Procedimiento de Manejo de Cuentas de Correo Electronico V3

MINISTERIO DE EDUCACIN
V 4.0
DIRECCIN NACIONAL DE GESTIN DE CAMBIO DE
CULTURA ORGANIZACIONAL Pgina
PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 1/15

Cdigo: ME-PROCCE-01
CUENTAS DE CORREO ELECTRNICO
PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE CUENTAS DE
CORREO ELECTRNICO
1 Objetivo
Este documento describe el procedimiento para creacin, cambios y eliminacin de las
cuentas de correo electrnico y las polticas de seguridad relacionadas aplicables a
Servidor Pblico del Ministerio de Educacin (MINEDUC), docentes y personal
relacionado con las actividades previstas por los diversos sistemas que est
implementando en el MINEDUC a Nivel Nacional.
2 Alcance
El alcance de este procedimiento considera las siguientes dos (2) categoras y la
siguiente sub-categoras de Servidores Pblicos:
(1) Categora - SERVIDOR PBLICO1
Corresponde a toda persona que labora bajo contrato o nombramiento con el

Ministerio de Educacin, y que est debidamente legalizada.
(2) Categora - EXTERNO
Comprende las personas que no son Servidores Pblicos, y que no tienen relacin
laboral con del Ministerio de Educacin.
Se realizarn auditorias peridicas, no informadas a los servidores pblicos que son los
usuarios del servicio, as como a los administradores del mismo para verificar el
cumplimiento de esta poltica.
1
ADVERTENCIA
Un objetivo manifiesto del Ministerio de Educacin es combatir el sexismo y la discriminacin de gnero en la sociedad
ecuatoriana y promover, a travs del sistema educativo, la equidad entre mujeres y hombres. Para alcanzar este objetivo,
promovemos el uso de un lenguaje que no reproduzca esquemas sexistas, y de conformidad con esta prctica preferimos
emplear en nuestros documentos oficiales palabras neutras, tales como las personas (en lugar de los hombres) o el
profesorado (en lugar de los profesores), etc. Slo en los casos en que tales expresiones no existan, se usar la forma
masculina como genrica para hacer referencia tanto a las personas del sexo femenino como masculino. Esta prctica
comunicativa, que es recomendada por la Real Academia Espaola en su Diccionario Panhispnico de Dudas, obedece a
dos razones: (a) en espaol es posible <referirse a colectivos mixtos a travs del gnero gramatical masculino>, y (b) es
preferible aplicar <la ley lingstica de la economa expresiva> para as evitar el abultamiento grfico y la consiguiente
ilegibilidad que ocurrira en el caso de utilizar expresiones como las y los, os/as y otras frmulas que buscan visibilizar la
presencia de ambos sexos.
Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

Versin
Fecha de Vigencia Fecha ltima revisin
4.0
27 de Septiembre 2018 27 de Septiembre 2017
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Cdigo: ME-PROCCE-01
3 Naturaleza del Servicio

El Servicio de Correo Electrnico del MINEDUC est dirigido hacia los Servidores
Pblicos, docentes, y personal externo que est desarrollando algn tipo de actividad
contractual con el MINEDUC.
El servicio est basado en permitir al usuario realizar conexiones Web, IMAP, POP3 o
usar los servicios de Microsoft Exchange o a su vez una herramienta de software libre
para leer y obtener sus mensajes de correo desde cualquier punto en Internet.
El uso del Correo Electrnico del MINEDUC es de naturaleza estrictamente profesional

y laboral para los Servidores Pblicos, la informacin de tipo personal deber ser
manejada a travs de una cuenta de correo electrnico personal del servidor.
4 Procedimientos tcnicos
4.1 Manejo de cuentas de usuarios
4.1.1 Creacin de cuentas de usuarios
a) Todos los Servidores Pblicos dependiendo de sus funciones debern contar

con una cuenta de correo electrnico que deber ser creada desde su
ingreso al MINEDUC, misma que servir para todos los servicios y procesos
institucionales, no se aceptar ningn trmite ni uso de servicios tecnolgicos
internos con correos personales.
b) La DNTIC deber solicitar una copia del contrato del Servidor pblico que
ingresa, o en su defecto al menos un correo electrnico formal de parte de la
Direccin Nacional de Talento Humano indicando el ingreso del Servidor
pblico.
c) La Direccin Nacional de Talento Humano deber informar a la DNTIC el
ingreso de la persona, indicando:
i. Nombres completos: Nombres y apellidos
ii. Cedula de identidad
iii. Funcin que va a desempear la persona
iv. rea a la que reporta
v. Grupo(s) a los que deber estar asignado en el correo
electrnico
vi. Otros recursos colaborativos.
vii. Copia firmada del Acuerdo de Confidencialidad para
Servidores pblicos del MINEDUC.
viii. Copia firmada del Acuerdo de responsabilidad en el uso de
credenciales para sistemas y aplicaciones del MINEDUC.
d) La DNTIC proceder a crear la cuenta de usuario de correo electrnico en el
sistema de correo institucional, para ello usar la siguiente premisas:

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PrimerNombre.primerapellido@educacion.gob.ec
En caso de conflictos u homnimos:

La secuencia de creacin de cuenta de usuario de correo electrnico institucional
en caso de homnimos se deber respetar la siguiente secuencia:
1. SegundoNombre.primerapellido@educacion.gob.ec
Combinacin con letras del Segundo Nombre:
2. PrimerNombreIncialSegundoNombre.PrimerApellido@educacion.gob.ec
3. PrimerNombrePrimeraySegundaIncialSegundoNombre.PrimerApellido@ed
ucacion.gob.ec
4. PrimerNombrePrimeraSegundayTerceraIncialSegundoNombre.PrimerApelli
do@educacion.gob.ec
Combinacin con letras del segundo Apellido:
5. PrimerNombre.PrimerApellidoInicialSegundoApellido@educacion.gob.ec
6. PrimerNombre.PrimerApellidoPrimeraySegundaInicialSegundoApellido@ed
ucacion.gob.ec
7. PrimerNombre.PrimerApellidoPrimeraSegundayTerceraInicialSegundoApelli
do@educacion.gob.ec
En caso que el funcionario tenga un solo nombre aplica los tems del 5 al 7.
Al realizar las combinaciones se debe contemplar que la combinacin no afecte
la honra del usuario.
Todo funcionario debe poseer el pie de firma definido por el Ministerio de

Educacin.
e) La cuenta de correo ser entregada va un correo electrnico al Jefe

Inmediato del Servidor Pblico y se enviar una copia tambin a soporte
tcnico, para que puedan asistir al Servidor Pblico en caso de problemas
con su cuenta de correo electrnico.
f) El Servidor Pblico deber iniciar una sesin de trabajo conectndose al
servidor de correo usando uno de los recursos asignados, ya sea va Outlook,
Outlook Web Access u otro sistema definido para este efecto por la Direccin
de Tecnologa, la cual entregar un instructivo de cmo realizar la conexin
y configuracin inicial de la cuenta.
g) Una vez ingresado en el sistema de correo electrnico, el usuario deber
cambiar la clave (password) entregada originalmente y configurar una nueva,
siguiendo las reglas definidas para la creacin de claves en la Poltica de
Seguridad Institucional de seguridad de la Informacin.
4.1.2 Administradores Generales del Correo Institucional

1. Administrador de dominio (Servidores Fsicos Infraestructura).
2. Administrador nivel 2 analistas Planta Central CSTI (Acceso a controladores de

dominio mediante herramienta de controlador de dominio (Consola).
3. Administrador nivel territorial analista de tecnologa en cada Zona acceso a replica

de AD mediante herramienta de controlador de dominio (Consola).

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4.1.3 Administracin y uso de las cuentas de correo.
a) Los Usuarios son responsables de todas las actividades realizadas con sus
cuentas de acceso y su buzn asociado al MINEDUC.
b) La cuenta de correo electrnico es personal e intransferible.
c) Es una falta grave facilitar y ofrecer su cuenta de correo electrnico (e-mail)
a personas no autorizadas.
d) El correo electrnico es una herramienta para el intercambio de informacin
entre personas, pero no sustituye las interacciones personales que deban
realizarse para poder transmitir la informacin apropiadamente.
e) La violacin de la seguridad de los sistemas de nuestra red, pueden incurrir
en responsabilidades civiles y penales.
f) El MINEDUC considera que no es adecuado enviar correo a personas que
no desean recibirlo ni correos masivos, l envi de correos masivos debe ser
canalizado con la Direccin Nacional de Comunicacin Social de Ministerio
de Educacin. Si la Institucin recibe quejas, denuncias o reclamaciones por
estas prcticas, se proceder e iniciar un proceso de investigacin que puede
conducir a la cancelacin parcial o definitiva de la cuenta de correo
electrnico asignada.
g) Si el funcionario no hace uso de la cuenta por hasta 6 meses se proceder a
eliminar la cuenta, y el usuario deber volver a solicitar la misma.
h) Si el usuario no ha ingresado nunca a su cuenta dentro de 3 meses se
proceder a eliminar la misma.
4.1.4 Perfil de Usuarios
Dentro del Ministerio de Educacin se manejarn 3 tipos de perfiles para las cuentas de
usuarios, las mismas que tendrn sus propios atributos a nivel de almacenamiento y
prioridad de atencin, las cuales se detallan a continuacin:
1. Jerrquico Superior
Ministro (a)
Viceministro (a)
Subsecretarios (a)
Coordinador General (a)
Director (a)
Asesor (a)
Gerente de Proyecto
Coordinador Zonal (a)
2. Funcionarios Administrativos
Director Distrital (a)
Especialistas
Analistas
Asistentes

