GD PR 01 Procedimiento de Gestion Documental Archivo y Correspondencia

CODIGO: GD-PR-01
Contralora Distrital VERSION: 01

Distrito Turstico Cultural e FECHA: 14/10/2010
Histrico de Santa Marta
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PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO
1. OBJETIVO
Establecer las directrices generales para normalizar y racionalizar la produccin y el

manejo de los documentos que produce y recibe la entidad, a travs de
procedimientos administrativos y tcnicos que garanticen la conservacin y uso del
patrimonio documental de la Contralora Distrital de Santa Marta
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de la Contralora Distrital de

Santa Marta.
3. DEFINICIONES
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
CLASIFICAR. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series

que comprende cada agrupacin documental de acuerdo a la estructura orgnico-
funcional de la Entidad.
DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.
DOCUMENTO DE APOYO. Documento generado por la misma oficina o por otras

oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
ELIMINACIONES PRIMARIAS. Son aquellas que se efectan en los archivos de

gestin aplicando los tiempos y procedimientos de las Tablas de Retencin de
documentos.
Vigilancia Transparente, Oportuna, Dinmica y Celera de la Gestin Fiscal en el Distrito de Santa Marta
Calle 16 No.4-75 Tele fax (5) 438 2023 www.contraloriastamta.gov.co
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ELIMINACIONES SECUNDARIAS: Las efectuadas en el Archivo Central.
EXPEDIENTE. Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o

materia, producidos a medida que se desarrollan los tramites. El expediente
comporta una nocin funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su
integridad.
FOLIACIN. Accin de numerar hojas. Acto de enumerar los folios solo por su
cara recta.
FOLIO. Es la hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que corresponde dos

pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las hojas de un expediente o
carpeta.
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
ORDENAR. Ubicacin fsica de los documentos dentro de la carpeta o expediente.
ORGANIZACIN. Proceso mediante el cual se desarrollan las actividades de

clasificacin, ordenacin y descripcin documental.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte

de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus
caractersticas especficas.
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y subseries con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
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UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mnima que rene todas las caractersticas

necesarias para ser considerada documento. Pueden ser unidades documentales
entre otras, un acta, un oficio, un informe
5. DESCRIPCIN
5.1 Organizacin Documental
5.1.1 CLASIFICACIN DOCUMENTAL
La actividad de clasificacin documental ser realizada por cada uno de los

funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funciones
genere, maneje o tramite.
Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los
documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retencin
Documental, GD-FOR-01 Formato Tabla de Retencin Documental, definidas
para cada una de las dependencias de la Contralora Distrital de Santa Marta, a fin
de identificar series, sub-series y tipos documentales.
Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el cdigo que le
corresponde segn de la Tabla de Retencin Documental.
NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retencin

Documental.
5.2 Ordenacin Documental
La actividad de ordenacin documental ser realizada por el responsable de cada

carpeta.
Ordenacin cronolgica de los tipos documentales que conforman cada serie o

subserie, en sus respectivas unidades de conservacin (carpetas) y respetando la
secuencia en que fueron creados, es decir, el documento ms antiguo es el primero
de la carpeta y el ms reciente es el ltimo documento de la carpeta. (Ver Grfico 1)
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Grafico 1. Ordenacin Cronolgica
NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene

en cuenta la fecha de radicacin del documento.
Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de

ordenarlos cronolgicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la
fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.
Depurar la documentacin, labor que consiste en retirar documentos duplicados,

folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes.
Los faxes en papel trmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento.
Retirar de la documentacin todos los objetos metlicos como ganchos de

cosedora, ganchos de legajar y clip.
Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde

superior de cada folio.
Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja
tamao oficio (Ver Grfico - 2).
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Grafico 2. Alineacin de Documentos
Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador,

cerciorndose que los documentos correspondan a una serie o subserie.
5.2.1 FOLIACIN DOCUMENTAL
La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un

expediente o carpeta. La numeracin debe ser consecutiva. No se debe omitir ni
repetir nmeros, como tampoco adicionar subndices.
La foliacin la llevar a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los

documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser entregada la
carpeta a los responsables del Archivo de Central de la entidad.
Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda tipo HB o
B o Bolgrafo de tinta negra insoluble, inicindose desde el nmero uno (1), el cual
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite, en consecuencia
corresponde a la fecha ms antigua.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha en el folio recto

(Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido del texto del
documento.
Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie o
subserie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares,
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resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o

legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales,
procesos jurdicos, investigaciones disciplinarias), cada expediente tendr una sola
foliacin de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de
una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la
segunda ser la continuacin de la primera.
No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, Bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la hoja, se registrar
el nmero correspondiente al folio recto (Primera cara de un folio, la que se numera).
Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al
papel.
No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los separadores.

Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, peridicos y revistas que se
encuentren en un expediente o carpeta tendrn el nmero de folio consecutivo que
les corresponde, an cuando estn plegados.
En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeo, como facturas,

fotos, entre otros, se podrn adherir a una sola hoja utilizando pegante lquido, a
sta se le escribir su respectivo nmero de folio.
En caso de unidades de conservacin (Libros de correspondencia, libros de

contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados o paginados de fbrica, deben
aceptarse sin necesidad de refoliar a mano.
Si hay errores en la foliacin, est se anular mediante una lnea diagonal (/) y se
proceder a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la ltima foliacin
realizada (Ver Grfico 3).
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Grfico 3 - Correccin de foliacin.
Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y foliados,

deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservacin.
Los documentos no se deben conservar en AZ en el Archivo Central.
Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga ms de 200 folios y

requiera abrirse una nueva carpeta la foliacin se har en forma continua
Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (mximo un 5% ms), sin que se
afecte la integridad de la unidad documental.
Ejemplo de foliacin de expedientes de ms de 200 folios:
Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200 folios

Carpeta 2. Inicia con el folio 201 hasta el 400. Total 200 folios
Carpeta 3. Inicia con el folio 401
5.2.2 IDENTIFICACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN (CARPETAS)
Para la identificacin de las carpetas se debe diligenciar el GD-FOR-02 formato

Identificacin de Carpetas en letra imprenta Arial 9 en computador hasta donde
sea posible, impreso y adherido en la cara externa de la carpeta en la esquina
superior derecha en sentido horizontal de la carpeta. (Ver Grfico 4).
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Contralora Distrital
Distrito Turstico Cultural e
Fondo:
Seccin:
Subseccin:
Serie:
Subserie:
Asunto:
No. de No. de No. de

Expediente: Folios: Carpetas:
Fechas Extremas:
Grafico 4. Identificacin de carpetas
Fondo: Entidad productora de la carpeta

Seccin: Unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la
Subseccin u oficina productora, tal como aparece en la Tabla de Retencin
Documental (TRD) de cada dependencia.
Subseccin: Oficina que produce y conserva la documentacin tramitada en
ejercicio de sus funciones.
Serie: Se debe escribir el cdigo y el nombre completo de la serie, tal y como aparece
en la TRD. Ejemplo: 001 ACTAS
Subserie: Se debe escribir el cdigo y el nombre completo de la subserie, tal y como
aparece en la TRD. Ejemplo: 001001 Actas del Comit Coordinador del Sistema de
Control Interno.
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No. De Expediente: Se debe escribir el nmero del expediente que corresponda.

No. De folios: Nmero total de folios que contiene la carpeta.
No. De carpetas: En caso que el expediente contenga ms de una carpeta se
utilizar el consecutivo. Ejemplo: .
Fechas Extremas: Se escribir la fecha del primer documento que abre la carpeta y
la fecha del documento que la cierra.
Ejemplo: 01-01-2009/01-12-2009
5.2.3 ALMACENAMIENTO Y UBICACIN DE LA INFORMACIN
En el Archivo Central las carpetas deben ir ubicadas en estantes, de izquierda a

derecha, en orden cronolgico, el lomo de la carpeta debe ir hacia la parte del
entrepao. En caso de contar con archivadores, las carpetas se deben ubicar dentro
de cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como referencia el orden de las series
establecido en la Tabla de Retencin Documental.
Para las transferencias documentales se deben utilizar unidades de conservacin

