi-
et culturelles de votre projet, avez pris en sissez de diffuser des artistes issus de la
compte le contexte gographique et so- scne locale, votre programmation peut se
cioculturel dans lequel il sinscrit et vous prsenter comme un engagement culturel :
en avez dgag une ligne ditoriale, un fil cest cause du manque de reprsentation
rouge. Reste dfinir les modalits de votre des groupes de musique locaux que vous
slection artistique. avez choisi de les soutenir. Mais l encore,
si vous souhaitez mieux faire connatre et
aLes appels projets entendre votre proposition, peut tre est-il
Faire appel des groupes, compagnies ou judicieux de penser programmer gale-
artistes afin de pouvoir les auditionner et ment une tte daffiche, qui fera dplacer le
ventuellement, les programmer est mon- public.
naie courante dans les festivals, notamment
tudiants. Arpentez donc tous les lieux de aUne tte daffiche ?
cration dans un primtre donn et/ou un Avoir au sein de sa programmation une tte
domaine artistique cibl, puis dposez des daffiche est la porte de tout festival. Mais
affiches faisant part de votre appel projets, au fait, une tte daffiche, cest quoi ?! Ca
en tant prcis sur lobjet de votre recherche. peut tre un groupe que vous propulsez en
Cette mthode a fait ses preuves dans la dernire partie de soire et qui est le clou du
diffusion de la cration amateure, univer- spectacle parce quil est trs festif ou trs
sitaire et semi-professionnelle (conser- attendu. Ou un groupe trs connu qui vous
vatoire, tudiants en art, etc). Elle peut donc assurera une frquentation leve. Il faut
correspondre un festival ayant pour voca- cependant garder en tte que si vous pro-
tion de promouvoir la cration mergente. grammez des professionnels, il va falloir
Nanmoins, gardez en tte quil peut-tre vous comporter comme tel en retour.
bienvenu dinviter des artistes ayant dj Ainsi, au mme titre que pour les amateurs
de la notorit afin de mieux faire conna- ou les semi-pros, il vous faudra rpondre
tre vos jeunes espoirs. toutes leurs demandes dordre technique.
Vous devrez galement russir vous en-
aLa diffusion des productions locales tendre sur le montant du cachet que vous
Diffuser des artistes de votre ville, dparte- serez en mesure de proposer, la prestation
ment ou rgion peut galement tre un choix de professionnels ntant gnralement pas

Donner corps au festival // organiser un festival 33


offerte ni bon march. Enfin, sans traiter vos obtenu leur accord pour quils se produisent
invits comme des stars, il vous faudra as- dans votre festival, il va falloir vous atteler
surer leur accueil sur place, avant et aprs la prparation et la signature dun document
leur reprsentation. formalisant vos engagements mutuels : le
contrat.
4/ DROITS DES ARTISTES,
DEVOIRS DE LORGANISATEUR Deux types de contrats soffrent vous :

aLa licence dentrepreneur - le contrat dengagement, qui vous lie lar-


En tant quorganisateur de spectacles, tiste et stipule le montant de sa prestation
vous avez des responsabilits administra- (dans ce cas, le GUSO peut vous aider sim-
tives prcises. La licence dentrepreneur plifier vos dmarches demployeur) ;
du spectacle peut devenir une obligation - ou le contrat de cession. Conclu entre le
si votre association organise plus de six producteur et vous, il correspond lachat
spectacles ou reprsentations dans lan- du spectacle hors taxes. Cest le produc-
ne. A moins de vouloir devenir profession- teur qui sera alors en charge de toutes les
nel dans lorganisation de spectacles, vous dmarches administratives ad-hoc.
pourrez donc fonctionner sans licence. Nhsitez pas vous rapprocher de la DRAC
de votre rgion ou de la direction dparte-
Sachez cependant que vous devrez rpon- mentale du travail pour plus dinformations.
dre certaines obligations lgales dans
le cadre de lembauche et de lemploi dun Mais vos dmarches ne sarrtent pas l. Les
salari du spectacle vivant. Pour simpli- artistes touchent aussi des droits dauteur.
fier vos dmarches administratives, un Selon le domaine artistique auquel ap-
guichet unique a t mis en place, le partiennent vos artistes, les structures
GUSO. Accessible sur internet ou par t- contacter ne seront pas les mmes. Tour
lphone, ce service vous permet deffec- dhorizon et explications :
tuer toutes les dmarches ncessaires,
grce un formulaire unique et simplifi. La SACEM (Socit des Auteurs, Compo-
siteurs et diteurs de Musique) protge les
Pour en savoir plus, rendez-vous sur uvres musicales franaises et trangres
www.guso.com.fr exceptes celles tombes dans le domaine
public (70 ans aprs le dcs de lauteur et
aLa rmunration des artistes du compositeur). Ainsi, hormis le cachet d
Aprs avoir tabli votre programmation, lartiste, vous devrez vous acquitter des
contact les artistes ou leurs producteurs et droits la SACEM.

