R V O

Francisco Lopes de Aguiar

Mestre em Cincia da Informao pela Pontifcia Universidade Catlica de Campinas e Pro-
fessor do curso de Biblioteconomia das Faculdades Integradas Corao de Jesus (FAINC).
Maria de Ftima Gonalves Moreira Talmo
Doutora e Mestre em Cincias das Comunicaes
pela Universidade de So Paulo (ECA-USP).

O Controle de Vocabulrio da
Linguagem Orgnico-Funcional
Concepo e princpios terico-metodolgicos

INTRODUO e uso da informao orgnico-funcional

mediada por uma linguagem consistente.

A
o considerar que as prticas
documentrias no contexto
arquivstico se desenvolvem
no universo da linguagem a questo da
linguagem percorre todo o ciclo documen-
trio (produo, registro, organizao,
disseminao, recuperao e assimilao),
observa-se a importncia do controle de
vocabulrio como um recurso normativo
para nomear as atividades, os procedimen-
tos funcionais, os tipos documentais e os
rgos produtores que compem a estrutu-
ra organizacional de uma instituio, com
a funo de assegurar o compartilhamento
Do ponto de vista do ciclo documentrio
arquivstico, pode-se dizer que a utilizao
de uma linguagem normalizada de acordo
com o contexto e a cultura organizacional
de uma instituio um dos fatores de-
terminantes para garantir a dinmica e a
totalidade do ciclo documentrio (produ-
o, organizao, disseminao).
A complexidade da estrutura orgnico-
funcional (departamentos e setores) de
uma instituio, aliada s caractersticas e
especificidades funcionais de cada um dos

