pl ASSOCIASAO
E POL ARQUIVISTAS
BRASILEIROS
DIRETORIA 1975
Presidente - Helena Corra Machado
Vice-presidente - Jucy Neiva
l ? Secretria - Regina Alves Vieira
2a Secretria - Aclair Ramos de Oliveira
l? Tesoureiro - Wilma Schaefer Corra
29 Tesoureiro - Arora Ferraz Frazo
CONSELHO D E L I B E R A T I V O E M 1975
-
Marilena Leite Paes at 1981
Wilma Schaefer Corrca - at 1981
Jos Pedro Pinto Esposel - at 1981
Lourdes Costa e Souza - at 1979
presidente
Astra de Moraes e Castro - at 1979
Helena Corra Machado - at 1979
-
- (art. 18 90 estatutos)
Raul do Rgo Lima - at 1977
Maria Luiza S. Dannemann - at 1977
Myrthes da Silva Ferreira - at 1977
SUPLENTES
Janine Resnikoff Diamante - at 1981
Maura Esndola Quinhes - at 1981
Gilda Nunes Pinto - at 1979 -
vice-presidente
Celita Pereira Gondim - at 1976
-
Martha Maria Gonalves at 1977
Maria Amlia P. Migueis - at 1977
CONSELHO FISCAL E M 1975
Deusdedith Leandro de Oliveira
Fernando Sa tinas
Jos Lima de Carvalho
SUPLENTES
Milton Machado
Jaime Antunes da Silva
publicao da
Associao dos Arquivistas Brasileiros
Redao
Praa da Repblica, 26 - Centro - ZC-14
20.000 - RIO DE JANEIRO - BRASIL
(endereo provisrio) Tel. 252-2338
Diretor ResponsveI
Maria de La E. de Espana Iglesias
Diretora Tcnica
Marilena Leite Paes
Secretria
Lourdes Costa e Souza
Colaboraram nesta edio:
Aurlio Tanodi
Ivette Missick Guaran
Jos Pedro Esposel
Regina Alves Vieira
Produo e Arte
GRAFICA M E C EDITORA LTDA.
Av. Professor Manoel de Abreu, 850
V.
RIOIzabel - Tel. 248-1428
D E JANEIRO
a
correspondncia: arquivo & administrao
Praa da Repblica, 26 - Centro - ZC-14
2O.ooO- RIO DE J A N E I R O - BRASIL
os artigos assinados so de
responsabil idadedos colaboradores
e no expressam necessariamente
o pensamento da associao.
Permitida a reproduo de artigos
desta revista desde que seja citada a fonte.
periodicidade: quadrimestral ,
prxima edio: Dezembro 1976
distribuio: aab
desejamos permuta
deseamos permuta
nous desirons echarige
We are interested in exchange
* . 3
SUMRIO
EDITO R IA L 5
RECADO DA REDAO 6
HACIA UN UNIVERSALISMO ARCHIVI-STICO 6 a 10
Aurelio Tanodi
TESTEMUNHO 11
CARTAS 12
NOT fC IAS 12
REUNION REGIONAL DE EXPERTOS PARA EL DESARROLLO DE LOS
ARCHIVOS NACIONALES EN AMERICA LATINA 13 a 1 9
RELATRIO ANUAL E PRESTAO DE CONTAS DA ASSOCIAO
DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS - ABRIL A DEZEMBRO DE 1975 19 a 21
CURSOS 21 a 23
A CONSKRUO DO ARQUIVO: UMA EXPERIENCIA TRAZIDA
DA EUROPA 23 a 25
Regina Alves Vieira
RESENHA 26

ARQUIVO & ADMINISTRAAO. Rio de Janeiro, Associao dos

Arquivistas Brasileiros, 1972 -
v. I n. O out. 1972
v. ilustr. quadrimestral
rgo oficial da Associaso dos Arquivistas Brasileiroa.
I. Associao dos Arquivistas Brasileiros, Rio de Janeiro.
2. Arquivos- Peridicos. CDb 025.171
4 A&A
 Editorial
tempo de encontros na rea arquivstica. Sinal de
vitalidade, crescimento, e de muito trabalho, sobretudo
de informao nossa comunidade sobre os assuntos
versados nesses conclaves.
!I o que pretendemos neste editorial, considerando a
nossa adeso, no s quanto a temas, como pelas conclu-
ses apresentadas.
Assim, citando os mais importantes encontros, assinala-
mos, em ordem cronolgica:
- Reunio Regional de Peritos para o Deserwolvimen-
to dos Arquivos Nacionais na Amrica Latina . Bogot,
Colmbia, de 29/3 a 2/4/76, patroclnio da UNESCO;
- i?Seminrio Nacional de Arquivos Municipais ,
Niteri, de 2 a 6/8/76, patrocnio da Prefeitura Municipal
de Niteri;
- VIII Congresso Internacional de Arquivos , Was-
hington, DC de 2619 a 1/10176, patroccio do Conselho
Internacional de Arquivos;
- 3? Congresso Brasileiro de Arquivologia , Rio de
Janeiro de 17/10 a 22110176, patrocnio da Associao
dos Arquivistas Brasileiros.
Nessa primeira parte da divulgab prometida, enfoca-
remos os principais aspectos do encontro j realizado em
Bogot e os temas do VIII Congresso Internacional de
Arquivos , programado para setembro, em Washington,
deixando para outra oportunidade a parte brasileira da
matria,
A Reunion Regional de Expertos para el desarrollo de
10s Archivos Nacionales en America Latina , Bogot, onde
a UNESCO d cumprimento ao programa NATIS (Siste-
mas Nacionais de Informao, Paris, 1974) consignou em
seu Informe Final, mediante depoimento dos partici-
pantes dos pases da regio, que a despeito das deficin-
cias de mo-de-obra qualificada e de escassez de meios
materiais, j h inequvocos indcios de interesse em
torno dos Arquivos.
Ainda, desse documento conclusivo, achamos interes-
sante extrair os seguintes dados:
a) Sntese da situao atual: 1) determinao de obter
"status" para os arquivistas, mediante criao de cursos de
formao, bem como a regulamentao da profisso;
2) exigncia de formao profissional no s para os
arquivistas, como para os dirigentes dos arquivos, que so
geralmente escolhidos entre outras categorias, notadamen-
te a dos historiadores; 3) necessidade de reviso da legisla-
o vigente; 4) criao de sistemas nacionais de arquivo
em consonncia com o programa NATIS; 5) necessidade
de aumentar os recursos disponveis, inclusive o de instala-
o dos arquivos; 6) adoo de mtodos adequados ao
longo de toda linha do sistema, isto , desde os arquivos
correntes; 7)conscientizao da importncia das tcnicas
de conservao dos acervos; 8) divulgao de manuais e
trabalhos similares; 9) maior atuao das associaes de
classe tanto na administrao pblica como junto s
empresas;
b) Valor e funo dos sistemas nacionais de arquivo no
desenvolvimento scioeconmico cultural: 1) garantia de
direitos e deveres como testemunho da gesto administra-
A&A
HELENA CORREA MACHADO
tiva, preservao da memria coletiva e das experincias
das instituies; 2) elemento propulsor de progresso nas
r@laeshumanas pela proteo 3 documentao de inte-
resse do indivduo, portanto da comunidade; 3) base no
s para a investigao, cientfica como para todos os
ramos do saber, face ao valor das fontes primrias de
informao que o arquivo preserva; 4) contribuio para
distinguir o significado das atividades arquivsticas do da
pesquisa histrica, para corrigir distores de entendimen-
tos; 5) intensificao do controle na produo e guarda da
massa documental, face 5 tecnologia da reproduo de
documentos; 6) importncia das tcnicas de classificao,
avaliao e conservao, como garantia de um eficiente
programa de acesso e uso do acervo arquivstico;
c) Planejamento dos sistemas nacionais de arquivo:
1) importncia das campanhas sistemticas junto aos go-
vernos, 3s empresas e comunidade, principalmente nas
reas administrativas e de ensino; 2) desenvolvimento do
pessoal mediante cursos de formao e atualizao; 3)en-
trosamento entre os rgos de documentao; 4) divulga-
o na comunidade de usurios das fontes de informao;
d) Legislao para arquivos: 1) elaborao de normas
legais de acordo com o programa do NATIS; 2) destaque
para normas de orientao sobre conservao, defesa e
utilizao dos documentos de arquivo; 3)enfoque da
documentao de valor histrico como ytrimnio da
Nao, qualquer que seja sua propriedade,. ainda que
respeitados certos direitos; 4) necessidade de fixar, no
conceito de guarda de patrimnio de cada pas, o direito
nacional de propriedade no comrcio e exportao de
documentos, determinando inclusive a atuao preventiva
governamental nos casos de risco para conservao de tais
documentos; 5) determinao de capitular como delituo-
sa a ao que permita a salda de documentos integrantes
do patrimnio documental comunitrio de um pas para
integrar arquivos de outras naes; 6) adoo de medidas
legais para garantir o retorno, aos pases de origem, de
documentos que deles foram retirados com flagrante
violao dos direitos nacionais; 7) recomendao e institui-
es pblicas e privadas, entidades de cultura, universida-
des particulares, etc., para que se abstenham de comprar
documentao que pertena a outros pases;
e) Recomendaes gerais: 1) dirigidas a UNESCO,
OEA, CIA etc. maior cooperao com ahidades arquivs-
ticas na Amrica do Sul (formao e atualizao de
pessoal, instalao, legislao, terminologia, instrumentos
de pesquisa etc.), atravs da Associao Latino-Americana
de Arquivos, ramo do Conselho Internacional de Arquivos
(CIA); 2) conclamao as associaes de classe de bibliote-
drios, documentalistas, arquivistas que trabalham entrosa-
damente no sentido de definir o mbito das respectivas
atividades, visando orientar governo e empresas no enqua-
dramento correto dos profissionais (Bibliotecrio para a
Biblioteca, Arquivista para O Arquivo); 3)determinao de
aplicar critrios arquivsticos a documentos de Arquivo,
mesmo queles que estejam em museus; 4) utilizao da
microfilmagem, atendidos sempre os princpios arquivsti-
COS.
5

