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CARACTERIZACIN
OCUPACIONAL
A RCHIVOS
Y B IBLIOTECAS
EN COLOMBIA
SITUACIN ACTUAL
DEL REA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CARACTERIZACIN OCUPACIONAL
BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS
EN COLOMBIA
SITUACIN ACTUAL DEL REA
Bogot, Colombia, junio de 2006

Copyright @ Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
ISBN: 978-958-8096-46-9
Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo 2006
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Caracterizacin Ocupacional de las reas de Bibliotecas y Archivo
SENA 2006-06-30
186 pginas
Repblica de Colombia
MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CARACTERIZACIN OCUPACIONAL DE LAS REAS
DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS EN COLOMBIA
DARO MONTOYA MEJA

DIRECTOR GENERAL SENA
JUAN BAYONA FERREIRA
DIRECTOR SISTEMA NACIONAL DE FORMACIN PARA EL TRABAJO
JOS IGNACIO OROZCO MARTNEZ
COORDINADOR GRUPO DE NORMALIZACIN
DIRECCIN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIN PARA EL TRABAJO
LUIS CARLOS LEIVA COBOS
PROFESIONAL GRUPO NORMALIZACIN
DIRECCIN SISTEMA NACIONAL DE FORMACIN PARA EL TRABAJO
JOS MARA ARBOLEDA CASTRILLN
DIRECTOR SENA REGIONAL CAUCA
LUCY RAMREZ EMBUS
EX COORDINADORA NORMALIZACIN SENA REGIONAL CAUCA
ESTHER JUDITH RODAS DUQUE
SUBDIRECTORA DEL CENTRO DE COMERCIO SENA REGIONAL ANTIOQUIA
ANA MARA CHAVES CHAUX
METODLOGA DE NORMALIZACIN EQUIPO TCNICO DE ARCHIVOS
LUZ AMPARO VILLEGAS URIBE
METODLOGA DE NORMALIZACIN EQUIPO TCNICO DE BIBLIOTECAS
MIEMBROS DE LA MESA SECTORIAL

RUTH HELENA VALLEJO SIERRA
DECANA DE LA FACULTAD SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE, PRESIDENTA
MARY GIRALDO RENGIFO
DIRECTORA DE LA BIBLIOTECA NACIONAL, VICEPRESIDENTA
MIRYAM MEJA
JEFA DE PROGRAMAS ESPECIALES, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, VOCAL
CARLOS ALBERTO ZAPATA CRDENAS
SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS, VOCAL
LVARO ARIAS CRUZ
ASOCIACIN DE BIBLIOTECLOGOS JAVERIANOS, VOCAL
NSTOR ALFONSO DORADO DAZA
SUBDIRECTOR DEL CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS SENA REGIONAL CAUCA, SECRETARIO TCNICO
ESTUDIO DE CARACTERIZACIN OCUPACIONAL
EN BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS EN COLOMBIA
POR LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
CARLOS ALBERTO ZAPATA
INVESTIGADOR PRINCIPAL
LBIA GMEZ
COINVESTIGADORA
CAROLINA AMARILES
MARCELA CAMACHO
AMPARO BELLO DVILA
MARCELA CARO SANDOVAL
LUCA BENAVIDES
AYUDANTES DE INVESTIGACIN
POR EL SENA
ANA MARA CHAVES CHAUX
METODLOGA REGIONAL CAUCA
LUZ AMPARO VILLEGAS URIBE
METODLOGA REGIONAL ANTIOQUIA
LUIS CARLOS LEIVA COBOS
PROFESIONAL GRUPO NORMALIZACIN
Correccin de estilo
Luz Amparo Villegas Uribe
SENA, CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS REGIONAL CAUCA

SENA, CENTRO DE COMERCIO REGIONAL ANTIOQUIA
Bogot, junio de 2006
CONTENIDO
PREFACIO 9
PRESENTACIN 11
1. INTRODUCCIN 13
1.1 Introduccin 15
1.2 Objetivo general 17
1.3 Objetivos especficos 17
1.4 Estructura del informe 17
2. ENFOQUE DEL ESTUDIO 19

2.1 Delimitaciones y alcance 21
2.2 Metodologa 21
3. ENTORNO LEGAL 23
3.1 Normas relativas al sector de bibliotecas 25
3.2 Normas relativas al sector de archivos 28
3.3 Conclusiones 34
4. ENTORNO ORGANIZACIONAL 37
4.1 Agremiaciones profesionales 39
4.2. Entidades reguladoras 52
4.3 Ministerios 56
4.4 Otras entidades relacionadas con el sector 57
4.5 Proveedores de bienes y servicios 62
4.6 Informacin sobre inversin en el sector de archivos y bibliotecas 66
4.7 Anlisis estadstico 74
4.8 Conclusiones 79
5. ENTORNO TECNOLGICO 83
5.1 El desarrollo tecnolgico en bibliotecas 86
5.2 El desarrollo tecnolgico en archivos pblicos 100
M ESA S ECTORIAL DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y RESTAURACIN
5.4 Conclusiones del anlisis del desarrollo tecnolgico en el sector

de archivos y bibliotecas 112
6. ENTORNO EDUCATIVO 117

6.1 Evolucin de la oferta formativa en el sector de archivos y bibliotecas 119
6.2 Niveles y oferta de formacin en el sector de bibliotecas y archivos 121
6.4 Conclusiones del anlisis de la oferta de capacitacin y formacin
en el sector de archivos y bibliotecas 141
6.5 nfasis en la formacin 146
7. ENTORNO OCUPACIONAL 151

7.1 Anlisis de informacin a partir de fuentes secundarias 153
7.2 Anlisis a partir de fuentes informacin primaria 156
7.3 Conclusiones 168
8. TENDENCIAS DEL SECTOR DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS 171

8.1 Tendencias en tecnologa 173
8.2 Tendencias en la formacin 177
8.3 Tendencias del mercado 178
8.4 Tendencias en el empleo del sector 179
BIBLIOGRAFA 181
Indice de cuadros y grficas

Cuadro N 1. Normatividad deel AGN 33
Cuadro N 2. Presupuesto de funcionamiento Gobierno Nacional vs. Ministerio
de cultura (gestin general) 68
Presupuesto de funcionamiento Gobierno Nacional vs. Ministerio de cultura 68
Cuadro N 3. Presupuesto del Ministerio de Cultura 68
Cuadro N 4. Inversin Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas 70
Cuadro N 5. Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas. Recursos provenientes
de otras entidades 70
Cuadro N 6. Presupuesto deel Archivo general de la Nacin 71
Cuadro N 7. Presupuesto del Archivo General de la Nacin 73
Grfica N 1. Vinculacin a asociaciones 74
Grfica N 2. Contratacin de outsourcing 75
Grfica N 3. Ubicacin de la biblioteca 77
Grfica N 4. Horario de atencin 77
Grfica N 5. Tipo de biblioteca por departamento 77
E STUDIO D E CARACTERIZACIN O C U P A C I O N A L
Grfica N 6. Participacin en redes de bibliotecas 78

Grfica N 7. Tipo de entidad a la cual pertenece 79
Cuadro N 8. Trayectoria de las asociaciones 80
Cuadro N 9. Proveedores de libros electrnicos 94
Cuadro N 10. Bases de datos ms utilizadas 94
Cuadro N 11. Caractersticas del software para bibliotecas 96
Cuadro N 12. Proveedores de hardware y software en Colombia 100
Cuadro N 13. Aplicaciones de documentos electrnicos 103
Cuadro N 13 (continuacin) 104
Cuadro N 14. Empresas que ofrecen software para archivos 106
Cuadro N 14 (Continuacin) 107
Grfica N 8. Manejo de correo electrnico 108
Grfica N 9. El archivo cuenta con pgina web 108
Grfica N 10. Acceso a pginas web y correo electrnico 110
Grfica N 11. Recursos de infraestructura tecnolgica 111
Grfica N 12.Recursos de infraestructura audiovisual 112
Cuadro N 15. Nivel tecnolgico segn tipo de biblioteca 114
Cuadro N 16. 115
Cuadro N 17 . Oferta de estudios tcnicos y tecnolgicos 123
Cuadro N 18. Oferta de estudios profesionales y de postgrado 124
Cuadro N 19. Oferta de diplomados 126
Cuadro N 20. Oferta de seminarios 129
Cuadro N 21. Oferta de cursos 130
Cuadro N 22. Oferta de talleres 131
Grfica N 13. Nivel de formacin del encuestado 134
Grfica N 14. Nivel educativo / Cargo auxiliar de archivo 135
Grfica N 15. Inters por formacin complementaria 135
Grfica N 16. Capacitacin reciente 136
Cuadro N 23. Cargos y nivel educativo 138
Grfica N 17. Nivel segn cargo educativo 139
Cuadro N 24. Cargos y calificacin en el manejo de software 140
Grfica N 18. Cargos y clasificacin en el manejo de software 140
Grfica N 19. Nivel de formacin en bibliotecas escolares 141
Cuadro N 25. Tipo de educacin 142
Cuadro N 26. Nivel profesional 143
Cuadro N 27. Nivel tecnlogico 143
Cuadro N 28. Nivel tcnico 144
Cuadro N 29. Tipo y estilo de educacin 144
Cuadro N 30. Promedio de duracin por nivel de educacin 146
Cuadro N 31. Perfil profesional por universidad 147
Cuadro N 32. Perfil ocupacional segn universidad 148

Cuadro N 33. Clasificacin nacional ocupacional, nivel profesional 153
Cuadro N 34. Clasificacin nacional ocupacional, nivel auxiliar 154
Cuadro N 35. Vinculacin laboral segn nivel de educacin 154
Cuadro N 36. Cargo segn nivel de formacin 155
Cuadro N 37. Entidades con alternativas de vinculacin laboral directa 155
Grfica N 20. Tasa de desempleo 157
Cuadro N 38. Personas que trabajan en Biblioteca 157
Cuadro N 39. Personas que trabajan en Archivo 158
Grfica N 21. Tipo de vinculacin del empleo actual 158
Cuadro N 40. Tipo de vinculacin segn cargos 159
Cuadro N 41. Porcentaje de profesionales segn cargos 161
Grfica N 22. Denominacin de cargo 162
Cuadro N 42. Cargos y tipo de vinculacin laboral 164
Grfica N 23. Cargos y tipo de vinculacin laboral 164
Grfica N 24. Escala salarial - 0 SMVL 166
Grfica N 25. Escala salarial - 1 SMLV 166
Grfica N 26. Escala salarial - 2 SMLV 166
Grfica N 27. Escala salarial - 2a 4 SMLV 167
Grfica N 28. Escala salarial -5a 10 SMLV 167
Grfica N 29. Tipo de vinculacin 168
PREFACIO
as exigencias que se vienen generando en las empresas para participar en un mercado
L internacional cada vez ms competitivo, hacen que stas deban incorporar innovaciones
cientficas y tecnolgicas, desarrollo de programas para el aseguramiento de calidad de
procesos y productos, requiriendo para ello de un talento humano creativo, capaz de tra-
bajar en equipo, altamente competente en su desempeo y en permanente actualizacin.
Esta realidad nos obliga a unir esfuerzos y voluntades desde el sector productivo y educativo para
hacer frente a los cambios que se estn presentando en los campos de la actividad empresarial y
laboral, orientados a concertar proyectos y programas en beneficio de todos los que, de una u otra
forma estn vinculados y ayudan en su desarrollo.
Por esta razn fundamental el SENA, est liderando mesas sectoriales, en los que sectores econ-
micos, cadenas productivas y reas comunes como instancias de concertacin entre los empresa-
rios, trabajadores, gobierno e instituciones educativas, trabajan con el nimo de llegar a acuerdos
sobre lo que cada uno requiere para mejorar las competencias del talento humano.
Por medio de las mesas sectoriales se establecen los estndares de competencia que deben alcan-
zar las personas en sus distintos niveles y reas ocupacionales, desde aquellos directamente rela-
cionados con la produccin hasta los niveles de direccin, que permitan de una parte, iniciar
programas nacionales de formacin, evaluacin y certificacin de calidad de los trabajadores, e
implementar acciones formativas cuando an no alcanzan el estndar deseable y de otra parte,
fomentar polticas de gestin de talento humano que inicia en procesos de seleccin y promocin.
El trabajo se ha iniciado realizando estudios de caracterizacin sectorial, como el presentado en
este libro, que ofrece una visin actual y de futuro sobre el sector, en aspectos de organizacin,
mercado laboral, oferta educativa, desarrollo tecnolgico y econmico, el cual ha contado con el
aporte de varios miembros de la cadena productiva de bibliotecas y archivos. Este estudio servir
de referencia para indicar las funciones productivas relevantes del sector y determinar reas prio-
ritarias sobre las cuales se requiere elaborar estndares de competencia laboral.
De esta manera, presentamos a gremios, empresarios, trabajadores, directivos docentes de enti-
dades educativas, investigacin y desarrollo tecnolgico, y representantes del sector, el primer re-
sultado de este trabajo de investigacin.
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PRESENTACIN
L os sistemas de la informacin y de la documentacin en el mundo moderno cada vez son ms

importantes para todas las empresas que requieren con urgencia, soluciones rpidas que
garanticen las exigencias para participar en un mercado nacional e internacional competitivo.
Los archivos y las bibliotecas deben desarrollar programas para el aseguramiento de calidad de los
procesos y productos y contar con personal competente que ayude a solucionar problemas en la
gestin de la informacin y de la documentacin.
El SENA lidera el proceso de las competencias laborales en Colombia, alrededor de este trabajo cuenta
con 65 Mesas Sectoriales que son las instancias de concertacin entre empresarios, trabajadores,
gremios, entidades gubernamentales y el sector educativo quienes establecen los estndares de compe-
tencia que deben alcanzar las personas en los diferentes niveles de ocupacin de cada sector.
La Mesa Sectorial de Bibliotecas, Archivos y Restauracin se instal el 25 de noviembre de 2004,
su fin principal es elaborar las normas de competencia laboral para el evaluar y certificar el perso-
nal que labora en los archivos y en las bibliotecas colombianas.
Uno de los productos iniciales de este proceso de normalizacin es este Estudio de Caracterizacin
Ocupacional que presenta la situacin real de los archivos y las bibliotecas en el pas, bsicamente
en siete puntos importantes. En primer lugar, el entorno legal, con leyes, decretos y resoluciones
que legitiman la labor del biblioteclogo y del archivista; luego, el entorno organizacional con un
amplio panorama de las entidades, asociaciones y gremios que existen y existieron para desarro-
llar, mejorar y difundir la labor de ambas subreas; posteriormente est el entorno tecnolgico,
como motor del desarrollo y cambio de competencias relacionadas con las nuevas tecnologas,
diversos accesos y conservacin de la informacin y de los distintos soportes. Este captulo permite
percibir con mayor certeza el camino que va a seguir cualquier profesin, en especial, estas dos
que manejan la informacin y con ellas, el poder de decisin de las personas y de las organizaciones;
el entorno educativo sirve para modificar, actualizar o crear nuevos planes de educacin formal y
no formal en las entidades educativas; en cuanto al entorno ocupacional esta investigacin mues-
tra la realidad de la oferta y la demanda de ambas subreas. Para finalizar, tenemos las tenden-
cias, un captulo que permite hacer prospectiva sobre el tema en cuestin y construir las bases de
una nueva caracterizacin del desempeo del talento humano, dedicado a laborar en este sector.
As pues, presentamos a los gremios, empresas, trabajadores, entidades gubernamentales y sector
educativo la primera versin de esta investigacin.
Ana Mara Chaves Chaux, METODLOGA REA DE ARCHIVOS
Luz Amparo Villegas Uribe, METODLOGA REA DE ARCHIVOS
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M E S A D E B I B L I O T E C A S , A R C H I V O S Y R E S T A U R A C I N
INTRODUCCIN
1
1.1 Introduccin
L
a caracterizacin ocupacional permite identificar las diferentes reas de ocupacin en las
que se desempean los trabajadores de un sector de inters, as como determinar los
perfiles exigidos para los niveles de cargos y los rasgos de las competencias que se piden
para el desempeo de un cargo, de acuerdo con los lineamientos del Sistema Nacional de
Formacin para el Trabajo (SNFT).
El objetivo central del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo es la normalizacin de las
competencias laborales, para lo cual se crearon las mesas sectoriales como una instancia de con-
certacin nacional donde se proponen polticas de desarrollo de los recursos humanos y de forma-
cin y un marco nacional de calificaciones que facilitan el aprendizaje permanente y la
empleabilidad mediante procesos de normalizacin, evaluacin y certificacin. El proceso de eva-
luacin y certificacin de los trabajadores colombianos por competencias laborales, est a cargo
del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Entidad que mediante las mesas sectoriales ha
elaborado estudios de caracterizacin de diferentes sectores econmicos y cadenas productivas
del pas, con los cuales intenta dar cumplimiento a su objetivo. Las mesas sectoriales tienen repre-
sentatividad nacional y sus decisiones relacionadas con la calificacin del talento humano, se
expresan en proyectos operativos que desarrollan equipos tcnicos, unos para establecer titulaciones
y unidades de competencia laboral y otros para operar programas de evaluacin, formacin y
certificacin basados en competencia laboral.
En relacin con el sector de archivos y bibliotecas, la realizacin de un estudio de caracterizacin
facilita el conocimiento de las necesidades reales del sector pblico y privado en cuanto al perfil y
competencias que debe reunir el personal de informacin vinculado a bibliotecas y archivos, los
niveles de formacin requeridos, las tendencias del mercado laboral y de la ciencia en esta materia
y finalmente, los elementos del desarrollo de actividades en estos sectores, que puedan ser objeto
de certificacin a partir de las competencias que se deben acreditar para desarrollar una actividad
determinada en archivos como en bibliotecas. De igual forma, gracias a la caracterizacin ocupa-
cional se pueden identificar elementos de utilidad en la definicin de las competencias laborales
del personal de las subreas de bibliotecas y archivos, que sirvan a su vez de fundamento en el
anlisis de la evolucin del conocimiento en el rea de bibliotecologa y archivstica y en la com-
prensin del desarrollo tecnolgico asociado a estas disciplinas.
La caracterizacin ocupacional en archivos y bibliotecas arrojar informacin valiosa sobre la si-
tuacin actual, el comportamiento y las tendencias de empleo en las subreas de Bibliotecas y
Archivos, mediante el anlisis de los aspectos que afectan el mejoramiento de las condiciones de
empleo del personal de informacin, y se enmarca, de acuerdo con el SENA en los conceptos de
Ocupacin y Estructura Ocupacional*.
* Trmino que designa el trabajo, manual o de otro tipo, realizado para un empleador o por cuenta propia, del que se obtienen
los medios de subsistencia. Tipo de trabajo o tarea especfica que desarrolla una persona econmicamente activa en su empleo.
15
Por qu un estudio de caracterizacin ocupacional en bibliotecas y archivos?

En primer lugar, hay que sealar que las ocupaciones que caracterizan las profesiones de la
bibliotecologa y la archivstica demandan perfiles de alto nivel de conocimiento, desarrollo inte-
lectual y visin prospectiva, debido a la evaluacin de las nuevas tecnologas de la informacin y
la comunicacin as como por las exigencias que en el campo archivstico y bibliotecolgico est
realizando el Gobierno Nacional, en el desarrollo de proyectos como el Plan Nacional de Lectura
y Bibliotecas, la implementacin de la Ley 594 de 2000 y las iniciativas presidenciales de Gobierno
en Lnea y Agenda de Conectividad, sin contar con el hecho de que una sociedad moderna requiere
de informacin de calidad para garantizar su desarrollo. En el caso de la bibliotecologa su ejerci-
cio est regulado por la Ley 11 de 1979, la cual establece que para ejercer la profesin de bibliote-
clogo en Colombia se requiere tener ttulo profesional en Bibliotecologa y matrcula profesional
expedida por el Consejo Nacional de Bibliotecologa. En cuanto a los archivos, actualmente cursa
en el congreso un proyecto de Ley para reglamentar su ejercicio profesional con el fin de garantizar
el cumplimiento de la legislacin vigente en materia de archivos, as como asegurar la aplicacin
de principios tcnicos en su manejo.
Por tanto, el desarrollo de un estudio de caracterizacin no se ocupa de la reglamentacin del ejerci-
cio profesional en s mismo, ya que es claro que ste corresponde al Congreso de la Repblica.
Tampoco est dentro de los objetivos de la caracterizacin ocupacional, definir titulaciones de
nivel profesional o tecnolgico, las cuales estn reguladas dentro de la Ley de Educacin y sus
normas complementarias. Para el caso de la bibliotecas y archivos, lo que pretende un estudio de
este tipo es identificar las necesidades reales del sector pblico y privado en cuanto al perfil que
debe tener el personal de informacin vinculado a bibliotecas y archivos, los niveles de formacin
y las competencias requeridas para desempear cargos en estas reas.
En relacin con el personal de la informacin, independientemente de su nivel de formacin, la
estructura ocupacional de hoy requiere personas con conocimientos tcnicos, habilidades
gerenciales, visin de futuro y conocimiento de los fenmenos de informacin que afectan el desa-
rrollo de las empresas en particular y la sociedad en general.
La caracterizacin ocupacional aborda los diferentes mbitos del desempeo laboral del personal
vinculado a las bibliotecas y archivos en Colombia, abarcando aspectos como competencias, perfi-
les, formacin, cargos, niveles de desempeo, empleo, riesgos y oportunidades, exigencias, campos
de accin, normatividad, salarios, etc. El anlisis de los anteriores elementos, permitir formarse una
visin de la situacin actual del sector y tomar acciones en cuanto a la definicin de polticas pbli-
cas, la oferta formativa, la reglamentacin del sector, el mejoramiento de las condiciones de trabajo
y empleo y la ubicacin de personal calificado en las diferentes reas de desempeo.
Al analizar la estructura del sistema bibliotecario colombiano, resulta difcil establecer con precisin
el nmero de bibliotecas formalmente* establecidas, es decir que cuenten con la infraestructura
necesaria para ofrecer servicios bibliotecarios (edificios, colecciones, recursos financieros y perso-
nal). Solamente se cuenta con informacin oficial en cuanto al nmero de bibliotecas pblicas
Por estructura ocupacional se entiende la cantidad y categorizacin del personal que ocupa los puestos de una organizacin,
presentada en relacin con la divisin de actividades, que permiten el cumplimiento de una funcin y que se respaldan por un
grado de autoridad y responsabilidad dentro de una institucin. En lnea: http://www.stps.gob.mx/libro/GlosarioLaboral.pdf.
* El concepto de biblioteca aqu utilizado excluye las meras colecciones de libros y publicaciones, se caracterizan como tal slo a
las bibliotecas que cuentan como mnimo con colecciones, instalaciones, mobiliario, servicios bsicos y personal para su
administracin.
16
existentes en el pas, publicada por el Ministerio de Cultura en el 2005. En cuanto a bibliotecas

universitarias, de acuerdo con las cifras del Ministerio de Educacin, existen 328 instituciones de
educacin superior, tomando la clasificacin general del MEN, lo que supone que existe al
menos un nmero igual de bibliotecas universitarias, sin contar con sedes regionales o locales,
algunas de las cuales igualmente cuentan con bibliotecas satlites. La cifra para las bibliotecas
escolares resulta ms difcil de indicar toda vez que de los casi 9000 colegios y escuelas que existen
en el pas, tanto pblicos como privados, no hay evidencia de que cuenten con una biblioteca que
cumpla los estndares mnimos para ser calificada como tal. Probablemente la excepcin se d en
el sector privado, el cual es ms consciente de la necesidad de contar con bibliotecas que apoyen
el proceso educativo, y en los colegios y escuelas pblicos que cuenten con un nmero superior a
500 estudiantes.
En el sector de archivos, la situacin resulta todava ms compleja; tan slo en el sector pblico, el
Archivo General de la Nacin pudo identificar un nmero de entidades pblicas cercano a las
150.000, en todos los niveles de la administracin. Aunque se asume que dichas entidades
cuentan con documentos producto de su gestin, resulta difcil sealar cuntas tienen un archivo
propiamente dicho, cuya complejidad amerite la creacin de un cargo especfico para el manejo
del archivo. En cuanto al sector privado, por las dificultades para descomponerlo e identificar el
nmero exacto de archivos, se parte del supuesto de que, al menos, las medianas y grandes empre-
sas cuentan con un archivo para apoyar los procesos administrativos propiamente dichos y aten-
der las necesidades bsicas de informacin.
Resulta igualmente conveniente sealar que el mercado en estas reas vara significativamente de
un sector a otro, e incluso dentro del mismo sector, lo que hace que para un cargo de especificacio-
nes similares, no se requiera siempre el mismo perfil de personal.
1.2 Objetivo general

Identificar, describir y analizar el entorno, las caractersticas y las tendencias del sector Bibliotecas
y Archivos en Colombia con nfasis en los aspectos ocupacionales y educativos de la fuerza labo-
ral, como insumo fundamental, para focalizar el anlisis funcional y la oferta educativa dirigida al
talento humano que se desempea en los mismos.
1.3 Objetivos especficos

Describir las caractersticas educativas, econmicas, organizacionales, ocupacionales y tec-
nolgicas de las bibliotecas y archivos en Colombia.
Identificar la oferta y demanda de la formacin, capacitacin y calificacin de los trabajado-
res de las bibliotecas y archivos en Colombia.
Expresar las tendencias de desarrollo de las bibliotecas y archivos en Colombia
1.4 Estructura del informe

El estudio de caracterizacin de bibliotecas y archivos se desarrolla a partir de cada uno de los
cinco entornos como marco de las variables y aspectos considerados, siendo cada entorno vlido
y medible en la caracterizacin que se busca hacer. Cada entorno se caracteriz en principio
con fuentes secundarias de modo general; las fuentes primarias buscan dar respuesta a los aspec-
17
tos particulares de cada entorno y finalmente, se realiza un diagnstico a partir de los hallazgos
hechos.
Tambin se hace un anlisis conjunto en Bibliotecas y Archivos, debido a que en la oferta educa-
tiva no existe una divisin disyuntiva, y slo en el nivel tcnico y tecnolgico se hace una diferen-
ciacin del sector de archivos, separndolo del de bibliotecas; adicionalmente las condiciones
laborales son similares, dado que bibliotecas y archivos son entendidos como unidades de infor-
macin y como parte de las denominadas Ciencias de la Informacin.
Conceptualizacin de los entornos

Legal: Tiene como objetivo identificar el marco jurdico y normativo del sector de bibliote-
cas y archivos y del cual se desprende el ejercicio de las profesiones asociadas con estos dos
sectores, as como el desarrollo de funciones en estas unidades de informacin.
Organizacional: Identifica las caractersticas de los niveles de la estructura organizacional
de las bibliotecas y archivos colombianos, sealando las organizaciones e instituciones que
regulan y administran la prestacin de los servicios en estas unidades de informacin.
Tecnolgico: Presenta el grado de desarrollo tecnolgico de cada una de los subsectores
analizados principalmente en cuanto al uso de herramientas informticas como hardware y
software, y otras tecnologas de apoyo a los servicios.
Educativo: Tiene como objetivo identificar los elementos cuantitativos de la poblacin en
aspectos como edad, niveles de formacin y modalidades educativas, ofertas de capacita-
cin y formacin.
Ocupacional: Registra la clasificacin nacional de la estructura ocupacional y los diferentes
campos de desempeo del personal vinculado a las bibliotecas y los archivos.
Tendencias: Anlisis de las tendencias del sector de bibliotecas y archivos en Colombia, en
temas como polticas, tecnologas, empleo y formacin, entre otras, que permitan construir
las bases de una nueva caracterizacin del desempeo del talento humano dedicado a
laborar en este sector.
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18
ENFOQUE
2
DEL ESTUDIO
19
2.1 Delimitaciones y alcance
C
on el fin de obtener un anlisis prospectivo, el presente estudio focaliza sus acciones en los
archivos en dos categoras: archivos de la administracin central y archivos municipales,
los cuales son un referente en cuanto al funcionamiento de los archivos en el pas en el
sector pblico.
De igual forma, para las bibliotecas se analizaron las bibliotecas universitarias, escolares y pbli-
cas, poblacin a las cuales se logr acceder; estos cinco subsectores permiten obtener una visin
general del sector de bibliotecas y cumplir el objetivo propuesto por la Mesa Sectorial, en cuanto a la
caracterizacin de las bibliotecas y archivos del pas.
Por las caractersticas del estudio, su alcance est ligado a la poblacin considerada, no obstante,
teniendo como postulado la homogeneidad de cada subsector, los resultados obtenidos permiten
inferir las caractersticas ms representativas frente a cada sector analizado.
Sin embargo, debido a que el presente estudio es un primer avance de la caracterizacin ocupa-
cional en archivos y bibliotecas, es necesario adelantar un anlisis similar en los subsectores de
bibliotecas corporativas, bibliotecas especializadas, centros de documentacin, archivos de pymes,
archivos del sector financiero, archivos del sector de las telecomunicaciones, archivos de institu-
ciones de educacin superior y archivos histricos, con el fin de tener resultados representativos
del todo el sector de bibliotecas y archivos del pas.
2.2 Metodologa
Por tratarse de un estudio exploratorio descriptivo, ste da cuenta de los elementos relevantes de
cada entorno, explcitos en el tem anterior, que se expresan mediante reportes estadsticos y de
anlisis de fuentes secundarias, as:
2.2.1 Informacin primaria

Se obtuvo a partir del mtodo de encuestas y panel de expertos. Las encuestas se aplicaron a
una muestra de unidades de informacin y de personas que actualmente laboran en ellas o
cuya profesin es Bibliotecologa y/o Archivstica, ya que esta poblacin conforma la fuerza
de trabajo en el sector de Bibliotecas y Archivos, respondiendo al objeto de inters, es decir la
caracterizacin ocupacional. La metodologa de panel de expertos se utiliz para dar cuenta
de aspectos sociales, econmicos y reglamentarios que afectan las condiciones ocupacionales
en el sector de archivos municipales, a partir de un panel llevado a cabo con expertos en
archivos pblicos, con una amplia trayectoria y conocimiento de la realidad de los archivos
de los municipios del pas.
21
2.2.2 Informacin secundaria

La informacin secundaria se obtuvo mediante la consulta de diferentes clases de documentos,
producidos principalmente por las organizaciones reguladoras del sector, asociaciones y redes de
unidades de informacin, que articulan a las personas y entidades del sector y las unidades de
informacin, las cuales se listan a continuacin, tales como:
Ministerio de Cultura.
Ministerio de Educacin.
Biblioteca Nacional.
Archivo General de la Nacin.
Banco de la Repblica.
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
Sociedad Colombiana de Archivistas.
Asociacin Colombiana de Biblioteclogos.
Consejo Nacional de Bibliotecologa.
Universidad de La Salle.
Universidad Javeriana.
Universidad de Antioquia.
Universidad del Quindo.
Inpahu.
Ministerio de la Proteccin Social y del Trabajo.
Asolectura.
Fundalectura.
Asociaciones de egresados.
Redes de bibliotecas.
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22
ENTORNO LEGAL
3
23
E
l entorno legal de los archivos y las bibliotecas en Colombia est constituido por una serie
de normas que se han venido acumulando en los ltimos 30 aos, sin un orden especfico
o una estructura coherente y que hoy por hoy, conforman un marco jurdico disperso y variado,
en el cual convergen normas de diferente tipo desde la misma Constitucin Poltica, pasando por
leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, etc.; sobre este marco jurdico descansa actualmente la
prctica archivstica y bibliotecaria del pas, as como el ejercicio de la bibliotecologa y la archivstica
en Colombia.
A continuacin se har una relacin de las principales normas que tratan aspectos relacionados
con el sector de archivos y bibliotecas del pas, as como aquellas de aplicacin general y que, a
pesar de no ser propias del sector, estn asociadas con ste, por ejemplo las normas de educacin,
las cuales tienen efectos directos sobre las bibliotecas universitarias y escolares.
3.1 Normas relativas al sector de bibliotecas
3.1.1 Constitucin Poltica de Colombia

El mbito de la informacin en el sector de las bibliotecas tiene su principal fundamento en la
Constitucin Poltica de Colombia, en particular en los artculos 27, 44, 45, 67, 68, los cuales
hacen referencia en trminos generales a la educacin y la cultura, aspectos que estn estrecha-
mente relacionadas con el derecho de todos los ciudadanos a la educacin y el acceso a los bienes
culturales, entre los que se encuentran las bibliotecas.
3.1.2 Ley 11 de 1979. Reglamentacin de la profesin de biblioteclogo

El marco legal del sector de bibliotecas, desde el punto de vista ocupacional, inicia con la expedi-
cin de la Ley 11 de 1979, norma mediante la cual el Gobierno Nacional reconoci la profesin de
biblioteclogo en todo el territorio nacional.
En cuanto al manejo de las bibliotecas, para desempear cargos en cualquier tipo de biblioteca,
se requiere contar con ttulo profesional en bibliotecologa y adems, tener matrcula profesio-
nal expedida por el Consejo Nacional de Bibliotecologa, lo cual ha permitido no slo la inme-
diata incorporacin de los profesionales recin egresados de las carreras que ofrezcan estos
titulos, sino que gracias a la profesionalizacin de esta actividad, se ha logrado un alto nivel
de desarrollo de este sector, particularmente en estas Unidades de Informacin en sus diferentes
componentes tcnico, de servicios y administrativo de acuerdo con las exigencias de las
comunidades a las que sirven. Esta norma igualmente discrimina los diferentes tipos de car-
gos que pueden ocupar estos profesionales, tales como: directores, jefes o cualquier otra de-
nominacin.
25
La ley no limita el ejercicio de la profesin de biblioteclogo nicamente a las bibliotecas propia-

mente dichas, sino que seala el alcance de dicho ejercicio dentro del Sistema Nacional de Infor-
macin, en centros de documentacin y en programas de desarrollo bibliotecario, con lo cual se
abarcaba no slo el mercado laboral conocido para entonces, sino que se aseguraba dicho merca-
do laboral para el futuro. De igual forma, en trminos de insercin laboral, la Ley protege el ejerci-
cio de la profesin de biblioteclogo en todo tipo de entidades, tales como:
Dependencias, entidades, establecimientos de carcter oficial, empresas industriales y
comerciales del estado; sociedades de economa mixta de orden nacional o institutos des-
centralizados.
Instituciones de educacin superior, oficiales y/o privadas.
Entidades privadas, con o sin nimo de lucro, cuyo fondo bibliogrfico exceda de 3.000
volmenes y adems sus bibliotecas presten servicio de consulta para el pblico, a sus afilia-
dos y a sus trabajadores.
Instituciones privadas u oficiales de educacin primaria o secundaria, cuyas bibliotecas ten-
gan ms de 5.000 volmenes.
3.1.3 Decreto 865 de 1988. Reglamenta la Ley 11 DE 1979

La importancia de esta norma radica en que establece como requisito para desempear la profe-
sin, tener estudios acadmicos en este campo, los cuales se deben adquirir en la modalidad de
formacin universitaria en una institucin de educacin superior reconocida por el Estado, con lo
cual se logra un reconocimiento social de la profesin y se fija el nivel de formacin requerido para
cumplir las funciones de los cargos, en la diferentes entidades y unidades de informacin donde se
desempean esos profesionales.
3.1.4 Ley 397 de 1997. Ley de la Cultura

El desempeo de la bibliotecologa est estrechamente ligado con el sector cultural del pas y den-
tro de ste en particular, con la valoracin, proteccin y difusin del patrimonio cultural de la
nacin, el cual, de acuerdo con la norma, est formado entre otros bienes, por el patrimonio
sonoro, musical, audiovisual, flmico, cientfico, testimonial, documental, literario, bibliogrfico de
la Nacin.
De igual forma, en esta norma se hace una alusin directa a la funcin que cumplen dentro de la
ley de cultura entidades como la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nacin y define su
responsabilidad en la recoleccin, organizacin, adquisicin, preservacin, proteccin, registro y
difusin del patrimonio bibliogrfico, hemerogrfico y documental de la Nacin.
Esta misma norma, de manera explcita, seala una jerarqua y tipificacin de las diferentes biblio-
tecas y archivos cuyas funciones se asimilan a las del orden nacional, como son: bibliotecas
departamentales y regionales y archivos departamentales, distritales y municipales; as mismo, la ley
seala que es responsabilidad de los gobiernos nacional, departamental, distrital y municipal desa-
rrollar y consolidar una Red Nacional de Bibliotecas Pblicas, que a su vez deben velar por el
desarrollo de bibliotecas pblicas, y mixtas en diferentes regiones del pas, de acuerdo con la
jurisdiccin de cada gobierno.
26
3.1.5 Ley 115 de 1994. Ley General de Educacin

Aunque en general se asume que la Ley de Educacin est directamente relacionada con la pres-
tacin de servicios bibliotecarios como apoyo a la misin constitucional de los diferentes estable-
cimientos educativos, en el presente apartado slo se analizar lo concerniente a la obligacin de
todos los establecimientos que presten el servicio de educacin por niveles y grados, para que
cuenten con una biblioteca y fije las directrices de aseguramiento de su presupuesto destinado a su
funcionamiento.
Un concepto interesante dentro de la norma de educacin, en el artculo 141, es que en los muni-
cipios con una poblacin inferior a 20.0000 habitantes, los establecimientos educativos no tienen
la obligacin de contar con biblioteca, pero establece que este servicio se debe prestar por conve-
nio con bibliotecas municipales o de entidades sin nimo de lucro que puedan prestar el servicio
de biblioteca escolar.
Adicionalmente, un aporte importante de la norma hace relacin al uso de las tecnologas de la
informacin y la comunicacin para facilitar el acceso a bases de datos y sistemas de informacin
de bibliotecas tanto nacionales como internacionales.
3.1.6 Ley 44 de 1993. El derecho de autor

Mediante esta norma, Colombia se constituye en uno de los pioneros en el mundo en contar con
una legislacin sobre derechos de autor; la importancia de la Ley radica en su estrecha relacin
con los servicios bibliotecarios y el desarrollo de colecciones de las bibliotecas.
3.1.7 Decreto 1767 de 2006. Sistema Nacional de Informacin de la Educacin

Superior (SNIES)
Con esta norma se busca que todas las instituciones de educacin superior anen esfuerzos que
permitan recopilar, divulgar y organizar la informacin sobre educacin superior, de tal forma que
sea posible el acceso de la ciudadana acerca de la calidad y caractersticas de los programas de
educacin superior disponibles en el pas. Unos de los objetivos ms relevantes del SNIES, relacio-
nado con el sector de bibliotecas, tiene que ver con el uso de las tecnologas de la informacin
como apoyo a la modernizacin del sector de educacin, as como la articulacin con otros siste-
mas de informacin de entidades cuyas funciones sean relevantes para el SNIES.
De acuerdo con la ley, todos las instituciones de educacin superior estn obligadas a proporcio-
nar al estudiante los recursos necesarios para su formacin acadmica; las bibliotecas deben
contar con un porcentaje en el presupuesto de las instituciones pblicas y privadas como lo estipula
esta ley, para el desarrollo de una ptima formacin acadmica de los estudiantes, lo cual favorece
el desarrollo de bibliotecas actualizadas, en cuanto a colecciones y modernas, en cuanto a estruc-
tura tecnolgica.
3.1.8 Ley 30 de 1992. Ley de Educacin Superior

De acuerdo con el artculo 108 de la Ley de Educacin Superior, todas las instituciones de educa-
cin superior tienen la obligacin de prestar servicios adecuados y actualizados en sus bibliotecas,
con el fin garantizar la calidad de la educacin y el acceso a las fuentes del conocimiento, necesarias
para la formacin profesional y el desarrollo de la investigacin.
27
Conforme con lo anterior, uno de los componentes que se evalan dentro del Consejo Nacional de
Acreditacin, tanto de instituciones como de los programas acadmicos, tiene que ver con los
recursos de apoyo acadmico y de planta fsica, tales como bibliotecas, laboratorios, recursos
informticos, computadores, recursos bibliogrficos y tecnolgicos suficientes, adecuados y apro-
piados para la docencia, la enseanza y la investigacin.
El CNA determina las caractersticas de los servicios de biblioteca de las diferentes instituciones
universitarias y dentro de ellos, particularmente:
Colecciones bibliogrficas, documentales y revistas. Grado de pertinencia en relacin con
las tareas acadmicas, docentes, investigativas y de extensin o proyeccin social. Actualiza-
cin.
Grado de eficiencia y actualizacin de los sistemas de consulta bibliogrfica; acceso de estu-
diantes, profesores e investigadores a esas fuentes; sistemas de alerta, etc.
Presupuestos de inversin en equipos de laboratorio, bibliotecas y recursos didcticos.
3.1.9 Ley 29 DE 1990. Ley de Fomento a la Investigacin Cientfica

En esta norma se fijan las bases para el desarrollo cientfico y tecnolgico del pas, con el fin de
asegurar que el Estado promueva las condiciones para la generacin del conocimiento cientfico y
tecnolgico que el pas necesita para salir del subdesarrollo.
Frente a la promocin y orientacin del adelanto cientfico y tecnolgico las bibliotecas, archivos y
centros de documentacin, entran a formar el eje central de la investigacin cientfica del pas, en
cuanto estn llamados a ser los centros de informacin requeridos para el desarrollo de planes y
proyectos cientficos. Este aspecto exige una mayor calidad en recursos, colecciones, tecnologa,
personal capacitado, modernizacin de los procesos, actividades y planes estratgicos.
3.1.10 Ley 98 de 1993. Ley del Libro

Su objetivo es lograr el acceso al libro a toda la sociedad, asegurando la difusin de la cultura, la
transmisin del conocimiento, el fomento de la investigacin social y cientfica, la conservacin del
patrimonio bibliogrfico de la Nacin y el mejoramiento de la calidad de vida de todos los colom-
bianos.
Esta norma adems buscaba promover el desarrollo y crecimiento de la industria editorial y la
creacin de libreras y bibliotecas; uno de los aportes de la ley tiene que ver con la dotacin y
fortalecimiento de las bibliotecas pblicas del pas de los niveles departamental, municipal y distrital.
La ley tambin prev la creacin, funcionamiento y sostenimiento de bibliotecas pblicas en todo
el pas y asigna a los gobiernos de los departamentos, distritos y municipios la responsabilidad por
el desarrollo de redes de bibliotecas.
3.2 Normas relativas al sector de archivos

Aunque Colombia tiene un amplio marco jurdico mediante el cual se ha construido durante
dcadas una variada normatividad que respalda el desarrollo de las diferentes actividades rela-
cionadas con el sector de archivos, el estudio de caracterizacin slo abordar el anlisis de
aquellas normas que se han producido desde la promulgacin de la Ley 80 de 1989, punto de
partida del avance logrado por nuestro pas en los ltimos 15 aos en materia archivstica. De
28
igual forma, este desarrollo est condicionado a los nuevos preceptos constitucionales que
emergieron con la Reforma Constitucional del 1991, as como del anlisis de informacin relevan-
te contenida en los diferentes cdigos.
3.2.1 Constitucin Poltica de Colombia

Las diferentes referencias que sobre informacin y documentos se hacen en la carta poltica, estn
en su mayora asociadas con los siguientes aspectos: accesibilidad a la informacin y a los archi-
vos, publicacin y uso de documentos pblicos, habeas data, conservacin de documentos,
privacidad de la informacin, entre otros, cuyas consideraciones estn presentes en los siguientes
artculos de la Constitucin de 1991: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112 y 313.
En estos artculos un comn denominador tiene que ver en el derecho que tienen los ciudadanos a
la informacin; el Estado garantiza el libre acceso a la informacin y promueve las prcticas que
de este derecho se derivan, las cuales estn estrechamente relacionadas con la participacin de-
mocrtica, la transparencia de la gestin pblica y el desarrollo del pas, todo lo cual no es posible,
sin la existencia de archivos tcnicamente organizados y con personal calificado.
3.2.2 Disposiciones contenidas en cdigos colombianos

Los cdigos son una de las fuentes de mayor importancia en cuanto al conocimiento del marco
legal de los archivos en Colombia; aunque sealar el contenido de cada una de las normas resulta
un trabajo innecesario y demasiado arduo e ineficaz, en su mayora, las referencias que existen en
los cdigos, relacionadas con el manejo de archivos y documentos tienen que ver fundamentalmente
aspectos como:
Concepto de documento en la legislacin colombiana.

