Mantenimiento y Sistemas

DIPLOMADO INTERNACIONAL
EN GERENCIA DE MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO Y SISTEMAS
DE GESTION
CAPTULO 1
CAPTULO 1: Introduccin a los

Sistemas de Gestin
Sesin 1: Qu es un Sistema de Gestin.
Captulo 1 Sesin 1 Lmina 2

Qu son los sistemas de gestin?
Un sistema de gestin es un conjunto de etapas unidas
en un proceso continuo, que permite trabajar
ordenadamente una idea hasta lograr un objetivo.
Es una estructura operacional de trabajo, bien

documentada e integrada a los procesos tcnicos y
gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de
trabajo, los equipos y la informacin de la organizacin,
de una manera prctica y coordinada, que asegure la
obtencin de resultados, permita el control de los
procesos y la mejora continua.


En una empresa, un sistema de gestin es un conjunto
de procesos, junto con definiciones funcionales,
sistemas computacionales, instrumentos, operaciones
manuales y/o automticas; que se encuentran
formalizados, han sido difundidos, son conocidos,
comprendidos y asumidos por las personas; que les
permiten trabajar en un estndar definido para
conseguir los objetivos de la organizacin y que a la
vez les provee un marco de referencia para la reflexin
y la toma de decisiones, en todos los niveles de la
organizacin.


Qu es un Proceso ?
ISO 8402 : conjunto de todos los recursos y
actividades que transforman entradas en salidas.
Esto incluye recursos humanos y financieros,
edificios, equipos, tcnicas y mtodos.
Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas

que puede ser distinguida de otras por efectuar una
funcin caracterstica; que puede ser evaluada y
controlada desde los niveles de decisin de la
organizacin

Tipos de Procesos
Desde el punto de vista de la gestin podemos decir que existen dos
tipos de procesos:
A.- Los Procesos Principales o Procesos Relevantes:
Son aquellos procesos que constituyen los fundamentos mismos de la
empresa.
Ejemplo:
Para una fbrica: Los procesos de planificacin de la produccin, fabricacin, control,
ventas, etc.
Para una sociedad de ingeniera: Los procesos de concepcin, ejecucin, operacin,
mantenimiento, etc.
Para una empresa de servicios: los procesos de validacin del servicio, post venta, etc.
Si falla un proceso principal, el xito de la empresa se ve comprometido.

El anlisis y mejoramiento de los procesos relevantes de la empresa se
generan a partir de decisiones estratgicas directamente desde el nivel
ejecutivo y gerencia.

Tipos de Procesos
A.- Los Procesos Simples o Secundarios
Son aquellos procesos que se generan a partir de los procesos
principales y corresponden en forma ms concreta a las actividades
diarias de cada persona. Estos procesos tienen un nmero menor de
funciones y tareas.
Ejemplo:
Para una fbrica: la fabricacin se puede descomponer en preparacin de la mquina,
aplicacin de las tareas de fabricacin en las distintas etapas. Control dimensional, puesta
en marcha, despacho, etc.
Para una sociedad de ingeniera: La ejecucin se puede descomponer en inicio del
negocio, estudios detallados, compras, despacho, montaje, etc.
Para una empresa de servicios: El procesos de post venta se puede descomponer
evaluacin, planificacin del personal, intervencin con el cliente, gestin de repuestos,
etc.
Si falla un proceso secundario sus consecuencias son acotadas y se resuelven

al nivel de cada rea.
El anlisis y mejoramiento de los procesos simples son parte del trabajo
cotidiano de los administradores de cada rea.

Procesos Relevantes del Negocio
De esta forma, procesos relevantes de un negocio
pueden ser:
9 La produccin,
9 El Mantenimiento,
9 El marketing y las ventas,
9 La gestin de la informacin,
9 El manejo del recurso humano,
9 La investigacin y desarrollo
9 El manejo financiero.


Sistemas de Gestin
Sesin 2: Etapas Para el Desarrollo de un

Sistema de Gestin.

Sistema de Gestin
En un proceso de
ANALISIS
mejoramiento:
Un Sistema de Gestin es
un conjunto de etapas
CONTROL PLANIFICACION
unidas en un proceso
continuo, que permite
trabajar ordenadamente
una idea hasta lograr
IMPLEMENTACION
mejoras y lograr su
continuidad.