CONTINUAO:
Como visto, embora muitos dos aspectos abordados e m
Bogot j estejam nas nossas cogitaes, nunca demais
saber em que direo caminha o grupo-arquivstico lati-
no-americano.
J o VIII Congresso Internacional de Arquivos , que
ser realizado em setembro, ter como tema principal: A
Revoluo arquivstica de nosso tempo , desenvolvendo
os seguintes tpicos: I - A Revoluo Pr-Arquivstica ;
I1- A Revoluo Tecnolgica e Arquivistica ; III - A
Revoluo no Acesso e no Uso ; I V - A Revoluo
Geo-Arquivstica .
Dentro dessa matera, as sesses plenrias apresentaro,
Recado da Redao
Dando um novo impulso a divulgao da matria
ARQUIVO, publicamoso informe final d a Reunio
d e Bogot, promovida pela UNESCO c o m a colabo-
rao do Governo da Coiombia. O evento se reveste
da maior importncia, no s pela relevncia dos
temas abordados e das resolues adotadas, mas
principalmente pela oportunidade de sua realizao
e amplas perspectivas que se abriram po da
arquivologia latinoamericana. O Brasil esteve r e
sentado pelo Professor Jos Pedro Esposel.
Um artigo do Doutor Aurelio Tanodi enriq
HACIA UN
UNIVERSALISMO
ARCH IVISTICO
Estamos en 10s umbrales de un fenmeno
archivstico que podramos caracterizar c o m o un
nuevo universalismo.
Hace ms 'o menos dos milenios, en el mbito
que suele Ilamarse Ia civilizacin occidental, a Ia
cual pertenece hoy el continente americano,
exista el universalismo de1 Imperio Romano,
universalismo pol tico-militar que se extendi a1
campo cultural. Dentro de este contexto polti-
m u l t u r a l , cuyo eje era Ia centralizacin, Ia
administracin fue unificada y todo el material
archivstico, p r o h c t o de Ia mesma, adquiri0 una
6 A&A
entre outros, os itens: a) W a r q u i v a m e n t o : centros inter-
medirios de arquivo; tcnicas modernas de avaliao de
documentos etc.; b) tecnologia atualizada: reproduo, no-
tadamente microfilmagem; automao, publicaes, admi-
nistrao de arquivos correntes e permanentes; c) acesso e
uso: clientela e m expanso; liberalizao do acesso; aplica-
o da tecnologia avanada; d) a aquivstica mundial: a
expanso da arquivologia; arquivos para o mundo e m
desenvolvimento e, ainda, o programa de assistncia i
Arquivstica.
Com essa divulgao, cremos ter oferecido aos nossos
leitores notcia sobre o que sabem, o que fazem e o que
pretendem importantes comunidades arquivsticas no tra-
balho de conquistar a posio que de direito Ihes pertence
no grupo da rea da Informao.
.
Aurlio Tanodi
uniformidad esencial, que Ileg hasta donde el
estandarte implantado por el "miles" - el solda-
do romano, era sostenido por Ia Ley, fundamento
de Ia bien planificada organizacin estatal- roma-
na.
Con el desmembramiento de1 Imperio Romano
y Ia formacin de 10s nuevos reinos Ilamados
brbaros, c o n distintas costumbres y caracters-
ticas institucionales, desapareci Ia antigua unidad
administrativa. Sin embargo, algunos aspectos tra-
dicionales de Ia administracin anterior no pu-
dieron ser borrados y se conservaron a pesar de la
 O
O
diversificacin institucioial, en buena parte a
travs de Ia Inglesia Catlica que imprimi a Ias
sociedades y estados medievales cierto sello de
universalismo reflejado en Ia administracin, de 10
cual Ias masas de pergaminos y posteriormente
papeles dan fehaciente testimonio, pero sin lo-
grarse Ia igualdad procedimientos ni formas do-
cu mentales.
E1 proceso de diversificacin se acentu en Ia
Epoca Moderna, en Ia cual desaparece el universa-
l
lismo cristiano occidental y predomina Ia tenden-
cia a Ia formacin de 10s estados fuertemente
centralizados en 10s poderes monrquicos hasta
10s gobiernos absolutistas, a menudo muy antag-
nicos entre s. Por fin, en Ia Epoca Contempor-
nea, empieza Ia constitucin de 10s estados basa-
dos en principios democrticos, celosos de su
independencia.
Todo este largo proceso pol tico-institucional
Ilev a diferentes sistemas de organizacin y
procedimientos administrativos c o n sus bases lega-
les y reglamentarias, y creacin de diferentes
clases, tipos y series documentales y caceptos de
archivos de tal manera, que todava hoy no
tenemos una concepcin cientfica universalmente
aceptada de 10 que es el documento, Ia archivala,
el archivo, 10 que se refleja en Ia teoria y prctica
de Ia archivologa, hecho que no m u r r e en mu-
chas otras ciencias o disciplinas de conocimientos
y tcnicas humanas.
Presenciamos a grandes esfuerzos de tratadistas
de temas archivsticos a 10 largo de 10s continen-
4 tes para Ilegar a un inconfundible entendimiento,
claridad y coincidencia conceptual archivstica y
no podemos omitir Ia expresin de un ferviente
deseo, para que ello se logre a Ia brevedad
posible.
Ultimamente, por encima de Ias diferencias que
existen entre Ias distintas reas y regiones cultura-
les, ideolgicas, socio-econmicas, institucionales,
administrativas que se reflejan en el quehacer
archivstico e n el orden pblico, eclesistico y
privado, se vislumbra un nuevo universalismo,
que, nos atrevemos a pensar se proyectara en el
campo archivstico: el universalismo de Ia tcnica
moderna, basada en profundas investigaciones
cient fico-tcnicas, c u y o resultado prctico, Ia m-
quina, Ia industrializacin, se expande, en cierta
manera, c o m o el estandarte de1 miles romano, en
una extensin geogrfica mucho ms amplia que
Ia de1 antiguo Imperio mediterrneo, en un mbi-
to que tiende a abarcar todo el orbe. Y tal c o m o
el miles romano actuaba a veces e n forma violen-
ta y opresora - pero abria Ia brecha a Ia
extensin de una riqussima civilizacin de c u y o
contenido se nutra Ias generaciones coetneas y
posteriores y en buena medida Ia nuestra, de
manera un tanto parecida se extiende Ia tcnica
moderna a veces, tambin violenta y opresora,
pero capaz de librar al hombre de1 excesivo
trabajo fisico y brindarle Ias oportunidades de1
proceso cultural y cientfico y beneficiar cada vez
ms a casi toda Ia sociedad humana.
Aplicada al campo archivstico, Ia tcnica con
Ias mquinas ms o menos uniformadas en sus
estructuras y procedimientos, impone progresiva-
mente Ia produccin de tipos de documentos de
idnticas o parecidas formas, tal como ocurre en
Ia microfilmacin, medios auditivos, audiovisuales
y cibernticos. Paralelamente con Ia hoja de pa-
pel, cuaderno, libro, se producen fotografias, pla-
cas, microfilmes en tiras y rollos, microfichas,
tarjetas perforadas, discos y cintas grabadas, dis-
cos y cintas de mquinas electrnicas. . . El verti-
ginoso progreso cientfico-tcnico, unido a otros
factores de1 desarrollo humano, nos Ileva a cam-
bios fundamentales en el quehacer archvstico,
con Ia explosin cuantitativa de documentos es-
critos y reproducidos en el papel y cualitativa en
nuevos soportes de1 contenido o texto, que fue y
es Ia razn de ser de su creacin como consecuen-
cia de su sistematizacin y consulta, crea nuevos
factores que Ilevan a una verdadera revolucin
archivstica. Rewolucin pacfica, que exige de1
archivero moderno Ia rpida adaptacin a Ia ur-
gente aplicacin de nuevos procedimientos que
interrumpen en Ia secular y lenta evolucin de 10s
archivos tradicionales, tradicin que se remonta
en muchos repositorios iberoamericanos, a Ia
poca colonial luso-hispnica.
El trmino de revolucin archiwstica pretende
dominar Ia problemtica archivstica, de tal mane-
ra que se 10 tom como epgrae para el prximo
VI11 Congreso Internacional de Archivos a cele-
brarse en Washington en 1976, ciudad que fue
designada en el anterior que tuvo lugar en 1972
en Mosc. Segn el programa de1 Congreso, tal
revolucin se estudiar en cuatro aspectos:
1) revolucin en Ia gestin pre-archivstica (ges-
tin de documentos, archivos intermedios y Ia
seleccin con el expurgo);
2) revolucin tecnolgica (informtica, preser-
vacin, restauracin 1;
3) revolucin en el acceso y utilizacin (clien-
tela de archivos, Iiberalizacin de1 acceso, re-
producin), y
4) revolucin geo-archivstica (extensin en 10s
pases en va de desarrollo o sea, en el Tercer
Mundo).
E n una muy apretada sntesis, entre Ias causas
de esta revolucin se puede considerar Ia pro-
duccin masiva de papeles administrativos desde
A&A 7
 10s fines de1 siglo pasado con el descbrimiento de
Ia fabricacin de papel muy barato en compara-
cin con e1 anterior, Ia invencin de medios de
duplicacin de textos escritos en papel, Ia susti-
tucin de textos predominantemente manuscritos
por 10s escritos a mquina, Ias nuevas formas de
soporte de textos: Ia fotogrfica e inclusive Ia
microf lmica, Ia sonora y audiowisual (cinemato-
grfica) y Ia de mquinas electrnicas.
Paralelamente con este proceso meramente tc-
nico, en manera creciente se extenda Ia ramifi-
cacin de Ia administracin pblica y de empresas
privadas, inundadas de papeles, que se transfor-
maban en archivala y amenazaban, derrumbar Ias
paredes de depsitos de archiwos incapaces de
recibirla. Entones surgi el problema de1 control
de produccin: el archiwero preocupado por Ia
afluencia desmensurada, junto con el administra-
dor, ernpezaron a procurar Ia sirnplificacin de
procedimientos con Ia reduccin de formulrios;
se procede a almacenar 10s papeles en lugares
donde no molesten al director, gerente, adminis-
trador, contador, etc., ocupando demasiado el
costoso espacio dentro de Ias oficinas y, por fin,
recurrir a una dolorosa "intervencin cirrgica":
La seleccin de material entre el considerado de
valor perimido, temporario y de conservacin
permanente, condenando forzosamente a Ias dos
primeras categoras a Ia eliminacin.
Las funciones de1 archivero en esta nuewa sin-
tuacin estn sujetas a una fundamental revisin.
Desaparece Ia plcida posicin anterior, no exenta:
de cierto romanticismo, de pocos hombres rodea-
dos de antiguos pergaminos y pepeles, quizs ya
arnarillentos y en parte carcomidos por insectos,
roedores y otras inclemencias, de hombres que
dedicaban una buena parte de su tiempo a Ia
investigacin histrica y atendan a otros investi-
gadores pocos en nmero, que consultaban s10
algunos fondos, series y colecciones documentales
que se relacionaban con un reducido nmero de
temas.
Ahora, el archivero de 10s archivos que Ilama-
mos histricos, debe sacudir el polvo - acumula-
do quizs en lapsos seculares - de todas Ias series
de Ia archivala, efectuar inventarios de todas Ias
existencias documentales, proporcionar sus me-
dios descriptivos en guas, catlogos e ndices. El
inters de 10s estudiosos, que aumentam en nme-
ro y en calidad - trabajando solos o en equipos
- desde 10s investigadores de renombre hasta Ias
nuevas, pujantes y prometedoras fuerzas juveniles
de 10s estudiantes, hace que no pase dasapercibi-
do ningn archivo, ningn legajo, tomo ni expe-
diente.
Especialmente 10s fondos importantes para 10s
estudios socio-econmicos, que hasta hace pocos
J
C
8 A&A
decenios fueron abandonados y expuestos al des-
cuido y eliminacin indiscriminada, recobran va-
lor y se buscan afanosamente.
Entonces, el archivero debe volver sus miradas
hacia el pasado, pero all no termina su responsa-
bilidad: tiene que volverlas tambin hacia el pre-
sente, sin olvidar el futuro, conciente de q u e el
documento de1 archivo es, en un aspecto, e1
puente entre el pasado, presente y el futuro.
Pasado. No es necesario ni mencionar, que sin
Ias fuentes que testimonian o informan sobre el
pasado es imposible Ilegar al conocimiento histri-
co, c o m o dijeron bien 10s tratadistas franceses:
"Pas de documents, pas d'histoire" "donde no
hay documents, no hay historia", o ms exacta-
mente, "donde no hay fuentes, no hay historia",
reservando para 10s repositorios el peso de Ias
fuentes documentales: donde "no hay documen-
