UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

CENTRO LOCAL METROPOLITANO

UNIDAD DE APOYO CAUCAGUA

PLAN DEL CURSO

PLANIFICACIN DEL TRABAJO

Facilitador: MSc. Luis Gonzlez Salcedo

2015
PRESENTACIN
OBJETIVO GENERAL DEL CURSO
OBJETIVOS ESPECFICOS
ESTRUCTURA DEL CURSO
1. VISION PERSONAL DEL TIEMPO

1.1. Definicin y Caractersticas del Tiempo.

1.2. Administracin del Tiempo.

2. DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

2.1. Posibles soluciones.

3. LA PLANIFICACIN EFECTIVA DEL TRABAJO

3.1. El beneficio de la Planificacin.

3.2. Efectividad y eficiencia.

3.3. Tips para distribuir el tiempo en el trabajo.

4. PLAN DE ACCIN FUTURA

ANEXOS

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

LECTURAS COMPLEMENTARIAS

PRESENTACIN
 El presente curso est dirigido a todo pblico interesado en adquirir
conocimientos y destrezas en torno a optimizar el uso del tiempo, tanto en el
contexto personal como laboral.
El objetivo del curso se centra en el desarrollo de capacidades para
administrar de forma efectiva el tiempo en el trabajo.
Para el logro del objetivo general se proponen cuatro unidades de estudio.
La primera se refiere a la visin que cada participante tiene del tiempo. En la
segunda se describen los aspectos relativos a los desperdiciadores de tiempo. En
la tercera unidad se ofrecen los lineamientos prcticos para la planificacin
efectiva del trabajo. Y la cuarta unidad propone un plan de accin futura.
Deseamos que el curso se constituya en una herramienta prctica para el
mejor desempeo en el cumplimiento de las actividades sociales y laborales.

OBJETIVO GENERAL DEL CURSO

 Al finalizar el curso el participante estar en capacidad de aplicar las
orientaciones terico-prcticas suministradas para optimizar el uso del tiempo en
el desarrollo de sus actividades, tanto en el mbito personal como en el
profesional.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Valorar la importancia del tiempo para las actividades de la vida diaria,

especialmente en lo personal y laboral.

Identificar las caractersticas generalizadas de los desperdiciadores del

tiempo, y cmo superarlas.

Precisar los aspectos relevantes que conllevan a la planificacin efectiva

del trabajo.

Establecer un plan de accin que se corresponda con el cumplimiento de

actividades en el futuro, con propsito y elementos para el seguimiento
continuo.

ESTRUCTURA DEL CURSO

UNIDAD 1. VISION PERSONAL DEL TIEMPO

1.1. Definicin y Caractersticas del Tiempo.

El tiempo es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en mltiples

aspectos de la vida
Esta es una aseveracin que pudiramos considerar como un axioma, muy
a pesar de todas las implicaciones que conlleva la concepcin fsica del trmino.
En este sentido, esta expresin representa en fsica la coordenada de referencia
en el universo fsico que, en un lugar determinado, permite ordenar la secuencia
de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro (Oceano, 2001,
p. 453). Cuando se hace mencin a una coordenada se tiene la idea de una lnea
de partida de algn evento, a partir de la cual se ordenan y establecen los
perodos. Desde esta perspectiva se configura lo que llamamos las unidades de
tiempo fsico como el segundo, el minuto, la hora, el da, la semana, el mes, el
ao, y todas las expresiones que se han estructurado partiendo de los anteriores.
Siguiendo esta visin, el tiempo es una construccin del intelecto humano
que ordena y sincroniza la vida en sociedad. Lo utilizamos para medir, comprobar
y expresar cambios; lo cual significa que todo gira en torno al tiempo. Entre los
aspectos significativos del tiempo se pueden destacar que es inflexible, pasa y
no se detiene. Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No
logramos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo, sin embargo, podemos
controlarlo. Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente
atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo",
"me faltan horas" y expresiones parecidas.

Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a l?.

sa es la cuestin que cualquier persona debera plantearse.

Caractersticas del tiempo.

 UNIVERSAL: El tiempo est distribuido en forma igualitaria. Todos disponemos
de la misma cantidad de tiempo.
INVARIABLE: El tiempo transcurre a un ritmo constante. El tiempo no vuela o se
arrastra con lentitud, aunque a veces parezca que lo hace.
LIBRE: El tiempo no se puede almacenar. Se consume de un modo u otro. Si no
se planifica adecuadamente se puede desperdiciar.
IRRECUPERABLE: Su uso no se puede posponer.
INDIVISIBLE: El tiempo y la vida son inseparables, cada pensamiento, cada
sentimiento y cada accin requiere tiempo.

