Cmo

Gestionar
el Valor Ganado
(EV) con
Primavera P6
Gua ltima para
el control experto
de Proyectos
Cmo dominar de manera experta la gestin
de Valor ganado y las estructuras de avance
de Primavera P6

Por Jeancarlo Durn

Ingeniero Civil con ms de 08 aos de

experiencia en proyectos tipo EPC, en
los sectores de construccin, minera e
infraestructura. Certificado Profesional en
Costos (CCP) y Profesional en Valor
Ganado (EVP) por el AACE International
y Profesional en Direccin de Proyectos
(PMP) por el PMI.

Adicionalmente, cuenta con la certificacin Primavera P6 EPPM

Implementation Specialist otorgada por Oracle University. Ha realizado
estudios de Ingeniera Civil en la Universidad Anhembi Morumbi en Sao
Paulo-Brasil y estudios de especializacin en gestin de Proyectos en
Per, Chile y Estados Unidos.

Actualmente se desarrolla como Integrated Planner para Ansaldo STS

en el proyecto Linea 2 Metro de Lima (USD 5.7 MM) y es catedrtico en
la UPC y Autnoma del Per. Ha participado como expositor
internacional en Gestin de Proyectos en Las Vegas, USA (2015) y en
Toronto, Canad (2016) para el AACE International.
ndice

Captulo 01
Introduccin a las estructuras de Avance en P6

Captulo 02
Entendiendo el Valor Ganado en Primavera P6

Captulo 03
Estructura del Avance Planeado en Primavera P6

Captulo 04
Estructura del Avance Real en Primavera P6

Captulo 05
Conclusiones del Valor Ganado en Primavera P6

Anexo 01
Ejemplo real de Valor Ganado con P6

3
Captulo 01
INTRODUCCIN A LAS ESTRUCTURAS DE AVANCE EN P6
Primavera P6 es un software slo para analizar cronogramas
La gestin de Valor Ganado es slo posible en hojas de clculo
No es posible obtener indicadores de tiempo y costos con la herramienta

Muchos de nosotros hemos escuchado una y otra vez estas mismas

afirmaciones de personas muy experimentadas que bloquean todos nuestros
intentos por tratar de explotar ms esta herramienta. Y la verdad es que parte
de estas afirmaciones no dejan de tener razn, sobre todo cuando la
complejidad de los proyectos no permite dedicar mucho tiempo a explorar las
configuraciones avanzadas del software y/o a capacitarnos al respecto. No
obstante, Primavera P6 es un software de clase mundial destinado a la gestin
de proyectos, motivo por el cual integra la gestin del alcance, tiempo y
costos. No puedo negar que manejar los costos en el software no es una tarea
sencilla, sin embargo, conocer a un nivel avanzado el funcionamiento del
Primavera P6 en lo referente a sus estructuras de avance permite al planificador
o control de proyectos tener las armas para lograr de obtener el mayor
beneficio.

La gran mayora de usuarios de P6 tienen problemas en su uso pues no

entienden la forma en que el software trabaja y calcula los diferentes campos
de porcentaje de avance. Primavera ofrece diversos tipos de porcentajes de
forma de cubrir todas las necesidades. El presente ebook muestra todas las
relaciones necesarias entre estos campos de manera el usuario entienda la
forma en que el sistema Primavera trabaja y pueda controlar mejor los
proyectos con el software.

Existen muchos campos de porcentaje completado en Primavera P6 y son

utilizados de diversas formas con el objeto de entregar dos importantes salidas
muy importantes: el avance real y el avance planeado. El avance real es
representado por el campo Performance % Complete mientras que el avance
planeado es representado por el Schedule % Complete. Se puede pensar en
estos dos campos como el producto final mientras que existen campos
intermedios que son herramientas para conseguirlos. En las siguientes pginas
se presenta informacin a detalle sobre los campos de avance en Primavera
P6, su interaccin, interpretacin y cmo se usan para medir el Avance Real y
el Avance Planeado.

