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INDICE

PRESENTACIN .........................................................................................................................................................1

1. PROCESO DE INSTALACION ......................................................................................................................5

INSTALACIN..............................................................................................................................................................1

1. INTRODUCCION DE DATOS GLOBALES ..................................................................................................8

PARAMETRIZACIN ..................................................................................................................................................1

2. MODIFICACIN DE LOS DATOS GLOBALES.........................................................................................10

1. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA..............................................................................................................12

1.1 Mantenimiento al Mdulo de Contabilidad ..................................................................................................12

1.1.1 Mantenimiento al Plan de Cuentas ..............................................................................................................12

MANTENIMIENTO .......................................................................................................................................................1

1.1.2 Mantenimiento a los Auxiliares.....................................................................................................................15

1.1.3 Carga del Balance Inicial ..............................................................................................................................26

1.2 Mantenimiento al Mdulo Presupuestario ...................................................................................................29

1.2.1 Codificacin de las Aperturas Programticas .............................................................................................29

1.2.2 Carga Automtica de Presupuesto .............................................................................................................31

1.2.3 Carga Manual del Presupuesto....................................................................................................................36

1. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES ...................................................................................................42

1.1 Clasificacin de las Transacciones ..............................................................................................................42

TRANSACCIONES ......................................................................................................................................................1

1.2 Codificacin de las Transacciones...............................................................................................................43

1.2.1 Transacciones Presupuestarias ...................................................................................................................44

1.2.2 Transacciones No Presupuestarias ............................................................................................................45

1.2.3 Transacciones Patrimoniales .......................................................................................................................46

1.3 Codificacin de los Momentos del registro en el SINCON.........................................................................47

1.4 Registro de Transacciones en la Opcin Control .......................................................................................48

1. ESTRUCTURA DEL COMPROBANTE ......................................................................................................51


1.1 Cabecera del Comprobante .........................................................................................................................51

COMPROBANTES................................................................................................................................................1

1.2 Cuerpo del Comprobante .............................................................................................................................52

1.3 Opciones de eleccin....................................................................................................................................53

1.4 Men contextual ............................................................................................................................................54

1. REPORTES DE CONTABILIDAD ...............................................................................................................56

1.1 Para uso de la Institucin..............................................................................................................................56

1.1.1 Balance General............................................................................................................................................56

EMISIN DE REPORTES ....................................................................................................................................1

1.1.2 Estado de Recursos y Gastos Corrientes ...................................................................................................57

1.1.3 Movimientos en el Patrimonio Neto .............................................................................................................59

1.2 Para remitir al Ministerio de Hacienda .........................................................................................................60

1.2.1 Estados Financieros Bsicos .......................................................................................................................60

1.2.2 Reportes Complementarios..........................................................................................................................63

2. REPORTES DE PRESUPUESTOS ............................................................................................................67

2.1 Para uso de la Institucin..............................................................................................................................67

2.1.1 Ejecucin Presupuestaria de Recursos.......................................................................................................67

2.1.2 Ejecucin Presupuestaria de Gastos...........................................................................................................69

2.2 Para remitir al Ministerio de Hacienda .........................................................................................................70

2.2.1 Ejecucin Presupuestaria .............................................................................................................................70

3. REPORTE DE TESORERA ........................................................................................................................72

3.1 Flujo de Caja OEC para la UPF ...................................................................................................................72

3.2 Flujo de Caja Estndar para uso de la Institucin.......................................................................................73

3.3 Flujo de Efectivo para el Ministerio de Hacienda ........................................................................................75

4. REPORTES ECONMICOS .......................................................................................................................76

4.1 CAIF para uso de la Institucin ....................................................................................................................77

4.2 CAIF Comparativa para el Ministerio de Hacienda.....................................................................................78


5. REPORTES COMPARATIVOS ...................................................................................................................80

5.1 Importar Datos de la Anterior Gestin .........................................................................................................80

6. EJECUCIN EN FORMATO ASCII PARA CONTADURA ......................................................................81

6.1 Generacin de Ejecucin en ASCII .............................................................................................................82

1. UNIDADES EJECUTORAS..........................................................................................................................88

1.1 Crear Unidades Ejecutoras...........................................................................................................................88

OTRAS OPCIONES.....................................................................................................................................................1

1.2 Consolidar Informacin de las Unidades Ejecutoras ..................................................................................89

1.3 Cambiar de Unidad Ejecutora Activa ...........................................................................................................92

2. USUARIOS DEL SISTEMA..........................................................................................................................92

2.1 Crear usuarios ...............................................................................................................................................93

2.2 Asignar opciones ...........................................................................................................................................95

2.3 Asignar Password o Clave de acceso .........................................................................................................96

3. COPIAS DE RESPALDO .............................................................................................................................97

3.1 Generar backups o Copias de Respaldo.....................................................................................................97

3.2 Nombre de los Backups................................................................................................................................99

3.3 Descripcin de los Backups..........................................................................................................................99

ANEXO No. 1............................................................................................................................................................101

CONTROLES EN EL PROCESO DE IMPORTACIN DEL PRESUPUESTO DEL SFPM o SFP.................101

ANEXO No. 2............................................................................................................................................................105

CONTROLES EN LA CARGA DEL PRESUPUESTO MANUAL.........................................................................105

ANEXO No. 3............................................................................................................................................................106

BARRA DE HERRAMIENTAS ................................................................................................................................106


PRESENTACIN
INSTALACIN

1. PROCESO DE INSTALACION

La instalacin del SINCON es sencilla y fcil de ejecutar, solo debe seguirse las
instrucciones que el sistema muestra en sus diferentes pantallas.

Al introducir el CD del SINCON se ejecutar de manera automtica un men con las


opciones de instalacin y otras posibilidades que trae el mismo.

Debe elegirse instalar SINCON. La primera pantalla que se presentar dar las
primeras instrucciones de instalacin del sistema.

El SINCON es un sistema de distribucin gratuita, desarrollado para instituciones del


sector pblico (exceptuando las de la Administracin Central). Esta protegido bajo las
leyes de propiedad intelectual del Gobierno de la Repblica de Bolivia.
Debe elegirse el directorio donde se instalar el sistema, procurando mantener el
directorio por defecto, solo debe cambiarse si es necesario.

No debe interrumpirse el proceso de instalacin hasta que llegue al 100% el proceso. Al


concluir se presentar la pantalla de instalacin completa.
Despus de la instalacin puede verificarse en el escritorio, de manera automtica el
sistema ha creado un icono de acceso directo, que permite ingresar al sistema en forma
inmediata.

Adems de este ingreso se puede acceder al sistema desde la opcin Inicio, como se
muestra en la siguiente pantalla:

Por esta opcin se puede acceder a la ejecucin del sistema y a las otras posibilidades,
por ejemplo a la ayuda y a la desinstalacin del SINCON.
PARAMETRIZACIN

1. INTRODUCCION DE DATOS GLOBALES

Una vez instalado el Sistema la primera pantalla que se presentar ser la de


Parmetros Globales o de Personalizacin de los Datos de la Institucin.

Los datos Introducidos el SINCON los utilizar en todos los reportes que genere en los
diferentes mdulos, es decir Presupuestos, Contabilidad y Tesorera.

Para elegir el cdigo Institucional se debe hacer clic con el ratn en la flecha de
desplazamiento.
Despus de la eleccin deben llenarse los campos solicitados de manera correcta, sin
omitir ningn dato.

Los datos solicitados son los siguientes:

o CDIGO INSTITUCIONAL

Cdigo asignado segn el Clasificador Institucional.

o UNIDAD EJECUTORA

Es una Unidad contable, un centro de registro, capaz de producir sus propios Estados
Financieros. Por ejemplo pueden ser Unidades Ejecutoras las Direcciones
Administrativas y Financieras, las Unidades o Departamentos de Contabilidad, etc. Para
el ejemplo la Unidad Ejecutora es DAF, Direccin Administrativa Financiera.

o FUENTE FINANCIERA

Corresponde a la fuente con la que se determinar la informacin de la ejecucin


financiera para la Direccin General de Contadura. En las municipalidades se
recomienda que elijan la fuente 41 y en el resto de instituciones se recomienda la
fuente 20.

Elegidos los datos solicitados y apretando el botn grabar el SINCON mostrar la


pantalla inicial, donde el usuario por defecto es SINCON y sin contrasea.

2. MODIFICACIN DE LOS DATOS GLOBALES

Si se desea modificar los parmetros globales se debe realizar la siguiente secuencia


en el men:
Elegida la opcin Datos Globales el sistema presentar el cuadro de dilogo de
Parmetros Globales del Sistema.

En esta opcin lo til sera cambiar el tipo de hoja, cuando no se dispone de


comprobantes preimpresos se debe elegir sin preimpreso, los comprobantes se
imprimirn en hojas en blanco, pero si se dispone de comprobantes pre impresos, se
debe elegir la opcin preimpreso.
MANTENIMIENTO

1. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Para que el sistema est preparado para el registro de transacciones, debe inicialmente
realizarse las tareas de mantenimiento a los Subsistemas que componen el Sistema de
Contabilidad Integrada, por ejemplo realizar mantenimiento al Plan de Cuentas y a
estructura de los Auxiliares, Cargar el Balance Inicial, estas tres tareas en el Mdulo
Patrimonial, en el mdulo Presupuestario debe cargarse la Apertura Programtica y el
Presupuesto aprobado.

El sistema por defecto tiene todos los instrumentos de integracin cargados, el Catlogo
de Cuentas, los Clasificadores Presupuestarios, el Catlogo de Tesorera, el Clasificador
Econmico, los Relacionadores que permiten la Integracin de los diferentes mdulos.
Adems la clasificacin de las transacciones y la definicin de los momentos del registro,
que se los realiza a travs de la eleccin de cdigos de agrupacin y de transaccin.

1.1 Mantenimiento al Mdulo de Contabilidad

1.1.1 Mantenimiento al Plan de Cuentas

El Plan de Cuentas se estructura a travs de la Codificacin Decimal, de 5 dgitos,


como sigue:

Primer Dgito: Ttulo


Segundo Dgito: Captulo
Tercer Dgito: Grupo
Cuarto Dgito: Cuenta
Quinto dgito: Subcuenta

Esta estructura esta definida en la Norma Bsica del Sistema de Contabilidad Integrada.

