Usar varias tablas para crear una tabla dinmica

Excel permite administrar datos numricos de cualquier tipo de complejidad que se

pretenden analizar con cierto grado de profundidad.

Permite el empleo de herramientas para efectuar anlisis y la previsin de

resultados en una hoja de clculo modelo.

Las tablas dinmicas son cuadros interactivos que permiten agrupar y resumir
grandes cantidades de informacin con un formato especfico y as tener la
capacidad de realizar anlisis y generar reportes de forma sencilla.

Las tablas dinmicas ayudan a generar crnicas visuales con la informacin

contenida dentro de una hoja de clculo. Tambin permite el empleo de
informacin ubicada en una fuente externa. 1
Para generar una tabla dinmica se realiza lo siguiente:

1. Se abre un nuevo documento en Excel.

2. Se captura la informacin que estructura la tabla
3. Se selecciona el contenido del cuadro de datos

4. En la seccin de Insertar se elige la funcin de Tabla dinmica.

5. En el cuadro de dialogo se selecciona de forma automtica el rango, que se
haba seleccionado previamente.
6. En el mensaje de Elija donde desea colocar el informe de tabla
dinmica, se marca la opcin deseada, en ste caso Nueva hoja de
Coordinacin de Educacin Continua y a Distancia (CECAD).
Edificio A 2 piso. Calzada del Hueso 1100, Col. Villa Quietud, Delegacin Coyoacn, C.P. 04960, D.F. Mxico,
Tels: 5483-7478, 5483-7103, 5483-7106, 5483-7414. Fax: 55 94 73 18.
E- mail CECAD: cecad@correo.xoc.uam.mx
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 clculo para que el programa la genere dentro del mismo libro. Se pueden
considerar datos externos generados en otro programa u otra hoja de
clculo.
7. Para el ejemplo se utilizar Nueva hoja de clculo dentro del mismo libro.

8. Dentro de la nueva hoja que se genera se asignan los campos a considerar

como elementos de la tabla dinmica que sern empleados para el informe,
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los campos se pueden observar a la derecha de la hoja en el recuadro de la
tabla.

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9. Se eligen el Nombre, las materias de Matemticas,
Computacin, Qumica y el Promedio. Debe
observarse que conforme se seleccionan los campos a
introducir dentro del informe, stos aparecen en la
nueva hoja generada.

10. En la tabla resultante del informe, se puede apreciar que en el campo de

Promedio los datos se muestran con una gran cantidad de cifras
decimales, por lo cual se deben de modificar al nmero de decimales que
se deseen dentro del informe, en ste caso dos cifras decimales.

11. Se selecciona dentro de la tabla del informe la columna correspondiente al

Promedio, con la finalidad de reducir las cifras decimales.

12. Empleando el smbolo de Disminuir decimales que se

localiza en la cinta de opciones de la funcin Inicio, se
presiona el botn izquierdo del mouse las veces que sea necesario hasta
lograr el nmero adecuado de decimales para el informe, en ste caso se
dejar en dos decimales.

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13. Dentro de la cinta de opciones de la funcin Analizar, se elige la de Tabla
dinmica, de tal manera que se puedan realizar algunos cambios como el
nombre, ya que el programa asigna uno de forma automtica, adems de
algunas otras funciones tiles para poder presentar un buen informe.

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14. Para los objetivos del ejemplo se emplear el nombre de Primer estudio,
de tal forma que se pueda identificar la tabla.

15. Se asignan los elementos de la tabla original que se desean presentar en el

reporte, se utilizarn los campos Nombre, Matemticas, Computacin
Qumica y promedio.

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16. Al terminar de ingresar los elementos que se requieren para el informe, se
observa que a las etiquetas les asigna nombres de forma automtica, de tal
manera que no se confundan con las etiquetas de la tabla de origen.

17. Para cambiar el nombre de la primera columna, que es la etiqueta de

referencia, simplemente se presiona dos veces el botn del mouse, de tal
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forma que se ponga en color sombreado, se teclea el nombre que se le
quiere asignar a esa columna. Se observa que queda en el recuadro de
FILAS.
18. El resto de los campos aparecen con un nombre especial, Suma de
Matemticas, Suma de Computacin, Suma de Qumica y Suma de
promedio.
19. Los nombres son asignados por la zona donde quedaron ubicados, se
pueden cambiar de forma personalizada, de tal manera que sean
identificados por el usuario.
20. Para realizar los cambios dentro de cada uno de los campos, se hace doble
clic con el botn izquierdo del mouse, de tal firma que aparezca el cuadro
de dilogo Configuracin de campo de valor.
21. Se debe de tomar en cuenta el rea donde qued ubicado el campo de
inters, ya que de eso depende como quede dentro de la tabla dinmica.

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 22. Se cambia la etiqueta Suma de Matemticas por el de Matemticas 1. Se
debe considerar que no se permite utilizar los nombres de las etiquetas de
la tabla original, ya que se consideran repetidas. De igual forma cambiamos
las otras etiquetas de la tabla.