Caractersticas de los documentos.
Delitos contra los documentos.
Prohibiciones y sanciones a los servidores pblicos.
Acceso a los documentos.
Organizacin y manejo de documentos.
Proteccin de los documentos.
Eliminacin de documentos.
Microfilmacin.
Valor probatorio.
Uso de tecnologas en los archivos.
A manera de inventario, a continuacin se citan algunas de las normas sobre documentos y archi-
vos consignadas en los cdigos colombianos:
Cdigo de Procedimientos Civil

Los principales artculos que tratan sobre el tema son: 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268, 269,
272, 273, 279, 281 y 282.
29
Cdigo Penal
463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192 y 194.
Cdigo de Procedimiento Penal

155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265 y 275.
Cdigo Contencioso Administrativo

17, 18, 19, 21, 24, 25 y 29.
Cdigo de Comercio
19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70 y 619.
Cdigo Sustantivo del Trabajo

39, 41, 42, 46, 48, 151, 162, 264, 393 y 488.
3.2.3 Ley 80 de 1989. Creacin del Archivo General de la Nacin (AGN)

Por medio de esta disposicin, se crea el Archivo General de la Nacin de Colombia y establece y
organiza el Sistema Nacional de Archivos, cuya misin es coordinar la funcin archivstica en el
pas, fijar las directrices para garantizar la conservacin y uso adecuado del patrimonio documental,
controlar la poltica nacional de archivos, promover la organizacin y fortalecimiento de los archi-
vos del orden nacional, departamental, municipal, distrital y establecer relaciones y acuerdos de
cooperacin con instituciones educativas, culturales y de investigacin.
A partir de esta norma, el sector archivstico de Colombia comienza a modernizarse, principal-
mente debido a las acciones emprendidas por el AGN y el Sistema Nacional de Archivos.
3.2.4 Ley 270 de 1996. Estatuto de la Administracin de Justicia

Seala la necesidad de utilizar tecnologas al servicio de la Administracin de Justicia. Le fija al
Consejo Superior de la Judicatura la obligacin de promover la incorporacin de tecnologa de
punta para cumplir adecuadamente con las normas constitucionales sobre administracin de jus-
ticia. En particular, en materia de archivos, hace alusin directa a la prctica de las pruebas, la
formacin, conservacin y reproduccin de los expedientes, la comunicacin entre los despachos
y al funcionamiento de los sistemas de informacin, con el fin de hacer ms gil la administracin
de justicia.
3.2.5 Ley 136 de 1994. Organizacin y funcionamiento de los municipios

Esta disposicin contiene diferentes elementos relacionados con el manejo de informacin y docu-
mentos en los municipios y en particular, aquellos relacionados con la gestin del municipio, siendo
el referente obligado para quienes deseen adelantar proyectos que tengan que ver con el sector de
archivos municipales.
30
3.2.6 Ley 527 de 1999. Ley de Comercio Electrnico

Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales,
establece las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Su principal inters para el sector archivstico, es que incluye una serie de directrices relacionadas
con la gestin del documento electrnico, conservacin, uso, consulta, almacenamiento, preserva-
cin, seguridad y archivo.
3.2.7 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Esta norma es actualmente, la de mayor importancia para el sector de archivos, pues en ella se
desarrollan los principales lineamientos de la poltica archivstica nacional y se fija la estructura de
desarrollo de los archivos, tanto pblicos como privados. Por su naturaleza, se considera una ley
marco, cuyo mbito de aplicacin comprende todos los niveles de la administracin pblica,
entidades privadas que cumplen funciones pblicas y dems instituciones del sector legislativo y
judicial.
La Ley General de Archivos obliga a todos los establecimientos pblicos de todos los niveles
nacional, departamental, municipal, distrital, organismos de control y organismos autnomos a
crear sus archivos. De igual forma, la norma permite que la administracin pblica contrate con
personas naturales y jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin
de los documentos de archivo, para lo cual deben reunir ciertos requisitos y condiciones, los cuales
se reglamentaron posteriormente.
Otro tema de especial importancia para el estudio de caracterizacin y que tiene que ver con el
marco legal en este sector, es la obligatoriedad que, a partir de la ley, tienen las entidades del
Estado de implementar planes y programas de archivos, entre ellos los relativos a la gestin de
documentos y la incorporacin de nuevas tecnologas para el tratamiento de la documentacin.
3.2.8 Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario

Esta norma define una serie de obligaciones y deberes de los servidores y funcionarios pblicos relacio-
nadas con el manejo de los documentos en aspectos como custodia y cuidado de la documentacin,
proteccin contra sustraccin, destruccin u ocultamiento, prdida de expedientes, entre otros.
3.2.9 Otras disposiciones relativas al sector de archivos

Algunas de las normas que por su naturaleza deben ser tenidas en cuenta por el personal de
archivo, tanto de entidades pblicas como privadas son:
3.2.9.1 Normas relacionadas con el uso de tecnologa en los archivos
Decreto 2527 de 1950

Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Esta disposicin, que conti-
na vigente, permiti no slo el desarrollo de un modelo de proteccin de los documentos del
pas, sino que facilit el desarrollo de un sector comercial y de servicios en este campo, el cual
permiti la incorporacin posterior de los adelantos de la ciencia y la tcnica en los archivos
del pas.
31

Junto con la norma anterior, fueron las responsables de que el pas pudiera proteger, de manera
apropiada, miles de documentos que de otra forma, hoy estaran eliminados.
Decreto 624 de 1989
Es una de las primeras normas en autorizar el uso de medios magnticos para el registro y conser-
vacin de informacin y le da valor legal.
Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos. La aplicacin de esta norma
permiti que el sector de archivos desarrollara proyectos especficos con tecnologas pticas para
la conservacin de documentos, en sustitucin de la microfilmacin.
Decreto 1094 de 1996. Facturas electrnicas
Aunque esta norma se refiere a un tipo documental en particular, se constituye en un antecedente
de importancia para el desarrollo del concepto de documento electrnico, pues sent las bases
para definir las caractersticas que deberan reunir los documentos informticos, que ms adelante
se condensaron en la Ley 527 de 1999.
Ley 6 de 1992
El artculo 74 de esta norma, se refiere al uso y valor probatorio del disco ptico en aplicaciones
para la digitalizacin y conservacin de documentos tributarios.
3.2.9.2 Otras disposiciones relativas al sector de archivos

A continuacin se presenta una serie de normas:
Decreto 2649 de 1993 (Art. 123 y 134). Archivos de contabilidad general.
Decreto 855 de 1994 (Art. 3). Ofertas para la contratacin pblica.
Decreto 856 de 1994. (Art. 11) Libros y archivo del Registro nico de proponentes.
Decreto 1584 de 1994. (Art. 8) Conservacin de documentos. Registro proponentes
Cmara de Comercio.
Decreto 2150 de 1995.Suprime la autenticacin de documentos originales y uso de sellos;
prohbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe
copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de
sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecno-
logas de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
3.2.9.3 Normas reglamentarias de la Ley 594 de 2000

Decreto 1382 de 1995. Tablas de Retencin Documental
Esta norma, reglamentaria de la Ley 80 de 1989, fue una de las que mayor impacto tuvo sobre el
desarrollo archivstico del pas, desde el punto de vista tcnico, laboral y econmico, ya que obligaba
a todas las entidades pblicas a elaborar y aprobar las Tablas de Retencin Documental y transfe-
rencias al Archivo General de la Nacin de Colombia.
Decreto 998 de 1997
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos
del orden nacional, al Archivo General de la Nacin, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
32
Decreto 254 de 2000

Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional.
Art. 39 Conservacin de los Archivos segn disposiciones del AGN y disponibilidad de recursos
para su preservacin, y Art. 40 Expediente de liquidacin.
Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa
del Sector Pblico SUIP. Guarda y custodia de las hojas de vida (Artculo 12).
Por medio del cual se consagra el Da Nacional de los Archivos en Colombia.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos Privados.
3.2.10 Normatividad expedida por el Archivo General de la Nacin

El Archivo General de la Nacin en desarrollo de sus funciones estatutarias y legales, est facultado
para crear las normas que sean necesarias para el desarrollo de los archivos del pas. De acuerdo con
esta facultad, el AGN ha expedido una variada reglamentacin cuyo propsito es mejorar la estructura
archivstica del pas, mediante la expedicin de normas y directrices generales y particulares, algunas
de las cuales, por su importancia para el estudio de caracterizacin, se describen brevemente:
CUADRO N 1
NORMATIVIDAD DEL AGN
33
C UADRO N 1 ( CONTINUACIN )
NORMATIVIDAD DEL AGN
3.3 Conclusiones
El marco legal descrito anteriormente, es indicador de un sector de archivos y bibliotecas en desa-
rrollo, el cual requiere de un conocimiento a profundidad por parte del personal vinculado directa
o indirectamente con dichos sectores.
El cumplimiento de dicho marco jurdico y tcnico, tiene implicaciones en la administracin de las
unidades de informacin que conforman el sector de archivos y bibliotecas en Colombia.
El desconocimiento de este marco legal y por consiguiente su incumplimiento, puede ocasionar
serios inconvenientes a las entidades y a las unidades de informacin, por lo cual su aplicacin no
puede quedar en manos de personas con un bajo nivel de formacin; por el contrario, para su
aplicacin en contexto, es necesario que las unidades de informacin sean administradas por
personal profesional con una formacin integral.
Para aplicar de manera adecuada este marco normativo, es preciso que el personal vinculado con
las bibliotecas y archivos en sus diferentes subsectores y niveles, tenga una slida formacin disci-
plinar que le permita interpretar la normatividad vigente y aplicarla en su contexto, de acuerdo con
las particularidades propias de cada unidad de informacin.
El entorno legal de los archivos y bibliotecas en Colombia permiti la modernizacin de las biblio-
tecas y archivos analizados, tanto desde el punto de vista tcnico como del tecnolgico, pues el
mismo se dio de la mano de los avances en materia jurdica, como del conocimiento de las reas
de la bibliotecologa y la archivstica, como del desarrollo de las tecnologas de la informacin,
adelantos que se incorporaron a la reglamentacin vigente en este dos campos del conocimiento.
El desarrollo del marco jurdico del sector de archivos y bibliotecas, ha permitido de manera para-
lela el desarrollo del sector en los siguientes aspectos:
34
Creacin y desarrollo de empresas dedicadas a la prestacin de servicios de informacin.

Crecimiento en la contratacin de profesionales para suplir la demanda de recurso humano
calificado, con incidencia en el aumento de la matricula universitaria y de instituciones tcni-
cas como el SENA.
Creacin de nuevos programas de formacin tecnolgica, como respuesta a una demanda
creciente de profesionales de este nivel de educacin.
Desarrollo de toda una industria de la informacin, la cual se bas en la existencia de una
legislacin moderna en el sector de archivos y bibliotecas.
A pesar de la amplia normatividad que existe en el sector de bibliotecas y archivos, el pas carece
de una serie de normas en las reas de desempeo analizadas, en particular en cuanto a:
Obligacin para que el sector escolar (primaria y secundaria) establezca servicios biblioteca-
rios que sigan las directrices internacionales en esta materia promulgadas por la Unesco. En
este mismo aspecto, se hace necesario que las bibliotecas escolares estn obligadas a crear el
cargo de bibliotecario escolar y designar para el desempeo del mismo a personas con
formacin en bibliotecologa, en los diferentes niveles de la educacin superior, segn el
nivel y tamao de los colegios y escuelas, el nmero de estudiantes y el tamao de las
colecciones.
En materia normativa, es necesario que el sector de bibliotecas cumpla con estndares
internacionales en los diferentes niveles, con el fin de asegurar la calidad de los servicios que
presta y el apoyo a los objetivos organizacionales e institucionales y al desarrollo del pas.
Se requiere ampliar el marco normativo en cuanto a acreditacin de la educacin a las
bibliotecas escolares, de tal forma que se exija el cumplimiento de normas tcnicas y des
desempeo de estas unidades de informacin, tal como hoy ocurre con las bibliotecas de
instituciones de educacin superior.
Obligacin para que los municipios creen formalmente, mediante acto administrativo, el
archivo general del municipio; en este mismo sentido se hace necesario que la administra-
cin municipal est obligada a crear el cargo de asistente de archivista, para lo cual se deben
tener en cuenta los diferentes niveles de la educacin superior y designar para el desempeo
del mismo a personas con formacin en archivstica. Para determinar el nivel del cargo y el
nivel de educacin del profesional, se deben tener en cuenta la categora del municipio y el
nmero de habitantes.
Desde el punto de vista gremial, es necesaria y urgente la reglamentacin del ejercicio del
archivista y la promulgacin de un cdigo de tica para estos profesionales, de tal forma
que la memoria de las instituciones quede en manos de personas calificadas y que puedan
responder por sus acciones cuando no desempeen su cargo conforme a la Ley; este cdigo
de tica es ms urgente si se tiene en cuenta que los archivos son un instrumento de lucha
contra la corrupcin y una garanta de la transparencia de la administracin.
En cuanto a la normatividad relacionada con la implementacin de las nuevas tecnologas,
no existe un marco coherente en materia de gestin de documentos electrnicos, lo cual ha
permitido que las entidades del estado incorporen tecnologas sin ningn tipo de anlisis
tcnico, presionadas ms por las condiciones del mercado de software que por las necesidades
de estas entidades en cuanto a gestin de informacin.
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35
ENTORNO
4
ORGANIZACIONAL
E
l objetivo de este entorno es identificar dentro del sector de archivos y bibliotecas todas
aquellas entidades y organizaciones que desarrollan polticas, lineamientos, normas y direc-
trices, tanto desde el punto de vista profesional como regulatorio, gremial y empresarial.
La informacin del presente entorno fue obtenida de diferentes organizaciones del sector por parte de
funcionarios de las mismas y fuentes secundarias como libros, revistas, pginas Web, entre otras.
Para la caracterizacin se tomaron las asociaciones que agrupan a los profesionales de archivos y
bibliotecas, asociaciones de bibliotecas, entidades que regulan el ejercicio profesional o el funcio-
namiento de las bibliotecas y archivos, entidades que prestan servicios en este campo y que de una
u otra forma, participan en el desarrollo de los archivos y bibliotecas del pas.
4.1 Agremiaciones profesionales
4.1.1 Alcance
Debido a la complejidad en la organizacin del sector de archivos y bibliotecas, la informacin del
entorno organizacional slo incluy organismos y organizaciones reconocidos en el sector; para su
identificacin se consult directamente con profesionales del sector, quienes suministraron infor-
macin acerca de las entidades existentes. En cuanto al sector de servicios, la informacin se tom
a partir de informacin de la Cmara de Comercio, la DIAN y directorios telefnicos, por lo cual
sta no pretender ser exhaustiva, sino indicativa del sector de bienes y servicios para archivos y
bibliotecas.
Para el desarrollo de este captulo se analizaron los siguientes aspectos:
Agremiaciones profesionales.
Entidades reguladoras.
Ministerios que estn relacionados con el sector.
Otras entidades relacionadas con el sector.
4.1.2 Asociacin Colombiana de Biblioteclogos y Documentalistas (ASCOLBI)

ASCOLBI se conform como organizacin de carcter gremial, privada, autnoma y sin nimo de
lucro teniendo en cuenta que integra los profesionales de Bibliotecologa y Ciencias de la Informa-
cin, bibliotecas y otros que desarrollen actividades relacionadas con la Bibliotecologa y cual-
quier tipo de Unidades de Informacin. ASCOLBI, como agremiacin, tiene personera jurdica
reconocida mediante Resolucin del Ministerio de Justicia de la Repblica de Colombia N 3916
del 23 de diciembre de 1958.
ASCOLBI naci como iniciativa del programa de la Escuela de Bibliotecarios de la Biblioteca
Nacional, la cual plante la necesidad de constituir una asociacin que propendiera por el
39
perfeccionamiento de la naciente profesin y su extensin a todo el pas, con el fin de despertar el

inters por la fundacin de nuevas bibliotecas y la modernizacin de las existentes1. Actualmente el
propsito de ASCOLBI es servir de medio de integracin y desarrollo a las personas que trabajan en
el rea de la bibliotecologa y de las ciencias de la informacin y a las bibliotecas con actividades,
programas y proyectos que satisfagan las necesidades e intereses de los asociados, de las institucio-
nes que representan, y de los usuarios de biblioteca y servicios de informacin en toda la nacin.
ASCOLBI tiene reconocimiento como agremiacin nacional que representa los intereses de los
biblioteclogos tanto en la Ley 11 de 1979, que reglamenta el ejercicio de la profesin en todo el
pas, como en la Ley del Libro; en esta ltima norma, se le reconoce como organismo asesor del
gobierno en materia de bibliotecas.
Estructura
En los estatutos existentes, se contemplan como rganos de direccin, administracin y control de
ASCOLBI2:
Asamblea Nacional de Asociados.
Junta Directiva Nacional.
Juntas Directivas Seccionales.
Presidente Nacional.
Fiscal Nacional.
Presidentes Seccionales.
Fiscales de las Seccionales.
Eventos y actividades
ASCOLBI organiza el Congreso Nacional de Bibliotecologa con el fin de fortalecer la integracin
entre sus miembros, el intercambio de experiencias, el anlisis y discusin sobre los avances de la
profesin y el trabajo interdisciplinario dentro del contexto del desarrollo cientfico, tecnolgico y
cultural del pas. Desde su establecimiento, se han realizado 8 congresos nacionales de la profesin
as como varios seminarios y cursos de actualizacin.
De igual forma, la asociacin, como parte de su misin, realiza seminarios, cursos, talleres y otras
actividades acadmicas dirigidas a sus miembros y a la comunidad profesional en general. La infor-
macin relacionada con la capacitacin que ofrece Ascolbi se presenta en detalle en el entorno
educativo.
Requisitos de afiliacin para ASCOLBI

De acuerdo con los estatutos, pueden afiliarse a ASCOLBI:
Personas naturales que presten sus servicios en bibliotecas, centros de documentacin y
dems formas de unidades de informacin y que tengan ttulo profesional o de postgrado
en bibliotecologa o ciencias de la informacin.
Las personas que tengan ttulo profesional en otras disciplinas y presten sus servicios en
bibliotecas u otras modalidades de unidades de informacin.
1 ZAPATA GARCA, Len Jaime. La Asociacin Colombiana de Bibliotecarios: apuntes y documentos para su historia. [Tesis].
Bogot: Universidad Social Catlica de La Salle, 1977. p.46.
2 ASOCIACIN COLOMBIANA DE BIBLIOTECLOGOS Y DOCUMENTALISTAS ASCOLBI 24 de noviembre de 2005 http:/
/www.ascolbi.org/documentos/Estatutos_Ascolbi.pdf
40
Biblioteclogos que no ejerzan la profesin, los estudiantes de bibliotecologa y ciencias de

la informacin y las personas que, sin tener ttulo profesional, estn prestando sus servicios
en bibliotecas u otro tipo de unidades de informacin.
Podrn ser asociados institucionales las bibliotecas y otras instituciones pblicas y privadas
interesadas en los fines, objetivos y reas de trabajo de la asociacin.
El costo actual de la afiliacin es de $50.000 anuales.
4.1.3 Asociacin de Biblioteclogos Javerianos (ABJ)

La Asociacin de Biblioteclogos Javerianos es una entidad privada de ndole profesional, cultu-
ral y social, conformada por los Biblioteclogos egresados del Departamento de Ciencia de la
Informacin de la Pontificia Universidad Javeriana, constituida el 10 de abril de 1980. Hace parte
de la Unin Javeriana, que es una federacin de asociaciones conformada por los egresados de
todas las carreras que tiene la Universidad.
Tiene como funcin principal proteger los derechos de los asociados y apoyar el desarrollo profe-
sional de los Biblioteclogos3. Actualmente la ABJ tiene 130 afiliados de todas las promociones.
Estructura
La mxima autoridad la constituye la Asamblea General de socios, la cual se rene anualmente
con el fin de debatir los temas ms trascendentales de la Asociacin, presentacin de informes y
anlisis del balance y gestin realizados. La Junta se renueva cada dos aos.
Actividades acadmicas
La ABJ realiza peridicamente encuentros de egresados as como cursos dirigidos a sus asocia-
dos. No fue posible obtener mayor informacin de las directivas de la asociacin.
4.1.4 Asociacin de Egresados de la Escuela Interamericana

de Bibliotecologa (ASEIBI)
ASEIBI tuvo origen en el marco del IV Seminario de Bibliotecas de Instituciones de Educacin
Superior. ASEIBI entonces sera la sigla de la Asociacin de Egresados de la Escuela Interamerica-
na de Bibliotecologa de la Universidad de Antioquia. En diciembre del mismo ao son aprobados
los estatutos, se oficializa la Junta Directiva y al siguiente ao recibe su personera jurdica N
32987 del 13 de junio de 1983, registrada en la Cmara de Comercio segn Resolucin 14644.
ASEIBI tiene como misin: Unir a los egresados de la EIB, desarrollar programas significativos
que apunten al fortalecimiento de la Asociacin como una fuerza viva, para respaldar, fomentar y
divulgar las acciones relacionadas con el gremio, mediante un dinmico trabajo de relaciones
pblicas para lograr el posicionamiento de la profesin en el medio y apoyo a los proyectos biblio-
tecarios y con un manejo empresarial con visin hacia el Siglo XXI5.
3 ASOCIACIN DE BIBLIOTECLOGOS JAVERIANOS ABJ [en lnea]. Quines somos? Disponible en: <http://www.
abjcongreso.org/asociacionabj.php>. Consulta (Noviembre 20, 2005).
4 ISAZA RESTREPO, Irma. Asociacin de Egresados de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa (ASEIBI). Historia de una
gestin. En: Revista Interamericana de Bibliotecologa. Medelln. Vol. 25, no.2 (jul.-dic. 2002). p. 35.
5 bid., p. 36.
41
Su visin se orienta a ser una Asociacin modelo, con credibilidad, dinmica y compromiso, que
garantice a sus miembros el mejoramiento permanente, para avanzar de acuerdo con las demandas
de la comunidad6.
Estructura
con el fin de debatir los temas ms trascendentales de la Asociacin, presentacin de informes y
anlisis del balance y gestin realizados. Los rganos de direccin y control son:
Asamblea General de Asociados.
Junta Directiva.
Fiscal.
ASEIBI es administrada por una Junta Directiva, la cual a su vez, establece cargos con nombra-
mientos especficos, como son: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero, 4 vocales, y un
revisor fiscal y un contador pblico juramentado7.
Dentro de su misin y fines, ASEIBI realiza diferentes tipos de actividades acadmicas como
seminarios, cursos, encuentros, tertulias, talleres y conversatorios, con el fin de motivar a los
egresados de la Escuela y a sus asociados, a participar activamente en el desarrollo de la profe-
sin. La informacin detallada de este aspecto se presenta en el entorno educativo.
ASEIBI participa actualmente en el megaproyecto de creacin de Biblioparques, del actual gobierno

municipal de Medelln, como asesor del mismo. De igual forma, el ao anterior fue el encargado de
capacitar a los bibliotecarios pblicos del Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas del Ministerio de
Cultura.
4.1.5 Asociacin de Egresados de Bibliotecologa y Archivstica

de la Universidad de la Salle (ASEBIAR)
ASEBIAR es la Asociacin de Egresados de Bibliotecologa y Archivstica que agrupa a los profe-
sionales egresados de la Facultad de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la
Universidad de la Salle. ASEBIAR fue constituida en 19838.
Estructura
con el fin de debatir los diferentes temas de inters para los egresados del programa, presentar
informes de gestin y aprobar su balance contable. Los rganos de direccin y control son:
Asamblea General de Asociados.
Junta Directiva.
Fiscal.
6 bid., p. 36.
7 bid., p. 38.
8 UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin. Egresados.19 de octubre de 2005 http:/
/www.lasalle.edu.co/pregrado/preg_sist_inf_docum/egresados.htm.
42
La Junta Directiva tiene un periodo de dos aos, luego de los cuales todos sus cuadros directivos
son renovados total o parcialmente.
Actividades acadmicas
ASEBIAR realiza peridicamente, en colaboracin con la Facultad de Sistemas de Informacin y
Documentacin, conferencias gratuitas para los egresados de la carrera, con el fin de contribuir a
su actualizacin. De igual forma, realiza, aunque no de manera regular, encuentros de egresados
dirigidos no slo a los asociados sino a todos los profesionales que hayan obtenido su ttulo en la
4.1.6 Asociacin de Unidades de Informacin de las Instituciones

de Educacin Superior de la Costa Atlntica (ASOUNIESCA)
La Asociacin de Unidades de Informacin de las Instituciones de Educacin Superior de la Costa
Atlntica ASOUNIESCA fue constituida el 31 de julio de 2000 ante la Cmara de Comercio de
Cartagena. Su creacin es anterior a esta fecha, pues anteriormente se denominaba Comit
Regional de Integracin de las Bibliotecas Universitarias de la Costa Atlntica CRIUCA, establecida
en abril de 1969 por las bibliotecas de las cuatro universidades oficiales reconocidas en esa poca:
Universidad del Atlntico, Universidad de Cartagena, Universidad de Crdoba y Universidad Tecno-
lgica del Magdalena9. El comit funcion hasta el ao 1999, con la participacin de todas las
Instituciones de Educacin Superior de la regin, desarrollando principalmente actividades de
capacitacin y programas cooperativos.
La misin de ASOUNIESCA est orientada a propiciar el desarrollo integral de las Unidades de
Informacin de las Instituciones de Educacin Superior, mediante programas y servicios de cali-
dad orientados a la integracin y cooperacin, con nfasis en el aprovechamiento de las nuevas
tecnologas de informacin que contribuyan significativamente al progreso cientfico, social y cul-
tural de la Regin Caribe10.
Su visin es ser una asociacin reconocida por su liderazgo y aporte al mejoramiento de la calidad
educativa de la Regin Caribe; identificada por su gestin en la creacin de proyectos, productos
y servicios que faciliten la integracin nacional e internacional.
Socios
Socios activos: Instituciones de educacin superior del Caribe.
Socios adjuntos: Instituciones y centros de documentacin de la regin.
Socios profesionales: profesionales de informacin que trabajan en la regin.
Para socios activos y adjuntos el valor de la afiliacin es de 1 SMMLV y la cuota de sostenimiento
anual es del 50% de este valor. Para socios profesionales el valor de afiliacin es de medio SMMLV
y la cuota de sostenimiento anual, equivale al 25% de este valor.
9 CORPORACIN EDUCATIVA MAYOR DEL DESARROLLO SIMN BOLVAR. Noticias Asouniesca. 28 de noviembre de 2005
http://www.unisimonbolivar.edu.co.
10 bid., p. 2.
43
Instituciones participantes
1. Barranquilla
Universidad del Norte.
Universidad Libre.
Universidad Metropolitana.
Corporacin Educativa Mayor del Desarrollo Simn Bolvar.
Corporacin Universitaria de la Costa (CUC).
Corporacin Educativa del Litoral.
Politcnico de la Costa Atlntica.
Corporacin Universitaria Reformada (CUR).
Universidad Autnoma del Caribe.
Universidad del Atlntico.
Instituto Tecnolgico de Soledad Atlntico (ITSA).
Corporacin Universitaria Empresarial Salamanca.
Corporacin Tcnica Profesional de Educacin y Salud (Corsalud).
Monmeros Colombo Venezolano (Socio adjunto).
2. Cartagena
Fundacin Instituto Tecnolgico Comfenalco.
Fundacin Universitaria Rafael Nez.
Escuela Naval Almirante Padilla.
Corporacin Universitaria Tecnolgica de Bolvar.
Corporacin Universitaria del Sin.
Universidad de Cartagena.
Colegio Mayor de Bolvar.
Escuela de Bellas Artes.
3. Santa Marta
Universidad del Magdalena.
Universidad Cooperativa de Colombia.
4. Montera
Universidad de Crdoba.
Universidad Pontificia Bolivariana.
Corporacin Universitaria del Sin.
5. Sincelejo
Universidad de Sucre.
Corporacin Universitaria del Caribe (CECAR).
6. Riohacha
Universidad de la Guajira.
7. Valledupar
Universidad Popular del Cesar.
44
Eventos y Actividades
Asouniesca, por su naturaleza, realiza diferentes tipos de eventos y actividades orientados princi-
palmente a los funcionarios y personal de las bibliotecas que hacen parte de la asociacin, bien
como socios activos o como socios adjuntos, as como en general a profesionales de la regin
Caribe. Asuniesca desarrolla tanto actividades de capacitacin como de asesora, las cuales abar-
can tambin el sector de archivos.
4.1.7 Unired (Red de Universidades del rea Metropolitana de Bucaramanga)

La Corporacin Red de Universidades del rea Metropolitana de Bucaramanga (UNIRED) es una
corporacin mixta, sin nimo de lucro, creada el 14 de diciembre del ao 2000, que tiene como
objetivo, operar, directa o indirectamente, redes telemticas y servicios relacionados con stas, y
desarrollar estrategias para la consolidacin de una cultura de sistemas de informacin y de redes
en la sociedad colombiana, con el fin de dar un mejor aprovechamiento de los recursos conque
cuentan sus asociados en el desarrollo integral de servicios y el fortalecimiento del sector educativo
de la regin11.
Las instituciones que actualmente integran UNIRED son:
Universidad Industrial de Santander.
Universidad Autnoma de Bucaramanga.
Universidad Santo Toms.
Universidad Pontificia de Bucaramanga.
Instituto Colombiano del Petrleo.
Corporacin Universitaria de Investigacin y Desarrollo (UDI).
Universidad de Santander.
Instituto Universitario de la Paz (UNIPAZ).
Unidades Tecnolgicas de Santander.
Fundacin Universitaria de San Gil.
Universidad Manuela Beltrn.
Agencia de Desarrollo Econmico Local (ADEL CORPLAN).
Algunos de los propsitos de UNIRED son:

Compartir material bibliogrfico y digital.
Aprovechar el material intelectual producido en las universidades por profesores y alum-
nos.
Conectar las universidades a Internet mediante fibra ptica a la red nacional.
Adquirir servicios de Internet, software y hardware entre las universidades.
11 UNIRED. Qu es Unired?. [en lnea] Floridablanca, Santander, [citado 13-06-2006] http://www.unired.edu.co/unired.jsp
45
4.1.8 Red de Unidades de Informacin del Risaralda (REUNIR)

REUNIR fue creada el 29 de septiembre de 1999. Los objetivos son12:
Fortalecer y desarrollar los servicios de informacin en el departamento del Risaralda.
Fortalecer las relaciones interinstitucionales con el fin de desarrollar programas de mutuo
apoyo en favor de los usuarios de informacin del departamento, aprovechando al mximo
el talento humano, los recursos tcnicos y documentales.
Desarrollar programas de utilizacin compartida de fuentes de informacin.
Participar activamente en la Red Nacional de Bibliotecas y Unidades de Informacin de
Educacin Superior y otras acciones que contribuyan a la utilizacin de la informacin.
Desarrollar programas de capacitacin y perfeccionamiento del personal de las unidades de
informacin, en temas y disciplinas conducentes al mejoramiento de los servicios.
Entidades participantes
Aguas y Aguas (Centro de documentacin).
CARDER (Centro de documentacin).
Cenpapel.
CIAF.
Centro de Documentacin en Educacin (Secretara de Cultura y Educacin.
Departamental, Gobernacin del Risaralda).
Planeacin Municipal (Centro de documentacin).
SENA, Pereira.
SENA, Seccional Dosquebradas.
Universidad Antonio Nario, Pereira.
Corporacin Comit de Bibliotecas de Educacin Superior y Centros de Documentacin.
Corporacin Universitaria Santa Rosa de Cabal (UNISARC).
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP).
Fundacin Universitaria rea Andina.
Universidad Catlica Popular de Risaralda.
Universidad Cooperativa, Pereira.
Universidad Libre, Seccional Pereira.
Universidad Tecnolgica de Pereira.
4.1.9 Redes Acadmicas 13

Las redes acadmicas que en forma reciente se han constitudo, tienen como caracterstica funda-
mental la unin de esfuerzos y tecnologa en pro de una mayor accesibilidad a la informacin de
carcter acadmico que se encuentra en la red, as como el acceso a Internet 2 y beneficiarse
mutuamente de los diferentes recursos que tiene cada Institucin adscrita.
A continuacin se hace una descripcin de las redes acadmicas que en el sector de bibliotecas
funcionan en Colombia:
12 RED DE UNIDADES DE INFORMACIN DE RISARALDA. Universidad Tecnolgica de Pereira. 20 de marzo de 2006. http:/
/biblioteca.utp.edu.co/catalogo/pruebacatalogo.html.
13 GMEZ DUEAS. Laureano Felipe. Sistemas de Interoperabilidad en Bibliotecas Acadmicas. Bogot: Universidad de La Salle,
2006 (anteproyecto de investigacin).
46
1. RUMBO (Red Universitaria Metropolitana de Bogot)

Tiene como objetivo agrupar en una red de alta velocidad las Instituciones de Educacin Supe-
rior de Bogot, con el objeto de participar activamente en el proyecto Internet 2, promovido por la
Agenda de Conectividad a travs de la Red Acadmica de Tecnologa Avanzada, RENATA14.
Las entidades que actualmente integran RUMBO son:
Escuela de Administracin de Negocios (EAN).
Escuela Colombiana de Ingeniera.
Politcnico Grancolombiano.
Pontificia Universidad Javeriana.
Universidad de Bogot Jorge Tadeo Lozano.
Universidad de la Sabana.
Universidad de los Andes.
Universidad del Rosario.
Universidad Nacional de Colombia.
Universidad Catlica de Colombia.
2. Red Universitaria Metropolitana de Barranquilla (RUMBA)

Objetivo: Creacin de una superautopista de informacin local, utilizando las nuevas tecnologas
de telecomunicaciones e informtica, que facilite y promueva el intercambio eficiente de informa-
cin entre universidades y centros de investigacin de la regin, estimulando el desarrollo de pro-
yectos interinstitucionales de investigacin y educacin, para el mejoramiento de la competitividad
y el desarrollo social de las entidades participantes15.
Las instituciones que actualmente integran RUMBA son:
Universidad Autnoma del Caribe.
Universidad Libre de Barranquilla.
Universidad Metropolitana.
Corporacin Universitaria de la Costa.
Corporacin Universitaria Mayor del Desarrollo Simn Bolvar.
Corporacin Politcnico de la Costa Atlntica.
3. RUANA (Red Universitaria Antioquea)

Objetivo: Contribuir al desarrollo integral del pas mediante el desarrollo de proyectos de investi-
gacin y desarrollo, de contenidos educativos en modalidad virtual con alta calidad y de servicios
en una red de alta velocidad compartida por las Instituciones16.
Las instituciones que actualmente integran RUANA son:
Universidad Nacional, Sede Medelln.
Universidad de Medelln.
Universidad Pontificia Bolivariana.
14 RUMBO. Bogot. 12 de junio de 2006. http://www.rumbo.edu.co.

15 RUMBA. Presentacin. 12 de junio de 2006. www.agenda.gov.co/documents/files5011/Rumba_BQUILLA.ppt#259,2,Diapositiva2.
16 RUANA. Qu es Ruana? 12 de junio de 2006. www.ruana.edu.co/HTML/que_es.htm.
47
Escuela de Ingeniera de Antioquia.

Instituto de Ciencias de la Salud (CES).
Corporacin Universitaria Lasallista.
Universidad EAFIT.
4. Renata (Red de Educacin Nacional de Tecnologa Avanzada)

Renata surge como un proyecto de la agenda de conectividad del Ministerio de comunicaciones,
es una red de redes regionales interconectadas. Aunque las redes regionales tienen autonoma y su
propia dinmica, se articulan bajo la coordinacin de Renata en la cual tienen representacin.
Renata tiene como objetivo: implementar una red de datos de nueva generacin que conecte a
las universidades y los centros de investigacin del pas entre s, y a sta, a travs de la Red
CLARA, con las redes internacionales de alta velocidad y los centros de investigacin ms desa-
rrollados del mundo17.
Actualmente son miembros de Renata:
RUANA.
RUAV.
RUP.
RUMBA.
RUMBO.
UNIRED.
5. Red Universitaria de Alta Velocidad (RUAV)

Objetivo: Conformar una superautopista de informacin, utilizando nuevas tecnologas de telecomu-
nicaciones, que promueva el intercambio de informacin entre universidades y centros de investiga-
cin del Valle del Cauca, facilite el desarrollo de proyectos interinstitucionales de investigacin y
educacin, y mejore la competitividad y el desarrollo social de la regin18.
Las instituciones que actualmente integran RUAV son:
Centro Internacional de Agricultura Tropical.
Universidad Autnoma de Occidente.
Universidad del Valle.
Universidad ICESI.
Universidad Libre Seccional Cali.
Universidad San Buenaventura.
Universidad Santiago de Cali.
6. Red Universitaria de Popayn (RUP)

Objetivo: Promover y coordinar el desarrollo de aplicaciones avanzadas de redes de telecomuni-
caciones y cmputo en la regin, enfocadas al desarrollo cientfico y educativo de la sociedad, as
como el desarrollo de la infraestructura necesaria para que dichas aplicaciones se lleven a cabo19.
17 RED DE EDUCACIN NACIONAL DE TECNOLOGA AVANZADA RENATA. 13 de junio de 2006. http://www.renata.edu.co/

index.php?option=com_frontpage&Itemid=1.
18 RUAV. Quines somos? 13 de junio de 2006. http://www.ruav.edu.co/quienes_somos.htm.
19 RUP. 13 de junio de 2006. http://www.rup.edu.co.
48
Las instituciones que actualmente integran RUP son:

Universidad del Cauca.
Fundacin Universitaria de Popayn.
Corporacin Universitaria Autnoma del Cauca.
Instituto Tecnolgico de COMFACAUCA.
Universidad Cooperativa de Colombia.
Colegio Mayor del Cauca.
ISTEC
ISTEC en Colombia surgi a partir de la iniciativa de la Universidad de los Andes y la Universidad
Javeriana, con el transcurso de los aos, se ha venido fortaleciendo y a la fecha hacen parte del
mismo las siguientes instituciones:
Escuela Colombiana de Ingeniera.
Pontificia Universidad Javeriana (Bogot).
Pontificia Universidad Javeriana (Cali).
Universidad Autnoma de Bucaramanga.
Universidad Autnoma de Occidente.
Universidad de La Sabana.
Universidad de Magdalena.
Universidad de Santiago de Cali.
Universidad del Cauca.
Universidad del Rosario.
Universidad del Valle.
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas.
Universidad El Bosque.
Universidad EAFIT.
Universidad Industrial de Santander.
Universidad Jorge Tadeo Lozano.
Universidad Manuela Beltrn.
Universidad Nacional de Colombia.
Universidad Santo Toms (Bogot y Bucaramanga).
Estas alianzas de cooperacin entre las diferentes entidades permiten fomentar la investigacin
gracias al intercambio de informacin cientfica y tecnolgica20.
7. Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnologa

A finales de 1995 Colciencias y el Departamento Nacional de Planeacin empiezan a visualizar la
necesidad de crear un ente que se encargue de la investigacin tecnolgica, dando lugar en 1999 al
Observatorio Colombiano de Ciencia y Tecnologa, el cual est conformado por 19 universidades del
pas, el Departamento Nacional de Planeacin, Colciencias y la Federacin Nacional de Cafeteros,
20 URAZN, Julieth. ISTEC. En: Boletn Informacin Dentro de la Informacin. Bogot: Pontificia Universidad Javeriana.
Biblioteca General. Vol. 1, N 3. (jul.-sep. 2005). p. 7.
49
que hoy en da est promocionado por 38 miembros adjuntos que adems actan como miem-
bros estratgicos. Durante los primeros aos, el objetivo se centr en la educacin superior colom-
biana, la innovacin de empresas colombianas, estudios bibliomtricos, inversin en ciencia y
tecnologa en Colombia, actividades de ciencia y tecnologa en las regiones e impacto de la ciencia
y tecnologa21.
4.1.10 Sociedad Colombiana de Archivistas (SCA)

La Sociedad Colombiana de Archivistas (SCA) se fund el 2 de diciembre de 2000, con el fin de
agrupar, promover y mejorar las condiciones de los archivos y los archivistas profesionales, admi-
nistradores documentales y profesionales de la informacin, vinculados al ejercicio de la archivstica
dentro del territorio nacional. Promover el mejoramiento continuo de las condiciones acadmicas
y profesionales de los archivistas, y de igual forma, propende por la generacin de espacios para la
discusin de la problemtica archivstica nacional de tal forma que contribuyan a asegurar el
permanente progreso de sus miembros, sus familias, los archivos, la sociedad y el Estado22.
Estructura
De acuerdo con los estatutos de la SCA, su estructura orgnica est conformada as:
La Asamblea General de Socios.
La Junta Directiva.
La Junta de Vigilancia.
El Fiscal.
Para el cumplimiento de los fines, objetivos, atribuciones, prestacin de servicios y desarrollo de

las actividades en general, la Asamblea General de Socios y la Junta Directiva estn facultadas
para crear los organismos, dependencias y cargos administrativos y operativos que consideren
indispensables para su eficiente funcionamiento, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de
la sociedad y de las necesidades administrativas para el buen funcionamiento de la misma.
Eventos y Actividades
Por su naturaleza, la Sociedad Colombiana de Archivistas realiza actividades de tipo acadmico,
gremial y empresarial, tales como cursos de capacitacin, seminarios, talleres, asesoras y
consultoras as como jornadas profesionales relativas al desarrollo y ejercicio de la profesin.
De igual forma, la asociacin realiza cada dos aos el Congreso Nacional de Archivistas. La
informacin relativa a la actividad acadmica se presenta en detalle en el entorno educativo del
presente estudio.
21 OBSERVATORIO COLOMBIANO DE CIENCIA Y TECNOLOGA. Indicadores de ciencia y tecnologa. Bogot, 2004.