SOMOS LO QUE HACEMOS DA A DA. DE MODO QUE LA EXCELENCIA

NO ES UN ACTO, SINO UN HBITO Aristteles

1.2. Administracin del Tiempo.

Antes de iniciar la disertacin en relacin con el proceso de administrar el

tiempo, se hace necesario abordar un acercamiento al trmino o concepto de
Administracin. En tal sentido, se puede comenzar diciendo que Es la ciencia
social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales, por medio de
un mecanismo de operacin y a travs del esfuerzo humano. Jos Antonio
Fernndez Arenas. (tomado de Tecnolgico de Monterrey, s/f)
Adems, es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de
planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr
un propsito dado. Pudisemos agregar aqu que los componentes del vocablo
son Responsabilidad, Planeacin y Regulacin, Eficiencia en las operaciones
institucionales o de la organizacin, en la bsqueda de un objetivo.
Ahora, la administracin del tiempo se constituye en el arte de hacer que
este sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el
tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s
mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una
sola realidad que se sustraiga al tiempo. El tiempo es como una gota de agua que
se evapora.
No logramos optar, fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo
nuestro. Lo que significa que la administracin del tiempo es una ilusin, porque
nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una
medida de intervalos. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Constituye conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que
podamos lograr resultados ms eficaces.
Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr, el
tiempo contina movindose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la
expresin Administrar el tiempo para identificar nuestros esfuerzos, para usar
nuestros momentos disponibles con algn significado. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de
objetivos, no simplemente estar ocupado.

La Administracin del Tiempo es un proceso de planeacin, avance y

evaluacin de nuestras actividades en un momento determinado.

Los beneficios de administrar el tiempo se sintetizan a continuacin:

 Nos gua hacia objetivos y metas.

Evita el estrs.

Facilita la obtencin de resultados eficientes y eficaces.

Organiza mejor el trabajo y las actividades.

Prioridades:
A.- Imprescindible hacerse.
Actividades decisivas. Algunas de ellas estarn en esta categora debido a
rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite
significativo, u oportunidades de xito o desarrollo.
B.- Debe hacerse.
Actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no
son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.
C.- Deseable hacer.
Categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas,
podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin.

Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que

tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar
sus horas ms eficientemente.

El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms

rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener
tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para
usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo
presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y
reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado,
los das comienzan a parecer patticos.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo
y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante
hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las
prioridades se convertir en un problema menor.

QU SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?

Tener un control de los eventos de nuestra vida.

POR QU ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO MANEJO DEL

TIEMPO?
Para obtener mayor productividad.
Para lograr mayores satisfacciones y tener paz con uno mismo.

ACTIVIDAD N 1

Luego de haber revisado el contenido de esta parte del material, ests en

capacidad de desarrollar la actividad que se plantea de seguidas.
EJERCICIO
Reflexione acerca de sus actividades.

Realiza las ms importantes?

SI___ NO___

Cules actividades debera priorizar y cules postergar?

Cmo cambiar su actual manejo del tiempo para hacerlo ms productivo?

Discusin grupal: comparto con mis colegas mis apreciaciones acerca de la

administracin del tiempo:

Anoto las conclusiones a las que hemos llegado en la discusin grupal.

Mi compromiso para esta semana es:

El ndice de urgencia
Anote en el espacio de la derecha el nmero dentro de la matriz que
represente con mayor exactitud las conductas y las actitudes que usted tiene
en su trabajo respecto a los enunciados.

0 = Nunca 1 = Algunas veces 2 = Casi siempre 3 = Generalmente 4 = Siempre

1. Parece que hago mejor mi trabajo cuando estoy bajo presin.

2. Culpo al apuro y a la presin externa por no poder dedicar unos momentos a la

reflexin acerca de la razn de hacer las cosas.
3. Me siento frustrado por la lentitud de la gente y la forma en que hacen las cosas. Me
molesta mucho esperar o hacer cola.
4. Cuando me tomo unos minutos de descanso siento que estoy perdiendo el Tiempo.

5. Trato de hacer muchas cosas y me programo para ello.

6. Me deshago de las personas para poder terminar mi trabajo.

7. Siento ansiedad cuando no me mantengo totalmente informado de lo que sucede en

la oficina.
8. Me preocupo por algunos trabajos cuando me estoy dedicando a otros.

9. Rindo lo mximo y me siento muy bien cuando manejo y puedo resolver alguna
crisis.
10. El flujo de adrenalina debido a una nueva crisis me satisface ms que la planeacin
para obtener resultados a mediano plazo.
11. En lugar de emplear el Tiempo de calidad con personas importantes en mi vida, suelo
destinarlo a solucionar situaciones de crisis.
12. Supongo que la gente comprender si no cumplo mis compromisos con ellos a causa
de las muchas crisis que debo atender.
13. Mi da adquiere sentido cuando puedo solucionar una crisis imprevista.

14. Acostumbro desayunar o almorzar mientras trabajo o pienso en lo que voy a hacer en
cuanto llegue a la oficina.
15. Persisto en que algn da no muy lejano podr dedicarme realmente a lo que me
gusta.
16. Si la bandeja de salida sobre mi escritorio est llena, siento que fue un da
productivo.

Autoevaluacin
La calificacin mxima en este cuestionario es de 64, lo que significa un alto sentido y
orientacin hacia lo urgente descuidando obviamente lo importante. Aunque la idea de
abandonar lo urgente no significa dedicarse a lo importante, es necesario establecer un
punto medio que determine una orientacin tanto a la solucin de los problemas como
al diagnstico de las causas. As que para este cuestionario tendramos las siguientes
escalas de calificacin.

