Lineamientos Tecnicos para IPS PDF

Lineamiento Tcnico para el Registro y
envo de los datos del Registro Individual

de Prestaciones de Salud RIPS, desde las
Instituciones Prestadoras de Servicios de
Salud a las EAPB
Oficina de Tecnologa de la Informacin y la

Comunicacin - OTIC
COMO
REGISTRAR Y
ENVIAR LOS
DATOS DE RIPS
DESDE LAS ips A
LAS EAPB?
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Contenido
1. INTRODUCCCION ............................................................................................................................................................ 4
2. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS RIPS ................................................................................................ 5
3. CALIDAD DE LOS DATOS................................................................................................................................................. 7
4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES ............................................................................................................ 8
4.1. Estndar del archivo plano .............................................................................................................................................. 8

4.2. Archivo de control: CT .................................................................................................................................................. 10
4.3. Archivo de transacciones: AF ........................................................................................................................................ 11
4.4. Archivo de usuarios: US ............................................................................................................................................... 14
4.5. Archivo de consulta: AC................................................................................................................................................ 19
4.6. Archivo de procedimientos: AP ...................................................................................................................................... 28
4.7. Archivo de urgencia con observacin: AU....................................................................................................................... 31
4.8. Archivo de hospitalizacin: AH ...................................................................................................................................... 34
4.9. Archivo de recin nacidos: AN ....................................................................................................................................... 39
4.10. Archivo de medicamentos: AM ...................................................................................................................................... 40
4.11. Archivo de otros servicios: AT ....................................................................................................................................... 42
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1. INTRODUCCCION
La informacin de los registros individuales de prestacin de servicios de salud, (RIPS), con su

estructura nica y estandarizada y todas sus clases de datos de: identificacin, del servicio
propiamente dicho, del motivo que origino su prestacin, constituyen una fuente de datos prioritaria
para los procesos de direccin, regulacin y control, del Sistema General de Seguridad Social en
Salud en cada uno de sus planes, programas, estrategias y operaciones, no slo desde el punto de
vista de la toma decisiones gerenciales sino desde el punto de vista administrativo y asistencial. La
Resolucin 3374/2000, por la cual se reglamentan los datos bsicos que deben ser reportados por
los prestadores de servicios de salud y las EAPB, tiene como propsito facilitar la relacin entre
prestadores y pagadores en materia de informacin y ser el soporte de los servicios efectivamente
prestados a la poblacin protegida en cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100.
Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos reconocen su valor e
importancia, en la actualidad se han identificado falencias tanto en la calidad del registro primario
como en la utilizacin para la gestin de las IPS y las EAPB, as como para la formulacin de la
poltica pblica en salud. Esta situacin muestra la necesidad de mejorar la calidad, oportunidad y
cobertura de los datos que se reportan, para que contribuyan en condiciones de mayor certidumbre a
la toma de decisiones.
En el presente documento se definen los criterios para la adecuada transferencia de datos,

estableciendo los lineamientos para mejorar la calidad, la oportunidad y la cobertura de los datos de
RIPS, as como la operativizacin de dicha resolucin en los prestadores de servicios de salud. Para
el efecto, es fundamental que las instituciones los incorporen en sus procesos y herramientas
informticas, para asegurar el registro y envi de los datos al Ministerio de Salud y Proteccin Social.
Las actualizaciones estn relacionadas con la forma de cmo se deben registrar y validar los
diferentes datos y la especificacin para el envo de los datos desde las IPS a las Entidades
Administradoras de Planes de Beneficios.
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2. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS RIPS
El RIPS provee los datos mnimos y bsicos que se requieren para los procesos de control del
Ministerio como ente regulador del Sistema y para hacer seguimiento al Sistema de Prestaciones de
Salud en el SGSSS, en relacin con el paquete obligatorio de servicios. Igualmente, el objetivo de los
RIPS es facilitar las relaciones comerciales entre: las entidades administradoras de planes de
beneficios (pagadores), las instituciones prestadoras de servicios de salud y los profesionales
independientes (prestadores), mediante la presentacin de la factura de venta de servicios en medio
magntico, con una estructura estandarizada, que facilite la comunicacin, los procesos de
transferencia de datos y la revisin de cuentas.
Independientemente del uso que los actores del SGSSS realicen sobre los datos de las prestaciones
de salud, actualmente todos los prestadores estn obligados a generar, transferir, organizar y
entregar los datos generados durante la atencin de la poblacin a las entidades que realicen el
pago de las atenciones de salud, ya sean Entidades Administradoras de Planes de Beneficios
(EAPB) entidades de direccin y control del SGSS. Las entidades que realicen el pago de las
atenciones de salud deben validar, organizar y entregar, al Ministerio de Salud y Proteccin Social,
todos los datos efectivamente validados mes a mes, de acuerdo con la normatividad. Las siguientes
son las normas que determinan la obligatoriedad de los datos de RIPS:
Tabla Nro 1. Obligatoriedad del registro de los datos de RIPS
NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD
Artculo 173. Funciones Ministerio. Numeral 7 reglamentar la recoleccin, transferencia y difusin de la

Ley 100 de 1993
informacin. Para lo cual deben acogerse a todas las normas relacionadas, directa o indirectamente, con este
artculo.
Artculo segundo.- mbito de Aplicacin: Las disposiciones contenidas en la presente Resolucin son de
Resolucin 3374 de
obligatorio cumplimiento por parte de las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), de los profesionales
2000 independientes, o de los grupos de prctica profesional, las entidades administradoras de planes de beneficios,
definidas en el numeral 2 del artculo primero de esta Resolucin y los organismos de direccin, vigilancia y control
del SGSSS.
Ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio en cuanto a la revisin,
Decreto 4747 de 2007
ajuste y actualizacin del anexo tcnico, as: Artculo 20. Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS. El
Ministerio de la Proteccin Social revisar y ajustar el formato, codificaciones, procedimientos y malla de
validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud, para
el reporte del Registro Individual de Prestaciones de Salud - RIPS.
Artculo 44: De la informacin en el Sistema General de Seguridad Social b) Recoger y sistematizar la
Ley 1122 de 2007
informacin que determine el Ministerio de la Proteccin Social para monitorear los resultados en salud de las
Entidades Territoriales, las aseguradoras y los prestadores con el fin de alimentar el Sistema de Rectora y
Administracin por resultados previsto en el Artculo 2 de la presente Ley.
Pargrafo 1. En todo caso las Entidades Pargrafo 2. La rendicin de informacin y la elaboracin del Registro
Individual de Prestacin de Servicios RIPS- sern obligatorias para todas las entidades y organizaciones del
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NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD
sector que tengan parte en su elaboracin y consolidacin.

Ley 1438 del 19 de Artculo 112. Articulacin del sistema de informacin. El Ministerio de la Proteccin Social, a travs del
enero de 2011, "Por Sistema Integrado de Informacin de la Proteccin Social (SISPRO) articular el manejo y ser el responsable de
medio de la cual se la administracin de la informacin.
reforma el Sistema
General de Seguridad Artculo 114. Obligacin de reportar. Es una obligacin de las Entidades Promotoras de Salud, los prestadores
Social en Salud y se de servidos de salud, de las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacuticas, las cajas de
dictan otras compensacin, las administradoras de riesgos profesionales y los dems agentes del sistema, proveer la
disposiciones. informacin solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el
reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos proveer informacin veraz y
oportuna
Artculo 116. Sanciones por la no provisin de informacin. Los obligados a reportar que no cumplan con el
reporte oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mnima aceptable de la informacin necesaria para la
operacin del sistema de monitoreo, de los sistemas de informacin del sector salud, o de las prestaciones de
salud (Registros Individuales de Prestacin de Servicios) sern reportados ante las autoridades competentes para
que impongan las sanciones a que hubiera lugar. En el caso de las Entidades Promotoras de Salud y prestadores
de servicios de salud podr dar lugar a la suspensin de giros, la revocatoria de la certificacin de habilitacin. En
el caso de los entes territoriales se notificar a la Superintendencia Nacional de Salud para que obre de acuerdo a
su competencia.
Artculo 130. Conductas que vulneran el sistema general de seguridad social en salud y el derecho a la
salud. 130.12. No reportar oportunamente la informacin que se le solicite por parte del Ministerio de la Proteccin
Social, la Superintendencia Nacional de Salud, o por la Comisin de Regulacin en Salud o quien haga sus veces.
En su conjunto, el SGSSS presenta problemas de informacin; a pesar de que los Registros Individuales de
Plan Nacional De
Prestacin de Servicios (RIPS) son de obligatorio reporte, los diferentes agentes no lo hacen con la periodicidad y
Desarrollo 2010-2014 calidad que se requiere, como parte del servicio ni exigible en las obligaciones y la acreditacin de idoneidad para
la prestacin del servicio. A cambio, los RIPS deberan dar cuenta de la morbilidad de la poblacin, las frecuencias
de uso y de los precios transados en el mercado de prestacin de los servicios de salud.
Los RIPS deben convertirse en la herramienta que brinde informacin clave al sistema entre otros aspectos para la
actualizacin del POS, junto al desarrollo e implementacin de un modelo que permita determinar la suficiencia de
la Unidad de Pago por Capitacin (UPC) y los efectos en la sostenibilidad del sistema. Para el efecto, se propone el
desarrollo pilotos que definan la factibilidad y viabilidad de potenciar las unidades notificadoras del Sistema de
Vigilancia en Salud Pblica (SIVIGILA), de tal manera que suministren tambin la informacin de los RIPS, bajo
estndares y procedimientos controlados de calidad.
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3. CALIDAD DE LOS DATOS
Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, en el artculo 10 de la Resolucin N3374

de 2000, estn obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y calidad de los datos sobre la
prestacin individual de servicios de salud, la entrega oportuna al Ministerio de Salud y la
conformacin de su propia base de datos sobre los servicios prestados, de manera individualizada;
las EAPB deben verificar en la recepcin de los datos de sus prestadores, que el registro cumpla con
todos los criterios de validacin (estndares que ha definido el Ministerio de la Proteccin Social con
la participacin de EAPB, IPS, entes territoriales, asociaciones y gremios). Todas las instituciones
deben utilizar como nico instrumento de validacin, el validador que dispone el Ministerio en la
pgina web http://www.sispro.gov.co/recursosapp/ruaf/pages/rips.aspx.
Antes de enviar los datos a la entidad administradora del plan de beneficios o empresa pblica o
privada responsable del pago, los prestadores de servicios de salud deben verificar la informacin
utilizando el software Validador dispuesto por el Ministerio de Salud y de la Proteccin Social.
Cualquier inconsistencia en los datos debe ser ajustada.
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4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES
4.1. Estndar del archivo plano
Los RIPS se presentan en diez (10) archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque
algunos de estos se repiten en varias estructuras por constituirse en las llaves que permiten las
relaciones entre estos).
Slo se aceptan los archivos de texto que cumplan el estndar TXT. Cada archivo consiste en un
conjunto de registros separados por un salto de lnea y cada uno de los registros est formado por
campos separados por coma (,). Los tipos de archivos son los siguientes:
CT= Archivo de control

