1

Ao de la Consolidacin del Mar de Grau

UGEL.AREQUIPA SUR COMPROMETIDOS CON LA MEJORA DE LOS
APRENDIZAJES
GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL
AREQUIPA SUR

DIRECTIVA N 007 2016- UGEL. AS-DAGAD-CP

PROCEDIMIENTOS PARA EL INVENTARIO FISICO GENERAL DE BIENES MUEBLES EJERCICIO ECONOMICO
2016
SEDE E INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL AREQUIPA SUR

I. FINALIDAD
Establecer los lineamientos y procedimientos tcnico legales y administrativos que permitan a la Sede Administrativa y a las
Instituciones Educativas Pblicas y de Convenio de los diferentes niveles y modalidades educativas del mbito de la Unidad de
Gestin Educativa Local Arequipa Sur realizar un adecuado Inventario Fsico de Bienes Muebles; as como sincerar con
transparencia y en forma progresiva la informacin registral permanente de todos los bienes muebles con el que cuentan y vienen
operando cada una de ellas.
Que la Sede y cada Institucin Educativa cuente con informacin completa, ordenada, veraz, real y conciliada en la totalidad de
los bienes patrimoniales.

II. OBJETIVOS
Lograr que el proceso de Inventario Fsico General de Bienes Muebles Ejercicio Econmico 2016, se ejecute adoptando
criterios uniformes en aplicacin a la normativa legal vigente a los principios de racionalidad y funcionalidad concordantes con la
legislacin establecida y que estn orientados a:

a. Verificar y Comprobar la existencia fsica de los bienes muebles.

b. Constatar fsicamente el estado de conservacin, ubicacin, cantidad, condicin de utilizacin, seguridad y los funcionarios
responsables de los bienes que estn asignados en uso: as como realizar una eficaz administracin de los bienes en uso y
bienes improductivos.
c. Conciliar los saldos obtenidos del Inventario Fsico de Bienes Muebles producto de la verificacin a realizar, con la informacin
registrada por la Oficina de Contabilidad, a fin de realizar los ajustes y/o regularizaciones a que hubiere lugar.
d. Revisar, sustentar y actualizar los registros contables y patrimoniales
e. Conciliar los resultados y saldos con el inventario anterior
f. Conciliar los Saldos de Inventarios Fsicos valorados de Bienes Muebles con el Balance General.
g. Determinar los Bienes sobrantes y/o faltantes con que cuenta la entidad a fin de que se realice su saneamiento y/o
regularizacin respectiva.
h. Determinar el inventario fsico general actualizado y valorizado de bienes correspondientes a las dependencias educativas
correspondiente a la Unidad Ejecutora del mbito de la UGEL. AS.
i. Disponer con informacin que garantice la consistencia y confiabilidad de los datos consignados en las Cuentas del Activo,
Cuentas de Orden, como parte integrante de los Estados Financieros.

III. BASE LEGAL

Ley N 29158 Orgnica del Poder Ejecutivo
Ley N 27867Organica de Los Gobiernos Regionales
Ley N 30281 General del Presupuesto de la Repblica 2015
Ley N. 29944, Ley de Reforma Magisterial
Ley N 29151, Ley del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Ley N 27995, Ley que establece procedimientos para asignar bienes dados de baja por las Instituciones Pblicas a favor de
los Centros Educativos de las Regiones de extrema pobreza.
Ley 27815 del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, su modificatoria Ley 28498 y su Reglamento D.S. 033-2005-PCM
Ley 27658 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, sus modificatorias Ley 27842 y Ley 27899; su Reglamento
el D.S. 030-2002-PCM
Ley N 30057, Ley del Servicio Civil.
Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley N 29151 que cre el Sistema Nacional de Bienes
Estatales, y sus modificatorias el D.S. 002-2010-VIVIENDA, D.S. 007-2010-VIVIENDA.
Decreto Supremo N 013-2004-EF, Reglamento de la Ley N 27995 y su modificatoria aprobada por Decreto Supremo N
164-2006-EF.
Decreto Supremo N 040-2014-PCM, Reglamento General de la Ley del Servicio Civil.
Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
2

Decreto Supremo N 033-2005-PCM, Reglamento de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica.
Decreto Supremo N 001-2012-MINAM, Reglamento Nacional para la Gestin y Manejo de los Residuos de Aparatos
Elctricos y Electrnicos.
Resolucin N 046-2015/ SBN que aprueba la Directiva 001-2015 SBN
Resolucin Ministerial N 126-2007-VIVIENDA ,que aprueba el Reglamento Nacional de Tasaciones del Per y su
modificatoria aprobada por Resolucin Ministerial 266-2012-VIVIENDA.
Resolucin del Superintendente Nacional de los Registros Pblicos N 039-2013-SUNARP SN, Reglamento de Inscripciones
del Registro de Propiedad Vehicular ,modificado por la Resolucin del Superintendente Nacional de los Registros Pblicos N
355-2013-SUNARP SN.
Resolucin Directoral No. 001-2010-EF/93.01 Nuevo Plan Contable Gubernamental
Resolucin de Contralora N 320-2006-CG. Normas de Control Interno.
Resolucin de Contralora General No. 458-2008-CG Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las
Entidades del Estado
Resolucin N 094-2009-CG Directiva Ejercicio del Control Preventivo por los OCI
Resolucin N 046-2015/SBN que aprueba la Directiva N 001-2015/SBN.
Resolucin Directoral N 012-2011-EF/93.01 que aprueba la Directiva N 003-2011-EF / 93 .01Lineamientos Bsicos para el
Proceso de Saneamiento Contable del Sector Publico.
Directiva N 005-2016-EF/51.01 Metodologa para el Reconocimiento ,Medicin, Registro y Presentacin de los Elementos
de Propiedades , Planta y Equipo de las Entidades Gubernamentales

IV. ALCANCE
Unidad de Gestin Educativa Local Arequipa Sur.
Instituciones Educativas Publicas : ( Estatales y de Convenio)
Instituciones Educativas de Educacin Pblica Bsica Regular (Inicial, Primaria y Secundaria Menores)
Instituciones Educativas de Educacin Pblica Bsica Alternativa (Primaria y Secundaria Adultos)
Instituciones Educativas de Educacin Pblica Especial y Centros de Educacin Tcnico-Productiva.

V. RESPONSABILIDAD
La presente Directiva es de aplicacin y cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios, servidores administrativos,
Directores, docentes que independientemente del rgimen laboral al que pertenecen vienen laborando en la Sede Administrativa e
Instituciones Educativas Pblicas. Su incumplimiento genera responsabilidad administrativa en los siguientes niveles:

Director de UGEL. AS
Director del rea de Administracin, Equipo de Control Patrimonial y Comisin y/o Sub Comisin de Inventario de los
respectivos mbitos jurisdiccionales
Directores de Instituciones Educativas Pblicas de Educacin Bsica Regular - EBR (Inicial, Primaria
Secundaria Menores), Educacin Bsica Especial EBE, Educacin Bsica Alternativa EBA (Primaria y
Secundaria Adultos); Educacin Tcnico-Productiva - CETPRO (Centros de Educacin Tcnico-Productiva) y
Centros de Educacin Ocupacional CEO.

VI. DISPOSICIONES GENERALES Y ESPECFICAS:

A) DISPOSICIONES GENERALES

1. De los Bienes Estatales

Se entiende por bienes del Estado, todo bien o activo que forman parte del patrimonio de las entidades de la Administracin
Pblica, destinados al uso institucional o asignados a los empleados pblicos para el debido cumplimiento de sus funciones y
actividades; as como aquellos bienes de terceros que se encuentran bajo su uso o custodia.