4
Captulo 02
ENTENDIENDO EL VALOR GANADO EN PRIMAVERA P6

Se necesita estimar e ingresar todos los costos involucrados en una actividad en

orden de poder realizar un EVM. Estos costos son factores de ponderacin para
los paquetes de trabajo (ltimo nivel de WBS), que usan promedios ponderados
para sus clculos. Por ejemplo:

El costo presupuestado del nivel de la WBS es igual a la suma de todas las

actividades subyacentes (Actividad 1 y 2), que en este caso es $900.
El avance planeado (Planned Progress) y el avance real (Actual Progress) del
nivel de la WBS es un promedio ponderado de los avances de las actividades
subyacentes, el cual tiene como factor de ponderacin el costo
presupuestado por actividad.

Con el objetivo de tener una foto fija del plan inicial y que podamos comparar
el plan actual con l, se debe fijar una Lnea Base (Baseline) antes de ingresar
datos reales al programa. As entonces, lo que usamos como factor de peso es
la lnea base del costo (baseline cost) y no el costo del plan en ejecucin.
Actualizamos entonces la anterior tabla con el nuevo ttulo.

5
Captulo 02

Si queremos expresar en trminos de dinero el avance planeado, se tiene que

calcular un valor intermedio que es igual al avance planeado multiplicado por
la lnea base del costo, para mostrar cunto de la lnea base de costo se debi
avanzar hasta la fecha por cada actividad. La suma de estos valores muestra
lo que se debi haber avanzado para el nivel del WBS, y el avance planeado al
nivel de WBS resulta de la divisin de este monto entre el monto total de la lnea
base del nivel de WBS. En este caso, se debi avanzar $365 de un total
presupuestado de $900, lo que significa un 40.5% de avance planeado.

Este valor intermedio es conocido como Valor Planeado (Planned Value - PV).
Primavera P6 lo llama Planned Value Cost. PV es tambin llamado BCWS segn
AACE International, el cual significa Baseline Cost of Work Scheduled.

Entonces, se debi haber avanzado $365 hasta ahora. Imaginen que nuestro
costo real es $380 hasta el momento. Estaremos adelantados en nuestro plan?
Miremos el siguiente cuadro donde se incluye el Costo Real (Actual Cost).

La columna Costo Real muestra los costos reales incurridos en estas actividades y
en el nivel de WBS. Es posible gastar mayor cantidad de dinero que lo
inicialmente planeado, pero no avanzar lo suficiente. Esa es la razn por la cual
el costo real no es usado para medir el avance real; en lugar de eso, otro
concepto llamado Valor Ganado es utilizado. El valor ganado nos ayuda a
calcular el avance real en trminos de dinero y es tambin llamado BCWP, que
significa Budgeted Cost of Work Performed.

6
Captulo 02

La actividad 1 tiene un progreso real de 20% y su Lnea Base de Coso es $500; como
resultado, se espera que esta actividad haya costado $100 para el avance hasta el
momento, o en otras palabras, el trabajo tangible desarrollado es igual a $100 del
total presupuestado. ste es el valor ganado de la actividad a la fecha. Se debi
haber gastado $100 por este progreso, sin embargo, nuestro Costo Real (Actual
Cost - AC) fue de $130, lo cual significa que se est por encima de lo presupuestado
para ese avance.

El Valor Ganado (Earnead Value - EV) del nivel de WBS es igual a la suma de los
Valores Ganados de todas sus actividades subyacentes, que en el ejemplo es $300.
El avance real a nivel de WBS se puede comparar con el Valor Planeado, que es
$365; esto significa que nuestro avance real es menor que el avance planeado.

La situacin actual en este proyecto es la siguiente:

BAC: $900
Costo Real: $380
Valor Planeado: $365
Valor Ganado: $300

BAC significa Budget At Completion que es as como el PMI denomina a la Lnea

Base del Costo (Baseline Cost). Con esta informacin se puede calcular los
indicadores del Anlisis de Valor Ganado (Earned Value Analysis - EVA).

