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Acceso Fcil v1.

ACCESO FCIL

MANUAL DE USUARIO

Bienvenidos al sistema de control de entradas y salidas de personal Acceso Fcil, el cual


permite llevar un control de los tiempos dentro del horario de trabajo que, los empleados
utilizan para realizar eventos que afectan la permanencia en su puesto de trabajo o la
estancia dentro de la empresa.

Con esta informacin podemos conocer cmo afectan a la productividad de la empresa o


si por la naturaleza de las funciones de los empleados, cuanto tiempo les demanda cada
uno de los eventos.

CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS

El objetivo principal de Acceso Fcil es llevar el control de las entradas y salidas de los
empleados por diversos requerimientos. Requiere que los empleados registren sus
entradas y salidas indicando antes del registro el tipo de evento que realizaran.

El sistema permite personalizar las teclas de funciones para un tipo de evento en


especfico. Para ello existe el men Teclas de Funcin.

Al seleccionar esta opcin se presenta la siguiente pantalla.

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Primero debemos elegir la estacin o terminal al cual personalizar las etiquetas de las
teclas de funcin.

Seleccionar Estacin, una vez que se logr la conexin con la terminal, seleccionamos
el botn Leer Datos, el sistema traer de la terminal las etiquetas definidas actualmente.
De manera predeterminada las terminales tiene las etiquetas mostradas en la imagen
anterior.

Una vez ledas las etiquetas de las teclas de funcin de la terminal, podemos modificar
cada una de ellas, cambiando el texto de la etiqueta.

A continuacin se muestra un ejemplo donde se definen 4 eventos para E/S

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Una vez capturadas las nuevas etiquetas procedemos a grabarlas en la terminal dando
click en el botn Escribir Datos. La terminal se muestra as.

Esto habilita a la terminal para registrar un evento y su tipo, es decir, que empleado, a qu
hora y que tipo de entrada o salida realiza. Con esta informacin Acceso Fcil podr
mostrar el reporte.

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Catlogos.-

Para efectos de los reportes existen catlogos que podemos crear para poder clasificar
los tipos de empleados.

Departamentos.- Permite clasificar al personal de acuerdo a su rea de trabajo.

Para crear un nuevo departamento, presionar el botn de nuevo

El sistema genera el nmero o clave del departamento de acuerdo al consecutivo, aunque


puede modificarse.

Para concluir la alta de un nuevo departamento dar click en botn Guardar

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Zonas Horarias.- Para las terminales biomtricas que tiene controlan la apertura de
puerta adicional al registro y validacin del usuario, se puede definir un horario de manera
que el registro de un empleado apertura la puerta solo s es un usuario registrado y est
dentro del horario establecido, de otra manera solo registra el evento pero no ejecuta la
apertura de puerta dando seguridad a la oficina o rea de trabajo. En forma
predeterminada est abierto, es decir puede activar la apertura a cualquier hora los siete
das de la semana.

Estos horarios pueden ser modificados o eliminados y ajustarlos a las necesidades de la


empresa.

Grupos.-

Permite crear grupos, es decir que incluyan ms de un tipo de horario.

Mensajes.-

Permite enviar mensajes cortos a la terminal que se desplegarn en la fecha y hora


indicadas. Estos pueden realizarse para uno o ms de los empleados.

Seleccionar el men Catlogos Mensajes

Se presenta una pantalla similar a la imagen siguiente.

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Para crear un nuevo mensaje dar click en el botn nuevo .

El sistema asigna al campo Clave un nmero consecutivo (modificable)


Se debe llenar el campo Mensaje con el texto que se desea presentar en la terminal.
Asignar fecha y hora de inicio as como fecha y hora final para desplegar el mensaje

Para Guardar o Salvar el mensaje presionamos el botn , quedando de la


siguiente manera.

Una vez generados los mensajes debemos actualizar a la terminal para que los cargue y
los ejecute en las fechas y horas programados.

Dar click en botn para asignar el mensaje a los empleados y terminales.

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En la parte izquierda se presentan los empleados y en la parte izquierda las terminales


registradas, seleccionar los elementos indicados.

Dar click en botn para enviar el mensaje a la(s) terminal(es).

El procedimiento de generar un mensaje se puede realizar directamente en la terminal


pero es mucho ms laborioso,

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Usuarios.-

Se requiere ingresar en el sistema la informacin de los empleados y sus huellas, una vez
completados los registros se trasladan a la o las terminales de manera que los empleados
registrados en la base de datos y en la(s) terminales coincidan.