Etapas Para el Desarrollo de un
Sistema de Gestin
Etapa de Anlisis, ANALISIS
ideacin o creacin
Brainstorming CONTROL
PLANIFICACION
Taller de anlisis
estructurado IMPLEMENTACION

Sistema de Gestin
Etapa de Planificacin
Establecer sub-objetivos
y los planes de accin ANALISIS
para alcanzarlos.
Definir
CONTROL
PLANIFICACION
Estrategias
Estructura organizacional
Personal
Tecnologa IMPLEMENTACION
Tipo de recursos
Controles

Sistema de Gestin
Etapa de Implementacin o Implantacin
Motivacin,
apoyo,
Es la etapa en la que debe ponerse en disciplina.
marcha y en operacin las actividades
planificadas del sistema de gestin.
ANALISIS
Las decisiones y acciones para implementar

un sistema de gestin deben sustentarse en
los mecanismos administrativos que estn
CONTROL PLANIFICACION
sistemticamente relacionados y que se

obtienen del proceso de planificacin. IMPLEMENTACION

Sistema de Gestin
Etapa de Control
Es una funcin administrativa reguladora que permite verificar
(constatar, medir, evaluar ...), si el elemento seleccionado (es decir,
la actividad, proceso, unidad, sistema, etc.), est cumpliendo sus
objetivos o alcanzando los resultados que se esperan.
La finalidad del control es la deteccin de errores,

fallas o diferencias, en relacin a un planteamiento
inicial, para su correccin y/o prevencin. Por tanto, ANALISIS
el control debe:
Estar relacionado con los objetivos inicialmente
definidos, CONTROL PLANIFICACION
Debe permitir la medicin y cuantificacin de los

resultados,
La deteccin de desviaciones y IMPLEMENTACION
El establecimiento de medidas correctivas y

preventivas.
LOS ERRORES SON OPORTUNIDADES PARA MEJORAR

Las Etapas Bsicas del Control
a. Establecimiento de los estndares para la medicin:

Un estndar es una norma o criterio que sirve como base para
la evaluacin o comparacin. Los estndares, deben ser
medidas especficas de actuacin con base en los objetivos. Son
los lmites en los cuales se debe encuadrar la organizacin. Se
pueden definir, entre otros, estndares de cantidad, calidad,
tiempo y costos.
b. Medicin del desempeo:

Tiene como fin obtener resultados del desempeo para su
posterior comparacin con los estndares definidos. Luego, es
posible detectar si hay desvos o variaciones en relacin a lo
esperado.

Las Etapas Bsicas del Control
c. Deteccin de las desviaciones en relacin al estndar establecido:
Conocer las desviaciones de los resultados es la base para conocer las causas de
stas. Todas las variaciones que se presenten, en relacin con los planes, deben ser
analizadas detalladamente para conocer las causas que las originaron. Analizar las
razones que dieron origen a las variaciones permite eficiencia y efectividad en la
bsqueda y aplicacin de soluciones.
d. Determinacin de acciones correctivas y preventivas

Se determinan las acciones correctivas para corregir las causas de las desviaciones
y orientar los resultados al estndar definido. Esto puede significar cambios en una o
varias actividades, sin embargo, cabe sealar que podra ser necesario que la
correccin se realice en los estndares originales, en lugar de las actividades.
En trminos preventivos, es importante considerar que lo ms significativo es

encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados finales cumplan
con los parmetros definidos (anticiparse), y no tan slo en identificar y corregir los
errores pasados.

La implementacin de un sistema
de gestin eficaz puede ayudar a:
Mejorar la efectividad operativa
Reducir costos
Minimizar las fallas
Gestionar los riesgos sociales, medioambientales
y financieros
Aumentar la satisfaccin de clientes y partes
interesadas
Proteger la marca y la reputacin
Lograr mejoras continuas
Potenciar la innovacin
ES DECIR: SISTEMATIZA LA ADMINISTRACIN DE LOS

PROCESOS RELEVANTES DE LA EMPRESA,


Sistemas de Gestin
Sesin 3: Metodologa para

Desarrollar y Mejorar un Sistema de
Gestin.