Para que la institucin usuaria personalice su Plan de Cuentas de acuerdo a sus


requerimientos, deben elegir la siguiente secuencia en el men:
Despus de esta eleccin el sistema mostrar la pantalla de Mantenimiento del Plan de
Cuentas.

La primera columna corresponde al CDIGO, la segunda al NIVEL, la tercera columna


indica el TIPO (N o S), la cuarta si acepta AUX y la quinta columna presenta la
DESCRIPCIN de la cuenta.

El CDIGO corresponde a la estructura del Plan de Cuentas nico, la segunda


corresponde al NIVEL de la Cuenta, es decir si esta es de Ttulo (Nivel 1), Captulo
(Nivel 2), Grupo (Nivel 3), Cuenta (Nivel 4) o Subcuenta (Nivel 5), la tercera columna
indica el TIPO, si la cuenta es de Agregacin ser N, si es transaccional ser S, es
lgico que cuando se realicen comprobantes debe utilizarse las cuentas
transaccionales. La cuarta columna AUX, indica si la cuenta tendr auxiliares (S) o no
los tendr (N), es, en esta columna en la que se debe trabajar el usuario para
personalizar las cuentas de acuerdo a los requerimientos de informacin que se
precise, la quinta columna presenta la DESCRIPCIN de la cuenta.

Se deben revisar todas las cuentas que comnmente utiliza la institucin en sus
transacciones, para determinar, si estas precisan contar o no con auxiliares.

Por ejemplo: En la cuenta 52200 Venta de Servicios, por defecto el sistema no permite
auxiliares (N), pero si se precisa informacin para determinar a que servicios
corresponden estos ingresos, se puede cambiar el campo auxiliar de N a S, para ello
debe situarse en la cuenta y haciendo clic sobre la misma o con la opcin Modificar se
realiza el cambio.

En el Campo Auxiliar debe cambiarse de N a S para que la cuenta acepte auxiliares.

Debe realizarse esta accin con todas aquellas cuentas en las que se necesita
informacin a ms detalle, cambiando de N a S, o viceversa si no se precisa detalle de
esa cuenta.

No se puede modificar la condicin auxiliar de las cuentas que ya intervinieron en


alguna transaccin, el sistema no lo permitir por el principio de uniformidad del
registro.

Este mantenimiento al plan de Cuentas debe realizar al principio de la gestin o antes


de utilizar las cuentas a modificarse.
1.1.2 Mantenimiento a los Auxiliares

Para definir la estructura de auxiliares, debe tomarse en cuenta lo siguiente:

La disposicin del nmero de dgitos disponibles en el SINCON


La clase de auxiliar
La estructura de los auxiliares (Cdigo)

Dgitos disponibles de los auxiliares

El SINCON permite utilizar hasta 10 dgitos para los cdigos de auxiliares, es


responsabilidad de los tcnicos encargados definir la estructura de los mismos.

Debe tomarse en cuenta para definir la estructura de los auxiliares los criterios de
amplitud, concisin y funcionalidad.

Amplitud, en el nmero de dgitos para que no se tenga restricciones que lleven a


reformular la estructura o rompan la homogeneidad.

Concisin, en la descripcin del auxiliar, a efecto de expresar los conceptos, atinada y


exactamente con las menos palabras posibles.

Funcionalidad, para que la codificacin sea prctica y til.

Clases de Auxiliares

El SINCON permite 3 clases de auxiliares:

Auxiliares de Agregacin
Auxiliares de Entrada
Auxiliares Individuales

Los dos primeros estn relacionados entre si, ya que representan dos niveles de
informacin, los de agregacin como dice su nombre permiten agregar la informacin
de los auxiliares de entrada. Mientras que los auxiliares individuales solo representan
un nivel de informacin.

Para dar de alta auxiliares en el SINCON, existen tres opciones, primero desde el men
Mantenimiento, segundo desde la opcin Contabilidad / Carga de saldos
iniciales y tercero al elaborar comprobantes con afectacin contable.

Estructura de los Auxiliares (Cdigo)

La estructura se refiere al conjunto de dgitos numricos, alfabticos o alfanumricos,


que permiten formular y emitir un mensaje, que cuente con criterios de amplitud,
concisin y funcionalidad.
Las instituciones como parte de su control interno deben disponer de un instructivo
donde se defina la estructura de los auxiliares, sobre la base de lo que se propone a
continuacin:

Codificacin:
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
00000 Los 5 primeros dgitos deben denotar el
cdigo de la cuenta a la que pertenece el
auxiliar.

0. Los dgitos 6 y 7 denotarn la existencia de


auxiliares de agregacin cuando sean
diferentes de cero.

000 Los ltimos tres dgitos denotarn si el


auxiliar es de entrada o individual, cuando
sean diferentes de cero.

Auxiliares de Agregacin y de Entrada


5 Dgitos, cdigo 2 Dgitos 3 Dgitos
de la Cuenta diferentes de cero diferentes de cero
si el auxiliar es si el Auxiliar es
de agregacin de Entrada

00000 0. 000

Ejemplo:

Auxiliares para la cuenta 11110 Caja

CODIGO DESCRIPCION TIPO


1 1 1 1 0 1 . Caja Recaudadora Agregacin
1 1 1 1 0 1 . 0 01 Ral Penacho Entrada
1 1 1 1 0 1 . 0 02 Mara Fuentes Entrada
1 1 1 1 0 2 . Caja Pagadora Agregacin
1 1 1 1 0 2 . 0 01 Jos Vera Entrada
1 1 1 1 0 2 . 0 02 Manuel Salas Entrada

En el sistema los auxiliares se pueden dar de alta, cuando se est realizando un


comprobante, cuando se est cargando los saldos iniciales o desde la opcin
mantenimiento, est ltima eligiendo la siguiente secuencia en el men:

Elegida la opcin Auxiliares se acceder al Mantenimiento de Auxiliares.

En este cuadro de dilogo se visualiza todos los auxiliares creados, adems permite el
insertar uno nuevo, borrar los que se introdujeron de manera errada, imprimir y otras
posibilidades.
Para Insertar un nuevo auxiliar se elige el botn Insertar:

Debe elegirse inicialmente la cuenta a la que se asignarn los auxiliares a crearse,


posteriormente el cdigo del auxiliar y llenarse los datos necesarios.

Los datos a introducirse son:

o Cuenta: Cdigo correspondiente segn el catlogo de cuentas.

o Descripcin: La correspondiente al cdigo de la cuenta.


o Auxiliar: Cdigo definido en la estructura de auxiliares.

o Tipo: Si el auxiliar es de agregacin, de entrada o individual.

o Padre: Cuando corresponda, el cdigo del auxiliar de agregacin, al cual


se va a relacionar el auxiliar de entrada.

o Fuente: El cdigo de la fuente relacionada con el cdigo del organismo,


segn el clasificador de FF y OF. Solo se habilitar cuando corresponda

o Razn: La descripcin concisa del auxiliar.

o Cuenta Bancaria No.: El nmero de la cuenta bancaria registrada en la entidad


financiera, solo se habilitar para la cuenta bancos.

Crear Auxiliares de Agregacin

Al elegir la opcin insertar, se presentar el cuadro de dialogo en el cual debe


introducirse todos los campos necesarios, pero indispensablemente los campos
Cuenta donde se elegir o introducir el cdigo de la cuenta de la que depender el
auxiliar y el campo Tipo donde debe elegirse necesariamente la opcin Agregacin.

Ntese que en las cuentas del efectivo (Bancos, Caja, etc) que corresponden a
auxiliares de agregacin, el SINCON no permite el acceso al campo
fuente/organismo, ni a Cuenta bancaria No., lo propio sucede con otras cuentas que
no corresponden al manejo de recursos.
Crear Auxiliares de Entrada

Al elegir la opcin insertar, se presentar el cuadro de dialogo en el cual debe


introducirse todos los campos necesarios, pero indispensablemente los campos
Cuenta donde se elegir o introducir el cdigo de la cuenta de la que depender el
auxiliar y el campo Tipo donde debe elegirse necesariamente la opcin Entrada.

En el ejemplo al ser una cuenta del efectivo y adems ser un auxiliar de entrada, el
sistema solicita la fuente/organismo, el padre (el auxiliar de agregacin
correspondiente) y el No. de la Cuenta bancaria.

Crear Auxiliares Individuales

Se propone la siguiente estructura


5 Dgitos, cdigo 2 Dgitos 3 Dgitos
de la Cuenta Iguales diferentes de cero
a cero

00000 0. 000

Ejemplo:

Auxiliares para la cuenta 11390 Fondos en Avance


CODIGO DESCRIPCION TIPO
1 1 3 9 0 0 . 0 0 1 Jorge Mendizbal Individual
1 1 3 9 0 0 . 0 0 2 Antonio Individual
Rivadavia
1 1 3 9 0 0 . 0 0 3 Jacinto Aruquipa Individual

Crear Auxiliares Individuales

En el sistema al elegir la opcin insertar, se presentar el cuadro de dialogo en el cual


debe introducirse todos los campos necesarios, pero indispensablemente los campos
Cuenta donde se elegir o introducir el cdigo de la cuenta de la que depender el
auxiliar y el campo Tipo donde debe elegirse necesariamente la opcin Individual.

Los auxiliares individuales no tienen Padre (auxiliar de agregacin), pero pueden tener
habilitadas la opciones fuente/organismo y cuenta bancaria si corresponden a
cuentas del efectivo. Los campos Telfonos y NIT se utilizan para proveedores,
contratistas o personas con las que tendr relacin la institucin y requiera estos datos.

1.1.3 Carga del Balance Inicial

Realizado el mantenimiento al Plan de Cuentas y a los auxiliares, debe cargarse el


Balance Inicial o los Saldos Iniciales.

Carga Manual de los Saldos Iniciales

La secuencia en el men ser la siguiente:


Despus de elegir esta opcin SINCON presentar la siguiente pantalla, donde se debe
ingresar el balance Inicial, introduciendo las cuentas de Activo al Debe y las de Pasivo y
Patrimonio al Haber. Los totales deben ser iguales para que el sistema permita grabar.

