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MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS EN LADISTRIBUIDORA L.A.

P
ACTIVIDA 2

APRENDIZ:
JESSICA LORENA OSPINA VALENCIA
CC. 1053809814

INSTRUCTORA:SILVIA MARIA SERRANO SERRANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)


ESPECIALIZACIN GESTIN DEL TALENTO HUMANO PORCOMPETENCIAS
METODOLOGA VIRTUAL
FICHA 1457641Manizales 25 de junio 2017
JUSTIFICACIN

El siguiente estudio permite plantear la gran importancia de esta herramienta ya que podr
dotarse la empresa con un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en
sus actividades cotidianas.

La tarea de planificar es un proceso de anlisis de las necesidades del personal en una


organizacin y el desarrollo de un programa que satisfaga las insuficiencias de la empresa
eso con lleva a tener un manual de funciones que facilite el proceso de reclutamiento,
seleccin y contratacin, definiendo as cual es el perfil mnimo requerido y a la vez cual es
la descripcin detallada de todas las competencias, experiencias, funciones, y nivel
acadmico.
CONTENIDO

JUSTIFICACIN

POLITICAS.

NORMAS

DEFINICIN DE MANUAL DE
FUNCIONES

DESCRIPCIN DE CARGOS

BENEFICIOS DE ESTE
PROCESO

PERIOCIDAD..

PROCESO A DESARROLLAR EN EL
MANUAL.

INSTRUMNETO DE
MEDICIN

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL


MANUAL.
POLITICAS

Mantener una Imagen Corporativa buena


Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo
cual debern conocer los procedimientos.
Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento tico.
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto ms importante y est enfocada
en la satisfaccin del cliente.
Reconocimiento al personal por ideas de mejora y/o ahorro de la empresa.

NORMAS

Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a perodo de prueba,


con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeo de acuerdo con el oficio para el
que se desea contratar
La empresa reconocer sobre remuneracin por horas extras y dems beneficios que
la ley determine para tales efectos
Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compaeros

MANUAL DE FUNCCIONES

Es una herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla
cada funcionario en sus actividades cotidianas, donde se define las funciones de cada cargo
y ser elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y
normas.
EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

CDIGO: VERSIN: 01 FECHA: PGINA:


1. IDENTIFICACIN DEL CARGO
REA DE LA ORGANIZACIN: ADMINISTRATIVA.
TTULO DEL CARGO DIRECTOR COMERCIAL

2. PROPSITO DEL CARGO


Estudios acadmicos: Profesional en Mercadeo y Ventas
Responsabilidades: Adems de marcar los objetivos, tienen que actuar como lderes dando
ejemplo, estableciendo polticas de ventas y precios, controlar la labor de los empleados de su
departamento, gestionar las carteras de clientes y establecer las prioridades de actuacin.
Es importante que conozca el sector por el que est trabajando, su competencia y sus
caractersticas, con la finalidad de poder fijar unos objetivos realistas y alcanzables.
Experiencia: 5 aos en el rea

Funciones

Marcar los objetivos concretos a toda la fuerza comercial a su cargo.


Saber resolver problemas comerciales y/o de marketing.
Tomar decisiones cuando resulte necesario y oportuno.
Establecer prioridades.
Actuar como lder.
Dar ejemplo a toda la estructura de ventas.
Concretar los diferentes canales comerciales, la estructura, tamao y rutas.
Reclutar, seleccionar y formar al personal de ventas.
Elegir las formas de retribucin de stos (fijo, variable, incentivos, comisiones)
Motivarlos y dinamizarlos para que consigan los objetivos marcados.
Controlar la labor desempeada por stos.
Cumplir con la poltica de mrgenes por cada uno de los canales de ventas.
Disear las estrategias.
Apoyar en la captacin y negociacin con las Grandes Cuentas, o con los Clientes
establecidos.
Gestionar la cartera de clientes asignada a Direccin Comercial (grandes cuentas,
clientes estratgicos).
Defender y responder dentro de la organizacin al Equipo Comercial.
EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

