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TESIS
INGENIERO INDUSTRIAL
LIMA-PER
2014
Dedicamos esta investigacin a nuestras
familias, y en especial a nuestros padres por su
inmensurable apoyo.
2
Agradecemos a Dios por guiarnos hacia el
camino del bien.
3
NDICE
4
2.2.1. El enfoque de procesos como principio de gestin ................... 36
2.2.2. La organizacin orientado a procesos ....................................... 39
2.2.3. El ciclo de gestin ..................................................................... 52
2.2.4. La planificacin de procesos ..................................................... 54
2.2.5. La ejecucin de procesos ..........................................................60
2.2.6. El control de procesos ............................................................... 62
2.2.7. La mejora de procesos ..............................................................63
2.3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS ......................................... 67
CAPITULO III:_PROTOCOLO DE LA INVESTIGACIN ............................... 70
3.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA ................................................ 70
3.1.1. Diagnstico situacional.. ............................................................ 72
3.1.2. Anlisis del problema ................................................................73
3.1.3. Priorizacin del problema ..........................................................78
3.1.4. Seleccin del problema .............................................................79
3.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA ................................................. 80
3.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA ............................................ 80
3.3.1. Sub problema 1: ........................................................................ 80
3.3.2. Sub problema 2: ........................................................................ 80
3.3.3. Sub problema 3: ........................................................................ 80
3.4. IMPORTANCIA DEL PROBLEMA ................................................... 81
3.4.1. Desde el punto de vista prctico ............................................... 81
3.4.2. Desde el punto de vista terico ................................................. 81
3.4.3. Desde el punto de vista metodolgico ....................................... 82
3.5. OBJETIVOS ..................................................................................... 82
3.5.1. Objetivo General ....................................................................... 82
3.5.2. Objetivos Especficos ................................................................ 82
3.6. HIPTESIS .......................................................................................83
3.6.1. Hiptesis General ...................................................................... 83
3.6.2. Hiptesis Especfica .................................................................. 83
3.7. METODOLOGA DE INVESTIGACIN ........................................... 84
3.7.1. Tipo de la investigacin ............................................................. 84
5
3.7.2. Nivel de la investigacin ............................................................ 84
3.7.3. Mtodos de lnvestigacin .......................................................... 84
3.7.4. Fuentes y tcnicas para la recoleccin de informacin ............. 85
CAPITULO IV:_SITUACIN ACTUAL ........................................................... 86
4.1. SISTEMA DE GESTIN ACTUAL. .................................................. 86
4.1.1. Objetivos, estrategias y planes .................................................. 86
4.1.2. Estructura Organizacional ......................................................... 90
4.1.3. Control de gestin ..................................................................... 96
4.2. MODELADO DE PROCESOS ......................................................... 97
4.2.1. Desglose de procesos ............................................................... 97
4.2.2. Identificacin de subprocesos ................................................. 100
4.2.3. Mapeo de procesos ................................................................. 102
4.3. ANLISIS DEL PROCESO ACTUAL. ............................................ 11 O
4.3.1. Anlisis del subproceso de Formulacin del PAC ................... 11 O
4.3.2. Anlisis del subproceso de Modificacin del PAC ................... 113
4.3.3. Anlisis del subproceso de Evaluacin del PAC ..................... 116
4.3.4. Anlisis de tiempos por puesto de trabajo ............................... 118
4.4. REQUISITOS LEGALES ............................................................... 118
CAPITULO V:_SISTEMA PROPUESTO ..................................................... 121
5.1. MATRIZ DE MEJORAS ................................................................. 121
5.2. MATRIZ DE SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .................. 121
5.3. DIAGRAMA DE INTERRELACIN DE SUBPROCESOS ............. 122
5.4. ALINEACIN DE OBJETIVOS ...................................................... 124
5.5. DESCRIPCIN DE LOS SUBPROCESOS OPERATIVOS ........... 127
5.5.1. Subproceso de Formulacin del PAC ..................................... 127
5.5.2. Subproceso de Modificacin del PAC ..................................... 135
5.5.3. Subproceso Programacin de Contrataciones ........................ 142
5.6. DISEI\JO DE UN SISTEMA DE CONTROL. ................................... 146
5.6.1. Subproceso de Seguimiento y Medicin ................................. 146
5.6.2. Subproceso de Evaluacin del PAC y Auditora Interna ......... 156
5.7. MEJORA CONTINUA DEL PROCESO ......................................... 167
6
5.7.1. Priorizacin de los procesos a mejorar ................................... 167
5. 7.2. Equipo de mejora .................................................................... 170
5.7.3. Subproceso de Mejora Continua ............................................. 171
5.8. DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS PARA LA PLANIFICACIN
DE CONTRATACIONES ......................................................................... 180
5.8.1. Objetivo ................................................................................... 180
5.8.2. Alcance ...................................... :............................................ 181
5.8.3. Estructura ................................................................................ 181
5.9. PLAN DE IMPLEMENTACIN ...................................................... 184
5.9.1. Responsabilidades .................................................................. 184
5.9.2. Fases de Implementacin ....................................................... 185
CAPITULO VI:_ANLISIS BENEFICIO- COST0 ....................................... 190
6.1. CLCULO DE COSTOS ...................................................................... 190
6.1.1. Costos de operacin sin el Sistema de Gestin ...................... 191
6.1.2. Costos de operacin con el Sistema de Gestin ..................... 193
6.1.3. Ahorro de adquisiciones urgentes ........................................... 196
6.1.4. Inversin en la implementacin ............................................... 197
6.2. EVALUACIN ECONMICA: VAN, B/C, TIR. ..................................... 200
6.2.1. Valor Actual Neto- VAN .........................................................200
6.2.2. Beneficio - Costo- B/C .......................................................... 201
6.2.3. Tasa Interna de Retorno- TIR. ............................................... 202
CAPITULO VII:EVALUACIN DE RESULTADOS ..................................... 203
7.1. EVALUACIN DEL NMERO DE ACTIVIDADES ........................ 203
7.2. EVALUACIN DE TIEMPOS ......................................................... 204
7.3. EVALUACIN DE COSTOS .......................................................... 205
7.4. EVALUACIN ECONMICA ......................................................... 206
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 207
CONCLUSIONES ....................................................................................207
RECOMENDACIONES ...........................................................................209
BIBLIOGRAFA ...........................................................................................210
GLOSARIO DE ACRNIMOS Y TRMINOS TCNICOS ......................... 214
7
RESUMEN EJECUTIVO
9
DESCRIPTORES TEMTICOS
10
INTRODUCCIN
Por otro lado, la Gestin por Procesos es un nuevo enfoque de gestin. Este
enfoque es una alternativa frente a las desventajas del enfoque funcional.
Adems, el Sistema de Gestin de la Calidad de la familia de normas ISO 900
y tos modelos de excelencia empresarial, recomiendan gestionar la
organizacin en base a procesos.
11
CAPITULO 1:
DIAGNSTICO DE LA ENTIDAD
13
~ Coordinar, con las entidades correspondientes, el establecimiento de
oficinas, la designacin de representantes comerciales y/o la contratacin
de representaciones en el extranjero, con el fin de promover las
exportaciones y/o el turismo, as como difundir la imagen del Per y
brindar informacin en estas materias.
~ Establecer oficinas y designar representantes en cualquier lugar del
territorio nacional slo en los casos de las competencias que no pueden
ser cumplidas idneamente por los gobiernos regionales y locales.
~ Ejecutar acciones pertinentes que lleven a la formulacin, implementacin
y administracin de la "Marca Pas" y otros similares, que permitan
identificar al Per a nivel nacional e internacional, como instrumento de
promocin de las exportaciones asf como del turismo interno o receptivo.
~ Gestionar recursos de cooperacin reembolsable y no reembolsable
nacional e internacional para la promocin de las exportaciones, turismo,
as como para la difusin de la imagen del Per en relacin con las
exportaciones y el turismo, conforme a la normatividad vigente y a travs
de las autoridades competentes.
~ Proponer al MINCETUR los dispositivos legales que tengan incidencia en
las materias o actividades de su competencia y emitir opinin tcnica en
la formulacin de estrategias, acciones y propuestas normativas que le
sean requeridas.
~ Coordinar con las distintas Entidades del Sector Pblico las acciones
necesarias para el desarrollo de sus funciones.
14
1.2. DIAGNSTICO FUNCIONAL
1.2.1.1. Organigrama
Nivellll Unidad
15
Figura W 1: Organigrama de Promper
CONSEJO DJRECllVO
1 1
1 RGANO DE CONTROL ~
INSTillJCIONAL
1 SECRETARiAGENERAL :
l UNIDAD DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS r- H UNIDAD DE
RACIONALIZACIN
1
UNIDAD DE ASUNTOS
FINANCIEROS r- H UNIDAD DE PLANEAMIENTO
Y PRESUPUESTO
1
OFICINA DE TECNOL~Gt-
DE LA INFORMACION
UNIDAD DE COOPERACIN 1
TCNICA INTERNACIONAL
1MINTZBERG, Henry. Designing Effective Organization. New Jersey: Prentice Hall, 1993. p.
9-18
16
./ El Viceministro de Turismo;
./ Un representante del Ministerio de Relaciones Exteriores;
./ Un representante del Ministerio de la Produccin;
./ Un representante del Ministerio de Agricultura;
./ Un representante del Ministerio de Economa y Finanzas;
./ Un representante de la Agencia de Promocin de la Inversin Privada -
PROINVERSIN, designado por su Consejo Directivo;
./ El Presidente de la Asociacin de Exportadores (ADEX) o su
representante;
./ El Presidente de la Sociedad de Comercio Exterior del Per
(COMEXPERU) o su representante;
./ El Presidente de la Asociacin de Gremios Productores Agroexportadores
del Per (AGAP) o su representante;
./ El Presidente de la Sociedad Nacional de Industrias (SNI) o su
representante;
./ El Presidente de la Coordinadora Nacional de Gremios PYME-PER o su
representante;
./ El Presidente de la Cmara de Comercio de Lima (CCL) o su
representante;
./ El Presidente de la Cmara Nacional de Turismo (CANATUR) o su
representante;
./ Un representante gremial de la Zona Turstica Nor Amaznica;
./ Un representante gremial de la Zona Turstica Centro;
./ Un representante gremial de la Zona Turstica Sur;
17
polticas sectoriales. El Secretario General depende del Consejo Directivo de
PROMPER. El Secretario General es el Titular del Pliego.
18
pblicas y privadas relacionadas a la promocin del turismo; as como de
ejecutarlas a travs de la aplicacin de los instrumentos de promocin turstica
a cargo de la institucin. La Direccin de Promocin del Turismo, depende del
Consejo Directivo y su Director es designado por el Presidente del Consejo
Directivo.
19
actividades de cooperacin tcnica nacional e internacional de acuerdo con la
normatividad vigente.
~ Staff de Apoyo
~ Supervisin directa
Debido a que PROM PER es una entidad pblica, est supeditada a las leyes
que rigen el Per en materia de promocin y temas afines a las funciones de
PROMPER, las cuales las da el Congreso de la Repblica. Asimismo, se
debe tener en cuenta que PROM PER est adscrita al Ministerio de Comercio
Exterior y Turismo, por tanto, los decretos supremos que formule y que tengan
relacin alguna con PROMPER, debern ser cumplidas por la entidad.
Adems, PROMPER est sujeta a disposiciones que emita la Presidencia
del Consejo de Ministros que sean de carcter general (todas las entidades
pblicas deben acatar lo mencionado en dicho decreto supremo) o de carcter
institucional (solo PROMPER).
21
~ Normalizacin de las salidas
22
1.3. DIAGNSTICO ESTRATGICO
1.3.1. Visin
i
1
1
1.3.2. Misin
1.3.3. Valores
Compromiso
Estamos 100% comprometidos con nuestro trabajo, nuestra institucin y en
especial nuestro pas. Trabajamos con entLsiasmo porque sabemos que cada
tarea que hacemos ayuda a construir un ~ejor Per.
1
Orientacin al Cliente
Somos una organizacin de servicios. Es t;>or ello que buscamos ofrecer valor
para nuestros clientes externos e internosJ anticipndonos a sus necesidades
y excediendo sus expectativas.
liderazgo
Predicamos con el ejemplo; nuestros lderes promueven nuestros valores a
travs de cada accin que realizan. Siempte con sencillez y apertura, guiamos
1
23
Respeto y trabajo en quipo
Somos un equipo. Valoramos las ideas de otros buscando en conjunto discutir
e intercambiar opiniones que nos fortalecen como organizacin y como
personas
Integridad
Hacemos las cosas que son correctas; porque creemos en ellas, no porque
nos observan. Actuamos con honradez y honestidad en la realizacin de
nuestras funciones
Innovacin
Buscamos la excelencia como estndar y loa mejora continua en todo lo que
hacemos. Innovamos constantemente buscando nuevas formas de generar
valor.
24
Tabla W 1: Objetivos estratgicos y estrategias de PROMPER para el periodo 2013-2015
-... .:-.: ..,,. ,, .. ,-.- ---:-' .. ,.., ~ -~ .. _. -," ' -. .,;::; - .
_, , .- -- .. .' '--->-.~ ' . .:. ... _.' ... ~- ... .:: : .."'" --::~ '' !<
e : .. Obj~tivo ~s,tratgico.
.. .. .. Estrat~gias . . - - .. . ..
.... . ' ~ ' '
1.3.5~ 1. Fortalezas
F;und~mento ~e la ...,. .
'"
. ' ' ".~ '
. '
''
~ ,-' -,.-,;: .
. ... '
" ' . Fortaleza :~ :- ' . 0 .. -~-- ,
exc~IC:mci.
. .-;: ,
;, ''
1.3.5.2. Debilidades
26
Tabla W 3: Debilidades de Promper
',
.Fundamento de la
:; .-
i;~ / '.-- ;;~~~~leriaa ~- -": ---- 'O--:- .. - _-:;"-'-Debilidad":'~\,'---~;- ---. _..,. ~- ,-~- ~~ .
1.3.6.1. Oportunidades
27
Pas mega diverso, con amplia variedad de productos con potenciales
exportables y destinos tursticos que promocionar.
Oferta exportable de nichos de alto valor.
Acceso preferencial a los mercados de la APEC.
Existencia de una agenda de negociaciones comerciales internacionales.
Consenso pblico y privado en relacin con la estrategia .nacional de
comercio exterior (PENX) y turismo (PENTUR).
Tendencia creciente de los flujos tursticos y comerciales en el mercado
mundial hacia la oferta del Per.
Priorizacin a nivel mundial del sector turismo como actividad econmica
capaz de generar empleo y divisas para los pases.
Profundizacin de conocimiento de las necesidades del mercado en
promocin de exportaciones.
1.3.6.2. Amenazas
28
Insuficiente institucionalidad de las empresas vinculadas con la actividad
turstica.
Conflictos sociales desalienta el ingreso de turistas al pas.
Altos costos vinculados a las certificaciones para acceder al mercado
internacional.
Proteccionismo y barreras de accesos al mercado de pases de destino
(cuotas, licencias, subsidios, normas tcnicas).
);> ERP
);> SIAF
PROMPER por ser una entidad autnoma, es una Unidad Ejecutara que
obligatoriamente registra sus ingresos y gastos en el SIAF.
29
Mdulo de Formulacin del Presupuesto -MFP
En la cual se registra la estructura funcional programtica de la entidad a nivel
de funcin, programa, sub-programa, actividad o proyecto, componente, meta
y sus respectivos mantenimientos. Adems, se registra la formulacin de los
ingresos y de los gastos
}lo> SEACE
Contratos
Procedimientos especiales
Usuarios
Convenio Macro
REC
31
CAPITULOII:
MARCO TERICO
9001 y su relacin con la gestin estratgica por indicadores Balanced Score Card aplicado
a un operador logstico. Tesis (Ingeniera Industrial. Lima, Per: Pontificia Universidad
Catlica del Per, Facultad de Ciencias e Ingeniera, 2007.
33
Johanna Agip y Fabiola Andrade5 (2007) proponieron mejorar el tiempo de
instalacin de servicios de conexin ADSL (internet), en una empresa de
telecomunicaciones, mediante el uso de conceptos de mejora continua.
7 TAPIA CRDENAS, Ana C., VALDEZ HEREDIA, Mayra J. Diseo de un sistema de control
de gestin basado en la metodologa del Balanced Scorecard y gestin por procesos en un
centro de investigaciones biotecnolgicas. Tesis (Ingeniera en Auditora y Control de
Gestin). Guayaquil, Ecuador: Escuela Superior Politcnica del Litoral, Instituto de Ciencias
Matemticas, 2007.
8 GALARZA RAMOS, Adriana E., HERRERA ORDOEZ, Fernanda E. Diseo de un sistema
OBJETIVOS RESULTADOS
SISTEMA DE GESTIN
Responsabilidades (quin)
Recursos (con qu)
Metodologas (cmo)
Programas (cundo)
37
);> Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo
tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer las necesidades de los clientes y esforzarse en exceder
sus expectativas.
38
2.2.1.2. Los procesos en los modelos de excelencia
9 oa
ROBBINS, Stephen, COUTLER, Mary. Administracin. 1 Edicin. Estado de Mxico:
Pearson Hall, 201 O. p. 35
10 KATZ, Daniel, KAHN, Robert. The Social Psychology of Organizations. 2 8 Edicin. Nueva
INFLUENCIAS AMBIENTALES
Sistema de Procesamiento
(Organizacin)
~
Sistema
Entradas '.
o-c:--~
.,
,, __ 1
'
t . _.~ ,., .... .;J. Salidas
Receptor
EJ
'.