34 Donner corps au festival // organiser un festival


Fanny Reynaud
Comment procder ? 15 jours avant la ma- SACEM pour le thtre et protge donc les
nifestation (20% de rduction dans ce cas), uvres dramatiques. Que vous soyez une
contactez la SACEM pour obtenir son autori- troupe de thtre ou un diffuseur, si luvre
sation. que vous allez interprter ou diffuser nest
Elle vous fera parvenir un contrat que vous pas une uvre originale, vous allez devoir
devrez lui retourner sign et, aprs la tenue dclarer son utilisation. Ainsi, vous devez
de votre vnement, vous devrez envoyer vous renseigner auprs du ple Auteurs et
ltat des recettes et des dpenses de Utilisateurs qui vous fournira les conditions
votre festival ainsi que le programme des gnrales de perception. www.sacd.fr/Re-
uvres diffuses. La facture qui vous sera glement-des-droits.115.0.html
alors adresse par la SACEM sera calcule
sur les recettes de vos entres (8,8% pour LADAGP (Socit des Auteurs Dans les
la musique vivante, dans le cadre dune Arts Graphiques et Plastiques) sera votre
manifestation se droulant dans une interlocuteur si vous souhaitez utiliser une
enceinte de plus de 300m) additionnes ou plusieurs uvres dun artiste rfrenc
aux recettes annexes (4,4%). Si lentre est chez eux (peintre, sculpteur, photographe,
gratuite, vous ny couperez pas non plus etc.). Vous devrez alors vous rendre sur le
avec une ponction de 6,6% des recettes site internet de lADAGP et remplir en ligne
indirectes ou de 8,25% sur la musique le formulaire de demande. Vous obtiendrez
enregistre. www.sacem.fr en retour une autorisation et lon vous
informera des droits dauteur dont vous
La SACD (Socit des Auteurs et Compo- devrez vous acquitter. www.adagp.fr/FR/
siteurs Dramatiques) est lquivalent de la static_index.php

Donner corps au festival // organiser un festival 35


V/Communiquer

1/ LA CHARTE GRAPHIQUE
ET SES DCLINAISONS.............P.37
2/ LES RELATIONS PRESSE..........P.40
3/ LA COMMUNICATION
SUR LE TERRAIN .....................P.42
Avec la programmation, la communication que vous devez communiquer sont le nom
est le second pilier dun festival. Elle doit de votre festival et les dates auxquelles il se
permettre de susciter la curiosit, lengoue- tiendra. Le lieu et la programmation pourront
ment et lenvie. Sachez que la communi- tre communiqus plus tard. Sachez quun
cation constituera bien souvent votre se- pr-flyer sdite environ trois mois avant
cond poste de dpenses et mobilisera une la manifestation, vous pourrez donc y faire
bonne partie de vos ressources bnvoles. figurer les logos des partenaires ayant
Ne ngligez pas les moyens dployer. dores et dj accept de vous soutenir.

1/ LA CHARTE GRAPHIQUE Vous pouvez galement choisir dopter pour


ET SES DCLINAISONS la bonne vieille mthode du teasing ,
qui consiste distiller une information en
Colorez votre identit ! plusieurs tapes : dans un premier temps, un
message court et accrocheur ou un simple
Pour bien faire les choses, vous devrez com- visuel interpelle le spectateur puis, dans un
mencer par vous crer une identit gra- second temps, le mme lment vient tre
phique : un logo pour votre association, un complt par une prcision, qui permet de
titre pertinent pour votre festival, une police communiquer le message complet. Pratique
identique dans tous vos documents. Rien ne et efficace, le teasing ncessite
doit tre laiss au hasard. Si vous en avez cependant de nombreux moyens humains
les moyens, faites appel un graphiste qui ou financiers si vous souhaitez que votre
vous suggrera plusieurs pistes que vous message soit vu par un large public.
pourrez ensuite soumettre aux membres
de votre association et de votre entourage. aLaffiche
Ceux-ci constituent en effet votre premier Laffiche de votre festival doit tre
public : ils sauront tre critiques et prendre construite partir de la mme charte
du recul. Une fois votre choix arrt, vous graphique que le pr-flyer et constituer
pourrez alors mettre en route votre plan de le deuxime outil de communication
communication et tablir son calendrier pr- laborer et diffuser. Elle doit comporter
visionnel. toutes les informations indispensables
la comprhension de votre message :
aPr-flyer le nom du festival, les dates de tenue, la
Afin de susciter la curiosit, mais aussi de programmation complte ou seulement
vous positionner dans le paysage artistique sa partie la plus attractive et enfin, le lieu.
et culturel, commencez par diter un pr- Noubliez pas de mentionner un contact
flyer, mme si votre programmation nest pas ou ladresse de votre site web pour les
encore boucle. Les premires informations personnes dsirant des informations