Carga automtica de los saldos Iniciales

Si en la gestin anterior se utiliz el SINCON, la carga del Balance Inicial es automtica,


eligiendo la siguiente secuencia en el men:
Como requisito indispensable la base de datos de la gestin anterior debe estar
disponible en el equipo donde se realizar la importacin.

El SINCON mostrar la siguiente pantalla reconociendo la ruta por defecto de la gestin


anterior, si se cambi el directorio, debe tambin modificarse esa ruta, si es la correcta el
sistema reconocer de manera automtica la Unidad de Origen y la mostrar.

Para importar los saldos de la anterior gestin debe elegirse la opcin Importar
Balance de Apertura del Ejercicio Anterior, con el botn importar se realizar la
carga automtica de saldos (las otras opciones se explicarn en el apartado
correspondiente).
Debe tenerse cuidado, cuando se importe de manera automtica los saldos iniciales de la
gestin anterior, por ejemplo si la estructura de cuentas para esta gestin se ha
modificado, debe revisarse detalladamente esas modificaciones en los saldos
trasladados, suele ocurrir que una cuenta en la anterior gestin tenia auxiliares y por la
modificacin realizada en esta gestin ya no los tiene, estos cambios pueden generar
algn tipo de inconsistencia en los saldos importados.

1.2 Mantenimiento al Mdulo Presupuestario

La carga del presupuesto en el SINCON, se la realiza de dos maneras, la primera


importando de manera automtica (del SFPM en las municipalidades o del SFP en el
resto de instituciones) y la segunda de manera manual.

Para realizar una correcta carga del presupuesto debe tomarse en cuenta lo siguiente:

1.2.1 Codificacin de las Aperturas Programticas

El cdigo de las categoras programticas tiene una estructura de 8 dgitos, de acuerdo


a las directrices de la siguiente manera:

PROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD


U OBRA IDENTIFICAN A:
(dos dgitos) (cuatro dgitos) (dos dgitos)
00 0000 00
00 Actividades Centrales (*)
01 al 09 Actividades Comunes (*)
10 al 89 Programas Especficos
90 al 99 Programas de Deudas, Aplicaciones
Financieras, Transferencias y otros.
0001 al 9999 Proyectos
01 al 49 Actividades
50 al 99 Obras

(*) Los cdigos 00 -Actividades Centrales, y 01 al 09 -Actividades Comunes, se utilizan


en el campo de los programas para agrupar a todas las actividades que tienen dicha
naturaleza, aunque en s no constituyen programas.

Apertura Programtica para Municipalidades segn las Directrices

El Ministerio de Hacienda a travs de las Directrices de Formulacin Presupuestaria,


define para las Municipalidades la siguiente Apertura Programtica.
COD. CLASIFICACION
DENOMINACION DELPROGRAMA POR FINALIDAD
Y FUNCIONES
00 PROGRAMA CENTRAL 111
10 PROMOCION Y FOMENTO A LA PRODUCCION AGROPECUARIA 421
11 SANEAMIENTO BASICO 560
12 CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO DE MICRORIEGOS 421

13 DESARROLLO Y PRESERVACION DEL MEDIO AMBIENTE 560


14 LIMPIEZA URBANA Y RURAL 510
15 ELECTRIFICACION RURAL 435
16 ALUMBRADO PUBLICO 640
17 INFRAESTRUCTURA URBANA Y RURAL 620
18 CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO DE CAMINOS VECINALES 451
19 SERVICIO DE CATASTRO URBANO Y RURAL 610

20 SERVICIOS DE SALUD 760


21 SERVICIOS DE EDUCACION 980

22 DESARROLLO Y PROMOCION DEL DEPORTE 810


23 DESARROLLO DE LA CULTURA 820
24 DESARROLLO Y FOMENTO AL TURISMO 473
25 PROMOCION Y POLITICAS DE GENERO 109
26 DEFENSA Y PROTECCION DE LA NIEZ Y LA MUJER 109

27 SERVICIOS DE TRANSPORTE 410


28 CONTROL Y REGULACION DE MERCADOS 411

29 SERVICIO DE FAENEADO DE GANADO 421


30 SERVICIO DE INHUMACION Y CREMACION DE RESTOS 560
31 PREVENCION DE RIESGOS Y DESASTRES NATURALES 220
32 RECURSOS HIDRICOS 421
33 SERVICIOS DE SEGURIDAD CIUDADANA 310
34 FORTALECIMIENTO MUNICIPAL (INCLUYE LAS TRANSFERENCIAS AL 111
COMIT DE VIGILANCIA)
97 PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS ACTIVOS FINANCIEROS 992
98 PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS OTRAS 180
TRANSFERENCIAS
99 PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS - DEUDAS 990

Es aconsejable que las municipalidades utilicen esta apertura modelo para estandarizar
la codificacin a nivel nacional.

1.2.2 Carga Automtica de Presupuesto

Importacin del Presupuesto del Sistema de Formulacin Presupuestaria

El SINCON permite importar el presupuesto del Sistema de Formulacin Presupuestaria


(SFPM para municipalidades y SFP para el resto de instituciones), para ello se debe
seguir la siguiente secuencia del men:

Realizada esta eleccin el SINCON presentar la opcin Importar Presupuesto del


SFPM SFP, para ello debe tenerse disponible inicialmente el backup del SFPM
SFP en la disquetera de disco flexible.
Donde:

Drive: Unidad de disco flexible desde donde se importar el presupuesto (por defecto
A: B:).

Unidad: La unidad Ejecutora del SINCON a la que se importar el presupuesto. (En


algunas instituciones puede haber ms de una Unidad Ejecutora).

Fecha, TC, Documento de Respaldo, Beneficiario y Glosa: Datos de la cabecera


que tendr el comprobante 25 Presupuesto Inicial.

Importar: Botn de comando que ejecutar la importacin.

Guardar: Botn de comando que si cuadra el presupuesto por grupo de fuentes,


permitir guardar el presupuesto en el SINCON.

Salir: Botn de comando que sale de la importacin por proceso concluido o por
abandono del mismo.

Proceso de importacin

Si el presupuesto que se desea importar est equilibrado (revisar detalladamente el


Anexo No. 1, Controles de Importacin del Presupuesto) el SINCON realizar el
siguiente proceso:

Verificar el equilibrio a nivel total y a nivel fuente de financiamiento y organismo


financiador por grupos, del presupuesto a cargar. Si est equilibrado el mensaje ser el
siguiente.

Por lo tanto eligiendo aceptar, en el rectngulo de RESUMEN nos mostrar los totales
por fuente y organismo, de la siguiente manera:
No existiendo diferencias debe elegirse el botn de comando Guardar, el importador
cargar el presupuesto en el sistema e indicar.

Para verificar que el sistema ha realizado el proceso correctamente debe analizarse lo


siguiente.

Carga automtica de la Apertura Programtica

Siguiendo la secuencia de men Mantenimiento y Utilitarios \ Presupuesto \


Apertura Programtica, se verifica que el SINCON carg de manera automtica la
Apertura Programtica.

Esta apertura programtica debe ser igual a la introducida en el SFPM SFP, debe
revisarse para constatar la correcta importacin realizada por el SINCON.
Adems de importar la estructura programtica el SINCON importa los parmetros
correspondientes a cada una de ellas, por ejemplo el cdigo SISIN, la Clasificacin
Sectorial, el tipo de Gasto, la Clasificacin Funcional asignada, entre otros.

Debe revisarse si el SINCON realiz una correcta importacin de los datos


correspondientes a cada apertura programtica.

Carga automtica del presupuesto en Comprobante 25

Con la secuencia de men Comprobantes \ Control, se puede verificar que el SINCON


ha elaborado el comprobante 25 correspondiente al Presupuesto Inicial.

Este comprobante elaborado de manera automtica se grava en el SINCON en un


comprobante en borrador, con los datos definidos en el SFPM SFP.

Con la opcin editar se debe revisar el registro y si corresponde, completar los datos,
para proceder a validar y habilitar el presupuesto de la gestin.

Antes de validar el comprobante debe revisarse su composicin, para asegurar una


correcta validacin.
1.2.3 Carga Manual del Presupuesto

Si la carga del presupuesto se la realiza de manera manual, debe seguirse la siguiente


secuencia.

Mantenimiento Apertura Programtica

En el sistema SINCON se carga la apertura con la siguiente secuencia en el men:

Posteriormente a esta accin se presentar la pantalla, donde se debe cargar la


apertura programtica.
Para la carga de la Apertura Programtica se debe tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:

Los Programas son de Agregacin, porque en l se sumarn las actividades


y/o proyectos, por lo tanto debe mantenerse con N.
Las Actividades Especficas de los Programas y los Proyectos deben ser S,
es decir transaccionales, lo que implica que al elaborar comprobantes se
utilizar este cdigo. Debe adems elegirse la clasificacin sectorial y
funcional.
El Programa 97000000 Partidas No Asignables a Programas Activos
Financieros (en las municipalidades esta reservada para la presupuestacin
de partidas del grupo 500000 Activos reales, debe insertarse una actividad
o varias para su presupuestacin.
El Programa 98000000 Partidas No Asignables a Programas Otras
Transferencias esta reservada para la presupuestacin de partidas
relacionadas a las transferencias (exceptuando las relacionadas al Comit
de Vigilancia), la institucin debe insertar una actividad o varias para el
efecto.
El Programa 99000000 Partidas No Asignables a Programas - Deudas, el
sistema utiliza para la ejecucin de las partidas de Flujo Financiero,
mientas que las aperturas 99000001 y 99000002 son actividades donde
deben presupuestarse pagos de Devengados de Gestiones Anteriores,
correspondientes a funcionamiento e inversin
Cuando la Categora Programtica sea Proyecto, debe elegirse la
clasificacin Sectorial, introducir el Cdigo SISIN, elegir la Clasificacin
Funcional y definir el tipo de Gasto (Capitalizable y no capitalizable).
Se recomienda, especialmente a las municipalidades, que en los
Programas Centrales se presupueste todo lo correspondiente a Gastos de
Funcionamiento y en los Programas Especficos desde el 10 al 89 los
Gastos de Inversin (gastos elegibles e inversin real) y en los programas
97, 98 y 99000000 los gastos financieros y las transferencias.