Capital
<',:; Productos 1 r
-~D
'
Tecnologa "-111 ,_
Recursos Mercado
1 '
Humanos
Pedidos
1
'1
1
Competenda
~ Productos 1
Servicios
41
sistema y como parte de un sistema mayor11 . Los buenos gestores necesitan
tener una visin global de la organizacin 12 .
FIRM INFRASTRUCfURE
1 1
HUMAN R,ESOURCE MANAGEMENT
SUPPORT 1
ACfiVmES 1 1
TECHNOLOGV DEVELOPMEN1"
1 1
1t>ROCUREMENTf
PRIMARY ACTIVITIES
44
Los procesos interactan con sus proveedores y clientes porque comparten
productos17 e informacin 18. En algunos casos, las interacciones que muestra
el mapa de procesos podran no ser suficiente; para este caso se utiliza el
diagrama de contexto. El diagrama de contexto tambin es una herramienta
para mostrar las interacciones de procesos complejos, y facilita la trazabilidad
cuando el proceso se desagrega en ms niveles. En la Figura No 6 se muestra
la estructura del diagrama de contexto para un proceso.
Entradas Salidas
17 PREZ, Jos. Gestin por procesos. 48 Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 119
1a WESKE, Mathias. Business Process Mangement: Conceps, Languages, Architectures.
Nueva York: Springer, 2007. p. 47
19 DEAVENPORT, Thomas. Preces lnnovation: Reeingineering Work through lnformation
20 Instituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una Gestin basada en procesos. Sevilla.
2009. p.36
21 HARMON, Paul. Business Process Change: A Guide for Business Managers and BPM
and Six Sigma Proffesionals. 2 2 Edicin. Nueva York: Morgan Kaufmann Publishers, 2007.
p. 84
46
d) Distribucin. Describe las actividades asociadas con la creacin,
mantenimiento y despacho de los pedidos del cliente.
wX
respuesta las tareas para satisfacer al cliente.
Tiempo de ciclo de la orden
Costo de ventas
Es el costo de operar la cadena de
Costos Costo de la Cadena de
suministro.
U)
suministro
o
e Tiempo de ciclo de efectivo a
-
,_
Q)
e
Activos
Se refiere a la capacidad de hacer
un uso adecuado de todos los
recursos fisicos tangibles con los
efectivo (Cash to Cash}
47
Figura No 7: Desagregacin jerrquica de procesos en el modelo SCOR
Fuente: Supply Chain Operations Reference Model Versin 10.0 (2010, p. 12)
48
Figura W 8: Desagregacin del proceso de planificacin segn el modelo SCOR
sEP.1: . sEP.B:.'
Manage Bueiness. Rules: forPlan Processes
' ' ' ' ' <,., ,. !
.Manage Antegratef SupplyChin ..
Transportation
}~~Jl~g:,< ..., ..... v ;cnc ...,.,,. "' ., ~. '""
; Manage Petf()ri1iancotSpp!yGhain . sEP.t.: "
.sEP.3: Mahage Hanning :C:Ohfigratlotl.,'
Manage Plan Data Collection sEP:s: .
Manage Ran Regulatory Requirements
sEP.4: . . . .
aDd ():)tnpJiance,
. M@age.Jntegrat~L$\.pply Qf1inJny~r~tory :>.
~ ',>. -';-" ,_ ",... -" ' "" -; .: ','_' 1
\- ''-. < ' . ,.,_. : \l ' ' - ': ' ., -
sEP.9::' . .
sER5: Manage &JpplyOharT~RI~k.
Manage trttegr1.1ted Supply Cban Ca:itat
Assets .sEP.10: . , . .. .
Align Supply Chain Unitplan :with .
Financia! Plan
Fuente: Supply Chain Operations Reference Model Versin 10.0 (201 O, p.15)
49
2.2.2.5. La estructura organizacional orientado a procesos
-------- -- ---
PO
Po- ~~
.. ...
. .
,_
..
~ , PO ~. , .
. " ' - ~ ~- .... - - .
. .
1'0 .. '
El segundo nivel est conformado por los dueos de procesos. Ellos gestionan
el proceso; realizan ajustes de acuerdo a los requerimientos del mercado. El
dueo de proceso es el responsable del desempeo del proceso24 .
24
CHANG, James. Business Process Management Systems: Strategy and lmplementation.
Nueva York: Auerbach Publications, 2006. p. 35
51
Una organizacin basada en procesos no slo requiere ajustar su estructura
organizacional, sino alinear sus sistemas y recursos en torno a procesos.
Estos pueden ser sistematizados en los siguientes elementos de diseo
organizacional25 : prcticas de gestin, sistema de gestin de desempeo,
sistema de recompensas, gestin de competencias, lneas de carrera y cultura
organizacional.
Para que algo pueda ser gestionado, previamente debe cumplir tres
condiciones. Primero, se debe identificar las variables a gestionar. Segundo,
las variables deben ser medibles, la medicin se puede realizar mediante
indicadores. Por ltimo, debe ser posible tener la variable bajo control, es
decir, poder conocer su valor en el momento que se lo requiera.
25 HAMMER, Michael, CHAMPY, James. Reingeniera. Bogot: Editorial Norma, 1994. p. 53-
78
zs HERNEAUS, Tomislav. Process-based Organization Design Model: Theorical Review and
Model conceptualization. Croacia: Working Paper Series W 08-06, 2008. P. 14.
PREZ, Jos. Gestin por procesos. 48 Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 134
27
52
Figura No 1O: El ciclo de gestin POCA
ESCENARIO 1CLIENTES
1
'f
ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
1
OBJE11VOS
'f
ACTUAR + - - PLANIFICAR
v" Anlisis v" Procedimientos
v" Mejora v" Recursos
v" Estandarizacin Act Plan v" Sistemas de control
Check Do
CONTROLAR EJECUTAR
v" Anlisis de datos v" Entrenamiento
v" Comparacin de . . . _ v" Implementacin
resultados v" Recoleccin de datos
53
Actuar (Act). En esta etapa del ciclo se procede a tomar las decisiones de
mejora pertinentes as como las acciones correctoras necesarias para corregir
las desviaciones encontradas en el control.
. 28 1nstituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una gestin basada en procesos. Sevilla,
2009.p.47
54
Figura No 11: Despliegue de objetivos de una organizacin
ESTRATEGIA
t
1
1
1
,._ _ _ _ _ _ _ 1
1
1
1
1
DATOS
PROCESO SOE GESTIN
55
como para la gestin del proceso. En la Figura No 11 se observa una plantilla
del diagrama de caracterizacin.
Entradas Salidas
Proveedores (Materiales Subprocesos 1 Actividades (Producto 1 Clientes
/Insumas) Servicio)
Metodologas y
Requisitos Formatos y Registros
Herramientas
29 1nstituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una gestin basada en procesos. Sevilla,
2009. p.49
30 HIDALGO, Consuelo. Gestin de la Calidad en la Administracin Pblica. aa
Edicin.
Madrid: AEVAL, 2009. p. 14
56
El diagrama de flujo es una herramienta para describir un procedimiento. Con
esta herramienta se pueden presentar las actividades de manera grfica e
interrelacionadas entre s. En la Tabla No 5 se muestra los smbolos que se
utiliza en la elaboracin de un diagrama de flujo.
o Conector
Muestra la existencia de una conexin
entre diferentes segmentos del proceso
<> '
Caja de decisin
Indica que en ese punto del proceso se
debe tomar una decisin
34 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 184
58
Figura W 12: Ficha de indicador
Responsable de medicin
Objetivo
Definicin
Frmula
Fuente de datos
Frecuencia
Fuente: SEBRAE (2008)
PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 78
35
Perspectiva interna
Perspectiva de aprendizaje y
crecimiento
37 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 203
60
nivel de responsabilidad es necesario que tenga un conocimiento pleno de su
proceso.
2.2.5.2. Implementacin
38 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 33
39 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 60
61
2.2.5.3. Recoleccin de datos
de los indicadores.
40 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 2010. p. 152
41 PREZ, Jos. Gestin por Procesos.4a Edicin. Madrid: ESIC Editorial, 201 O. p. 152
62
2.2. 7. La mejora de procesos
Proceso:
Contador de recursos Tlpo de actividad Tipo de valor
Recursos Otros Operacin Revisin Traslado Espere Archivo
o
Paso Actividad rea Tlempo
1
Humanos Recursos
R1 R2 R3 R4 R5 D y D v VA Control SVA
2
3
4 21nstituto Andaluz de Tecnologia. Guia para una Gestin basada en procesos. Sevilla,
2009. p. 71
63
Se analiza las actividades con respecto al valor que aporta a la consecucin
de los objetivos y a la satisfaccin del cliente. En la Tabla No 6 se presenta los
criterios para calificar a las actividades segn su valor.
"
"
- "
....e:
Q)
E
Q)
>
o
....
c.
E
='
(ij
:::J
a
Time
44PAGE, Susan. The Power of Business Process lmprovement. Nueva York: AMACON,
2010. p.12
65
2.2.7.3. Estandarizacin
En el caso que las acciones de mejora sean eficaces, la ltima fase del ciclo
debe matealizarse mediante la estandazacin. Por otro lado, al completar
el ciclo de gestin se consigue mejorar, por consiguiente los ejecutores han
aprendido. Para que el aprendizaje individual se convierta en conocimiento
para la empresa es preciso matealizarlo en procedimientos. La
estandarizacin permite la transmisin de conocimientos y facilita la formacin
del personal.
2 Nivel
Descripcin de los procesos
3 Nivel
Descripcin de las actividades
4 Nivel
Registros - Evidencias de la ejecucin de las actividades
66
2.3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS
>- Proceso:
RECURSOS/FACTORES
SECUENCIA DE
CYD-;:r
ACTIVIDADES
ENTRADAS SALIDAS
.GESTIN
Son los elementos producidos (bienes o servicios) por el proceso. Las salidas
deben cubrir las expectativas del cliente del proceso. Las especificaciones de
la salida deben estar definidas por el cliente y la organizacin. Las salidas se
67
entregan al cliente. Los clientes pueden ser interno o externo; el cliente interno
puede ser otro proceso.
Los factores del proceso son los recursos que utiliza el proceso para cumplir
con su objetivo. Estos recursos son: personas, mtodos, materiales, e
infraestructura. Los mtodos describen la forma de realizar las actividades y
la forma de utilizar los recursos. Incluyen mecanismos para la planificacin,
seguimiento y control del proceso.
~ Sistema:
~ Objetivos:
Son los resultados o propsitos deseados. Los objetivos deben ser medibles.
stos guan las decisiones de la gestin y forma los criterios contra los cuales
se comparan los resultados.
~ Gestin:
~ Sistema de Gestin:
68
~ Efectividad:
~ Eficiencia:
~ Eficacia:
~ Desempeo:
~ Indicador:
~ Capacidad:
69
CAPITULO 111:
PROTOCOLO DE LA INVESTIGACIN
71
de la gestin de un proceso de planificacin de contrataciones en una entidad
pblica.
72
Tabla No 7: Listado de problemas del proceso de Planificacin de Contrataciones
.. ' ,,;_ ' ',- '. ' ' ' ~
ITEM I;ROBL,.EMAS ',.
''
73
Generalmente los directivos toman las decisiones del proceso en base su
experiencia y a la situacin del contexto. No se dispone de instrumentos de
seguimiento, ni de indicadores que midan los resultados de los procesos. Por
. otro lado, no se hace analiza el funcionamiento del proceso debido a la falta
de datos y registros.
74
Figura W 18: Modificaciones del PAC
20
17
16
15
10
o
2011 2012 2013
Para clasificar los tem se necesita del catlogo de bienes y servicios; sin
embargo, muchas veces se presenta el caso que las objetos de contratacin
no est en el catlogo de la entidad, esto retrasa el proceso. Ante la presencia
de contrataciones que se realizarn por primera vez o despus de un largo
periodo, es necesario solicitar cotizaciones para estimar su valor; sin
embargo, no todos los proveedores contestan a su debido momento.
75
consiguiente, se necesita verificar la informacin mediante la coordinacin
con los usurarios.
Los directivos no hacen uso de los resultados del Informe de Evaluacin del
PAC para la toma de acciones correctoras. Una de las principales razones es
que este informe no cuenta con suficiente anlisis del desempeo del
proceso.
76
Figura W 19: Relacin Causa -Efecto de los problemas.
~
Servicios est desactualizado Se registra dos veces la misma L por mejorar el proceso
Informacin: uno en el sistema
eApex y otro en el Cuadro de B. Las actividades del proceso
no se planifican --?.~ . 9. El proceso no ~uenta con
/j \
6. No se cuenta con suficiente Necesidades que envla la UAAD
Informacin durante la ' objetivos definidos
elaboracin del PAC El persal realiza sus Los objetivos estratgicos
7. Los cuadros de necesidades actividades de manera . no se desglosa hasta el proceso
tienen campos Incompletos rutinaria y repetitiva
Los proveedores demoran o mal llenados 10. No se hace uso del
en mandar sus cotizaciones Informe de Evaluacin del PAC
Los subprocesos no
Los usuarios no llenan estn Identificados
todos los campos del Insuficiente anllsls en el
Cuadro de Necesidades Informe de Evaluacin
77
3.1.3. Priorizacin del problema
No todos los problemas del proceso tienen la misma importancia. Por esta
razn, se prioriz los problemas segn su criticidad. El objetivo de esta
prctica es comenzar hacer el tratamiento de los mismos iniciando por el ms
crtico.
78
Para un mejor anlisis, los problemas priorizados se ordenaron desde el ms
crtico hasta el menos crtico. En Figura No 20 se muestra esta priorizacin
mediante un diagrama de Pareto.
.
1 a:
o
l- 20
15 --
0
10 --
80
3.4. IMPORTANCIA DEL PROBLEMA
81
3.4.3. Desde el punto de vista metodolgico
Existen procesos que son similares en las entidades del estado y en su mayor
parte estn bajo la misma normativa. Debido a que una organizacin requiere
de bienes 6 servicios para poder operar; todas las entidades necesitan
planificar sus contrataciones. El diseo de procesos que se hizo en el presente
estudio podr servir como modelo para disear los procesos de planificacin
de contrataciones en otras entidades del estado.
3.5. OBJETIVOS
a) Objetivo Especfico 1:
b) Objetivo Especfico 2:
82
e) Objetivo Especfico 3:
3.6. HIPTESIS
84
que identifican el objeto. Con el mtodo de anlisis y la sntesis se separar
el objeto de estudio en partes y, una vez comprendida su esencia, se
construir un todo.
85
CAPITULO IV:
SITUACIN ACTUAL
La entidad tiene claro que las iniciativas para el logro de los objetivos
estratgicos parte del fortalecimiento institucional. Por consiguiente, el
fortalecimiento del sistema de gestin del planeamiento de contrataciones
est alineado con la estrategia de la entidad.
87
Los Planes por Mercado son planes que describen las estrategias y acciones
en los principales destinos de promocin (mercados estratgicos) del pas.
Objetiuos
Estratgicos
Estrategias
> 1
Adiuidodes
>
PEI
Planes por Sector u
Planes por Mercado
POI
88
4.1.1.4. Alineacin de objetivos con el proceso de Planificacin de
Contrataciones
Se observa que las actividades que describe el POI son genricas y estn
referidas a gastos fijos en general. Para la efectividad de la planificacin se
necesita desglosar las actividades a mayor detalle.
89
Tabla W 1OAsignacin de presupuesto a las actividades planificadas de la UAAD para el
2014
- 0_, -. .;z r. ~ .,_ ' ~ : "" -. ~ ,..,, ,., : .-;r": '. r "'~ '~ 7'c .<;;",,. -- -~:\.c.' -.-.~ ..
Elaboracin propia
Fuente: POI PROMPER (2014)
90
Figura No 22 Organigrama Estructural de la Unidad de Asuntos Administrativos (UAAD)
SECRETARfA GEIIEAAL
''
OFICINA GENERAL DE
ADMINISTRACIN
UNIDAD DE ASUNTOS
ADMINISTRATIVOS
Elaboracin propia
Fuente: ROF PROMPER (2014)
91
conduce y controla los dems procesos de la cadena de suministro de la
entidad.
SECRETARA GENERAL
. : . ,. . . . . ..
. JEFE DE LA OFICIN GENERAL
DE ADMINISTRACIN
..
JEFE DE LA UNIDAD DE
. ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
..
ESPECIALISTA DE NORMATIVIDAD
EN CONTRATACIONES DEL ESTADO
..
1 '
ESPECIALISTA EN
PROGRAMACIN 11 J 1
ESPECIALISTA EN
PROGRMACIN (
92
Tabla W 11 Funciones del Jefe de la Oficina General de Administracin
Puesto Jefe de la Oficina General de Administracin
93
Tabla W 13: Funciones del Especialista en Normatividad de Contrataciones del Estado
94
Tabla No 14: Funciones del Especialista en Programacin 11
95
. 1
Tabla No 15: Funciones del Especialista en Programacin 1
96
La UAAD no tiene un Sistema de Control basado en herramientas de
seguimiento y medicin. Por consiguiente, las actividades del Planeamiento
de Contrataciones no estn bajo control. Debido a la ausencia de control y la
falta de objetivos los directivos no conocen si el Planeamiento de
Contrataciones est apoyando en el cumplimiento de la estrategia de la
entidad.
