25/08/13 Adm Live - A Comunicao

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Comunicao
A comunicao empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas as atividades orientadas
para o relacionamento entre uma organizao e os ambientes interno e externo.

A comunicao o processo de transmitir uma informao e obter compreenso de uma pessoa para outra. Se no
houver esta compreenso, no ocorre a comunicao. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta no for
compreendida por outra pessoa, a comunicao no se concretizou.

O processo de comunicao composto de trs etapas distintas:

1) Emissor: a pessoa que pretende comunicar uma mensagem. Esta primeira etapa caracterizada por possuir:

a) Significado: corresponde idia, ao conceito que o emissor deseja comunicar;

b) Codificao: constitudo pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem.

2) Mensagem: a idia que o emissor deseja comunicar. Esta segunda etapa caracterizada por possuir:

a) Canal: tambm chamado de veculo, o espao situado entre o emissor e o receptor;

b) Rudo: uma perturbao indesejvel em qualquer processo de comunicao, que pode provocar perdas ou
desvios na mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc.

3) Receptor: a etapa que recebe a mensagem, a quem ela foi destinada. Esta etapa possui:

a) Decodificador: estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que o receptor a
compreenda;

b) Compreenso: o entendimento da mensagem pelo receptor.

c) Regulamentao: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a resposta da mensagem

enviada pelo emissor, ou seja, feedback.

Resumidamente, o processo de comunicao pode ser representado da seguinte maneira:

O processo de comunicao

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Pode-se afirmar que a comunicao s pode ser considerada eficaz quando a compreenso do receptor coincide
com o significado pretendido pelo emissor. Porm, o processo de comunicao nem sempre perfeito. No decorrer de
suas etapas sempre ocorrem perturbaes que prejudicam o processo, ao qual chamamos de rudos.

A comunicao empresarial, por sua vez, para ser clara e precisa, necessita de um organograma bem planejado para
que a mensagem no seja prejudicada. Dentre os modelos de canais de comunicao, temos:

a) Canais Verticais: podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se comunicao entre o superior e os
subordinados, veiculando

ordens ou instrues. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e referem-se comunicao entre o subordinado
e o supervisor, veiculando informaes a respeito do trabalho executado.

b) Canais Horizontais: referem-se s comunicaes laterais entre dois setores (dois departamentos, duas sees) ou
dois cargos (dois gerentes) no mesmo nvel hierrquico.

Texto (redao) empresarial

So textos produzidos no ambiente empresarial. Dentre as modalidades mais conhecidas, temos a carta comercial,
memorandos, atas, ofcios, etc.

a) Carta comercial: uma modalidade de texto empresarial caracterizado por ser de simples organizao e envio.
Tem como finalidade informar ou fornecer informaes ao(s) destinatrio(s). Toda carta comercial deve possuir em sua
estrutura: local e data, destinatrio, vocativo, assunto ou contexto, despedida e assinatura. Ex.:

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b) Memorando uma comunicao interna, utilizada entre os vrios setores de uma organizao para encaminhar,
solicitar, pedir, distribuir informaes ou documentos.Ex.:

c) Ofcio um tipo de correspondncia muito utilizada nos rgos pblicos, originalmente uma correspondncia
oficial, podendo ser usado tambm por empresas e demais organizaes. Ex.:

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d) Relatrio um tipo de redao tcnica usado para expor o modo como foi realizado um trabalho, ou as
circunstncias em que se deu determinado fato ou ocorrncia. O relatrio poder conter descries de objetos,
processos, experincias e narrativas detalhadas de fatos ou acontecimentos, inclusive com anexos especficos. A
estrutura de um relatrio deve conter: folha de rosto (ttulo, autor, destinatrio), sumrio, introduo, desenvolvimento,
concluso.

e) Fax deve ser utilizado para transmisso de mensagens e para o envio de documentos. necessrio um formulrio
prprio que contenha os seguintes dados: nome, cargo, setor, nmero do fax do destinatrio; nome, cargo, setor,
nmero do fax do remetente; local, dia, ms e ano; assunto; quantidade de folhas que sero transmitidas, entre outras
informaes que julguem necessrias.

f) Declarao um instrumento de comunicao, usado quando se quer afirmar a veracidade de um fato, pode ser
feita de dois modos.

