FUNDAO GETLIO VARGAS

PROGRAMA FGV MANAGEMENT

GERENCIAMENTO DE PROJETOS TURMA 30
GERENCIAMENTO DA COMUNICAO

ANA PAULA BARCELOS

ANDREW SCHAEDLER
CINTIA ADRIANA GOMES
CRISTINA ZIMMER
JOAQUIM RAFAEL MURADS BARBOSA
MRCIO BREGALDA

TRABALHO FINAL DE GERENCIAMENTO DA COMUNICAO

PROJETO VAGA CERTA

PORTO ALEGRE, 27/11/2013

 NDICE DE FIGURAS
Figura 1: EAP do Projeto Vaga Certa............................................................................. 6
Figura 2: Ferramenta 5W2H ........................................................................................... 6
Figura 3: Interdependncias do Projeto ........................................................................ 11
Figura 4: Fluxo da Informao ..................................................................................... 11
Figura 5: Proposta de Arquitetura EPM ....................................................................... 11
 NDICE DE TABELAS
Tabela 1: Matriz 5W2H .................................................................................................. 7
Tabela 2: Matriz de Eventos da comunicao ................................................................ 8
Tabela 3: Cronograma da Comunicao ......................................................................... 9
Tabela 4: Glossrio ....................................................................................................... 10
 SUMRIO
1. APRESENTAO ..................................................................................................... 5

2. COLETA DE REQUISITOS (5W2H)........................................................................ 6

3. EVENTOS DE COMUNICAO............................................................................. 8

4. CRONOGRAMA DE COMUNICAO .................................................................. 9

5. GLOSSRIO ............................................................................................................ 10

6. EPM .......................................................................................................................... 11

TEMPLATES ............................................................................................................... 12
 Projeto Vaga Certa

Plano de Gerenciamento das Comunicaes

Preparado por: Equipe do Projeto Verso: 1.0
Aprovado por: Joaquim R. M. Barbosa Data: 27/11/13

1. APRESENTAO
Este documento define o Plano de Comunicao do projeto Vaga Certa, que tem como
objetivo garantir a gerao, coleta, distribuio, armazenamento recuperao e destinao
final das informaes a todos os membros do projeto. Esta estrutura deve assegurar que as
informaes consistentes e relevantes sejam acuradas a qualquer momento. O gerente do
projeto ser o responsvel pelo processo de comunicao, alm de assumir uma tarefa
adicional de medir e analisar a eficcia do plano de comunicao do projeto.

Este plano de Comunicao est subdividido em cinco etapas que sero abordadas na
sequncia dos tpicos abaixo:

Coleta de requisitos (5W2H);

Eventos de Comunicao;

Cronograma de Comunicao;

Glossrio;

EPM.

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2. COLETA DE REQUISITOS (5W2H)

A coleta dos requisitos de comunicao do projeto um fator fundamental para o
sucesso do plano de gerenciamento da comunicao, e para uma coleta de requisitos precisa
foi tomada com base a EAP do projeto conforme figura 1 abaixo.

Figura 1: EAP do Projeto Vaga Certa

Na figura 2, segue o mapa da ferramenta 5W2H utilizada para a coleta dos requisitos.

Figura 2: Ferramenta 5W2H

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What Where Why When Who How How Much

Durante toda a execuo do
projeto, marcos:
Atingir os Compra do terreno, preparao
Gerenciamento do MS Project, Reunies
NA objetivos dentro do do terreno, aprovar o projeto Joaquim Barbosa R$ 4.000,00
projeto semanais, emails, telefone.
prazo estimado. do estacionamento, incio da
construo, trmino, abertura,
semanais, relatrios mensais.
Construo do Reunio de tomada de deciso Comprar terreno em local
Local A definir Equipe do projeto R$ 300.000,00
estacionamento. antes da compra do terreno. estratgico.
Solicitar junto Construo do Encaminhar documentao
Licena A definir. Ana Paula, Cris. R$ 5.000,00
prefeitura. estacionamento. necessria.
Terreno a ser Lucrar com o Construtora
Construo Semanais, relatrios mensais. Construo civil, reunies. R$ 1.000.000,00
adquirido. estacionamento. contratada
Toda Porto Alegre, Empresa responsvel Sistema funcionar por
Tornar servio
Sistema de no prdio de pela implementao aplicativos de celular e/ou
mais gil para os Reunies mensais. R$ 10.000,00
rastreamento administrao do do sistema equipamentos mveis,
clientes.
estacionamento. de rastreamento. reunies.
Utilizando meios de
Divulgar o novo
Marketing e comercial Toda Porto Alegre. Semanais, relatrios mensais. Equipe do projeto comunicaes (internet, R$ 10.000,00
estacionamento.
televiso, rdios), reunies.
Balano financeiro do
Fechamento A definir Encerrar o projeto. A definir. Equipe do projeto projeto, lies R$ 4.000,00
aprendidas, reunio.

