Administracin y finanzas:

Introduccin
El proceso de la administracin comprende un conjunto de recursos y tcnicas que
permiten la organizacin, clasificacin y determinacin de las operaciones de
una organizacin, enfocada a guiarla para el cumplimiento de los objetivos y metas
propuestos por la misma, todo enmarcado en la bsqueda continua de
la eficiencia, calidad y productividad; elementos fundamentales que comprenden la
visin general que la empresa u organizacin deben implementar de manera
adecuada en pro del alcance de sus metas en general.
La administracin basa sus fundamentos en una serie de recursos materiales,
financieros, humanos y tecnolgicos, suministrados por la organizacin,
la distribucin y asignacin correcta de los mismos significa para las empresas la
esencia de su buen funcionamiento y posteriormente se reflejara en su crecimiento;
debido a la magnitud y complejidad de este proceso la funcin administrativa puede
verse como un actor indispensable y de suma importancia destacando su roll de las
dems dentro de la organizacin.
El campo de la administracin a travs de la historia ha presentado
una evolucin totalmente significante, la existencia de
diferentes investigaciones acerca del campo de la administracin basaron su enfoque
y atencin, en cada uno de los pasos que la comprenden, aportando cada vez ms
ideas que complementaron las de mejoras necesarias para la organizacin,
destacando el control como modelo que ayuda a la mejorara del proceso
administrativo. Diseando as; un modelo propuesto con un enfoque en aspectos
de planeacin, organizacin, direccin-liderazgo y control para obtener resultados
eficientes para el bienestar organizacional.
La aplicacin de un correcto proceso de administracin va de la mano de una serie de
estudios, esto con el fin de obtener resultados e indicadores que a travs de valores,
clculos y ecuaciones matemticas, permitan identificar de que forma debern
aplicarse los diversos mtodos existentes, con el objetivo de beneficiar a la empresa y
evitar futuros problemas que afecten de manera econmica a la misma, a esto se le
denomina matemticas financieras.
La administracin financiera posee un papel dinmico en las empresas modernas, en
la actualidad los factores internos tienen un impacto cada vez ms marcados;
la competencia corporativa, los cambios tecnolgicos, las tasas de inters, la inflacin
y la incertidumbre econmica, abarcan los tpicos que se deben tratar sobre una base
prcticamente diaria dentro del proceso administrativo.
TEMA I:
La administracin
CONCEPTO
La administracin es un proceso que permite organizar, clasificar y realizar de manera
muy eficiente las operaciones de una empresa. Dentro de la administracin se debe
crear un lder, conocido como administrador el cual guiara o dirigir el grupo de
 subordinados y coordina de manera eficiente cada una de las actividades para la
mejora de la organizacin.
Es una ciencia social y tcnica encargada de planificar, controlar y organizar cualquier
recurso bien sea material, tecnolgico, financiero, humano, para lograr una eficiencia
mxima en el desarrollo de la misma; sta tiene como direccin guiar a un grupo de
personas o subordinados pertenecientes a un organismo social para cumplir con un
propsito especfico, con el fin de lograr la mayor eficiencia, calidad y productividad
para que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro
de los objetivos de la empresa.
El objetivo de la administracin es la obtencin de resultados satisfactorios de manera
eficiente dentro del marco de coordinacin de actividades; para poder sacar el
mximo provecho de los recursos de la organizacin, manteniendo un control y
coordinacin eficiente de los recursos antes mencionados para que se lleven a cabo
los objetivos propuestos en la organizacin. La esencia de la administracin es la
coordinacin; ya que la ejecucin de las actividades que desempea el administrador,
son las mismas realizadas por la organizacin como lo son; dirigir, organizar,
controlar y cooperar, de manera coordinada, con el fin de obtener los resultados
deseados.
LAS CARACTERSTICAS
La administracin presenta diversas caractersticas estas son:
Por su universalidad: la administracin estar presente en cualquier organismo social
ya que siempre existir una coordinacin de los medios.
