Vous êtes sur la page 1sur 36

Gestion du temps

DEP
Secrtariat
460-162

Corrig des exercices


Gestion du temps

Corrig des exercices

Chapitre
1. Petite histoire de la gestion du temps
2. Planification et gestion du temps
3. Importance des objectifs et des priorits
4. Importance de la planification
5. Voleurs de temps ou chronophages
6. Outils de planification
7. Activit synthse
Corrig Chapitre 1

Chapitre 1

Exercice 1.1 Penses sur le temps


Site ou ouvrage http://www.1001-votes.com

Pense Le temps perdu, cest le temps pendant lequel on est la merci des autres.
Boris Vian

Site ou ouvrage http://www.evene.fr/citations

Pense Sur les ailes du Temps, la tristesse senvole.


Jean de La Fontaine

Site ou ouvrage http://www.citations.ca

Pense Le temps, dit-on, ne vient quune fois; mais on dit aussi quil faut avoir le
temps de lattendre.
Leon Battista Alberti

Ces citations vous sont soumises titre dexemple : vous den dcouvrir dautres!

Exercice 1.2 Brve dfinition des maladies de la gestion du temps


Maladie : Tempsdinite

Dfinition Inflammation du temps

Symptmes Manquer continuellement de temps.


Voir la liste des tches faire sallonger.
Prendre plus de temps que prvu pour accomplir les tches.

Maladie : Lifophilie

Dfinition Priorisation de lurgence

Symptmes Ne pas pouvoir raliser ses priorits en raison des imprvus et des urgences.
Attendre la dernire minute pour faire une tche importante.
Reporter au lendemain les tches dont lchance est loigne.

Maladie : Chronophagie

Dfinition Mangeuses de temps

Symptmes tre constamment interrompu.


voluer dans un environnement de travail peu propice la concentration.

SOFAD C.3
Gestion du temps

Maladie : Oute

Dfinition Habitude de dire oui alors quil faudrait refuser

Symptmes Avoir peur de refuser les urgences de dernire minute.


Faire passer les besoins des autres avant les siens.
Se sentir oblig daccepter les demandes mme si on est surcharg.

Exercice 1.3 Appliquer la loi de Pareto


Il est important de cibler les tches qui procurent les meilleurs rsultats en fonction des contraintes
de temps, dnergie et de budget.

Exercice 1.4 Rsumer les diverses lois de la gestion du temps

Loi des squences homognes


de travail Interruptions vs efficacit

Loi de lutilisation optimale et


pratique de son temps Ne pas remettre plus tard

Loi de la dimension subjective


du temps Prioriser les tches importantes

Loi de la contre-productivit du
temps investi au-del dun seuil Productivit vs seuil horaire

Loi des 20/80 20 % des activits


produisent 80 % des rsultats Efforts vs rsultats

Loi de la tendance
lauto-inflation du temps dpens Temps disponible vs temps travaill

Loi des rythmes biologiques Horloge interne vs productivit

C.4 SOFAD
Corrig Chapitre 1

Exercice 1.5 Rsumer chacun des principes de la gestion du temps


Porter toute son attention sur lessentiel;

viter les interruptions;

Sassurer de la rentabilit du temps investi;

Balancer (quilibrer) ses obligations et ses capacits;

couter son horloge interne;

Identifier les tches que lon valorise davantage (que lon prfre) et auxquelles on
consacrera plus de temps, nonobstant leur importance;

Ne pas remettre plus tard ce qui peut tre fait immdiatement (agir).

SOFAD C.5
Gestion du temps

Chapitre 2

Exercice 2.1 Adages propos du temps


Le temps, cest de largent.

Chaque chose en son temps.

tre de son temps.

Depuis la nuit des temps.

II y a un temps pour chaque chose.

De temps en temps.

Avoir fait son temps.

Exercice 2.2 Identifier mes comptences


Cet exercice sautocorrige la fin de son excution.

