AUDITORIA IV

EJERCICIO DE AUDITORIA OPERACIONAL

La empresa comercial denominada La Favorita, S.A. le solicita a usted que realice una auditora operacional
en el departamento de ventas, por el perodo del 1 de enero al 31 de agosto de 2016, debido a que se han
determinado algunas irregularidades.

Con base en la normativa de Auditora Operacional aplicable y despus de haberse realizado los
procedimientos adecuados, se establecieron, entre otros, los siguientes aspectos:

1. De acuerdo a la visita preliminar al rea de ventas se estableci que la empresa cuenta con una descripcin
de las funciones que realizan los empleados, as tambin cuenta con los manuales de procedimientos
operativos por la administracin, pero se encuentran desactualizados ya que fueron elaborados en el ao
2000 y nunca se han modificado, aunque las operaciones si han sufrido cambios sustanciales. En la mayora
de casos cuando una persona nueva ingresa a la empresa, toma la misma forma de trabajo de la persona
que le ense, ya que no existe una induccin formal por parte de la empresa.

Lo anterior denota que la entidad no cuenta en el rea de ventas, con manuales de funciones y de
procedimientos operativos actualizados ya que estos ayudan a desarrollar las actividades de manera
eficiente y eficaz y la empresa logra con su aplicacin los objetivos establecidos.

En consecuencia, la falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de las
transacciones, se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual pudiera constituir un problema de
continuidad y uniformidad de stas; en caso de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos
clave.

Las operaciones se realizan de forma emprica, lo cual pudiera ocasionar desviaciones a los lineamientos
definidos, duplicacin de funciones y posibles errores de parte de los empleados, por falta de conocimiento
de los procedimientos correctos.

2. Durante la inspeccin fsica en el rea de ventas, se encontraron notas por devoluciones de productos
defectuosos, efectuadas por los clientes, las cuales se encontraban sin ser atendidas y con fechas vencidas,
dichas devoluciones fueron aceptadas en su momento nicamente por los vendedores, y en total exceden
del 2% estimado como mximo de devolucin por perodo.

Segn las estadsticas de productos ingresados por devolucin de clientes, durante los ltimos 3 aos
representaron en promedio un 10% del producto vendido, lo cual indica que no se estn apegando a la
poltica de devoluciones de productos de los clientes, que seala que slo se pueden efectuar cambios de
productos por las razones siguientes: a) Mal empacado. b) Defectos de fbrica y c) Accidente en su traslado.

Lo anterior puede ser causado al no contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a
los clientes de la entidad.

Denota tambin, insatisfaccin en la recepcin de los productos por parte de los clientes.

Con base en la informacin anterior se le pide:

Elaborar el informe de auditora operacional, segn la estructura usual, considerando principalmente los dos
hallazgos o deficiencias establecidas incluyendo: a) Condicin, b) Criterio, c) Causa, d) Efecto y e)
Recomendacin.
 RESOLUCIN SUGERIDA DE EJERCICIO DE AUDITORA OPERACIONAL

INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL No. 1-2016

7 de noviembre de 2016

A Consejo de Administracin
La Favorita, S.A.

Hemos realizado la auditora operacional del rea de ventas de la empresa La Favorita, S.A., mediante
verificacin selectiva, para diagnosticar el cumplimiento de las polticas, procedimientos y controles de las
operaciones vigentes del 1 de enero al 31 de agosto de 2016, y detectar situaciones que afectan
desfavorablemente la eficiencia operacional en el manejo de las ventas de la compaa.

Efectuamos la auditora operacional de conformidad con la metodologa establecida por los boletines de
auditora operacional emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. El Enfoque de la revisin fue
evaluar los procesos especficos para la operacin de ventas, para presentar recomendaciones que tiendan a
incrementar la eficiencia en sus polticas y procesos. La responsabilidad del auditor operacional consiste en
informar sobre problemas detectados y sugerir posibles soluciones.