CDIGO: VERSIN: 01 FECHA: PGINA:


1. IDENTIFICACIN DEL CARGO
REA DE LA ORGANIZACIN: ADMINISTRATIVA.
TTULO DEL CARGO JEFE DE CENTRO DE DISTRIBUCIONES

2. PROPSITO DEL CARGO


Estudios acadmicos: Tcnico o tecnlogo en mercadeo
Responsabilidades: El jefe de distribucin tienen la responsabilidad general de controlar la
distribucin ms rentable de productos y/o materias primas. Se aseguran de que la los bienes se
encuentren en el lugar correcto en el momento adecuado, para que su empresa pueda maximizar las
ventas y los beneficios.
Experiencia: 3 aos en el rea

FUNCIONES

Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo as como gestionar la


motivacin y el nivel de desempeo.

Programar y supervisar el trabajo diario de los trabajadores asignando responsabilidades


segn la carga de trabajo en recepcin, almacenaje, preparacin de pedidos y despacho.

Revisar y analizar el cierre diario de stock, preparacin de pedidos y liquidaciones de


reparto, analizando las ventas y planteando cambios o propuestas que apoyen la mejora del
nivel de servicio.

Planificar y coordinar la disponibilidad de las unidades de transporte para cubrir las


necesidades de entrega de pedidos.

Coordinar los despachos de los clientes garantizando su entrega oportuna en los tiempos
pactados. Control de los registros de inventarios. .

Velar por el cumplimiento y evolucin de los indicadores de gestin de almacn y


transporte

Monitorear y evaluar el desempeo de los proveedores de transporte, cuyo nivel de


servicio afecta la calidad del servicio que presta la empresa a sus clientes. Proponer mejoras
y cambio de proveedores oportunamente.

Capacitar a todo el personal a su cargo en Buenas Prcticas de Almacenamiento (BPA) y


velar por su cumplimiento
EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

CDIGO: VERSIN: 01 FECHA: PGINA:


1. IDENTIFICACIN DEL CARGO
REA DE LA ORGANIZACIN: ADMINISTRATIVA.
TTULO DEL CARGO COORDINADOR DE ASEO

2. PROPSITO DEL CARGO


Estudios acadmicos: Profesional en Mercadeo y Ventas
Responsabilidades: Dirigir, supervisar las labores que se realizan en el Departamento de Aseo.
Controlar la dotacin de suministros al personal que labora en este departamento. Es responsable
por la calidad de servicio que brinda el departamento
Experiencia: 3 aos en el rea

FUNCIONES

Planifica semanalmente el trabajo que se debe realizar en el Departamento.


Efecta reunin con los jefes y supervisores para coordinar el trabajo

Revisa diariamente rdenes de servicio, las clasifica segn prioridad y las distribuye
de acuerdo al servicio solicitado.
Recibe rdenes de servicio.
Analiza y determina su prioridad.
Distribuye las mismas a cada seccin.
Supervisa diariamente el trabajo que realiza el personal del departamento en las
distintas instalaciones de la empresa.
Acude a las diferentes instalaciones de la Institucin donde se encuentra el personal.
Verifica que el trabajo asignado se realice y detecta limitantes para su ejecucin.

Controla diariamente la asistencia, permisos, tiempo compensatorio y vacaciones


del personal del departamento.
Recibe solicitud del funcionario.
Consulta con el supervisor inmediato del funcionario la solicitud recibida.
Firma el formulario.

Coordina diariamente con los supervisores de cada seccin del departamento, las
materiales y suministros necesarios para atender las rdenes de servicio.
Calcula materiales para la realizacin de tareas en conjunto con los empleados de
cada seccin.
Transfiere a la secretaria el listado de materiales para su trascripcin en el
formulario correspondiente.
Firma y entrega el formulario para el retiro del material del almacn.
EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP
PROCESOS DE GESTIN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS
CDIGO: VERSIN: 01 FECHA: PGINA:
3. IDENTIFICACIN DEL CARGO
REA DE LA ORGANIZACIN: ADMINISTRATIVA.
TTULO DEL CARGO: COORDINADOR LOGSTICO

4. PROPSITO DEL CARGO


Estudios acadmicos: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logstica.
Responsabilidades: Planificar la estrategia para las actividades de suministro de la empresa
(transporte, almacenaje, distribucin) con el fin de garantizar la satisfaccin del cliente.
Experiencia: 2 aos en el rea
.