Los bienes que forman parte de la Administracin Pblica, estn constituidos por aquellos bienes que de acuerdo al Cdigo
Civil y las leyes especiales, son adquiridos por cualquier Fuente de Financiamiento por las entidades pblicas en propiedad
bajo las diversas formas y modalidades jurdicas que estas disponen, llmese por concepto de compra, donacin,
transferencia, legado por acto de saneamiento, por permuta o por cualquier otra causal; y que se encuentran descritos en el
Catlogo Nacional de Bienes Muebles de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales o que sin estarlo sean
susceptibles de ser incorporados al patrimonio institucional, estos bienes se dividen en dos grupos:

Bienes considerados como Activo Fijo

Los Bienes Patrimoniales que conforman el Activo Fijo, son aquellos que tienen una vida til mayor un ao, que este
destinado al uso de la Entidad, que se encuentren en el Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, que este sujeto
a Depreciacin y cuyo valor monetario sea igual o mayor a 1 / 4 de la UIT (Unidad Impositiva Tributaria), vigente a la fecha
de sus adquisicin, tal como lo establece la Directiva N 005-2016-EF/51.01
Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
3

Bienes considerados como no Depreciables

Los Bienes Patrimoniales considerados como No depreciables son aquellos cuyo valor monetario es menor a 1/4 de la UIT
(Unidad Impositiva Tributaria) vigente a la fecha de su adquisicin.

Ejemplos de Bienes que no se deben Inventariar

- Parlantes Multimedia
- Ratn Electrnico ( Mouse)
- Herramientas bsicas
- Cesto de plstico
- Audfonos Multimedia
- Cmara Web cam
- Cesto de Madera
- Estantes de ngulos Ranurados
- Baln de Gas
- Textos ,libros
- Accesorios , repuestos
- Material de laboratorio
- Material de vidrio y cermica para ensayo
- Objetos empotrados
- Set de instrumental quirrgico
- Bienes Fungibles
- Aquellos que por su naturaleza no es posible etiquetarlos con etiquetas o tintas y no se encuentren en el Catlogo Nacional
de Bienes Muebles del Estado.

Estos bienes para el control interno de la Institucin Educativa debern figurar en el formato Inventario sin
cdigo.

2. Del Empleado Pblico

Se considera empleado pblico a todo funcionario o servidor de las entidades de la Administracin Pblica en cualquiera de
los niveles jerrquicos, sea ste nombrado, contratado, designado, de confianza o electo, que desempee actividades o
funciones en nombre y al servicio del Estado; no importa el rgimen jurdico de la entidad en la que se preste servicios ni el
rgimen laboral o de contratacin al que est sujeto. El ingreso de personal a la funcin pblica implica tomar conocimiento de
la Ley 27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, asumiendo el compromiso correspondiente de su cumplimiento.

3. Del Uso Adecuado de los Bienes del Estado

Es deber de todo servidor pblico, proteger y conservar los bienes del Estado, debiendo utilizar los que le fueran asignados
para el desempeo de sus funciones de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o
permitir que otros empleen los Bienes del Estado para fines particulares o propsitos que no sean aquellos para los cuales
hubieran sido especficamente destinados.

4. De la Direccin de Administracin y/o Directores de Instituciones Educativas

La Direccin de Administracin en la Sede Administrativa de la UGEL AS y los Directores de Instituciones Educativas, son los
responsables del correcto registro, administracin y disposicin de los bienes muebles con que cuenta la entidad, teniendo por
funciones:
a. Aprobar y supervisar el Alta, la Baja y los actos de adquisicin, administracin y disposicin del patrimonio mobiliario de la
entidad.
b. Emitir documentos de gestin, instrucciones tcnicas y normas necesarias para un uso eficiente y controlado de los
bienes muebles estatales.
c. Dictar las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades para el levantamiento del inventario fsico
del patrimonio mobiliario de la Entidad; as como designar a la Comisin de Inventarios en la UGEL.AS y la Sub.
Comisin de Inventarios en Instituciones Educativas.
d. Remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales el inventario de los bienes muebles de la Entidad y de las
Instituciones Educativas del mbito, en los plazos establecidos.
e. La Direccin de Administracin de la UGEL.AS brindara facilidades a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales
para la verificacin de los datos remitidos relacionados a los bienes muebles registrados.
f. La Direccin de Administracin de la UGEL.AS dotara a la Unidad Orgnica / Oficina de Control Patrimonial de personal
calificado, recursos fsicos y tcnicos adecuados para la ejecucin de sus obligaciones, funciones y atribuciones.
g. La Direccin de Administracin de la UGEL.AS y los Directores de Instituciones Educativas aplicaran sanciones
administrativas al personal que incumpla la normatividad del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
4

5. De la Oficina de Control Patrimonial en la Sede e Instituciones Educativas

a. En cumplimiento al D.S. 007-2008-VIVIENDA que aprueba el Reglamento de la Ley 29151 que crea el Sistema
Nacional de Bienes Estatales; en las Unidad de Gestin Educativa Local Arequipa Sur se ha implementado el Equipo de
Control Patrimonial, la misma que es la responsable de registrar y controlar permanentemente todos y cada uno de los
bienes patrimoniales asignados en uso a cada servidor de la entidad; realizando las coordinaciones directas e inmediatas
a que hubiera lugar con la Direccin de Administracin, en resguardo de la propiedad de bienes de propiedad estatal.
b. En las Instituciones Educativas Publicas y de Convenio el Director deber designar un servidor que asumir como
responsable de Control Patrimonial encargado del uso y custodia de los bienes muebles autorizado mediante una
Resolucin de Direccin tal como dispone las recomendaciones del rgano de Control Institucional de la UGEL. Arequipa
Sur y para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolucin Ministerial N 046-2015/ SBN que aprueba la Directiva 001-
2015 SBN Procedimientos de Gestin de los Bienes Muebles del Estado.

Tiene por funciones las siguientes: (Unidad Ejecutora)

Recopilar toda la informacin registral, administrativa, documental y tcnica del patrimonio de la entidad pblica
Requerir a los organismos pblicos la informacin necesaria para el saneamiento de los bienes de su propiedad
Remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, copia de los expedientes que sustentan los actos
de adquisicin, disposicin, administracin y gestin patrimonial reglados en el presente Reglamento, para su
respectiva sustentacin y/o aprobacin, segn corresponda.
Realizar inspecciones tcnicas para verificar el destino y uso final de los bienes de su entidad
Identificar, codificar y registrar los bienes muebles estatales adquiridos bajo cualquier modalidad
Administrar el registro e informacin de los bienes muebles estatales de la entidad pblica.
Solicitar a la SBN la incorporacin de nuevos tipos de bienes
Elaborar los informes tcnicos para el Alta, la Baja, Administracin, Disposicin y Gestin de los bienes muebles.
Elaborar los proyectos de Resolucin correspondiente al Alta, la Baja, disposicin y gestin de los bienes
muebles, as como las bases administrativas para la compraventa de stos, para su aprobacin por parte de la
Oficina General de Administracin.
Asistir a la OGA en los actos de Administracin, Disposicin y Gestin de los bienes muebles.
Sanear los bienes muebles
Suscribir con la Oficina General de Administracin las Actas de Entrega-Recepcin para la aceptacin de la
donacin, transferencia y para los actos de disposicin y gestin de los bienes muebles.
Integrar la Comisin de Inventario de los bienes muebles estatales como ente facilitador
Formular en coordinacin con la OGA las denuncias ante las autoridades correspondientes por el uso indebido o
prdida de sus bienes y/o de los que se encuentren bajo su administracin
Valorizar mediante tasacin los bienes muebles que carecen de la respectiva documentacin sustentatoria de su
valor para su incorporacin al patrimonio de la entidad; y, en los casos que corresponda, aquellos que van a ser
objeto de disposicin final o gestin.
Verificar a las Instituciones Educativas los bienes patrimoniales reportados con acata de supervisin.
Las dems que le sean asignadas por la Oficina General de Administracin o la que haga sus veces.

