ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1.Analisis Sistem
Analisis system bertugas untuk menganalisis system informasi yang telah ad, mengembangkannya dan menyusun
system baru pada sub system yang bermasalh dengan bantuan computer.
Analisis system adalah orang yang bertanggung jawab untuk mempelajari informasi yang berhubungan dengan
masalah-masalah yang timbul dan mampu memberi jalan keluar sesuai dengan masalah yang dihadapi.
Tugas utama dari seorang analis system ini adalah menganalisis system yang telah ada, mengembangkannya dan
menyusun system baru terutama pada subsistem yang bermasalah dengan bantuan teknologi computer. Kunci utama
yang perlu diperhatikan adalah mengkombinasikan antara hasi lanalisisnya dengan teknologi computer sehingga
dapat menjelaskan bagaimana sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dengan metodologi yang tersedia dan
teknologi computer yang dimiliki dapat memberikan hasil yan gterbaik dalam meningkatkan aktivitas perusahaan.
Tugas seorang analis system bukan saja menganalisis dan mendesain system, tetapi lebih dari itu ia haruslah mampu
menyajikan satu system informasi manajemen yang terpadu.
Maka seorang analis system haruslah orang yang memiliki pengetahuan yang terpadu antara aktivitas bisnis system
informasi dan teknologi. Analis system bukanlah seorang progremer yang ditugaskan/merasa mampu membuat
program mutakhir dengan computer untuk menyelesaikan masalah.
Dalam menyusun system informasi manajemen suatu perusahaan diperlikan orang yang mampu memahami apa itu
system informasi manajemen, masalah-masalah yang dihadapi dalam system informasi manajemen perusahaan
tersebut dan mampu memberikan solusi serta menggabungkan solusi tersebut dengan bantuan teknologi computer.
Ada banyak istilah bagi analis system ini, seperti desainer system, pengembang system, konsultsn system, konsultsn
manajemen, analis operasi, anallis informasi,analis bisnis, dan knowledge engineruntuk system pakar tetapi yang
paling sering digunakan di Indonesia adalah analis system.
2. Tugas dan Tanggung jawab Analis Sistem
Analis system harus memiliki kemampuan berkomunikasi dengan pihak-pihak lain seperti pemakai computer,
manajemen, teknisi, bagian adminitrasi, programmer, penyedia hardware dan software dan database administrator.
Seorang analis system juga harus memiliki kualifikasi khusus dalam bidang pendidikan. Ia harus seoran gsarjana atau
master dalam bidang computer, bisnis, statistic ataupun teknik industri.
Seorang analis system walaupun ia seorang sarjana, perlu memiliki pengalaman dalam mengikuti pelatihan mengenai
standar pengembangan system seperti standar system database, komunikasi data, pengembangan system dan
memahami tentang bagaimana menyusun studi kelayakan system dilihat dari segi biaya dan manfaat yang akan
diperoleh dari system yang disusun.
3. Perbadaan Tanggungjawab Analis Sistem dan Programer
Seorang analis system dari uraian tugas dapat diketahui bertanggungjawab atas pelaksaan analisis system, merancang
system, menerapkan system dan mendukung system berbasis computer untuk aplikasi bisnis.
4. Analis Sistem Sebagai Pemecah Masalah
Seorang analis system bertanggungjawab untuk mengembangkan system informasi melalui pengumpulan dan
pelaksaan analisis data, dengan tujuan untuk memperoeh solusi atas masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu
organisasi/perusahaan.
Organisasiberada dalam lingkungan yang dinamis, dan dinamika itu sering mendorong terjadinya perubahan pada
organisasi.
Proses pemecahan masalah ini pada umumnya terbagi dalam tiga tahapan yaitu:
a. Mengidentifikasikan masalah atau situasi yang perlu diperbaiki;
b. Menentukan hasil yang akan dicapai; dan
c. Menidentifikasikan dan memilih alternative pemecahan masalah yang paling sesuai dengan masalah atau kondisi
yang dihadapi.