FUNCIONES

Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro;


Analizar los procedimientos de distribucin de las operaciones comerciales;
Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega;
Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logstico;
Gestionar y planificar las actividades de compras, produccin, transporte, almacenaje y
distribucin;
Un responsable en logstica tiene, en definitiva, la responsabilidad de la satisfaccin de
la demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.
EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

CDIGO: VERSIN: 01 FECHA: PGINA:


1. IDENTIFICACIN DEL CARGO
REA DE LA ORGANIZACIN: ADMINISTRATIVA.
TTULO DEL CARGO ASESOR COMERCIAL SERNIOR Y JUNIOR

2. PROPSITO DEL CARGO


Estudios acadmicos: Tcnico o tecnlogo en telemercadeo y servicio al cliente
Responsabilidades: Lograr metas establecidas en el presupuesto de ventas de la empresa,
manteniendo deforma activa las relaciones con el cliente, logrando una fidelizacin permanente del
mismo.
Experiencia: 2 aos en el rea

FUNCIONES

Conocer acertadamente los productos y servicios de la organizacin.


Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.
Mantener un continuo contacto con los clientes.
Administrar coherentemente su agenda de trabajo.
Mantener una bsqueda constante de nuevos clientes y mercados.
Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus precios.
Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes.
Ofrecer un excelente servicio post venta.
Diligenciar y reportar al coordinador de calidad las oportunidades de mejoramiento
expresadas por el cliente.
Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
Confirmar con el cliente el recibo de la mercanca, la calidad del material el servicio
prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener
EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

CDIGO: VERSIN: 01 FECHA: PGINA:


1. IDENTIFICACIN DEL CARGO
REA DE LA ORGANIZACIN: ADMINISTRATIVA.
TTULO DEL CARGO AUXILIAR DE TRANSPORTE Y BODEGA

2. PROPSITO DEL CARGO


Estudios acadmicos: Tcnico en conocimientos administrativos y sistemas
Responsabilidades: Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso el
ingreso, almacenamiento, clasificacin, codificacin y entrega de los bienes adquiridos y
desarrollar, mantener y ajustar procedimientos, controles que mitiguen el riesgo y generando
eficiencia, eficacia y optimizacin de los recursos, de acuerdo a la normatividad vigente.
Experiencia: 2 aos en el rea

Manejar sistemas operativos de inventario que trabajen en lnea, preferiblemente el que


tiene la empresa.
Cumplir a cabalidad con el procedimiento de inventarios del SGI.
Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a las normas, el archivo de los
documentos.
Custodiar los bienes que se encuentren en bodega.
Recibir y revisar los activos consumibles, repuestos, equipos, alimentos, y otros
suministros que ingresen a la empresa, verificando que las caractersticas de lo recibido
sean coherentes con las solicitadas.
Realizar las entradas en el sistema de recursos fsicos de acuerdo a normatividad.
Presentar informes de consumo de la empresa de acuerdo a los cronogramas establecidos
o cuando el jefe inmediato los requiera.
Informar permanentemente sobre problemas, inconvenientes o irregularidades que se
presenten o puedan presentarse en cualquier proceso que se adelante.
Presentar informes de gestin cuando su jefe inmediato lo requiera
Establecer puntos de control a todos los procesos, procedimientos y operaciones que
adelanta la dependencia y verificar su cumplimiento y continuo mejoramiento.
BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

Mejor coordinacin y organizacin de las actividades de la empresa.


