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DEFENSORA DEL PUEBLO REGIONAL,

DELEGADA U OFICINA
Ciudad (Departamento), da, mes y ao
PRESUPUESTO ESTIMADO: $

1. DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD:

(Se debe hacer un recuento de razones que justifican adelantar el proceso de

contratacin de los bienes o servicios requeridos, de acuerdo al plan de
compras de la Entidad.)

2. OBJETO A CONTRATAR:

(El objeto debe ser concreto y realizable. Teniendo en cuenta que el objeto no
es modificable, se recomienda no incluir aspectos que puedan ser tema de
modificacin como cantidades, plazo, especificaciones tcnicas, entre otros).

2.1. CODIFICACIN DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC:

(Para su elaboracin se puede hacer uso del aplicativo de Colombia Compra

Eficiente, en el link http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion, y
del manual Gua para la Codificacin de Bienes y Servicios en el link
http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales

La clasificacin se debe relacionar en el siguiente cuadro gua:

Grupo
Segmento
Familia
Clase
Producto

2.2. CODIFICACIN DE BIENES suministrado y certificado por el Almacn

General:

DESCRIPCIN
DETALLADA Y
ITEM TK G SG IT COD NOMBRE DEL BIEN UNIDAD CANT.
ACTUALIZADA
DEL BIEN

3. ESPECIFICACIONES TCNICAS:

(Se indica que caractersticas tcnicas detalladas tienen los bienes o servicios a
adquirirse, para lo cual:

- Deben ser claras y detalladas, como por ejemplo: descripcin del tem,
cantidad, unidad de medida, material del producto, medidas, entre otros.
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- No debe indicarse ninguna marca de producto, ni tampoco sus

especificaciones deben direccionarla a una sola marca.

NOTA: Dependiendo de estas especificaciones ser el resultado de satisfaccin

de los bienes y servicios adquiridos.)

4. FUNDAMENTOS JURDICOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIN:

Teniendo en cuenta el presupuesto de la Entidad para el ao 2015 y el valor

estimado del proceso, dado que el mismo no supera el 10% de la menor cuanta
($41882.750,00), la modalidad de contratacin es la establecida para
invitaciones de mnima cuanta, de conformidad con el Decreto 1082 de 2015.

5. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y LA JUSTIFICACIN DEL MISMO:

(El presupuesto oficial ser el resultado del estudio de mercado realizado, de

acuerdo a los siguientes parmetros:

A mnimo 3 de las empresas en el mercado que presten el mismo

servicio o bien, se les debern solicitar cotizaciones con la misma
informacin establecida en las especificaciones tcnicas.

Las cotizaciones de las empresas debern contener el mismo bien o

servicio, caractersticas tcnicas, forma de pago y tiempo de ejecucin,
para que sean comparables y sobre ellas efectuar el promedio.

Igualmente se debe incluir el nmero del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal SIIF)

NOTA: En casos excepcionales donde no sea posible la cotizacin de tres (3) o

ms empresas, esta situacin se debe indicar en el estudio. No obstante se
debern adjuntar las solicitudes de cotizacin solicitadas.

COTIZACIN A COTIZACIN B COTIZACIN C

$ $ $
PROMEDIO

6. CRITERIO PARA SELECCIONAR LA OFERTA MS FAVORABLE:

De conformidad con lo establecido en el artculo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082

de 2015, la Entidad revisar las ofertas econmicas y verificar que la de
menor precio cumple con las condiciones de la invitacin. Si sta no cumple
con las condiciones de la invitacin, la verificar el cumplimento de los
requisitos de la invitacin de la oferta con el segundo mejor precio, y as
sucesivamente.

En consecuencia se aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla

con las condiciones establecidas en la invitacin a participar, en caso de
empate se aceptar la presentada primero en el tiempo. La oferta y su
aceptacin constituyen el contrato.

7. CONDICIONES DEL CONTRATO QUE SE SUSCRIBA:

7.1. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

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(Indicar claramente cada una de las obligaciones a realizar por parte del
contratista.)

Igualmente se deben relacionar las siguientes obligaciones generales:

Acreditar una cuenta corriente o de ahorros con base en el listado de

bancos y corporaciones que para tal efecto tiene la Subdireccin
Financiera de la Defensora del Pueblo, para realizar el pago acordado en
el contrato.
Cumplir con las dems actividades que se deriven del objeto y
naturaleza del contrato.

NOTA No. 1. No es responsabilidad del Grupo de Contratacin verificar las

obligaciones que se pacten en el futuro contrato, por lo que se recomienda
que las mismas guarden congruencia en el tiempo a ejecutar.

NOTA No. 2. Cualquier duda al respecto se debe allegar por favor

realizarla nicamente al correo electrnico
contrataciondp_1@defensoria.gov.co

7.2. FORMA DE PAGO:

(Se puede incluir el siguiente texto:

La Defensora del Pueblo, pagar el valor de la propuesta aceptada, dentro de

___________ das hbiles, siguientes al cumplimiento a satisfaccin del servicio
lo cual certificar el Supervisor del contrato.

No. de pagos (Indicar en cuantos pagos se cancelar el valor total del

contrato):_______________________

Para el efecto, el contratista deber facturar el servicio de acuerdo con el

siguiente detalle:
Descripcin del bien o servicio
Cantidad de bienes o servicios efectivamente suministrados
Valor total antes de IVA
Valor del IVA
Valor total de la factura

PARA PERSONAS DE REGIMEN SIMPLIFICADO: todo lo anterior sin incluir IVA.