Por su especificidad: Esta siempre estarn presente elementos de distintos ndoles
como la productividad, la economa, la contabilidad; las cuales
son funciones especificadas dentro de la empresa de acuerdo a una coordinacin
sistematizada para obtener los resultados deseados.
Por su jerarqua: Todos los designados con un cargo mayor dentro de una
organizacin participaran y varias modalidades de la administracin.
Por su unidad temporal: Esta se estar dando en todo momento dentro de la
organizacin, ya sea de menor o mayor grado, o en la mayora de los elementos
administrativos, aunque se pueden distinguir etapas, funciones y elementos del
fenmeno.
Caractersticas presentes en la administracin:
Sigue un propsito: Alcanzar un objetivo en particular.
Hace que las cosas sucedan: los jefes o lderes enfocaran sus esfuerzos y su atencin
en realizar acciones exitosas.
Es intangible: No se puede observar pero queda evidenciada a travs de los resultados
obtenidos.
Asociada con los esfuerzos de un grupo: Mediante el esfuerzo de un grupo
de trabajo se pueden obtener mejores resultados.
Se logra por, con y mediante esfuerzos de otros: Son las personas que estarn bajo la
gua del lder.
Requiere conocimientos, aptitudes y prcticas: se requiere tener habilidades y
conocimientos previos para manejar de forma eficiente la administracin.
Es una actividad: esto quiere decir que no son solo personas movindose alrededor
sino que las mismas realizan tareas especficas en beneficio de la empresa.
 Es complementada, no es remplazada por la computacin: La computadora es una
herramienta de gran utilidad que permite facilitar la ejecucin de tareas
administrativas, para el control y mejora de la organizacin.
IMPORTANCIA:
La administracin representa un elemento indispensable que se da dentro de
cualquier organizacin social, el objeto de estudio de la administracin son las estas;
por lo tanto, puede ser implementado en empresas privadas y
pblicas; instituciones pblicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones
privadas. Mediante un lder y un grupo de trabajo, que realizan labores especficas
para obtener resultados de forma eficiente que permitan alcanzar los objetivos
propuestos por la empresa, esto se da a travs de recursos materiales, para las
grandes empresas la administracin tcnica es esencial debido a su gran magnitud y
complejidad por ello quizs la funcin administrativa puede aislarse de las dems.
Para las pequeas y medianas empresas quizs la nica posibilidad de ser capaz de
competir con otras es mejorando su administracin, mediante una mejor coordinacin
de sus recursos debido a que son superadas por grandes competidoras. Adems, un
aspecto que es muy importante es la productividad, debido a que el campo econmico
social depende de una buena administracin de las empresas, de tal manera que si se
manejan los recursos correctamente se obtendrn resultados eficientes y lo ms
cercano posible al xito.
TEMA II:
Diseo de un proceso administrativo.
CONCEPTO
La aplicacin de la administracin requiere de un proceso que facilite el desarrollo de
la misma por medio de etapas fusionadas, a lo largo del tiempo se han realizado
diferentes investigaciones en el campo de la administracin enfocadas a la mejorar la
organizacin y el control de una empresa, por lo cual mediante todos estos estudios se
puede implementar un modelo que ayude a mejorar el proceso administrativo. De un
modelo propuesto que contiene los siguientes aspectos:
Planeacin.
Organizacin.
Direccin y liderazgo.
Control.
PLANEACIN (Planing)
Es el proceso enfocado a la determinacin de objetivos y posteriormente el
establecimiento de un plan de accin, a travs de un equipo de trabajo donde se
especifican dichos objetivos los cuales se requieren dentro de la organizacin, para
ello se definen estrategias, polticas y planes detallados para luego realizar una toma
de decisiones que sean eficientes para la empresa, esta incluye una revisin
del desempeo y mecanismos de retroalimentacin para el inicio de un nuevo ciclo de
planeacin.
