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Programme des Nations Unies pour le

Dveloppement

REVUE ORGANISATIONNELLE
Programme dAppui au Monde Associatif
et Communautaire - PAMAC

Services dAppui aux Projets


Janvier 2007
PLAN
I- INTRODUCTION
I.1- Contexte gnral
I.1.1- Prsentation du PAMAC
I.1.2- Evolution et performances du PAMAC
I.1- Justification de lappui du Service dAppui aux Projets

II- GESTION ET COORDINATION DU PROLET


II.1- Structures de coordination, de gestion et dappui la gestion du projet
II.1.1- Comit de pilotage
II.1.2- Unit de management du programme
II.1.3- Comit de slection des projets
II.1.3.1- Organisation et fonctionnement
II.1.3.2- Critres de slection des projets
II.1.3.3- Critres de dtermination des enveloppes financires
II.1.4- Structures relais
II.2- Organisation du PAMAC
II.2.1- Structure organisationnelle
II.2.1.1- Organigramme
II.2.1.2- Termes de rfrence
II.2.2- Procdures dexcution de tches

III- GESTION PROGRAMMATIQUE


III.1- Planification et budgtisation des activits du programme
III.1.1- Le Plan de Travail Annuel du programme (PTA)
III.1.2- Les Plans de Travail Trimestriels des sous programmes (PTT)
III.2- Planification et suivi des activits des associations
III.2.1- Dfinition des plans dactions annuels des associations
III.2.2- Etablissement de convention de financement
III.2.3- Etablissement de fiches technique dintervention
III.3- Suivi-valuation
III.3.1- Suivi-valuation du programme
III.3.2- Suivi-valuation des associations
III.4- Systme de rapportage
III.4.1- Rapportage du PAMAC au PNUD
III.4.2- Rapportage des associations au PAMAC

IV- GESTION OPERATIONNELLE


IV.1- Gestion financire et comptable
IV.1.1- Gestion financire
IV.1.1.1- Rgles applicables aux fonds
IV.1.1.2- Circuit de financement
IV.1.1.3- Gestion des comptes bancaires
IV.1.2- Comptabilit
IV.1.2.1- Systme comptable
IV.1.2.2- Logiciel TOMPRO
IV.1 2.3- Systme Atlas
IV.1.3- Suivi de lutilisation des fonds et appui aux associations
IV.1.3.1- Les formations
IV.1.3.2- Les activits dassistance et de contrle des associations
IV.1.3.3- Le traitement des rapports financiers des associations
IV.2- Passation de marchs
IV.3- Logistique et gestion des biens
IV.3.1- Gestion des immobilisations
IV.3.2- Carburant
IV.3.3- Fournitures de bureau
IV.4- Gestion des ressources humaines
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IV.4.1- Expression des besoins et recrutement du personnel
IV.4.2- Gestion administration du personnel
IV.4.3- Gestion de la paie
IV.4.4- Evaluation du personnel
IV 5.4.1- Modalits dvaluation
IV.5.4.2- Plans dactions individuels
IV.5- Missions et formation du personnel
IV.5.1- Missions
IV.5.2- Formation du personnel

V- INFORMATION ET COMMUNICATION
V.1- Gestion de linformation
V.2- Systme darchivage
V.3- Cadres de concertation
V.3.1- Cadres de concertation largis
V.3.2- Cadres de concertations internes
V.4- Support de gestion de linformation
V.4.1- Support technique
V.4.2- Autres supports

VI- RECOMMANDATIONS, PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET PERSPECTIVES DE MISE EN UVRE


VI.1- Recommandations et perspectives de mise en uvre
VI.2- Propositions de solutions
VI.2.1- Projet de canevas de prsentation des rapports financiers
VI.2.2.- Modle de fiche de vrification des rapports financiers des associations
VI.2.3- Proposition de dlais de traitement des rapports des associations
VI.2.4- Proposition de termes de rfrence des principales postes de travail
VI.2.5- Projet dorganigramme
VI.2.6- Exemple de tableau de bord hebdomadaire
VI.2.7- Modles de plan de travail (consolids, dsagrgs, annuel et trimestriel)
VI.2.8- Fiche dvaluation annuelle des employs sous contrats de services

VII- ANNEXES

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I- INTRODUCTION

I.1- Contexte gnral

I.1.1- Prsentation du PAMAC

La pandmie du VIH/Sida constitue une contrainte majeure au dveloppement du Burkina Faso en dpit dune
baisse du taux de prvalence pass de 6,5% en 2001 2,3% en 2004 selon la mthode utilise par
lOMS/ONUSIDA base sur la surveillance des sites sentinelles. On observait en 2001 un taux de prvalence de
lordre de 6,5% chez les 15-49 ans et de 4,8% chez les femmes enceintes. En 2004, le rapport dONUSIDA
estimait 270.000 le nombre de personnes vivant avec le VIH (PVVIH) et 25.000 le nombre de nouveaux cas
dinfection VIH, dont 88 % parmi les 15-24 ans. Le Rapport National sur le Dveloppement Humain de 2001
labor en collaboration avec le Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD) a mis en
vidence limpact ngatif de lpidmie sur la situation socio-conomique nationale.

Le Burkina Faso possde un tissu associatif trs actif. Dans les annes 90, de nombreuses associations se sont
consacres la lutte contre linfection VIH/SIDA, avec comme principaux axes dintervention la sensibilisation
pour la prvention du VIH et les IST, les activits de prise en charge communautaire et enfin, la promotion du
dpistage et la prise en charge mdicale en collaboration avec les structures de sant. Reconnues par lEtat
comme actrices incontournables de la lutte contre la pandmie VIH/SIDA, ces associations et ONG se devaient
dtre accompagnes et coordonnes.

Suivant une recommandation de la 2 me session ordinaire du CNLS de dcembre 2002, le SP/CNLS a requis la
mise en place dun mcanisme dappui technique et financier aux structures associatives et communautaires
investies dans la lutte contre le VIH/SIDA. Le PNUD a rpondu favorablement cette requte proposant la
cration dun programme spcifique appel Programme dAppui au Monde Associatif et Communautaire
(PAMAC). Ce projet conu comme un panier commun multi donateurs permettant de mettre en commun
moyens financiers, humains et techniques devait permettre dassurer une programmation conjointe des activits
mener par les associations, pour une meilleure coordination et efficacit de leurs actions.

Lengagement du PNUD dans la lutte contre le VIH/SIDA sest notamment traduit au cours de son cadre de
coopration 2001-2005 par :
lappui llaboration du Cadre Stratgique de lutte contre le VIH/SIDA et la mise en place dune
instance de coordination, le CNLS-IST ;
lanimation du dialogue de politiques et lappui la mobilisation des ressources (95 millions USD
dannonces de contribution lors de la table ronde sur le VIH/SIDA de juin 2001 et plus de 42 milliards
de FCFA mobiliss au cours de la priode 2001-2005) ;
le partenariat avec le Fonds Mondial de Lutte contre le VIH/SIDA, la Tuberculose et le Paludisme qui a
permis de mobiliser 22 millions USD sur la priode 2004-2005 ;
la mise en place du PAMAC en 2003 pour une dure initiale de trois ans avec un financement initial du
PNUD de 1,5 millions USD.

La premire phase du PAMAC a t excute sur la priode juin 2003-mars 2006 avec pour principaux objectifs
de :
rduire limpact du VIH sur le dveloppement travers :
- une action coordonne du monde associatif et communautaire
- le renforcement des capacits des associations en matire de prvention, de prise en charge
globale et de gestion
appuyer le renforcement des capacits du SP/CNLS en matire dexpertise et de coordination du monde
associatif.

Le projet propos pour la priode 2006-2010 a t formul sous le leadership du Gouvernement travers un
processus participatif impliquant lensemble des intervenants dans le domaine. La formulation du document de
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projet sest appuye sur les conclusions du Bilan Commun de Pays adopt en 2004, les orientations du Plan
Cadre des Nations Unies pour lAide au Dveloppement (UNDAF 2006-2010) adopt en janvier 2005 et du
Document de Programme de Pays du PNUD approuv en 2005.
Le projet vient en appui la mise en uvre du CSLP et reflte les politiques et stratgies du Gouvernement en
matire de lutte contre le VIH/SIDA, les priorits des agences des Nations-Unies et des partenaires au
dveloppement dans ce domaine ainsi que les leons tires de la coopration passe.

I.1.2- Evolution et performances du PAMAC

Les activits et les domaines dintervention du PAMAC ont volu au cours du temps, dnotant ainsi du
dynamisme et de la confiance lui accords par les partenaires techniques et financiers. Sur la priode 2003-
2004, les interventions du PAMAC ont port sur trois sous programmes savoir le conseil/dpistage volontaire,
la prise en charge communautaire et lappui institutionnel. Son domaine dintervention sest largi la
prvention et lappui au monde associatif et aux OBC.

Cette volution de lactivit a t accompagne par une augmentation des fonds mobiliss, qui, avec une
dotation initiale de 1,5 millions de dollars accorde par le PNUD en 2003, ont atteint douze (12) millions de
dollars pour 2004-2008, et ont vu ladhsion de nouveaux partenaires financiers multilatraux (BAD, Fonds
Mondial) et bilatraux (Pays Bas, Danemark, Autriche, France, Belgique et Suisse).

Le PAMAC a galement su gagner la confiance du milieu associatif. Environ trois cent (300) associations
travaillent aujourdhui avec le PAMAC. Ces associations sont tendues sur lensemble du territoire, justifiant
ainsi une meilleure couverture nationale.

I.2- Justification de lappui du Service dAppui aux Projets

Lvolution des activits, limportante augmentation du volume des ressources mobilises et les conclusions de
diffrents exercices dvaluation (Evaluation de 2005 et diffrents audits) ont mis en exergue la ncessit de
doter le PAMAC des moyens ncessaires pour assurer avec efficacit ses nouvelles missions. Un premire srie
de mesures de renforcement des capacits a t mise en uvre avec notamment le recrutement de personnel
additionnel, la mise en place dune fonction suivi-valuation et la cration, rcente dune direction des
oprations et dune direction des programmes.

En vue dapporter un appui au renforcement des capacits de fonctionnement du PAMAC et la requte de son
Coordonnateur, le PNUD a entrepris travers son Service dAppui aux Projets, de mener une revue
organisationnelle de ce programme.

Le Service dAppui aux Projets devait dans ce cadre:


- Analyser le modus operandi du PAMAC et juger de son efficience en regard du nouveau contexte
dintervention ;
- Valider et/ou proposer les mcanismes et outils de coordination, de planification, dorganisation, de
gestion comptable et de rapportage permettant au PAMAC damliorer son efficacit oprationnelle
(interne, relations avec le PNUD, relations avec les associations, etc.) ;
- Valider et/ou suggrer une rpartition des tches optimale au sein des diffrents dpartements du
PAMAC (avec les termes de rfrence affrents) permettant au projet de faire face ses contraintes et
objectifs ;
- Assurer, le cas chant, la rvision ou llaboration dun manuel de procdures adapt aux spcificits
du programme.
A travers :
- La revue, ltude et lexploitation de la documentation pertinente (documents, guides et manuels de
procdures, conventions de financement, rapports utiles, etc.) ;
- Les rencontres et consultations individuelles et/ou collectives avec les diffrents organes/acteurs
impliqus dans la gestion financire du PAMAC :
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o PAMAC : Coordination, Equipe Programme, Equipe Comptabilit/Finances, Suivi&Evaluation,
etc.
o PNUD : Programme, Finances/Oprations ;
o Associations diverses ;
- La tenue de sessions rgulires de dbriefing avec le PNUD et lquipe du PAMAC.

Le prsent rapport fait une prsentation et analyse du dispositif organisationnel et fonctionnel actuel du PAMAC
et propose des recommandations, perspectives de solutions et de mise en uvre pour une optimisation de son
fonctionnement.