Taller Estructurado Para el Diseo
y Mejoramiento de Sistema
Una metodologa para disear o mejorar un sistema de gestin
consiste en hacer un trabajo en grupo con las personas de la
organizacin que conocen o se ven enfrentadas con los problemas
para realizar una funcin o trabajo, el trabajo se realiza en tres
etapas:
Metodologa:
1 etapa: lluvia de problemas, se anotan todos.
2 etapa: clasificacin de problemas e identificacin de subsistemas.
3 etapa: Definicin de los subsistemas.
4 etapa: Establecer requerimientos o lneas de accin para las
soluciones.

Metodologa:
ESPECIFICAR
DETECCION DE FUNCIONALIDADES DISEAR
PROBLEMAS IDENTIFICAR REQUERIDAS FLUJOGRAMA
SUBSISTEMAS MEJORADO

Etapa 1: Brainstorming
1) Escoger un proceso especfico dentro de la actividad del rea o
gerencia de mantenimiento (por ejemplo administracin de
materiales y repuestos, programacin, planificacin, etc.) En
nuestro ejemplo escogimos el proceso de registro de
actividades.
2) Hacer un listado de problemas que conocen o que se observan
en el proceso, esta actividad se desarrolla en un taller grupal
en el que se invita a participar a todas las personas que
puedan aportar experiencia en el proceso (es decir tanto
usuarios como clientes, jefaturas y personas que aportan en
forma complementaria).

Taller Estructurado Para el Diseo y Mejoramiento de Sistema
Etapa 1: Brainstorming - Ejemplo
1) INTERFERENCIAS CON LA OPERACIN PARA DESARROLLAR EL PROYECTO
2) FALTA DE INFRAESTRUCTURA (OFICINAS, ESPACIOS) PARA TRABAJAR EN PROYECTOS EN LA MINA
3) EXCESIVA CANTIDAD DE REGISTROS Y PAPELES IMPIDEN DEDICARSE AL TERRENO
4) A LOS ESPECIALISTAS SE LES PIDE HACER FUNCIONES MULTIDISCIPLINARIAS (ANEXAS A SU ESPECIALIDAD) LO QUE LES DIFICULTA
CUMPLIR CON SUS FUNCIONES
5) SE CONFUNDEN LOS ROLES (JUNTO CON LAS FUNCIONES DE LA ESPECIALIDAD, HAY QUE PREOCUPARSE DE COSAS DE ESPECIALIDAD
DE SEGURIDAD)
6) DURANTE LA OBRA HAY QUE OCUPAR TIEMPO PARA RESOLVER TEMAS QUE SE DEBEN RESOLVER ANTES
7) INGENIERIA CONTIEN ERRORES
8) A LOS ESPECIALISTAS SE LES PIDE FUNCIONES DE ESPECIALISTA DE RIESGOS
9) UN ASESOR DE SEGURIDAD NO PUEDE SER ESPECIALISTA EN UN AREA DE INGENIERIA
10) PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO SEGURO INCOMPLETOS
11) Falta incorporacin (suficiente) de especialistas de seguridad de hacer los procedimientos
12) Cualquiera que llega a la obra encuentra detalles
13) No se destacan los logros cuando las cosas se hacen bien
14) Libros de Obra mal hechos (mal manejado, sin apertura o mal hecha, mal ordenado, sin firmas, etc.)
15) Se construye con planos en revisin B
16) La constructora (contratista) al final de la obra echa a la persona ms cara, que es que ms sabe y se lleva la informacin de la obra
17) Empresas de mala calidad producto de forma de licitacin (polinomio de asignacin)
18) Dficit en especificaciones tcnicas para licitar
19) Mercado de Empresas de Ingeniera para proyectos menores es pobre
20) Hay empresas que no trabajan con DET porque la burocracia es excesiva
21) Incumplimiento de compromisos por parte de clientes (genera retrasos, interferencias)
22) Cambio en los equipos de trabajo (de DET), produce demoras e inconvenentes
23) Trmite para incorporar a una persona nueva demora 20 das (por todas las exigencias)
24) El mercado no est preparado para cumplir nuestras exigencias (en los ECF)
25) Existen inconsistencias entre exigencias y realidad del mercado
26) No existe una va efectiva para resolver problemas anterior (25)
27) Prdida de concentracin de los trabajadores por excesivos controles
28) Puede haber problemas de seleccin (desde el punto de vista seguridad) del personal para trabajar en obras
29) Discrepancia entre lo que informan las distintas instancias de las dotaciones (empresa, ito, P&C) ( Ej E200)
30) Diferencias entre Informacin ( E200, ITO, P&C)
31) No est claro el concepto de dotacin
32) Las coordinaciones y compromisos no bajan a las reas encargadas de interactuar con el proyecto
33) Ingenieras dirigidas hacia una solucin preconcebida que no es la mejor se presiona o gua a las empresas en el desarrollo de una
ingeniera
34) Falta de participacin de clientes en las ingenieras.

