CONCEPTOS GENERALES

1. Base de Datos
Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con
la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos
impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos
estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema
de almacenar datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviados
SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y
estructurada. Las propiedades de estos SGBD, as como su utilizacin y administracin, se
estudian dentro del mbito de la informtica.
Existen Base de Datos Estticas; Son bases de datos de slo lectura, utilizadas
primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar
para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar
proyecciones, tomar decisiones y realizar anlisis de datos para inteligencia empresarial.
YBase de Datos Dinmicas; stas son bases de datos donde la informacin almacenada se
modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin, borrado y adicin de
datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede
ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de un supermercado, una
farmacia, un videoclub o una empresa.

Iniciando Microsoft Access 2013

Pulsar tecla de Windows + R
Digitar msaccess
Pulsar ENTER
Click en BASE DE DATOS DEL ESCRITORIO EN BLANCO
En NOMBRE DE ARCHIVO, ingresar un nombre referencial (VENTAS POR
EJEMPLO)
Click en el icono de la carpeta para establecer el destino, donde se guardar la
base de datos
Click en CREAR

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

TABLAS.- Para poder almacenar y organizar los datos.
CONSULTAS.- Para buscar y recuperar los datos de manera organizada
FORMULARIOS.- Para visualizar, modificar, agregar y eliminar datos de las tablas.
INFORMES.- Para estudiar, examinar o imprimir los datos con un diseo especfico
segn los criterios del diseador de base de datos.

MACROS.- Para automatizar los procesos en las tablas de la base de datos

Tablas
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser por ejemplo
CLIENTES o PEDIDOS.
Una Tabla se divide en:
Campo: Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por
ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden
empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar
 puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en
blanco en el medio.
Registro: es el conjunto de informacin referida a una misma persona u
objeto. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero
en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los
clientes cuyo cdigo postal sea 46625 (cuadro de campos y registros).

Formularios
Es un objeto en la que disponemos de lugares en blanco para introducir informacin, con un
campo separado para cada dato.
Adems un formulario en Access puede disponer de los llamados botones de comando.
Pulsando estos botones se ejecutarn funciones o tareas que ayudarn a manejar la
informacin.
Informes
Es una forma elegante de presentar los datos, puede enviarse a la pantalla o imprimirse.
Debemos tener presente que se trata solamente de una visualizacin, pues no podemos
modificar los datos que muestra la pantalla.

Macros
Es un conjunto de rdenes que damos al ordenador para que las ejecute de forma
simultnea cuando nosotros queramos. Una macro puede ejecutarse automticamente, por
ejemplo al abrir la aplicacin podemos asociarla a un botn de comando.

Mdulos
Conjunto de instrucciones que ejecutan varias acciones utilizando un lenguaje de
programacin llamado Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

CREAR UNA BASE DE DATOS UTILIZANDO UNA PLANTILLA

Estando en Access, click en FICHA ARCHIVO / click en NUEVO
Seleccionar la plantilla segn necesidad, por ejemplo ALUMNOS
Ingresar un nombre y asignar donde se guardar la copia
Click en CREAR

EXPLORANDO LAS TABLAS

(ARCHIVO PERSONAL 2017)
Vista de una Tabla.-
Abrir la base de datos arriba mencionada
Doble click en la TABLA PERSONAL
En la FICHA INICIO / click en VER
Nos muestra las opciones que podemos seleccionar
para poder cambiar la vista de los datos o el diseo de la tabla.

Proceso de Diseo de una Tabla

Tras la creacin de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la
creacin de la tabla o tablas, que almacenarn la informacin (los datos de los clientes, de
los pedidos, por ejemplo).
Click en la FICHA CREAR / Click en DISEO DE TABLA
Nos visualiza una ventana con los elementos NOMBRE DE CAMPO,
TIPO DE DATOS, DESCRIPCION (OPCIONAL) y en la parte inferior
PROPIEDADES DEL CAMPO.
 En NOMBRE DE CAMPO, TIPO DE DATOS Y PROPIEDADES DEL CAMPO ingresamos lo
siguiente:

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS PROPIEDADES DEL CAMPO

Codvendedor Texto corto Tamao del campo: 4
Appaternovendedor Texto corto Tamao del campo: 20
Apmaternovendedor Texto corto Tamao del campo: 20
Nomvendedor Texto corto Tamao del campo: 20
Dirvendedor Texto corto Tamao del campo: 35
Telvendedor Texto corto Tamao del campo: 8
Sexovendedor Asistente para bsqueda valores: F y M
Sueldo Moneda formato: fijo
Fechanacvendedor fecha/hora formato: fecha corta
Estadocivilvendedor SI/NO fich
a bsqueda: limitar a la lista: si
Fotovendedor OBJETO OLE
CVVendedor Hipervnculo
Observacin Texto Largo

Los CAMPOS CALCULADOS, permiten almacenar el resultado de un clculo.