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rgos produtores de informao, acaba,
por vezes, refletida em linguagens espec-
ficas, o que dificulta o compartilhamento
da informao orgnico-funcional.
Assim, nomeiam-se procedimentos e ati-
vidades funcionais e tipos documentais
utilizando-se da linguagem natural que
acaba ocasionando disperso terminol-
gica e dificultando o compartilhamento da
informao orgnico-funcional. Para agra-
var ainda mais a questo da linguagem,
temos a influncia e s vezes a imposio
das linguagens especializadas das reas
jurdica, fiscal-financeira e administrativa,
tcnicas, dentre outras.
Mesmo considerando que as prticas ins-
titucionais perpassam pela linguagem, a
questo pouco percebida pelas institui-
es. Os rudos e as inconsistncias ocor-
ridas nos processos de compartilhamento,
recuperao e transferncia da informa-
o, na maioria das vezes, so atribudos
a falhas das tecnologias de informao e
comunicao, ignorando-se a questo da
linguagem.
As questes enunciadas acima dificultam
as atividades de produo, acesso, recu-
perao e uso da informao orgnico-fun-
cional pela ausncia de uma terminologia
institucionalizada.
Desse modo, a importncia de uma lingua-
gem comum a todos imprescindvel para
garantir a comunicao compartilhada da
informao orgnico-funcional.
Nessa perspectiva, as instituies arqui-
vsticas num contexto organizacional
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E
podem contribuir para potencializar a
racionalizao e o compartilhamento dos
fluxos da informao orgnico-funcional,
ao propor a implementao de um plano
de gesto e organizao da informao,
incluindo a preocupao com normaliza-
o/padronizao da linguagem orgnico-
funcional, com a finalidade de assegurar
a racionalizao e univocidade termino-
lgica na nomeao dos procedimentos e
atividades funcionais, rgos produtores
e tipos documentais.
Para garantir a institucionalizao de
uma linguagem nor malizada, precisa-
se da elaborao de nor mas e proce-
dimentos para subsidiar as atividades
documentrias abrangendo todo o ciclo
arquivstico (produo, organizao e
disseminao).
A normalizao com base terminolgica,
rara vezes, s ocorre na fase permanente
dos arquivos, no momento da elaborao
de um plano ou quadro de classificao.
Em sntese, um sistema de normalizao
com base terminolgica para nomear as
funes, atividades, procedimentos e r-
gos produtores pode contribuir para: a
racionalizao dos fluxos da informao
orgnico-funcional; a eficcia nos proces-
sos de controle de uso da informao; a
eficcia nas atividades de recuperao
da informao orgnico-funcional; evitar
disperso de documentos produzidos por
um mesmo rgo e pela mesma atividade;
a eficcia nos processos de gesto e ava-
liao de documentos; garantir a memria
documentria arquivstica.
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Nessa perspectiva, apontamos como pro-
posta para subsidiar a normalizao e ga-
rantir a univocidade na linguagem orgni-
co-funcional nos sistemas de recuperao
da informao arquivstica os princpios
terico-metodolgicos da terminologia.
Ao oferecer aportes metodolgicos e prag-
mticos para retificar as dissonncias de
linguagem ocorridas durante as etapas de
produo, organizao, representao,
acesso e recuperao da infor mao,
utiliza-se como recurso nor mativo o
princpio da univocidade terminolgica
e conceitual de um objeto, processo ou
atividade funcional. Nesse sentido, este
princpio estabelece uma correspondn-
cia nica entre o significante/significado,
impedindo deste modo a ocorrncia de
ambiguidades (Ferreira, 1999).
A terminologia como rea interdisciplinar
serve de apoio s atividades de indexao
e recuperao e construo de lingua-
gens controladas. Entretanto, pertinen-
te fazer um recorte, a fim de atender ao
interesse documentrio. Neste trabalho,
interessa-nos compreender as implicaes
impostas pela linguagem e a importncia
do controle de vocabulrio (processo) e
do vocabulrio controlado (instrumento
documentrio), para materializar e gerir
o controle de vocabulrio no contexto da
organizao e recuperao da informao
orgnico-funcional.
Assim, interessa-nos os aspectos da
semntica, disciplina que se ocupa do
sentido ou da significao dos elementos,
a sintaxe, disciplina que se ocupa das
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relaes que estabelecem a partir da orga-
nizao sintagmtica dos elementos e, de
certo modo, a morfologia que, sintetizando
parcialmente aspectos da semntica e da
sintaxe, se encarrega da identificao das
partes da palavra e de suas condies de
ocorrncia (Cintra, 1983, p. 7). Ou seja,
o processo de controle de vocabulrio
pressupe intervenes no: controle da
normalizao gramatical a forma dos
termos; controle semntico dos termos
ou controle do significado.
Ao nor malizar a linguagem or gnico-
funcional, tem-se a oportunidade de mini-
mizar as ambiguidades e a plurivocidade
dos termos na nomeao das atividades,
procedimentos funcionais e tipologias
documentais, permitindo o compartilha-
mento eficaz e atendendo uma diversidade
de usurios.
Segundo Hagen (1998), a norma ISAAR
(CPF) Norma Internacional de Autoridade
Arquivstica para Entidades Coletivas, Pes-
soas e Famlias enuncia a necessidade
do controle de vocabulrio nos arquivos:
o objetivo da norma assegurar que haja
uma lista controlada com os nomes das
instituies, pessoas e famlias produto-
ras de arquivos, ou seja, assegurar que
no sejam utilizados diversos nomes ao
mesmo temo para a mesma entidade,
dificultando o acesso do pesquisador
que faz a busca. Alm do nome, a norma
tambm estrutura um campo com dados
contextuais: localizao, rea geogrfica
de atuao, nacionalidade, situao
legal, rea de atuao, atribuies,
 A C
estrutura administrativa, relaes com
outras pessoas, famlias e instituies,
entre outros (para cada um dos tipos de
entidade descrita aplica-se um conjunto
de infor maes especficas) (Hagen,
1998, p. 297).
Nessa perspectiva, destaca-se o controle
de vocabulrio e o vocabulrio controlado
como dispositivos para garantir o acesso
e o uso da informao orgnico-funcional,
e atender s necessidades informacionais
de um grupo heterogneo de usurios.
INTERVENINCIAS LINGUSTICAS
NOS SISTEMAS DE RECUPERAO
DA INFORMAO
P
ara construir um sistema de in-
formao arquivstica capaz de
responder s necessidades de
informao dos usurios e das institui-
es necessrio considerar a linguagem
como componente central nos processos
da organizao da informao. Isso, por-
que a informao, para ser organizada
no arquivo, recorre a termos retirados
da linguagem natural. Assim sendo, a
informao, para ser reconhecida e com-
partilhada, precisa ser enunciada por meio
de uma linguagem (um cdigo) (Smit,
2005, p. 15).
No entanto, para que um sistema de recu-
perao cumpra sua funo com eficcia
preciso adotar uma linguagem nica que
seja capaz de compatibilizar as diversas
linguagens: sistema de informao; do
profissional da informao; do documento
e do(s) usurio(s).
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E
Na construo de uma linguagem interlo-
cutora capaz de provocar a comunicao
documentria, devem-se identificar as inter-
venincias lingusticas e terminolgicas, isto
, a diversidade de significaes das unida-
des lexicais e sua variao terminolgica.
Faulstich (2002) aponta dois grupos de
variantes terminolgicas: concorrentes e
coocorrentes. As variantes concorrentes
relacionam-se com o discurso de um do-
mnio especializado e competem entre si
at que uma das variantes se consolide
na rea. As variantes coocorrentes so
aquelas referentes s ocorrncias de si-
nonmias no discurso especializado, isto
, um conceito pode ser representado por
vrios termos e um termo pode se referir
a mais de um conceito.
As variantes terminolgicas lingusticas
classificam-se em: a) variante terminol-
gica fontica o registro pode ser feito de
acordo com a norma falada; b) variante
terminolgica morfolgica h alternn-
cia de estrutura de ordem morfolgica;
c) variante terminolgica sinttica duas
construes sintagmticas alternam-se
com a funo de predicao de uma
UTC (unidade terminolgica conceitual);
d) variante terminolgica lexical h o
apagamento de algum item da estrutura
lexical sem alterar o conceito; e) variante
terminolgica grfica o termo registra-
do sob mais de uma forma.
J as variantes terminolgicas de registro no
plano horizontal, no plano vertical e no pla-
no temporal classificam-se em: a) variante
terminolgica geogrfica so expresses
 R V
para designar um mesmo conceito utilizado