Taller Estructurado Para el Diseo y
Mejoramiento de Sistema
Etapa 2: Clasificacin, anlisis y diseo de requerimientos:
a) Agrupar los problemas que puedan tener una causa y solucin comn, o
que se refieran a problemas de naturaleza similar (por ejemplo
problemas de capacitacin de personal, problemas de falta de recursos
materiales, problemas de mal registro de informacin, problemas de
procesamiento de la informacin, problemas de calidad, etc.)
b) Clasificar mediante un nombre cada conjunto de problemas.
c) Especificar los requerimientos (es decir las funciones que deben
implementarse) para resolver todos los problemas agrupados en el
subsistema. Estos requerimientos pueden plantearse considerando el
desarrollo de un sistema que resuelva uno o ms problemas, asignar
roles a personas dentro de la organizacin, establecer procedimientos
administrativos formales que deben ejecutar uno o ms actores de la
organizacin, etc.

Taller Estructurado Para el Diseo y Mejoramiento
de Sistema
Etapa 2: Clasificacin y anlisis. Ejemplo.

Etapa 3: Diseo de procesos mejorados:
a) Dibujar un diagrama de flujo formal que represente como

deber realizarse el proceso, especificando los actores que
intervienen y cual es la funcin y responsabilidad de cada uno.
El flujograma tiene en cada columna la identificacin de la
persona o entidad que intervienen y los procesos que ejecuta
o en los que debe participar cada actor deben dibujarse en la
columna respectiva. Si en un proceso intervienen e forma
paralela ms de un actor se debe dibujar de manera de
abarcar las columnas que correspondan.

Taller Estructurado Para el Diseo y
Mejoramiento de Sistema
Etapa 3:
Diseo de
procesos
mejorados.
Ejemplo:


Sistemas de Gestin
Sesin 4: Sistemas de Gestin y

Mantenimiento.

Confiabilidad Operacional Productividad
y Eficiencia

Confiabilidad Operacional Productividad y Eficiencia
STOCK DE
DISPONIBILIDAD REPUESTOS
PARQUE DE CONFIABILIDAD Cantidad y
EQUIPO (t) FALLAS Calidad
NECESARIO
PARA LA
PRODUCCIN
POLITICAS
MP, MC,
MPRD.
MANTENIBILIDAD
EQUIPO DE RESERVA (t) REPARACIONES
Cantidad y ubicacin AREA DE
POLITICAS MANTENIMIENTO
DE REEMPLAZO Y
- Tamao del Taller
OVERHAUL
- Equipamiento
PREVENCIN DE RIESGOS - Dotacin de Personal
INVERSION EN - Gastos
STOCK DE
EQUIPOS DE COMPONENTES
- Terceros
REEMPLAZO REPARABLES
Rentabilidad ,
Tasa de Descuento
TALLERES DE REPARACION DE COMPONENTES

Sistemas de Gestin y
Mantenimiento
Actividades para mantenimiento preventivo,
correctivo, predictivo, detectivo, por condicin.
Solicitudes de mantenimiento, rdenes de
trabajo,
Administracin del mantenimiento, organizacin.
Anlisis de fallas.
Administracin de Repuestos e insumos.
Registro, uso de la informacin, uso de software.
Capacidades y capacitacin del personal.