La factura deber estar acompaada de los siguientes documentos:

1. Certificacin de cumplimiento suscrita por el Supervisor del contrato.

2. Informes mensuales, si as se dispone dentro de las obligaciones del
contratista.
3. Certificado expedido por el Revisor Fiscal o Representante Legal, segn sea
el caso, en el que se indique que se encuentra al da en los pagos de los
aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes
parafiscales de Ley.
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El pago respectivo estar sujeto al Programa Anual de Caja, P.A.C. autorizado,

a la situacin de fondos establecida por parte de la Direccin General de
Crdito Pblico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y a las
correspondientes reservas presupuestales a que haya lugar.

7.3. TIPIFICACIN, ESTIMACIN Y ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES:

Para el desarrollo de este numeral es necesario ingresar al Sistema Electrnico

de Contratacin Pblica SECOP - Colombia Compra Eficiente, a travs del
siguiente link http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales Manuales, all
se encuentran entre otras, la Matriz de Riesgos y el Manual para la
identificacin y cobertura del riesgo, las cuales se deben consultar para
facilitar su elaboracin, utilizando la siguiente matriz del riesgo:

Matriz de Riesgos

Fecha estimada en que se inicia el tratamiento

Responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada en que se completa el

Afecta la ejecucin del contrato?
Impacto despus
Monitoreo y revisi
del tratamiento
A quin se le asigna?
Probabilidad

tratamiento
Consecuencia
Valoracin

Categora
Impacto
Fuente

de la Tratamiento/Control
Etapa
Clase

Tipo

N Descripcin
ocurrencia a ser implementado

Cmo se realiza el
del evento
Probabilidad

monitoreo?
Valoracin

Categora
Impacto
[Planeacin/Seleccin/Contratacin/Ejecucin
[Numerar consecutivamente empezando en 1]

[Econmico/ Social o poltico/ Operacional/

Financiero/ Regulatorio/ De la naturaleza/

[Entidad Estatal/Contratista]

[Entidad Estatal/Contratista]
[Bajo/Medio/Alto/Extremo]

[Bajo/Medio/Alto/Extremo]
Ambiental/ Tecnolgico]

[2/3/4/5/6/7/8/9/10]

[2/3/4/5/6/7/8/9/10]
[General/Especfico]

[Interno/Externo]

[Incluir [Incluir
[Describir la
[1/2/3/4/5]
[1/2/3/4/5]

[1/2/3/4/5]

[1/2/3/4/5]

[Describir el fecha o fecha o [Definir la [Defin

consecuencia
[S/No]

[Describir tratamiento o evento con evento con forma de periodi

de la
]

el Riesgo] control a ser el cual se el cual se realizar el de

ocurrencia
implementado] inicia el inicia el monitoreo] monito
del evento]
tratamiento] tratamiento]

NOTA: Es importante tener presente en la elaboracin de la matriz de riesgos que

dependiendo el bien o servicio a contratar los riegos son diferentes.

7.4. GARANTA:

(Se puede incluir el siguiente texto:

Se garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se adquieren en la Aceptacin

de Oferta, mediante la constitucin de una garanta nica de conformidad con lo
establecido en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015, la cual debe
constituirse a favor de la Defensora del Pueblo, de la siguiente manera:

AMPARO PORCENTAJE VIGENCIA

Esta garanta ser aprobada por el Responsable del Grupo de Contratacin de la

Defensora del Pueblo, si rene los requisitos legales y contractuales establecidos para
tal fin.
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NOTA: En aquellos casos que no sea necesario exigir la constitucin de garanta que
ampare el contrato se debe justificar el por qu.)

7.5. PLAZO DE EJECUCIN:

(Se puede incluir el siguiente texto:

El plazo para la ejecucin del contrato ser de ________, contados a partir de la

expedicin del registro presupuestal correspondiente y aprobacin de la garanta nica
por parte del Responsable del Grupo de Contratacin de la Defensora del Pueblo).

NOTA: Cuando sea necesario para la ejecucin del contrato la suscripcin del acta de
inicio se deber incluir al final del texto del plazo de ejecucin.

7.6. LUGAR DE EJECUCIN

La ejecucin de la Aceptacin de Oferta se realizar en _____________

7.7. SUPERVISIN:

La supervisin de la Aceptacin de Oferta estar a cargo de _____________________o

quien haga sus veces.

(Dicha supervisin deber ser ejercida por un funcionario competente, de acuerdo con
el conocimiento que el mismo tenga sobre el objeto a contratar).

(NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIN)

(CARGO DE QUIEN SOLICITA LA CONTRATACIN)

El suscrito Certifica que:

El objeto de la Contratacin solicitada est
contemplado dentro de las actividades del ______________________________________
proyecto de inversin respectivo (NOMBRE Y FIRMA)
JEFE OFICINA DE PLANEACIN

El suscrito Certifica que:

El bien solicitado se encuentra incluido en el
Plan de compras de la entidad.

El bien solicitado: ______________________________________

No se encuentra en existencia en el Almacn (NOMBRE Y FIRMA)
general de la Entidad. PROFESIONAL RESPONSABLE DEL ALMACN
No hay existencia suficiente para atender las GENERAL ADSCRITO A LA SUBDIRECCIN
necesidades para la actual vigencia. ADMINISTRATIVA

NOTA.

EL TEXTO EN EL QUE SE INDICAN EXPLICACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL

PRESENTE FORMATO, UNA VEZ DILIGENCIADO EL FORMATO DICHO TEXTO DEBE SER
ELIMINADO.