Manual de la Direccin de Enlace con la Industria de Reuniones

CONTENIDO

Nmero Tema Pgina

1 Objetivo 1

2 Alcance 1

3 Marco Jurdico 1

4 Polticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 8

7 Descripcin de Actividades 11

8 Anexos 15

0
DIRECCIN DE ENLACE CON LA INDUSTRIA DE REUNIONES

1 OBJETIVO GENERAL

Incrementar la visibilidad y competitividad de la oferta especializada de turismo de

reuniones en los mercados internacionales, con base en la promocin y
vinculacin empresarial a fin de aumentar la demanda, apoyados en las
herramientas con las que cuenta el CPTM.

OBJETIVOS PARTICULARES
Promover la oferta de turismo de reuniones en los mercados especializados
Impulsar la atraccin de congresos internacionales a Mxico
Alinear esfuerzos con los diferentes niveles de gobierno, sectores privado y social
de los destinos para impulsar el desarrollo de la industria de reuniones
Asesorar y apoyar a destinos y prestadores de servicios especializados para su
participacin competitiva en el mercado nacional e internacional.
Desarrollar alianzas con asociaciones, empresas y organismos especializados,
para promover la oferta de turismo de reuniones.
Apoyar en la generacin de informacin especializada y su difusin
Servir como enlace con las oficinas de representacin en el extranjero para el
seguimiento de proyectos relacionados con turismo de reuniones

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica a la Direccin de Enlace con la Industria de Reuniones,

como rea especializada y tcnica, para realizar las acciones de vinculacin de la
oferta con la demanda y apoyo en promocin de la marca Mxico en el mercado
de turismo de reuniones tanto a nivel nacional como internacional.

3 MARCO JURIDICO

Plan Nacional de Desarrollo 2013 - 2018

Programa Sectorial de Turismo 2013 - 2018
Ley General de Turismo
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Reglamento Interno de la Secretara de Turismo
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico y su
Reglamento
Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V.

1
 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos
Estatuto Orgnico del Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V.
Programa Institucional 2014 2018
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gua Electrnica de Servicios Administrativos

4 POLTICAS DE OPERACIN

Promover la simplificacin de procesos, el desarrollo tecnolgico y la eficiencia

operacional.

Promover la formacin, desarrollo y actualizacin de conocimientos y

competencias de los servidores pblicos adscritos a la unidad administrativa

Participar activamente en los programas institucionales de innovacin,

transparencia, calidad, efectividad y prcticas organizaciones.

Participar activamente en los programas institucionales de combate a la corrupcin

y la impunidad, as como promover los valores organizacionales.

Fomentar un ambiente laboral de armona, cooperacin y trabajo en equipo entre

el personal de la unidad administrativa a cargo.

Proporcionar al personal a su cargo la informacin y documentacin necesarias

para el adecuado cumplimiento de los objetivos y programas institucionales.

Fomentar el uso honesto, transparente y eficiente de los recursos del Consejo

asegurando las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad.

Difundir el marco jurdico aplicable a las operaciones de la entidad y promover su

cumplimiento

Realizar las gestiones administrativas para la contratacin de servicios o

adquisicin de bienes indispensables para la ejecucin de los programas de
trabajo de su unidad administrativa y elaborar la justificacin de las propuestas.