Como resultado de la revisin se observaron deficiencias en los procesos, los cuales se incluyen en anexo
incluyendo nuestras recomendaciones. La revisin se efectu con el objetivo de examinar las actividades que
integran las operaciones de ventas con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades para
mejorar los procesos y operaciones existentes, a fin de incrementar su eficiencia. La administracin de la
compaa es la responsable de disear e implementar los procesos y operaciones mencionados.

Agradeciendo la atencin y colaboracin otorgada por parte de las personas involucradas en las operaciones de
ventas y estando a la disposicin para ampliar la informacin detallada en el presente informe.

Lic. Juan Perz

Auditor responsable

ANEXO AL INFORME DE AUDITORA OPERACIONAL

REVISIN DEL 1 DE ENERO AL 31 DE AGOSTO DE 2016
SITUACIONES QUE AFECTAN DESFAVORABLEMENTE LA EFICIENCIA OPERACIONAL

REA DE OPERACIONES DE VENTAS

Hallazgo No. 1:
Falta de actualizacin de los manuales de funcin de puestos y de procedimientos operativos:
Condicin:
De acuerdo a la visita preliminar al rea de ventas se estableci que cuenta con una descripcin
de las funciones que realizan los empleados, as tambin cuenta con los manuales de
procedimientos operativos por la administracin, pero se encuentran desactualizados ya que
fueron elaborados en el ao 2000 y nunca se han modificado, aunque las operaciones y procesos
si han sufrido cambios sustanciales. En la mayora de casos cuando una persona nueva ingresa,
toma la misma forma de trabajo de la persona que le ense, ya que no existe una induccin
formal por parte de la empresa.

Criterio:
La entidad debe de contar con manuales de funciones y procedimientos operativos actualizados ya
que estos ayudan a desarrollar las actividades de manera eficiente y eficaz, y apoyan a la empresa
en lograr los objetivos establecidos.

Causa: La empresa si cuenta con manuales de funciones y procedimientos operativos, pero estn
desactualizados ya que fueron elaborados en el 2000 y por tal razn, no existe supervisin
adecuada de su cumplimiento.

Efecto: Las operaciones se realizan de forma emprica, lo cual pudiera ocasionar desviaciones a
los lineamientos definidos, duplicacin de funciones y posibles errores de parte de los empleados,
por falta de conocimiento de los procedimientos correctos.

Recomendacin: Actualizar las descripcin de puestos de los empleados involucrados en el rea

de ventas, as como elaborar e implementar manuales de procedimientos operativos y controles
aplicables a las operaciones relacionadas con la finalidad de ejercer los controles adecuados.
Hallazgo No.2
Falta de un cumplimiento de las polticas para las devoluciones de productos defectuosos:
Condicin:
Durante la inspeccin fsica en el rea de ventas, se encontraron notas por devoluciones de
productos defectuosos, efectuadas por los clientes, las cuales se encontraban sin ser atendidas y
con fechas vencidas, dichas devoluciones fueron aceptadas en su momento nicamente por los
vendedores, y en total exceden del 2% estimado como mximo de devolucin por perodo.

Criterio:
El cumplimiento a las polticas de devoluciones de los clientes que consignan que solo se pueden
efectuar cambios de productos defectuosos, debidamente autorizados por la persona responsable,
y por las razones siguientes: a) Mal empacado, b) Defectos de fbrica y c) Accidente en su
traslado a cargo de la empresa, y que no deben exceder del 2% estimado como mximo de
devolucin.

Causa:
Falta de supervisin por persona responsable de que se cumplan las polticas establecidas para
devoluciones de productos por parte de los clientes, ya que segn las estadsticas de productos
ingresados por devolucin de clientes, durante los ltimos 3 aos representaron en promedio un
20% del producto vendido. Y No contar con una persona encargada de verificar la entrega del
producto a los clientes de la entidad.

Efecto:
Insatisfaccin en la recepcin de los productos por parte de los clientes. Potenciales prdidas para
la empresa por artculos defectuosos.

Recomendacin: Es importante que para disminuir las devoluciones de productos por parte de los
clientes, el Jefe de Ventas o persona responsable, previo a autorizar un cambio de producto, debe
verificar el estado fsico del mismo, de dnde proviene, qu vendedor.