97
Figura No 24: Procesos Nivel O Mapa de procesos de PROMPERU
Grupos. d~ Inters
Produccin y
Comunicaciones
98
FiQura No 25: Macroproceso: Abastecimiento y Servicios Generales
Planificacin de Definicin de
Contrataciones
Contrataciones Requerimientos
Gestin de Proveedores y
Catlogo de Bienes y Control Patrimonial Gestin de Almacn
Servicios
Servicios Generales
99
Figura W 26 Diagrama de Contexto del proceso de Planificacin de Contrataciones
Oficina de
Planeamiento y POI aprobado
Presupuesto PAC aprobado, Contrataciones
PAC modificado
Cuadro de
Necesidades de
PLANIFICACIN
PAC para publicacin,
Cotizaciones
DE
CONTRATACIONES
resolucin que
aprueba el PAC e OSCE )
e
Informe de Secretaria
Formato del PAC y
Evaluacin del Ejecutiva
OSCE normas relacionadas
PAC
al proceso
100
Tabla No 16: Inventario de subprocesos de Planificacin de Contrataciones
., ,. .. -.- ...
PROCESO' ~UPPROCESO
-
01 Formulacin del PAC
PLANIFICACIN DE
CONTRATACIONES
02 Modificacin del PAC
SUBPROCESOS OPERATIVOS
t
SUBPROCESOS DE MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
,._. ...'<.<o.c.
,-r.
101
4.2.3. Mapeo de procesos
102
Figura W 28: Diagrama de flujo del subproceso de Formulacin del PAC
~
Recibe de la OPP el POI aprobado
2
Enva el formato de Cuadro de
Necesidades a la reas Usuarias
3
Revisa la informacin del Cuadro de
Necesidades y verifica concordancia
de los conceptos de gasto
4
Coordina con las reas Usuarias la
modificacin del Cuadro de
Necesidades
5
Determina si es posible consolidar los
bienes y servicios, bajo criterios
establecidos
11
Si~ 5.1 Revisa Proyecto de
Resolucin de aprobacin
onsouaa 1os 1 del PAC y determina
bienes y servicios .
No a contratar 1
j ~
1
~
.
6}-
. .
Cuadro de
consolidado
Filtra mformaCion necesidades
.,
1
ydetermina ~~
1 ~i 11.1 12
o
,------'--
..._6_.1--, Resolucin de
~o 62
1 Elimina del PAC aprobacin del PAC Conforme - -- -- -
Determina tipo ~----.....
~o
1 '
~ Si
r:------:c:--~----:c:--,--,
17 Coordina subsanacin de 1 Comunica observaciones,
observaciones con el l al Jefe de la OAJ para su
Registra informacin del Jefe de la OGA subsanacin
PAC en los formatos ele
Excel dl SEACE de OSCE 12.1
Firma Rsolucin y dispone!~
CVt l
Elabora proyecto de Resolucin 1
8 su registro, publicacin Y
distribucin
Resolucin de
de aprobacin del PAC Pa'i"---'.---L;:-::-,-,-----, 1 aprobacin del
cv~
envo al Jefe de la UADD Proyecto de
Resolucin de
c!J ~~
Fuente: Elaboracin prop1a
103
1
Figura W 29: Diagrama de flujo del subproceso de Formulacin del PAC (Continuacin)
1
C?v
Revisa proyecto de
9
<$
Crug-PAC )
aprobacin del PAC generado (formato db~ y
--._ adjunta archivo de
"--
resoluci?n (formato pd~ ..
No n el Sistema de ERI?:C
9.2 v 10.2
l E~:J
1
1
Comunica observacionel3 al Comunica observaciones
Si
J
LJ> Especialista en Programcin al Jefe de la UAAD para su 17
U para su subsanacin subsanacion
"''"'" PAC (-.lo
cb
dbt) y resolucin de .
aprobacin del PC en el
---<'"oo~
SEACE
?
~
No
+ 10.1.2
Visa proyecto. de
prime constancia de ~
1 18
cV, Proyec~~ de
Resolucron de
aprobacin del PAC
~ Institucional
l LSEACI;.
constancia de
1
registro en SEACE
1
~ .....____ Memorandum
solicitando
10.1.1
Rrma reSolucin y dispone ~
-.
~ su registro, publicacin y
distribucin 1
Kesorucron ae
aprobacin del
J Archiva. resoluciones,
constancia deregistro en :
19
cv PAC
13
. . SEACE y memo solicitando
publicacin en el Portal
"esolucion de : j
Recibe copia de la
Resolucin y deriva al Jete l
aprobacin del PAC
11
t;onstancra ae
registro en SEACE
1
de la UAAD
~ rvremoranaum
1 solicitando
\')e;
14
ub~
Recibe copia de la ResolUcin
y deriva al Especialista en
Programacin 11 Fin
104
4.2.3.2. Mapeo del subproceso de Modificacin del PAC
Los usuarios son quienes solicitan Jos cambios de acuerdo a sus necesidades
y a la coyuntura del entorno. El responsable de realizar Jos cambios en el
documento del PACes el Especialista de Programacin 11 de la UAAD. La
revisin del documento lo realizan el Jefe de la UAAD y el Jefe de OGA. La
Secretara General como rgano mximo de la entidad es el encargado de
aprobar la modificacin del PAC.
105
Figura W 30: Diagrama de flujo del subprocesode Modificacin del PAC
4
Revisa y evala el memo
Elabora memorndum de inclusin, exclusin o
solicitando exclusin, modificacin, dependiendo
inclusin de 8 y/o S o del tipo de regulacin
modificacin del tipo de 1
proceso ~
~~<te~~
1 LCE
CE No
1
4.2.2
Analiza el monto, objeto Si
y determina el tipo de
proceso
Visa y deriva al
Especialista en
Programacin ll a travs
del Jefe de la UMD
cv1
106
Figura W 31: Diagrama de flujo del subproceso Modificacin del PAC {continuacin)
14
arga archivo
modificado del PAC
generado (formato
dbf) y adjunta archivo
de resolucin
(formato pdf) en el
SEACE
Comunica
observaciones al
Especialista para su
subsanacin
1
c:V
18
Archiva
documentacin
generada
Recibe copia de la
Resolucin y deriva alt--t----- ------~f--
Especialista en
Programacin 11
e
Fuente: Elaboracin propia
107
4.2.3.3. Mapeo del subproceso de Evaluacin del PAC
Los principales insumos del subproceso son el PAC inicial del ao fiscal, y
todas las modificaciones realizadas hasta la fecha de evaluacin. El producto
del proceso es el Informe de Evaluacin del PAC, el cual se entrega a los
principales directivos de la entidad quienes vendran a ser los clientes del
subproceso.
108
Figura W 32: Proceso Evaluacin del PAC
e Inicio
1
)
Al finalizar cada Semestre
Prepara consolidado de
modificaciones del PAC con
1
1 2
Prepara reporte consolidado
de justificaciones
l
Analiza los procesos
3
6
programados vs los
ejecutados segn Recibe y revisa
parmetros definidos; as -1> Informe de
como el reporte de Evaluacin del PAC
justificaciones 1
l
Prepara Informe de
Evaluacin del PAC, que
consolida movimientos de
contrataciones
4
~ ~ 6.1
Recibe y revisa
7
1~
Revisa y analiza el
Evaluacin del PAC al Jefe f--
de la UAAD para su revisin ~ 6.2 -~ informe de Evaluacin
Comunica ; del PAC
observaciones para
su subsanacin ~i 7.1
1
Firma informe y lo 9
No presenta a 1- Convoca a reunin a los
Secretara General. rganos de la Entidad,
conduce reunin y
7.2 expone aspectos
relevahl:es del lnforrrie
Comunica
- observaciones para
su subsanacin
de Evaluacin del PAC
.y queda como acuerdo
el encargo de la
definicin de acciones
1 preventiVas y
correctivas por parte de
las reas involucradas
~
( Fin )
109
4.3. ANLISIS DEL PROCESO ACTUAL
110
Tabla W 17: Tabla ASME-VE del subproceso de Formulacin del PAC
-m~ ~
"
Paso Actividad
C)
( e :g
.a.o
(minutos) .o -~~ o e: o .o
-
.'C
,, -o 'C ~ :m ~
.~
2
Envia el formato de Cuadro de Necesidades a las reas
Usuarias.
UAAD 118 1 1
3
Revisa informacin del Cuadro de Necesidades y verifica
concordancias de los conceptos de gasto
UAAD 2,473 1 1
12
Visa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC y lo
eleva al Jefe de la OGA
UAAD 5 1
1
111
.Contador de Rec!Jrsos Tipo de.actividad Tipo de val.or
1 o
Personal
....,
o CJ qD "V' VA .e SVA
Tiempo e: e: <( o
Paso Actividad rea
(minutos)
Gl.o
.eora ~
::J
(.!)
o ( ;::ra i2 e:
:Q e: o o
'C
:ara e .... o
-o 'C !!! .2-c
-ra
U)
.!!! u .~
~~ -ra .!!!Q)
~ e: !!! :!ii> .!!! Q)
a. .t:::
1<::
'E
t'll-
>"C
u .... Q)
Q)
"C
Q)
"C
l~
Q) Q)
U)
~
U) e e(
.Q
o C:tC:
ra
Q)Cl
a. e .e
'C
.e..., .e Cf.) 8' a:: 1- UJ e( (.) Cf.j<(
ll}a. ...,Q)
Q)
...,
Q)
~
15 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PA.C OAJ 15 1 1
Visa proyecto de Resolucin y remite a Secretaria General
16 para la revisin
OAJ 5 1 1
TOTAL 8,170 15 3 3 2 2 15 5 5 o 1 16
- - - - - - - L_
4 5
Fuente: Elaboracin propia
112
4.3.2. Anlisis del subproceso de Modificacin del PAC
113
Tabla W 18: Tabla ASME-VE del subproceso de Modificacin del PAC
Personal op q o~
v VA e SVA
9
Eleva resolucin al Jefe de la UAAD para el envfo al Jefe
de la OGA
UAAD 5 1 1
10 Recibe y revisa Resolucin
Visa Resolucin y remite al Jefe de la OGA para su
UAAD 15 1 1
11 revisin
UAAD 5 1 1
12 Recibe y revisa Resolucin OGA 15 1 1
13 Visa proyecto de Resolucin y remite al Jefe de la OAJ OGA 5 1 1
14 Recibe y revisa resolucin OAJ 15 1 1
114
Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
Tiempo e e ( ...,
CD,o
Paso Actividad Area
(minutos) fl) ~o 111
o -~ i
e
O e o o
o
"'O
o ca Q;o ca._ O !!! '6
~
fl)
.ill .ill -CD 'o ; "C
ca -~ ca
~~ "C~ (]) (]) !!! e e :; i
(])
a. .e
C::..... so
::S
fl)
::>
(.)
(])Cl
.....
...,
a. e '*::>
"'O
~
"C
~
(.) (])
iR(!) o ~ (])
a: ~
fl)
UJ
f:!
< .Q
e
'E
i;Q
>-e
~c.. ...,
(]) ...,
(])
.g! e~
e ca
;~
15
Visa resolucin y remite a Secretaria General para
revisin
OAJ
Secretaria
5 1 1
22
Publica PAC modificado (formato dbf) y resolucin de
aprobacin de la modificacin del PAC
UAAD 5 1 1
TOTAL 2,224 2 10 3 5 2 14 6 3 1 12 3 9
1
- --
115
4.3.3. Anlisis del subproceso de Evaluacin del PAC
116
Tabla No 19: Tabla ASME-VE del subproceso de Evaluacin del PAC
,
-. Tipo de -~ctividad
'
<
,,,_ : Cont?~dor de Recursos - Tipo de valor
'
'
,,
,, Personal- o e:: -~ D "'V' VA
.,..~,,
e SVA
, ''
~
'Tiempo e e ,'
Paso Actividad Are a Gl-o m 'O
m i' e
',
mo
(minutos). 'lim a; o om :; 1! O
'_;j
:- e
;g:
o
'"O !!! o -"e
:2
~~ "C~ - .!!!Gl
!!! e !!! Ul' CU
iii
Q)
a.
.e!
&. C'll
1e ....
o o
''.
~
Gl
:e -~
1:~:::> .e.
~ "
o .... iC( "B' --e
Gl Cl "C .J ~ Gl
a.
Ul
w iC( ~-
' a.-o en O 1:-: ... ~ e/ ,"e
eC'II
Ul ....
wa. ...,
Gl
' -,~
8 :~
Prepara consolidado de modificaciones del PAC con el fin
1 de obtener las modificaciones publicadas en el SEACE
UAAD 50 1 1
117
4.3.4. Anlisis de tiempos por puesto de trabajo
118
No 21 sintetizamos fas obligaciones legales como requisitos de las partes
interesadas que debe satisfacer el proceso.
~-LEY; '-
PROCESO REGLAMENTO, PARTICIN -DESCRIPCIN
e__, ',, DIRECTIVA "'-
El PAC debe contener:
Ley de - Todas las contrataciones de
Contrataciones del bienes, servicios y obras que se
Estado (Aprobado Art. 8 requerirn durante el ao fiscal
mediante D.L. No - El valor estimado de la
1017) contratacin
- Tipos de procesos de seleccin
119
.,, . .. .. ........... ,., .. LEY ..... - ~- .. .,. " _, -~,--- .: ,', . (. .. >> ,,.,,,. ''""'' ...... ...
. '
-.. : PROCESO . ~REGLAMENl"O~ P~RTICIN .
":;::'.'
:DESCRIPCIN '
'. DIRECTIVA-. ..
El PAC tendr que ser modificado en
los siguientes casos:
Reglamento de la - CUando se tenga que incfuir o
Ley de excluir procesos de seleccin
Art. 9
Contrataciones del - Cuando el valor referencial
Estado difiera en ms del 25% del valor
Modificacin
estimado y por ello vare el tipo
del PAC
de proceso de seleccin.
Plazo de publicacin del PAC
Directiva W 005- modificado en el SEACE: dentro de
2009-0SCE/CD
4.6 los 5 das hbiles siguientes a la
aprobacin del PAC modificado.
120
CAPITULO V:
SISTEMA PROPUESTO
121
Tabla No 22: Cuadro resumen de mejoras
123
Auditora Interna se ejecutar semestralmente, el cual tomar como
informacin de entrada los documentos de PAC y los resultados arrojados por
el subproceso de Seguimiento y Control. El ciclo de gestin se cierra con la
ejecucin del subproceso de Mejora Continua, el cual se encargar de
implementar proyectos de mejora continua segn los resultados arrojados por
los dos subprocesos anteriormente mencionados.
t':"PBOc;~~Q
-.J-, ::
..D.~:Pl.AN.!FJ(;4CIQ~PE.CO~I'fMTAc;lpNES-::.,
~~,.--~r
- :.-:,..-,. .. , ., ,.,----~-~_;,,-.,-;,::-,;~/~-~:,;"''~~"~-'."-'.~ ".L, .. ":.:?_:~--~'":;.r
SUBPROCESOS OPERATIVOS
Cada proceso tiene un objetivo, el cual define su razn de ser. Estos objetivos
deben estar alineados con la visin, misin y objetivos estratgicos de la
organizacin. Por esta razn, primero se revis la visin y la misin de
PROM.PER; seguidamente se tom en cuenta los objetivos estratgicos de
la institucin, los cuales estn definidos en el PEI de la entidad.
124
Siguiendo la lnea del desglose de procesos del punto 4.2.1, y tomando en
consideracin los objetivos estratgicos de la entidad, se defini el objetivo
del macroproceso de Abastecimiento y Servicios Generales. Luego en base
al objetivo del macroproceso se defini el objetivo del proceso de Planificacin
de Contrataciones. En la Figura No 34 se presenta el desglose de objetivos:
desde la visin hasta el objetivo del proceso de Planificacin de
Contrataciones. Con esto se garantiza la sinergia en el desarrollo de las
actividades.
VISIN
1
....
MISIN
1 1
....
OBJETIVOS
1
ESTRATGICOS
PROMPER
1 1
Contribuir
efectivamente al
crecimiento sostenido y
Contribuir
+
efectivamente al
__
Contribuir
crecimiento sostenido y efectivamente a mejorar
descentralizado de las la imagen del pas a
divisas generadas por descentralizado de las
exportaciones con valor nivel nacional e
Turismo y el flujo de internacional
turistas nacionales agregado
Macroproceso:
OBJETIVO
I 1
OBJETIVO
1 1
Proceso: Planificacin Planificar las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios
de Contrataciones con el fin de garantizar la oportuna atencin a los rganos y unidades
orgnicas de la entidad; en la calidad, cantidad y oportunidad
requerida.
,' ""
su,bproc-eso , .,, ,, " '" . ' :
Objetivo.