Akitvitas pemecahan masalah yang bertujuan untuk mengmbangkan system informasi manajemen selain
dibutuhkan oleh pengguna system (end users) juga didorong dengan adanya masalah (problem), kesempatan
(opportunity) dan pengarahan (directive)
 Masalah adalah kondisi atau situasi yang tidak diharapkan terjadi yang menyebabkan tergangagunya tujuan,
sasaran, target dan penerapan kebijakan organisasi. Kesempatan (opportunity) adalah pengembangan system yang
ada walaupun system tersebut masih layak dipergunakan.
Pengarahan (direktive) adalah perubahan aktivitas atau prosedur berdasarkan permintaan pihak manajemen,
peraturan pemerintah atau pengaruh-pengaruh eksternal lainnya.
James Watherbe (1984) mengelompokkan masalah, kesempatan dan pengarahan itu dalam kerangka kerja
yang disebutnya PIECES yang terdiri dari enam kategori yaitu:
Kebutuhan untuk meningkatkan kinerja (performanc)
Kebutuhkan untuk meningkatkan kualitas infornasi atau data (infomation)
Kebutuhan untuk meningkatkan bidang ekonomi (economy) atau biaya.
Kebutuhan untuk meningkatakan pengendalian (control) dan keamanan.
Kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi (efficiency) sumberdaya manusia dan mesin.
Kebutuhan untuk meningkatkan jasa/pelayanan (service) pada pelanggan, rekanan, pegawai dan pihak-pihak lainnya.
Kinerja
Analisis Kerja
Kinerja suatu perusahaan bermasalah apabila dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya, perusahaan dan komponen
yang ada dalam perusahaan dianggap berjalan lamban dalam mencapai sasran yang telah ditetapkan.
Kinerja sebuah organisasi/perusahaan diukur dari hasil kerja yang diperoleh selama periode tertentu (throughput)
dan oleh rata-rata waktu penundaan yang terjadi antara transaksi dan pelaksanaan transaksi(response time).
Analisis Data dan Informasi
Sebuah system informasi manajemen harus mampu menghaslkan informasi yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi apakah ada masalah dalam merealisasikan rencana dan apakah ada kesempatan uantuk memperbaiki
penyimpangan.
Kondisi-kondisi dimana dibutuhkan peningkatan informasi terajdi apabila:
Kurangnya informasi yang dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan aau informasi mengenai situasi terbaru.
Informasi yang tersedia tidak memberikan manfaat bagi manajemen.
Terlambatnya informasi yang dibutuhkan.
Berlebihnya informasi yang tersedia.
Tidak akuratnya informasi yang tersedia.
Analisis data diperlukan apabila:
Adanya kesimbangan data, dimana data disimpan atau dikumpulkan dibanyak bagian.
Data yang ada tidak fleksibel.
Analisis Ekonomi
Keuntungan ekonomi merupakan pertimbangan paling umum yang mendorong dikembangkannya proyek system
informasi manajemen.
Analisis Pengalaman dan Keamanan
Untuk menjaga agar tujuan dan sasartan perusahaan dapat dicapai sesuai dengan yang telah ditetapkan, maka semua
aktivitas perusahaan perlu dipantau dan dikoreksi.
Pengendalian biasanya diterapkan untuk meningkatkan kinerja dari system, pencegahan atau mendeteksi kecurangan
atau kegagalan system dan menjamin keamanan dari data informasi dan peralatan yang dimiliki oleh perusahaan.
Pengendalian yang longgar pada system informasi manajemen akan menyebabakan terjadinya perbedaan antara
system informasi manajemen dan system bisnis.
Analisis Efisiensi
Pengertian efisiensi adalah output dibandingkan dengan input, masalah-masalah dan kesempatan yang muncul dalam
efisiensi adalah bagaimana meningkatkan output dengan meminimalkan input.