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Auxiliares
Otros Usuarios
3. Docentes
Rectores
Vicerrectores
Inspectores
Profesores
4.1.5 Prohibiciones.
a) Estn completamente prohibidas las siguientes actividades:

1) Utilizar el Correo Electrnico para cualquier propsito comercial o
financiero.
2) No se debe participar en la propagacin de cadenas, ni en
esquemas piramidales de ndole poltico, religioso o temas similares.
3) Distribuir de forma masiva grandes cantidades de mensajes con
contenidos no apropiados, ofensivos o en general incorrectos que
afecten la imagen del MINEDUC. Por lo tanto quedan prohibidos
mensajes de bulling, grooming, o cualquier tipo de mensaje que
atente contra la honra e imagen de los Servidores Pblicos o incluso
de personas externas al MINEDUC.
4) Por razones de necesidad laboral o en casos especiales, si el
Servidor Pblico necesita enviar mensajes masivos a grupos de
usuarios, por favor contctese con la Direccin Nacional de
Comunicacin Social para que envi el mismo.
5) Se prohbe usar el correo electrnico como medio de hacer reuniones
virtuales, si un mensaje contiene ms de 5 REs (reenvo o repuestas)
se sugiere que las personas involucradas se renan en forma
personal y discutan y resuelvan sus diferencias. Las reas o personas
involucradas podrn ser sancionadas en caso de reiteracin en estas
prcticas inadecuadas de comunicacin.
6) Se encuentra prohibido el envo y recepcin de correos electrnicos
internos y externos con adjuntos con archivos de extensiones: .EXE,.
AVI, .MP3, en general todo tipo de extensiones de audio o video.
7) Los adjuntos de tipo general como formatos Office, o similares no
podrn superar un tamao mximo de 9 Mb.
8) Est prohibido el uso de la cuenta de correo electrnico institucional
para registrarse a eventos, cursos, publicidad y dems actividades
que pueden generar que el MINEDUC se encuentre en listas negras
ocasionado afectacin de servicio, si ya lo ha hecho se recomienda
que desactive el servicio de envo de e-mails a la cuenta de e-mail
institucional.
b) Debido a que el espacio de las cuentas incide directamente sobre el espacio

del servidor, se establece que:

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1) Todos los usuarios deben revisar frecuentemente su correo electrnico

para leer sus mensajes, de modo que los vayan borrando y/ realizando
un respaldo del mismo (pst), en el caso requerir el apoyo tcnico para
obtenerlo debe contactarse con el Servicio de Soporte TI, para no afectar
el espacio de almacenamiento en el servidor.
2) As mismo se recomienda que vacen frecuentemente las papeleras de

su cuenta con el mismo fin de mantener el mayor espacio disponible en
el servidor.
c) Toda informacin o contenido que sea transmitido por las cuentas de correo
de este sitio, son responsabilidad nicamente del dueo de la cuenta, por lo
que dichos contenidos no reflejan las preferencias o ideas del MINEDUC.
d) Todos los correos pueden ser monitoreados y sujetos a auditora. Referirse
al Reglamento Interno y Polticas de seguridad de la Informacin del
MINEDUC, Art. 20.
e) El Servidor de Correos ser depurado dos veces por ao, en la primera
quincena de Agosto y la primera quincena de Diciembre de cada ao, por lo
que se recomienda respaldar toda la informacin que se considere
importante, antes de estas fechas.
4.1.6 Uso de firmas en los correos.
Los Servidores Pblicos debern usar una firma que los identifique claramente, la misma
deber ser aadida a todo correo enviado incluso para los usuarios externos y en
general a cualquier persona, la firma ser creada por personal de Soporte TI o
automticamente de acuerdo a su contrato.
La firma deber tener el siguiente formato:
a) Un logo identificativo de la institucin que haya sido debidamente aprobado

y que la Direccin Nacional de Comunicacin e Imagen hayan definido.
b) Nombres y Apellidos del Servidor Pblico. (Negrita)
c) Nombre completo del Cargo.
d) Direccin, rea o departamento al que pertenece.
e) Nmero de telfono y extensin.
f) Direccin de correo electrnico.
g) Direccin de la oficina.
h) Ciudad Pas.
i) Poltica de confidencialidad en uso de correo electrnico.
El tamao de la letra para la firma ser de 10 y para la clusula de confidencialidad el

tamao de letra es de 8, tipo de letra Calibri.
Los colores para la firma y el texto de correo electrnico son azul o negro.
Ejemplo:

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Cdigo: ME-PROCCE-01
Saludos Cordiales,
Juan Jos Prez Intriago

Gerente de Operaciones tecnolgicas regin Sierra
Direccin Nacional de Direccin de Gestin de Riesgos
022435999 ext. 3001
juan.perezl@educacion.gob.ec
Av. Amazonas N34-451 y Av. Atahualpa
Quito - Ecuador
Recicla, Reduce, Reusa Recupera el Planeta!
La informacin contenida en cada mensaje de correo electrnico y sus
anexos puede contener informacin confidencial o privilegiada y slo
puede ser utilizada por el destinatario a quin est dirigida. Si usted no es
la persona que deba recibir este correo electrnico, cualquier revisin, u
otros usos de esta informacin, se encuentran prohibidos. Si usted recibi
este-mail por error, por favor informe inmediatamente a la persona que
se lo envi y borre el correo electrnico y sus copias de su computador.
Esta informacin no debe ser distribuida, ni copiada total o parcialmente
por ningn medio sin la autorizacin del MINEDUC; mismo que no asume
responsabilidad sobre la informacin, opiniones o criterios contenidos en
este correo electrnico.
Antes de imprimir este correo electrnico, piense bien si es necesario hacerlo: El medio ambiente es cuestin de todos.
Nota de Descargo: (Disclaimer Note): La nota de Descargo se coloca al final

de la firma de cada Servidor Pblico es estndar y nica, la misma puede estar
expresada en espaol e ingls.
La informacin contenida en cada mensaje de correo electrnico y sus anexos

puede contener informacin confidencial o privilegiada y slo puede ser utilizada
por el destinatario a quien est dirigida. Si usted no es la persona que deba recibir
este correo electrnico, cualquier revisin, diseminacin, u otros usos de esta
informacin, se encuentran prohibidos. Si usted recibi este-mail por error, por
favor informe inmediatamente a la persona que se lo envi y borre el correo
electrnico y sus copias de su computador.
Esta informacin no debe ser distribuida, ni copiada total o parcialmente por

ningn medio sin la autorizacin del MINEDUC; mismo que no asume
responsabilidad sobre informacin, opiniones o criterios contenidos en este
correo electrnico.

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Cdigo: ME-PROCCE-01
4.1.7 Creacin y asignacin de nombres para cuentas de correo electrnico.
a) El password (CLAVE) por defecto ser proporcionada por el administrador el

cual generar contraseas aleatorias y es responsabilidad del usuario
cambiarle en el primer inicio de sesin.
b) Las cuentas de Correo Electrnico son administradas por la Direccin
Nacional de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin. Al igual que dar
de alta, baja o suspensin de una cuenta.
c) Cada Servidor Pblico accede a su cuenta de correo electrnico a travs del
sitio https://correo.educacion.gob.ec
d) El servidor entrante (POP3, IMAP o HTMP) y el saliente (SMTP) para la
configuracin de los programas de administracin de correo electrnico es
https://correo.educacion.gob.ec
e) Para que un Servidor Pblico del MINEDUC pida una clave de acceso
(password) extraviada deber ponerse en contacto con el Centro de Servicio
TI levantando una incidencia o comunicarse: con el Administrador del
Servidor de Correo electrnico)
Direccin de Tecnologas de Informacin

Telfono: XXXXXXXXXX ext. XXXX y XXX
Horario: 8:00 am a 5:00 pm
e-mail: XXXXXXXXXXXX@educacion.gob.ec
Asunto: Solicitud reseteo de clave de usuario de correo electrnico.
4.1.8 Eliminacin de cuentas de correo electrnico