La diversidad de planes existentes pueden abarcar, propsitos, misiones, objetivos,
metas, estrategia, polticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos. Ya
conocidas las oportunidades, un administrador planea racionalmente a travs del
establecimiento de los objetivos, la realizacin de diversas premisas, sobre las
 condiciones presentes y futuras, la deteccin y evaluacin de cursos de accin
alternativos y la seleccin de un curso a seguir. Posteriormente se trazan planes de
apoyo y se elabora un presupuesto. Las actividades deben efectuarse tomando en
cuenta la totalidad de las circunstancias, los planes a corto plazo deben coordinarse,
cumpliendo los preceptos que guiaran los planes a largo plazo.
El proceso de la APO (administracin por objetivos) consiste en el establecimiento de
objetivos en el nivel ms alto de la organizacin, la precisin de las funciones
especficas de los responsables del cumplimiento de ellos y el establecimiento y
modificacin de los objetivos de los subordinados. Se puede fijar metas tanto para
administradores de lnea como para el personal ejecutivo. Las metas pueden ser
cualitativas o cuantitativas.
La ocasional incapacidad de los administradores de explicar a sus subordinados
la filosofa de la APO (la cual enfatiza el autocontrol y la autodireccin) y de ofrecerles
pautas para el establecimiento de objetivos. Adems, por si mismas, las metas son
difciles de establecer, tienden a reducirse al corto plazo y pueden resultar inflexibles
a pesar de la ocurrencia de cambios en las circunstancias, representando as alguna de
las desventajas de este proceso.
Estrategias, Polticas y Premisas de Planeacin.
Las estrategias consisten en la determinacin de propsitos y objetivos bsicos a largo
plazo de una empresa y en la adopcin de los recursos de accin y la asignacin de
recursos necesarios para el cumplimiento de esas metas. Las polticas son enunciados
o interpretaciones generales que orientan las ideas de los administradores en la toma
de decisiones. Tanto estrategias como polticas sirven de gua a los planes. Las
premisas de planeacin son las condiciones que se prevn a futuro. Incluyendo
supuestos o pronsticos sobre las condiciones futuras previsibles.
El modelo de planeacin estratgica muestra el funcionamiento de este proceso. En l
se identifican los elementos bsicos del proceso y se indica la relacin entre ellos.
La matriz TOWS; este es un moderno instrumento para el anlisis de las amenazas y
oportunidades de las condiciones externas y de la relacin de stas con las fortalezas y
debilidades (internas) de la organizacin. (Koontz & Weilrich, 1998).
T = threats (amenazas)
O = opportunity (oportunidades)
W = weaknesses (debilidades)
S = strengths (fortalezas)
Se deben desarrollar una serie de Importantes estrategias y polticas en reas tales
como crecimiento, finanzas, organizacin, personal, relaciones pblicas, productos o
servicios y comercializacin. Estas componen una jerarqua, desde el nivel
empresarial al de negocios y de ste al nivel funcional.
Las decisiones tomadas de un curso de accin entre varias alternativas; constituyen la
esencia misma de la planeacin. Se deben tomar decisiones sobre la base de la
racionalidad limitada, o acotada, deben tomarlas a la luz de todo lo que pueden saber
de una situacin, aunque esto no equivalga a todo lo que sera ideal que supieran.
El anlisis de riesgo y los rboles de decisin, constituyen una de
las herramientas modernas, que contribuyen a determinar la importancia de una
decisin y las dimensiones del proyecto, la flexibilidad o inflexibilidad de los planes, la
 certidumbre o incertidumbre de metas y premisas, el grado en que es posible medir
las variables y el impacto sobre las personas.
La Creatividad:
La capacidad de desarrollar nuevas ideas, es importante para la administracin eficaz,
la innovacin es el uso de estas ideas. Dos de las tcnicas ms comunes para favorecer
la creatividad son la lluvia de ideas y la sinptica. El proceso creativo se compone de
cuatro fases sobrepuestas:
Exploracin inconsciente.
Intuicin
Discernimiento
Formulacin lgica.
La Lluvia de Ideas.
