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Introduccin
Antes de empezar en materia es necesario establecer la definicin y las caractersticas de un
proyecto segn el PMBOK:
Es temporal
Conlleva incertidumbre
Los proyectos disponen de su propio ciclo de vida, el cual se divide en las siguientes fases:
Planificacin:
Analizar los riesgos y establecer relaciones con los stakeholders (toda persona que tenga un
inters directo o indirecto en el proyecto): Gestin del riesgo peridico
Gestionar la diversidad
Sin embargo, la mayora de empresas tienen una estructura jerrquica constituida por
departamentos con funciones diferenciadas y empleados que realizan tareas especficas,
cuya movilidad tiende a ser ms bien espordica. En este tipo de escenario, la ejecucin de
un proyecto (que como se ha establecido es temporal) con empleados internos presenta un
escenario ms difcil de gestionar (esta es una de las razones por las que en multitud de
ocasiones los proyectos son contratados a consultoras y auditoras externas).
Esta segunda situacin puede aportar empleados con Silo Mentality, es decir, personas
cuyos objetivos se encuentran ligados a su rea funcional y no al proyecto al que han sido
asignados; puede que no les importe el xito del proyecto, dando preferencia a cumplir con
sus obligaciones estables de su unidad departamental. Esta problemtica puede bloquear la
cooperacin del equipo de trabajo (horitzontal thinking).
Vas de comunicacin informal (amistades, conocidos, etc.): Si son muy frecuentes puede
producir desinformacin
Finalmente, PMBOK establece que para poder considerar que un proyecto ha sido exitoso se
deben cumplir las siguientes expectativas:
La organizacin
Retorno de la inversin.
Por otra parte, el jefe del proyecto se enfrenta constantemente a retos entre los que se
pueden encontrar los siguientes:
Objetivos no realistas
Orientacin funcional
Relaciones interpersonales
Conocimiento tecnolgico
Habilidades personales
Honestidad, integridad
Pensar globalmente
Alta tolerancia a la incertidumbre y a la ambigedad
Persuasivo y asertivo
Abierto y accesible
Decisivo
Comercial. Capacidad para vender ideas o las propias virtudes del proyecto.
Profesor. Transmitir conocimiento a los miembros del equipo.
Preguntar para identificar la necesidad real puede hacer sentir incomodo a terceros por
desconfiar de su criterio.
En base a estas definiciones, esta fase debe tener como output la generacin deldocumento
de requerimientos del proyecto, el cual no ofrece una solucin sino que nicamente
describe una necesidad. Este documento debe contener los siguientes apartados:
Situacin deseada
Incertidumbres
Suposiciones clave
Limitaciones de la solucin
Con objeto de identificar soluciones que cubran la necesidad establecida se puede seguir el
siguiente procedimiento:
Comprobar en que grado satisfacen los planteamientos del documento de requerimientos del
proyecto.
Para validar la viabilidad financiera del proyecto es necesario identificar los flujos de entrada
de dinero que este puede generar, por ejemplo beneficios obtenidos por la implementacin
del proyecto (incremento en ventas, reduccin en costes, etc) y los gastos que representa
la puesta en marcha y gestin del proyecto.
Por tanto, estimando la magnitud de los diferentes cash flows y calculando los 4 indicadores
bsicos, podemos identificar que proyecto nos aporta una mayor rentabilidad financiera.
Net Present Value (NPV). Determina cuanto dinero va a generar el proyecto teniendo en
cuenta el valor del dinero en el tiempo.
Ventajas:
Desventajas:
Aparte de los anlisis financieros o de matrices, la decisin final sobre que solucin escoger
se puede basar en el uso de otras herramientas:
Estudios de mercado
Prototyping. Construccin de una pequea parte del proyecto para validar las correctas
predicciones.
En definitiva, los anlisis efectuados no solo ayudaran a elegir una solucin sino que tambin
permitirn determinar si las soluciones son viables y si vale la pena continuar con el proyecto.
Objetivo
Propsito
Resultados
Actividades
Para cada uno de estos niveles se debe especificar:
Participa/trabaja en el proyecto
Ejemplos:
Stakeholders internos: Cliente interno, Sponsor, El equipo de trabajo, Gerentes, Sindicatos,
etc.
Para cada uno de los stakeholders identificados, crearemos la siguiente tabla mediante la
cual podremos definir el objetivo a cumplir con cada uno de ellos:
Durante la ejecucin, permite identificar cuando se esta sobrepasando los limites y permite
renegociar el contrato original.
El nivel de detalle del mismo no tiene que ser excesivo (no se dispone de suficiente
informacin para hacer estimaciones exactas), sino que se recomienda proporcionar
valoraciones mediante rangos (e.g. costes entre 100.000 y 130.000, duracin entre 17 y 19
meses).
Descripcin del trabajo y la estrategia de ejecucin. Identificar las diferentes grandes tareas y
sus interrelaciones. Parte ms importante del documento. Ser la base para el WBS.
Entregables acordados.
Riesgos e incertidumbres.
Suposiciones.