II- GESTION ET COORDINATION DU PROLET

II.1- Structures de coordination, de gestion et dappui la gestion du projet

II.1.1- Comit de pilotage

Le Comit de Pilotage, prsid par le SP/CNLS-IST est lorgane dorientation et de supervision du projet et est
compos des membres ci-aprs lists (reprsentants du Gouvernement, du PNUD et des principaux partenaires
impliqus, et pouvant tre largi aux reprsentants des nouvelles institutions partenaires le cas chant). Sont
membres de droit de ce Comit :
- le Secrtaire Permanent du CNLS-IST
- le reprsentant du DCCRO
- le reprsentant du DPSE
- le reprsentant du Ministre de la Sant
- deux reprsentants des associations communautaires
- les reprsentants de chaque partenaire technique ou financier impliqu
- le reprsentant du PNUD
- le coordinateur du PAMAC

Le Comit de Pilotage assure et veille lorientation stratgique des activits et latteinte des rsultats
escompts. Il se runit sur une base annuelle afin :
- dapprcier et de valider le bilan dactivit et le bilan financier annuels ;
- dapprcier ltat davancement des activits en regard des indicateurs de rsultats prdfinis ;
- de valider le plan de travail annuel de lanne suivante ;
- dassurer la coordination efficiente des contributions des divers partenaires techniques et financiers du
projet.

Le Comit de Pilotage peut-tre runi en session extraordinaire sur convocation ad hoc de son Prsident.

Sur la base dune priodicit thorique de runion annuelle, le comit de pilotage a eu se runir jusqu prsent
trois fois (30 juin 2004, 28 fvrier 2005 et 10 fvrier 2006). Ces runions se tiennent en cours de lanne en
cours, et de ce fait la validation des plans de travail de lanne ne peut se faire avant le dbut de la priode de
mise en uvre.
Il ny a pas de mcanisme de suivi des recommandations issues des comits, lesquelles nont pas
systmatiquement donn lieu des mesures correctrices.

II.1.2- Unit de management du programme

Place sous la responsabilit dun coordonnateur, lunit de management du programme dnomme PAMAC,
est charge de la coordination et de la gestion technique et financire du projet.

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Le PAMAC est plac sous la tutelle financire du Ministre des Finances et du Budget et la tutelle
administrative et technique du SP/CNLS, agence gouvernementale dexcution. Conu comme un programme
conjoint multi-donateurs, le PAMAC a un statut de projet excution nationale avec une gestion financire
assure par le PNUD, sous la tutelle dun comit de pilotage prsid par le Secrtaire Permanent du CNLS-IST.

Le PNUD assure :
- la gestion des fonds mobiliss au titre des objectifs du projet conformment aux rgles et procdures de
lorganisation ;
- la communication et le plaidoyer en appui la recherche de partenariats stratgiques techniques et
financiers, en troite collaboration avec le SP/CNLMS-IST et lquipe du PAMAC.

Les accords de collaboration et conventions de financement du PAMAC font lobjet dagrments signs entre le
PNUD et linstitution partenaire sur la base du modle standard en vigueur et conformment aux rglements du
PNUD en la matire.

II.1.3- Comit de slection des projets

II.1.3.1- Organisation et fonctionnement

Le document de projet stipule que le comit de slection des projets est une structure technique mise en place
en vue dapporter un appui lUnit de management du programme. Il a pour mission essentielle :
- danalyser les requtes de financement des associations ;
- de formuler des propositions ou des modalits daccompagnement susceptibles damliorer lexcution
des sous-projets ;
- dapprouver les dossiers de microcrdit ;
- dapprouver le suivi de lexcution de microprojets.
Il doit tre compos de reprsentants du PAMAC et de reprsentants des associations. Les partenaires techniques
et financiers peuvent tre associs aux travaux en tant quobservateurs .

En pratique, ce comit conjoint de slection, tel que dfini au dpart, na pas vu le jour. En effet, compte tenu de
la spcificit de chaque sous programme et pour plus defficacit, le PAMAC a mis en place des comits de
slection de projets en lieu et place dune seule structure technique comme prvu dans le document de projet.

A titre dexemple : le comit de slection du sous programme Prise en charge communautaire est compos
de sept reprsentants associatifs, deux reprsentants du PAMAC et un reprsentant du SP/CNLS. Il a tenu quatre
rencontres au cours de lanne 2006.

Pour certains sous programmes, des comits de suivi ont t mis en place. Ils interviennent aprs la slection
pour assurer le suivi de lexcution des sous programmes sur le terrain. Au niveau du sous programme
Prvention , les membres du comit de suivi sont des coordonnateurs de centre de dpistage.

Vingt experts associatifs ont t recruts sur la base de cinq thmatiques (dont quatre experts par thmatique)
que sont :
- Dpistage (sous programme prvention)
- Aide lobservance (sous programme prise en charge communautaire )
- Soutien psychologique (sous programme prise en charge communautaire )
- Rduction de la vulnrabilit des personnes et lutte contre la stigmatisation
- Plaidoyer et mobilisation des ressources.

Ces experts sont chargs deffectuer un travail daccompagnement et de suivi de lexcution des programmes
sur le terrain. Ils prsentent la fin de leurs travaux un rapport permettant dorienter les comits de slection.

La mission des experts a t suspendue en vue dune valuation au cours de lanne 2007.
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II.1.3.2- Critres de slection des projets

Chaque sous programme a ses critres de slection. Le choix de certains projets (ex : centres de dpistage) exige
souvent une tude de faisabilit.

Les critres de choix dun projet de centre de dpistage sont la localit et la structure :
- la localit : proximit dun centre de soin
- au niveau de la localit : les relations de lassociation avec les structures sanitaires et laction sociale.

Les critres de choix dun projet de prise en charge communautaire :


- la localit
- sengager mener des activits selon les directives du PAMAC
- sengager suivre des formations pour amliorer ses capacits.

Il est reproch au PAMAC davoir financ certaines associations non slectionnes au dpart. Toutefois, les
changes ont montr que cette slection complmentaire fait suite une rvision avec laccord du partenaire
financier des critres de dpart (dfinis en 2004) et concerne uniquement le sous programme Prise en charge
communautaire . En effet, lobjectif du Fond Mondial qui tait de couvrir cent vingt associations na pas pu
tre atteint car de nombreuses associations narrivaient pas satisfaire les critres de dpart (dits de Ouahigouya)
que sont :
- la localit
- mener au moins deux activits de prise en charge communautaire
- attester par des rapports techniques et financiers dau moins un an.

II.1.3.3- Critres de dtermination des enveloppes financires

Le PAMAC a procd une catgorisation des associations en vue de dterminer les critres dindexation du
montant des financements. Le critre arrt pour les centres de dpistage est le niveau de frquentation. Le sous
programme Prise en charge communautaire sest inspir du modle du sous programme Dpistage et
aprs une tude sur le terrain a retenu dindexer le financement sur le nombre de bnficiaires suivis. Les
rsultats de ltude et le choix de lindex ont t expliqus aux associations au cours dun atelier.

Toutefois, les critres de rpartition des enveloppes budgtaires ne sont pas toujours clairs aux yeux des
bnficiaires. La validation desdits critres lors du Comit de Pilotage o sont reprsentes les associations et la
transcription des comptes-rendus des cadres de concertation aux associations devrait permettre de faciliter cette
comprhension.

II.1.4- Structures relais

Il est envisag la cration de structures-relais qui seront recrutes par voie dappel candidature parmi les
associations et rseaux dassociations. Ils auront une comptence universelle sur les cinq thmatiques dfinies et
recevront lappui du PAMAC travers le sous programme Appui institutionnel et juridique pour le
renforcement de leurs capacits. Ces structures appuieront le PAMAC dans lexcution de ses missions sur le
terrain et seront cet effet dotes de comptences techniques, en gestion financire et comptable et en suivi-
valuation.

II.2- Organisation du PAMAC

II.2.1- Structure organisationnelle

II.2.1.1- Organigramme
Lorganigramme du PAMAC de dpart est caractris par une concentration du pouvoir hirarchique au niveau
du coordonnateur. Dans la pratique, lorganisation du PAMAC a volu de fait et se caractrise de nos jours par :
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- la dlgation dune partie du pouvoir hirarchique des niveaux inferieurs avec la cration des postes de
directeur des oprations et de directeur de programmes ;
- la mise en place dune fonction suivi-valuation ;
- la cration ou la rorganisation des postes de travail dans les directions des oprations et des
programmes.

La redfinition et ladoption dun organigramme adapt aux objectifs et leffectif actuel du PAMAC nont
toujours pas t faites. Une bauche assortie de termes de rfrence est propose en fin de document.

II.2.1.2- Termes de rfrence

Le manuel de gestion administrative, comptable et financire du PAMAC labor en mars 2003 dfinit les
termes de rfrences de lensemble du personnel du programme. De nos jours, on constate une inadquation des
termes de rfrence avec les postes de travail et responsabilit, et ce, pour diffrentes raisons :
- certaines personnes, prsentes depuis les dbuts du PAMAC, ont vu leurs fonctions voluer, preuve du
pragmatisme et de la flexibilit de lorganisation, mais aucune mise jour du manuel na eu lieu en
parallle ;
- certaines personnes ont t embauches entre 2004 et 2006 et ont ds lors des termes de rfrences qui
taient jour la date de leur embauche mais souvent obsoltes lheure actuelle ;
- certaines personnes sont actuellement dans une phase de transition car leur poste est en cours de
redfinition.

La gestion des ressources humaines, la communication et ladministration du PAMAC viennent de se voir


confier lassistante du coordonnateur. Une rflexion est mener quant ce cumul de tches car il sagit dune
part de fonctions trs importantes dans une structure telle que le PAMAC et dautre part, elles renferment
plusieurs tches dont la gestion ncessite des comptences diverses. Au niveau de la gestion des ressources
humaines (fonction dappui oprationnel), on peut par exemple distinguer :
- la gestion des contrats de travail ;
- la gestion administrative (dclarations sociales, dclaration IUTS, tenue du fichier du personnel) ;
- la gestion de la paie (paiement des salaires, des cotisations sociales et de lIUTS ;
- la gestion des carrires (plan de formation, plan de carrire, apprciation des performances).

Vu le domaine dintervention du PAMAC, la communication occupe galement une place trs importante, qui
ncessite un certain niveau de professionnalisme. Linformation au PAMAC renferme des aspects techniques
(ex : informations sur les activits de prvention), financiers ( communiquer aux bailleurs de fonds, au PNUD),
caractre promotionnel, etc. Il est souligner toutefois que depuis quelques semaines des outils de
communication intressants ont t mis en place tels quune brochure dinformation gnrale (bilingue) sur le
programme, deux affiches sur les sous activits des sous programmes et quun site internet est en passe dtre
cr.

II.2.2- Procdures dexcution des tches

Le manuel de gestion administrative, comptable et financire nest plus adapt aux ralits actuelles du PAMAC
caractrises par une forte volution de son activit et un renforcement de leffectif du personnel.

Les tches sont excutes par des procdures non formalises et de ce fait, les problmes et les situations
particulires sont alors rsolus au coup par coup. Une telle situation :
- ne permet pas de situer les responsabilits et dapprcier les performances dans lexcution des tches ;
- rend difficile la capitalisation des expriences et enseignements ;
- constitue le principal lment de blocage dans la gestion de linformation.

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III- GESTION PROGRAMMATIQUE

III.1- Planification et budgtisation des activits du programme

III.1.1- Le Plan de Travail Annuel du programme (PTA)

Un plan de travail a t mis en place pour lanne 2006. Celui-ci prsente une vision consolide des activits
mettre en place et rsultats attendus pour les 4 sous-programmes (Prvention, Conseil et Dpistage Volontaire,
Prise en Charge Communautaire/PECC, Appui Institutionnel et Juridique) ainsi que le Suivi & Evaluation et le
fonctionnement de la cellule management (cf. Work Plan budgtaire en dollars US 2006 en annexe).

Ce plan de travail, dclin par trimestre, est labor par le PAMAC en collaboration avec les associations
communautaires et valid par le Comit de Pilotage.