AF = Archivo de transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AU = Archivo de urgencias con observacin
AH = Archivo de hospitalizacin
AN = Archivo de recin nacidos
AM = Archivo de medicamentos
AT = Archivo de otros servicios
Nombres de los archivos. Los archivos de datos debern identificarse con el Tipo de archivo
(dos caracteres), el nmero de la remisin de los datos (de uno a seis caracteres). Es decir, el
nombre queda con un total mximo de ocho caracteres ms la extensin del archivo, que
debe ser Txt.
Archivo de control. Corresponde al archivo del registro de control de los archivos enviados
en el(los) medios magnticos (CT). Este es el primer archivo e ir en el primer volumen de los
medios magnticos que contengan los archivos.
Archivos de registro de datos. Son los archivos que contienen los datos de las facturas o
transacciones (AF), de los usuarios (US), de las consultas (AC), de los procedimientos (AP),
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de hospitalizacin (AH), de las urgencias con observacin (AU), recin nacidos (AN),
medicamentos (AM) y otros servicios (AT).
Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones:
Los campos del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser
utilizada para este fin. Cuando el campo no contenga valor (blanco), igual se debe incluir el
campo separado por coma p.e. (,,).
Dentro de los campos de datos tipo texto no deben contener ningn tipo de separador o
carcter especial, slo se acepta el espacio en blanco.
Los campos con datos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como
separadores de decimales el punto (.). Los datos deben venir sin separacin de miles.
Los campos con el dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa),
incluido el carcter (/).
No se debe utilizar un calificador de campo de texto, es decir, ningn dato de campo debe
venir encerrado entre comillas ( ), ni ningn otro carcter especial.
Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora: minutos (hh:mm),
incluye los dos puntos. Sistemas de veinticuatro (24) horas.
El nmero total de registros por cada volumen, no debe superar el 80% de la capacidad
total del medio magntico.
No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.
Para optimizar el proceso del envo de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP
y enviarlos en medio magntico en CD o DVD.
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4.2. Envi de los archivos planos
Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en la transferencia de datos a las Entidades

Administradoras de Planes de Beneficios, deben enviar los datos en los respectivos archivos, dentro
del mismo mes o en los primeros veinte (20) das del mes siguiente a la facturacin de los servicios
de salud. Debe enviarse de acuerdo con la especificacin dada en el Anexo Tcnico No. 1, de la
Resolucin 3374 de 2000. La especificacin de la identificacin externa del medio magntico CD o
DVD, deber tener una identificacin con el siguiente contenido:
DATO DESCRIPCIN
Cdigo de la entidad que enva los Cdigo asignado a la Institucin prestadora de servicios de salud, segn sea el
datos. caso.
Nombre de la entidad que enva los Nombre asignado a la Institucin prestadora de servicios de salud, segn sea el
datos. caso
Fecha de la remisin de los datos Fecha de la remisin
Nmero del volumen enviado Colocar el nmero del volumen (CD o DVD) de tantos volmenes que contienen
los datos que se estn reportando (Ej: 1/3, 2/3, 3/3)
Nombre del responsable del envo Nombre completo y legible
Telfono del responsable del envo Indicativo y nmero telefnico
RIPS perodo de reporte Descripcin del perodo de reporte
4.3. Archivo de control: CT
Es la estructura de datos que permite el control de la recepcin de los datos de prestaciones de

salud. Todo envo debe contener este archivo y su diligenciamiento es obligatorio. El archivo de
control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validacin de los siguientes
archivos.
DATO VALORES COMO REGISTRAR VALIDACIONES

PERMITIDOS
Nmero completo del cdigo asignado en el proceso de Validar formato, longitud.
Cdigo del Valor nico
habilitacin por el ente territorial (SDS), de doce dgitos.
prestador de
servicios de salud
Fecha de remisin Fecha de envo de los datos con la estructura de fecha: Validar formato.
Valor nico
dd/mm/aaaa Que no sea mayor a la actual
10
PERMITIDOS
Validar que las dos primeras letras
Cdigo del archivo Valor nico Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, seis
correspondan a los nombres definidos
caracteres como mximo para el nmero de la remisin
para los archivos
de envo.
Que los nombres no se encuentren
El nmero de remisin es un nmero asignado por la repetidos.
entidad que enva los archivos de RIPS. Puede obedecer
a un nmero consecutivo de envo en la institucin.
El nmero de registros que contiene el respectivo Que sea numrico y entero
Total de registros Valor nico
archivo, en nmero entero.
Antes de entrar a la validacin de los datos de los archivos que se describen a continuacin, debe
verificarse que el nombre del archivo se encuentre en el archivo de control y que contenga el mismo
nmero de registros. El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la
validacin de los siguientes archivos. En el archivo de control, el orden que debe llevar los registros
es el siguiente:
Archivo de usuarios
Archivo de transacciones
Archivos de consultas
Archivo de procedimientos
Archivo de urgencias
Archivo de hospitalizaciones
Archivo de recin nacidos
Archivo de medicamentos
Archivo de otros servicios.
4.4. Archivo de transacciones: AF
El archivo de transacciones equivale al encabezado de una factura de compra/venta de servicios

ms el valor total con sus descuentos y comisiones, bonificaciones u otras pactadas entre proveedor
y pagador.
Los datos de ste archivo y la especificacin de la forma correcta en que deben quedar registrados,
as como las validaciones que se aplican a los datos, se especifican a continuacin:

PERMITIDOS
11
PERMITIDOS
Cdigo del Un nico valor Registrar el nmero completo del cdigo de doce dgitos, Que se encuentre en la Base de Datos
prestador de asignado a la IPS en el proceso de habilitacin por el de habilitacin.
servicios de salud ente territorial (SDS).
Que sea el mismo registrado en el
El cdigo del prestador es el nmero de habilitacin archivo de control
generado por el ente territorial correspondiente, es de 12
posiciones, incluye sedes. Para consultarlo favor entrar Debe ser igual en todos los registros
en http://201.234.78.38/habilitacion/ . Aplica para todos del archivo AF
los archivos reportados.
Nombre completo del profesional independiente o No debe estar vaco.
Razn social o Un nico valor
nombre o razn social de la IPS, como aparece en el
apellidos y nombre
registro de habilitacin.
del prestador
Registre el tipo de documento de identificacin: No se valida
Tipo de NI= Nmero de
identificacin del identificacin
NI: Si es persona jurdica
prestador de tributaria
servicios de salud NIT
CC, CE, PA si es profesional independiente
CC=Cdula de
Ciudadana
CE=Cdula de
Extranjera
PA= Pasaporte
Escribir todos los nmeros del identificador numrico, es Valida que el nmero no tenga ms de
Nmero de Un nico valor
decir, el nmero del documento de identificacin que 16 caracteres, sin guion
identificacin del
haya sealado.
prestador
Escribir el nmero de la factura segn las reglas Si la contratacin es por capitacin
Nmero de la Un nico valor
establecidas: debe aparecer un slo registro con un
factura
nico nmero de factura y las
Contrato por capitacin: todas las atenciones atenciones slo deben aparecer con
prestadas en el perodo, a los usuarios incluidos ste nmero.
en el contrato, deben tener el mismo nmero de
factura. Si la contratacin es por evento o
paquete, todos los nmeros de factura
Contrato por paquete, tales como: actividad final, que estn en el archivo de
atencin integral por diagnstico, paquete de transacciones deben aparecer en las
evento como el parto. Para este tipo de atenciones. En ste caso, tambin un
atenciones se puede registrar as: nmero de factura puede identificar
varias atenciones.
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PERMITIDOS
- Cada atencin puede llevar un nmero de

factura,
- Las atenciones que estn incluidas en el
paquete pueden llevar el mismo nmero de
factura (esta es la situacin correcta)
- Cuando el paquete incluya atenciones
ambulatorias y hospitalizacin, las atenciones
ambulatorias pueden llevar nmero distintos
de factura y todas las atenciones dentro de la
hospitalizacin un slo nmero de factura que
identifica la hospitalizacin.
Contrato por evento: todas las atenciones

prestadas en el evento, a los usuarios incluidos
en el contrato, deben tener el mismo nmero de
factura.
Registrar la fecha en que se expide la factura con la Validar formato.
Fecha de Un nico valor
estructura de fecha: dd/mm/aaaa Que no sea mayor a la actual
expedicin de la
factura
Se registra la fecha de inicio del perodo que se est Validar formato.
Fecha de inicio Un nico valor
reportando, con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa Que no sea mayor a la actual
Que no sea mayor a la fecha final
Se registra la fecha del ltimo da del mes, del perodo Validaciones del formato de fecha
Fecha final Un nico valor
que est reportando, con la estructura de fecha: Que no sea mayor a la fecha actual
dd/mm/aaaa Que no sea menor que la fecha de
inicio
Escribir el cdigo de la entidad administradora asignado Verifica que el cdigo se encuentre en
Cdigo entidad Un nico valor
por la Superintendencia Nacional de Salud, a quien la la tabla de Entidades Administradoras.
administradora
IPS cobrar esos servicios, es decir, el cdigo del
pagador. Cuando es una empresa pblica o
privada, no se valida.
Cuando el pagador es una empresa pblica o privada
que contrata los servicios de salud ocupacional (SST),
tambin debe diligenciarse el NIT de la empresa
pagadora.
Registrar el nombre de la Entidad Administradora. No se valida
Nombre entidad
administradora
tambin debe diligenciarse el nombre de la empresa
pagadora.
Un nico valor No es un dato obligatorio. No se valida
Nmero del
contrato
No es un dato obligatorio. No se valida
Plan de beneficios
Un nico valor Se diligencia cuando se trata de atenciones por No se valida
Nmero de la pliza
accidente de trnsito o por atencin como particular por
una pliza de salud, de alguna aseguradora distinta a las
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PERMITIDOS
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios en
Salud.
En los dems casos, diligenciarla si existe.
Se registra el valor real y total cancelado por los Que no haya valores negativos
Valor total del pago Un nico valor
usuarios por las atenciones incluidas en este registro.
compartido
(copago)1
Se registra slo si aplica No se valida
Valor de la comisin Un nico valor
Se registra slo si aplica No se valida
Valor total de Un nico valor
descuentos
Se registra el valor a cobrar al pagador en la siguiente Cuando los registros corresponden a
Valor neto a pagar Un nico valor
forma: contratacin por capitacin, se valida
por la entidad
que el nmero de la factura sea el
contratante
Cuando es capitacin: en ste campo se coloca el valor mismo de todas las atenciones.
convenido para la cpita mensual, sin que corresponda a
la sumatoria de los valores de las atenciones prestadas.
En cada atencin el campo valor se llena con cero (,0,).
Cuando es por paquete, pago global, DRG, atencin

integral u otra similar, se registra el valor correspondiente
a la sumatoria de las atenciones nucleares, finales o que
identifican al paquete, ms las de evento que se incluyan
en este mismo archivo. En el caso de las atenciones por
paquete, a las actividades intermedias se les colocar
valor cero.
Para las dems atenciones, independientemente del tipo

de contrato, se debe diligenciar el valor total de la
factura.
4.5. Archivo de usuarios: US
En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su identificacin, caractersticas bsicas,
lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.