En esta pantalla debe introducirse todos los datos exigibles de acuerdo a la apertura
programtica.
Los datos solicitados:

o Cdigo, es el cdigo asignado al Programa, Proyecto o Actividad.

o Descripcin, es la descripcin del Programa, Proyecto o Actividad, tomando en


cuenta, que para los proyectos debemos definir, la Accin, el Objeto y la Ubicacin,
por ejemplo:

Construccin de la Escuela 20 de Octubre en Chasquipampa


Accin Objeto Ubicacin

o Tipo, En los Programas el tipo ser Agregacin (N), en los proyectos o actividades
el tipo ser Entrada (S).

o Cod. SISIN, cdigo asignado por Inversin Pblica al Inscribir los Proyectos de
Inversin o cdigo definido por la institucin en su catlogo propio.

o Clasificador Sectorial, lo correspondiente segn el clasificador de sectores. Debe


asignarse a proyectos y/o actividades.

o Tipo de gasto, cuando la categora Programtica sea Proyecto, se presentar dos


opciones. Capitalizable y No Capitalizable.

o Finalidad, lo correspondiente segn el clasificador de finalidad y funciones. Debe


asignarse a proyectos y/o actividades.
o Cdigos SFPM SFP, corresponde a los cdigos de las Direcciones
Administrativas, Unidades Ejecutoras, Macro Distritos, Distritos y Juntas Vecinales,
definidas en la formulacin del presupuesto y de acuerdo a la institucin usuaria.

Debe tenerse en cuenta que la eleccin que se haga del Tipo de Proyecto es
determinante en la afectacin en la contabilidad, pero tambin de ello depender la
informacin que se genere en presupuestos y en tesorera.

Por ejemplo, si se esta registrando un proyecto de construccin, refaccin,


remodelacin debe elegirse Capitalizable, ya que significa Formacin Bruta de Capital,
como se muestra en la pantalla.

Si el proyecto no es construccin, por ejemplo es alfabetizacin, debe elegirse no


capitalizable y se tendr lo siguiente.
Registro del Presupuesto

La carga del presupuesto es necesaria en el sistema ya que sin su disposicin no


podra realizarse ningn registro que implique la ejecucin de recursos o de gastos.

Este registro se realiza a travs de la elaboracin de un comprobante, con la siguiente


secuencia en el men:

Despus de esta eleccin e introducidos los datos del presupuesto, debitando los
recursos y acreditando los gastos, el comprobante que quedar de la siguiente manera:

En cdigo 25 en el SINCON es exclusivo para la carga del Presupuesto Inicial, las


modificaciones posteriores deben registrarse con el cdigo 28 Modificaciones al
Presupuesto y los traspasos presupuestarios con el cdigo 01 Traspasos.

Para la carga del presupuesto de manera manual debe consultarse el Anexo No. 2
Controles en la carga manual del presupuesto.
TRANSACCIONES

1. REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES

Acpite muy importante, ya que del registro de las transacciones depende la


informacin que se genere en los diferentes mdulos.

En el registro de las transacciones debe aplicarse toda la teora contable, la normativa y


las disposiciones que reglamentan el Sistema de Contabilidad Integrada.

Este documento pretende ser prctico y no redundar en conceptos y base terica


profunda, por ello se presentan las transacciones tal como se las registra en el
SINCON.

Para realizar el registro de las transacciones, es necesario repasar algunos conceptos,


que se presentan a continuacin:

1.1 Clasificacin de las Transacciones

En el Sistema de Contabilidad Integrada las transacciones tienen naturaleza y efecto


presupuestario, patrimonial y de tesorera, en forma separada, combinada o Integral, de
acuerdo al momento cronolgico en que se efectan. Las transacciones que realiza el
Sector Pblico pueden clasificarse como sigue:

Transacciones Presupuestarias: Son aquellas originadas en operaciones que se


ejecutan va presupuesto de recursos o gastos y que afectan a la posicin patrimonial,
teniendo reflejo financiero en bancos y en cuentas patrimoniales. Integran los mdulos
presupuestario, patrimonial y de tesorera.

En el SINCON se presenta las siguientes transacciones, que corresponden a este


grupo.

Presupuestos
Gastos y Contabilidad
Gastos, Contabilidad y Tesorera
Recursos y Contabilidad
Recursos, Contabilidad y Tesorera
Gastos, Recursos y Contabilidad

Transacciones no Presupuestarias: Son aquellas que no afectan al presupuesto de


manera bruta, tienen incidencia en la gestin y en la situacin econmica financiera,
tienen expresin en el libro bancos e integran los componentes patrimonial y de
tesorera.

En el SINCON podemos encontrar las siguientes transacciones, que corresponden a


este grupo.

Contabilidad y Tesorera

Transacciones Patrimoniales: Son aquellas operaciones que no necesitan reflejo


presupuestario, no significan movimientos de efectivo, y afectan a la posicin
econmica financiera.

En el SINCON podemos encontrar las siguientes transacciones, que corresponden a


este grupo.

Ajustes a la Contabilidad
Asiento de Cierre

La clasificacin de las transacciones o los tipos de transaccin, se presenta en el


sistema de la siguiente manera:

De acuerdo a la transaccin a realizar debemos elegir con mucho cuidado el carcter


de la misma y posteriormente los momentos del registro.

1.2 Codificacin de las Transacciones

En sistema utiliza cdigos de agrupacin para clasificar las transacciones, a


continuacin se presenta estos cdigos:

Cdigos de agrupacin:
Como ejemplos prcticos se puede enunciar las siguientes transacciones:

1.2.1 Transacciones Presupuestarias

Con afectacin solo en el presupuesto

La apropiacin y la estimacin presupuestaria


Las modificaciones presupuestarias
Los traspasos presupuestarios
El registro del compromiso

En el sistema para realizar estos registros se sigue la siguiente secuencia en el men:


Comprobantes / Trascripcin / Presupuestos, el sistema nos presenta las siguientes
opciones:

Con afectacin en el Presupuesto y en el Patrimonio

Por ejemplo:

Recepcin de recursos en especie o no monetizables


Transacciones de gasto que llegan solo hasta el devengado.
Transaccin de recursos que llegan solo hasta el devengado

En el sistema para realizar estos registros se seguir la siguiente secuencia en el men:


Comprobantes / Trascripcin y el sistema nos mostrar las siguientes opciones:
Si elegimos por ejemplo la opcin Gastos y Contabilidad, el sistema presentar los
siguientes momentos del registro:

Con afectacin en el Presupuesto, en el Patrimonio y en la Tesorera

Por ejemplo:

Recaudacin de impuestos, tasas, patentes y otros ingresos en efectivo.


Transferencias abonadas por Coparticipacin Tributaria
Transferencias abonadas por Alivio a la Deuda HIPC II
Transferencias abonadas por el IDH
Otras transferencias y donaciones en efectivo
Adquisicin de bienes y servicios, activos y otros en efectivo.

En el sistema para realizar estos registros se seguir la siguiente secuencia en el men:


Comprobante / Trascripcin y el sistema nos mostrar las siguientes alternativas:

Si elegimos por ejemplo, Gastos, Contabilidad y Tesorera, tendremos lo siguiente:

1.2.2 Transacciones No Presupuestarias

Con afectacin en el Patrimonio y en la Tesorera

Todas las transacciones que significan movimientos de efectivo o salidas de


dinero, previos o posteriores al devengamiento de las partidas o rubros
presupuestarios.
Previo al devengamiento de los rubros o partidas (operaciones anticipadas)

Por ejemplo:

Los Anticipos a Corto Plazo


La Entrega de Fondos con cargo a rendicin de Cuentas (Fondos en Avance)
Los gastos pagados por anticipado, como alquileres, seguros, otros. (Activos
Diferidos)
Los Bienes en Trnsito (adquisicin de bienes del interior o exterior del pas)
Los Ingresos percibidos por anticipado (Pasivos Diferidos)
La devolucin de efectivo por operaciones anticipadas realizadas

En el sistema para realizar estos registros se seguir la siguiente secuencia en el men:


Comprobantes / Trascripcin / Contabilidad y Tesorera y luego elegir, por ejemplo
si se esta realizando un pago, lo siguiente:

Posteriores al devengamiento de los rubros o partidas

Pago de obligaciones (cuentas por pagar, sueldos y salarios por pagar,


aportes por pagar, retenciones por pagar, etc.)
Cobro de Adeudos (Cuentas a Cobrar, etc.)

En el sistema para realizar estos registros se seguir la siguiente secuencia en el men:


Comprobante / Transcripcin / Contabilidad/Tesorera, si es de gasto el sistema nos
mostrar la siguiente pantalla:

1.2.3 Transacciones Patrimoniales

Son todas aquellas que tienen efecto solo en el Subsistema de Contabilidad


Patrimonial, como por ejemplo, el registro de:

El asiento de Apertura
Registro de la Depreciacin
Actualizacin de Activos
Registro de las Reservas Tcnicas
Registro de las Previsiones
Registro del Asiento de Cierre de Gestin
Castigo de Deuda, entre otros

En el sistema para realizar estos registros se seguir la siguiente secuencia en el men:


Comprobantes / Transcripcin el sistema nos mostrar las siguientes alternativas:

1.3 Codificacin de los Momentos del registro en el SINCON

El sistema codifica los momentos del registro de la siguiente manera:

COD DESCRIPCION GRUPO


01 Traspasos Presupuestarios PPT
02 Compromiso PPT
05 Pago COT
07 Comprometido - Devengado GCO
09 Comprometido - Devengado - Pagado GCT
10 Devengado GCO
11 Devengado - Pagado GCT
13 Ingreso Devengado RCO
14 Ingreso de Caja COT
15 Ingreso Devengado - Percibido RCT
18 Egreso Comprometido - Devengado - Pagado e Ingreso Devengado - PCO
Percibido
19 Egreso Devengado - Pagado e Ingreso Devengado - Percibido PCO
23 Asiento de Cierre de Ejercicio CON
24 Asientos de Ajuste de la Contabilidad CON
25 Presupuesto Inicial PPT
26 Reversin de Comprobantes REV
28 Modificaciones al Presupuesto PPT

1.4 Registro de Transacciones en la Opcin Control

Cuando el usuario ya es experimentado, es decir ya conoce de memoria los cdigos de


transaccin, puede realizar el registro de las transacciones haciendo uso de la Control,
para ello seguir la siguiente secuencia en el men.