communiquer // organiser un festival 37


complmentaires et faites y galement aInternet
figurer les logos de vos partenaires. Communiquer sans le web devient au-
jourdhui difficilement envisageable, tant ce
Une communication se fait difficilement mdia a pris de limportance dans nos pra-
sans supports imprims, et donc sans uti- tiques quotidiennes. On ne peut donc que
lisation massive de papier. Vous pouvez vous recommander de lutiliser et de profiter
cependant essayer de limiter votre impact des multiples possibilits quil offre pour le
cologique en envisageant des solutions du- dveloppement de votre communication.
rables : utilisez du papier recycl et/ou co
labellis ; limitez les aplats de couleur sur Un site web
vos supports papier ; ciblez bien la diffusion Si vous navez pas de site web, vous pouvez
de vos supports de communication pour les tout de mme crer un blog. Plus simple
imprimer a minima tout en tant efficace d'utilisation, il vous offrira cependant
et enfin, lheure du numrique, privil- moins de possibilits. Quelle que soit la
giez une diffusion lectronique ou groupe. plateforme que vous choisissez (site ou
blog), vous devrez y intgrer toutes les
aLe programme du festival informations essentielles (programmation,
dit un mois avant la tenue de votre dates, lieu, tarifs, horaires) au fur et
festival, il doit tre lisible, pratique et mesure quelles se prciseront. Lobjectif
attractif. Ne ngligez pas la mise en page de de votre site tant de rendre votre festival
ce document qui doit tre tout fait clair attractif, nhsitez pas y inclure des photos,
pour votre public. illustrations, complments dinformation...
Si le festival se tient en plusieurs endroits, Tout ce qui le rendra attractif sera bienvenu.
classez votre programmation par lieu. Sil
se tient sur plusieurs jours et en un mme Les sites de vente en ligne
lieu, optez pour le classement par dates. Vous pouvez galement inscrire votre
Autrement optez pour une prsentation festival auprs de tous les vendeurs
la plus lisible et comprhensible possible. officiels de billetterie en ligne (FNAC, ticket
Votre programme doit galement contenir online, digitick, Carrefour, etc). Cet outil
les tarifs, les modalits dachat des peut savrer fort efficace tant dans votre
billets et des indications prcises sur la stratgie de communication que dans
localisation de l'vnement. Nhsitez pas votre stratgie commerciale . Cela vous
y intgrer un plan si ncessaire. Enfin, permettra de rendre votre festival encore
un numro de tlphone sera le bienvenu plus visible et ventuellement dobtenir
ou au moins une adresse mail permettant de nombreuses ventes en amont de votre
dobtenir des infos supplmentaires. vnement, ce qui nest pas ngligeable.

38 communiquer // organiser un festival


Viktor Vejvoda / www.youthphoto.eu
Avoir une ide du nombre de billets vendus lune des stratgies de communication les
vous permettra galement dobtenir des plus efficaces du web reste le partenariat :
infos sur lengouement que votre projet sus- je parle de toi, tu parles de moi . Ainsi, afin
cite et, le cas chant, daffiner votre com- dtre rfrenc au maximum, multipliez les
munication. Attention cependant, avant de demandes de partenariats avec les sites qui
vous lancer, renseignez vous sur la com- pourraient tre intresss par le contenu
mission applique chaque vente, afin de artistique de votre festival.
ne pas avoir de mauvaise surprise au mo-
ment de recevoir votre d ! Les rseaux sociaux
Avec tout lengouement quils suscitent,
Sachez que des solutions de substitution les rseaux sociaux peuvent tre de bons
aux rseaux traditionnels de distribution de atouts et vous permettre de communiquer
billets de spectacles sont apparues rcem- sur votre vnement. Nhsitez pas crer
ment. Ces outils en ligne vous permettent un compte facebook, myspace ou encore
de mettre en place un module de billetterie twitter au nom du festival, sur lequel vous
sur votre site ou de crer un mini site v- mettrez disposition toutes les infos n-
nementiel avec un module de billetterie in- cessaires. Noubliez pas de les alimenter
tgr. Dans la plupart des cas, ces services rgulirement avec des vidos, photos ou
sont gratuits, en dehors des 2,5% de com- actualits susceptibles dattirer lattention.
mission retenus sur chaque ticket vendu. Cependant, malgr le succs de ces rseaux,
ne vous focalisez pas uniquement sur eux
Quelques exemples : weezevent.com, pour autant. Ils peuvent prsenter un com-
moxity.com, zenticket.com et amiando.com. plment votre stratgie de communication
globale mais ne doivent pas en constituer
Par ailleurs, noubliez pas dinscrire llment principal.
votre festival sur les sites internet qui
rfrencent gratuitement les spectacles, Enfin, noubliez pas de vous servir ga-
concerts et festivals, lchelle nationale lement de lespace Communauts du site
ou plus locale. Enfin, gardez lesprit que dAnimafac pour faire parler de votre projet !

