Plan por etapas

Gestin de Recursos
Humanos Online (e-HRM)
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A quin va dirigido este plan por etapas?

Este plan es interesante para usted si:
Usted es (co)responsable de la implementacin de la e-HRM en su
organizacin, o est implicado en ella.
Est plantendose implementar la e-HRM y quiere saber cules son
sus implicaciones.

Qu obtendr de este plan por etapas?

Muchas organizaciones han implementado la e-HRM antes que usted.
Nosotros le resumimos las prcticas recomendables.
Este plan por etapas le ofrece:
Una estrategia de implementacin en seis etapas muy utilizada.
Consejos prcticos para llevar a cabo con xito cada etapa.
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ndice

Objetivos de la e-HRM 4

Etapa 1
Forme un grupo de proyecto 6

Etapa 2
Determine cmo tienen que desarrollarse los procesos 9

Etapa 3
Disee el sistema 12

Etapa 4
Forme a los usuarios 13

Etapa 5
Puesta en vivo 14

Paso 6
Evaluacin y optimizacin 17

Conclusin18

Quiere saber ms? 20

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Objetivos de la e-HRM
Cada motivo tiene sus propios puntos de atencin. Para usted lo
importante es ahorrar costos? En ese caso es de vital importancia
disear los procesos de tal manera que exijan el mnimo nmero de
acciones posible. Es ms importante para usted la prctica empresarial
moderna? Entonces se debe conceder gran prioridad al marketing
interno acerca de la e-HRM. As, cada objetivo trae consigo su propio
enfoque.

Objetivos de la e-HRM

1 El objetivo que usted tenga con la e-HRM influir en la manera

en la que la introduzca. Cinco ejemplos de motivos para
introducirla son:

2 Suministro de informacin mejor y ms rpido

3 Prctica empresarial moderna

4 Mejor servicio y calidad del departamento de RRHH

5 Ahorro de costos

6 Facilitar a empleados y directivos la realizacin de tareas

de RRHH

Sin embargo, aunque su enfoque dependa del objetivo buscado,

s que podemos nombrar etapas y factores generales que son
determinantes para el resultado. Por muy intuitivo que sea el software,
que la implementacin de la e-HRM sea o no un xito depender
de la implicacin de sus compaeros. Cmo conseguir el apoyo de
directivos y empleados? Cmo puede usted lograr que su organizacin
acepte el nuevo sistema de trabajo? Con una estrategia a la medida de
cada proyecto, usted podr garantizar una presentacin adecuada y en
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el momento preciso a cada implicado de la nueva forma de trabajar. A

continuacin esbozaremos qu seis etapas puede establecer. Tambin
le daremos consejos prcticos para cumplir cada etapa.

Plan por etapas

Introducir la e-HRM en seis etapas

Diseo de Diseo de Diseo de formacin puesta evaluacin y

proyecto procesos sistema en vivo optimizacin

Gestin de cambios

Gestin de proyectos
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Etapa 1
Forme un grupo de proyecto
Empiece creando un plan de proyecto. Es importante involucrar a
las personas adecuadas dentro de su organizacin. Le aconsejamos
formar un grupo de proyecto y un grupo directivo. El grupo directivo
es el responsable final de todo el proyecto, supervisa su progreso
y acuerda los procesos. El grupo de proyecto es responsable de la
realizacin de las actividades del plan de proyecto y de la preparacin
de las decisiones, por ejemplo, acerca del diseo de un proceso que
va a funcionar a travs de la e-HRM. Un director de proyecto coordina
durante el proceso.

Procure que dentro del grupo de proyecto estn representados

todos los puestos que tengan poder de decisin sobre el diseo
del sistema de e-HRM:

Asesores de RRHH
Directivos
Ejecutivos de personal
Gestores de nminas
El jefe de proyecto
Y su departamento de informtica? Si para la introduccin de un
paquete de e-HRM opta por una solucin en la nube, el papel del
departamento de informtica estar casi siempre limitado a controlar la
configuracin del navegador. Ese supuesto implica ceder la gestin de
la tecnologa a un proveedor. Se trata del caso contrario a una solucin
interna, en la que es su organizacin la que disea y mantiene la
infraestructura informtica. Incluso aunque se decida por una solucin
en la nube, sigue siendo aconsejable involucrar al departamento de
informtica en el proceso. As se sientan las bases para emprender
el camino.
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Consejos
1. Procure que en el proyecto de grupo estn
representados todos los puestos importantes.
 s tentador pensar por los dems o hacer suposiciones. Pero,
E
por ejemplo, sabe usted si con el mtodo de trabajo actual
un directivo completa l mismo los formularios de variacin
de datos o lo hace su asistente? Esto es importante para
saber cundo digitalizar el proceso de variacin de datos. Al
contar desde el principio con directivos y otros implicados, se
involucrarn activamente en los cambios.