126
5.5. DESCRIPCIN DE LOS SUBPROCESOS OPERATIVOS
127
Tabla No 25: Resumen de cambios del subproceso de Formulacin del PAC
Cambi en
Denominacin de la actividad
ITEM las Justificacin del cambio
modificada
actividades
128
Figura No 35: Diagrama de caracterizacin del subproceso de Formulacin del PAC
129
Figura W 36: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Formulacin del PAC
e Inicio )
l 1
Recibe de la OPP el POI
aprobado
2
Recibe de OPP el Cuadro de
Necesidades de Bienes y
Servicios
~ 3
Determina si es posible consolidar
los bienes y servicios, bajo
criterios establecidos
,---J
Es
Si
osible?
l
Consolida _l~s bienes
3.1
1
~ y 8
No y SeiVICIOS a Revisa Proyecto de
l 4
contratar
1
Cuadro
consolidado de
Resolucin de aprobacin
del PAC y determina
Filtra
~_j necesidades 1
1~
informacin y
determina ~------
~5
9
~ 8.1
- ll proyecto de Resolucin f- Revisa Proyecto de
remite a Secretara --~o Resolucin de aprobacin
~ 4.1
No 1 General para revisin del PAC y determina
N.fo 4 _2 f Elimina del PAC J Proyecto de 1
~
Resolucin de
Determina tipo
de proceso ~~
~ 5
8.2 ~o 9.2 1
Comunica observaciones, Si
Coordina subsanacin de
Registra inf6rmacin-cteJ 4 observaciones con el Jefe ~ ; - al Jefe de la OAJ para su
PACen los formatos de de la OAF subsanacin
Excel del SEACE de OSCE
9.1
C9--- 6
Firma Resolucin y disponeb
su registro; publicacin Y
distribuc . Resolucin de
Elabora proyecto de Resolucin
de aprobacin del PAC Para aprobacin del
envo al Jefe de la UADD 1
PACfirmada
Proyecto de
1~
~~ \V
Resolucin de
130
Figura W 37: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Formulacin del PAC
(Continuacin)
11
1~
aprobacin del PAC
12
7.2
Comunica observaciones al
Especialista en Programacin 11 14
para su subsanacin
Imprime constancia de
registro del PAC y solicita
a la UTIN, la publicacin
del PACen el Portal
10
Memorndum
solicitando
publicacin en Portal
..,
(~~F-in_ _)
131
En la Tabla No 27 se muestra la Tabla ASME-VM del subproceso optimizado
de Modificacin del PAC; las actividades que se eliminaron estn
sombreadas. El tiempo de ciclo del subproceso de Modificacin del PAC es
3,227 minutos, equivalente a 6. 7 das de 8 horas laborales.
132
Tabla W 27: Ta'bla ASME-VM del subproceso optimizado Formulacin del PAC
Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
Personal VA 1 C l SVA
Tiempo
e <( o
~
C:c:;
~
Paso Actividad Are a Ql O .(.') :g
(minutos) m-
_.o o .!!l-
m!!!
e:
O e:
>() !!! o 'C
m
oo
e"E >"
~~ ..!!l ..!!l .... Ql '
:iii -~ Cij:2
J
..!!l Ql
.::: lt::
.!!l 1!! e: !!! c.
o 111 Ql Ql
Ql
~ ~ ...o 8
<(
e ~~
enlil~
~ Ql "C f/l
Q)Cl "C "C c. w
a. o ~ ~ o ii<(
f/l ~
wo.. ..., . ...,Ql ...,
Ql
~
Recibe de la OPP el presupuesto del POI UAAD 1 5 '*
1 ~-~
Enva elformato de cuadro de Necesidades a las Areas
l.usurias. :.. ,;~~9; J.;;.s1 1-8 .i 1-- 1-- 1rr;_
.,
,;-.,
. -~;.,.:;,.,.
' . ~
:.
' ,
' ' r. . :1
. : ... :1.
., 1
"--~..
' 1
. J(;/:~~. ~ ~-> /~.: , ~:.'!
2
Recb~ de OPP el Cuadro de Necesidades de Bienes y UAAD
Servicios
1 30
Determina s es posible consolidar los bienes y servicios,
3 bajo criterios establecidos
UAAD 1475
4 Consolidar los bienes y servicios a contratar UAAD 590
Filtra informacin y determina s contratacin es menor a
5
<=3UIT
UAAD 20
6 Determina tipo de proceso UAAD 480
7
Registra informacin del PAC en los formatos de Excel del
SEACE de OSCE
1 UAAD
480
8
Elabora proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC
Para envio al Jefe de la UADD
1 UAAD 30
9 Revisa proyecto de Resolucin de aprobacin del PAC UAAD 15
Visa proyecto de Resolucin, remite a Secretaria General
10 y entrega una copia al Jefe de la OGA
UAAD 5
;, 1Revs~_proyecto deResoluc~ de lprob~qin del PA~ LPGAJ ',15 !>" 1:
~- 1'
~..
.- -
/ 9;_ ~ ,., .
.: 1
1
133
Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
Personal VA e SVA
e
.:::.:::
~ o
""")
Tiempo
~ ~
Paso Actividad Are a Ol-e "C
m .:::
(minutos)
-m~ o -~~
O .:::
'()
o
"C ~ o 'ti
m e ... o
..2-c
-m .!!! -O>
"j ; ..\1! .:::: ..:: m-
~~
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0'- Q)
Q)
"C
Q)
"C
1!1.:::
o Q) Q)
c. Q) ~ m
w
c.
~ .<(
...o o <=<=
~e:>
Q)Cl "C <( (.)
o 0:: 1- i:i)<(
c. o
m ...
wc.. J!! ~ ~ ~
.9:! """) """)
12
Visa proyecto de Resolucin y remite a Secretara General
para la revisin
OAJ 5 1 1
;;;.:~_.;.,.;_';-:%~./~., ..
: .. ;
15 Porgramacin
UAAD 2 1 1
19
Imprime constancia de registro del PAC y solicita a la
UTIN,Ia publicacin del PACen el Portal Institucional
UAAD 10 1 1
20
Archiva resoluciones, constancia de registro en el SEACE
y memo solicitando publicacin en el Portal
UAAD 15 1 1
TOTAL 3,227 13 3 o 2 2 12 3 4 o 1 15 2 3
-.
Fuente: Elaboracin propia
134
5.5.2. Descripcin del subproceso de Modificacin del PAC
135
Figura No 38: Diagrama de Caracterizacin del subproceso de Modificacin del PAC
136
Figura W 39: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Modificacin del PAC
( Inicio
~ 1 4
Determina Revisa y evala el
1 necesidades de memo de inclusin,
modificacin exclusin o
-1>
~
modificacin,
2
dependiendo del tipo de
Elabora memorndum regulacin
solicitando exclusin,
~
inclusin de 8 y/o S o
modificacin del tipo
de proceso F ulaci .
Memorndu~
1
1
3 LCE
Recibe y revisa -~
J
~1
memorndum PAC?
1
1
~
CE No
1
.. 4.2.2
1 Analiza el monto, objeto ISi
y detemtina el tipo de
~o
1
proceso
~ 5
reas Usuarias Si
""""" y mo<Ufioa) -
~ cv
- el PAC (fomtato
deExcel)
Visa y deriva al
Especialista en
l
Babera resolucin de
6
Programacin 11 a travs
. del Jefe de la UAAD
l Memorndum
aprobacin de
modificacin n<>l PAI"'
! Resolucin d~
yt 9
aprobacin 1 Rec1.be y reVJsa
. 1
~~- t
1
7
Resolucin
Resoluc1on de
~-S- d~l~
1
delaUAAD
~
Rewlin
aprobacin eommmo.
5 No
" 9.2
Coordina
subsanacin de Si
observaciones con el
Jefe de la OGA
1
Visa resolucin y
9.1
cV
Fuente: Elaboracin propia
137
Figura No 40: Diagrama de flujo optimizado del subproceso de Modificacin del PAC
(Continuacin)
12
Carga archivo
modificado del PAC
generado (fomiato dbf) y
adjunta archivo de
resolucin (formato pdf)
eneiSEACE
Carga archivo
modificado del PAC
generado (formato dbf)
adjunta archivo de
resolucin (formato pdf)
en el Sistema de Eru::'--.L.....-
14
1 1
11 Resolucin de
'1' aprobacin firmada
Recibe copia de la
Resolucin y deriva al
. Especialista en
Programacin 11
138
En el ANEXO 3 se detalla el desarrollo de las actividades del subproceso de
Modificacin del PAC por medio de un procedimiento.
De las 21 actividades, ahora 11 agregan valor, que representa el 52% del total
de actividades; 8 no agregan valor, que representa el 38% del total de
actividades; y 2 son actividades destinadas al control, que representa el10%.
139
Tabla W 30: Tabla ASME-VM del subproceso optimizado de Modificacin del PAC
Personal o p q D v VA e SVA
~
Tiempo c:'c:
Paso Actividad Are a Gl.o ~ e: o
(minutos) !9 o o -~ ~ O
(ll
e: o
~
1/1
o Qic !!! o
;: 1/1 (ll
.!!1 .!!! -Gl 'o
O
"C
111 .:::
~~ "C~ o
Q)
111 Q) !!!e: !!! :; 'i c.. .e: IC: o
Ql
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Ul
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Q) Q)
0::
!!!
1- w <( ...
.9
~e: ~=e
({la.. Ql ..., ..., ~ 8
e:
c::;
(ll
2
Elabora memorndum solicitando exclusin, inclusin
de B y/o S o modificacin del tipo de proceso
Usuarios 174 1 1
140
-Tiempo
Actividad. (minutos) o
"C !'Ql!! o
. al' .<:!:
iii ..e:
-~ !::!
~ w <(
del PAC generado (formato
archivo de resolucin (formato dbf) en el
141
5.5.3. Descripcin del subproceso de Programacin de Contrataciones
-
ao correspondiente
POI aprobado - Cronogramas - Reporte Consolidad de Justificaciones de
las Areas Usuarias
Documentos a consultar Recursos Indicadores
- Ley de Contrataciones del Estado y su - Personal de la UAAD - Costo de programacin del PAC
Reglamento -- Equipos de cmputo -
-
% de actividades dentro del plazo
- Directiva W 005-2009-0SCE/CD Sistema Apex y Sistema de ERP % de contrataciones urgentes
Fuente: Elaboracin propia
143
Figura W 42: Diagrama de flujo del subproceso de Programacin de Contrataciones
e Inicio
J
~ 1
;
Revisa actividades del F'AC,
especficamente el objetivo y plaZo de.
ejecucin por tipo de contratacin
2
Realiz programaCin de los procesos
de selecCin eri archivo digitl y prepara
. infonnacin sobre la programacin por
cada rea Usaria' .
1 3
De .acuerdo a la programa:iri comunica
va carreo electrnico las Areas
US~Jarias la programacin de las
4
contrataciones por cada perodo
Toma ccino:imiento y evala si
. se requiere realizar
reprograll)adn de.
contrataciones
'
Requiere
!Si ajustes?
5 ., 4.1
Toma ccinbcimiento; reli.za ajustes en Comunica rieeesidades de ,
coordinacin con las reas Usua~as y reprogramain al Especialista
enva, vfa correo electrnico, aiArea No
. . . UsiJaia . . 'en Programacin 11_ de la UAAO.
1
~ 6
7 Prpra los TDR. Er y
Da seguimiento a cumplimiento de la . genera SBS, segn la
programacin de .las contrataciones de .programacin, considerando
.un percido c1eterm1nado ''- . los plazos de ejecUcin por
tipo d contratacin
11 7.2
Coordina con las Areas
Usuarias para que estas
A
inicien la elaboracin de
eeumple los TDR ETy las SBS
No~
ogramoo co~spi>ndients ~las
actividades
Si prOgramadas para ese
1
peroclo
:t
e Fin )
144
Tabla W 32: Tabla ASME-VM del subproceso de Programacin del PAC
145
5.6. DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL
146
5.6.1.1. Indicadores de desempeo del proceso de Planificacin de
Contrataciones
147
proceso, producto y satisfaccin del cliente. En la Tabla No 34 se muestra los
indicadores desagregado por subproceso y perspectiva.
148
5.6.1.3. Diseo del Tablero de Control
149
Tabla W 35: Tablero de Control del Proceso de Planificacin de Contrataciones
PROCESOS
.. . '
; .
. . : IN,DICADORES .. ~ . ' ;
'.
. . .
'
META .
GRUPO DESCRIPCIN DESCRIPciN . FQRMUL,l\. " UN.IDAD.
' .. . .: .. .. .. < L (2013) (2014) (20S) (2016)
'
Fiabilidad de la
= (Nmero de modificaciones del PAC) Unidad 17 15 13 11
planificacin
= (Tiempo de ciclo de formulacin) + (Tiempo de
Planificacin de
oen contrataciones
Tiempo de Planificacin ciclo promedio de modificacin) x (Nmero de Da 95.4 75.5 66.3 57.2
UJ modificaciones)
(.)
o0::: Costo de Planificacin
= (Costo de formulacin) + (Costo de
Soles
S/. SI. S/. S/.
ll. modificacin) + (Costo de programacin) 20,725 23,743 21,753 19,763
Costo de formulacin del = (Nmero de horas utilizados en la formulacin) Nuevo S/. SI. S/. S/. 1,320
PAC x (Costo promedio por hora-hombre) Sol 3,470 1,384 1,362
en
o Horas laborales extras = (Nmero horas hombre pasada las 6pm,
>
~
utilizadas en la sbados, domingos o feriados utilizados en la Hora 6 4 2 1
formulacin formulacin)
UJ
ll. Cumplimiento de plazos
o Formulacin del en la recepcin del
= (Nmero de usuarios que entregaron a
% 70% 80% 85% 90%
en tiempo)/(Total de usuarios) x 100%
o
en
PAC Cuadro de Necesidades
UJ
(.) % de presupuesto incluido =(Presupuesto del POI)/(Suma de montos del
o % 80% 85% 90% 92%
0::: en el PAC PAC) x100%
ll.
r:a Cumplimiento de plazos = (Nmero de das de retraso en la entrega del
:l
en de entrega del PAC PAC)
Das o o o o
150
. . ;. PRPGESOS.,,, . i' ....
'
/. } . J' .... ' >: .. L' .. .... ;~JNDI(;ADORES,: . ::L. ' / ' ' : .. ;: :. ,
.
.. :i .,. .::. c. .:;. '::
. >.'. . :.:..."
. . .. ; . ~~ ; 'j.~.
;.dRPJ~[:
e
'. > .. ; .t . . . . .. . .. ACTUA" META:: MET.A:;. META::
;EsCRIPC}Ni OES9_R,IP~.t9~ . .
';;: : .. ;:.. :> :, .. ~, . , j:i F?RMU~ : ,; . ' _ > >:: . . ). ; .:; ' UNIA:r
,,'~ :)
'~
V<2o13>: .. (~0:1~)' (2t5t.: ::(20~6)
Tiempo de modificacin = (Nmero de das utilizados en una modificacin
Das 78.2 69 59.8 50.6
Modificacin del del PAC del PAC) x (Nmero de modificaciones en un ao)
PAC Costo de modificacin del = (Costo de una modificacin) x (Nmero de Nuevo SI. SI. SI. SI.
PAC modificaciones en un ao) Sol 17,567 14,925 12,935 10,945
SI. SI. 8,900
Costo de programacin =(Costo de programacin de un centro de costo) Nuevo $1.
del PAC x (Nmero de centros de costo) Sol
- 9,204
9,050
151
5.6.1.4. Descripcin del subproceso de Seguimiento y Medicin
Para el control del proceso se comparar el valor de los indicadores con los
objetivos que se definieron durante la planificacin. En caso que se cumpla
con los objetivos se continuar con el ciclo; semestralmente el subproceso de
mejorar continua evaluar las posibilidades de estandarizacin con la finalidad
de conservar los resultados. Sin embargo, en caso de observar desviaciones,
el dueo del subproceso tomar las acciones necesarias para corregir la
desviacin. Estas acciones correctoras se implementarn segn los
procedimientos del subproceso de Mejora Continua.
152
Figura W 43: Diagrama de caracterizacin del subproceso de Seguimiento y Medicin
..
Requisitos Metodoloaas v Herramientas - Formatos y Registros.
- Manual de Procesos - Tcnicas estadisticas de procesamiento de
datos
-
-
Tablero de Control
Registro de Acciones
Correctivas/Preventivas
- Registro de Acciones de Mejora
Documentos a consultar Recursos Indicadores
-- Plan Operativo Institucional
Planes de Sector
- Personal de la UAAD - Cumplimiento del plazo de entrega del
Tablero de Control
- Plan Estratgico Institucional
-- -
153
Figura W 44: Diagrama de flujo del proceso de Seguimiento y Medicin
e Inicio )
1
,, 1 2
1
Registra Jos datos
l- -~ Recolecta los datos
1
1
Procesa los datos para
3
~
Elabora l Tablero de
Control
4
l--- ---~
5
Analiza el Tablero de
Control
Decide ejecutar el
7 +.~0 J
~--cv
cb
Fuente: Elaboracin propia
154
Tabla W 36: Tabla ASME del subproceso de Seguimiento y Medicin
e: o o
Tiempo o :2
~ns
Qj '0 't:l
Paso Actividad rea Q)' e: 't:l
(minutos) 't:lo r:::: o '5 ns
-m
~ 8
't:I!U
16~
O
'
~
O
:!li>
't:l
ns
~
Q)
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o
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...
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c..
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5ns
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't:l
.1!1
Q)
! ~ 1- w <( .ens
>
(.) (ij
>e:
"')
5
Unidad de
2 Recolecta los datos Racionalizacin
60 1 1
Unidad de
3 Procesa los datos para obtener los Indicadores
Racionalizacin 300 1
1
Unidad de
4 Elabora el Tablero de Control Racionalizacin 250 1
1
TOTAL 1,360 2 4 5 1 5 1 1
--------
155
Tabla W 37: Tiempos en la ejecucin del subproceso de Seguimiento y Medicin
>" ''' ,,,,
Cargo ",
Tiempo.