Acciones recomendadas
Beneficios
Riesgos a asumir si se lleva a cabo la accin
Calendario
Incertidumbres
Suposiciones
Limitaciones
Apoyo requerido
Por otra parte, la reunin inicial con el equipo de trabajo (Kickoff meeting) debe encontrarse
dirigida hacia los siguiente objetivos:
Me conviene el proyecto?
Formacin
Los miembros del equipo requieren adquirir conocimientos sobre el proyecto y comprobar su
relacin con el resto.
El jefe de proyecto debe organizar y proveer la mxima informacin.
Reaccin
En base a lo aprendido, los miembros del equipo valoran los objetivos, roles y relaciones
establecidas. Puede dar lugar a conflictos.
El jefe de proyecto debe guiar e intentar llegar a soluciones pactadas para los conflictos
generados.
Normalizacin
Accin
Tiempo
mbito (scope)
Las estimaciones nicamente son predicciones aproximadas sobre elementos inciertos. Por
tanto, para llevarlas a cabo pueden emplearse diversas estrategias:
Planificacin
Definiciones previas:
Actividades o tareas: Elementos de trabajo que consumen recursos, tienen una duracin
limitada y un coste determinado.
La elaboracin debe estar centrada en la definicin de piezas de trabajo, sin tener en cuenta
limitaciones temporales, dependencias, recursos, etc
Ejemplo:
El WBS es una modelo visual ideal para la presentacin a la direccin dado que ofrece una
perspectiva real de todo el trabajo que el proyecto implica. Por otra parte, proporciona una
estructura lgica que facilita la determinacin de la duracin y coste de cada tarea, adems
de la asignacin de recursos y responsables.
Continuando con la planificacin, para cada tarea del WBS se debe estimar:
Duracin
Coste
mbito (Trabajo a realizar)
Responsable
Recursos
Definiciones:
Milestone: hito.
En este punto, se debe elaborar un diagrama de red partiendo de las tareas identificadas en
el WBS. Por una parte se especificaran las relaciones entre actividades y por otra se
considerarn los recursos necesarios y las limitaciones que estos imponen. Para cada
tarea se debe contemplar:
Forward pass
Backward pass
En este punto, en base a las duraciones de las diferentes tareas, debemos desarrollar el
diagrama de Gantt:
De forma complementaria, se debe llevar a cabo una gestin de los costes en los que el
proyecto va a incurrir. Para ello se identificarn los costes asociados a cada tarea en funcin
de los recursos utilizados:
Coste directo: gasto que se puede identificar rpidamente y es generado por la ejecucin del
proyecto
Mano de obra
Materiales
Proveedores y equipamiento
Formacin
Viajes y otros gastos
Costes indirectos: gastos que dan soporte a los servicios generales, ambiente
organizacional, etc
Instalaciones
Costes administrativos
Una aproximacin vlida para la gestin del riesgo conllevara la identificacin de las
amenazas existentes y la cuantificacin de la severidad de las mismas (probabilidad de
ocurrencia e impacto):
Para las amenazas de mayor severidad se puede optar por disear una respuesta que siga
alguna de las siguientes estratgias:
Uno de los puntos ms difciles de abordar y que mayor riesgo puede presentar son las
estimaciones de tiempo. Una tcnica comnmente utilizada para intentar reducir este riesgo
es el uso del PERT: Program Evaluation and Review Technique.
El PERT intenta integrar la variabilidad de las estimaciones, obligando a definir para cada
actividad:
La estimacin ms probable
Desviacin final del proyecto = Desviacin actual calculada + Desviacin futura estimada
En trminos generales, puede llegar a ser ms valioso estimar que al final del proyecto se
habr consumido un 10% ms de lo presupuestado, que indicar que actualmente se lleva
consumido un 7% de lo presupuestado.
Suele ser fundamental focalizarse en la desviacin final dado que permite tomar decisiones
en funcin del objetivo final y no al problema puntual actual.
Calendario
Coste
Funcionalidades
Calidad
Con el objetivo de ejercer las tareas de control se requiere recopilar la siguiente informacin
de forma peridica:
Calendario
Coste
Funcionalidades
Calidad
Formularios y plantillas: Proporcionar una hoja de calculo con las tareas del WBS junto a las
variables a controlar (fechas, costes, etc.) a cada miembro del equipo y solicitar que se
mantenga actualizada.
Planificada
Actual junto a la nueva proyeccin
Tabla de gastos:
En el momento en el que se detecten desviaciones, el project manager se encuentra
obligado a elegir alguna estrategias de recuperacin, considerando siempre las posibles
penalizaciones que estas suponen:
Aadir recursos
Aceptar substituciones
Reducir el mbito/alcance
La mejor forma de afrontar esta etapa es elaborando una lista de tareas a realizar (punch list)
para dar por concluido el proyecto. Es importante validar que los criterios de finalizacin
establecidos al inicio del proyecto se encuentran cubiertos.
Reconocer mritos.
Sugerencias de mejora.
Conclusin
Las herramientas y buenas prcticas ofrecidas por el Project Management Institute mediante
el PMBOK constituyen una aportacin de valor para la gestin de proyectos. Si bien, en su
totalidad no resultan tan giles y flexibles como otras metodologas (p.ej. Scrum, Lean, etc.),
si es posible extraer ideas y tcnicas que contribuyan al xito en la gestin de proyectos y
personas.