(cajas) para archivo.
Las carpetas que se van a almacenar en unidades de conservacin (cajas), deben

de ir de izquierda a derecha, en orden cronolgico, el lomo de la carpeta debe ir hacia
la parte inferior de la caja o unidad de conservacin. (Ver Grfico 5).
Grfico 5 Ubicacin de carpetas dentro de la caja.
Proceda a colocar en las unidades de conservacin (caja), en el adverso de la tapa

de la caja, debidamente diligenciado en GD-FOR-03 Formato De Inventario De
Caja, el cual contiene los siguientes campos: nombre de la dependencia, cdigo, caja
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No., ao(s), No. de carpeta, serie o subserie y folios . As como muestra en el

siguiente el grfico 6.
Grfico 6 - Ubicacin del Inventario de la caja.
Las unidades de conservacin (cajas) que se deben ubicar en estantes fijos o

estantera rodante en el Archivo Central, las cuales deben ir de izquierda a derecha y
de arriba hacia abajo (Ver Grfico 7).
Grfico 7 Ubicacin de cajas en estantera fija.
Para la sealizacin, se debe identificar claramente el mobiliario de archivo, como

bloque, cuerpo, estante, entrepao, archivador, gaveta identificando cada una de
las partes con rtulos.
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Para archivo rodante la sealizacin de bloque y cuerpo es:

Letra Arial 20 en mayscula y formato de negrita. (Anexo 1)
BLOQUE 1
CUERPO 1
Para archivo rodante la sealizacin de estantes es:
Letra Arial 20 en mayscula y formato de negrita.
1
ESTANTE 2
3
Para el caso de estantes la sealizacin es:
Contralora Distrital de Santa Marta
Distrito Turstico, Cultural e ESTANTE 1
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Para sealizacin de entrepaos en estantera rodante o fija es:

Letra Arial 24 en mayscula y formato de negrita.

Distrito Turstico, Cultural e ENTREPAO 1
Para la sealizacin de archivadores y gavetas es:


Distrito Turstico, Cultural e
ARCHIVADOR 1
GAVETA 1
La estantera rodante debe estar sealizada, es decir, colocar los respectivos rtulos,
como lo indica el grfico 8, especificando bloque, cuerpo, estante, entrepao, con el
fin de ubicar ms fcil la Informacin.
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Estante Estante Bloque 1

1 23 456 Cuerpo 1 Bloque1
Entrepao 1 Cuerpo 2
Entrepao 2
Grafico 8 Sealizacin de estantera rodante
CODIGO: GD-PR-01

La estantera fija debe estar sealizada, es decir, colocar los respectivos rtulos,
como lo indica el grfico 9, especificando estante y entrepao, con el fin de ubicar
ms fcil la informacin.
ESTANTE 1
ENTREPAO 1
ENTREPAO 2
Grfico 9 Sealizacin de estantera fija.
Si en su dependencia utilizan archivadores para ubicar y conservar los documentos,

debe proceder a marcar las gavetas de forma consecutiva, en la esquina superior
derecha, como indican la Grfico 10.
Distrito Turstico, Cultural e

ARCHIVADOR 1
GAVETA 1
Grafico 10 Sealizacin de archivadores de gaveta.
CODIGO: GD-PR-01

5.2.3 PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
5.2.3.1 Archivo de Gestin
Los archivos estn constituidos fundamentalmente por carpetas o expedientes, que

son unidades archivsticas en las que se rene un conjunto de los documentos
relacionados con un mismo asunto, los cuales sirven como antecedentes y
fundamentos de las actuaciones administrativas, los documentos se deben ordenar
sucesivamente de acuerdo a como se produzca cada uno de ellos, posteriormente se
organizan dentro del archivo segn lo establecido en las Tablas de Retencin
Documental.
Para su organizacin se deben realizar los siguientes pasos:

Los responsables del Archivo de Gestin de cada dependencia, realizarn la
ubicacin fsica de los documentos dentro de los espacios fsicos asignados para ello.
En la Contralora Distrital de Santa Marta para la ubicacin y conservacin de los
documentos se utilizan de manera generalizada los archivadores de estantera fija y
los verticales de gavetas.
Archivador de Estantera fija. Sistema modular conformado por entrepaos que

pueden ser cerrados o abiertos en el fondo y en los laterales (Ver Grfico 11).
Grfico 11. Archivadores fijos.
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Archivadores Verticales de Gavetas. Son los ms usados por las secretarias que
manejan Archivos de Gestin, elaborados en madera o metal son conformados por 3
o 4 gavetas provistas de guas laterales donde van alojadas las carpetas colgantes,
como lo muestra el grfico 12.
Gaveta Archivador
Grfico 12 - Archivadores verticales de gaveta.
Organice los documentos de acuerdo con las series y subseries definidas en las
Tablas de Retencin Documental de su dependencia y dentro del archivo, es decir
entrepaos o gavetas, establezca un espacio especfico para cada serie y/o
subserie.
En caso que su dependencia use archivadores verticales de gavetas realice los

siguientes pasos:
El archivador debe estar organizado de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental de su dependencia, dentro de l se debe definir un espacio especfico
para cada serie o subserie. Se utilizarn carpetas colgantes y carpetas celuguas.
Identifique el lugar de cada serie o subserie con el cdigo y el nombre de la misma.
Las carpetas colgantes se deben identificar en el marbete con el cdigo de la

dependencia, cdigo y nombre de la serie o subserie documental, de tal forma que
facilite la ubicacin, ver grfico 13.
CODIGO: GD-PR-01

81115-003 ACTAS
001 ACTAS
Grfico 13. Carpeta colgante
Utilice una carpeta colgante y coloque dentro de ella la carpeta, identifique la

carpeta utilizando el formato de identificacin de carpeta o rtulo, tal como lo
indica ste manual (Numeral 5.2.2. Grafica 4)
Para el caso de archivadores, identifique el contenido de cada gaveta, es decir que

series o subseries contiene con el respectivo cdigo, en la esquina superior
izquierda de la gaveta, como lo muestra el grfico 14.
CODIGO SERIES Y SUBSERIES

001 ACTAS
Actas del comit de compras
Grfico 14 Identificacin de las Gavetas.
CODIGO: GD-PR-01

5.2.3.1 Archivo Central
Al archivo se enva la documentacin que segn la tabla de retencin documental

cumpli su ciclo en el archivo de gestin.
Transferencia de documentos al Archivo Central
Para la entrega y recepcin de los documentos al Archivo de Central, se entregarn

las unidades de conservacin (cajas) aplicando los numerales 5.2. Ordenacin
documental, 5.2.1. Foliacin documental y 5.2.3. Almacenamiento y ubicacin de la
informacin de este manual. Este proceso se realizar mediante el diligenciamiento
del GD-FOR-04 Formato nico de Inventario Documental , donde se relacionar
cada una de las carpetas o expedientes, las cuales debern estar en conformidad
con la Tabla de Retencin Documental.
Los responsables del Archivo Central, verificarn el cumplimiento de los numerales

5.2. Ordenacin documental, 5.2.1. Foliacin documental y 5.2.3. Almacenamiento y
ubicacin de la informacin de este manual y procedern a recibir los documentos,
firmando el respectivo GD-FOR-04 Formato nico de Inventario Documental.
5.3 Disposicin Final De Los Documentos.
5.3.1 CONSERVACIN TOTAL
Implica mantener la informacin que ha cumplido con su tiempo de retencin en el

archivo central segn la Tabla de Retencin Documental. Esta documentacin debe
conservarse por su importancia legal y administrativa.
5.3.2 Eliminacin.
Este proceso implica eliminar la documentacin de los archivos de gestin y central

que hayan cumplido su tiempo de retencin segn la tabla de retencin documental.
Se dejar constancia de la eliminacin a travs de un acta que firmaran el
responsable del rea y el responsable del archivo.
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5.4 Prstamo de Documentos
Consiste suministrar, en calidad de prstamo una carpeta o unidad documental a

un usuario. Para ello, se debe hacer una solicitud verbal o escrita y el responsable
del archivo realizar la bsqueda y proceder con el prstamo diligenciando el GD-
FOR-05 Formato de Prstamo de Documentos del Archivo Central
6. REGISTROS
Nombre del Registro