por falantes de uma mesma lngua em re-
gies diferentes; b) variante terminolgica
de discurso so expresses utilizadas para
um mesmo conceito nos diferentes nveis de
discurso: nvel cientfico, tcnico ou de di-
vulgao cientfica; c) variante terminolgica
temporal so designaes para um mesmo
conceito que concorrem simultaneamente
durante um perodo de tempo, firmando-se a
preferncia por uma substituio a anterior
e deixando-a em desuso.
Para proceder a um processo de normali-
zao, com vistas a garantir a univocidade
terminolgica de um sistema document-
rio, imprescindvel mapear as variantes
gramaticais do mesmo termo e/ou con-
ceito, as formas do singular e plural e
diferentes flexes dos tempos verbais. E,
por outro lado, os termos e/ou conceitos
so agrupados diante de um mesmo con-
ceito ou um similar, isto , sinnimos ou
palavras que so equivalentes.
Em relao normalizao gramatical e
terminolgica, Austin (1986) relembrou
que o uso de vocabulrio controlado [...]
e o seu respectivo uso na recuperao
da informao vo requerer o estabele-
cimento de certas regras terminolgicas
recomendadas, tais como:
Conceitos devem ser representados
consistentemente para os propsitos
de recuperao, por substantivos ou
frases substantivadas; os indexadores
devem trabalhar com um vocabulrio
de ter mos preferidos, designando-se
um dos sinnimos de um determinado
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O
conceito como o termo mais adequado
para o uso; a opo pelo singular ou
plural dos conceitos e suas excees
devem ser registradas claramente nesse
vocabulrio, visando consistncia da
indexao, sua fidedignidade e posterior
uso na recuperao (Austin, 1986, p. 8
apud Lopes, 2002, p. 6).
Svenonious (1976 apud Lopes, 2002, p.
3) aponta as seguintes duas etapas nas
atividades de controle de vocabulrio:
A primeira refere-se classificao de
variantes gramaticais do mesmo termo e/
ou conceito, significado singular e plural,
variantes gramaticais e diferentes flexes
dos tempos verbais. Em segunda etapa,
os termos e/ou conceitos so agrupados
por descreverem o mesmo conceito ou um
similar, isto, , sinnimos ou palavras que
so equivalentes em seus significados.
Smit e Kobashi (2003, p. 22) apontam
como procedimentos de controle de voca-
bulrio, seis aspectos: normalizao grama-
tical; opes de grafia; alteraes nos no-
mes de pessoas ou topnimos; controle de
sinonmia, homonmia e quase sinonmia;
adoo de termos compostos; e introduo
de notas de escopo e notas de uso.
Polissemia, homonmia, sinonmia e an-
tonmia destacam-se como os principais
elementos que interferem significativa-
mente nos processos de representao e
recuperao da informao arquivstica.
Para solucionar os possveis impactos e
rudos que ocorrem no mbito da repre-
sentao e recuperao, o vocabulrio
controlado apresenta como uma de suas
 A C
caractersticas principais a possibilidade de
estabelecer relaes entre os termos que
o compem, por meio do estabelecimento
de relaes de equivalncia para delimitar
o repertrio do vocabulrio controlado de
um determinado contexto arquivstico.
Em suma, pode-se afirmar que a contri-
buio da terminologia no processo de
controle de vocabulrio no mbito da
arquivstica indicar medidas normativas
para o estabelecimento do princpio da
univocidade nas nomeaes dos rgos
produtores: as funes, atividades e proce-
dimentos funcionais e os tipos documentais
(normalizao terminolgica e conceitual),
alm de fundamentar as relaes entre os
conceitos orgnico-funcionais (significao
atravs das relaes lgico-semnticas,
contemplando os sinnimos e homni-
mos). um recurso terico e pragmtico
para ativar a consistncia no controle de
vocabulrio, este compreendido como um
processo para a construo de vocabulrios
controlados, os quais so compreendidos
como instrumento para subsidiar a recupe-
rao da informao orgnico-funcional em
conjunto com os tradicionais instrumentos
de pesquisa e de gesto arquivstica.
O VOCABULRIO CONTROLADO
COMO DISPOSITIVO PARA ASSEGURAR
O CONTROLE DE VOCABULRIO
S
mit e Kobashi (2003, p. 20)
afir mam que o controle de
vocabulrio processo para
um objetivo que se deseja atingir, j
o vocabulrio controlado resultado
desse processo, um instrumento para
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E
nomear as atividades/funes, gerando
confiana no sistema.
De acordo com Cintra et al. (1994, p. 55), o
controle de vocabulrio em um sistema do-
cumentrio pode ser compreendido como:
a existncia de mecanismos interpretativos
prprios, uma vez que no se pode utilizar
o mecanismo interpretativo da linguagem
natural para determinar significados das
unidades destinadas representao da
informao; a possibilidade de produzir
linguagens de natureza monossmica que
participam da elaborao de linguagens do-
cumentrias; a existncia de um vocabulrio
controlado prprio de uma linguagem docu-
mentria que comporta, preferencialmente,
unidades de linguagens de especialidade.
Segundo Calderon (2003, p. 84), existem
diferentes nveis de controle de vocabu-
lrio a serem empregados, que vo desde
uma normalizao pura e simples, na qual
se estabelecem regras para a forma escrita
dos termos que iro compor as linguagens
documentrias, at o estabelecimento
de relaes (hierrquicas, associativas e
equivalentes) entre os termos.
Em um sistema documentrio, o controle
de vocabulrio pressupe um conjunto
organizado de descritores padronizados,
isto , normalizado e unvoco.
Para Le Guern (1989), o termo a unida-
de bsica da terminologia e distingue-se
da palavra do lxico geral. O termo a
palavra efetivamente usada no discurso.
O lxico um estoque de palavras inde-
pendente das coisas, sendo resultado de
convenes arbitrrias.
 R V
Segundo Lara (2005, p. 6), a terminologia
assume funes de comunicao e de
representao, procura consenso e pro-
pe formas de controle da diversidade de
significao.
As linguagens controladas com base na ter-
minologia propem mltiplas representaes
de um conjunto de documentos ou de um
documento arquivstico de modo a contem-
plar diferentes demandas de informao.
Segundo Canalejo (1998, p. 116 apud
Calderon, 2003, p. 102) a normalizao
terminolgica como recurso para o controle
de vocabulrio procede das linguagens de
indexao e supe a seleo dos termos
que representam o documento em si, seu
contedo e seu contexto para proporcionar
qualidade de informao que se pede atual-
mente aos arquivos, inseridos num sistema
de informao e por isso cada dia frequen-
tados por um pblico muito heterogneo.
Tradicionalmente, a aplicao das linguagens
de indexao, ou simplesmente LDs (lingua-
gens documentrias), tem sido muito utiliza-
da na rea da biblioteconomia para subsidiar
as atividades de organizao, representao
e recuperao temtica de contedos docu-
mentais. No entanto, importante salientar
que a aplicabilidade das LDs no mbito da
arquivstica somente cumpre o seu papel
documentrio, caso considere as caracte-
rsticas das atividades orgnico-funcionais e
contextuais do rgo produtor.
As LDs, nesse contexto, precisam consi-
derar para fins de organizao e repre-
sentao a razo de ser do documento
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O
arquivstico (a sua funo) e no o que ele
contm (assunto/temtica). O tratamento
temtico, deste modo, cumpre uma funo
complementar.
Somente assim as LDs podero subsidiar
os processos que envolvem as etapas de
organizao, representao e recuperao
da informao arquivstica.
As LDs atuam com os conceitos expressos
nos documentos, ou seja, a unidade que
compe a sua estrutura um conceito
representado por um ter mo/descritor,
independentemente de o conceito evocar
um assunto/temtica ou uma funo/ativi-
dade. Assim, o processo de construo de
vocabulrios controlados na arquivstica,
ao lidar com o conceito, deve considerar,
no momento da anlise dos conjuntos do-
cumentais, a rede conceitual das funes,
atividades, processos e procedimentos
orgnico-funcionais para designar os ter-
mos com preciso e consistncia, alm
do estabelecimento de relaes entre si.
Os fundamentos tericos, conceituais e
metodolgicos para construo, desen-
volvimento, implementao, gesto e uti-
lizao de vocabulrios controlados como
instrumento para organizar e representar
informaes demarcam suas origens na bi-
blioteconomia, na documentao e, poste-
riormente, tornou-se uma especialidade de
estudo tambm da cincia da informao.
De acordo com Dodebei (2002, p. 39),
os conceitos de linguagem documentria
encontrados na literatura reduzem, por
vezes, todas as formas de representao
 A C E