6. Del Acervo Documentario

Es Responsabilidad del Equipo de Control Patrimonial y del Director en Instituciones Educativas mantener el archivo de la
documentacin-fuente sustentatoria (Factura, Boleta de Venta, Pedido Comprobante de Salida, Resolucin de
Adjudicacin, Resolucin de Transferencia, Acta de Entrega Recepcin, Acta de Transferencia, otros) en el que se refleje la
procedencia u origen de los bienes con que cuenta la entidad, a efecto de garantizar y sustentar la informacin contenida en
los inventarios.

7. De la Obligacin de informar la Recepcin de Bienes (ALTAS)

El ALTA es el procedimiento que consiste en la incorporacin fsica y contable de los bienes muebles al Patrimonio de la
Entidad Publica Sede o Institucin Educativa.

Causales de ALTA:

Adquisicin
Aceptacin de Donacin de Bienes
Saneamiento de Bienes Sobrantes
Saneamiento de vehculos
Reposicin de Bienes
Permuta de bienes
Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
5

La Sede Administrativa de la UGEL.AS. e Instituciones Educativas estatales y convenios de los diferentes niveles y
modalidades sin excepcin, estn obligadas dentro de los 10 das de haber recibido algn tipo de bien DAR DE ALTA en
lo que corresponda (Donacin, Transferencia, Compras, etc.) a efectuar su ingreso correspondiente en el Libro de Acta de la
entidad y en el Nuevo Formato de Informe Tcnico y Comunicar a la UGEL para su Registro Patrimonial y Contable,
debiendo especificarse las caractersticas propias del bien (denominacin, color, tamao, medidas, otros), el documento de
ingreso, la procedencia, el valor del bien y el detalle de las personas que intervienen en dicho acto.

Los bienes del activo fijo provenientes del Ministerio de Educacin en calidad de Donacin a Instituciones Educativas de
nuestro mbito en sus diferentes niveles y/o modalidades, no seguirn los procedimientos de ALTA tan solo debern remitir la
PECOSA en un plazo de 10 das a la Oficina de Control Patrimonial para su registro contable y la II.EE. lo incorporara en sus
Inventarios con el Nro. de PECOSA remitida del MED.

Por otro lado la Ley N 28628 Ley Que Regula la Participacin de las Asociaciones de Padres de Familia en Instituciones
Educativas Pblicas y el Decreto Supremo N 004-2006-ED que aprueba su Reglamento, seala en el Art. 80.- Las
Adquisiciones Efectuadas por la APAFA, son donadas a la Institucin Educativa mediante Acta. Seguidamente el Director de la
Institucin Educativa por intermedio del Sub Comit de Inventarios elaborara el Nuevo Formato de Informe Tcnico y emitir
Resolucin de Direccin de la Donacin y/o adquisicin, lo incorporar al Inventario Patrimonial dentro del plazo indicado.

8. De la Obligacin de informar Bienes Faltantes (BAJAS)

La BAJA es el procedimiento que consiste en la extraccin fsica y contable de los bienes muebles del Patrimonio de la
Entidad Publica Sede o Institucin Educativa se autoriza mediante Resolucin Directoral con indicacin expresa de las
causales que lo originan.

Causales de BAJA

Estado de excedencia
Obsolescencia Tcnica
Mantenimiento y Reparacin Onerosa
Reposicin
Reembolso
Perdida
Hurto
Robo
Residuos de Aparatos Elctricos y Electrnicos RAEE
Estado de Chatarra
Siniestro y
Destruccin Accidental

Las Instituciones Educativas estatales y convenios de los diferentes niveles y modalidades sin excepcin por intermedio de
su Sub Comit de Inventarios , estn obligadas dentro de los 10 das hbiles remitir a la UGEL.AS- Oficina de Control
Institucional y a la Unidad Orgnica de Control Patrimonial el expediente administrativo DE BAJA por causales de perdida,
hurto, robo y siniestro adjuntando la denuncia policial, el resultado de la denuncia policial ,el informe efectuado en primera
instancia por el servidor responsable, el informe del Director de la I.E. determinando si existe o no responsabilidad por parte
del trabajador causante del hecho, Nuevo Formato de Informe Tcnico y Resolucin de Baja de Direccin para luego de ser
revisado por la Oficina de Control Patrimonial proceda a informar al rgano de Control Institucional (O.C.I.) para la
investigacin formal y determinacin de responsabilidades funcionales y/o legales de acuerdo al Cdigo Civil y/o Penal,
procediendo luego de ello a elaborar R.D. de Baja con la Comisin de Inventarios de la UGEL.AS la misma que ser elevado
a la Direccin de Administracin para su evaluacin y/o aprobacin correspondiente para posteriormente remitirla la SBN ;
Los Directores debern realizar todas las gestiones necesarias para la reposicin de los bienes perdidos, hurtados, robados
con iguales o similares caractersticas de no existir parecido debern reponerlo con otra de mejores caractersticas debiendo
incorporar al inventario por causal de reposicin, tal como dispone la Directiva sobre Actos de Administracin 001-2015/SBN.

9. Procedimientos para la Gestin Adecuada de los Bienes calificados como Residuos de Aparatos
Elctricos y
Electrnicos - RAEE
Los RAEE son residuos de Aparatos Elctricos y Electrnicos, que han alcanzado el fin de su vida til por uso u
Obsolescencia y que se convierten en residuos (equipos de cmputo, equipos de sonido, sistema de proyeccin multimedia,
Estabilizadores, Impresoras, Fotocopiadoras, celulares, telfonos, scanner, Televisores, Reproductores de Video, etc.)
La donacin es el acto de disposicin mediante el cual la Entidad o Institucin Educativa dispone transferir gratuitamente la

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
6

propiedad de los bienes muebles calificados como RAEE y que han sido dados de baja a favor de las Empresas Prestadora de
Servicios de Residuos Slidos - EPS o Empresa Comercializadora de Residuos Slidos registrados ante DIRESA o DIGESA
o a los Sistemas de manejo de RAEE.
Las Instituciones Educativas debern de almacenar los RAEE hasta que la UGEL.AS cumpla con disponer dichos residuos tal
como dispone la Directiva N 003-2013/SBN.

10. Del Registro

Los bienes ingresados a la Institucin Educativa debern ser incorporados patrimonialmente y contablemente por la UGEL.
AREQUIPA SUR, para lo cual la Institucin Educativa deber alcanzar el expediente de alta con toda documentacin
sustentatoria necesaria, para el cumplimiento de su registro (copias de las actas de donacin, facturas, Pecosas, Nuevo
Formato de Informe Tcnico, Resolucin de Direccin y otros); siendo Responsabilidad de las Instituciones Educativas y la
UGEL. AS el mantener actualizado el inventario de bienes patrimoniales.
Las Instituciones Educativas debern acopiar y archivar debidamente la documentacin sustentatoria de todos los bienes
muebles dados de ALTA as como los bienes dados de BAJA a efecto de garantizar y sustentar la informacin contenida en los
Inventarios.