Para ello seleccionamos del men USUARIOS la opcin Enroll.

En este ejemplo ya existen 2 empleados registrados.

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Para dar de Alta un nuevo empleado, dar click en botn (Nuevo)

El sistema genera automticamente el ID o clave de empleado, podemos tomar este valor


o ingresar un nuevo nmero de ID.

Llenar los campos indicados:

Nombre: Es el nombre del empleado, se sugiere un nombre corto para que pueda ser
desplegado por la terminal de forma similar. ( recomendable 10 a 12 caracteres)

Password (Opcional).- Contrasea o PIN, sugerido solo cuando el usuario no checa con
su huella, en forma predeterminada se deja en blanco.

Rol.- Tipo de usuario, Existen 4 tipos, Enrolador, Usuario, Supervisor, Administrador, de


froma predeterminada es Usuario, indicando que es un empleado que solo registrara sus
entradas y salidas.

Departamento (Opcional).- Campo de apoyo para clasificar en los reportes a los


empleados (opcional).

RFID (Opcional).- Cdigo generado para relacionar la tarjeta de proximidad RFID, cuando
el empleado se registra en la terminal con este tipo de tarjeta, en lugar o combinado con
la huella.

Dar click en el botn para Guardar el nuevo registro.

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El nuevo empleado es desplegado en la parte izquierda de la ventana de empleados

En este momento ya existe el empleado en la base de datos pero faltan datos adicionales,
uno de ellos, la huella, porque este dato ser la referencia que identifique al empleado en
la(s) terminales.

Para agregar la Huella al empleado seleccionamos la pestaa Huellas en el mismo


mdulo. Se presenta una ventana similar a:

Para grabar la huella del empleado debemos tener comunicacin y cercana con la
terminal biomtrica, en la parte superior de la figura, se muestra el campo

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. Aqu debemos seleccionar la terminal que servir para enrolar a los


empleados (grabar sus huellas)

Seleccionamos la terminal y a continuacin dar click en el botn mostrado en la figura


siguiente, para enlazar el programa Enroll con la terminal, en este ejemplo iclock880.

En la parte inferior de la ventana se muestran mensajes, si el enlace fue exitoso o si no


pudo conectarse, en este ltimo caso, revisar la conexin de la terminal a la red, o si esta
encendido el equipo.

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La ventana para grabar las huellas de los empleados permite grabar una o ms huellas,
recuerde que en Acceso Fcil podr tener, hasta 10 huellas por empleado pero en la
terminal, pueden ser menos, es decir depende de cada modelo.

Los pasos a seguir para grabar la huella del empleado No. 3 Carmelo Santibaez son:

a) Seleccionar el dedo a grabar ( con el men Dedo o con el puntero del ratn)
b) Dar click en el botn Iniciar Enroll (observe el mensaje en la parte inferior)

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c) Colocar el dedo indicado en el lector de la terminal iclcok 880, este paso debe ser
realizado tres veces para que el software y la terminal tenga la mejor muestra del
dedo y la den por vlida.

Cuando se tiene la tercera muestra el sistema responde si la acepta o la rechaza,


indicando con un mensaje en la parte inferior y grabando una seal en el dedo en color
gris obscuro

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En caso de indicar error, presione el botn CANCELAR, e inicie el procedimiento, desde


la opcin b).

En caso de volver a fallar, puede intentar con otro dedo, existen personas que por el
desgaste de los dedos este procedimiento se complica, pero tenemos 10 opciones.

Se recomienda que:

Se graben preferentemente 2 dedos.


Uno de cada mano
Los dedos ndice y pulgar son los ms apropiados por su tamao y comodidad
para checar.

Nota.- En la terminal queda registrado el empleado y su huella pero no el nombre, verificar


cual es el mejor mtodo para que todos los datos queden igual en BD y terminal

Rostro.- Existe la posibilidad de tener en la base de datos el cdigo que identifica el


rostro, de manera similar a la huella pero esta opcin no est disponible actualmente.

Perfil de Acceso Personal.- Opcional. Funcin ligada a la apertura de una puerta, si la


terminal tiene la capacidad de apertura, este horario podr regir que das y a qu horas el
empleado puede tener habilitado el acceso por dicha puerta, es decir, el empleado al
tener una huella registrada en la terminal pudiera entrar cualquier da y a cualquier hora,
para limitarlo a los horarios de la empresa y por cuestiones de seguridad, se le asigna un
horario, si el empleado checa fuera de ese horario, la checada se registra pero la apertura
de puerta no se activa, impidiendo la entrada.