2
 5 RESPONSABILIDADES

5.1 DIRECCIN DE ENLACE CON LA INDUSTRIA DE REUNIONES

1. Disear la poltica, estrategias, lneas de accin, programas y proyectos sobre

turismo de reuniones para la integracin en el Plan de Mercadotecnia del Consejo.
2. Presentar a la industria especializada de turismo de reuniones las estrategias,
acciones y proyectos a realizar anualmente a travs del programa de trabajo del
rea, para impulsar el desarrollo de esta industria.
3. Proponer y dar seguimiento a los proyectos para aplicar de manera efectiva y
eficiente los recursos financieros autorizados, para cumplir con las alianzas
estratgicas con asociaciones, empresas y organismos especializados de turismo
de reuniones nacionales e internacionales.
4. Apoyar en el desarrollo de la campaa institucional que permita posicionar a
Mxico en los mercados de turismo de reuniones, con la asistencia de la Direccin
de Mercadotecnia.
5. Promover la oferta turstica especializada en materia de reuniones en los
mercados internacionales, con el apoyo de las herramientas con que cuenta el
CPTM.
6. Apoyar las candidaturas de Mxico para atraer mayor nmero de congresos
internacionales al pas.
7. Hacer que la marca MXICO tenga mayor presencia en los principales eventos
especializados de la industria, para promover la generacin de ms visitantes al
pas por congresos, eventos corporativos, viajes de incentivos, ferias y expos.
8. Otorgar asesora a toda la cadena productiva de la industria de reuniones para su
participacin competitiva en el mercado nacional e internacional.
9. Generar y difundir informacin especializada sobre turismo de reuniones.
10. Participar en el Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones a cargo de Sectur y
dar seguimiento a los proyectos relacionados con los objetivos del CPTM que del
Consejo se generen.
11. Aquellas establecidas por el rea superior para el cumplimiento de las metas del
Consejo de Promocin Turstica de Mxico en materia de reuniones.

FUNCIONES

1. Integrar el Programa Anual de Trabajo de Turismo de Reuniones del CPTM

2. Disear las estrategias y lineamientos para promover la participacin
competitiva de la oferta de turismo de reuniones en ferias y eventos
especializados
3. Impulsar y promover acciones que apoyen la atraccin y generacin de
grandes congresos internacionales, convenciones, incentivos, ferias y expos
hacia Mxico.

3
4. Apoyar proyectos que den a conocer los productos tursticos y destinos de
Mxico, y ayuden a vincular la oferta con la demanda especializada a travs de
plataformas de promocin y comercializacin.
5. Asesorar y apoyar a destinos y prestadores de servicios especializados para
su participacin competitiva en el mercado nacional e internacional.
6. Apoyar en la generacin y difusin de informacin especializada para impulsar
acciones estratgicas de promocin y comercializacin de destinos y
prestadores de servicios.
7. Participar en el Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones y en ese
contexto, dar seguimiento a los proyectos relacionados con las acciones del
CPTM en el marco del mismo.
8. Promover y dirigir la participacin de las Asociaciones de Turismo de
Reuniones nacionales e internacionales, mediante programas estratgicos de
colaboracin para posicionar la oferta de reuniones en los mercados
especializados y el desarrollo de alianzas de negocios.
9. Coordinar esfuerzos con las diferentes reas del CPTM y con las Oficinas de
Representacin en el Extranjero para impulsar el desarrollo y posicionamiento
de Mxico en el mercado de turismo de reuniones.
10. Alinear esfuerzos con los diferentes niveles de gobierno, sectores privado y
social para impulsar el desarrollo de la industria de reuniones
11. Promover la realizacin de webinars de promocin de la marca Mxico y de la
oferta de turismo de reuniones, dirigidos a la demanda internacional.
12. Proponer el Programa Anual de Alianzas estratgicas nacionales e
internacionales y evaluar las propuestas de alianzas realizadas por organismos
nacionales e internacionales
13. Gestionar el armado de las alianzas nacionales e internacionales con
asociaciones, empresas y organismos especializados, para promover la oferta
de turismo de reuniones.
14. Supervisar el seguimiento de contratos y/o convenios nacionales e
internacionales
15. Procurar el posicionamiento de Mxico como destino ideal para la organizacin
de congresos, convenciones corporativas, viajes de incentivos y ferias o expos,
a travs de las alianzas estratgicas.
16. Coordinar proyectos que den a conocer los productos tursticos y destinos de
Mxico, y ayuden a vincular la oferta con la demanda especializada a travs de
plataformas de promocin y comercializacin.
17. Coordinar las acciones de la gerencia de postulaciones y participacin en
eventos especializados; de la gerencia de difusin de informacin
especializada en medios y de la subgerencia de alianzas internacionales.
18. Proponer el desarrollo de herramientas promocionales de Mxico como destino
ideal de turismo de reuniones.
19. Aquellas que no estn consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de
las metas de la Direccin Ejecutiva de Oficinas de Representacin

4
5.2 GERENCIA DE POSTULACIONES Y PARTICIPACIN EN EVENTOS
ESPECIALIZADOS

OBJETIVO

Apoyar a la oferta especializada de turismo de reuniones del pas, para que con el
soporte de la marca Mxico, generen ms eventos internacionales y llegadas de
turistas extranjeros por congresos o convenciones.