22 SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS. Presentacin. 30 de noviembre de 2005. http://www.sociedad
colombianadearchivistas.org/presentacion.htm
50
4.1.11 Agremiaciones no activas

Adems de las asociaciones y redes mencionadas, han existido diferentes proyectos que si bien
actualmente no estn activos, hacen parte del desarrollo de las bibliotecas y archivos de Colombia,
as como de la Bibliotecologa y Archivstica como profesin:
Asociacin Colombiana de Archivistas (ACAR): Como asociacin obtuvo personera jurdica
en 1973 (No. 48-92 de octubre de1973). Funcion hasta 1996 aproximadamente23.
Asociacin de Bibliotecarios de Bogot: Se desarroll a partir del inters de los alumnos de
la Escuela de Bibliotecarios de la Biblioteca Nacional. Obtuvo personera jurdica N 3916
del 23 de diciembre de 1958. Aunque nunca tom consistencia, su importancia radica en
que fue la precursora decisiva de las primeras actividades realizadas por Biblioteclogos.
Asociacin de Bibliotecarios de Barranquilla: De esta asociacin se tiene informacin en el
trabajo de grado elaborado por el doctor Len Jaime Zapata24, en donde se expresa la vida y
actividad de la Asociacin de Bibliotecarios de Barranquilla, cuyo presidente honorario fue Prez
Ortiz, no se conoce mucho. Todo parece indicar que funcion hasta 1959.
Asociacin de Bibliotecarios de Antioquia (ABA): Se inici en 1954 en el marco de la inau-
guracin de la Biblioteca Pblica Piloto de Medelln. Hasta 1960 publican sus estatutos, lo
que indica que la entidad funcion sin normas reglamentarias debidamente aprobadas. La
asociacin funciona hasta 1970 aproximadamente25.
Asociacin de Bibliotecarios Caldenses: Esta asociacin se inici bajo la gestin de Gloria
Estrada Robledo en 1958. Se public el primer boletn de esta asociacin en julio del mismo
ao, en donde figuran los estatutos de la entidad. En 1967, la asociacin se constituye en
ASCOLBI, Captulo de Caldas26.
Bibliotecarios Agrcolas Colombianos (BAC): Surgi gracias a una reunin internacional de
bibliotecas agrcolas promovida por la Escuela Interamericana de Bibliotecologa de Medelln
en 1962. Obtuvo personera jurdica y adems cont con un boletn que alcanz 17 edicio-
nes. En 1968 esta asociacin aprueba convertirse en divisin de ASCOLBI27.
Asociacin Latinoamericana de Bibliotecarios (ALBOR): Surgi el 22 de septiembre de 1968,
por iniciativa de Luis Eduardo Acosta Hoyos y bibliotecarios de 15 pases reunidos en la
Universidad de Antioquia; aunque se aprobaron estatutos, se formul una declaracin de
principios y los esfuerzos de la junta directiva, la organizacin no sigui funcionando28.
Asociacin de Bibliotecarios de Caldas (ASBIC): Surgi en reunin realizada por los Bi-
bliotecarios de Manizales en noviembre de 1974, con el fin de integrar principalmente las
bibliotecas oficiales de enseanza media29.
Asociacin de Bibliotecarios Auxiliares de Colombia (ASBIAC): Siguiendo el ejemplo de
los ingleses, en donde los auxiliares de biblioteca estn asociados en una prestigiosa entidad,
se constituy esta asociacin en 1976. En abril de 1977 realizaron su primer semana
cultural y otorgaron el premio al Auxiliar del ao30.
23 ACAR. Carta de Archivo. Ao 4, N 4, agosto de 1996, p. 6.

24 ZAPATA. Op. cit. p. 203.
25 bid., p. 205.
26 bid., p. 205.
27 bid., p. 207.
28 bid., p. 209.
29 bid., p. 210.
30 bid., p. 211.
51
4.2. Entidades reguladoras
4.2.1 Consejo Nacional de Bibliotecologa

Es un organismo del Gobierno colombiano adscrito al Ministerio de Educacin Nacional, creado
con la Ley 11 de 1979, con funciones de vigilancia y control para el ejercicio de la profesin de
Biblioteclogo. Tiene como funciones31:
Velar por el cumplimiento del Cdigo de tica.
Denunciar ante las autoridades competentes las violaciones comprobadas a las disposicio-
nes legales que reglamenten el ejercicio profesional de la Bibliotecologa y solicitar las san-
ciones que la ley ordinaria fije para los casos de ejercicio ilegal de la profesin.
Presentar anualmente al Ministerio de Educacin Nacional los programas de funcionamiento
y de inversin.
Velar por el cumplimiento de la Ley 11 de 1979, de los decretos reglamentarios y de las
dems disposiciones legales relativas a la profesin.
Expedir acuerdos que aseguren el fiel cumplimiento de las actividades relativas al Consejo
Nacional de Bibliotecologa.
Conocer de la representacin del pas en foros, seminarios o eventos internacionales que se
realicen sobre bibliotecologa.
Vincular laboralmente, de acuerdo con las normas legales vigentes, el personal que sea
necesario para el cabal cumplimiento de las funciones que le asigna la ley.
Definir y divulgar sus decisiones y actividades.
Las dems que le asigne la ley.
Estructura
El CNB est compuesto por:
Un (1) representante del Ministerio de Educacin Nacional.
Un (1) representante del Ministerio de Cultura.
Un (1) representante del ICFES.
Un (1) representante de Colciencias.
Dos (2) consejeros nacionales principales y dos suplentes, escogidos en Asamblea convocada
para tal efecto por la Asociacin Colombiana de Bibliotecarios.
Un (1) representante por las escuelas o facultades de bibliotecologa que funcionen en
Colombia y que estn debidamente aprobadas por el Estado.
Los integrantes del Consejo Nacional de Bibliotecologa deben ser ciudadanos colombianos
que posean matrcula profesional de Biblioteclogo.
4.2.2 Archivo General de la Nacin (AGN)

El AGN tiene como misin promover la organizacin, conservacin y consulta del patrimonio
documental de la Nacin y la ptima administracin y gestin de los archivos administrativos.
31 CONSEJO NACIONAL DE BIBLIOTECOLOGA. Qu es el Consejo Nacional de Bibliotecologa? 14 de octubre de 2005.

www.cnb.gov.co.
32 COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. 19 de octubre de 2005. http://www.archivogeneral.gov.co/version2.
52
De conformidad con lo establecido en el artculo segundo de la ley 80 de 1989, el Archivo General

de la Nacin tiene las siguientes funciones32:
Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coor-
dinar la funcin archivstica en toda la Nacin, salvaguardar el patrimonio documental del
pas y ponerlo al servicio de la comunidad.
Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y uso
adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y pro-
gramas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de
la Nacin, as como el que se le confe en custodia.
Formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional de archivos acorde con el Plan
Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnol-
gicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
Promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departa-
mental, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestin del Estado y la conserva-
cin del patrimonio documental, as como apoyar a los archivos privados que revistan
especial importancia cultural o histrica.
Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas, culturales, de
investigacin y con archivos extranjeros.
4.2.3 Sistema Nacional de Archivos

El SNA es el conjunto de las instituciones archivsticas, pblicas y privadas, del pas cuyo objetivo
es homogenizar y normalizar los procesos archivsticos, promover el desarrollo y modernizacin de
los archivos como centros de informacin, salvaguardar el patrimonio documental y fomentar el
acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos. Est integrado por los archivos de
las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por
servicios, as como los archivos privados que lo soliciten.
Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional
de Archivos se acuerdan, ejecutan y regulan siguiendo los principios de participacin, coopera-
cin, descentralizacin y autonoma.
El Sistema cuenta con Consejos Departamentales y Comits Asesores Sectoriales, el Comit de
Archivos de Iglesias Credos y Religiones, el de Archivos de Instituciones de Educacin superior y
los especializados por reas y competencias, los de Clasificacin y Descripcin, de Normaliza-
cin, de Conservacin y Restauracin, Reprografa y Automatizacin, Capacitacin y Formacin
y Consejos Municipales de Archivos.
El Sistema Nacional de Archivos desarrolla los siguientes programas: Garantiza el compromiso del
Estado en general y de la Administracin Pblica nacional, regional y local para que en un tiempo
relativamente breve, se constituyan, reorganicen y consoliden los archivos del pas, en particular
los municipales.
De otra parte, configura un conjunto de normas, procedimientos y lineamientos de aplicacin
general, un marco conceptual y un lenguaje comn propio del quehacer archivstico.
Asimismo, el Sistema Nacional de Archivos procura la consolidacin y mejoramiento de los pro-
gramas especializados en archivstica y apoya la capacitacin en general. Procura condiciones
ptimas para el trabajo archivstico, en particular, para la recopilacin, organizacin, conservacin,
53
reprografa, investigacin y difusin de los archivos, nacional, regional y local. Institucionaliza y

consolida canales de comunicacin entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archi-
vos. Propicia y apoya la investigacin archivstica e historiogrfica con base en fuentes primarias.
El programa de Asistencia Tcnica atiende solicitudes de instituciones interesadas en obtener orien-
tacin sobre organizacin, manejo, preservacin, conservacin, servicio y control de los archivos,
mediante asesoras o interventoras.
A continuacin se describen los diferentes Comits que conforman el Sistema Nacional de Archivos:
1. Comit de Archivos de Curaduras Urbanas

En el Comit de Archivos de Curaduras del Sistema Nacional de Archivos participan entidades
encargadas del desarrollo urbanstico y la planeacin de la ciudad. Actualmente trabaja en la
formulacin de un decreto para los archivos de las curaduras, oficinas de planeacin municipales
y distritales o las entidades que hagan sus veces.
2. Comit de Gestin Documental

En el Comit de Gestin Documental del Sistema Nacional de Archivos participan entidades pblicas,
y privadas y especialistas en Archivstica, cuyo objetivo es estudiar el estado del arte de la gestin
documental, y proponer al Archivo General de la Nacin directrices, lineamientos y normas relativas
a este aspecto de la funcin archivstica. Actualmente trabaja en dos proyectos, a saber:
El estudio de un documento que sirva de gua para la implementacin de un programa de
gestin documental.
El estudio de la norma ISO 15489.
3. Comit de Reprografa y Automatizacin

En el Comit de Reprografa y Automatizacin del Sistema Nacional de Archivos participan enti-
dades pblicas y empresas privadas, especialistas en equipos y tcnicas de microfilmacin y
reprografa.
Actualmente trabaja en:
La homologacin de la Norma ISO 6200 como una Norma Tcnica Colombiana.
4. Comit de Archivos de Instituciones de Educacin Superior

En el Comit de Archivos de Instituciones de Educacin Superior del Sistema Nacional de Archi-
vos participan entidades educativas pblicas y privadas como universidades e institutos tcnicos y
tecnolgicos. Actualmente trabaja en los siguientes proyectos:
El anlisis de la encuesta Diagnstico de la organizacin tcnica de los archivos en las
Instituciones de Educacin Superior en Colombia.
5. Comit de Normalizacin - Secretaria Tcnica ICONTEC

En el Comit de Normalizacin del Sistema Nacional de Archivos participan representantes de
entidades pblicas y privadas, en la actualidad cuenta con la participacin de:
ICONTEC.
Grupo Laboratorio Restauracin AGN.
Grupo de Correspondencia y Archivo AGN.
54
Divisin de Programas Especiales AGN.

Divisin de Reprografa y Automatizacin AGN.
Oficina de Planeamiento Archivstico AGN.
Grupo de Asuntos Jurdicos AGN.
4.2.4 Biblioteca Nacional

La Biblioteca Nacional de Colombia es la Institucin que garantiza la recuperacin, preservacin
y acceso a la memoria colectiva del pas, representada por el patrimonio bibliogrfico y hemerogrfico
en cualquier soporte fsico; as como la promocin y fomento de las bibliotecas pblicas, la
planeacin y diseo de polticas relacionadas con la lectura, y la satisfaccin de necesidades de
informacin indispensables para el desarrollo individual y colectivo de los colombianos.
Funciones
Dadas mediante el Decreto 1126 de 1999:
Reunir, organizar, conservar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patri-
monio bibliogrfico y hemerogrfico de la Nacin.
Fomentar la investigacin sobre el patrimonio bibliogrfico nacional.
Orientar planes y programas sobre creacin, fomento, fortalecimiento y promocin de las
bibliotecas pblicas.
Dirigir y coordinar la Red de Bibliotecas Pblicas.
Difundir la bibliografa nacional.
Administrar el depsito legal.
Promover y desarrollar programas conjuntos de divulgacin e intercambio cultural del libro
y la lectura.
Estructura33
Direccin.
Seleccin y adquisiciones.
Procesos tcnicos.
Colecciones y servicios.
Conservacin.
Bibliotecas pblicas.
Actividades
Dentro de los programas adelantados por la Biblioteca Nacional, se encuentra el propuesto por el
Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006, correspondiente al Plan Nacio-
nal de Lectura y Bibliotecas (PNLB) coordinado por el Ministerio de Cultura en la Biblioteca
Nacional, cuyo objetivo fundamental es mejorar los niveles de lectura y escritura, fortalecer y
racionalizar los servicios prestados por las bibliotecas pblicas, facilitando as el acceso para toda
la poblacin colombiana a la informacin, al conocimiento y al entretenimiento.
La Biblioteca Nacional, con el PNLB busca igualmente consolidar estrategias de promocin y
fomento de la lectura de manera que contribuya a mejorar ampliamente las capacidades del recur-
so humano de las bibliotecas pblicas y se consoliden comunidades lectoras en torno a estas
33 BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA. Organigrama. 1 de marzo de 2006. www.bibliotecanacional.gov.co/entidad.php.
55
instituciones, garantizando servicios de calidad y contribuyendo para que tanto bibliotecarios como
maestros y ciudadanos en general, se conviertan en agentes multiplicadores, que convoquen a la
comunidad alrededor de la lectura, que faciliten el desarrollo de procesos lectores desde la familia,
la escuela, el barrio y las bibliotecas34.
4.3 Ministerios relacionados con estos sectores

En cuanto a entidades del Estado relacionadas con el sector de Bibliotecas y Archivos, se hace
mencin de los Ministerios de Cultura y Educacin; el primero, dada la relacin con la proteccin
al patrimonio cultural de la Nacin y que directamente toca los archivos de valor histrico y su
conservacin; el segundo, en cuanto a las polticas que fija para los programas de educacin
superior que en este caso, corresponden directamente a la formacin profesional para biblioteclogos
y archivistas, adems de las directrices que fijan estndares de calidad para las unidades de infor-
macin de las Instituciones de educacin media, secundaria y superior.
4.3.1 Ministerio de Cultura

El Ministerio de Cultura tiene como misin: Ser el organismo rector de la poltica cultural colom-
biana, que a partir de la afirmacin del multiculturalismo y la descentralizacin, genera espacios
de reflexin capaces de desencadenar procesos de formacin, creacin e investigacin. As mismo,
vela por la preservacin, la promocin y la difusin de nuestro patrimonio cultural, contribuyendo
en la construccin de una cultura de paz35.
El Ministerio de Cultura impulsa la cultura como una dimensin fundamental del desarrollo econmi-
co y social del pas, tanto nacional, como territorial, promoviendo, con el concurso de instituciones
culturales fortalecidas en todos los procesos de formacin, investigacin, creacin y difusin arts-
tica y cultural, respetando y valorando las expresiones y manifestaciones culturales propias, dentro
de un marco de tolerancia, convivencia y solidaridad en donde la diversidad infinita de los colom-
bianos, en lugar de ser una justificacin nociva de la violencia, sea una afirmacin positiva de
nuestro patrimonio cultural36.
4.3.2 Ministerio de Educacin

Dentro de las funciones del Ministerio de Educacin y que corresponden de una manera u otra a
las unidades de informacin, se encuentran37:
Garantizar el derecho de la educacin con criterios de equidad, calidad y eficiencia, que
forme ciudadanos responsables y capaces de construir una sociedad feliz, equitativa, com-
pletamente solidaria y orgullosa de s misma.
Formular la poltica nacional de educacin, regular y establecer los criterios y parmetros
tcnicos cualitativos que contribuyan al mejoramiento del acceso, calidad y equidad de la
educacin, en todos sus niveles y modalidades.
34 SENDEROS. PORTAL DE BIBLIOTECAS PBLICAS DE COLOMBIA. Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas. 20 de octubre
de 2005. www.senderos.gov.co/plan/Articulos/76/Default.aspx.
35 bid.
36 COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Funciones. 28 de febrero de 2006 http://www.mineducacion.gov.co/
1621/article-85252.html.
37 bid.
56
Dictar las normas para la organizacin y los criterios pedaggicos y tcnicos para las diferen-
tes modalidades de prestacin del servicio educativo que orienten la educacin preescolar y
los niveles de bsica, media y superior.
Evaluar en forma permanente la prestacin del servicio educativo y divulgar sus resultados
para mantener informada a la comunidad sobre la calidad de la educacin.
Dirigir el Sistema Nacional de Informacin Educativa y los Sistemas Nacionales de Acredita-
cin y de Evaluacin de la Educacin.
Apoyar los procesos de autonoma local e institucional mediante la formulacin de linea-
mientos generales e indicadores para la supervisin y control de la gestin administrativa y
pedaggica.
Formular polticas para el fomento de la Educacin Superior.
4.4 Otras entidades relacionadas con el sector
4.4.1 UNESCO
Una de las principales funciones de la Unesco es alentar a las autoridades nacionales y locales
para el apoyo de las bibliotecas pblicas y escolares en la formulacin de polticas que propicien
su desarrollo.
La UNESCO, con su programa de Comunicacin e Informacin, est ayudando a las bibliotecas
y archivos a efectuar su transicin a la era digital. Por medio del Programa Informacin para
Todos, la UNESCO fomenta el debate sobre los desafos polticos, ticos y sociales planteados por
la naciente sociedad mundial del conocimiento y elabora proyectos para promover un acceso
equitativo a la informacin. Este programa sirve de plataforma para discusiones internacionales
sobre polticas y orientaciones que promueven el acceso a la informacin y su preservacin38.
La UNESCO es un organismo que, de manera directa, influye en el desarrollo de archivos y biblio-
tecas en el mundo; en el campo de las bibliotecas, son de especial importancia:
El manifiesto de la Biblioteca Pblica.
El Manifiesto para las Bibliotecas Escolares.
Manifiesto para el Gobierno de Internet.
En el campo de los archivos, la UNESCO con el Programa General de Informacin y los Estudios
RAMP, ha desarrollado una serie de directrices en las reas de:
Gestin de documentos.
Archivos y documentos electrnicos.
Archivos privados.
Archivos orales.
Archivos flmicos y audiovisuales.
Conservacion de documentos.
38 UNESCO. Qu es?, Qu hace? 21 de octubre de 2006. www.unesco.org.
57
4.4.2 International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA)

La Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios e Instituciones (IFLA), es el princi-
pal cuerpo internacional que representa los intereses de las bibliotecas, los servicios de informa-
cin y sus usuarios. Adems es la voz mundial de las bibliotecas y los profesionales de la informacin.
Fue fundada en 1927 y tiene su sede en La Haya. A IFLA pertenecen ms de 1.700 instituciones y
asociaciones en todo el mundo.
Estructura
El Consejo de Gobierno de IFLA en concordancia con los estatutos est formado por39:
Presidente.
Presidente-electo.
Diez miembros elegidos por los miembros de IFLA en general.
Nueve miembros del Comit Profesional formado por un presidente elegido por el mismo
comit y un miembro preferentemente el presidente de cada una de las 8 divisiones de la
Federacin.
Divisiones
IFLA actualmente est conformada por 8 divisiones, 48 secciones y 5 grupos de discusin, entre
las secciones se encuentran:
Seccin de catalogacin.
Seccin de Amrica Latina y el Caribe.
Seccin de Administracin y Mercadeo.
Seccin de Administracin de Asociaciones de Bibliotecarios.
Seccin de Lectura.
Los eventos realizados por IFLA estn orientados a fortalecer las bibliotecas y los profesionales de
la informacin, las actividades desarrolladas tratan temticas amplias y actuales sobre:
Normas de catalogacin.
Nuevas tecnologas deinformacin.
Bibliotecas digitales, bibliotecas virtuales.
Servicios de informacin.
Bibliotecas, educacin y desarrollo.
La IFLA tiene 6 programas fundamentales:

ALP, Desarrollo de Bibliotecas.
CLM, Comit de Copyright y Problemas Jurdicos.
FAIFE, Comit sobre el Libre Acceso a la Informacin y la Libertad de Expresin.
ICABS, Alianza IFLA-CDNL para Normas Bibliogrficas.
PAC, Programa de Conservacin y Prevencin.
UNIMARC, Formato MARC.
39 IFLA. Llamado para eleccin de presidente-electo y de miembros del Consejo de Gobierno de IFLA. En: Noticias: seccin de
Amrica Latina y el Caribe (IFLA/LAC). N 45 (dic. 2004). p. 6, www.ifla.org.
58
Congresos Internacionales realizados

IFLA organiza cada ao, en diferentes pases del mundo40, el Congreso Mundial de Bibliotecas e Infor-
macin, el cual se constituye en el evento profesional ms importante de la bibliotecologa en el Mundo.
El Congreso Mundial de Bibliotecas e Informacin, sirve para analizar las tendencias mundiales en el
rea de las bibliotecas proponer estrategias y mecanismos que garantices el acceso de toda la pobla-
cin del mundo a la informacin. Es en escenario cientfico, tcnico y gremial por excelencia.
4.4.3 Consejo Internacional de Archivos (CIA)

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) se dedica al desarrollo de los archivos a escala mun-
dial. Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos, son garantes
de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la democracia y el buen
gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan
testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el CIA se ocupa de la
conservacin de la memoria de la humanidad.
Estructura
El Consejo Internacional de Archivos es una organizacin descentralizada regida por una Asam-
blea general y administrada por un Comit Ejecutivo. Sus ramas constituyen otros tantos foros
regionales para los archiveros de todas partes del mundo; sus secciones renen a archiveros e
instituciones interesadas en determinados aspectos o reas de la profesin; sus comits y grupos de
trabajo se forman para lograr la contribucin de expertos a la solucin de problemas concretos. La
Secretara del CIA se dedica a la gestin de la organizacin y es apoyo para vincular a los miem-
bros entre ellos y coopera con organizaciones cercanas y otros organismos internacionales41.
El CIA es la organizacin profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la
conservacin, desarrollo y utilizacin del patrimonio mundial de los archivos.
Rene a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archiveros, archivos
locales y regionales y archivos de otras organizaciones as como archiveros a ttulo individual.
El CIA tiene ms de 1.400 asociados en ms de 190 pases y territorios, por lo que tiene un
carcter verdaderamente internacional.
Es una organizacin no gubernamental, lo cual significa que se mantiene independiente de
los avatares o procesos polticos y que sus socios incluyen a personas e instituciones de
archivos pblicos y privados.
El CIA trabaja en estrecha colaboracin con las organizaciones intergubernamentales tales como
la Unesco y el ICCROM; tambin est vinculado a otras organizaciones no gubernamentales42.
Congresos Internacionales realizados

El CIA organiza cada ao, en diferentes pases del mundo, el Congreso Mundial de Archivos,
siendo el evento acadmico, cientfico, tcnico y profesional ms importante de la archivstica en
el Mundo, en el cual se analizan los desarrollos y tendencias mundiales en el rea de los archivos y
40 bid., p. 40.
41 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. 19 de octubre 2005. http://www.ica.org/static.php?ptextid
=sommaire&plangue=es.
42 bid., p. 3.
59
se definen estrategias y mecanismos que garanticen el acceso y la proteccin de la memoria de la

humanidad.
4.4.4 Centro Regional para el Fomento del Libro en Amrica Latina y el Caribe
(CERLALC)
El CERLALC es un organismo internacional de carcter intergubernamental, que presta asesora
tcnica a los gobiernos Iberoamericanos en la definicin y aplicacin de polticas, programas,
proyectos y acciones para la promocin del libro, la lectura y el derecho de autor.
Fue creado en 1971 por iniciativa de la Unesco. En la actualidad, se han adherido a este organismo
20 pases de la regin Iberoamericana de lengua hispano-lusitana.
La misin del CERLALC es la de Promover y desarrollar la creatividad, la produccin, la libre
circulacin del libro en sus diversos soportes y en el marco de los principios de equidad, de forta-
lecimiento de la diversidad cultural y del pensamiento, del respeto al derecho de autor y de la
dignidad humana, as como la promocin de la lectura crtica y reflexiva, de tal manera que el libro
propicie dilogos interculturales en la regin y de sta con el mundo, contribuyendo as al mejora-
miento de la calidad de vida de las personas43.
Estructura
El organigrama del CERLALC est conformado por:
Consejo.
Comits: Ejecutivo, Asesor.
Auditora Externa.
Direccin.
Secretara General.
Secretara Tcnica.
Subdireccin Lectura y Escritura.
Subdireccin Derechos de Autor.
Subdireccin Libro y Desarrollo.
reas: Jurdica, Financiera, Administrativa y de Cooperacin.
4.4.5 Fundacin para el Fomento de la Lectura (Fundalectura)

Su misin es hacer de Colombia un pas lector. Es una entidad privada, sin nimo de lucro, fundada
en 1990 por la Asociacin Colombiana de Industrias Grficas, Andigraf, la Cmara Colombiana del
Libro, la Productora de Papeles, Propal S.A., y Smurfit Cartn de Colombia S.A., industrias vincu-
ladas a la produccin de libros en el pas44. Trabaja con entidades de los sectores pblico y privado
para lograr el acceso de todos los colombianos a la cultura escrita.
En su calidad de organismo asesor del Gobierno para la formulacin de planes y programas de
fomento a la lectura (Ley 098 de 1993, art. 31), Fundalectura interacta permanentemente con
los organismos estatales para:
43 CERLALC. Quines somos, 28 de febrero de 2006. http://www.cerlalc.org/quienes/quienes.htm.

44 FUNDALECTURA, 18 de octubre de 2005. http://www.fundalectura.org/cgi-bin/WebObjects/Fundalectura.woa/wa/website.
60
Generar polticas y programas que promuevan la lectura.

Estimular la inversin pblica en programas para mejorar la formacin de lectores.
Fundalectura participa activamente en el Consejo Nacional del Libro y la Lectura, del Consejo
Nacional de Cultura.
Actividades y eventos
Fundalectura, consciente de las posibilidades que ofrece el libro y la lectura como elementos que
permiten mejorar la calidad de vida de la poblacin, adelanta actividades orientadas a45:
Formular polticas de lectura que inscritas en los planes de desarrollo, tanto nacionales como
departamentales y municipales, garanticen un presupuesto a instituciones con capacidad y
voluntad de ejecucin.
Desarrollar acciones concretas encaminadas a la transformacin de la escuela, como primer
formador de lectores.
Gracias a los siguientes servicios, Fundalectura, proyecta sus programas a las personas e
instituciones interesadas en formacin de lectores:
Acceso a una base de datos de libros infantiles y juveniles.
Asesoras en la creacin, modernizacin, organizacin de las bibliotecas y sus servicios de
extensin.
Consulta de materiales especializados en la temtica de la lectura y la escritura, la litera-
tura infantil y juvenil y las bibliotecas en el Centro de Documentacin CEDOC.
4.4.6 Asolectura
Asolectura se identifica como la entidad que rene en el territorio personas naturales y jurdicas
independientes comprometidas con la promocin y el desarrollo de la lectura y la escritura. Su
propsito es unir la voluntad de trabajo de personas e instituciones interesadas en la lectura y la
escritura para incrementar sus posibilidades de accin. Asolectura se constituye como interlocutor
entre instancias gubernamentales y privadas para conseguir mejoras en el sistema educativo y en
la escuela, apoyar la creacin y el fortalecimiento de las bibliotecas, estimular la investigacin y
propiciar el fomento de la lectura y la escritura46.
Por ser una instancia de participacin de la sociedad civil organizada alrededor del tema de la
lectura, es un mecanismo para el impulso de polticas y proyectos sobre el tema, de vigilancia de la
inversin pblica para bibliotecas y escuelas y otras instancias que fomenten la lectura y la escri-
tura, y contribuye a garantizar la continuidad de los programas exitosos.
Actividades y Eventos
Clubes de lectores.
Conferencia anual.
Consejos municipales de lectura y bibliotecas.
Consulta pblica para la formulacin de una poltica de lectura y escritura.
Formacin y reflexin.
Grupos de lectura con maestros.
45 bid., p. 4.
46 ASOLECTURA. 19 de octubre de 2005. www.asolectura.org/cgi-bin/WebObjects/asolectura.
61
4.5 Proveedores de bienes y servicios

El sector de bienes y servicios es un componente importante del anlisis organizacional en cualquier
estudio de caracterizacin ocupacional; desde el punto de vista de su organizacin, las empresas se
pueden dividir en dos sectores bien diferenciados:
1. Proveedores de bienes para archivos y bibliotecas

Este sector est representado por las empresas que fabrican y/o distribuyen todo tipo de materiales
para archivos y bibliotecas, tales como estanteras, sistemas rodantes, insumos, carpetas, cajas,
muebles especiales, carritos transportadores, carn de identificacin, etiquetas de seguridad, entre
otros. Aunque por las caractersticas de los mismos la elaboracin de estos artculos no es exclusiva
de un fabricante en particular, la dinmica del mercado ha hecho que existan empresas especiali-
zadas en esta clase de elementos, destacndose las siguientes:
Probibliotecas.
Disarchivo.
Carvajal.
3M.
Suarchivo.
Archimvil y equipos.
Gaylord.
Ajoveco.
Sistemas de informacin (SIDEIN).
Tandem.
Una caracterstica de estos proveedores es que se convirtieron en corto plazo en exportadores de

bienes, especialmente a Centro Amrica y a los pases del grupo andino, debido principalmente a
que el sector no estaba an desarrollado en dichos pases.
2. Proveedores de servicios
El sector de servicios ha sido uno de los de mayor crecimiento en el campo de archivos y bibliotecas;
a partir de la modernizacin de los sistemas archivisticos y bibliotecarios del pas, as como a la
formulacin de un marco normativo moderno en este campo, se comenzaron a crear diferentes tipos
de empresas de servicios, cuyo objetivo era llenar el vaco existente en reas de accin que hasta
hace poco eran desarrolladas directamente por personal de planta de las bibliotecas y archivos.
A lo anterior, se suma el aumento en la demanda de profesionales para trabajar en bibliotecas y
archivos, la cual hizo que la oferta de profesionales fuera deficitaria toda vez que las escuelas de
bibliotecologa que funcionan en el pas gradan menos profesionales de los que se requieren. Esta
situacin ocasion la creacin de empresas especializadas en servicios para archivos y/o bibliotecas
o gener que empresas ya establecidas crearan nuevas lneas de servicios en estos dos campos.
Un indicador de esta situacin es el crecimiento en la contratacin de servicios por outsourcing
tanto en archivos como en bibliotecas; de acuerdo con un estudio realizado por Castao y Yate en el
200447, algunas de las principales empresas de archivos que ofrecen servicios mediante la modali-
dad de outsourcing son.
47 YATE PARRA, Paola Fernanda y CASTAO ZULUAGA, Diana Marcela. Estudio Exploratorio de Casos de Outsourcing de
Servicios de Archivo Aplicado a Empresas Pblicas y Privadas en Bogot. Bogot: Universidad Javeriana, 2004 (tesis de grado).
62
1. Setecsa-Seguridad Tcnica S.A.

Almacenamiento y custodia de medios magnticos.
Almacenamiento y custodia de archivos.
Centros de administracin documental.
Centros alternos de proceso.
Digitacin de documentos.
Microfilmacin de documentos.
Data Warehouse.
Recuperacin virtual de documentos.
Consulta y solicitud de documentos va Internet.
Consulta y administracin de guas en lnea.
2. Tecnoimgenes S.A.
Manejo de documentos.
Administracin electrnica de documentos (imgenes, COLD, EDMS, formas electrni-
cas, correo electrnico, entre otros).
Automatizacin de procesos de negocios.
Digitalizacin y organizacin de documentos.
Consultora y asesora en gestin electrnica de documentos.
Elaboracin de tablas de retencin documental y almacenamiento de archivo fsico de
documentos.
3. In Plant S.A.
Gestin documental.
Reprografa.
4. Alarchivo
Microfilmacin.
Digitalizacin.
Sistematizacin.
Clasificacin.
Empaque.
Codificacin.
5. Almatec Ltda
Administracin de archivos de gestin.
Almacenamiento y custodia de archivos fsicos y magnticos.
Organizacin, clasificacin y sistematizacin de archivos.
Microfilmacin de documentos.
Digitalizacin de documentos.
6. Archivos Micro-pticos
Asesora.
Organizacin.
Tabla de retencin documental.
Sistematizacin.
Microfilmacin.
Digitalizacin.
Bodegaje.
63
7. Compaa de Servicios Archivsticos Ltda.

Asesora.
Organizacin.
Sistematizacin.
Microfilmacin.
Digitalizacin.
Fabricacin y reparacin de archivos rodantes.
8. Consultores Nacionales Asociados

Capacitacin.
Organizacin.
Custodia y administracin de documentos.
Sistematizacin.
Suministro de software.
9. Data Box
Organizacin y administracin de archivo documental y medios magnticos.
10. Gadier Sistemas Profesionales de Informacin

Organizacin y administracin de archivo documental y medios magnticos.
11. MTI Manejo Tcnico de la Informacin

Administracin, revisin y custodia de documentos.
Almacenamiento, transporte y custodia de medios magnticos.
Administracin de archivos.
Revisin jurdica de documentos.
12. Redfile
Consultora.
Almacenamiento de archivos.
Conversin archivos electrnicos.
Outsourcing documental.
Venta de software para archivo.
Microfilmacin.
Bsqueda y recuperacin de documentos.
Venta de publicaciones tcnicas.
13. Searchiva
Almacenamiento y custodia.
Administracin de archivos.
Digitalizacin, scanner y CD ROM.
Software de manejo y control.
Por su parte, en un estudio similar realizado por Norma Molina48 se hace una descripcin de esta
modalidad de contratacin en las bibliotecas pblicas de Bogot, dentro del cual se identificaron
diferentes empresas que ofrecen servicios de outsourcing en diferentes reas de la gestin de biblio-
tecas, algunas de las cuales fueron:
48 MOLINA ZARTA, Norma Clemencia. Caracterizacin de la contratacin por outsourcing en las bibliotecas pblicas de Bogot.
Bogot: Universidad de La Salle, 2006 (Tesis de grado).
64
1. Gadier Sistemas Profesionales de Informacin Ltda.

Capacitacin.
Organizacin de colecciones.
Catalogacin.
Sistematizacin.
2. Sistemas Productivos (SIPRO)

Suministro de personal tcnico y auxiliar.
3. Archivos e Informtica Ltda.
Catalogacin.
Sistematizacin.
4. Garca Iguarn Asociados

Catalogacin.
5. Inversiones Ajoveco
Microfilmacin.
Digitalizacin.
6. Baypack Ltda
Suministro de auxiliares para biblioteca.
7. Alianza Calidad
8. Empresa Asociativa de Servicios Profesionales (EASERPRO)

9. Serbyc EAT
10. Archivo General de la Nacin

Microfilmacin.
Restauracin de documentos.
11. Universidad Industrial de Santander (UIS)

Restauracin de documentos.
12. Consultores Nacionales Asociados

Capacitacin.
Custodia y administracin de documentos.
Sistematizacin.
13. Colsubsidio
Capacitacin.
Administracin integral de bibliotecas.
65
14. Redfile
Catalogacin.
Administracion integral de bibliotecas.
Sistematizacin.
15. Bibliomtrica
Catalogacin.
Sistematizacin.
4.6 Informacin sobre inversin en el sector

de archivos y bibliotecas
Las polticas gubernamentales de Colombia, siempre han tenido inters en las bibliotecas y los
archivos y lo reafirman las polticas culturales formuladas por el Estado, las cuales comenzaron a
cristalizarse durante el Ao Nacional de la Cultura 1989-1990, valorando los modos como los pue-
blos viven y las maneras como stos construyen sus memorias, elaboran productos y establecen lazos
de confianza que posibilitan que las sociedades funcionen.
La cultura es generadora de procesos creativos con un alto potencial de contribuir al crecimiento
econmico, marcado sobre el estilo de vida de los grupos sociales, actuando como constructor de
memoria e identidad regional y nacional e identificado en cuatro dimensiones fundamentales del
desarrollo econmico: riqueza, capital humano, exclusin social y acceso a servicios pblicos
esenciales.
La produccin cultural se expresa como la suma del valor agregado producido por los subsectores
culturales editoriales, industria fonogrfica, etc. dividido por el ingreso nacional total, es decir,
como el porcentaje del PIB que es producido por el sector cultura, y relacionadas con el ingreso
nacional por habitante, el analfabetismo, el nivel de desigualdad en la distribucin del ingreso y el
grado de desarrollo humano de la poblacin.
Esta evidencia indica que a mayor participacin de la cultura en el PIB: aumenta la riqueza del
pas medida por el ingreso por habitante; aumenta el nivel educativo; disminuye la desigualdad
en la distribucin de ingreso; y aumenta la calidad de vida de las personas49.
Por lo anterior, tendr importancia la intervencin del Estado colombiano con sus acciones,
proyectos y planes de cultura, la cual veremos definida en la Ley General de Cultura en 1997
con la creacin del Ministerio de Cultura, como organismo rector de la poltica cultural, sin
olvidar la labor desarrollada por Colcultura desde 1968 que propici el fortalecimiento de la
institucionalidad cultural territorial, reflejada en la construccin de casas de cultura, bibliotecas
pblicas, museos y archivos.
49 MOLINA ZARTA, Norma Clemencia. Caracterizacin de la contratacin por outsourcing en las bibliotecas pblicas de Bogot.
Bogot: Universidad de La Salle, 2006 (tesis de grado).
66
El sector presenta gran dispersin y una enorme dificultad para coordinar acciones y capitalizarse
socialmente. Los procesos culturales no cuentan con instrumentos adecuados para planear, admi-
nistrar, y evaluar y son muy escasas las estadsticas e indicadores que pueden medir su impacto.
Las redes de instituciones y servicios culturales como bibliotecas, museos y archivos no estn
suficientemente conectados y presentan grandes dificultades para articular, acceder y actualizar la
informacin. Adems, la mayora de entidades del sector no se ha apropiado de las nuevas tecno-
logas para acceder y generar informacin50.
El Ministerio de Cultura, cabeza del sector de la cultura, ha realizado programas orientados a
fomentar y conservar la creacin del patrimonio cultural de la Nacin como las redes nacionales
de museos, bibliotecas y archivos coordinados por el Museo Nacional, Biblioteca Nacional y el
Archivo General de la Nacin, entre otros.
4.6.1 Financiamiento
El Ministerio de Cultura pas de un presupuesto de $75.142 millones a $66.000 millones en el ao
1999 y $43.112 millones para el 2000; es decir, una reduccin de $32.030 millones en el periodo
analizado (42% menos). En el periodo comprendido entre el ao 2001 hasta el 2006, se observa
un repunte en su presupuesto; en el 2001 el presupuesto alcanz los $58.716 millones hasta alcan-
zar en el 2006 los $105.399 millones.
Las fuentes de financiacin del sector cultural que se han identificado en el pas son: i) recursos de
inversin del Presupuesto General de la Nacin; ii) transferencias mediante el Sistema General de
Participaciones; iii) convenios bilaterales y de cooperacin internacional; vi) programas transver-
sales, como Plan Colombia y Red de Solidaridad; v) proyectos especficos de otros ministerios y de
instituciones como el Banco de la Repblica, Colciencias, Colfuturo, Fondo Nacional de Regalas,
Plante, Comisin Nacin de Televisin; vi) recursos generados por la Estampilla Procultura; vii)
impuestos a espectculos pblicos; viii) transferencias de los Ingresos Corrientes de la Nacin para
apoyar entidades pblicas y privadas; ix) crditos blandos otorgados por el IFI; x) crditos interna-
cionales; xi) recursos propios generados por los servicios y productos que ofrecen las entidades del
sector; y xii) aportes del sector privado.
El Ministerio de Cultura y el Archivo General de la Nacin se financian principalmente con recur-
sos del Presupuesto General de la Nacin.
4.6.2 Presupuesto de Inversin

El comportamiento de la inversin durante el periodo analizado (1998-2006) tambin refleja las
irregularidades del presupuesto ya que pasa de $51.760 millones en el 1998 a $44.290 millones en
el ao 200651.
Pero no se pueden desconocer las inversiones a la cultura que presentan los presupuestos desde
1996:
50 COLOMBIA. DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIN. Lineamiento para la sostenibilidad del Plan Nacional de
Cultura 2001-2010 Hacia una ciudadana democrtica cultural. Bogot: DNP, 2002. p. 13.
51 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Evolucin del Presupuesto 1998-2006. [en lnea]. [citado 20-06-2006]. Bogot:
Mincultura, 2006, Disponible en: www.mincultura.gov.co/VBeContent/NewsDetail.asp?ID=127&IDCompany=11.
67
CUADRO N 2
P RESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
GOBIERNO N ACIONAL VS . M INISTERIO DE CULTURA ( GESTIN GENERAL )
Nota: Los recursos de 1996 corresponden a Colcultura, hoy desaparecido. Los de 1997 corresponden a Colcultura y Ministerio de
cultura, y los de 1998 en adelante slo al Ministerio de cultura.
C UADRO 2a.
P RESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
GOBIERNO N ACIONAL VS . M INISTERIO DE CULTURA
En el ao de 2004 y 2005 la inversin para el sector de las bibliotecas estuvo representada en el

proyecto de la construccin e implementacin de la Red de Bibliotecas Pblicas de Yopal, Paz de
Ariporo y Villanueva del Departamento de Casanare e Implementacin del Plan Nacional de Lec-
tura y Bibliotecas a nivel nacional. El Banco de la Repblica realiz una Inversin neta en bienes
para actividad cultural de 30,2 (cifras en millardos)52.
CUADRO N 3
P RESUPUESTO DEL M INISTERIO DE C ULTURA
Fuente: Contralora General de la Repblica. Millones de pesos.
52 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA. Situacin de la Finanzas del Estado y Cuenta General del Presupuesto y del
Tesoro. Informe 2004 [en lnea]. Bogot: CGR, 2004[citado 16-06- 2006]. Disponible en: www.contraloriagen.gov.co:8081/
internet/central_doc/Archivos/243/Informe_finanzas_y_cuenta2004.pdf.
68
La Ley General de Cultura establece que los gobiernos nacional, departamental, distrital y mu-
nicipal consolidarn y desarrollarn la Red Nacional de Bibliotecas Pblicas, coordinada por el
Ministerio de Cultura en la Biblioteca Nacional, con el fin de promover la creacin, el fomento y el
fortalecimiento de las bibliotecas pblicas y mixtas y de los servicios complementarias que mediante
stas se prestan. Para ello, incluirn todos los aos en su presupuesto las partidas necesarias
para crear, fortalecer y sostener el mayor nmero de bibliotecas pblicas en sus respectivas
jurisdicciones 53.
Colombia presenta un dficit alto en lo que a dotacin de bibliotecas se refiere pues casi un tercio
de los municipios estn desprovistos de estos lugares de lectura y estudio. El Plan Nacional de
lectura y Bibliotecas, busca fortalecer y aumentar la actual Red Nacional de Bibliotecas mediante
dotaciones y adecuaciones de infraestructura. La meta principal del Plan es darle un impulso
vigoroso al hbito de lectura que beneficie principalmente a las personas menos favorecidas.
4.6.2.1 Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas

El Gobierno Nacional ha propuesto en el Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006 y establece
como una de las lneas de accin el Plan Nacional el de Lectura y Bibliotecas (PNLB), documen-
to Conpes 3222 de 2003, coordinado por el Ministerio de Cultura a travs de la Biblioteca Nacio-
nal, cuyo objetivo fundamental es mejorar los niveles de lectura y escritura, fortalecer y racionalizar
los servicios prestados por las bibliotecas pblicas, facilitando as el acceso para toda la poblacin
colombiana a la informacin, al conocimiento y al entretenimiento.
En el diseo del PNLB han colaborado y vinculado entidades del sector pblico y privado, todas
orientadas hacia un fin comn y con amplia experiencia en el mbito de la promocin de lectura,
es as como de la mano del Banco de la Repblica, el Ministerio de Educacin, Fonade, Fundalectura
y Asolectura, entre otros, se han propuesto unir esfuerzos de manera concertada para lograr el
objetivo de mejorar los ndices de lectura54.
Durante el ltimo ao, se destaca el impulso dado a los programas del PNLB en la Red Nacional
de Bibliotecas dada su importancia para el desarrollo social de las comunidades en torno a la
educacin y al esparcimiento. Con el apoyo de la comunidad internacional, a la fecha se han
fortalecido 550 de las 500 bibliotecas previstas para el cuatrienio; avance del 110%. De estas
bibliotecas en el 2004 se dotaron 150 bibliotecas ms 13 pequeas; en el 2005 se dotaron 220
bibliotecas y en el 2006 se han dotado 100.
53 COLOMBIA. MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Ley General de Cultura: Ley 397 de 1997. Bogot: Imprenta
Nacional, 1997. p. 5.
54 SENDEROS. PORTAL DE BIBLIOTECAS PBLICAS DE COLOMBIA. Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas. 20 de octubre
de 2005. www.senderos.gov.co/plan/Articulos/76/Default.aspx21, junio, 2006]. Disponible en Internet: http://www.senderos.gov.co/
plan/Articulos/76/Default.aspx.
69
Cuadro N 4
Inversin Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas 2003-2006
Fuente: Biblioteca Nacional de Colombia. Direccin.
CUADRO N 5
P LAN N ACIONAL DE L ECTURA Y B IBLIOTECAS .
RECURSOS PROVENIENTES DE OTRAS ENTIDADES
Fuente: Biblioteca Nacional de Colombia. Direccin.
El Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas entre 2003 y 2006, ha contado con recursos provenien-
tes del Presupuesto Nacional asignado a Ministerio de Cultura $31.938.208.310 millones y
adicionalmente recursos de otras entidades por $47.693.043.000.
70
4.6.2.2 Archivo General de la Nacin

El Archivo General de la Nacin es un organismo adscrito al Ministerio de Cultura, por tanto es
autnomo y no depende presupuestalmente del mismo, para el desarrollo de sus programas. As pues,
segn el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 200155, el patrimonio de la Entidad est constituido por:
Apropiaciones del Presupuesto General de la Nacin, conformado por recursos de la Nacin
y propios.
Aportes en dinero y especie que reciba en donacin de personas naturales o jurdicas, de
derecho pblico o privado, nacional o extranjera.
Toda la renta que perciba por servicios prestados.
Los bienes muebles e inmuebles que llegare a adquirir a cualquier ttulo.
Las apropiaciones literarias y cientficas que posee y las que en el futuro se ocasionen.
Los recursos que seala el artculo nueve de la Ley 80 de 1989.
El AGN adelanta uno de los programas interinstitucionales de alcance nacional ms importantes

que en el rea de archivos pueda desarrollarse; es la creacin y fortalecimiento del Sistema Nacional
de Archivos, el cual trabaja por integrar los archivos pblicos y privados del pas, salvaguardar el
patrimonio documental y poner al servicio de la comunidad la informacin existente56.
Para el desarrollo de este programa especial, se tiene en cuenta la estructura administrativa del
pas, con el fin de obtener apoyo de todos los entes gubernamentales nacionales, departamentales,
consejos departamentales y los comits tcnicos especializados por funciones y sectores57.
El AGN posee un patrimonio independiente, constituido con bienes o fondos pblicos comunes y
el producto de ingresos propios, el cual es invertido en el desarrollo de proyectos relacionados con
la coordinacin de la actividad archivstica del pas, el buen uso y conservacin del patrimonio
documental, el desarrollo y puesta en marcha de convenios de cooperacin con instituciones
nacionales e internacionales, el apoyo a la direccin de los archivos de la administracin publica,
la inspeccin y diagnostico a los archivos de las entidades del estado, actividades de formacin y
divulgacin con cursos, seminarios, congresos, publicaciones, entre otras.
A continuacin se presenta de manera resumida el presupuesto asignado de manera definitiva en
los ltimos aos al AGN:
CUADRO N 6
P RESUPUESTO DEEL A RCHIVO GENERAL DE LA N ACIN
Fuente: Archivo General de la Nacion58.
55 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nacin.