La UGEL. AS a travs del Equipo de Control Patrimonial en coordinacin con la Oficina de Contabilidad deber registrar en
forma adecuada y oportuna los bienes informados por las Instituciones Educativas y los Bienes adquiridos y asignados en uso
al personal de la entidad,

El Registro se realizar en forma cronolgica anotndose la identificacin, detalles tcnicos, caractersticas, documentos
fuentes, valores netos, cuentas contables y referencias relativas al ingreso de los bienes.

La Unidad de Control Patrimonial, con copia de la Orden de Compra, Orden de Servicio o Nota de Entrada a Almacn y su
respectivo Pedido Comprobante Salida Recepcin, deber verificar la existencia e integridad del bien, registrar y asignar el
correspondiente cdigo patrimonial S.B.N.

11. De la Responsabilidad de los bienes asignados:

El Titular del rgano respectivo y el servidor al que se le asign el bien son solidariamente responsables, tanto pecuniaria
como administrativamente de la prdida, dao, deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de la dependencia.,
especialmente si ocurrieron por negligencia en aplicacin de disposiciones sobre verificacin fsica de bienes y/o servicios
(numeral 4 del Ttulo VI Mecanismos de Control de la SA. 07 Verificacin del Estado y Utilizacin de Bienes y/o Servicios de la
Resolucin Jefatural N 118-80-INAP-DNA, del 25-07-1980 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento)

Cada trabajador usuario de los bienes patrimoniales de la entidad es el nico responsable de su existencia fsica,
permanencia, custodia, conservacin, etc., en consecuencia, cada uno de los trabajadores, cualquiera sea su nivel jerrquico
o laboral, deber tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar las medidas cautelares del caso, para evitar prdidas,
sustraccin deterioro, etc., que luego podra ser considerado como descuido o negligencia e imputrsele la responsabilidad
Administrativa, civil y/o penal a que hubiera lugar, tendente a la recuperacin y/o reposicin de los mismos.

En ese sentido es preciso mencionar lo sealado en la Resolucin de Contralora N 458-2008-CG (Aprueban las Gua para la
Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado) Numeral 4.- Controles sobre el acceso a los
recursos o archivos literal d) Cada trabajador o usuario deber ser responsable de la existencia fsica, permanencia, y
conservacin de los bienes patrimoniales a su cargo; en consecuencia, cada uno de los trabajadores, independientemente de
su nivel jerrquico, deber tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar de inmediato las medidas del caso para evitar
prdidas, sustraccin o deterioro, que luego se podran considerar como descuido o negligencia, imputando alguna
responsabilidad; para su revisin posterior.

12. Del Inventario Fsico

El inventario es el procedimiento que consiste en verificar fsicamente la existencia, identificar, codificar y registrar los bienes
muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha o perodo, con el fin de verificar la existencia fsica real de los
bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las
regularizaciones que correspondan. (Art. 121 D.S. 007-2008-VIVIENDA)

El inventario comprende la relacin detallada y valorizada de todos los bienes existentes de la entidad a la culminacin del
ejercicio presupuestal. Este procedimiento debe de cumplirse por lo menos una vez al ao de acuerdo a la normatividad
vigente.

13. Del Control del Equipo Auxiliar

Los bienes patrimoniales que por su naturaleza y caractersticas propias, etc., sean consideradas como equipo auxiliar, y
que figuran en los respectivos cargos personales por Asignacin de Bienes en Uso sern controlados extracontablemente

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
7

por la Unidad de Control Patrimonial, pudindose registrar en cuentas de orden y en el formato INVENTARIO SIN CODIGO
anexo 3-C.

B) DISPOSICIONES ESPECIFICAS

VII. Inventario, rganos Responsables, Conformacin y Procedimientos

Inventario Fsico General de Bienes Muebles
Consiste en contrastar la presencia fsica y presencia real de los bienes en uso de la entidad a una fecha determinada,
apreciar su estado de conservacin o deterioro y las condiciones de seguridad con que stos cuentan, con el fin de
asegurar su existencia real; permite asimismo sincerar los resultados obtenidos del inventario con los registros contables,
a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones
correspondientes.

En el caso de las Instituciones Educativas Pblicas, la integracin contable esta a cargo de la Oficina de Control
Patrimonial y la Oficina de Contabilidad de la Unidad de Gestin Educativa Local Arequipa Sur.

1. rganos Responsables

La Oficina de Administracin de la Unidad de Gestin Educativa Local Arequipa Sur es el rgano responsable de
consolidar y remitir el Inventario de Bienes Muebles de la Sede e Instituciones Educativas a la Superintendencia de
Bienes Nacionales a travs del Mdulo de Sistema de Informacin Nacional de Bienes Estatales - SINABIP en medio
magntico y documentos impresos conforme al Software diseado por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
La Oficina de Administracin es el rgano responsable del proceso de Toma de Inventario de Bienes Muebles.
Las Instituciones Educativas atravez de sus Directores y/o Sub Comit de Inventarios tendrn la responsabilidad de
reportar los Bienes Patrimoniales as como realizar los procedimientos de altas y bajas.

2. Conformacin de la Comisin de Inventario

A. En la Unidad de Gestin Educativa Local : Comisin de Inventario
En la Unidad de Gestin Educativa Local Arequipa Sur la Comisin de Inventarios estar integrada por:
Director del rea de Gestin Administrativa, como Presidente
Oficina de Contabilidad, como integrante
Oficina de Abastecimiento, como integrante
Oficina de Infraestructura, como integrante
Oficina de Informtica, como integrante
Oficina de Control Patrimonial , como facilitador
rgano de Control Institucional, como veedor

La Comisin de Inventario solicitara a la Direccin de Administracin la contratacin de terceros contratados para la

constitucin de equipos de trabajo; constituido por personal calificado en Inventarios. La Comisin de Inventario es
responsable de los avances y los resultados de la realizacin del inventario.

Instituciones Educativas Pblicas (Estatales y Convenios): Sub Comisin de Inventarios

En las Instituciones Educativas de los diferentes niveles y modalidades, estar integrada por:
El Director (a) de la Institucin Educativa, quien la presidir
01 representante de los Docentes
01 Personal Administrativo y/o Coordinadores Administrativos y de Recursos Educativos CARE-JEC
Personal de Apoyo y/o Coordinadores de Innovacion y Soporte Tecnolgico CIS-JEC

En las Instituciones Educativas Pblicas Unidocentes, estar integrada por:

El Director (a) de la Institucin Educativa, quien la presidir
01 representante de la APAFA
La Autoridad poltica de la localidad.

La Sub Comisin deber ser elegida en reunin de todo el personal de la I.E. y hacer constar en el libro de actas con
cuantos votos fueron elegidos cada uno de ellos, para posteriormente ser autorizada la Sub Comisin con una Reso-
lucin de Direccin que deber ser notificada a cada personalmente a cada uno de sus miembros.

En caso de ser necesario, se podr integrar a la Comisin de Inventario uno o dos integrantes ms, teniendo en
cuenta la cantidad y valores de los bienes patrimoniales.