tos, no hay archivos". Si nos preguntamos, cul
es el l i m i t e cronolgico de1 inters histrico, de1
conocimiento de1 pasado humano, podramos
contestar, que es el m o m e n t o en que termina el
pasado. Y el pasado remata en el m o m e n t o
presente, el cual, al consumirse, se sumerge e n el
pasado. L a historiograf a tradicional que requera
cierta profundidad cronolgica para estudiar el
pasado, quizs c o m o puro conocimiento cientfi-
co, se entremezcla c o m Ias tendencias modernas
que extienden su inters en el pasado c o n Ia
finalidad de tratar Ia explicacin de fenmenos y
situaciones actuales en su causalidad de desarrollo
anterior, "histrico", mediato o inmediato, para
10 cual recurren a documentos de fechas recien-
tes, conservados en 10s archivos Ilamados adminis-
trativos, y, quizs, a Ia documentacin todava
activa. Los archivos histricos, que antes reciban
ylo permitan Ia consulta de documentos de 100
a 50 ans de antigedade, reducen estos plazos a
30, 25 anos, y fechas ms recientes, hasta exten-
derse Ia accesibilidad a 10s archivos intermedios y
administrativos.
Si el inters histrico se prolonga hasta el
momento presente, el archivero est frente a otra
nueva tarea: pensar en el futuro y ayudar en Ia
programacin de actividades de futuro inmediato
y mediato.
Conciente de que el documento que apenas
sale de Ia mquina de escribir es una fuente
potencial c o m o informacin y prueba para Ias
generaciones futuras, y se acerca ms a tal fin
cuando de su primera fase de vida activa pasa a Ia
segunda, en el archivo administrativo o interme-
dio, debe preocuparse e n su conservacin y pro-
curar que el futuro archivo histrico rena Ia
archivala ms completa de documentos de valor
permanente.
 CONTINUAO:
En relacin con el fituro inmediato, al archi-
ver0 le incumbe otro deber: facilitar Ia planifica-
cin, en cuanto necesita Ia informacin contenida
en el documento. Uno de 10s "signa temporis" de
10s signos de1 tiempo en que vivimos, tiene el
nombre de planificacin que, dentro de Ias com-
plejas situaciones polticas, ideolgicas, culturales,
sociales y especialmente econmicas, ocupa un
puesto privilegiado, tratando de solucionar mu-
chos problemas, por medio de la sistemtica
b programacin de actividades a corto y mediano
plazo. Para Ia planificacin, 10s archivos brindan
excelentes auxiliares como importantes centro de
informacin, porque en ellos se registran muchsi-
mos aspectos de Ia vida y contienen Ia experien-
cia acumulada a travs de anos, dcadas v sidos.
con aciertos y errores, triunfos y fracasos de sus
protagonistas, 10 que puede servir al planificador
como elemento utilsimo en sus proyectos. El
archivo, en tal funcin, se transforma junto con
Ias bibliotecas y centros de documentacin en un
arsenal de informacin.
Aqu se dan Ias manos y entremezclan en Ia
consulta de Ia misma documentacin el estudioso
de1 pasado y el planificador de1 futuro, sin olvidar
al administrador y consultor de1 presente quien
busca en Ia archivala 10s datos necesarios para
sus gestiones cotidianas.
El archivero debe atisbar el inters de toda esta
compleja gama de consultas y pasar, de Ia antana
pasiva funcin de receptor de poca documenta-
cin y pocos visitantes, a una actividad mltiple
i que va desde Ia conservacin y restauracin de
documentos antiguos hasta el inters por Ia fbri-
ca de papel, de celulosa y de productos qumicos
y sintticos que sirven de soporte y texto de 10
que se convertir en futura archivala, consideran-
do su recepcin, almacenaje, ordenacin y des-
cripcin, reproduccin y servicios al estudioso y
gerente, sin olvidar el aporte educacional de 10s
documentos y Ia extensin de su conocimiento y
aprecio en todos 10s niveles sociales.
Frente a tal amplitud de nuevos enfoques
archivsticos, se impone estudiar qu es 10 que
determina en Ia actualidad el valor cresciente de
10s archivos, que sin haber perdido su identidad
con el pasado, se convierten en importantes cen-
tros de informacin cada vez ms dinmicos.
Consideramos que es factible sintetizar10 en
una o dos palabras: el texto, o ms explcitamen-
t e el texto administrativo. Porque Ia archival a
que es Ia razn de ser de 10s archivos, se crea
para contener, sobre un soporte que le da Ia
consistncia y le permite Ia proyeccin ilimitada
en el futuro, un texto como medio de expresin
y comunicacin y, a su vez, le da el valor de
A&A
prueba de una decisin, sin descartar e1 posible
elemento sentimental, de simpatia por Ia pie23
documental que evidencia algo de acontecimien-
tos, personas y objetos queridos. Este texto salido
de un procedimiento administrativo, legal, conta-
ble o de actividad privada personal o familiar,
refleja sobre todo 10s actos que capta nuestra
razn y refuerzan Ia memoria y conocimiento,
pero contiene Ia expresin de Ia voluntad, de
decisin y remata en el aprecio por su valor
cultural y emocional.
Este texto administrativo, a travs de 10s mile-
nios, tuvo una forma de transmisin: Ia escritura.
desde que se descubri como excelente posibili-
dad de comunicacin mediata. Y, hasta hace
pocos siglos, Ia poca grafstica se reduca a
textos manuscritos, ampliada progresivamente
hace unos siglos a 10s impresos y recientemente a
10s reproducidos, audio-visuales y finalmente ci-
bernticos que acumulan Ias informaciones en
enormes cantidades de bancos de datos, recupera-
bles en el lenguaje de Ia mquina. As, junto con
Ia grafstica, el archivero se encuentra com Ia
documentacin fnica, y Ia que registra imgenes,
inclusive en movimiento, y Ia de cintas y discos
de mquinas electrnicas, que producen una nue-
va explosin: explosin de informacin acumula-
da, que conduce al ya mencionado universalismo
archivstico.
Tan es as, que esta explosin, para Ia cual fue
necesrio crear un nuevo trmino, "informtica",
preocupa al archivero, quien tendr que encargar-
se de Ia recepcin, conservacin y utilizacin de
todos estos nuevos textos documentales, an mas,
le toca conocer Ias posibilidades de pasar a 10s
bancos de datos 10s informes sacados de 10s viejos
documentos, cuyos autores y amanuenses ni
sospechaban ni vislumbraban en Ia ms inveros-
mil fantasia que sus escritos servirn un dia a 10s
estudiosos para acopio masivo de informacin
rapidamente procesada.
El archivero actual est frente a grandes proble-
mas que es factible solucionar s10 si se 10s
conoce a fondo y se decide resolverlos con inteli-
gencia que incluye Ia capacitacin profesional, el
estudio y Ia planificacin. Para todo esto es
imprescindible Ia concientitacin, en primer lugar,
a 10s mismos archiveros y, despus, a todos 10s
que de una y otra manera tienen algo que ver con
el documento, Ia archivala.
Cada archivero debe ser conciente de su fun-
cin social. No est exento de este deber el
personal que ocupa 10s modestos lugares en 10s
respositorios desempenando durante anos Ias ta-
reas rutinarias que parecen insignificantes, como
es Ia minuciosa clasificacin de acervos documen-
9
tales que afluyen diariamente, o Ia catalogacin
de 10s mismos con precisas anotaciones, para que
puedan satisfacerse Ias demandas de Ias autorida-
des superiores o, a weces, impacientes consultantes
prticulares que buscan el determinado documen-
to. El archiwero, sin esperar resultados espetacula-
res y ruidoso reconocimiento, efecta una pe-
quena obra dentro de un gran conjunto, dentro
de un engrenaje que forma parte de un sistema de
informacin y prueba imprescindibles para e1 nor-
mal desarrollo de innumerables actiwidades funda-
mentadas en Ia infraestructura administrativa.
Un excelente medio para Ia concentizacin,
estudio y planificacin de Ia labor archivstica es
el presente Congreso de Archiveros Brasilenos.
En el concierto de Ias hermanas naciones ibe-
roamerianas, Brasil ocupa un destacadsimo lugar
en el campo archiwstico. Su Arquivo Nacional
que debe ser orgullo de cada brasilefio que sabe
walorar Ia obra cultural y apreciar el pasado de su
patria, promueve una encomiable actiwidad tanto
en Ias mejoras de sus equipos, instalaciones, orga-
nizacin interna y pedeccionamiento de prsonal,
como en su extensin con exposiciones y, espe-
cialmente, por medio de una sepie de importantes
publicaciones. We aqu Ias obras de inwestiga-
ciones. histricas, de auxiliares dmriptiwos de sus
fondos, de libros y folletos de temas archivsticos
laasados en un bien planificado sistema de tra-
ducciones y como corolario el "Mensario", Ia
nica rewista archivstica de1 mundo que se edita
mensualmente y que trae abundantes noticias
sobre 10s acontecimientos archiwsticos brasilenos
y de1 exterior. No podemos silenciar el rol que le
c a k al Director de1 Arquivo Nacional Dr. Ral
cdo Rego Lima, el cual, a su vez, desempena una
importante funcin de colaboracin brasilefia en
el concierto archiwstico en su calidad de miem-
bro activo de1 Comit Ejecutivo de1 Consejo
Internacional de Archiwos participando en sus
eventos de indudable trascedencia. La fecunda
labor de1 Arquivo Nacional es factible dada s11
acertada direccin y Ia colaboracin de un equipo
de funcionarios de alta calidad profesional, Ia cual
se obserwa en muchos otros repositorios de1
inmenso territorio brasilefio.
Numericamente, quizs, ia ms grande en Amb
rica Latina, procura cumplir con 10s excelentes
propsitos de sus estatutos. Como toda asociacin
humana, depende en gran manera de1 empuje.
capacidade y - porque no destacar - de sacrifi-
cio que ponen sus dirigentes. Esta Asociacin
tiene Ia suerte de contar a su frente una persona-
iidad de excepcionales calidades como es e1 Pro-
fesor Jos Pedro Esposel, acompaiado por el
entusiasmo y disposicin de trabajo de Ia Co-
misin Directiva y muchos de sus miembros.
Dentro de1 amplio programa de atividades de
Ia Asmiacin, nos impresionan dos hechos que
testimonian y trascienden su silenciosa labor: Ia
publcacin de su ejemplar revista "Arquivo e
Administrao" y 10s Congresos. El Primer Con-
greso que reuni ms participantes que cualquier
otro en Amrica y, quizs en el mundo, con buen
nmero de trabajos que evidencian Ia seriedad y
d alto niwel cientfico de 10s archiveros brasi-
lefios, no se quedl, como orurre a menudo, como
d primero y el ltimo, ni se debieron esperar
largos anos para el Segundo. Este, el Segundo, y a
es una realidad, a Ia cual tenemos Ia suerte y el
honor de participar, rico en un programa de toda
una semana, que incluye elementos de un curso
de perfeccionamiento profesional y el tratamiento
ck una serie de problemas y cuestiones archivsti-
cas, generales unos y vinculados con determinadas
clases de archiwos 10s otros.
Adems, tal como murre en Ias reuniones y
congresos, se brinda Ia ogortunidad de conmer
muchos colegas y tomar contactos parsonales,
estrechar vnculos de amistad y renovr e1 entra-
siasmo de bregar por una causa noble y til.
AI felicitar por Ia iniciativa y el e m p f i o de
realizar este Congreso que tiene lugar en una
ciudad que crew en una m a l a formidable con ran
as8elanto industrial y demogrfico que Ia ponen
entre Ias p r i m e m ciudades de1 mundo entero 9
que, junto con el cuidado de sus viejos papeles
requiere e1 adecuado adelanto de sus documentos
modernos que seguramente ya eaan entrando en
el nuewo uniwersalismo archivstico, deseamos que
tambin este Segundo, como 10 fue e1 Primero,
sea todo un bxito, contribuya al progreso archi-
wstico brasilefio y, an ms, sea como un faro
que ilumine a Ias hemanas naciones Ilatino ameri-
canas, tan nec:essarias de ensefianzas y ejemplos.
"Conferthcia pronunciada na Sesso Solene de
a b e m r a do 20 Congresso Brasileiro de Arquiwolo-
gia. So Paulo, nowembro de 9974".