PERMITIDOS
Cuando es una EAPB, se valida que
Cdigo entidad Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad
el valor se encuentre en la tabla de
administradora de Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la
EAPB y entidades territoriales.
planes de beneficio Superintendencia Nacional de salud.
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PERMITIDOS
Cuando es una empresa pblica o
privada, no se valida
El nmero del cdigo de la Entidad Administradora,
deber ser de 6 dgitos.

debe diligenciarse el NIT de la empresa pagadora.
El Nmero de Identificacin Tributaria NIT, debe

diligenciarse en 11 dgitos, que incluye el dgito de
verificacin.
CC= Cdula Para los adultos, mayores de 18 aos de nacionalidad Se valida que el valor
Tipo de
ciudadana colombiana, el documento con el cual se deben seleccionado est en los
identificacin del
CE= Cdula de identificar es la cdula de ciudadana. valores permitidos: CC, CE, PA,
usuario.
extranjera RC, TI, AS, MS
PA= Pasaporte Para los extranjeros que se encuentran de paso en el Si el tipo de documento es TI o
RC= Registro pas se identifican con el pasaporte, y para los residentes CC el campo debe ser
civil o con permiso de permanencia, es decir, no turistas, se numrico.
TI= Tarjeta de deben identificar con la cdula de extranjera. El tipo de documento AS slo
identidad aplica para rgimen subsidiado.
AS= Adulto sin Los nios entre 7 y 17 aos, deben identificarse con la Se valida que el tipo de
identificar tarjeta de identidad. documento corresponda a la
MS= Menor sin edad:
identificar Para nios menores de 7 aos, el tipo documento ser el
registro civil. - Si valor de la edad es 3: el
tipo de documento debe
MS: Slo se debe utilizar para el Recin Nacido vivo sin ser: RC o MS.
identificar (hasta los 30 das de nacido), y se registra: - Si Edad > 17 aos, no
puede ser RC, TI, MS
Nmero de documento de la madre si existe o el nmero - Si la unidad de medida de
de documento del cabeza de familia y un consecutivo la edad es 2 o 3 el tipo de
iniciando en uno (1). documento no puede ser
CC, TI, AS
- Si la unidad medida de la
Si ya est registrado el documento ser el RC: Edad es 3 el tipo de
documento tiene que ser
RC
Segn el anexo tcnico de la Resolucin N - Si tipo documento es MS la
812 de 2007, se entiende como recin nacido edad debe estar entre 1 a
SIN IDENTIFICAR al menor nacido vivo con 30 das.
una edad menor o igual a treinta (30) das. - Si tipo documento es AS la
edad debe ser mayor a 17
aos.
Segn el mismo anexo, el tipo de documento
MS lo puede utilizar el Rgimen Contributivo, el
Rgimen Subsidiado, el Rgimen de
Excepcin, Medicina Pre pagada, Seguros de
Salud y Planes Complementarios de Salud,
15
PERMITIDOS
para el afiliado menor de edad recin nacido
vivo SIN IDENTIFICAR con edad menor o igual
a 30 das, mientras se registra ante la
Registraduria Nacional del Estado Civil.
Si no tiene el documento (despus de haber

verificado que en realidad no ha sido
registrado) el tipo de identificacin ser: MS
El personal de la IPS debe insistir en la

exigencia del registro civil a todos los nios.
MS y AS en poblaciones especiales, el registro se debe

ceir a lo contenido en la Tabla para la identificacin de
poblacin especial sin documento de identidad de la
Registraduria Nacional del Estado Civil, presentada al
final de la descripcin del archivo de usuarios - US.
Un nico valor El personal de admisin de pacientes de la IPS debe Se valida:
Nmero de
tener en cuenta la siguiente tabla de longitudes mximas
identificacin del
segn el tipo de documento: Que la longitud sea menor o
usuario del sistema
igual a la mxima permitida
- CC = 10 dgitos para cada tipo de documento.
- CE = 6 dgitos Si es menor de 30 das y el tipo
- PA = 16 dgitos de documento es MS, se valida
- RC = 11 dgitos que la longitud del nmero sea
- TI = 11 dgitos de mximo 11 caracteres que
- AS = 10 dgitos debe corresponder a la cdula
- MS = 12 dgitos de la mam o el cabeza de
familia ms el dgito de orden.
Para el caso de poblaciones especiales utilizar la Tabla
para la identificacin de poblacin especial sin
documento de identidad de la Registradura Nacional del
Estado Civil, presentada al final de la descripcin del
archivo de usuarios US.
No se debe reportar el valor NU, que se inclua

originalmente la resolucin 3374 de 2000, por ser un tipo
de documento no vlido. Para las personas que se
reportaron con Nmero nico de Identificacin Personal
NU, stas se deben manejar como RC TI.
Los valores de Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder Se valida que el valor seleccionado
Tipo de usuario
este dato quedan identificar la poblacin desplazada, con y sin subsidios, y est dentro del rango de la tabla: de
as: poder tener control sobre la obligatoriedad de atenderlos 1a8
1= Contributivo prioritariamente por el ente que corresponda (SLS con
2= Subsidiado cargo a recursos de oferta y las ARS con cargo a la UPC
3= Vinculado del subsidio, o con recursos de destinacin especfica
4= Particular que se entrega a los hospitales mediante convenio con el
5= Otro Ministerio).
6=Desplazado
16
PERMITIDOS
con afiliacin al La condicin de desplazado se acredita, inicialmente,
Rgimen con la carta que expide Accin Social o la entidad
contributivo competente a la persona y su inclusin en el
7=Desplazado comprobador de derechos que expide mensualmente la
con afiliacin al SDS Direccin de Aseguramiento, con base en la
Rgimen informacin entregada por la Red de Solidaridad.
subsidiado
8=Desplazado no En el caso de reporte de informacin de atenciones
asegurado dentro del Sistema de Riesgos Laborales SRL,
(Vinculado) solamente se puede diligenciar las opciones 1, 4 6.
Si el tipo de usuario es Otro, corresponde a usuarios de

los Regmenes Especiales (Fuerzas Armadas,
Magisterio, ECOPETROL, Congreso de la Repblica) o a
Entidades Obligadas a Compensar (EOC).
1 = Cotizante Se valida que el valor seleccionado
Tipo de Afiliado Identificador para determinar la condicin del usuario en
2 = Beneficiario est dentro del rango de la tabla: de
el Sistema. Diligenciable nicamente para usuarios del
3 = Adicional 1a3
rgimen contributivo.
En el caso de reporte de informacin de atenciones

dentro del Sistema de Riesgos Laborales SRL,
solamente se puede diligenciar la opcin 1.
Para los dems tipos de usuario dejar en blanco.

Tabla de No es obligatorio diligenciarlo. Los
Cdigo de la Cdigo de la ocupacin del usuario en el Sistema, segn
Clasificacin datos del usuario se validan contra
ocupacin la codificacin vigente. Diligenciable nicamente para
internacional de BDUA y se obtiene la ocupacin.
usuarios del rgimen contributivo y subsidiado.
ocupaciones y
oficios.
Un nico valor. Se valida que est dentro de los
Edad al momento Este dato se refiere a la edad del usuario en valores
siguientes rangos:
de la atencin enteros, en el momento de la atencin.
Si la unidad de medida de la edad es
1: El rango va de 1 a 120 aos
Si Unidad medida de la Edad es 2, el

rango va de 1 a 11 meses.
Si Unidad medida de la Edad es 3,

el rango va de 1 a 29 das.
Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos,
Unidad de medida 1 = Aos Se valida que el valor seleccionado
meses o das.
de la edad en el campo anterior est dentro de
2 = Meses
los valores permitidos.
3 = Das
Se registra marcando la opcin que corresponda
Sexo M = Masculino Se valida que est dentro del rango
de valores permitidos.
F = Femenino
Un nico valor Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la
Cdigo del Se valida que est dentro del rango
persona lleva 6 ms meses viviendo de manera
17
PERMITIDOS
departamento de permanente. de valores permitido (tabla de
residencia habitual Se registra el cdigo correspondiente al departamento en referencia DIVIPOLA).
la tabla DIVIPOLA.
Un nico valor
Cdigo del Igual consideracin que para el departamento. Se valida que est dentro del rango
municipio de de valores permitido (tabla de
residencia habitual referencia DIVIPOLA).
Zona de residencia U = Urbana Debe registrarse si la persona reside en zona rural o Se valida que est dentro del rango
habitual urbana. de valores permitidos.
R = Rural
*Tabla para la identificacin de poblacin especial sin documento de identidad de la Registraduria Nacional del Estado Civil, segn el
Anexo Tcnico de la Resolucin N 812 de 2007
Longitud
TIPO
CONDICIN Mxima COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
DOCUMENTO
del dato
Personas de la tercera edad en proteccin Cdigo departamento+ cdigo municpio + S+ consecutivo por
AS 10
de ancianatos. afiliado (Alfanumrico). Ej: 08001S8125
Comunidad Indgena que no est 10 Cdigo departamento+ cdigo municpio + I+ consecutivo por
identificada por la Registraduria Nacional AS
afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 76001I8125
del Estado Civil
Poblacin indigente adulta que no est

Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado
identificada por la Registraduria Nacional AS 10
(Alfanumrico de 4). Ej: 05001D0008
del Estado Civil.
Departamento + municipio +A + consecutivo por afiliado

10
Poblacin infantil a cargo del ICBF. MS (Alfanumrico de 4).
Ej: 25001A0009
Cdigo departamento+ cdigo municpio + I+ consecutivo por

afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 080014I8125.
Comunidad indgena menor de edad no MS 10
No aplica para menores sin identificar entre cero (0) y treinta
identificada por la RNEC.
(30) das de nacidos.
Slo aplica para rgimen subsidiado.
Poblacin indigente menor de edad que no

Departamento + municipio +D + consecutivo por afiliado (4
est identificada por la Registraduria MS 10
dgitos). Ej: 05001D0008
Nacional del Estado Civil
18
4.6. Archivo de consulta: AC
En el archivo de consulta se incluyen las realizadas por los distintos profesionales de la salud, las de primera vez y de control, las
realizadas en la consulta ambulatoria, en el servicio de urgencias, las interconsultas intrahospitalarias y en urgencias, las juntas
mdicas, las visitas domiciliarias y las realizadas como parte de control de pacientes especiales. De acuerdo a las especificaciones
realizadas por la clasificacin nica de procedimientos en salud vigente.
Las consultas a registrar son las realizadas por mdicos (generales y especialistas), odontlogos (generales y especialistas),
enfermeras, terapistas, nutricionistas, optmetras y otros. Se incluyen aqu las consultas de medicina laboral y del trabajo.
En la prestacin del servicio de consulta odontolgica (general o especializada), la consulta corresponde a la sesin en la cual el
odontlogo hace el examen integral del estado buco-dental y formula un plan de tratamiento integral. Las sesiones para ejecutar ese
plan se registran en procedimientos. Igualmente se incluyen las consultas de control del tratamiento.
Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el archivo de
control y contenga el mismo nmero de registros.