2. Informe claramente con antelacin las

consecuencias personales.
Si la introduccin de la e-HRM tiene consecuencias
personales (por ejemplo, para el nmero de ETC necesarias
dentro de su gestin de nminas), explquelo de forma
abierta y transparente. Evite que, ms adelante en el
proceso, alguien dude de la conservacin de su puesto
de trabajo. Si la e-HRM tiene como objetivo disponer
de ms tiempo para asesorar al personal directivo o la
administracin, dgalo tambin. Sus trabajadores podrn
as prepararse con tiempo para su nueva funcin.

3. Tenga presente su objetivo.

Una vez iniciado el proyecto de implementacin, adquieren
rpidamente protagonismo los procesos y recursos.
Obviamente, esto es algo necesario, pero no pierda de
vista el objetivo. Y es que el proyecto no concluir cuando
haya implantado tres o cuatro mdulos de e-HRM, sino
cuando haya llevado a cabo el objetivo. Por ejemplo, acortar
un proceso de RRHH o aumentar la satisfaccin de los
empleados.
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4. Empiece pronto con la comunicacin y mantngala.

Informe desde el principio sobre el cmo y el porqu de la
e-HRM. No espere a empezar con la comunicacin interna
hasta justo antes de la puesta en vivo del sistema. Comience
pronto. Traduzca sus objetivos a ventajas para cada uno de
los implicados.
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Etapa 2
Determine cmo tienen que
desarrollarse los procesos
Despus de elaborar el plan de proyecto, viene la segunda etapa:
traducir los objetivos en un diseo de procesos y sistema. Si, por
ejemplo, va a digitalizar la presentacin de declaraciones o la solicitud
de permisos, cmo sern entonces estos procesos? Qu acciones
debern realizar el directivo y los empleados en cada momento? Y
cmo usted puede adaptar a esto el entorno online de forma ptima?

Para contestar a estas preguntas, organizamos talleres para nuestros

clientes. Para todos los procesos existen prcticas recomendables
extradas de casos reales de las organizaciones que le han precedido.
Estas pueden servir de base para su organizacin. All donde sea
necesario, puede adaptarlas a sus propios objetivos y forma de trabajar.
Aqu tambin es importante que estn representados todos los puestos,
preferiblemente un mnimo de dos personas por funcin.

Consejos
1. Disponga el tiempo suficiente.
Piense que es como disear una casa: si uno corre mucho
en el diseo, luego cuesta ms tiempo y dinero realizar
cambios de gran calado. Un sistema moderno de e-HRM
ofrece muchas posibilidades de aplicacin, pero para que la
inversin de tiempo y presupuesto sea rentable conviene
determinar bien de antemano lo que quiere. El tiempo que
invierta en ello lo ganar despus.
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2. Parta del proceso deseado, no del actual.

La introduccin de una e-HRM significa que los procesos van
a cambiar. Muchos implicados tendern (instintivamente)
a partir de la manera actual de trabajar. Por ejemplo, si los
gestores de nminas tienen la costumbre de realizar muchos
controles manuales, costar abandonarla. Tmese en serio
esta necesidad de control, pero parta de la situacin deseada
en la que el proceso se realizar de forma digital en la mayor
medida posible. Muchas veces se pueden automatizar los
controles en un sistema e-HRM.

