AREAS FUNCIONALES DE UNA ORGANIZACIN

Generalmente una organizacin consta de al menos 5 reas funcionales bsicas de

trabajo.

rea de Direccin General de la empresa

rea de Administracin
rea Contable y Financiera
rea de Mercadeo y Ventas
rea de Produccin

rea de Direccin General de la organizacin:

Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeas empresas es el propietario.

Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su
plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en
situaciones crticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas
de la misma. Adems debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de
cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relacin entre el equipo de trabajo y una
comunicacin constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa.
Recordando que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa
donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso
de trabajar en un lugar, transmitir ese orgullo hacia los clientes.

rea de Administracin y Operaciones:

Esta rea toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la

operacin del negocio en su sentido ms general. Desde la contratacin del personal hasta la
compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal
cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los
inventarios de insumos y de produccin, la gestin del negocio son parte de esta rea. Por lo
general, es el emprendedor o propietario quien se encargar de esta rea en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operacin del negocio sin que
usted, como propietario est presente todo el tiempo.

rea Contable y Financiera

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos
monetarios en el tiempo. Adems, se debe declarar y cancelar peridicamente los impuestos
segn los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisin de facturas, las
proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son
tomados en cuenta en esta rea. La empresa puede escoger ser una empresa individual o
comerciante individual, por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien
contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de
asesora contable ofrecen estos servicios.
rea de Mercadeo y Ventas:

En esta rea se detallan las funciones, capacidades y cualidades de quien ser el responsable y
el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el
diseo del empaque y la marca del producto o servicio, la distribucin del mismo y el punto de
venta, la promocin y la labor de ventas. Aqu se podr incluir a la persona que atender en el
mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si
esa es la forma de venta establecida en el negocio.

rea de Produccin:

En una fbrica que produce velas aromticas, se estipulan los operarios y trabajadores que
manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinar y
las personas que atendern las mesas estn dentro de esta rea aunque pueden ser puestas en
el rea de operacin, es mas apropiado el rea de produccin pues en este caso se est
produciendo un servicio al cliente: su alimentacin. En una venta de artculos de consumo, por
no ser produccin, los encargados del despacho pueden ir bajo el rea de
administracin y operaciones.

Esquema organizativo de las reas funcionales bsicas de una empresa

La planeacin

Dentro de una organizacin, consiste en determinar los objetivos de la misma y elegir

cursos de accin convenientes para el logro de esos objetivos.

Importancia de la planeacin

La planeacin se considera como el fundamento de la administracin, es decir por adelantado

Qu hacer?, Cmo hacerlo?, Cundo hacerlo? y Quin debe hacerlo? La planeacin
incluye la seleccin de los objetivos empresariales, as como la determinacin de los medios
para alcanzarlos. Es la marcha de la empresa prevista y preparada para un tiempo determinado.
Aplicacin de la planeacin en las Distintas reas Funcionales de la empresa

Vivimos en una era tecnolgica, econmica, social y poltica en la cual la planeacin, al igual que
las dems funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa

Hoy en da casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeos empresarios es
sumamente til implementar la planificacin en las distintas reas funcionales de su negocio, ya
que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.

rea de contabilidad, costos y presupuestos

-El presupuesto y el flujo de efectivo-

Resume las necesidades de efectivo que tendr la empresa en el periodo planificado.

rea de mercadeo

-Plan Mercado-

Incluye un anlisis minucioso de las ventas por productos vendidos y rea territorial que se
proyecta cubrir en el periodo planificado.

rea de produccin

-Programa de Produccin-

Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la produccin y los recursos
necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.

rea de personal

-Plan de personal-

Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo
actividades de la empresa.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeacin

Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su

situacin actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha
alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece.

1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar.

2. Determinar cules son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos.
3. Identificar cuales son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades
previamente definidas.
4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
 5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades especficas para cada
actividad a desarrollar.