Le plan de travail est fait sur la base de promesses de fonds (ressources attendues) des bailleurs de fonds. Le
PAMAC propose un plan daction et procde ensuite la mobilisation des ressources. Il peut arriver alors que ce
plan soit ajust en cours dexcution pour tenir compte des ressources relles des partenaires financiers ( cf.
annexe).

III.1.2- Les Plans de Travail Trimestriels des sous programmes (PTT)

Des plans de travail trimestriels ont t labors par certains sous-programmes, sous des formats divers et
varis, pour lanne 2006 :

Sous-programme Prvention et volet communautaire Tuberculose : plans de travail trimestriels et


rapports dactivits tablis pour les deux volets.

Sous-programme Dpistage : Plans de travail trimestriels et bauche de rapports dactivits mais


manque de formalisation et de cohrence.

En effet, en se basant sur lexemple du 3me Trimestre, on peut noter :


- Une incohrence des activits entre le plan trimestriel T3 dcrit dans Programme trimestriel
dactivits du CDV 2006 et le plan trimestriel T3 dcrit dans Rapp. Prog. T2 T3 (cf.
Programme trimestriel dactivits du CDV 2006 et Rapp. Prog. T2 T3 en annexe) ;
- Une incohrence des activits entre les (deux) plans trimestriels T3 et le rapport dactivits initi
en T3 dans Rapp. Prog. T2 T3 ;
- Un manque de commentaires permettant danalyser et comprendre les causes de retard et non
ralisation des activits.

Les deux derniers constats sont aussi valables en T2.

Sous-programme Prise En Charge Communautaire (PECC) : Plans de travail trimestriels et rapports


dactivits tablis

Sous-programme Appui Institutionnel et Juridique : pas de plans de travail tablis

Ces plans trimestriels tiennent compte des ventuels ajustements intervenus en cours dexcution du programme
et qui sont gnralement dus aux problmes rencontrs dans la mobilisation des ressources.

En vue de permettre une uniformisation, le PNUD a apport un appui au PAMAC par la proposition des plans de
travail priodiques (cf. partie VI).

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III.2- Planification et suivi des activits des associations

III.2.1- Dfinition des plans dactions annuels des associations

Le processus de planification des activits des associations tient compte des priorits du PAMAC, des exigences
des bailleurs de fonds et de lavis du SP/CNLS. A titre dexemple, les considrations suivantes conditionnent le
choix dun projet de centre de dpistage :
- zones (localits) dintervention des partenaires financiers sur le territoire burkinab ;
- souci dquit national pour le SP/CNLS (couvrir toutes les localits sur la base de la prvalence) ;
- la proximit dun centre de sant dans la localit : modalit dexcution pratique et efficacit sur le
terrain recherche par le PAMAC.

Les diffrentes tapes du processus de planification sont les suivantes :

1- Elaboration par les associations des plans daction annuels :


Chaque association labore un plan daction annuel qui retrace lensemble des activits quelle compte effectuer
au cours de lanne et pour lesquelles elle demande lappui du PAMAC.
2- Tenue dateliers de planification

Les ateliers de planification regroupent le PAMAC et les associations pour changer, ngocier et dfinir de
manire collgiale les activits prioritaires inscrire dans les plans dactions. Il sagit :
- des activits entrant dans le cadre des priorits de dpart du PAMAC (domaine dintervention et
promesses de fonds) ;
- des activits des plans dactions des associations non prvues dans les priorits de dpart du PAMAC
mais jugs pertinentes.

Ces ateliers constituent un cadre :


- dlargissement de la stratgie en matire dintervention communautaire (enregistrement de nouvelles
priorits) ;
- de communication et dchange dinformations (bilan des activits, critres de slection, procdures du
PAMAC etc.) ;
- de discussion sur les problmes de crise de croissance des associations et de transparence dans la gestion
des fonds

3- Elaboration par le PAMAC de plans dactions annuels par association et par sous programme et
transcription en plans trimestriels

4- Validation des projets de plans dactions annuels par le comit de pilotage.

III.2.2- Etablissement de convention de financement

Une convention de financement est labore par le charg du sous programme Appui institutionnel et
juridique . Elle est ensuite signe par le coordonnateur du Programme et lassociation concerne. La
convention est tablie pour une anne et par domaine dintervention.

Ces conventions dterminent :


- les conditions gnrales de la collaboration ;
- les obligations de chacune des parties prenantes ;
- le budget ;
- autres dispositions spcifiques.

Lexcution des conventions a souvent rencontr des difficults du fait que les financements attendus des
partenaires financiers sont infrieurs aux promesses de fonds. Ce qui amne en cours dexcution accorder des
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financements inferieurs au montant de la convention. Une telle situation est juge par les associations comme un
non respect des engagements du PAMAC. Pour viter cela, les conventions ne mentionnent plus le montant du
financement.

III.2.3- Etablissement de fiches technique dintervention

Une fiche dintervention technique faisant ressortir les activits et leurs cots est tablie par le charg du sous
programme. Elle est signe par le coordonnateur du programme et le reprsentant lgal de lassociation.

Le cot unitaire de chaque activit est dfini conformment aux critres dindexation arrts.

Lexamen des fiches techniques fait ressortir des divergences dun sous programme lautre notamment :
- une absence duniformisation des fiches techniques dintervention
- des modalits et chances de justification diffrentes :

Tableau I : Exemple de modalits et chances de justification de fiches techniques dun projet de renforcement
de la prise en charge communautaire et du sous programme de conseil dpistage volontaire

RAPPORTS A FOURNIR Projet de renforcement de la prise en Programme de conseil dpistage volontaire


charge communautaire
Rapport financier mi parcours Acheminer au plus tard le 30 du
deuxime mois
Rapport mensuel dactivits Parvenir au plus tard le cinq (05) du Parvenir au plus tard le cinq du mois suivant
mois suivant
Rapport financier final Fournir au plus tard le 30 du dernier
(trimestriel) mois du trimestre
Rapport global dactivits Fournir au plus tard le 30 du dernier Dposer au plus tard cinq (05) jours la fin du
(trimestriel) mois du trimestre trimestre de mise en uvre

III.3- Suivi-valuation

III.3.1- Suivi-valuation du programme

La fonction de Suivi&Evaluation (S&E), outil majeur de tout programme de dveloppement, nexistait pas au
PAMAC avant 2006.

Lvaluation mi-parcours ralise fin 2005 a recommand la mise en place dune fonction de suivi et
valuation au sein du PAMAC.

En juin 2006, un VNU international a t recrut. Il a pour mission dassurer la coordination des activits de
suivi et dvaluation en :
- Affinant la formulation du cadre logique avec les indicateurs de performance de chaque volet du
PAMAC ;
- Elaborant un plan de suivi et dvaluation des activits du PAMAC ;
- Appuyant lquipe du PAMAC dans le suivi des activits en cours ;
- Formant lquipe et les partenaires du PAMAC sur les outils et principes du nouveau systme de S&E.

Avant la mise en place de cette fonction, chaque sous programme avait sa base de donnes conues en
collaboration avec un informaticien, spcialiste des bases de donnes.

Les principales actions mises en uvre par cette fonction sont :


- la dfinition dune base de donnes pour le suivi-valuation du programme ;
- lappui la mise en place de la comptabilit analytique en collaborant la dfinition des diffrents
niveaux dactivits ;
12
- un projet de manuel de suivi-valuation, actuellement en cours dlaboration.

III.3.2- Suivi-valuation des associations

La fonction suivi-valuation devra stendre aux activits des associations. La modalit pratique dexcution de
cette activit est incluse dans le cadre de la rflexion en cours au PAMAC sur la mise en place de structures
relais.

III.4- Systme de rapportage

III.4.1- Rapportage du PAMAC au PNUD

Le PAMAC fournit des rapports trimestriels sur des activits et des rapports financiers trimestriels. Ces rapports
sont produits par bailleurs et par sous programme. La multiplicit des rapports pse lourdement sur la charge de
travail du personnel du PAMAC. Ces rapports sont transmis par le PAMAC au PNUD et parfois directement
certains bailleurs tels que le Danemark.

Ces rapports trimestriels accompagns dune programmation des activits du trimestre venir et dune demande
davance des fonds doivent tre transmis au PNUD dans un dlai de quinze jours aprs la fin de chaque trimestre
fiscal.
Ces rapports sont le plus souvent transmis au PNUD avec des dlais, et des erreurs sont constates dans leur
prsentation.
En sus des rapports trimestriels, le projet doit fournir au PNUD un rapport annuel et programmatique de lanne
prcdente dans un dlai de 60 jours aprs la fin de lanne fiscale.

III.4.2- Rapportage des associations au PAMAC

Les associations remontent trimestriellement des rapports dactivits et des rapports financiers au PAMAC. La
production de ces deux rapports conditionne la mise disposition de fonds pour les activits futures.
Les modalits et les chances de rapportage ne sont pas uniformises et varient dun sous programme lautre
(cf. II.2.3- Etablissement de fiches dintervention technique).

Par ailleurs, le rapportage sur lutilisation des fonds par associations prsente des insuffisances dordre pratique
notamment :
- labsence dune prsentation uniformise des rapports (compilation rapport technique et rapport
financier, format diffrent dune association lautre, etc.)
- des pices justificatives non conformes ou incorrectes (ex : rapport 2me trimestre 2006 REGIPIV
financement PAMAC-Tuberculose, sur ltat dmargement, les frais de mission accords portent sur
deux jours alors que la dure de la mission atteste par lordre de mission est dun jour),
- le retard dans la transmission des rapports financiers.

Ces insuffisances sexpliquent en grande partie par labsence de capacit en gestion financire caractrise par :
- labsence de comptences en gestion financire et comptable ;
- la forte mobilit du personnel en charge de la gestion financire et comptable ;
- labsence de capitalisation des enseignements tirs des formations.

Aucune difficult na t signale dans le circuit de rapportage des activits (rapport technique) des associations
au PAMAC. Cela sexplique par lorganisation et les actions entreprises en vue samliorer la collecte et la
transmission des informations physiques. En effet, en plus des rapports trimestriels, les associations transmettent
chaque mois des informations sur lexcution de leurs activits. Un comit dexpert compos de membres
associatifs commis par le PAMAC a procd une revue des outils de collecte des informations sur le terrain.
Les outils proposs ont t valids par le PAMAC et sont en application au niveau des associations. Toutefois,
ils nont pas encore t soumis lapprobation du SP/CNLS.
13
IV- GESTION OPERATIONNELLE

IV.1- Gestion financire et comptable

Depuis la cration du PAMAC en 2003, la fonction Comptabilit/Finances tait assure par un seul agent en
loccurrence ladministrateur financier et tait rattache au coordonnateur de programme.

Au cours de lanne 2006, cette fonction a bnfici dune rorganisation et dun appui en personnel comptent :
- cration dune direction des oprations charge entre autre de la gestion financire et comptable
- recrutement dun administrateur financier charg de la comptabilit analytique PNUD et de
llaboration des rapports techniques et financiers, dune comptable et dune secrtaire de direction.

IV.1.1- Gestion financire

IV.1.1.1- Rgles applicables aux fonds

Les fonds du PAMAC sont rgis par les rgles du SNU relatives aux remises despces aux partenaires du
Systme des Nations Unies. Deux systmes de remises des fonds sont appliqus au PAMAC : la remise directe
despces et le paiement direct des fournisseurs.