UO
 Com a finalidade de centralizar o setor de documentao, foi criada, na Companhia
Brasileira de Energia Eltrica, a Diviso de Documentao e Informao, subordinada
diretamente ao Departamento de Recursos Administrativos.
Nesta reportagem, a nossa revista trs o testemunho da Chefe do Departamento IVETTE
MISSICK GUAMNA. 6

1. H quanto tempo foi criada a Diviso de
Documentao e Informao?
A Diviso de Documentao e Informao 6 o
rsultado de estudos para preservar o acervo
documental da Empresa e foi criada e m maro de
1973.
2. Quais as finalidades da Diviso?
A Diviso t e m por finalidade coordenar e su-
pervisionar os servios de catalogao, manuten-
o e recuperao de documentos de informao,
livros, peridicos e fotografias, bem como o ar-
quivo de correspondncia convencional e o arqui-
vo microfilmado.
3. Voc poderia resymir as atribuies da Di-
viso?
i Para falarmos das atribuies da Diviso, temos
que falar das Sees de Informao Cientfica,
Arquivo e Microfilmagem, diretamente subordina-
das a ela:
A Seo de Informao Cientfica tem como
finalidade armazenar, recuperar, disseminar e
manter atualizado o material bibliogrfico - li-
vros, peridicos, folhetos, normas tcnicas, etc. -
sobre energia eltrica e assuntos pertinentes s
atividades da Empresa, provendo de recursos bi-
bliogrficos e tcnico-informativos o pessoal tc-
nico responsvel pela realizao de estudos e
trabalhos de interesse da Companhia.
Dentre as atividades desenvolvidas pelo setor
destacamos:
registro, catalogao, classificao e emprsti-
mo do material bibliogrfico:
organizao e manuteno do Servio de Disse-
minao Seletiva da Informaco:
divulgao da documentao armazenada atra-
vs de Boletins Bibliogrficos, Sumrios de Peri-
dicos Correntes, Catlogo de Normas Tcnicas
Nacionais e Estrangeiras, Sistema de Alerta dos
livros recm-adqu iridos;
anlise, indexao e resumo de artigos de pe-
ridicos especializados;
manuteno do Catlogo de Referncia Legisla-
tiva contendo atos legislativos e jurisprudncia de
interesse da Empresa.
A Seo de Arquivo e Microfilmagem, tem
como atribuio, na parte do Arquivo con-
vencional, estabelecer critrios de classificao,
guarda, utilizao e recuperao de toda a docu-
mentao administrativa da Empresa, Compete,
ainda, a este setor a orientao aos arquivos'
Regionais e Setoriais.
Quanto ao setor de microfilmagem, de sua res-
ponsabilidade e guarda todas as espcies documen-
trias microf ilmadas, caracterizadas como perten-
centes ao Arquivo Ativo ou ao Arquivo de Custdia,
sempre de acordo com decises tomadas por uma
comisso formada na Empresa, denominada Co-
misso Interna de Anlise de Documentos.
4. H quanto tempo existe o Centro de Micro-
filmagem na Companhia?
O Centro de Microfilmagem foi instalado h
trs anos, com a finalidade de preservar a docu-
mentao histrica e legal, e em alguns casos,
conforme julgamento da Comisso, documentos
que constituem grande volume, e que teriam que
ser conservados a longo prazo. Nos seus Us anos
de funcionamento, o setor j possui em seus arquivos
244 rolos de microfilmes, com cerca de 500.000
documentos microf ilmados.
5. Onde est localizada a Diviso de Documen-
tao?
Com a mudana da Administrao Central para
um novo Edifcio, o Departamento de Recursos
Administrativos bem como todos os rgos a ele
subordinados est sendo transferido para a Rua
Luiz Leopoldo Fernandes Pinheiro 517, 10P an-
dar - Centro - Niteri, onde teremos o mximo
prazer em receber a visita dos nossos colegas
leitores de ARQUIVO ADMINISTRAAO

A&A 11
Recekemos e agradecemos os exemplares de Ar-
quivo & Administrao. 0 0 0 0 0

h.Dalva Gregio - Bibliotecria

Centro de Integrao Empresa-Escola
So Paulo.
0 0 0 0 0
O Instituto Histrico e Geogrfico de Minas Ge-
rais, agradece penhorado a contribuio que passa
a enriquecer ainda mais sua Biblioteca.
Ass. Demewal Jo Pimenta
Presidente
0 0 0 0 0
. . . nosso Centro de Documenta\, que se dedi-
ca b coleta de informaes e a pesquisa de
comunicaqo, consulta V. Sa. sobre a possibilida-
de de remeter a este rgo o peridico Arquivo &
Administrao.
h s . Edna Palatnik Benoliel
Chefe do Centro de Documentao
Rede Globo de Televiso.
0 0 0 0 0
Comunicamos-lhes o recebimento da publicao
pelo que muito agradecemos a ateno e presteza
no atendimento. Formulamos votos de felizes
multados na divulgao dos assuntos arquivsti-
cos, em que V. Sas. tem demonstrado lolivveis
iniciativas, contribuindo de modo eficaz para a
expanso e melhor conhecimento da Arquivo-
Hemos recebido Arquivo 8 Administrao. 3 (3)
dez. 75.
Archivo General de Ia Naci6n
Venezuela.
0 0 0 0 0
. . . trabalhando atualmente na rea de arquivo
tcnico, tenho grande interesse em receber a
publicao Arquivo & Administrao.
As. Maria Helena S.C. Pinho
Cia. Metropolitano de So Paulo.
0 0 0 0 0
Solicitamos a gentileza de conceder-nos uma assi-
mtura.
As.- Libio Jair Silva - P E L E M I G
Diviso de Seivios Auxiliares.
0 0 0 0 0
Sendo a publicao Arquivo & Administrao
objeto de estudo e interesse dos alunos e funcio-
nrios desta Biblioteca, consultamos, pois, V. Sa.
sobre a possibilidade de enviar-nos regularmente a f

logia. =ferida publicao.. .

Ass. Eduardo F. Vasquez As. Neide Oliveira de Souza
Banco do Estado do Par S.A. Biblioteca Ceclia Meireles
Matriz - CEDOC. So Gonalo - Niteri.

Ser realizado o I? Seminrio Nacional de Arquivos Municipais promovido pelo Instituto

Niteroiense de Desenwolwimento Cultural da Prefeitura Municipal de Niteri, atravs de
seu Centro de Documentao Histrico-Cultural, e a Universidade Federal Fluminense,
por seu Departamento de Difuso Cultural, de 2 a 6 de agosto do corrente ano, no
auditrio da Reitoria da UFF. (Rua Miguel de Frias, 9 - Niteri).
 REUNION REGIONAL DE EXPERTOS PARA
EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS
NACIONALES E N AMERICA LATINA.
Bogot (Colombia) 29 de Marzo 2 de Abril 1976
I N F O R M E FINAL.
1. INTRODUCCION
La Reunin de Expertos para el Desarrollo de 10s
Archivos Nacionales en Amrica Latina se realiz en
Bogot (Colombia) desde el 29 de marzo hasta el 2 de
abril de 1976, conforme a Ia Resolucin 4.122 adotada
por Ia 18? Conferencia General de Ia UNESCO.
Esta reunin convocada por el Director General de Ia
UNESCO y organizado con Ia colaboracin de1 gobierno
de Colombia tiene como objetivos evaluar y planificar el
establecimiento y desarrollo de sistemas nacionales de
archivos adaptados a Ias necesidades de Ias estructuras
administrativas nacionales dentro de 10s marcos de1 pro-
grama NATIS.
2. PARTICIPANTES
Expertos d e 10s pases de Ia Amrica Latina fueron
invitados por el Director General de Ia UNESCO a
comparecer a ttulo personal a Ia reunin, de 10s cuales
diecisiete participaron activamente en Ia misrna.
Adems estuvieron presentes observadores de Ias asso-
ciaciones nacionales de archiveros, organismos internacio-
nales gubernamentales y no gubernamentales.
La secretarla d e Ia UNESCO en Ia reunin estuvo
integrada por Ia Directora Interina de1 Departamento de
Documentacin, Biblioteca y Archivos, asesorado por dos
especialistas de archivos. La lista completa de 10s partici-
pantes se encuentra en 10s anexos.
3. A B E R T U R A D E LA R E U N I O N
La sesin oficial de Ia apertura estuvo presidida por Ia
seora Gloria Zea de Uribe, Directora de1 Instituto Co-
lombiano de Cultura y se realiz en el Museo de A r t e
Colonial el 29 de marzo. E n ella estuvieron presentes 10s
participantes en Ia Reunin y otras autoridades colom-
bianas.
E n su alocucin, Ia seora Gloria Zea de Uribe dio Ia
bienvenida a 10s delegados y destac Ia importancia de
despertar el inters por 10s archivos en el mbito cultural
y fomentar su utilizacin por parte de Ia administracin
pblica. Seguidamente e1 seor Kescsmeti, Secretario
Ejecutivo de1 Consejo Internacional de archivos present
un saludo a nombre de1 Presidente de dicho Consejo y
recalc Ia importancia que en el mbito regional tiene esta
reunin para el desarrollo general de 10s pases. La seora
C. de Zaher, Directora Interina de1 Departamento de
Docurnentacin, Bibliotecas y Archivos, habl e n nombre
de1 Director General de Ia UNESCO. Destac que esta
Reunin es Ia primera organizada por Ia UNESCO en Ia
regi6n para estudiar el desarrollo de Ibs archivos: que as
mismo es Ia Drimera accin concreta aue se toma en
A&A
-
wmplimiento de1 Programa N A T I S que fuera aprobado
por Ia Conferencia Intergubernamental sobre el Plan-
teamiento de Infraestructuras Nacionales de Documen-
tacin, Bibliotecas y Archivos, celebrada de1 23 al 27 de
septiembre de 1974 en Pars.
4. ELECCION D E LA D I R E C T I V A
La primera sesin de trabajo presidida por Ia Directora
Interina de1 Departamento de Documentacin, Biblioteca
y Archivos de Ia UNESCO, eligi:
Presidente: Fr. Alberto Lee Lpez
Vice-presidentes: Sr. Guillermo Durand Flrez
Sr. Jos Pedro Pinto Espose1
Relatora: Sra. Luz Alba Chac6n de Umaa
5 ORDEN D E L DIA
El orden de1 da cornprendi 10s siguientes puntos:
Situacin actual de 10s archivos y de Ia gestin de
documentos en Amrica Latina.
-Valor y funcin de 10s sistemas modernos de
archivos nacionales y gestin de documentos para
el desarrollo mio-economico y cultural de un
pas.
- Planeamiento de 10s sistemas nacionales de archi-
vos dentro de1 marco de 10s objetivos de Natis.
E n Ia primera sesin de trabajo se discuti6 el primer
punto de1 programa, durante el cual 10s participantes
hicieron una breve exposicin de Ia situacin de 10s
archivos en cada pas, resultando que esta es semejante a
Ia descrita en el documento de trabajo. La mayora de 10s
representantes suministr un informe a Ia secretara de Ia
UNESCO.
Durante Ias exposiciones qued de manifiesto el aporte
de Ia O E A al desarrollo archivstico de Ia regin, por
medio de misiones de asistencia tcnica, becas y equipo.
6. SINTESIS D E LA SITUACION A C T U A L
Como resultado de 10s informes presentados por 10s
expertos de cada pas se ha sefialado que Ia organizacin
de 10s archivos en 10s pases d Amrica Latina no est en
general suficientemente actualizada y que son escasos 10s
medios asignados para su mantemiento y desarrollo, pero
que hay indicios inequvocos de una decidida voluntad de
progreso e incorporacin a Ias corrientes modernas, Ia cual
seiauna realidad cuando Ia administracin de cada uno de
ell& se percate de Ia verdadera trascendencia de1 proble
ma.
La situacin actual de 10s archivos en Amrica Latina
se caracteriza wr 10s siouientes a s m t o s :
13