23. Con el cursor sobre cualquiera de las celdas de la tabla dinmica se

selecciona la funcin Diseo, de tal forma que se pueda dar una
presentacin especial a la tabla.
24. Dentro de la funcin se selecciona la opcin de Estilos de tabla dinmica, 6
ah se elige la de agrado para el usuario, para el ejemplo se emple Estilo
de tabla dinmica medio 21.
25. La tabla queda lista para ser impresa o realizar alguna otra funcin.

El mismo procedimiento se hace para realizar una tabla dinmica a partir de otra
tabla simple de datos, el procedimiento es:

26. Se seleccionan los datos del cuadro de informacin.

27. Se aplica la funcin Insertar y dentro de ella la opcin de Tabla, de tal
manera que se genere una tabla simple de datos.
28. Se observar el cuadro de dilogo que solicita la ubicacin de los datos que
sern agrupados en la tabla simple de datos.

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29. En la parte inferior se activa el recuadro de La tabla tiene encabezados,
de tal manera que al generarla se coloquen en sus respectivos lugares.

30. El programa se acomoda de forma automtica en la funcin Diseo, que es

el lugar donde se definir el acabado de la tabla generada.
31. Se elige el Estilo de tabla medio 14, debe observarse que en el mensaje
no aparece el trmino de Tabla dinmica.
32. Para cambiar el nombre de la tabla se utiliza la funcin Diseo, recordar
que debe de estar el cursor sobre la tabla.
33. En la seccin de Propiedades, se elige el nombre que identificar a la tabla
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dentro del libro que se est trabajando.
34. Si el nombre es de dos o ms palabras, ste deber de estar vinculado con
un guion bajo, ya que no acepta espacios en blanco. Para el ejercicio se
emplea el nombre Tabla_calificaciones.
35. El procedimiento que se sigue es el mismo, la nica diferencia es que el
programa selecciona de forma automtica la tabla a utilizar, adems coloca
el nombre de la tabla empleada dentro del cuadro de dilogo que se

despliega.

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 36. Debe observarse que no se marcaron las celdas que contienen las
etiquetas, ya que de forma automtica las reconoce.
37. El procedimiento es igual al antes revisado, de tal forma que la tabla
dinmica queda colocada en la nueva hoja que se eligi.
38. Si no se hubiera solicitado una nueva hoja, entonces la tabla dinmica se
coloca en la misma hoja del libro activo.

Nota: al realizar alguna modificacin en la tabla simple de datos o en el cuadro de

datos, se debe de elegir la funcin Analizar y la opcin de actualizar, de esa forma
se van aplicando los cambios a la tabla dinmica que servir de informe sobre el
trabajo.

Para poder vincular ms de una tabla en una Tabla dinmica, se sigue el mismo
procedimiento, hasta llegar al punto donde se gener la tabla.

Para poder vincularlas se sigue el procedimiento: 8

1. En el recuadro de Campos de la tabla dinmica se elige la opcin de MS
TABLAS para poder desplegar el cuadro donde solicita Crear nueva
tabla dinmica.
2. Leer con detenimiento el mensaje, ya que es
necesario crear una nueva tabla dinmica. Se
presiona el botn de S.
3. Dentro del cuadro de dilogo de Campos de la tabla
dinmica que aparece, se puede observar que ya se
encuentran los nombres de las tablas activas, de tal forma
que se selecciona aquella que quiere agregarse.
4. Se hace la seleccin de la nueva tabla que ser aadida a la
existente.
5. Al desplegarla se seleccionan los campos que sern agregados a la tabla,
debe considerarse que al aadir uno de los

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 campos, el cuadro de dilogo enva un mensaje donde solicita la creacin
de una relacin entre las tablas, se acepta la opcin de Crear.
6. En el cuadro de dilogo que aparece, se asignan los nombres de las tablas
a relacionar y los campos de relacin, se debe de recordar que los campos
llevan el mismo nombre de etiqueta. Se presiona el botn de Aceptar.

7. Posteriormente ya se pueden indicar los campos que sern agregados a la

tabla, de tal manera que ya se tengan, la tabla queda completa.
8. Si se desea se pueden cambiar los nombres de las etiquetas de cada una
de las columnas, presionando dos veces el botn izquierdo del mouse
9
sobre la etiqueta a modificar.
9. Otra opcin para cambiar el nombre es colocar la celda de la etiqueta de

forma activa y en la Barra de frmulas se modifica esa etiqueta.

10. Ya finalizado el trabajo se pueden generar nuevas tablas dinmicas para el

informe, eso lo define el usuario.

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Nota: Si se desea se pueden centrar los datos de la tabla dinmica, seguirn
teniendo su valor pero con una presentacin ms estilizada.

Se guarda el archivo con el nombre que mejor convenga a los intereses del
usuario. Para el ejemplo se utiliza apellido_practica_administraciondetablas

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