TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja

un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un
memorando.,
REUNION DE APERTURA
Fecha: 13 de Enero de 2017 Lugar: Centro Empresarial Titan
Plaza Piso 12
Objetivo:
Contribuir a la mejora del Sistema de Gestin de la Calidad de la empresa
Disfruto Ltda.
Cumplir con los estndares de la norma internacional ISO 9001:2015.
revisin, control y cumplimiento procedimientos de compra y seleccin de
proveedores
Criterios de la Auditoria: Verificar si los sistemas de gestin de calidad que se
han desarrollado e implementado segn la planeacin estratgica de la entidad
en cada uno de los procesos administrativos y productivos de la entidad, cumple
con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2015 y si ha tenido un
impacto positivo en la empresa Disfruto Ltda.
Citacin:
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditora Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
comercializacin de productos fruver. La visita ser realizada por un equipo de
cuatro (4) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Equipo de Seleccin de Proveedores, seguido por el equipo de Recepcin y
causacin de facturas y finalmente se har revisin a los productos que se
encuentran almacenados en la bodega.
FECHAS:
16 A 19 de Enero Equipo Comercial o seleccin de proveedores
20 A 23 de Enero Equipo de Cuentas Por Pagar y Recepcin de Facturas
23 A 31 De Enero Equipo de Almacen, Bodega e Inventarios
En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin,
por favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del 30 de diciembre de
2016. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma
de las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de
apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea
que ser auditada. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de la
documentacin, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su
rea, adems de disponer de los equipos de proteccin personal necesarios. La
informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditora ser tratada
confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicacin sern en espaol.
NOMBRE PROCESO / AREA FIRMA
Francisco Alarcn Gerente Comercial Francisco A.
Alan Brito Jefe Recepcin de Alanbrito
Facturas
Elsa Pato Jefe Equipo Cuentas Elsapato
Por pagar
Elba Lazo Supervisor de Bodega Elbalazo
Edgar Gajo Jefe de Inventario Edgargajo

b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Documento Inscripcin La Empresa no establece el plazo
proveedores / Requisitos de contrato con los proveedores
2 Facturas Proveedores Varias facturas no contienen la
tarifa de ICA de acuerdo a su
actividad
3 rdenes de compra Sin observacin
4 Entrada al almacn En el formato indicar a que factura
se vincula la mercanca
5 Salida de almacn Se recomienda que el documento
sea firmado por la persona que
recibe en el punto de venta.
6 Chequeo mantenimiento Se recomienda utilizar un formato
inventario que sirva de bitcora para conocer
sobre el proceso de mantenimiento
del inventario en la bodega

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
COMUNICACION
Objetivo:
Contribuir a la mejora del Sistema de Gestin de la Calidad de la empresa
Disfruto Ltda.
Cumplir con los estndares de la norma internacional ISO 9001:2015.
revisin, control y cumplimiento procedimientos de compra y seleccin de
proveedores
Tipo de comunicacin: Oral: X
Escrita: X

Ejemplo comunicacin oral y/o escrito: Se realizaran entrevistas para

observar el proceso que se lleva a cabo en cada uno de los procesos que
realiza la entidad y que estn siendo susceptibles de auditoria, sin embargo se
dejara evidenciado en un acta lo solicitado y lo recibido de parte de los
encargados de las reas auditadas.