Coordinar acciones para la participacin efectiva de la oferta en los eventos

nacionales e internacionales a fin de aumentar la demanda, apoyados en las
herramientas con las que cuenta el CPTM.

FUNCIONES

1. Proponer la estrategia de atraccin de congresos internacionales a Mxico

2. Ejecutar acciones que apoyen la generacin de grandes congresos
internacionales, convenciones, incentivos, ferias y expos hacia Mxico.
3. Integrar la informacin sobre los eventos internacionales que se realicen en
Mxico para identificar la posicin del pas en el ranking mundial de congresos de
ICCA.
4. Desarrollar acciones que permitan hacer ms competitiva la oferta de los destinos
para la competicin de candidaturas internacionales.
5. Promover entre los organismos pblicos, privados y sociales las acciones de
presencia de marca Mxico para impulsar candidaturas de eventos.
6. Promover proyectos que den a conocer los productos tursticos y destinos de
Mxico, y ayuden a vincular la oferta con la demanda a travs de ferias y expos
especializadas.
7. Asesorar a destinos y prestadores de servicios especializados para su
participacin competitiva en candidaturas de eventos.
8. Gestionar apoyos con dependencias de los tres rdenes de gobierno, sector
privado y social para impulsar las candidaturas de eventos internacionales.
9. Coordinar los proyectos relacionados con candidaturas de eventos en el marco del
Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones.
10. Colaborar con proyectos que impulsen la integracin de informacin sobre
productos tursticos y destinos de Mxico en las propuestas de candidaturas de
eventos internacionales.
11. Proponer las estrategias y lineamientos para promover la participacin competitiva
de la oferta de turismo de reuniones en ferias y eventos especializados.
12. Procurar la promocin de la oferta de turismo de reuniones en los mercados
especializados
13. Disear el calendario de ferias y eventos especializados y difundirlo con la oferta
14. Proponer las metas de apoyo a candidaturas y ferias internacionales
15. Dar seguimiento a las metas establecidas para el rea.
16. Coordinar con las oficinas de representacin en el extranjero del CPTM los apoyos
a candidaturas de eventos internacionales.
17. Conformar el portafolio anual de postulaciones por destinos y/o recintos

5
 18. Elaboracin, seguimiento y control de expedientes de postulaciones
19. Preparar los informes de avances en la materia
20. Proporcionar la informacin necesaria a la gerencia de relaciones empresariales
especializada en medios para su publicacin y difusin.
21. Aquellas que no estn consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las
metas del rea.

5.3. GERENCIA DE RELACIONES EMPRESARIALES (ANEXO 1)

OBJETIVO

Impulsar, promover y darle mayor visibilidad a la oferta especializada de turismo

de reuniones del pas, con el soporte de la marca Mxico, a travs de la
generacin de informacin especializada y su difusin para el mercado nacional e
internacional en medios impresos y digitales.

FUNCIONES

1 Procurar el posicionamiento de Mxico como destino ideal para la organizacin de

congresos, convenciones corporativas, viajes de incentivos y ferias o expos, a
travs de generacin de informacin especializada.
2 Proponer el programa de difusin y generacin de informacin especializada de
Turismo de Reuniones del CPTM
3 Proponer y disear la propuesta de pauta anual para turismo de reuniones para
medios impresos y electrnicos y coordinarse con las reas de medios
internacionales y mercadotecnia para este fin.
4 Ejecutar proyectos que den a conocer los productos tursticos y destinos de
Mxico, y ayuden a vincular la oferta con la demanda especializada a travs de
plataformas de promocin y comercializacin.
5 Promover la vinculacin de la oferta de reuniones con la demanda a travs de
herramientas digitales e impresas
6 Apoyar los esfuerzos de las oficinas de representacin en el extranjero del CPTM
para difundir informacin especializada e impulsar el posicionamiento de la oferta
de Mxico en el mercado de turismo de reuniones internacional.
7 Apoyar los esfuerzos de las oficinas de representacin en el extranjero del CPTM
para supervisar el seguimiento a contratos y/o convenios internacionales con
asociaciones, empresas y organismos especializados, en los que se desarrollen
acciones de promocin en medios impresos o digitales para promover la oferta de
turismo de reuniones del pas.
8 Dar seguimiento al diseo, creacin y difusin de pautas para medios impresos y
electrnicos especializadas para turismo de reuniones.
9 Asesorar a destinos, prestadores de servicios y organismos especializados en la
generacin y difusin de informacin estratgica de turismo de reuniones.