IV.1.1.2- Circuit de financement

Le PAMAC reoit les fonds du PNUD et les transfre aprs aux associations qui sont charges de lexcution
des activits.

a)- Dcaissement des fonds par le PNUD

Le circuit de financement du PAMAC par le PNUD peut-tre schmatis ci-dessous :

Envoi de la demande trimestrielle davance de fonds au Reprsentant Rsident avec copies aux chargs de
programme

AU PLUS TARD 15 JOURS APRES LA FIN DU TRIMESTRE PRECEDENT


Responsabilit : Coordonnateur et direction des oprations du PAMAC

1- Rception et analyse de la demande trimestrielle davance de fonds


2- Analyse des pices justificatives du dboursement des fonds du trimestre prcdent et de la nouvelle
demande davance de fonds

3 JOURS MAXIMUM APRES RECEPTION


Responsabilit : Chargs de programme du PNUD

1- Enregistrement dans ATLAS des rapports financiers justificatifs des dpenses prcdentes
2- Emission du voucher de la nouvelle demande davance de fonds -justifie par le plan de travail et
valide par les charg de programme sur la base des ressources existantes-
3- Virement sur les comptes du PAMAC

3 JOURS MAXIMUM APRES RECEPTION


Responsabilit : Finances du PNUD

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De nombreux retards sont constats dans les dcaissements de fonds au profit du PAMAC. Ainsi, le dblocage
des fonds qui devrait tre effectu sous un mois maximum aprs la fin du trimestre peut prendre deux mois. Ces
retards se justifient par des faiblesses ou des difficults rencontres lors du traitement des demandes davance de
fonds. On peut citer entre autres :
les informations souvent errones et la manque de prcision de certaines demandes davance de fonds
transmises par PAMAC ;
lanalyse incomplte ou errone des pices justificatives et demandes davances de fonds par les chargs
de programme du PNUD et qui rallonge le dlai de traitement au niveau du service Finances du PNUD
(Perte de temps lie une seconde vrification ou au rejet de dossier) ;
lindisponibilit des fonds ou linsuffisance des fonds disponibles au niveau du PNUD ;
la perte des demandes davance de fonds au sein du PNUD.

b)- Dcaissement des fonds par le PAMAC

Le circuit de financement des associations par le PAMAC peut-tre schmatis ci-dessous :

Transmission des rapports techniques et rapports financiers trimestriels au PAMAC

(DELAIS VARIABLES SELON LES SOUS PROGRAMMES


Responsabilit : Premier responsable de lassociation

1- Rception et analyse du rapport financier


2- Analyse des pices justificatives du dboursement des fonds du trimestre prcdent et de la nouvelle
demande davance de fonds

(DELAI NON DEFINI)


Responsabilit : Direction des oprations du PAMAC

1- Prparation des chques et transmission pour signature


2- Signature du cheque
2- Remise du cheque lassociation bnficiaire

(DELAI NON DEFINI)


Responsabilits : Coordonnateur du programme/ direction des oprations

Les dblocages de fonds au profit des associations connaissent souvent des retards qui se justifient par :
- les insuffisances constates dans les rapports financiers des associations (cf. II.4.2- Rapportage des
associations au PAMAC) ;
- les retards des dcaissements de fonds au profit du PAMAC (cf. III.1.1.2- Circuit de financement ; a)-
Dcaissement des fonds par le PNUD) ;
- le retard dans lanalyse des rapports financiers des associations par le PAMAC.

IV.1.1.3- Gestion des comptes bancaires

En vue de permettre un suivi de lutilisation de leurs fonds, un compte bancaire a t ouvert par donateur. Cette
organisation se retrouve au niveau des associations. Ainsi, une association peut devoir suivre jusqu 6 comptes
mme si le montant du financement reu nest pas important. Le PAMAC effectue les virements dans environ
quatre cent cinquante (450) comptes bancaires dassociations.
Cette multitude de comptes bancaires rend la gestion financire complexe tant au niveau des associations que du
PAMAC avec :
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- laugmentation de la charge de travail ;
- laugmentation des charges (frais de tenue de comptes) ;
- la rduction de la porte des activits de contrle des comptes bancaires.

IV.1.2- Comptabilit

IV.1.2.1- Systme comptable

Jusquen fin 2006, le PAMAC tient uniquement une comptabilit gnrale dont la nomenclature est annexe au
manuel de gestion administrative, financire et comptable. Cette nomenclature nest toutefois pas adapte pour
le suivi des fonds accords aux associations :
- les fonds mis la disposition des associations par le PAMAC doivent tre suivis comme des avances
des tiers et non comme des virements internes de fonds et de ce fait la cration de journaux auxiliaires
banque et caisse par association ne se justifie pas.
- la tenue dun journal auxiliaire des oprations diverses par association/ OBC/ ONG alourdit la charge de
travail (autant de journaux auxiliaires que dassociations), alors quun nombre rduit de journaux (ex :
un seul journal auxiliaire ou un par sous programme) permettrait le suivi efficace de lensemble des
association/OBC/ONG.

Le PAMAC enregistre les fonds mis la disposition des associations comme une dpense. Cette procdure de
comptabilisation prsente des limites du fait :
- quune sortie de fonds nest considre comme une dpense effective que sur la base dune pice
justificative de dpense (facture, tat dmargement, etc.) ;
- quelle ne permet pas le suivi individuel des associations sur TOMPRO.
Cette mthode de comptabilisation des avances permet toutefois au PAMAC de justifier au PNUD lensemble
des sorties de fonds effectues au cours dun trimestre et dviter les blocages du fait des retards et des
insuffisances dans le rapportage des associations.

Jusquen 2006, le PAMAC ne tenait pas de comptabilit analytique. Des actions ont t entreprises avec laide
du PNUD pour rendre effective sa tenue partir de 2007. Il sagit entre autres :
- du renforcement du personnel en charge de la gestion financire et comptable ;
- de la codification des oprations par le spcialiste en suivi-valuation et ladministrateur en charge de la
comptabilit analytique ;
- du recrutement dun consultant pour son paramtrage.

Labsence dun systme de classement et dune vrification systmatique des rapports financiers reus
pourraient retarder la saisie des informations dans TOMPRO Windows et la production de la comptabilit
analytique dans les dlais requis.

IV.1.2.2- Logiciel TOMPRO

La gestion financire et comptable du PAMAC est automatise. Il dispose du logiciel de comptabilit


TOMPRO Windows qui permet la tenue dune comptabilit gnrale, dune comptabilit budgtaire et un
suivi des conventions.

TOMPRO Windows permet galement la tenue dune comptabilit auxiliaire et la cration dun plan de tiers
pour le suivi individuel des associations. Cette fonctionnalit du logiciel nest pour linstant pas exploite.

Le paramtrage dans TOMPRO Windows de la comptabilit analytique a t effectu en fin 2006. Les premiers
tats analytiques nont pas encore t produits.

IV.1 2.3- Atlas

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Linstallation dATLAS est en cours au niveau du PAMAC. Il permettra au PAMAC de suivre ces dcaissements
et de connaitre tout instant le niveau des ressources disponibles. Son installation permettra galement une
fluidit dans le traitement des demandes davance de fonds.

Toutefois, les factures et autres pices de dpenses feront lobjet dune double saisie (une premire fois dans
TOMPRO et une seconde fois dans ATLAS) alourdissant la charge de travail du projet. Lutilisation de ces deux
systmes se justifie par la ncessit :
- davoir linformation sur les cots des activits fournie par la comptabilit analytique TOMPRO ;
- de faciliter le traitement des demandes davances de fonds et de suivre en temps rel les dcaissements
et les ressources disponibles sur ATLAS.

IV.1.3- Suivi de lutilisation des fonds et appui aux associations

IV.1.3.1- Les formations

Le PAMAC organise des formations sur les procdures de gestion financire et comptable (la tenue des
documents comptable et la production des rapports financiers) au profit des associations. Toutefois, il na pas t
possible de consulter la liste des participants dernire formation organise en 2005.

Des trois associations rencontres et qui ont exprim vivement leur besoin en formation, aucune navait
particip la dite formation. Les associations ont dplor le fait que ces formations ne soient pas tendues aux
gestionnaires des communauts de base avec lesquelles elles travaillent au niveau local.

La forte mobilit du personnel en charge de la gestion financire et comptable (essentiellement des bnvoles)
des associations rduit considrablement la porte de ces formations.

IV.1.3.2- Les activits dassistance et de contrle des associations

Le PAMAC apporte des appuis ponctuels dans la rsolution des problmes rencontrs dans la gestion financire
et comptable et effectue un suivi sur place et sur pices des associations (des rapports financiers trimestriels et
pices justificatives de dpenses). Un inventaire du matriel remis aux associations a t effectu en 2004.

Le PAMAC neffectue pas mission de suivi sur le terrain de lutilisation des biens et des fonds mis la
disposition des associations.

IV.1.3.3- Le traitement des rapports financiers des associations

Les insuffisances suivantes ont t constates dans le traitement des rapports des associations :
- une absence dun tat exhaustif des rapports financiers de la 2me phase du projet. Un rpertoire de
suivi des rapports reus a t mis en place partir doctobre 2006
- la non vrification de certains rapports reus (ex : le rapport financier transmis par REGIPIV le 16
juillet 2006 et relatif au financement PAMAC- Tuberculose ntait pas encore vrifi en novembre)
- Un mauvais archivage des rapports reus : absence de systme de rangement des rapports. Il a t
difficile de retrouver les rapports de certaines associations (ex : APOD).

IV.2- Passation des marchs

Les achats du PAMAC sont rgis par les rgles de passation des marchs du PNUD et la rglementation
nationale des achats publics.

Les commandes importantes sont constitues essentiellement des achats de ractifs. Ces commandes sont
passes soit par le PNUD ou le SP/CNLS. Aucun grief na t formul concernant les commandes faites par le
PNUD. Des difficults sont rencontres surtout au niveau des commandes passes par le SP/CNLS. Ces
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commandes qui suivent les procdures nationales dachats publics connaissent des retards dans leur excution
du fait de la lourdeur administrative. Ce qui peut entrainer un ralentissement et voire mme un blocage des
activits sur le terrain.

Pour palier cela, le PAMAC requiert du Ministre des Finances et du Budget pour chaque commande, une
autorisation de passation de march gr gr. Toutefois, lobtention de cette autorisation prend normment de
temps.

Les commandes effectues linterne par le PAMAC portent essentiellement sur les fournitures de bureau.
Toutefois, il a t constat que ces commandes ne tiennent pas toujours compte des besoins rels.

IV.3- Logistique et gestion des biens

IV.3.1- Gestion des immobilisations

Le suivi des immobilisations tait assur par ladministrateur financier charg de lappui aux associations.

De nombreux matriels et mobiliers de bureau ne portent de numro didentification. Cependant, un inventaire


de matriel et mobilier par le charg de la logistique est en cours, lissue duquel il est prvu dattribuer un
numro didentification lensemble des immobilisations.

Une affectation du matriel informatique et du mobilier de bureau a t faite pour chaque poste de travail. Le
PAMAC dispose de cinq vhicules qui ont t affects comme suit :
- un vhicule au coordonnateur ;
- un vhicule pour chacun des sous programmes de la direction des oprations ;
- un vhicule la direction des programmes et au charg du sous programme Appui institutionnel et
juridique .

IV.3.2- Carburant

Les commandes de carburant sont rceptionnes par le charg de la logistique qui les remet ensuite la secrtaire
de la direction des programmes charge de leur gestion. Elle tient un cahier de suivi du carburant.

Les sorties de carburant sont faites par les chauffeurs (ou lagent de liaison) sur dune demande qui fait
ressortir :
- le nom du demandeur ;
- limmatriculation du demandeur ;
- le kilomtrage au moment de la demande ;
- la nature du carburant
- la quantit demande (en valeur) ;
- la marque et le type de vhicule ;
- le visa de la gestion du stock et la signature du demandeur.

Il ny a pas de contrle des demandes de carburant. Il ny a pas de production de situations priodiques de suivi
du carburant faisant ressortir pour chaque demandeur et/ ou pour chaque vhicule le kilomtrage total et la
consommation. Le point de ltat des stocks nest fait la direction des oprations que pour susciter une
nouvelle commande.

IV.3.3- Fournitures de bureau

Les fournitures de bureau sont rceptionnes par lagent de liaison qui joue le rle de magasinier. Il tient cet
effet un registre de suivi des entres et des sorties des articles.