documentria linguagem documentria, Nesse sentido, Tristo, Fachin e Alarcon

igualando, assim, os dois conceitos. (2004, p. 162) afirmam que a linguagem
documentria o termo genrico atribudo
Segundo Wanderley (1973, p. 176 apud
aos sistemas artificiais de signos normaliza-
Dodebei, 2002, p. 40),
dos que permitem a representao de forma
as linguagens documentrias recebem
mais efetiva do contedo de um documento.
denominaes diversas, tais como lin-
O vocabulrio controlado na perspectiva
guagens de indexao (MELTON, J.);
da recuperao da informao um ins-
linguagens descritoras (VICKERY, B.); co-
trumento de controle terminolgico. Ao
dificaes documentrias (GROLIER, E.);
aliar-se com as contribuies da termino-
linguagens de informao (SOERGEL);
logia, teoria do conceito e teoria da clas-
vocabulrios controlados (LANCASTER,
sificao, ele permite a compatibilizao
F. W.); lista de assuntos autorizados
das diversas linguagens (do produtor, do
(MONTGOMERY, C.); e, ainda linguagens
profissional da informao e do usurio),
de recuperao da informao, lingua-
alm de oferecer uma interface amigvel
gens de descrio da informao. [...].
atravs de (ndices) e de recursos de
De um modo geral, poder-se-ia afirmar
relacionamentos (relaes associativas
que nas expresses, tanto os substanti-
e de equivalncia) entre os descritores,
vos como os adjetivos so sinnimos. As
possibilitando retificar as inconsistncias
escolhas deixam transparecer as orien-
terminolgicas no momento da recupera-
taes terico-metodolgicas adotadas
o da informao num sistema documen-
pelos autores, refletidas no binmio [...]
trio. Assim, vale destacar que as bases
informao/documentao.
metodolgicas da terminologia aliadas aos
As designaes: vocabulrio controlado,
recursos oferecidos pelas linguagens con-
linguagem controlada, linguagem documen-
troladas, em especial os tesauros, podem
tria, linguagem documental, linguagens
contribuir para a materializao e opera-
de indexao e tesauros apresentadas na
cionalizao de controle de vocabulrios.
literatura enunciam uma disperso termino-
No mbito da arquivstica, a recuperao
lgica para representar um mesmo objeto
da informao orgnico-funcional media-
um instrumento documentrio. Tambm
da pelos instrumentos de pesquisa (guias,
comum evidenciar certa confuso em
inventrios, catlogos etc.) e instrumentos
relao aos termos controle de vocabulrio
de gesto (quadro/plano de classificao,
e vocabulrio controlado, o primeiro signifi-
tabela de temporalidade).
cando um processo e o segundo o resultado
desse processo. Talvez, seja pelo fato da No entanto, a preocupao com a questo
rea privilegiar muito mais o resultado o terminolgica, muitas vezes ignorada
produto documentrio em detrimento do no momento da nomeao das ativida-
processo. des, funes, rgos produtores, tipos de