PERMITIDOS
nico valor: nmero de la Se registra el nmero de la factura segn las reglas Se valida que el nmero de factura
Nmero de
factura. establecidas para el archivo de transaccin. est contenida en el archivo de
la factura
transacciones.
Que cumpla las reglas de registro de

la factura: un slo nmero para
contratos de capitacin.
nico valor: cdigo del Registrar el nmero completo del cdigo de doce dgitos, Igual validacin que en el archivo de
Cdigo del
prestador. 12 posiciones asignado a la IPS en el proceso de habilitacin por el transaccin.
prestador de
incluye sedes ente territorial (SDS).
servicios de
salud
El cdigo del prestador es el nmero de habilitacin
generado por el ente territorial correspondiente, es de 12
dgitos, incluye sedes. Para consultarlo favor entrar en
http://201.234.78.38/habilitacion/ . Aplica para todos los
archivos reportados.
Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el archivo de
Tipo de
usuarios.
identificacin
del usuario
Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el archivo de
Nmero de
usuarios.
identificacin
del usuario
en el
sistema
19
PERMITIDOS
Se registra la fecha en que fue realizada la consulta. Se valida que se use el formato
Fecha de la
estndar de fecha.
consulta
Esto implica que la IPS registre diariamente en su
sistema de facturacin las consultas realizadas, pues si Verificar que la fecha de la consulta
el software coloca como fecha de realizacin la del da no supere la actual.
en que se ingresa el dato, no permite registros con fecha
anterior o posterior, quedando entonces la fecha de la
consulta el da en que ingresa el dato y NO aquella en
que se realiz la consulta.
Slo se registra si la IPS ha requerido autorizacin para No es un dato obligatorio. No se
Nmero de
realizar determinadas atenciones y el pagador le ha valida
autorizacin
asignado un nmero de autorizacin.
Un nico valor posible de Que exista en la tabla de
Cdigo de la Este dato corresponde al cdigo de la consulta, segn
esa variable: el cdigo procedimientos en salud: CUPS
consulta disciplina (medicina, odontologa, enfermera, nutricin,
CUPS.
psicologa, optometra, etc.), de acuerdo con la
clasificacin CUPs vigente.
De acuerdo con el cdigo CUPS se debe especificar si

es de primera vez, o de control y si es general o
especializada, cuando aplica.
Los cdigos que deben usarse son los siguientes:
Consulta mdica electiva: Cuando la consulta es

solicitada por un usuario que acude al mdico porque se
siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o
disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de
agravamiento o muerte se considera que es una consulta
electiva, de tipo resolutivo (quiere decir, para resolver un
problema de salud, un cuadro mrbido o una patologa o
sndrome).
Cuando al usuario se le hace una consulta para

valoracin y deteccin temprana de alteraciones o
enfermedades del crecimiento y desarrollo, del
embarazo, de patologas como el VIH, ya sea por
demanda espontnea (cuando dice que solicita que le
hagan un chequeo general, o de su cavidad bucal) o
dentro de una actividad de tamizaje a usuarios con perfil
de riesgo, o cuando se hace una actividad de promocin
de la salud mediante educacin, por demanda del
usuario o dentro de un programa del cual es referido, se
considera una Consulta de P y P, de tipo electivo, es
decir, programable.
Los cdigos de las consultas no permiten la

diferenciacin entre resolutivo y P y P, por lo cual debe
20
PERMITIDOS
complementarse con la variable de finalidad.
Los cdigos de consulta electiva de primera

vez son los siguientes:
- 89.0.2.01: Consulta de Medicina General

electiva
- 89.0.2.02: Consulta de Medicina Especializada
electiva
Cuando el paciente es atendido para hacer un

control de su estado de salud, despus de
haber seguido un tratamiento, o para confirmar
o descartar el diagnstico con los resultados
de ayudas diagnsticas realizadas, se
considera una consulta de control, y se usan
los siguientes cdigos:
- 89.0.3.01: Consulta de Medicina General de

control
- 89.0.3.02: Consulta de Medicina Especializada
de control
Consulta Mdica de urgencias: La que se presta en los

servicios de urgencias:
- 89.0.7.01: Consulta de urgencia por medicina

general
- 89.0.7.02: Consulta de urgencia por medicina
especializada
Consulta Mdica domiciliaria o al sitio de trabajo: Es

la consulta que se realiza en el domicilio del usuario,
como parte de programas de cuidado domiciliario, o en el
sitio de trabajo como parte de las acciones de
prevencin de riesgos laborales, o de tamizaje por parte
de la EPS ARL.
- 89.0.1.01: Consulta por medicina general

- 89.0.1.02: Consulta por medicina especializada
21
PERMITIDOS
Consulta odontolgica electiva: Cuando el usuario
llega al servicio de consulta odontolgica porque
presenta alguna sintomatologa de salud oral, incluyendo
el dolor y la disfuncionalidad (por ejemplo, se muerde la
lengua), pero el dolor no es tan grave como para una
consulta de urgencia y cuando acude para valoracin sin
presencia de ninguna sintomatologa o signo de
enfermedad bucal (esto porque en esta consulta puede
diagnosticarse el Z.711), se considera que es una
consulta electiva:
- 89.0.2.03: Consulta odontolgica general de
primera vez
- 89.0.2.04: Consulta odontolgica
especializada de primera vez
Las consultas de control en odontologa se realizan

cuando un tratamiento ha sito terminado (es decir
cuando se han realizado todos los procedimientos
necesarios por el paciente y definidos en el plan de
tratamiento realizado en la consulta de primera vez. Se
codifican as:
- 89.0.3.04: Consulta odontolgica

especializada de control
- 89.0.3.03: Consulta odontolgica general de
control
Consulta odontolgica de urgencias: Cuando el

usuario llega al servicio de consulta odontolgica de
urgencias o a la consulta ambulatoria destinada en
franjas horarias o profesionales a este tipo de atencin.
El motivo ms frecuente es el dolor, pero tambin puede
ser por accidentes y traumas que requieran una atencin
inmediata. Para estos casos los cdigos a utilizarse son:
- 89.0.7.03: Consulta de odontologa general

- 89.0.7.04: Consulta de odontologa
especializada
Consulta de enfermera de P y P: Las consultas que

realizan los profesionales de Enfermera son de P y P, y
los cdigos que deben utilizarse son:
- 89.0.2.05: Consulta de primera vez por enfermera
22
PERMITIDOS
- 89.0.3.05: Consulta de control o seguimiento por
enfermera
- 89.0.1.05: Atencin (visita) domiciliaria por
enfermera
Consultas por otros profesionales: Las consultas por

otros profesionales se realizan cuando se requiere una
valoracin general del usuario desde el punto de vista de
la disciplina y su rol en el equipo de salud, para iniciar un
tratamiento. Estas consultas se consideran de primera
vez.
De primera vez:
- 89.0.2.09: Trabajo Social

- 89.0.2.10: Foniatra y fonoaudiologa
- 89.0.2.11: Fisioterapia
- 89.0.2.12:Terapia respiratoria
- 89.0.2.13: Terapia ocupacional
- 89.0.2.0.8: Psicologa
- 89.0.2.07: Optometra
- 89.0.2.06: Nutricin y diettica
Si el profesional realiza intervenciones propias de su

disciplina y despus de stas debe valorar el avance o la
evolucin, se considera una consulta de control.
Consulta de control:
- 89.0.3.09: Trabajo Social

- 89.0.3.10: Foniatra y fonoaudiologa
- 89.0.3.11: Fisioterapia
- 89.0.3.12: Terapia respiratoria
- 89.0.3.13: Terapia ocupacional
- 89.0.3.08: Sicologa
- 89.0.3.07: Optometra
- 89.0.3.06: Nutricin y diettica
Interconsultas: Las interconsultas son consultas

mediante las cuales un mdico general o
especialista u otro profesional de salud, a
solicitud del mdico tratante (general o
especialista), emite opiniones, juicios,
orientaciones y recomendaciones sobre la
23
PERMITIDOS
conducta a seguir en determinados pacientes,
sin asumir la responsabilidad directa en el
manejo del tratamiento, tanto en el mbito
ambulatorio como intrahospitalario.
Los cdigos correspondientes a las interconsultas son:

del 89.0.4.02 al 89.0.4.13
Junta mdica: La junta mdica es una consulta que se

realiza a un usuario por varios mdicos generales o
especialistas simultneamente, con el fin de decidir una
conducta de manejo y tratamiento y otorgamiento de
derechos para calificacin de origen y prdida de la
capacidad laboral (Decreto 19 de 2012, artculo 142).
Independientemente de cuantos profesionales participen

y de la forma como se pague por cada profesional, se
registra una sola consulta.
Los cdigos para la Junta Mdica son:
89.0.5.01: Participacin en Junta mdica, por medicina

general, cuando la Junta Mdica
sea de mdicos generales.
89.0.5.02: Participacin en Junta mdica por medicina

especializada, cuando la Junta Mdica sea
de mdicos especialistas
89.0.5.03: Participacin en Junta mdica por otro

profesional de salud, cuando en la
Junta Mdica participen distintos
profesionales.
Consulta de Medicina alternativa
89.0.2.14: De primera vez