Exercice 2.3 Mythes et vrits sur le temps


1. Faux
Le temps est une ressource unique. Le temps pass est pass et on ne pourra jamais le
remplacer. Peu importe nos activits, le temps passe sans que nous ayons la moindre emprise
sur lui. Nous ne pouvons pas larrter comme une machine ou le remplacer comme un
vtement.

2. Faux
Nous ne pouvons pas conomiser du temps au mme titre que largent ou les biens matriels.
Nous disposons tous de la mme quantit de temps dans une journe, soit 24 heures. Parfois,
nous pensons que, parce que nous avons excut une tche plus rapidement, nous avons
gagn du temps. Or, nous ne pouvons pas le mettre la banque. Nous devons simplement
utiliser ce temps pour faire autre chose.

3. Faux
Nous ne pouvons pas contrler le temps. Il nous est impossible de modifier la dure dune
seconde ou dune minute. Nous ne pouvons pas non plus ralentir ni acclrer le temps. Les
seules choses que nous contrlons sont les activits que nous ferons au cours dune priode
donne.

C.6 SOFAD
Corrig Chapitre 2

4. Faux
Les journes ont toujours 24 heures. Toutefois, le rythme de la vie a beaucoup chang. Les
nouvelles technologies ont modifi le monde et notre perception de la prennit des choses,
donc, du temps.

5. Vrai
Il est parfois prfrable de prendre du recul par rapport un problme ou une situation.
Toutefois, cela ne veut pas dire que nous devrions toujours adopter cette pratique. Dans
certains cas, le problme ne fait quempirer.

6. Faux
Les exigences actuelles du milieu de travail font quon accorde normment dimportance
lefficacit personnelle. Nos planifications de travail sont remplies de ce que nous devons faire,
de ce que nous devrions faire et de ce que nous voudrions faire. Il est impossible de tout faire.
Nous manquerons toujours de temps pour tout faire. Nous devons donc faire des choix
dactivits en fonction des priorits.

7. Faux
Le temps consacr la planification nous permet dtre plus efficace par la suite. Cest donc
loin dtre une activit inutile. Grer son temps, cest faire les bonnes choses de la bonne
faon au bon moment. Il est impossible dy parvenir sans un temps de rflexion.

Exercice 2.4 Prciser mes comptences


1. Rponse personnelle.

2. Rponse personnelle.

Exercice 2.5 Dessiner ma courbe dnergie


Rponse personnelle.

Exercice 2.6 Exercice thorique


1. prendre connaissance du travail effectuer;
interprter les directives;
organiser le travail;
accomplir le travail;
raliser les travaux complmentaires;
vrifier le travail;
assurer le suivi du travail.

SOFAD C.7
Gestion du temps

2. Cest planifier, organiser et contrler les activits lintrieur dun travail ou dun loisir. Cest
aussi la connaissance de soi et des activits qui faonnent le travail et la vie personnelle.

3. Cinq comptences parmi les suivantes :


autonomie
sens de la planification
nergie et tnacit
sens de lorganisation
sens de la communication
sens des priorits
sens de la dlgation
sens des responsabilits

4. tre autonome signifie que lon est capable de bien effectuer des tches sans surveillance; mais
cela veut surtout dire que lon peut prendre des initiatives et administrer son travail soi-
mme, sans supervision. Exemples : respecter les chanciers de nos cours, prendre en note
le temps consacr nos diffrentes tches (dans tous nos cours), se faire un horaire de travail,
indiquer dans notre agenda les dates de remise des devoirs et des examens, etc.

5. Rponse personnelle. (Nous avons tous des activits planifier dans notre vie quotidienne :
vacances, ftes denfant, repas, dmnagement, etc. La planification de ces activits nous rend
plus efficaces et moins stresss.)

