Anexo 1 Acta de Constitucion Version 1.1 PDF

FORMULACIN GUIA METODOLOGICA PARA EL DISEO DE UN CENTRO DE SERVICIOS DE
INFORMACIN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL

S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
Versin #: 1.0 Fecha de emisin: 7/3/2014
INFORMACIN BAJO EL MODELO PMI, PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO DE ECOPETROL S.A
Project Charter / Acta de constitucin de proyecto
Informacin del documento e historia de revisiones
Versin Fecha Autor (es) Notas de revisin

1.0 7/3/2014 Grupo 2
1.1 28/03/2014 Grupo 2
ndice de contenidos
1. Introduccin
1.1. Visin general del proyecto
2. Objetivo y alcance del Proyecto
2.1. Objetivos
2.1.1. Objetivo General
2.1.2. Objetivo Especfico
2.2. Caractersticas del proyecto
2.3. Alcance del Proyecto
2.3.1. Estructura organizacional inicial del proyecto
2.4. Productos Entregables
2.5. Calendario
2.6. Necesidad u oportunidades del negocio
2.7. Beneficios financieros del proyecto
2.8. Restricciones
Confidencial Pgina 1 de 8
S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
2.9. Supuestos
INTRODUCCIN
1.1 Visin general del proyecto
En la era de la informacin las empresas reconocen cada vez mas que los datos que poseen son un
recurso valioso y un bien intangible que genera ventajas competitivas como lo menciona porter en su
libro la ventaja competitiva de las naciones, sin embargo es poco comn encontrar compaas que
manejen adecuadamente la informacin que generan; por lo general utilizan la informacin
parcialmente o se llenan de software y bases de datos complejas que no permiten obtener los mejores
resultados.
El gran avance en las tecnologas de informacin y comunicacin ha obligado a las compaas a invertir
grandes cantidades de dinero administrar la informacin que le permitan obtener control sobre la
informacin que manejan pero no como procesarla adecuadamente.
As las cosas, el objetivo es la de formular el proyecto del diseo de un centro de servicios de
informacin con base en la metodologa PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol, que garantice
no solo el control de los datos sino que permita la toma de decisiones en todos los niveles
organizacionales de la compaa.
El Project Management Institute (PMI, 2004) define proyecto de la siguiente manera: Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico(PMI, 2004).
Este esfuerzo temporal tiene como fin darle nuevas herramientas al rea de abastecimiento para la toma
de decisiones y ser una compaa pionera en el pas con comunicacin efectivamente administrada
agregndole valor a la cadena y a la compaa.
Para lograr dicho objetivo utilizaremos elementos de la metodologa PMI del PMBOK y de la
metodologa DAMA del DMBOK que constituyen la suma de conocimientos para ayudarnos a formular el
proyecto basados en la definicin de las entidades de informacin, el proceso logstico ms crtico,
definicin de los niveles jerrquicos que deben tomar decisiones basados en la informacin disponible y
definicin de los KPI del proyecto, para lograr formular un proyecto para el diseo de un centro de
servicios de informacin con base en la metodologa PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol.
2. Objetivo y alcance del proyecto
2.1 Objetivo
2.1.1 Objetivo General
Formular una gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el
modelo PMI, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.
S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
2.1.2 Objetivos Especficos

A. Definir unidades de informacin requerida para el centro de servicios de informacin del
rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A, basado en metodologa PMI.
B. Priorizar y definir los puntos crticos de informacin en el rea de abastecimiento de
Ecopetrol S.A.
C. Centralizar y controlar los datos maestros del rea de abastecimiento de Ecopetrol,
permitiendo la toma de decisiones en todos los niveles organizacionales, mediante reportes
e indicadores de gestin.
D. Establecer un flujo regulado de informacin (entre niveles Gerencial, Tctico y Operacional),
que asegure su disponibilidad oportuna para la toma de decisiones en los procesos de
planeacin del rea de abastecimiento de Ecopetrol.
2.2. Caractersticas del proyecto

Conforme a la metodologa PMI, dentro de las caractersticas que se encuentran en el proyecto
encontramos las siguientes acciones:
1. Gobierno de datos
2. Arquitectura, anlisis y diseo de datos
3. Gestin de base de datos
4. Gestin de la seguridad de datos
5. Gestin de la calidad de datos
6. Gestin de datos maestros y de referencia
7. Gestin de almacenamiento de datos e inteligencia de negocio
8. Gestin de documentos, registros y contenido
9. Gestin de meta de datos
2.3. Alcance del proyecto

