Requerimientos de informacin del rea contable.

1) Autorizacin de facturas de transporte: este requerimiento se debe realizar hasta las

9am del siguiente da de haber emitido la factura por parte del departamento contable.
2) Comprobantes de retencin: los comprobantes de retencin debern ser entregados
como lo estipula la ley 5 das posteriores a la fecha de emisin de la factura, estos
documentos no se recibirn por medio de fotografas o Whatsapp nicamente se
receptarn documento originales o escaneados completamente legibles, caso contrario
se enviar a CXC a la ejecutiva responsable.
3) Facturas de proveedores transportistas: se deber entregar al departamento contable
en un plazo mximo de dos das luego de su recepcin, revisin y aprobacin
correspondiente.
En caso de ser pagos de contado la entrega deber ser inmediata.
Todas las facturas debern tener adjuntas las guas originales de los viajes realizados y
debern estar firmadas por la persona responsable.
4) Liquidacin de viticos Edgar Rodriguez: se recibirn de manera semanal y no
acumuladas al fin de mes para evitar inconvenientes en el registro de las mismas.
5) Liquidacin de viticos ejecutivas de venta: se recibirn los justificativos con su
respectiva liquidacin a los 2 dias de su incorporacin a la oficina.
6) Facturas de seguros: identificar las facturas que emiten las aseguradoras en un plazo
mximo de 48 horas despus de recibida las facturas, las facturas que no se identifiquen
ni se autoricen debern ser anuladas o cambiadas con fecha actual este trmite lo deber
realizar cada ejecutiva responsable.
7) Facturas trmites legales: Identificar la forma de pago y el tramite elaborado de las
facturas que nos emiten las notaras o estudios jurdicos entregar a contabilidad en un
plazo de 48 horas con la firma responsable.
8) Identificacin de cobros: se solicita a las ejecutivas de venta detallar que facturas se debe
aplicar a cada cobro recibido para tener un control adecuado de las cuentas por cobrar.
9) Transferencias solicitadas: se debern solicitar toda transferencia por correo electrnico
con copia a gerencia y con anticipacin.
10) Anticipos de compras: cuando se soliciten pagos para entidades de control como: ARCH,
pago de pliegos a clientes pblicos, matriculas vehculos, etc. Los respaldos de los mismos
se debern entregan en un plazo no mayor a 15 das laborables.
11) Novedades de rol: El reporte de horas extras y reposicin de gastos a empleados
(movilizacin Silvia Manzaba o Supervisores) para la nmina mensual se deber entregar
hasta el 27 de cada mes.
12) Caja Chicas: Las facturas de caja chica deben solicitarse a nombre de cada custodio en el
caso de que se soliciten a nombre de CLYAN y sea un gasto de caja chica el custodio o
responsable asumir la retencin. El reembolso se deber solicitar cuando el fondo se
haya consumido el 70% del valor total.
13) Reportes de Ventas: El reporte se deber enviar por correo electrnico hasta el da
martes 10: am todas las semanas.
14) Cierre de Mes: Los cierres se harn los das 30 de cada mes a partir de esta fecha no se
procesar informacin del mes cerrado, las facturas de transportistas se recibirn hasta
el 27 de cada mes caso contrario debern emitir la factura con fecha 01 del mes siguiente,
y las retenciones de clientes se receptarn hasta el 05 del mes siguiente plazo que
nicamente ser ampliado con autorizacin de gerencia.