3. Cntrese en un proceso uniforme, no en las excepciones.

Este consejo enlaza con el anterior. Aproveche la introduccin
de la e-HRM para uniformizar procesos. Por ejemplo, si ahora
el reembolso de los gastos de viaje se realiza de diferentes
maneras, intente darles uniformidad dentro de lo posible.
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Ventajas de la e-HRM
Para los empleados
Acceso a sus datos en cualquier momento y lugar
Supervisin continua del estado de un proceso (como una solicitud
de permiso o una declaracin)
Mximo control
Control de la propia evolucin

Para directivos
Visin permanente de los datos de RRHH de su equipo
Supervisin continua del estado de un proceso
Mximo control
Menos papeleo
Informacin de direccin actualizada
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Etapa 3
Disee el sistema
Sobre la base de los resultados del taller o talleres de la etapa anterior,
puede pedir el diseo a medida de su sistema de e-HRM. Piense, por
ejemplo, en incluir funciones de aviso para directivos y empleados que
les recuerden en el momento preciso que tienen que hacer algo. Pero
tambin en elegir los trminos correctos en las casillas a completar del
entorno online para que se adapten al idioma de su organizacin.

Despus es importante probar el entorno online. Esto lo har en su

propio entorno online. Para ello implique a todo tipo de usuarios,
como ejecutivos de aplicaciones, directivos y empleados. Mientras se
ejecuta esta etapa, haga que los ejecutivos de aplicaciones se formen
en el uso del sistema de e-HRM. As contribuirn al procesamiento de
los resultados de la prueba. Esto tiene la ventaja de que los ejecutivos
de aplicaciones se familiarizan enseguida con el sistema y se sienten
responsables de su buen uso.

Consejo
1. Implique a diferentes tipos de usuarios en la prueba.
Un sistema de e-HRM moderno es intuitivo y fiable. Pero, para
que sea aceptado dentro de su organizacin, es importante
implicar en la prueba a todos los tipos de usuarios. Para
saber, por ejemplo, si todos los trminos usados en el entorno
online son claros para todo el mundo.
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Etapa 4
Forme a los usuarios
Un sistema de e-HRM moderno, si es bueno, es tan intuitivo que no
hace falta demasiada formacin para directivos y empleados. Pero
lo que s es importante es ponerles al corriente de cmo funciona
el sistema. A este respecto, conviene resaltar los aspectos positivos
para el empleado y el directivo. Para los directivos puede ser
importante refrescar sus conocimientos sobre procesos relevantes de
la organizacin. Por ejemplo: qu se hace cuando se asciende a un
empleado? Con estos conocimientos en el bolsillo estarn equipados de
forma ptima para realizar sus actividades de RRHH.

A los directivos tambin les gusta determinar ellos mismos dnde y

cundo pueden familiarizarse con el sistema de e-HRM. Por eso son
recomendables formas de aprendizaje flexibles. Piense en cursos cortos
online o formacin combinada, una mezcla de didctica clsica y
electrnica. Para los empleados basta con un vdeo explicativo.

Consejo
1. Ofrezca recursos mnemotcnicos.
Enve a directivos y empleados un recurso mnemotcnico
prctico al acabar un curso. Por ejemplo, un fondo de
escritorio o una tarjeta resumen en los que aparezcan las
acciones ms importantes.
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Etapa 5
Puesta en vivo
Un sistema de e-HRM integrado est compuesto de varios mdulos,
que varan desde un archivo de personal online hasta la gestin de
talento, desde declaraciones digitales hasta planificacin de plantilla. Es
aconsejable ir introduciendo por etapas estos mdulos para que todos
los implicados puedan practicar con ellos. La digitalizacin de la nmina
suele ser el primer paso. Despus le siguen procesos autoservicio como
la presentacin de solicitudes de permiso y declaraciones.

Para la puesta en funcionamiento de un mdulo de e-HRM,

puede seguir tres caminos:

1. El mdulo se pone en vivo con un big bang para toda la
organizacin.
2. Usted hace primero un proyecto piloto y solo despus abre el
mdulo al resto de la organizacin.
3. Hace primero un proyecto piloto y despus va extendiendo su uso
paulatinamente al resto de partes de la organizacin (mtodo de la
mancha de aceite).

El segundo camino es el que se suele preferir en la mayora de los

casos. Los participantes del proyecto piloto pueden ver primero a
pequea escala cmo funciona la e-HRM. Adems, es relativamente
sencillo para usted optimizar los procesos y eliminar del sistema los
errores iniciales. De esta forma, crea un caso prctico que le ayudar
a recibir el apoyo del resto de la organizacin. No espere demasiado
a introducir el sistema en la organizacin al completo, porque de lo
contrario hara que coexistieran durante mucho tiempo diferentes
mtodos de trabajo. Sea cual sea el camino que escoja, asegrese de
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que sea fcil para directivos y empleados formular preguntas a RRHH.