7
Captulo 02

Indicadores de Costo:
Se requiere comparar el costo que se debi gastar con el costo real gastado para
el avance ejecutado. Este indicador es llamado CPI, que significa Cost
Performance Index. Se puede calcular tambin la Variacin en el Costo (Cost
Variance CV) como sigue:

Esto no es muy bueno, por cada dlar gastado slo se tiene un retorno de 79
centavos. Esto da como resultado una desviacin en el costo que significa que se
est $80 por encima del presupuesto hasta el momento. Si no se mejora se
terminar el proyecto con un costo real mucho mayor al presupuestado.

Indicadores de Tiempo:
Se puede calcular el desempeo del Cronograma con indicadores similares. El
primero ser el ratio del Avance Real comparado con el Avance Planeado, el cual
se conoce como SPI, Schedule Performance Index. Se calcula tambin la variacin
en el Cronograma (Schedule Variance SV) como sigue:

Nuestro avance real es igual al 82% del avance planeado a la fecha, y por tanto,
nos encontramos atrasados en el cronograma. Esto significa que estamos $65 por
detrs del Cronograma (SV), y aun as estamos $80 sobre el presupuesto (CV).

Lo ms importante es que nunca se comparen el PV con el AC directamente; las

comparaciones son entre el EV y otros factores. Todos estos indicadores son
encontrados en el Primavera P6 con los nombres mostrados en ingls.

8
Captulo 02

Indicadores Porcentuales:
El Valor Ganado (EV) es el Avance Real expresado en trminos monetarios.
Usualmente no es sencillo entender el Avance Real o el Avance Planeado en
trminos de dinero, y los porcentajes funcionan mejor. Por esto, se pueden realizar
los siguientes clculos para expresarlos en porcentajes:

La representacin porcentual del Valor Ganado o Avance Real es llamado

Performance % Complete en Primavera P6. Por otro lado, la representacin
porcentual del Avance Planeado a la fecha es llamado Schedule % Complete.

En Primavera P6, estas dos frmulas son siempre verdaderas a nivel de WBS, pero no
se puede esperar que las actividades siempre las sigan debido a dos excepciones.
El Schedule % Complete de las actividades no seguirn la frmula estndar si se
tiene curvas de distribucin asignadas a recursos (diferentes a la distribucin
uniforme). El Performance % Complete de las actividades no seguirn la frmula
estndar si la actividad tiene un gasto (expense) no uniforme, si quieres saber ms
de este tema avanzado, te invitamos a que te inscribas en nuestro webinar gratuito
en el enlace que se muestra debajo.

WEBINAR GRATUITO PLANICONTOL

DESCIFRANDO EL ANLISIS DE VALOR GANADO EN P6
JUEVES 18 DE AGOSTO 2016 www.planicontrol.com
Inscribite aqui

9
Captulo 03
ESTRUCTURA DEL AVANCE PLANEADO EN PRIMAVERA P6

La estructura del avance planeado es mucho ms sencilla que la estructura del

avance real, no involucra muchos campos ni tiene mayores configuraciones. La
nica cosa que causa un poco de confusin es que el Schedule % Complete es
calculado diferente para Actividades que para el nivel de la WBS.
Este avance planeado es reportado por la columna Schedule % Complete del
Primavera, tanto a nivel de actividades como a nivel de WBS. Revisemos el caso
de las actividades.

Las siguientes figuras muestran la forma en que este campo es calculado para
cada Actividad. Las barras amarillas muestras las fechas de lnea base, mientras
que las barras azules muestran las fechas del cronograma actual, y la lnea azul
vertical seala la fecha de corte del programa (Data Date)1.

Schedule % Complete = 0%

Schedule % Complete = a / b % Schedule % Complete = 100 %

Como se puede observar, el campo es calculado por el Data Date y las fechas
de la Lnea Base; las fechas del cronograma actual no tienen ningn efecto
sobre l.