El Sistema de Administracin del
Mantenimiento (SADEM)
Es un sistema o modelo de gestin que lleva a la empresa a realizar
todas las tareas de mantenimiento de las instalaciones y maquinarias de
una manera lgica y eficiente.
Constituye una solucin uniforme y reconocible que se puede aplicar a

todas las empresas independientemente de su realidad particular.
Es un esquema conceptual adaptable a cada situacin referida al tamao

de las instalaciones, al costo del mantenimiento, la cantidad de personal
y las condiciones del mercado externo de servicios.
Su adopcin garantiza la ejecucin de todas las funciones bsicas que,

miles de horas hombre de experiencia nacional y extranjera, han
determinado como necesarias para la eficacia de la actividad de
mantenimiento.

COMPONENTES DEL MODELO
SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL MANTENIMIENTO
METAS
OBJETIVOS
POLITICAS PROCEDIMIENTOS
E.D.I.M. M. P.
RECUR. P.MATRIZ PLANIF.T.
O.T.M.
ABAST. PROGRAM.
EVALUA.
M. A. I. XXI CONSULTORES

Planificacin Estratgica
Es un esfuerzo organizacional
disciplinado y bien definido, que
apunta a la total especificacin de la
estrategia de una empresa, a travs
de asignaciones de responsabilidades
para su ejecucin.
Dr. Luis Guillermo Cerna

Componentes del Modelo Sistema de
Administracin y Mantenimiento
El modelo se inicia con la definicin, en la
empresa, de los Objetivos que la
gerencia ha fijado para la Funcin
Mantenimiento y las Polticas que
permitirn el cumplimiento de ellos.
Las Polticas se refieren a todas las interfaces que afectan el

rendimiento de mantencin: Abastecimientos, Recursos
Humanos, Contabilidad de Costos, Ingeniera, Seguridad,
Servicios Externos, etc.
Los Procedimientos, variables en cantidad y contenido, son

el corazn del modelo pues materializan las principales
actividades administrativas que garantizan un mantenimiento
eficaz.

Inventario de Equipos de Inters para

Mantencin (EDIM), determina, en la
empresa, la forma de clasificar, codificar y
registrar apropiadamente la maquinaria e
instalaciones.
Mantenimiento Preventivo(MP), establece los alcances de las
actividades de previsin indispensables para asegurar la
disponibilidad de la maquinaria y la continuidad de la produccin.
Se basa en un buen anlisis de las fallas del equipo.
Plan Matriz(P.MATRIZ), define la planificacin anual de las

actividades de mantencin asegurando la confeccin del
presupuesto sobre bases de lo que realmente se piensa hacer.
Garantiza una adecuada coordinacin con la Produccin a lo largo
del ao.

Planificacin de Trabajos (PLANIF.T.), Establecer

la forma y el alcance con que se deben planificar las
actividades de mantenimiento para asegurar la
productividad del personal y la mnima prdida de
tiempo en detenciones de la maquinaria.
Recursos (RECUR.), Determinar la forma de pronosticar las necesidades de

repuestos y materiales de tal manera que estn disponibles a tiempo y no
constituyan un inventario excesivo en bodegas de la empresa. Indica como
definir la dotacin de mano de obra necesaria para las condiciones de la
empresa.
Orden de Trabajo de Mantencin (O.T.M.), Implementar en la empresa, un

nico formulario indispensable para un manejo eficiente de los trabajos que,
adems, garantiza disponer de la informacin histrica necesaria para el
mejoramiento continuo de la actividad de mantenimiento.

Programacin (PROGRAM.), define como

programar las actividades mensuales, semanales y
diarias para asegurar que se ejecuten todas con
los recursos disponibles sin afectar la produccin.
Abastecimientos (ABAST.), regula las relaciones con el departamento de

compras, manejo y almacenamiento de materiales y repuestos.
Evaluacin del Rendimiento (EVALUAC.), establece los indicadores

indispensables para medir la eficacia de la funcin mantenimiento que
asegure su control y mejoramiento continuo.
El Modelo Administrativo se complementa con un Sistema de Informacin

que, idealmente, debe ser computarizado a fin de aprovechar las mltiples
ventajas de registro y elaboracin de datos que, hoy en da, permiten los
computadores.