d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o

estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la
auditora (ejemplo: lista de Chequeo). Pasos para trabajar la informacin y
dar las conclusiones.
Se elaboraran las respectivas listas de chequeo de acuerdo a lo solicitado para
dar cumplimiento a la auditoria, se har llegar por correo la informacin
solicitada y el plazo de envi de parte de los encargados de las reas al equipo
de auditores.
Se utilizaran mtodos estadsticos para verificar la variacin de acuerdo a los
informes solicitados y recibidos de parte de los encargados de las areas en
proceso de auditora.
Se solicitaran encuestas para conocer la satisfaccin de los clientes con los
productos que se va a traducir en conocer si los proveedores tienen productos
que garanticen la satisfaccin del cliente y que sea proporcional al pago que
reciben de parte de la entidad
Se utilizaran mtodos de tabulacin de datos para poder esclarecer y dar una
opinin acorde a los documentos, informacin, evidencias y resultados
recibidos y analizados.
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditora Auditora Auditora
1 Proceso de Revisin, En los contratos X
seleccin de control y que se tienen con
proveedores cumplimiento los proveedores no
de manera se establece el
correcta de tiempo durante el
las cual ellos van a
diferentes ser nuestros
actividades proveedores
que realiza
la entidad
2 Facturas Revisin, En varias facturas X
control y los proveedores no
cumplimiento discriminan la
de manera tarifa de ICA
correcta de segn actividad, lo
las que puede
diferentes provocar una mala
actividades retencin que se
que realiza traduce en
la entidad sanciones
3 Proceso de Contribuir a Los procesos que X
entrada y la mejora del posee la empresa
salida de Sistema de para el manejo de
inventario; Gestin de la entrada, salida y
mantenimiento la Calidad de mantenimiento de
inventario la empresa los alimentos es
Fruver Ltda. correcta.
4 Encuestas Contribuir a Se realizaron X
Satisfaccin la mejora del encuestas de
Sistema de satisfaccin que
Gestin de arrojaron
la Calidad de resultados
la empresa positivos en
Fruver Ltda cuanto a la calidad
del producto y
servicio prestado
5 Infraestructura Contribuir a Los sitios aunque X
la mejora del estn bien
Sistema de adecuados si nos
Gestin de referimos a la
la Calidad de salud ocupacional,
la empresa se ve un
Fruver Ltda crecimiento de
operaciones que
correspondera a
un crecimiento de
infraestructura.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

Observaciones: situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos que en

especial funcionan muy bien o procesos que quiz exijan mayor investigacin. Las
observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.

Hallazgos menores: desviacin o falla en el cumplimiento de las especificaciones que

pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Quiz se trata slo de un desliz
 aislado en un procedimiento. Los hallazgos menores tambin se describen como
aspectos de mejoramiento continuo.

Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone en

riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un procedimiento indispensable.
Ruptura total del proceso o procedimiento.

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

No conformidad mayor o 1 (NCM): incumplimiento de un requisito, cuya gravedad

afecte en forma temporal o permanente la operacin del sistema de calidad y/o la
capacidad de producir resultados confiables.

No conformidad menor o 2 (NCm): incumplimiento de un requisito, cuya gravedad

no compromete en forma permanente la operacin del sistema de la calidad y/o la
capacidad de producir resultados confiables.

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.

En este punto el auditor debe hacer un resumen de lo realizado, mencionando los
aspectos a resaltar y luego los aspectos por mejorar y una recomendaciones.
El Equipo de auditores integrado por Jos Rodrguez (Auditor Lder), Oscar
Cceres (Auditor Comercial), Marco Rodrguez (Auditor de Proceso) y Juan
Lagos (Auditor Contable) durante el proceso de auditoria realizado a las reas
de Seleccin de proveedores, Cuentas por Pagar y Bodegas/Inventarios
encontraron los siguientes puntos a resaltar:
En los contratos que se firma con los proveedores no est especificando el
tiempo de prestacin de servicios de parte de la entidad, se recomienda
establecer un plazo, con el fin de evitar inconvenientes futuros a la entidad.
Los productos que se brindan de parte de los proveedores son de muy buena
calidad y son de satisfaccin del cliente junto con los servicios prestados en
durante la venta y envi de los mismos.
En Varias facturas que se reciben de parte de los proveedores no se est
discriminando la tarifa de Industria y Comercio que se debe aplicar a la entidad,
lo cual puede provocar una mala retencin de parte de las personas que
realizan la causacin, que a su vez puede traer consecuencias en la
presentacin de las declaraciones presentando sanciones por malas
retenciones; se recomienda solicitar al proveedor que discrimine la tarifa o en
su defecto enviar a la entidad el certificado de inscripcin de industria y
comercio.
Los procesos que se estn realizando a los productos en las bodegas para su
conservacin son correctos.
 Se evidencio en las infraestructuras que estn de acuerdo a las normatividades
referentes a la salud ocupacional de los empleados, sin embargo se evidencia
un aumento de las operaciones de la empresa, un crecimiento econmico lo
cual en un futuro se ver reflejado en la cantidad de documentos, informacin y
empleados necesarios para cumplir con sus actividades generadoras de renta,
por lo cual se recomienda iniciar una planeacin referente al crecimiento de
infraestructuras.
g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecucin real de la auditora.