communiquer // organiser un festival 39


2/ LES RELATIONS PRESSE des artistes que vous avez programms.
Pour mener bien une bonne campagne
faites la une ! presse , une quipe en charge de ces
relations simpose. Elle se chargera de la r-
Les relations presse que vous allez pouvoir daction des outils de communication dont la
dvelopper vont constituer un atout majeur presse aura besoin pour parler de votre fes-
pour la russite de votre projet. Tout dabord, tival (communiqu et dossier de presse) et
parce que cest en grande partie la critique des relations avec ses reprsentants : prises
journalistique qui fait et dfait les artistes, de contact, rponses aux sollicitations...
les spectacles ou les festivals. Ensuite,
parce quun article positif dans un journal Les outils votre disposition
rfrence ne pourra que vous faire de la pub.
Et enfin, parce que si la presse ne parle pas aLe communiqu de presse
de votre festival mais quelle parle des artis- Tout comme la description de votre projet
tes que vous avez programms, vous aurez dans votre dossier de prsentation, votre
quand mme atteint lun de vos objectifs ! communiqu de presse doit tre clair
et concis. Utilisez les mmes formules
Lors de la dfinition de votre stratgie de prcdemment cites : mettez l'accent sur
communication et notamment de vos rela- les aspects innovants, originaux, festifs
tions presse, vous allez devoir vous poser la ou srieux de votre programmation. Vous
question des mdias que vous souhaitez ci- devez miser sur la singularit de votre
bler. Le mlieu culturel regorge de gratuits vnement et ses caractristiques propres
locaux, rgionaux ou encore nationaux, pour sduire vos interlocuteurs.
nhsitez pas vous en servir ! Vous pou- Vous ne devez surtout pas expdier votre
vez aussi contacter les diffrents respon- communiqu de presse dans la nature, au
sables des agendas culturels de mdias petit bonheur la chance, mais au contraire
spcialiss et les ditions locales de votre cibler au pralable les mdias spcialiss,
municipalit ou de votre rgion, plus facile- locaux et tous ceux qui seront susceptibles
ment accessibles. de relayer votre dmarche.
Noubliez pas quun journaliste est
Le champ mdiatique tant vaste, nhsitez souvent trs sollicit, ce qui implique que
pas solliciter les TV, radios et journaux sa messagerie est pleine et son bureau
locaux. Ils pourront vous proposer une aussi. Ainsi, une fois votre communiqu
interview, ou simplement annoncer la tenue expdi par mail et/ou par courrier,
de votre festival. Ne ngligez pas non plus pratiquez la relance tlphonique
la promotion de votre contenu artistique et, soutenue, sans cependant en faire trop.
pour cela, prparez-vous savoir parler A vous de trouver le juste quilibre.

40 communiquer // organiser un festival


comporte nanmoins de srieux avantages.

Benoit Gasquet / Festival Silhouette


Elle vous permettra notamment de
rencontrer directement vos interlocuteurs
pour leur prsenter votre projet. Elle
ncessite cependant un peu dorganisation :
les invitations doivent tre lances
lavance et l encore, cibles. Le jour J,
les invits doivent tre soigns : si vous
programmez votre confrence de presse en
matine, offrez-leur le petit-djeuner. Si elle
se droule en journe, prvoyez quelques
rafraichissements et en-cas. Dans tous les
aLe dossier de presse cas, confiez la parole au(x) responsable(s)
Plus complet quun communiqu, votre de la programmation afin quils puissent
dossier de presse doit contenir le dtail dtailler et justifier leurs choix.
de votre programmation et les informa-
tions sur les groupes, compagnies et ar- aLes partenariats mdia
tistes que vous avez invits. A dfaut de La presse, si elle ne peut pas tout couvrir,
dcrocher des articles sur votre festival, pratique en revanche rgulirement
vous pourrez en effet obtenir des articles la stratgie du partenariat. Dcrocher
sur les artistes que vous programmez. un partenariat mdia vous permettra
Pour ne pas vous retrouver au pied du dobtenir de la visibilit sous forme de
mur, runissez donc au pralable toutes publicit, dun publi-reportage ou dune
les informations les concernant (biogra- interview. En change, vous devrez par
phies, photographies, discographies, etc). contre intgrer le logo du mdia concern
Votre dossier de presse doit par ailleurs tre dans votre communication imprime et/ou
ar et lisible. Sil est bien construit, le jour- au travers de supports publicitaire sur le lieu
naliste naura qu reprendre vos formules du festival. Commencez par prendre contact
en se les appropriant, ce qui lui facilitera le avec le service partenariats du mdia cibl
travail et augmentera vos chances de d- et proposez un change gagnant-gagnant.
crocher un article. Enfin, lenvoi de votre Servez-vous ensuite de votre dossier de
dossier de presse devra suivre les mmes presse comme support de prsentation de
rgles que lenvoi du communiqu : interlo- votre projet.
cuteurs cibls et relance adapte.
Pour plus dinformations, consultez la
aLa confrence de presse fiche pratique Communiquer sur votre v-
Facultative, la confrence de presse nement auprs des mdias et du public .