6
 10 Dar seguimiento a la actualizacin de la informacin sobre turismo de reuniones
que se publique en los medios especializados electrnicos e impresos del CPTM
11 Procurar la difusin de proyectos, informacin, eventos y actividades que realicen
las Asociaciones de Turismo de Reuniones nacionales e internacionales.
12 Apoyar en los esfuerzos de las diferentes reas del CPTM para impulsar la
difusin de informacin especializada en turismo de reuniones.
13 Promover y difundir en las redes sociales oficiales informacin especializada sobre
turismo de reuniones.
14 Mantener actualizada la informacin en la seccin de turismo de reuniones en la
pgina web del Consejo.
15 Preparar los informes de avances en la materia.
16 Aquellas que no estn consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las
metas del rea.

5.4. SUBGERENCIA DE ALIANZAS INTERNACIONALES

OBJETIVO

Impulsar, promover y darle mayor visibilidad a la oferta especializada de turismo

de reuniones del pas, con el soporte de la marca Mxico, a travs de la
generacin de alianzas estratgicas con los principales actores de la industria de
reuniones extranjeros.

FUNCIONES
1. Coordinar el desarrollo de alianzas con asociaciones, empresas y organismos
especializados internacionales, para promover la oferta nacional de turismo de
reuniones.
2. Integrar la propuesta del Programa Anual de Alianzas estratgicas internacionales
3. Apoyar en el diseo de las estrategias, lineamientos y polticas para la operacin y
armado de las alianzas
4. Evaluar, complementar y presentar a la autoridad superior las propuestas de
alianzas realizadas por organismos internacionales
5. Dar seguimiento a contratos y/o convenios internacionales con asociaciones,
empresas y organismos especializados, para promover y desarrollar la oferta de
turismo de reuniones del pas.
6. Promover a Mxico como destino ideal para la organizacin de congresos,
convenciones corporativas, viajes de incentivos y ferias o expos, a travs de las
alianzas estratgicas.
7. Seguimiento a la participacin de las Asociaciones de Turismo de Reuniones
internacionales en proyectos realizados en Mexico y en el extranjero para
vinculacin de la oferta y la demanda

7
 8. Coordinar esfuerzos con las Oficinas de Representacin en el extranjero del
CPTM para el desarrollo y posicionamiento de Mxico en el mercado de turismo
de reuniones a travs de las alianzas estratgicas.
9. Supervisar y dar seguimiento a las alianzas con Asociaciones internacionales y
con las Oficinas de Representacin en el extranjero del CPTM.
10. Integrar los expedientes administrativos de las alianzas con asociaciones,
empresas y organismos especializados internacionales.
11. Solicitar a los destinos tursticos de reuniones y recintos informacin especializada
para difundirla mensualmente en la pg. web del Consejo.
12. Realizar las convocatorias y gestiones necesarias para la organizacin de los
eventos como el Congreso Nacional de Turismo de Reuniones y el PCMA NAAS.
13. Evaluar las propuestas de alianzas realizadas por organismos internacionales
14. Proponer la participacin de las Asociaciones de Turismo de Reuniones
nacionales en las acciones realizadas a travs de las alianzas internacionales.
15. Preparar los informes de avances en la materia
16. Proporcionar la informacin necesaria a la gerencia de difusin de informacin
especializada en medios para su publicacin y difusin.
17. Aqullas que no estn consideradas, pero que apoyen en el cumplimiento de las
metas del rea.