6. Cest le niveau de notre nergie tout au long de la journe.

7. De planifier ses activits en fonction de la priode o lon est le plus nergique, donc le plus
efficace.

Exercice 2.7 Planifier lexcution dune tche

1. Description de la tche a b c

Photocopier des documents


Rdiger un rapport avec texte et tableaux
Classer la correspondance accumule
Expdier des courriels pour le directeur adjoint
Mettre la liste tlphonique jour
Rserver une salle et le matriel ncessaire pour une runion en aprs-midi
Rviser et corriger une lettre
Mettre sur pied un nouveau systme de classement
Communiquer par tlphone
Rdiger le compte rendu dune runion

C.8 SOFAD
Corrig Chapitre 2

2. En connaissant bien notre courbe dnergie, nous pouvons planifier lexcution des tches les
plus exigeantes au moment de la journe o notre niveau dnergie est le plus lev.

Exercice 2.8 Dcortiquer une journe type


Analysez votre journe : votre horaire correspond-il lidal 1/3 1/3 1/3? Si oui, flicitations!
Sinon, rflchissez aux avantages dune bonne gestion du temps : celle-ci devrait vous permettre
de vous rapprocher de lidal.

Exercice 2.9 Exercice englobant


1. Ce sont les activits de planification : prendre connaissance du travail excuter, interprter
les directives et organiser le travail.

2. Classer des dossiers, communiquer au tlphone, mettre des chques, facturer des clients,
photocopier des documents, prparer des listes dadresses, prparer la paie, rdiger des
comptes rendus, rdiger des lettres, relire et corriger des documents, saisir des lettres, saisir
des rapports, saisir des tableaux et des formulaires (simples et complexes), et traduire des
lettres...

3. Dfinir sa courbe dnergie.

4. Le principal avantage est la possibilit dtre proactif, cest--dire dtre un pas en avant des
autres et de ragir rapidement aux imprvus.

5. tablir des objectifs et les activits ncessaires latteinte de ces objectifs, prvoir le temps
ncessaire lexcution dune tche en fonction des contraintes et vrifier constamment si les
rsultats obtenus correspondent ceux planifis, sinon y apporter des correctifs.

SOFAD C.9
Gestion du temps

Chapitre 3

Exercice 3.1 Distinguer but et objectif


1. Un but, cest la fin;
un objectif, le moyen.

2. Formuler des objectifs permet de prendre des mesures adquates pour accder au but dans un
temps prcis et mesurable.

3. Lobjectif doit tre clair, raliste, mesurable, contrlable et motivant.

4. Quoi, comment et quand?

Exercice 3.2 Dterminer vos buts


1. Rponse personnelle.

2. Rponse personnelle.

Exercice 3.3 Dterminer vos objectifs


Les rponses cet exercice sont personnelles. Cependant, assurez-vous quelles correspondent
vraiment vos choix et vos dsirs. Vos objectifs doivent tre clairs, ralistes, mesurables,
contrlables et motivants. Cet exercice a t conu afin de vous permettre de rflchir vos buts
et de formuler des objectifs pour les atteindre.

Exercice 3.4 Dterminer le niveau de rendement


Tche : Relire lcran un rapport de 15 pages et en corriger les fautes.
Niveau de rendement B
Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrtaire.

Tche : Rdiger le compte rendu de la dernire runion du comit de marketing (5 pages).


Niveau de rendement B
Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrtaire.

Tche : Annuler le rendez-vous de son suprieur pour demain matin.


Niveau de rendement A
Justification Grand rendement, travail de son suprieur et image de lentreprise.

C.10 SOFAD
Corrig Chapitre 3

Tche : Rdiger trois lettres de demande de renseignements.


Niveau de rendement B
Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrtaire.

Tche : Classer des documents (environ 28 chemises).


Niveau de rendement C
Justification Faible rendement, travail accomplir aprs toutes les tches A et B.

Tche : Trier et distribuer le courrier (celui de son suprieur et de ses deux adjoints).
Niveau de rendement B
Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrtaire.

Tche : Photocopier en 10 exemplaires la dernire tude de march de 32 pages.


Niveau de rendement B
Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrtaire.

Tche : Supprimer de son disque dur toutes les notes des six derniers mois (une cinquantaine de
notes rparties dans trois dossiers).
Niveau de rendement C
Justification Faible rendement, travail accomplir aprs toutes les tches A et B.