Designa responsabilidades en la ejecucin de las tareas.
Ayuda a definir y repartir mejor las cargas de trabajo.
Nos proporciona informacin detallada de las obligaciones y caractersticas de cada
puesto.
Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de trabajo y
corregirlas.
A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisin y
seguridad las tareas que debe realizar.
Hace que resalten los mritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e indica
tambin los fallos y aciertos.
Facilita los procesos de seleccin y contratacin de personal, ya que indica
las aptitudes y competencias que debe tener la persona que ocupa el puesto de
trabajo.
Proporciona buena informacin a la hora de realizar evaluaciones de desempeo
PERIODICIDAD

Periodo Inicial
La distribuidora empez funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular
de la ciudad de fcil acceso para todos. Para transportar los productos compr, a
crdito, una camioneta Ford 1970. Los primeros 10 aos fueron de trabajo duro y de
un aprendizaje permanente, que trajo buenos resultados econmicos a la familia.

Periodo Intermedio
En los ltimos 10 aos el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y
ascendente. Esto les permiti hacer presencia en seis ciudades intermedias con un Centro de
Distribucin (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros
trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal directa de 18 personas,
que se encargan de las reas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de
manera indirecta, entre 20 y 25, estn encargados de la bodega.

Han pasado los aos y recientemente el Seor Preciado ha sido diagnosticado con presin
arterial alta y riesgo de infarto, lo que lo oblig a dar un paso al costado para destinar tiempo
a cuidar de su salud, disminuyendo el nivel de estrs propio del negocio.

Periodo Final
En este periodo encontramos la decada de la empresa puesto que algunos de los mejores
vendedores han abandono la empresa y decidieron irse para la competencia obteniendo as
una mejor retribucin econmica y algunos beneficios que la empresa no le ofreca.

Adems Encontramos que la empresa no posee alta vocacin al servicio, reactividad


e innovacin y que las ventas han disminuido notoriamente
PROCESO DE DESARROLLO EN EL MANUAL

Paso 1 DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introduccin e identificar el objetivo de las reas en las que se piensa aplicar el
manual. Para ello debes aclarar quienes sern los responsables en cada rea para implementarlo

Paso 2 RECOPILACION DE LA INFORMACION

Se necesita documentar, de manera lgica, cada detalle operativo de las reas, para ello se
recomienda realizar un estudio preliminar de cada una.

Paso 3 ESTRUCTURARLO

La Estructura debe ser limpia, con una redaccin legible y lgica para aqul que lo
lea. Tambin es importante cuidar la ortografa y los siguientes detalles

Paso 4 COMUNICARLO

Objetivo primordial ser difundir su existencia. Debes trabajar tu estrategia de


comunicacin para que cada colaborador est enterado de ello y tambin dar las
herramientas para su fcil acceso.
Como recomendacin, el experto asegura que estos manuales deben contar con lugar y
fecha de la elaboracin, as como los responsables de su realizacin y aquellos que lo
autorizan. Tambin es importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada
rea y que la informacin sea clara para cada persona que pueda tener acceso a ella.
INSTRUMENTOS DE MEDICIN

Es un medio o mecanismo que permite a las organizaciones determinar cules son sus
fortalezas y debilidades, que va desde su recurso humano hasta su produccin, Enfocado en
la mejora contina de toda la empresa de manera armnica y activa, con el propsito de
mejorar la calidad y la productividad de la misma.

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medicin para evaluar e


identificar las habilidades y posibles falencias en la organizacin.

Listas de chequeo
Encuestas
Entrevistas
Investigaciones
Foros

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP debern consultar permanentemente este manual
para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo
apropiadamente el autocontrol; adems de presentar sugerencias tendientes a mejorar los
procedimientos.

Los jefes de las diferentes reas o departamentos porque podrn evaluar objetivamente el
desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de procedimientos
modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para
analizar resultados en las distintas operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medicin del
nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos
para prevenir prdidas o desvos de bienes y recursos, determinando los niveles de
eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases slidas
para la evaluacin de la gestin en cada una de sus reas y operaciones.
Bibliografa

WWW.RRHH.WEB.COM

Chiavenato pdf

www.marketing.com.co

www.unsa.edu.com.co

www.unal.com.co tesis

www.up.ac.ps