Analisis Jasa/Pelayanan
Proyek pengembangan system pada umumnya juga didorong oleh keinginan manajemen untuk meningkatkan kualita
pelayanan kepada konsumen didalam aktivitas usahanya. Analisis terhadap tingkat pelayanan yang diberikan
perusahaan, umumnya dijadikan dasar dalam mengevaluasi bagaimana pelaksanaan pelayanan yang dilakukan oleh
perusahaan selama ini.
 Peningkatan pelayanan biasanya dilakukan untuk menciptakan kondisi-kondisi sebagai berikut:
Memperoleh akurasi data, proses dan hailnya.
Mencapai reabilitas.
Memudahkan penggunaan.
Menciptakan fleksibilitas
Menciptakan koordinasi.
Pertama, mengidentifikasikan masalah atau situasi yang perlu diperbaiki, kedua, menidentifikasikan hasil yang
akan dicapai dan ketiga, mengidentivikasikan dan memilih alternative pemecahan masalah yang paling sesuai dengan
masalah atau kondisi yang dihadapi.
Seorang analis system, sebelim ia menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi melalui pengembangan system
informasi manajemen, maka ia terlebih dahulu harus mempelajari dan mengetahui system informasi manajemen
yang tengah berjalan pada saat itu dan pemasalahannya, kemudian memilih alternative pemecahan masalah yang
paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada baru ia dapat merancang system.
Survei dan mempelajari system yang tengah berjalan memiliki tujuan yang sama yaitu untuk memahami system yang
tengah berjalan dan masalahnya.Survei lebih bertujuan untuk melakukan penyelidikan awal terhadap system yang
sedang berjalan.
Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam kedua tahap ini adalah:
Mengidentifikasi semua pemakaisistem(pemakai)
Menganalisis aspek bisnis dalam system yang sedang berjalan
Mengidentifikasikan dan menganalisis fungsi-fungsi system informasi manajemen yang sedang berjalan
Mengidentifikasi dan menganalisis komponen-komponen dari system informasi manajemen yang sedang berjalan
Setelah tahapan tersebut selesai dilakukan maka, analis system harus mulai manentukan tugas-tugas yang perlu
dilaksanakan diantaranya:
Melakukan survei terhadap kelayakan proyek pengenbangan system
Mempelajari bagaimana system yang ad dilaksanakan
Menganalisis masalah, keterbatasan, dan kendala pada system yang sedang berjalan
Memperkenalkan alternative pemecahan masalah
Memperbaharui ruang lingkupdan kelayakan pengembangan system, dan
Mempresentasikan temuan-temuan
Bagaimana Menentukan Hasil yang akan Dicapai
Untuk dapat menetukan hasil yang akan dicapai terlebih dahulu analis system harus mengetahui apa yang dibutuhkan
dan diinginkan oleh pemakai system(pemakai) dari pengembangan system yang akan dilakukan.
Oleh karena itu menentukan keinginan pemakai system adalah tahapan penting, bila ingin meraih sukses dalam
menyusun sebuah system informasi manajemen.Tujuan dari tahap penentuan permintaan pemakai adalah untuk
mengetahui apa yang harus dikembangkan dari system yang ada tanpa harus dikembangkan dari system yang ad
tanpa harus mengetahui secara khusus bagaimana system tersebut dikembangkannya.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan ii adalah:
-Libatkan semua pemakai
- Kaji ulang dan perbaiki kebutuhan aktivitas bisnis
-Tentukan fungsi-fungsi system informasi manajemen yang harus tersedia
-Tentukan komponen-komponen system informasi manajemen yang baru
Untuk melengkapi tahapan ini, maka harus di lakukan tugas-tugas sebagai berikut :
Menentukan tujuan dan prioritas system informasi manajemen
Membuat garis besar keinginan / kebutuhan pemakai dan system informasi manajemen yang baru,
Tentukan secara terperinci permintaan pemakai atas sistem informasi manajemen baru yang akan disusun.