89.0.3.14: De control
24
PERMITIDOS
Salud mental: La primera consulta de valoracin,
diagnstico y definicin del plan de tratamiento, se
codifica como una consulta global o de primera vez, y los
cdigos son:
89.0.2.02: Consulta de primera vez por medicina

especializada
89.0.2.08: Consulta de primera vez por sicologa
Las consultas de control o seguimiento a la evolucin y

cumplimiento de tratamiento, se codifican con:
89.0.3.02: Consulta de control o seguimiento por

medicina especializada:
89.0.3.08: Consulta de control o seguimiento por
sicologa:
Las dems atenciones en salud mental se registran

como procedimientos, con los cdigos:
Del 94.0.1.00 al 94.1.4.00 con finalidad diagnstica,

De la 94.2.6.00 a la 94.4.9.15 con finalidad teraputica.
Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza una

consulta con fines de deteccin temprana de patologa
oral, sta se considera de P y P, pero no se puede
diferenciar a posteriori porque no existe una finalidad
referida a sta en la resolucin 3374 de 2000. .
La consulta puede ser realizada al usuario con fines de Se valida:
Finalidad de 01 = Atencin del parto
resolucin de problemas de salud (diagnsticos y
la consulta (puerperio)
teraputicos) o de Promocin de la salud y Prevencin 1. Que la finalidad exista en la tabla
02 = Atencin del recin de la enfermedad (deteccin temprana o proteccin de finalidad.
nacido especfica). 2. Referencia cruzada: si la finalidad
est en el rango de 1 a 8, el
03 = Atencin en Los valores del 01 al 08 corresponden a una finalidad de diagnstico principal debe ser un
planificacin
DETECCION TEMPRANA. cdigo Z y el primer diagnstico
familiar relacionado puede ser un cdigo
04 = Deteccin de La finalidad 10 corresponde a una finalidad correspondiente a una patologa o un
alteraciones de RESOLUTIVA, es decir cuando el paciente acude al signo o sntoma.
crecimiento y mdico porque se siente enfermo, presenta alguna 3. Si la finalidad es 10 el diagnstico
desarrollo del menor sintomatologa o ha sido vctima de un evento de causa no puede tener con cdigo Z.
de diez aos externa, tales como accidentes, maltrato, agresin,
violencia.
25
PERMITIDOS
05 = Deteccin de
alteracin del
desarrollo joven
06 = Deteccin de
alteraciones del
embarazo
07 = Deteccin de
alteraciones del
adulto
08 = Deteccin de
alteraciones de
agudeza visual
09 = Deteccin de
enfermedad
profesional
10 = No aplica
Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas externas Se valida que la causa externa se
Causa 01 = Accidente de trabajo
que originaron la atencin, como: accidentabilidad, encuentre en la tabla de valores
externa
02 = Accidente de trnsito violencia general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se permitidos.
refiere a la enfermedad cuya etiologa no corresponde a
03 = Accidente rbico una causa externa, y cae en el mbito de la enfermedad
04 = Accidente ofdico general; el 14 corresponde a una posible enfermedad
laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta
05 = Otro tipo de tabla, como podran ser las dems que incluye la CIE en
accidente su dcima versin, es decir, las de los captulos XIX, XX
06 = Evento catastrfico o XXI, letras S, T, U, V, Y o Z..
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de
maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso
sexual
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato
emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad laboral
15 = Otra
Cdigo del Un nico valor del La afeccin principal se define como la diagnosticada al Si la consulta es de P y P (finalidad 1
diagnstico diagnstico: el cdigo de final del proceso de atencin de la salud o de la consulta, al 9) lleva un cdigo Z, si es
principal cuatro dgitos. como la causante primaria de la solicitud de atencin del resolutiva (finalidad 10) no puede
paciente. llevar un cdigo Z.
26
PERMITIDOS
Si no se hace ningn diagnstico, registre la condicin Validar referencia cruzada entre:

ms relevante que pueda identificar como resultado final datos de edad y sexo y los
de la valoracin que puede ser incluso la condicin de diagnsticos de la CIE 10, tabla de
persona que teme estar enferma, a quien no se hace referencia con rangos permitidos
diagnostico (cdigo Z711 del CIE 10) o un sntoma para edad y sexo. (Ver tabla anexa
principal, hallazgo anormal o problema ms importante, TABLA REFERENCIA CIE.xlsx).
como afeccin principal (CIE 10 Vol 2).
Para el caso de un evento
* Consultar reglas de codificacin dispuestas en los relacionado con riesgos laborales,
distintos medios. tener en consideracin que el
diagnstico principal corresponde a la
patologa bsica causante de la
solicitud de la atencin de consulta.
Todo diagnstico principal referido a
riesgos laborales debe tener un
diagnstico relacionado referido al
accidente o la enfermedad laboral.
Un valor nico: cdigo Otras afecciones o problemas relacionados con la Incluir las otras afecciones o
Cdigo del
alfanumrico de cuatro afeccin principal, es decir, coexistieron durante el problemas relacionados con la
diagnstico
dgitos manejo de la afeccin principal, y/o que fueron atendidos afeccin principal de acuerdo con la
relacionado
durante el episodio de atencin de la salud. CIE-10.
No. 1
relacionado con riesgos laborales,
incluir el diagnstico asociado
referido a los captulos XIX, XX y XXI
relacionados con los cdigos T, U, V
y Z de la CIE-10 que corresponde a
la causa externa por la cual se
solicita la atencin.
Se valida que est en la tabla de

referencia de CIE, 10 revisin.
Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se Se verifica que exista en la TABLA
Cdigo del
alfanumrico de cuatro requiera. REFERENCIA CIE.xlsx.
diagnstico
dgitos
relacionado
Cuando se requiera se deben incluir
No. 2
las otras afecciones o problemas
relacionados con la afeccin principal
de acuerdo con la CIE-10.
Si existen otros diagnsticos para el

caso de un evento relacionado con
riesgos laborales, incluir los otros
diagnsticos asociados.
Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se Se valida que est en la tabla de
Cdigo del
alfanumrico de cuatro requiera. referencia de CIE, 10 revisin.
diagnstico
dgitos
relacionado
Cuando se requiera se deben incluir
27
PERMITIDOS
No. 3 las otras afecciones o problemas
relacionados con la afeccin principal
de acuerdo con la CIE-10.
Si existen otros diagnsticos para el

caso de un evento relacionado con
riesgos laborales, incluir los otros
diagnsticos asociados.
Debe registrarse el tipo de diagnstico segn el grado de Se valida que el tipo de diagnstico
Tipo de 1 = Impresin diagnstica
aproximacin y confirmacin del diagnstico, que tenga corresponda a los valores permitidos
diagnstico
2 = Confirmado nuevo el mdico en el momento de la atencin. en la tabla de Tipo de Diagnstico.
principal
3 =Confirmado repetido
Un nico valor del dato: un Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar Se valida que el campo sea
Valor de la
nmero de mximo 15 al pagador por esa consulta, cuando sta se paga por numrico.
consulta
caracteres. evento.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de

servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por
actividad final, DRG, atencin integral por patologa o
condicin del paciente), sta no tiene valor unitario, por
cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe
registrar en este campo 0 (cero).
Un nico valor del dato: un Corresponde al pago que debe hacer el usuario del Se valida que el campo sea
Valor de la
nmero de mximo 15 servicio, como cuota de recuperacin, cuota moderadora numrico.
cuota
caracteres. o copago. En los dos ltimos casos el prestador acta
moderadora
como recaudador de ingresos a terceros, pues estos
dineros corresponden al pagador.
Se debe registrar el valor pagado por el usuario.
Un nico valor del dato: un Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar Se valida que el campo sea
Valor neto a
nmero de mximo 15 al pagador por esa consulta, cuando sta se paga por numrico.
pagar
caracteres. evento.
Si las consultas se realizan como parte de un paquete de
servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo por
actividad final, DRG, atencin integral por patologa o
4.7. Archivo de procedimientos: AP
En este archivo se registran los datos de los procedimientos diagnsticos, teraputicos quirrgicos y
no quirrgicos, de proteccin especfica y de deteccin temprana de enfermedad general o de
enfermedad profesional.
28
Los procedimientos incluyen la aplicacin de vacunas, procedimientos odontolgicos incluidos los de
PyP, procedimientos de laboratorio clnico, procedimientos quirrgicos y no quirrgicos, como las
terapias fsica, respiratoria, infiltraciones, lavado gstrico, entre otros.
La codificacin de procedimientos se realiza de acuerdo con la Clasificacin nica de

Procedimientos en Salud CUPS, la cual es de obligatoria aplicacin en todo el territorio nacional en
todos los procesos del sector que impliquen identificacin y denominacin de los procedimientos en
salud.
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR VALIDACIONES

Nmero de la Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
factura prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
EAPB y entidades territoriales
Igual regla que para consulta
Cdigo del Un valor nico Igual validacin que para la
prestador de consulta.
servicios de
salud
Tipo de Un valor nico Igual validacin que para la
identificacin consulta.
del usuario
Nmero de Un valor nico Igual validacin que para la
identificacin consulta.
del usuario en
el Sistema
Fecha del Un valor nico Igual validacin que para la
procedimiento consulta.
Nmero de Un valor nico Igual validacin que para la
autorizacin consulta.
En este campo se registra el cdigo del procedimiento, Verifica que el procedimiento
Cdigo del Un valor nico
segn corresponda en la Clasificacin nica de exista en la tabla de
procedimiento
Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia. procedimientos: CUPS
En este campo se registra en qu mbito se realiza el Verifica que el valor seleccionado
mbito de 1 = Ambulatorio
procedimiento, es decir, en qu tipo de servicio est est dentro del rango de valores
realizacin del
2 = Hospitalario siendo atendido el usuario. de esa variable.
procedimiento
3 = Urgencias
Los procedimientos tienen la finalidad diagnstica Verifica que el valor seleccionado
Finalidad del 1 = Diagnstico
cuando se realizan para establecer (confirmar o est dentro del rango de valores
procedimiento
2 = Teraputico descartar) un diagnstico presuntivo; o an si no de esa variable.
existiere un diagnstico presuntivo, se realizan para
3 = Proteccin especfica establecer las condiciones del paciente en relacin con
4 = Deteccin temprana de la sintomatologa, la causa o motivo de la solicitud de
atencin y la anamnesis.
29
Enfermedad general Los procedimientos tienen la finalidad teraputica,
cuando se realizan para tratar el problema de salud por
5 = Deteccin temprana de
el cual consult el paciente, tanto en la consulta externa
Enfermedad laboral como en la urgencia o la hospitalizacin.
Los procedimientos tienen una finalidad de proteccin