56 ORGANIZACIN DE ESTADOS IBEROAMERICANOS. Informe del Sistema Nacional de Cultura. Bogot: OEI, 2003
57 bid.
58 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Presupuesto. (en lnea). Bogot: AGN, 2005 (citado: 15:01:2006).
Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/version2.
71
Al analizar el grfico anterior, se puede observar que el presupuesto manejado por el AGN en los
ltimos aos ha tenido un incremento considerable en lo que a inversin se refiere, pues el ao
2005 tuvo un incremento del 95,9% con respecto al 2003. Mientras el presupuesto por funciona-
miento se mantiene casi que estable evidenciando tan slo un 14% de incremento desde el 2003
hasta el 2005.
En el sector oficial, la inversin en materia de archivos quiz ms destacada est referenciada en
el AGN, sin embargo, no significa que no se realicen otras que debido a la formulacin de la Ley
General de Archivos, han dado la pauta para que las entidades cobijadas bajo su mbito de
aplicacin, se vean avocadas a aplicarla, poniendo en marcha proyectos acordes con la misma y
que busquen la organizacin y conservacin de sus fondos documentales, y en general del mejora-
miento de sus archivos.
Desde su creacin esta Entidad ha fundamentando su misin y objetivos en los principios esencia-
les y actualizados de la disciplina archivstica, formulando sus metas en los Planes Estratgicos
Hacia una poltica archivstica (1995-1998) y Hacia el archivo total (1999-2002). El primero
condujo a la expedicin de la Ley General de Archivos 594 de 2000; y el segundo, al desarrollo y
aplicacin de la misma.
En el perodo 1999 a 2002 las actividades del plan fueron desarrolladas con recursos de funciona-
miento que ascendieron a la suma de $ 12.075 millones de pesos. De este total, $1.587 millones de
pesos correspondieron a recursos generados con la prestacin de servicios como asesoras, capa-
citacin, microfilmacin, publicaciones, fotocopiado, arrendamientos, alquiler de espacios, entre
otros.
La ejecucin de proyectos archivsticos contratados por las entidades pblicas, se atendi en este
perodo. Se celebraron contratos con entidades pblicas, para la organizacin de archivos, elabo-
racin de diagnsticos, asistencia tcnica en materia de conservacin, intervencin, capacitacin
archivstica, entre otros.
Vale la pena destacar que las limitaciones presupuestales y las regulaciones en la materia, le han
impedido a la Entidad atender una mayor demanda de ejecucin de proyectos archivsticos por
parte de diferentes entidades. Se gestion ante el Departamento Nacional de Planeacin la apro-
piacin de recursos para la vigencia 2003. Se acudi a la Comunidad Internacional en procura de
financiacin para el desarrollo de actividades tcnicas, obtenindose apoyo. Los dineros de la
cooperacin, en la mayora de los casos, fueron administrados por la Organizacin de Estados
Iberoamericanos OEI y se ejecutaron proyectos por un valor de 92.265 dlares.
Plan Estratgico 2003-2006 Hacia los archivos como centros de informacin
Objetivo
El gasto estimado para financiar los objetivos del Plan Estratgico asciende a la suma de diez y
nueve mil quinientos millones de pesos ($19.500000.000), con presupuesto de funcionamiento e
inversin.
Para el ao 2005, el aporte de la Nacin al presupuesto de funcionamiento correspondi al 78,35%
y para el presupuesto de inversin, el restante 21,65%, destacndose de este ltimo que el 70,81%
de los recursos destinados a Inversin se asignaron al rubro Divulgacin, Asistencia Tcnica y
Capacitacin del Recurso Humano. La financiacin con recursos propios presenta una composi-
cin inversa: el 39,71% de los mismos se asignaron a cubrir gastos de funcionamiento, mientras
72
CUADRO N 7
P RESUPUESTO DEL A RCHIVO G ENERAL DE LA N ACIN
Fuente: Colombia. Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Ley Presupuesto General de la Nacional 2006.
que el 60,29%, se destinaron a cubrir gastos de inversin, siendo los rubros de mayor participa-
cin los correspondientes a Divulgacin, Asistencia Tcnica y Capacitacin del Recurso Humano,
con una participacin del 38,44% y el de Adquisicin y/o produccin de equipos, materiales,
suministros y servicios administrativos con una participacin de 33,10%.
Para el ao 2006, el aporte de la Nacin al presupuesto de funcionamiento correspondi al 61,61%
y para el presupuesto de inversin, el restante 38,39%, destacndose de este ltimo que el 66,59%
de los recursos destinados a Inversin se asignaron al rubro Divulgacin, Asistencia Tcnica y
Capacitacin del Recurso Humano. La financiacin con recursos propios presenta una composi-
cin inversa: el 31,45% de los mismos se asignaron a cubrir gastos de funcionamiento, mientras
que el 68,55%, se destinaron a cubrir gastos de inversin, siendo el rubro de mayor participacin
el correspondiente al Mejoramiento y mantenimiento de la infraestructura propia del sector, con
una participacin del 90,33%.
Analizando el presupuesto asignado para el ao 2005 y el de 2006, se observa lo siguiente:
El total del presupuesto creci 155,42%, lo cual se explica por el crecimiento de 824,46% del
presupuesto de recursos propios en el ao 2006, al pasar de $744,7 millardos en el ao 2005 a
$6.140 millardos en el 2006.
73
El presupuesto asignado para cubrir gastos de funcionamiento, con recursos de la Nacin, en el

ao 2006, disminuy 1.04%, en relacin con el ao 2005; mientras que el presupuesto asignado
para ser cubierto con recursos propios creci 632,19%, en el mismo perodo.
El presupuesto asignado para cubrir gastos de Inversin, tanto con recursos de la Nacin como
con recursos propios, presenta una tendencia creciente en el perodo analizado, al crecer 123,1%
y 951,13%, respectivamente.
Se destaca el crecimiento sustancial de los recursos asignados a cubrir, con recursos propios, el
rubro de Mejoramiento y Mantenimiento de la Infraestructura Propia del Sector, que pas de $35,6
millardos en el ao 2005 a $4.263 millardos en el ao 2006.
En los recursos asignados con el aporte de la Nacin, tambin se presenta un incremento significa-
tivo en los apropiados para cubrir los gastos correspondientes al rubro de Divulgacin, Asistencia
Tcnica y Capacitacin del Recurso Humano, al pasar de $589 millardos en el ao 2005 a $1.236
millardos en el ao 2006.
4.7 Anlisis estadstico

El presente anlisis estadstico corresponde a los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas a
diferentes unidades de informacin y a profesionales del sector de archivos y bibliotecas; para este
apartado se tomaron nicamente las preguntas relacionadas con el entorno organizacional, cuyos
resultados se presentan ordenados por cada subsector:
4.7.1 Archivos de la Administracin Central

Segn los resultados obtenidos, el 75% de los profesionales vinculados a estos archivos, no se
encuentran vinculados a ninguna asociacin o agremiacin, solamente el 6% encuestado mani-
fest pertenecer a ASCOLBI; entre tanto un 19% no respondi.
GRFICA N 1
V INCULACIN A ASOCIACIONES
S
No
NR
Un 68% de las entidades encuestadas no realiza contratacin de servicios de outsourcing, el cual

es un mecanismo que permite que las entidades desarrollen proyectos especficos que no estn en
capacidad de asumir directamente, bien sea por falta de personal o por limitaciones de infraes-
74
tructura. Mientras que un 25% indica haber utilizado este mecanismo de contratacin para llevar
a cabo procesos de microfilmacin, digitalizacin y organizacin de fondos acumulados.
GRFICA N 2
C ONTRATACIN DE OUTSOURCING
S
No
NR
4.7.2 Archivos municipales

Debido a la metodologa utilizada para recoger la informacin de este subsector, los resultados de
ste no se presentan de manera cuantitativa sino cualitativa. En el aspecto organizacional los archivos
municipales estn contratando por la modalidad de outsourcing algunos de los procesos archivsticos,
en particular aquellos que de acuerdo con las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin,
se deben atender obligatoriamente; los procesos que suelen contratarse con mayor frecuencia son:
elaboracin de tablas de retencin documental y organizacin de fondos acumulados.
En materia organizativa, por disposiciones del Archivo General de la Nacin, los municipios han
venido creando paulatinamente los Consejos Municipales de Archivos, lo cual les permite insertarse
de manea ms activa en el sistema Nacional de Archivos y acceder a instancias de cooperacin y
capacitacin que facilitan el cumplimiento de las normas legales y el desarrollo de sus archivos.
4.7.3 Bibliotecas Universitarias

En relacin con la participacin en asociaciones del sector, el 55% respondi que pertenece a
algn tipo de asociacin profesional; el 40% respondi en forma negativa y el 5% no respondi la
pregunta.
Entre las personas que respondieron pertenecer a una asociacin profesional, se mencionaron las
siguientes agremiaciones:
ASCOLBI.
ASOUNIESCA.
Sociedad Colombiana de Archivistas (SCA).
Si bien la mayora de los encuestados pertenece a alguna de las agremiaciones citadas, falta ms
participacin de los profesionales en bibliotecologa y de las personas directamente relacionadas
con las bibliotecas de IES, con las agremiaciones y/o asociaciones de bibliotecologa, con el fin de
lograr mayor integracin y sentido de pertenencia con el medio.
75
El 7,5% de los encuestados califica de excelente la administracin de las bibliotecas pues conside-
ran que se ha dado impulso a las bibliotecas y a los centros de documentacin y se ha avanzado en
cuanto a tecnologas de informacin.
El 65% de los encuestados califica como buena la administracin de las bibliotecas, en parte como
resultado de los procesos de acreditacin que se adelantan hoy en da en las IES y que les exige
mejor calidad en sus recursos e instalaciones incluidos los servicios bibliotecarios. Se considera
que las instituciones han invertido en cuanto a instalaciones, tecnologa y capacitacin del personal
que labora en la biblioteca; sin embargo, falta ms apoyo y una mayor asignacin presupuestal
para atender las necesidades de las bibliotecas y de la comunidad de usuarios.
El 17,5% de los encuestados, califica como regular la administracin de las bibliotecas porque
consideran que hace falta mayor apoyo institucional, mayor capacitacin y formacin acadmica
formal que respalde la labor de las personas que laboran en las bibliotecas. Por otra parte, se
considera que falta que en el sector de las bibliotecas universitarias, se consoliden ms proyectos
de cooperacin y convenios, que les permitan trabajar en red y de forma ms colaborativa en
diferentes reas de desarrollo bibliotecario.
En relacin con la contratacin de servicios de outsourcing para los procesos de la biblioteca, el
47,5% respondi que no se contratan este tipo de servicios; mientras que el 40% respondi que s
contratan servicios de outsourcing en procesos como: catalogacin, digitalizacin, certificacin de
calidad, servicios generales y vigilancia. El 12,5% de los encuestados no respondi la pregunta.
4.7.4 Bibliotecas pblicas

En cuanto a la zona de ubicacin de las bibliotecas segn cuadros y grficas anteriores, podemos
ver que slo el 5% de las zonas rurales del pas cuentan con servicios bibliotecarios, y que el 95%
restante de las bibliotecas se encuentran en la zona urbana, ya sea municipio pequeos, ciudades
intermedias y/o grandes capitales. Esta informacin es importante en la medida en que nos permi-
te deducir que las comunidades que habitan fuera del permetro urbano carecen del fcil acceso a
la informacin, uno de los aspectos fundamentales contemplados en el manifiesto de la IFLA/
Unesco, que nos habla de la democratizacin de la informacin.
En cuanto al horario de atencin el 69% de las bibliotecas presta el servicio en doble jornada,
interrumpiendo labores al medioda, mientras que un 23% presta el servicio en jornada continua;
un 8% de los encuestados no respondi. El mayor nmero de bibliotecas que prestan su servicio en
jornada continua se encuentra en las grandes ciudades, en las cuales es usual que la mayor parte
de los servicios al pblico en diferentes sectores se preste de manera continua. Adicionalmente las
bibliotecas de estas ciudades suelen contar con mejores presupuestos, lo que permite organizar los
servicios con personal que labora por turnos, sin tener que cerrar el servicio en horas del medioda.
Ver grfica N 4.
De igual forma, este resultado tambin obedece a la necesidad que se presenta en las reas metro-
politanas de mantener la jornada continua ya que las bibliotecas de estas zonas adems de facili-
tar la informacin a una gran cantidad de pblico, ofrecen un su portafolio con una amplia gama
de actividades culturales para todo tipo de usuarios de las diferentes comunidades.
De acuerdo con la grfica N 5, el departamento de Cundinamarca cuenta con mayor nmero de
bibliotecas con el 31% aproximadamente, esto obedece a las mismas razones que analizamos en
el tem anterior, auge de los servicios bibliotecarios, mejor portafolio de servicios y mayor presu-
76
GRFICA N 3
U BICACIN DE LA BIBLIOTECA
GRFICA N 4
H ORARIO DE ATENCIN
GRFICA N 5
T IPO DE BIBLIOTECA POR DEPARTAMENTO
77
puesto para recurso humano e infraestructura, adems de ser el departamento en el cual se en-
cuentra el distrito capital, el cual cuenta con las bibliotecas de mayor desarrollo en la actualidad,
tales como la Red Distrital de Bibliotecas Pblicas - Bibliored, la Biblioteca Luis ngel Arango y la
Red de Bibliotecas de Colsubsidio.
Siguen en nmero el departamento de Nario con un total de aproximadamente el 28%, Putumayo
con un aproximado del 14% y el Tolima con un 13%, esto obedece las mismas razones, contar con
bibliotecas de la Red Departamental de Bibliotecas Pblicas y de la Red de Bibliotecas del Banco
de la Repblica.
Conviene sealar que el departamento de Antioquia, es, antes de Cundinamarca, el que mayor
nmero de bibliotecas posee, situacin que no se evidencia en este anlisis, debido a que la
encuesta no fue respondida por las bibliotecas pblicas de este departamento, por razones que no
fue posible identificar.
GRFICA N 6
P ARTICIPACIN EN REDES DE BIBLIOTECAS
PERTENECE A UNA RED DE BIBLIOTECAS
No
En relacin con la participacin de las bibliotecas en redes, el 88% dicen pertenecer a alguna de las
redes de bibliotecas que funcionan en el pas (Red nacional de Bibliotecas Pblicas, Red de Biblio-
tecas del Banco de la Repblica y Red de Bibliotecas de Cajas de Compensacin), en tanto que el
12% restante no hace parte de ninguna red, principalmente por desconocimiento de su existencia o
porque no cuentan con los recursos y tecnologa necesarios para el trabajo cooperativo.
4.7.5 Bibliotecas Escolares

Para la recoleccin de la informacin relacionada con el estudio de caracterizacin ocupacional
en el sector de bibliotecas escolares, se aplic una encuesta a diferentes instituciones escolares,
este anlisis pretende diagnosticar el estado actual de estas unidades de informacin en el pas. A
continuacin se presentan los resultados obtenidos.
Del total de entidades encuestadas, un 54,22% corresponde a colegios del sector privado y el
44,58 restante al sector oficial.
78
GRFICA N 7
T IPO DE ENTIDAD A LA CUAL PERTENECE
1,2%
54,22% 44,58%
Oficial
Privada
Mixta
Del total de encuestados, un 54,22% corresponde a colegios del sector privado, el 44,58% al sector
oficial y el 1,2 es mixto.
4.8 Conclusiones
La estructura organizativa del sector de archivos y bibliotecas est representada en cuatro
componentes, los cuales se constituyen en los pilares de su desarrollo:
Las unidades de informacin, definidas como el centro sobre el cual se desarrolla la
actividad bibliotecaria y archivstica, cuyo desarrollo ha permitido que Colombia sea
reconocida internacionalmente por sus avances en el sector.
Las asociaciones profesionales mantienen roles y funciones afines y a su vez complemen-
tarias, dentro de las que se identifican dos grupos: las asociaciones de alcance nacional
como Ascolbi y la Sociedad Colombiana de Archivistas, que asumen la representacin
nacional de todo el gremio o colectivo profesional; y las asociaciones profesionales de
egresados, con un alcance restringido a los graduados de una determinada universidad,
que aunque representan a sus asociados frente a terceros, no tiene ingerencia en toda la
profesin, sino en una parte de ella y su objetivo es crear sentido de pertenencia a una
determinada escuela de formacin y mantener los vnculos con su universidad.
Las asociaciones de bibliotecas creadas en diferentes regiones del pas, y con ellas la
aparicin de redes acadmicas, caracterizan el sentido de cooperacin profesional y la
necesidad de compartir experiencias, recursos, infraestructuras y conocimientos con el
fin de obtener mejores resultados para todas las unidades de informacin participantes y
para los profesionales que las conforman.
El desarrollo de un sector empresarial diversificado, calificado, competitivo y con una
clara visin de las necesidades del sector de archivos y bibliotecas, cuya principal caracte-
rstica es lograr sinergias con sus clientes (archivos y bibliotecas) que garanticen el desa-
rrollo sostenido del sector, mejoren las condiciones de los profesionales de la informacin
y aseguren niveles de desarrollo tecnolgico ptimos.
Las asociaciones de biblioteclogos y archivistas conformadas tanto en el pasado como en

la actualidad, son un indicativo de la evolucin y consolidacin de estas disciplinas en
nuestro pas; con el establecimiento de las asociaciones de bibliotecarios desde hace ms
de cinco dcadas y posteriormente, con la profesionalizacin de esta actividad, la creacin
de asociaciones profesionales propiamente dichas de biblioteclogos y archivistas, se
79
demuestra la existencia de un perfil profesional cohesionado en donde los profesionales

que las integran asumen una vocacin permanente por su desarrollo y el de la misma
profesin; las asociaciones han sido a lo largo de los aos un factor fundamental en el
reconocimiento social de la Bibliotecologa y la Archivstica, afianzando el sentido de perte-
nencia como comunidad acadmica y profesional y proyectando una imagen slida frente
a la sociedad.
La consolidacin de las asociaciones, desde el punto de vista gremial, se ve reflejada princi-

palmente en su trayectoria, los eventos y actividades acadmicas que realizan y el trabajo
colaborativo o en red; adicionalmente, las asociaciones profesionales asumen la representa-
cin de sus miembros frente a los diferentes actores y entidades que tiene relacin con el
sector de bibliotecas y archivos. La capacitacin que ofrecen las asociaciones tiene como
finalidad actualizar a los profesionales y miembros en temas que mejoren sus conocimientos
y competencias que les permitan hacer frente a las continuas innovaciones y desarrollos en
reas como servicios, tecnologas de la informacin, normas y estndares, nuevas teoras,
avances en conocimientos tcnicos, entre otras.
A continuacin se presenta un cuadro resumen de la trayectoria de las agremiaciones activas:
CUADRO N 8
T RAYECTORIA DE LAS ASOCIACIONES
La reciente creacin de asociaciones de bibliotecas y la aparicin de redes acadmicas las

cuales se conforman espontneamente por decisin propia de las bibliotecas e instituciones
participantes principalmente de instituciones de educacin superior, caracterizan el senti-
do de cooperacin existente en la profesin; en esta misma forma, aunque con una estruc-
tura diferente, los archivos se agrupan alrededor de Comits Sectoriales cuya creacin es
promovida por el Archivo General de la Nacin, los cuales trabajan igualmente con un
sentido de cooperacin y de beneficio mutuo. Las bibliotecas y los archivos comparten
necesidades y problemas similares, los cuales pueden ser resueltos con mayor eficacia con el
trabajo en equipo.
Las bibliotecas tienden a agruparse, por principio, de manera voluntaria y asumen una
estructura de funcionamiento en red que facilita su misin. Los archivos por su parte no se
agrupan en redes, sino en comits, cuyo objetivo fundamental es contribuir a la solucin de
problemas comunes y el intercambio de experiencias.
Los resultados del trabajo cooperativo realizado en las redes y asociaciones de bibliotecas se
comparten de manera cerrada entre sus miembros y se socializan mediante artculos o
conferencias en congresos y seminarios; los resultados del trabajo colaborativo que realizan
los archivos en cada uno de los comits, son publicados por el Archivo General de la
Nacin, ampliando la socializacin de estos conocimientos a un mayor nmero de profe-
sionales y en general, a personas interesadas en los temas que se tratan en cada comit
sectorial.
80
Aunque la informacin de las diferentes agremiaciones se puede consultar en las respectivas

pginas en Internet, es apremiante la necesidad de difundir de manera ms exhaustiva y
completa dicha informacin, por cuanto en muchos casos, los profesionales y trabajadores
del sector de la informacin desconocen su existencia.
Anlisis ocupacional del entorno organizacional del sector de archivos y bibliotecas

Desde el punto de vista del anlisis del entorno organizacional en el sector de archivos y bibliote-
cas, se obtienen una serie de resultados cuyas implicaciones tienen directa relacin con el funcio-
namiento del componente ocupacional, las cuales se presentan a continuacin:
El sector de bibliotecas y archivos est caracterizado por el trabajo cooperativo, representado
en el desarrollo de diferentes iniciativas orientadas a obtener beneficios directos por parte
de las instituciones y unidades de informacin participantes, y mejorar en el funcionamiento
individual y colectivo. Lo anterior supone que el personal que labora en archivos y bibliotecas
debe desarrollar competencias como: liderazgo, trabajo en equipo, orientacin a resultados
y comunicacin.
Otra conclusin tiene que ver con el desarrollo de un sector empresarial dirigido a satisfacer
las necesidades de bienes y servicios de las bibliotecas y archivos del sector, lo cual define
una relacin de negocios entre los directores de las unidades de informacin y las empresas
proveedoras; en este contexto, los biblioteclogos y archivistas deben adquirir o desarrollar
habilidades y competencias en comunicacin y negociacin.
En el mismo sentido, la dinmica de desarrollo de un sector empresarial en el cual los
mismos profesionales se convierten en empresarios, pone de relieve que tanto los
biblioteclogos como los archivistas requieren tener competencias gerenciales que los faculten
para organizar, dirigir y gestionar sus propias empresas, as como para identificar cules son
las necesidades del sector en cuanto a la contratacin de procesos propios de estas activida-
des, lo cual se ve reflejado particularmente en el desarrollo de empresas de outsourcing en
diferentes reas de desempeo en los ltimos aos.
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81
ENTORNO
5
TECNOLGICO
E
l desarrollo del sector de archivos y bibliotecas ha estado ligado en las dos ltimas dcadas
al avance en materia tecnolgica y dentro de ste, principalmente, al desarrollo de las deno-
minadas tecnologas de la informacin y la comunicacin, las cuales han impactado de
manera distinta tanto al sector de las bibliotecas como al de los archivos.
En el sector de bibliotecas, segn Gonzlez Lorca59: el alto nivel de automatizacin que presen-
tan algunas bibliotecas y su objetivo por conseguir una biblioteca digital con contenidos electrni-
cos, plantea un entorno complejo en el que se requieren determinados niveles de coordinacin y
control que permitan disponer de procesos dinmicos que sean eficientes y eficaces, aunque la
realidad demuestra que el grado actual de automatizacin sita a la biblioteca en una concepcin
hbrida, pues conviven en un mismo entorno, elementos digitales y materiales.
Por su parte en el sector de archivos, de acuerdo con Zapata la utilizacin de la informtica en
el mundo de los archivos se ha centrado fundamentalmente en los siguientes campos: control de la
gestin administrativa, control de la gestin de documentos administrativos, el prearchivaje, la
descripcin y el anlisis de los fondos y la elaboracin de instrumentos de bsqueda60.
Aunque con caractersticas similares, la aplicacin de diferentes tipos y niveles tecnolgicos en
ambos sectores, evidencia un marcado inters de los biblioteclogos y archivistas por incorporar
cada vez ms tecnologas que contribuyan a mejorar los niveles de eficiencia y servicio para sus
usuarios.
El anlisis del entorno tecnolgico que se desarrolla a continuacin, busca mostrar cules son las
principales caractersticas de las tecnologas utilizadas en archivos y bibliotecas, relacionando
dichas caractersticas con las necesidades del sector en materia ocupacional y laboral y los perfiles
del personal que trabaja en ambos tipos de unidades de informacin.
Alcance y limitaciones
Por razones metodolgicas, el entorno tecnolgico descrito a continuacin tiene por objetivo hacer
un diagnstico exploratorio del nivel tecnolgico actual en los siguientes tipos de unidades de
informacin: bibliotecas pblicas, bibliotecas escolares, bibliotecas universitarias, archivos muni-
cipales y archivos pblicos de la administracin central, con el fin de caracterizar su desarrollo en
aspectos como: tipos de tecnologas utilizadas, desarrollo tecnolgico, aplicacin de la tecnologa
en los diferentes procesos, etc. En una prxima fase de la investigacin se analizar a profundidad
el impacto que las nuevas tecnologas tienen sobre el sector de archivos y bibliotecas en nuestro
pas.
59 GONZLEZ LORCA, Jess y RODRGUEZ MUOZ, Jos Vicente. La tecnologa del flujo de trabajo en el contexto de la
biblioteca digital. En: Anales de documentacin. p. 15-57
60 ZAPATA CRDENAS. Carlos Alberto. La automatizacin de archivos: algunas consideraciones para la estructuracin de
proyectos informticos de archivos. En: Revista de la Universidad de la Salle (Bogota). Vol. 23, No. 34 (Nov., 2002). p. 127-135.
85
La informacin para describir este entorno se tom a partir de la encuesta de caracterizacin

ocupacional aplicada a funcionarios de archivos y bibliotecas de cada uno de los sectores
analizados, entrevistas realizadas a expertos en este campo, y visitas realizadas a archivos y
bibliotecas localizadas en varias de las principales ciudades del pas; el entorno se comple-
ment con la revisin de fuentes secundarias libros, artculos y recursos electrnicos que
permitieron identificar cmo ha sido la aplicacin de las Tecnologas de la Informacin y la
Comunicacin (TIC) en archivos y bibliotecas en la ltima dcada; se debe aclarar que no se
trata de un estudio cuantitativo estadstico, sino de un anlisis cualitativo en donde se da
mayor valor a los elementos genricos del uso de tecnologas en archivos y bibliotecas, que a
los elementos especficos de cada tipo de unidad de informacin, los cuales se debern abor-
dar en estudios posteriores.
5.1 El desarrollo tecnolgico en bibliotecas

El desarrollo tecnolgico en las bibliotecas del pas se puede dividir en tres grandes grupos; por un
lado se encuentran las instituciones de educacin superior (IES), cuyo avance en el mbito de las
bibliotecas se ha dado en forma simultnea con el desarrollo de los sistemas computacionales, los
proyectos de automatizacin de la informacin, las telecomunicaciones e Internet.
Del otro lado, se encuentran las bibliotecas pblicas, cuya estructura no es homognea pues coexis-
ten en el pas tres diferentes redes de bibliotecas como las estatales, de Cajas de Compensacin
Familiar y las del Banco de la Repblica, cada una con una dinmica muy distinta, caracterizada
por niveles tecnolgicos diferenciados.
Un tercer grupo est conformado por las bibliotecas escolares, sobre el cual debe descansar la
estructura de todo sistema bibliotecario; de acuerdo con un estudio realizado por Fundalectura,
menos del 1,5% de colegios y escuelas tienen una biblioteca propiamente dicha; en el caso de
las bibliotecas escolares colombianas, su desarrollo tecnolgico es incipiente y en muchos casos
inexistente.
Para identificar el nivel tecnolgico de las bibliotecas objeto de este estudio, se tomaron los plan-
teamientos de Saunders61 que identifica tres momentos (generaciones) en el desarrollo de las bi-
bliotecas, los cuales estn directamente relacionados con su desarrollo tecnolgico.
1 Generacin: los primeros sistemas de automatizacin de bibliotecas estuvieron disponi-
bles a principios de 1970, mantenindose aproximadamente durante una dcada. La
mayora de ellos se bas en un equipo especializado y cubra reas especficas de la automa-
tizacin de bibliotecas como circulacin, catalogacin o pedido de libros. Las bibliotecas
automatizadas de esta poca se caracterizaban por tener sistemas de circulacin y adquisi-
cin locales, adems por la utilizacin del servicio de OCLC para la catalogacin del material
bibliogrfico. Cada subsistema tena sus propios archivos de datos y entre estos exista poco
o ningn intercambio de informacin.
2 Generacin: a partir de 1980 el concepto de los sistemas bibliogrficos se centr en la
integracin. Para entonces los sistemas integrados por todos los subsistemas como circula-
cin, el catlogo en lnea OPAC y la catalogacin compartan los mismos registros. Gracias a
esto se redujo considerablemente la redundancia en la informacin eliminando as la dupli-
cacin de esfuerzos. Los sistemas de segunda generacin se basaron en estndares de des-
61 SAUNDERS, Laverna. Sistemas de Bibliotecas de la Tercera Generacin. Una entrevista virtual con Vinod Chachra. En:
Revista Interamericana de Nuevas Tecnologas de la Informacin. Vol. 2, N 2 (mayo-agosto 1996) p. 19-29.
86
cripcin como MARC, al igual que en la utilizacin de herramientas como OCLC para la
catalogacin del material bibliogrfico de manera ms rpida y a bajo costo. Durante esta
etapa, se elimin el sistema de catlogo de tarjetas, los servicios bibliogrficos compartidos y
servicios de prstamo interbibliotecario; as como la creacin y manejo de la informacin
descriptiva para localizar, catalogar y hacer circular los materiales62.
3 Generacin: el desarrollo de estos sistemas se hizo posible gracias a la existencia de redes
de alta velocidad disponibles a costos accesibles. El objetivo de estos sistemas es principal-
mente organizar, controlar, distribuir y acceder a la informacin que se encuentre dentro y
fuera del espacio fsico de la biblioteca. As mismo, la informacin deja de limitarse slo a
texto, dando espacio a documentos en formato multimedia63. Entre otras caractersticas de
los sistemas de tercera generacin se encuentran:
Manejo de grandes cantidades de informacin.
Estn diseados para interconexin mundial y facilitar la distribucin de la informacin
en red.
Incorporan la arquitectura cliente-servidor.
Estn soportados en redes de banda ancha, con tecnologa ATM o Fast Ethernet para el
traslado de grandes cantidades de informacin.
5.1.1 La infraestructura tecnolgica en las bibliotecas

El anlisis del nivel de desarrollo tecnolgico en las bibliotecas colombianas parte de la identifica-
cin de la infraestructura de Hardware existente en cada tipo de biblioteca; en este aspecto, el
nivel de apropiacin tecnolgico es dismil en cada uno de los sectores de bibliotecas analizadas.
Mientras que las bibliotecas universitarias cuentan en su totalidad con computadores, impresoras,
(local y de red), escneres, servidores para diferentes aplicaciones, reproductores y quemadores
de CD y DVD, slo algunos de los sistemas de bibliotecas pblicas del pas, tienen este tipo de
equipos.
Las bibliotecas pblicas de las Cajas de Compensacin y las del Banco de la Repblica tienen
microcomputadores en cantidad adecuada tanto para el pblico como para el personal; de las
bibliotecas pblicas del Ministerio de Cultura, el 50% cuenta actualmente con un computador, el
cual fue entregado como parte de la dotacin del PNLB.
El sector ms dbil es el de las bibliotecas escolares; solamente las bibliotecas de colegios priva-
dos cuentan el menos con un microcomputador para realizar las diferentes actividades de la
biblioteca; no pasa lo mismo con las bibliotecas de escuelas y colegios pblicos, las cuales en la
mayora de los casos no tiene equipos de cmputo, a pesar de las metas del Ministerio de Edu-
cacin en cuanto a la masificacin del acceso a las tecnologas de la informacin y la comuni-
cacin en la escuela.
62 bid. p. 20.
63 bid. p. 21.
87
5.1.2 Tecnologas aplicadas de acuerdo con los procesos de la biblioteca

(catalogacin, servicios, desarrollo de colecciones, entre otros)
En relacin con los procesos, el desarrollo tecnolgico de las bibliotecas en Colombia se ha visto
especialmente reflejado en el mbito de las instituciones de educacin superior (IES); esto se debe
principalmente a que de acuerdo con la ley 30 de 1993, Ley de Educacin Superior, todas las IES
deben tener como eje principal de apoyo a las actividades acadmicas y de investigacin una
unidad de informacin completa en cuanto a recursos bibliogrficos, tecnolgicos e infraestructura
adecuada, que soporte el nmero de alumnos existentes en la institucin.
En un segundo rengln se encuentran las bibliotecas pblicas, las cuales, en concordancia con los
principios formulados por la Unesco, deben desarrollar y cumplir funciones tanto de carcter social y
administrativo, como tcnicas y tecnolgicas para as garantizar de manera efectiva y oportuna el
acceso libre y gratuito a la informacin y al conocimiento, por cuanto la sociedad de hoy est
inmersa en un nuevo entorno de contenidos digitales y de redes de comunicaciones, en donde el
reconocimiento de las tecnologas de la informacin es necesario para apoyar procesos biblioteca-
rios pblicos modernos y eficientes.
Infortunadamente, en este aspecto la Biblioteca Escolar sigue estando aislada de los beneficios de
las tecnologas, excepto por los colegios y escuelas privados que mantienen una constante preocu-
pacin por la incorporacin de las TICs a los diferentes procesos educativos y con ellos al desarro-
llo de los servicios bibliotecarios que los apoyan.
Entre las principales aplicaciones tecnolgicas que estn presentes en las bibliotecas se encuentran:
5.1.2.1 Catalogacin automatizada: normas y estndares utilizados (MARC, Z39.50)

El desarrollo tecnolgico introdujo los siguientes cambios en relacin con la catalogacin auto-
matizada:
Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Se desarroll en la dcada del 60 y permi-
ti automatizar los procesos y los catlogos aumentando los puntos de acceso y las facilitando
las opciones de bsqueda. Actualmente el Formato MARC es ampliamente reconocido y
utilizado por un gran porcentaje de bibliotecas, su existencia, ms algunas adaptaciones como
Usmarc, Ukmark, Catmarc e Ibermarc, han posibilitado la consulta de catlogos automatiza-
dos en forma remota64. Ms del 90% de las bibliotecas universitarias utilizan este estndar de
descripcin bibliogrfico. Slo algunas bibliotecas de Instituciones de Educacin Superior
han desarrollado sus bases de datos y catlogos por fuera de este formato, aunque mante-
niendo los principios de la ISBD. En el caso de las bibliotecas pblicas el 50% de las biblio-
tecas que coordina la Biblioteca Nacional, tienen catlogos automatizados que usan el formato
MARC. En el caso de las bibliotecas de las Cajas de Compensacin Familiar y del Banco de
la Repblica, la totalidad de estas bibliotecas cuenta con catlogos que utilizan dicho estndar
de descripcin.
64 ROS, Ramn. Para qu usan la red las bibliotecas? [citado 12-06-2006] Disponible en : http://www.rediris.es/rediris/boletin/46-
47/ponencia14.html
65 CHAHBENDERIAN, Estela. Procesos tcnicos, el escenario del cambio en la biblioteca universitaria. Trabajo presentado en el
Encuentro de Bibliotecas Universitarias en el marco de la XXXIV Reunin Nacional de Bibliotecarios (5, 2000 abril 25-29:
Buenos Aires). [en lnea], [citado 10-06-2006], Disponible en: www.inder.co.cu/daei/infonomista/Procesos%20t%E9cnicos%
20%20el%20escenario%20del%20cambio%20en%20la%20bibliotecas%20universitarias.htm.
88
Protocolo Z3950: Gracias a Internet y al protocolo Z39.50 es posible el intercambio de

registros bibliogrficos entre bibliotecas. Un ejemplo claro de esto lo constituye WorldCat, el
catlogo cooperativo en lnea de OCLC (Online Computer Library Center) cuyos 44.000.000
de registros provienen de 70 pases y estn en centenares de idiomas65. El protocolo Z3950,
facilit el desarrollo de la catalogacin cooperativa, evitando as la duplicacin de esfuerzos
y mejorando sensiblemente la calidad de los registros. A pesar de que la mayor parte de los
sistemas automatizados para bibliotecas que estn instalados en Colombia cuentan con
servidores Z3950, su utilizacin es muy limitada, siendo las bibliotecas universitarias las que
ms lo utilizan, debido a la existencia de diferentes proyectos de cooperacin establecidos
en tres diferentes tipos de IES y a la creacin de redes acadmicas. Por su parte, la red de
bibliotecas pblicas del Ministerio de Cultura debido a su incipiente nivel tecnolgico y de
presupuesto, no utiliza este protocolo de comunicacin para el intercambio de registros; la
Red de Bibliotecas del Banco de la Repblica, que cuenta con un nuevo sistema de infor-
macin, lo utiliza por ahora slo para extraer registros de la Biblioteca del Congreso de los
Estados Unidos y de otras bibliotecas principalmente en Espaa; en cuanto a las bibliotecas
de las Cajas de Compensacin, sus catlogos tambin cuentan con esta opcin tecnolgica,
la cual sin embargo no se utiliza de manera extendida. De las bibliotecas escolares que
cuentan con catlogos automatizados, menos del 10% de los colegios privados lo utilizan
para conectarse con otros catlogos de bibliotecas.
5.1.3 El desarrollo de Internet en las bibliotecas

El uso y aplicacin de Internet en el sector de bibliotecas ha facilitado el trabajo tanto del personal
que labora en ellas, como de los usuarios de todo tipo, desde universitarios, investigadores, institu-
tos y empresas, que tengan la necesidad de acceder a informacin de inters mundial66; el uso de
Internet permite a los usuarios hacer bsquedas de informacin en motores de bsqueda, acceder
a catlogos de bibliotecas en lnea, portales, entre otros, lo que les permite mantenerse actualiza-
dos en las reas de conocimiento de inters particular y/o general.
El desarrollo de Internet, tanto en el pas como en las instituciones educativas, tuvo sus primeros
antecedentes en las universidades, que interesadas en promover la investigacin y el eficiente
acceso a informacin actualizada, las llev a adquirir e implementar diferentes tipos de tecnolo-
gas, y en particular la utilizacin de tecnologas informticas y la conexin con la red Internet.
En Colombia, los primeros trabajos en este campo se remontan a mediados de la dcada de los 80,
cuando las Universidades Nacional de Colombia, de Los Andes y del Norte, se unieron en el ao
de 1986, con el fin de iniciar pruebas para una conexin internacional. Posteriormente en 1990 el
ICFES conform la Red Universitaria Nacional de Colombia (RUNCOL), que se estableci por
intermedio de la Universidad de Los Andes con la Red Bitnet67.
En 1991, la Universidad de los Andes coordin un proceso orientado a que las entidades que esta-
ban vinculadas a Runcol, constituyeran una red bajo los protocolos de Internet a travs de la red
Coldapaq. Este proceso se consolid con la creacin espontnea de la que llamaron mini-Internet
y en la que participaron las Universidades de los Andes, Eafit y del Valle y, posteriormente otra
docena de universidades que adoptaron los protocolos TCP/IP para sus conexiones nacionales68.
66 ICFES. COLCIENCIAS. Proyecto: Red de ciencia, educacin y tecnologa de Colombia: CETCOL y enlace internacional con
Internet. Santaf de Bogot: ICFES, 1994.
67 bid., ICFES.
68 bid., ICFES.
89
Hacia mitad y finales de la dcada de los 90, tanto en las bibliotecas de universidades como en las
bibliotecas pblicas de las Cajas de Compensacin y del Banco de la Repblica se comenzaron a
implementar salas de Internet en donde los usuarios tenan acceso a los variados servicios de la
Web, incluido el correo electrnico, as como a bases de datos especializadas.
El uso de Internet se est generalizando en las bibliotecas del pas, incluyendo la red de biblio-
tecas pblicas del Ministerio de Cultura, las cuales han ido avanzando, aunque lentamente, en
mejorar su conectividad. Hoy en da todas las bibliotecas de las IES estn conectadas a Internet
y ofrecen a sus usuarios servicios basados en este desarrollo tecnolgico. Igual ocurre con las
bibliotecas pblicas del Banco de la Repblica y de las Cajas de Compensacin Familiar, todas
las cuales usan Internet para conectarse. Aunque no se cuenta con una cifra exacta sobre
Internet en el sector escolar, el Ministerio de Educacin y el Ministerio de Comunicaciones han
adelantado en los ltimos gobiernos, esfuerzos para promover la conexin a Internet en todos
los colegios y escuelas del pas, cuyos resultados no se han analizado an; en este sector son las
bibliotecas de los colegios privados las que cuentan con conexin a Internet y ofrecen servicios
derivados de este; en el caso de los colegios y escuelas pblicas slo en las grandes ciudades se
cuenta con el servicio de Internet para apoyar el proceso educativo, en un porcentaje que an
resulta bajo.
5.1.3.1 Servicios Web

Internet ha permitido la rpida evolucin en materia de prestacin de servicios bibliotecarios,
permitiendo actualmente que conceptos como biblioteca virtual o biblioteca digital sean una rea-
lidad y facilitando el acceso a la informacin, de millones de usuarios sin necesidad de salir de sus
hogares y oficinas. En el mbito de las instituciones de educacin superior, stas cada vez ms
facilitan a sus usuarios un acceso fcil y rpido de la informacin, proveyendo servicios que les
permiten disfrutar de la biblioteca sin importar su ubicacin geogrfica; en la ltima dcada se han
popularizado los servicios en lnea basados en la Web, dndole a las bibliotecas una connota-
cin de modernidad, dinamismo y actualidad en materia tecnolgica. Entre los servicios Web que
las bibliotecas universitarias ofrecen, se pueden citar:
Referencia en lnea.
Conmutacin bibliogrfica.
Consulta del catlogo en lnea.
Consulta de catlogos de otras bibliotecas nacionales e internacionales.
Reserva de material bibliogrfico en lnea.
Renovacin de prstamos en lnea.
Consulta de documentos en lnea en texto completo.
Acceso a enlaces de inters por reas del conocimiento.
Consulta de boletines electrnicos elaborados por la biblioteca y/o la institucin.
Servicios de alerta (novedades bibliogrficas).
Por su parte, las bibliotecas pblicas de las Cajas de Compensacin y del Banco de la Repblica
ofrecen a sus usuarios servicios basados en la Web, tales como:
Referencia en lnea.
Consulta del catlogo en lnea.
Consulta de catlogos de otras bibliotecas nacionales e internacionales.
90
Reserva de material bibliogrfico en lnea.