Tche : Faire parvenir une note pour rserver la salle de confrences.


Niveau de rendement B
Justification Moyen rendement, travail de routine de la secrtaire.

Exercice 3.5 Dterminer la priorit et le niveau de rendement


1. La mthode gnrique, la mthode numrique et la mthode alphabtique.

2. Tche : Relire lcran un rapport de 15 pages et en corriger les fautes.


Dure 1 h

Tche : Rdiger le compte rendu de la dernire runion du comit de marketing (5 pages).


Dure 2 h 30

Tche : Annuler le rendez-vous de son suprieur pour demain matin.


Dure 5 min

Tche : Rdiger trois lettres de demande de renseignements.


Dure 1 h 30

SOFAD C.11
Gestion du temps

Tche : Classer des documents (environ 28 chemises).


Dure 30 min

Tche : Trier et distribuer le courrier (celui de son suprieur et de ses deux adjoints).
Dure 10 min

Tche : Photocopier en 10 exemplaires la dernire tude de march de 32 pages.


Dure 20 min

Tche : Supprimer de son disque dur toutes les notes de service des six derniers mois (une
cinquantaine de notes rparties dans trois dossiers).
Dure 1 h

Tche : Faire parvenir une note pour rserver la salle de confrence.


Dure 15 min

Justification :Selon les calculs du tableau


Toujours tenir compte quil sagit dune moyenne et quelle peut varier sensiblement
dune secrtaire lautre.

3. Tche : Rpondre au tlphone (environ 50 appels par jour).


P et D A4h
Justification Grand rendement Clients

Tche : Faire la facturation (environ 30 par jour).


P et D A1h
Justification Grand rendement $

Tche : Trier et distribuer le courrier (pour 10 personnes).


P et D B 20 min
Justification Moyen rendement Routine

Tche : Faire la fusion dune lettre type expdier 160 clients pour annoncer une vente de
produits (les adresses sont dj dans une base de donnes).
P et D A 30 min
Justification Grand rendement Clients + vente
On peut faire autre chose pendant limpression.

Tche : Classer des dossiers (20 par jour).


P et D C 20 min
Justification Faible rendement

C.12 SOFAD
Corrig Chapitre 3

Tche : Envoyer une note aux cinq vendeurs.


P et D B 15 min
Justification Moyen rendement Routine

Tche : Payer les factures (3 par jour).


P et D A 10 min
Justification Si les factures ne sont pas payes temps, risque de perte dargent pour
lentreprise.

Tche : Saisir des lettres (5 par jour).


P et D B 1 h 15
Justification Moyen rendement Routine

Tche : Photocopier les contrats de location et les classer (30 par jour).
P et D C 30 min
Justification Faible rendement Tche faire aprs les tches A et B

Tche : Tenir jour et commander les fournitures de bureau.


P et D C 30 min
Justification Faible rendement Tche hebdomadaire

Mireille ne peut pas faire une journe de 8 heures 50 minutes en 7 heures! Mme si sa dernire
tche (tenir jour et commander les fournitures de bureau) nest pas une tche quotidienne et
quelle pourrait la remettre un autre jour, son horaire dborde quand mme dune heure de
travail, sans tenir compte des imprvus et des urgences.

Elle pourrait suggrer son patron dembaucher un employ supplmentaire temps partiel
ou de la librer des tches faible rendement pour quelle puisse se consacrer uniquement
la rception et aux tches de rendement moyen.

SOFAD C.13
Gestion du temps

Exercice 3.6 Attribuer un ordre de priorit des tches

Niveau de
Liste des tches
rendement*
Prendre connaissance des courriels de mon patron 1
Prparer et soumettre mon compte de dpenses 3
Classer la correspondance accumule 3 ou 4
Expdier des courriels pour mon patron 1
Mettre la liste tlphonique jour 4
Rserver une salle et le matriel ncessaire pour une runion vendredi
1
aprs-midi
Mettre sur pied un nouveau systme de classement 4
Convoquer les personnes pour une runion prvue la semaine prochaine 2 ou 3
Terminer un rapport d pour le jour mme 1
Prendre connaissance du courrier entrant 1
Faire des photocopies de documents reus par courrier 3
Assurer le suivi dun contrat requis dans trois semaines 4
Rviser et corriger une lettre devant partir au plus tard jeudi 2
* Deux rponses peuvent tre acceptes selon les circonstances.