especfica cuando se realizan para evitar una condicin
de salud especfica (embarazo) o una enfermedad
(inmuno prevenible o laboral) mediante la aplicacin de
un dispositivo o una vacuna.
Los procedimientos se realizan con una finalidad de

deteccin temprana, cuando se busca identificar valores
de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de
desarrollar una enfermedad.
Slo debe registrarse para el procedimiento: Atencin Verifica que el valor seleccionado
Personal que 1 = Mdico (a) especialista
del parto. est dentro del rango de valores
atiende
2 = Mdico (a) general de esa variable, cuando el
procedimiento es: atencin del
3 = Enfermera (o)
parto.
4 = Auxiliar de enfermera
5 = Otro
Un valor nico: cdigo Slo se diligencia cuando se trata de procedimientos Verifica que el campo est
Diagnstico
alfanumrico de cuatro quirrgicos. diligenciado cuando el
principal
dgitos procedimiento se encuentre en la
Se codifica segn Reglas de Codificacin de la CIE 10 tabla de CUPS marcada como
Procedimiento quirrgico.
Que el diagnstico est en la

tabla de CIE, 10 revisin, en los
rangos permitidos para edad y
sexo.
Un valor nico: cdigo Se diligencia cuando se trata de procedimientos Que el diagnstico est en la
Diagnstico
alfanumrico de cuatro quirrgicos, y slo cuando en la ciruga se encuentra una tabla de los diagnsticos (CIE
relaciona-do
dgitos condicin adicional a la inicialmente identificada, segn 10 versin) en los rangos
Reglas de Codificacin. permitidos para edad y sexo.
Un valor nico: cdigo Se registra segn reglas de codificacin con CIE 10, Que el diagnstico est en la
Complicacin
alfanumrico de cuatro cuando surja una complicacin directamente relacionada tabla de los diagnsticos (CIE
dgitos con el procedimiento (el acto quirrgico, la 10 versin) en los rangos
administracin de la anestesia, la aplicacin de sangre, permitidos para edad y sexo.
lquidos, prtesis u otros).
La IPS lo registra cuando las atenciones son contratadas Valida que el valor est en la
Forma de 1 = nico o unilateral
por evento y se convienen las reglas de liquidacin tabla de valores permitidos.
realizacin del
2 = Mltiple o bilateral, segn el nmero de procedimientos quirrgicos
acto
misma va, diferente realizados en una misma intervencin.
quirrgico
especialidad
3 = Mltiple o bilateral,
misma va, igual
especialidad
30
diferente va, diferente
especialidad
diferente va, igual
especialidad
Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar Se valida que el campo sea
Valor del
al pagador por ese procedimiento, cuando ste se paga numrico.
procedimiento
por evento.
Si el procedimiento se realiza como parte de un paquete

de servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo
por actividad final, DRG, atencin integral por patologa o
4.8. Archivo de urgencia con observacin: AU
Los datos que conforman el registro de urgencias corresponden a la estancia del paciente en la
unidad de observacin de urgencias, ocupando una cama.
Cuando slo se gener la atencin inicial de urgencias (consulta de urgencia, procedimientos

diagnsticos o teraputicos) y debe permanecer varias horas en el servicio de urgencias pero no
est bajo observacin, no se debe generar este archivo.

Nmero de la Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
Cdigo del Igual regla que para consulta
Un valor nico Igual validacin que para la
prestador de
consulta.
servicios de
salud
Tipo de Igual regla que para consulta
identificacin
consulta.
del usuario
Nmero de Igual regla que para consulta
identificacin
consulta.
del usuario en
el sistema
Fecha de Un valor nico Debe registrarse la fecha en que el usuario ingreso a la Se valida que fecha de ingreso
ingreso del unidad de observacin, con el formato estndar de no sea mayor a la fecha actual.
usuario a fecha. Formato = dd/mm/aaaa
observacin Debe ser anterior o igual a la
31
fecha de salida o egreso de
urgencias
Hora de ingreso Un valor nico Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a la Se valida el formato hora
del usuario a unidad de observacin, con el formato estndar de hora Que el valor no exceda de: 24
observacin militar. horas ni 60 minutos.
Formato = hh:mm (hora militar)
Si Fecha Ingreso = Fecha Salida,
la Hora de Ingreso debe ser
anterior a Hora de Salida
Nmero de Un valor nico Slo deben registrar este dato si lo necesitan para No se valida
autorizacin soportar el pago de la atencin.
Causa externa Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas externas Validar que se encuentre en la
01 = Accidente de trabajo
que originaron la atencin, como: accidentabilidad, tabla de causa externa.
02 = Accidente de trnsito violencia general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se
refiere a la enfermedad cuya etiologa no corresponde a
03 = Accidente rbico una causa externa, y cae en el mbito de la enfermedad
04 = Accidente ofdico general; el 14 corresponde a una posible enfermedad
laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta
05 = Otro tipo de accidente tabla, como podran ser las dems que incluye la CIE en
06 = Evento catastrfico su dcima versin, es decir, las del captulo XIX, XX o
XXI, letras T, U, V, Y o Z.
07 = Lesin por agresin
08 = Lesin auto infligida
09 = Sospecha de maltrato
fsico
sexual
11 = Sospecha de violencia
sexual
emocional
15 = Otra
Diagnstico a la Un valor nico: cdigo Debe registrarse el diagnstico que justific la estada en Se valida que est en la tabla de
salida alfanumrico de cuatro observacin, sea ste un diagnstico de una patologa o CIE, 10 revisin.
dgitos uno sintomtico. En ste campo no debe ir un Dx de
causa externa. Para el caso de un evento
relacionado con riesgos
laborales, tener en consideracin
que el diagnstico principal
corresponde a la patologa bsica
que justifica la atencin de
urgencias. Todo diagnstico
principal referido riesgos
laborales debe tener un
diagnstico relacionado referido
al accidente o la enfermedad
laboral.
32
Diagnstico Debe registrarse el diagnstico relacionado (si lo hay) Incluir las otras afecciones o
Un valor nico: cdigo
relacionado ms prximo al principal, o la causa externa si existe. problemas relacionados con la
alfanumrico de cuatro
Nro. 1 a la Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la nariz. afeccin principal de acuerdo con
dgitos
salida Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar la CIE-10.
Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado por colisin
con vehculo de transporte pesado o autobs. Para el caso de un evento
laborales, incluir el diagnstico
asociado referido a los captulos
XIX, XX y XXI relacionados con
los cdigos T, U, V y Z de la CIE-
10 que corresponde a la causa
externa asociada a la atencin
de urgencia.
Iguales validaciones que para Dx

a la salida..
Diagnstico Puede corresponder a: 1) un segundo diagnstico Incluir las otras afecciones o
relacionado relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa problemas relacionados con la
Nro. 2 a la externa como se muestra en el anterior ejemplo. afeccin principal de acuerdo con
dgitos
salida la CIE-10.

de urgencia.

a la salida
Diagnstico Puede corresponder a: 1) un tercer diagnstico Incluir las otras afecciones o
relacionado relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa problemas relacionados con la
Nro. 3 a la externa afeccin principal de acuerdo con
dgitos
salida la CIE-10.

de urgencia.

a la salida.
Destino del 1 = Alta de urgencias Debe seleccionarse uno de los posibles valores de sta Si el destino es hospitalizacin,
usuario a la 2 = Remisin a otro nivel variable. deber aparecer un registro de
33
salida de de complejidad hospitalizacin en la misma fecha
observacin 3 = Hospitalizacin o del da siguiente.
Si el destino = 2, el usuario no
debe aparecer en AC de
urgencias con fecha posterior.
Si el destino = 2, el usuario no
debe aparecer en AP con fecha
posterior a la fecha de salida.
Estado a la Sealar si el paciente sale vivo de la observacin, o Que el valor est en el rango
1 = Vivo (a)
salida muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el permitido.
2 = Muerto (a) siguiente campo no puede ir en blanco.
Causa bsica Un valor nico: cdigo La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin
Validar que el campo causa
de muerte en alfanumrico de cuatro Internacional, es la causa primaria que origina la
bsica de muerte no sea nulo, si
urgencias dgitos secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya
el estado es igual a 2.
sea una causa externa o una enfermedad. Debe coincidir
con el diagnstico principal de la causa bsica de muerte
del Certificado de Defuncin.
Obligatorio si el estado a la salida es =2

Fecha de la Un valor nico: formato Es la fecha en que el paciente termina su estancia en Validar el formato fecha. La fecha
salida del fecha: dd/mm/aaaa observacin, sin importar el nmero de horas o das que de la salida no sea mayor a la
usuario en permanezca en este servicio y su destino inmediato. actual. La fecha de salida no
observacin puede ser anterior a la fecha de
ingreso.
Hora de la Un valor nico: formato Es la hora en que el paciente deja efectivamente el Validar el formato hora
salida del servicio de urgencias, con el formato estndar de hora Que el valor no exceda de: 24
usuario en militar. horas ni 60 minutos.
observacin
Formato = hh:mm (hora militar)
anterior a Hora de Salida.
4.9. Archivo de hospitalizacin: AH
Los datos que conforman el registro de Hospitalizacin corresponden a la estancia del paciente en
cualquier servicio hospitalario ocupando una cama. Si se genera una hospitalizacin se debe realizar
el registro individual de la hospitalizacin y adems se deben generan registros individuales de
prestacin de servicios de procedimientos, interconsultas, medicamentos y otros servicios que debe
ser registrados en los respectivos RIPS.
Si el paciente permanece ms de 6 horas en urgencias y la EPS exige al hospital la hospitalizacin

pero no hay camas disponibles, no se puede reportar como hospitalizacin.
34
Cuando se realiza una hospitalizacin obsttrica y se hacen procedimientos relacionados con el
parto, se debe diligenciar el Registro individual de Recin Nacido, as como todos los RIPs
relacionados con las prestaciones individuales de la madre.
DATOS VALORES PERMITIDOS CMO REGISTRAR VALIDACIONES