Renovacin de prstamos en lnea.
Consulta de documentos en lnea en texto completo.
Acceso a enlaces de inters por reas del conocimiento.
Boletines electrnicos elaborados por la biblioteca y/o la institucin .
Servicios de alerta (ltimas adquisiciones, programacin cultural, eventos, etc.).
Las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas del Ministerio de Cultura an no han desarrolla-
do servicios de informacin basados en la Web, debido a que no cuentan con una infraestructura
tecnolgica fuerte y, en muchos casos, no tienen acceso a Internet.
Igual ocurre con las bibliotecas escolares del sector pblico; en este ltimo subsector, son la excep-
cin los colegios privados, algunos de los cuales ofrecen servicios como:
Acceso al catlogo.
Asistencia para tareas y trabajos acadmicos.
Acceso a documentos en texto completo.
Referencia en lnea.
Acceso a colecciones en formato electrnico.
Pginas Web.
5.1.4 Otras tecnologas complementarias

Otros tipos de tecnologas que tienen aplicacin en bibliotecas son: tecnologas para discapacita-
dos visuales y auditivos, digitalizacin, tecnologa multimedia y audiovisual. En relacin con la
tecnologa existente en las bibliotecas de las IES para discapacitados, sta es casi inexistente,
debido principalmente a que la poblacin estudiantil con algn tipo de discapacidad es muy redu-
cida y las bibliotecas no ven necesario adquirir equipos especializados y material bibliogrfico
para este tipo de usuarios.
Debido a su naturaleza y misin, los diferentes sistemas de bibliotecas pblicas en Colombia ofre-
cen algn tipo de servicio para poblacin con discapacidad, siendo el servicio para disminuidos
visuales el que ms demanda tiene; de igual forma, el INCI tiene un programa permanente de
cooperacin con bibliotecas pblicas para atender esta poblacin, entregando equipos y material
bibliogrfico en Braille de manera gratuita, con el compromiso de que las bibliotecas presten el
servicio a toda la poblacin con discapacidad visual. Las bibliotecas del Banco de la Repblica y
de las Cajas de Compensacin as como algunas bibliotecas departamentales, cuentan con servi-
cios especiales para usuarios con algn tipo de discapacidad fsica; estas bibliotecas cuentan con
equipos y software de asistencia para personas con disminucin visual, mquinas inteligentes de
lectura, reproductores de discos digitales, y colecciones de libros en Braille y macrotipo, as como
libros hablados.
En cuanto a otros tipos de aplicaciones tecnolgicas, tanto las bibliotecas de IES como las pbli-
cas, disponen de adecuadas colecciones audiovisuales, para cuyo acceso y consulta cuentan con
televisores, equipos de video, equipos multimedia, sistemas de audio, entre otros, que ofrecen una
amplia cobertura a fuentes de informacin en otros formatos. Algunas bibliotecas cuentan con
salas de proyeccin para la presentacin de una variada programacin cultural.
91
5.1.5 Desarrollo de biblioteca digital

El desarrollo de la biblioteca digital en Colombia es an incipiente aunque ha venido en crecimiento.
A continuacin se describen algunos proyectos que en este campo se vienen consolidando tanto
en el sector de bibliotecas universitarias como pblicas:
Biblioteca Virtual en Salud: este es un proyecto cooperativo interinstitucional, coordinado
por un Comit Consultivo Nacional y que est integrado por representantes de 12 institu-
ciones pblicas y privadas del sector salud colombiano. Este proyecto tiene como objetivo:
gestionar la comunicacin de informacin cientfica, tcnica y administrativa producida por
los diferentes actores del sistema de salud colombiano. Para el desarrollo de este propsito
emplea la tecnologa de informacin producida a nivel latinoamericano por la Biblioteca
Regional de Medicina BIREME en Brasil69. En el Comit Consultivo Nacional, participan
las Universidades Nacional, El Bosque, Javeriana y del Rosario.
Biblioteca Virtual de Antioquia: proyecto creado desde 2002 con la participacin de la
Universidad de Antioquia y la Biblioteca Pblica Piloto de Medelln. Tiene como objetivo
la conformacin de una Biblioteca en la red mundial, con creaciones de autores del
Departamento de Antioquia y textos sobre la regin antioquea, desde el siglo XIX hasta
el presente. Comprende, en general, las reas de literatura, historia, ciencias, filosofa,
poltica, religin, comunicaciones, transportes, arquitectura e ingeniera, medicina, perio-
dismo, caricatura, memorias, biografas, fotografa, msica, artes en general y archivos
personales, entre otros70.
Biblioteca Virtual de la Biblioteca de la Luis ngel Arango del Banco de la Repblica: Es
actualmente el principal proyecto de biblioteca virtual del pas. Su objetivo es digitalizar y
poner en Internet obras de dominio pblico, documentos y otro tipo de informacin colom-
biana o colombianista con el fin de promover la cultura nacional. Hasta la fecha, el proyecto
ha logrado digitalizar y poner al servicio de la comunidad una biblioteca con materiales en
formato electrnico con ms de 200.000 pginas de informacin sobre temas colombianos,
las cuales son consultadas de manera gratuita a travs de la pgina Web de la biblioteca o a
travs del motor de bsqueda de google.
Metabiblioteca de EAFIT: Proyecto liderado por la Universidad EAFIT, el cual est en etapa
de desarrollo, cuyo objetivo es incluir en un slo motor de bsqueda, los metadatos de
aquellos contenidos digitales colombianos que estn dispersos en diferentes bases de datos
o pginas Web de Bibliotecas y otras instituciones que publiquen documentos sobre
Colombia en la Web y facilitar su acceso y o consulta a travs de Internet.
Otros proyectos de biblioteca virtual: Aunque en un sentido estricto los proyectos que se
enuncian a continuacin no responden al concepto de biblioteca virtual, electrnica o digital,
se hace mencin de ellos pues son iniciativas incipientes cuyo desarrollo est estancado:
Biblioteca Virtual Columbus. Proyecto desarrollado por la Universidad Cooperativa de

Colombia. Por ahora slo es posible acceder a bases de datos de revistas electrnicas
comerciales (Thomson, Gale, Ebsco, etc.)
Biblioteca Virtual Educativa. Proyecto desarrollado por iniciativa de un grupo de perso-
nas, para promover el pensamiento crtico latinoamericano. No tiene contenido ni rene
estndares de biblioteca digital.
69 BIBLIOTECA VIRTUAL EN SALUD. Acerca de la Biblioteca Virtual en Salud de Colombia [en lnea] [citado 13-06-2006]
Disponible en http://www.col.ops-oms.org/iah/bvs.htm.
70 UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Biblioteca Virtual de Antioquia. (en lnea), (citado 12-06-2006). Disponible en http://
www.biblioteca-virtual-antioquia.udea.edu.briefing.php.
92
Biblioteca Virtual Universidad Manuela Beltrn. Proyecto desarrollado por la Universi-

dad Manuela Beltrn. All se puede acceder a bases de datos en lnea, enlaces de inters
para los diferentes programas acadmicos, as como catlogo en lnea.
Biblioteca Virtual Universidad Antonio Nario. Proyecto desarrollado por la Universidad
Antonio Nario, el cual permite acceder a bases de datos en lnea, enlaces de inters para
los diferentes programas acadmicos y al catlogo en lnea.
5.1.6 Colecciones y libros electrnicos

Uno de los principales adelantos en materia tecnolgica en el sector de las bibliotecas, principal-
mente las universitarias, es el relacionado con la adquisicin o suscripcin a colecciones de libros
y revistas electrnicas, as como el acceso a servicios de consulta de artculos y publicaciones
cientficas en formato electrnico, el cual ha venido incrementndose en los ltimos 5 aos, abar-
cando incluso el sector de las bibliotecas escolares y pblicas.
Entre los principales proveedores de este tipo de colecciones se encuentran:
E-Technologies.
Thomson Learning.
Ebsco.
Infoenlace.
Infoestratgica.
Elsevier.
5.1.7 Revistas electrnicas

Las revistas electrnicas, hoy por hoy resultan una muy buena alternativa para incrementar el
nmero de ttulos de las colecciones de hemeroteca de cualquier biblioteca, as como para ahorrar
en espacio fsico y ofrecer mayor accesibilidad y rapidez en el acceso a la informacin a los
usuarios.
Las revistas cientficas que actualmente se pueden encontrar en lnea tienen la caracterstica esen-
cial de estar indizadas en bases de datos especializadas, y de encontrarse en su mayora en texto
completo.
De manera generalizada, el sector universitario es el mayor demandante de este tipo de coleccio-

nes; en el sector de las bibliotecas pblicas, slo la biblioteca Luis ngel Arango y algunas biblio-
tecas de las Cajas de Compensacin, cuentan con colecciones de hemeroteca en formato electrnico.
El sector escolar sigue a la zaga en informacin de este tipo, con excepciones muy contadas que no
superan el 1%, principalmente en colegios bilinges.
5.1.8 Libros electrnicos

En los ltimos aos, las Instituciones de educacin superior (IES) han implementado en sus polti-
cas de desarrollo de colecciones, la compra o suscripcin de libros electrnicos. Los libros electr-
nicos se pueden consultar gracias a plataformas tecnolgicas que contienen colecciones en diferentes
reas del conocimiento; estos servicios permiten exportar en formato MARC los registros bibliogr-
ficos para incorporarlos a los catlogos de las bibliotecas que han tomado colecciones de este tipo,
integrando as los procesos de bsqueda de todas las colecciones de la biblioteca.
93
Algunos de los proveedores que actualmente se destacan por ofrecer este tipo de productos son:
CUADRO N 9
P ROVEEDORES DE LIBROS ELECTRNICOS
Por sus caractersticas, las suscripciones a servicios que ofrecen libros electrnicos se estn ampliando
cada vez ms, tanto en cobertura y alcance como en diversidad de reas del conocimiento. Las
bibliotecas universitarias siguen siendo las principales usuarias de estas colecciones, seguidas por
las bibliotecas pblicas de redes no estatales y las bibliotecas escolares de colegios privados.
5.1.9 Sistemas de informacin
5.1.9.1 Bases de datos bibliogrficas

Se trata de servicios especializados que renen en grandes repositorios colecciones completas de
revistas cientficas y tcnicas, as como artculos de las ms importantes revistas del mundo, tanto
en formato resumido como en texto completo e imagen.
Es un servicio basado en tecnologas avanzadas que tuvo sus principios en la dcada de los 90 y
que paulatinamente fue penetrando el mercado de las bibliotecas, siendo el sector universitario el
mayor usuario. En el sector de las bibliotecas pblicas, redes como las del Banco de la Repblica
y las Cajas de Compensacin Familiar, tambin lo utilizan y en menor medida las bibliotecas de
colegios privados bilinges.
Estas son algunas de las bases de datos ms utilizadas en las Instituciones de Educacin Superior
en Colombia:
CUADRO N 10
BASES DE DATOS MS UTILIZADAS
94
5.1.9.2 Sistemas de informacin bibliogrfica: tipos, normas y estndares

Para principios de la dcada de los 80, ninguna de las bibliotecas del pas estaba automatizada; el
acceso a las colecciones se daba a partir de los catlogos de fichas, organizados de la manera
tradicional (autor, ttulo y materia).
A mediados de los aos 80, el ICFES promueve el desarrollo de un Sistemas de Informacin para
Bibliotecas Universitarias, el cual tena como fin desarrollar un sistema comn de descripcin
bibliogrfica para todo el sector universitario; a finales de 1987, la Biblioteca Luis ngel Arango,
adquiere el sistema Notis, desarrollado por la Universidad de Northwestern, siendo as la primera
biblioteca pblica en contar con un sistema integrado de informacin; para el ao de 1990, la
biblioteca se ampla y moderniza convirtindose en la biblioteca ms importante del pas; en ese
proceso se instalaron 150 terminales de OPAC, desde las cuales se solicitaban directamente las
publicaciones a los depsitos. Tambin se adquirieron ms de 100 terminales para el personal de
la biblioteca, adems de un servidor IBM en el cual se instal el programa.
Se adquirieron sistemas especiales de identificacin y seguridad para controlar el robo de los mate-
riales, a partir de bandas magnticas de seguridad; para poner en servicio los libros desde los dep-
sitos hasta las salas, se instalaron bandas transportadoras y ascensores monta libros lo que permiti
que en promedio, una consulta fuera atendida en 14, desde la solicitud hasta la entrega al usuario.
Otra de las ventajas del nuevo sistema fue la posibilidad de realizar inventarios precisos de las
colecciones, en un menor tiempo; adems, la automatizacin permiti tener un mayor control
sobre la circulacin de los materiales durante todo su procesamiento, desde la adquisicin hasta la
ubicacin en la estantera.
En materia de catalogacin, la adquisicin del sistema Notis facilit la conformacin de un catlogo
colectivo, gracias a que el sistema fue compartido con otras bibliotecas como la Biblioteca Nacio-
nal y varias bibliotecas universitarias, adems de las bibliotecas de la Red del Banco de la Rep-
blica, con 12 bibliotecas ubicadas en otras ciudades del pas, ampliando las opciones de bsqueda
y recuperacin de informacin para los usuarios, siendo el primer ejercicio de catalogacin coo-
perativa que se realizaba en Colombia de manera exitosa. En la primera fase de este catlogo
colectivo, no participaron las bibliotecas pblicas de Bogot dado que su nivel de desarrollo no era
ptimo y sus colecciones estaban an muy desactualizadas. Actualmente este catlogo cuenta con
ms de 1.000.000 de registros y se incorporan 100.000 registros en promedio cada ao.
Despus de la automatizacin de la Biblioteca Luis ngel Arango en 1990 sigui, 8 aos despus,
la automatizacin de las bibliotecas de Colsubsidio, cuyo sistema SAIB-MASCAL fue desarrollado
por una compaa colombiana de software. Este sistema permiti conectar en red las 14 bibliote-
cas de Colsubsido facilitando el uso de las colecciones a los usuarios de esta red; sin embargo,
debido a incompatibilidad tecnolgica entre Notis y SAIB-MASCAL, no fue posible conectar los
dos catlogos, por lo que cada sistema de bibliotecas segua funcionado de manera independiente,
presentndose duplicacin en el procesamiento de las publicaciones, particularmente en la catalo-
gacin de libros. Esta red cuenta actualmente con suficientes equipos para la consulta del catlogo
y para el personal administrativo.
En el ao de 2005, la biblioteca Luis ngel Arango adquiri un moderno sistema de informacin
basado totalmenmte en la Web, denominado ABSYSNET, el cual incorpora los ltimos adelantos
informticos aplicados a la automatizacin de bibliotecas, gracias a la cual la Red de Bibliotecas
del Banco de la Repblica podr integrarse a proyectos cooperativos como los que se describen en
adelante.
95
La Red Capital de Bibliotecas de Bogot, Bibliored, dependiente de la Secretaria de Educacin del

Distrito, creada en el ao 2001 y conformada por ms de 20 bibliotecas, adquiri el sistema Unicor-
nio para la automatizacin de sus colecciones. El catlogo de Bibliored tiene ms de 100.000 regis-
tros y permite la consulta en lnea de todos las publicaciones y materiales que se encuentran en las
diferentes bibliotecas de la Red; en cuanto a infraestructura, cada mega biblioteca dispone como
mnimo de 15 terminales para el acceso al catlogo OPAC; las bibliotecas menores tienen cada una
5 terminales de OPAC y las bibliotecas de barrio cuentan con 2 computadores para OPAC.
El anterior panorama muestra que los tres sistemas de bibliotecas estn actualmente automatiza-
dos en su totalidad, y los tres catlogos se pueden consultar desde cualquiera de las bibliotecas que
conforman la red.
CUADRO N 11
C ARACTERSTICAS DEL SOFTWARE PARA BIBLIOTECAS
5.1.9.3 Mdulos y caractersticas

Los sistemas de informacin actualmente administran la informacin mediante diferentes mdulos,
los cuales se integran y relacionan entre s; los mdulos bsicos de un sistema de informacin para
biblioteca son:
Adquisiciones
Circulacin y prstamo
Publicaciones seriadas
Mdulo de autoridades
Mdulo de catalogacin
5.1.10 Sistemas de Seguridad para Bibliotecas

La seguridad de las colecciones es uno de los aspectos que ms preocupa a las bibliotecas; la
mayora de las bibliotecas universitarias o de Instituciones de Educacin Superior (IES), han
96
invertido o desarrollado sistemas de seguridad para evitar la sustraccin de los materiales de la

biblioteca, as como para facilitar los procesos de circulacin y prstamo al pblico.
En el caso de las bibliotecas pblicas, slo algunas redes utilizan sistemas electromagnticos para
el control de sus materiales, aunque no de manera general debido a los altos costos de dichos
sistemas. Las bibliotecas pblicas del Estado, con excepcin de las bibliotecas departamentales,
no tienen este tipo de tecnologa para controlar la circulacin de materiales, debido a su alto costo.
5.1.11 Interoperabilidad entre sistemas y redes de bibliotecas

Actualmente la interoperabilidad entre los diferentes sistemas de bibliotecas se da gracias al desa-
rrollo de las TIC y la aplicacin de estndares de descripcin bibliogrficos como MARC y Dubln
Core y el uso de protocolos de intercambio de informacin que hacen posible la comunicacin
entre diversos sistemas, como Z39.50, ZING, OAI, entre otros.
En este contexto, la interoperabilidad se da fundamentalmente mediante el establecimiento de
redes o de consorcios de bibliotecas, cuyo principal objetivo es la cooperacin, el intercambio de
informacin y el acceso a los recursos y fuentes de informacin de las bibliotecas participantes.
Las redes acadmicas, que en forma reciente se han constituido, tienen como caracterstica fun-
damental la unin de esfuerzos y tecnologa en pro de una mayor accesibilidad a la informacin de
carcter acadmico que se encuentra en la red, as como el acceso a Internet2 y beneficiarse
mutuamente de los diferentes recursos que tiene cada institucin adscrita.
En cuanto a la implementacin de proyectos de intercambio de informacin, son ms usuales en
las bibliotecas universitarias que en los dems tipos de bibliotecas; mientras que en el primer
sector hay 8 proyectos, en el caso de las bibliotecas pblicas y escolares no hay ninguno, lo cual
deja en evidencia la escasa participacin de stas en redes acadmicas o proyectos cooperativos.
A continuacin se describen las principales redes de bibliotecas, cuya caracterstica principal es
que se basan en la aplicacin de tecnologas de la informacin y la comunicacin. Ya que este
tema est desarrollado en el captulo 4, Entorno Organizacional, slo se resaltarn los objetrivos
de cada red.
Rumbo (Red Universitaria Metropolitana de Bogot)

Objetivo: Agrupar en una red de alta velocidad a las instituciones de educacin superior de Bogot,
con el objeto de participar activamente en el proyecto Internet 2, promovido por la Agenda de
Conectividad a travs de la Red Acadmica de Tecnologa Avanzada RENATA71.
Rumba (Red Universitaria Metropolitana de Barranquilla)

Objetivo: Creacin de una superautopista de informacin, utilizando las nuevas tecnologas de
telecomunicaciones e informtica, que facilite y promueva el intercambio eficiente de informacin
entre universidades y centros de investigacin de la regin, estimulando el desarrollo de proyectos
interinstitucionales de investigacin y educacin, para el mejoramiento de la competitividad y el
desarrollo social de las entidades participantes72.
71 RUMBO. 12 de junio de 2006. www.rumbo.edu.co.

72 RUMBA. Presentacin. 12 de junio de 2006. www.agenda.gov.co/documents/files5011/Rumba_BQUILLA. ppt#259,2, Diapo-
sitiva2.
97
RUANA (Red Universitaria Antioquea)

Objetivo: Contribuir al desarrollo integral del pas mediante el desarrollo de proyectos de investi-
gacin y desarrollo, de contenidos educativos en modalidad virtual con alta calidad y de servicios
gracias a una red de alta velocidad compartida por las instituciones73.
RENATA (Red de Educacin Nacional de Tecnologa Avanzada)

RENATA surge como un proyecto de la agenda de conectividad del Ministerio de Comunicaciones,
es una red de redes regionales interconectadas. Aunque las redes regionales tienen autonoma y su
propia dinmica, se articulan bajo la coordinacin de RENATA en la cual tienen representacin.
RENATA tiene como objetivo: Implementar una red de datos de nueva generacin a nivel nacio-
nal que conecte a las universidades y los centros de investigacin del pas entre s, y a sta, a travs
de la Red CLARA, con las redes internacionales de alta velocidad y los centros de investigacin
ms desarrollados del mundo74.
RUAV (Red Universitaria de Alta Velocidad)

Objetivo: Conformar una super-autopista de informacin, utilizando nuevas tecnologas de tele-
comunicaciones, que promueva el intercambio de informacin entre universidades y centros de
investigacin del Valle del Cauca, facilite el desarrollo de proyectos interinstitucionales de investi-
gacin y educacin, y mejore la competitividad y el desarrollo social de la regin75.
RUP (Red Universitaria de Popayn)

Objetivo: Promover y coordinar el desarrollo de aplicaciones avanzadas de redes de telecomunica-
ciones y cmputo en la regin, enfocadas al desarrollo cientfico y educativo de la sociedad, as como
el desarrollo de la infraestructura necesaria para que dichas aplicaciones se lleven a cabo76.
UNIRED (Red de Universidades del rea Metropolitana de Bucaramanga)

Objetivo: Operar, directa o indirectamente, redes telemticas y servicios relacionados con stas, y
desarrollar estrategias para la consolidacin de una cultura de sistemas de informacin y de redes en la
sociedad colombiana, con el fin de dar un mejor aprovechamiento de los recursos con que cuentan sus
asociados en el desarrollo integral de servicios y el fortalecimiento del sector educativo de la regin77.
UNIRECS (Unidades de Informacin de la Regin Central en Ciencias de la Salud)

Objetivo: Desarrollo de programas cooperativos para promover y mejorar los servicios, recursos
bibliogrficos como apoyo a la academia y a la investigacin en el rea de la salud; capacitando
y actualizando a los profesionales que estn a cargo de las unidades de informacin y promueve la
utilizacin de nuevas tecnologas para facilitar el acceso y recuperacin de informacin a los
usuarios interesados78.
73 RUANA. Qu es Ruana? 12 de junio de 2006. www.ruana.edu.co/HTML/que_es.htm.

74 RED DE EDUCACIN NACIONAL DE TECNOLOGA AVANZADA RENATA. 13 de junio de 2006 http://www.renata.edu.co/
index.php?option=com_frontpage&Itemid=1.
75 RUAV. Quines somos?.13 de junio de 2006. www.ruav.edu.co/quienes_somos.htm.
76 RUP. 13 de junio de 2006. www.rup.edu.co.
77 UNIRED. Qu es Unired?. 13 de junio de 2006. www.unired.edu.co/unired.jsp.
78 UNIRECS. Presentacin. 15 de junio de 2006. www.col.ops-oms.org/iah/WWWunirecs.pdf.
98
Esta red est conformada por bibliotecas, centros de informacin y centros de documentacin de
universidades, hospitales y clnicas, institutos y asociaciones, laboratorios e instituciones del sec-
tor salud de entidades pblicas y privadas del Distrito de Bogot, departamento de Boyac y
departamento de Cundinamarca.
ISTEC
ISTEC - Colombia, naci por iniciativa de la Universidad de Los Andes y la Universidad Javeria-
na; en el transcurso de los aos, se ha venido fortaleciendo y a la fecha cuenta con ms de 20
instituciones participantes.
5.1.12 Otros sistemas y software utilizados en las bibliotecas: tipo, descripcin, caractersticas
Una de las caractersticas ms importantes del sector en materia tecnolgica, que comparten casi
todas las bibliotecas del pas, es la utilizacin de aplicaciones ofimticas: Word, Excel, PowerPoint,
entre otras, para el desarrollo de las actividades diarias del personal de la biblioteca.
En la medida en que las bibliotecas cuenten con microcomputadores y estaciones de escritorio
para su personal, se hace necesario que tengan software licenciado en dichas estaciones; igual
ocurre con los equipos disponibles para el pblico, en los cuales deben existir las licencias de Word
y Excel principalmente, pues los usuarios hacen uso de estas aplicaciones para el desarrollo de
trabajos acadmicos. Algunas bibliotecas cuentan igualmente con software para digitalizacin,
creacin de documentos electrnicos en PDF principalmente, o para el envo de artculos de
revistas solicitados por usuarios de otras bibliotecas como el sistema Ariel.
En general, las bibliotecas universitarias siguen estando al frente en esta materia, pues en su ma-
yora cuentan con aplicaciones de software que apoyan los servicios de la biblioteca. Las bibliote-
cas pblicas y las escolares aunque tienen licencias para aplicaciones ofimticas, no es usual que
ofrezcan servicios que requieran software de digitalizacin y envo de documentos electrnicamente.
5.1.13 Proveedores de Hardware y Software en el pas

Uno de los indicadores que mayor aporta a la comprensin del desarrollo tecnolgico en bibliotecas,
tiene que ver con el crecimiento de la oferta de proveedores de bienes y servicios en informacin; en
general, se destaca la consolidacin de empresas colombianas con desarrollo de tecnologas y el
establecimiento en el pas, de filiales pertenecientes a grupos de Estados Unidos y Europa.
Entre las aplicaciones ms caractersticas basadas en tecnologas se pueden citar:
Automatizacin de bibliotecas.
Bases de datos bibliogrficas y revistas electrnicas.
Servicios de libros electrnicos.
Desarrollo de productos digitales en CDROM, digitalizacin, entre otros.
Servicios como el envo de documentos.
Sistemas de seguridad para bibliotecas.
99
Algunas de las empresas que ofrecen este tipo de servicios en Colombia son:
CUADRO N 12
P ROVEEDORES DE HARDWARE Y SOFTWARE EN C OLOMBIA
5.2 El desarrollo tecnolgico en archivos pblicos

El desarrollo tecnolgico en los archivos pblicos del pas se puede dividir en tres grandes grupos;
por un lado se encuentran los archivos privados, cuyo avance en el mbito de las archivos se ha
dado en forma simultnea con el desarrollo de los sistemas computacionales, el desarrollo de los
sistemas de informacin corporativos, los proyectos de automatizacin de oficinas, el desarrollo
de la las telecomunicaciones e Internet.
Del otro lado, se encuentran las archivos de la administracin pblica central, principalmente los
ministerios y superintendencias cuya estructura es homognea en la mayora de los casos; dentro
de stos, se encuentran los archivos de los organismos de control y de la rama judicial y finalmente
los de las entidades descentralizadas del gobierno, cada una con una dinmica muy distinta,
caracterizada por niveles tecnolgicos diferenciados.
Un tercer grupo, conformado por los archivos pblicos municipales, es el de menor desarrollo en
todos los mbitos de la funcin archivstica, particularmente con un desarrollo tecnolgico inci-
piente y en muchos casos inexistente.
Para identificar el nivel tecnolgico de los archivos pblicos objeto de este estudio, se tomaron los
planteamientos de este autor79 quien identifica varios niveles en el desarrollo tecnolgico archivstico.
De acuerdo con este autor, pueden identificarse siete tipos de necesidades de automatizacin en
los archivos, segn el proceso o procesos que abarque:
Gestin de documentos administrativos.
Descripcin archivstica.
Recuperacin de informacin.
Cuadros de transferencia documental.
Retencin de documentos.
Documentos electrnicos.
Digitalizacin de imgenes.
79 ZAPATA CRDENAS, Carlos. Proyectos informticos en archivos. En: Revista Interamericana de Nuevas Tecnologas de la
Informacin. Vol. 2, N 2 (mayo-ago, 1996).
100
Los proyectos de Gestin de Documentos Administrativos abarcan desde la etapa de creacin

misma del documento, pasando por su etapa de trmite y utilizacin, hasta que stos son trasferidos
al archivo para su conservacin. En materia de Descripcin de Documentos, es mucho lo que hay
que trabajar, no obstante, existen algunos sistemas como el ISIS, hoy en da liberado en versin para
Windows (winisis), que permiten integrar perfectamente las caractersticas de un software para
descripcin con elementos propios de un sistema de recuperacin interactivo. Aunque los sistemas
automatizados de Recuperacin de Informacin pueden considerarse como una extensin de los
sistemas de Descripcin de Documentos, es preferible abordarlos como mdulos independientes,
pues la complejidad de los mismos est asociada, adems del nivel mismo de la descripcin, a las
necesidades de bsqueda de los documentos por parte de los usuarios. Los sistemas automatizados
de Transferencia de Documentos deben proveer esquemas eficientes de transferencias fsicas de
documentos, desde las oficinas de gestin, a los archivos de segunda edad y de stos a los archivos
intermedios o histricos. El sistema automatizado de Tablas de Retencin, es considerado no slo
una necesidad dentro de todo el proceso de automatizacin o informatizacin del archivo, sino un
elemento estratgico de la Gestin de Documentos, al garantizar una adecuada identificacin de los
documentos que produce la organizacin, su trmite o recorrido, valoracin, periodos de retencin,
mtodos de reprografa, periodos de transferencia y ubicacin de los documentos. La Gestin de
Documentos Electrnicos se constituye en uno de lo retos ms importantes para el archivista. Cada
vez ser mayor el nmero de documentos que se generan, transfieran y conserven en forma electr-
nica, sin necesidad de materializarlos en papel; y finalmente, se encuentra el desarrollo de nuevas
formas de almacenamiento de la informacin, algunas de las cuales han generado todo un movi-
miento internacional alrededor de los archivos como usuarios de dichas tecnologas.
5.2.1 La infraestructura tecnolgica en los archivos pblicos

El anlisis del desarrollo tecnolgico en los archivos pblicos colombianos, parte de la identifi-
cacin de la infraestructura de Hardware existente en cada tipo de archivo; en este aspecto, el
grado de apropiacin tecnolgico es dismil en cada uno de los sectores de archivos pblicos
analizados.
Mientras que las archivos pblicos de la administracin central cuentan con computadores, impresoras,
(local y de red), escneres, servidores para diferentes aplicaciones, reproductores y quemadores de
CD y DVD, slo algunos archivos pblicos municipales, principalmente de las ciudades ms impor-
tantes del pas, tienen este tipo de equipos, lo mismo sucede en algunos archivos departamentales.
En los dems archivos pblicos la tecnologa implementada es prcticamente inexistente; la mayor
parte de sus procesos se realizan de forma manual y un alto porcentaje de archivos municipales no
cuenta siquiera con computador.
5.2.2 Tecnologas aplicadas de acuerdo con los procesos archivsticos

(descripcin, servicios, microfilmacin, digitalizacin y gestin documental)
En relacin con los procesos, el desarrollo tecnolgico de los archivos pblicos en Colombia se ha
visto especialmente reflejado en la aplicacin de procesos de digitalizacin y en la gestin de
documentos electrnicos. En el mbito de la administracin pblica central, los procesos de
digitalizacin y de gestin de documentos electrnicos obedecen a la obligacin que tienen las
entidades de publicar sus actos administrativos para garantizar la transparencia de la adminis-
tracin.
101
De acuerdo con un estudio realizado por el Comit de Gestin de Documentos del Archivo Gene-
ral de la Nacin80, el uso de computadores est extendido casi en todos mbitos de la administra-
cin pblica central; los procesos de digitalizacin y microfilmacin siguen siendo los que mayor
tecnologa requieren. Ms de un 60% de los empleados de las entidades pblicas analizadas elabo-
ran documentos electrnicos desde su computador, principalmente a partir de herramientas
ofimticas como Word y Excel.
Infortunadamente, el sector de archivos municipales sigue estando aislado de los beneficios de las
tecnologas, excepto por los archivos municipales de las principales ciudades del pas y algunos
archivos departamentales, los cuales estn incorporando cada vez ms las TIC a los diferentes
procesos archivsticos y con ellos, al desarrollo de los servicios que los apoyen.
Entre las principales aplicaciones tecnolgicas que estn presentes en los archivos pblicos se
encuentran:
5.2.2.1 Descripcin automatizada: normas y estndares utilizados (ISAD, Z39.50)

El desarrollo tecnolgico introdujo los siguientes cambios en relacin con la descripcin automatizada:
ISAD (International Standard for Archival Description): Es la norma internacional reco-
mendada por el Consejo Internacional de Archivos para la descripcin de archivos. Aunque
su aplicacin ha sido objeto de anlisis en diferentes ocasiones, pues facilita el acceso a los
fondos del archivo, su uso no se ha extendido a archivos de tipo administrativo, estando
restringida a archivos histricos. Un porcentaje muy reducido de archivos pblicos (menos
del 1,5%) de la administracin central, utilizan la norma ISAD como estndar de descripcin.
En su mayora, las entidades del Estado han desarrollado sus propios sistemas de recupera-
cin de informacin basados en la ISAD pero no son compatibles con sta.
Protocolo Z3950: Gracias a Internet y al protocolo Z39.50 es posible el intercambio de
registros entre archivos pblicos, siempre que la descripcin se haya hecho conforme a
estndares internacionales como ISAD y EAD, o basado en lenguajes de marcado como
XML y en estndares de archivo abierto tipo OAI. La mayor parte de las bases de datos de
archivo, son incompatibles entre s, lo cual impide el intercambio de registros, en especial en
los procesos de transferencia de documentos de una fase a otra del archivo, y entre archivos
municipales, departamental y el Archivo General de la Nacin.
5.2.2.2 Digitalizacin de documentos

Es el proceso que mayores aplicaciones tiene en el sector de archivos; debido a la necesidad de
atender el creciente volumen de documentos acceder a cualquier informacin de manera inmedia-
ta, la mayora de las entidades del Estado ha implementado procesos de digitalizacin de docu-
mentos, que les permitan proteger el original y facilitar el acceso a las imgenes del mismo cuando
el usuario lo solicite.
Aunque la digitalizacin no suele ser un proceso que se realice directamente mediante recursos
humanos y tcnicos de las entidades pblicas, sino mediante mecanismos como la tercerizacin
por outsourcing, el resultado final es el mismo, contribuyendo a mejorar el acceso a la documenta-
cin y reduciendo el riesgo de prdida de los documentos originales.
80 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Comit de Gestin de Documentos. Gestin de Archivos Electrnicos.
Situacin en la Administracin Central. Bogot, AGN, 2005.
102
5.2.2.3 El desarrollo de Internet en los archivos pblicos

El uso y aplicacin de Internet en el sector de archivos pblicos es incipiente; a pesar de que
existen normas que obligan a los archivos a publicar ciertos tipos de informacin en la Web, el
mismo desarrollo tecnolgico de los archivos impide su cumplimiento.
De igual forma, los archivos del Estado no cuentan con un sitio Web propio lo que impide promo-
ver los servicios ante la ciudadana, y mantiene aislado al archivo del mundo exterior. A diferencia
de las bibliotecas, los archivos no trabajan colaborativamente y no hacen parte de redes de archi-
vos que promuevan servicios de informacin al ciudadano.
5.2.2.4 Aplicaciones de documentos electrnicos

Uno de los ltimos adelantos en materia tecnolgica en el sector de archivos pblicos, es el rela-
cionado con la adquisicin de sistemas para la gestin electrnica de documentos. Teniendo en
cuenta que el 100% de las entidades de la administracin central cuenta con sistemas de informa-
cin de diferentes tipos y que cada vez ms empleados tienen acceso a microcomputadores as
como a sistemas de informacin corporativos, lo cual los habilita para realizar diferentes operacio-
nes, incluyendo la creacin, recepcin, transmisin, conservacin y disposicin de documentos
desde sus propios equipos, se estn implementado con mayor frecuencia sistemas de gestin electr-
nica de documentos que garanticen que la gestin del documento electrnico se hace de manera
tcnica y controlada. Algunos de los productos que actualmente se destacan son:
CUADRO N 13
A PLICACIONES DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS
103
C UADRO N 13 ( CONTINUACIN )
Fuente: Directorio Colombiano de Ssoftware. 2006
104
5.2.2.5 Sistemas de informacin archivsticos

Para finales de la dcada de los 80, ninguno de las archivos pblicos del pas estaba automatizado;
el acceso a los fondos y a los documentos se daba a partir de catlogos de fichas o de inventarios
en su mayora elaborados manualmente o a mquina de escribir, organizados de manera tradicio-
nal: autor, ttulo y materia. En esta poca, la UNESCO desarroll un sistema manejador de bases
de datos el cual fue ofrecido a los pases de Amrica Latina como una alternativa econmica y
tcnica para la descripcin de archivos y la recuperacin de informacin, cuya implementacin se
extendi en archivos pblicos de diferente nivel.
A mediados de los aos 90, el AGN adquiere un sistema descriptivo automatizado, que combinaba
tanto la descripcin de documentos como digitalizacin, el cual fue desarrollado por la Divisin de
Informtica del Corte Ingls. Posteriormente se fueron desarrollando tanto en entidades pblicas
como privadas, sistemas propios de descripcin de archivos, los cuales, sin embargo, no obede-
can a las normas internacionales de descripcin archivstica, aunque permitan responder a las
necesidades bsicas de recuperacin de documentos. A pesar de que existen aplicaciones comer-
ciales en esta materia, las entidades pblicas siguen contratando desarrollos a la medida, los cua-
les no ofrecen niveles de automatizacin adecuados a las exigencias modernas de los archivos y de
las entidades de la administracin central.
El anterior panorama muestra que los sistemas de automatizacin de archivos son incipientes y no
responden a las tendencias modernas en este materia, evitando que los archivos pblicos se pue-
dan conectar an entre s.
5.2.2.6 Sistemas de seguridad para archivos pblicos

La seguridad de los documentos es uno de los aspectos que ms preocupa a los archivistas del
sector pblico central; la mayora de las archivos de las entidades de la administracin central
tiene procedimientos muy rgidos acerca de la consulta de los documentos. Sin embargo, contrario
a lo que sucede en las bibliotecas, los archivos no utilizan tecnologas de punta para evitar la
sustraccin de los documentos, as como para facilitar los procesos de prstamo e inventario de los
expedientes.
Una forma de darle seguridad a la informacin, es evitando el prstamo de expedientes y docu-
mentos originales, lo cual se hace ofreciendo la consulta sobre el documento digitalizado y no
sobre el documento fsico. En algunos casos, muy excepcionales, las reas de consulta estn con-
troladas por circuitos cerrados de televisin o simplemente mediante la presencia de un funciona-
rio del archivo.
5.2.2.7 Otros sistemas y software utilizados en los archivos pblicos: tipo, descripcin, caractersticas
Una de las caractersticas ms importantes del sector en materia tecnolgica, que comparten casi
todos los archivos pblicos del pas, es la utilizacin de aplicaciones ofimticas como Word, Excel
y PowerPoint, para el desarrollo de las actividades diarias del personal del archivo.
En la medida en que las archivos pblicos cuenten con microcomputadores y estaciones de escri-
torio para su personal, se hace necesario que tengan software licenciado en dichas estaciones;
igual ocurre con los equipos disponibles para el pblico, en los cuales deben existir licencias de
Word y Excel para los usuarios del archivo, instaladas en los equipos de consulta.
105
Algunos archivos pblicos cuentan igualmente con software para digitalizacin, creacin de docu-
mentos electrnicos en PDF principalmente o para el envo de documentos solicitados por usua-
rios, para lo cual se requiere disponer de una plataforma de correo electrnico.
De igual forma, con el avance de las tecnologas, se estn incorporando nuevas aplicaciones para la
gestin de informacin, las cuales paulatinamente, configuran un escenario tecnolgico ms avan-
zado y sobre el cual ya comienzan a definirse nuevos proyectos para integrar los diferentes tipos de
informacin que se gestionan en el sector publico; dichas tecnologas estn representadas en pro-
ductos de software para le gestin de documentos electrnicos, gestin de contenidos, gestin de
documentos digitales y automatizacin de procesos, cuyo desarrollo es an limitado.
5.2.2.8 Proveedores de hardware y software en el pas

Uno de los indicadores que mayor aporta a la comprensin del desarrollo tecnolgico en archivos
pblicos, tiene que ver con el crecimiento de la oferta de proveedores de bienes y servicios en este
sector; en general, se destaca la consolidacin de empresas colombianas que trabajan en el desa-
rrollo de tecnologas o representan productos de software y hardware de empresas del exterior.
Entre los sectores ms caractersticos que se basan en tecnologas se pueden citar:
Automatizacin de Archivos Pblicos
Gestin de Documentos Electrnicos
Automatizacin de Correspondencia
Digitalizacin de Documentos
Algunas de las empresas que ofrecen este software para archivos en Colombia son:
CUADRO N 14
E MPRESAS QUE OFRECEN SOFTWARE PARA ARCHIVOS
Fuente: Directorio Colombianos de Software. 2006.
106
C UADRO N 14 (C ONTINUACIN )
Fuente: Directorio Colombianos de Software. 2006.

apartado se tomaron nicamente las preguntas relacionadas con el entorno tecnolgico, cuyos

Es usual encontrar en los archivos de municipios computadores para el desarrollo de labores pro-
pias del mismo; sin embargo, la mayora de las veces los equipos estn desactualizados tanto en la
configuracin del hardware como en el software disponible; los encargados del archivo no utilizan
estos equipos para labores tcnicas, como elaboracin de inventarios, control de prstamos de docu-
mentos y bases de datos. Esto supone que el personal del archivo no posee las competencias mni-
mas para desarrollar herramientas que le permitan un mejor desempeo de su cargo.
Esta situacin va mejorando segn la categora de los municipios, de tal forma que los archivos de
ciudades capitales o intermedias tienen una mejor infraestructura, acceso a Internet, equipos de
digitalizacin y redes. En estos casos, el personal del archivo cuenta con capacitacin en el uso de
las tecnologas.
Archivos de la administracin central

EL 88% de los archivos encuestados de la administracin pblica central utiliza el correo electr-
nico como medio de comunicacin.
107
GRFICA N 8
MANEJO DE CORREO ELECTRNICO
S
NO
NR
Slo un 6% de los archivos de este nivel posee pgina Web, recurso que permite dar a conocer la
informacin que conserva la unidad de informacin, sus servicios y productos, as como otra
informacin de utilidad para sus usuarios.
GRFICA N 9
EL ARCHIVO CUENTA CON PGINA WEB
El nivel de tecnologa en estas entidades es adecuado, un 100% de los archivos ha implementado

tecnologa a sus procesos, entre los cuales es ms frecuente la microfilmacin y la digitalizacin.
En menor proporcin estas unidades de informacin cuentan con aplicaciones para manejo de
correspondencia, administracin documental y Workflow.
Las herramientas tecnolgicas ms comunes con las que cuentan los archivos del nivel central son:
computadores, impresoras, fax, fotocopiadora, escner, microfilmadora, lectoras, entre otras, por
lo que se puede concluir que cuentan con un nivel adecuado en cuanto a tecnologa.
108
5.3.2 Bibliotecas universitarias

Respecto a la pregunta sobre si la administracin de la biblioteca permite implementar nuevas
tecnologas en el tratamiento de la informacin, el 90% de los encuestados respondi afirmativa-
mente, el 2,5% respondi que no y el 7,5% no contest la pregunta.
Un 87,5% de las bibliotecas de IES ha implementado algn tipo software para el desarrollo de los
procesos de la biblioteca frente a un 5% que an no lo ha hecho. Esto denota el desarrollo y
evolucin en materia tecnolgica de las unidades de informacin en el mbito educativo y centros
de documentacin especializados. Un 5% no respondi a esta pregunta y el 2,5% de los encuesta-
dos manifest no saber sobre este tema.
En cuanto a los sistemas (software) bibliogrficos utilizados por las bibliotecas se mencionaron los
siguientes:
SIABUC.
Alephino.
Aleph.
Unicornio.
Winisis.
Olib.
Saib Mascall.
Alejandra.
Software desarrollado por la institucin.
En cuanto a las bases de datos bibliogrficas y servicios electrnicos ms utilizados, se menciona-

ron los siguientes:
Datalegis.
Jstor.
Oxford.
Banco Mundial.
Ebsco.
Biblioteca Jurdica Digital.
Jurdica Colombiana.
E-Libro.
Proquest.
Ovid.
Spicodoc.
Eric.
Reduc.
Credi.
Hinari.
Notifax.
Legisnet.
De acuerdo con los resultados de la encuesta, las herramientas tecnolgicas ms utilizadas por las
bibliotecas de IES, principalmente, son:
Computadores.
Escner.
109
Fotocopiadora.
Impresoras.
Lectores de cdigos de barras.
Video Bean.
Fax.
Quemador de CD.
DVD.
Reproductor de DVD.
Equipos lectores de microfilmacin.
Sistema de seguridad.
En relacin con proyectos de biblioteca virtual, ninguna de las bibliotecas encuestadas seal que
est participando en un proyecto de este tipo; de igual forma, la totalidad de la bibliotecas utiliza
herramientas ofimticas de office (XP, NT Windows 2000).
En relacin con los sistemas de seguridad ms empleados por las instituciones, se encuentran:
3M.
Tech Point.
Cmaras de video.
Optenet.