" V. Promover estudios referentes a Ia utilizacin d e
disponibles en su propio pas, y especialmente ei conoci-
mimto de1 valor Y uso de Ias fuentes archivsticas.
111. Promover Ia elaboracin de inventrios de 10s recur-
sos humanos y fsicos existentes en el pas, analizar ias
necesidades de informacin de sus usuarios a diferentes
niveles y colaborar en estas tareas.
IV. Coordinar sus actividades con Ias de bibliotecas y
centros de documentacin de sus r e s m t i v o s pases, con
el objeto de asegurar un uso timo de 10s recursos
disponibles y Ia contribucin mxima de1 Sistema Nacio-
nal de Informacin (NATIS) al desarrollo cultural, y
econmico de cada pas.
V. Cooperar con instituciones y programas de educa-
cin profesional para Ia informacin con el objeto de
asegurar un suministro adecuado de personal profesional y
tcnico para responder a Ias demandas de personas califi-
cadas p r a 10s diversos niveles de archivos de cada pas.
Elaborar una legislacin apropiada en sus respectivos
pases para implantar un Sistema Nacional de Archivos
mientras se asegura al mximo posible Ia participacin de
los recursos archivsticos dentro de un Sistema Nacional
de Informacin (NATIS). Esa legislacin debe prever Ia
subordinacin de 10s archivos a autoridades administrati-
vas propias, a ayudar a su desarrollo y su accin.
Planificar Ia aplicacin de tecnologas modernas al
tratamiento y proceGmiento de 10s fondos documentales
con el objeto de lograr Ia mxima utilizacin y compatibi-
lidad al nivel nacional.
VI. Finalmente cooperar con bibliotecas y centros de
documentacin de 10s respectivos pases en el estableci-
miento de un Control Bibliogrfico Nacional para todas
Ias publicaciones de1 pas atraves de Ia utilizacin de un
formato de intercambio internacionalmente aceptado de
dados bibliogrficos.
RECOMENDACION N? 2.
Se recomienda a Ia UNESCO que al elaborar sus
programas en el campo de 10s archivos tome en considera-
cin 10s puntos expresados en el informe de esta Reunin
y principalmente se proponga:
I. Ayudar a Ia creacin de sistemas de administracin
de sistemas de administracin de documentos, principal-
mente a travs de una revisin de Ia legislacin vigente y a
partir de un estudio comparativo de su organizacin
actual;
II. Hacer un estudio en Ia Regin con miras a Ia
armonizacin de 10s curricula y Ia introduccin de tcni-
cas modernas en 10s programas de formacin profesional y
adiestra m iento.
111. Ayudar a Ia formacin y actualizacin de1 personal
de 10s archivos de Ia regin.
IV. Hacer un estudio comparativo de Ia reglamentacion
existente en 10s pases de Ia regin; e1 ajercicio de Ia
actividad de1 archivero con miras a &ablecer n o muchos
aiterios, que se reflejan en Ia creacin de una carrera o
en una reforma que ponga en evidencia el mrcter
profesional de1 archivero y con ello lograr que el personal
profesionalmente calificado en materia de archivos disfrute
de un status profesional y condiciones de serviio corres-
pondientes a Ias rzsponsabilidades y conocimentos
U4 A&A
inherentes a sus tareas.
tcnicas de oonservacin y restauracin de documentos en
10s pases de Ia regin, con miras a Ia difusin y
mejoriamento de procedimientos ms eficaces y apoyarle.
VI. Apoyarprogramasque permitan a 10s archivos producir r
ias guias, ayudas de localizacin y otros instrumentos de
trabajo e pesquisa que necesitan 10s investigadores para
lograr as Ia mayor difusin y el mejor aprovechamiento d e
10s fondos documentales nacionales.
VII. Promover Ia utilizacin de una terminologa archi-
vstica uniforme.
VIII. Promover el estudio y adopcin de normas para
Ia elaboracin de Ias estadsticas e informes de 10s archi-
vos
RECOMENDACION N? 3
Considerando que Ia contnua prdida de documentos
que forman parte de1 patrimonio nacional, extrados
ilegalmente de 10s pases a que pertenecen, con violacin
de Ias leyes, para integrar archivos de otras naciones,
mnstituye un delito que no debe seguirse cometiendo y
que 10s estados deben evitar por todos 10s medios a su
alcance;
Que 10s documentos constituyen fuentes irremplazables
de informacin y son bienes que deben ser protegidos
legalmente, su condicin jurdica y status legal debe ser
respectado y observado, de manera que su violacin
importa una transgresin de1 orden, que no debe ser
fomentada ni facilitada en manera alguna;
Que Ias naciones tienen derecho a conservar para s i 10s
documentos originados en sus respectivos pases como un
bien que corresponde a su Patrimonio Nacional y CuItu-
ral, cuyo derecho debe ser respetado por 10s dems
estados y por Ias dems entidades pblicas y privadas;
Se apoya ta accin de Ia UNESCO referente a Ia
transferencia de archivos a Ia proteccin de Ia integridad
P
de 10s patrimonios documentales nacionales y se reco-
mienda que esta accin sea ampliada con miras a que;
Los Estados Miembros adopten Ias medidas legales para
que 10s documentos extrados de 10s pases de donde son
originarios con violacin de Ias leyes que 10s rigen, sean
reintegrados a sus lugares de origen;
Se declare ilegal y sin efecto jurdico Ia transferencia
de documentos hecha con transgresin de esas leyes;
ias instituciones pblicas y privadas, entidades de
cultura, universidades y particulares se abstengan de com-
prar documentacin que pertenezca a otros pases violan-
do Ias leyes de 10s mismos.
RECOMENDACION N? 4
Recomendar a Ias InstitUCiOneS internacionales como
UNESCO, OEA, IPGH, C I A y otras, que se haga un
mayor esfuerzo para coordinar Ias actividades archivsticas
en esta regin y que se recurra a Ia Asociacin Latinoame i
ricana de Archivos, rama de1 CIA, como posible instru-
mento de colaboracin y coordinacin.
RECOMENDACION N? 5.
Solicitar a 10s pases miembros que 10s documentos
cieien de considerarse como objeto de museo y que se
I
CONTINUAO memoria en el organismo humano. D e esta consideracin
se desprende el valor y Ia justificacin de 10s archivos,
a) La legislacin vigente, en Ia mayora de 10s casos, memoria colectiva de Ia institucin. Por consiguiente, un
debe ser revisada para adaptarse a Ias realidades y necessi- buen sistema de archivos y una acertada administracin de
dades de 10s archivos contemporneos; documentos suponen para cualquier entidad Ia seguridad
b) Existen riquisirnos fondos, pero es necesario crear de disponer de un eficas instrumento de trabajo al servicio
sistemas integrales de archivos como elemento esencial de sus objetivos.
para el estabelecimiento de un sistema nacional de infor- 3. Por 10 que se refiere a Ia cultura, Ia existencia de 10s
macin; archivos es ya en s misma un fenmeno cultural. La
c) Las instalaciones deficientes estn produciendo el riqueza de stos, su valor histrico, su estado de conserva-
deterioro o Ia desaparicin de valiosa archivala; cin, Ia intensidad con que se consulta y principalmente
d) Los recursos a disposicin de 10s archivos no les Ia atencin que merecen a 10s poderes pblicos son 10s
permiten cumplir a cabalidad con su cometido; ndices ms expresivos de1 desarrollo cultural de un pas.
e) E n Ia mayora de 10s casos se ha comprobado Ia 4. En pases de una rica tradicin histrica, como son
falta de coordinacin entre 10s archivos generales o nacio- 10s de.Amrica Latina, el paso de1 tiempo ha ido acumu-
nales y 10s archivos administrativos, que se traduce en lando una gran riqueza documental producida por las
lagunas, duplicacin y discontinuidad de 10s fondos, dife- instituciones que actuaron en sus respectivos territrios.
rencia de criterios y mtodos de ordenacin. Por otro En el transcurso de 10s anos estas instituciones han
lado se necesita Ia introduccin o una mayor aplicacin desaparecido o se han transformado em otras que, a su
de tcnicas en Ia administracin de documentos (Records vez, siguen produciendo documentacin. E1 conjunto de
Management); 10s papeles antiguos y modernos constituye una unidad en
f) E n les esferas de Ia administracin n o se ha tomado Ia que se encuentra acumulado un caudal de vida y de
an plena conciencia de Ia monumental riqueza acumula- experiencia que no debe ser desperdiciado y que hay que
da en 10s archivos ni de 10s servicios que puede prestar; aprovechar al mximo en beneficio de Ia comunidad social
menos an de Ia problemtica que plantea su conservacin; de1 propio pas.
.
5. El desarrollo es ante todo promocin de Ias riquezas
g) En muchos pases no hay una profesionalizacin de potenqiales partiendo de 10 que ya existe; supone Ia
Ia funcin de archivero. El ejercicio de Ia misma tiene utilizacin mejor y ms racional de Ias posibilidades
niveles distintos en cada Estado, sin una definicin precisa humanas y fsicas que ofrece um pas.
__ ._
de sus atribuciones y de 10s requisitos que deben exigirse 6. Ninguna institucin est en mejores condiciones que
para desempefarla. 10s archivos para suministrar 10s datos necesarios para Ia
h) E1 personal directivo de 10s archivos tiene general- elaboracin y ejecucin de un plan, pues en ellos se ha
mente una formacin histrica y no archivstica. Se ha ido acumulando Ia informacin de todos 10s aspectos de
constatado Ia necesidad de una preparacin especializada Ia vida nacional; a ellos van a parar, en series contnuas y
de1 personal. Un factor positivo es Ia atencin que se est ordenadas de datos Ias experiencias positivas o negativas.
concediendo a Ia formacin profesional con Ia creacin de Por consiguiente, 10s archivos deben ofrecer Ias premisas
exuelas, cursos de formacin de archiveros a varios indispensables para Ia formulacin de una poltica de
niveles y cursos de actualizacin para el personal. desarrollo, su planificacin, reforma o modificacin y
i) La preocupacin por editar publicaciones de carcter proporcionar a 10s gobiernos Ias condiciones para man-
profesional y Ia poltica de traduccin de manuales y tener y mejorar Ia eficacia de 10s servicios administrativos,
tratados resulta deficiente en relacin con Ia escasez de con 10s que se evitar Ia repeticin innecesaria de costosos
literatura archivstica en Ia regin; esfuerzos.
j) Las asociaciones profesionales de archivos empiezan a 7. Lo mismo puede afirmarse en ei aspecto social de Ia
recibir Ia atencin de 10s crculos culturales, pero se vida de un pas: el hombre, desde que nace hasta que
requiere una accin mayor para despertar el inters de Ia muere, va dejando huella de su pase en documentos
Administracin pblica y de1 Sector Privado. oficiales: registros de nacimientos, de matrimonios de
defunciones. Las relaciones de1 hombre con el Estado son
7. V A L O R Y FUNCIN D E LOS SISTEMAS NACIO- cada vez ms amplias y abarcan, cada vez ms esferas de
N A L E S D E ARCHIVOS P A R A E L DESARROLLO actividad, como enseanza, sanidad, etc. que se reflejan
SOCIO-ECONOMICO Y C U L T U R A L D E UN PAStambin en documentos: certificados de estudios primarios
ttulos de bachillerato o de estudios universitarios, car-
Agotada Ia consideracin de1 primer punto de1 Orden tillas de seguridad social, permisos para conduzir, pasapor-
de1 Dia, se procedi a Ia discusin segundo punto, en Ia tes, carnets de sociedades, etc. Todo ello produce una
que se Ileg a Ia siguiente formulacin: documentacin de indudable inters personal, pero que
/
1. La tramitacin ordinaria de 10s actos administrativos trasciende este inters para alcanzar un valor general
se materializa en documentos, cuya conservacin interesa porque permite conocer y estudiar Ia comunidad social en
por igual a Ia administracin y a 10s administrados: que est inserto el individuo.
p i m e r o , como garanta de mutuos derechos 'y deberes; 8. Los archivos, tal como han sido descritos, desem-
pasado em tiempo, como testimonio de Ia gestin admi- pean funciones esenciales a1 servicio de Ia sociedad
nistrativa. moderna. Estn Ilamados a satisfacer Ias necesidades de
2. Tal es Ia razn de ser de 10s archivos, considerados sus usuarios en cinco reas distintas, a saber:
hoy como verdaderos centros neurlgicos de cualquiera a) Comprobar y asegurar Ia continuidad de 10s derechos
organizacin, cuya funcin es similar a Ia que cumple Ia e intereses de1 Estado y de Ias personas, fsicas o morales;