Segn sea apropiado, se debe explicar lo siguiente al auditado durante la reunin de

cierre:
Prevenir respecto a que la evidencia de auditora recolectada est basada en una
muestra de la informacin disponible.
El mtodo de reporte.
El proceso de manejo de hallazgos de auditora y las posibles consecuencias.
Presentacin de los hallazgos y conclusiones de auditora de manera tal que sean
comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.
Cualquier actividad post-auditora relacionada (ej. implementacin de acciones
correctivas, manejo de quejas de auditora, proceso de apelacin). (ISO, 2011)

Pasos a seguir:
1. Una vez terminada la recoleccin de evidencias, se procede a la reunin de cierre
en la cual se har la presentacin de los resultados de la auditora (no
conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los
registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al
responsable del rea auditada.

2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente informacin:

Fecha y hora de la reunin de cierre.

Comentarios a los resultados de la auditora.
Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las no
conformidades encontradas, en un plazo mximo de diez (10) das hbiles.
Participantes de la reunin.

3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la auditora

05 de Febrero de 2017 03:30 PM

El Equipo de auditores integrado por Jos Rodrguez (Auditor Lder), Oscar

Cceres (Auditor Comercial), Marco Rodrguez (Auditor de Proceso) y Juan
Lagos (Auditor Contable) durante el proceso de auditora realizado a las reas
 de Seleccin de proveedores, Cuentas por Pagar y Bodegas/Inventarios
encontraron los siguientes puntos a resaltar:
En los contratos que se firma con los proveedores no est especificando el
tiempo de prestacin de servicios de parte de la entidad, se recomienda
establecer un plazo, con el fin de evitar inconvenientes futuros a la entidad.
Los productos que se brindan de parte de los proveedores son de muy
buena calidad y son de satisfaccin del cliente junto con los servicios
prestados en durante la venta y envi de los mismos.
En Varias facturas que se reciben de parte de los proveedores no se est
discriminando la tarifa de Industria y Comercio que se debe aplicar a la
entidad, lo cual puede provocar una mala retencin de parte de las
personas que realizan la causacin, que a su vez puede traer
consecuencias en la presentacin de las declaraciones presentando
sanciones por malas retenciones; se recomienda solicitar al proveedor que
discrimine la tarifa o en su defecto enviar a la entidad el certificado de
inscripcin de industria y comercio.
Los procesos que se estn realizando a los productos en las bodegas para
su conservacin son correctos.
Se evidencio en las infraestructuras que estn de acuerdo a las
normatividades referentes a la salud ocupacional de los empleados, sin
embargo se evidencia un aumento de las operaciones de la empresa, un
crecimiento econmico lo cual en un futuro se ver reflejado en la cantidad
de documentos, informacin y empleados necesarios para cumplir con sus
actividades generadoras de renta, por lo cual se recomienda iniciar una
planeacin referente al crecimiento de infraestructuras.

La Empresa Disfruto Representada legalmente por el Seor Armando Casas se

compromete junto con su equipo de trabajo integrado por Juan Melas (Contador),
Francisco Alarcn (Gerente Comercial), Alan Brito (Jefe Recepcin de Facturas),
Elsa Pato (Jefe Equipo de Cuentas Por Pagar), Elba Lazo (Supervisor de Bodega)
y Edgar Gajo (Jefe de Inventario) a realizar una planeacin estratgica y sus
respectivos planes de accin en un plazo de diez (10) das, con el fin de mejorar e
implementar nuevos mecanismos y/o estrategias que corrijan, mejoren y/o
prevengan las situaciones evidenciadas de parte del equipo auditor y que a su vez
vayan ligadas al Sistema de Gestin de la Calidad adoptado por la entidad.

NOMBRE PROCESO / AREA FIRMA

Francisco Alarcn Gerente Comercial Francisco A.
Alan Brito Jefe Recepcin de Alanbrito
Facturas
Elsa Pato Jefe Equipo Cuentas Elsapato
Por pagar
Elba Lazo Supervisor de Bodega Elbalazo
Edgar Gajo Jefe de Inventario Edgargajo
 Armando Casa Representante Legal ArmandoCasas
Juan Melas Contador JMelas
Jose Rodriguez Auditor Lider J.Rodriguez

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Se evidencia un acercamiento al proceso de auditora llevado a cabo en las
entidades, los paso a paso y los documentos, estrategias y mtodos utilizados
para poder observar, analizar y dar los respectivos resultados de los procesos en
los cuales se est actuando como auditor.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

Leer y analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditora.
Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.