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E-PR-PLA-002

PROCEDIMIENTO
Versin: 12

ACCIONES DE MEJORA

1. OBJETIVO

Establecer las acciones necesarias para aumentar la capacidad de los procesos que conforman
el Sistema de Gestin Integrado de la Superfinanciera y/o superar las expectativas planteadas
en sus objetivos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las oportunidades de mejoramiento de los procesos del
Sistema de Gestin Integrado.

3. DEFINICIONES

3.1. Mejora Continua: Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.

3.2. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Las acciones de mejora son inherentes al desarrollo de las actividades de los procesos de
la SFC. Una accin de mejora en los procesos se realiza para aumentar la capacidad y
optimizar el desempeo del proceso o del SGI, cumpliendo los requisitos. Vale la pena
tener en cuenta que los ajustes realizados a un documento no implican una optimizacin del
proceso. Sin embargo, una accin de mejora puede contemplar modificaciones de la
documentacin del mismo.

4.2. La identificacin de acciones de mejora puede realizarse a partir de: Resultados de


Auditoras del SGI, Pre auditora, Documentacin, Normativo, Indicadores, Acciones de
mejora, Auditorias de Gestin de la Oficina de Control Interno, Quejas contra la Entidad,
Rendicin de Cuentas, Autoevaluacin, Administracin de Riesgos, Revisin por la Direccin,
Encuesta de Satisfaccin, ndice Transparencia Nacional, auditoras efectuadas por la
Contralora General de la Repblica CGR o ideas de innovacin como resultado de una
propuesta realizada a travs de la proforma E-PI-PLA-044.

4.3. Cualquier funcionario que proponga mejoras a un proceso, debe utilizar el mdulo de
Mejoramiento del aplicativo del SGI - seccin acciones de mejora y la debe enviar al lder del
proceso y notificar al facilitador del proceso al cual va dirigida la mejora.

En el campo situacin actual haga una breve descripcin de ella y en el campo situacin
deseable describa su propuesta.

Si utiliza el usuario Consulta SGI registre adicionalmente en el campo situacin actual, su


nombre y extensin.

4.4. El lder del proceso que reciba una accin de mejora debe dar respuesta por correo al
funcionario que la propuso, informando si acepta o rechaza con copia al correo del SGI en un
plazo de 15 das calendario.
4.5. Los planes de accin se gestionan a travs del mdulo de mejoramiento del aplicativo del
SGI y constituyen la herramienta para tratar las acciones de mejora.

4.6. Para definir el plan de accin, si lo considera necesario, utilice como borrador la proforma
interna E-PI-PLA-049 Plantilla Plan de Mejoramiento antes de ingresar la informacin en el
aplicativo.

Los nicos que pueden ingresar la informacin en el plan de accin del mdulo de
Mejoramiento del aplicativo del SGI son los lderes o facilitadores de los procesos.

4.7. Los planes de accin que involucren a otro(s) proceso(s) o rea(s) ), sus actividades
deben ser concertados previamente con el Lder del otro proceso o jefe de rea.

4.8. Los responsables de actividades del plan de accin deben registrar en el aplicativo del
SGI, el seguimiento y cumplimiento de las mismas una vez ejecutadas.

4.9. En el caso que se presente alguna situacin que impida la ejecucin de un plan de accin,
el lder/facilitador del proceso deben informar a travs de la opcin Reportes y solicitudes al
SGI con destinatario al Sistema de Gestin Integrado, las razones por las cuales no se
puede continuar con la ejecucin del plan de accin.

Una vez se reciba respuesta del cierre de la solicitud, se debe efectuar el cierre del plan. Por lo
anterior, si una vez corregida la situacin se requiere retomar y/o desarrollar otras
actividades, se debe crear un nuevo Plan de Accin.

4.10. Cuando se requiera la reprogramacin y/o adicin de actividades de un plan de accin,


el lder de proceso/facilitador debe registrar la solicitud a travs de la opcin Reportes y
solicitudes al SGI con destinatario Sistema de Gestin Integrado, indicando:

Nmero o consecutivo del plan accin


redefinir o adicionar
Responsable(s)
Nuevas fechas de la(s) actividad(es)
Justificacin de la modificacin.