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
8

En las Instituciones Educativas Pblicas de los diferentes Niveles y Modalidades, el Director designar al servidor que
asumir como responsable de Control Patrimonial para dar cumplimiento a lo establecido en el D.S. 007-2008-
VIVIENDA y sus modificatorias D.S. 002-2010-VIVIENDA, D.S. 007-2010-VIVIENDA.

3. Funciones de la Comisin y Sub Comisin de Inventario

Las funciones que debern tener en cuenta la Comisin Inventario y Sub Comisin, son las siguientes:
Elaborar el cronograma de trabajo, que deber ser aprobado por la Autoridad competente.
Bloquear el internamiento de bienes por recepcionar y que permanezcan en una zona de despacho los bienes que se
encuentren pendientes de recojo.
Disponer la inmovilizacin de bienes muebles.
Elaborar y suscribir el acta de inicio del proceso de inventario.
Realizar la conciliacin con el inventario fsico del perodo anterior y el inventario contable valorizado respectivamente;
Elaborar y suscribir el acta de conciliacin del inventario patrimonial con la Oficina de Contabilidad;
Supervisar y dar conformidad al servicio de toma de inventario, solicitando de ser necesario, el concurso o participacin de
otras reas, en el caso que la toma de inventario sea realizado por una tercera persona natural o jurdica contratada para
tal fin.
Elaborar el expediente Tcnico de Alta y Baja para su aprobacin mediante una R.D.
Acopiar y archivar debidamente la documentacin sustentatoria de los bienes muebles dados de ALTA as como los de los
bienes dados de BAJA a efecto de garantizar y sustentar la informacin contenida en los Inventarios.

4. Instrumentos de Trabajo para realizar el Inventario Fsico

La Comisin de Inventario Fsico General de Bienes Muebles y Almacn, utilizarn los materiales e instrumentos necesarios
como:
Inventario Fsico del Ao Anterior
Normas emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales y Ministerio de Educacin
Catlogos, winchas, tableros, espejos, cmara fotogrfica resaltadores, correctores,
calibradores, metros, etc, que le permitan certificar las medidas, denominaciones, cdigos, etc., de cada uno de los bienes
que se est verificando
Computadora
Impresora
Calculadora

5. De la Instalacin de la Comisin y Sub Comisin de Inventario

Previo al inicio de acciones, el Presidente de la Comisin de Inventarios en la Sede de la UGEL. AS y/o Sub Comisin en las
instituciones Educativas de Inventario Fsico de Bienes Muebles formular programar las actividades a realizar de acuerdo
al cronograma establecido, para lo cual tomar conocimiento de los documentos, normas legales, libros y registros
relacionados a los tems a inventariarse.

La instalacin de la Comisin y/o Sub Comisin de Inventario Fsico de Bienes Muebles, deber estar registrada en el Libro de
Actas de la Institucin, la misma que estar suscrita por los integrantes de la Comisin y/o Sub-comisin, segn corresponda.

Se dejar constancia en el acta suscrita la asignacin de responsabilidad y requerimientos necesarios para la ejecucin del
trabajo encomendado. En caso de inasistencia de alguno de los miembros de la Comisin se dejar constancia en el Acta de
Instalacin, con la finalidad de que se designe el reemplazo correspondiente y se contine con las acciones programadas.

6. Prohibicin del Desplazamiento Interno y / o Externo de Bienes.

Para que los bienes patrimoniales de la Sede e Instituciones Educativas del mbito de la Ugel. Arequipa Sur, estn
debidamente registrados y controlados; queda prohibido que dichos bienes, cualquiera sea su naturaleza, sean desplazados o
movilizados interna ni externamente, sin la autorizacin previa y por escrito de la Oficina de Administracin en la Sede y del
Director en las Instituciones Educativas; por lo que queda establecido que en tanto se realice las acciones de inventario, no
deber producirse ningn movimiento de bienes. (Resolucin N 039-98-SBN)

7. De la Verificacin del Inventario Fsico General de Bienes Muebles

7.1 Verificacin Fsica

a. La verificacin Fsica comprende a todos los Bienes Patrimoniales existentes , asignadas
en uso a la fecha, a todas y cada una de las dependencias que comprende el mbito de la UGEL .Arequipa Sur, a
excepcin de los terrenos, edificaciones e Infraestructura Pblica, que no se encuentre debidamente saneada su
situacin legal, Tcnica y Contable (Titulo de Propiedad, Inscritos en los Registros Pblicos, Liquidados Tcnica y

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
9

Financieramente, Planos, Memoria Descriptiva, Declaratoria de Fabrica parcial o total, Valorizados, etc.) en este
ltimo caso, la accin tcnica correspondiente ser competencia de la Oficina de Infraestructura de la UGEL. AS.

b. La verificacin fsica de los Bienes Patrimoniales incidir principalmente en los siguientes

aspectos
Comprobacin de la presencia fsica del bien y su ubicacin
Estado de Conservacin
Condiciones de Utilizacin
Condiciones de seguridad
Funcionarios y/o Usuarios responsables

c. Los detalles a tener en consideracin son :

verificacin de los detalles tcnicos: marca, modelo, tipo, color dimensiones, serie, placa de rodaje, serie, motor,
ao, edad, raza, etc.;
El estado de los bienes sern asignados de acuerdo a lo que el usuario del mismo manifieste durante el
proceso de levantamiento de informacin (N = Nuevo, B = Bueno, R = Regular, M = Malo).
Los bienes de uso comn de las reas sern asignadas al Jefe del rea en la Sede o al Director en Instituciones
Educativas o al que este determine como responsable.
Antes de proceder a pegar la etiqueta autoadhesiva con la codificacin patrimonial SBN respectiva se deber de
limpiar el rea de pegado.
Para el caso de bienes que por su naturaleza no puedan ser etiquetados con cdigos de barras, estos sern
codificados con la ayuda de un plumn de tinta indeleble con letra legible.

d. La Comisin y/o Sub Comisin se constituirn, el da sealado con el respectivo

Cronograma de Trabajo en la Sede o Institucin Educativa, presentndose ante el titular de la enditad, para
hacerle conocer el motivo de su visita, quien a su vez har lo propio con los trabajadores a su cargo,
recomendndoles brindar las facilidades y proporcionar la informacin que le pudiera ser solicitada.

e. Cada trabajador, sin excepcin, est en la obligacin de mostrar a los verificadores,

todos y cada uno de los Bienes Patrimoniales que les han sido asignados en uso, inclusive aquellos que por
seguridad u otra circunstancia, pudieran encontrarse guardadas bajo llave en escritorios, credenzas, archivadores,
armarios, vitrinas, etc., prestados provisionalmente a otros trabajadores y/o en reparacin dentro o fuera de la
entidad.

f. Los verificadores utilizarn por cada trabajador, la Hoja para la verificacin fsica de
Bienes Patrimoniales en la que deber consignarse toda la informacin descrita como: usuario, ubicacin fsica,
anotaciones anteriores, etc. Dicho formato se llenar en original y luego de concluida la verificacin deber ser
firmado por el interesado y el verificador registrando con letra legible o sellos apellidos y nombres, firmas legales,
post firma y sellos.

g. Los verificadores detallarn en dicho formato, todos los bienes que existan fsicamente y
que le sean mostrados por los usuarios, siendo responsabilidad del trabajador si estos no lo hacen por alguna
circunstancia.