Est opcin permite el registro de las transacciones y las otras posibilidades


relacionadas con Comprobantes.

Para registrar una transaccin nueva a travs de esta opcin se elegir el botn de
comando F3 Nuevo.
Para elegir el cdigo de transaccin se debe desplegar la lista de seleccin con el ratn.

Si el cdigo elegido tuviera otras alternativas, el SINCON mostrar las opciones


disponibles.
Eligiendo la opcin correspondiente el SINCON desplegar el comprobante de
contabilidad integrada.
COMPROBANTES

1. ESTRUCTURA DEL COMPROBANTE

El comprobante en el SINCON es integral, su estructura es homognea para todas las


transacciones, diferencindose por los controles que realiza el sistema de acuerdo a la
naturaleza de la transaccin, por ejemplo en las transacciones contables, es lgico que
el sistema no permita el ingreso de Cdigos de Apertura Programtica, partidas,
fuentes, etc.

El Comprobante es nico y pueda llenarse indistintamente la cabecera, el cuerpo y la


glosa, pero al finalizar y pretender gravar, el SINCON alertar la falta de datos no
introducidos.

Los datos del comprobante son:

1.1 Cabecera del Comprobante

En la cabecera del comprobante se definen los datos referenciales de la transaccin:

o Beneficiario: Nombre o Razn social de la persona, entidad pblica o privada que


provee o acredita la transaccin.
o Fecha: Especifica la fecha del comprobante en el siguiente formato: dd/mm/aaaa,
correspondiente a la gestin vigente de trabajo.

o Cdigo de Transaccin: Indica el cdigo de transaccin correspondiente.

o Moneda: Especifica el cdigo de la moneda elegida en parmetros globales, ya sea


bolivianos o cualquier otra moneda extranjera que se encuentre en la tabla de
monedas.

En el sector pblico Boliviano, obligatoriamente se deben elaborar estados financieros y


presupuestarios, en la moneda oficial de nuestro pas, el boliviano (BSS)

o Tipo de Cambio: Especifica el tipo de cambio de la moneda con la que se est


trabajando, el cul se debe introducir a travs de la opcin Mantenimiento /Otros
/Bolsn. Este debe ser el tipo de cambio vendedor, establecido por el Bolsn del Banco
Central de Bolivia, para facilitar esta labor el sistema adicionalmente presentar una
pantalla de dilogo en lnea o en la propia edicin del comprobante solicitando
informacin sobre el tipo de cambio si este no estuviese previamente establecido.

o Documento de Respaldo: Se especifica el documento de respaldo del comprobante


a introducir.

o Nmero de Comprobante: Es generado por el sistema automticamente cuando el


comprobante es creado, consta de 7 dgitos, comenzar con 1 cuando estos se
elaboren en borrador, al validarse el nmero que corresponda comenzar con 0.

1.2 Cuerpo del Comprobante

En la parte del detalle o cuerpo del comprobante se formula el asiento de la Contabilidad


Integrada, el cual posee campos o columnas que son susceptibles de recibir datos:

o AP = Apertura Programtica
o GASTO = Partida de Gasto
o RECURSO = Rubro de ingreso
o FF = Fuente de Financiamiento
o OF = Organismo Financiador
o ET = Entidad de Transferencia
o CTA = Cuenta Contable
o AUX = Cdigo de los Auxiliares
o OEC = Cdigo de tesorera
o DEBE = Debe
o HABER = Haber

En la parte inferior izquierda se encuentra la glosa del comprobante, donde se describe


los datos ms importantes de la transaccin realizada.
Cuando el comprobante contiene datos estos se muestran de acuerdo a la ubicacin de
manera descriptiva en la parte inferior izquierda encima de la glosa.

En el cuerpo del comprobante existen controles internos, que permiten el correcto registro
de la transaccin, adems se cuenta con comandos de teclas, men contextual, que
permiten facilitar el registro de datos. Se detalla a continuacin las opciones ms
importantes:

1.3 Opciones de eleccin

Para poder acceder a informacin disponible se puede utilizar el Mouse o el teclado, el


Mouse facilita la eleccin de opciones que presenta el comprobante para realizar el
registro contable.

Por ejemplo si se est realizando una transaccin de gastos, al situarse en la columna


Apertura Programtica haciendo doble clic (o con el teclado F6) se despliega la
apertura habilitada.

La posibilidad de despliegue de datos se da en todas aquellas columnas que disponen de


informacin de eleccin, por ejemplo, la columna gastos desplegar los crditos
presupuestados, la columna cuenta desplegar el plan de cuentas, etc.
Adems de lo descrito existen otras opciones que facilitan la elaboracin de los
comprobantes, a continuacin se realiza la lista de ellas:

Combinacin Funcin Disponible en:


de Teclas
F4 Elimina Fila Activa En cualquier lugar
CTRL + F4 Limpia Fila Activa En cualquier lugar
CTRL + N Inserta una lnea En cualquier lugar
F3 Inserta varias filas En cualquier lugar
CTRL + F5 Muestra subtotales En cualquier lugar
F6 Seleccin En las columnas
con opciones de
seleccin
SHIFT + F6 Seleccin dos En cualquier lugar
SHIFT + F3 Lista Clasificadores En columna Gasto
o Recurso
CTRL + F6 Consulta En columna
comprobantes cuenta y en los
anteriores cdigos. 10,11 y
19
F2 Intercambia valores En columnas
Debe-Haber Debe y Haber
CTRL + F3 Datos Cheque En columna
auxiliar y en
cuentas de banco
CTRL + F7 Crea Auxiliares En columna
Auxiliar

1.4 Men contextual

En la elaboracin de un comprobante el SINCON le presenta la posibilidad de acceder al


uso de mens contextuales en el cuerpo del comprobante, que se desplegarn haciendo
clic con el botn derecho del Mouse.

Las opciones disponibles dependen de las columnas donde se realice esta accin, por
ejemplo:

En la columna Apertura Programtica se desplegar el men contextual que permitir


realizar todas las acciones que no estn atenuadas, pero no podr acceder por ejemplo
a listar el Clasificador Presupuestario.
En la columna Gasto desplegar el men contextual donde se podrn seleccionar todas
las opciones no atenuadas, por ejemplo listar clasificador, entre otras.
EMISIN DE REPORTES

1. REPORTES DE CONTABILIDAD

1.1 Para uso de la Institucin

Se presentar en este acpite los reportes de contabilidad ms importantes que la


institucin utilizar.

Los reportes de Contabilidad son:

Balance General
Estado de Recursos y Gastos Corrientes
Sumas y Saldos
Movimientos en el Patrimonio Neto

1.1.1 Balance General

Debe elegirse la opcin de men:

Tambin puede realizarse desde la barra de botones de comando, eligiendo lo


siguiente:

Realizada la eleccin el SINCON presenta un cuadro de dilogo, donde puede elegirse


varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir
en papel debe elegirse tamao Carta, por que es el formato que tienen por defecto los
reportes del SINCON.

El reporte se mostrar de la siguiente manera:

1.1.2 Estado de Recursos y Gastos Corrientes

Se debe elegir la siguiente secuencia en el men:


Tambin puede realizarse desde la barra de botones de comando, eligiendo el siguiente
comando:

Elegida la opcin el SINCON presentar el siguiente cuadro de dilogo, donde pueden


elegirse varias posibilidades.

Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir


en papel debe elegirse tamao Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes
del SINCON.

El reporte se mostrar de la siguiente manera:


1.1.3 Movimientos en el Patrimonio Neto

Debe elegirse la opcin de men:

Elegida la opcin el SINCON presentar el siguiente cuadro de dilogo, donde pueden


elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir
en papel debe elegirse tamao Carta, por que es el formato que tienen por defecto los
reportes del SINCON.

El reporte se mostrar de la siguiente manera:

1.2 Para remitir al Ministerio de Hacienda

1.2.1 Estados Financieros Bsicos

Los Estados Financieros a enviarse al Ministerio de Hacienda (Direccin General de


Contadura) de acuerdo a la Norma Bsica son:

o Balance General
o Estado de Recursos y Gastos Corrientes
o Estado de Flujo de Efectivo
o Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
o Estados de Cuenta o Informacin Complementaria

Los Estados Financieros a remitirse al Ministerio de Hacienda en el SINCON se


obtienen en el siguiente men:

Realizada la eleccin el SINCON mostrar el siguiente cuadro, donde debe elegirse los
reportes de contabilidad oficiales a enviar al Ministerio de Hacienda (Direccin General
de Contadura), diseados de acuerdo a los formatos establecidos por esa reparticin.

Realizada la eleccin el SINCON presenta un cuadro de dilogo, donde debe elegirse el


Estado Financiero a obtener, se notar que no se puede modificar por ejemplo los rangos
de fechas, que por defecto esta en el intervalo del 1 de enero al 31 de diciembre de la
gestin de trabajo.
Estos reportes deben emitirse al finalizar la gestin y ser remitidos hasta el 31 de marzo
segn lo dispuesto por la norma vigente.

Por ejemplo, elegida la opcin Balance General e imprimir el SINCON muestra el listado
de cuentas para que el usuario introduzca el nmero de la nota que se hace referencia
en las Notas a los Estados Financieros.

Si la informacin procesada no esta concluida, por no existir el Asiento de Cierre de


Ejercicio, por existir comprobantes en borrador o diferencias entre el Activo y el Pasivo
ms el Patrimonio, el sistema mostrar en el cuadro Observaciones al Balance, las
observaciones correspondientes y en el reporte colocara la leyenda OBSERVADO.

Como ejemplo se presenta las siguientes pantallas con un Estado Financiero


Observado.