4.11. Los lderes de proceso tienen la responsabilidad de aprobar los planes de accin y
cerrarlos una vez evaluada la eficacia global del mismo.

4.12. Los planes de accin definidos a partir de una auditora realizada por la Oficina de
Control Interno deben ser registradas por el lder de proceso/facilitador responsable de la
ejecucin del plan en el aplicativo del SGI y se debe informar la oficializacin mediante correo
al jefe de la Oficina de Control Interno con copia al correo del SGI.

4.13. Cuando se finalice un plan de accin generado a partir de una auditora realizada por la
Oficina de Control Interno, el lder del proceso/facilitador le debe enviar un correo a la Oficina
de Control Interno con copia al correo del SGI, solicitando que realice el seguimiento y registre
la eficacia global en el aplicativo del SGI.

4.14. Ante una eventual falla del aplicativo del SGI se proceder de la siguiente forma:

Consulta: Se contar con una copia de las acciones de mejora en


Y:\PUBLICO\Sistema de Gestion Integrado\Mdulo Mejoramiento.
Seguimientos, cumplimiento de actividades y/o correccin de planes de accin de
carcter urgente: El responsable de la actividad deber informar el seguimiento al
Grupo de Planeacin y Gestin a travs del correo del SGI y anexar el entregable en
caso de requerirse, con copia al facilitador del proceso y lder dueo del plan.
5. DESARROLLO
No. Actividad Responsable Norma/Poltica
Identifica la oportunidad de mejora,
registra propuesta en el aplicativo del SGI
a travs del mdulo de Mejoramiento
utilizando la opcin de "acciones de E-GU-PLA-003
1 mejora". Funcionario Consulta aplicativo
del SGI(ISOlucin)
Nota: Si posteriormente desea conocer el
estado de su propuesta, ingrese por el
mdulo de mejoramiento opcin "Filtros".
El lder evala con el facilitador si la accin
de mejora es viable o no, e informa por
correo al funcionario que propuso la
mejora, con copia al correo del SGI.
E-GU-PLA-004
S es viable: Imparte instrucciones para Lder de Proceso
2 Usuario aplicativo
disear el plan de accin. Contina paso 3. /Facilitador
del SGI(ISOlucin)
No es viable: Registra en el aplicativo del
SGI las razones de rechazo, cierra el
reporte y la tarea. Finaliza el
procedimiento.
Presenta propuesta del plan de accin, al
lder y/o Presenta propuesta del plan de
accin, al lder y/o facilitador, teniendo en
Funcionario E-PI-PLA-049
cuenta la informacin requerida (objetivos
3 designado para Plantilla Plan de
con el que se relaciona el plan, actividades
disear el plan Mejoramiento
debe contener fecha de inicio, entregable y
descripcin de la tarea, responsable(s) de
cada actividad y fecha de compromiso).
Revisa la propuesta y coordina con el
Facilitador.

Se aprueba? E-PI-PLA-049
Lder de
4 Plantilla Plan de
proceso/Facilitador
SI: Sigue actividad 5. Mejoramiento

NO: Solicita a funcionario designado


realizar ajustes a la propuesta. Actividad 3.
E-GU-PLA-004
Usuario aplicativo
Registra el plan de accin en al aplicativo del SGI
5 Facilitador
del SGI. (ISOlucin)

Aplicativo del SGI.


Responsables
6 Desarrolla actividades del plan de accin. asignados en el plan
de accin
Registra, en el aplicativo del SGI, el
seguimiento y cumplimiento de las Responsables E-GU-PLA-004
7 actividades, de acuerdo con el vencimiento asignados en el plan Usuario Aplicativo
de cada una de las mismas y su de accin del SGI(Isolucin).
entregable.
Registra, en el aplicativo del SGI, el cierre E-GU-PLA-004
Lder del
8 del plan de accin una vez finalizadas las Usuario aplicativo
proceso/Facilitador
actividades. del SGI(ISOlucin)
9 FIN.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Versin Fecha Cambios
Este procedimiento se elimina del sistema de gestin por que se
1 05/Ago/2008 encuentra inmerso dentro de la documentacin existente en el proceso
de Gestin Documental.
2 16/Sep/2008 Se actualiza la distribucin del reporte
Desarrollo: Se modific el paso 3 as: Revisa, evala y concepta.
Si es producto de una propuesta de mejora, emite concepto sobre
viabilidad y contina en paso 4. Si es consecuencia de una no
conformidad real o potencial, contine en paso 6.
Se modifica el paso 4 as: Revisa concepto. Se aprueba la
propuesta?
SI: Contine en paso 6.
3 10/Oct/2008
NO: Contine en paso 5.
Se modifica el paso 6 as: Realiza anlisis de causas de las no
conformidades reales y potenciales para asegurarse de que no se
vuelvan a presentar.