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos 320 min
Unidad de Racionalizacin 640 min
Personal del proceso 400 min
Total 1,360 min
Fuente: Elaboractn propta
156
F' w 45:0' d - . -terizacin del de Evaluacin del PAC v Auditarla lnt'
Nombre del Proceso Responsable del Proceso
Proceso de Evaluacin y Auditarla Jefe de la UAAD
Objetivo del Proceso Alcance del Proceso
Analizar el cumplimiento del PAC, as! como las modificaciones que ha Desde la elaboracin, aprobacin y difusin del Programa Anual de
tenido.. Adems, verificar el cumplimiento de las disposiciones del Sistema Evaluacin y Auditarla hasta la revisin del estado de las acciones
de Gestin. correctivas y/o preventivas que se toman producto de los hallazgos.
Entradas Salidas
Proveedores . Subprocesos 1 Actividades Clientes
(Materiales /Insumas) (Producto 1 Servicio)
}.;> Usuarios }.;> Plan Anual de 1. Evaluacin del PAC }.;> Informe de }.;> Jefe de la UAAD
}.;> Subproceso Contrataciones (PAC) 1.1. Evaluacin de las contrataciones Evaluacin del PAC }.;> Unidad de
Formulacin del aprobado y publicado 1.2. Elaboracin del.lnforme de }.;> Informe de Racionalizacin
PAC (inicial y modificaciones) Evaluacin del PAC Auditarla Interna }.;> Directivos de la
}.;> Subproceso de }.;> Memorndums solicitando 1.3.ldentificacin de No Conformidades u organizacin
Modificacin del modificacin del PAC Oportunidades de Mejora }.;> Proceso de Mejora
PAC }.;> Manual de Procesos 2. Auditora Interna Continua
}.;> Subproceso de }.;> Registros 2.1. Ejecucin de la Auditarla
Programacin del 2.2. Elaboracin del Informe de Auditarla
PAC Interna
2.3.1dentificacin de No Conformidades u
-
Oportunidades de Mejora -----
- Ley de Contrataciones del Estado y su - Sistema eApex y Sistema ERP - Cumplimiento del plazo de entrega del
Reglamento - Auditores Internos Informe de Evaluacin del PACe Informe de
- Directiva W 005-2009-0SCE/CD
-- -- - - - -- ---- ---
Auditora Interna
- !
157
Tabla No 38: Resumen de cambios del procedimiento de Evaluacin del PAC
158
Figura W 46: Descripcin del procedimiento de Evaluacin del PAC
e Inicio
1
)
Al finalizar cada Semestre
? 1
Revisa informacin del PAC y
filtra informacin obteniendo
las modificatorias publicadas
eneiSEACE
~ 2
Prepara reporte consolidado
de justificaciones
l
Analiza los procesos
3
programados vs los
ejecutados segn parmetros
definidos; as como el reporte
de justificaciones
1
Prepara Informe de
4
~
Presenta Informe de
Evaluacin del PAC al Jefe de -
la UAAD para su revisin
. Si
6.1
Visa informe y enva
Secretara General, y una
copia al Jefe de la OGA
1
No
'-------------.,.
6.2
1 7
1
Identifica No Conformidades u
8
Oportunidades de Mejora
e
l
Fin )
159
A continuacin analizaremos los tiempos y las actividades del procedimiento
mejorado de Evaluacin del PAC, para ello utilizaremos la Tabla ASME-VM
160
Tabla W 40: Tabla ASME-VE del procedimiento de Evaluacin del PAC - Mejorado
o o
1 Tiempo 1 5j e: ~ o "'O
Paso 1 Actividad 1 rea
(minutos) .l!l
mm
: o 111
't:-
m!!!
e:
O
'jj
e:
o
o
"'O !!! o
.:::
:2
'ti
m
'5
m
IC:
'ftjE
-m -mm ..!!!
m ~~ e:g_ :!ii> m
iii
m
c. .e: oc:
<( "e:o <(
o
----,---,
u .... u m m. !!! m !::!
'ti
w
~
m
~
'ti (.)
c. e
C>
~(9 o 0:: t- <(
~Yja.
.em J!1m
"")
"") > e:
5
--- ---------
1
Prepara consolidado de modificaciones del PAC con el fin de
1 obtener las modificaciones publicadas en el SEACE UAAD 50 1
1
5
Presenta Informe de Evaluacin del PAC al Jefe de la UAAD para
1 su revisin UAAD 1 5 1 1 1 1 1 1 1 ,. 1 1 1 1 1 1
TOTAL 4,760 5 2 o 2 6 2 1 6 1 2 1 2
162
Figura W 47: Diagrama de flujo del procedimiento de Auditora Interna
Unidad de
Auditor Interno (Uder) Eql..iipo Auditor . Jefe de la UAAD
Racionalizacin
e Inicio
~ 1
[. Elabora el Programa
Anual de Auditora Interna
~ 2
Coordina con Jos
responsables de reas
involucradas, la(s)
feclla(s) y hora(s)
l
1Selecqiona a las per.>onas
3
Revisa documentacin
7
pertinente
que participarn como
Auditores Internos
~
Nombra a un Auditor
4 l
Realiza una reunin de
8
Auditan el proceso y
9
Interno como lder para Apertura con el personal -~1> proceden a recoger
que dirija el proceso involucrado evidencias objetivas
1
~
Prepara Plan de Auditora
5
l 10
Informa al per.>onal
Interna auditado .los hallzgos
encontrados durante el
~ 6
proceso .
Comunica el Plan de
Auditora Interna al _
1
per.>onal involucrado en el
proceso
1
Elabora el Informe de
11
Auditora Interna
Recibe y revisa el
13 l
Presenta Informe de
12
Auditora Interna a la
Informe de Auditora
Interna
re- -
Unidad de
Racionalizacin
14
Conforme? Revisa y analiza el
-1> Informe de Auditora
~ 13.1 Interna
~ Comunica
observaciones para su
subsanacin 1 1
Identifica No
15
Conformidades u
~ 13.2 Oportunidades de
Mejora
1 Visa informe y enva alj-
Jefe de fa UAAD 1
'l
e Fin )
163
En el ANEXO 7 se detalla las actividades del procedimiento de Auditora
Interna mediante un procedimiento.
Cargo'<' . ':
:,...;-.::--:.,,,
'
' ,, ..;_. > .,_~_.7~.
' .. ;.
. ._ ,, . ,,,.._
nempo ,--.,.::.'
164
Tabla No 42: Tabla ASME del procedimiento de Auditarla Interna
'
~ ' ' :., ,: ' Personal--
'
,_
",,'
o c::::r e D f7 VA e svA
o o
.. ,
, .Tiempo~ ,: .g ... . .'~
~:
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Paso Actividad rea
'(minutos) ~~
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"..::. .. (.)
:~o
~- w .e 0:: 1- .9 ~
ra ~
..,Cll
.
0::: e
' C
Elabora el Programa Anual de Evaluacin y Unidad de
1 Racionalizacin
120 1 - 1
Auditorla Interna
Unidad de
2
Coordina con los responsables de reas
involucradas, la(s) fecha(s) y hora(s) Racionalizacin
60 1 1
Unidad de
3
Selecciona a las personas que participarn como
auditores internos
Racionalizacin 30 1 1
Unidad de
4
Nombra Auditor Interno como Uder para que dirija el
proceso Racionalizacin 30 1 1
Unidad de
6
Comunica el Plan de Auditarla Interna al personal
involucrado en el proceso Racionalizacin
30 1 1
1
8
Realiza Reunin de Apertura con el personal
involucrado
Equipo Auditor 60 1 1
9
Auditan el proceso y proceden a recoger evidencias
objetivas de las mismas
Equipo Auditor 480 1
1
1
165
. Contador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor
o o e D ::.
'.
Personal.
.,
"'1,
.. }
,,
~,"
.Tiempo e: e o
0 ..
"C'
~.
Paso Actividad rea 'Q) : (
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.. .. .1 '(lllinuto~) ,"C m "C m
-o : o o ' :g m
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'
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1!!
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"C
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~
"C e( (.)
~
-~
::> ' O' e( 1-
~ w -
'
.L- . ,., i .,, .-- :
-,
los hallazgos
10 Informa al personal auditado
encontrados durante el proceso
Equipo Auditor 30 1 1
17
Identifica No conformidades u Oportunidades de
Mejora
Jefe de la UAAD 120 1
1
TOTAL 1,475 8 5 2 2 13 3 1 11 3 3
--~
166
5.7. MEJORA CONTINUA DEL PROCESO
167
En la Tabla No 43 se muestra los criterios de priorizacin de las categoras
Impacto e Implementacin. Cada criterio tiene tres escalas de medicin. Se
asign un peso de 35% para Jos criterios de impacto y 30% para Jos de
implementacin.
.-
Valor (19%)
. " '
1 '
. .~ ~ ' ' ' .:,
'
Satisfaccin Estado de Existe el Retorno sobre la inversin
Criterio
del cliente gravedad proceso?
3: Poco 3:Aito 1: No 3:Aito
Escala 2: Regular 2: Regular 0: Si 2: Mediano
1: Alto 1: Bajo 1: Bajo
Elaboracrn: Propra
168
total del proceso, se multiplic la puntuacin del subtotal de cada categora
por su respectivo peso.
~~
t:
Cl)
Proceso
-- i~
Cl)s
~l
"'O Qi('-
..... . -8l - -
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q_
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-E
::S ::S
z Cl) 1- -
t: Cl) ....:1 Cl) O::: .!S Cl)
Formulacin '.
del PAC
3 3 6 2 2 4 3 2 o 5 3 3 '4.75
_._ .. ...
..
Modificacin
del PAC
2 3 5 2 2 4 3 2 o 5 3 3 .4::4.
Programacin -~ '""' _, ~-;. '\<
de 2 3 5 2 3 5 3 3 1 7 2 2 :4:95
'>v, "e",
contrataciones
Seguimiento y
1 1 2. 3 3 6 2 3 1 6 1 1 3:85
Medicin
.-r
..
Evaluacin del
PACy
1 1 2 3 3 6 2 2 1 5 1 1 3:65'
Auditora
Interna
Elaboracrn: propra
169
Figura W 48: Lista de priorizacin de subprocesos para la mejora
1. Programacin de Contrataciones
2. Formulacin del PAC
3. Modificacin del PAC
4. Seguimiento y Medicin
5. Evaluacin del PAC y Auditora Interna
Jefe de la UAAD
Especialista en Programacin 11
Especialista en Programacin 1
Especialista de Normatividad en Contrataciones del Estado
Especialista en Desarrollo Organizacional 11
170
5. 7 .3. Subproceso de Mejora Continua
171
.. No -
.. - -- -- --- - --. del sub ----- de
-- M
-- - -
i
Nombre del Proceso Responsable del Proceso
1
Proceso de Mejora Continua Jefe de la UAAD
Objetivo del Proceso Alcance del Proceso
Implementar acciones para mejorar la efectividad de los procesos Desde la deteccin de una No conformidad u oportunidad de mejora
hasta la verificacin de la efectividad de la accin implementada
Entradas . Salidas
Proveedores (Materiales/ Subprocesos 1 Actividades (Producto 1 Clientes
lnsl.lmos) Servicio)
~ Usuarios ~ Quejas y 1. Identificar No Conformidades u Acciones ~ Acciones ~ Jefe de la UAAD
~ Proceso Formulacin Reclamos de Mejora Correctivas y/o ~ Unidad de
~ Proceso de ~ Informe de 2. Implementar Acciones Correctivas y/o Preventivas Racionalizacin
Programacin Evaluacin y Preventivas ~ Acciones de ~ Proceso Formulacin
);o> Proceso de Auditor! a 3. Analizar el resultado de los procesos Mejora ~ Proceso de
Evaluacin y Auditorfa ~ Tablero de Control 4. Identificar problemas Programacin
~ Proceso de ~ Sugerencias del 5. Identificar causas ~ Proceso de
Seguimiento y Control personal de 6. Identificar alternativas de solucin Evaluacin y Auditorfa
procesos 7. Implementar acciones de mejora ~ Proceso de
_proveedores B. Actualizar el Manual de Procesos Seguimiento y Control
!
Reglamento Correctivas/Preventivas implementadas
- Normas complementarias relacionadas con - Nmero de Proyectos de Mejora
el PAC (OSCE) Implementadas
- Manual de Procesos - % de mejora de la eficacia del proceso de
- - -
Planificacin de Contrataciones 1
172
5. 7.3.1. Procedimiento de Mejora de Procesos
173
Figura W 50: Diagrama de Flujo del procedimiento de Mejora de Procesos
e Inicio
1
)
Al finalizar el semestre
~ 1
Recolecta informacin de los
Tableros de Control, Informe de
Evaluacin del PAC, Informe de
Auditora Interna y Registr de No ~ 2
Conformidades Analiza los resultadoS del
proceso y la efectividad del
Sistema de Gestin durante
el semestre
~ 3
Identifica problemas y los
prioriza segn su
importancia
~
Identifica y evala las
causas de los problemas
4
yt 5
Propone alternativas de
solucin como proyectos de
mejora
7 1
Evala los proyectos de
6
Planifica la implementacin l.
de los proyectos de mejora r mejora y selecciona aquellos
que se va implement<!r
1
L __ f--------1>
Implementa los proyectos
de mejora en coordinacin
con el personal del proceso
8
1 9
Evalua la necesidad de
10
1
~
estandarizar las mejoras
implementadas mediante la .... Si
actulizacin del Manual de
o
Procesos No
1 11
<~>-Si
~
~1
Actualiza el Manual. de
Procesos
l No ~e
1
:!
Fin )
174
Tabla W 47: Tabla ASME-VM del procedimiento de Mejora de Procesos
,. !' , . ,Contador de
J
Tipo de ctivldad . Tipo de valor
" Recursos
'.
-, Personal
o c:::J e o~ 7:.- VA. e SVA
Tiempo e e o
e-- . '
o
o
:2
Area.,;
-~
Paso Actividad O
"
(minut~s) Q)'j ar. , e:
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o 5
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0:: ~
"t/)'
.. W <( 5_ o
::::1 'j
ca ~ o >
'' '
,,,. '
Recolecta informacin de los Tableros de Control, Informe de
~ :' 0::
'*
'"'l
C'
W,- ,, >- r:::
C
2
Analiza los resultados del proceso y la efectividad del Sistema
de Gestin durante el semestre
UAAD 240 1 1
6
Evala los proyectos de mejora y selecciona aquellos que se
va implementar
Equipo de
Mejora
250 1
1
8
Implementa los proyectos de mejora en coordinacin con el
personal del proceso
UAAD 350 1 1
1
9 Verifica la efectividad de las mejoras implementadas
Equipo de
Mejora
120 1 1
10
Evala la necesidad de estandariza las mejoras
implementadas mediante la actualizacin del Manual de
Procesos
Unidad de
Racionalizacin
20 1 1
i
TOTAL
120
2,120 3
1
6 3
8 3
1
2 1
8
-----
176
Adems,. en el ANEXO 9 se detalla las actividades del procedimiento de
Acciones Correctivas o Preventivas mediante un procedimiento.
177
Figura W 51: Diagrama de flujo del procedimiento de Acciones Correctivas o Preventivas
( Inicio. )
l
Identifica fa No Conformidad y
1
2
Rgistr y.codificara No
comunica:a.la Unidad de - -
Conformidad
Racionalizacin
1
Identifica y evala las causas
3
de 1a No Confrmiadad.'
~ t
Propone alternativas de
4
Sele.cciona la Accin
5
6
Planifica la implementacin
1
de las Acciones Correctivas o
Preventivas
...1 7 8
Verifica fa'efectividadfas
Implementa fas Acciones
Acciones Correctivas o
Correctivas .o Preventivas
Preventivas implementadas
~+QJ i
( Fin )
178
Tabla W 49: Tabla ASME-VM del procedimiento de Acciones Correctivas o Preventivas
Contador.de
Recursos r
. 1po.de act'ld.d
IV a
r
, 1po de valor ,
e
'C :=
~
111 111
g -
111 O
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- 111
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111
. (.)
>
111
.. ; Ir ~ > c3
Identifica la No Conformidad y comunica a la Unidad de Personal del 4
1 1
Racionalizacin Proceso 1
TOTAL 63 3 8 1 6 2 6 1 1
179
5.8. DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS PARA LA PLANIFICACIN
DE CONTRATACIONES
La revisin del Manual de Procesos estar a cargo del jefe del proceso, es
decir del jefe de la UAAD. La revisin estar a cargo del Jefe de la OGA. para
la conformidad del documente, este debe ser revisado anualmente. Cada vez
que se revise el documento se debe actualizar el mismo, cambiando el nmero
de versin y la fecha de vigencia del mismo.
5.8.1. Objetivo
5.8.2. Alcance
5.8.3. Estructura
Las directrices de gestin son los elementos gua para la toma de decisiones.
Se les hace referencia durante la planificacin, la ejecucin y el control de las
actividades de los subprocesos. Las directrices de gestin estn conformadas
por los objetivos, polticas y normas. Para el caso del proceso de Planificacin
181
de Contrataciones, los documentos directrices estn conformado por los
siguientes:
Objetivo
182
- Alcance
Documentos a consultar
Glosario de trminos
Definiciones
Condiciones bsicas
Condiciones especficas
Descripcin del procedimiento
Registros
5.8.3.4. Registros
Con la ejecucin de los procesos se generan datos, estos valores deben ser
almacenados en algn medio. Los datos se procesarn para convertirse en
informacin til en la toma de decisiones. Por consiguiente, los registros es un
insumo principal del Sistema de Control. El manejo de estos documentos debe
garantizar la integridad y fiabilidad de la informacin que guarda.