En cuanto al desarrollo tecnolgico de las bibliotecas pblicas, el anlisis mostr los siguientes
resultados:
GRFICA N 10
A CCESO A PGINAS WEB Y CORREO ELECTRNICO
110
De acuerdo con la grfica, el 85% de stas no poseen una cuenta de correo electrnico y pgina
Web, aunque globalmente cuentan con la pgina de la Red Nacional de Bibliotecas Pblicas,
www.senderos.gov.co; este porcentaje pertenece en su mayora a bibliotecas de los municipios
ms apartados que no cuentan con equipos de cmputo o si lo tienen, los funcionarios no estn
capacitados para su manejo, este simple hecho muestra un desarrollo muy deficiente en materia
tecnolgica.
Slo el 15% de las bibliotecas tiene acceso al correo electrnico y cuenta con pgina web, catlo-
gos automatizados, acceso a Internet para el personal de la biblioteca y para el pblico,adems de
servicios especializados basados en tecnologa; sin embargo, este porcentaje corresponde a las
bibliotecas de las redes del Banco de la Repblica, de las Cajas de Compensacin y de las reas
metropolitanas, lo que indica que siguen siendo las bibliotecas de mayores recursos las que cuen-
tan con una adecuada infraestructura tecnologca, debido fundamentalmente a que cuentan com
presupuesto para dotar sus bibliotecas con tecnologa y personal capacitado para su manejo.
5.3.4 Bibliotecas escolares

En cuanto a recursos de infraestructura se observa en la anterior tabla que el nmero de recursos
frente a colegios encuestados es muy bajo, esto quiere decir que, en general, las bibliotecas de los
colegios no poseen la infraestructura adecuada para prestar sus servicios, pues carecen de herra-
mientas tecnolgicas y de equipos necesarios para un buen funcionamiento.
Los colegios privados estn mejor dotados tecnolgicamente y en algunos casos, cuentan con una
biblioteca tcnicamente adecuada. No sucede igual con los colegios pblicos y aquellos de bajos
recursos, en donde el presupuesto para funcionamiento es limitado o no existe, lo que les impide
acceder a los beneficios de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, en particular, en
regiones apartadas de las principales ciudades o de centros urbanos.
GRFICA N 11
RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA
En la grfica anterior, se observa que el 49,61% de las bibliotecas cuenta con computador, mien-
tras que slo el 12,6% manifest tener impresora, un 22,83% todava usa mquina de escribir y
menos del 5% tiene otros equipos como quemador de CD y fotocopiadora.
111
Debido a la naturaleza de la biblioteca, el siguiente componente tecnolgico que posee tiene que
ver con equipos de apoyo al proceso educativo, tales como reproductores de CD o DVD,
videograbadoras, etc. Segn los encuestados, el 27,78% tiene televisor, en igual porcentaje cuen-
tan con videograbadora; as mismo, un 11,11% respondi que tiene equipos para reproducir
msica en CD.
GRFICA N 12
R ECURSOS DE INFRAESTRUCTURA AUDIOVISUAL
5.4 Conclusiones del anlisis del desarrollo tecnolgico

en el sector de archivos y bibliotecas
El desarrollo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin es, tal vez el aspecto que
mayor impacto ha tenido en la evolucin de las bibliotecas y archivos de nuestro pas, no slo
porque estos sectores utilizan cada vez ms tecnologas de diferentes tipos particularmente las
relacionadas con la informtica para el desarrollo de sus procesos, sino porque el cumplimiento
de su misin est estrechamente relacionado con los avances en materia tecnolgica.
De igual forma, los avances tecnolgicos influyen directamente en la formacin del personal en los
diferentes niveles, tanto por la necesidad de que ste cuente con competencias en la materia mejo-
rando su desempeo laboral, como por la necesidad de evaluar, desarrollar y aplicar las tecnolo-
gas en los diferentes procesos y servicios que se llevan a cabo en las diferentes unidades de
informacin.
El desarrollo de las tecnologas en los archivos y bibliotecas es dismil, pues no se ha dado de igual
forma e intensidad en los dos sectores; al revisar la incorporacin de las tecnologas de la informa-
cin en el mbito de las bibliotecas, se observa un mayor desarrollo de stas en relacin con los
archivos. As mismo este desarrollo tiene niveles de aplicacin en cada uno de los subsectores
analizados, dentro de un mismo sector.
En cuanto al desarrollo en uno y otro sector, las bibliotecas tienen una inclinacin natural a imple-
mentar los avances tecnolgicos en los diferentes procesos de la biblioteca, situacin que tiene
respuesta en los avances de la sociedad de la informacin y en la influencia que las tecnologas
112
tienen en todos los mbitos de una sociedad moderna. De igual forma, los contenidos que las
bibliotecas poseen y la relacin entre el acceso a la informacin y los usuarios de la misma, condi-
cionan an ms este desarrollo.
En cuanto al sector de archivos, a pesar de que las tecnologas de la informacin se incorporan
cada vez ms al desarrollo de los negocios y al desempeo y competitividad de las organizaciones,
stos no han sido impactados de manera directa y en muchos casos se mantienen al margen de los
avances tecnolgicos. No obstante, existen diferencias significativas entre el desarrollo tecnolgico
de los archivos pblicos de la administracin central con los archivos municipales, lo cual tiene
una relacin directa con los recursos y el nivel de la administracin a la cual pertenecen.
En relacin con las bibliotecas, el desarrollo tecnolgico por cada uno de los subsectores analiza-
dos presenta las siguientes caractersticas:
El subsector de mayor desarrollo es el de las IES, las cuales han incorporado de manera
acelerada los principales adelantos, que en materia tecnolgica han aparecido en los lti-
mos aos, fundamentalmente motivadas por el avance de la ciencia y la tcnica, as como
por la misin de las instituciones de educacin superior de formar profesionales que tengan
habilidades para apropiarse de los adelantos tecnolgicos y aplicarlos, tanto en su ejercicio
profesional, como en beneficio de la sociedad; otra razn es la necesidad de trabajar
cooperativamente con otras IES para compartir recursos de informacin y para reducir
costos.
En un segundo nivel de desarrollo se encuentran las redes de bibliotecas pblicas operadas
por entidades como el Banco de la Repblica y las Cajas de Compensacin Familiar, las
cuales, debido a su estructura, cuentan con tecnologas que facilitan el trabajo en red; en el
caso de las bibliotecas pblicas, las bibliotecas del Banco de la Repblica y las de las Cajas de
Compensacin tienen un desarrollo tecnolgico superior al de las bibliotecas pblicas del
Estado.
Las bibliotecas pblicas del estado no cuentan con un desarrollo tecnolgico adecuado o
que facilite la prestacin de servicios en los cuales la tecnologa se d importancia para la
comunidad. Una excepcin de esta situacin es la Red Capital de Bibliotecas Pblicas de
Bogot, la cual, gracias a un excelente modelo de gestin, cuenta con una de las mejores
infraestructura tecnolgica del pas.
En un tercer rengln se encuentran las bibliotecas escolares; de este grupo, las de estableci-
mientos privados tienen un mejor desarrollo que las de escuelas y colegios pblicos, funda-
mentalmente porque asocian el desarrollo de una buena biblioteca con la calidad de la
educacin y formacin que imparten.
En el cuadro N15 se presentan estas caractersticas de manera resumida:

En relacin con los archivos pblicos, el desarrollo tecnolgico por cada uno de los subsectores
analizados presenta las siguientes caractersticas:
El subsector de mayor desarrollo es el de las entidades de la administracin central, princi-
palmente los ministerios y las superintendencias, las cuales han incorporado de manera
acelerada los principales adelantos que, en materia tecnolgica, han aparecido en los ltimos
aos; los archivos de la administracin pblica central cuentan con bases de datos para la
recuperacin de los documentos, sistemas de digitalizacin y/o microfilmacin de documen-
tos; en algunos casos, la tecnologa se incorpora como parte de los contratos de outsourcing
En un segundo nivel de desarrollo se encuentran los archivos municipales, que se pueden
clasificar en dos niveles:
113
Archivos de municipios nivel 5 y 6, los cuales cuentan con una infraestructura tecnolgica
moderna, microcomputadores modernos incluyendo sistemas de digitalizacin y comu-
nicacin a travs de Internet.
Archivos de municipios de nivel 1 al 4, los cuales no tienen, en su mayora, una infraes-
tructura de cmputo adecuada, y en muchos casos no cuentan siquiera con microcom-
putadores actualizados para el desarrollo del trabajo del personal.
CUADRO N 15
NIVEL TECNOLGICO SEGN TIPO DE BIBLIOTECA
114
CUADRO N 16
En el cuadro N 16 se presentan estas caractersticas de manera resumida.

De acuerdo con este anlisis, los archivos de la administracin central utilizan de manera ms
generalizada los avances de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en el desarrollo de
proyectos y procesos archivsticos, aunque no siempre se tienen en cuenta estndares adecuados
en el uso de las tecnologas, tal como lo seala el Archivo General de la Nacin, en un estudio
recientemente publicado acerca de la gestin de documentos electrnicos en el sector central.
Por su parte, los archivos municipales no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas,
debido fundamentalmente, a que no se consideran de importancia dentro de las instituciones; en su
mayora, los documentos se encuentran almacenados en depsitos que no cumplen con las debidas
condiciones para su conservacin; la falta de una conciencia de la administracin municipal sobre la
importancia del archivo, hace que la implementacin de las tecnologas de la informacin no sea una
prioridad para este sector de la administracin pblica, lo cual se ve reflejado en su atraso en materia
tecnolgica. En la administracin municipal no es frecuente el desarrollo de proyectos de documentos
electrnicos, a pesar de que los funcionarios municipales usan tecnologas de la informacin, princi-
palmente aplicaciones ofimticas para producir documentos electrnicos, los cuales no atienden a las
normas y directrices que, en este campo, propone el Archivo General de la Nacin.
De acuerdo con el panorama descrito anteriormente, se puede concluir que el impacto del uso y
aplicacin de las tecnologas de la informacin y la documentacin en el sector de archivos y
bibliotecas est caracterizado por:
Existen mayores niveles de inversin y desarrollo tecnolgico en el sector de bibliotecas que
en el de archivos.
Las bibliotecas universitarias cuentan con mayores recursos para la inversin en tecnologa
que las bibliotecas pblicas, lo cual se ve reflejado en un mejor nivel tecnolgico y de
servicios en stas; dentro de stas las bibliotecas de Cajas de Compensacin y las del Banco
de la Repblica estn ms adelantadas que las bibliotecas de la Red de Bibliotecas que
coordina la Biblioteca Nacional.
Las bibliotecas universitarias desarrollan, gracias a su nivel de tecnologa, proyectos coope-
rativos de intercambio de informacin, catlogos colectivos, interconexin, envo de infor-
macin y proyectos de biblioteca virtual, estos ltimos todava incipientes.
El desarrollo tecnolgico de las bibliotecas pblicas que coordina la Biblioteca Nacional es
reciente, gracias al Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas, en cuyo desarrollo se ha dotado
115
de un equipo de cmputo por biblioteca a 500 bibliotecas pblicas municipales, adems de

un televisor y un reproductor de VHS. Estas bibliotecas reciben igualmente un software
para automatizacin de la biblioteca, el cual incluye la catalogacin de las colecciones que se
entregan dentro del plan para cada biblioteca.
Los archivos pblicos del sector central no tienen un desarrollo tecnolgico uniforme, aun-
que en su mayora cuentan con equipos de cmputo de buena configuracin y en varios
casos, tienen sistemas de informacin orientados a la recuperacin de documentos.
El desarrollo tecnolgico de los archivos municipales es deficiente, lo cual afecta significati-
vamente el desarrollo de las funciones que ste debe cumplir.
En relacin con las implicaciones que este diagnstico presenta en cuanto a la caracterizacin
ocupacional del sector de archivos y bibliotecas se puede concluir:
El personal vinculado con el sector de bibliotecas universitarias, redes de bibliotecas de
Cajas de Compensacin y del Banco de la Repblica, y redes de bibliotecas pblicas como
Bibliored, requiere un nivel avanzado de formacin en materia tecnolgica que les permita
apoyar adecuadamente los procesos de la biblioteca, la prestacin de servicios y la partici-
pacin en proyectos de cooperacin.
El personal de estas bibliotecas debe estar en capacidad de evaluar las tecnologas disponi-
bles, de diferente tipo y nivel, con el fin de analizar la conveniencia de su implementacin
en la biblioteca, planear su adquisicin y determinar las aplicaciones posibles de dichas
tecnologas en su campo profesional.
El personal de archivos pblicos de la administracin central requiere tener amplios conoci-
mientos en temas tecnolgicos, en particular en cuanto a desarrollo de hardware y software
para archivos, tales como aplicaciones de record management, document management,
flujos de trabajo (workflow), digitalizacin, automatizacin de archivos, entre otros.
Las personas vinculadas con archivos pblicos municipales y bibliotecas pblicas municipa-
les, requieren desarrollar conocimientos bsicos en tecnologas, que les permitan contar con
habilidades para el uso de las tecnologas en el desarrollo de sus funciones y de los fines de
estas unidades de informacin.
El desarrollo del mercado del software para archivos y bibliotecas supone la existencia de
profesional altamente calificado en este campo, con el fin de aprovechar los avances de las
tecnologas y facilitar la implementacin de los adelantos tecnolgicos, tanto para mejorar la
gestin de las bibliotecas y archivos, como para proveer servicios basados en dichas tecno-
logas.
Finalmente, en el mundo moderno, el computador es hoy una herramienta administrativa
esencial para el desempeo laboral; de all que el conocimiento sobre las herramientas
ofimticas y otros productos de software para labores de oficina es prcticamente una obli-
gacin, razn por la cual, es necesario que todas las personas que trabajan en archivos y
bibliotecas, independientemente de su nivel, sepan utilizar dichas herramientas, para lo que
se requiere desarrollar competencias en este campo.
Volver al Contenido
116
ENTORNO
6
EDUCATIVO
117
E
l objetivo de este captulo es identificar la capacitacin y formacin que se ofrece en Colom-
bia para el sector ocupacional de bibliotecas y archivos, as como las necesidades y tenden-
cias de desarrollo que tiene la formacin en esta rea, ya que es necesario para un sistema
de educacin superior, el conocimiento propio de sus procesos, debilidades y posibilidades de
desarrollo, conforme con las tendencias de la ltima dcada y a la confrontacin estadstica.
Alcance
La informacin del presente entorno fue reunida a partir de fuentes secundarias e informacin de
pginas Web de las diferentes instituciones que fueron analizadas y que, regularmente ofrecen
formacin formal, en los diferentes niveles de la educacin superior y no formal.
El estudio no cubre la oferta de educacin no formal ofrecida por instituciones locales no relacio-
nadas con el sector, aunque es exhaustivo en cuanto a la oferta de cobertura nacional en los
subsectores analizados; de igual forma, por la misma complejidad, no se incluye informacin
sobre la formacin informal del personal de archivos y bibliotecas.
6.1 Evolucin de la oferta formativa en el sector de archivos y bibliotecas

Para comprender mejor la dinmica de la formacin en el campo de la bibliotecologa y la archivstica
en Colombia, es preciso remontarse a la creacin de los primeros programas de formacin en
bibliotecologa que se organizaron en el pas81:
1942 Escuela de Bibliotecarios de la Biblioteca Nacional.
1946 Escuela de Biblioteconoma del Colegio Mayor de Cundinamarca.
1946 Escuela de Biblioteconoma del Colegio Mayor de Cultura Femenina de Antioquia.
1956 Escuela Interamericana de Bibliotecologa de la Universidad de Antioquia.
1960 Escuela de Bibliotecologa del Colegio Acadmico de Antioquia.
1965 Escuela de Bibliotecologa de la Universidad Nacional.
1968 Escuela de Bibliotecarios del Colegio Universitario del Sagrado Corazn.
1971 Escuela de Bibliotecarios y Archivistas de la Universidad de la Salle.
1973 Escuela de Bibliotecologa de la Universidad Javeriana.
1974 Departamento de Bibliotecologa de la Universidad Pedaggica Nacional (nfasis en
bibliotecas escolares).
1986 Programa de Ciencia de la Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad
del Quindo.
1994 Especializacin en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos de la Universidad
de La Salle.
81 ZAPATA GARCA, Len Jaime. Apuntes para una historia de la Asociacin Colombiana de Bibliotecarios ASCOLBI. Bogot:
Universidad de La Salle, 1977. Tesis de Grado
119
1998 Especializacin en Archivstica de la Universidad Javeriana.

1998 Especializacin en Redes de Informacin Documental de la Universidad Javeriana.
2001 Especializacin en Servicios de Informacin de la Universidad de Antioquia, depen-
diente de la EIB.
2001 Tecnologa en Administracin de Sistemas de Informacin y Documentacin del INPAHU
2004 Tecnologa en Archivstica de la Universidad de Antioquia.
De los anteriores programas, solamente estn en funcionamiento actualmente los siguientes:

Escuela Interamericana de Bibliotecologa de la Universidad de Antioquia.
Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad de La Salle.
Departamento de Ciencia de la Informacin y la Documentacin - Bibliotecologa de la
Programa de Ciencia de la Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad
del Quindo.
Tecnologa en Administracin de Sistemas de Informacin y Documentacin del INPAHU.
Tecnologa en Archivstica de la Universidad de Antioquia.
En postgrado, estn funcionando los siguientes programas de especializacin:

Especializacin en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos de la Universidad
de La Salle.
Especializacin en Archivstica de la Universidad Javeriana.
Especializacin en Redes de Informacin Documental de la Universidad Javeriana.
Especializacin en Servicios de Informacin de la Universidad de Antioquia, dependiente
de la EIB.
Las iniciativas para crear programas acadmicos en el campo de la bibliotecologa no son recien-
tes en nuestro pas, siendo el comn denominador la satisfaccin de las necesidades en cuanto a
la profesionalizacin y cualificacin del personal en este sector, con el fin de formar profesionales
que asumieran el reto de administrar las bibliotecas de diferente tipo que ya existan, y responder
tambin a las exigencias internacionales en este campo, a partir de directrices de organismos
como Unesco e IFLA.
En el campo archivstico, las iniciativas parten con la creacin del departamento de Bibliotecologa
y Archivistica de la Universidad de la Salle, siendo el primero de Colombia en ofrecer formacin
profesional en Archivstica; la siguiente iniciativa fue la creacin del Programa de Ciencia de la
Informacin de la Universidad del Quindo, el cual, igualmente inclua dentro su formacin asig-
naturas sobre archivos; este programa se caracteriz por ser inicialmente a distancia (actual-
mente se imparte en la modalidad virtual). A nivel tecnolgico, el programa del INPAHU incluye
en su currculo asignaturas del sector de archivos y la Universidad de Antioquia, de reciente crea-
cin, con una tecnologa dedicada exclusivamente a la formacin de archivistas. En postgrado,
existen cuatro programas, dos en la Universidad Javeriana, uno en la Universidad de Antioquia y
uno en la Universidad de La Salle.
A nivel tcnico, el SENA ha sido la institucin con mayor cobertura en cuanto a formacin en
archivos, destacndose la formacin de tcnicos y auxiliares, 2.500 personas ha egresado de sus
120
programas, segn cifras de dicha entidad; otra institucin que tambin tiene un programa tcnico
de formacin en el campo de archivos es el Instituto de Formacin Tcnica de GADIER; en cuanto
a fecucacin no formal, el Archivo General de la Nacin, a travs de la Divisin de Programas
Especiales ofrece capacitacin en los campos relacionados con la gestin de archivos pblicos, en
su mayora dirigida a funcionarios del sector pblico que no han accedido a la formacin formal
ya sealada.
Aunque no se cuenta con informacin precisa sobre el nmero de profesionales, tcnicos y tecn-
logos que se han graduado de los diferentes programas de formacin en bibliotecologa y archivstica,
se calcula que desde el ao de 1956, cuando se abri la Escuela Interamericana de Bibliotecologa,
se han graduado aproximadamente 3.000 profesionales en las reas de Bibliotecologa y
Archivstica, cerca de 800 tcnicos y 45 tecnlogos, distribudos as*:
885 de la EIB.
643 de la Universidad de La Salle.
560 de la Universidad Javeriana.
352 de la Universidad del Quindo.
45 del INPAHU.
60 de GADIER.
750 tcnicos y tcnicos profesionales del SENA.
As mismo, en el segundo semestre del 2005, se encontraban en fase formativa, en los diferentes
niveles de la educacin superior y tcnica, aproximadamente 1.100 estudiantes, as:
345 de la EIB.
293 de la Universidad de La Salle.
105 de la Universidad Javeriana.
215 de la Universidad del Quindo.
135 del INPAHU (nivel tecnolgico).
70 tcnicos de GADIER.
650 tcnicos del SENA (nivel tcnico y tcnico profesional).
6.2 Niveles y oferta de formacin en el sector de bibliotecas y archivos

A continuacin se describen los programas acadmicos del rea, agrupados por tipo y nivel de
educacin, institucin oferente, intensidad, jornada y ubicacin geogrfica de las instituciones
que los imparten.
* Las cifras correspondientes a la Universidad de la Salle y la Universidad del Quindo y Gadier, corresponden a fuentes oficiales
suministradas por las mismas instituciones, mientras que las cifras de las dems instituciones educativas son aproximadas. En
cuanto a la Universidad de Antioquia, los graduados sus superiores al millar; las cifras citadas corresponden a informacin
suministrada por ASEIBI, ya que una parte de los archivos acadmicos se perdieron en un incendio hace varias dcadas.
121
6.2.1 Educacin formal

Este tipo de educacin se entiende como aquella que se imparte en establecimientos educativos
aprobados, en una secuencia de ciclos lectivos, que estn sujetos a pautas curriculares progresivas,
y conducen a grados y ttulos82. En el nivel de formacin en Educacin Superior existen tres nive-
les, segn la ley 30 de 199283:
Educacin tcnica: Son programas de formacin en ocupaciones de carcter operativo e
instrumental y de especializacin en su respectivo campo de accin, sin perjuicio de los
aspectos humansticos propios de este nivel.
Educacin tecnolgica: Son programas de formacin en ocupaciones, programas de forma-
cin acadmica en profesiones o disciplinas y programas de especializacin.
Educacin universitaria: Es impartida por las instituciones universitarias que acrediten su
desempeo con criterio de universalidad en actividades de investigacin y en la formacin
acadmica en profesiones o disciplinas. Este nivel se divide en formacin de pregrado y
formacin de postgrado:84
Pregrado: Preparan para el desempeo de ocupaciones, para el ejercicio de una profe-
sin o disciplina determinada, de naturaleza tecnolgica o cientfica o en el rea de las
humanidades, las artes y la filosofa.
Postgrado: Se presta bajo los programas de especializaciones, maestras, doctorados y
postdoctorados.
Especializacin: Se desarrolla con posterioridad a un programa de pregrado y posibilitan
el perfeccionamiento en la misma ocupacin, rea, profesin o disciplina, desarrollando
aspectos precisos.
Maestra: Ampla y desarrolla los conocimientos para la solucin de problemas disciplina-
rios, interdisciplinarios y dota a la persona de instrumentos bsicos que la habiliten como
investigadora.
Doctorado: Se concentra en la investigacin con el fin de aportar conocimiento a la
ciencia en general.
A nivel tcnico y tecnolgico la oferta de estudios en Bibliotecologa y Archivstica es reducida,

como se puede observar en el cuadro N 17.
En cuanto al nivel de formacin superior, actualmente existen en Colombia cinco programas con-
ducentes a ttulo profesional. En la tabla siguiente se indican las caractersticas ms importantes
de dichos programas que se muestran en el cuadro N 18.
De los programas de nivel profesional, tres se imparten en modalidad presencial y dos en la modali-
dad virtual; dos han sido acreditados en alta calidad por el Consejo Nacional de Acreditacin:
Universidad Javeriana y Universidad de Antioquia; uno est en proceso de acreditacin: Universidad
de La Salle y el programa de la Universidad del Quindo no tiene an el Registro Calificado con
estndares mnimos expedidos por el Ministerio de Educacin. Existen cuatro programas de postgrado
a nivel de especializacin, tres en modalidad presencial y uno en modalidad semipresencial.
82 COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Ley 115: Ley General de Educacin; ttulo II, Captulo 1, Artculo
10. Bogot, Mineducacin, 1994.
83 bid.
84 bid. Art. 9.
122
DE ESTUDIOS TCNICOS Y TECNOLGICOS

N 17
CUADRO
OFERTA
123
DE ESTUDIOS PROFESIONALES Y DE POSTGRADO

CUADRO N 18
OFERTA
124
Existe un slo programa de formacin tcnica profesional, el cual es impartido por el SENA, un
programa tcnico, ofrecido por GADIER y dos programas de nivel tecnolgico, uno ofrecido por la
Universidad de Antioquia y el otro por el INPAHU. En promedio, la formacin tcnica tiene una
duracin de dos aos, mientras que la tecnolgica es de tres aos o siete semestres acadmicos.
6.2.2 Educacin no formal

Esta modalidad de educacin se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conoci-
mientos y formar en aspectos acadmicos o laborales sin sujecin al sistema de niveles y grados
establecidos para la educacin formal85.
Las instituciones de educacin no formal pueden ofrecer programas de formacin laboral en artes
y oficios, en materias para validar niveles y grados propios de la educacin formal. Este tipo de
educacin puede ser impartida por las Cajas de Compensacin Familiar, por el Servicio Nacional
de Aprendizaje (SENA) y los institutos de educacin aprobados por el Ministerio de Educacin
Nacional o las secretaras de educacin86.
En relacin con este formato, se identificaron 49 programas ofrecidos por diferentes entidades,
entre las cuales se pueden mencionar:
Cajas de Compensacin Familiar.
Archivo General de la Nacin.
Banco de la Repblica.
Asociacin Colombiana de Biblioteclogos (ASCOLBI).
Sociedad Colombiana de Archivistas.
Fundaciones: Fundalectura, Asolectura y Espantapjaros.
Redes de bibliotecas.
Universitarias: Asouniesca, UNIRED, UNIRECS, REUNIR.
Escolares: GRUBE.
Especializadas: GUIE.
Pblicas: SERVINFO.
En este nivel de formacin se identifican cuatro tipos de modalidades:
Diplomados.
Cursos.
Talleres.
Seminarios.
85 Op. cit., COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Ley 115: Ley General de Educacin; Captulo 2, Artculo
36. Bogot, Mineducacin, 1994.
86 Op. cit., COLOMBIA. MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL. Ley 115: Ley General de Educacin; Ttulo II, Artculo 36.
Bogot, Mineducacin, 1994.
125
OFERTA DE DIPLOMADOS
CUADRO N 19
126
Los Diplomados son una modalidad de formacin orientada a actualizar principalmente a profe-
sionales de diferentes disciplinas en un rea o especialidad, por lo que en su mayora son imparti-
dos por universidades, aunque no son exclusivos de estas instituciones. La oferta actual para el
sector de bibliotecas y archivos se presenta en el Cuadro N 18.
En la educacin no formal, la oferta es muy variada tanto en las reas de formacin, como los
tipos de programas, estilo de educacin y duracin. Este tipo de oferta es principalmente ofrecido
por entidades oficiales como el Archivo General de la Nacin, la Biblioteca Nacional, el Banco de
la Repblica y el SENA; en segundo lugar se encuentran las asociaciones profesionales como
Ascolbi, Sociedad Colombiana de Archivistas, las asociaciones de egresados de las universidades
que tienen programas profesionales en los dos campos objeto de estudio, las redes de bibliotecas,
y algunas universidades y fundaciones privadas relacionadas con el estas reas.
El Archivo General de la Nacin mediante el Sistema Nacional de Archivos y consecuentemente
con la Ley General de Archivos, ha definido como una obligacin de las entidades del Estado
capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su
labor. En este mismo sentido, el AGN propicia y apoya programas de formacin profesional y de
especializacin en archivstica, as como programas de educacin formal y no formal, desarrolla-
dos por instituciones educativas.
La Biblioteca Nacional, como parte del Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas, ha adelantado en
los ltimos tres aos un ambicioso programa de capacitacin de las personas que trabajan en las
bibliotecas que se han beneficiado del Plan; en este panorama participan tambin entidades como
Fundalectura, Seminarios Andinos, el Banco de la Repblica, la Asociacin de Egresados de la
Escuela Interamericana de Bibliotecologa, entre otros.
Debido a su naturaleza, las asociaciones que agremian a los profesionales y trabajadores del
sector de las bibliotecas y archivos, tambin desarrollan procesos de formacin orientados a
actualizar a sus asociados y en general, a los interesados y profesionales del sector en reas pro-
pias de su actividad o en las cuales existe una demanda de capacitacin; la Sociedad Colombiana
de Archivistas ha organizado en los ltimos tres aos cursos en las siguientes reas: Tablas de
Retencin Documental, Conservacin de Documentos, Gestin de Documentos Electrnicos,
Auditoria de Informacin, Contratacin de Servicios Archivsticos. La Asociacin Colombiana de
Biblioteclogos ha realizado cursos en Bibliotecas Digitales, Estndares de metadatos, Desarrollo
de Colecciones y Servicios en Bibliotecas. La Asociacin de Egresados de la EIB ha organizado
cursos en las siguientes reas: organizacin tcnica y sistematizacin de bibliotecas, automatizacin
de catlogos, seleccin y adquisicin de materiales bibliogrficos, diseo de bibliotecas y centros
de documentacin.
Las bibliotecas de las Cajas de Compensacin Familiar mantienen tambin agendas de capaci-
tacin, orientadas principalmente a temas propios de las bibliotecas pblicas, en reas como
gestin de servicios, Internet, recuperacin de informacin, promocin de lectura, aunque tam-
bin han incursionado, especialmente en ciudades diferentes a Bogot, en el ofrecimiento de
cursos en el sector de archivos. Las redes de bibliotecas universitarias ha asumido un papel muy
activo en la actualizacin de sus miembros; redes como Asouniesca, Unirecs, Reunir, y Unired,
capacitan a los profesionales que laboran en las bibliotecas participantes, en aspectos como:
gestin de colecciones, Marc21, catalogacin y clasificacin, formulacin de proyectos, referen-
cia, entre otros. Otras entidades activas en la capacitacin de personal son Fundalectura y
Asolectura, las cuales ofrecen cursos en reas relacionadas con la lectura y la escritura tales
127
como: literatura infantil y juvenil, evaluacin de libros para nios y jvenes, fomento y promocin
de la lectura, etc.
Entre las universidades, la Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad
de La Salle ha venido realizando una serie de cursos especficos para la Secretara de Educacin
del Distrito y la Red de Bibliotecas Pblicas, dirigidos a la formacin de bibliotecarios escolares,
con el fin de ofrecer una formacin bsica a docentes de escuelas y colegios pblicos del distrito,
como apoyo al programa de desarrollo de las bibliotecas escolares del Gobierno Distrital, el cual
busca modernizar las bibliotecas de colegios y escuelas pblicas de la ciudad, como parte de las
estrategias para el mejoramiento de la calidad de la educacin primaria y secundaria.
En cuanto a educacin no formal, en este grupo se encuentran los seminarios, cuyo objetivo es
actualizar a los participantes en un determinado aspecto de su actividad laboral o profesional; a
continuacin se muestra una descripcin de los seminarios que se han realizado en los ltimos tres
aos, tanto en el rea de archivos como en el rea de bibliotecas (ver cuadro N 20).
En general, los seminarios obedecen al criterio de reiteracin, es decir que se trata de reas que
han sido identificadas como de formacin continuada y los mismos se imparten de manera repetitiva
o continua que se ofrecen regularmente, segn se trate de un tema de actualidad o de un espacio
creado para actualizar a los asistentes en un determinado aspecto de la actividad que desarrollan
las bibliotecas y los archivos; el sector de archivos es en el que ms se ofrecen seminarios, 13 en
total, mientras que en el de bibliotecas se identific solamente uno. El tipo de formacin ofrecido
con mas frecuencia son los denominados cursos cortos, los cuales estn dirigidos principalmen-
te a capacitar en la funcin (saber hacer) y en los cuales se desarrolla un contenido especfico,
siguiendo una secuencia sistemtica de una determinada rea del conocimiento o de una acti-
vidad que se lleva a cabo en archivos y bibliotecas; en este grupo se identificaron las presentadas
en el cuadro N 21.
Los cursos mencionados en la tabla anterior, buscan desarrollar competencias tanto tcnicas como
administrativas y en general, se refieren a aspectos tcnicos propios del trabajo en bibliotecas y
archivos; los participantes son principalmente empleados de nivel intermedio o sea auxiliares y
tcnicos, aunque en algunos casos, dependiendo de la temtica, tambin se dirigen a directores o
personas que tienen a su cargo responsabilidades administrativas de direccin y control, en parti-
cular si los profesionales no tienen formacin disciplinar previa.
Finalmente, un tercer tipo de formacin son los talleres, cuya modalidad busca ensear a realizar
una determinada actividad o proceso, a partir de la combinacin de teora y prctica. En este
grupo se identificaron las presentadas en el cuadro N 22.
6.2.3 Educacin informal

Es la educacin espontneamente adquirida, proveniente de personas y entidades, medios masi-
vos de comunicacin, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros
no estructurados87. Debido a la naturaleza del estudio, y por cuanto los instrumentos de recolec-
cin definidos no permitan abarcar todas las fuentes posibles de formacin, de manera intencio-
nal se determin dejar por fuera del mismo, cualquier alusin al proceso de capacitacin informal,
los cuales se sugiere adelantar en un proceso posterior.
87 bid. Captulo 2: Educacin no formal.
128
OFERTA DE SEMINARIOS
CUADRO N 20
129
OFERTA DE CURSOS
CUADRO N 21
130
OFERTA DE TALLERES
CUADRO N 22
131

apartado se tomaron nicamente las preguntas relacionadas con el entorno educativo, cuyos re-
sultados se presentan ordenados por cada subsector:

En este aspecto, existe heterogeneidad en la formacin del personal que atiende las funciones del
archivo; as como hay funcionarios que han tomado varios cursos no slo del rea archivstica,
sino de reas complementarias como administracin y servicio al cliente, entre otras, hay emplea-
dos del archivo que se han formado de manera autodidacta, como una forma de responder a las
dificultades administrativas que se presentan en la mayora de nuestros municipios para que este
personal acceda a capacitacin especfica fuera de sus ciudades; en otros casos, el conocimiento
relacionado se ha adquirido debido que llevan varios aos trabajando en el rea y esa experiencia
les ha permitido adquirir un conocimiento emprico, gracias al cual han podido responder a las
exigencias del cargo.
En cuanto al grado de educacin, el personal del archivo en su mayora tiene bachillerato; en
segundo lugar se encuentran egresados del SENA (con formacin en secretariado y archivos).
Otra fuente de formacin para el personal de los archivos municipales es la capacitacin que
ofrecen los consejos departamentales de archivos y el Archivo General de la Nacin por medio del
Sistema Nacional de Archivos. Como un avance en la capacitacin en este sector, se destaca la
formacin impartida por el SENA y el AGN en teleconferencias, lo cual ha permitido llegar a un
segmento que por razones de diferente naturaleza no puede desplazarse a los grandes centros
urbanos a recibir capacitacin. Existen igualmente otras instituciones y personas naturales que
ofrecen capacitacin en el rea de archivos, aunque no siempre con niveles de calidad adecuados.
Un canal de educacin informal son las cartillas, folletos, libros, o kits mediticos con casetes,
videos, CD y disquetes, que envan instituciones como el AGN.
Aunque se debe reconocer el aumento del nmero de personas que trabajan en los archivos y que
toman capacitacin tanto en el rea de archivos como en reas complementarias, no hay un
indicador que permita asociar esta capacitacin o formacin a la gestin y desarrollo de los archi-
vos; por el contrario, no son pocos los casos en los cuales la capacitacin es utilizada para acumu-
lar ttulos que aumenten los crditos para acceder a un mejor escalafn, y no porque dichos
conocimientos se apliquen al desarrollo archivstico de las instituciones.
En la mayora de casos, las personas que acceden a una determinada capacitacin, no asisten a
los siguientes niveles o programas complementarios, situacin que se da porque han cambiado de
cargo y por tanto, de funciones dentro de la misma administracin municipal, o por falta re inters
de la administracin municipal de turno, la cual no apoya la participacin del funcionario en la
capacitacin.
En las zonas ms cercanas a la ciudades en donde se ofrece formacin profesional en bibliotecologa
y archivstica, se observa que adems de profesionales de otras disciplinas acuden tambin a los
cursos del AGN profesionales con formacin en el campo archivstico, con el fin de complementar
sus conocimientos. De igual forma, por poltica, el AGN exige que los funcionarios del archivo
asistan a los cursos de formacin bsica, independientemente de que tengan ttulo universitario,
132
con el fin de garantizar el cumplimiento de las directrices del AGN y aplicar criterios homogneos en
la gestin de los archivos pblicos. Por regla general, la capacitacin que se ofrece est orientada a
cualificar las actividades bsicas que se desarrollan en los archivos.
Por la estructura geopoltica del pas, actualmente es difcil que un profesional en archivstica se
desplace a trabajar de forma estable en un municipio lejano a su lugar de origen, ms an cuando
la oferta de profesionales es inferior a la demanda y los salarios de los archivistas municipales
estn por debajo de la media del sector de archivos y bibliotecas; por el momento, se debe pensar
en formar a los funcionarios de archivos municipales en un nivel tcnico o tecnolgico, de tal
forma que sean competentes para atender las necesidades bsicas de estos archivos.
En conclusin, el grado de capacitacin que poseen los archivistas municipales es dispar; aunque
en principio se requiere fortalecer la formacin tcnica, con el fin de asegurar que las personas que
aspiren a cargos de archivo en los municipios, de acuerdo con su categora, tengan los conoci-
mientos bsicos, es necesario realizar esfuerzos en diferentes sectores de la administracin pblica
para que la coordinacin y manejo del archivo municipal, est a cargo de un profesional en
archivstica.
Para lograr este propsito se deben utilizar estrategias que motiven a los profesionales de las faculta-
des que tienen estudios en archivstica para que se vinculen laboralmente en archivos municipales.
En materia de capacitacin, las reas de formacin que se deben fortalecer en el personal de
archivos municipales del pas, son:
Administracin (institucional, de empresa y pblica).
Planeacin.
Historia.
Legislacin archivstica.
Anlisis de informacin.
Uso y aplicacin de tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Servicios de informacin.
Fundamentos de restauracin y conservacin, que les permitan hacer intervenciones a los
documentos con prcticas correctas.
Fundamentos de archivstica: Elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin Documental,
gestin documental, organizacin de archivos y descripcin de archivos.
Para que esta formacin sea eficaz, es necesario que el modelo abandone la formacin terica,
acompandola de un fuerte componente prctico, en el cual se generen competencias relaciona-
das con la capacidad de gestin, ms all de la realizacin de labores rutinarias del archivo, con
actividades prcticas como por ejemplo la realizacin de diagnsticos, diseo y ejecucin de pla-
nes de archivo, aplicables a la realidad del municipio.
Dado que muchas veces la falta de desarrollo y de una adecuada gestin de los archivos es un
problema de actitud, tanto de la persona que asume el cargo, como de la administracin, se debe
trabajar en la sensibilizacin en todo el sector municipal, acerca de la importancia de la funcin
archivstica para la adecuada gestin del municipio.
133
6.3.2 Archivos de la administracin central

El nivel de formacin educativo correspondiente al personal encuestado en los archivos de las
entidades de la Administracin Central indica que para cargos de Director o Coordinador de
Archivo, un 44% cuenta con estudios de pregrado, mientras que el otro 43% tiene formacin de
postgrado, de los cuales solamente el 20% y 33% respectivamente, corresponden a titulaciones en
el rea archivstica otorgadas por la Universidad de La Salle y la Universidad Javeriana.
GRFICA N 13
NIVEL DE FORMACIN DEL ENCUESTADO
Pregrado
Postgrado
Igualmente los resultados indican que el cargo de Tcnico de Archivo, es ocupado por personal
cuya formacin corresponde un 50% al nivel de educacin tcnica y el otro 50% al nivel profe-
sional, lo que se puede interpretar como que no existe un perfil de tcnico en cuanto al nivel de
educacin para el desempeo de cargos de esta denominacin, dentro de la estructura de cargos
del archivo.
Segn informacin proporcionada por las entidades encuestadas, los diferentes cargos en el archivo
estn ocupados en su mayora por personal cuyo nivel educativo es bachiller o tcnico, lo que
obedece a que los empleados del sector oficial, en su mayora, dedican sus esfuerzos a lograr un
posicionamiento administrativo, segn la escala profesional de la entidad, dejando de lado la
formacin complementaria.
De este modo tenemos que el cargo de Auxiliar de Archivo es ocupado por personal cuyo nivel
de formacin es en un 55% secundaria, un 15% tcnico y un 5% tecnolgico. Cabe sealar que
la formacin tcnica de estos cargos no est relacionada con el rea de archivos, sino en otras
reas.
134
GRFICA N 14
NIVEL EDUCATIVO / C ARGO AUXILIAR DE ARCHIVO
Para aquellos cargos en los que se indicaba nivel profesional, las titulaciones corresponden a
abogado, analista de sistemas, economista, especialista en administracin pblica, especialista en
transporte, entre otros.
Es de anotar que los aos en que fueron recibidos los ttulos profesionales correspondientes al rea
de archivo, se encuentran entre 1981 y 2000; de igual forma, el personal que actualmente se desem-
pea como Director o Coordinador de Archivo cuenta con edad promedio entre 40 y 57 aos.
Un 88% del personal encuestado en este nivel, est interesado en recibir formacin complementaria
en archivos, para lo cual en mayor proporcin (12%), sugiere temticas relacionadas con docu-
mento electrnico, actualizacin en el rea de archivos, microfilmacin, aplicacin de TRD y
administracin.Grfica
GRFICA N 15
I NTERS POR FORMACIN COMPLEMENTARIA
NO
S NR
135
GRFICA N 16
C APACITACIN RECIENTE
Un 62% de los encuestados ha recibido recientemente capacitacin, cuyo propsito es formarse

para asesorar la realizacin de labores cotidianas.
Un 50% de los encuestados considera que el personal que labora en los archivos es idneo para
realizar sus funciones, puesto que los aos que llevan all les permite realizar sus labores con
responsabilidad y a pesar de no tener formacin archivstica, han recibido capacitacin en el
rea, lo cual les permite ejercer las tareas asignadas.
El otro 50% comenta que debido a que el personal es asignado no por perfil sino porque se nece-
sita ubicarlo en un cargo, no lo considera idneo para trabajar en esta rea. A esto se suma la idea
general de que las labores de archivo son mecnicas y no requieren mayor preparacin, por lo que
los perfiles son bajos; adems comentan que la falta de compromiso con la institucin, en ocasio-
nes se ve reflejada en el trabajo.
En algunas entidades, ninguno de los funcionarios posee formacin archivstica y las labores se
desarrollan bajo lecturas sobre el tema. De igual forma, los encuestados manifestaron que los
empleados del archivo han recibido en algn momento capacitacin en el SENA.