6 DEFINICIONES

Turismo de Reuniones: Conjunto de corrientes tursticas cuyo motivo de viaje est

vinculado con la realizacin de actividades laborales y profesionales. Este mercado, en su
variante grupal, incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la
organizacin de reuniones de negocios con diferentes propsitos y magnitudes, a saber:
Convenciones:
Congresos
Exposiciones
Ferias
Viajes de incentivos

Industria de Reuniones: Es el trmino preferido por la Asociacin Internacional de

Congresos y Convenciones (ICCA), por Meeting Professional International (MPI) y por
Reed Travel en lugar del acrnimo MICE (Meetings, Incentives, Conferences and
Exhibitions) que no reconoce el carcter industrial de las mismas.

Congreso: Se aplica a toda reunin que se realiza con el objeto de encontrar, entre todos
los asistentes, caminos comunes de accin en lo que se refiere a un tema u objeto de
discusin.

8
Se define como congreso toda reunin profesional que tiene por objeto realizar una
discusin y un intercambio profesional y/o acadmico en torno a un tema de inters. La
iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es
abierta y la participacin es voluntaria.

Dentro de esta categora pueden incluirse los seminarios y juntas de negocios que tienen
objetivos de intercambio profesional y acadmico, an en el caso de que el patrocinio
fuese hecho por una entidad privada o pblica.

Se considera el evento ms complicado desde un punto de vista organizativo. El

congreso, adems de informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones,
tambin expone ideas fundamentales de nuevas investigaciones o descubrimientos.

El programa profesional de los congresos incluye la celebracin de simposios, mesas

redondas, paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentacin de
ponencias o temas libres, cursos y exposiciones asociadas.

Por su dimensin geogrfica, los congresos pueden ser:

Local
Regional
Nacional
Internacional
Continental
Mundial

La mayor parte de los congresos incluye exposiciones entre sus actividades pero suele
restringir sus exhibiciones al pblico participante.

Convencin: Se aplica a toda reunin que se realiza en torno a un tema u objeto para la
difusin y conocimiento del mismo entre todos los participantes.

Se define como convencin toda reunin gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar
asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La
iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un pblico
personalizado y relacionado con el tema) y la participacin suele ser por invitacin.

Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa tcnico en

el que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones respecto a un campo de
negocio especfico.

9
En Mxico se utiliza frecuentemente el trmino convencin para denominar a los viajes de
incentivo. No obstante esto es errneo ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y
operar estos eventos es la misma.

Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades pero suelen restringirlas

al pblico participante.

Viaje de Incentivos: El viaje de incentivo es una estrategia moderna gerencial utilizada

para lograr metas empresariales fuera de lo comn al premiar a los participantes con una
experiencia extraordinaria de viaje, una vez lograda la parte que les corresponde de estas
metas fuera de lo comn. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan las personas
que demuestran un mejor desempeo en su trabajo. El nmero de posibles ganadores
est limitado a una cantidad predeterminada.

Eventos corporativos: Se define como toda reunin corporativa o empresarial cuyo

objetivo es el tratar asuntos de profesionalizacin o comerciales en torno a un mercado,
producto o marca. Algunos incluyen exposiciones en sus actividades pero suelen
restringirlas al pblico participante.

Ferias y Exposiciones: Tienen dos acepciones, disertacin o conferencia.

Se define como el evento que se organiza con un propsito comercial o cultural para
mostrar productos, servicios y/o documentos a un pblico objetivo. Las exposiciones
pueden ser de varios tipos:

Industriales: Son aquellas muestras o exhibiciones, de carcter privado o semi-

privado, que renen a los miembros de un sector empresarial, profesional o
comercial con el fin de mostrar adelantos tecnolgicos y estimular la venta de
productos entre miembros de un sector profesional. Generalmente, la venta en
estas exposiciones es al mayoreo y con base en pedidos.

Comerciales: Son aquellas muestras o exhibiciones, de carcter semi-privado o

pblico, que renen a miembros de un sector comercial, empresarial, profesional o
social con el fin de promover la venta de productos o servicios al pblico objetivo.
A estas exposiciones, aun siendo profesionales, se les suele denominar ferias
especializadas.

1/ Glosario de Turismo de Negocios: Terminologa, Medidas y Capacidades. Secretara de Turismo 2014

10
Consejo Consultivo de Turismo de Reuniones: Organismo que integra a los actores de
la industria, a las distintas instancias y rdenes de gobierno vinculadas a su desarrollo y a
instituciones de educacin superior e investigacin, con la finalidad de brindar asesora
para la generacin de polticas pblicas que impulsen el desarrollo y la competitividad de
la industria.