C.14 SOFAD
Corrig Chapitre 4

Chapitre 4

Exercice 4.1 Explorer la mise en situation


Non. Quel que soit le niveau du poste occup, chacun est responsable de planifier sa charge de
travail. La premire de ces responsabilits consiste bien clarifier les attentes. Il peut tre sur-
prenant de constater quel point cette tape cruciale est nglige dans le monde professionnel.
Si Claude avait pris la pleine responsabilit de la tche confie, elle se serait assure ds le dpart
davoir toute linformation pertinente lui permettant didentifier ses objectifs et de planifier la
ralisation du travail.

Exercice 4.2 Attribuer un but

1. Membre But
Comit directeur b
Mme Vigneault c
Claude a

2. viter de perdre du temps.

Clarifier les attentes de son patron.

Diminuer le stress.

Obtenir la satisfaction dun travail bien fait.

Pouvoir prendre des initiatives.

Faire de meilleurs choix daction.

Exercice 4.3 Attribuer un objectif


1. Objectif : Convaincre le Service des finances et les secrtaires, dici deux semaines, de la
ncessit davoir un nouveau logiciel de traitement de texte.

2. Objectifs : Remettre, dici vendredi matin, un rapport comparatif des principaux logiciels de
traitement de texte existant sur le march.

Organiser une rencontre avec toutes les secrtaires pour prsenter le logiciel choisi avant trois
semaines.

SOFAD C.15
Gestion du temps

Exercice 4.4 Rviser les tches


Nom du projet : Logiciel de traitement de texte

Objectif : Remettre, dici vendredi matin, un rapport comparatif des principaux logiciels
de traitement de texte existant sur le march.

Activits
Prendre contact avec les reprsentants pour obtenir les descriptifs des produits
Slectionner les points de comparaison
Obtenir la fiche descriptive du logiciel prsentement utilis
Analyser les fiches des produits
Communiquer avec des clients utilisant les logiciels
Prsenter le rapport final au comit directeur
Faire installer le nouveau logiciel sur un ordinateur
Corriger le rapport
Recommander le meilleur logiciel
Recueillir les gots des employs
Convoquer les participants
Prsenter une premire bauche
Acheter le logiciel
crire le rapport
Prparer la prsentation

Exercice 4.5 Fixer des dates pour quelques tapes du projet


1. quelle date Marie et Paul commenceront-ils les travaux? Le 1er aot

2. quelle date les termineront-ils? Le 20 aot

3. Pour quelles dates Paul doit-il convoquer le plombier? Le 11 aot et le 16 aot

4. Combien de jours Marie travaillera-t-elle? 17 jours

Exercice 4.6 Planifier un vnement


Cet exercice sautocorrige au moment de son excution.

C.16 SOFAD
Corrig Chapitre 4

Exercice 4.7 Identifier le sens de la dlgation


1. a) horizontale;

b) verticale;

c) inverse. Vous devez remettre ce dossier mdiatis votre patron.

2. a) Dfinir le but.

b) Formuler des objectifs pour latteindre.

c) Identifier les activits.

d) tablir un calendrier daction.

e) Dfinir les contrles et le suivi.

3. Prciser le pourquoi de la dlgation; rechercher qui (personne ou service) peut faire le travail;
clarifier lactivit (bien prciser les rsultats attendus); spcifier quand le travail doit tre remis.

4. Elle pourrait proposer lembauche dun employ temporaire ou lutilisation de services


extrieurs de secrtariat.