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 R V
documentos. Alm disso, no oferecem
mecanismos para o estabelecimento de
relaes associativas, partitivas e de equi-
valncia entre as unidades terminolgicas.
Pode-se dizer que, na maioria dos casos,
a organizao e a estrutura desses instru-
mentos arquivsticos utilizam a palavra
como ponto de acesso, sendo raras as ve-
zes em que possuem base terminolgica.
No comum os planos de classificao,
quando recorrem aos ndices, se preocupa-
rem com o controle de vocabulrio (padroni-
zao de termos), por no introduzirem em
sua estrutura os componentes relacionais
para gerar uma estrutura significante. Vale
ressaltar que padronizao no sinnimo
de normalizao com base terminolgica.
Do ponto de vista da recuperao da infor-
mao e da interface entre usurio e siste-
ma, arriscamos afirmar que os tradicionais
instrumentos de pesquisa e de gesto da
informao arquivstica no so flexveis
e dinmicos por restringir a eficincia na
recuperao atravs de ndices.
J as linguagens controladas apresentam
algumas peculiaridades sob a perspectiva
da organizao e da recuperao da infor-
mao uma linguagem dinmica, pois
atua com mecanismos para a elaborao
de relaes associativas, hierrquicas e de
equivalncia com base na terminologia,
sendo sua principal unidade o descritor.
Para Lancaster (1993, p. 207) o vocabu-
lrio controlado reduz a diversidade da
terminologia. Alm disso, ao ligar semanti-
camente termos que tenham relao entre
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O
si, ajuda o usurio a identificar todos os
termos que seriam necessrios para rea-
lizar uma busca completa.
Pode-se observar que o vocabulrio con-
trolado constitudo por termos que so
utilizados como descritores ou outros no
descritores, j o plano de classificao
arquivstico raramente apresenta a preo-
cupao em estabelecer essas relaes.
Sob o ponto de vista da linguagem, um
vocabulrio controlado pode ser compre-
endido como um instrumento interlocutor
entre as linguagens utilizadas pelos produ-
tores da informao, os organizadores da
informao em sistemas de recuperao e
os utilizadores da informao. Nele tenta-
se repertoriar e compatibilizar as diversas
linguagens (dos produtores, organizadores
e usurios) atravs de uma linguagem ar-
tificial (documentria) intermediada pelos
pontos de acesso (descritores) normaliza-
dos. Nesse sentido, Cintra et al. (2002, p.
43) assinalam que o vocabulrio tem por
objetivo
reunir unidades depuradas de tudo
aquilo que possa obscurecer o sentido:
ambiguidade de vocbulo ou de cons-
truo, sinonmia, pobreza informativa,
redundncia etc. Alm disso, ele
fixado de tal forma que seu uso, bem
como suas relaes estruturais so co-
dificadas e no podem mudar ao sabor
dos usurios.
Sendo o vocabulrio controlado um produ-
to documentrio e por vez uma linguagem
documentria, importante apontar os
 A C
trs elementos bsicos que compem a
sua estrutura: um lxico ou lista de ele-
mentos descritores devidamente filtrados
e depurados; uma rede paradigmtica
para traduzir certas relaes essenciais
e, geralmente estveis, entre descritores
(rede lgico-semntica que corresponderia
ao que, lato sensu, poderamos chamar de
classificao); e uma rede sintagmtica,
para expressar as relaes contingentes
entre os descritores, relaes essas que,
diferentemente das relaes paradigmti-
cas, so vlidas apenas no contexto parti-
cular onde aparecem (Gardin et al., 1968).
No processo de construo de um vocabu-
lrio controlado, devem-se identificar os
indcios lingusticos que podero provocar
desvios e inconsistncias nos processos
da representao, busca e recuperao da
informao e retific-los. Ao se mapear as
diversas acepes da linguagem utilizadas
por produtores, organizadores e utilizado-
res da informao, temos a possibilidade
de fazer correspondncias/relaes entre
um e outro termo. Esse procedimento ex-
pande as possibilidades de acesso, busca
e recuperao, por contemplar diversas
linguagens numa estrutura que permite
relacionar e hierarquizar os termos.
No vocabulrio controlado, existem trs
tipos de relacionamentos entre os termos:
as relaes hierrquicas (termos gerais
e especficos); as relaes associativas
(termos que esto associados entre si,
porm no so gerais nem especficos);
as relaes de equivalncia (termos que
tm o mesmo significado).
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E
As relaes hierrquicas so um dos
componentes da rede paradigmtica, pois
cumprem a funo de operacionalizar as
relaes lgico-semnticas para a organi-
zao dos descritores. Existem quando um
termo pode ser mais especfico que outro
termo mais geral. Por exemplo: educao
para o trabalho um termo mais espec-
fico que educao.
As relaes associativas integram a rede
sintagmtica de uma LD e existem quando
h um vnculo e/ou aproximao concei-
tual entre os termos. Tm a finalidade de
expressar as relaes contingentes entre
descritores de um sistema documentrio.
Vale ressaltar que essas relaes e asso-
ciaes sintagmticas somente so vlidas
no contexto documentrio em que perten-
cem. Por exemplo: educao popular
um termo relacionado com educao
comunitria e vice-versa.
J as relaes de equivalncia, que tam-
bm fazem parte da rede sintagmtica de
uma LD, permitem o relacionamento entre
descritores, e existem quando dois termos
tm o mesmo significado ou significado
semelhante, isto , so utilizados para
operar no nvel da polissemia, homonmia,
sinonmia e antonmia.
A polissemia o nome dado pluralidade
de sentidos de uma mesma forma. Estuda
as vrias significaes de significao lin-
gustica, significaes essas que se definem
e precisam num determinado contexto
(Cintra, 1983, p. 11-12). Ela pode se dar
por: extenso (ex.: estao que pode sig-
nificar: parada, pocas do ano, temporadas
 R V
da moda etc.); metfora (atua como compo-
nente analgico. Ex: serra, em que o signifi-
cado de montes decorreu da analogia com
serra); restrio (purgativo na linguagem
mdica e beberete na linguagem comum).
A homonmia corresponde igualdade
entre significantes de significados dife-
rentes. , pois, o estudo das formas que
apenas se diferenciam pela significao
ou funo, j que a estrutura fonolgica
a mesma. A homonmia pode ser: to-
tal como fiar, que tanto significa tecer,
quanto confiar; ou parcial como em
coser e cozer. Neste caso, Smit e Kobashi
(2003, p. 27) apontam como recursos
para individualizar o termo no sistema
documentrio o uso de especificadores
(tambm conhecidos como qualificadores
e modificadores). Como, por exemplo, So
Paulo (cidade); So Paulo (estado).
A sinonmia decorre de coincidncia de
significado entre diversas palavras. o
estudo da substituio de termos, sem
prejuzo da comunicao. Exemplos: o
significado de mar pode ser expresso
atravs dos termos: mar, oceano, plago, e
de ser alado, por ave, pssaro. Segundo
Gomes (1990, p. 47-48) as sinonmias po-
dem se manifestar de diversas formas: a)
descritores de origem lingustica diferente,
como por exemplo: poliglota ou multiln-
gue; antdoto ou contraveneno; b) nomes
populares e nomes cientficos, como:
alergia ou hipersensibilidade; borracha
sinttica ou elastmero; c) substantivos
comuns e nomes comerciais: Giletes ou
lminas de barbear; Zorba ou cueca; d) for-
Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 127
O
mas variantes para conceitos emergentes:
contineres ou contentores, containers (ou
ainda, cofres de carga); e) grafias diversas,
inclusive com variantes no radical: cator-
ze ou quatorze; quociente ou cociente;
quota ou cota; f) palavras favorecidas, ou
de uso corrente, versus palavras antigas:
deontologia ou tica; energia atmica ou
energia nuclear; corpo discente ou aluna-
do; g) siglas ou nomes por extenso: USP
ou Universidade de So Paulo.
A antonmia decorre de significaes con-
trrias de dois vocbulos ditos autnomos.
o estudo de palavras com significaes
opostas, como amor/dio, bom/mal, mo-
ral/imoral, progrediu/regrediu.
De fato, nos sistemas de recuperao da
informao arquivstica, coexistem diver-
sas linguagens que abrangem documentos,
usurios, profissionais da informao, e
isso dificulta a comunicao entre esses
grupos. Nesse sentido, o vocabulrio con-
trolado oferece mecanismos para gerir o
processo de comunicao entre termos
atravs do estabelecimento das relaes
de equivalncia para operacionalizar ao
nvel da polissemia, sinonmia, homon-
mia, e antonmia.
As diversas variveis ocorrem quando um
mesmo conceito representado por um
ou mais termos. Assim, no contexto do-
cumentrio, elege-se um termo descritor
(preferido) e os termos no descritores
(no preferidos). O vocabulrio controla-
do indicar uma remissiva que orientar
os indexadores e os usurios quanto ao
termo preferido e utilizado no sistema de
 A C
recuperao da informao arquivstica.
Por exemplo: doenas ocupacionais
pode ser o termo preferido para nomear
enfermidades ocupacionais e aparece-
r no vocabulrio da seguinte maneira:
enfermidades ocupacionais USE doenas
ocupacionais.
Recomenda-se, tambm, que aps o es-
tabelecimento terminolgico, a adoo
dos termos adotados e dos no adotados
deve ordenar tais termos de modo que
reflita as atividades orgnico-funcionais,
tendo como base o plano/quadro de clas-
sificao de documentos. E, por fim, para
atingir sua completitude, o vocabulrio
controlado deve apresentar um ndice
alfabtico e sistemtico.
O VOCABULRIO CONTROLADO
SOB A TICA DA ARQUIVSTICA
O
compartilhamento de infor-
maes orgnicas uma das
condies para a autossustenta-
o das organizaes. Nesse sentido, os
sistemas de recuperao da informao
arquivstica assumem papel adjuvante
nesse processo. No entanto, para que
as instituies arquivsticas cumpram a
funo de um verdadeiro sistema de infor-
mao necessrio utilizar instrumentos
documentrios capazes de comportar o
controle de vocabulrio. Assim, destaca-
se o vocabulrio controlado como uma
interface documentria capaz de reunir a
linguagem dos colaboradores. A linguagem