1
Data Date hace referencia a la fecha en que se est actualizando el programa (fecha de corte).

10
Captulo 03

Schedule % Complete muestra qu porcentaje de tiempo de la lnea base ha

transcurrido. Cuando la fecha de corte es anterior al inicio de la lnea base, el
Schedule % Complete es 0%; cuando est despus del fin de la lnea base, el
valor es 100%; en los otros casos ser el ratio del tiempo de la lnea base
transcurrido con relacin a la duracin total de la lnea base (a/b). Este ratio es
usualmente calculado con la siguiente frmula:

Schedule % Complete = ( Data Date Inicio LB ) / ( Duracin LB )

Esta frmula no es utilizada para el nivel de WBS, slo para las actividades. El
Valor Planeado (PV) del nivel del WBS es igual a la suma de los PVs de las
actividades subyacentes. Cuando el PV es calculado para el nivel de WBS, su
Schedule % Complete ser calculado por la frmula standard:

Schedule % Complete = PV / BAC

Para resumir, el Schedule % Complete es calculado en base a los siguientes

inputs:

Para actividades:
-Data Date
-Fechas de Lnea Base

Para nivel de WBS:

-Curvas de distribucin en la lnea base para los recursos o gastos de todas
las actividades subyacentes al nivel de WBS.
-Data Date
-BAC (Budget At Completion)

Para mayor detalle del clculo de la estructura del Valor Planeado con el uso
de curvas de distribucin en asignacin de recursos, inscrbete en nuestro taller
gratuito online en el enlace debajo.

WEBINAR GRATUITO PLANICONTOL

DESCIFRANDO EL ANLISIS DE VALOR GANADO EN P6
JUEVES 18 DE AGOSTO 2016 www.planicontrol.com
Inscribite aqui
11
Captulo 04
ESTRUCTURA DEL AVANCE REAL EN PRIMAVERA P6

La estructura del avance real en Primavera P6 es flexible pero un poco ms

complicada. Esta configuracin est diseada de modo de cubrir las diferentes
necesidades que el usuario pueda tener.

El avance real est representado en Primavera por la columna Performance %

Complete. Muchos otros porcentajes de avance completados estn envueltos
en este clculo, la estructura simplificada es la que sigue:

Este campo es calculado por uno de los 5 caminos diseados por Primavera P6
como tcnica de medicin del valor ganado. Cuatro de estas tcnicas son
usados en casos de hitos incrementales (progresos definidos y nicos), y el
restante es utilizado para casos de progreso continuo. En el caso de progreso
continuo, es posible tener cualquier porcentaje de avance entre 0 y 100,
mientras que en el caso de hitos incrementales slo se podr tener disponible
valores predefinidos.

12
Captulo 04

La nica forma de tener progreso continuo es enlazando el Performance %

Complete al Activity % Complete. Este ltimo campo es igual a uno de los tres
tipos de porcentaje de avance que existe para una actividad: Duration %
Complete, Units % Complete y Physical % Complete. Asimismo, se tendr dos
alternativas de ingreso del Physical % Complete; se podr ingresar los valores
manualmente o utilizar Activity Steps (Pasos de la Actividad) para calcularlo. La
medicin del Avance y el Anlisis de Valor Ganado son siempre llevados de la
mano y lo mismo sucede en Primavera P6. Los campos de Valor Ganado son la
clave para comprender los campos de porcentaje de avance completado
que tiene el Primavera P6.

1.1.1. ACTIVITY % COMPLETE

La informacin real de campo es ingresada al cronograma para su control. Esta

informacin actualiza el campo del Activity % Complete (Porcentaje de la
Actividad Completada). Diferentes actividades necesitan diferentes tipos de
clculos; por ejemplo, si se tiene una actividad de excavacin de 5,000 m3 de
los cuales ya se ejecutaron 1,000 m3, el avance estara medido como un 20%.
Este es un ejemplo de progreso continuo. Algunas otras actividades son mejor
medidas con hitos incrementales; por ejemplo, si se tiene una actividad de
desarrollo de ingeniera, se puede considerar hitos de avance tales como, Rev.
A un 30%, Rev. B a un 60% y Rev. 0 a un 100% de avance junto a su aceptacin.
En este caso se tendr cuatro valores de progreso para esta actividad. Cada
Actividad tiene tres diferentes tipos de porcentaje completado en el Primavera
P6:
Duration % Complete
Units % Complete
Physical % Complete

Cada uno de estos campos tendr sus propios valores, y el usuario le dir al
software cul de estos deber enlazar al Activity % Complete. Esta
configuracin se realiza a nivel de actividad y puede ser modificada segn
necesidad del usuario.