Este procedimiento solo podr ser invocado en una de las siguientes situaciones:
a) El servidor pblico se ha separado del MINEUC en forma voluntaria y su Jefe

inmediato a diligenciado y enviado el pedido de eliminacin de la cuenta de
correo electrnico, adems de que exista un correo electrnico o quipux de
parte de la Direccin de Talento Humano solicitando la eliminacin de la
cuenta.
b) El servidor pblico ha sido separado unilateralmente por el MIEDUC, en cuyo
caso su Jefe inmediato a diligenciado y enviado el pedido de eliminacin de
la cuenta de correo electrnico, adems de que exista un correo electrnico
o quipux de parte de la Direccin de Talento Humano solicitando la
eliminacin de la cuenta.
c) Para Docentes que no hayan registrado ingresos a la aplicacin en los
ltimos 6 meses se proceder a eliminar la cuenta del usuario.
d) Para docentes que no hayan ingresado nunca a la aplicacin en los ltimos
3 meses se proceder a eliminar la cuenta.
El jefe inmediato del servidor pblico que se ha separado de la institucin deber

informar a la DNTIC en cualquier caso, si necesita se mantenga un respaldo de
la informacin del archivo PST (correos electrnicos del servidor pblico) para
analizarlos, o realizar algn tipo de investigacin judicial, en cuyo caso deber
adjuntar la orden judicial a la DNTIC y al Oficial de Seguridad para que se

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Cdigo: ME-PROCCE-01
apruebe la revisin y anlisis del buzn de correo electrnico del Servidor

Pblico separado de la Institucin.
4.1.9 Cambios de cuentas de correo electrnico

Los Servidores Pblicos solamente podrn solicitar cambios en sus cuentas de
correo electrnico:
a) La cuenta fue creada errneamente, en la cuenta de usuario, perfil o atributos

de la cuenta asignadas por perfil, en este caso el Jefe Inmediato del servidor
pblico deber enviar un correo electrnico a la DNTIC y a soporte tcnico
solicitando este cambio indicando a su vez las razones del mismo.
b) El Oficial de seguridad deber aprobar el cambio, siempre y cuando el mismo
sea adecuado y no atente contra ninguna ley o las definiciones, polticas y
procedimientos definidos.
c) La DNTIC deber asegurar en caso de que sea positivo el cambio solicitado,
que los correos electrnicos en la cuenta errnea o con problemas, sean
correctamente respaldados y asignados a la nueva cuenta.
d) Ser obligacin del Servidor Pblico del MINEDUC validar su cuenta y
cambiar la clave, as como revisar que toda su informacin est correcta y
completa, en caso de cualquier inconsistencia deber informar a Soporte
tcnico.
4.1.10 Responsabilidades y Garantas
a) El MINEDUC se compromete a prestar los Servicios relacionados con el

correo electrnico, sin embargo debido a los eventuales problemas que se
generan debido a la operacin del Internet, fallas en la provisin de servicios
de Internet y otras contingencias imprevisibles y de fuerza mayor, la
institucin garantiza al 99,9% la disponibilidad del servicio, por lo cual no
aceptar responsabilidades derivadas de prdidas de datos, producto de
estas situaciones.
b) Si el funcionario borra de forma accidental o en accin premeditada, el
Ministerio de Educacin no se hace responsable de la informacin borrada.
c) Se realizarn peridicamente copias de seguridad de los servidores que
contienen la aplicacin y su configuracin.
4.1.11 Seguridad
a) Si por cualquier motivo sospecha que la seguridad de su cuenta se ve

comprometida de cualquier forma debe notificarlo a la Direccin Nacional de
Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, mediante apertura de ticket
al Centro Servicios TI.
b) Las conexiones de los usuarios que usen OWA o cliente Outlook hacia el
servidor de correo, estarn debidamente aseguradas y el trfico del correo
desde el MINEDUC hacia los Servidores Pblicos, ser debidamente

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encriptada y se usar un sistema de intercambio de claves de seguridad para

garantizar el envo seguro de correos.
c) Si el Servidor Pblico requiere un tipo de seguridad especial, por ejemplo,
envo seguro y encriptado solo a ciertos Servidores Pblicos o personas
dentro o fuera de la institucin, de alguna documentacin, deber comunicar
este requerimiento a travs de su superior inmediato a travs de un
requerimiento escrito explicando a la Direccin Nacional de Tecnologas de
la Informacin y Comunicaciones, las razones y necesidades del
requerimiento.
4.1.12 Confidencialidad
El MINEDUC se compromete a no entregar en partes, vender o ceder

informacin de Servidores Pblicos, listas de correo electrnico, o entregar
informacin contenida en los correos o anexos a terceros.
4.1.13 Privacidad
El Administrador del Servicio de Correo del MINEDUC no podr interceptar,

editar, o eliminar ningn mensaje de correo de ningn Servidor Pblico, salvo
autorizacin expresa o su superior, o en los siguientes casos:
o El usuario haya cometido algn acto penado por la ley.