Nmero de la Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
Nmero de la factura
Cdigo del Igual regla de registro que en archivo de transaccin
Cdigo del prestador de Igual validacin que para la
prestador de
servicios de salud. consulta.
servicios de
salud
Tipo de Igual regla que en registro de usuarios
Tipo de identificacin Igual validacin que para la
documento de
consulta.
identificacin
del usuario
Nmero de Igual regla que en registro de usuarios
Nmero de identificacin Igual validacin que para la
identificacin
del usuario en el Sistema consulta.
del usuario en
el sistema
Va de ingreso a Las opciones 1,2 y 4 se refieren a la misma institucin, Si Va de ingreso = 1, el usuario
1 = Urgencias
la institucin es decir, si fue atendido en urgencias o consulta debe aparecer en AU
2 = Consulta externa o programada o si naci en la institucin prestadora de Si Va de ingreso = 1 y no
programada servicios de salud. aparece en AU, el usuario debe
aparecer en AC con consulta de
3 = Remitido Remitido se refiere a que el paciente proviene de otro urgencias
4 = Nacido en la institucin servicio en otra institucin que no puede ofrecerle los Si Va de ingreso = 2, el usuario
servicios que su condicin requiere, y por tanto se debe aparecer en AC, con
remite. Esta remisin est determinada por las consultas generales o
condiciones convenidas con el pagador, por lo general especializadas.
requiere autorizacin previa. Si Va de ingreso = 4, debe
aparecer la hospitalizacin y el
procedimiento parto, de la mam.
Fecha de Un valor nico: formato Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el paciente Se valida que fecha de ingreso
ingreso del fecha: dd/mm/aaaa ha sido ingresado al servicio de hospitalizacin. no sea mayor a la fecha actual.
usuario a la
institucin Si el paciente se encuentra en urgencias y lleva 6 horas Debe ser anterior o igual a la
o ms pero el hospital no cuenta con camas disponibles fecha de salida o egreso de
para su hospitalizacin, se debe seguir registrando como urgencias
atencin de urgencias y no como hospitalizacin.
Hora de ingreso Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a Validar el formato hora.
del usuario a la hospitalizacin, con el formato estndar de hora militar.
Institucin Formato = hh:mm (hora militar) Que el valor no exceda de: 24
horas ni 60 minutos.

anterior a Hora de Salida
35
Nmero de Un valor nico Slo se registra si se ha solicitado y la EPS ha No se valida
autorizacin autorizado mediante la asignacin de un nmero de
autorizacin. Es importante para efectos de la auditoria y
el pago.
Causa externa Del 1 al 12 son las causas externas que ms interesan Validar que el valor registrado se
01 = Accidente de trabajo
para la vigilancia de la salud pblica. encuentre en el rango de los
02 = Accidente de trnsito valores permitidos.
Si hubieren otras causas externas no contempladas en
03 = Accidente rbico estas 12, deben seleccionar el valor: 15 otra; y si se
04 = Accidente ofdico requiere una mayor precisin en la causa que origin la
atencin pueden hacerlo en el campo de diagnstico
05 = Otro tipo de accidente relacionado, con los diagnsticos de los captulos XX o
06 = Evento catastrfico XXI, letras U, V , Y o Z.
07 = Lesin por agresin Los valores 13 y 14 corresponden a las causas de
08 = Lesin auto infligida demanda de enfermedad general o laboral.
fsico
sexual
11 = Sospecha de violencia
sexual
emocional
15 = Otra
Diagnstico Corresponde al diagnstico que dio origen a la Se valida que no sea un cdigo
principal de hospitalizacin: en urgencias, consulta externa o Z.
ingreso remisin. En ste campo no debe ir un Dx de causa
dgitos
externa. Se valida que est en la tabla de
CIE, 10 revisin.

que justific el ingreso a servicio
hospitalario. Todo diagnstico
principal referido riesgos
laborales debe tener un
diagnstico relacionado referido
al accidente o la enfermedad
laboral.
Diagnstico El diagnstico principal de egreso debe ser un Se valida que est en la tabla de
36
principal de alfanumrico de cuatro diagnstico confirmado en la mayora de los casos. Slo CIE, 10 revisin.
egreso dgitos habr algunos casos en que no se pudo confirmar.
Corresponde al diagnstico que justific la mayor parte Para el caso de un evento
de la estancia hospitalaria. En ste campo no debe ir un relacionado con riesgos
Dx de causa externa. laborales, tener en consideracin
que justifica la hospitalizacin.
Todo diagnstico principal
referido riesgos laborales debe
tener un diagnstico relacionado
referido al accidente o la
enfermedad laboral.
Diagnstico Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que Se valida que est en la tabla de
relacionado hacen parte del estado de salud que justific la estada CIE, 10 revisin.
Nro. 1 de en el hospital.
dgitos
egreso Incluir las otras afecciones o
problemas relacionados con la
afeccin principal de acuerdo con
la CIE-10.

hospitalaria.
Diagnstico Se valida que est en la tabla e

Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que
relacionado CIE, 10 revisin.
alfanumrico de cuatro hacen parte del estado de salud que justific la estada
Nro. 2 de
dgitos en el hospital.
egreso Incluir las otras afecciones o
la CIE-10.

hospitalaria.
Diagnstico Se valida que est en la tabla de

Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que
relacionado CIE, 10 revisin.
alfanumrico de cuatro hacen parte del estado de salud que justific la estada
37
Nro. 3 de dgitos en el hospital.
egreso. Incluir las otras afecciones o
la CIE-10.

hospitalaria.
Diagnstico de Se diligencia si hubo una complicacin. Se valida que est en la tabla de

la complicacin CIE, 10 revisin.
alfanumrico
que el diagnstico de la
complicacin corresponde a la
patologa bsica de la
complicacin.
Estado a la Sealar si el paciente sale vivo de la hospitalizacin o Que el valor est en el rango
1 = Vivo (a)
salida muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el permitido
2 = Muerto (a) siguiente campo no puede ir en blanco.
Diagnstico de La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin
Un valor nico: cdigo Validar que el campo causa
la causa bsica Internacional, es la causa primaria que origina la
alfanumrico de cuatro bsica de muerte no sea nulo, si
de muerte secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya
dgitos el estado es igual a 2.
sea una causa externa o una enfermedad. Debe
coincidir con el diagnstico principal de la causa bsica
de muerte del Certificado de Defuncin.
Valida que el cdigo est en la
tabla de CIE 10.
Obligatorio si el estado a la salida es =2
Fecha de Validar el formato fecha. La fecha
Un valor nico: formato Es la fecha en que el paciente deja el servicio de
egreso del de la salida no sea mayor a la
fecha: dd/mm/aaaa hospitalizacin.
usuario a la actual. La fecha de salida no
institucin puede ser anterior a la fecha de
ingreso.
Hora de egreso Validar el formato hora
Un valor nico: formato Es la hora en que el paciente deja efectivamente el
del usuario de Que el valor no exceda de: 24
hh;mm servicio de hospitalizacin.
la institucin horas ni 60 minutos.

38
4.10. Archivo de recin nacidos: AN
Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo
se encuentre en el archivo de control y contenga el mismo nmero de registros

Nmero de la Un valor nico: cdigo Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
factura alfanumrico prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
Cdigo del CC = Cdula ciudadana La madre ha sido registrada con un documento de Se valida estructura
prestador de CE = Cdula de extranjera identificacin al ingreso a la atencin de parto y a la Se valida que el valor
servicios de PA = Pasaporte hospitalizacin. Ese mismo tipo de documento se debe seleccionado est en los valores
salud RC = Registro civil colocar en este campo para poder hacer trazabilidad permitidos: CC, CE, PA, RC, TI,
TI = Tarjeta de identidad cuando se requiera. AS, MS
AS = Adulto sin
identificacin Se valida que el tipo de
MS= Menor sin identificacin documento corresponda a la edad
Tipo de Un valor nico Corresponde al nmero del documento de identificacin Se valida igual que en usuarios
identificacin de del usuario o el que le asigne la entidad administradora
la madre del plan de beneficios
Nmero de Un valor nico: cdigo Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
identificacin de alfanumrico prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
la madre en el EAPB y entidades territoriales
Sistema
Fecha de Un valor nico; formato Fecha de nacimiento del recin nacido Validar el formato fecha
nacimiento del fecha: dd/mm/aaaa Valida que la fecha de la salida no
recin nacido sea mayor a la actual
Validar que la fecha de salida no
puede ser anterior a la fecha de
ingreso.
Hora de Un valor nico: hora militar Es la hora del alumbramiento. Validar el formato hora
nacimiento (valor hasta 24 horas). Que el valor no exceda de: 24
Formato: hh:mm horas ni 60 minutos.
Edad gestacional Un valor nico Nmero de semanas de gestacin de la madre al No se valida
momento del parto
Control prenatal1 = Si Identificador para determinar si la madre tuvo control Que el valor seleccionado est
2 = No prenatal dentro del rango permitido.
Sexo 1= Masculino Identificador del sexo del recin nacido Que el valor seleccionado est
2 =Femenino dentro del rango permitido
Peso Un valor nico Peso en gramos del recin nacido Se valida que sea numrico
Diagnstico del Un valor nico: cdigo Si el nio presenta alguna patologa, se debe colocar un Que el valor seleccionado est
recin nacido alfanumrico de cuatro Cdigo del diagnstico, segn la Clasificacin dentro del rango permitido de la
dgitos. Internacional de Enfermedades vigente. Puede ser un Dx tabla de referencia
presuntivo
39
Causa bsica de Un valor nico: cdigo Si el RN fallece antes de las 24 horas de nacido, y sin que
Validar que el campo causa bsica
muerte alfanumrico de cuatro se hubiera hospitalizado por alguna patologa, se debe
de muerte no sea nulo, si el
dgitos. colocar el Cdigo de la causa bsica de muerte, segn la
estado es igual a 2.
CIE 10. Debe coincidir con el diagnstico principal de la
causa bsica de muerte del Certificado de Defuncin. Valida que el cdigo est en la
tabla de CIE 10.
Debe ser igual a la registrada en el registro de defuncin. Si este campo no es nulo, la fecha
y hora de muerte son variables
obligatorias.
Fecha de muerte Un valor nico; formato Fecha de muerte del recin nacido Validar el formato fecha
del recin nacido fecha: dd/mm/aaaa Valida que la fecha muerte no sea
mayor a la actual
Validar que la fecha de muerte no
sea anterior a la fecha de
nacimiento.
Hora de muerte Un valor nico: formato Hora de defuncin del recin nacido Validar el formato hora
del recin nacido hh;mm Que el valor no exceda de: 24
horas ni 60 minutos.
4.11. Archivo de medicamentos: AM

Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros. Para que el validador pueda leer este archivo, debe
relacionarse en el ltimo registro del archivo de control.