1.2.2 Reportes Complementarios

Adicionalmente a los reportes que deben enviarse a Contadura se ha indicado que


debe enviarse, los Estados de Cuenta o Informacin Complementaria, en el SINCON
se obtienen siguiendo en el men la siguiente secuencia:
Por ejemplo si se elige Cuentas a pagar a Corto Plazo el SINCON lista todas las cuentas
debe elegirse con clic la cuenta de la que se imprimirn todos los auxiliares, no
realizando ninguna accin y directamente eligiendo imprimir, el sistema imprimir todos
los auxiliares de todas las cuentas.

El reporte ser:
En el caso de la opcin deuda pblica, por el formato del reporte exigido por el
Ministerio de Hacienda, el usuario debe armar el reporte de la siguiente manera:

El SINCON presenta la estructura definida por el Ministerio de Hacienda, para introducir


los datos se debe hacer clic donde el sistema indica, si se llegar a necesitar ms lneas
que las que se disponen por defecto, debe hacerse clic en la lnea por ejemplo de Por
acreedor, se habilitar el botn nuevo, el sistema insertar una nueva lnea.

Si se introduce datos se vern de la siguiente manera:


Para el ejemplo se introdujo la lnea Prestamos a Corto Plazo y a la derecha los
importes correspondientes a la gestin anterior y a la gestin actual, con grabar se
darn de alta los datos.

Debe borrarse las lneas no utilizadas, con el botn borrar.

El reporte se presentar de la siguiente manera:


2. REPORTES DE PRESUPUESTOS

Se presentar en este acpite los reportes de presupuestos ms importantes de uso de


los ejecutivos municipales y los reportes que por norma deben presentarse al Ministerio
de Hacienda (Direccin General de Contadura).

2.1 Para uso de la Institucin

Los reportes presupuestarios ms importantes de uso de los ejecutivos y tcnicos de


las instituciones son:

Ejecucin de Recursos
Ejecucin de Gastos

2.1.1 Ejecucin Presupuestaria de Recursos

Debe elegirse la opcin de men:


Elegida la opcin el SINCON presentar el siguiente cuadro de dilogo, donde pueden
elegirse varias posibilidades.

Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir


en papel debe elegirse tamao Carta, por el formato que tienen por defecto los reportes
del SINCON.

Tambin se puede realizar est eleccin a travs de la barra de botones eligiendo el


siguiente comando:

El reporte se mostrar de la siguiente manera:


2.1.2 Ejecucin Presupuestaria de Gastos

Debe elegirse la opcin de men:

Tambin se puede realizar est eleccin a travs de la barra de botones eligiendo el


siguiente comando:

Elegida la opcin el SINCON presentar el siguiente cuadro de dilogo, donde pueden


elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir
en papel debe elegirse tamao Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes
del SINCON.

El reporte se mostrar de la siguiente manera:

2.2 Para remitir al Ministerio de Hacienda

2.2.1 Ejecucin Presupuestaria


Los reportes de Presupuestos para Contadura deben emitirse en el siguiente men:

Realizada la eleccin el SINCON mostrar el siguiente cuadro, donde debe elegirse los
reportes de presupuesto oficiales a remitirse al Ministerio de Hacienda (Direccin
General de Contadura), diseados de acuerdo a los formatos oficiales.

Debe elegirse el Tipo de Reporte a obtener (Gasto o Recurso), se notar que no se


puede modificar el rango de fechas, que por defecto esta en el intervalo del 1 de enero al
31 de diciembre de la gestin de trabajo.

Los reportes mensuales deben remitirse cada mes hasta el 10 del periodo siguiente y
los anuales hasta el 31 de marzo de la siguiente gestin, como parte de los Estados
Financieros, segn lo dispuesto por la norma vigente.
Eligiendo la opcin imprimir el sistema presentar el siguiente formato:

3. REPORTE DE TESORERA

Se presentar en este acpite los reportes de tesorera, por OEC que se presenta a la
Unidad de Programacin Fiscal (UPF) y el estndar que es de uso de la institucin y de
manera excepcional se esta remitiendo al Ministerio de Hacienda (Direccin General de
Contadura).

3.1 Flujo de Caja OEC para la UPF

Debe elegirse la opcin de men:

Tambin se puede realizar est eleccin a travs de la barra de botones eligiendo el


siguiente comando:

Realizada la eleccin el SINCON presenta un cuadro de dilogo, debe elegirse la opcin


Por OEC`s (UPF), adems del rango de fecha.
Pulsando el botn imprimir, se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir en
papel debe elegirse tamao Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes del
SINCON.

El reporte se mostrar de la siguiente manera:

3.2 Flujo de Caja Estndar para uso de la Institucin

Para este caso en el cuadro de dilogo debe marcarse la opcin Estndar, como se
muestra en el cuadro de dilogo siguiente:
Realizada la eleccin el SINCON presenta un cuadro de dilogo, donde puede elegirse
varias posibilidades.

Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir


en papel debe elegirse tamao Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes
del SINCON. El reporte se mostrar de la siguiente manera:

Seguidamente, se imprimir, el resumen del flujo.


3.3 Flujo de Efectivo para el Ministerio de Hacienda

El reporte de Flujo de Efectivo para enviarse al Ministerio de Hacienda (Direccin


General de Contadura), se obtendr del siguiente men:

Elegida la opcin el SINCON presentar el siguiente cuadro de dilogo, donde solo


posibilita realizar la impresin.
Este reporte se utiliza cuando se remite los Estados Financieros anuales al Ministerio
de Hacienda, tiene el siguiente formato.

4. REPORTES ECONMICOS

Se presentar en este acpite el reporte de la Cuenta Ahorro Inversin Financiamiento


(CAIF) que utiliza la institucin y el reporte que se remite al Ministerio de Hacienda
(Direccin General de Contadura.).

4.1 CAIF para uso de la Institucin

Debe elegirse la opcin de men:

Tambin se puede realizar est eleccin a travs de la barra de botones eligiendo el


siguiente comando:

El SINCON presentar el siguiente cuadro de dilogo, donde puede elegirse varias


posibilidades.

Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendr el reporte en pantalla, si se desea imprimir


en papel debe elegirse tamao Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes
del SINCON.

El reporte se mostrar de la siguiente manera:


4.2 CAIF Comparativa para el Ministerio de Hacienda

El reporte de la CAIF para enviarse al Ministerio de Hacienda (Direccin General de


Contadura) deber emitirse con al siguiente secuencia en el men.

Elegida la opcin se tendr el siguiente cuadro de dilogo, donde solo puede elegirse
imprimir.

Elegida la opcin el sistema presentar el siguiente reporte:


5. REPORTES COMPARATIVOS

De acuerdo a lo determinado por la Norma Bsica de Contabilidad Integrada, aprobada


con Resolucin Suprema N 222957 del 04 de marzo de 2005 en el Artculo 45, indica
que los Estados Financieros bsicos, excepto los de Ejecucin Presupuestaria de
Recursos y Gastos, deben contener informacin de la gestin anterior y que la
informacin del ao actual estar presentada en la columna a continuacin de los
conceptos que se informa y en la segunda columna la informacin de la gestin
anterior, reexpresada a moneda de cierre de la gestin actual, es decir debe ser
comparativos.

En su artculo 38, referido a la reexpresin de Estados Financieros, indica: La


reexpresin de los Estados Financieros de las entidades pblicas a moneda constante
se efecta con base en la Norma de Contabilidad N 3 del Consejo Tcnico Nacional de
Auditora y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia. El Ajuste integral es un
procedimiento mediante el cual se actualizan con base a la Unidad de Fomento de
Vivienda (UFV) y/o en la moneda pactada, las cuentas contables no monetarias y las
monetarias con mantenimiento de valor o que expresan moneda extranjera, afectadas
por la inflacin.

El SINCON permite la emisin de Estados Financieros Comparativos, para dar


cumplimiento estricto a lo dispuesto en la Norma Bsica, como se pudo apreciar en
todos los reportes que se emiten en el Men diseado exclusivamente para el Ministerio
de Hacienda.

Para la emisin de Estados Comparativos debe realizarse la siguiente tarea previa en el


SINCON.

5.1 Importar Datos de la Anterior Gestin

Esta tarea es la ms importante ya que importa los datos de la gestin anterior que
sern comparados con los de la gestin vigente. Esta tarea solo es posible si la
institucin utiliz en la gestin pasada el SINCON. Se sigue la siguiente secuencia de
comandos:
Despus de elegir la opcin importar el SINCON mostrar el siguiente cuadro de
dilogo, donde debe elegirse las cuatro opciones para importar los datos
correspondientes al Balance General (si al principio de gestin se realiz esta tarea, ya
no se la debe ejecutar nuevamente), Estado de Recursos y Gastos Corrientes, CAIF y
Flujo de Caja, para hacer cualquier verificacin se puede analizar los datos en Excel
haciendo clic sobre el icono de esta hoja electrnica.

Realizada esta tarea, permite al sistema elaborar Estados Comparativos para ser
remitidos a la Direccin General de Contadura dependiente del Ministerio de Hacienda.

6. EJECUCIN EN FORMATO ASCII PARA CONTADURA

Las instituciones como parte del Sector Pblico deben presentar de manera obligatoria
ejecucin presupuestaria mensual al Ministerio de Hacienda en los plazos establecidos
y de acuerdo a las siguientes disposiciones legales

o LEY de Administracin Presupuestaria N 2042

Ley de 21 de Diciembre de 1999 en su artculo 11 indica Las entidades pblicas tienen


la obligacin de presentar al Ministerio de Hacienda la informacin que ste requiera
para el seguimiento y evaluacin de la ejecucin fsica y financiera del presupuesto
institucional y del avance de la Programacin de Operaciones Anuales Institucional, as
como para el seguimiento y supervisin del endeudamiento, dentro de los plazos que
dicho Ministerio establezca.