o Requerimiento expreso de Autoridades Policiales o Judiciales.
o Para identificar o resolver problemas tcnicos.
o Se detecte en forma positiva que el mensaje (o grupo de mensajes)
comprometa el normal funcionamiento del servicio de correo electrnico.
o El mensaje o mensajes estn siendo usados para actividades como
bulling, grooming.
o Actividades relacionadas con fuga de informacin de tipo confidencial.
o Incidentes relacionados con el mal uso de los recursos tecnolgicos.
El Administrador del Correo Electrnico es la nica persona que eventualmente

podra tener acceso a los mensajes de los usuarios y nicamente en los casos
referidos arriba. Sin embargo, en casos de investigaciones por algn tipo de
delito o actividad antitica que haya sido debidamente reportada a las
autoridades del MINEDUC y al Oficial de Seguridad, podrn intervenir el Oficial
de Seguridad, un Auditor de tecnologa o incluso peritos especializados y revisar
si se est incumpliendo alguna de las normas de privacidad indicadas o exista
un potencial delito.
4.1.14 Restricciones
Tamao de los Mensajes:
1. El servicio de correo permite enviar archivos anexados (attachments) de

hasta 7 MB usando un cliente de correo (Outlook cliente) y de hasta 7
MB usando la interface Web: https://correo.educacion.gob.ec
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Cdigo: ME-PROCCE-01
Mensajes Enviados, Eliminados y Buzones:
2. El servicio de correo permite almacenar mensajes eliminados en la

carpeta Trash (Basurero) hasta una (1) semana, es decir, cada semana
el Servidor Pblico del MINEDUC deber borrar en forma manual todos
los mensajes en el (basurero); para lo cual se les pide que tomen las
medidas del caso.
Los mensajes enviados son guardados automticamente en el servidor,

de acuerdo a la capacidad de cada buzn.
4.1.15 Cuota de Almacenamiento de Buzn
a) Los buzones catalogados como V.I.P (Nivel Jerrquico Superior) tienen una cuota
mxima de 2 GB.
b) Los buzones de los Usuarios Administrativos tienen una cuota mxima de hasta 512
MB por usuario, por lo tanto, el usuario deber eliminar peridicamente los
mensajes ledos de modo tal que no exceda esa cuota.
c) Los buzones para Usuarios Docentes, tienen asignado una cuota mxima de 50
MB.
d) El administrador le enviar un mensaje de advertencia cada vez que est prximo
a desbordar la cuota definida.
e) Si el Usuario hace caso omiso al mensaje de advertencia, se
bloquear la cuenta automticamente del usuario y nicamente
podr ser reactivada al liberar el espacio excedente.
4.1.16 Control de Malware
a) Se pueden enviar a travs de su cuenta datos adjuntos (attachments), siempre y

cuando las extensiones no puedan generar conflictos con el sistema antivirus como
.EXE, .BAT, .VBS, .AVI, .COM, .PPS, protectores de pantalla, etc. Los cules sern
automticamente bloqueadas.
b) En estos casos, el sistema no permitir el envo o recepcin del mensaje.
c) En caso de recibir un mensaje bajo sospecha de virus, contacte a la Direccin
Nacional de Tecnologas de la Informacin y Networking o a Soporte Tcnico y
llene el formato : SI_FRIS_001_Formato Registro de Incidente de
seguridad_V2.0.doc
4.1.17 Control de Phishing
a) Un mensaje tipo phishing, es del tipo en el cual se le solicita a usuario que entregue
informacin de sus claves, usualmente tienen una apariencia muy similar a la que
tendra un mensaje de una entidad bancaria. Generalmente indican que entregue
o actualice sus claves en el sistema, en este tipo de casos, el Servidor Pblico no
debe ejecutar ninguna accin, y reportar a la Direccin Nacional de Tecnologas de
la Informacin y Comunicacin e indique claramente la situacin a travs del
formato de manejo de incidentes: SI_FRIS_001_Formato Registro de Incidente
de seguridad_V2.0.doc
Versin
4.0
V 4.0

Cdigo: ME-PROCCE-01
b) No borre el correo electrnico, informe inmediatamente y use el formato indicado.