formal (organizao), ou seja, o desen-
volvimento de uma linguagem comum a
pg. 128, jan./jun. 2012
E
toda organizao contribuir com eficcia
para assegurar o compartilhamento, a
disseminao, a preservao, o acesso e
a recuperao de contedos arquivsticos.
Sob o ponto de vista da arquivstica, qual
seria a definio eficaz para vocabulrio
controlado?
Tradicionalmente, na biblioteconomia e
na documentao, as LDs lidam com o
tratamento e a indexao temtica (uni-
dades temticas). de suma importncia
salientar que no contexto dos sistemas de
recuperao da informao arquivstica,
elas pressupem refletir as atividades or-
gnico-funcionais contidas nos documen-
tos ou conjuntos documentais. Em sntese,
um vocabulrio controlado configura-se
numa lista de termos (descritores) com
a finalidade de orientar com preciso a
organizao e a recuperao da informa-
o arquivstica, remetendo s sries ou
conjuntos de documentos.
Qual a funo do vocabulrio controlado
no mbito da organizao e da recuperao
da informao arquivstica? Dispositivo me-
todolgico para organizao de termos, e
estabelecimento de vnculos entre si, com o
propsito de otimizar o processo de busca
da informao arquivstica, possuindo base
terminolgica como pontos de acesso.
Por que necessitamos us-los? Para supe-
rar as dificuldades terminolgicas provoca-
das pelo uso indiscriminado da linguagem
(linguagem natural).
Quem os usa? Podem ser utilizados por
uma gama de usurios, alm dos profis-
 R V
sionais da informao, que os utilizam nos
processos de indexao e recuperao da
informao.
Como so usados? So utilizados para a
indexao e a recuperao da informao
arquivstica, e criao de ndices.
Segundo Smit e Kobashi (2003, p. 42), um
vocabulrio controlado no mbito da arqui-
vstica deve: 1. hierarquizar as funes e
respectivas atividades: esta hierarquia pode
ser mais ou menos detalhada, mas neces-
sria por duas razes: para dar uma ideia
do universo funcional abrangido (a viso
do todo), incluindo os termos num sistema
significante; e para orientar a organizao
fsica das sries documentais; 2. orientar
o controle de vocabulrio, particularmen-
te no que diz respeito sinonmia, pela
incluso de remissivas na lista alfabtica.
As remissivas tm por funo orientar a
nomeao dos documentos (em sua gera-
o e no momento de sua busca) de [des-
critores] ou expresses no adotadas para
[descritores] ou expresses adotadas pelo
sistema; 3. relacionar [descritores] presen-
tes em categorias diferentes; 4. conceituar
os [descritores] e as condies de seu uso.
Smit e Kobashi (2003) advertem que no
processo de construo de controle de vo-
cabulrio no mbito institucional, deve-se
observar os seguintes aspectos: o tamanho
do arquivo e a projeo de crescimento, no
que diz respeito variedade de atividades
e tipos documentais nele presentes; a rea
de atuao da instituio; os objetivos da
instituio e a determinao de priorida-
des no atendimento por parte do arquivo.
Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 129
O
Complementam dizendo que o ideal
que o vocabulrio controlado reflita a lin-
guagem da instituio, aproximando-se o
mximo possvel da linguagem do usurio
(Smit; Kobashi, 2003, p. 20-21).
No processo de construo de um vocabu-
lrio controlado no mbito da arquivstica
deve-se considerar:
1 - O estabelecimento de uma linguagem
documentria controlada com base em
estruturas hierrquicas e de relaes re-
ferentes a uma determinada atividade fun-
cional, estrutural e de assunto/temtica,
cujos elementos sero representados pela
terminologia que reflita no propriamente
uma temtica, mas as aes, funes e
atividades orgnicas desenvolvidas pelo
orgo produtor responsvel pelos docu-
mentos arquivsticos;
2 A compreenso holstica do mbito
organizacional, funcional e estrutural do
orgo produtor, com a finalidade de apre-
ender as caractersticas das atividades e
suas aes;
3 A partir da anlise funcional e das
atividades, estabelecer os termos poten-
ciais para representar e servir de ponto
de acesso na recuperao da informao
arquivstica;
4 A poltica de descrio arquivstica
opes quanto aos nveis de descrio de
modo a contemplar a exaustividade e/ou
especificidade para descrio dos fundos
documentais;
5 Identificar os termos genricos e es-
pecficos e estabelecer relaes entre os
 A C
termos (associativas, equivalncia, hierr-
quicas e no hierrquicas);
6 Com o auxlio da terminologia normali-
zar as entradas dos termos (normalizao
gramatical; opes de grafia e controle de
sinonmia e homonmia);
7 O estabelecimento das relaes entre
os termos (de modo que reflitam as fun-
es e atividades);
8 Incluir os termos preferidos (descrito-
res) e fazer relaes de equivalncias (use
e usado para) dos termos no preferidos;
9 Descrever nas notas de escopo uma bre-
ve explicao do termo e do seu propsito.
Do ponto de vista da recuperao da infor-
mao centrado no usurio, pressupomos
que o vocabulrio controlado seja o instru-
mento mais apropriado para o(s) usurio(s)
em potencial de um sistema arquivstico,
por ter como base o controle terminolgico
e a possibilidade de ampliar a linguagem
com a incluso de sinnimos e homnimos,
e o estabelecimento das relaes associati-
vas e de equivalncia entre os termos. Um
vocabulrio controlado utiliza-se de uma
lista controlada de termos normalizados
de pessoas, organizaes, geogrficos,
temticos/assuntos como ponto de acesso
no processo de recuperao da informao
arquivstica, que atuam como se fossem
mapas ao orientar com preciso a aloca-
o de informaes orgnico-funcionais e
tpicos/assuntos de um sistema de recupe-
rao da informao arquivstica.
O uso de um vocabulrio controlado para
orientar a organizao e tratamento de
pg. 130, jan./jun. 2012
E
informaes arquivsticas pode contribuir
para evitar a disperso e despersonaliza-
o da informao orgnico-funcional,
ou seja, para evitar que uma informao
orgnico-funcional similar seja classificada
ou indexada de maneiras distintas.
TESAURO FUNCIONAL :
EM BUSCA DE UMA METODOLOGIA
PARA SUA ELABORAO
C
onsiderando-se que a sustenta-
o de toda a prtica de organiza-
o e tratamento da informao
arquivstica orientada pelo princpio da
provenincia, e que todos os instrumentos
documentrios desenvolvidos no mbito
da arquivstica devam refletir as caracte-
rsticas e especificidades orgnico-fun-
cionais do rgo produtor da informao
arquivstica, a presena e utilizao desse
princpio nos arquivos permanentes so
determinantes para assegurar a sua funo
institucional e, principalmente, assegurar
que os vnculos orgnico-funcionais no
se percam de vista, pois so recebidos
conjuntos documentais provenientes de
diferentes rgos produtores.
No que se refere ao estoque informacio-
nal de um arquivo permanente, ele s
pode revelar seu potencial informativo
caso detenha recursos de organizao e
recuperao da informao capazes de
garantir a individualidade do documento
e dos fundos documentais.
O tratamento e a recuperao da infor-
mao orgnico-funcional na fase per-
manente baseiam-se na classificao e
 R V
na descrio. Como resultado desses
processos, so elaborados os instrumen-
tos de pesquisa (resultado do processo
de descrio arquivstica) e os planos ou
quadros de classificao, considerados
instrumentos de gesto (resultado do pro-
cesso de classificao).
Os planos ou quadros de classificao
tm a funo de organizar e hierarquizar
a estrutura orgnica, pois sua estrutura
no comporta base temtica. De acordo
com Gonalves (1998, p. 12), a funo da
classificao dar visibilidade s funes
e s atividades do organismo produtor do
arquivo, deixando claras as ligaes entre
os documentos. O autor afirma tambm
que o plano de classificao tem a finali-
dade de traduzir visualmente as relaes
hierrquicas e orgnicas entre as classes
(Gonalves, 1998, p. 14).
Para a elaborao de um tesauro funcional,
altamente recomendvel ter como base
o plano de classificao de documentos
arquivsticos (estrutura funcional).
Convm lembrar que um plano de classi-
ficao de documentos arquivsticos tem
objetivo e emprego de aplicao diferente
de um vocabulrio controlado, pois agrupa
classes de documentos, representado por
uma notao (codificao) para subsidiar
o arranjo fsico e sua posterior localizao
atravs de uma representao notacional,
j que sua preocupao central no o
controle de vocabulrio. No entanto, em
alguns planos de classificao, quando se
recorrem aos ndices, no so introduzidos
mecanismos para a elaborao de relaes
Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 131
O
associativas, hierrquica e de equivalncia
com base na terminologia.
Sob a tica da recuperao da informao,
os planos de classificao apresentam
algumas restries por no comportar
recursos para explicitar as relaes en-
tre os termos, alm de no ser possvel
recepcionar em sua estrutura categorias
temticas. J o tesauro funcional oferece
mecanismos para o relacionamento entre
os termos (hierarquia, associativa e de
equivalncia), permitindo a apresentao
de um repertrio hierrquico da informa-
o orgnico-funcional de uma forma mais
detalhada e aprofundada, alm de possuir
recursos para subsidiar o controle de vo-
cabulrio. Na prtica, ele servir de ndice
para o plano de classificao. Em sntese,
um complementa o outro.
Para melhor exemplificar o enunciado aci-
ma, Smit e Kobashi (2003, p. 36) sistemati-
zam de maneira didtica as caractersticas,
virtudes e desvantagens dos planos de clas-
sificao e tesauros, utilizando-se como
metfora o deslocamento de um ponto da
cidade para outro: esse deslocamento en-
tre dois pontos pode ser enfocado a partir
de dois paradigmas: o roteiro das linhas
regulares de nibus e o percurso realizado
com uma bicicleta ou um carro.
Os autores complementam afirmando que
os planos de classificao e tesauros ofe-
recem duas formas distintas, mas no opos-
tas de apresentao dos termos, dispondo
os tesauros de mais recursos para explicitar
a modalidade e relao estabelecida entre
termos (Smit; Kobashi, 2003, p. 40).
 A C E