Se valida que el nmero de
Nmero de la nico valor: nmero de la Corresponde al nmero de la factura con la cual el
factura est contenida en el
factura factura. prestador de servicios de salud cobra los servicios a la
archivo de transacciones.
Que cumpla las reglas de registro
de la factura: un slo nmero
para contratos de capitacin.
Igual regla que para consulta Igual validacin que en el archivo
Cdigo del nico valor: cdigo del
de transaccin.
prestador de prestador. (12 posiciones
servicios de debe incluir sedes)
salud
Igual validacin que en el archivo
de usuarios.
identificacin
del usuario
40
de usuarios.
identificacin
del usuario en
el sistema
No es un dato obligatorio. No se
Nmero de Un valor nico: cdigo Slo se registra si la IPS ha requerido autorizacin para
valida
autorizacin alfanumrico realizar la administracin del medicamento y el pagador
le ha asignado un nmero de autorizacin para controlar
la administracin de medicamentos.
En blanco cuando el medicamento no requiera

autorizacin.
Cdigo del Un valor nico: cdigo Cdigo del medicamento de acuerdo con las
valida actualmente
medicamento alfanumrico codificaciones vigentes.
En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato Cdigo del

medicamento, aparece Diligenciable obligatoriamente
cuando el medicamento es No Pos. Debe leerse
Diligenciarse obligatoriamente para todos los
medicamentos facturados.
Verificar que el campo est
Nombre Descripcin textual del Debe diligenciarse obligatoriamente para todos los
diligenciado siempre,
genrico del medicamento en nombre medicamentos administrados al paciente.
independientemente que el
medicamento genrico (denominacin
medicamento tenga cdigo o no.
comn internacional)
Que el valor seleccionado est
Tipo de 1 = Medicamento POS Identificador para determinar la condicin del
dentro del rango permitido.
medicamento medicamento en el plan de beneficios.
2 = Medicamento no POS
Forma Descripcin textual de la En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato Forma
farmacutica forma farmacutica del Farmacutica, aparece Diligenciable slo cuando el
medicamento, segn lo medicamento es no POS. Debe leerse Diligenciable
medicamento sea POS o No.
contemplado en la Circular para cualquier tipo de medicamento
420 de 2006 del INVIMA

Concentracin Descripcin textual de la En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato
del concentracin del Concentracin del medicamento, aparece
medicamento medicamento, expresada Diligenciable slo cuando el medicamento es no POS.
segn lo contemplado en el Debe leerse Diligenciable para cualquier tipo de
artculo 22 del Decreto 677 medicamento
de 1995
Unidad de Descripcin textual de la En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato Unidad de
medida del Unidad de Medida del Medida del medicamento, aparece Diligenciable slo
medicamento medicamento. cuando el medicamento es no POS. Debe leerse
41
Diligenciable para cualquier tipo de medicamento
Nmero de Nmero de unidades En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato Nmero de
unidades administradas o aplicadas unidades, aparece Diligenciable slo cuando el
del medicamento medicamento es no POS. Debe leerse Diligenciable
para cualquier tipo de medicamento.
Siempre se debe diligenciar y corresponder al nmero
total de dosis o unidades aplicadas o administradas del
medicamento
Valor unitario de Valor unitario del Se utilizarn como separadores de decimales el punto
diligenciado cuando este
medicamento medicamento, segn los (.).
diligenciado el nmero de
precios pactados
unidades de medicamento
Verificar que la multiplicacin de
Valor total de Valor total de los Se utilizarn como separadores de decimales el punto
Nmero de Unidades por el
medicamento medicamentos, segn los (.).
Valor Unitario sea igual al Valor
precios pactados
total de medicamento
4.12. Archivo de otros servicios: AT

En este archivo se deben registrar los siguientes conceptos, cuando apliquen:
Estancia: Incluye la estancia en urgencias, la hospitalaria, el uso de salas de ciruga (derecho a sala), sala de partos o sala
de procedimientos. La estancia en servicios de hospitalizacin, debe registrarse por tipo de servicio o unidad especial (UCI,
cuidado intermedio, unidad de quemados u otros).
Materiales e insumos utilizados en la atencin: Aplica slo a materiales e insumos que no se encuentren incluidos en el
valor de procedimiento, segn el tarifario utilizado.
Traslado de pacientes: Incluye el traslado del paciente antes de la atencin en ese centro, durante la hospitalizacin o
cuando es dado de alta y debe ser llevado a otra institucin de mayor o menor nivel, o a la casa, albergue u otro.
Honorarios:. Aplica slo a honorarios de profesionales de la salud y slo cuando no se encuentren incluidos dentro de la
liquidacin propia de un procedimiento o actividad segn el tarifario utilizado
Por cada tipo de servicio se debe diligenciar la cantidad total de unidades de la siguiente forma:
Estancia: en das para hospitalizacin; en horas para la observacin en urgencias; en salas especiales solamente se debe
diligenciar el valor total por su utilizacin para un determinado procedimiento, de acuerdo con el manual tarifario utilizado.
Materiales e insumos: el nmero de unidades aplicadas o utilizadas en la atencin del paciente.
Traslados: el nmero de viajes realizados en el o los traslados del paciente (de ida y regreso), por cada tipo de traslado.
42
Honorarios: se registran los honorarios por servicios distintos a los de procedimientos quirrgicos, que ya se han incluido en
el valor de ste.
Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.

Se valida que el nmero de
Nmero de la nico valor: nmero de la Se registra el nmero de la factura segn las reglas
factura est contenida en el
factura factura. establecidas para el archivo de transaccin.
archivo de transacciones.
Que cumpla las reglas de registro

de la factura: un slo nmero
para contratos de capitacin.
Cdigo del nico valor: cdigo del Igual regla de registro que en archivo de transaccin
de transaccin.
prestador de prestador. (12 posiciones
servicios de debe incluir sedes)
salud
de usuarios.
identificacin
del usuario
de usuarios.
identificacin
del usuario en
el sistema
Nmero de Un valor nico: cdigo Slo se registra si la IPS ha requerido autorizacin para
valida
autorizacin alfanumrico realizar determinadas atenciones y el pagador le ha
asignado un nmero de autorizacin. Revisar Decreto
4747.
Nmero asignado por la entidad administradora del plan

de beneficios para controlar la entrega de otros servicios
al usuario (Materiales e insumos, traslados, estancias,
honorarios).
En blanco cuando el servicio no requiera autorizacin.
Tipo de servicio 1 = Materiales e insumos Identificador para determinar el tipo de servicio.

2 = Traslados
3 = Estancias Estancia: Incluye la estancia en urgencias, la
hospitalaria, el uso de salas de ciruga (derecho a sala),
4 = Honorarios
sala de partos o sala de procedimientos. La estancia en
servicios de hospitalizacin, debe registrarse por tipo de
servicio o unidad especial (UCI, cuidado intermedio,
43
unidad de quemados u otros).
Materiales e insumos utilizados en la atencin: Aplica

slo a materiales e insumos que no se encuentren
incluidos en el valor de procedimiento, segn el tarifario
utilizado.
Traslado de pacientes: Incluye el traslado del paciente

antes de la atencin en ese centro, durante la
hospitalizacin o cuando es dado de alta y debe ser
llevado a otra institucin de mayor o menor nivel, o a la
casa, albergue u otro.
Honorarios:. Aplica slo a honorarios de profesionales

de la salud y slo cuando no se encuentren incluidos
dentro de la liquidacin propia de un procedimiento o
actividad segn el tarifario utilizado
Cdigo del Un valor nico: cdigo Cdigo del servicio con el cual el prestador identifica el
valida
servicio alfanumrico material o insumo, el traslado, la estancia y los
honorarios, de acuerdo con CUPS.
Nombre del Descripcin textual del Nombre del servicio con el cual el prestador identifica el
servicio servicio material o insumo, el traslado, la estancia y los
honorarios. Debe diligenciarse obligatoriamente para
servicio tenga cdigo o no.
todos los servicios especificados
Cantidad Cantidad del servicio segn Diligenciar segn el tipo de servicio:
diligenciado siempre.
el tipo de servicio.
Estancia: en das para hospitalizacin; en horas para la

observacin en urgencias; en salas especiales
solamente se debe diligenciar el valor total por su
utilizacin para un determinado procedimiento, de
acuerdo con el manual tarifario utilizado.
Materiales e insumos: el nmero de unidades aplicadas

o utilizadas en la atencin del paciente.
Traslados: el nmero de viajes realizados en el o los

traslados del paciente (de ida y regreso), por cada tipo
de traslado.
Honorarios: se registran los honorarios por servicios

distintos a los de procedimientos quirrgicos, que ya se
44
han incluido en el valor de ste.

Valor unitario Valor unitario del material o Se utilizarn como separadores de decimales el punto
diligenciado cuando este
del material e insumo, del traslado y la (.).
diligenciado la Cantidad del
insumo estancia, segn los precios
servicio.
pactados.
No aplicable para
honorarios.
Verificar que la multiplicacin de
Valor total del Valor total del material o Se utilizarn como separadores de decimales el punto
Cantidad por el Valor Unitario
material e insumo, del traslado, de la (.).
del material e insumo sea igual
insumo estancia y de los
al Valor total del material e
honorarios, segn los
insumo
precios pactados
45
CONTACTESE
MESA DE AYUDA
Con el propsito de brindar ayuda tcnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y
dems temas relacionados, el Ministerio de Salud y Proteccin Social tiene dispuesta una mesa de
ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx
Descargue el documento de lineamientos desde el Portal Web

http://www.sispro.gov.co/transacciones y recursos/Prestaciones de servicios de salud/RIPS o desde
el Repositorio Institucional Digital RID
Ciudad y Fecha.
46

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Lineamiento Tcnico para el Registro y

envo de los datos del Registro Individual

Oficina de Tecnologa de la Informacin y la

2. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS RIPS ................................................................................................ 5

3. CALIDAD DE LOS DATOS................................................................................................................................................. 7

4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES ............................................................................................................ 8

4.1. Estndar del archivo plano .............................................................................................................................................. 8

La informacin de los registros individuales de prestacin de servicios de salud, (RIPS), con su

En el presente documento se definen los criterios para la adecuada transferencia de datos,

Tabla Nro 1. Obligatoriedad del registro de los datos de RIPS

NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD

Artculo 173. Funciones Ministerio. Numeral 7 reglamentar la recoleccin, transferencia y difusin de la

sector que tengan parte en su elaboracin y consolidacin.

Las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, en el artculo 10 de la Resolucin N3374

4.1. Estndar del archivo plano

CT= Archivo de control

Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes especificaciones:

No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.

Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en la transferencia de datos a las Entidades

Fecha de la remisin de los datos Fecha de la remisin

Nombre del responsable del envo Nombre completo y legible

Telfono del responsable del envo Indicativo y nmero telefnico

RIPS perodo de reporte Descripcin del perodo de reporte

4.3. Archivo de control: CT

Es la estructura de datos que permite el control de la recepcin de los datos de prestaciones de

DATO VALORES COMO REGISTRAR VALIDACIONES

4.4. Archivo de transacciones: AF

El archivo de transacciones equivale al encabezado de una factura de compra/venta de servicios

DATO VALORES COMO REGISTRAR VALIDACIONES

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