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Combinacin de Correspondencia en Word

2013
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word 2013 nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar
los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma
podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en
el lugar donde estn almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de

etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.

Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales:

el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman
su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el

documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede
ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento
de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros
compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde
a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro
ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y
la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Ing Mariana Chavarry Chankay

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Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta

utilizar esta potente utilidad de Word.
Se les mostrar un ejemplo de cmo utilizar esta funcin para enviar cartas, para esto
necesitaremos lo siguiente:

1 Carta redactada en Word

1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes

utilizar otras opciones como Access o Outlook

El ejemplo consiste en l envi de una carta, ofreciendo los servicios de una

empresa de redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos
personalizar la carta con los datos de los destinatarios.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin.

Imagen 1: Tabla de Datos

Tengan claro donde tienen guardado el archivo Excel.

Ing Mariana Chavarry Chankay

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Pestaa Correspondencia
Una vez que tenemos la Base de Datos y el Documento principal podemos ir a la
Pestaa Correspondencia de Word y combinamos la BD con la carta

1
2

Imagen 2: combinacin con Documentacin actual

En el archivo del Documento principal, seguimos los siguientes pasos:

a) Ir a Combinacin de Correspondencia
b) Iniciar combinacin de correspondencia o Seleccionamos
asistente de correspondencia
c) Comenzamos con el asistente de correspondencia o
Seleccionamos el tipo de documento: Carta y siguiente o
Utilizar el documento actual y siguiente
o En escoger los destinatarios, clic en Utilizar una lista existente, y
presionamos el botn EXAMINAR. Aqu es donde buscamos nuestro
archivo excel.
Despus al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldr una ventana como esta:

Ing Mariana Chavarry Chankay

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Imagen 3: Para Seleccionar una Tabla

Presionamos aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la hoja que
corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros
colocar en la carta, posibilitando el filtrar, esto es ideal si solo quieres
enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Imagen 4: Combinando con la Base de Datos

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita,

procedemos a la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se
refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Ing Mariana Chavarry Chankay

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PARA ASIGNAR
CAMPOS EN
NUESTRA CARTA

Imagen 5: Asistente de Combinacin en el Documento

Clic en Ms Elementos, aparece una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes colocar en el documento al posicionarte sobre el campo
y luego INSERTAR. Si el campo no est insertado donde debiese en el documento,
lo puedes mover con un simple cortar y pegar.

Imagen 6 : Listado de Campos

Ing Mariana Chavarry Chankay

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Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma

<<Nombre>>, es solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el
documento.

Imagen 7: Asignacin e Campos en el Documento

Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de

correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver cmo cambia con
los controles

Ing Mariana Chavarry Chankay

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Imagen 8: Combinacin de Datos

Las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y
Combinar puedes escoger entre:

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los

datos correspondiente al nmero de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir
3. Enviar por Correo

Si no se hubiera tenido el archivo en excel con la base de datos, se hubiera podido crear
la lista aqu mismo en Word de la sgte. manera:

Ing Mariana Chavarry Chankay

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1. Dando clic en la opcin Escribir una Lista Nueva

Imagen 9: Si desea Trabajar la Base de Datos de otra foma

2. Clic en Crear, y se mostrar la siguiente Ventana

Imagen 10: Nueva Lista de Direcciones

Ing Mariana Chavarry Chankay

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3. Al dar clic en Personalizar Columnas podremos determinar el nombre de los

Campos a partir de los que el programa nos brinda, usando los botones: Eliminar,
Agregar, Cambiar Nombre, Subir o Bajar

Imagen 11: Personalizacin de Campos

4. Llegando as a obtener los Campos que se necesitan:

Imagen 12: Listado de los Campos que se han generado

5. Clic en Aceptar, para poder as editar nuestros datos

Ing Mariana Chavarry Chankay