Realiza anlisis de causas en el caso de la identificacin de oportunidades


de mejora.
Se modifica 4. Condiciones Generales del procedimiento:
Se aclara que las acciones de mejora incluyen las acciones preventivas
y las acciones correctivas.
Se aclara que las acciones de mejora se encuentran contempladas en
el anlisis realizado en las matrices de riesgos.
Se adiciona seguimiento global que debe realizar el Grupo de
Planeacin y Gestin de Calidad al cumplimiento de los planes de accin
Se incluy plazo de 15 para remitir los planes de accin derivados de
4 04/Dic/2009 las auditorias.

Se modifica 5. Desarrollo en los siguientes pasos.


Paso 6 y 7: se elimina el instructivo de E-IN-PLA-005
Paso 9: Remitir copia de los planes de accin al correo del SGI y se da
la opcin de realizar correcciones a los planes de accin
Paso 12: Diligenciar las columnas de seguimiento a los planes de
accin
Modificar los documentos de referencia
Se incluyen otras fuentes de origen de las acciones en el punto 4.3 de las
5 21/Oct/2011
condiciones generales
Se aclara en las Condiciones Generales respecto al Seguimiento que
realiza el Grupo de Planeacin y Gestin de Calidad al incumplimiento de
metas. Adicionalmente se aclara an ms el tema relacionado con
correccin, accin correctiva y accin preventiva y su definicin dentro
del Plan de Accin.
6 18/Ene/2012
En el desarrollo paso 5 se aclara que el lder del proceso debe informar
sobre la aprobacin o no de la propuesta al respectivo funcionario.
Se incluye las tareas correspondientes a la actualizacin de los planes
de accin y al consolidado de planes de accin.
Se incluye la verificacin de la eficacia del Plan de accin.
Condiciones Generales
4.5 Se incluye como el origen de los planes de accin las auditoras
realizadas por la CGR.
4.10 Se elimin lo correspondiente al seguimiento trimestral por
proceso
7 15/Jun/2012
4.16 Se incluye la responsabilidad del seguimiento y del reporte de los
planes de accin realizados por la OCI.
4.17 el GPyGC es el encargado de publicar los planes de mejoramiento.
Desarrollo
Se elimina el paso 16 de cerrar la No conformidad
Se elimina todo lo relacionado con las no conformidades.
Se actualiza incorporando la Solicitud del aplicativo del SGI
8 25/Oct/2012
Se proporciona una mayor explicacin sobre el diligenciamiento de los
planes de accin.
Se actualiza el procedimiento indicando la forma de realizar las
9 17/Feb/2014
actividades a travs del mdulo de mejoramiento del aplicativo del SGI.
Se cambi el nombre de la Gua de consulta por la gua de usuario del
10 08/May/2014
aplicativo del SGI, en los casos que aplica
Se incluy las opciones correspondientes al caso en que falla el aplicativo
11 25/Jun/2015
del SGI.

Elabor Revis Aprob


Adriana Suarez Juan David Gutierrez Juan David Gutierrez
Nombre: Nombre: Nombre:
Agudelo Franco Franco
Profesional Profesional Profesional Especializado
Cargo: Cargo: Cargo:
Universitario 2044-09 Especializado 2028-19 2028-19
Fecha: 25/Jun/2015 Fecha: 28/Ago/2015 Fecha: 28/Ago/2015

Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versin vigente
reposa en el aplicativo del SGI.