Esta configuracin se encuentra en el Primavera en el campo % Complete Type

de cada actividad. La siguiente tabla muestra un ejemplo:

13
Captulo 04

El campo Activity % Complete es slo un reflejo del tipo de porcentaje

seleccionado a nivel de actividad. Por esto, es recomendable establecer
desde el inicio del proyecto el tipo de porcentaje a utilizar en cada una de las
actividades, de modo de tener las reglas claras para la medicin del valor
ganado.

1.1.1.1. DURATION % COMPLETE

Para calcular el porcentaje de duracin completada, Primavera utiliza la

siguiente frmula:

Si la duracin remanente (Remaining Duration) es mayor a la duracin original

(Original Duration), el resultado ser un valor negativo, sin embargo el campo
Duration % Complete se har cero.

Supongamos que se tiene una actividad, que se ha planificado ejecutar en 20

das. Han pasado 30 das desde su inicio real y se considera que se necesita aun
5 das ms para culminarla. Cul es el valor del campo Duration % Complete?
Duration % Complete = (20 5) / 20 = 75%

Si se espera que el resultado sea el ratio de la duracin real contra la duracin

planeada actual (30d/35d) el resultado sera 86%. Sin embargo, este valor no es
considerado por Primavera P6.

14
Captulo 04

1.1.1.2. UNITS % COMPLETE

Cuando se adiciona recursos (resource assignments) a las actividades, se

calculan las unidades presupuestadas (Budgeted Units). Cuando se aade las
unidades reales utilizadas (Actual Units) de la informacin de campo, la
combinacin de las unidades planeadas y reales calcularn el valor del
campo Units % Complete con la siguiente frmula:

Este campo muestra qu porcentaje del trabajo de la actividad est

completado en base a la medicin de unidades de recursos. Es importante
sealar que Primavera P6 no calcular valores en el campo Units % Complete si
es que la actividad no tiene asignado recursos del tipo Labor o Nonlabor.

1.1.1.3. PHYSICAL % COMPLETE

Para el caso en que el avance de la actividad se mide en base al avance

tangible de trabajo expresado en metrados ejecutados (ejemplo: m2, m3, ml,
etc.) se utiliza el Physical % Complete. El valor de este campo puede ser
ingresado de forma:
Manual
Pasos en la Actividad

Los valores manuales se determinan en base a planillas de metrados de la

partida. Los pasos, en cambio, son hitos de avance predefinidos a los cuales se
les asigna un peso de ponderacin.

15
Captulo 04

Para mayor detalle sobre el clculo del avance fsico haciendo uso de los pasos
en la actividad, inscrbete en nuestro taller gratuito online en el enlace debajo.
Desarrollaremos un taller explicando la configuracin necesaria para aplicar los
pasos en las actividades.

WEBINAR GRATUITO PLANICONTOL

DESCIFRANDO EL ANLISIS DE VALOR GANADO EN P6
JUEVES 18 DE AGOSTO 2016 www.planicontrol.com
Inscribite aqui

1.1.2. PERFORMANCE % COMPLETE

Hasta el momento slo se ha discutido sobre el Activity % Complete. Este

campo muestra el progreso de las actividades pero no muestra ningn valor a
nivel de WBS. El avance real es reportado por el campo Performance %
Complete, tanto para las actividades como para los niveles de WBS. El
Performance % Complete es la representacin porcentual del avance del
Proyecto.

El Performance % Complete para las actividades debajo del mismo WBS es

calculado por una de estas 06 opciones:

La primera opcin son avances continuos y dependen del avance

Activity % ingresado en la actividad, mientras que las opciones restantes son
Complete
avances por hitos incrementales.
WBS
Milestones El mtodo de clculo del Performance % Complete es configurado
a nivel de WBS, lo que significa que todas las actividades debajo de
0/100 ese nivel de WBS usarn la misma tcnica de clculo. Para elegir la
metodologa deseada, se debe ir a la pestaa Earned Value del
50/50
panel WBS Details de la ventana WBS.