Organizacin

Organizar es establecer relaciones efectivas entre las personas de manera que puedan trabajar
juntas con eficiencia y al mismo tiempo obtener satisfaccin personal al realizar las tareas que se
les han asignado, con el propsito de trabajar como equipo y llegar a alcanzar las metas y
objetivos de la empresa.

Importancia de la organizacin

De una u otra manera la mayora de las personas han sido miembros de una "organizacin"
equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. La organizacin promueve la colaboracin y
negociacin entre los individuos en un grupo y mejora as la efectividad y la eficiencia de las
comunicaciones en la empresa.

Hay dos clases de Organizacin, la formal e Informal.

Organizacin Formal

Se llama Formal a una organizacin, cuando las actividades de dos o ms personas, estn
concientemente coordinadas hacia un objetivo determinado. Lo mas importante de una
Organizacin Formal es el propsito comn y conciente de las personas que se comunican entre
si, adems estn dispuestas a actuar y compartir un objetivo.

Organizacin Informal

La organizacin Informal es aquella que surge de una forma libre y espontnea sin un propsito
consciente de trabajar en equipo. Puede ser cualquier actividad personal conjunta que surja de la
amistad o intereses comunes.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Organizacin

Entre los aspectos fundamentales de la organizacin tenemos:

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores.

Establecer claramente los deberes de cada empleado.
Establecer las reas de autoridad y responsabilidad.
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen.

Direccin

La direccin se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la

empresa para que desempeen efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo y
contribuir as al logro de los objetivos de la empresa.
Importancia de la direccin

La direccin es un ingrediente necesario para la administracin de xito y esta estrechamente

relacionada con el liderazgo. Estos dos elementos son el aspecto interpersonal de la
administracin. El pequeo empresario es un lder en su empresa. Debe ser una persona
motivadora, curiosa, enrgica y debe reunir todas las energas y recursos para superar cualquier
barrera que le impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para que
sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las rdenes que se emitan.

Elementos Importantes para la direccin

Motivacin

La motivacin es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la

realizacin de sus labores, conciente de que esta obteniendo beneficios personales y al mismo
tiempo esta contribuyendo al bienestar de su familia, la comunidad, as como al logro de los
objetivos de la empresa.

Comunicacin

Una buena comunicacin, es el intercambio de pensamientos, informacin, hechos, ideas,

opiniones o emociones entre dos o mas personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo
y/o buenas relaciones humanas.

En la empresa, la informacin que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe
ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente.

Liderazgo

Liderazgo es la relacin en la cual una persona (el lder), influye en otros (los empleados), para
trabajar voluntariamente y con buena disposicin en las reas de la empresa, necesarias para
alcanzar los objetivos deseados por el lder y/o el grupo. Por lo tanto, el lder debe ser una
persona que infunda respeto, seguridad, admiracin y deseo de trabajar.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Direccin

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y
eficientemente.
Definir claramente las tareas de los empleados
Desarrollar un eficiente proceso de seleccin de personal.
Mantener una comunicacin eficaz con los empleados.
Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal.
Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.
Reenumerar equitativamente al personal.

Control
Para entender a que se refiere el control, es til formular la siguiente pregunta:

Estn guiados los esfuerzos administrativos a la realizacin deseada de los objetivos? Para
responder a esta pregunta se necesita la evaluacin de los resultados. Si los resultados no estn
dentro de los que razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluacin y
correccin, si es necesaria, constituye el trabajo del control administrativo.

La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los
planes. El control debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere
a una regulacin de lo que esta sucediendo en el momento.

Importancia del Control

Aunque la funcin de control por lo general se halla en el ltimo lugar de la lista de las funciones
administrativas, es una de las responsabilidades bsicas de un empresario que administra su
negocio. En muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administracin. Es la
funcin que da significado y profundidad a las dems funciones. La importancia del control se
basa en el hecho de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada rea
funcional de la empresa. Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al
empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control
para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitir saber en todo momento y sin
contratiempos si el trabajo es adecuado.