8. Ejecucin de trabajo

La Comisin y/o Sub Comisin de Inventario realizar su labor constatando in situ, midiendo, contando, pesando, etc., de
extremo a extremo, todos y cada uno de los Bienes Patrimoniales que tengan asignadas cada uno de los trabajadores de los
ambientes visitados de la entidad.

En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparacin o mantenimiento, la Comisin y/o Sub Comisin de
Inventario solicitar la documentacin que sustente su salida de los bienes y sern consideradas dentro del ambiente donde
se encontraban ubicados.

El Formato a emplear por las Instituciones Educativas Pblicas son:

1.- PARA BIENES QUE CON CODIGO QUE SE ENCUENTRAN DETALLADOS EN EL CATALAGO DE LA
SUPERINTENDENCIA DE BIENES ESTATALES
FORMATO DE EQUIPOS DE CMPUTO DETALLADO
FORMATO DE ASIGNACION DE BEIENES
FORMATO DE VEHICULOS
Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
10

2.- PARA BIENES SIN CODIGO QUE NO FIGURAN EN EL CATALAGO DE SBN.

9. Codificacin y Etiquetado

a. Los bienes que constituyen el patrimonio del Estado tendrn una codificacin nica y permanente que los diferencie
de cualquier otro bien (codificacin SBN).

b. La codificacin se realiza asignando y aplicando al bien un grupo de nmeros a travs del cual se le clasificar e
identificar, conforme al Catlogo Nacional de Bienes Muebles y al Mdulo de Sistema de Informacin Nacional de Bienes
Estatales - SINABIP

c. En el caso de bienes muebles adquiridos en conjunto debern ser codificados independientemente de conformidad
con el Catlogo Nacional de Bienes Muebles Estatales; asignando a los bienes muebles individuales el valor proporcional
que les corresponda (prorrateo de acuerdo a un valor estimado en el mercado)

d. El cdigo asignado a cada bien es nico, permanente y el nmero correlativo ahora denominado CUS
CODIGO UNICO SINABIP; generado por el Modulo Sistema de Informacin Nacional de Bienes Estatales
ser entregado por la Oficina de Control Patrimonial para su registro inicial del bien y fenece a la baja del
bien o cuando ste es transferido, donado, vendido, incinerado o destruido; no puede existir ms de 01 bien
con el mismo cdigo CUS. Los cdigos de los bienes dados de baja no podrn ser reutilizados para nuevos
bienes .

e. La identificacin es el smbolo material mediante el cual se identifica y consigna en un bien el nombre y/o sus siglas
de la entidad a la que pertenece y el cdigo correspondiente, el cual debe estar ubicado en un lugar visible del bien.

f. La Comisin y Sub Comisin de Inventarios de la Sede e Instituciones Educativas en sus diferentes niveles y
modalidades debern etiquetar obligatoriamente los bienes muebles debiendo contener como mnimo el nombre de la
entidad, la denominacin INVENTARIO 2016 y el cdigo del bien y su nmero correlativo ( 12 dgitos), ser colocada en
un lugar visible y apropiado del bien mueble patrimonial y solo se colocar una nueva etiqueta en caso que la original se
haya deteriorado o se haya desprendido.

g. La identificacin del bien podr realizarse escribiendo con tinta indeleble, grabando directamente en el bien,
adhiriendo placas, lminas o etiquetas, y cualquier otra forma apropiada que observe las caractersticas exigidas en las
normas vigentes sobre la materia.

h. La unidad de Control Patrimonial de la Unidad de Gestin Educativa Local Arequipa Sur e Instituciones Educativas
Pblicas de los diferentes niveles y modalidades, que no hayan cumplido con codificar sus bienes antes del inicio de los
inventarios, proceder a codificar e identificar sus bienes durante el inventario, paralelamente a las labores que desarrolla
la Comisin y/o Sub Comisin de Inventario; conforme al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado aprobado por
Resolucin N 158-97/SBN de la Superintendencia de Bienes Nacionales y para aquellos bienes existentes que no estn
incluidos en dicho catlogo, se aplicar el Catlogo Nacional de Bienes y Servicios aprobado por Resolucin Jefatural N
126-89-INAP-P/DNA ; en razn de que todos los bienes adquiridos por el estado, deben ser codificados y numerados
correlativamente, as como registrados e inventariados adecuada y oportunamente dentro del patrimonio institucional.

i. En caso de que el bien mueble no se encuentre descrito en el referido Catlogo de Bienes Muebles del Estado, el
Unidad Equipo de Control Patrimonial de la Ugel. Arequipa Sur deber solicitar a la Superintendencia de Bienes
Nacionales su incorporacin a travs de la Unidad Ejecutora correspondiente, para lo cual deber presentar la ficha de
incorporacin de Tipos de Bienes Muebles al Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.

j. Los Directores de Instituciones Educativas Pblicas de los diferentes Niveles y Modalidades,

responsables de la informacin, debern suscribir una Declaracin Jurada en la que se confirme que los
bienes informados en sus inventarios son los que fsicamente se encuentran en la Institucin y que pueden
ser verificados cuando la superioridad estime necesario.

10. Deterioro del medio identificado:

El trabajador usuario es el nico responsable del bien o los bienes que les son asignados , por lo que en el caso que el
medio identificado (sticker) colocado a los bienes patrimoniales, sufra dao, deterioro, se cayera, despegara, etc., comunicar
de inmediato el hecho a la Unidad de Control Patrimonial, para que subsane dicha anomala, y el medio identificatorio sea
renovado con otro de las mismas caractersticas.

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
11

VIII. Procesamiento de Informacin

La informacin levantada durante la verificacin fsica en Instituciones Educativas deber ser procesada y/o actualizada para
ser remitida a la Unidad Orgnica de Control Patrimonial de la UGEL.AS quien migrara la informacin en el Software
Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) actualmente denominado Sistema de Informacin Nacional de Bienes Estatales-
SINABIP.

11. Resultados de la toma de Inventario

Concluida la verificacin fsica de los bienes existentes de las Oficinas/reas de la Sede e Instituciones Educativas, la
Comisin y/o Sub Comisin de Inventario suscribir, en original y copia, con el servidor de los bienes a su cargo el Acta
parcial de verificacin Fsica en la que se dejar constancia de las ocurrencias encontradas, debiendo entregarle una
copia de la misma.
La Comisin y/o Sub Comisin de Inventarios entregar al trabajador responsable la relacin de bienes muebles que tiene
asignados siendo este ltimo el responsable de los mismos y suscribir dicha relacin como conformidad .

12. De las diferencias de Inventario Fsico

La Comisin y/o Sub Comisin de Inventarios de la UGEL Arequipa Sur ; realizar la verificacin de la informacin que
aparece en el Inventario Fsico del periodo anterior con la obtenida en el Inventario Fsico actualizado, a fin de establecer y
determinar la conformidad o la existencia de sobrantes y/o faltantes de bienes

Al comparar la informacin actual con el Inventario Fsico inmediato anterior, en caso de encontrar sobrantes, la Comisin o
Sub Comisin de Inventarios solicitar al responsable de la Oficina/rea donde se ha detectado el hecho, la informacin
documentada sobre la procedencia de cada uno de ellos, recurriendo inclusive a las reas de Abastecimiento, Almacn,
Contabilidad, etc. en la Sede y a la Direccin en Instituciones Educativas, quienes debern proporcionar copia autenticada de
los documentos fuente sustentatorios, a fin de proponer su regularizacin e incorporacin al patrimonio de la entidad, segn
las normas vigentes.