GD-FOR-01 Formato de Tabla de Retencion Documental
GD-FOR-02 Formato de Identificacin de Carpetas
GD-FOR-03 Formato Inventario de Caja
GD-FOR-04 Formato Unico de Inventario Documental
GD-FOR-05 Formato dePrestamo de Documentos del Archivo Central
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Cdigo Nombre del Documento

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento
General de Archivos
Acuerdo 09 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentacin de las
Tablas de Retencin Documental al Archivo General
de la Nacin
Acuerdo 39 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental
Acuerdo 42 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas
CODIGO: GD-PR-01

8. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versin Cambio

14/10/2010 01 Primera versin
9. CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ROSMERY HERRERA JOSE FERNANDO DIANA JARABA HADECHINY
MESA MEJIA
Cargo: Cargo: Jefe de Control Cargo:
Jefe Administrativo y Interno Contralora Distrital
Financiero
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 14/10/2010 Fecha: 14/10/2010 Fecha: 14/10/2010
10. ANEXO
Anexo 1. Sealizacin de Archivo Rodante.

Anexo 2. Sealizacin de Estantera Fija.
Anexo 3. Sealizacin de Archivadores de Gaveta.

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Contralora Distrital VERSION: 01

Establecer las directrices generales para normalizar y racionalizar la produccin y el

Este procedimiento aplica para todos los procesos de la Contralora Distrital de

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

CLASIFICAR. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series

DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

DOCUMENTO DE APOYO. Documento generado por la misma oficina o por otras

ELIMINACIONES PRIMARIAS. Son aquellas que se efectan en los archivos de

Contralora Distrital VERSION: 01

ELIMINACIONES SECUNDARIAS: Las efectuadas en el Archivo Central.

EXPEDIENTE. Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o

FOLIO. Es la hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que corresponde dos

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

ORDENAR. Ubicacin fsica de los documentos dentro de la carpeta o expediente.

ORGANIZACIN. Proceso mediante el cual se desarrollan las actividades de

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y subseries con sus

Contralora Distrital VERSION: 01

UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mnima que rene todas las caractersticas

5.1 Organizacin Documental

5.1.1 CLASIFICACIN DOCUMENTAL

La actividad de clasificacin documental ser realizada por cada uno de los

NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retencin

5.2 Ordenacin Documental

La actividad de ordenacin documental ser realizada por el responsable de cada

Ordenacin cronolgica de los tipos documentales que conforman cada serie o

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Grafico 1. Ordenacin Cronolgica

NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se tiene

Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de

Depurar la documentacin, labor que consiste en retirar documentos duplicados,

Retirar de la documentacin todos los objetos metlicos como ganchos de

Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde

Contralora Distrital VERSION: 01

Grafico 2. Alineacin de Documentos

Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador,

5.2.1 FOLIACIN DOCUMENTAL

La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un

La foliacin la llevar a cabo el responsable de la carpeta o expediente. Los

Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha en el folio recto

Contralora Distrital VERSION: 01

resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, Bis. En

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un

No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los separadores.

En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeo, como facturas,

En caso de unidades de conservacin (Libros de correspondencia, libros de

Contralora Distrital VERSION: 01

Grfico 3 - Correccin de foliacin.

Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y foliados,

Los documentos no se deben conservar en AZ en el Archivo Central.

Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga ms de 200 folios y

Ejemplo de foliacin de expedientes de ms de 200 folios:

Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200 folios

5.2.2 IDENTIFICACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN (CARPETAS)

Para la identificacin de las carpetas se debe diligenciar el GD-FOR-02 formato

Contralora Distrital VERSION: 01

No. de No. de No. de

Grafico 4. Identificacin de carpetas

Fondo: Entidad productora de la carpeta