Perfil de Acceso por Grupo.- Opcional. Funcin similar al Perfil de Acceso Personal,
pero que aplica para un grupo de empleados.

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Foto.- Opcional. Podemos agregar a la base de datos la foto del empleado.

El sistema permite obtener la imagen o foto desde un archivo almacenado en la


computadora o en un dispositivo de memoria USB.

Seleccionar el primer recuadro de la parte izquierda, dar click en el botn y ubicar el


archivo con la imagen que deseamos agregar.

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Dar click en botn Abrir, la imagen se colocar en el recuadro y en la parte principal.


Podemos tener hasta tres fotos del mismo empleado.

Finalmente, la foto del empleado se queda registrada en la base de datos como lo


podemos ver en la siguiente imagen, dentro del mdulo Enroll.

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Consultar Usuarios.-

.Esta opcin nos muestra los empleados registrados en la base de datos

Este reporte puede ser exportado a un archivo de tipo EXCEL, XLM, TXT y HTML,
mediante los botones en la parte inferior.

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Registros.-

Incluye las funciones relacionadas a la lectura de datos de la o las terminales, es decir de


los registros realizados por los empleados en las terminales durante un periodo de tiempo
y que deben ser trasladados a la base de datos de Acceso Fcil para su procesamiento.

Lectura de Registros.

Esta opcin nos permite recolectar los registros de checadas que estn en la(s)
terminales y guardarlos en la base de datos de Acceso Lite para poder generar Consultas
y reportes.

Seleccionar el men Registros opcin Lectura para ir a la ventana del proceso.

Despliega una ventana a la cual hay que ingresarle la fecha de los registros que
deseamos recolectar, de manera predeterminada el periodo es de una semana, aunque
podemos modificar para que sea uno o ms das, una quincena, etc.

La opcin habilitada,, traer todos los


registros almacenados en la terminal.

En la columna izquierda se encuentran las terminales reconocidas por Acceso Lite,


debemos indicarle de cual terminal se traern los registros de entradas y salidas, puede
seleccionarse una o ms terminales.

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Presionamos el botn para iniciar el traslado de registros hacia la base de datos.

Al concluir exitosamente el proceso, la ventana muestra los registros, indicando el nmero


de registros recolectados.

Recuerde que en la columna derecha se mostrarn solo los registros nuevos.

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Consultar Registros.

Esta opcin nos permite, consultar en pantalla los registros de entradas y salidas de
acuerdo a su tipo de movimiento.

Podemos filtrar los empleados en el reporte, adems de exportarlo a archivo en formato


csv, xlm, txt y html mediante los conos en la parte inferior.

Aqu podremos determinar visualmente el comportamiento de entradas y salidas en horas


de trabajo de los empleados.

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Terminales.-

Informacin Tcnica.

Esta opcin nos permite consultar informacin relacionada con la terminal, como No. de
serie, modelo, cantidad de registros soportados, cantidad de registros almacenados, etc.

Seleccionar la Estacin o terminal a consultar y presionar el botn

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Propagar Usuarios.

Una vez capturados los datos de empleados podemos trasladarlo a la o las terminales
mediante la opcin Propagar Usuarios.

Esta opcin requiere que se le indique los empleados a trasladar y la o las terminales que
recibirn estos datos.

Una vez especificado el origen y destino presionamos el botn para iniciar el


proceso. Al concluir en la parte inferior se presenta un mensaje indicativo de si se
complet o no la operacin.

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Leer Usuarios.

Esta opcin nos permite trasladar los datos de los usuarios registrados en una terminal
haca la base de datos del sistema Acceso Fcil. Aplica en los casos cuando los
empleados ya estn registrados en las terminales pero no en el sistema.

Debemos seleccionar primero la estacin o terminal, a continuacin dar click en el botn

, la pantalla mostrar los empleados registrados en la terminal.

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El siguiente paso ser indicarle que tipo de informacin trasladaremos de la terminal a la


base de datos.

Opcin DATOS.- Solo enviar los datos de ID (clave empleado), Nombre, tipo de usuario.

Opcin HUELLAS.- Solo enviar el cdigo que identifica la huella del empleado (template)

Opcin ROSTROS.- Solo enviar el cdigo que identifica el rostro del empleado
(template)

Para iniciar el proceso dar click en el botn correspondiente.

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