Exercice 4.8 Exercice englobant


1. La planification consiste dterminer des objectifs prcis et mettre en uvre les moyens
adquats pour les atteindre.

2. Cest avoir une vue densemble, comme connatre litinraire avant de prendre la route!

3. Le graphique de Gantt, le diagramme de Pareto, la technique PERT, la programmation linaire


et les outils informatiques.

4. Cest confier quelquun dautre une fonction ou une activit qui est sous sa responsabilit.

5. Cest la dlgation dune tche dun employ un autre, tous les deux tant au mme niveau
hirarchique.

6. Deux exemples parmi ceux-ci.

En dlguant des tches des personnes intresses et capables de bien faire le travail.

En prcisant les objectifs du travail accomplir ainsi que les chances.

En tant disponible pour soutenir les personnes responsables des activits dlgues.

En contrlant les tches termines pour pouvoir assurer un suivi.

En dmontrant toujours de la gratitude envers les personnes qui vous aident.

SOFAD C.17
Gestion du temps

7. Pour vrifier si les tches en cours sont ralises selon les normes tablies.

8. Trois lments parmi ceux-ci.

Organiser un horaire en fonction de limportance des activits effectuer et des rsultats


attendus.

Terminer chaque activit avant den commencer une autre.

Se proccuper de la qualit des rsultats.

Noter le temps consacr lactivit afin dobserver lchancier.

Procder une analyse du temps consacr une activit.

C.18 SOFAD
Corrig Chapitre 5

Chapitre 5

Exercice 5.1 Dfinir et identifier les chronophages


1. Cest un lment qui gruge le temps et qui nuit au bon droulement des activits.

2. Cest lart de remettre au lendemain ce qui peut tre fait aujourdhui.

3. Utiliser la technique du salami qui consiste trancher la tche accomplir en petites parties.

4. Parce que la recherche de donnes ou de dossiers est plus longue.

5. La rponse cette question est personnelle. Limportant est de bien identifier tous les chrono-
phages qui vous sont propres.

Exercice 5.2 Dterminer les voleurs de temps


1. a) Report, dlais il met de ct sa tche prioritaire.

Perfectionnisme outrance il corrige une faute peine perceptible deux minutes avant
la runion.

Incapacit dire non mme si son emploi du temps est surcharg, il prend la respon-
sabilit dune nouvelle tche.

b) Dans un premier temps, Antoine aurait d mettre la revue de ct pour se concentrer sur
sa tche prioritaire qui consistait faire les photocopies pour la runion. Ensuite, il aurait
pu simplement aviser les gens quune erreur stait glisse dans lordre du jour, car limpact
de la faute dorthographe est moindre que le retard caus. Finalement, il aurait d tre plus
raliste dans lvaluation de sa charge de travail avant daccepter le nouveau mandat.

2. a) Pascale est victime de deux voleurs de temps : le manque dorganisation et le dsordre.

b) Par elle-mme. Vous tes toujours responsable de votre poste de travail et des moyens que
vous prenez pour rester jour.

c) Premirement, elle aurait d se doter dun systme de classement facile utiliser. Ensuite,
avec un peu de discipline et de bonnes habitudes de travail, elle aurait pris lhabitude de
classer ses papiers au fur et mesure.

SOFAD C.19
Gestion du temps

Exercice 5.3 Relever les chronophages


1. Incapacit dire non (Stphanie se retrouve avec le travail des autres faire).

Absence de mthode (Stphanie norganise pas son temps et ne le contrle pas. Elle na ni
priorits ni planification).

Perte de temps au tlphone.

Procrastination (elle na pas de mthode pour grer son temps, donc elle doit reporter ses
tches).

2. Apprendre dire non ses collgues. Si elle veut les aider, elle peut toujours leur fixer un
rendez-vous.

Planifier et organiser son travail; faire les activits routinires la mme heure tous les
jours.

Au tlphone, ne pas discuter longtemps de sujets hors contexte; ramener linterlocuteur


dans la discussion; tre bref et prcis.

La procrastination de Stphanie est cause par son manque de mthode. Elle peut utiliser la
technique du salami et se doter dun systme de contrle du temps pour ne pas remettre au
lendemain...