La informacin de ejecucin presupuestaria de las entidades pblicas sobre ingresos,


gastos e inversin pblica, debe enviarse mensualmente hasta el 10 del mes siguiente
al de ejecucin, a la Direccin General de Contadura, adicionalmente la informacin de
ejecucin fsica y financiera de inversin pblica, deber ser enviada al Viceministro de
Inversin Pblica y Financiamiento Externo, de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes.

o Norma Bsica del Sistema de Contabilidad Integrada

En su artculo 37, referente a la presentacin de la Informacin de ejecucin


presupuestaria a la Direccin General de Contadura, indica, Todos los organismos y
entidades pblicas tienen la responsabilidad de presentar informacin de su ejecucin
presupuestaria de recursos y gastos a la DGC en los plazos establecidos por Ley. Su
incumplimiento generar sanciones establecidas en disposiciones legales.

o Decreto Supremo No. 27848 Inmovilizacin de Recursos

Del 12 de Noviembre de 2004, cuyo objeto es la de regular la inmovilizacin de los


recursos fiscales municipales, de las que no presenten su documentacin en los plazos
y condiciones establecidas, en su artculo 4 establece:

Las municipalidades deben presentar un resumen de ejecucin presupuestaria


mensual en medio impreso, por rubros de recursos y partidas de gasto institucionales y
en medio magntico al mnimo nivel de detalle, a la Direccin General de Contadura
dependiente del Viceministerio de Presupuestos y Contadura, hasta el 10 del mes
siguiente al de ejecucin, de acuerdo a lo determinado por el artculo 11 de la Ley No.
2042. Adems en el reglamento de este decreto se define la estructura de los archivos
que debe remitirse.

6.1 Generacin de Ejecucin en ASCII

Para dar cumplimiento con lo determinado en la Normativa vigente el sistema SINCON


permite la generacin de informacin de ejecucin presupuestaria en medio magntico
y en los formatos definidos por el ente rector, debe seguirse la siguiente secuencia en
el men:

Despus de la eleccin se presenta la siguiente pantalla:

Pestaa: Anlisis de Equilibrio y Generacin de ASCII

En esta opcin se puede generar archivos ASCII para un solo mes o para varios meses,
adems los datos que se reportaran son utilizados para realizar anlisis de consistencia
de la ejecucin de recursos versus gastos.
Las posibilidades son:

o Todos los meses: Cuando se desea generar ASCII para todos los meses de la
gestin

o Un solo Mes: Cuando se desea generar ASCII para un mes determinado

o Equilibrio: Verifica el equilibrio en la ejecucin presupuestaria de los meses


seleccionados.

o Exportar: Exporta los resultados del equilibrio a hoja Excel (til para ver
diferencias).

o ASCII: Genera archivos comprimidos (en formato .RAR) que contienen archivos de
texto (ASCII) en el disco duro para su envi al Ministerio de Hacienda (Contadura).

Al elegir equilibrio y despus de elegir el (los) mes (s) a exportar se mostrar la


siguiente pantalla:

Para el ejemplo se verific la ejecucin del mes de enero, en la ltima columna


(Estado) se muestra OK cuando la informacin esta equilibrada y ?? cuando no lo est
(en este caso debe verificarse la diferencia).

Adems de la igualdad por mes presenta la de la gestin en la fila CON.

Para exportar los ASCII se debe hacer doble clic con el botn del ratn o enter en la fila
correspondiente al mes a exportar y el sistema marcar la columna con X (si su estado
es OK) y eligiendo el botn ASCII se generar los archivos correspondientes.

Como se muestra en la anterior pantalla, se eligi exportar el mes de enero.

Al elegir ASCII el sistema procesar lo solicitado y al concluir mostrar lo siguiente:

Eligiendo aceptar, inmediatamente el sistema preguntar si los archivos ASCII


generados se copiarn a disquete o est tarea se la realizar posteriormente en la
opcin (segunda pestaa) Copias de archivos ASCII.
Pestaa: Copias de archivos ASCII

El SINCON almacena los archivos ASCII en el disco duro del computador, estos
archivos pueden copiarse a disco flexible para ser remitidos a la Direccin General de
Contadura.

En esta pantalla el sistema muestra todos los archivos ASCII generados, con los
siguientes datos:

o Archivo: Nombre del archivo comprimido (de los ASCII)

o Tamao: Del archivo comprimido

o Fecha y Hora: Fecha y hora de generacin del archivo comprimido

o Institucin: Nombre de la Institucin

o Descripcin: Detalles del (los) archivos ASCII que contiene el archivo comprimido

o Copiar a la Unidad de Destino: Drive donde se copiarn los archivos del disco duro
a disquete (A o B).

Con enviar se realizar la exportacin al drive que se eligi, con salir se abandonar la
intencin.

Los archivos comprimidos en formato RAR contienen los siguientes archivos ASCII:

15010107.GAS = Ejecucin de los Gastos del mes de enero 2007 de la institucin 1501
15010107.REC = Ejecucin de Recursos del mes de enero 2007 de la institucin 1501
15010107.MOG = Modificaciones en los Gastos del mes de enero 2007 de la institucin
1501
15010107.MOR = Modificaciones en los Recursos del mes de enero 2007 de la
institucin 1501
15010107.CAT = Apertura Programtica al mes de enero 2007 de la institucin1501
15010107.CYB = Saldos de Caja y Bancos del mes de enero 2007 de la institucin1501

Cuya estructura es:

Cdigo Institucional Mes Ao Extensin


0000 00 00 XXX
OTRAS OPCIONES

1. UNIDADES EJECUTORAS

1.1 Crear Unidades Ejecutoras

En algunas instituciones puede tenerse ms de una Unidad Ejecutora, que no


necesariamente corresponde a centros de registro, esto est en funcin a la estructura
de la institucin. Por ejemplo pueden ser Unidades Ejecutoras en las Municipalidades:
Los Hospitales que poseen su propia administracin y llevan contabilidad separada. En
las Prefecturas, los SEDUCA`s, en las Universidades sus Facultades, etc. Estas
Unidades son capaces de generar Estados Financieros Independientes para luego
consolidarlos y obtener Estados Financieros Institucionales.

En el sistema la siguiente opcin permite crear Unidades Ejecutoras:

Eligiendo el Botn de Comando Insertar se crea una Unidad Ejecutora Nueva.


En el ejemplo se ha creado la Unidad UCH Unidad de Contabilidad (Hospital), que
corresponder a la Contabilidad de un Hospital.

1.2 Consolidar Informacin de las Unidades Ejecutoras

Cuando exista ms de una Unidad Ejecutora se recomienda tomar nota de los


siguientes requisitos, que permitirn el buen funcionamiento y consolidacin de la
informacin a nivel institucional:

Pueden existir varias Unidades que funcionen en un solo equipo de computacin,


en red o en varios computadores situados a considerable distancia.
Cada unidad ejecutora debe tener su propio presupuesto equilibrado, es decir
sus recursos igual a sus gastos.
La apertura programtica es Institucional, lo que equivale a decir que pueden
haber varias Unidades Ejecutoras que tengan asignacin presupuestaria en un
solo Programa, Actividad y/o proyecto
Debe realizarse el mantenimiento del Plan de Cuentas en la Unidad principal (ver
acpite mantenimiento al Plan de Cuentas) si las unidades estn en el mismo
equipo de computacin o estn en red. Si estn fsicamente separadas, debe
realizarse el mantenimiento de igual manera, pero en todos los equipos y la
estructura del Plan de cuentas debe ser nica para todas las Unidades
Ejecutoras, esto permitir la Consolidacin de la Informacin sin problemas

Para aclarar estos puntos se dan los siguientes ejemplos:

La municipal de El Alto tiene necesidad de crear dos Unidades Ejecutoras, una para el
registro de la contabilidad central y otra para la contabilidad de un hospital que tiene su
propia administracin.

o 1er. Paso - Crear la nueva Unidad Ejecutora

La institucin define a la Unidad Ejecutora central, por ejemplo, como Direccin


Administrativa Financiera DAF (al instalar el sistema) y crea una nueva para el Hospital,
la Unidad de Contabilidad UCH (ver crear Unidades Ejecutoras).

o 2do. Paso Mantenimiento Plan de Cuentas

Define en el mantenimiento al Plan de Cuentas, que cuentas tendrn auxiliares y cuales


no (ver acpite mantenimiento al Plan de Cuentas), esta accin deber realizar en las
dos unidades ejecutoras (suponiendo que no estn conectadas) y en las dos debe tener
la misma estructura.

o 3er. Paso Consolidacin de la Informacin

Cuando se trabaja en red o en un solo equipo la consolidacin es automtica, pero para


consolidar la informacin cuando se trabaja en varios equipos, y adems estos se
encuentran fsicamente a distancia, debe realizarse lo descrito en los siguientes incisos.

a) En la Unidad Ejecutora Desconcentrada

Debe realizarse las siguientes elecciones para exportar la informacin y llevarla a


disquete:

Elegida la opcin exportar el SINCON le pedir introducir un disquete en el drive A


(pudindose ser B o Flash) y bajar la informacin procesada a la fecha, como se
muestra en la siguiente grfica:

b) En la Unidad Ejecutora Principal

Debe realizarse el siguiente procedimiento:

Elegida la opcin Importar el sistema le indicar:


Debe introducirse el disquete (o flash) recibido de las unidades desconcentradas y
elegir los archivos listados.

1.3 Cambiar de Unidad Ejecutora Activa

Para ver la informacin de las Unidades Ejecutoras desconcentradas que se importaron


debe cambiarse de Unidad Activa realizando la siguiente accin:

El sistema posteriormente listar las Unidades Ejecutoras habilitadas y se debe elegir a


la que se quiere cambiar.

Una forma mas directa de cambiar de Unidad Ejecutora es utilizando la barra de


botones

Es necesario puntualizar que todos los reportes que el sistema procesa, disponen de la
opcin de obtener informacin por Unidad Ejecutora o Consolidada.

2. USUARIOS DEL SISTEMA


Esta opcin se utiliza cuando existe ms de un operador del sistema, por ejemplo
puede, de acuerdo a la estructura orgnica, tenerse un responsable de Contabilidad,
otro de Presupuestos y otro de Tesorera, o tambin existir un Director Financiero, un
Contador y un Auxiliar. Cada uno de estos puestos tiene diferente intervencin (o
responsabilidades) en el sistema, por ejemplo el Director Financiero analiza las salidas
de informacin, realiza el mantenimiento y administra el sistema; el Contador valida las
transacciones, emite reportes del sistema, el Auxiliar transcribe las comprobantes, etc.