Una de las tcnicas ms conocidas para facilitar la creatividad, la cual fue elaborada
por Alex F. Osborn, a quin se le ha llamado el "padre de la lluvia de ideas", el
propsito de este mtodo es favorecer la resolucin de problemas mediante el
hallazgo de nuevas e inslitas soluciones. Lo que se busca en una sesin de lluvia de
ideas es justamente una multiplicacin de ideas.
Sinctica.
La tcnica de Gordon (William J. Gordon), referida a la seleccin cuidadosa de los
miembros del equipo sinctico, segn sus aptitudes para la resolucin de un
problema, el cual puede involucrar a toda la organizacin. El lder del grupo
desempea un importante papel en la aplicacin de este mtodo, de hecho, solo l
conoce la naturaleza especfica del problema. Su funcin consiste en estrechar y
dirigir cuidadosamente la discusin sin revelar el problema de que se trata. El
principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solucin prematura.
ORGANIZACIN (Organization)
La organizacin formal es la estructura intencional de funciones. La organizacin
informal es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida
por la autoridad formal pero que surge espontneamente.
El trmino "tramo de administracin" se refiere al nmero de personas que un
administrador puede supervisar efectivamente, resulta en un nmero reducido de
niveles organizacionales, mientras que un tramo estrecho resulta en muchos niveles.
No puede hablarse de un nmero definido de personas a las que un administrador
pueda supervisar siempre eficazmente; tal nmero depende de varios factores
subyacentes.
Emprendedores internos y emprendedores externos concentran su atencin en la
innovacin y la creatividad. Es responsabilidad de los administradores crear
el ambiente necesario para la promocin del espritu emprendedor. Los pasos de la
funcin de organizacin son la formulacin de objetivos principales y de objetivos
secundarios, polticas y planes de apoyo para alcanzar los fines (lo que, en sentido
estricto corresponde a la planeacin); la identificacin y clasificacin de actividades;
la agrupacin de estas actividades; la delegacin de autoridad, y la coordinacin tanto
de las relaciones de autoridad como de informacin.
Existen tambin varias formas de conceptualizar lnea y staff. Por lo general, lo que
caracteriza a lnea y staff son las relaciones no las personas o departamentos. La
autoridad de lnea es la relacin en la que un superior ejerce supervisin directa sobre
 sus subordinados, la relacin de staff consiste a su vez en el ofrecimiento de asesora y
consejos. Disponer de personal de staff brinda ciertos beneficios, aunque tambin
limitaciones, como el riesgo de debilitar la autoridad de lnea y la ausencia de
responsabilidad de parte de los empleados de staff.
Para la mayor eficacia de las labores de personal de staff es importante ensear las
relaciones de autoridad, hacer que el personal de lnea escuche al de staff y mantener
a ste debidamente informado. Adicionalmente la eficacia demanda que el personal de
staff elabore recomendaciones ntegras y que la utilizacin de ste se convierta en un
modo de vida organizacional.
DIRECCIN-LIDERAZGO (Leadership)
La Direccin
Consiste en influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de la
meta organizacional y grupal. Las personas asumen diferentes papeles, y no existen
personas promedio, al trabajar en favor de las metas, un administrador debe tomar en
cuenta la dignidad de las personas en su integridad.
La teora de Maslow establece que las necesidades de orden menor (necesidades
fisiolgicas) hasta la necesidad de mayor orden (la necesidad de autorrealizacin)
forman parte esencial de la vida del ser humano. La motivacin no es
un concepto simple; alude en realidad a diversos impulsos, fuerzas, deseos,
necesidades, anhelos y otras.
De acuerdo con la teora de dos factores de Herzberg, existen dos grupos de factores
motivantes:
Insatisfactorias relativos al contexto de trabajo (circunstancias, condiciones). La
ausencia de estos factores da como resultado insatisfaccin.
Satisfactorias o motivadoras, relativos al contenido del trabajo.