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Lexpression des besoins de fournitures de bureau nest pas formalise. Il ny a pas centralisation des besoins
par structure, ni de fiche de demande type.

Le magasinier tient des fiches dentre et de sortie des fournitures. Le plus souvent, les fiches de sortie nont pas
t signes par les demandeurs.
Le point des sorties est fait par semaine et soumis lassistante de programme. Celle-ci constate les sorties
thoriques (il ny a pas de contrle physique) et signe ltat des sorties.

IV.4- Gestion des ressources humaines

IV.4.1- Expression des besoins et recrutement du personnel

Il nexiste pas de planification des ressources humaines, les besoins tant couverts et pris en compte uniquement
quand ceux-ci sont trop importants pour tre ignors ou lorsquils sont mentionns par un intervenant externe
comme ce fut le cas lors de lvaluation mi-parcours fin 2005. Bien quil soit capital de renforcer les capacits
du PAMAC, il convient de considrer pour la prennit mme du projet son important cot de fonctionnement et
de sinterroger en consquence sur le caractre ncessaire de certaines fonctions (ex : Charg de la logistique et
de la diplomatie).

IV.4.2- Gestion administration du personnel

La gestion administrative du personnel est disperse au sein du PAMAC :


- Les contrats de travail sont soit grs par le Charg dAppui Institutionnel et Juridique (pour les contrats
NEX), soit par le PNUD ;
- La direction des oprations soccupe des dclarations sociales ;
- Les dparts en congs et le suivi des absences sont traits par lassistant de programme.

Quel que soit leur statut, la source de financement de leur rmunration, lensemble du personnel est plac sous
la responsabilit hirarchique du coordonnateur du programme.

Il ny a pas de constitution de dossier du personnel. Un registre de suivi du personnel est en cours dlaboration
au niveau de la direction des oprations. Toutefois, ce registre ne concerne que le personnel dappui.

IV.4.3- Gestion de la paie

La paie est gre :


- par le service comptable et financier du PAMAC pour le personnel dappui
- par le PNUD pour les contractuels PNUD et les VNU
- par les partenaires pour le personnel mis la disposition du PAMC (ex : AFD).

IV.4.4- Evaluation du personnel

IV 5.4.1- Modalits dvaluation

Les valuations relvent, in fine, de la responsabilit du coordinateur. Les contractuels PNUD et des volontaires
sont valus sur la base de fiches dvaluation dfinies pour le personnel du PNUD et le service des volontaires.
Il nexiste pas de fiches dvaluation du personnel dappui.

IV.5.4.2- Plans dactions individuels

Il nexiste pas actuellement de plans daction individuels formaliss dcoulant du Plan de Travail du PAMAC.
Une proposition de plan daction individuel a t propose par le PNUD. Ce plan est adapt au personnel
intervenant dans lexcution des sous programmes.
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IV.5- Missions et formation du personnel

IV.5.1- Missions

Les missions sont autorises par le coordonnateur. Un ordre de mission est sign cet effet.

La liquidation des frais de mission est faite par la direction des oprations conformment aux dispositions
applicables au personnel contractuel du PNUD et les VNU et aux dispositions nationales relatives aux frais
missions du personnel fonctionnaire et contractuel de lEtat.

Le paiement des frais de mission est fait par la direction des oprations. La justification des frais de mission est
faite aprs excution sur la base de lordre de mission vise. Lorsque la dure de la mission effectue est
inferieure celle prvue, le missionnaire procde au reversement du reliquat. Lorsque la dure de la mission
effectue est suprieure celle prvue, le missionnaire justifie le dpassement et se fait rembourser les frais de
mission supplmentaires.

Les missions ne donnent pas lieu la production systmatique de rapport de mission.

IV.5.2- Formation du personnel

Il nexiste pas de plan de formation du personnel du PAMAC. Les formations du personnel sont le plus souvent
inities par le PNUD.

Le personnel du PAMAC a bnfici cet effet de formations organises par le projet NEX notamment sur les
procdures dachats, la gestion des biens durables et des stocks, ou de formations organises par le PNUD sur
lutilisation dAtlas.

V- INFORMATION ET COMMUNICATION

V.1- Gestion de linformation

Le manuel de gestion administrative, comptable et financire du PAMAC a dfini les niveaux de responsabilit
et les tches relatives la gestion du courrier-arriv et courrier-dpart comme suit :

- Procdures de traitement du courrier-arrive :

Etapes Responsable Tches effectuer


Rception Secrtaire/Assistant de recevoir et enregistrer le courrier
du courrier programme apposer sur le courrier le Tampon du PAMAC et porter la date
darrive et le n denregistrement ;
joindre au courrier une fiche de transmission
introduire le courrier auprs du coordonnateur ;

Imputation du Coordonnateur prendre connaissance du courrier


courrier donner les instructions ncessaires sur la fiche denregistrement ;
retourner le courrier la Secrtaire
Ventilation du Secrtaire enregistrer le courrier dans le registre de transmission ;
courrier transmettre le courrier aux destinataires
Exploitation du Cellule destinataires prendre connaissance des instructions ;
courrier procder au traitement suivant les instructions :

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- Procdures de traitement du courrier-dpart :

Etapes Responsable Tches effectuer

Rdaction et saisie Secrtaire rdiger des projets de correspondance, recevoir des


manuscrits projets de correspondances
assurer la saisie du courrier en plusieurs exemplaires ;
introduire les correspondances pour signature

Approbation/signature des Coordonnateur rendre attentivement connaissances des projets de


correspondances correspondance ;
signer les correspondances juges satisfaisantes ;
retourner les correspondances signes la secrtaire ;
Expdition Secrtaire affecter un numro et apposer le tampon sur les
correspondances ;
enregistrer les correspondances dans les registres
suivant leur destination (registre interne, externe) ;
remettre le courrier pour expdition ;
classer dans le chrono courrier dpart une copie de
chaque correspondance ;

Cette organisation de la gestion de linformation prsente des limites du fait quil ne tient pas compte de la
nature de linformation (une offre de service dpose par un fournisseur quelconque et un rapport financier
dune association constituent au mme titre du courrier-arrive), ni de son importance.

Une nouvelle organisation vient dtre mise en place en vue damliorer la gestion des flux dinformation des
associations vers le PAMAC et vice versa. Ainsi, un tri est dsormais fait au niveau du courrier-arrive :
- les rapports des associations sont reus par la secrtaire de la direction des oprations qui les enregistre
dans le rpertoire de suivi des rapports et transmet directement les rapports dactivit au Directeur des
programmes et les rapports Financiers ladministrateur Financier ;
- les autres courriers sont rceptionns par le rceptionniste et transmis lassistante de programme du
coordonnateur qui les introduit chez le coordonnateur pour imputation.

Face aux ractions de nombreuses associations qui se plaignaient de la rception tardive des courriers et des
convocations du PAMAC :
- les chargs de sous-programmes du PAMAC ont t instruits de programmer au moins quinze (15) jours
lavance leurs ateliers et formations ;
- le circuit des socits de transport prives a t retenu pour lacheminement du courrier pour les
associations situes en dehors de Ouagadougou.

La mise en place dun dpartement communication a t recommande lors de lvaluation mi parcours du


PAMAC. Depuis lors, un ple administratif, communication et ressources humaines a t cr et confi
lassistant de programme. Celui-ci est en relation avec le dpartement communication du SP-CNLS et du
PNUD. Par ailleurs, un plan daction de communication pour le PAMAC a t propos par un consultant.

Les actions suivantes entreprises par le PAMAC permettront une meilleure diffusion de linformation :
- la cration dun rpertoire de suivi des rapports reus partir octobre 2006
- le paramtrage de la comptabilit analytique (cots des activits)
- la base de donnes de suivi-valuation (informations sur lexcution physique).

La non-formalisation des procdures et linadquation des termes de rfrence constituent un blocage important
la bonne circulation de linformation. Ainsi, malgr, les actions entreprises, le dficit de communication aussi
bien en interne qu lexterne subsiste toujours.

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Linformation sur lexcution des tches nest pas toujours partage entre les diffrentes structures. A titre
dexemple, le rsultat de lexamen des rapports financiers par la direction des oprations nest pas communiqu
la direction des programmes. Les avances de fonds futures sont diminues du montant des pices justificatives
ayant fait lobjet de rejet par la direction des oprations sans que les associations soient informes avant les
virements de fonds.

V.2- Systme darchivage

La PAMAC ne dispose pas salle darchives ni de mobilier de bureau ncessaire pour le rangement. Cette
insuffisance se ressent beaucoup plus au niveau de la direction des oprations qui reoit les rapports financiers.
Laccs ces rapports est difficile, alors quils constituent des pices justificatives de dpenses et de ce fait,
peuvent tre consultes tout moment par les missions daudit ou des consultants.

Le PAMAC a t retenu pour participer un fonds de documentation, en lien avec les Comits Rgionaux
dInformation et de Prvention du SIDA (CRIPS), financ par le Ministre des Affaires Etrangres (MAE).
Deux centres de documentation communautaire seraient crs : le premier Ouagadougou et le second Bobo-
Dioulasso. Ces centres disposeraient, dune part, dune documentation concernant la lutte contre le SIDA et
ventuellement dautre part, dune documentation propre au PAMAC.

La mise en place du centre de documentation du PAMAC a t confie lassistante de programme.

V.3- Cadres de concertation

V.3.1- Cadres de concertation largis

Le comit de pilotage, les comits de slection, les comits de suivi et les ateliers de planification constituent
des cadres propices pour lchange et la diffusion des informations.

Toutefois, les reproches faits par les associations au PAMAC et qui sont relatives une absence de transparence
sur les critres de slection et de dtermination des financements, attestent dun dficit dans la rtrocession des
informations par leurs reprsentants ces cadres de concertation. La non-diffusion des comptes rendus de ces
rencontres toutes les associations explique galement ce dficit dinformation et la transmission par voie orale
a souvent t lorigine dune dformation de linformation.

V.3.2- Cadres de concertations internes

A lexception de la direction des programmes qui effectue des rencontres trimestrielles pour arrter les plans
trimestriels des sous programmes, le PAMAC ne tient pas de runions priodiques pour assurer un suivi
permanent de lexcution et faciliter la diffusion de linformation. La runion hebdomadaire statutairement
planifie au lundi ne se tient que de manire alatoire.

V.4- Support de gestion de linformation

V.4.1- Support technique

Tous les postes de travail qui ncessitent la disponibilit de matriel informatique ont t pourvus. Linstallation
dun rseau informatique liant lensemble des ordinateurs en fonctionnement est en cours. Cela permettra un
partage de linformation au PAMAC.

Actuellement, il nexiste pas de systme de backup dfini ni de sauvegarde externe de linformation comptable
et financire.
22
Linstallation par le PNUD au cours du mois de septembre 2006 dune connexion via V-SAT a permis de
rsoudre la lenteur dans laccs internet.

Lorganisation na pas actuellement de site Internet ni dIntranet


Un VNU (Volontaire des Nations Unies) spcialiste en Informatique/sites Web a travaill sur la mise en ligne
dun site mais son activit est pour linstant en reste en stand-by.
Le paramtrage de la comptabilit analytique dur TOMPRO Windows et linstallation dATLAS en cours
permettront davoir en temps rel linformation sur le cot des activits, les dcaissements et la disponibilit des
ressources.