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g) Procurao um documento por meio do qual uma pessoa transfere a outra poderes para praticar atos em seu
nome. Ex.:

h) Requerimento um meio de comunicao escrita usado para fazer um pedido a uma autoridade pblica. Deve ser
redigido na terceira pessoa e conter os seguintes itens em sua estrutura: invocao (pronome de tratamento adequado
e ttulo da pessoa a quem se dirige), prembulo (identificao do requerente), texto (exposio do que est sendo
solicitado), fecho, data e assinatura do requerente. Ex.:

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i) Atas so formas de registros, em que se relata o ocorrido numa reunio, conveno, congresso, assemblias, etc.
Documento de circulao restritaa e, geralmente, de carter confidencial. Por isso deve-se tomar o cuidado de no
deixar espao onde se possa, mais tarde, alterar o texto original. Ex.:

Sistemas de documentao e arquivos

Segundo a associao de arquivistas brasileiros arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da
natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas
ou privadas.

O arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo
tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Atualmente, os arquivos podem ser
classificados como: pblicos (federal, estadual, municipal), institucionais (escolas, igrejas, associaes, etc.), comerciais
(empresas, corporaes, companhias) e pessoais (fotos de famlia, trabalhos etc.)

Devemos lembrar que existem arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em
suportes diferentes do papel, como por exemplo discos, filmes, fitas. Estes podem fazer parte de um arquivo mais
completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos
mdicos, de imprensa, de literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais
especficos. So denominados de arquivos especializados.

O sistema de arquivos um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade,

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pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas,
funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Como exemplo, podemos citar
o sistema de arquivos em universidades, departamento estadual de trnsito, etc.

O mercado de trabalho para o Auxiliar Administrativo:

Desafios e perspectivas futuras
O auxiliar administrativo o profissional que trabalha na rea administrativa de uma empresa de qualquer tipo,
auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gesto financeira. Esse profissional coordena
atividades administrativas, financeiras da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de
correspondncias e documentos, redige cartas, gerencia informaes entre outras atribuies.

Essa uma profisso cujas atividades esto focadas em funes vitais da empresa, pois esto diretamente
relacionadas com o bom funcionamento administrativo.

O mercado de trabalho nessa rea amplo, visto que muitas novas empresas so constitudas anualmente. A
maioria dessas empresas oferece vagas para auxiliares administrativos, pois tais profissionais exercem atividades
fundamentais para a administrao dessas empresas.

Assim, um auxiliar administrativo pode trabalhar em qualquer rea, seja uma empresa privada ou pblica. Fbricas,
escolas, bancos, hotis, clnicas, hospitais so poten-ciais postos de trabalho a serem conquistados por esses
profissionais.

Para se destacar neste mercado de trabalho se faz necessrio ser prativo e manter-se sempre em desenvolvimento
contnuo, buscando sempre estar atualizado.

Nessa unidade foi possvel aprender que:

1. A rotina de escritrio visa demonstrar como importante a organizao e a execuo de atividades de apoio
administrativo, atendendo s necessidades da empresa, de acordo com as caractersticas de cada setor

2. tica um conjunto de valores morais, e o homem, por sua vez, orientado por estes valores; por este motivo,
pode haver vrias vises em diferentes segmentos, pois depende da criao de cada indivduo e do seu equilbrio
mental.

3. A comunicao empresarial consiste num processo de gerenciamento que integra todas as atividades orientadas
para o relacionamento entre uma organizao e os ambientes interno e externo

4. Texto empresarial so textos produzidos no ambiente empresarial: carta comercial, memorandos, atas, ofcios, etc.

5. Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por

acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.

Exerccios Propostos
1. Descreva e comente as etapas do processo de comunicao.

2. O que um sistema de arquivos?

3. Construa uma carta comercial utilizando os seguintes dados: Souza & Costa solicita a DrogaMagic o envio dos
seguintes medicamentos, conforme anexo (construa o anexo com medicamentos de seu conhecimento).

4. Faa um ofcio endereado ao prefeito de sua cidade solicitando a previso de liberao de verbas para a
decorao de Natal em 2012.

5. A rotina de escritrio visa demonstrar como importante a organizao e a execuo de atividades de apoio
administrativo. Descreva as principais atividades a serem organizadas e executadas.

Auto-avaliao

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Nesta unidade verificamos que tica um conjunto de regras, princpios ou maneira de pensar e expressar, ou seja,
tudo aquilo que envolve integridade, tolerncia e flexibilidade. Comente alguma situao que voc tenha presenciado,
no contexto organizacional, algo negativo a esse respeito e discuta com os colegas qual a melhor maneira de lidar com
esta situao.

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