Bagaimana Memilih Alternatif Pemecahan Masalah
Selanjutnya analisis sistem harus menentukan langkah pemecahan apa yang akan di lakukan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pemeliharaan alternative solusi ini adalah dapat menentukan solusi atau pemecahan
apa yang paling memadai dan bermanfaat bagi pemakai. Sedangkan sasaran yang ingin dicapai adalah :
 Dapat menentukan alternative-alternatif pemecahan masalah berdasarkan penggunaan masalah berdasarkan
penggunaan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Tahap ini melengkapi :
Mengevaluasi dampaknya pada pemakai,
Mengevaluasi dampaknya pada aktivitas usaha / bisnis
Mengevaluasi sejauhnya alternative pemecahan masalah ini dapat memenuhi fungsi sistem informasi manajemen yang
di minta.
Untuk mendapatkan alternative pemecahan yang paling baik, maka perlu dilakukan beberapa aktivitas dengan
lebih spesifik. Aktivitas aktifitas tersebut adalah :
Menentukan cara yang dapat dilakukan dalam menerapkan sistem informasi manajemen dan untuk itu perlu ditentukan
spesifikasi alternative pemecahan apa yang akan dilakukan.
Menentukan analisis kelayakan dari alternative pemecahan yang akan dipilih
Persipkan jadwal perancangan dan teknik pemecahan masalah yang direkomendasikan.
Rekomendasi dari pemecahan masalah yang dipilih disusun dalam sebuah proposal pengembangan sistem
atau laporan kelayakan proyek.
5. Kedudukan Analisis Sistem Dalam Organisasi
Seorang analis sistem bekerja lebih dari seorang programmer computer.Seorang analis sistem juga tidak memiliki
pekerjaan dengan jawaban yang pasti antara salah dan benar karena terdapat banyak pilihan pemecahan masalah .
Analis sistem biasanya bekerja pada divisi sistem informasi computer(Computer Informasi System/CIS ), pada
beberapa perusahaan divisi SIK biasa disebut juga sebagai divisi sistem informasi.
Walaupun memiliki istilah yang berbede-beda tetapi pada umumnya bagian atau divisi sistem informasi mempunyai
empat kegiatan utama yaitu sebagai: pusat pengembangan, pusat informasi, pusat database dan pusat computer.
Pusat Datbasse juga disebut sebagai Administrasi data berfungsi melacak dan mengelola sejumlah data yang disimpan
oleh organisasi/perusahaan. Umumnya analis dan programmer bekerja disatu divisi pengembangan. Analis dan
programmer ini kadang kala bekerja dalam satu tim yang biasa disebtproyek.
Peranan analis sistem dalam proyek adalah sebagai fasilitor. Seorang analis tidak hanya dapat bekerja di pusat
informasi berbasis computer dalam suatu perusahaan, ia juga dapat bekerja sebagai pembuat software pada
perusahaan computer atau bekarja sebagai seorang konsultan.
6. Pengetahuan Seorang Analis Sistem
Secara umum seorang analis sistem harus memiliki pengetahuan teknik dibidang teknologi sistem informasi
manajemen, pengalaman dan pengetahuan dalam menyusunan program dengan computer, memlliki pengetahuan
bisnis secara umum, memiliki kemampuan memecahkan masalah, mampu berkomunikasi dengan baik, memiliki
hubungan/relasi yang luas, memiliki kemampuan menganalisis dan merancang sistem secara formal dan memiliki
pengalaman dalam menyusun sebuah sistem informasi manajemen.
Memiliki Pengetahuan Teknik dan Teknologi Sistem Informasi Manajemen
Analisis sistem harus memiliki pengetahuan teknis dan teknologi dimasa yang akan dating. Teknologi yang harus
dikuasai oleh seorang analis sistem diantaranya teknologi database, komunikasi data, pengenalan computer,
pengetahuan tentang computer grafik, jaringan computer, generasi-generasi computer dan pengamanan computer.