A&A 15

que Ia propuesta Ley de Archivos se refiriese concreta-
mente, con Ia extensin e intensidad apropiadas a cada
pas, a Ias siguientes cuestiones.
6. La ley se referir a Ia totalidad de1 patrimonio
documental de1 pas y Ias normas que se dicten para su
conservacin, defensa y utilizacin debern afectar tanto a
Ia documentacin pblica como a Ia privada.
7. El grado de intensidad y obligatoriedad de tales
normas depender de Ia filosofia poltica imperante en
cada pas, pero deben consagrarse dos principios funda-
mntales:
a. La documentacin histrica de un pas es un patri-
monio de Ia nacin, cualquiera que se su praprietrio
legal.
b. El Estado tiene el d e b r de garantizar Ia conserva-
cin de ese patrimonio, que por serlo pertenece a toda
Ia comunidad social.
8. El E m d o debe reservarse un derecho de tutela sobre
10s archiwos privados, respetanh 10s derechos de 10s
proprietarios en cuanto no supongan riesgo para Ia conser-
wacin de tos fondos documentales.
9. En el compto de conservacin de1 patrimonio
h c u m e n t a l de1 pas deber tenerse muy especialmente en
cuenta todo 10 relativo a Ia transmisin de propriedad y
comercio de documentos en gsneral, especialmente de
exportacin d e piezes includas en t a l concepto.
10. En cao de riesgo de cksaparicin o transferencia
ilegal, el E m d o deber aciuar de forma que impida Ia
prdida de tales fondos, Ilegando hasta imponer el depsi-
to obljgatorio e expropiacin, exigiendo a 10s propietarios
que tomen Ias medidas pertinentes para su conservacin, y
contribuyendo el Ia medida de sus posibilidades a salvar
10s documentos amenazados d e extincin.
Hemos entrada a Ia "Era de Informacin". El mundo
se caracteriza por una necesidad de informacin cada vez
mayor, esa m a s y volumen jams igualados ni imaginados
en el pasado provocaron un replanteamiento de 10s orga-
nismos que manejaban tradicionalmente Ia informacin, es
&cir 10s archivos y bibliotecas.
Por esta razn UMESCO introdujo el concepto de
NATIS y el prximo Congreso Internacional de Archivos
tom como tema Ia rmolucin en 10s archiwos.
Sin embrg, 10s gobiernos latinoamericanos, preocupa-
dos por 10s problemas de1 desarrollo econmico y cultu-
ral, muy a menudo no reconocen Ia ayuda considerable
que sistemas nacionales de archivos pueden aportar a sus
esfuerzos para &&lecer planes de desarrollo, mejorar el
funcionamiento de Ia administracin, y utilizar al mximo
los recursos humanos y materiales de1 pas.
Lejos de ser solamente el depositario de1 pasado hist-
rico de cada pas, 10s archiwos son tiles:
a 10s estados que se apoyan en ellos;
a Ias administraciom que trahajan con ellos;
a 10s ciudadanos que, por ellos, tienen Ia garanta de
sus derechos.
Sin archwos, Ia economia no dispone de 10s datos
c
O8 A&A
necesarios para su funcionamiento; Ia investigacin y Ias
ciencias, de referencias para su progreso; Ia enseanza, d e
ejemplos para Ia educacin; Ia nacin, Ia memoria de su
trayectoria.
Los archivos, necesidad cotidiana para cada ciudadano,
para cada rama. de actiwidad, tienen un papel fundamental
por desempuar al estar presentes en Ia administracin y
al favorecer el acceso y Ia difusin de informaciones
administrativas en el interior de toda sociedad.
Para complir esa tarea y dinaminizar 10s archivos en Ia
Regin se recomienda a Ia Unesco y a 10s estados
miembros 10 que sigue:
RECOMEMDACIOM N? 1
Que considerando Ia informacin ha Ilegado a ser una
base esencial para el progreso de Ia civilizacin y d e Ia
sociedad y que, al mejorar Ias relaciones humanas en Ia
sociedad y entre pueblos d e distintas culturas y tradicio-
nes, contribuye a una mejor comprensin y a Ia coopera-
cin mundial.
Que hay en muchos lugares de1 mundo una gran
desigualdad en Ia provisin de recursos que permiten tener
a c e s o a Ia informacin a 10s usuarios de todos 10s
campos de1 conocimiento.
La importancia que tiene, tanto para 10s pases en vias
de desarrollo una accin concertada de orden nacional,
regional e internacional para que puedan utilizarse total-
mente [os servicios, de informacin existentes.
El concepto MATIS descrito en el documento Sistemas
Nacionales de Informacin (NATIS), objetivos w r a una
accin nacional e internacional (COM - 74/NATIS/3REY),
como marco para una estructura general que abarca todos
10s servicios que se ocupan de proporcionar informxin a
todos 10s sectores de Ia comunidad y a todas Ias Catego-
rias de usuarios;
Se apoya Ia accin de Ia UNESCO e n ayudar a Ia
creacin de sistemas nacionales de informacin, teniendo
en cuenta Ia estructura econmica y social de1 pas y su
patrimonio cultural, dentro de1 marco de sus planes
generales y sectoriales de desarrollo nacional y d e su
poltica de comunicacin.
Se insta a 10s Estados M e m b r o s a que: establezcan, en
diciembre de 1978 a ms tardar, rganos nacionales
adecuados de coordinacin con facultad y atribuiciones
claramente definidas, que se encarguem de estudiar de-
talladamente todos 10s problemas pertinentes y de elabo-
rar planes para aplicar eficazmente el MATIS, en el marco
nacional y en conformidad con Ias directrices de M A T I S
elaboradas por Ia UMESCO para este fin, de acuerdo con
Ia Resolucin 2 aprobada por Ia Conferencia Interguberna-
mental sobre el Planeamiento general de Ias infraestruturas
nacionales de 10s servicios de documentacin, biblioteca y
archivo.
Se recomienda a 10s Estados Membros que basados en
10s objeticos de N A T I S asignen a 10s Archivos Ias siguien
tes responsabilidades:
1. Contribuir a Ia formulacin d e una poltica nacional
de sistemas de informacin basada en launicidad d e 10s
recursos informativos.
11. Participar junto con Ias bibliotecas y centros de
documentacin en el estmulo dei conocimiento wr . Darte
.
de 10s usroarios, d e todas Ias fuentes d e informacin
CONTINUACO
tomen Ias medidas n&rias para que se custodien y MOCION:
utilicen con criterio archivstico.
RECOMENDACION N? 6
Recomendar a Ias diversas asociaciones necionales de
archiveros, bibliotecanos y documentalistas que se pesten
mutuo apoyo y aunen sus esfuerzos para esclarecer el
contenido y competencia especfica de ia actividad que
mrresponde a cada UM de estas disciplinas, de acuerdo
con Ias definiciones y objetivos de #TIS, para que se
corrijan Ias orientaciones .y prcticas contrarias.
RECOMENDACION N? 7
Considerando Ia aeciente utilizacin de1 sistema de
microfilmen 10s archivos.
Se recomienda que Ia ley de archivos contemple Ias
normas y requisitos necesarios para que Ias entidades
comerciales dedicadas al negocio de Ia organizacin y
microfilmacin de archivos respeten Ias especificaciones
mnimas de calidad archivstica en el uso de Ia microfil-
macin y estn obligados, para este efecto, a obtener Ia
aprobacin de Ia autoridad archivstica seiialada por Ia
ley.
Adems se reafirma el principio archivstico de que Ia
microfilmacin de sustitucin, por s i sola, es inaceptable.
de manera que Ia ley debe establecer Ia prohibicin
absoluta de Ia destruccin de 10s originales microfilmados
sin Ia previa autorizacin de Ia autoridad archivstica
competente.
RELATRIO ANUAL E PRESTAO DE
CONTAS DAb.ASSOCIAO DOS
ARQUIVISTAS BRASILEIROS.
1. Introduao
-
Cump-ndo o disposto na alnea "e" do i? do artigo 18 d o
Estatuto da AAB. a Diretoria apresenta ao Conselho Deliberativo e
ao Conselho Fiscal o relatrio referente i3 primeira etapa de sua
(lesao, o perodo de 14 de abril a 31 de dezembro de 1975.
expedente8 apresenta* tamb6m. a respectiva
prertago de contas.
2 Atividades r e a i i
2.1 80 C o m de Biblioteconomia e Documentao
A esse condave, realizado em Braslia, na semana de 20 a 25
de julho de 1975, a A A B esteve presente, representada pela
Presidnae, Helena Corra Machado e Gilda N u m Pinto, alm de
M P. P. Esposel. de Nilza Teixeira Soares e outros.
Em reunio especificamente dedicada A AAB, no Auditrio 16
da Universidade de Brasfiia, em 25/07/75, foram apresentados os
seguintes temas: "Microfilmagem nos Arquivos de Empresa" -
Gilda Nunes Pinto; "NormalizaEo do programa descritivo dos
Arquivos" - J d Pedro Pinto Esposel; "Arquivologistas, Bibliote-
crios e Muselogos de mos dadas" - Helena Cor& Machado.
2.2 Conferncia sobre o tema "O t e m i r o mundo dos Arquivos"
No dia 31 de julho de 1975, no Arquivo Nacional, a Dr?
Vicenta &rt& AI^,,^, Inspetorados ~~~~i~~~de ~~~~h~ e
A&A
La Reunin aprob una mocin de duelo por el
sensible fallecimiento de ia Sefora Madre dei Embajador
Manuel Alcal Anaya, Director General de1 Archivo, Bi-
blioteca y Publicaciones de Ia Secretara de Relaciones
Exteriores de Mxico, acaecida mientras 1 participaba en
ia reunin:
ACUE R DO :
Presentado por el Doctor Piedra Sols, fue aclamado el
seguiente acuerdo:
La- Reunin Regional de Expertos para el Desarrollo de
10s Archivos Nacionales en Amrica Latina, reunida en
Bogot, al clausurar sus seciones:
ACUE RDA
Agradecer a UNESCO y al Gobierno Colombiano, en
su Instituto Colombiano de Cultura y en su Archivo
Nacional, Ia organizacin y auspicio de Ia presente Reu-
nin, que ha sido fecunda en beneficios para el Desarrollo
de 10s Archivos Nacionales de Amrica Latina, y.
Tributar un voto de reconocimiento y aplauso a Ia
Senora Celia Zaher, Directora Interina de Ia Divisin para
el Desarrollo de 10s Servicios de Documentos, Bibliotecas
y Archivos de Ia UNESCO, y al Padre Alberto Lee Lpez,
Presidente de Ia Reunin, por Ia magnfica Direccin de Ia
conferencia, gracias a Ia cual se ha logrado tan notable
kit0.
Abril a Dezembro de 1975.
Coordenadora dos Cursos da OEA, fez um depoimento vibrante
sobre a importncia dos pequenos e abandonados depsitos de
documentos cujo valor quase sempre subestimado nos pabs em
vias de desenvolvimento.
Alm de relatar e deplorar a situao, a conferencista exortou
a autoridades no sentido de mudar esse "statuquo".
2 3 Painel explorat6no sobre arquivamento de plantas, mapas e
desmhos
No auditrio da Escola de Servio Pblico do Estado do Rio
de Janeiro, em 13/8/75 a AAB promoveu, para explorar o
assunto, apresentao de experincias, visando colher subsdios
para firmar critrios de arquivamento do material em tela.
Participaram como apresentadores:
Denise Amaral, bibliotecria-documentalista do Centro de Car-
tografia da CPRM, do Ministrio de Minas e Energia.
Manoel dor Santos Lopes, responsvel pelo Arquivo Tcnico do
Setor de Engenharia da Petrobrs, assessorado por Rmulo
Brugger Roland.
Ivo Coelho Saldanha Marinho, Chefe da Divisa0 de Arquivo
Tcnico de FURNAS - Centrais Eltricas S/A.
2.4 30 Congresso Brasileiro de Arquivologia (30CBA)
Em 3 de outubro de 1975, a AAB assinou contrato com a
firma BRASENCO - Empreendimentos e Servios Ltda, visando A
19