NA = No aplicvel
Tabela 1: Matriz 5W2H

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3. EVENTOS DE COMUNICAO

Eventos de Comunicao

Evento Objetivo Formulrios utilizados Responsvel Demais envolvidos Mtodo / Canal Frequncia
Presencial, com
Apresentar o projeto, mobilizar equipe Convocao de reunio. Gerente do apresentao em Power
Reunio de kick-off. e formalizar incio. Ata de reunio projeto Equipe do projeto Point. nica
Ata de reunio e Presencial, com
Reunio para registro e Documento de recebimento prvio da Mensal, podendo
acompanhamento das Solicitao de Alterao Gerente do Comit de avaliao de solicitao de alterao de ocorrer reunies
mudanas de escopo. Avaliao das solicitaes de mudana. de Escopo. projeto mudanas escopo. extraordinrias.
Apresentar andamento do projeto, Presencial e
Reunio de status do atividades realizadas, prximas etapas Gerente do extraordinariamente via
projeto. e acompanhamento oramentrio. Ata de reunio projeto Equipe do projeto email. Quinzenal
Apresentar as equipes envolvidas, Equipe do projeto; Presencial, com
Reunio de incio das obter feedback quantos aos itens de Convocao de reunio. Gerente do Engenheiro fiscal de obras; apresentao em Power
obras. contrato e entregas programadas. Ata de reunio projeto Arquiteto. Point. nica
Reunio de Avaliar andamento das obras, verificar Presencial e
acompanhamento das qualidade dos servios realizados e Gerente do Engenheiro fiscal de obras; extraordinariamente via
obras e licenas. dirimir dvidas. Ata de reunio projeto Arquiteto. email. Quinzenal

Aceites formais dos Aceites formas das Gerente do Ao final de cada

entregveis. Formalizar as entregas realizadas. entregas projeto Equipe do projeto. Email fase de transio
Discutir sobre os acontecimentos do
projeto, observando falhas e compondo Ata de reunio. Presencial, com
Reunio de lies base de conhecimento para o Documento de lies Gerente do apresentao em Power
aprendidas. desenvolvimento de novos trabalhos. aprendidas. projeto Equipe do projeto. Point. nica
Equipe do projeto; Presencial, com
Apresentar resultados e formalizar Convocao de reunio. Gerente do Engenheiro fiscal de obras; apresentao em Power
Reunio de encerramento. encerramento do projeto. Ata de reunio projeto Arquiteto; Point. nica
Tabela 2: Matriz de Eventos da comunicao

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4. CRONOGRAMA DE COMUNICAO

EVENTO Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro

Reunio inicial do projeto (kick-off)

Solicitao de Mudana de Escopo
Reunio de status do projeto
Reunio de incio das obras.
Reunio de obras e licenas.
Aceites formais das entregas
Reunio de lies aprendidas.

Reunio de encerramento

Tabela 3: Cronograma da Comunicao

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5. GLOSSRIO
Check-list de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o
mximo de clareza possvel por parte dos colaboradores de um projeto. Ele funciona
Ferramenta
como um mapeamento destas atividades, onde ficar estabelecido o que ser feito,
5W2H
quem far o qu, em qual perodo de tempo, em qual rea da empresa e todos os
motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.
EPM (Enterprise Project Management) ou Software Gerenciamento de Projetos
Corporativos um conceito de utilizar-se de um Sistema de Informao para
Gerenciarmos Projetos. Baseado nisso e com conceito de Gerenciamento de
Arquitetura
Projetos-GP principalmente do PMI (Project Management Institute), principal
EPM
instituio GP no mundo e responsvel pela edio do Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), guia de melhores prticas de
gerenciamento de projetos de qualquer natureza.

MS Project Software de gerenciamento de projetos.

Power Point Software de apresentaes com recursos dinmicos.

Reunio de
Reunio de incio ou reunio abertura.
Kick-off
Tabela 4: Glossrio

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6. EPM
Para o bom andamento de qualquer projeto se faz necessrio que as informaes sejam
distribudas e armazenadas de forma adequada, o sucesso do projeto depende de uma
comunicao eficiente e um banco de dados para armazenagem das informaes geradas por
todas as partes interessadas do projeto, alm de aderncia com os interesses das empresas
como ilustra a figura 3.

Figura 3: Interdependncias do Projeto Figura 4: Fluxo da Informao

As ferramentas de comunicao so cada vez mais sofisticadas e o gerenciamento da

comunicao deve acompanhar essa evoluo, para isso ser adotado no projeto o modelo j
consagrado da Microsoft Corporation de controle do fluxo e armazenamento das
informaes do projeto, conforme figura 5.

Figura 5: Proposta de Arquitetura EPM

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