En caso de comprobarse bienes "faltantes por prdida, robo, hurto, destruccin total o parcial, la Comisin y/o Sub
Comisin de Inventarios de la entidad recopilar la documentacin que contenga las investigaciones realizadas y organizar
un expediente administrativo tramitando la copia certificada de la denuncia policial respectiva; y en caso de bienes faltantes
por negligencia, tramitar los antecedentes correspondientes a la Direccin de Administracin, a efectos que se promueva el
procedimiento correspondiente para determinar la responsabilidad pecuniaria y administrativa segn sea el caso. Asimismo,
se efectuar la baja de estos bienes muebles por causal de prdida, robo o hurto, de conformidad con las normas legales
vigentes sobre la materia.

En el supuesto de encontrar Faltantes, la Comisin y/o Sub Comisin de Inventario fsico solicitar al jefe de rea y/o Oficina
en la Sede y al Director en Instituciones Educativas, proporcione la informacin documentada sobre el destino de cada uno
de ellos, as como la fecha de la no existencia, las acciones realizadas por el trabajador responsable de los mismos a fin de
elevar el informe correspondiente y disponer las acciones para los fines tendentes a su recuperacin.

15. Conciliacin Fsica y Contable

Para el proceso de conciliacin contable 2016 la Oficina de Control Patrimonial har llegar los Inventarios
procesados en el Modulo Sistema de Informacin Nacional de Bienes Estatales SINABIP para que el Sub Comit
de Inventarios y/o el responsable de Inventarios y/o los Coordinadores Administrativos de las Instituciones
Educativas realicen la conciliacin con sus Inventarios Fsicos y ser remitidos a la Oficina de Control
Patrimonial de la UGEL.AS.

La Oficina de Control Patrimonial segn corresponda, y la Oficina de Contabilidad efectuarn la Conciliacin Fsica - Contable
de la informacin obtenida durante el inventario fsico de la Sede en Instituciones Educativas; debiendo la Oficina de
Abastecimientos proporcionar la informacin detallada de todas las adquisiciones realizadas (rdenes de Compra) y las
transferencias remitidas por el MED (pecosas y NEAS) del periodo en forma mensual.

La Comisin y/o Sub Comisin de Inventario en coordinacin con la Oficina de Contabilidad y/o persona que haga sus veces,
elaborar un cuadro resumen general de los resultados obtenidos durante la Conciliacin Fsico Contable, dejando constancia
de ello en el Acta de Conciliacin del Inventario Patrimonial.

16. Clasificacin
La Comisin de Inventarios, proceder a la evaluacin de los bienes, su clasificacin por divisionaria y conciliacin de los
registros de control patrimonial con los registros contables, estableciendo los faltantes y sobrantes en unidades fsicas y
trminos monetarios.

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
12

De acuerdo al importe monetario que por cada bien figure en los documentos fuente, as como de la evaluacin de sus
caractersticas propias y teniendo en cuenta la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) del ejercicio vigente, se proceder a
determinar si los bienes existentes pertenecen a las Cuentas del Activo Fijo o a las Cuentas de Orden (Bienes No
Depreciables), y dentro de estos rubros, a la cuenta principal, divisionaria y subdivisionaria, establecida en el respectivo Plan
contable, a la que pertenece.
Para la determinacin de un bien como Activo Fijo, ste deber reunir los siguientes requisitos:
a. Que su valor corresponda a 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria, vigente en el momento de la
adquisicin u obtencin por circunstancias diferentes a la compra
b. Que su duracin o vida til sea estimada en ms de un ao.
c. Que est asignado a la Entidad que lo usa en forma permanente
d. Que est sujeto a depreciacin y revaluacin con excepcin de los Bienes Culturales.

Todos bienes debern contener el valor de acuerdo al documento de entrada como Factura, Boleta de venta, Acta de
Transferencia o en caso que no existiera valor aplicar la tasacin de acuerdo a lo que determina el Reglamento Nacional
de Tasaciones aprobado por Resolucin Ministerial N 126-2007-VIVIENDA para determinar su valor actual.

Para bienes mayores de 1/4 de la UIT tal como lo establece la Directiva N 005-2016-EF/51.01 , se registrar con la
codificacin del Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y en la Cuenta Contable segn corresponda:

NUEVAS CUENTAS DEL PLAN CONTABLE

1503 VEHCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS
1503.01 VEHICULOS
1503.010
1 PARA TRANSPORTE TERRESTRE
1503.02 MAQUINARIAS, EQUIPO, MOBILIARIO Y OTROS
1503.020
2 PARA INSTALACIONES EDUCATIVAS
1503.020201 MAQUINAS Y EQUIPOS EDUCATIVOS
1503.020202 MOBILIARIO EDUCATIVO
1503.020
3 EQUIPOS INFORMATICOS Y DE COMUNICACIONES
1503.020301 EQUIPOS COMPUTACIONALES Y PERIFERICOS
1503.020302 EQUIPOS DE COMUNICACIONES PARA REDES INFORMATICAS
1503.020303 EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES
1503.020
6 EQUIPO Y MOBILIARIO DE CULTURA Y ARTE
1503.020602 MOBILIARIO DE CULTURA Y ARTE
1503.020
7 EQUIPO Y MOBILIARIO DE DEPORTE Y RECREACION
1503.020701 EQUIPO DE DEPORTES Y RECREACION
1503.020
9 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSOS
1503.020901 AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION
1503.020902 ASEO, LIMPIEZA Y COCINA
1507 OTROS ACTIVOS
1507.01 BIENES AGROPECUARIOS, MINEROS Y OTROS
1507.0102 ANIMALES REPRODUCTORES

Bienes menores de de la UIT vigente tal como lo establece la Directiva N 005-2016-EF/51.01 se registrar en la
Cuenta Contable segn corresponda.

NUEVAS CUENTAS DEL PLAN CONTABLE

9105 BIENES EN PRESTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES

BIENES NO
9105.03 DEPRECIABLES
9105.0301 MAQUINARIA Y EQUIPO NO DEPRECIABLE
9105.0303 MUEBLES Y ENSERES NO DEPRECIABLES

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
13

Para el caso de libros, textos, lminas y otros bienes culturales debern registrarse en la Cuenta Contable segn
corresponda

17. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA TASACION COMERCIAL DE BIENES

Resolucin Ministerial N 126-2007-VIVIENDA que aprueba el Reglamento Nacional de Tasaciones del Per y su
Modificatoria aprobada por Resolucin Ministerial N 266-2012 VIVIENDA

Verificacin Fsica del bien mueble anotando sus caractersticas tcnicas, estado de
conservacin, grado de operatividad.
Realizar el estudio del precio de mercado con proformas o cotizaciones de un bien similar
nuevo.
El Valor de tasacin ser el producto del valor similar nuevo (VSN) x el factor de depreciacin
segn estado de conservacin. Este mtodo se aplica cuando se desconoce la antigedad del bien.