Todo depender de la organizacin de la institucin, inclusive se puede habilitar


usuarios, como el ejecutivo, los Directores u Oficiales Mayores, miembros del Concejo y
otras autoridades.

A cada usuario se le puede asignar opciones y restricciones, adems de una clave o


password de ingreso, de la siguiente manera:

2.1 Crear usuarios

Debe elegirse la siguiente secuencia en el men:

Elegida la opcin usuarios del sistema, se presentar lo siguiente:


Con la opcin insertar el sistema pide se introduzca los datos del Usuario y la
Descripcin que corresponda al mismo.

Para asignarle opciones, primero en el mismo cuadro de dilogo de altas de usuarios,


elegir la opcin Duplicar, el sistema presentar lo siguiente:

Este proceso le da igualdad de opciones al usuario nuevo, que tiene el usuario SINCON
(usuario por defecto, administrador del sistema y sin restriccin alguna), el sistema
indicar, que el usuario creado tiene las mismas opciones que el usuario SINCON.
2.2 Asignar opciones

Para restringirle o habilitarle al usuario nuevo opciones se debe seguir la siguiente


secuencia en el men:

Elegida la opcin Asignar Usuarios y opciones, se presentar el siguiente cuadro:

Para borrar una opcin debe situarse sobre la misma (descripcin en los recuadros
centrales) y se elige Borrar. Por ejemplo para borrar la opcin validar comprobantes
(como se muestra en la grfica), se debe elegir la opcin CP14.

El sistema le preguntar si va a validar su accin de la siguiente manera:


Eligiendo s, el sistema quitar la opcin de validacin al usuario elegido y cuando
reingrese al SINCON, ese usuario no podr ingresar a la opcin validar comprobantes,
mostrando atenuada la opcin, como se muestra en la siguiente grfica:

Para reasignar o dar de alta opciones a los usuarios se debe elegir el botn de
comando Insertar y escribir el cdigo de la opcin a habilitar.

2.3 Asignar Password o Clave de acceso

Para asignar claves de acceso o Password se debe ingresar a la opcin:


Mantenimiento / Parmetros / usuarios del sistema, situarse sobre el usuario y elegir
la opcin Contrasea. El sistema le solicitar la clave de acceso y su verificacin.

La contrasea solo debe ser conocida por el usuario y por el Administrador del Sistema
(Director u otro mando medio) que es el usuario SINCON, el que necesariamente debe
tener password.
Despus de realizar esta operacin la prxima vez que ese usuario ingrese al sistema
le solicitar que ingrese su clave.

Es recomendable que el usuario SINCON tenga clave de acceso, por que es el


administrador del sistema y no se le restrinja ninguna de las opciones y todos los
usuarios tambin tengan clave de acceso para que se identifique que tareas han
realizado, como por ejemplo en el registro de comprobantes.

3. COPIAS DE RESPALDO

Esta opcin es muy importante ya que permitir tener en buen recaudo la informacin
introducida en el sistema, esta accin permitir a los usuarios respaldar su informacin
ante posibles imprevistos, como las cadas de luz, el borrado involuntario, el ataque de
virus, etc.

3.1 Generar backups o Copias de Respaldo

Debe seguirse la siguiente secuencia de comandos: Mantenimiento \ Utilitarios \


Respaldo de la Base de Datos, como se muestra en la siguiente pantalla:
El sistema, si es la primera vez que saca un backup, de manera automtica sacar la
copia de respaldo con el nombre 15010000000.RAR

La siguiente pantalla le muestra todo lo referente a las copias de respaldo:

Esta opcin del SINCON permite resguardar la informacin para protegerla, para evitar
perdidas que pueden significar tiempo y costo a la Institucin.

Eligiendo los botones de comando se realiza los siguientes procesos:

Con Crear se genera una copia de respaldo de la informacin activa del SINCON en el
disco duro, luego con Enviar a Diskette podemos copiar a un disco flexible.

Si se desea recuperar un respaldo de la informacin que est en disquete, primero con


Recuperar de Diskette copiamos el respaldo al disco duro y con Restaurar
recuperamos esta informacin para ponerla como activa.

3.2 Nombre de los Backups

El sistema por defecto asigna el nombre de la copia de respaldo con la siguiente


estructura. Por ejemplo:

Cdigo Fecha Correlati


Institucional Ao Mes Da vo
1205 07 01 11 A
Donde:

Cdigo Institucional: Cuatro dgitos que corresponden al cdigo asignado a la


institucin en el Clasificador Institucional.

Fecha: Dos dgitos corresponde a la gestin de trabajo, ejemplo 2006 (06), los siguientes
dos al mes, ejemplo enero (01) y los restantes dos al da ejemplo 11 (11).

Correlativo: Cdigo alfabtico que se inicia con la letra A = Primer backup del da,
continuando con B = segundo backup, y as sucesivamente

3.3 Descripcin de los Backups

Debe introducirse como descripcin de las copias de respaldo, lo que se crea que fue
ms relevante que se haya introducido en el sistema a esa fecha, como por ejemplo:
Carga del presupuesto en borrador, Informacin procesada antes de realizar ajustes,
antes del cierre, antes de reversin, etc.

Con la opcin Crear Backup, el sistema mostrar el siguiente cuadro de dilogo:


Es recomendable sacar copias de respaldo por lo menos una copia al da y si el trabajo
desarrollado fue muy significativo, sacar varias copias diarias. Debe borrarse las copias
ms antiguas, solo ocupan espacio en el disco. Adems del disco duro, por seguridad
debe tenerse respaldos en discos removibles, en flash o mejor en CDs.
ANEXO No. 1

CONTROLES EN EL PROCESO DE IMPORTACIN DEL


PRESUPUESTO DEL SFPM o SFP

Elegida la opcin importar el sistema realizar los siguientes controles:

CONTROL DE EQUILIBRIO PRESUPUESTARIO

a. Cuando est equilibrado el presupuesto

Verificar el equilibrio a nivel total y a nivel grupo de fuente de financiamiento y


organismo financiador del presupuesto a cargar. Si est equilibrado el mensaje ser el
siguiente.

Por lo tanto pulsando aceptar, en el rectngulo de RESUMEN nos mostrar los totales
por fuente y organismo, de la siguiente manera:

Eligiendo el botn de comando Guardar, el importador cargar el presupuesto en el


sistema e indicar.

b. Cuando no est equilibrado el presupuesto

Si no cuadra el presupuesto que se est importando se tendr el siguiente mensaje:


En el rectngulo de RESUMEN se mostrar los totales por fuente y organismo y las
diferencias del desequilibrio, de la siguiente manera:

El botn de guardar no se habilitar, imposibilitando la importacin, el tcnico debe


revisar su presupuesto en el SFPM SFP y volver a realizar este proceso cuando este
equilibrado el presupuesto.

Para facilitar la ubicacin del desequilibrio el SINCON generar archivos en formato


Excel, en el siguiente directorio (si no se modific el directorio de instalacin por
defecto:

C:\swp2007\Rep

Con los siguientes archivos en la carpeta Rep.

Si revisa el contenido de los archivos y utilizando las herramientas que le da el software


Excel, se podr encontrar las diferencias para modificarlas en el SFPM o SFP.

El archivo de sfpm2006gasto1205 tiene la siguiente composicin.


c. Cuando el backup corresponda a la Entidad

Al importar el sistema verifica que la informacin a traer corresponde a la institucin


activa en el SINCOM, si no coincide se mostrar el siguiente mensaje:

d. Cuando exista presupuesto ya cargado

Comprobante 25 en borrador

El SINCON puede realizar el proceso de importacin varias veces, pero verifica que no
exista un comprobante 25 en borrador, menos validado. Mientras el presupuesto que se
import est en un comprobante 25 en borrador, es decir no se haya validado, este
puede ser borrado. Si se realizar una importacin por segunda vez el sistema mostrar
el siguiente mensaje:
Si se desea importar nuevamente se debe eliminar el comprobante en borrador y
proceder a la importacin del nuevo presupuesto.

Comprobante 25 validado

Si se ha validado el comprobante 25 con el presupuesto importado se ha elaborado


manualmente un comprobante 25 y se valid, no se podr importar el presupuesto del
SFPM o SFP. El sistema indicar lo siguiente.
ANEXO No. 2

CONTROLES EN LA CARGA DEL PRESUPUESTO MANUAL

a. Desequilibrio en fuentes y organismos

El control que realiza el SINCON al cargar el presupuesto es, que exista equilibrio
primero a nivel techo presupuestario, es decir que los recursos sean iguales a los
gastos, el segundo control, que exista equilibrio presupuestario a nivel grupo de fuentes
y organismos financiadores, es decir que los recursos y los gastos sean iguales por
grupos de fuentes y organismo financiador, si esto no se cumple, el SINCON
desplegar el siguiente control.
ANEXO No. 3
BARRA DE HERRAMIENTAS
El SINCON permite al usuario acceder inmediatamente, con un solo clic del ratn, a
algunas de las opciones ms importantes que se disponen en el software. A
continuacin se detalla esta posibilidad:

Botn que permite el acceso directo a la opcin Control de


Comprobantes.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin de
Comprobantes.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Anlisis de Cuentas
Auxiliares Simples
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin del Balance
General.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin del Estado
de Recursos y Gastos Corrientes.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin de la CAIF.

Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin de la


Ejecucin de Gastos.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin de la
Ejecucin Detallada de Gastos.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin de la
Ejecucin de Recursos.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin de la
Ejecucin Detallada de Recursos.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Impresin del Flujo de
Caja.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Copias de Respaldo.

Botn que permite el acceso directo a la opcin Calculadora.

Botn que permite el acceso directo a la opcin Cambiar Unidad


Ejecutora.
Botn que muestra el usuario activo.
Botn que muestra el directorio donde esta instalado el sistema.
Botn que muestra la gestin activa
Botn que permite el acceso directo a la opcin Ayuda.
Botn que permite el acceso directo a la opcin Salir del Sistema.