23
VI- RECOMMANDATIONS, PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET PERSPECTIVES DE MISE EN UVRE

VI.1- RECOMMANDATIONS ET PERSPECTIVES DE MISE EN UVRE

VI.1.1- Structures de coordination, de gestion et dappui la gestion du projet

Activits/ Recommandations Perspectives de mise en uvre Responsable Rsultats attendus


fonctions
Comit de Elaborer un rapport de suivi de la mise en Etablir dun tableau de suivi de la mise en PAMAC Assurer un meilleur suivi de la mise
pilotage uvre des recommandations du comit de uvre des recommandations en uvre des recommandations
pilotage examiner au cours des runions Faire le point des recommandations,
du comit mises en uvre, en cours, non excutes
et justification
Responsabiliser un agent
Revoir la priodicit de tenue des runions Finalisation des plans de travail de Structures Assurer lefficacit dans la mise en
ordinaires du comit de pilotage : lanne venir au plus tard le 30 reprsentes uvre des outils de planification et
1re runion au cours du T4 de lanne en novembre de lanne en cours dans le comit dans la prise de dcision
cours pour :
- valider le plan de travail annuel de lanne
suivante ;
- assurer la coordination efficiente des
contributions des divers partenaires
techniques et financiers du projet.
2me runion au cours du T1 de lanne
suivante pour :
- apprcier et de valider le bilan dactivit
et le bilan financier annuels ;
- apprcier ltat davancement des activits
en regard des indicateurs de rsultats
prdfinis ;
- assurer la coordination efficiente des
contributions des divers partenaires
techniques et financiers du projet.
Comit de Formaliser et faire adopter par le comit de PAMAC Les critres de slection des projets et
slection pilotage pour chaque sous programme les de dtermination des financements
critres de slection des projets et de sont accepts par toutes les parties
dtermination des financements prenantes
Assurer une large diffusion des critres de Sous contrle du comit de pilotage PAMAC Garantir la transparence et amliorer
slection des projets et de dtermination des le partenariat avec les associations
financements
Structure-relais Soumettre lide des structures-relais PAMAC
lapprobation du comit de pilotage

24
Elaborer les termes de rfrence des Sous rserve de lapprobation du comit PAMAC Garantir les conditions ncessaires
structures-relais de pilotage de leur mise en place lefficacit et lefficience des
structures-relais
Organisation du Elaboration un projet dorganigramme PAMAC et Adquation de lorganigramme aux
PAMAC adapt PNUD objectifs et leffectif du PAMAC
Validation du nouvel organigramme PAMAC et
PNUD
Relecture des termes de rfrence du Aprs ladoption de lorganigramme PAMAC et Responsabilisation et amlioration
personnel (cf. propositions de rpartition PNUD des performances du personnel
des tches)
Relecture du manuel de procdure Aprs ladoption de lorganigramme PAMAC et Efficacit et efficience dans
administrative, financire et comptable PNUD lexcution des tches
Scuriser lensemble des biens du
PAMAC
Garantir une information de qualit

VI.1.2- Gestion programmatique

Activits/ Recommandations, propositions de Perspectives de mise en uvre Responsable Rsultats attendus


fonctions solutions
Planification et Planification dun Plan de Travail Annuel PAMAC Adoption des deux plans de
budgtisation budgtis et consolid au niveau lanne venir avant la fin de
des activits du programme de lanne venir, dclin par lanne en cours (lun consolid,
programme trimestre et par sous-programme au plus lautre par donateur)
tard 30 novembre de lanne en cours (Voir
modle)
Planification de Plans de Travail Annuels de PAMAC Adoption des deux plans de
lanne venir budgtiss par donateur, soit lanne venir avant la fin de
7 plans de Travail, dclins par trimestre et lanne en cours (lun consolid,
par sous-programme au plus tard 30 lautre par donateur)
novembre de lanne en cours (Voir modle)
Adoption dun modle harmonis de Plan PAMAC Adoption de Plans de Travail
de Travail des sous-programmes Trimestriels (par sous
Elaboration des plans de travail du trimestre PAMAC programme, puis consolids)
venir avant la fin du trimestre en cours
Production de rapports dactivit Formalisation du canevas de prsentation PAMAC Les activits sont excutes
conformment aux plans de travail des rapports par les sous programmes conformment aux plans de
priodique Elaboration de note de service instaurant travail valids
les dlais de rapportage du PAMAC
Planification et Uniformiser la prsentation des fiches PAMAC/ Directeur
suivi des techniques et dfinir les modalits et des oprations
activits des chances de justification des fonds Chargs de sous
associations programmes
25
VI.1.3- Suivi-valuation

Activits/ Recommandations, propositions de Perspectives de mise en uvre Responsable Rsultats attendus


fonctions solutions
Suivi-valuation Transfrer les bases de donnes des Recrutement dun ingnieur informaticien PAMAC/ Assurer une meilleure gestion de
du programme diffrents sous programmes au suivi- informaticien linformation sur lexcution des sous
valuation programmes
Recrutement dun stagiaire pour la saisie Maitrisant loutil informatique PAMAC/ Assurer le fonctionnement dans les
des informations antrieures la mise en direction des dlais requis de la base de donnes
place de la fonction suivi-valuation oprations suivi-valuation
Finalisation du manuel de suivi-valuation PAMAC/ Formalisation des procdures de
spcialiste suivi-valuation
suivi- Mise la disposition du PAMAC
valuation dun outil didactique
Assurer lefficacit dans lexcution
des tches de suivi-valuation
Suivi-valuation Dfinir les tches dlguer, les modalits Sous rserve de lapprobation du comit PAMAC/ Garantir les conditions ncessaires
des associations et les procdures dexcution des activits de pilotage de leur mise en place spcialiste pour une efficacit et efficience des
de suivi-valuation par les structures-relais suivi- structures-relais.
valuation

VI.1.4- Systme de rapportage

Activits/ Recommandations, propositions de Perspectives de mise en uvre Responsable Rsultats attendus


fonctions solutions
Rapportage au Utilisation du nouveau formulaire FACE Formation du personnel de la direction A dfinir Optimisation du circuit de
PNUD et autorisation de financement et confirmation des oprations financement
systme de des dpenses
dcaissements Suivi des formations aux procdures du PNUD Amlioration de la qualit des
au profit du projet NEX pour les nouveaux embauchs demandes de fonds transmis par le
PAMAC PAMAC et les autres personnes du PAMAC PAMAC
qui auraient besoin dun recyclage
Formations sur ATLAS au profit du PNUD Amlioration des dlais de traitement
directeur des oprations et des deux des demandes davances de fonds et
administrateurs financiers suivi en temps rel des dcaissements
et des ressources disponibles
Renforcement des capacits de la cellule Niveau de formation DUT/ BTS finances, PNUD Diminution des lenteurs et erreurs
SIDA du PNUD par le recrutement dun comptabilit, exprience de 3ans dans un lors de lanalyse des demandes de
analyste financier projet de dveloppement, bonne maitrise fonds
de loutil informatique
Transmission des rapports au PNUD Transmission des rapports aux bailleurs PAMAC Respect des dispositions des accords
par le PNUD de financement
26
Transmission des rapports aux partenaires PNUD Respect des dispositions des accords
financiers de financement
Rapportage des Dfinition dun canevas type de rapport Formation sur le canevas PAMAC/ Amliorer la qualit des rapports
associations au financier PNUD transmis par les associations
PAMAC Dfinir les dlais maximum pour chaque Dfinir les diffrentes tapes du circuit de
et circuit de tape du circuit de dcaissement financement
dcaissement au
profit des
associations

IV.1.5- Gestion financire et comptable

Activits/ Recommandations, propositions de Perspectives de mise en uvre Responsable Rsultats attendus


fonctions solutions
Gestion des Finaliser la mise en place du panier PNUD et Allger la gestion financire et
comptes commun partenaires comptable du PAMAC et des
bancaires financiers associations
Comptabilit Relire la nomenclature comptable et Dans le cadre dune relecture globale du Adapter la nomenclature au besoin de
dfinition dune nomenclature analytique manuel de procdures PAMAC/ linformation financire et analytique
Tenir une comptabilit auxiliaire pour un Cration de comptes auxiliaires par direction des Assurer un meilleur suivi des
suivi individuel des associations associations oprations oprations avec les associations
Comptabilisation des fonds mis la
disposition des associations comme des
avances.
Suivi de Formatons du personnel en charge de la Mise jour du rpertoire de suivi des PAMAC/ Amliorer la capacit en gestion
lutilisation des gestion financire et comptable dans les associations direction des financire et comptable des
fonds et appui associations Identifier les besoins rels de formation oprations associations et de la qualit des
aux associations Associer les gestionnaires des rapports
communauts de base
Organisation de missions dassistance sur Mise jour du rpertoire de suivi des PAMAC/ Amliorer la capacit en gestion
le terrain associations direction des financire et comptable des
Identification des besoins rels de chaque oprations associations et de la qualit des
association rapports
Formulation dun projet de renforcement PAMAC/PNUD Amliorer la capacit en gestion
des capacits des associations et de leurs financire et comptable des
relais sur le terrain en gestion financire associations et de la qualit des
et comptable rapports
Vrification systmatique des rapports Suivi au jour le jour des vrifications des PAMAC/ Amliorer les dlais de
financiers rapports par le directeur des oprations direction des dcaissements au profit des
Dfinition et suivi des dlais de oprations associations
vrification des rapports (cf. annexe 14)

27
Passation des Ngocier une autorisation de gr gr SP/CNLS et Eviter les retards dans les
marchs pour un priode donne pour les PAMAC commandes de certains articles et des
commandes de ractifs ruptures de stocks
Effectuer un inventaire des stocks de Les quantits commandes
fournitures de bureau avant toute correspondent aux besoins rels
commande
Gestion des Procder limmatriculation de toutes PAMAC/ La scurit des biens du PAMAC est
immobilisations immobilisations direction des garantie
Tenir et mettre jour un registre oprations
(informatis) de suivi des immobilisations
Gestion du Soumettre les fiches de demande de Tout demandeur Les consommations de carburants
carburant carburant au visa de la direction des correspondent aux besoins rels du
oprations PAMAC
Concevoir un logiciel (ou une application Formation de la grante du stock PAMAC/
sur Access) permettant un suivi au jour le Informaticien
jour du niveau de carburant et les
consommations par vhicule, par
demandeur etc.,
Reformuler la fiche de demande pour y PAMAC/
ajouter : les quantits demandes et le direction des
kilomtrage de la prcdente demande oprations
Gestion des Formaliser une fiche type de demande de Un agent de la direction sera dsign pour PAMAC/ Les consommations de fournitures de
fournitures de fourniture signe par le demandeur et la signature des fournitures direction des bureau correspondent aux besoins
bureau viser par un agent dsign cet effet oprations rels du PAMAC
Faire signer systmatiquement les fiches
de sortie par la personne ayant
rceptionn le matriel
Gestion des Procder une meilleure rpartition des Dans le cadre de la relecture du manuel PNUD / PAMAC Assurer lefficacit dans lexcution
ressources tches relatives la gestion des de procdures des tches et favoriser lamlioration
humaines ressources humaines : des performances
- la gestion des contrats lappui
institutionnel et juridique
- lvaluation au coordonnateur
- la gestion de la paie et les formalits
administratives la direction des
oprations
- le suivi des absences (planning de
congs, dcision de cong, autorisation
dabsence, ordre de mission) lassistante
Elargir le registre du personnel Mise la disposition de la direction des PNUD / PAMAC Assurer un meilleur suivi du
lensemble du personnel oprations des informations sur personnel personnel du PAMAC et faciliter
PNUD, VNU et autres llaboration des plans de carrires

28
Etablir des plans dactions individuels Responsabiliser lappui institutionnel et PAMAC/ tout Les tches sont excutes par
pour le personnel technique et des juridique pour la coordination et le suivi responsable lensemble du personnel avec
contrats de performance pour les autres hirarchique efficacit et conformment au plan de
Evaluation systmatique de lensemble du Dfinir fiches dvaluation du personnel travail annuel
personnel base sur le mcanisme dappui
hirarchique dcoulant de
lorganigramme
Production dun rapport global sur les Production systmatique de rapport de Assurer capitalisation et partage
missions du personnel et les formations mission synthtique par le missionnaire et dexpriences
de rapport de formation (ou atelier) par
chaque organisateur (formation organise
par PAMAC) ou par le personnel form
(formations organises par une autre
structure, ex : PNUD, UNEX)