De acuerdo con la teora de dos factores de Herzberg, existen dos grupos de factores
motivantes: Uno de ellos est integrado por insatisfactores relativos al contexto de
trabajo (circunstancias, condiciones). La ausencia de estos factores da como resultado
insatisfaccin. El otro grupo lo componen los satisfactores o motivadores, relativos al
contenido del trabajo.
El Liderazgo
El proceso de influir en las personas para que contribuyan voluntaria y
entusiastamente al cumplimiento de metas grupales. Para serlo, el lder requiere de
seguidores. Existen varios enfoques para el estudio del liderazgo, los cuales van desde
el enfoque de rasgos hasta el de contingencias. En uno de esos enfoques se establece
una distincin entre tres estilos: autocrtico, democrtico o participativo y liberal.
CONTROL (Control)
La funcin administrativa del control es la medicin del desempeo a fin de garantizar
el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para
alcanzarlos. Es una funcin de todo administrador, desde el presidente hasta los
supervisores de la compaa.
Las tcnicas y sistemas de control son bsicamente los mismos ms all del que sea el
objeto del control. Dondequiera que se le encuentre y sea cual sea su objeto, el control
implica tres pasos:
Establecimiento de normas
Medicin del desempeo con base a esas normas
 Correccin de las variaciones de normas y planes, aunque todas ellas tengan puntos
crticos.
El Control Administrativo
Es un sistema de retroalimentacin simple, sin embargo, sin importar qu tan rpido
se disponga de informacin sobre lo que ocurre, existen demoras inevitables en el
anlisis de desviaciones, desarrollo de planes para la puesta en prctica de acciones
correctivas e instrumentacin de estos programas.
El control con correccin anticipante requiere el modelo de un diseo de un proceso o
sistema y la vigilancia de insumos con el propsito de detectar futuras desviaciones en
los resultados respecto a las normas y planes, para que de esta manera los
administradores dispongan de tiempo para aplicar acciones correctivas. Una amplia
variedad de instrumentos y tcnicas se han empleado hasta ahora para facilitarles el
control a los administradores. Algunos de estos instrumentos has sido usados desde
hace mucho tiempo por los administradores; otros como la presupuestacin variable y
la presupuestacin en base cero, son derivaciones de la presupuestacin tradicional.
La tcnica de evaluacin y revisin de programas (PERT) representa una generacin
ms reciente de instrumentos de planeacin y control, enfocados a la administracin.
El Presupuesto
Uno de los recursos de planeacin ms antiguos. La presupuestacin es la formulacin
de planes en trminos numricos para un perodo futuro dado. Existen varios tipos de
presupuestos:
Presupuestos de egresos y gastos,
Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos,
Presupuestas de gastos de capital,
Presupuestos de efectivo.
Los costos de cada paquete se calculan a partir de una base de cero para que el control
presupuestal pueda ser efectivo en la prctica, los administradores no pueden perder
de vista que los presupuestos son un instrumento que por ningn motivo puede
reemplazar a la administracin. El proceso presupuestario se vuelve ms precisa que
la presupuestacin base cero, en la que los programas se dividen en paquetes.
Una de las tcnicas de planeacin y control es el anlisis de redes de:
"tiempo eventos". La tcnica de evaluacin y revisin de programas es una versin
ms desarrollada de las grficas de Gantt, las cuales fueron diseadas para mostrar, en
forma de grficas de barras, lo que se debe hacer y cuando llevar a cabo un programa.
PERT es tambin una versin mejorada de la presupuestacin con puntos de
referencia en la que las cosas por hacer se dividen en piezas identificables y
controlables llamadas "puntos de referencia".
El Sistema de Informacin Gerencial (MIS)
Es un sistema formal para la recopilacin, integracin, comparacin, anlisis y
dispersin de informacin interna y externa de la empresa de forma oportuna, eficaz y
eficiente.
Las computadoras se usan ampliamente en la actualidad. Su impacto en las funciones
de los administradores de diversos niveles organizacionales difiere. La tecnologa de
la informacin ofrece muchos retos. Las computadoras tambin han contribuido a la
telecomunicacin, medio por el cual una persona puede trabajar en su casa con una
minicomputadora que est enlazada a la computadora de la empresa.