7 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ALIANZAS NACIONALES

Con el fin de promover la presencia de la marca Mxico en el mercado de

reuniones, a travs de las alianzas nacionales, los organismos pblicos o privados
de la industria de reuniones debern solicitar con mnimo 30 das de anticipacin
por correo electrnico o por escrito a la Direccin de Enlace de la Industria de
Reuniones, carta con propuesta tcnica-econmica de servicios a prestar para
incluir la presencia de la marca Mxico en sus eventos de promocin turstica de
la industria de reuniones que muestre la siguiente informacin:

1. Fecha de la propuesta
2. Nombre del destinatario en el CPTM
3. Nombre y perfil del organismo solicitante
4. Nombre del evento o actividad para la cual se propone la presencia de marca
Mxico
5. Caractersticas y antecedentes del evento
6. Fecha de inicio y de terminacin de cada una de las actividades propuestas
7. Impacto en el mercado de reuniones
8. Listado de servicios ofrecidos al CPTM para el evento
9. Monto estimado del servicio por actividad o evento
10. Beneficios que este servicio otorga al CPTM
11. El organismo deber describir claramente los compromisos y actividades a los que
se compromete para cada accin especfica.
12. Valores agregados ofrecidos
13. Incluir las caractersticas de los entregables o testigos para el CPTM por cada
proyecto.

Posterior a la recepcin de la solicitud, la DEIR deber poner a consideracin ante

la DEOR la propuesta de alianza o participacin conjunta en el evento o proyecto
en cuestin, si el proyecto est orientado a cumplir con las metas y objetivos de
impulso a la promocin de la industria de reuniones y la DEOR lo valida, la DEIR
podr continuar o cancelar el proceso administrativo correspondiente para realizar

11
el contrato de servicios y participar en el proyecto.

En caso afirmativo de la propuesta, el organismo deber presentar ante la DEIR la

siguiente documentacin debidamente requisitada para solicitar la presencia de
marca:

1. Propuesta tcnica econmica

2. Acta constitutiva del organismo postulante
3. Poder notarial del representante legal
4. RFC
5. Carta de Exclusividad del evento
6. Identificacin oficial del representante legal
7. Anexo uno (formato Mipymes)
8. Anexo dos (informacin legal de la empresa)
9. Anexo tres ( carta de los artculos 50 y 60 de la LAASSP)
10. Comprobante de domicilio actual
11. Caratula de estado de cuenta bancario
12. Carta artculo 32-D
13. Carta de autorizacin de pago por transferencia bancaria
14. Carta de mejor precio
15. En montos mayores a $300 mil pesos, garanta en apego a la LAASSP.

ALIANZAS INTERNACIONALES (ANEXO 2)

Con el fin de promover la presencia de la marca Mxico en el mercado de

reuniones, a travs de las alianzas internacionales, los organismos privados de la
industria de reuniones de otros pases debern solicitar con mnimo un mes de
anticipacin por correo electrnico o por escrito a la DEOR o a la Oficina de
Representacin en el Extranjero, carta con propuesta tcnica-econmica de
servicios a prestar para incluir la presencia de la marca Mxico en sus proyectos
o eventos de promocin turstica especializados, relacionados con la industria de
reuniones, que muestre la siguiente informacin:

1. Fecha de la propuesta
2. Nombre del destinatario en el CPTM
3. Nombre y perfil del organismo solicitante
4. Nombre del evento
5. Descripcin muy clara de cada una de las actividades para las cuales se propone
la presencia de marca Mxico
6. Fecha de inicio y de terminacin de cada una de las actividades propuestas
7. Impacto para el mercado de Mxico en la industria de reuniones y beneficios para
el CPTM en cada proyecto
8. Listado especfico de servicios ofrecidos al CPTM para cada actividad
9. Monto estimado por cada servicio, actividad o evento
10. Beneficios especficos de cada servicio a otorgar al CPTM
11. El organismo deber describir claramente los compromisos y actividades a los que
se compromete para cada accin especfica.