PROMPER por ser una entidad gubernamental est regulada por Leyes,
Decretos Supremos y Normas. La OSCE establece los mecanismos para
planificar las contrataciones, estos mecanismos son aplicados en todas las
entidades del Estado. Por lo tanto, el dueo del proceso debe tener
183
identificado, ordenado y actualizado los documentos externos que afectan la
gestin del proceso.
5.9.1. Responsabilidades
184
5.9.2. Fases de Implementacin
185
3. Adecuacin de ambientes
186
6. Seguimiento mediante el Tablero de Control
Una vez implementado el Sistema de Gestin por Procesos; es decir, una vez
que se hayan ejecutado los subproceso operativos, se pasa a la recoleccin
de datos para verificar sus resultados. Los datos se procesan para convertirse
en informacin til. Los resultados se mostrarn mensualmente mediante el
Tablero de Control. El dueo del proceso lograr el control del mismo
mediante la comparacin de tos resultados obtenidos con los resultados
planificados. Estas actividades se desarrollarn siguiendo el procedimiento
del subproceso de Seguimiento y Medicin.
187
9. Implementacin de Acciones Correctivas y/o Preventivas
Una vez realizada la Fase 3, en esta fase se buscar solucionar los problemas
encontrados durante el seguimiento y control. El objetivo de este paso es
corregir a tiempo las desviaciones que se pudieran encontrar durante la
ejecucin delos subprocesos operativos. Se desarrollar esta actividad de
acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.
188
Tabla W 50: Cronograflla de Activid'-.des del Plan cl_e Implementacin
2014: 1 2015
No ACTIVIDADES 1 TIEMPO AGO 1 SET OCT NOV 1 DIC ENE Responsable
1 12 13 1 4 11 1 2 1 3 1 41 1 2 13 1 4 1 1213.1411 12131411 2 1 3 4
Fase 1: Sensibilizacin
Capacitacin sobre Gestin por
1 1 Consultor
Procesos
Capacitacin obre el Sistema de
2 1 Consultor
Gestin
Fase 2: Implementacin .li.
Especialista en
3 Adecuacin de ambientes
Prcmramacin
Adecuacin del Sistema de Tecnologlas de la
4
Informacin Informacin
5 Difusin del Manual de Procesos Jefe de la UAAD
Fase 3: Seguimiento y Control ::~J ., 1... . . 'l-: ~;.' -~~. . . >:. ... .:.',.... '1 ...
,,
Los costos laborales representan ms del 80% del costo del proceso.
Adems, proyectos de mejora orientados a mtodos de gestin y organizacin
repercuten principalmente en los costos laborales. Por lo tanto, para facilitar
el anlisis del proyecto, slo consideraremos los costos laborales.
190
Tabla No 51: Costos laborales por minuto
..
- -
191
Tabla W 52: Clculo de costos actuales de los subprocesos de Planificacin de Contrataciones
,\
.,
,. :
.. .,
' ::~:
--
.' ,:
>
'
Puesto' .'.i personal (S/. 1 Formulacin del PC ModificaCin 9et PAC . Evaluacin:(jel
,.
PAC
',.
' \
.. ,::."' :)_,,
min): '
' ' _, " ' ,. ; " ,;) '
'. :; ,i
Secretaria General 1.08 20 min SI. 21.6 20 min S/. 21.6 240 min S/. 259.2
Jefe de la UAAD 0.69 22 min S/.15.2 22 min S/.15.2 125 min SI. 86.25
Especialista en Programacin 0.42 8,086 min S/. 3,396 1,598 min S/. 671.2 4,395 min S/. 1,845.9
192
Encontramos el costo del proceso de Planificacin de Contrataciones en base
a los costos de sus subprocesos. Para, ello multiplicamos el costo de un ciclo
del subproceso por el nmero de ciclos que se ejecuta durante el ao. Para
proyectar los valores en los cuatro siguientes aos, se considera el nmero
de ciclos en base al comportamiento de los valores en los tres ltimos aos.
En la Tabla No 53 se muestra el costo de operacin del proceso de
Planificacin de Contrataciones proyectados para cuatro aos.
'' .,
Programacin , Acciones 1
o ~
Jefe de la UAAD 0.69 22 15 22 15 - - 320 221 125 86 150 104 1,130 780 3 2
1
Especialista en
Programacin
0.42 3,165 1,329 1,598 671 170 71 . - 4,395 1,846 - - - - - .
Usuario 0.42 - - 455 191 130 55 . - - - - - - - - -
Unidad de
Racionalizacin
0.31 - - - - - - 640 198 - - 425 132 420 130 28 9
Personal del
proceso
0.42 - - - - - - 400 168 - - - - - - 32 13
194
El costo del proceso despus de la implementacin del Sistema de Gestin,
se calcular multiplicando el costo de ejecucin de un ciclo por el nmero de
ciclos de un ao fiscal. En la Tabla No 55 se muestra el costo estimados y
proyectados del proceso de Planificacin de Contrataciones despus de
implementar el Sistema de Gestin; los valores se proyectan para cuatro
periodos tomando como base las metas definidas en el Tablero de Control de
la Tabla No 35. El PAC se seguir formulando una sola vez a inicio del ao.
Consideramos que el subproceso de Programacin del PAC se ejecutar una
sola vez al ao para cada uno de los 59 centros de costos de la entidad. El
subproceso de Seguimiento y Medicin se ejecutar mensualmente. Por
ltimo, los procedimientos de Evaluacin del PAC, Auditora Interna y Mejora
de Procesos se ejecutarn dos veces al ao.
195
6.1.3. Ahorro de adquisiciones urgentes
,,_ '.!'' ;;., ,~: --''"";:':~~~ .!"" ''/,,~:-{;,,~~';~~ ' ;;vat~rreterencit~ae-: -~~c,estimaciorf'tte las~:'':''"
196
Una de las causas de la presencia de urgencias es la infectividad del Sistema
de Gestin actual. Por consiguiente, con la implementacin del Sistema de
Gestin basado en procesos, estimamos que las adquisiciones urgentes se
reducirn en un 30%. Esta reduccin se fundamenta en las siguientes
razones:
Jefe de la Oficina de
4 S/. 67.8 S/. 271
Asesora Jurdica
Jefe de la Oficina General
4 S/. 67.8 S/. 271
de Administracin
Jefe de la Unidad de
12 S/. 49.8 S/. 598
Asuntos Administrativos
Especialista de
24 S/. 31.8 S/. 763
Programacin
Subtotal S/. 1,903
Total S/. 2,293
Fuente: Elaboracin propia
198
6.1.4.2. Costo de capacitacin
. ,, Consultora .
"' ~. '
Una vez descrito cada rubro de costo, se suma los valores para encontrar la
inversin necesaria para implementar el proyecto. En la Tabla No 61 se
muestra que la inversin del proyecto ascienda a S/. 13,596.
Documentacin S/2,293
Con los datos previamente calculados se puede obtener VAN. Para el anlisis
se considerar cuatro periodos, ya que la inversin se empieza a recuperar a
partir de su implementacin.
200
proyecciones del MEF, el PBI crecer en los cuatro siguientes aos en unas
tasas que se muestra en la Tabla No 62.
:, ,..
o :'~1 2 4
Ao 2014 2014 2015 2016 2017
Flujo de -t-92,327
-13,596 +76,805 +79,576 +86,573
efectivo
TIR 569%
Total 58 50 -13.8%
203
En la Tabla No 67 se muestra la reduccin de las actividades sin valor aadido
de los subprocesos operativos. Segn esta Tabla, el nmero de actividades
sin valor aadido del subproceso de Formulacin del PAC se reducir en un
40%; el nmero de actividades del subproceso de Modificacin del PAC se
reducirn en un 11 %; y el nmero de actividades sin valor aadido del
subproceso de Evaluacin del PAC se reducirn en un 33%.
Total 17 13 -23.5%
Fuente: Elaboracin propia
204
T abl a W 68 V anae1on
. -. d e ti e m pos de eJecucin
Subproceso '
Ti~mpos de proceso Variacin
Antes Despus
205
7 .4. EVALUACIN ECONMICA
206
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
207
Con el uso de procesos es posible medir los resultados de desempeo de
las actividades; para la presente investigacin se utiliz indicadores de
medicin. Adems, es ms fcil lograr el control de las actividades, ya que
las entradas, actividades y salidas de un proceso est identificados con
sus respectivos requisitos.
208
RECOMENDACIONES
Libros:
210
)o> Herneaus, Tomislav. Process-based Organization Design Model:
Theorical Review and Model conceptualization. Croacia: Working Paper
Series No 08-06, 2008.
)o> Hidalgo, Consuelo. Gestin de la Calidad en la Administracin Pblica. 8a
Edicin. Madrid: Ed. AEVAL, 2009.
)o> Instituto Andaluz de Tecnologa. Gua para una Gestin basada en
procesos. Sevilla, 2009.
);;>- Katz, Daniel y Kahn, Robert. The Social Psychology of Organizations. 2a
Edicin. Nueva York: Ed. John Wiley, 1978.
)o> Kaplan, Robert y Norton, David. Cmo Utilizar el Cuadro de Mando
Integral. Barcelona: Centro Libros PAPF, 2009.
)o> Organizacin Internacional de Estandarizacin. Norma Internacional ISO
9000. Suiza, 2005
)o> Organizacin Internacional de Estandarizacin. Norma Internacional ISO
9001. Suiza, 2008
)o> Page, Susan. The Power of Business Process lmprovement. Nueva York:
Ed. AMACON, 201 O.
)o> Prez, Jos. Gestin por procesos. 4a Edicin. Madrid: Ed. ESIC, 201 O.
);;>- Presidencia de Consejo de Ministros. Metodologa de Simplificacin
Administrativa. DS-007-22010-PCM. Lima, 2011.
)o> Porter, Michael. Competitiva Advantage: Creating and Sustaining
Superior Performance.Nueva York: Ed. Free Press, 1985.
);;>- Rummler, Geary y Brache, Atan. lmproving Performance: How to Manage
the White Space on the Organization Chart. 2a Edicin. San Francisco:
Ed. Jossey-Bass Publishers, 1995.
)o> Robbins, Stephen y Coutler, Mary. Administracin. 1oa Edicin. Estado
de Mxico:Ed. Pearson Hall, 201 O.
);;>- SEBRAE. Gestin de la calidad: los procesos: estandarizacin y mejora
continua. Brasilia, 2008.
~ Senge, Peter. The Fith Discipline: The Art and Practica of the Learning
Organization. Nueva Yor: Ed. Doudlebay, 1990.
211
~ Vanhaverbeke, Wim y Torremans, Huub. Organizational Structure in
Tesis:
212
~ Tapia, Ana yValdez, Mayra. Diseo de un sistema de control de gestin
basado en la metodologa del Balanced Scorecard y gestin por procesos
en un centro de investigaciones biotecnolgicas. Tesis (Ingeniera en
Auditora y Control de Gestin). Guayaquil, Ecuador: Escuela Superior
Politcnica del Litoral, Instituto de Ciencias Matemticas, 2007.
213
GLOSARIO DE ACRNIMOS Y TRMINOS TCNICOS
Turismo
214
ANEXOS
215
11. UNIDAD DE MEDIDA: se indica la unidad de medida del objeto del proceso de
seleccin.
12. CANTIDAD: se seala la cantidad de la unidad de medida indicada.
13. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIN: se coloca el monto estimado del
proceso de seleccin programado.
14. TIPO DE MONEDA: se indica el tipo de moneda del valor estimado de la
contratacin.
15. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: se seala la fuente presupuesta! de recursos de
los que dispone la entidad para la contratacin durante el ao fiscal.
16. FECHA PREVISTA DE LA CONVOCATORIA: se indica el mes en que la entidad
provee convocar el proceso de seleccin programado.
17. TIPO DE COMPRA O SELECCIN: se elige el tipo de compra o seleccin: por la
entidad, compra corporativa obligatoria, compra corporativa facultativa, por encargo.
18. MODALIDAD DE SLEECCIN: se elige la modalidad de seleccin: convocatoria,
subasta inversa presencial, subasta inversa electrnica o convenio marco.
19. NOBRE DE LA ENTIDAD CONVOCANTE DE LA COMPRA CORPORATIVA O
ENCARGADA: en el caso de convenios para compras corporativas o por encargo,
se debe identificar el nombre de la entidad encargada de la realizacin del proceso
de seleccin.
20. RGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES: se ingresa el rgano o
unidad que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento.
21. CDIGO DE UBICACIN GEOGRFICA: se indica la ubicacin geogrfica (regin,
provincia y distrito) de la entidad o de la entidad encargada de la contratacin.
22. OBSERVACIONES: cualquier observacin que se estime conveniente informar o
detalle relevante.
23. TIPO DE CAMBIO: se seala el tipo de cambio vigente a la fecha de la
determinacin del valor estimado de la contratacin.
24. DIFUSIN DEL PAC POOR LAS FUERZAS ARMADAS: se escoge la opcin No
para que el PAC no sea difundido por la OSCE por pertenecer a las Fuerzas
Armadas; caso contrario, se escoge la opcin S.
216
ANEXO 2: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE FORMULACIN DEL PAC
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t\. pro111/ TURISMO VERSIN
~"-..._pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
217
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t~ pron'l, TURISMO VERSIN
\..X,_pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
5. DEFINICIONES
5.1 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus
actividades y cumplimiento de sus fines.
5.2 Certificado SEACE: Es el mecanismo de identificacin y seguridad que deben
utilizar todos los usuarios del sistema para interactuar en l.
5.3 Contratacin: Es la accin que deben realizar las Entidades para proveerse de
bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribucin
correspondiente con fondos pblicos, y dems obligaciones derivadas de la
condicin del contratante.
5.4 Proceso de Seleccin: Es un proceso administrativo especial conformado por
un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos,
que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las
Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes,
servicios o la ejecucin de una obra.
5.5 Sistema APEX: Instrumento de soporte informtico creado con la finalidad de
facilitar el proceso de formulacin, modificacin y evaluacin de las actividades
establecidas en el POI de PROMPER.
218
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t\ pro111/ TURISMO VERSIN
t..~eru 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
6.1 El PAC constituye un instrumento de gestin que debe obedecer en forma estricta
y exclusiva a la satisfaccin de las necesidades de la entidad, las que a su vez
provienen de todas las reas usuarias, en concordancia con sus funciones y
orientadas al cumplimiento de los objetivos institucionales para el ao fiscal
correspondiente.
6.2 El PAC deber considerar todas las contrataciones, con independencia del tipo
de proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule. No ser obligatorio
incluir en el PAC las Adjudicaciones de Menor Cuanta no programadas.
6.3 El PAC deber considerar todas las licitaciones pblicas, concursos pblicos,
adjudicaciones directas pblicas, adjudicaciones directas selectivas o
adjudicaciones de menor cuantra, que se convocarn durante el correspondiente
ao fiscal. Las contrataciones de menor cuanta sern incluidas en el PAC cuando
219
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~\. pro111 / TURISMO VERSIN
\..'-Pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
6.6 las contrataciones bajo la modalidad de encargo a otra entidad, deber incluirse
en el PAC slo si el presupuesto para su ejecucin, se mantenga dentro del
presupuesto institucional y no medie transferencia presupuesta! a la entidad
encargante. Caso contrario, la entidad encargante deber excluirlo de su PAC y
la entidad encargada deber incluirlo en el suyo.
6.7 En la primera quincena del mes de diciembre es el plazo mximo para que la
OPP entregue el Presupuesto desagregado por actividades (POI) e tems (bienes
y servicios) a la Unidad de Asuntos Administrativos.
6.8 Para efectos de publicacin del PAC en el SEACE, la entidad deber tramitar
ante el OSCE el Certificado SEACE para el acceso al sistema.
7. CONDICIONES ESPECFICAS
a. El objeto de la contratacin.
b. La descripcin de los bienes, servicios u obras a contratar y el correspondiente
cdigo asignado en el catlogo.
c. El valor estimado de la contratacin.
d. El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, as como, la
modalidad de seleccin.
e. La fuente de financiamiento.
f. El tipo de moneda.
g. Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar.
h. La fecha prevista de la convocatoria.
220
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
'~ pron~_, TURISMO VERSIN
"-~pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
7.4 El PAC deber ser aprobado mediante Resolucin emitida por la Secretara
General, sin embargo, dicha atribucin podr ser delegada, mediante resolucin,
al Jefe de la OAF. La aprobacin deber realizarse dentro de los quince (15) das
hbiles siguientes a la fecha de aprobacin del Presupuesto Institucional de
Apertura (PIA).
7.5 El PAC deber ser publicado en el SEACE de OSCE dentro de los cinco (5) das
hbiles siguientes a su fecha de aprobacin, incluyendo adems su Resolucin
de aprobacin.
N .. Actividad Responsable
..
Formulacin dEd PAC
Especialista en
1 Recibe de la OPP Plan Operativo Institucional Programacin 1111 de la
(POI) aprobado en formato Excel. UAAD
Especialista en
2 Recibe de OPP el Cuadro de Necesidades de Programacin 1111 de la
Bienes y SeJVicios. El Cuadro de Necesidades de UAAD
221
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~m~
erll
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
Especialista en
5 Registra la informacin del PAC en los formatos de
Programacin 11/1 de la
Excel del SEACE establecidos por el OSCE.