Tout autre moyen qui contribue grer les chronophages est valable.

3. Si vous tes une Stphanie Tremblay, vous tes en mesure didentifier les chronophages dans
votre vie et de trouver les moyens pour changer vos mauvaises habitudes!

Exercice 5.4 valuer ltat de votre poste de travail


Rponses personnelles.

La rponse ces questions permet dvaluer ltat de votre poste de travail au quotidien et
didentifier les correctifs apporter rapidement.

C.20 SOFAD
Corrig Chapitre 5

Exercice 5.5 valuer les mthodes de travail


1. a) En ne classant pas les informations rgulirement, il y a risque dencombrement. De plus,
il est possible que certaines informations importantes, demandant une action immdiate,
soient laisses de ct.

b) Elle aurait pu mettre dans son agenda de la journe des moments prcis pour effectuer le
tri des informations. Ainsi, elle naurait pas nui la production du rapport tout en prenant
les actions adquates en fonction du degr dimportance des informations entrantes.

2. a) Linformation essentielle est noye dans la grande quantit dinformations non pertinentes;
cela augmente inutilement le temps que Paule consacre au tri.

b) Paule aurait avantage liminer les sources dinformations non pertinentes en enlevant
son nom des listes de distribution qui gnrent ces informations. videmment, elle devra
en expliquer la raison son patron.

Exercice 5.6 Organiser un poste de travail


Cet exercice sautocorrige au moment de son excution.

Exercice 5.7 Ragir aux interruptions


1. Vous laccueillez en vous levant et en vous dirigeant tranquillement vers la porte, bloquant
tout accs votre bureau. Vous lui dites, sur un ton amical, que vous aimeriez bien en
entendre davantage lheure du dner, mais que pour linstant, vous devez vous concentrer
sur un travail important et urgent.

2. Dites-lui quen raison dun appel sur lautre ligne, vous le rappellerez un moment plus
opportun. Nhsitez pas couper la parole au besoin.

3. Vous communiquez avec le responsable de la rencontre pour obtenir une copie de lordre du
jour lavance et pour clarifier votre rle lors de cette rencontre. Il est important que lordre
du jour mentionne le temps consacr chaque sujet afin que vous puissiez prvoir la dure
de votre participation. Par politesse, noubliez pas den informer les participants lavance.

SOFAD C.21
Gestion du temps

Chapitre 6

Exercice 6.1 Connatre les agendas


1. Priorits

Rendez-vous

Runions

Priodes prvues pour travailler sur des objectifs, des projets, la planification court et
moyen terme, etc.

Promesses faites par vous ou par dautres

Donnes sur des clients, des amis, des collgues, etc.

vnements importants souligner

Relev des dpenses

Rsum des activits ralises

Divers

Si vous en avez trouv dautres, bravo!

2. a) tche complte

b) tche en cours

c) tche trs importante

d) D tche dlguer

e) tche annule

f) A3 troisime tche de premire importance

3. Les avantages sont quil permet :

de planifier et dorganiser des runions;

de joindre des fichiers aux tches effectuer;

de conserver des listes dadresses;

denvoyer du courrier lectronique.

4. Pour les imprvus.

C.22 SOFAD
Corrig Chapitre 6

Exercice 6.2 dentifier les tches quotidiennes ralises


Rponse personnelle. Assurez-vous cependant de ne rien oublier et de mnager du temps pour
les imprvus.

Exercice 6.3 Complter une liste des tches et une planification quotidienne

SOFAD C.23
Gestion du temps

Vous pouvez planifier


vos tches un peu
diffremment; par
contre, certaines
dentre elles ne
peuvent tre
dplaces : elles sont
prcdes dun
astrisque.

Avez-vous remarqu quil reste du temps pour des imprvus?

Exercice 6.4 Remplir une fiche de planification hebdomadaire


Rponse personnelle.

C.24 SOFAD
Corrig Chapitre 6

Exercice 6.5 Rechercher sur Internet divers agendas lectroniques (appareils


de poche)
Rponse personnelle.