 La productividad es una de las mayores preocupaciones de los administradores.
Implica medicin, paso esencial del proceso de control. La medicin de
la produccin de los trabajadores manuales es mucho ms sencilla que la de los
trabajadores intelectuales, como los administradores.
La administracin de la produccin se refiere a las actividades necesarias para la
fabricacin de productos; tambin puede incluir operaciones
de compras, almacenamiento, transporte y otras.
La administracin de operaciones tiene un significado semejante, pues hace referencia
a las actividades necesarias para producir y entregar lo mismo un servicio que un bien
fsico.
Propsito y Naturaleza del Control
Principios:
Principio de propsito del control. Es garantizar el xito de los planes mediante la
deteccin de desviaciones con respecto a ellos y la disposicin de una base para
emprender acciones destinadas a corregir desviaciones indeseables tanto potenciales
como reales.
Principio de responsabilidad de control. La responsabilidad bsica sobre el ejercicio
de control, recae en el administrador encargado del desempeo de los planes
particulares implicados.
Principio de eficiencia de los controles. Las tcnicas y mtodos de control son
eficientes si sirven para detectar y aclarar la naturaleza y causas de las desviaciones
respecto de los planes con un mnimo de costos u otras consecuencias inesperadas.
Principio de control preventivo.- Cuanto mayor sea la calidad de los administradores
en un sistema administrativo, menos necesidad habr de controles directos.
Principio de los controles dirigidos a futuro.- A causa de los rezagos del sistema total
de control, cuanto ms se base este sistema en un sistema de control en la correccin
anticipante, en lugar de la simple retroalimentacin de informacin, mayores
oportunidades tendrn los administradores para percibir, antes de que ocurran
desviaciones indeseables respecto de los planes y para emprender a tiempo acciones
destinadas a prevenir dichas desviaciones.
Estructura de Control.
Tienen como finalidad demostrar que los sistemas y tcnicas de control pueden
disearse en tal forma, que contribuyan a elevar la calidad del control administrativo.
Principio de reflejo de planes. Mientras ms claros, completos e integrados sean los
planes y mejor sean diseados (los controles a fin de que sean el reflejo de esos
planes), ms eficazmente respondern stos a las necesidades de los administradores.
Principio de adecuacin organizacional. Cuanto ms clara, completa e integrada sea
una estructura organizacional y mejor sea el diseo de los controles a fin de que
reflejen el punto de la estructura organizacional en el que recae la responsabilidad
sobre las acciones, tanto ms facilitarn los controles la correccin de desviaciones
respecto de los planes.
Principio de individualizacin de los controles. Entre ms comprensibles sean las
tcnicas e informacin de control para los administradores que en lo individual deben
utilizar, ms se les usar y ms resultarn en un control eficaz.
Proceso de control
 Siendo como lo es en gran medida, (cuestin de tcnica), el control descansa
fundamentalmente en el arte de la administracin, en la habilidad prctica para
resolver situaciones especficas. Sin embargo, la experiencia ha demostrado que
ciertos principios al respecto pueden aplicarse en prcticamente cualquier instancia.
Principio de normas. El control eficaz requiere normas objetivas, precisas y
adecuadas.
Principio de control de puntos crticos. El control eficaz implica especial atencin a los
factores crticos para la evaluacin del desempeo con base en los planes, los
administradores se deben concentrar en los factores que son los que hacen que una
accin se da en forma constante y que as podremos saber cmo est la situacin de la
empresa.
Principio de excepcin. Mientras ms concentren los administradores sus esfuerzos
de control en excepciones significativas ms eficientes sern los resultados de sus
controles.
Principio de flexibilidad de los controles. Para que los controles sigan siendo eficaces a
pesar de fallas o de cambios imprevistos en los planes, se requiere flexibilidad en su
diseo.
Principio de accin. El control slo se justifica si las desviaciones respecto de los
planes son corregidas mediante una planeacin, organizacin, integracin del
personal y direccin adecuada.