Asignar CLAVE PRINCIPAL a cdigo de vendedor de la siguiente manera:
o Click en el campo Codvendedor / FICHA DISEO / CLAVE PRINCIPAL
o Pulsar CTRL + G para guardar la estructura de la tabla, colocarle como
nombre VENDEDOR por ejemplo.
Podemos modificar el nombre de la tabla haciendo click derecho sobre el nombre de la tabla, click
en CAMBIAR NOMBRE (OJO: LA ESTRUCTURA DE LA TABLA SE SUGIERE DEBE ESTAR CERRADA
PARA CAMBIAR DE NOMBRE A LA TABLA)
Si deseas que el texto ingresado a un campo se convierta a maysculas, en FORMATO ingresar >,
si lo quieres en minsculas sera < .
Una vez guardada la tabla si se desea modificar algo, hacemos click derecho en la tabla que
queremos modificar / click en VISTA DISEO.

Operaciones con Registros

ORDENAR REGISTROS
(Trabajar con el archivo: BUSQUEDAS)
Para manipular los registros y mostrarlos de manera adecuada podemos ordenarlos segn el
campo indicado.
Seleccionar el campo por el cual se har la ordenacin (por ejemplo, click en
EMPLEADO)
FICHA INICIO / click en ASCENDENTE o DESCENTE segn necesidad.

FILTRAR REGISTROS
Los filtros son usados para que se muestre slo los registros que cumplan una determinada
condicin.
Ejemplo1: Filtrar aquellos clientes cuyo CODCLIENTE empiece con la letra A
Click en la flecha hacia debajo de CODCLIENTE
Click en FILTROS DE TEXTOS / click en EMPIEZA POR
Digitar la letra A

Ejemplo2: Filtrar el campo MONTO de la tabla PEDIDOS_C para mostrar slo los campos que
tengan un monto menor a S/.500.00
Click en la flecha debajo de MONTO
Click en filtros de nmero
Click en MENOR QUE
Ingresar 500
Aceptar
 BUSCAR REGISTROS
(Trabajar con la Base VENTAS)

Seleccionar el campo por el cual se buscar el dato

Pulsar las teclas CTRL + B
Configurar:
En BUSCAR: ingresar el dato a buscar
En BUSCAR EN: campo actual
En COINCIDIR: se sugiere CUALQUIER PARTE DEL CAMPO
Pulsar ENTER o click en BUSCAR SIGUIENTE

REEMPLAZAR REGISTROS
Seleccionar el campo donde se har el reemplazo
Pulsar CTRL + B
Click en la FICHA REEMPLAZAR
Configurar:
En BUSCAR: ingresar el dato a reemplazar
En REEMPLAZAR POR: ingresar el dato que reemplazar
En BUSCAR EN: campo actual
En COINCIDIR: cualquier parte del campo
Pulsar ENTER o click en BUSCAR SIGUIENTE

LAS CONSULTAS
(Trabajar con la base de datos: VENTAS)
Hemos mencionado que las consultas son objetos que permiten mostrar de manera eficaz y
ordenada un conjunto de registros de una o ms tablas que cumplen con ciertas
condiciones.
Veremos los siguientes ejemplos:
Ejemplo1: Mostrar los vendedores de sexo femenino
Click en la FICHA CREAR / Click en DISEO DE CONSULTA
Seleccionar la tabla o tablas que estn implicados en la consulta (tabla VENDEDOR)
Click en AGREGAR
La tabla se mostrar en la parte superior de la ventana
Arrastrar o hacer doble click en los campos que se mostrarn en el resultado de la
consulta (Cdigo, apellidos, nombres y sexo), al arrastrar o hacer doble click los
campos se mostrarn en la parte de diseo de la consulta (parte inferior).
Entre la OPCION CRITERIOS y la columna SEXO, digitar la letra F
Si queremos ver el resultado de la consulta antes de guardarla, click en EJECUTAR
(FICHA DISEO)
Pulsar CTRL + G y asignar un nombre para guardar la consulta.
PARA DESARROLLAR OTRA CONSULTA, LOS PASOS SERAN LOS MISMOS A
EXCEPCION DE LOS CRITERIOS SEGN NECESIDAD.

Ejemplo2: Disear una consulta que permita pedir mediante inputbox el sexo a mostrar
Estando en la vista diseo de consulta, entre los campos SEXO y la opcin CRITERIO
se digita lo siguiente: [Ingresar Sexo]
Guardar consulta, al ejecutarla se mostrar una caja de ingreso de
datos(INPUTBOX), donde se ingresar el sexo a mostrar: F o M

Ejemplo3: Disear una consulta que permita pedir mediante INPUTBOX los sueldos mayores
a la cantidad que ingrese por teclado.

En el diseo de la consulta entre CRITERIOS y SUELDO se digitar [Sueldo mayor a]

 Guardar y ejecutar la consulta, al ejecutarla ingresar un monto.

Ejemplo 4: Disear una consulta que permita mostrar los sueldos comprendidos entre los
dos nmeros que ingrese mediante inputbox.

Estando en el diseo de la consulta entre CRITERIOS y SUELDO digitar:

>[Sueldo Mayor a ] y <[Sueldo Menor a ]
Guardar y ejecutar la consulta, al ejecutarla ingresar dos montos que
sern los parmetros de la solucin de la consulta.