As podrn familiarizarse pronto con el nuevo modo de trabajo. Piense
en un buzn centralizado o una hora fija de consulta.

Consejos
1. Recopile datos que den vida a la e-HRM.
Por ejemplo: cuntas variaciones de datos se registran
dentro y fuera del horario laboral? Piense en recompensas
ldicas, por ejemplo, para cada cien variaciones de datos en
el sistema de e-HRM.

2. Atngase a los nuevos procesos.

Aunque parezca una obviedad, es importante para el xito de
la transicin a un nuevo mtodo de trabajo.
Por ejemplo, los asesores de RRHH pueden estar
acostumbrados a corregir ellos mismos los formularios
incompletos. Si en el proceso se acord que seran los
propios directivos los responsables de introducir bien los
datos, haga que en tales casos el formulario digital sea
devuelto. Sea claro, premie el comportamiento deseado y no
deje espacio para las formas antiguas.
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Qu condiciones tiene que cumplir

un proyecto piloto adecuado?
1. Un reflejo representativo de la organizacin.
Por ejemplo, una combinacin de diferentes niveles jerrquicos y
una mezcla de empleados que tengan mucha y poca afinidad con
la digitalizacin.

2. Suficientes momentos en los que se use la e-HRM (para una

variacin de datos, para casos de absentismo, etc.); piense en un
departamento con varios casos de baja por enfermedad.

3. Suficiente duracin: prevea un mnimo de 2-3 meses para

el piloto.
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Paso 6
Evaluacin y optimizacin
Dos o tres meses despus de la puesta en vivo de su sistema de
e-HRM es recomendable hacer una evaluacin: en qu medida se
han realizado ya los objetivos? Cul es el grado de satisfaccin de
directivos y empleados con el uso de la e-HRM? Cmo puede usted
seguir mejorando los procesos?

Consejos
1. No cambie un proceso enseguida ante una excepcin.
Disee el proceso de forma que se documenten las
excepciones. Tomndolas como base, decida pasado
un tiempo si es necesario cambiar el proceso y, en caso
afirmativo, cmo hacerlo.

2. Comunique tambin los resultados

de la e-HRM a nivel interno.
Hgalo, por ejemplo, con ayuda de un breve vdeo. Piense
en el tiempo ahorrado en los procesos, en las cantidades
de papel ahorradas, etc. Esto refuerza la nueva manera de
trabajar entre directivos y empleados.
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Conclusin
Con las seis etapas descritas, usted crear las mejores condiciones
para conseguir que directivos, empleados, asesores de RRHH, gestores
de nminas y todos los dems implicados acepten la e-HRM. Que los
procesos estn claros y la comunicacin sea continua es tan importante
como la tecnologa. Al hacerlo, no pierda de vista el objetivo de su
organizacin. E involucre desde el principio a las personas adecuadas.
De esta manera todos los implicados experimentarn las ventajas
deseadas. RRHH siempre se ocupa de las personas de su organizacin.
Con la e-HRM usted los pone al timn de sus propios asuntos de RRHH.
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Quiere saber ms?

Quiere saber cmo sacarle el mximo partido a la e-HRM dentro de
su organizacin? O esta e-book le ha suscitado alguna otra pregunta?
En ese caso, pngase en contacto con nosotros. Uno de nuestros
asesores estar encantado de ayudarle.

Llmenos:
Argentina +54 11 5252 7300
Colombia +57 1 313 5939
Per +51 1 711 8357
Chile +56 2 2370 2964

Contactarnos

Ha colaborado en este plan por etapas

Justin Wissink
Consultor HCM
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Acerca de Raet
Raet se especializa en soluciones de RRHH en la nube y servicios afines.
Nuestras soluciones simplifican y optimizan los procesos de RRHH
en ms de 10.000 organizaciones. 2,7 millones de empleados pueden
organizar sus tareas de RRHH mediante un sistema nico integrado,
desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar.

Raet opera en Holanda desde el ao 1965 y se encuentra en creciente

expansin internacional. La empresa y su plantel de ms de 1100
empleados despliegan sus actividades en ms de 15 pases en todo
el mundo, entre ellos, Holanda, Espaa, Blgica, Per, Chile, Argentina
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