Exercice 6.6 Analyser lefficacit dun outil


Rponse personnelle.

Exercice 6.7 Complter une planification quotidienne traditionnelle

Voici ce dont la planification quotidienne pourrait avoir lair :

SOFAD C.25
Gestion du temps

C.26 SOFAD
Corrig Chapitre 6

Exercice 6.8 Complter une planification quotidienne lectronique

SOFAD C.27
Gestion du temps

Exercice 6.9 Complter une planification hebdomadaire traditionnelle

Les dates peuvent diffrer; vous devez cependant prsenter une planification hebdomadaire
portant sur une seule et mme semaine.

Certaines des courtes tches peuvent tre excutes dans une autre plage. Cependant, la
runion du comit directeur doit obligatoirement tre place mardi en aprs-midi.

Lyse peut dlguer les photocopies. Le diaporama PowerPoint sera finalis le lundi de la semaine
suivante.

C.28 SOFAD
Corrig Chapitre 6

Exercice 6.10 Complter une planification hebdomadaire lectronique

SOFAD C.29
Gestion du temps

Exercice 6.11 Complter un plan de projet

C.30 SOFAD
Corrig Chapitre 7

Chapitre 7

Activit synthse
1. Vos rponses peuvent tre diffrentes de celles du corrig. Cependant, veillez ce que la
formulation des objectifs rponde aux critres dfinis dans le chapitre Importance des objectifs
et des priorits.

a) Jaccueille chaque client et je fais louverture de son dossier, sil y a lieu.

b) Jachemine les nouvelles demandes de crdit lagent de crdit, uniquement lorsque ces
demandes sont dment remplies.

c) Je mets jour les dossiers des clients et je fais dchiqueter les dossiers inactifs.

d) Je fais acheminer le courrier aprs lavoir tri.

e) Je fais remplir les formulaires de renouvellement de prt hypothcaire par les commis
comptables, et je leur demande de les poster.

f) Je fais parvenir des notes ou des courriels ds que je reois de linformation communiquer.

g) Jenvoie, au dbut de chaque mois, un avis aux clients dont le prt est chu la fin du mois
suivant.

h) Je soutiens les agents de crdit et les commis comptables dans leurs tches.

i) Je relve les chronophages au bureau et je trouve des moyens pour diminuer leur effet ou
les liminer.

2. a) A

b) A

c) C et D

d) B et D

e) B et D

f) A

g) A

h) B

i) A

3. c) Cette activit peut tre dlgue, mais en partie seulement. Une fois que les dossiers
seront mis jour, on demandera la personne responsable du dchiquetage de soccuper
des dossiers inactifs.

SOFAD C.31
Gestion du temps

d) Une fois que le courrier sera tri, on fera appel aux services du commis de bureau pour
quil le fasse parvenir aux destinataires.

e) Il faut acheminer les formulaires aux commis comptables pour quils les remplissent et les
envoient la clientle.

i) Une fois que les chronophages seront identifis, on pourra dlguer des solutions pour sen
dbarrasser. Ici, ce nest pas tant la dlgation comme la participation dont il sagit.

4.

C.32 SOFAD
Corrig Chapitre 7

5. a) Ne pas trop sattarder aux dtails.

b) Saffirmer et dire que lon a dautres tches importantes accomplir; prendre des rendez-
vous.

c) Utiliser la technique du salami; trouver les raisons qui font agir ainsi les personnes atteintes;
planifier pour savoir quoi faire et quel moment; liminer les mauvaises habitudes.

d) Avoir un ordre du jour et le faire respecter; ramener lordre les indisciplins; avoir des
objectifs prcis; liminer les runions inutiles.

e) Utiliser des systmes de classement simples et efficaces; mettre les dossiers jour rguli-
rement; donner des consignes tous les utilisateurs des classeurs.

SOFAD C.33
Gestion du temps

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

C.34 SOFAD
ISBN : 978-2-89493-344-2

4316-10