organizao do referido 30 &A.
Em conseqncia a AAB e a citada firma comearam a tra-
balhar para a realizao do referido conclave. havendo decidido
desde logo mudar por motivos de ordem tcnica, para a cidade do
Rio de Janeiro, o local, - Brasiia -que durante o ltimo
conclave havia sido escolhido.
2.5 Cursos de formaqo
Procurando incentivar e apoiar as inciativas de criao de
cursos de formao, a direo da AAB manteve contactw com a
Federao das Escolas Federais Isoladas do Rio de Janeiro, antiga
FEFIEG visando A criao, j em andamento, do Curso de
Arquivologia ao lado dos de Biblioteconomia e Museologia.
2.6 Dia do Arquiwista
Em sesso solene, presidida pelo Dr. Raul Lima, Diretor Geral
do Arquivo Nacional, no auditrio da Fundao Getlio Vargas, a
AAB comemorou o dia do Arquivista, em 20 de outubro de 1975.
Na ocasio, saudou os Arquivistas o Prof. Benedicto Silva,
Diretor do Instituto de Documentao da Fundao' Getlio
Vargas.
Encerrando o encontro, a A A B fz a entrega do prmio
"Marqus de Olinda" A vencedora do concurso de monografias
sobre temas arquivsticos - patrocinado pelo Arquivo Nacional -
Nilza Teixeira Soares, Diretora da Coordenao de Arquivo do
Centro de Documentao e Informao da Cmara dos Deputados
- Braslia.
2.7 4? C u m de O r g a n i z e de Arquiwa de Empma
Na semana de 3 a 7 de novembro de 1975 a AAB realizou no
Auditrio da Associao dos Servidores Civis do Brasil (ASCB) o
4? Curso da srie que j vinha ministrando desde 1973.
Nesse curso destacase o nmero de participantes, sessenta e
seis (661, oriundos das mais expressivas empresas brasileiras:
Embratel, Fundao Getlio Vargas de So Paulo, Itaipu Bi-nacio-
nal,. Nuclebrs, Cosigua, Braspetro, Banco da Amaznia, Telerj
(CTB), Ceplac, Eletrosul, Estacas Franki Ltda., Magnesita S/A,
Companhia Souza Cruz Indstria e Comrcio, etc.
2.8 O quadro Social
Em resposta A campanha de expanso do quadro social, a A A B
assinala o aumento de 106 novos scios.
2.9 A Rewista "Arquiwo e Administrao"
Graas ao esforo da Diretora da revista - Maria de Ia
Encarna~in~ de Espan Iglesias, a AAB conseguiu manter a
publicao no nvel em que foi iniciada.
2.10 DMersos
A AAB manteve, ainda, sobre os seguintes assuntos, ativa
correspondncia no que se refere a:
a1 Deputados e Senadores, objetivando conseguir a regulamen-
tao da profisso;
b) Ministrio da Justia, para compor comisso visando A
regulamentao do art. 1215 do Cdigo Civil, que dar certamente
a merecida autoridade ao Arquivista, na eliminao de documen-
tos;
c) Ministrio da Sade, para receber subveno j deferida;
d) incentivo i criao de ncleos;
e) programao de cursos para 1976, convidando professores
americanos, solicitando auxlio, quer do Arquivo Nacional, quer
da Fundao Ford;
f ) campanha para atualizao do pagamento da contribuio
dos scios;
g) agncias de viagem, fazendo levantamento, para organizar
uma excurso aos Estados Unidos, com atraente itinerrio, nas
melhores condies de preo, aproveitando a realizao do V l l l
Congresso Internacional de Arquivos, em Washington, na semana
de 27 de setembro a l? de outubro de 1976.
3. Atiwidades programadas
3.1 Curso de Tcnicas de Arquiwo
Para a semana de 15 a 19 de maro de 1976 a A A B
programou u m curso ministrado pelo Prof. Frank B. Evans,
Comissrio Regional do Arquivo Nacional dos Estados Unidos e
Assessor para assuntos arquivsticos da UNESCO.
3.2 Curso de Arquiwos Correntes
No perodo de 5 de abril a 1 1 de maio, a A A B realizar um
curso para arquivos de empresa, ministrado pela Profa norteameri-
cana Virginia Newton Mounce, da Pan American University,
Texas.
3.3 Encontros
E m maio de 1976, a A A B proporcionar aos scios um
encontro onde os Arquivistas Jos P.P. Espose1 e Marco Antnio
Coelho faro um depoimento sobre suas impresses de viagem, no
que se refere aos Arquivos dos Estados Unidos, Canad, Crdoba
(Argentina).
No mesmo r d s a A A B Drogramou outro encontro contando
dessa vez com o associado Waldemar Moterani, que falar sobre O
conceituado arquivo da Usiminas.
3.4 30 Congresso Brasileiro de Arquiwoiogia
De 17 a 22 de outubro a A A B realizar o 30 Congresso
Brasileiro de Arquivologia e para isso j contratou a firma
BRASENCO Empreendimentos e Servios Ltda.
3.5 Organizao de comits para fixar critarios arquiwfsticos
Destinados a facilitar a orientao das tcnicas arquivlsticas
mais adequadas ao meio brasileiro, a AAB instituir comits para
tratar dos temas julgados de interesse.
O. primeiro deles "Instrumentos de Pesquisa" em que traba-
lham Maria Amlia Porto Migueis, Jos Pedro Pinto E s p ~ e l ,Maria
de Lourdes Costa e Souza,. Marilena Leite Paes, Regina Alves
Vieira e Helena Corra Machado, j est dando frutos.
A estes se seguiro os de microfilmagem, relaes internacio-
nais etc.
3.6.5? Curso da Organizao de Arquivos de Empresa
Dando continuidade ao curso que tan'ta aceitao tem tido por
parte do meio empresarial, a A A B programou para novembro do
corrente, mais u m curso da sri.
3.7 Curso de f o r m q i i o
N o exerccio de 1976, a A A B pretende trabalhar junto aos
setores polticos e de ensino para incentivar a criao de cursos de
formao em Arquivologia.
3.8 Replamentao da profisso
Esse Item merecer especial ateno da atual Diretoria.
Alm das atividades especificamente programadas, a A A B esta-
r sempre pronta para outras que se fizerem necessrias, no
poupando esforos para valorizar a classe.
4. Anlise das atividades e concluses
Pelas atividades realizadas verificase que na l? parte da gesto
do binio 19751976, a A A B procurou, no s dar continuidade
5s realizaes da diretoria anterior, como encaminhar no sentido
de reforar a confiabilidade que a Associao j vinha grangeando,
especialmente nos programas de aperfeioamento de pessoal, pedra
de toque na valorizao do profissional.
Assim, cursos, especialmente os de formao, contaro com o
trabalho e o decisivo apoio da AAB.
Os aspectos administrativos, tais como melhoria na modalidade
de cobrana de mensalidades, nos registros bem como nos servios
de Secretaria, merecero destaque, alm de esforo para manter o
ndice de crescimento do quadro social e ainda a criao de novos
ncleos estaduais.
Finalizando, no h como deixar de assinalar que no foi fcil
o caminho percorrido, e que a diretoria est longe de estar
satisfeita com os resultados colhidos. Todavia, essa insatisfao
positiva, porque no traz desalento, mas antes estmulo para
trabalhar visando aumentar as conquistas que a classe muito
justamente almeja.
CONTINUAO:
Arquivo Histrico Municipal de Porto Alegre, Ar-
quivo Pblico de Minas Gerais, Fundao Getlio
Vargas, Museu Imperial de Petrpolis, Instituto
Histrico e Geogrfico Brasileiro, EMBRATEL,
Cia. de Cimento Portland Ita, PETROBRAS,
B RASPETRO-Petrobrs Internacional S/A, Aos
Boehler do Brasil Ltda., Itaip Binacional, Banco
Lar Brasileiro, Distribuidora Wal-Produtos de P e
trleo, USIMINAS, NUCLEBRAS,Centrais Eltri-
cas Fluminenses S/A, Sociedade de Empreendi-
mentos Industriais Comerciais e Mineraco - SO-
CICOM S/A, Ministrio da Fazenda, Price Water-
hause Peat Consultores de Empresas, MONASA -
Consultoria e Projetos Ltda, I B M do Brasil, Prefei-
tura Municipal de So Paulo, Projeto Radam do
Brasil, Departamento Geral de Documentao do
A CONSTRUCAO DO ARQUIVO &
(Matria republicada por ter sado incompleta)
UMA EXPERIENCIA TRAZIDA DA EUROPA
Regina A'ves
Com algumas visitas e a literatura pesquisada
sobre o assunto, pude recolher alguns dados que,
penso podero ser teis e serviro de alerta para
que se no cometam erros quando da construo
de futuros depsitos de Arquivo.
O primeiro cuidado a ser observado quanto
i localizao.
No fcil encontrar o local ideal para um
dep0sito de Arquivo. De incio, deve ser observado
que o Arquivo precisa estar situado o mais prximo
possvel dos seus utilizadores: do Administrador,
do pesquisador, do professor ou do estudante, que,
entre-estudos, o que torna mais difcil a sua es-
colha.
O terreno precisa ser previamente testado,
para que sejam evitadas as reas midas ou sujeitas
a inundaes. A vizinhana perigosa deve ser evi-
tada, como as fbricas e os depsitos de infla-
mveis, por causa da poluio e os riscos de in-
cndio.
E preciso pensar tambm nos futuros cresci-
mentos do Arquivo.
A frmula mais recente na Europa situ-los
nas proximidades dos centros administrativos e dos
centros urbanos. E m alguns lugares, os Arquivos se
situam no "campus universitrio". H ainda o
exemplo de depsitos subterrneos, como o Arqui-
vo Municipal de Estocolmo e o das Montanhas Ro-
chosas, em Salt Lake City nos Estados Unidos.
- ~
A&A
Rio de Janeiro e Arquivo Histrico da Bahia.
Tambm em Braslia, ministrou o Professor
Frank Evans curso semelhante, promovido pelo
Ncleo da A A B naquela cidade, com cerca de 80
participantes.
O programa, em ambos os cursos, versou so-
bre a seguinte matria: l) conceitos, terminologia
e princpios; 2) administrao ae Arquivos e con-
trole de documentos; 3) avaliao, seleo e elimi-
nao de documentos; 4)preservao de documen-
tos; 5) o arranjo dos arquivos; 6)descrio em ar-
quivos; 7) servios de referncia; 8 ) arquivamento
de material cartogrfico e audiovisual; 9)automa-
50 e controle de arquivos; 10)organizao arqui-
vstica dos Estados Unidos; 111 panorama interna-
cional em matria de arquivos.
CONSTRUAO
Para a construo do Arquivo muito impor-
tante aue haia uma estreita colaboraco entre o
Arquiteto e orquivista.
Este entrosamento deve comear com a elabo-
rao do projeto, prolongando-se at o temino dos
trabalhos. O Arquiteto o mestre em sua obra,
porque ele o nico responsvel pelas concepes
arquitetnicas, entretanto, o Arquivista deve sem-
pre inform-lo das suas necessidades, dos seus cui-
dados, seguindo atentamente a marcha dos seus tra-
balhos, procurando sempre um perfeito entendi-
mento que, para colher resultados, dever se situar
no campo das relaes humanas.