Predomina el nivel universitario representado en 57.5%; el 30% del personal tiene formacin de
postgrado 30% y el 12.5% formacin tcnica o tecnloga.
En forma representativa, la formacin universitaria de los encuestados tiene ttulo profesional en
Bibliotecologa; sin embargo, en las bibliotecas tambin se encuentran trabajando profesionales
de otras reas, diferentes a las ciencias de la informacin, lo que de entrada supone que las biblio-
tecas de IES estn violando la Ley 11 de 1979 al no contratar profesionales en Bibliotecologa para
los cargos de la biblioteca. Entre otros ttulos diferentes a bibliotecologa se tienen:
Administracin de empresas.
Qumica-farmacutica.
Derecho.
136
Contadura pblica.
Ingeniera ambiental.
Licenciatura en lenguas modernas.
Tecnologa en sistemas.
Los encuestados con formacin en Bibliotecologa, egresaron de las siguientes universidades:

Universidad de La Salle, Pontificia Universidad Javeriana y Universidad del Quindo, entre los
aos 1978 a 2005.
En relacin con las reas complementarias a su formacin, los temas sobre los que quisieran
recibir capacitacin son: bibliotecas digitales y virtuales, gestin del conocimiento, procesos tcni-
cos, tecnologas de informacin, manejo electrnico de servicios especializados, formacin de
usuarios, formato Marc 21, manejo de bases de datos, manejo de personal, museologa, estrate-
gias de promocin de lectura, y mercadeo de servicios, indicadores y estndares de calidad, servi-
cios en bibliotecas universitarias.
As mismo, todos los encuestados manifestaron la necesidad de crear programas de maestra y/o
doctorado en recursos de informacin y/o documentacin.
El 67,5% respondi haber recibido capacitacin recientemente, mientras que el 20%, respondi
no haber recibido capacitacin ltimamente, en tanto que el 12,5% no contest la pregunta. Las
reas en la cuales se ha recibido capacitacin por parte de los encuestados, son:
Bibliotecas digitales.
Edicin de libros para su publicacin.
Tecnologas en la educacin.
Entrenamiento internacional para bibliotecarios.
Desarrollo de colecciones.
Nuevas tecnologas aplicadas a las bibliotecas.
Bases de datos.
Encabezamientos de materias.
Lectura y bibliotecas.
Seminario de bibliotecas universitarias.
Atencin a usuarios.
Metodologa Secs, Lildbi Web.
En cuanto a las entidades que han desarrollado los cursos de capacitacin para el personal de las
bibliotecas de IES se sealaron:
IFLA-Unesco.
SENA virtual.
Biblioteca Luis ngel Arango.
ASCOLBI.
CECOR.
EBSCO.
Universidad Tecnolgica de Bolvar.
Fundalectura.
137
Fundacin Universidad del Norte.

Organizacin Panamericana de la Salud.
Rojas Eberhard Editores.
Hemeroteca Nacional.
El 35% de los encuestados, considera que las personas que se desempean en bibliotecas son
idneas para el desarrollo de la labor para la que fueron contratadas, ya que cuentan con la
experiencia y capacitacin suficientes para desempearse en la biblioteca.
El 57,5% de los encuestados, considera que las personas que se desempean cargos en bibliotecas
no son idneas para el desarrollo de la labor para la que fueron contratadas, pues no cuentan con
formacin profesional en bibliotecologa. Adems, se considera que las IES an no manejan polti-
cas claras de seleccin de personal, con el perfil definido para desempear cargos en bibliotecas.
En cuanto al nivel de formacin que consideran adecuado para atender las diferentes funciones y
actividades de la biblioteca, el 37,5% indica que se requiere personal de nivel tecnolgico; el
27.5% indica que se requiere personal de nivel universitario o profesional y el 15% indica que se
requiere personal de nivel tcnico. En menor porcentaje se indica sobre niveles de especializacin
(5%) y postgrado (2,5%).
De lo anterior se concluye que existe la necesidad de implementar programas de formacin en
reas prioritariamente tecnolgicas y tcnicas en bibliotecologa, sin dejar de lado que es impres-
cindible, por razones legales y de gestin, contratar profesionales en Bibliotecologa para los dife-
rentes cargos de la biblioteca.

En este aspecto, el panorama de las bibliotecas pblicas es igualmente dismil entre los diferentes
tipos de redes existentes.
CUADRO N 23
C ARGOS Y NIVEL EDUCATIVO
138
GRFICA N 17
NIVEL SEGN CARGO EDUCATIVO
Tecnolgico
En promedio dentro del personal de la biblioteca, el 67% del grupo administrativo cuenta con
especializacin; el 55% de los bibliotecarios tiene nivel de educacin tcnico; el 58% de los cargos
auxiliares tiene nivel de formacin tecnolgica, siendo stos, los rangos y cargos ms significati-
vos; el mayor nivel educativo del personal de servicios generales, es primaria.
Dentro de esta categorizacin la mayora de los profesionales, tecnlogos y tcnicos est vinculado
en las bibliotecas de la Red Distrital de Bibliotecas Pblicas, la Red del Banco de la Repblica y las
Redes de las Cajas de Compensacin Familiar, donde se hace una seleccin de personal y se
establece el perfil que deben presentar los candidatos por ocupar un cargo en una de biblioteca
pblica. No as en las bibliotecas pblicas municipales donde por falta de presupuesto, o por
cuestiones polticas estos cargos son ocupados por personal que no cuenta con la formacin nece-
saria y suficiente para lograr un buen desempeo.
Es importante anotar que muchas de las bibliotecas pblicas del pas son manejadas por profesio-
nales en reas diferentes a la bibliotecologa, contraviniendo lo sealado en la Ley 11 de 1979, que
establece la obligacin de nombrar en cargos de biblioteca a profesionales en bibliotecologa. Lo
anterior se debe tanto al desconocimiento de la existencia de esta norma, como a la falta compro-
miso por parte de los gobiernos tanto municipales como departamentales en exigir y cumplir con la
profesionalizacin de las unidades de informacin, independientemente de su nivel, ubicacin
geogrfica, tamao de la poblacin o comunidad a la que atienden.
139
El manejo y dominio de herramientas tecnolgicas se califica como bueno (60%) entre el personal
bibliotecario, y regular (50%) o deficiente (50%) entre el personal administrativo vinculado con estas
bibliotecas, particularmente en cuanto al manejo de tecnologas propias de la funcin bibliotecaria.
Excepto las bibliotecas de redes grandes, como las del Banco de la Repblica, Bibliored y las Cajas de
Compensacin, el personal de las dems bibliotecas pblicas del estado no tiene una formacin tecno-
lgica apropiada, lo cual se traduce igualmente en su deficiente desarrollo de estas en este aspecto.
CUADRO N 24
C ARGOS Y CALIFICACIN EN EL MANEJO DE SOFTWARE
GRFICA N 18
CARGOS Y CLASIFICACIN EN EL MANEJO DE SOFTWARE
140
6.3.5 Bibliotecas Escolares

En la grfica que se muestra a continuacin se refleja el nivel de formacin del personal que labora
en las bibliotecas escolares objeto de estudio; el ms representativo corresponde a bachilleres con
el 55,33%, seguido de profesionales con el 45,27% y tcnicos con el 28,17%. Esto significa que las
bibliotecas escolares contratan en su mayora a bachilleres para la administracin de sus bibliote-
cas, lo cual puede ser negativo para efectos de procesos tcnicos, redundando en el servicio, por
falta de formacin profesional adecuada.
GRFICA N 19
NIVEL DE FORMACIN EN BIBLIOTECAS ESCOLARES
6.4 Conclusiones del anlisis de la oferta de capacitacin

y formacin en el sector de archivos y bibliotecas
De acuerdo con la informacin descrita anteriormente, en el rea ocupacional de la Bibliotecologa
y la Archivstica en Colombia se identificaron 68 programas de formacin acadmica, de los
cuales 12 corresponden a educacin formal y 56 a educacin no formal*.
En el nivel de educacin superior universitaria, no se imparten en el pas programas de maestra y
doctorado en bibliotecologa y archivstica. El 99% de la oferta formativa es de carcter presencial.
Un slo programa se ofrece bajo la modalidad semipresencial es la Especializacin de Sistemas de
Informacin de la Universidad de La Salle; dos programas de pregrado se ofrecen virtualmente en
la Universidad del Quindo y Universidad del Tolima, esta ltima en convenio con la Universidad del
Quindo. El SENA igualmente utiliza estrategias virtuales para algunos de sus programas, aunque
no existe ninguno que sea 100% en esta modalidad.
* Esta cifra no corresponde a la totalidad de la oferta acadmica, la cual es mayor, por cuenta de la actividad de capacitacin
desarrollada por actores como el Ministerio de Cultura a travs del PNLB, el SENA, el Banco de la Repblica, las Cajas de
Compensacin, las asociaciones profesionales y algunas entidades privadas; el anlisis se realiz intencionalmente sobre los
programas y cursos que se ofrecen de manera regular, es decir que se realizaron ms de una vez, con el fin de facilitar su anlisis.
141
El inters por abrir espacios de formacin en bibliotecas y los archivos, se hace evidente al encon-
trarse programas en ciudades como Ibagu y Armenia; aunque en general los egresados de los
programas de formacin universitarios, se ubican laboralmente en diferentes ciudades del pas, el
programa de la Universidad del Quindo tiene presencia en todo el territorio nacional debido a la
modalidad del mismo, lo que le permite captar estudiantes de diferentes regiones del pas.
6.4.1 Ubicacin de los programas de formacin o capacitacin

La oferta de formacin a nivel de pregrado (profesional y tecnolgico) y postgrado se concentra en
las dos principales ciudades: Bogot y Medelln; de los programas de postgrado, dos se orientan al
sector de archivos, uno al de bibliotecas y uno al de tecnologas. En cuanto a la educacin no
formal, sta se concentra igualmente en estas dos ciudades, aunque con una tendencia a crecer en
regiones como la costa caribe y el eje cafetero; el SENA es la entidad que mayor cobertura tiene en
sus programas, los cuales pese a ser tcnicos, satisfacen la demanda de formacin requerida,
especialmente en el sector de archivos.
CUADRO N 25
T IPO DE EDUCACIN
6.4.2 Instituciones
La educacin Superior en el rea de Bibliotecologa se ofrece desde 1957 cuando se cre la Escuela
Interamericana de Bibliotecologa, tiempo durante el cual han aumentado las instituciones que
ofrecen los programas de formacin, en el rea y desde 1971 el rea de Archivstica con la Univer-
sidad de La Salle.
Se ha obtenido informacin de las siguientes instituciones:
Universidad de Antioquia en la Escuela Interamericana de Bibliotecologa (EIB).
Universidad del Quindo.
Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). En las diferentes regionales y por medio del
servicio de enseanza virtual.
Archivo General de la Nacin (AGN).
Pontificia Universidad Javeriana (PUJ).
Universidad de La Salle, Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin.
Sociedad Colombiana de Archivistas (SCA).
Comfama, Medelln. Por medio de la Escuela de Servicios Administrativos y de Mercadeo.
142
Fundacin Escuela Superior Profesional (INPAHU).

Colsubsidio.
Comfamiliar, Quindo.
Comfamiliar, Atlntico.
Asociacin Colombiana de Biblioteclogos.
Fundalectura.
ASEIBI.
Redes de Bibliotecas: UNIRECS, ASOUNIESCA, UNIRED, REUNIR, entre otras.
Las 4 primeras de carcter pblico, y las restantes pertenecen al sector privado.
6.4.3 Denominacin de los programas de educacin formal

Los programas de educacin formal que se ofrecen en el rea de la bibliotecologa y la archivstica,
tienen diferentes denominaciones y aunque todos incluyen los nombres tradicionales como
Bibliotecologia y/o Archivstica, se han agregado denominaciones que corresponden con una
estrategia de mercadeo que facilite atraer nuevos segmentos de candidatos y en particular, a
egresados de la secundaria, as como a los cambios en las tendencias del manejo de la informa-
cin y la documentacin, los cuales se reflejan en las titulaciones ofrecidas, as como en la orienta-
cin y contenidos de la formacin:
CUADRO N 26
N IVEL PROFESIONAL
A nivel tecnolgico los ttulos que se ofrecen son:
CUADRO N 27
N IVEL TECNLOGICO
143
En el nivel Tcnico las ttulos ofrecidos son:
CUADRO N 28
N IVEL TCNICO
6.4.4 Tipo y estilo de educacin

En el siguiente cuadro se resumen los diferentes estilos de educacin ofrecidos en el mercado:
presencial, semipresencial y virtual; en cada uno de los diferentes niveles de formacin: profesio-
nal y de postgrado; y los tipos de educacin: no formal y formal.
CUADRO N 29
T IPO Y ESTILO DE EDUCACIN
De acuerdo con el anlisis anterior, la educacin de tipo no formal prevalece sobre la formal, en
trminos de la cantidad de programas ofrecidos; un hecho significativo es que la oferta de educa-
cin no formal, se concentra en las mismas ciudades en donde se imparte la formal, lo cual se
puede asociar bien con la falta de cobertura de los programas tcnicos, tecnolgicos y profesiona-
les de pre y postgrado, o a la necesidad de actualizacin o complementacin de conocimientos
adquiridos en la educacin formal; tambin pueden existir razones de tiempo de dedicacin y
costo de los programas, ya que la no formal permite la rpida actualizacin de conocimientos y
facilita la adquisicin en corto plazo de los conceptos bsicos acerca del quehacer de la bibliotecologa
y la archivstica.
Aunque en esta fase del estudio no se obtuvo informacin sobre el perfil de las personas que
acceden a la educacin no formal, se presentan dos sectores bien diferenciados en cuanto a sus
destinatarios:
Un primer sector cuyo perfil no es profesional y el cual requiere adquirir conocimientos
bsicos (fundamentacin) que faciliten el desarrollo de su actividad laboral o el cumplimiento
de las funciones en un determinado cargo. En este sector se ubica la formacin impartida
por entidades como el Archivo General de la Nacin, en el desarrollo del Sistema Nacional
de Archivos; la Biblioteca Nacional, el Banco de la Repblica y Fundalectura en desarrollo
del Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas.
144
Un segundo sector con un perfil profesional, cuyo inters es actualizar sus conocimientos o
adquirir formacin complementaria a la recibida en la universidad, bien para mantenerse al
da o para aplicar dichos conocimientos en su actividad profesional. Este sector es atendido
principalmente por las Universidades y por las asociaciones y redes de bibliotecas, en cum-
plimiento de sus fines misionales.
En relacin con la educacin formal, una caracterstica en estos sectores es que en Colombia, a
diferencia de algunos pases latinoamericanos como Per, Ecuador, Venezuela, Bolivia, Paraguay
y Uruguay, se ofrece formacin de carcter formal tanto en pregrado como en postgrado con
especializaciones, que debido al perfil de sus programas y el cumplimiento de los estndares de
calidad para la educacin superior, proporcionan mayor fundamentacin terica y promueven la
investigacin en el rea. No obstante, si se compara la oferta de educacin no formal con la formal,
se encuentra que los postgrados no responden en su mayora a las necesidades del sector con forma-
cin universitaria en bibliotecologa y archivistica, sino a otros sectores profesionales que requieren
una slida formacin disciplinar en estas reas y que provienen de otras profesiones.
Los postgrados que se ofrecen actualmente, con excepcin de uno, no tienen opciones acad-
micas de estilo semipresencial; en pregrado, como ya se mencion, existen dos instituciones
que ofrecen educacin virtual, modalidad que facilita la formacin a personas que por sus nece-
sidades econmicas, de ubicacin geogrfica o de tiempo, no les es posible optar por programas
presenciales.
6.4.5 Jornadas
De acuerdo con los datos obtenidos, de los 62 programas identificados 5 se desarrollan en horario
nocturno, 3 se ofrecen en jornada diurna, pero slo uno de ellos tiene alumnos matriculados en
dicho horario (EIB); en cuanto a las especializaciones, tres se ofrecen en horario nocturno y sba-
dos y una sola en jornada diurna; en cuanto a los diplomados, tres se ofrecen en horario nocturno
y los das sbados. Por su parte, los programas de educacin no formal se ofrecen en su totalidad
en horario diurno, exceptuando el SENA que tiene formacin diurna y nocturna*.
Vale la pena aclarar que para los programas con horario de desarrollo en la noche, se incluyen
clases durante el da los fines de semana (sbado); de los 3 programas de pregrado que se ofrecen
en dos jornadas (diurna y nocturna), 2 de ellos no tienen estudiantes matriculados en la jornada
diurna.
En este sentido se puede concluir:
Los programas de pregrado y postgrados que se imparten en el sector de archivos y biblio-
tecas, captan personas que estn vinculadas laboralmente y que por tanto no disponen de
tiempo para asistir a clases durante su jornada laboral. En cuanto a los postgrados, tres de
ellos se realizan en jornadas que incluyen fines de semana, los sbados, lo cual facilita su
acceso para quienes tienen vinculacin laboral y otras responsabilidades que les impiden
adelantar estudios en horarios diurno o nocturno exclusivamente.
En cuanto a la educacin no formal, por sus caractersticas, esta se ofrece casi en su totali-
dad en horario diurno, por cuanto est orientada a la actualizacin y se dirige a personas
que desarrollen alguna actividad en los sectores analizados, adems de que se lleva a cabo
durante corto tiempo.
* La formacin diurna va dirigida al nuevo recurso humano, la nocturna al personal vinculado en el rea en que quiere adquirir
conocimientos tcnicos de su labor en la empresa o actualizar sus conocimientos.
145
6.4.6 Duracin
Los tiempos establecidos para el desarrollo en los diferentes programas de tipo no formal varan
considerablemente, por cuanto deben ajustarse a las necesidades de disponibilidad en tiempo y
economa de las personas que optan por adquirir conocimientos con este tipo de formacin, de
modo que los contenidos de estudio que se imparten sean de calidad y cubran los objetivos de
formacin establecidos, aportando al desarrollo de las competencias de los trabajadores del sector.
As mismo, la formacin de pregrado y especializacin, en cumplimiento con la legislacin que los
regula, desarrollan sus contenidos dentro de los estndares de tiempo definidos como adecuados
para lograr con calidad los conocimientos y competencias que se esperan de un egresado de estos
niveles de educacin. Los promedios de duracin de los diferentes tipos de educacin se indican a
continuacin:
CUADRO N 30
P ROMEDIO DE DURACIN POR NIVEL DE EDUCACIN
6.5 nfasis en la formacin

Al revisar los planes de estudio que identifican el contenido acadmico de cada propuesta de forma-
cin universitaria, se observa que para complementar la formacin disciplinar, entendida como aquella
que apunta al desarrollo de conocimientos especficos del rea de la bibliotecologa y la archivstica,
se han adicionado contenidos de formacin cuyos orientados a las siguientes reas:
Administracin y gerencia
Mercadeo
Servicios
Tecnologas de la informacin
Matemticas y finanzas
Una razn para esto, tiene que ver con la necesidad de las instituciones de educacin superior de
ofrecer una formacin que se ajuste a los cambios organizacionales en un entorno globalizado,
donde la empresas requieren contar con personal que pueda desarrollar actividades tcnicas pro-
pias de su rea de conocimiento y al mismo tiempo sea capaz de planear y proponer innovaciones
en los procesos o en los productos que afectan su quehacer, contribuyendo con su trabajo no slo
en la parte tcnica de su oficio sino en generar competitividad en los resultados que produce la
empresa a la que presta sus servicios
146
Los dos programas de pregrado existentes en Bogot hacen nfasis en reas administrativas y tecno-
lgicas, asumiendo que sus egresados deben tener una formacin integral que les permita desarrollar
habilidades para actuar y aportar soluciones que optimicen los procesos internos de las organiza-
ciones, tanto en los aspectos administrativos como tecnolgicos y operativos, con el fin de generar
una ventaja competitiva en su entorno laboral. En el caso de la EIB de la Universidad de Antioquia,
el nfasis es en la formacin social y cultural y el trabajo interdisciplinario y multidisciplinario,
teniendo como eje de su formacin la investigacin; el programa de la Universidad del Quindo
mantiene un nfasis tradicional en las reas disciplinares propias de la bibliotecologa y la archivstica,
adicionando contenidos en tecnologas necesarios para desarrollar su actividad profesional.
Como conclusin general, la formacin profesional en educacin formal del sector de bibliotecas y
archivos est orientada a mejorar los conocimientos y habilidades de los profesionales proveyen-
do conocimientos que les permitan resolver problemas, evaluando y tomando decisiones oportu-
nas frente a cambios polticos, econmicos, sociales y tecnolgicos, y que influyan dentro de las
instituciones generando impacto en su sector y en la sociedad.
En el siguiente cuadro se presentan los perfiles profesionales de la formacin universitaria en los
cuatros principales programas de pregrado:
CUADRO N 31
P ERFIL PROFESIONAL POR UNIVERSIDAD
147
En el siguiente cuadro se presentan los perfiles ocupacionales de la formacin universitaria en los

cuatros principales programas de pregrado:
CUADRO N 32
P ERFIL OCUPACIONAL SEGN UNIVERSIDAD
Una caracterstica comn de los diferentes programas de formacin es el campo de accin en el

cual se pueden desempear los egresados de dichos programas, en las siguientes reas de desem-
peo:
Administrativas: Planeacin, organizacin, diseo y direccin de unidades, redes y sistemas
de informacin y prestar asesoras a entidades publicas y privadas en los campos de su
formacin disciplinar.
Tcnicas: Anlisis, organizacin, descripcin, recuperacin y tratamiento de informacin;
diseo, evaluacin y prestacin de servicios de informacin; diseo y ejecucin de procesos
tcnicos
148
Educativas: Apoyar a los usuarios en la bsqueda de informacin; capacitar en el uso de los

servicios y las fuentes de informacin; promover la lectura y la escritura; formacin de
usuarios.
Investigativas: Investigar acerca del uso y consumo de la informacin; llevar a cabo estudios
de comunidad y estudios de usuarios; anlisis y evaluacin del impacto de los servicios y de
las fuentes de informacin.
De igual forma, el anlisis ocupacional permite identificar diferencias entre los programas de
pregrado as:
Slo dos programas de pregrado ofrecen una formacin en el campo archivstico, aunque
con diferencias en la cantidad de crditos y el nmero de asignaturas; uno de estos progra-
mas ofrece esta formacin en modalidad virtual.
Todos los programas forman Biblioteclogos con conocimientos y habilidades similares,
aunque con nfasis de desempeo diferentes.
La formacin tecnolgica es ms fuerte en los programas existentes en Bogot.
La formacin en el campo investigativo es las fuerte en la Universidad de Antioquia y en la
La formacin tcnica y tecnolgica en el sector de bibliotecas es muy limitada; por el contra-
rio la educacin en este nivel es mayor en el sector de archivos.
Partiendo de este anlisis, es necesario que las personas que tienen a su cargo las unidades de
informacin, posean conocimientos y capacidades que les permitan realizar mejor su trabajo y
aportar al desarrollo estratgico de la entidad a la que sirven, se requiere que la formacin en los
diferentes niveles de educacin responda a las siguientes directrices:
Formar trabajadores calificados en el rea ocupacional de la bibliotecologa y la archivstica,
capaces de ejercer en todos los niveles de la pirmide laboral.
Aumentar y mejorar las estrategias de comunicacin que permitan la difusin masiva de:
las ofertas de capacitacin existentes,
la importancia que tiene contar con personal capacitado para el desarrollo de las labores,
la nueva dimensin que deben asumir en el desarrollo organizacional quienes ejercen las
labores de la bibliotecologa y la archivstica.
Hacer ms personalizada la educacin al centrarse en temticas y poblaciones con necesida-
des de formacin especiales, con una capacitacin continua, que les permita mantenerse
actualizados y dar solucin a necesidades concretas de acuerdo con el sector al que pertene-
ce la institucin.
Ampliar la cobertura de la oferta de formacin en los diferentes niveles, mediante estrate-
gias innovadoras y el uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, que abar-
que las diferentes regiones y responda a las necesidades particulares de cada una y de los
sectores analizados.
Ampliar la oferta formativa en los niveles tcnico y tecnolgico, orientada inicialmente a
regiones fuera de los principales centros urbanos del pas, de forma escalable hacia la pro-
fesionalizacin del ejercicio de la bibliotecologa y la archivistica en regiones que hoy no
pueden acceder a la educacin formal.
Incrementar las ofertas de formacin adecuadas a las necesidades de tiempo de desplaza-
miento, permanencia, y costos de las personas que no pueden acceder a los programas de
capacitacin que en la actualidad se estn desarrollando, para lo cual se invita a las institu-
ciones educativas a:
149
Establecer convenios con otras entidades de educacin, o con empresas, para crear pro-
gramas a la medida de las competencias que se desean potencializar en los trabajadores, y
que estn acordes a las necesidades de competitividad que exige el entorno externo.
Ofrecer programas de carcter semipresencial, virtual o presencial en jornada diurna y
nocturna, que se ajusten a la disponibilidad econmica, tiempo y desplazamiento de los
estudiantes potenciales que an no se han formado por no encontrar ofertas de capaci-
tacin que se adapten a sus necesidades.
Flexibilizar los modelos y procesos de aprendizaje, promoviendo el crecimiento estrategias
que al mismo tiempo permitan aumentar y diversificar el nmero de programas ofrecidos
en cada una de las reas de desempeo de estos sectores.
Para finalizar este captulo conviene sealar que de acuerdo con el anlisis del Centro de
Informacin para el Empleo CIE88, al respecto del exceso y dficit de oferta de trabajadores
en el sector comercio-administrativo, se menciona la necesidad de capacitar dentro de las
reas objeto de este estudio en procesos de microfilmacin y administracin de documen-
tos, profundizando en este ltimo tem la administracin de correspondencia y la organiza-
cin de archivos de gestin.
Volver al Contenido
88 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA). Caracterizacin ocupacional: sub-rea de asistencia administrativa. Bogo-
t: SENA, 2004. p. 58.
150
ENTORNO
7
OCUPACIONAL
151
L
as bibliotecas y los archivos son de importancia en la sociedad de la informacin y porta-
dores de insumos para la generacin de conocimiento reflejado en el desarrollo de la cien-
cia y la tecnologa del pas, es fundamental el anlisis del personal que hace posible su
funcionamiento, describir la estructura ocupacional de estas instituciones para identificar las reas
de desempeo donde hay funciones particulares, en pro de cumplir los objetivos para las cuales
fueron creadas.
La asignacin al talento humano de las funciones, procesos y procedimientos que se realizan en estas
unidades de informacin, permiten la optimizacin de los recursos, para prestar un servicio de calidad.
Teniendo en cuenta que las bibliotecas y los archivos presentan una estructura jerarquizada por
cargos, con funciones definidas, dando caractersticas propias, con base en la formacin acad-
mica y cualidades de las personas, que conllevan a la definicin de perfiles base para las titulaciones
dentro de la profesin.
7.1 Anlisis de informacin a partir de fuentes secundarias

Al ubicar la bibliotecologa y la archivstica como profesiones, segn la normatividad vigente, se
hace posible el reconocimiento de las funciones en diferentes cargos que ayudan a establecer
relaciones endgenas en la Institucin; la Clasificacin Nacional de Ocupaciones C.N.O. que
describe las actividades principales de cada ocupacin y sus denominaciones comunes con fun-
ciones principales por realizar en una ocupacin, se clasifica dentro de las 9 reas de desempeo
del mercado laboral colombiano a nivel profesional, con el nivel cualificacin A, en el rea 5: Arte,
Cultura, Recreacin y Deporte, con el cdigo 511 (ver cuadro 33)
CUADRO N 33
C LASIFICACIN NACIONAL OCUPACIONAL , NIVEL PROFESIONAL
Fuente: SENA, Gua de la Elaboracin de Normas de Competencia Laboral, Bogot, 2002 (Cuadro adaptado).
153
Adicionalmente, la C.N.O clasifica el nivel auxiliar bajo la cualificacin C de Oficinista y Auxiliares,

en el rea 1: Finanzas y Administracin con el cdigo 113 (ver cuadro 34).
CUADRO N 34
C LASIFICACIN NACIONAL OCUPACIONAL , NIVEL AUXILIAR
Fuente: SENA, Gua de la Elaboracin de Normas de Competencia Laboral, Bogot, 2002 (Cuadro adaptado).
Vinculaciones laborales adicionales

De todos los encuestados los profesionales son los que tienen ms de una vinculacin laboral con
un 67%, seguido por lo estudiantes con un 19,3%, esto puede indicar dos aspectos: primero, que
existe oferta de empleo para los profesionales y/o que si hubiese salarios justos las personas no
necesitaran otra vinculacin.
CUADRO N 35
V INCULACIN LABORAL SEGN NIVEL DE EDUCACIN
Clculos propios-Encuesta realizada por Ascolbi a personas del sector, Incluyendo

estudiantes de la Universidades de La Salle y del INPAHU en febrero y marzo de 2006.
Cargos segn el nivel de formacin

Los profesionales se encuentran en mayor nivel de jerarqua en los cargos: directivo 86,6%, profe-
sional 76,6%, asesor 50%, caracterizndose los altos cargos con mayor nivel de formacin, pero
tambin se observa profesionales desempendose como tcnico 9,7% y auxiliar 6,6%. Otra
situacin que se evidencia en los encuestados es el porcentaje alto de los estudiantes como asesores
154
38,2%, profesional 10,3% y 8,5% directivo, esto podra responder al hecho de ser estudiantes en
formacin profesional lo que les permite estar ya, ubicados en estos cargos.
CUADRO N 36
C ARGO SEGN NIVEL DE FORMACIN
Clculos propios-Encuesta realizada por Ascolbi a personas del sector, Incluyendo estudiantes de las Universidades de
La Salle y del INPAHU en febrero y marzo de 2006.
En el siguiente cuadro se muestra el nmero total de entidades que potencialmente, por su infraes-
tructura, pueden ofrecer alternativas de vinculacin laboral, de manera directa.
CUADRO N 37
ENTIDADES CON ALTERNATIVAS DE VINCULACIN LABORAL DIRECTA
Al comparar las cifras del cuadro N 36 con la oferta actual de profesionales o estudiantes en
carreras y programas de bibliotecologa y archivstica, indicadas anteriormente, se puede observar
un dficit de personal frente a la demanda potencial del sector; de acuerdo con el comportamiento
del mismo es el rea de archivos la que ofrece un mayor dinamismo en cuanto a la demanda de
personal auxiliar, tcnico y profesional universitario, tanto en el nmero de ofertas como en el
nmero de vacantes; en este sector el dficit se presenta de manera ms frecuente en el nivel de
formacin universitaria, adems de contar con perfil tcnico, disciplinar, tenga competencias
gerenciales en el rea administrativa y financiera y dominio de las nuevas tecnologas de la infor-
macin.
155
De acuerdo con lo anterior, es posible establecer a priori, que las necesidades laborales del sector
de archivos y bibliotecas presentan dinmicas distintas no slo en cuanto a la clasificacin de los
diferentes tipos de bibliotecas y archivos, sino en cuanto a los niveles de cargos, las competencias
necesarias para desempearlos y los perfiles del personal requerido por las empresas.
Debido a que actualmente la oferta de profesionales no satisface la demanda en ambos sectores,
es mayor el nmero de personas vinculadas en archivos y bibliotecas que no cuentan con forma-
cin en estas reas, que el que actualmente lo tiene. De igual forma, las necesidades de las regio-
nes y de los diferentes tipos de archivos y bibliotecas demandan un tipo diferente de personal, con
conocimientos, competencias, habilidades y destrezas claramente diferenciadas. A lo anterior se
suma el hecho de que las unidades de informacin y las empresas requieren desde profesionales
en bibliotecologa y archivstica hasta auxiliares, segn las funciones de los cargos. Empero, las
caractersticas y competencias no han sido definidas hasta hoy, lo cual genera que la oferta de
empleo y la insercin en el mercado laboral de las personas que cuentan con conocimientos en
dichas reas, no est regulada adecuadamente, por lo que una empresa puede contratar indistin-
tamente a un profesional en archivstica o a un tcnico del SENA para un cargo de archivo,
asumiendo que ambos tienen la misma formacin y cuentan con las mismas competencias, lo que
conduce a fallas estructurales no slo en el mercado laboral sino en la del desarrollo y aplicacin
de sus conocimientos.
Con el fin de organizar adecuadamente tanto la oferta formativa en todos los niveles, como los
perfiles de los cargos en bibliotecas y archivos, es necesario identificar cules son sus caractersti-
cas en cuanto a necesidades de personal y de esta forma facilitar que todos los actores presentes
en las universidades, empresas, Archivo General de la Nacin, Biblioteca Nacional y SENA, pue-
dan concertar la forma como este sector debe organizarse para garantizar su adecuado desarrollo
y por ende el del pas.
7.2 Anlisis a partir de fuentes informacin primaria

apartado se tomaron nicamente las preguntas relacionadas con el entorno ocupacional, cuyos
7.2.1 Encuesta realizada por ASCOLBI a personas pertenecientes al sector.

Este instrumento de recoleccin de informacin se aplic a travs de ASCOLBI a un grupo de
personas pertenecientes al sector as como a estudiantes de la Universidad de La Salle y del INPAHU
en febrero y marzo de 2006.
Las 548 personas encuestadas se encuentran desagregadas as: 246 profesionales, 14 tecnlogos,
22 tcnicos profesionales, 18 auxiliares tcnicos, 24 egresados (sin graduar) y 224 estudiantes del
sector de las bibliotecas y archivos.
Tasa de empleo
De la poblacin encuestada el 92%, se encuentra trabajando, puede establecerse que el nivel de
desempleo es bajo (8%), que estara dando cuenta que las personas con formacin bibliotecolgica
y archivstica se encuentran por debajo del promedio nacional en este aspecto.
156
GRFICA N 20
T ASA DE DESEMPLEO
Clculos propios-Encuesta realizada por Ascolbi a personas del sector,

Incluyendo estudiantes de la Universidades de La Salle y del INPAHU en
febrero y marzo de 2006.
De las personas que trabajan en Biblioteca, 64% son profesionales, 26% estudiantes, 5% egresados
sin graduar, 2% entre tecnlogos y auxiliares y 3% tcnicos profesionales, observndose, el caso
que el mayor porcentaje de empleados del sector bibliotecas son profesionales.
De las personas que trabajan en archivo, 51% son estudiantes, 31% profesionales, 5% tecnlogos,
4% tcnicos profesionales, 6% auxiliares y 3% egresados sin graduar, indicando que los estudian-
tes tienen un mayor porcentaje de participacin laboral en los archivos.
CUADRO N 38
P ERSONAS QUE TRABAJAN EN B IBLIOTECA
Clculos propios. Encuesta realizada por ASCOLBI a

personas del sector, Incluyendo estudiantes de la
Universidades de La Salle y del INPAHU en febrero y
marzo de 2006.
157
CUADRO N 39
P ERSONAS QUE TRABAJAN EN A RCHIVO
Clculos propios-Encuesta realizada por Ascolbi

a personas del sector, Incluyendo estudiantes de
la Universidades de La Salle y del INPAHU en
febrero y marzo de 2006.
GRFICA N 21
T IPO DE VINCULACIN DEL EMPLEO ACTUAL
Clculos propios-Encuesta realizada por Ascolbi a personas del sector, Incluyendo estudiantes de la
Universidades de La Salle y del INPAHU en febrero y marzo de 2006.
El cargo de profesional se caracteriza por una mayor estabilidad laboral: indefinido 50,8%, fijo
47,6%, contrato de servicios 43,9% y temporal 38,2%; mientras que el de menor estabilidad laboral
es el auxiliar tcnico: indefinido 5,2%, fijo 0,007%, contrato de servicios 2,1%, y temporal 0%. Lo
anterior permite analizar que a mayor formacin acadmica mejor estabilidad laboral
158
CUADRO N 40
T IPO DE VINCULACIN SEGN CARGOS
Clculos propios-Encuesta realizada por Ascolbi a personas del sector, Incluyendo estudiantes de la Universidades
de La Salle y del INPAHU en febrero y marzo de 2006.

De acuerdo con la informacin recolectada con la colaboracin de expertos en los archivos muni-
cipales, se identifican los siguientes aspectos:
Los municipios colombianos se dividen en categoras de acuerdo con el nmero de habitantes y al
nivel de ingresos de libre destinacin que reciben cada ao, clasificndose de 1 a 6 categora,
siendo esta ltima, la de menores recursos; de acuerdo con lo anterior, se estima que de los 1098
municipios el 60%, pertenece a las categoras 5 y 6, aspecto que afecta la gestin y desarrollo de
sus archivos.
En cuanto al perfil de los encargados de archivo que laboran en los municipios de categoras 5 y
6, en la mayora de los casos no han sido contratados para cumplir especficamente funciones de
archivo; su vinculacin con el archivo se da principalmente debido a que llevan varios aos traba-
jando en la administracin municipal y han llegado a tener un conocimiento del funcionamiento
de los municipios, el cual resulta valioso para el desempeo de las funciones de archivo; en otros
casos, provienen de cargos de menor nivel, principalmente del rea de servicios generales, que han
sido ascendidos al cargo de archivista; otro fenmeno que se presenta en este sector es el de la
asignacin de funciones de archivo a funcionarios de la administracin que estn cerca de obtener
su pensin de jubilacin; finalmente, otra situacin que no ha desparecido como prctica es la de
trasladar al archivo a personas que presentan algn tipo de conflicto con el municipio y que, por su
antigedad no es posible su desvinculacin.
En los municipios de 1 a 4 categora, se presenta un mejor perfil, aunque no en todos los casos,
pero se observan situaciones donde la administracin del archivo est a cargo de profesionales de
diferentes reas, no necesariamente en archivstica; en varios casos, el cargo desempeado no es
de Jefe de Archivo sino de asesor, debido a que de esta forma es posible pagar un mejor salario;
aunque sus conocimientos no siempre les permiten asumir funciones tcnicas, se responsabilizan
ms de labores de planeacin y gestin administrativa que de ejecucin; su formacin universitaria
ha permitido de alguna forma que conozcan la Ley 594 y puedan comprometerse con su aplica-
cin; debido a su falta de formacin disciplinar en archivstica, los municipios de estas categoras
que no tienen un archivista profesional, por lo general terminan contratando los servicios de orga-
nizacin archivstica a compaas outsourcing.
159
En algunos municipios, principalmente en ciudades capitales, el archivo adquiere importancia

desde lo histrico, y por tanto historiadores o profesores de historia y de reas de las ciencias
sociales son los encargados de la funcin archivstica.
En algunos municipios, principalmente de categoras 1 a 4, existe ms de un empleado en el
archivo cumpliendo labores de apoyo a la gestin del archivo; en su mayora se trata de practicantes
del SENA, con formacin en secretariado y en menor cantidad con formacin en archivos; en los
municipios de categora 5 y 6, las labores de apoyo las cumplen alfabetizadores o estudiantes de
bsica secundaria que realizan su trabajo social desempeando funciones de archivo.
Un elemento caracterstico del sector de archivos municipales es que tanto los alcaldes como otros
funcionarios de la administracin municipal, no saben qu perfil se requiere para el manejo ade-
cuado de sus archivos, y la seleccin del personal adems de las de los criterios anteriormente
sealados, tambin se da por influencias de tipo poltico.
Igualmente se da el caso de que al no tener claro el perfil, se relaciona la funcin del archivo con la
de bibliotecas y por tanto se contratan personas con experiencia en este campo.
En relacin con la funciones, se observa heterogeneidad en los perfiles y las funciones del personal
que presta sus servicios con labores de archivo, dado que la mayora de los municipios ha tenido
que hacer ajustes en su estructura, que han significado en muchos casos, que desaparezca el
cargo del encargado del archivo, pero no as las funciones, las cuales se asignan a personas que
cumplen adems otros roles dentro de la administracin municipal; en unos casos por ejemplo, es
el secretario de la alcalda el que tiene a su cargo el archivo, en otros es la persona que atiende el
almacn la que tiene adems la responsabilidad del manejo del archivo; esta multiplicidad de
funciones tambin se observa a niveles de cargos ms altos, como el de asesor, quien adems de
funciones propias del archivo cumple tambin las de tipo administrativo y legal en el municipio;
esto implica que no se pueda tener una dedicacin exclusiva en tiempo y desarrollo de las funcio-
nes para la gestin del archivo.
As mismo sucede con el personal que colabora en el archivo con funciones auxiliares; no es extrao
encontrar en los archivos de los municipios que el conductor, vigilante, personal de aseo y cafetera
o de otros servicios generales, puedan encontrarse en el archivo colaborando, con la intervencin
o procesamiento fsico de los documentos, cuando no ejercen sus funciones principales.
Otra cosa ocurre con aquellos archivos que an cuentan con un cargo para el manejo del archivo
y esta funcin la desempea por lo menos una persona asignada de tiempo completo y con funciones
exclusivas para la gestin del archivo; este funcionario por lo general, cuenta con alguna forma-
cin en archivos, adems de tener un adecuado conocimiento de la administracin municipal; es
el responsable de todas la funcin archivstica, desde intervencin en el procesamiento tcnico de
los documentos, hasta elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin Documental, la atencin
de consultas y la asesora en esta materia a las reas productoras de los documentos.
En general, la administracin municipal no tiene adecuadamente definidas ni delimitadas las fun-
ciones que se desarrollan en el archivo, lo cual hace que tanto el cargo como los perfiles y funcio-
nes se comporten de acuerdo con criterios subjetivos de los funcionarios de direccin del municipio.
En las ciudades capitales es posible encontrar varios empleados laborando en el archivo, aunque
en su mayora se dedican a cumplir labores de correspondencia, es decir, como por ejemplo distri-
buir la correspondencia en las diferentes dependencias, recepcin y radicacin, despacho, etc.,
quedando generalmente una persona para atender las diferentes tareas del archivo, en otros casos,
160
ingresan al municipio para desempear funciones en el archivo pero son trasladados a otras
dependencias para atender funciones diferentes a las que fueron contratados.
En cuanto a la movilidad de los cargos, se pueden presentar dos situaciones: la primera en la cual
el personal de archivo tenga una contratacin indefinida y permanezca estable en su cargo, dado
que son prcticamente los nicos que conocen dnde y cmo est la documentacin, lo que evita
que sean retirados de su cargo; una segunda situacin asociada a los cambios de la administra-
cin municipal despus del proceso electoral, en cuyo caso el personal del archivo del municipio es
cambiado por razones polticas, la cual no es frecuente pero s puede presentarse.
En el aspecto econmico, la contratacin de los diferentes procesos archivsticos, depende de la
disponibilidad econmica de cada municipio; de igual forma, no existe una estructura homognea
en la contratacin de los diferentes procesos, lo que conlleva por ejemplo a que un mismo proceso
contratado, de similar complejidad, se pague en un municipio hasta 30 veces ms de lo que el
mismo proceso se pag en otro municipio. Esta situacin se da principalmente por el desco-
nocimiento que tienen los alcaldes y en general todos los funcionarios de la administracin muni-
cipal acerca de los temas archivsticos, lo que unido a la necesidad de cumplir con la Ley 594 del
2000 y con las normas del Archivo General de la Nacin, lleva a la administracin municipal a
contratar servicios por fuera del promedio del mercado, mientras puedan resolver el problema
que tienen en su municipios.
Con relacin a los salarios promedio de los archivistas municipales de categora 5 y 6, oscilan
entre uno y dos SLMMLV89; para los de categoras 2 a 4 los sueldos pueden estar entre 2 y 3
SMMLV, por cuanto puede existir el cargo de jefe o coordinador de archivo dentro de la estructura
de la funcin pblica y cuya formacin es de tcnico o tecnlogo; en la categora 6 el salario
promedio puede ser 4 SMMLV o ms, dependiendo del tamao del municipio; en estos casos, los
salarios son superiores, dado que se contratan por lo general profesionales para los diferentes
cargos.
7.2.3 Archivos de la administracin central

Entre las personas encuestadas encontramos profesionales encargados de estas unidades de infor-
macin que en su mayora ocupan y obedecen al cargo denominado Director o Coordinador de
Archivo, y en menor proporcin Asesor, siendo ms frecuente que estos cargos sean ocupados por
hombres.
CUADRO N 41
P ORCENTAJE DE PROFESIONALES SEGN CARGOS
89 SMLV. Salario Mnimo Legal Vigente, que para el 2006 se encuentra en: $408.000 m/c.
161
GRFICA N 22
D ENOMINACIN DE CARGO
Entre las funciones que ejercen estos cargos se destacan:

Manejo integral de las TRD (elaboracin, aplicacin y actualizacin).
Planear y dirigir actividades archivsticas en archivos central e histrico.
Difusin de la poltica archivstica de la entidad mediante la planeacin y ejecucin de pro-
gramas de capacitacin archivstica.
Formulacin e implementacin de Programas de Gestin Documental.
Intervencin, coordinacin de actividades de organizacin y conservacin de fondos espe-
ciales como bonos pensionales, historias laborales, contratos, entre otros.
Proyectar y asesorar el Comit de Archivos en materia de Gestin Documental.
Elaboracin de manuales de procedimientos.
Seguimiento de indicadores de impacto y gestin.
Diseo e implementacin de proyectos de preservacin y conservacin documental.
Realizar visitas de seguimiento en los archivos de gestin.
Manejo de personal.
Adicionalmente, es comn que en cabeza del funcionario responsable del archivo de las entidades
de la Administracin Central, se atiendan solicitudes jurdicas como derechos de peticin o tutelas
o se cerifiquen registros de informacin.
De las personas encuestadas, en menor proporcin, ocupan cargos cuya denominacin corres-
ponde a Tcnico de Archivo y Auxiliar de Archivo.
Entre las funciones ms destacadas para el cargo de Tcnico de archivo se pueden mencionar:
Organizacin de documentos.
Coordinacin proyectos de digitalizacin y microfilmacin de documentos.
Creacin de expedientes.
Atencin de usuarios y consultas.
162
Realizacin y control de prstamos.