IV.1.6- Information et communication

Activits/ Recommandations, propositions de Perspectives de mise en uvre Responsable Rsultats attendus


fonctions solutions
Procdures de Dfinir des procdures de gestion du Dans le cadre de la relecture du manuel PNUD / PAMAC Amliorer les dlais de traitement de
gestion de courrier tenant compte de la nature et de de procdures certains dossiers ou garantir la
linformation limportance du courrier diffusion des informations dans les
Revoir la ncessit de regrouper Compte tenu de la spcificit de dlais requis
ladministration, la communication et les linformation et de limportance de Eviter alourdissement et inefficacit
ressources humaines en un seul pool linformation dans lexcution des activits
concernes
Garantir la fiabilit, la disponibilit,
la rgularit et assurer une meilleure
diffusion de linformation
Information Transmission systmatique de compte Tenue jour dun rpertoire des PAMAC/ chaque
rendu des runions (comit de pilotage, associations charg de sous
de slection et de suivi, ateliers Utilisation du moyen de transmission programmes
lensemble des associations concernes attestant la rception du courrier
Tenue de runions hebdomadaires : Diffusion dune note de service PAMAC/ Amliorer le suivi de lexcution et la
- Coordination : coordinateur, directeurs dinstauration des runions Coordonnateur diffusion de linformation
du programme et des oprations hebdomadaires
- de directions (directeur et personnel de Production systmatique de comptes
la direction des oprations) ; rendus
- de programme (coordonnateur, directeur
des oprations, directeur des programmes,
charg du sous programme appui
institutionnel et juridique , spcialiste en
suivi-valuation)
29
Transmission de fiche dune vrification Conception de la fiche de vrification PAMAC/ chaque
des rapports la direction des Etablissement systmatique de fiche de vrificateur
programmes vrification de chaque rapport
Suivi au jour le jour de la vrification des
rapports par le directeur des oprations
Support de Utilisation dinternet pour la transmission Formation internet et cration dune PAMAC/ tout Assurer une meilleure diffusion de
diffusion de de linformation adresse internet pour lensemble du personnel linformation
linformation personnel
Cration dun rpertoire des adresses
lectroniques du personnel
Cration dun rpertoire de journaliste Contacter les organes de presses PAMAC/ pool
spcialiste sant publiques et prives communication
Systme Identifier les documents conserver dans Dans le cadre de la relecture du manuel PAMAC Scuriser les informations et les
darchivage les bureaux et ceux transfrer dans la de procdures travaux
salle darchives
Dfinir les procdures darchivage
Rserver une salle darchivage,
acquisition de mobilier et fourniture de
bureau ncessaires
Confier la gestion de la salle darchive
un agent et le faire participer des
sminaires de formation
Support de Sauvegarde systmatique des Recrutement dun ingnieur informaticien Amlioration de la gestion de
gestion de informations de TOMPRO et de la base PAMAC linformation et la communication
linformation de donnes suivi-valuation par une meilleure utilisation des
Finaliser la mise en place dun site Recrutement dun contractuel pour la technologies de linformation et de la
Internet et Intranet dure ncessaire communication
Gestion du site Internet et Intranet A tudier avec le PNUD

30
VI.2- PROPOSITIONS DE SOLUTIONS

Certaines propositions dj formules sous forme de recommandations, sont reprises ici pour plus de prcision.

VI.2.1- Projet de canevas de prsentation des rapports financiers

Contenu du rapport :

1- Synthse de lutilisation des fonds

Modle

Association.

Tableau synthtique de lutilisation des fonds

Priode :.

Financement :..

Activits Montant Montant dpens Solde Observations


allou
Activit 1

Activit N
Total

Ouagadougou, le

Signature Signature

2- Relev des dpenses

Modle

Association :..

Relev des dpenses

Sous programme..

Composante : Conseil dpistage volontaire

31
Sous composante : Formation du personnel des centres CDV

Activit/service : Formation en gestion des centres CDV

No Nature de la dpense Rfrence pice Montant


pice justificative

Ouagadougou. Le

Signature Signature

3- Pices justificatives du prsent relev selon numro chronologique des pices.

32
VI.2.2.- Modle de fiche de vrification des rapports financiers des associations

Fiche de vrification des rapports financiers

Association : Arriv le :
Sous programme : Priode :

Contrle :

Existence des pices : Oui Non

Conformits des pices : Oui Non

Exactitude des chiffres : Oui Non

Validit des visas : Oui Non

Accept A Ouagadougou, le

Rejet partiel Vrifi par :

Rejet total Signature

Mis en instance

Motif de rejet/ ou de mise en instance

Montant accept Montant rejet

33
VI.2.3- Proposition de traitement des rapports des associations

DELAI/
TACHES EFFECTUEES RESPONSABLES EXECUTION

Dtermination du financement annuel des activits de Direction des oprations Au plus tard 30
lassociation par sous programme et par bailleur et novembre de lanne
rpartition du budget en tranches trimestrielles en cours

Signature de la convention de financement Coordination Au plus tard 1er


du PAMAC et janvier de lanne
associations concerne

Transmission des rapports dactivits et des rapports Associations Au plus tard 5 jours
financiers au PAMAC aprs la fin du
trimestre

Transmission du rapport dactivits la direction des Secrtariat de direction Ds la rception


programmes et du rapport financier la direction des charg de la rception
oprations

Vrification du rapport financier et tablissement et Direction des oprations 3 jours aprs la


signature de la fiche de vrification (agent vrificateur) rception

Transmission de la fiche de vrification la direction Direction des oprations Ds signature de la


des programmes fiche de vrification

Communication du montant du nouveau financement Direction des programmes Ds rception de la


lassociation et rvision de la fiche de projet fiche de vrification

Prparation du dossier de dblocage de fonds (copie de Direction des oprations Ds signature de la


la fiche de vrification, pice de dpense-banque et (comptable) fiche de vrification
chque)

Transmission des tats de virement des fonds (pice de Direction des oprations Ds prparation du
dpense-banque) et chque au directeur des oprations (comptable) dossier
pour visa

Transmission chque (accompagn de la pice de Direction des oprations Ds visa du directeur


dpense) au coordonnateur pour signature (comptable) des oprations

Remise de chque aux associations Direction des oprations Ds signature du


(secrtaire) chque

34
VI.2.4- Proposition de termes de rfrence des principales postes de travail

Remarque : Cette proposition na pu tre discute avec le Coordonnateur du PAMAC

1- Assistante de programme

Dans la relecture du manuel de procdures, nous recommandons que les tches suivantes soient confies la
direction des oprations :
- la gestion du carburant et le suivi de lentretien des vhicules
- la gestion des missions lexception des ordres de mission
- la gestion de la caisse de menues dpenses.

Lassistante de programme assure les tches suivantes :

De gestion du courrier :
- saisir les documents du coordonnateur
- introduire chez le coordonnateur le courrier reu de lextrieur (courrier arrive) et les documents
soumis sa signature
- prparer de la transmission du courrier lintrieur et lextrieur
- suivre la distribution du courrier par lagent de bureau-coursier
- assurer larchivage des documents et courrier conservs au niveau de la coordination

De relations publiques
- recevoir les appels tlphoniques du coordonnateur
- noter les messages du coordonnateur
- accueillir les visiteurs du coordonnateur
- prendre et donner les rendez-vous

Dadministration
- tablir et soumettre les ordres de mission la signature du coordonnateur
- saisir et soumettre la signature du coordonnateur les dcisions de congs et les autorisations
dabsence
- excuter toute tche elle confie par le coordonnateur du programme et entrant dans le cadre de
ses attributions

2- Spcialiste Suivi-Evaluation

Le spcialiste Suivi-Evaluation (S&E) est charg :


- daffiner la formulation du cadre logique avec les indicateurs de performance de chaque volet
- dlaborer un plan de suivi et dvaluation des activits ;
- dappuyer lquipe du PAMAC dans le suivi des activits en cours ;
- de former lquipe et les partenaires du PAMAC sur les outils et principes du systme de S&E.
- dlaborer des rapports trimestriels de suivi du programme ;
- dorganiser des valuations des effets et impact du programme (valuation intermdiaire, revue
mi parcours, valuation finale, tude dimpact, etc.)
- de grer la base de donnes du Programme ;
- dassurer la diffusion et la circulation des informations relatives ltat dexcution du programme
- de lexcution de toute tche lui confie par le coordonnateur du programme et entrant dans le
cadre de ses attributions

35
3- Directeur de programmes

Il est charg :
- de coordonner les activits des sous programmes
- de valider les plans de travail priodiques et les budgets des activits des sous programmes
- de suivre et de rendre compte de lexcution des sous programmes,
- de dvelopper et de proposer de nouveaux projets
- dappuyer le coordonnateur dans la mobilisation des ressources
- de prparer la participation du coordonnateur (en ce qui concerne les aspects techniques) aux
travaux du comit de pilotage, dautres instances de concertation ou des missions
- dexcuter toute tche lui confie par le coordonnateur et entrant dans le cadre de ses attributions

4- Chargs de sous programmes dpistage, prise en charge communautaire et prvention (3 postes de travail
distincts)

Ils sont chargs :


- de produire les plans de travail priodiques des sous programmes et les budgets des activits
- dlaborer les fiches de projet (fiches dintervention par bailleurs) et les soumettre lapprciation
du directeur du programme
- de soumettre aprs approbation les fiches projets aux associations pour signature
- de suivre lexcution des sous programmes sur le terrain (oprationnalisation des plans de travail)
- de vrifier et analyser les rapports dactivits trimestriels des associations
- de prparer les rapports dactivits trimestriels du sous programme et dfinir les perspectives
damlioration et de progrs pour les priodes venir
- dapporter un appui conseil aux associations dans la planification et lexcution de leurs activits
- de mettre jour et/ ou de proposer des outils de suivi des activits sur le terrain
- dexcuter et de rendre compte de la mise en uvre des recommandations du comit de pilotage
- dexcuter toute tche lui confie par le directeur des programmes et entrant dans le cadre de ses
attributions

NB : Le poste de charg du sous programme Dpistage est assur par le directeur de programmes.

5- Assistant de projet dpistage

Il assiste le charg du sous programme dpistage dans lexcution de ses tches.

6- Charg du projet prvention cible

Il est charg :
- de produire les plans de travail priodiques du projet
- dlaborer les fiches de projet (fiches dintervention par bailleurs) et les soumettre lapprciation
du charg de programme dpistage
- de suivre lexcution du projet sur le terrain (oprationnalisation des plans de travail)
- de vrifier et analyser les rapports dactivits trimestriels des associations
- de prparer les rapports dactivits trimestriels du projet dfinir les perspectives damlioration et
de progrs pour les priodes venir
- dapporter un appui conseil aux associations dans la planification et lexcution de leurs activits
- de mettre jour et/ ou de proposer des outils de suivi des activits sur le terrain
- dexcuter toute tche lui confie par le charg du sous programme prvention et entrant dans
le cadre de ses attributions

7- Charg sous programme Appui institutionnel et juridique

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Il est charg :
Appui aux associations :
- de produire le plan de travail annuel et les plans de travail trimestriel du sous programme
- dassister et appuyer les associations dans la rsolution des conflits internes et problmes dordre
juridiques et rglementaires
- daider la professionnalisation des associations travers la dfinition dun programme de
formation, llaboration doutils de travail et de dveloppement
- de prparer les rapports dactivits trimestriels du sous programme et dfinir les perspectives
damlioration et de progrs pour les priodes venir

Appui au PAMAC :
- dassurer la gestion des contrats de personnel et des contrats de services
- de proposer le plan de formation de lensemble du personnel et de suivre sa mise en uvre
- de suivre le plan de carrire du personnel
- de reprsenter la coordination dans la rsolution de problmes dordre judiciaire ou auprs
dinstances judiciaires
- de grer les conflits sociaux avec le personnel
- dexcuter toute tche lui confi par ses suprieurs hirarchiques
- dlaborer ou mettre jour les contrats du personnel
- donner son avis pour toute activit ou document ayant des aspects juridiques

8- Secrtaire de direction/ direction des programmes

Elle est charge :