Esta obrigao por parte do Arquivista regu-
lamentada na Frana, pela Circular da Direo dos
Arquivos, de 14/3/1966,e, em caso de algum con-
flito, a soluo dada pela Direo Geral dos
Arquivos, ou no caso do Arquivo Departamental,
pelo Prefeito.
O material empregado deve dar provas de
solidez e salubridade. A madeira deve ser evitada,
pelo perigo que apresenta, por ser altamente infla-
mvel. A d r a e o tijolo, ao contrrio, podem ser
utilizados.
O vidro e o ao tambm tm boa aceitao. E
necessrio, entretanto, vigiar os materiais e as tcni-
cas de construo, quanto ao isolamento trmico e
higromtrico.
Os muros devem ser construdos com paredes
duplas para uma boa circulao de ar.
As fundaes precisam ser muito bem estuda-
das, assim como o emprego de revestimentos espe-
23
ciais. O mesmo cuidado dewe ser tomado com a luz
solar, insetos, infiltraes de gua e o material de
cobertura.
Para o caso de terrenos com muita umidade, a
construo do demsito dewer ser feita sobre pi-
lotis, ewitando-se assim contacto direto com o solo.
Alm da instalao no subsolo, os depjsitos
podem ser construdos em superfcie, tipo pavilho
ou ainda em altura, como o caso do Arquivo em
forma de torre, de Rouen, na Frana, com 83 m de
altura.
Este tipo, hoje em dia, est tendo grande acei-
tao, sendo at considerado melhor que os Arqui-
wos horizontais. Com boa organizao, as ligaes
automticas verticais so mais confortveis, mais
rpidas e menos fatigantes. A circulao por meio
de elewadores e monta-cargas, melhor que ao lon-
go de interminveis corredores.
Por razes de segurana, os depsitos dewem
ser isolados dos locais de trabalho.
Atualmente, este isolamento feito por meio
de paredes especiais e portas corta-fogo.
Dewem ser tambm prewistas escadas de segu-
rana, para os casos de sinistro, que devero ser
instaladas em sentido oposto aos elewadores e as
escadas internas, que, por sua vez estaro tambm
isoladas por portas especiais corta-fogo.
Nos Arquivos modernos. o nwel dos deubsioos
no dewe Liltrapassar a algura de 2,40m e 2,45m e o
mximo aceitvel. Com essas ididas, qualquer
pessoa de estatura mediana poder alcanar a parte
superior da estante, que dewer estar situada a
4,8Om do solo.
As estantes podero ter os suportes para as
suas prateleiras independentes da construo ou
serem ligadas a ele, fazendo parte do seu corpo. O
mais comum usado atualmente, so os suportes
independentes.
Com qualquer dos dois sistemas escolhidos,
preciso ateno especial para a sobrecarga em razo
do peso dos documentos, que calculada por me-
tro quadrado de 4.50 a 2 . 0 quilos para cada
niwel de d e ~ s i t o .
As fundaes e OS suportes das estantes devero ser
calculados em conseqncia deste peso.
Por medida de segurana, propagao de incndio ou
climatizao, aconselhvel que a superfcie das galerias
d o ultrapasse a medida de 150 a 200 m2.
Quando a rea reservada ao depsito for muito exten-
sa, devem ser planejadas divises com paredes e portas
apropriadas para isolar o fogo, determinando-se o tama-
nho das salas, 200 m2 no mximo formando compartimen-
tos estanques.
Como os depSsitos no so locais de trabalho, e
necessrio abrir maos para serem retirados os docu-
mentos para as pesquisas, conveniente adaptar uma
prateleira rebaixvel, no travesso lateral da estante ou
ento reservar em cada galeria uma mesa para esse tipo de
trabalho, em local convenientemente iiuminado.
Para os grandes depsitos, e m cada andar das galerias, 6
aconselhvel reservar uma pequena sala de trabalho, com
10 m2 no mximo.
E m alguns Arquivos de grande importncia, pode ser
instalada uma cmara forte c o m porta blindada A prova de
altas temperaturas, para proteo dos documentos raros,
de grande valor histrico. Esta cmara, em princpio
dever ser instalada no subsolo, c o m um sistema de
ventilao adequado.
Se a galeria est situada e m um edifkio antigo, com
uma altura de 3,50 m a 4 m, como comum, a primeira
medida a ser feita dividir o andar ao meio.
A disposio das estantes, nos depsitos, deve ser em
forma de espiga, estantes em fila, divididas por partes,
sempre afastadas das paredes, para que o ar circule
livremente entre elas.
Para o arquivamento de documentos de dimenses
variadas importante que as estantes tenham as suas
prateleiras mveis.
Atualmente as estantes metlicas esto padronizadas
com prateleiras de 1 m a 1,20 m de comprimento. Tam-
M m preciso observar o espao entre as estantes, que,
dever ser de 0,70 m a 0,80 m, no mnimo. Os caminhos
de circulao, por onde devero passar os carrinhos c o m
os documentos, devem ter, pelo menos, I m de largura.
Para proteo contra a poeira, quando as estantes no
chegam at ao teto, uma cobertura deve ser colocada na
ltima prateleira. A prateleira de base tambm dever
ficar alguns centmetros acima do solo, e, se possvel,
coberta para evitar que os documentos resvalem para
baixo.
Todas as peas metlicas devem ser tratadas contra a
ferrugem recebendo pintura especial.
Como a maioria dos documentos tem 0,30 m, a pro-
fundidade das prateleiras dever ser de 0,410 m, que, assim,
sero aproveitveis at para os documentos maiores.
Como ltima palavra em estantes, h o sistema corn-
pacto ou denso, e m que cada travesso considerado um
elemento mvel, onde os espaos s so liberados no
momento exato da necessidade. As estantes deslizam em
trilhos areos ou colocados no solo por meio d e manivela
manual, de ar comprimido ou por eletricidade.
A grande vantagem das estantes densas quanto ao
espao, que reduzido de 50 a 90%. A documentao
fica protegida da poeira, dos excessos da luz solar e at
contra o roubo. No entanto elas apresentam algumas
inconvenincias quanto A estrutura arquitetura1 do prdio,
que dever ser bastante slida. diminuico da ventilaco e
o preo que naturalmente - bem mais elevado que as
estantes comuns.
 CONTINUACO
Adaptao de um prdio para Arquivo. Por experincias feitas por tcnicos especializados, a
Como nem sempre ' possvel construir novos dep- quantidade de luz solar admitida nos depsitos de Ar-
sitos, devemos tambm pensar no problema dos edifcios quivo, no deve ultrapassar de 50 lux. Os raios solares
velhos. devem ser quebrados por sistemas especiais de anteparos.
muito comum hoje na Europa, encontrarmos pal- Por outro lado, os depsitos completamente desprovi-
cios, cavaiaricas reais e at igrejas, transformadas e m dos da claridade natural so desaconselhados, porque a
Arquivos. luz solar em quantidades moderadas t i l por suas
O primeiro passo a ser dado no caso de adaptao, ser faculdades germicidas.
a eliminao das causas dos perigos que esses prdios e nas galerias escuras que os documentos esto mais
oferecem. Dever ser feita completa desinfeco das ma- expostos aos riscos de proliferao dos fungos.
deiras e fechamento das grandes entradas de penetrao A instalao eltrica dever receber um tratamento
de raios solares. O espao interior dever ser utilizado adequado e, sendo possvel, aconselhvel o uso de um
com andares baixos, conforme j foi citado anteriormente. sistema especial de deteno automtica contra o perigo
Com as tcnicas modernas, est em uso o total esvazia- de fogo.
mento interno no prdio, com o aproveitamento das
paredes\externas somente, e c o m a utilizao completa do
espao liberado.
Para certos tipos de documentos, c o m o os fotogrficos,
cartas geogrficas, plantas, etc. preciso preparar dep-
sitos com instalaces materiais especiais. Bibliografia
Como medida de proteco do acervo documental,
preciso manter as galerias uma umidade relativa de cerca
de 50%, e, uma temperatura mdia de cerca de 180 ASsCIATION DES ARCHIVISTES FRANCAIS. Ma-
centgrados que, naturalmente, devero ser constantes, nuel d'archivistique, thorie e t pratique des archives
evitando assim as bruscas mudanas que tanto favorecem publiques en Frarlce. Paris, SEVPEN, 1970. 805p.
a condensao.,=
O controle da umidade relativa e m cada galeria do BAUDOT M. MARCEL. Les btiments d'Archives.
Arquivo dever ser feito por meio do higrmetros que
Techniques de construction: les enseignements de
sero consultados com regularidade. As condices ideais
I'exprience. In La Gazette des Archives. Jan. 1958.
sero conseguidas por meio de boa ventilao c o m ar
filtrado.
Para os climas demasiado midos, necessrio o uso DUCHEIN, MICHEL. Les btiments et quipements
de desumidificadores e para os climas muito secos d'archives. Paris UNESCO/CIA, 1966.312~.
preciso usar qualquer processo de umidificao.
O arejamento dos depsitos por meio da abertura das OLIER, J.H. d'; DELMAS, B. La planification des
janelas desaconselhvel, por causa da poeira poluda. O infrastructures nationales de documentation, de bi-
combate a esta poeira pode ser feito por meio de filtros bliothques et d'archives. Paris, UNESCO, 1974.
especiais de l de vidro. 328p.
A limpeza das galerias dever ser feita sempre por meio
de aspirao, o emprego de espanadores deve ser evitado
porque apenas faz a mudanca da poeira de um local a
outro.
Os documentos devem ser arquivados e m caixas de
transferncia, ficando assim mais protegidos do p e dos
danos causados pela luz solar.
Os solos das galerias necessitam sempre de um revesti-
mento especial e contnuo, sem frestas, a fim de ser
evitado o p que sai continuamente d o cimento.
A pintura interna dever ser plstica e apropriada para
repelir a poeira.
O mesmo cuidado deve ser tomado com as rachaduras
das paredes, por causa do desenvolvimento das colonias de
insetos.
Com a luz solar, os cuidados devem ser tomados c o m
referncia as aberturas, que precisam ser dispostas de tal
I forma que em nenhuma hiptese os raios solares possam
incidir diretamente sobre os documentos.

A&A 25
C 7
BIBLIOGRAFIA
ARQUIVOS DE MATERIAL CARTOGRAFICO
A bibliografia que publicamos a seguir, em lngua
inglesa, foi coligida por Ralph E. Ehrenberg, Chefe da
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(Continua no prximo nmero)