El alcance de este proyecto para el diseo de una gua metodologa para el diseo de un centro
de servicios de informacin bajo el modelo PMI, para el rea de abastecimiento de ECOPETROL
S.A., se ajusta al desarrollo de los siguientes aspectos:
1. Definicin de las entidades de informacin aplicable al proceso de abastecimiento
2. Definicin del proceso logstico para la colocacin de la orden de compra, la cual se
trabaja dentro del proceso logstico de abastecimiento; este proceso es el de mayor
impacto dentro de los tres subprocesos de esta rea.
3. Definicin de los niveles jerrquicos de informacin
S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
4. Definicin de la metodologa DAMA

5. Definicin de los KPi del proyecto Comentario [FJRB1]: Faltan los
reportes
La estructura para formular este proyecto estar basada en el desglose de las actividades
necesarias para entregar el diseo de un centro de servicios de informacin con base en la
metodologa PMI y DAMA, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol.
La creacin del centro de servicios se origina como necesidad para controlar la perdida de
informacin, tiempo y costo a la hora de tomar decisiones en punto ms crtico del rea de
abastecimiento de Ecopetrol, as las cosas, el proyecto pretende generar reportes e indicadores
de datos con informacin relevante para la compaa en los niveles estratgicos, tcticos y
operativos con alto valor para una compaa robusta por su naturaleza propia.
El centro de servicios de informacin y su competencia para centralizar la informacin dentro de
Ecopetrol, le permitir ser ms competitiva porque incide en la formulacin de estrategias y
toma de decisiones que pueden generar una ventaja competitiva, suministrando datos
confiables a tiempo en cualquier momento, agregando valor a toda la cadena de abastecimiento
de Ecopetrol.
2.3.1 Estructura organizacional inicial del proyecto

Este proyecto se desarrollar con el desglose como gua metodolgica de la estructura base para
el diseo de un centro de servicios de informacin para el rea de abastecimiento de Ecopetrol,
suministrando varios elementos como la estructura de la base de datos, el gobierno de los datos
y los roles de reportes e indicadores para proporcionar la entrada para el montaje del mismo.
Los interesados en este proyecto son los que se definen a continuacin:
EQUIPO DE PROYECTO Y
PATROCINAD DIRECTOR DE DIRECTOR DE GERENTES GERENTES SOCIOS DE
CLIENTE COMIT DE CONTROL DE
ORES PROGRAMA PROYECTO FUNCIONALES OPERACIONALES NEGOCIO
CAMBIOS
Lder Gestin de datos /
Lder de Lder de datos
Vicepresiden lder de datos maestros /
Nivel La Unidad de Tecnologas de maestros / Contratitas del
cia de Lder Gestin Lder de bienes servicios y
Operativo tecnologa de informacin / Vicepresidencia rea de
Estrategia y de datos proveedores / ingeniero de
Compradores informacin lder de gestin de Estrategia y abastecimiento
Crecimiento Tecnologas de informacin
de datos. Crecimiento
/ contratistas
Nivel Tctico La direccin
Lideres y Estratgica
Nivel
Vicepresiden
Gerencial
cia de
Jefe de
Estrategia y
Unidad y
Crecimiento
Gerentes
2.4. Productos entregables

1. Gua metodolgica para el diseo de un centro de servicios de informacin bajo el modelo
PMI, para el rea de abastecimiento de ECOPETROL S.A.
S.A.
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2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles

organizacionales (Nivel Gerencial, Tctico y operacional).
3. Estructura base de datos con atributos de confiabilidad, completitud y unicidad de
informacin.
S.A.
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2.5. Calendario
ID Paquete de trabajo actividades DIAS Aprobado por 19 20 21 25 26 27 28 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 21 22 23 24 25 28 29 30 2 5 6 7 8 9 # 13 14 15 16 19 20 21 22 23 26 27 28 29 30 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 24 25 26 27 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31 1 4 5 6 8 11 12 13 14 15 19 20 21 22 25 26 27 28 29
elaboracion un flujograma con cada
una de las actividades de los
8.40 Lider de Gestion de datos
procesos de compras planeacion y
logistica
Definicin de etapas clave de los
procesos de compras planeacion y 2.40 lider de gestion de datos
logistica
Definicin de los documentos
4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area
aplicables a cada una de las etapas
METODOLOGICA DE PRIORIZACION DE
1 UNIDAD DE INFORMACIN Definicion de Costo de los
procesos de planeacion, compras y 6.00 Lider de datos Maestros y gerentes de area
logistica
Establecer el nivel de importancia
en interrelacion con otros procesos
de negocio(contabilidad finanzas
etc)
Definicion de los tiempo de los
procesos de planeacion, compras y 7.20 Lider de datos Maestros y gerentes de area
logistica
Definir roles responsabilidades y
documentos asociados al proceso 4.80 Lider de datos Maestros y gerentes de area
Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