communiquer // organiser un festival 41


3/ LA COMMUNICATION Assurez-vous quil soit toujours pourvu en
SUR LE TERRAIN flyers, programmes, tickets, caisse et fonds
de caisse, ainsi que de personnes pour le
Menez campagne ! tenir ! Un planning ddi vous permettra
de prvoir ce dernier point. La gestion de la
La communication sur le terrain est dautant comptabilit ne devant pas tre laisse au
plus importante que cest loutil qui vous hasard, briefez galement vos quipes sur
permet dobtenir le plus de feedback . En les rgles de base pour la vente et lencais-
effet, cest en quelque sorte votre laboratoire sement des tickets.
de communicant. Grce elle, vous allez
pouvoir tre en contact direct avec votre Enfin, nhsitez pas animer votre stand,
public et capter ses attentes, ses critiques le rendre original et accueillant. Des cou-
ou ses suggestions. leurs, un sourire, il suffit parfois de peu de
choses pour attirer les curieux et engager le
Afin dtre original, vous pouvez prvoir dor- dialogue.
ganiser quelques happenings (perfor-
mances) dans un lieu o le public que vous aDistribuer des flyers / coller des affiches
avez cibl sera prsent. De nombreuses Vous et votre quipe devrez faire le tour
campagnes de communication intgrent de tous les magasins spcialiss et des
aujourdhui ce mode de communication qui commerces environnants le lieu du festival
fait parfois lactualit sur Internet. Linventi- pour y dposer des flyers. Pensez aussi
vit nayant pas de prix, faites preuve dima- recouvrir les rotondes ddies laffichage
gination et tentez de vous dmarquer ! public. Toutes ces tches devront tre ra-
lises plusieurs fois afin de garantir une
aLe stand de prventes visibilit continue votre vnement. Mon-
Tenir un stand sur le parvis de votre uni- trez lexemple et ne laissez pas ces basses
versit ou dans lquipement culturel qui besognes aux bnvoles qui auront tt fait
accueillera votre festival est un outil ma- de se lasser et de vous lcher !
jeur de communication avec votre public.
Vous allez pouvoir y vendre vos billets en Cest en plus une trs bonne occasion pour
prvente et informer toutes les personnes pratiquer le binme ancien/nouveau qui
intresses par votre vnement. Pour vous permettra de passer progressivement
cela, vous devez commencer par obtenir le relais les annes suivantes. Ainsi, munis
une autorisation pour la tenue de votre de vos flyers et affiches, passez dans
stand dans le lieu choisi puis organiser vos tous les lieux cls pour distribuer et coller
quipes pour le tenir des horaires cls. partout o cela vous est permis.

42 communiquer // organiser un festival


Concernant le dpt des flyers, arpentez les aUne bouche et des oreilles
universits, cits et restaurants universi- Parmi les outils de communication de ter-
taires, salles de spectacles, bars... Bref, tous rain, certains, plus anciens et moins la
les lieux susceptibles dtre frquents par mode, permettent nanmoins dobtenir
votre public ! de bons rsultats. Le bouche--oreille, par
exemple, ncessite peu de moyens pour un
Attention cependant, la loi et le respect de rsultat optimal !
lenvironnement vous obligent faire figurer
sur vos flyers la mention ne peut tre jet Nhsitez donc pas vhiculer linformation
sur la voie publique. Laffichage sauvage simplement en en parlant vos amis, qui en
est, quant lui, illgal. parleront leurs amis, et ainsi de suite !

Benoit Gasquet / Festival Silhouette

communiquer // organiser un festival 43


Benoit Gasquet / Festival Silhouette
vI/Avant
dentrer
en scne

1/ GRER VOTRE QUIPE


DORGANISATION......................P.45
2/ ASSURER LA LOGISTIQUE........P.46
3/ ACCUEILLIR LE PUBLIC
ET SOIGNER VOS HTES...........P.47
Vous y tes presque, les jours se comptent hormis les remboursements sur justificatifs
sur les doigts de la main avant le jour J. comptables (factures, tickets de caisse, etc)
Cest le moment pour vous de faire preuve des dpenses engages en lien avec le
de sang-froid, dcoute et de composition. projet.

1/ GRER VOTRE QUIPE aLe catering : nourrir vos ouailles


DORGANISATION Le catering est lapprovisionnement en
nourriture et boisson de lquipe dorganisa-
Afin de grer au mieux toute votre quipe tion. Durant le festival, vous avez en effet la
dorganisation, vous allez devoir dmontrer responsabilit de nourrir vos quipes. Ainsi,
vos qualits de meneur dquipe et, si vous au mme titre que les artistes, fournissez
ne lavez pas fait jusqu prsent, dlguer. vos bnvoles et techniciens des badges
Les bnvoles, sils restent les petites ou bracelets afin de les distinguer du reste
mains du festival, ne sont pas pour autant du public. Fournissez-leur galement des
des fourmis-soldat ! Vous devez donc les contres marques afin quils puissent obtenir
mnager. Proposez par exemple ceux qui deux repas ds lors quils sont prsents sur
ont dj beaucoup particip en amont du une journe entire.
projet dobtenir davantage de responsabili-
ts le jour venu. Veillez par ailleurs effec- L quipe en charge de la restauration et/ou
tuer des roulements pour la ralisation des de la buvette devra donc prparer ou stoc-
tches les plus ingrates , afin quelles ker les repas des membres de lorganisation.
ne soient pas toujours laisses aux mmes Pour des raisons conomiques videntes,
personnes. le traditionnel sandwich fera laffaire,
moins que vous russissiez ngocier un
Vous devrez galement former vos bnvo- autre approvisionnement par lun des parte-
les aux tches quils auront accomplir et naires du festival.
les exclure de toute activit prsentant un
risque professionnel car ils ne bnficient aLaccueil des artistes
pas de la lgislation accident du travail. Laccueil des artistes nest pas ngliger
et doit faire lobjet dune quipe spciale
Enfin, assurez-vous de les runir une der- lapproche du festival. Aller les chercher la
nire fois avant la tenue du festival afin de gare ou laroport, les conduire leur htel
favoriser lesprit dquipe et rappeler les res- ou ne serait-ce que les nourrir avant et/ou
ponsabilits de chacun et les horaires tenir. aprs leurs reprsentations sont autant de
Dernire prcision, sachez quil ne doit exis- responsabilits qui vous incombent.
ter aucune rmunration de vos bnvoles, Lors de la signature du contrat de travail

AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival 45


vous liant vos artistes, vous aurez dtaill Dans le choix de vos quipements et
vos engagements vis vis d'eux, et devrez prestataires, posez-vous des questions
donc les honorer. Noubliez pas de prvoir sur votre co-responsabilit : intgrez-
galement, dans la mesure du possible, vous des aspects environnementaux dans
des loges et toilettes privatives sur le site vos choix de produits ou de prestataires ?
du festival. Fournissez-leur galement des Pour la restauration, proposez-vous des
badges ou bracelets estampills artistes produits de saison issus de lagriculture
afin quils puissent se dplacer librement locale, biologique ou quitable ?
sur tout le site. Amnagez-vous le site en utilisant des
matriaux recycls ? Distribuez-vous des
2/ ASSURER LA LOGISTIQUE objets promotionnels co-conus ?

Poste budgtaire important dun festival, aLes transports et lhbergement


la logistique regroupe tout ce qui concerne Vous aurez peut-tre louer un camion
lquipement de votre lieu, lhbergement et afin de transporter votre matriel. Si tel
le transport des artistes, le suivi technique est le cas, vous devrez avoir au pralable
de lensemble de la manifestation, etc. demand et compar diffrents devis afin
de choisir la socit de location de vhicules
aAchats, stocks et prestataires utilitaires proposant la formule la plus avan-
Malgr tous les partenariats que vous aurez tageuse. Assurez-vous galement davoir un
contracts pour rduire vos dpenses, vous conducteur dtenteur du permis demand.
ne couperez pas aux obligations dachats de En cas daccident, cest lassurance de votre
matriels, effets de dcors, et autres dtails structure qui sera contacte, vrifiez donc
qui, sadditionnant, finiront par prendre de la quelle couvre aussi les vhicules.
place. Noubliez pas de prvoir un espace
de stockage en amont du festival et Vous devrez galement vous proccuper du
assurez vous que toutes vos commandes transport de vos artistes, et plus spcifique-
sont faites (boissons, machines pression, ment des trajets gare/aroport jusquau lieu
etc) et quelles vous seront bien livres du festival. Noubliez donc pas de prvoir
ladresse prvue (et non pas ladresse des bnvoles pour assurer cette tche
de facturation par exemple). Rappelez et vrifier bien au pralable les diffrents
galement vos prestataires techniques si horaires darrive et de dpart. Sil est
besoin est afin de vous assurer que tout mentionn dans le contrat des artistes que
est en ordre de leur ct, quitte revoir les vous devez vous occuper de la rservation
fiches techniques de vos artistes une une. de leurs billets, noubliez pas de le faire !

46 AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival


3/ ACCUEILLIR LE PUBLIC

Benoit Gasquet / Festival Silhouette


ET SOIGNER VOS HTES
Laccueil du public et sa gestion ne simprovi-
sent pas. Si le lieu de votre festival nest pas
un lieu habituellement ddi cette fonc-
tion, vous devez assurer la scurit, la pr-
sence de sanitaires, une signaltique claire
ainsi quun temps dattente lentre le
moins long possible.

aLa scurit
Respecter la rglementation en matire
de scurit est une vidence ds lors que
lon accueille du public. Si votre festival
se droule dans un lieu qui nest pas
habituellement ddi cette fonction, vous
Ni de leur communiquer les informations devrez donc tre encore plus vigilant sur cet
et documents ncessaires leur voyage. aspect. Juger de la proximit dextincteurs,
De mme, pensez prvoir les rserva- de la solidit dune scne mobile ou dune
tions pour lhbergement de vos artistes, installation lectrique est laffaire de
dans un htel proche du lieu du festival. professionnels. Ne ngligez donc pas cette
Mme si on ne vous demande pas de les obligation et assurez-vous les services
loger dans un quatre toiles, faites tout de dorganismes professionnels habilits
mme attention la qualit de laccueil et au pour vrifier que toutes les exigences en
niveau de confort propos, afin de leur viter matire de scurit sont respectes.
toute mauvaise surprise.
Par ailleurs, vous allez peut-tre devoir
Pour vos transports, essayez denvisager faire appel une socit de scurit, afin
l encore des solutions qui permettent de de surveiller vos quipements la nuit et/ou
rduire votre impact environnemental : afin quaucun problme ne vienne entraver
informez les participants des possibilits le bon droulement de votre festival. Ainsi,
de co-voiturage et de transports collectifs en fonction de lampleur de votre projet,
et privilgiez lutilisation de vhicules contactez une socit qui viendra assurer
lectriques pour vos dplacements. cette prestation.

AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival 47


Nhsitez pas mobiliser des membres Lenjeu tant de rduire au maximum
bnvoles, qui seront davantage chargs de ces dchets et de rester co-responsable,
dsamorcer tout malentendu et dassurer proposez des solutions alternatives : utilisez
le rle de mdiateur en cas de conflit. Les de la vaisselle rutilisable ou recyclable,
pompiers, la Croix-Rouge ou la Protection pratiquez le tri des dchets et essayez de
Civile peuvent tres prsents titre rduire, dans la mesure du possible, votre
prventif ou afin dexercer les premiers consommation dnergie.
secours en cas dincident.
aLa signaltique
aLes sanitaires et les dchets Indiquer au public o se trouve le lieu de
Si aucun sanitaire nest prsent sur le site du votre festival peut savrer pertinent lorsque
festival, vous devez en prvoir. La location celui-ci a lieu dans un endroit inhabituel. Un
de toilettes mobiles tant parfois la seule flchage de litinraire menant au site doit
issue, essayez dopter pour des toilettes tre fait en collaboration avec les services
cologiques. Le retour de toilettes sches municipaux, l'affichage sur la voie publique
sur le march de la location reste le meilleur tant rglement.
moyen de respecter lenvironnement. Les
toilettes chimiques sont par ailleurs souvent De plus, une fois sur le site, il est bienvenu
plus chres et surtout mal odorantes en dindiquer les diffrents points nvralgiques
cas de forte chaleur. Pensez aussi louer du festival : scne, buvettes, toilettes,
des toilettes accessibles aux personnes etc. Usez doriginalit dans votre signal-
mobilit rduite. Enfin, vous devrez prvoir tique, adaptez-la votre dcor, lesprit
des poubelles en vue de stocker les dchets. du festival et votre charte graphique.

Laurent Prost

48 AVANT DENTRER EN SCNE // organiser un festival


mo-h-photographies.com
VII/ LE JOUR J

Benoit Gasquet / Festival Silhouette


Les portes du festival vont souvrir dans aLaccueil du public et des partenaires
quelques instants. Vous avez tout prvu, du La question des entres sur le site de votre
plus petit dtail la tche la plus imman- festival devra avoir t bien envisage.
quable. Vos quipes sont au pied lev, toute La gestion des flux est trs importante,
la logistique est rde et chacun est son notamment devant lentre du site. Par
poste. Malgr cette organisation minute exemple, si le public fait la queue sur la voie
la seconde prs, soyez sr que vous devrez publique en attendant que vous ouvriez les
toujours faire face un imprvu. Pas de portes, vous tes responsable de sa scurit.
panique, si vous tes responsable, patient,
lcoute et fdrateur, vous trouverez tou- Prvoyez des barrires afin que les partici-
jours une solution pour y pallier. pants nempitent pas sur la route. De plus,
de nombreux sites interdisent les bouteilles
aLes derniers prparatifs en verre et l'accs aux chiens ou certains
Quelques heures avant lheure H, posez- vhicules. Prvoyez donc d' effectuer un fil-
vous un instant avec vos plus proches trage lentre (entre lentre officielle et le
collaborateurs afin de faire un tour de tous guichet) o, assist dun membre de lqui-
les dtails, rouages et autres contraintes pe de scurit, vous viterez lintroduction
de dernire minute. Restez dtendu, car de tout objet interdit sur le lieu du festival.
vos quipes ressentiront coup sr vos
incertitudes. Ne manquez pas de les Vous devrez galement vous assurer du
encourager et de les rassurer, sachant bon accueil de vos partenaires publics, pri-
quils seront probablement aussi stresss vs, mdia, etc. Si vous neffectuez pas cet
et concerns que vous par la russite de accueil vous-mme, assurez-vous quune
l'vnement. personne ou une quipe a bien t ddie
cette tche, et quelle possde toutes les
Gardez galement l'esprit quune grande informations ncessaires pour ne pas se
quantit de questions vous sera pose tromper sur lidentit des personnes bi-
pendant toute la dure du festival. Vous tes chonner... !
le(s) coordonnateur(s) et, en consquence,
vous devez savoir rpondre toutes les aEt aprs ?
questions et coordonner vos quipes en Une fois la journe termine, ne vous rel-
fonction des imprvus. chez pas : il vous faut encore remettre le site
en ltat, vous assurer que tout est en place
Assurez-vous donc davoir disposition tous pour le lendemain et que plus personne
les documents utiles (plan du site, planning nest prsent sur place, hormis lquipe de
des quipes, coordonnes...). scurit, sil y a lieu.