El Control Aplicado a las reas Funcionales de la empresa

El control, al igual que la planificacin, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar
de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, segn se relacione con
actividades de produccin, administracin de personal, mercadeo y finanzas.

rea de Mercadeo

Es el control que examina la planificacin de ventas, comparando las ventas previstas y las
ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

rea Financiera

Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo

determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento
de los costos en relacin a la produccin de ventas.

rea de Produccin

Es el control que examina si se han producido los artculos en la cantidad y calidad planificada,
respetando los costos establecidos.

rea de Personal

Este control evala las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina
tanto la aplicacin de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.
Formas de Control

Los medios que comnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el
desempeo del equipo al trabajo, son los siguientes:

Observaciones Personales

Reportes Verbales

Reportes Escritos

Aspectos Fundamentales del Proceso de Control

1. Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar;
2. Realizar el control en el momento oportuno;
3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores;
4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.

Mantenimiento

Es una tarea que se debe realizar con el fin de impedir que las instalaciones, mquinas y equipo
fallen o se deterioren.

Existen 2 clases de mantenimiento: mantenimiento preventivo y mantenimiento reparativo.

Mantenimiento preventivo

Al revisar una instalacin o una mquina se puede saber que piezas necesitan cambio y cundo
se deben reemplazar antes de que se daen. Esto es lo que se llama mantenimiento preventivo.

Mantenimiento reparativo

Se reparan las instalaciones, mquinas y equipos cuando han dejado de funcionar debido a un
dao.

Es importante tener un programa de mantenimiento en la empresa. Esto trae algunas

ventajas como son:

Existe un funcionamiento normal en las mquinas y equipos y por lo tanto no hay paros
en la produccin.
Se evita el desgaste de la maquinaria y equipo prolongndose la vida til de estos.
Se mantienen en perfecto estado las instalaciones previendo de esta forma accidentes
de trabajo y pasos en la produccin.

Supervisin

Es la forma y como se dirige un grupo de personas que realizan un trabajo. La persona

encargada de la supervisin tiene algunas funciones, entre otras las siguientes:
 Informar a cada uno de los operarios el trabajo que debe realizar.
Observar cules son las fallas en la produccin, tratando de solucionar haciendo algunos
cambios en los mtodos de trabajo, en la distribucin de planta, etc.
Vigilar el desarrollo de las operaciones para solucionar en el momento preciso los
problemas que se presenten.
Determinar las cantidades a producir para poder estimar las necesidades de mano de
obra y materia prima.
Establecer un ambiente de trabajo agradable, escuchando a los operarios y dndoles
soluciones a sus problemas.

Un supervisor debe reunir las siguientes caractersticas:

Facilidad para relacionarse con las personas.

Capacidad para mejorar el proceso productivo.
Conocer el trabajo de cada operario y la mejor forma de realizarlo.

Seguridad Industrial

La seguridad industrial es la forma como se debe proteger al operario con el fin de evitar que
tenga accidentes de trabajo. Un accidente de trabajo puede ser causado por diferentes razones:

Falta de informacin sobre el uso adecuado de la maquinaria y equipo que ellos

manejan.
Mal uso o carencia de los elementos de seguridad que se dan a los operarios.

Estos accidentes de trabajo se pueden evitar de la siguiente manera:

Usar los elementos de seguridad como gafas, guantes, gorros, etc.

Mostrar al operario cmo, dnde y por qu puede ocurrir un accidente.
Cuando se instale una mquina nueva se debe inspeccionar antes de que entre a
funcionar.
Advertir a los operarios que no lleven ropas sueltas, camisas de manga larga, etc. en
torno a la mquina en movimiento.
Explicar a los operarios cmo detener una mquina en forma rpida.
Mantener limpios los pisos y las reas de trabajo.
Las escaleras deben tener barandas y estar iluminadas.
Utilizar las herramientas adecuadas para cada tarea.