Realizacin transferencias documentales.
Entre las funciones ms destacadas para el cargo de Auxiliar de Archivo tenemos:

Aplicacin de Tablas de Retencin Documental.
Realizacin actividades archivsticas de Programas de Gestin Documental.
Ordenar, clasificar, verificar y archivar documentos.
Tramite de peticiones.
Bsqueda de documentos.
Fotocopiar documentos.
Realizacin de inventarios.
Otros cargos mencionados en estas unidades de informacin corresponden a:

Radicadora, Control, Secretaria y asistente.
Las opiniones al respecto de si la asignacin salarial es justa teniendo en cuenta el nivel de forma-
cin est dividida. As pues, un 50% est de acuerdo con su actual asignacin salarial mientras
que el otro 50% considera que es baja, lo cual se debe precisamente a que, para desempear el
mismo nivel de cargo, no existe homogeneidad en los requisitos por lo que para el mismo cargo
puede competir personal con diferente nivel de formacin, y por tanto, diferentes expectativas
salariales.

En cuanto a si las bibliotecas cuentan con suficiente personal para atender las demandas y nece-
sidades de informacin de los usuarios, el 65% contest que no hay suficiente personal en la
biblioteca, frente a un 27,5% que dijo que s hay suficiente personal para atender las demandas y
necesidades de la biblioteca y un 7,5% que no respondi la pregunta.
En cuanto al gnero de los encuestados, el 67,5% corresponde al gnero femenino y 32,5% al
gnero masculino, lo que significa que en su mayora los cargos directivos y profesionales son
desempeados por mujeres.
El promedio de edad de los encuestados representado en un 12,5% es de 45 aos, frente a un 7,5%
que est entre los 34 y 48 aos; un 5,0% entre los 26 y 36 aos; y un 2,5% entre los 25 y 33 aos.
En cuanto al nivel salarial del personal que presta sus servicios en las bibliotecas de IES, el 10% de
los encuestados considera que son justos, frente a un 85% que indica que los salarios son muy
bajos, teniendo en la denominacin, responsabilidades y funciones del cargo; adems consideran
que las instituciones no tienen en cuenta aspectos como la formacin acadmica y experiencia en
bibliotecas al momento de asignar el salario. El 5% de los encuestados no respondi la pregunta.
En general se considera que an no es suficientemente valorado el Biblioteclogo en el mercado
laboral.
163

La encuesta aplicada a las diferentes bibliotecas pblicas inclua una serie de preguntas relacio-
nadas con los cargos, funciones y perfiles del personal vinculado laboralmente.
CUADRO N 42
C ARGOS Y TIPO DE VINCULACIN LABORAL
GRFICA N 23
164
De acuerdo con el grfico N 23, al relacionar el tipo de cargo contra el tipo de contratacin se
obtiene que de los cargos administrativos, un 31% del personal cuenta con un contrato a trmino
indefinido; un 21% contrato a trmino fijo; un 12% contrato por prestacin de servicios; un 29%
por prestacin de servicios.
Dentro del grupo de bibliotecarios el 69% tiene contrato por prestacin de servicios; el 41% aproxi-
madamente cuenta con un contrato temporal; el 31% contrato a trmino indefinido; el 30% tienen
un contrato a trmino fijo.
En el grupo de auxiliares predomina la contratacin temporal con un 29%; seguida por los contra-
tos a trmino fijo con un 28% aproximadamente; el 20% tiene un contrato de outsourcing y slo un
18% tiene un contrato a trmino indefinido; los mayores rangos se presentan en los aprendices del
SENA con contratos de aprendizaje equivalente al 75% aproximadamente y el cargo de secretaria
con contratos en outsourcing con un rango del 60% aproximadamente.
Esta grfica permite deducir que dentro del personal que labora en las bibliotecas pblicas slo el
30% tiene contratos que le permiten estabilidad laboral, siendo las bibliotecas de las Redes de
Cajas de Compensacin Familiar y del Banco de la Repblica las que proporcionan mayor estabi-
lidad, ms oportunidades de ascenso y una permanente capacitacin y formacin en reas de
inters del funcionario.
El tipo de contratacin que ofrece la mayora del sistema de Bibliotecas Pblicas en el pas, inclu-
yendo Bibliored (contrato por prestacin de servicios, contratos a trmino fijo, outsourcing y tem-
poral) hace que la rotacin de personal en estas unidades de informacin no permita lograr su
desarrollo permanente. Se exceptan las bibliotecas del Banco de la Repblica y de las Cajas de
Compensacin Familiar que hacen contratos a trmino fijo e indefinido, aunque en algunos casos
tienen contratacin por servicios.
7.2.5 Bibliotecas escolares

Uno de los tems ms importantes de este estudio es el de las escalas salariales, el anlisis se realiz
contemplando 5 diferentes escalas para cubrir todos los posibles rangos y cargos respectivamente
que ocupan los profesionales y bibliotecarios de estas unidades de informacin. A continuacin se
muestran cada una de las grficas que representan los resultados obtenidos.
En trminos generales el bibliotecario se encuentra concentrado en los rangos de 1 a 4 salarios
mnimos mensuales legales vigentes.
El porcentaje ms alto corresponde a los alfabetizadores y es completamente congruente con la
realidad, es decir, estas personas normalmente son estudiantes de los mismos colegios y prestan su
servicio social de esta forma, por tanto, no reciben remuneracin. Los otros porcentajes no son
representativos en este caso (grfica 24).
En la escala salarial de 1 SMLV se aprecia que la mayor concentracin esta en los bibliotecarios
con un 78,13%, seguido por el aprendiz con un 12,50%, siendo estos los ms representativos en
este rango. Se observa tambin que la remuneracin es muy baja, lo cual sugiere que no se trata de
cargos profesionales (grfica 25).
165
GRFICA N 24
ESCALA SALARIAL - 0 SMVL
GRFICA N 25
ESCALA SALARIAL - 1 SMLV
En la escala de hasta 2 salarios mnimos legales vigentes es recurrente el hecho de que el bibliotecario
es quien ocupa la mayor concentracin con un 57%, seguido del auxiliar de servicios con el 13%
(grfica 26).
GRFICA N 26
ESCALA SALARIAL - 2 SMLV
166
En la escala salarial de 2 a 4 salarios mnimos legales vigentes, no se observa ningn cambio

relevante, aqu inclusive la tendencia de concentracin de mayor grado sigue siendo el bibliotecario
con el 66,67%. El segundo cargo en escala corresponde al director de la biblioteca con un 22,22%,
este aspecto muestra el comportamiento de remuneracin cmo vara con tendencia a mayor
remuneracin dependiendo de las funciones y el cargo ocupado (grfica 27).
GRFICA N 27
ESCALA SALARIAL - 2 A 4 SMLV
En la ltima escala se observa el crecimiento acelerado del cargo de director con un 40%, igualando
en este caso al bibliotecario. Es as como se concluye que a mayor remuneracin, mayores respon-
sabilidades propias de un cargo de ms categora (grfica 28).
GRFICA N 28
ESCALA SALARIAL -5 A 10 SMLV
167
Para continuar con los resultados del estudio se analizaron los diferentes tipos de contratacin que
oscilan en el mercado laboral colombiano y los resultados obtenidos fueron los siguientes:
El 73,53% corresponde al porcentaje ms alto y corresponde al tipo de contratacin a trmino fijo,
le sigue el 33,24 con contratos a trmino indefinido y el 10,7% contratacin por servicios. Esto
implica que no existe estabilidad laboral para los bibliotecarios, redundando no solo en los proce-
sos sino en la calidad de los servicios ofrecidos (grfica 29).
GRFICA N 29
T IPO DE VINCULACIN
Como parte del estudio se trabaj el perfil visto desde las competencias que actualmente manejan
las bibliotecas escolares, los resultados que arroj la encuesta para los diferentes cargos analiza-
dos refleja como para el director su porcentaje de incidencia ms alto corresponde a la competen-
cia de liderazgo con el 12,93%, seguido de la disposicin al servicio y la comunicacin con un
12,07%. Para el cargo de subdirector los porcentajes ms altos corresponden de igual forma a la
disposicin al servicio y la comunicacin con igual porcentaje de 11,54%. En el caso del bibliote-
cario, prevalece la disposicin al servicio con un 15,22%, seguido del trabajo en equipo con el
12,68%. Por ltimo, el auxiliar de servicios la comunicacin y el autocontrol son los ms significa-
tivos con el 15,69%.
Los cargos representados en la grfica anterior son los ms representativos de la encuesta aplica-
da, esto sugiere la coherencia entre lo registrado en las fuentes secundarias, con los resultados que
arroja en este sentido la informacin obtenida por fuentes primarias.
7.3 Conclusiones
7.3.1 Consideraciones sobre el sector de archivos
A pesar de que las funciones para los cargos en las bibliotecas escolares y en los archivos munici-
pales parecen similares, no existe el mismo nivel de complejidad en cuanto a las funciones del
personal que labora en estas unidades de informacin y por tanto, no se requieren las mismas
competencias (incluyendo el nivel de conocimientos y las titulaciones) para dirigir un archivo en
un municipio de 5 categora que en un de 1 categora; o, en una biblioteca escolar de 3.000
volmenes y 500 estudiantes a una con 20.000 volmenes y 1.600 estudiantes.
168
Debido a la necesidad de cumplir con las medidas impulsadas por el Archivo General de la Nacin
y entrar en la legalidad, las administraciones municipales contratan personas naturales y jurdicas
sin conocimientos para el desarrollo de las actividades o procesos exigidos por la Ley, sin evaluar
adecuadamente la idoneidad del contratista, lo cual, en muchos casos ha agravado el estado de
los archivos municipales.
El desconocimiento del perfil de quien debe ocupar el cargo de archivista municipal, tiene implica-
ciones tanto en la contratacin de este personal, como en la misma gestin del archivo, lo cual
dificulta el cumplimiento de las normas legales en esta materia.
La falta de programas de formacin en el sector de archivos cuyo currculo est orientado a satis-
facer las necesidades de los municipios colombianos, en los niveles apropiados de la educacin
superior, de acuerdo con las caractersticas de los municipios, conlleva a que el perfil de los candi-
datos no cumpla con las exigencias y competencias requeridas para el cargo.
La ausencia de una conciencia poltica desde el municipio, en cuanto a la importancia del archivo
como instrumento para una adecuada gestin pblica municipal, se traduce en falta de recursos,
econmicos, fsicos, humanos y tcnicos, para el archivo, y en la asignacin para su manejo a
personas que no tienen el perfil necesario para manejar la memoria del municipio.
Los archivos pblicos de entidades de mayor envergadura y complejidad tienen una mejor infraes-
tructura tecnolgica, la cual se debe en general a la misma complejidad de sus procesos, la profe-
sionalizacin del personal, el cual cuenta con una adecuada preparacin para el manejo de la
tecnologa as como un mejor presupuesto para invertir en este rubro.
De igual forma, la Ley General de Archivos y otras disposiciones del Gobierno Nacional han
generado importantes inversiones de materia tecnolgica en estos archivos, lo cual redunda en su
grado de desarrollo.
Los archivos de la administracin central no tienen un nivel de desarrollo homogneo en cuanto a
tecnologa, dependiendo no de polticas institucionales sino del criterio o inters del director del
archivo en relacin con la tecnologa que se debe adquirir.
7.3.2 Consideraciones sobre el sector de bibliotecas

El sector de bibliotecas es el de mayor adelanto en materia de tecnologa. Dentro de ste, las
bibliotecas universitarias son las que mejor infraestructura tecnolgica poseen, como se anot en
varios apartes de este estudio, debido a la exigencia que existe sobre el sector de educacin supe-
rior por parte del Gobierno Nacional y del Ministerio de Educacin, el cual ha expedido varias
disposiciones que de una u otra forma, han contribuido a aumentar los niveles de inversin en
tecnologa; de igual forma, los usuarios de la bibliotecas universitarias cuentan con una adecuada
formacin en este especto presionando a su vez a las IES para que mejoren cada vez ms las
tecnologas de estas Unidades de Informacin.
En un segundo rengln se encuentran las bibliotecas pblicas de las cajas de compensacin fami-
liar y del Banco de la Repblica, cuya infraestructura les permite responder de manera eficiente y
dinmica a las necesidades de sus propias comunidades, adems de que debido a la misin que
cumplen, deben hacer esfuerzos por mejorar las competencias de sus usuarios en cuanto al mane-
jo de la tecnologa, adems de ofrecer servicios basados en ella.
169
Finalmente, las bibliotecas escolares siguen siendo las de menor desarrollo, a pesar del inters del
Gobierno en promover la incorporacin de las TICS en los centros educativos del pas. La excep-
cin en este Subsector son las bibliotecas de establecimientos de educacin privados, principal-
mente los que se ubican en las ciudades ms importantes del pas, las cuales cuentan con mejor
desarrollo tecnolgico.
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170
TENDENCIAS
8
DEL SECTOR
DE ARCHIVOS
Y BIBLIOTECAS
171
E
l desarrollo del sector de bibliotecas y archivos ha tenido en los ltimos 15 aos un avance
significativo en los aspectos legal y normativo, organizacional, tecnolgico, educativo y
laboral, lo cual se evidencia en un sector fuerte con una dinmica continua, aunque con
niveles dismiles, el cual es hoy por hoy reconocido en el mbito latinoamericano, por su alto grado
de desarrollo.
Aunque los resultados del estudio permiten inferir el comportamiento del sector en los prximos
aos, es posible que algunas de las tendencias slo se puedan evidenciar hasta dentro de algn
tiempo, dependiendo de la dinmica de cada uno de los subsectores analizados, principalmente
debido a que el desarrollo en uno y otro no es homogneo, ni siquiera dentro del mismo sector.
Para propsitos del presente estudio y de acuerdo con los resultados obtenidos, las tendencias del
sector se presentan en cuatro reas a saber:
8.1 Tendencias en tecnologa

La utilizacin de las nuevas tecnologas ha ido permeando la sociedad colombiana, aunque toda-
va dista mucho de los niveles alcanzados en los pases ms desarrollados; sin embargo, este avance
es cada vez ms evidente en la cultura de nuestras comunidades, las cuales reclaman un lugar en
la sociedad de la informacin. En el terreno de lo institucional, las tecnologas han revolucionado
el acceso al conocimiento y a la informacin para miles de trabajadores de todos los sectores de
nuestra sociedad. Este desarrollo igualmente est marcado por el fenmeno de la globalizacin,
que ha eliminado las fronteras entre los hombres.
En los ltimos 15 aos, los avances tecnolgicos en todos los ordenes, han modificado las estruc-
turas de las organizaciones, hacindolas ms planas gracias al desarrollo en las comunicaciones.
Este escenario ha impactado directamente a los sectores relacionados con la informacin y parti-
cularmente a las bibliotecas y archivos, los cuales se han visto afectados por igual de manera
positiva y negativa con este desarrollo. A continuacin se sealan las consecuencias que las tecno-
logas de la informacin y la comunicacin tendrn sobre este sector en los prximos aos:
8.1.1 Tendencias en el sector de archivos: Del archivo tradicional al archivo electrnico

Aunque la archivstica tradicional ha desarrollado por ms de 100 aos una serie de principios,
normas, tcnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados que permiten
una adecuada organizacin de los archivos y de los documentos, los cuales se aplican de manera
generalizada en todo el mundo, estos avances no se han aplicado de manera homognea en todos
los archivos del pas, siendo lo ms afectados los archivos del sector pblico, y dentro de stos los
archivos de los municipios y los departamentos.
Por otro lado, algunos archivos, han incorporado las nuevas tecnologas de la informacin a su
trabajo, pasando en muchos casos por encima del desarrollo tradicional del archivo, en un intento
173
por cerrar la brecha del subdesarrollo archivstico de nuestras instituciones, desconociendo la

aplicacin de los principios universales de la archivstica.
Con el fin de armonizar los diferentes niveles de desarrollo descritos en el estudio de caracteriza-
cin, y las polticas actuales del gobierno en materia archivstica, las directrices del Consejo Inter-
nacional de Archivos, los avances en materia de software para archivo y la nueva orientacin de
los programas de formacin en archivos, que conjugan lo tradicional con lo moderno, sealan el
siguiente derrotero para los archivos colombianos:
Debido al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos y a la reglamentacin de la Ley 594 del
2000, los archivos pblicos continuarn su desarrollo principalmente con el fin de ajustarse a la
normatividad vigente, lo cual significa que continuarn aplicando conocimientos tcnicos en
materia de administracin de archivos, organizacin, descripcin, seleccin y conservacin de
documentos, diseo de servicios archivsticos, gestin documental, elaboracin y aplicacin de
tablas de retencin documental.
Las exigencias del mercado de software continuarn presionando, principalmente a los sectores
directivos de las organizaciones, para que incorporen aplicaciones de gestin documental, recupe-
racin de informacin, tablas de retencin documental y otros modelos tecnolgicos emergentes
tales como gestin del conocimiento, gestin de contenidos, herramientas del flujo de trabajo, etc.
El uso de tecnologas como la digitalizacin que permiten simultneamente la disminucin de
espacio y la facilidad para recuperar los documentos as como la proteccin del original, se ir
masificando en los archivos, gracias a la reduccin en el costo y el mejoramiento de los estndares
tcnicos de los productos resultantes de este proceso.
Las aplicaciones de documento electrnico sern cada vez ms comunes, no slo debido al
desarrollo de un mercado en este aspecto, con nuevos proveedores de software y la aparicin de
nuevos productos sino debido a que los archivistas se estn familiarizando con dichas tecnolo-
gas, demandando cada vez ms su utilizacin.
El uso de la informacin demandar igualmente de tecnologas que faciliten la prestacin de los
servicios en el archivo, tales como fotocopiadoras, impresoras y escneres, entre otros.
En materia de seguridad de la informacin, los archivos deben preocuparse por la proteccin de la
integridad de los documentos electrnicos, lo cual supone la aplicacin de tecnologas apropiadas
que incluyan la posibilidad de certificacin de los documentos, la firma digital, la no repudiacin,
etc., al tenor de lo prescrito en la Ley 527 de 1999.
En relacin con nuevos adelantos tecnolgicos, el desarrollo de Internet, las exigencias de llevar la
administracin pblica a la Web, las polticas del gobierno en cuanto a la divulgacin de los
documentos pblicos, y el derecho de todo ciudadano a vigilar a sus gobernantes gracias a las
veeduras ciudadanas, son un elemento de presin para que el sector pblico implemente servi-
cios archivsticos basados en la Web; esto supone de entrada, la necesidad de trabajar con
estndares internacionales para la creacin y publicacin de los documentos electrnicos, a
partir de estructuras como XML, EAD, OAI, entre otras, las cuales facilitan, no slo la descrip-
cin uniforme de documentos, sino su recuperacin y el intercambio de informacin entre orga-
nismos. Los objetivos de la normalizacin archivstica son la cooperacin y la comunicacin entre
profesionales y usuarios.
La incorporacin de estndares internacionales para la descripcin archivstica es una necesidad;
la aplicacin de normas como la ISAD (G) y la ISAAR (CPF) slo sern posibles si los archivos
174
adquieren o desarrollan sistemas automatizados para la recuperacin de informacin, sin los cua-
les la funcin primordial y legal del archivo en cuanto a facilitar el acceso a las fuentes de informa-
cin ser inviable.
En materia tecnolgica el computador se convertir, en todos los archivos, en la principal herra-
mienta de trabajo del archivista, pues su desarrollo est asociado al desarrollo de la tecnologa, y
el PC es actualmente el instrumento ms importante de este desarrollo, tanto para propsitos tcni-
cos como administrativos. El computador personal permitir automatizar de manera paulatina,
principalmente en los archivos pblicos, algunas de las tareas archivsticas como la elaboracin de
informes y estadsticas pasando por el control de prstamos y transferencias hasta la automatiza-
cin de los instrumentos de descripcin y la posibilidad de contar con programas informticos
para la gestin integral de los documentos.
La microfilmacin continuar siendo el mtodo tecnolgico ms apropiado para la adecuada
preservacin de documentos de valor permanente y como mecanismo de uso a informacin que
debe protegerse de la manipulacin. Sin embargo, los avances tecnolgicos estn trayendo nuevas
opciones que requieren una adecuada preparacin del archivista, y entre las cuales se destacan
los sistemas hbridos, que permiten obtener un archivo digital de un microfilme o un microfilme de
un archivo digital.
El desarrollo de la Intranet es indispensable en un mundo como el de hoy. Muchos de los servicios
que el archivo puede proveer se pueden prestar a travs de las redes, y la intranet facilita la comu-
nicacin entre el archivista y sus usuarios; se puede usar para que los documentos que una orga-
nizacin produce puedan ser visibles o accesibles cuando se necesiten sin necesidad de trasladarse
al archivo.
En materia tecnolgica, el archivista deber mantener una posicin mediadora entre los avances
de la tecnologa y las implicaciones en la preservacin de la memoria de las organizaciones; lo cual
significa que su misin es garantizar el acceso a las nuevos soportes, analizando de manera ade-
cuada los niveles de obsolescencia y la actualizacin de las tecnologas, para proponer la adquisi-
cin e incorporacin de dichos adelantos sin sacrificar la perdurabilidad ms que de los medios,
de la informacin.
8.1.2 Tendencias en el sector de bibliotecas: hacia la virtualizacin de los servicios

bibliotecarios
Internet es la fuente de informacin ms actualizada e inmediata de que disponemos actualmente,
su utilidad para el trabajo del bibliotecario est ampliamente demostrada, principalmente como
medio de difusin de la informacin y comunicacin. Los diferentes organismos responsables de
analizar el desarrollo de la red mundial de informacin, coinciden en que sta se ha convertido en
el punto de convergencia de las diferentes tecnologas que se aplican en las bibliotecas modernas.
Son muy pocos los desarrollos tecnolgicos en las bibliotecas de hoy que no tengan algn tipo de
relacin con la Web.
Los catlogos de bibliotecas, las bases de datos, los proyectos de biblioteca digital o virtual, los
servicios, la comunicacin con los usuarios, el intercambio de informacin, la cooperacin entre
bibliotecas, etc., pasan hoy en da por la Web. La ausencia de proyectos que tengan que ver con
Internet resulta poco ms que un anacronismo, razn por la cual este sector estar fuertemente
influenciado por los desarrollos de la red Internet y dentro de stan de la Web.
175
En este aspecto, la principal tendencia est relacionada con la masiva incorporacin de las tecno-
logas de la informacin y la comunicacin en los diferentes procesos y funciones de la biblioteca:
adquisiciones, catalogacin, servicios, divulgacin, administracin, entre otras.
De manera similar, las bibliotecas sin importar su tipo, requieren contar con una adecuada infra-
estructura tecnolgica que les permita responder eficientemente a las necesidades de sus usuarios;
por esta razn, es necesario que las bibliotecas pongan a disposicin de los usuarios y de la
comunidad en general en Internet, sus catlogos y otras fuentes de informacin, as como la pres-
tacin de los servicios para toda la comunidad.
Debido a los altos costos de la tecnologa, el trabajo cooperativo es tambin hoy en da una nece-
sidad, ya que es una alternativa viable para bibliotecas que no cuentan con suficientes recursos de
presupuesto o personal; en este sentido, los beneficios de la tecnologa se pueden compartir entre
diferentes bibliotecas mediante el trabajo en red. Los diferentes proyectos de cooperacin citados
en este estudio son una muestra de esta tendencia, ya que de esta forma las bibliotecas participan-
tes pueden aportar los recursos que estn a su alcance y beneficiarse de los resultados obtenidos.
Sin embargo, para trabajar en red, de manera cooperativa, es necesario que las bibliotecas tengan
niveles similares de desarrollo tecnolgico, lo cual implica que las bibliotecas deben intensificar sus
esfuerzos para mejorar los niveles actuales de desarrollo tecnolgico y asegurarse de los beneficios
de la cooperacin. Igualmente, para que este trabajo sea efectivo, se requiere que las bibliotecas
cumplan con estndares internacionales en cuanto al tratamiento de la informacin y el intercam-
bio de datos; en el pas son cada vez ms las bibliotecas que apuntan por este camino; una mues-
tra de ello son los proyectos que se vienen desarrollando entre redes de bibliotecas, y en los cuales
el uso de estndares como MARC21, OAI, Dublin Core y de protocolos de comunicacin como
z39.50 y ZING se estn convirtiendo en la regla general del trabajo cooperativo.
En relacin con los servicios y las colecciones, la situacin es similar; las bibliotecas colombianas,
estn adquiriendo tecnologas y productos que permiten llevar sus servicios a donde el usuario lo
requiera; las caractersticas de portabilidad y deslocalizacin de la informacin de hoy, influye de
manera directa en el diseo de servicios y en la adquisicin de colecciones para biblioteca. El mercado
de proveedores de bienes y servicios en este campo as lo demuestra; de un slo proveedor de base
de datos que exista en el pas en 1990, hoy existen 8 compaas que ofrecen productos similares; as
mismo, el servicio de bases de datos bibliogrficas (revistas electrnicas) que en un comienzo slo le
interesaba a las bibliotecas universitarias, actualmente existe en bibliotecas pblicas, especializadas
y escolares, situacin que se extender cada vez ms a todo el sector.
En otro sentido, las bibliotecas comienzan a preocuparse por reducir las colecciones impresas,
incluidas aquellas que no circulan comercialmente como tesis e investigaciones, con el fin de
controlar el crecimiento de sus fondos. Esto ha llevado a que se desarrollen proyectos de
digitalizacin de colecciones en diferentes formatos, las cuales se estn poniendo inicialmente al
servicio mediante la Intranet; de manera paralela, otras bibliotecas estn adelantando proyectos
de biblioteca digital o virtual, cuyo propsito es hacer accesibles ciertas colecciones a travs de
Internet, ampliando as la consulta de esta fuentes a un mayor nmero de usuarios.
Como un resultado de la tecnologizacin que viven actualmente las bibliotecas colombianas, se
debe dar un incremento en el nmero de equipos disponibles para el acceso a la informacin; el
usuario de hoy es un usuario autnomo y con competencias para el uso de la informacin. Por
esta razn, las bibliotecas deben desarrollar programas de alfabetizacin en el uso y acceso a la
informacin as como en el manejo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.
176
Para que el panorama descrito anteriormente sea realizable, se requiere como mnimo los siguien-
tes elementos:
Conectividad a Internet.
Trabajo en Red.
Estndares para el tratamiento de la informacin.
Sistemas de comunicacin eficientes.
Personal calificado en tecnologa.
Adecuada infraestructura tecnolgica representada equipos y software apropiado.
8.2 Tendencias en la formacin

Al comparar los perfiles de formacin que ofrecen los programas de las Universidades en Ciencia
de la Informacin en La Salle, Javeriana, Antioquia, Quindo y Tolima, se observa una tendencia
marcada hacia la formacin de profesionales en aspectos como:
Tecnologas de la Informacin y la comunicacin.
Habilidades Administrativas.
Gestin empresarial.
Flexibilizacin en las reas de desempeo.
Gestin del conocimiento.
Aporte social del profesional como agente de cambio.
Tratamiento de los nuevos formatos y su preservacin.
De igual forma, respondiendo a la demanda del sector productivo, las diferentes universidades
estn aumentando la formacin de los futuros profesionales en el manejo de las nuevas tecnologas
de la informacin y la comunicacin, y en especial en la forma como stas afectan el desarrollo de
la funcin natural de bibliotecas y archivos, as como de otras unidades de informacin.
As mismo, se estn realizando esfuerzos por mejorar la formacin integral del los profesionales en
estas dos reas, en la medida en que las universidades estn ampliando los perfiles ocupacionales
de sus egresados, de tal forma que puedan incorporarse a los diferentes sectores del mercado
laboral, mediante el dominio de competencias especficas en los diferentes campos de las ciencias
de la informacin: archivos, bibliotecas, proyectos de outsourcing, generacin de empresas, ase-
soras y consultoras empresariales en informacin y tecnologas de la informacin, entre otras, sin
descuidar la proyeccin social de estas carreras.
En este sentido, y debido a la especializacin del sector, se requiere ampliar la oferta de programas
de postgrado en los niveles de especializacin, maestra y doctorado, en reas que contribuyan a la
resolucin de los problemas de las instituciones y del pas.
Una clara tendencia del sector tiene que ver, como se desprende del anlisis de la oferta de empleo,
con al aumento de la demanda de personas con formacin tcnica y tecnolgica principalmente
en el sector de archivos; no obstante esta misma tendencia se evidencia de manera tcita en
algunas de las ofertas de empleo que se dirigen el sector de bibliotecas, que demanda profesionales
con conocimientos tcnicos especializados, en reas para la cuales las facultades de bibliotecologa
han reducido sustancialmente la formacin.
Por otro lado, la amplia oferta de capacitacin no formal que existe en el pas muestra una marcada
orientacin a actualizar al personal de archivos y bibliotecas en aspectos tcnicos o en reas de la
177
formacin disciplinar cuyos conocimientos son tiles para el desempeo de un cargo o el desarro-
llo de una funcin tcnica. Esto indica que no existe un inventario real de las necesidades de
capacitacin que permita orientar este tipo de formacin; de otro lado, las entidades que ofrecen
esta capacitacin tienen una mejor adaptabilidad a las necesidades cambiantes del entorno, res-
pondiendo de manera ms eficiente a la demanda del sector. Esta tendencia se mantendr mien-
tras el sector formal (IES) no est en condiciones de responder rpidamente a la demanda; de igual
forma, las asociaciones profesionales y de bibliotecas, seguirn ofreciendo educacin no formal a
sus miembros y a la comunidad en general.
En este nivel la capacitacin seguir orientndose a reas como:
En el sector de archivos:
Elaboracin de tablas de retencin.
Gestin documental.
Documento electrnico.
Organizacin de archivos.
En el sector de bibliotecas:
Catalogacin.
Desarrollo de colecciones.
Organizacin de servicios.
Biblioteca digital o virtual.
Diseo de pginas Web.
Una ltima tendencia tiene que ver con la modalidad de educacin y formacin ofrecida. De
acuerdo con el anlisis de la oferta formativa, en los niveles de la formacin tcnico, tecnolgico,
profesional y de postgrado, est caracterizada por una modalidad presencial o semi-presencial en
los principales centros urbanos, y un incremento de la formacin virtual en regiones apartadas de
estos centros, o en donde por sus caractersticas resulta costosa la formacin presencial.
8.3 Tendencias del mercado

Una de las principales conclusiones del estudio de caracterizacin es la estrecha relacin que
existe actualmente entre el sector productivo (empleador) y el desarrollo del mercado de bienes y
servicios destinado para los sectores analizados y la cual est igualmente relacionada con la inser-
cin laboral de las personas con formacin en bibliotecologa y archivstica.
En este aspecto el desarrollo est asociado a la consolidacin de una industria de la informacin
cuyo gnesis es el mismo sector que potencialmente utiliza sus servicios. Dentro de este contexto,
la amplia cantidad de empresas que hoy en da ofrecen servicios en el sector de archivos y biblio-
tecas es resultado de la demanda de servicios del mismo sector, muchos de los cuales no se ofre-
can en el mercado o simplemente no existan.
En el sector de archivos por ejemplo, algunas de las empresas que hoy atienden las necesidades de
los archivos, se crearon debido a las exigencias de la Ley 80 de 1989 y posteriormente de la Ley
594 del 2000; as, en la medida en que la reglamentacin de la ley vaya avanzando, de igual forma
crecer el sector proveedor, bien mediante la creacin de nuevas empresas o la transformacin de
otras. As mismo, en el sector de bibliotecas, la aparicin de empresas de outsourcing, por ejemplo
en catalogacin, se debi a la disminucin de la oferta de personal calificado en esta labor tcnica
178
y a la reduccin de la planta de personal en algunas bibliotecas, situacin que forz la creacin de

empresas dedicadas a prestar este servicio.
En el mediano y largo plazo, las necesidades en uno y otro sector seguirn aumentando, por dos
razones fundamentales:
La descompensacin de la matrcula en programas de bibliotecologa y archivstica frente a
la demanda del sector, siendo la primera deficitaria, pues no alcanza a cubrir satisfactoria-
mente las necesidades de las instituciones en cuanto a personal calificado.
La reduccin en la formacin tcnica, debido al cambio en los currculos de los programas
universitarios en estos dos campos, lo que hace que los profesionales prefieran vincularse
en cargos de nivel directivo, administrativo, de servicios o de nfasis tecnolgico.
Precisamente este fenmeno est generando un nuevo escenario en el cual los profesionales en las
reas de estudio, se estn orientando a la creacin de empresas especializadas en proveer servi-
cios a bibliotecas y archivos, ya que la problemtica del pas en estos sectores requiere an varios
aos antes de ser resuelta, al menos en los aspectos tcnicos propiamente dichos.
Como se vio en el captulo 4, la inversin en el sector de bibliotecas y archivos tiende a aumentar,
lo que significa que las empresas que sean capaces de asumir los altos volmenes de trabajo,
tendrn un escenario prometedor.
8.4 Tendencias en el empleo del sector

El anlisis de las subreas de Bibliotecas y Archivos bajo el concepto de competencias laborales,
exige la actualizacin de la oferta formativa respecto de las demandas y tendencias del sector y
permitir no slo un crecimiento en las posibilidades de empleo, dado que la formacin se ajusta
a dichas necesidades, sino que adems posibilitar mejores condiciones laborales, gracias a un
perfil adecuado a las necesidades del mercado laboral. Por otro lado la flexibilidad del diseo
curricular debe permitir la actualizacin de la formacin frente a la tecnologa, infraestructura y
equipamiento del sector.
El desarrollo de las competencias laborales debe estar dirigido a mejorar el desempeo del perso-
nal en las diferentes unidades de informacin, considerando la heterogeneidad de los diferentes
subsectores, pero adems, mejorar las condiciones laborales ofrecidas como cargo, salarios y
ubicacin geogrfica, ya que en la formacin se habr de tener en cuenta la flexibilidad del mercado,
pues se tender a formar personas para emplearse poniendo a disposicin las competencias al-
canzadas en la formacin.
En relacin con otras reas ocupacionales, las funciones de archivos estn inmersas en el contexto
empresarial, constituyndose en uno de los ejes de la gestin administrativa en las organizaciones. En
el sector de los archivos, existe una evidente relacin con otras reas como la administrativa, particu-
larmente con el subrea de correspondencia y con el rea de informtica y telecomunicaciones.
En el caso de la subrea correspondencia, aunque los cargos asociados a sta se ubican dentro de
la escalas de cargos administrativos de cualquier organizacin, su estrecha relacin con la gestin
documental, hace necesario deslindarla del rea administrativa y ubicarla en el rea archivstica,
ya que la teora moderna en este campo, como las normas que sobre el particular expide el Archivo
General de la Nacin, involucran a los procesos de correspondencia con el manejo integral del
documento en cualquier organizacin.
179
De igual forma, la encuesta mostr que existen cargos tanto en los archivos como en las bibliotecas
que estn relacionados con el manejo de tecnologa; de este resultado se desprende la necesidad de
realizar un estudio, sobre la formacin y capacitacin en el rea de informtica y telecomunicaciones
en los diferentes niveles de cargos, pues es claro que las competencias en este campo son un elemen-
to esencial para la vinculacin del personal y para el desempeo laboral en estos dos sectores.
Como resultado del estudio fue posible identificar:
Incremento en la solicitud de personas con formacin tcnica, y por consiguiente en el
empleo, para desempear cargos que requieren conocimientos tcnicos, apoyados en el
saber hacer. En este nivel igualmente existe una baja oferta de personal calificado, siendo el
SENA la nica entidad que ofrece formacin en este nivel
Debido a la naturaleza y caractersticas del sector, para el desempeo de cargos o posiciones
intermedias dentro de los archivos y bibliotecas, el sector empleador necesita contar con
personal con formacin tecnolgica, formado para el desempeo de ocupaciones en una
determinada especialidad.
Cambio en la orientacin de la oferta de empleo para el sector profesional, caracterizado
por perfiles de cargos gerenciales, con habilidades administrativas y tcnicas para el manejo
de macro proyectos as como de proyectos de outsourcing.
Aumento de la modalidad de contratacin por servicios y a trmino fijo, principalmente en proyec-

tos de outsourcing, con salario integral, lo que se traduce en altos niveles de rotacin e inestabili-
dad laboral,
Incremento del ingreso salarial de los profesionales del sector, tanto en los niveles tcnicos, como
tecnolgico y profesionales, debido principalmente a la relacin entre oferta y demanda, por cuanto
existe un dficit de personal calificado para atender las necesidades de los sectores de bibliotecas
y archivos.
Nuevas alternativas en la jornada laboral en el sector de bibliotecas, debido a la necesidad de
ampliar los servicios de la biblioteca, situacin que puede favorecer la creacin de programas de
formacin en media jornada.
Volver al Contenido
180
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CARACTERIZACIN

Bogot, Colombia, junio de 2006

DARO MONTOYA MEJA

MIEMBROS DE LA MESA SECTORIAL

POR LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE

SENA, CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS REGIONAL CAUCA

2. ENFOQUE DEL ESTUDIO 19

5.4 Conclusiones del anlisis del desarrollo tecnolgico en el sector

6. ENTORNO EDUCATIVO 117

7. ENTORNO OCUPACIONAL 151

8. TENDENCIAS DEL SECTOR DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS 171

Indice de cuadros y grficas

Grfica N 6. Participacin en redes de bibliotecas 78

Cuadro N 32. Perfil ocupacional segn universidad 148

L os sistemas de la informacin y de la documentacin en el mundo moderno cada vez son ms

Por qu un estudio de caracterizacin ocupacional en bibliotecas y archivos?

existentes en el pas, publicada por el Ministerio de Cultura en el 2005. En cuanto a bibliotecas

1.2 Objetivo general

1.3 Objetivos especficos

1.4 Estructura del informe

Conceptualizacin de los entornos

2.1 Delimitaciones y alcance

2.2.1 Informacin primaria

2.2.2 Informacin secundaria

3.1 Normas relativas al sector de bibliotecas

3.1.1 Constitucin Poltica de Colombia

3.1.2 Ley 11 de 1979. Reglamentacin de la profesin de biblioteclogo

La ley no limita el ejercicio de la profesin de biblioteclogo nicamente a las bibliotecas propia-

3.1.3 Decreto 865 de 1988. Reglamenta la Ley 11 DE 1979

3.1.4 Ley 397 de 1997. Ley de la Cultura

3.1.5 Ley 115 de 1994. Ley General de Educacin

3.1.6 Ley 44 de 1993. El derecho de autor

3.1.7 Decreto 1767 de 2006. Sistema Nacional de Informacin de la Educacin

3.1.8 Ley 30 de 1992. Ley de Educacin Superior

3.1.9 Ley 29 DE 1990. Ley de Fomento a la Investigacin Cientfica

3.1.10 Ley 98 de 1993. Ley del Libro

3.2 Normas relativas al sector de archivos

3.2.1 Constitucin Poltica de Colombia

3.2.2 Disposiciones contenidas en cdigos colombianos

Concepto de documento en la legislacin colombiana.

Cdigo de Procedimientos Civil

Cdigo de Procedimiento Penal

Cdigo Contencioso Administrativo

Cdigo Sustantivo del Trabajo

3.2.3 Ley 80 de 1989. Creacin del Archivo General de la Nacin (AGN)

3.2.4 Ley 270 de 1996. Estatuto de la Administracin de Justicia

3.2.5 Ley 136 de 1994. Organizacin y funcionamiento de los municipios

3.2.6 Ley 527 de 1999. Ley de Comercio Electrnico

3.2.7 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

3.2.8 Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario

3.2.9 Otras disposiciones relativas al sector de archivos

3.2.9.1 Normas relacionadas con el uso de tecnologa en los archivos

Decreto 2527 de 1950

Decreto 3354 de 1954

3.2.9.2 Otras disposiciones relativas al sector de archivos

3.2.9.3 Normas reglamentarias de la Ley 594 de 2000

Decreto 254 de 2000

3.2.10 Normatividad expedida por el Archivo General de la Nacin

Creacin y desarrollo de empresas dedicadas a la prestacin de servicios de informacin.

4.1 Agremiaciones profesionales

4.1.2 Asociacin Colombiana de Biblioteclogos y Documentalistas (ASCOLBI)

perfeccionamiento de la naciente profesin y su extensin a todo el pas, con el fin de despertar el

Requisitos de afiliacin para ASCOLBI