Concepto de Negocio

Plan de Negocio

Qu Factores Debe Contener un Plan
de Negocios de Activos?
Misin - Visin
Siempre un Plan de Plan de Negocios
Negocios debe tener debe definir con
SENTIDO (PARA claridad el QU
QU). Objetivos HACIA DONDE
Plan de Negocios
debe definir con
Estrategia
claridad el CON
Plan de Negocios QU.
debe definir con
claridad el CMO. Implantacin de la
Estrategia Plan de Negocios
debe contener
indicadores que
permitan verificar su
Control de Gestin cumplimiento.

Diagrama Simplificado de la
Administracin del Mantenimiento
Ingeniera de Plan Matriz Fallas
Mantenimiento
(Planificacin)
Programacin
Registro de Ejecucin del programa

datos diario de mantenimiento

Organizacin Para el Mantenimiento

Contratacin de Mantenimiento
- Finalidad
Apoyarse en terceros con

el fin de lograr economa
en las operaciones,
oportunidad e
innovacin.

Objetivos de la Tercerizacion:
- Optimizar uso de personal.
Consideraciones
- Optimizar uso recursos fsicos y financieros (bajar costos)
- Acceder a tecnologa de punta y personal especializado.
Qu Tercerizar?
- Servicios no relacionados con el ncleo del negocio.
- Mantenimiento de poca especializacin y mucho uso de recursos.
- Mantenimiento muy especializado y de poco requerimiento. Servicios tecnolgicos.
No Tercerizar
- Actividades de mantenimiento estratgico para el negocio.
- Mantenimiento de equipos especiales que impliquen contabilidad de recursos.
- Mantenimiento diario de equipos crticos para la operacin.
Anlisis Previo
- Evaluar actividades, repuestos, proveedores, equipos y herramientas.
- Costo actual del mantenimiento. Relacin Costo <-> Beneficio
- Logstica (transporte, facilidades, talleres)
Cuidado
- Tercerizar duplica la administracin.
- No forzar tercerizacin.

Tercerizacin - Riesgos
9 Servicios de mala calidad a precios
aparentemente ms bajos.
9 Sobrecostos por incumplimiento de
plazos o especificaciones tcnicas.
9 Accidentes
9 Prdida de control por
subcontratacin.
9 Desequilibrio econmico por fallas en
especificaciones.
9 Dependencia excesiva de los
contratistas que puede ocasionar
prdidas por no atender
oportunamente.

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CAPTULO 1: Introduccin a los

Sesin 1: Qu es un Sistema de Gestin.

Captulo 1 Sesin 1 Lmina 2

Es una estructura operacional de trabajo, bien

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Captulo 1 Sesin 1 Lmina 5

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Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas

Captulo 1 Sesin 1 Lmina 7

Si falla un proceso principal, el xito de la empresa se ve comprometido.

Captulo 1 Sesin 1 Lmina 8

Si falla un proceso secundario sus consecuencias son acotadas y se resuelven

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CAPTULO 1: Introduccin a los

Sesin 2: Etapas Para el Desarrollo de un

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Captulo 1 Sesin 2 Lmina 12

Etapa de Anlisis, ANALISIS

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Captulo 1 Sesin 2 Lmina 14

Las decisiones y acciones para implementar

sistemticamente relacionados y que se

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La finalidad del control es la deteccin de errores,

Debe permitir la medicin y cuantificacin de los

El establecimiento de medidas correctivas y

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a. Establecimiento de los estndares para la medicin:

b. Medicin del desempeo:

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d. Determinacin de acciones correctivas y preventivas

En trminos preventivos, es importante considerar que lo ms significativo es

Captulo 1 Sesin 2 Lmina 18

ES DECIR: SISTEMATIZA LA ADMINISTRACIN DE LOS

Captulo 1 Sesin 2 Lmina 19

CAPTULO 1: Introduccin a los

Sesin 3: Metodologa para

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a) Dibujar un diagrama de flujo formal que represente como

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Sesin 4: Sistemas de Gestin y

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Constituye una solucin uniforme y reconocible que se puede aplicar a

Es un esquema conceptual adaptable a cada situacin referida al tamao

Su adopcin garantiza la ejecucin de todas las funciones bsicas que,

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RECUR. P.MATRIZ PLANIF.T.

Captulo 1 Sesin 4 Lmina 34

Dr. Luis Guillermo Cerna

Captulo 1 Sesin 4 Lmina 35