De gestion du courrier :
- appuyer le personnel de la direction des programmes dans la saisie de documents
- introduire chez le directeur des programmes le courrier-arrive et les documents soumis son
apprciation ou signature
- prparer de la transmission du courrier linterne et lextrieur
- assister le personnel de la direction des programmes dans le classement et larchivage du courrier,
des rapports techniques et tout autre document

De relations publiques
- recevoir les appels tlphoniques du directeur des programmes
- noter les messages du directeur des programmes
- accueillir les visiteurs du directeur des programmes
- prendre et donner les rendez-vous
- excuter toute tche elle confie par le directeur des programmes et entrant dans le cadre de ses
attributions

9- Le directeur des oprations

Il est charg :
- de coordonner les activits du personnel en charge de la gestion financire et comptable
- de coordonner et superviser lexcution des tches du personnel en charge de la gestion financire
- de prparer et coordonner les missions de suivi sur le terrain des associations
- de vrifier toute information ou tout document (rapport financier, tats financiers, etc.) produit par
le personnel en charge de la gestion financire avant transmission au coordonnateur
- de valider priodiquement les oprations comptables
- de procder la signature des bons de commande
- dassurer lintrim du coordonnateur

37
- dexcuter toute tche lui confie par le coordonnateur du programme et entrant dans le cadre de
ses attributions

10- Administrateur financier charg de lappui aux associations

Il est charg :
- de vrifier les rapports priodiques des associations
- de vrifier, valider, dpouiller et imputer les pices justificatives des associations
- de valider la saisie comptable des pices relatives la mise disposition des fonds et des pices
justificatives de dpenses des associations/OBC/ONG
- de prparer en collaboration avec le directeur des oprations les missions de suivi et dassistance
aux associations/OBC/ONG
- de participer aux missions de suivi et dassistance aux associations/OBC/ONG
- de tenir jour le rpertoire des associations
- de traiter les demandes de fonds des associations/OBC/ONG
- dassurer et suivre la mise disposition des fonds aux associations/OBC/ONG
- de prparer les dossiers de demandes de fonds et suivre la mise disposition des fonds par le
PNUD
- dlaborer les rapports financiers trimestriels dans les normes et dlais requis
- de rdiger les lettres de commande et les dossiers dappel doffre et suivre leur excution en
collaboration avec les services techniques ou participer aux travaux de la commission dattribution des marchs
- de slectionner des fournisseurs dans le respect des procdures du PAMAC
- de contrler et valider les bordereaux de paiement
- prparer et faciliter les missions daudit
- de contribuer la mise jour des procdures de gestion administrative, financire et comptable
- de superviser et coordonner lexcution des tches par la comptable
- dexcuter toute tche lui confie le directeur des oprations et entrant dans le cadre de ses
attributions

11- Administrateur financier charg de la comptabilit analytique

Il est charg :
- de prparer, imputer et saisir au jour le jour toutes les pices comptables (autres que les pices
transmises par les associations/OBC/ONG)
- dditer mensuellement et contrler les tats analytiques
- de mettre la disposition de ladministrateur financier charg des associations les tats analytiques
ncessaires la production des rapports dans les dlais requis
- de produire les documents comptables de synthse
- dtablir les tats de rapprochement bancaire mensuel et les soumettre le directeur des oprations
pour approbation
- de traiter les demandes dapprovisionnement de la caisse de menues dpenses (CMD)
- de vrifier les pices transmises pour justification des oprations de la CMD
- deffectuer des contrles inopins de la CMD
- dlaborer le projet de budget de fonctionnement de lUCP
- dlaborer le budget de chaque mission du personnel
- dassurer le suivi de lexcution et la production du rapport dexcution trimestrielle du budget
- de prparer et coordonner linventaire des biens, fournitures et autres valeurs
- de contribuer la mise jour des procdures de gestion administrative, financire et comptable
- dexcuter toute tche lui confie par le directeur des oprations et entrant dans le cadre de ses
attributions

12- Assistant comptable

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Il est charg :

- de prparer les tats de paiement des salaires et de liquidation des frais de mission
- dtablir les bordereaux de paiement et les chques et les soumettre aux signataires habilits
- de prparer les dclarations de cotisations sociales la CNSS
- de prparer les dclarations de lIUTS
- dappuyer dans la saisie des pices relatives aux oprations des associations/OBC/ONG, diter les
fiches dimputation
- de participer aux missions de suivi et dassistance aux associations/OBC/ONG)
- de suivre lexcution des contrats de prestations de service, dassurance, dentretien de matriel,
etc.
- de vrifier et viser les demandes de carburant
- de participer linventaire des biens, fournitures et autres valeurs
- dexcuter toute tche lui confie par ladministrateur financier charg de lappui aux
associations et entrant dans le cadre de ses attributions.

13- Secrtaire de direction/ direction des oprations

Elle est charge :

De la gestion du courrier :
- saisir le courrier et autres documents
- rceptionner le courrier-arrive
- introduire chez le directeur des oprations le courrier-arrive et les documents soumis son
apprciation ou signature
- prparer de la transmission du courrier linterne et lextrieur

Des relations publiques


- recevoir les appels tlphoniques du directeur des oprations
- noter les messages du directeur des oprations
- accueillir les visiteurs du directeur des oprations
- prendre et donner les rendez-vous
- excuter toute tche elle confie par le directeur des oprations

De lappui au personnel de la direction des oprations :


- rceptionner et contrler la conformit des rapports et des dossiers de demande de fonds transmis
par les associations
- tenir jour le rpertoire de suivi des rapports
- tablir les bons de commande
- tablir les bordereaux de remises des chques
- remettre les chques aux bnficiaires
- tenir la caisse de menues dpenses
- assister le personnel en charge de la gestion financire et comptable dans le classement et
larchivage du courrier, des pices comptables et tout autre document comptables
- excuter toute tche lui confie par le directeur des oprations et entrant dans le cadre de ses
attributions

14- Informaticien

Il est charg :
Le personnel de la cellule est charg
- de grer mettre jour la base de donnes
- de grer le site web

39
- dassurer la maintenance et lentretien du matriel informatique
- dapporter assistance lensemble du personnel dans lutilisation du matriel informatique
- de garantir la scurit du systme informatique

40
COMITE DE PILOTAGE

COORDINATEUR

Assistante de programme,
Spcialiste suivi- valuation

DIRECTEUR DES PROGRAMMES


Charg du sous Programme Dpistage
Jean-Franois SOME Agent de bureau/ Standardiste/
Assistante : Ache DIALLO Coursier Rceptionniste

Charg sous Programme Appui


DIRECTEUR DES PROGRAMMES Institutionnel et Juridique DIRECTEUR DES OPERATIONS
Charg du sous Programme
Prise en Charge
Communautaire (PECC) Secrtaire de Direction Secrtaire de Direction
Marcel LOUGUE

Charge du Charge du Administrateur Informaticien Personnel


Charg du sous Administrateur
sous sous Financier, Appui & dappui
Programme Financier,
Programme Programme encadrement -Chauffeurs
PECC Comptabilit des
Comptabilit analytique
Dpistage Prvention PNUD et rapportage -Agents
associations
dentretien
-Gardiens

Assistant de Charge de
Projet Projet Comptable
Dpistage Prvention
cible

41
VI.2.6- Exemple de tableau de bord hebdomadaire pour le personnel dappui

POSTE DE TRAVAIL :..

TABLEAU DE BORD HEBDOMADAIRE


SEMAINE DU

N ACTIVITES TACHES A EXECUTER DATES CONTRAINTES DE INSTRUCTIONS DU


dordre BUTOIR REALISATION SUPERIEUR
HIERARCHIQUE
1

42
VII.7- Exemple de fiche technique dintervention

FICHE TECHNIQUE DINTERVENTION

I. TITRE DU PROJET : Programme de conseil dpistage volontaire


N: 0015-2006/ CDV-DK/PAMAC/SP-CNLS/BF

II. STRUCTURE DE COORDINATION BENEFICIARE :


Nom du responsable :
Contact du responsable :
Adresse de lassociation :
Localit :
Tlphone :
Bote Postale :
Email :

III. CARACTERISTIQUES DU PROJET :


DUREE DU PROJET :
MONTANT DU PROJET :

IV- ACTIVITES ET BUDGETISATION


Ouagadougou
Calcul des budgets Quantit Cot unitaire Cot trimestriel Cot annuel
Niveau 100
Salaire coordonnateur
Salaire rceptionniste
vacations conseillers
vacations prlvement
vacation laboratoires
promotion
administration du test
Total CDV/CMPJO
Stratgie avance pour (200 personnes par mois) dans les villages environnants
Quantit Cot unitaire Cot trimestriel Cot annuel
Prospection
Conseillers
Infirmier
Animateurs
Carburant
Guide
Total stratgie avance/CMPJO
Total gnral CMPJO

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V. MODALITES DE DECAISSEMENT
Le budget ci-dessus convenu sera dcaiss chances trimestrielles. Outre le 1 er dcaissement, tout autre
suivre sera conditionn au dpt pralable des justificatifs probants dans un dlai maximal de 05 jours prs la
fin du trimestre de mise en uvre.
De mme, les ractifs et le matriel de laboratoire seront fournis trimestriellement aux centres de dpistage selon
leur besoin et sous les mmes conditions de justification pralable.

VI. MODALITES ET ECHEANCES DE JUSTIFICATION


Lutilisation des fonds allous sera justifie suivant les modalits ci-aprs :

1- Rapport mensuel dactivits


A la fin de chaque mois de mise en uvre, lassociation dpose au PAMAC, le rapport mensuel dactivit
accompagn des fiches individuelles de suivi des conseillers, selon le canevas du rapport mensuel dactivit et
de fiche individuelle de conseiller fourni par le PAMAC .

Ces rapports mensuels dactivit et de suivi des conseillers doivent parvenir au plus tard le cinq (05) du mois
suivant.

2- Rapport Financier
A la fin de chaque trimestre de mise en uvre, lassociation dpose un rapport financier au Service financier du
PAMAC, et cela au plus tard 05 jours aprs la fin du trimestre de mise en uvre.

VII. MODALITE DE SUIVI ET DE CONTROLE

1. Suivi
La mise en uvre du prsent projet est assortie dun suivi linitiative du PAMAC. Ledit suivi sera assur par le
CIC-Doc, prestataire de service mand par le PAMAC pour ce faire.

Lassociation est tenue de faciliter cette mission et de sassurer de sa ralisation dans de bonnes conditions.

2. Supervision
De mme, lassociation signataire de la prsente sera supervise au moins une fois au cours de sa priode
dexcution. Le bnficiaire est tenu de faciliter cette supervision et de sassurer de sa ralisation dans de bonnes
conditions.

3. Contrle
Le PAMAC se rserve le droit deffectuer un contrle sur la gestion des ressources alloues. Le bnficiaire est
tenu de mettre la disposition de tout mandataire dment commis par le PAMAC cette mission, toutes
informations et documents caractre financier relatifs au prsent projet. Un tel contrle peut intervenir toute
tape de la mise en uvre du projet et prs son la fin du projet, et le bnficiaire est tenu les dites pices pour
une priode minimale de 05 ans.

4. Formation
Des formations seront organises au profit des acteurs des centres de dpistage et seront assures par le CIC-
Doc, prestataire de service mandat pour ce faire. Le bnfice de ces formations sera fonction des besoins
exprims.

VIII. DISPOSITIONS DIVERSES


1- Le prsent projet sinscrit dans le cadre de la convention cadre tablie entre le PAMAC et lassociation
CMPJO , et prend effet compter du 1er janvier 2006, sans gard sa date de signature par les parties.
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2- Pour toutes difficults dinterprtation ou de comprhension de la prsente fiche, le signataire prendra attache
avec le PAMAC, notamment le sous programme charg du CDV.

IX. IDENTIFICATION DES PARTENAIRES ET SIGNATURES


Ont sign pour :

Le PAMAC Nom/ association

Date ________________ Date __________________

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