Seorang analis harus memahami bahasa pemograman computer tingkat tinggi untuk diaplikasikan dalam aktivitas
bisnis, seperti COBOL, atau FORTRAN untuk bidang teknik dan lain-lain.
Memiliki Pengetahuan Bisnis Secara Umum
Karena sistem informasi manajemen lebih banyak diterapkan dalam akativitas bisnis, maka penting sekali bagi
seorang analis memiliki pengetahuan aplikasi dan fungsi-fungsi dalam aktivitas bisnis, seperti pengetahuan tentang
manajemen atau produksi.
Benerapa aplikasi bisnis umum yang perlu diketahui diantaranya adalah manajemen keuangan, manajemen biaya
atau manajemen, metode-metode kuantitatif seperti statistic, pemasaran, operasi produksi dan persediaan,
manajemen personalia, leuangan, tingkah laku organisasi dan hukun-hukum dan etika bisnis.
Memiliki Kemampuan Memecahkan Masalah
Kemampuan memecahkan masalah adalah hal yang paling penting dimiliki oleh seorang analis, karena dalam akitvitas
kerjanya analis dituntut untuk mampu memecahkan berbagai masalah yang dihadapi organisasi/perusahaan.
Analis sistem juga harus mampu melakukan anlisis terhadap sebab dan akibat yang mungkin terjadi, dan bukan hanya
sekedar memecahkan masalahnya saja. Kreativitas adalah segi lain yang harus dimiliki seorang analis sistem, terutama
kreativitas dalam menentukan alternative pemecahan masalah dan pemenuhan kebutuhan pemakai sistem.
Mampu Berkomunikasi Dengan Baik
Berkomunikasi dengan efektif baik lisan maupun tulian penting dimiliki oleh seorang analis.
Mmpunyai Relasi Yang Luas.
Orientasi kerja sebuah pengembangan sistem informasi manajemen melihat orang sebagai pengguna bukan alat yang
di gunakan.
Tanggungjawab analisis yang utama adalah kepada manajemen dan pekerjanya / karyawan.
Analisis tentu harus mampu mengkomunikasikan perubahan yang dibawanya pada setiap orang, untuk itulah
kemampuan menjadi hal penting yang harus dimiliki oleh seorang analisis.
Analisis sistem tidak berkerja sendiri, tetapi bekerja dalam satu sistem.
Memiliki Kemampuan Formal Dalam Menganalisis dan Merancang Sistem
Secara formal, seorang analisis sistem harus mengikuti pelatihan menganalisis dan merancang sistem.
Sukses akan diraih oleh seorang analisis jika selalu bekerja dengan prinsip dan konsep dasar kerja sebuah sistem.
Analisis sistem harus mementingkan kebutuhan pemakai(user) karena sistem dibuat untuk pemakai, analisis juga
harus menetapkan fase-fasenya dan tugas-tugas agar pengembangan sistem dapat dikelola dengan baik.
Analisis harus mampu menetapkan poin-poin pengecekan untuk mengevaluasi kelayakan dan jangan takut
membuang hal-hal yang tidak layak dan yang perlu diingat segera dokumentasikan apa yang dihasilkan dalam
pengembangan sistem.
Banyaknya aktivitas yang harus di lakukan seorang analisis dalam mengembangkan sistem, tentunya perlu didukung
dengan pengetahuan, pendidikan formal dan wawasan yang luas, karena jika tidak terpenuhi maka proses pemecahan
masalah melalui pengembangan sistem tidak dapat tercapai.
Berpengalaman
Berpengalaman sebagai analisis artinya pernah terlibat secara langsung dalam proyek pengembangan sistem
informasi. Paket-paket aplikasi computer untuk manajemen telah banyak beredar, walaupun dalam kenyataannya
paket-paket tersebut sulit diterapkan karena paket tersebut dibuat bukan berdasarkan kebutuhan user dimana paket
tersebut diterapkan. Dari uraian-uraian di atas kita mengetahui bahwa analisis sistem dapat berperan sebagai
pemecah masalah yang dihadapi organisasi / perusahaan, melalui proses pengembangan sistem informasi
manajemen.