UAAD
Aprobacin del PAC
Especialista en
6 Elabora proyecto de Resolucin de aprobacin del
Programacin 11/1 de la
PAC para envo al Jefe de la UAAD.
UAAD
Recibe y revisa proyecto de Resolucin de
aprobacin del PAC y determina:
7.1 Si est conforme, presenta proyecto de
Resolucin a Secretaria General para su
aprobacin y entrega una copia al Jefe de la
7
OGA. Contina con el paso 8 Jefe de la UAAD
222
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~m/
. erti
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02106/2014
.
Recibe copia de la Resolucin de aprobacin del
10
PAC aprobada y deriva al Especialista en Jefe de la UAAD
Programacin lf de la UAAD.
Recibe copia de la Resolucin de aprobacin del
PAC aprobacin, ingresa al SEACE de OSCE y
carga el archivo del PAC (formato dbf), registra la
Especialista en
11 informacin general del PAC y adjunta archivo de
Programacin 11 de la
Resolucin de aprobacin del PACen formato pdf.
UAAD
Ver Manual de usuario para el manejo del mdulo
del Plan Anual de Contrataciones vigente
(SEACE).
Carga archivo PAC generado (formato dbf) y Especialista en
12
adjunta archivo de Resolucin (formato pdf) en el Programacin 11 de la
Sistema de ERP. UAAD
Especialista en
13 Publica el PAC (formato dbf) y Resolucin de
Programacin 11 de la
aprobacin del PACen el SEACE.
UAAD
Imprime la constancia de registro del PAC en el
SEACE, solicita a la UTI N, mediante Especialista en
14
memorndum del Jefe de la UAAD, la publicacin Programacin 11 de la
del PAC en el Portal Institucional, a ms tardar el UAAD
primer da hbil siguiente a su aprobacin.
Archiva la Resolucin de aprobacin del PAC,
Constancia de registro del PACen el SEACE y el Especialista en
15 Memorndum solicitando la publicacin en el Programacin 11 de la
Portal Institucional, en el archivo fsico de la UAAD
entidad.
223
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-01
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
il~ prrco112 _ . TURISMO VERSIN
t..'X.._peru 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE FORMULACIN DEL PAC 02/06/2014
9. REGISTROS
.Tiempo
Lugar de de
Descripcin Cdigo
ejemplares archivo archivo
(Aos)
Plan Anual de
Contrataciones
Cuadro de Necesidades
Resolucin de aprobacin
del Plan Anual de
Contrataciones
224
ANEXO 3: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MODIFICACIN DEL PAC
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-02
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE MODIFICACIN DEL PAC 02/06/2014
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
225
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-02
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~m~
. eru
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE MODIFICACIN DEL PAC 02106/2014
4. GLOSARIO DE TRMINOS
5. DEFINICIONES
5.1 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus
actividades y cumplimiento de sus fines.
5.2 Certificado SEACE: Es el mecanismo de identificacin y seguridad que deben
utilizar todos los usuarios del sistema para interactuar en l.
5.3 Contratacin: Es la accin que deben realizar las Entidades para proveerse de
bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribucin
correspondiente con fondos pblicos, y dems obligaciones derivadas de la
condicin del contratante.
5.4 Proceso de Seleccin: Es un proceso administrativo especial conformado por
un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos,
que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las
Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes,
servicios o la ejecucin de una obra.
226
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-02
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t( pron1"' TURISMO VERSIN
\..~erll 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE MODIFICACIN DEL PAC 02106/2014
6.1 El PAC podr ser modificado en cualquier momento, durante el curso del ao
fiscal, siempre que se produzca una reprogramacin de las metas institucionales
propuestas o una modificacin de la asignacin presupuestal. Dicha modificacin
se puede hacer cuando se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin o en
caso de contrataciones bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado,
cuando el valor referencial difiera en ms del veinticinco por ciento (25%} del valor
estimado y ello varre el tipo de proceso de seleccin.
6.2 Las modificaciones debern ser solicitadas hasta el ltimo da hbil del mes,
efectundose la modificacin del PAC, dentro de los primeros cinco (5} das
hbiles del mes siguiente, excepto cuando la mocflficacin se produzca por la
227
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-02
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
i\. pron~_, TURISMO VERSIN
t..~eru 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE MODIFICACIN DEL PAC 02106/2014
variacin del valor referencia en ms del veinticinco por ciento (25%) del valor
estimado.
6.3 Las Areas Usuarias debern consignar en el modelo de justificacin el motivo de
la modificacin, y ser obligatorio que se registre la informacin contenida en
dicho modelo.
7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.1 Toda modificacin del PAC, sea por inclusin y/o exclusin de algn proceso de
seleccin para la contratacin de bienes servicios, deber ser aprobado mediante
Resolucin emitida por la Secretara General, sin embargo, dicha atribucin podr
ser delegada, mediante resolucin, al Jefe de la OAF.
7.2 En el caso se modifique el PAC para incluir procesos, el documento que aprueba
dicha modificacin deber indicar la descripcin, tipo de proceso, objeto,
modalidad, fecha prevista de la convocatoria y el valor estimado de los procesos
que se desean incluir en la nueva versin del PAC.
7.3 La modificacin del PAC deber ser publicada en el SEACE dentro de los cinco
{5) das hbiles siguientes a la fecha de aprobacin de la modificacin, incluyendo
la Resolucin mediante la cual se aprob.
7.4 La informacin de la modificacin del PACen el SEACE, es responsabilidad de
la Secretara General o del funcionario a quien delegue dicha facultad. Dicha
informacin tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta a las
responsabilidades legales correspondientes.
8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
228
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-02
PER PARA LA EXPORTACIN Y El
~ pron~- TURISMO VERSIN
t...x._per1J 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE MODIFICACIN DEL PAC 02/06/2014
Especialista en
20
Ingresa y modifica el PAC (formato Excel). Programacin 11 de
la UAAD
Especialista en
21 Elabora o modifica resolucin de aprobacin de
Programacin 11 de
modificacin del PAC.
la UAAD
Especialista en
22
Eleva resolucin al Jefe de la UAAD. Programacin 11 de
la UAAD
Recibe y revisa resolucin de aprobacin de
modificacin del PAC y determina:
23.1 Si est conforme, presenta resolucin al Jefe de
la OAJ para su conformidad. Contina con el
23 paso 9. Jefe de la UAAD
229
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-02
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~om<
per1.1
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE MODIFICACIN DEL PAC 02/06/2014
9. REGISTROS
Lugar Tiempo de
Nde
Descripcin Cdigo de archivo
ejemplares
archivo (Aos)
Modificacin del PAC
Modelo de Justificacin
Resolucin de aprobacin de
la Modificacin del PAC
230
ANEXO 4: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROGRAMACIN DE
CONTRATACIONES
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-03
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
i\. pron't / TURISMO VERSIN
01
~~eru
PROCEDIMIENTO DEL
FECHA
SUBPROCESO DE PROGRAMACIN
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para programacin de las contrataciones contempladas en
el Plan Anual de Contrataciones considerando los plazos programados; garantizando
as, la oportuna adquisicin del bien o servicio.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la UAA y es fuente de consulta y aplicacin
para todas las reas Usuarias de la Entidad. El procedimiento se inicia con la
programacin de las contrataciones y termina con la elaboracin de los TDR y las
Solicitudes de Bienes y Servicios (SBS).
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
4. GLOSARIO DE TRMINOS
231
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-03
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~~ pro111"' TURISMO VERSIN
t..'-._pertl PROCEDIMIENTO DEL
01
FECHA
SUBPROCESO DE PROGRAMACIN
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
5. DEFINICIONES
5.1 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades
y cumplimiento de sus fines.
5.2 Contratacin: Es la accin que deben realizar las Entidades para proveerse de
bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribucin
correspondiente con fondos pblicos, y dems obligaciones derivadas de la
condicin del contratante.
5.4 Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurfdica
para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para
considerar terminadas sus prestaciones.
6. CONDICIONES BSICAS
6.1 la Secretara General, deber evaluar la ejecucin del PAC, debiendo tomar, de
ser el caso, las acciones preventivas y correctivas necesarias en coordinacin con
la DPT y la DPE, para el logro de las metas y objetivos institucionales, y de
corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades correspondientes. La
frecuencia de las evaluaciones ser potestad de la Secretara General, pero como
mnimo deber ser semestral. Dicha evaluacin podr ser delegada al Jefatura de
la OAF, quien asumir la responsabilidad, previa resolucin emitida por la
Secretara General.
6.2 El registro, por parte de las reas Usuarias, de las justificaciones de inclusiones o
exclusiones de actividades o modificaciones del tipo de proceso del PAC vigente,
ser obligatorio para el sustento del Informe de Evaluacin del PAC, a cargo del
rea de Programacin y Monitoreo de la UAA.
6.3 Para la programacin de las contrataciones, se deber tomar como base el PAC
vigente, donde estarn consideradas todas las contrataciones, con independencia
del tipo de proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule. No ser
obligatorio incluir en el PAC las Adjudicaciones de menor cuanta no programables.
232
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-03
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
il pronrz/ TURISMO VERSIN
~x.._pertl 01
PROCEDIMIENTO DEL
FECHA
SUBPROCESO DE PROGRAMACIN
02/06/2014
DE CONTRATACIONES
7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.3 El archivo para la programacin de las contrataciones cuenta con los siguientes
campos de informacin:
Responsable: Indica el nombre del Especialista de Programacin y Monitoreo
asignado.
Descripcin de la contratacin: Indica el objeto de la contratacin.
Bienes 1 Servicios 1 Consultora: Especifica si se trata de un bien, servicio o
consultora.
Actividad: Indica la descripcin de la actividad.
rea responsable: Indica nombre del rea usuaria solicitante:
Enviado por: Indica nombre del usuario solicitante:
OST: Indica las contrataciones canalizadas directamente por OST.
Da de remisin del TDR ET: Indica el da de envo del TDR ET por el rea
Usuaria.
Mes: Indica el mes de envo del TDR ET por el rea Usuaria.
Hora: Indica la hora de envo del TDR ET por el rea Usuaria.
Da de recepcin formal del TDR ET: Indica da de recepcin formal del TDR
ET por el rea Usuaria. Si se enva despus del medio da, se consigna la
fecha del da siguiente.
233
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-03
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t\.~ p;ro1n_.. TURISMO VERSIN
_\..'-_perll PROCEDIMIENTO DEL
01
FECHA
SUBPROCESO DE PROGRAMACIN
02106/2014
DE CONTRATACIONES
Actividad ~ , _ -. '
Responsable
Revisa actividades del PAC, especficamente el Especialista en
32 objetivo y plazo de ejecucin por tipo de Programacin JI de la
contratacin. UAAO
Realiza programacin de los procesos de seleccin Especialista en
en archivo digital y prepara informacin sobre la Programacin JI de la
33
programacin por cada Area Usuaria. UAAD
9. REGISTROS
235
ANEXO 5: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-04
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
t( pront/ TURISMO VERSIN
\..~eru 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN 02/06/2014
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
4. GLOSARIO DE TRMINOS
236
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-04
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
\_ pro111, / TURISMO VERSIN
~~ertl 01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN 02/06/2014
5. DEFINICIONES
5.1 Datos: Conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real. Los datos
son una representacin simblica de un atributo o una caracterstica de una
entidad.
5.2 Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
5.3 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan Jos
resultados planificados.
5.4 Indicadores de desempeo: Aquellos valores de una variable que anticipan el
valor de la medida del resultado de un proceso.
5.5 Objetivos: Son los resultados o propsitos deseados para un proceso.
5.6 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas.
5.7 Tablero de Control: Sntesis de los indicadores de un proceso con sus
respectivas metas.
6. CONDICIONES BSICAS
237
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR.04
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~m,
ertl
TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN 02/06/2014
238
CDIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL DPR-04
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
~m,
eru TURISMO VERSIN
01
PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO FECHA
DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN 02/06/2014
9. REGISTROS
,, Tiempo
'
Nde Lugar de de
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-(Aos)
Tablero de Control
Registro de No Conformidades
239
ANEXO 6: PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN DEL PAC
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-05
il\ prorn __ PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
'-.~pertl 01
PROCEDIMIENTO DE FECHA
EVALUACIN DEL PAC 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboracin del Informe de Evaluacin del PAC de
la Entidad, con la finalidad de que los rganos de la entidad, adopten las acciones
preventivas y correctivas necesarias para el logro de las metas y objetivos previstos en
el POI.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la UAAD y es fuente de consulta para todas las
reas usuarias de la entidad y aplicacin para la UAAD. El procedimiento se inicia con
la revisin de la informacin del PAC y termina con la finalizacin de la reunin con
personal clave de los rganos de la entidad, con la finalidad de que se tomen las
acciones preventivas y correctivas.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
4. GLOSARIO DE TRMINOS
5. DEFINICIONES
5.1 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus
actividades y cumplimiento de sus fines.
5.2 Certificado SEACE: Es el mecanismo de identificacin y seguridad que deben
utilizar todos los usuarios del sistema para interactuar en l.
5.3 Contratacin: Es la accin que deben realizar las Entidades para proveerse de
bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribucin
correspondiente con fondos pblicos, y dems obligaciones derivadas de la
condicin del contratante.
5.4 Proceso de Seleccin: Es un proceso administrativo especial conformado por
un conjunto de actos administrativos, de administracin o hechos administrativos,
que tiene por objeto la seleccin de la persona natural o jurdica con la cual las
Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la contratacin de bienes,
servicios o la ejecucin de una obra.
5.5 Plan Anual de Contrataciones (PAC): Instrumento de gestin que sirve para
programar la atencin de las necesidades de bienes, servicios y obras que una
entidad requiere para el cumplimiento de sus fines, cuyos procesos de seleccin
se encuentran financiados y sern convocados durante el ao fiscal. A travs de
este documento las instituciones pblicas determinan qu bienes, servicios y
obras necesitan, en qu cantidades y para cundo van a contratarlos.
5.6 Servicio en general: La actividad o labor que realiza una persona natural o
jurdica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a
resultados para considerar terminadas sus prestaciones.
6. CONDICIONES BSICAS
6.1 La Secretara General, deber evaluar la ejecucin del PAC, debiendo tomar, de
ser el caso, las acciones preventivas y correctivas necesarias en coordinacin
con los rganos de lnea, para el logro de las metas y objetivos institucionales, y
de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades correspondientes.
La frecuencia de las evaluaciones ser potestad de la Secretara General, pero
como mnimo deber ser semestral (dos veces al ao). Dicha evaluacin podr
ser delegada al Jefe de la OGA, quien asumir la responsabilidad, previa
resolucin emitida por la Secretara General.
241
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-05
'l pron~_..
\.'-_pertl
PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
01
PROCEDIMIENTO DE FECHA
EVALUACIN DEL PAC 02/0612014
6.2 El registro, por parte de las reas usuarias, de las justificaciones de inclusiones
o exclusiones de actividades o modificaciones del tipo de proceso del PAC
vigente, ser obligatorio para el sustento del Informe de Evaluacin del PAC.
7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.1 Como actividad complementaria, a manera de sinceramiento, el Jefe de la OGA
ser responsable de remitir un memorndum a las reas usuarias a fines del mes
de Junio y Noviembre, solicitando la exclusin de los bienes o servicios
remanentes de las actividades ejecutadas y la evaluacin de la pertinencia de la
permanencia de bienes o servicios para las actividades que an no se ha
ejecutado correspondientes a los siguientes meses.
242
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-05
~rom,
PER PARA LA EXPORTACiN Y
VERSION
EL TURISMO
pertl PROCEDIMIENTO DE
01
FECHA
EVALUACIN DEL PAC 0210612014
9. REGISTROS
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Descripc_in Cdigo_.
eJemplares :
archivo archivo
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; ;,!
' (Aos)
Reporte consolidado de
justificaciones de las reas
Usuarias
243
ANEXO 7: PROCEDIMIENTO AUDITOR(A INTERNA
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-06
PER PARA LA EXPORTACIN Y
VERSION
EL TURISMO
01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FECHA
INTERNA 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la planificacin,
implementacin y realizacin de la Auditarla Interna a fin garantizar la conformidad del
Sistema de Gestin del proceso de Planificacin de Contrataciones de PROMPERU.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalizacin
y es fuente de consulta y aplicacin para todas las reas usuarias de PROMPER. El
procedimiento se inicia con la elaboracin, aprobacin y difusin del Programa Anual
de Evaluacin y Auditoras; y finaliza con la revisin del estado de las acciones
correctivas y/o preventivas que se toman producto de los hallazgos.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1 Reglamento de Organizacin y Funciones de la Comisin de Promocin del Per
para la Exportacin y el Turismo- PROMPER, aprobado por Decreto Supremo
N 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo N 014-2010-
MINCETUR.
3.2 Resolucin de Secretara General N 039-2011-PROMPER-SG - Manual de
Perfiles y Funciones de Contratos Administrativos de Servicios no autnomos.
3.3 Norma ISO 9001 :2008.
3.4 Norma ISO 9000:2005.
3.5 Norma ISO 19011.
3.6 Manual de Procesos.
3.7 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
4. GLOSARIO DE TRMINO
S. DEFINICIONES
5.1 Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
detectada u otra situacin no deseable.