Considerando que um plano de classifi- Categorizao, em maior e menor grau, das

cao necessita de controle de vocabul-
rio, a funo do tesauro nessa relao
subsidiar a fim de garantir a uniformidade
terminolgica das unidades que compem
a estrutura do plano de classificao. Nes-
se sentido, Aitchison e Gilchrist (1979, p.
99) pontuam que o tesauro e o sistema de
classificao se complementam. O tesau-
atividades constantes na lista. Nomeao
das categorias maiores, novamente incor-
porando a preocupao com o controle de
vocabulrio; 5. Anlise das nomeaes que
podem gerar leituras diferentes e elabora-
o de notas de escopo ou notas de uso;
6. Incluso de uma codificao (alfanum-
rica ou simplesmente numrica, mas que

ro, agindo como um ndice da classificao permita futuras inseres de novas ativi-

controla a forma das palavras e sinnimos dades ou agrupamentos); 7. Submisso do

e mostra as relaes que no podem ser vocabulrio controlado (lista categorizada e

facilmente expostas no esquema. alfabtica) a testes, avaliao do resultado

Segundo Smit e Kobashi (2003, p. 45), na
elaborao de um plano de classificao
que incorpore a preocupao com o con-
dos testes, incorporao de ajustes e efeti-
va implantao do vocabulrio controlado.
Considerando que um tesauro no contexto

trole de vocabulrio deve-se proceder da arquivstico deva assegurar a organizao

seguinte maneira: 1. Levantamento de uma das atividades funcionais de uma institui-

lista livre de atividades/funes; 2. Anlise o, chega-se ao tesauro funcional. Como

crtica da lista, observando-se casos de o prprio nome indica, o objetivo de sua

sinonmias e a normalizao gramatical;
3. Elaborao de uma lista alfabtica con-
sistente das atividades, desdobradas nas
aes, caso pertinente, e acrescida das
remissivas que se fizerem necessrias; 4.
apresentao e estruturao refletir as ati-
vidades funcionais,1 visto que no se baseia
na estrutura orgnica de uma instituio.
importante ressaltar que a construo de
um tesauro funcional deve ter como base

Paradigma Caractersticas Concluso

Roteiro de linhas regulares Menos opes de trajetos. Sistema menos flexvel,

de nibus (transporte
coletivo).
(sistema de classificao)
Nenhuma adaptabilidade
(os trajetos esto
previamente determinados).
Os itinerrios e as paradas foram
previstos a priori .
pois todas as variveis (trajetos
e paradas) devem ser previstas
a priori.

Percurso com carro ou Mais opes de trajetos. Sistema mais flexvel,

bicicleta (transporte Adaptabilidade no caso pois as combinatrias
individual). de imprevistos. Itinerrio no precisam ser previstas
varivel e, portanto, menos a priori, mas podem ser
(tesauros/vocabulrios previsvel. estabelecidas de acordo
controlados) com a necessidade.

Fonte: Smit e Kobashi (2003, p. 35).

pg. 132, jan./jun. 2012

 R V
o plano de classificao, para que se possa
representar com mais fidedignidade a estru-
tura hierrquica funcional de uma instituio.
De acordo com o National Archives of
Austrlia, um tesauro funcional definido
como uma lista alfabtica de todas as fun-
es autorizadas e termos descritivos de
atividades do esquema de classificao de
negcios (National Archives of Austrlia,
2000a, p. 1 apud Calderon, 2003, p. 103).
Segundo Smit e Kobashi (2003, p. 45), um
tesauro funcional opera como ndice de
termos do plano de classificao; opera
como ndice para encontrar sries docu-
mentais a serem eliminadas; prov pontos
de acesso ao usurio, permitindo navegar
de sinnimos e outros termos no adotados
para a terminologia adotada pelo arquivo;
pode ser usado como ferramenta para aju-
dar o funcionrio a encontrar documentos
necessrios para as tarefas do dia a dia.
A atribuio do tesauro funcional no m-
bito do sistema arquivstico da National
Archives of Austrlia : funcionar como
um ndice para encontrar os termos cor-
retos em um esquema de classificao
organizacional para rotular conjuntos do-
cumentais; funcionar como um ndice para
tomada de deciso para encontrar uma
disposio apropriada de classes para os
documentos, especialmente aqueles que
convencionalmente so utilizados para
denominar assunto ou texto livre; fornecer
outros pontos de acesso permitindo aos
usurios navegarem de sinnimos ou ou-
tros termos no preferidos terminologia
preferida na classificao adotada pela or-
Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 133
O
ganizao (National Archives of Austrlia,
2000a, p. 2 apud Calderon, 2003, p. 104).
oportuno pontuar que na definio de vo-
cabulrio funcional de Smit e Kobashi (2003)
no mencionada a possibilidade de este
instrumento gerir e recuperar contedos do-
cumentais com base temtica. J a acepo
de tesauro funcional da National Archives
of Austrlia enuncia a preocupao no for-
necimento de um ndice para representar o
contedo de alguns documentos que indicam
um assunto/tema. Nesse sentido, Smit e Ko-
bashi (2003, p. 44) afirmam que um tesauro
funcional controla o vocabulrio que designa
a razo de ser do documento (sua funo) e
no o que ele contm (assunto).
O Recordkeeping in Brief (Manual) do New
South Wales Government aponta alguns
procedimentos para nortear a elaborao
de um tesauro funcional: Primeira fase:
preparao, em que se estabelece quem
estar envolvido no projeto (normalmente
se cria um comit) e tambm a metodolo-
gia a ser aplicada; Segunda fase: exame
da documentao da instituio (relat-
rios anuais, legislao etc.) e entrevistas
com gerentes e demais funcionrios para
identificao dos termos usados pela or-
ganizao para descrever suas funes
e atividades; Terceira fase: anlise das
fontes documentrias identificadas na in-
vestigao preliminar a fim de identificar
funes, atividades e as terminologias
usadas para descrev-las. Estas so colo-
cadas em uma hierarquia para dar forma
ao esquema de classificao; Quarta fase:
identificao dos termos preferidos e no
 A C E

preferidos, organizao dos termos em A funo da representao da informao

uma hierarquia lgica, implementao
de notas para descrio de cada termo
(escopo) e para dar esclarecimentos ne-
cessrios sobre como deve ser usado.
nesta fase tambm que se verificam e se
estabelecem todos os relacionamentos
entre os termos (New South Wales Gover-
nment, 2007).
arquivstica entendida numa natureza
eminentemente referencial, cumpre a sua
finalidade atravs de um ndice, e no tem a
pretenso de substituir o contedo arquivsti-
co. Diante do enunciado, podemos concluir
que o ndice funciona como uma meta-
representao das funes e atividades con-
substanciadas no documento arquivstico.