le jour j // organiser un festival 51


du bilan
vIII/Lheure

mo-h-photographies.com
Votre festival termin, vous avez pris davoir instaur un systme de comptabilit
quelques jours de repos bien mrits et pour tout ce qui concerne les ventes rali-
pensez dj votre prochain projet... ses sur place. Une fois toutes ces informa-
Ne brlez pas les tapes : avant de vous tions runies, vous pourrez raliser votre
lancer dans une nouvelle aventure, il va bilan financier en regroupant dans un mme
falloir faire le bilan de celle qui sachve. Ce tableau lensemble de vos dpenses et de
temps incontournable va notamment vous vos recettes.
permettre dvaluer votre projet, den rendre Appuyez-vous sur votre budget prvi-
compte vos partenaires et de remercier sionnel, cela vous simplifiera les choses
les diffrents acteurs. et vous permettra galement davoir une
vision des carts entre ce que vous aviez
aLe bilan moral prvu et ce qui a effectivement t ralis.
Le bilan moral fait partie du dossier qui vous Au-del de son intrt pour la tenue de votre
sera demand par les structures qui vous comptabilit, le bilan financier vous sera de
auront financ. Cest un compte rendu de toute faon demand par les structures qui
lvnement, dans lequel vous devrez dga- vous ont financ.
ger les points positifs et ngatifs du drou- Enfin, si vous navez pas encore rgl toutes
lement du projet. vos factures, ne tardez pas vous acquitter
Le bilan moral est aussi loccasion de de vos dettes. Il serait dommage de perdre
dbriefer du droulement du festival un prestataire pour un retard de paiement.
avec tous les acteurs qui ont particip Noubliez pas galement que si votre festi-
son organisation. Une runion peut ainsi val est port par une association loi 1901,
tre la bienvenue en fin de festival. froid, lutilisation des bnfices que vous aurez pu
quelques jours aprs, chacun pourra non- raliser est rglemente. Faut-il le rappeler,
cer les problmes et les cueils quil a ren- vous ne pourrez pas les partager entre les
contrs. Cette occasion vous permettra ga- membres mais devrez les rinvestir sur un
lement de remercier tous les bnvoles qui autre projet !
ont particip au festival.
aLes remerciements
aLe bilan financier Outre vos bnvoles, il vous faudra ga-
Tout projet ncessite un bilan financier. Pour lement remercier tous les partenaires qui
le raliser, vous devez commencer par faire vous ont soutenu, les personnalits qui sont
les comptes du festival : quelles ont t vos venues sur le lieu du festival (et qui peuvent
recettes, combien avez-vous dpens, com- constituer de futurs partenaires...) ainsi que
ment ? Pour ne pas vous retrouver submer- les artistes qui ont particip, en grande par-
g, il aura t judicieux de tenir vos comptes tie, la russite de votre projet. Un petit mail,
au fur et mesure de vos dpenses, et une petite carte, vous de voir sous quelle

lheure du bilan // organiser un festival 53


forme vous souhaitez effectuer ce remer- Ainsi, il est parfois bon de passer la main
ciement, mais faites-le ! Il est important de un voire plusieurs membres actifs de las-
maintenir une forme de lien avec toutes ces sociation qui auront beaucoup uvr pour
personnes, que vous ou vos successeurs le festival et se sentent prts relever le
seront probablement amens ctoyer ou dfi leur tour ! Il est en effet prfrable que
solliciter nouveau. ce ou ces derniers aient eu un avant got
Noubliez pas de constituer galement un des responsabilits qui les attendent.
dossier avec tous les documents importants
relatifs votre festival : dossier de prsen- Le processus de prennisation peut
tation, photos, coupures de presse, outils de dailleurs commencer avant mme lorga-
communication, bilan... Le travail de passa- nisation du festival grce la formation de
tion nen sera que facilit. binmes anciens/nouveaux qui travailleront
ensemble la constitution des dossiers de
aPasser le relais prsentation et de presse ou sur dautres
Dailleurs, est-ce quil nest pas dj temps aspects de lorganisation. Privilgiez ga-
de passer le relais ?! L'organisation d'un fes- lement le temps de bilan pour les faire tra-
tival ncessite beaucoup de temps et dner- vailler ensemble la production des bilans
gie, dautant plus lorsque lon tudie ct. moraux prcdemment cits.

Question Ronan Basl - Festival Rockn Solex (Rennes)


Comment sorganise chaque anne la pas- responsable lanne suivante. Il en va de
sation entre les quipes dorganisation ? mme pour les bnvoles qui noccupent
pas les postes de responsables mais qui
Rockn Solex ftera sa 44me dition en souhaitent simpliquer davantage lanne
2011. Le plus vieux festival tudiant de suivante. Par ailleurs, depuis que le festival
France est organis par les tudiants de existe, nous avons constitu une sorte de
lINSA de Rennes. Tous les ans, de nouveaux Bible qui contient toutes les informa-
responsables prennent le relais. 5 postes tions relatives lorganisation du festival
cls chapotent le projet. Lun la program- (contacts, conseils, cueils, volutions, in-
mation, un autre aux finances, un la lo- novations, programmation, etc). Ainsi, cette
gistique, un la communication et enfin un Bible est transmise aux successeurs la
dernier ladministration gnrale. Chaque fin de lanne universitaire. Enfin, lanne
anne les responsables choisissent un qui suit, les organisateurs de lanne prc-
successeur qui les accompagnera tout dente font en sorte dtre disponibles tout
au long du projet afin dtre pleinement en restant discrets afin de pouvoir aiguiller
intgr et prt pour ldition dont il sera ou conseiller les nouveaux responsables.

54 lheure du bilan // organiser un festival


Benoit Gasquet / Festival Silhouette
Annexe

Benoit Gasquet / Festival Silhouette


annexe // organiser un festival 57
Notes

58 notes // organiser un festival


23, rue Dagorno 75012 Paris
Tel. 01 42 22 15 15 Fax 01 42 22 53 15
info@animafac.net
www.animafac.net

Rseau dchange dexpriences et centre de ressources pour les initiatives


tudiantes, Animafac propose des outils de dveloppement et des espaces
dchange plus de 12000 associations.

Le site www.animafac.net propose un panel de publications, dont une collection


de guides pratiques, au service du fait associatif tudiant et de son dynamisme.
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Tel. 01 42 22 15 15 Fax 01 42 22 53 15
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Organiser un festival culturel



Edit par Animafac, en partenariat avec le ministre de la Culture et de
la Communication et le CNOUS, le prsent guide se veut, comme toute la
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