5.2 Auditor Lder: Un auditor designado para dirigir una auditora.
244
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-06
1l pront_, PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
\..x._pertl PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
01
FECHA
fNTERNA 02/0612014
6. CONDICIONES BSICAS
6.1 Las auditoras se utilizarn para determinar el grado en el cual el Sistema de
Gestin por Procesos cumple con los requisitos planificados.
6.2 Los hallazgos de las auditoras se utilizarn para evaluar la eficacia del Sistema de
Gestin por Procesos y para identificar oportunidades de mejora.
6.3 Las evidencias obtenidas en las auditoras podrn ser registros, declaraciones u
otra informacin relevante. Esta evidencia podr ser cualitativa o cuantitativa pero
nunca basada en suposiciones sino en hechos.
6.4 Los auditores internos, podrn ser terceros subcontratados, en cuyo caso, debern
cumplir con las competencias de educacin, formacin y experiencia establecida
en el Perfil de Puesto del Auditor Interno. (Vase Anexo F).
7. CONDICIONES ESPECFICAS
7.1 La Unidad de Racionalizacin ser ef responsable de vetar por el cumplimiento de
lo dispuesto en este procedimiento.
7.2 La Unidad de Racionalizacin ser el encargado de la elaboracin del Programa
Anual de Evaluacin y Auditoras {Vase Anexo B). La elaboracin estar en
funcin a la importancia y al estado de las actividades o subprocesos a auditar.
7.3 La evaluacin del PAC y las auditoras internas se realizarn semestralmente.
7.4 El Auditor Interno no debe auditar su propio trabajo. Los Auditores Internos debern
ser independientes del rea auditada.
7.5 El Equipo Auditor podr estar conformado por una o varias personas dependiendo
de la complejidad y caractersticas de la auditora interna.
245
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-06
~m,
PER PARA LA EXPORTACIN Y
VERSION
EL TURISMO
eru PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
01
FECHA
fNTERNA 0210612014
( Fuentes de Informacin )
~
Recopilacin mediante un muestreo
1 apropiado y verificacin
Evidencia de la Auditora
+
Hallazgos de la Auditora
~
Revisin
1
~
( Conclusiones de la auditoria )
No ACCJON RESPONSABLE
Planificacin del Plan Anual de Evaluacin y Auditora
1 Elabora el Programa Anual de Evaluacin y Auditoras Unidad de
del Sistema de Gestin por Procesos para el ao en Racionalizacin
curso, definiendo los subprocesos a auditar y las
fechas de ejecucin, considerando los resultados de
auditarlas internas anteriores y la importancia de los
subprocesos.
2 Coordina con los responsables de las reas Unidad de
involucradas, la(s) fecha(s) y hora(s) de ejecucin de la Racionalizacin
evaluacin y auditora, a fin de asegurar su
disponibilidad durante la ejecucin.
3 Selecciona a las personas que participarn como Unidad de
auditores internos, quienes conformarn el equipo de Racionalizacin
auditora.
246
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-06
~m/
PER PARA LA EXPORTACIN Y
VERSION
EL TURISMO
eru PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
01
FECHA
INTERNA 02/0612014
247
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-06
PER PARA LA EXPORTACIN Y
\.\]011'!, VERSION
EL TURISMO
Jert1 01
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FECHA
INTERNA 0210612014
9. REGISTROS
Tiempo
Na Lugar de de
Descripcin Cdigo
Ejemplares archivo archivo
(aos)
Programa Anual de Auditoras
248
ANEXO 8: PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MEJORA DE PROCESO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
4. GLOSARIO DE TRMINOS
5. DEFINICIONES
249
COMISIN DE PROMOCIN DEL ~~!~
i~ pronrz/ PER PARA LA EXPORTACIN Y 1------'v::::..::ERc...::.S..;:_I.:,.:O-N---1
EL TURISMO
~'-._peru 01
PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE FECHA
PROCESOS 02106/2014
5.5 Oportunidad tfe Mejora. Accin recomendada, que al ser implementada implica
una mejora en el Sistema de Gestin.
6. CONDICIONES BSICAS
6.4.2 Benchmarking
6.5 El procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas se ejecuta cada vez que
se encuentra una no conformidad o una oportunidad de mejora.
6.6 Cada semestre se reunir el equipo de mejora para analizar los resultados de los
procesos durante el periodo, encontrar problemas, plantear acciones de mejora
e implementarlos.
250
COMISIN DE PROMOCIN DEL ~~~~~~
PER PARA LA EXPORTACIN Y 1----V-=E~R.:.:S~IO;..:...N----l
'~ pron'l,- EL TURISMO
~"-.,per1J 01
PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE FECHA
PROCESOS 0210612014
251
CODfGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-07
~om,
PER PARA LA EXPORTACIN Y
VERSION
EL TURISMO
peru PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE
01
FECHA
PROCESOS 02106/2014
,,-' ; "
"NO "
' " . Actividad . ' Responsable
Frecuencia continua
9 Identifica las oportunidades de mejora. Las fuentes de
Per.sonaldeiPnDCeso
oportunidades de mejora pueden ser mltiples.
Verifica en el da a da el funcionamiento de los procesos.
10 Compara el desarrollo de las actividades con sus
Jefe de la UAAD
respectivos procedimientos. Verifica el cumplimiento de
los reauisitos del producto.
Identifica No Conformidades. Cualquier desviacin del
11 Jefe de la UAAD
proceso planificado o el incumplimiento de requisitos del
producto se registran como No Conformidades.
Evala y codifica las No Conformidades u oportunidades
de mejora. Evala el impacto, formulacin y nivel de
12 dificultad de su solucin. luego se codifica y registra en et Unidad de
Racionalizacin
registro "Seguimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas"
Una vez que se tenga definida la No conformidad, se
ejecuta el procedimiento de Acciones
Correctivas/Preventivas. Una vez ejecutado el
13 procedimiento de Acciones Correctivas/Preventivas, se Unidad de
Racionalizacin
evala si es necesario estandarizar las mejoras
implementadas. Si es necesario estandarizar pasa al
punto 17; caso contrario finaliza el procedimiento.
Frecuencia semestral
Recolecta informacin que muestre los resultados de los
14 procesos. Las principales fuentes de informacin son los
Equipo de mejora
valores de los indicadores en los Tableros de Control y los
Informes de Evaluacin y Auditora.
15 Analizar los resultados del proceso. Para esto, toma en
Equipo de mejora
cuenta los objetivos previamente definidos.
Selecciona el proceso o procesos a mejorar. Para esto se
16 toma en cuenta la priorizacin de los procesos y el
Equipo de mejora
rendimiento de los mismos durante el periodo de anlisis.
Identifica problemas por proceso. Para esto se analiza la
17 informacin y se utiliza las diferentes herramientas de Equipo de mejora
calidad.
Selecciona los problemas principales. Para encontrar los
18 problemas principales se debe priorizar segn su impacto Equipo de mejora
en el resultado de los procesos.
Identifica y evala causas. Mediante el uso de
19 herramientas de calidad se identifica las causas de los Equipo de mejora
problemas. No todas las causas tienen el mismo impacto
252
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-07
il pro111 _ _ PER PARA LA EXPORTACIN Y
EL TURISMO
VERSION
\..~erLl 01
PROCEDIMIENTO DE MEJORA DE FECHA
PROCESOS 0210612014
9. REGISTROS
253
ANEXO 9: PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-08
~ pronrz_, PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
TURISMO
VERSION
~x.._peru 01
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES FECHA
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 02/06/2014
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para eliminar las causas de las
No Conformidades reales y potenciales mediante la determinacin, implantacin,
control, seguimiento y verificacin de la eficacia de las Acciones Correctivas y/o
Preventivas.
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
4. GLOSARIO DE TRMINOS
5. DEFINICIONES
254
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-08
i~ pron1_.. PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
TURISMO
VERSION
\.~ertl 01
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES FECHA
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 0210612014
a) Personal:
255
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-08
~o m~
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
VERSION
TURISMO
pertl PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
01
FECHA
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 0210612014
7. CONDICIONES ESPECFICAS
No. ~
. A~tivldad., . Responsable
Frecuencia continua
Recibe la No Conformidad u oportunidad de Mejora. stas
26 se reciben codificadas y previamente evaluadas si Unidad de
procede o no. Las No Conformidades son identificadas por Racionalizacin
el~personal del proceso o por el Jefe de la UAAD.
Recolecta informacin. Las fuentes de informacin
27 podran ser el Tablero de Control, los informes de Unidad de
Evaluacin y Auditora y los documentos del Manual de Racionalizacin.
Procesos.
Identifica y evala causas. Mediante el uso de
herramientas de calidad se identifica las causas de los
28 problemas. No todas las causas tienen el mismo impacto Unidad de
Racionalizacin
en el problema, por tal razn es importante evaluarlas
segn su prioridad.
Genera alternativas de Acciones Correctivas/Preventivas.
29 Estas alternativas de solucin deben bloquear, eliminar o Unidad de
mitigar la causa del problema. Para esta actividad se Racionalizacin
puede utilizar la herramienta brainstorming.
Selecciona la Accin Correctiva/Preventiva a tomar. Una
30 vez que se tiene el anlisis de causas y alternativas que Jefe de la UAAD
podran eliminar o mitigar: El Jefe de la UADD selecciona
la alternativa ms apropiada.
Planifica la implementacin. Para ejecutar toda accin,
31 previamente se debe planificar. La planificacin incluye el Personal del proceso
cronograma de implementacin y las responsabilidades.
256
CODIGO
COMISIN DE PROMOCIN DEL
DPR-08
~ro
PER PARA LA EXPORTACIN Y EL
m/
pertl TURISMO
VERSION
01
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES FECHA
CORRECTIVAS O PREVENTIVAS 02106/2014
9. REGISTROS
" ,Jief!!po de
,.,,. -' ,-. O>. <. ~ ~ -"' ' C:""'"' oT" ,, .,. <,'"''"' - .~ "'!'''''
'> :. Nde : '< Lugarde'
Descrip_cin 'Cdigo archivo
. ' ., ejemplares archivo
(Alios)
Seguimiento Acciones
Correctivas/Preventivas
257
ANEXO 10: FICHA DE INDICADORES
' .RESPONSABLE .,
l . . FUENTE,DE. F~ECUNCIA
PRO dES O INDICADOR DE ~- FRMULA )- PNIDAD.
' ,. -DATOS DE ANLISIS
~ .., EVAL,UACIN .
.,
, : .' '-
Planificacin Fiabilidad de la planificacin Unidad de - (Nmero de modificaciones Tabla ASME- Unidad Semestral
de Racionalizacin del PAC) VE
contrataciones Tiempo de Planificacin Unidad de = (Tiempo de ciclo de TablaASME ora Semestral
Racionalizacin formulacin) + (Tiempo de -VE
ciclo promedio de
modificacin) x (Nmero de
modificaciones)
Costo de Planificacin Unidad de = (Costo de formulacin) + TablaASME Sol Semestral
Racionalizacin (Costo de modificacin)+ -VE
(Costo de programacin)
Formulacin Tiempo de ciclo de Unidad de =Nmero de dras utilizados Tabla ASME ora Anual
del PAC formulacin del PAC Racionalizacin en la formulacin del PAC -VE
Costo de formulacin del PAC Unidad de = (Nmero de horas utilizados TablaASME- Nuevo Sol Anual
Racionalizacin en la formulacin) x (Costo VE;
promedio por hora-hombre) Registros de
Planilla
Horas-hombre extras Unidad de - (Nmero horas hombre Registros de Hora Anual
utilizadas en la formulacin Racionalizacin pasada las 6pm, sbados, horas de
domingos o feriados utilizados ingreso y
en la formulacin) salidas
Cumplimiento de plazos en la Unidad de = (Nmero de usuarios que Correos % Anual
recepcin del cuadro de Racionalizacin entregaron a tiempo)/(Total de
necesidades usuarios) x 100
258
% de presupuesto incluido en Unidad de = (Presupuesto del POI, PAC % Anual
el PAC Racionalizacin POI)/(Suma de montos del
PAC) x100%
Cumplimiento de plazos de Unidad de - (Nmero de dias de retraso Registros de oras Anual
entrega del PAC Racionalizacin en la entrega del PAC) la OSCE
Actividades incluidas, Unidad de = (Nmero de solicitudes de Registros de % Mensual
excluidas y modificadas del Racionalizacin inclusin, exclusin la OSCE
PAC modificacin del
PAC}/(Nmero de
contrataciones del PAC inicial)
Modificacin Tiempo de ciclo promedio de Unidad de = (Nmero de dlas utilizados Tabla ASME- Das/ Semestral
del PAC modificacin del PAC Racionalizacin en una modificacin del PAC) VE; Modificaci
x (Nmero de modificaciones Registros de n
en un af'lo) la OSCE
Costo de modificacin del Unidad de =(Costo de una modificacin) TablaASME- Nuevo Sol Semestral
PAC Racionalizacin x (Nmero de modificaciones VE;
en un afio) Registros de
Planilla
Programacin Costo de programacin del Unidad de = (Costo de programacin de TablaASME- Nuevo Sol Trimestral
del PAC PAC Racionalizacin un centro de costo) x (Nmero VE;
de centros de costo) Registros de
Planilla
% de actividades contratadas Unidad de = (Nmero de actividades PAC, % Mensual
dentro del plazo Racionalizacin contratados dentro de plazo Registros de
segn el calendario de contratacione
contrataciones) 1 (Nmero total S
de contrataciones planificadas)
X 100%
259
% de contrataciones calificadas Unidad de =(Nmero de contrataciones Registros de Unidad Mensual
como urgentes Racionalizacin urgentes) 1 (Total de contratacione
contrataciones) S :
Seguimiento y Cumplimiento del plazo de Unidad de = (Nmero de dlas de retraso Correos Olas Mensual ;
260
ANEXO 11: MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN
DEL PROCESO DE PLANIFICACIN DE CONTRATACIONES
ttem 'Tipo: , , , "
Proesd "' '" ' CQdigc) ''r.
Descripcin
' .
Plan Estratgico Institucional
1 Directrices - -
(PEI)
Plan Operativo Institucional
2 Directrices - - (POI)
3 Directrices - - Plan Sectorial sector Agro
Reglamento de Organizacin
4 Directrices - -
y Funciones
Manual de Organizacin y
5 Directrices - -
Funciones
Manual de Funciones y
6 Directrices - - Perfiles de Contratos
Administrativos de Servicios
Descripcin de
7 Todos INV-PC Inventario de Subprocesos
proceso
Descripcin de Mapa de Interrelacin de
8 Todos MAP-PC
proceso Subprocesos
Formulacin y Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de
9 Aprobacin del PSG-01 del Subproceso de
proceso
PAC Formulacin del PAC
Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de Modificacin del
10 PSG-02 del Subproceso de
proceso PAC
Modificacin del PAC
Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de Programacin de del Subproceso de
11 PSG-03
proceso Contrataciones Programacin de
Contrataciones
Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de Seguimiento y
12 PSG-04 del Subproceso de
proceso Medicin
Seguimiento y Medicin
Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de Evaluacin del PAC del Subproceso de
13 PSG-05
proceso y Auditora Interna Evaluacin del PAC y
Auditarla Interna
Diagrama de Caracterizacin
Descripcin de
14 Mejora Continua PSG-06 del Subproceso de Mejora
proceso
Continua
Procedimiento del
Descripcin de Formulacin del
15 DPR-01 Subproceso de Formulacin
Actividades PAC
del PAC
Procedimiento del
Descripcin de Modificacin del
16 DPR-02 subproceso de Modificacin
Actividades PAC
del PAC
261
Procedimiento del
Descripcin de Programacin de
17 DPR-03 subproceso de Programacin
Actividades Contrataciones
de Contrataciones
Procedimiento del
Descripcin de Seguimiento y
18 DPR-04 subproceso de Seguimiento
Actividades Medicin
y Medicin
Descripcin de Evaluacin del PAC Procedimiento de Evaluacin
19 DPR-05
Actividades y Auditora Interna del PAC
Descripcin de Evaluacin del PAC Procedimiento de Auditora
20 DPR-06
Actividades y Auditorra Interna Interna
Descripcin de Procedimiento de Mejora de
21 Mejora Continua DPR-07
Actividades Procesos
Descripcin de Procedimiento de Acciones
22 Mejora Continua DPR-08
Actividades correctivas o Preventivas
Formulacin y
Formato del Plan Anual de
23 Registros Aprobacin del -
Contrataciones
PAC
Formulacin y
Formato de Cuadro de
24 Registros Aprobacin del - Necesidades
PAC
Formulacin y
Formato de Tablero de
25 Registros Aprobacin del - Control - PAC
PAC
Formato de Modificacin del
Modificacin del
26 Registros
PAC
- Plan Anual de
Contrataciones
Modificacin del
27 Registros - Modelo de Justificacin
PAC
Reporte Consolidado de
28 Registros Evaluacin del PAC - Justificacin de las reas
Usuarias
Informe de Evaluacin del
29 Registros Evaluacin del PAC -
PAC
Programacin de Programacin de
30 Registros -
Contrataciones Contrataciones
Reporte Consolidado de
Programacin de
31 Registros
Contrataciones
- justificacin de reas
Usuarias
Documento Ley de Contrataciones del
32 - DL W 1017
externo Estado
Documento DS W 184- Reglamento de la Ley de
33
externo
- 2010-EF Contrataciones del Estado
Resolucin
34
Documento
- w 169- Directiva del Plan Anual de
externo 2009- Contrataciones
OSCE-PRE
262