12
 12. Sealar claramente los valores agregados ofrecidos
13. Incluir las caractersticas de los entregables o testigos para el CPTM por cada
actividad o proyecto.
14. Entrega de informes, comprobaciones y testigos de servicios

Posterior a la recepcin de la solicitud, la ORE deber poner a consideracin ante

la DEOR y a revisin de la DEIR la propuesta de alianza para el proyecto en
cuestin. Si el proyecto est orientado a cumplir con las metas y objetivos de
impulso a la promocin de la industria de reuniones y la DEOR da la instruccin, el
proyecto se turnar a la DEIR para continuar con el proceso administrativo
correspondiente para realizar el contrato de servicios.

Con el apoyo de las Oficinas de Representacin en el Extranjero, la DEIR deber

darle seguimiento a los avances y compromisos sealados en cada alianza.

Las OREs debern proporcionar reportes e informes de avances a la DEOR del

seguimiento y participacin en las actividades de cada alianza.

POSTULACIONES DE CONGRESOS

Con el fin de atraer mayor nmero de congresos y turistas internacionales a

Mxico, a travs de la presencia de la marca Mxico en el mercado internacional
de reuniones, se impulsarn aquellos proyectos de postulacin de sede que los
destinos tursticos, OCVs, organizadores profesionales de eventos o recintos de
congresos, presenten ante el CPTM, bajo las siguientes premisas:

Solicitud de Cartas de Respaldo de Postulacin (ANEXO 3)

El organismo postulante deber presentar la propuesta de apoyo a la DEIR con al

menos 15 das de anticipacin, o en casos especficos hasta 8 das de
anticipacin, cuando deba ser firmada por un funcionario del CPTM.

En los casos que la solicitud de apoyo sea de cartas de la Sectur o de otro

organismo, se debern considerar hasta al menos 30 das para la solicitud.

La solicitud de apoyo deber ser propuesta por un organismo que cuente con la
exclusividad por escrito para postular el evento (un mismo evento no puede ser
apoyado para ms de un organismo o destino).

Llenar los siguientes formatos con la informacin general del evento a postular:

1. Carta o correo electrnico de solicitud formal de impulso a la postulacin de la

candidatura
2. Ficha tcnica del Congreso Internacional (anexo)
3. Formato de Evaluacin de Riesgo del Congreso (anexo)

13
De ser aceptada la propuesta de candidatura o postulacin, se proceder a
preparar la carta (s) de apoyo para firma del funcionario correspondiente.

Presencia de la marca Mxico en Postulaciones de Congresos

Internacionales (ANEXO 4)

El organismo postulante deber presentar la propuesta a la DEIR con al menos 30

das de anticipacin.

La propuesta debe ser realizada por un organismo pblico o privado que cuente
con la exclusividad por escrito para postular el evento (un mismo evento no puede
ser postulado por ms de un organismo o destino y debe mencionarse claramente
el nombre completo del evento en ingls y espaol).

La propuesta ser puesta a consideracin de la DEOR y en caso que cumpla con

los objetivos y metas del CPTM, la DEOR dar la instruccin a la DEIR para
proseguir con el proceso para que se tenga la presencia de la marca Mexico
durante la postulacin.

El organismo postulante deber presentar ante la DEIR la siguiente

documentacin debidamente requisitada para solicitar la presencia de marca:

16. Propuesta tcnica econmica

17. Acta constitutiva del organismo postulante
18. Poder notarial del representante legal
19. RFC
20. Carta de Exclusividad del evento
21. Identificacin oficial del representante legal
22. Anexo uno (formato Mipymes)
23. Anexo dos (informacin legal de la empresa)
24. Anexo tres ( carta de los artculos 50 y 60 de la LAASSP)
25. Comprobante de domicilio actual
26. Cartula de estado de cuenta bancario
27. Carta artculo 32-D
28. Carta de autorizacin de pago por transferencia bancaria
29. Carta de mejor precio
30. En montos mayores a $300 mil pesos, garanta en apego a la LAASSP.

Ya que fue validada la informacin, la DEIR deber realizar los trmites ante las
reas de Recursos Financieros, Recursos Materiales y Asuntos Jurdico para
continuar con el trmite correspondiente para el contrato de servicios.