c) La Direccin Nacional de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones - DNTIC,
nunca solicitar contraseas bajo ningn medio (Correo electrnico, llamadas
telefnicas, links, etc), ya que la misma es personal e intransferible.
4.1.18 Cumplimiento
a) El cumplimiento del Reglamento de Polticas de Seguridad de la Informacin para

los Servidores Pblicos del MINEDUC es obligatorio.
b) El Cumplimiento del procedimiento de Manejo de cuentas de Correo Electrnico
para los Servidores Pblicos del MINEDUC es obligatorio.
c) Si un Servidor Pblico del MINEDUC viola las disposiciones en la Poltica de
seguridad de la informacin en el MINEDUC por negligencia o intencionalmente, se
acoger a las sanciones siguiendo los procesos establecidos en los manuales de
acuerdo al tipo de faltas:
1. Reglamento Interno del MINEDUC

2. Acuerdo Buen uso recursos Tecnolgicos del MINEDUC
3. Ley orgnica del Servicio Pblico (LOSEP)
4. Cdigo de tica del MINEDUC DEL ECUADOR Acuerdo No. 0455-12 del 24 de
Octubre del 2012.
5. Cdigo penal
4.1.19 Restricciones Tcnicas al Uso del Correo electrnico
Lmites de mensajes
Estos lmites se aplican a todos los mensajes de correo electrnico.
Lmite Valor
Lmite del tamao del mensaje: 7 MB
El tamao total mximo de un mensaje de correo electrnico.

Lmite de longitud del asunto 255 caracteres
El nmero mximo de caracteres de texto permitidos en la lnea

de asunto de un mensaje de correo electrnico.
Lmite de mensaje con varias partes 250 partes
El nmero mximo de partes del cuerpo del mensaje que se

permiten en un mensaje MIME con varias partes.
Lmite de profundidad de incrustacin de mensajes 5 mensajes
incrustados
El nmero mximo de mensajes de correo electrnico
reenviados que se permiten en un mensaje de correo
electrnico.

Versin
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V 4.0

Cdigo: ME-PROCCE-01
Lmites de destinatarios y remitentes

Estos lmites se aplican a los mensajes, remitentes o destinatarios para combatir el
correo no deseado o el envo masivo por correo de gusanos o virus.
Lmite Valor
Lmite de tasa de mensajes : 30 mensajes por
minuto
El nmero mximo de mensajes de correo electrnico que se
pueden enviar desde un nico cliente de correo electrnico por
minuto. El cliente se identifica por la cuenta de usuario.
Lmite de tasa de destinatarios: El nmero mximo de 1.500 destinatarios
destinatarios que pueden recibir mensajes de correo por da
electrnico enviados desde un nico buzn de correo
electrnico basado en nube en un perodo de 24 horas.
Despus de que se lleg al lmite, no se pueden enviar los
mensajes desde el buzn de correo hasta que la cantidad de
destinatarios a los que se enviaron mensajes en las ltimas
24 horas no supere el lmite. El lmite de tasa de destinatarios
se aplica a los mensajes enviados a destinatarios dentro y
fuera de la organizacin.
Lmites de retencin
Estos lmites controlan el tiempo durante el cual son accesibles los elementos de
determinadas carpetas de la Bandeja de entrada.
Lmite Valor
El nmero mximo de das que los elementos pueden 30 das
permanecer en la carpeta Elementos eliminados antes de que
se quiten automticamente.
El nmero mximo de das que se conservan los elementos 15 das

quitados de la carpeta. Elementos Eliminados antes de
eliminarse permanentemente.
El nmero mximo de das que los elementos pueden 30 das

permanecer en la carpeta Correo electrnico no deseado antes
de que se quiten automticamente.

Versin
4.0
V 4.0

Cdigo: ME-PROCCE-01
Lmites de grupos de distribucin

Estos lmites se aplican a los grupos de distribucin.
Lmite Valor
La cantidad total de destinatarios se determina tras la 100.000 miembros
expansin del grupo de distribucin.
Los grupos de distribucin que contienen este nmero de 5.000 o ms
miembros especificado por este lmite deben tener opciones miembros
configuradas de administracin y aprobacin de mensajes. La
administracin especifica una lista de remitentes que tienen
permiso para enviar mensajes al grupo de distribucin. La
aprobacin de mensajes especifica uno o varios moderadores
que deben aprobar que todos los mensajes se enven al grupo
de distribucin.
Si un mensaje se enva a 5.000 o ms destinatarios, el tamao
del mensaje no puede exceder este lmite. Si lo excede, el
mensaje no se entrega y el remitente recibe un informe de no
entrega (NDR). La contabilizacin total de destinatarios se
determina tras la expansin del grupo de distribucin.
4.2 Historial de Revisin

Versin Autor Fecha Descripcin de Revisin
1.0 Pablo Sosa 23/04/2014 Cambios en formatos y
correcciones ortogrficas
2.0. Pablo Sosa 26/06/2014 Cambio en semitica,
sintaxis, y contenidos.
3.0 Pablo Sosa 16/09/2014 Revisiones finales y cambios
de responsables de revisin.
4.0 Priscila Rosero 27/09/2017 Revisin y Actualizacin del
Documento.

