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1. DEFINICION
2. FINALIDAD.
Puede ser mltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo
de la ciencia, la tecnologa o la medicina, hasta tener un carcter cultural, social o
poltico. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener
como objetivo. Estos organizadores son lo que conforman el denominado Comit
Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del
congreso, y que estarn compuestas por un ramillete de profesionales de las ms
diversas reas.
3. TIPOS DE CONGRESOS
Congresos ordinarios.
Son aquellos, que con independencia de sus objetivos, se celebran con una cierta
periodicidad. Pueden ser anuales, bianuales, etc. En algunos pases tambin se les
llaman congresos peridicos.
Congresos extraordinarios.
Independientemente del objetivo del congreso, son aquellos que celebran de forma
extraordinaria, por diversas razones, bien por hechos fuera de lo comn o por
razones extraordinarias. Este tipo de congresos se pueden convertir en ordinarios, si
luego tienen una cierta periodicidad.
a. Congresos Cientficos.
b. Congresos Acadmicos.
Son aquellos en los que se tratan distintos aspectos relacionados con el mundo
de la enseanza (ya sean cientficos, sociales, etc.).
c. Congresos Culturales.
d. Congresos Artsticos.
e. Congresos Tecnolgicos.
De forma genrica, tratan de los avances y novedades que se dan en los campos
de la tecnologa, en cualquiera de sus especialidades: medicina, informtica,
etc.
a. Congresos sociales.
b. Congresos privados.
a. Congresos constituyentes.
Son aquellos en los que la finalidad del congreso es definir una lnea poltica,
constituir nuevas normas, reglamentos, o estatutos.
b. Congresos reconstituyentes.
Hay muchas maneras de difundir este tipo de conocimientos, como pueden ser
revistas tcnicas, artculos especializados en revistas generales, nuevos medios
como Internet, o simplemente la publicacin de un libro. Pero ninguno de estos
medios se puede comparar a la presentacin en directo de las personas que han
desarrollado estos descubrimientos-avances-estudios, sus explicaciones y sus
opiniones.
Las preguntas principales que debemos hacernos antes de organizar el congreso seran:
Por qu?
Motivo por el que realizar el congreso. Puede ampliar este punto en el tema que hemos
dedicado al porque en este captulo sobre los congresos.
Cundo?
Tratar de encontrar unas fechas que sean idneas para la realizacin del congreso,
evitando la coincidencia con otro tipo de eventos similares, ya sean en el mismo pas o
en el extranjero, y que pudieran restar participacin de personas de relevancia para el
mismo. Tambin, puede tener cierta importancia, el lugar elegido y las fechas de
disponibilidad del mismo.
Cunto?
Dnde?
Cul?
Debemos determinar cules son los objetivos que deseamos conseguir del congreso, y
cul es la naturaleza del mismo. Debemos ser capaces de establecer una serie de metas y
objetivos para poder evaluar al final del congreso la eficacia del mismo y su xito. Este
la manera de establecer un buen "control de calidad" del mismo fijarse objetivos, y ver
cuntos de ellos se han cumplido, cuales no y los motivos.
Quin?
Una de las partes ms importantes de cualquier congreso son los participantes (que son
de dos tipos: congresistas y ponentes). Saber el nmero potencial de participantes que
podemos tener para el mismo, nos puede dar una idea de la cantidad de personas con las
que podemos contar para el evento. Ahora bien, este punto se encuentra muy
relacionado, a parte de la sede, coste, programa de ocio, etc. con la asistencia de
personalidades y ponentes de gran categora profesional. Si los ponentes y las
conferencias son de un "buen nivel" es probable contar con una gran asistencia. Vamos a
definir los dos tipos de participantes, definiciones del Diccionario de la Real Academia
Espaola:
Cmo?
Otro punto fundamental a tener en cuenta es cmo vamos a organizar y desarrollar el
congreso. El cmo significa saber que medios necesitamos (evaluar las necesidades de
personal, de material, de medios logsticos, etc.) y con qu medios contamos (medios
humanos, materiales y econmicos) y las necesidades que tenemos en este campo. La
obtencin de recursos econmicos puede venir de varias fuentes: cuotas de inscripcin,
patrocinios, esponrizaciones, etc.
En una primera fase de la planificacin deberemos definir de forma clara los objetivos
del congreso, para conocer los sectores a los que el mismo puede implicar.
En esta fase de planificacin adems de "clarificar" los objetivos del congreso, tambin
se establecen los principales puntos a desarrollar como son: intenciones del congreso,
definicin de los miembros organizadores, ideas sobre las fuentes de financiacin
(publicidad, cuotas de inscripcin, etc.), marketing del congreso, ponentes a invitar,
eleccin de fechas y lugar del encuentro, organizacin de comits, etc.
7. EL COMIT ORGANIZADOR
Una vez iniciada la fase de planificacin, lo primero que debe hacer el equipo gestor del
congreso, es crear y definir el "Comit Organizador", pieza clave y principal rgano
gestor del congreso.
Presidente.
Vicepresidente.
Secretario.
Vocales y Coordinadores.
Estos comits dependen del "Comit Organizador" que es el rgano rector o cabeza
principal del congreso.
Dependiendo del tipo de congreso que se vaya a organizar y del tamao del mismo se
pueden crear diversos comits dependientes del comit organizador. Como es imposible
hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos de los ms habituales en
cualquier tipo de congreso:
Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos,
etc. En definitiva, son los "contables" del congreso, encargados de todo lo que tenga
que ver con los ingresos y gastos. Tambin es conocido como "Comit de Cuentas".
Es aquel cuya misin es todo lo que tenga relacin con el tema laboral del congreso.
Es el encargado de evaluar las necesidades "humanas" del congreso, contratando el
personal necesario para las distintas reas del congreso.
Son un conjunto de expertos en las materias sobre las que va a versar el congreso.
Es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos cientficos del
congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etc.
La duracin de un Congreso segn los expertos suelen durar entre tres a cinco das.
9. XITO DE UN CONGRESO.
Al igual que en todo evento se deber definir con exactitud los recursos necesarios y los
costos que se emplearn en su realizacin.
Para asegurar un alto nivel de impacto y de acogida ser necesario establecer un plan de
mercadeo, definir un plan de comunicacin que contemple las fases de preparacin, de
ejecucin, de evaluacin y establecer mecanismos de control de calidad que luego sern
revisados a fin de determinar los que se cumplieron y los que no. Esta evaluacin
permitir valorar aciertos y desaciertos y dejar un bagaje de experiencias que podr
aprovecharse en un evento posterior.
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/los-congresos-que-son-finalidad-donde-se-
celebran-cuando.html
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/tipos-de-congresos-criterios-de-
clasificacion.html
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/porque-organizar-un-congreso-razones-
culturales-economicas-ludicas.html
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/preguntas-fundamentales-porque-cuando-
cuanto-donde-cual-quien-el-congreso.html
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el-comite-organizador-composicion-
funciones-tipos-de-comites.html