VALORIZACION :
FORMULA : VT = VSN x FD
En Donde :
VT = Valor de Tasacin
VSN = Valor Similar Nuevo
FD = Factor de Depreciacin

ESTADO ABREVIATURA DEPRECIACION (%) FD (%) MARGEN

NUEVO N 0 1 1
BUENO B 0.3 0.7 0.70 a 0.99
REGULAR R 0.6 0.4 0.40 a 0.69
MALO M 0.9 0.1 0.11 a 0.39

18. Informe Final

Una vez concluida la constatacin fsica contable, la Comisin de Inventario de la Unidad de Gestin Educativa Arequipa
Sur procedern a elaborar el Informe Final que contendr la siguiente estructura e informacin:

a) Antecedentes
b) Base Legal
c) Actividades Realizadas
d) Documentacin sustentatoria:
Acta de Inicio del Proceso de Inventario Fsico.
Relacin de bienes muebles de propiedad de la Institucin.
Cuadro resumen general de la Conciliacin Fsico Contable.
La relacin en forma detallada de los bienes que no se encuentren registrados contablemente,
adjuntando copia de la documentacin fuente o de procedencia (Pecosas, Facturas, Boletas de Venta, Acta de
Donacin, Actas de Transferencia, etc.).
Relacin de bienes propuestos para baja..
Relacin de bienes faltantes (perdidos, robados, hurtados, etc.) y relacin de los servidores que
tenan a su cargo dichos bienes y actuados realizados por la entidad.
Relacin de bienes sobrantes.
Relacin de los responsables del Inventario Patrimonial.
Acta de Conciliacin

La Comisin de Inventario remitir a la Direccin de Administracin el Inventario Fsico Conciliado y el Informe Final del
Inventario, para su aprobacin y sustento de los Estados Financieros:

Para el caso de Instituciones Educativas la Sub Comisin de Inventarios deber de presentar a la UGEL.AS
dentro de los plazos establecidos en la presente Directiva:

Informe Final:

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
14

e) Antecedentes
f) Base Legal
g) Actividades Realizadas
h) Documentacin sustentatoria:

Declaracin Jurada
R.D. Conformacin de la Sub Comisin de Inventarios
Acta de Inicio de la Toma de Inventarios
Formato de Inventario con Cdigo
Formato de Inventario sin Cdigo
ALTAS: Informe Tcnico, Relacin de Bienes de Alta con fotografas recientes, documentos
sustentatorios (boleta, factura, pecosa, acta donacin o transferencia) y R.D.
BAJAS: Informe Tcnico, Relacin de Bienes de Baja adjuntando fotografas recientes y R.D.
Formato de Tasacin adjuntando proformas y cotizaciones.

IX. Plazos de Envi de Informacin

En el caso de Instituciones Educativas Pblicas Estatales y Convenios (Educ. Inicial, Primaria y Secundaria de Menores y
Adultos, Centros de Educacin Especial y Centros Tcnico Productiva) harn llegar los Inventarios Fsicos SEPARADOS
POR NIVEL EDUCATIVO O CODIGO MODULAR Impresos en papel A4 debidamente firmados y sellados por el Director
y el Sub Comit de Inventarios y grabados en CD, a la Oficina de Control Patrimonial a partir del 01 al 30 de
noviembre del 2016 de acuerdo al siguiente Cronograma caso contrario se le aplicara las normas de
incumplimiento y sancin respectiva como llamada de atencin respectiva ya que dicho inventario ser elevado a la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales ( SBN ) de acuerdo a Ley y si es reincidente Proceso Administrativo.

DISTRITO COLOR DE FILE FECHAS A PRESENTAR

Alto Selva Alegre Naranja 10, 11 y 14 nov 2016
Miraflores Verde claro/ Verde Limn 15 y 16 nov 2016
Paucarpata Roja 01 al 04 nov 2016
Mariano Melgar Azul 17 y 18 nov 2016
Jos Luis Bustamante y Rivero Amarillo 07 al 09 nov 2016
Socabaya Negro/ Plomo 21 al 23 nov 2016
Jacobo Hunter Verde Oscuro 24 nov 2016
Characato Caf 25 nov 2016
Polobaya Rosado 28 nov 2016
Yarabamba Morado 29 nov 2016
Chiguata, Sabandia, Pocsi, Quequea, File Clsico 30 nov 2016
Mollebaya y San Juan de Tarucani.

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA.- Las Instituciones Educativas de Convenio (Parroquiales, CIRCA, Polica Nacional, Ejercito del Per y
otros) estn obligados a presentar sus inventarios a la Unidad Orgnica de Control Patrimonial Ugel. Arequipa Sur, registrando
todos los bienes que han sido recibidos en calidad de donacin o transferencia por el Ministerio de Educacin ,APAFAS,
Instituciones Publicas o Privadas siendo estos bienes patrimoniales del Ministerio de Educacin.

SEGUNDA.- La Oficina de Control Patrimonial es la encargada de administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el
patrimonio de la Sede e Instituciones Educativas del mbito, as como de manera inopinada realizara verificaciones por muestreo
mediante el acta de Supervisin emanada por la SBN.
TERCERA.- La presentacin de los Inventarios por l Mesa de Partes previo Visto Bueno de la oficina de Control Patrimonial
para su revisin, de manera que no existan observaciones de lo contrario el expediente ser devuelto considerndose como
Omiso.
CUARTA.- La Conciliacin Contable de los Bienes Patrimoniales de Instituciones Educativas de los activos fijos sobrantes y/o
faltantes como resultado del inventario, se efectuar en el presente ejercicio presupuestal, siendo competencia por funcin de Sub
Comit de Inventarios y/o el responsable de Inventarios y/o los Coordinadores Administrativos de las Instituciones de Jornada
Escolar Completa JEC en coordinacin con la Oficina de Control Patrimonial y Contabilidad de la Ugel. Arequipa Sur.
QUINTA.- El rgano de Control Institucional de la Ugel. Arequipa Sur velar por el cumplimiento de la presente Directiva.

XI. DISPOSICIONES FINALES

Los casos no previstos en la presente directiva se sujetarn a lo establecido en el Ley N 29151 Ley del Sistema Nacional de
Bienes Estatales y su Reglamento Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA Directiva 001-2015 SBN aprobada por Resolucin
N 046-2015/SBN; Resolucin Jefatural N. 118-80-INAP/DNA Normas Generales y de Control Interno del Sistema de
Abastecimientos y Resolucin de Contralora N 320-2006-CG. Normas Control Interno del 03-11-2006 y dems disposiciones
emitidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur
15

Las consultas referidas a la presente directiva sern absueltas por la Direccin de Administracin a travs de las reas
Competentes.

Arequipa, Octubre de 2016

DR. MARCO ANTONIO SALAZAR GALLARDO

DIRECTOR DEL PROGRAMA SECTORIAL III
UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL AREQUIPA SUR

MASG/DUGEL.AS
PRVC/DAGAD
RNL/UOCP
rnl

CRONOGRAMA DE ENTREGA DE INVENTARIOS EJERCICIO 2016

DISTRITO COLOR DE FILE FECHAS A PRESENTAR

Alto Selva Alegre Naranja 10, 11 y 14 nov 2016
Miraflores Verde claro/ Verde Limn 15 y 16 nov 2016
Paucarpata Roja 01 al 04 nov 2016
Mariano Melgar Azul 17 y 18 nov 2016
Jos Luis Bustamante y Rivero Amarillo 07 al 09 nov 2016
Socabaya Negro/ Plomo 21 al 23 nov 2016
Jacobo Hunter Verde Oscuro 24 nov 2016
Characato Caf 25 nov 2016
Polobaya Rosado 28 nov 2016
Yarabamba Morado 29 nov 2016
Chiguata, Sabandia, Pocsi, Quequea, File Clsico 30 nov 2016
Mollebaya y San Juan de Tarucani.

Procedimientos para el Inventario Fsico General de Bienes Muebles 2016 UGEL. Arequipa Sur