um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produo at a destinao final,

seguindo os princpios da
gesto arquivstica de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

Captura de documentos

Registro

Aplicao do plano de classificao

Indexao

Controle de verses

Atribuio de restrio de acesso

Controle dos prazos de guarda e destinao

Arquivamento seguro

Procedimentos que garantam o acesso e

a preservao de mdio e longo prazo

Controle de acesso Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usurio e/ou grupos de usurios.
Inclui as seguintes operaes

Conjunto de informaes registradas que permite o rastreamento de intervenes ou

tentativas de intervenes feitas no documento arquivstico digital ou no sistema
Trilhas de auditorias computacional.

A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivsticos

dentro de um sistema, informando quem operou, a data e a hora, e as aes realizadas
Segurana
Definio da equipe responsvel pela elaborao, implementao, reviso e manuteno das rotinas de backup.

Definio de todo o contedo que far parte da poltica de backup.

SIGAD Elaborao de normas e procedimentos tcnicos para a realizao, manuteno da confiabilidade e recuperao do backup.
Backup
Programa de conscientizao dos usurios em relao importncia de respeitar as regras estabelecidas.

Colocao em prtica de todas as regras e normas estabelecidas pela poltica de backup.

Reviso da poltica levando em considerao adaptaes, a realidade da empresa, os acervos e evoluo tecnolgica.

Textos

Imagens fixas e em movimento

Abrange todos os documentos Gravaes sonoras

digitais do rgo Mensagens de correio eletrnico

Pginas web

Bases de dados

Captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de documentos arquivsticos.

Gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos.

Implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos

Integrao entre documentos digitais e convencionais

Requisitos arquivsticos de um SIGAD Manuteno da autenticidade dos documentos

Avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente.

Aplicao de tabela de temporalidade e destinao de documentos.

Transferncia e recolhimento dos documentos por meio de uma funo de exportao.

Preservao dos documentos

Workflow uma tecnologia vocacionada para a automao de processos de trabalho. Este sistema permite que vrios utilizadores interajam entre si atravs
em um fluxo de trabalho computorizado e pr-definido, melhorando os processos da instituio por meio da realizao de tarefas de forma coordenada e
sequencial.
Tecnologia da Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.
Informao aplicada aos
Rapidez na pesquisa de informaes armazenadas.
arquivos
Informaes dos responsveis por cada atividade do processo sempre atualizadas.

Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber quais os participantes esto atuando, quais so os prximos a atuar, e quando, etc.

Coordenao e execuo das atividades automaticamente com o uso de agendas e trocas de mensagens eletrnicas com os participantes.
Workflow
Armazenamento das regras e procedimentos.
Vantagens Diviso coordenada do trabalho.

Padronizao e melhoria dos processos.

Realizao das tarefas de acordo com regras pr-estabelecidas.

Reduo dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficincia melhorada. A automao de processos de negcios resulta na eliminao de muitos passos
desnecessrios e na obteno de processos mais eficientes e simples.

Controle das atividades do processo monitoramento constante com emisso de alertas automticos.

Suporte tomada de decises.

O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.

Hardware Transferncia de um objeto digital de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo.

Sendo o software um elemento primordial para a visualizao do documento digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Eles sofrem com a
Migrao Software rpida obsolescncia, o que torna obrigatria a adoo de uma poltica consistente da migrao das informaes.

Formatos Transferncia de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado
Estratgias
Preservao digital
Emulao

Encapsulamento

Preservao da tecnologia

Adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservao recomendvel e necessria.

Documentar os procedimentos e as estruturas de metadados

Deve garantir a preservao das informaes funcionais sobre o documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia utilizada na sua produo e
Metadados de preservao manuteno, assim como todo o seu histrico de acesso, migraes, rejuvenescimento, mdias, sistemas, etc

Formatos abertos

Acessibilidade
Estabilidade

Suporte a metadados

Seleo dos formatos Especificidade do formato

Interoperabilidade

Autenticidade

Processabilidade

Apresentao

Compatibilidade

Estabilidade

Acessibilidade
Seleo dos suportes
Confiabilidade

Qualidade

Capacidade
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