Se muestran las opciones disponibles al lado izquierdo del panel de

Custom % detalles de WBS en Primavera P6. Se discute a continuacin cada
una de las opciones.

16
Captulo 04

1.1.2.1. Activity % Complete

La siguiente tabla muestra un ejemplo de clculo:

El Activity % Complete est basado en uno de los tres porcentajes

completados: Duration % Complete, Units % Complete o Physical % Complete.
Que se escoja uno de ellos no significar que Primavera no calcule
independientemente el avance para el resto de campos. Esto es evidenciable
cuando solicitamos a Primavera P6 muestre los 03 campos de estructura de
avance notamos que todos tienen un avance distinto generado.

1.1.1.1. WBS Hitos incrementales

Es un mtodo completamente independiente a las actividades. Se definen

hitos incrementales a nivel de WBS y el avance es calculado en base a ellos.
Estos hitos incrementales funcionan de manera anloga a los pasos en las
actividades pero a nivel de WBS.

El Performance % Complete del elemento de WBS ser siempre igual al

porcentaje de avance de sus hitos incrementales. Adems, el Performance %
Complete de todas las actividades subyacentes al WBS se igualarn al del WBS.

Este tipo de opcin es utilizado cuando las actividades no otorgan una medida
del avance del paquete de trabajo. La siguiente tabla muestra un ejemplo de
clculo.

Es interesante sealar que en este mtodo se puede tener actividades no

iniciadas y con progreso proveniente de la WBS.

17
Captulo 04

1.1.1.2. Fechas de Inicio y Fin

Las opciones de este tipo de avance son 0/100, 50/50 y el mtodo

personalizado. Los tres utilizan una metodologa que puede otorgar avance al
empezar la actividad y/o al terminar la actividad.

Cuando se usa cualquiera de estas opciones, los nicos valores posibles del
Performance % Complete para cada actividad ser 0%, 50%, personalizado o
100%.

Cuando el Performance % Complete de las actividades estn fijados, su EV es

calculado con la frmula Performance % Complete * BAC. El EV del WBS ser la
suma de la suma de los EVs de las actividades subyacentes y su Performance %
Complete ser calculado con la frmula EV / BAC.

La siguiente tabla muestra un ejemplo de clculo utilizando el mtodo

personalizado de 50/50:

18
Captulo 05
CONCLUSIONES DEL VALOR GANADO EN PRIMAVERA P6

Como se ha podido observar, la estructura del avance planeado es diferente

de la estructura del avance real. En algunos mtodos, el avance real y el
avance planeado no concuerdan y es necesario entender la naturaleza de
estas diferencias en orden de reportar de manera apropiada.

Algunos elementos, como los WBS Milestones, cambian el avance real pero no
cambian el avance planeado. Se puede evitar esto descomponiendo an ms
el trabajo, en vez de los hitos. Esta ser una larga pelea y discusin respecto al
costo beneficio que estos cambios impliquen, teniendo por ambas partes:

- Un mtodo de avance real complicado con una WBS sencilla.

- Un mtodo de avance real simple con una WBS desglosada y compleja.

Cada alternativa tendr su pro y contra, pero ser el criterio del planificador
que conoce la herramienta y lo que hace detrs del teln para poder tomar la
mejor decisin posible. En un caso tendr que el valor planeado y el valor
actual no concuerdan a lo largo del proyecto. Por otro lado, la mayor
descomposicin del alcance aumentar el nmero de actividades
significativamente.

No existir una respuesta nica respecto a qu estructura elegir, pero si

sabremos las ventajas y desventajas de la opcin que escojamos y eso nos da
al menos un paso de seguridad al respecto.

19
Anexo 01
EJEMPLO REAL DE VALOR GANADO CON P6

El siguiente ejemplo pertenece a un proyecto real en anlisis ejecutado por el

autor al cual se han modificado los valores y ocultado lo nombres por razones
de confidencialidad

20
www.planicontrol.com.pe