implementasi. Konsultan mungkin digambarkan sebagai seorang analis yang memberi nasihat lalu dibayar. Selesai. Sayangnya,
dalam banyak kasus, menembak masalah klien adalah sebagian kecil dari pekerjaan yang harus dituntaskan. It isnt just about
knowing whats wrong. Its about figuring out how to make it right. Konsultan harus memastikan bahwa solusi yang diberikan
layak untuk diimplementasikan. Dan sungguh, ini bukan merupakan pekerjaan yang remeh.

Analisis sistem biasanya bertindak sebagai konsultan sistem untuk bisnis dan bisa disewa secara khusus untuk
mempertimbangkan hal-hal yang berkaitan dengan sistem-sistem informasi didalam bisnis.

Sistem analis secara berkala bertindak sebagai konsultan bagi sebuah perusahaan khususnya yang berkaitan dengan
pengolahan informasi organisasi. Ini dapat mendatangkan keuntungan karena sistem analis merupakan orang luar
organisasi yang memiliki perspektif yang lebih segardan lebih objektif terhadap proses pengolahan informasi di
perusahaan. Tetapi terkadang muncul hambatan karena sistem analis tidak memahami budaya yang ada di perusahaan
tersebut sehingga mungkin terajadi ketidakcocokan.
Peranan lainnya yang anda perlukan untuk dimainkan ialah sebagai ahli pendukung didalam sebuah bisnis dimana
anda biasanya dipekerjakan. Dalam peran ini, penganalisis menggambar berdasarkan keahlian profesional yang
berhubungan dengan perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta penggunaannya untuk bisnis.

Sebagai pendukung pakar, seorang sistem analis tidak mengatur jalannya proyek, akan tetapi mendukung pihak
manajemen dimana seorang sistem analis dipekerjakan. Sistem analis bertindak sebagai perumus kebutuhan akan
sofware dan harware untuk kebutuhan pengolahan informasi pada organisasi.

Peran yang paling komprehensif dan paling bertanggung jawab adalah sebagai agen perubahan, baik secara internal
maupun eksternal terhadap bisnis. Sebagai seorang penganalisis, Anda adalah agen perubahan kapan pun Anda
tampil dalam aktivitas Anda dalam siklus hidup pengembangan sistem dan akan terus berlangsung. Seorang agen
perubahan bisa ditetapkan sebagai seorang penyaji katalisator untuk perubahan mengembangkan rencana perubahan,
dan bekerja bersama-sama dengan orang lain memfasilitasi perubahan tersebut.

Sistem analis sering juga disebut sebagai agen perubahan ketika ia melakukan aktifitas sesuai pada siklus hidup
pengembangan sistem (akan dibahas kemudian). Agen perubahan dapat didefenisikan sebagai orang yang bertindak
sebagai catalisator perubahan, mengembangkan dan merencanakan perubahan, dan bekerja dengan fasilitas yang
disediakan untuk perubahan.
Seorang sistem analis harus dapat mengenali fakta dan menggunakannya sebagai starting point untuk melakukan
analisis. Inilah yang menyebabkan seorang sistem analis harus dapat berinteraksi dengan user dan manajemen sejak
awal proyek dimulai. Tanpa bantuannya seorang sistem analis tidak akan dapat memahami apa yang terjadi dalam
organisasi sehingga perubahan yang sesungguhnya tidak dapat dilakukan.
Jika perubahan (yaitu perbaikan-perbaikan yang dapat direalisasikan dengan sistem informasi) kelihatan bermasalah
setelah analisis, maka langkah selanjutnya adalah mengembangkan sebuah perencanaan perubahan untuk mengatasi
segala akibat dari proses pengembangan sistem yang anomali/bermasalah.