Desglose en la metodologia de
4.80 maestros / lider de bienes servicios y
cadena de valor proveedores
modelo de datos 3.60 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Matriz - roles vs controles 8.40 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Definir las reglas de negocio
asociadas a calidad proveedores
Flujograma de informacin 4.80 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Mapa 2.40 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Definir Datos Maestros - Compras maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Definir Datos Mestros - Logistica 9.60 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Definir datos Mestros- Planeacin maestros / lider de bienes servicios y
proveedores

2
DEFINICION DE LA Determinar datos de informacion
GOBERNABILIDAD DEL DATO 2.40 maestros / lider de bienes servicios y
critica para abastecimiento proveedores

Reportes Nivel Estrategico -
maestros / lider de bienes servicios y
Compras proveedores
Reporte Nivel Estrategico - Logistica 6.30 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Reporte Nivel Estrategico -
Planeacin proveedores
Reportes Nivel Tactico - Compras maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Reporte Nivel Tactico - Logistica 6.30 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Reportes Nivel Tactico - Planeacin maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Reportes Nivel Operacional -
Compras proveedores
Logistica proveedores
Fechas de Corte 3.60 maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Indicadores Nivel Estrategico -
Compras proveedores
Indicadores Nivel Tactico - Compras maestros / lider de bienes servicios y
proveedores
Indicadores Nivel Tactico - Logistica 3.00 maestros / lider de bienes servicios y
3 DISEO DE INDICADORES
proveedores
Indicadores Nivel Tactico -
Indicadores Nivel Operacional -
Compras proveedores
Fechas de Corte 3.00 Lider de Gestin de datos
S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
2.6. Necesidad u oportunidades del negocio

Tener un centro de mando de informacin, permite centralizar la informacin para una
buena toma de decisiones en el grupo empresarial como es el caso de Ecopetrol S.A.,
satisfaciendo no solo las necesidades de informacin de los usuarios internos asi como
para sus filiales, proveedores, y dems grupos de interes generando valor a toda la
cadena de abastecimiento.
2.7. Beneficios financieros del proyecto

A. Bases para disear un centro de servicios de informacin que permita tomar decisiones
en el rea de abastecimiento de Ecopetrol y en todos los niveles jerrquicos-
organizacionales.
B. Mantener informacin Completa, actualizada, estandarizada y documentada, lo que
reduce el funcionamiento de aplicaciones en el rea abastecimiento de Ecopetrol.
C. Toma de decisiones acertadas.
D. Reduccin de costos vs. beneficios generados a todo nivel organizacional, con el centro
de servicios de informacin, para el rea de abastecimiento de Ecopetrol S.A.
2.8. Restricciones
Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades corto.
Cambios o definicin de nuevos requerimientos.
Desconocimiento de este tipo de centros de sistemas de informacin en Colombia.
2.9 Supuestos
Los riesgos de este proyecto estarn dados en la medida en se formule claramente el proyecto a
fin de dejar la entrada para el montaje del centro de servicios de informacin, para el rea de
abastecimiento de Ecopetrol S.A.
El proyecto se montara en 6 meses y la inversin retornara en otros 7 meses despus de su
montaje y puesta en marcha.
Aprobacin del patrocinador:
S.A.
ACTA DE CONSTITUCIN
____________________________________________________
JAVIER GUTIERREZ PEMBERTHY 29 de Marzo de 2014
Aprobacin de Project Manager:
______________________________________________________
EDWIN MARTINEZ Lder Gestin de datos PM 7 de Marzo de 2014

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Project Charter / Acta de constitucin de proyecto

Informacin del documento e historia de revisiones

Versin Fecha Autor (es) Notas de revisin

2. Objetivo y alcance del proyecto

2.1.2 Objetivos Especficos

2.2. Caractersticas del proyecto

2.3. Alcance del proyecto

4. Definicin de la metodologa DAMA

2.3.1 Estructura organizacional inicial del proyecto

2.4. Productos entregables

2. Estructura Reportes e indicadores para la toma de decisiones en los diferentes niveles

Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

Lider de Gestin de datos/ Lider de datos

2.6. Necesidad u oportunidades del negocio

2.7. Beneficios financieros del proyecto

Aprobacin del patrocinador:

Aprobacin de Project Manager:

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