Versin
4.0
V 4.0

Cdigo: ME-PROCCE-01
Este documento ha sido revisado por:

It. Revisor Fecha Revisin
1. Edwin Parra 27/09/2017
Director Nacional de Tecnologas de la
Informacin y Comunicaciones
2. Priscila Rosero 27/09/2017
Responsable de Seguridad Informtica
3. Ivn Vinelli 27/09/2017
Director Nacional de Cambio de Cultura
organizacional
Este documento ha sido aprobado por:
Expertos en el Tema
It. Nombre Firma Fecha
Autorizacin
1. Edwin Parra 27/09/2017
Director Nacional de
Tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones
2. Priscila Rosero 27/09/2017

Responsable de Seguridad
Informtica
3. Ivn Vinelli 27/09/2017

Director Nacional de Cambio de
Cultura organizacional
4. Mauricio Mendoza 27/09/2017

Administrador General de
Correo Institucional

Versin
4.0

Procedimiento de Manejo de Cuentas de Correo Electronico V3

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MINISTERIO DE EDUCACIN

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 1/15

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE CUENTAS DE

(1) Categora - SERVIDOR PBLICO1

Corresponde a toda persona que labora bajo contrato o nombramiento con el

(2) Categora - EXTERNO

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 2/15

3 Naturaleza del Servicio

El uso del Correo Electrnico del MINEDUC es de naturaleza estrictamente profesional

4.1.1 Creacin de cuentas de usuarios

a) Todos los Servidores Pblicos dependiendo de sus funciones debern contar

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 3/15

En caso de conflictos u homnimos:

Todo funcionario debe poseer el pie de firma definido por el Ministerio de

e) La cuenta de correo ser entregada va un correo electrnico al Jefe

4.1.2 Administradores Generales del Correo Institucional

2. Administrador nivel 2 analistas Planta Central CSTI (Acceso a controladores de

3. Administrador nivel territorial analista de tecnologa en cada Zona acceso a replica

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 4/15

4.1.3 Administracin y uso de las cuentas de correo.

4.1.4 Perfil de Usuarios

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 5/15

a) Estn completamente prohibidas las siguientes actividades:

b) Debido a que el espacio de las cuentas incide directamente sobre el espacio

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 6/15

1) Todos los usuarios deben revisar frecuentemente su correo electrnico

2) As mismo se recomienda que vacen frecuentemente las papeleras de

4.1.6 Uso de firmas en los correos.

La firma deber tener el siguiente formato:

a) Un logo identificativo de la institucin que haya sido debidamente aprobado

El tamao de la letra para la firma ser de 10 y para la clusula de confidencialidad el

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 7/15

Juan Jos Prez Intriago

Nota de Descargo: (Disclaimer Note): La nota de Descargo se coloca al final

La informacin contenida en cada mensaje de correo electrnico y sus anexos

Esta informacin no debe ser distribuida, ni copiada total o parcialmente por

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 8/15

4.1.7 Creacin y asignacin de nombres para cuentas de correo electrnico.

a) El password (CLAVE) por defecto ser proporcionada por el administrador el

Direccin de Tecnologas de Informacin

4.1.8 Eliminacin de cuentas de correo electrnico

a) El servidor pblico se ha separado del MINEUC en forma voluntaria y su Jefe

El jefe inmediato del servidor pblico que se ha separado de la institucin deber

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 9/15

apruebe la revisin y anlisis del buzn de correo electrnico del Servidor

4.1.9 Cambios de cuentas de correo electrnico

a) La cuenta fue creada errneamente, en la cuenta de usuario, perfil o atributos

4.1.10 Responsabilidades y Garantas

a) El MINEDUC se compromete a prestar los Servicios relacionados con el

a) Si por cualquier motivo sospecha que la seguridad de su cuenta se ve

Direccin Nacional de Procesos Documento de uso interno

PROCEDIMIENTO TCNICO DE MANEJO DE 10/15

encriptada y se usar un sistema de intercambio de claves de seguridad para

El MINEDUC se compromete a no entregar en partes, vender o ceder

El Administrador del Servicio de Correo del MINEDUC no podr interceptar,

o El usuario haya cometido algn acto penado por la ley.