14
ANEXO 1

GERENCIA DE RELACIONES EMPRESARIALES

15
ANEXO 2

PROCESO ALIANZAS INTERNACIONALES

Diagrama de Flujo

16
ANEXO 3

PROCESO: CARTAS DE APOYO A POSTULACIONES DE EVENTOS

INTERNACIONALES

17
ANEXO 4

PRESENCIA DE MARCA PARA POSTULACIONES DE EVENTOS

INTERNACIONALES

18
 EVALUACIN DE RIESGO
POSTULACION DE SEDE EVENTOS INTERNACIONALES.

Nombre oficial del evento:

Nombre de Organismo:
Asociacin:
Institucin o empresa:

Contacto 1
Contacto 2
Contacto 3

Lder de la candidatura:

Contacto 1
Contacto 2
Contacto 3

Datos a quien debe dirigirse las cartas de apoyo:

Nombre:
Ttulo:
Cargo:
Institucin:

Idioma en que se requiere la carta:

Fecha lmite para entregar la carta:

Posicin de la contraparte:
Nmero de Edicin de evento a
compartir:
Nmero de participantes:
Porcentaje de visitantes Internacionales

19
 y Nacionales:
Cuartos noche estimados:
Derrama econmica estimada en USD:

Destinos competencia (Internacional):

Frecuencia del evento:

Anual ( ) Bianual ( ) Trianual ( ) Cuatrienal ( )

Lugar sede del organismo

internacional:
Fecha de entrega de Lugar: Da: Mes: Ao:
Bidding/Postulacin de sede:
Fecha para presentar la Lugar: Da: Mes: Ao:
postulacin de sede:
Fecha y lugar de evento ms Lugar: Da: Mes: Ao:
prximo:
Fecha y lugar de los tres Lugar: Da: Mes: Ao:
eventos inmediato al Mes
anteriores:
Lugar: Da: Mes: Ao:

Lugar: Da: Mes: Ao:

El evento se ha realizado en Lugar: Da: Mes: Ao:

Mxico: Si ( ) No ( )

Rotacin establecida:
Personas clave que acuden a la
postulacin:

20
El proceso de seleccin: Presentacin ante: ( ) Board of Directors
( ) Board
Requiere exposicin: ( ) Asamblea General

Otro:

Cmo se fondear el evento:

Hay patrocinadores:
El evento se desarrolla en:

Apoyos que se solicitan al CPTM

( ) Cartas ( ) Vinculacin con PCO

( ) Cabildeo ( ) Vinculacin con recinto
( ) Econmico ( ) Vinculacin con OCV
( ) Material Promocional ( ) Vinculacin con representaciones del
CPTM en el extranjero

FASE A DE EVALUACIN

Evaluacin:
A) Es una candidatura con altas probabilidades de ganarse.
B) Es una candidatura con medianas probabilidades de ganarse.
C) Es una candidatura con bajas probabilidades de ganarse.
D) No califica.

FASE B DE EVALUACIN

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EL ORGANIZADOR / PCO
DESTINO.

Evaluacin:
A) Es una candidatura con altas probabilidades de ganarse.
B) Es una candidatura con medianas probabilidades de ganarse.
C) Es una candidatura con bajas probabilidades de ganarse.
D) No califica.

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 FICHA TECNICA CONGRESOS INTERNACIONALES
Nombre del congreso:

Fecha y lugar del evento:

Status:

Destino sede para el evento:

Organizacin lder de la postulacin:

Antecedentes del evento: (sntesis de historia del gremio y del evento)

Personas que contactaron al CPTM para solicitar apoyo para la postulacin:

Beneficiarios de la postulacin:

Razn por la que el CPTM apoya la postulacin:

Ao en la que se celebrara en Mxico:

Frecuencia / Periodicidad:

Nmero estimado de congresistas:

Nmero estimado de acompaantes:

Porcentaje estimado de Extranjeros:

Porcentaje estimado de Nacionales o residentes:

No. de pases participantes:

Objetivo:

Rama:

Derrama econmica estimada:

Fecha de envo del Bidding book:

Fecha de postulacin:

23
Lugar de postulacin:

Pgina Web del Congreso:

E-mail para informacin del congreso:

Historial del evento: (sedes de los 3 aos anteriores)

Lic. Jos Luis Rangel Esquivel

Director Ejecutiva de Oficinas de Representacin

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