Smit e Kobashi (2003, p. 49) recomendam

C ONSIDERAES FINAIS
que se elabore num primeiro momento um

importante destacar que o percurso
vocabulrio controlado, incorporando-o
terico-metodolgico apresentado
ao plano de classificao e, num segundo
neste artigo para subsidiar a cons-
momento, elaborar um tesauro baseado no
truo de uma linguagem documentria
primeiro vocabulrio, priorizando a organi-
no contexto arquivstico, operacionalizado
zao intelectual das funes/atividades
pelo tesauro funcional, uma alternativa
geradoras de documentos.
dentre outras propostas existentes para
Cabe destacar que do ponto de vista
fundamentar a elaborao de uma lingua-
da representao, organizao e recu-
gem documentria verbal em sistemas de
perao da informao arquivstica um
recuperao da informao arquivstica.
tesauro funcional no representa nem
Deste modo, ressaltamos que a utilizao
recupera contedos documentais, mas
conjunta do plano de classificao de ar-
sim as atividades, estruturas e funes
quivos (estrutura funcional), compreendi-
consubstanciadas nos documentos.
do enquanto uma linguagem documentria
Sua finalidade representar as atividades,
verbal notacional, com o tesauro funcional
estruturas e funes dos documentos
importe em mais uma opo dentre outras
atravs de uma interface documentria
existentes para garantir a inteligibilidade
formada de termos (descritores). Convm
da informao arquivstica.
lembrar que na arquivstica, as prticas
No que se refere aplicabilidade de me-
de organizao, representao e recupe-
canismos de controle de vocabulrio e ao
rao no so orientadas pelo contedo-
vocabulrio controlado operacionalizado
assunto de um documento, mas sim pela
pelo tesauro funcional, importante des-
compreenso do contexto em que est
tacar que depende do tipo de arquivo e do
inserido o documento arquivstico, por
contexto arquivstico.
sua relao com o rgo produtor e pelo
inter-relacionamento de um documento Diante dos enunciados expostos at o
com o outro. momento, pode-se afirmar que a utiliza-

pg. 134, jan./jun. 2012

 R V O

o do tesauro funcional, para nortear o portar: relacionamentos entre descritores

controle de vocabulrio, a organizao e
a recuperao da informao arquivstica,
contribuir para assegurar o princpio da
provenincia, ao materializar em sua estru-
tura relaes hierrquicas, de associaes,
de relacionamentos e de equivalncias, por
meio de descritores normalizados para re-
presentar as atividades e funes contidas
nos documentos. Ao refletir a informao
orgnico-funcional, ele estar assegurando
a memria documentria arquivstica.
Acreditamos que na busca por metodologias
para a construo de tesauros funcionais
deva-se incluir tambm a preocupao com
a linguagem do(s) usurio(s) em potencial,
no se limitando unicamente linguagem de
um documento ou conjunto de documentos.
(principalmente relaes de equivalncia);
base temtica; o controle de vocabulrio,
ao contrrio dos planos de gesto (pla-
nos ou quadros de classificao) que so
orientados (focados) no sistema documen-
tal (nomeao estrutural ou funcional de
unidades documentais).
Salientamos, ainda, que a proposta
terico-metodolgica para a elaborao
de linguagens documentrias para orga-
nizao, representao e recuperao
da informao arquivstica apresentada
nesta pesquisa de natureza pragmtica e
poder ser aprofundada com as contribui-
es advindas da lingustica, teoria geral
da terminologia, teoria da classificao e
teoria do conceito.

Vale ressaltar, tambm, que os tesauros
funcionais possuem caractersticas que
se aproximam do paradigma do usurio
(sistema focado no usurio, isto , a pre-
ocupao com as linguagens), ao com-
Este artigo resultado de um estudo ex-
ploratrio de natureza bibliogrfico-docu-
mental e integra a dissertao de mestrado
apresentada em 2008 Pontifcia Univer-
sidade Catlica de Campinas por Aguiar.

N O T A S
1. No contexto arquivstico, o mtodo funcional baseia-se nas funes, aes e atividades
do rgo produtor do documento. utilizado para construir planos de classificao
de documentos de arquivos. Considerado por muitos autores como sendo o mtodo
de classificao arquivstico mais estvel, por levar em conta como elementos de
estruturao e representao o propsito e a razo de existir de uma organizao
(funes, aes e atividades). Na prtica, o mtodo funcional considerado mais
estvel, pois caso haja mudanas estruturais e organizacionais no rgo produtor, as
funes provavelmente permanecero as mesmas.

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 135

 A C E

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R E S U M O
Sistematizao dos princpios tericos, conceituais e metodolgicos acerca do controle de voca-
bulrio (processo documentrio) e do vocabulrio controlado (instrumento documentrio) sob
a tica da arquivstica. A importncia de considerar a linguagem como componente central nas
prticas organizativas da arquivstica e a necessidade de retificar os cdigos lingusticos e termi-
nolgicos ocorridos durante os processos de produo, organizao e recuperao da informao
orgnico-funcional. O controle de vocabulrio e o vocabulrio controlado como dispositivos meto-
dolgicos para a organizao, tratamento e recuperao da informao arquivstica. Procedimentos
metodolgicos para a construo de um tesauro funcional para subsidiar e garantir a memria
orgnico-funcional, a organizao, a representao e a recuperao da informao arquivstica.

Palavras-chave: tesauro funcional; controle de vocabulrio; vocabulrio controlado; arqui-

vstica; recuperao da informao.

Acervo, Rio de Janeiro, v. 25, n. 1, p. 117-138, jan./jun. 2012 - pg. 137

A B S T R A C T
Systematization of theoretical, conceptual and methodological principles concerning the
control of vocabulary (documentary process) and the controlled vocabulary (documentary
instrument) from the perspective of the archivist. The text emphasizes the importance of
considering language as a central component in the organizational practices of archives and
the necessity of rectifying the linguistic and terminological codes used during the proces-
ses of producing, organizing and retrieval of organic and functional information. It is also
shown the control of vocabulary and the vocabulary controlled as methodological devices
for organizing, processing and retrieval of archival information. Finally, it is suggested
methodological procedures for the construction of a thesaurus on functions, in order to
support and ensure organic and functional memory and the organization, representation
and retrieval of archival information.

Keywords: functional thesaurus; control of vocabulary; controlled vocabulary; archival

science; information science; information retrieval.

R E S U M N
Sistematizacin de principios tericos, conceptuales y metodolgicos relativos al control
del vocabulario (proceso documental) y el vocabulario controlado (instrumento documen-
tal) desde el punto de vista de la archivstica. Enfatiza la importancia de la lengua como
un componente central en las prcticas de la organizacin de archivos y la necesidad de
rectificar los cdigos lingsticos y la terminologa que se produjeron durante los procesos
de produccin, organizacin y recuperacin de informacin orgnica y funcional. Presen-
ta el control del vocabulario y el vocabulario como dispositivos metodolgicos para la
organizacin, procesamiento y recuperacin de informacin archivstica. Por ltimo, son
sugeridos procedimientos metodolgicos para la construccin de un tesauro de funciones
para apoyar y asegurar la memoria orgnica y funcional y la organizacin, representacin
y recuperacin de la informacin archivstica.

Palabras clave: tesauro funcional, control del vocabulario, vocabulario controlado, recu-
peracin de la informacin; archivstica.

Recebido em 15/4/2012
Aprovado em 9/6/2012