0 a 25 Pasividad y poco nivel de respuesta ante las urgencias.

6 a 45 Adecuado nivel de respuesta ante la urgencia y posibilidad de

dedicar Tiempo a lo importante.
46 a 64 Demasiado nfasis a lo urgente descuidando lo importante y con
muchas posibilidades de problemas graves en el futuro.

REFLEXIN

Cada hora empleada en planear, ahorrar tres o cuatro ms al momento de

la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Por lo tanto, iniciar cada
jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose: Qu es lo que
tengo -y quiero- hacer hoy?

Para ello se recomienda utilizar el formato: LO QUE DEBO HACER HOY

ACTIVIDAD N 2

Ahora corresponde determinar cules son las actividades que debo hacer en un
da normal de mi jornada laboral?. Partiendo del esquema de mis prioridades.
UNIDAD 2. DESPERDICIADORES DEL TIEMPO

Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor
medida, transformndonos en el objeto de nuestra atencin, recorriendo un
trayecto de profeca autocumplida: si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo
a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que slo por azar podamos
navegar en aguas tranquilas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no
conseguimos superar la tendencia a atender slo lo urgente y enfocarnos sobre
todo, en planificar y atender lo importante.
Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos
esquemas de interpretacin de la realidad. Particularmente, aquel que entiende
que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas
exitosas que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de
tiempo y recursos suficientes para hacerlo. Pero en verdad, este razonamiento
invierte peligrosamente los trminos. Porque el xito de una persona u
organizacin no deriva de su circunstancia actual, sino que ms bien su
acontecimiento actual, es el resultado de su comportamiento anterior.
Y si observamos a quienes atraviesan hoy eventos exitosos, veremos que
dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, adems de
atender lo urgente.
 En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que
recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es
tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu
tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas
tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos
que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo:
mucha gente identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y
sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares.
Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso
contigo mismo y con lo que es importante en tu vida. Un aprovechamiento
adecuado del tiempo permite a la persona disfrutar de su trabajo y su descanso.
La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las que queremos hacer porque son ms fciles o agradables.
Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para
hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos
nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr
dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.
Es posible identificar desperdiciadores del tiempo, internos y externos.
INTERNOS, si son provocados por nosotros mismos, entre ellos:
Falta de planificacin, falta de prioridades, objetivos no claros, dejar cosas para
despus, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de autodisciplina, falta de
habilidad y de conocimiento.
EXTERNOS, cuando son provocados por otras personas o situaciones:
Excesivo flujo de papeles, el telfono, los visitantes, las reuniones, fallas de
comunicacin, polticas y procedimientos, falta y/o exceso de informacin.
A los desperdiciadores tambin se les suele etiquetar como ladrones de
tiempo; entre los malos hbitos que se roban nuestro tiempo se detallan:
a) Conversaciones innecesarias o ms de la cuenta.
b) Lentitud mental y fsica.
c) Llegadas tardas.
d) Uso excesivo del Celular.
e) Demasiado tiempo para comer.
f) Interrupciones.

Napolen dijo alguna vez:

Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo ms preciado: el

tiempo.

Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar

efectividad, es responsabilizarse por construir desde
hoy, los pilares de su futuro.

2.1. Posibles soluciones.

No existe una receta en relacin al abordaje o superacin de los hbitos
que contribuyen con el desperdicio del tiempo en el trabajo en un momento
determinado, no obstante se plantean algunas orientaciones de acuerdo al caso
especfico identificado por cada individuo. De seguidas se muestran los casos
referidos a los telfonos, las actividades intelectuales y la agenda.
Telfonos
Antes de llamar, planifica la conversacin.
Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo especifico a todas ellas.
Busca excusas para cortar las conversaciones innecesarias.
Durante las conversaciones, ve directo al grano y permanece en el.
Actividades intelectuales
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los
beneficios son pocos o inexistentes.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Al escribir usa palabras sencillas.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
 Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el
papel carbn, elimina documentos y queda todo registrado en la misma
hoja.
Agenda
Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento, atindelos
fuera de tu oficina
No contribuyas a conversaciones innecesarias
Aprende a decir NO especialmente cuando te preguntan tienes un minuto?

ACTIVIDAD N 3

Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo destacando los
cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. 1= poca gravedad, 5
mxima gravedad.
Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internos. Enlista despus las posibles soluciones para ellos.

Mis Enemigos Posibles Mis Enemigos Posibles

externos soluciones internos soluciones

Una vez realizado en la sesin presencial este ejercicio, te suministramos una lista
con 74 claves para eludir los desperdiciadores de tiempo, con la cual estars en
capacidad de completar esta actividad de forma precisa en el componente a
distancia de este curso.
UNIDAD 3. LA PLANIFICACIN EFECTIVA DEL TRABAJO.

Es de la responsabilidad de cualquier profesional o trabajador que su labor

se cumpla a tiempo y acorde a ndices establecidos y que se mantenga un alto
grado de eficiencia. Debe entender bien los aspectos tcnicos del trabajo que
est desarrollndose bajo su direccin, y adems comprender los mecanismos
psicosociales del comportamiento de los trabajadores.
La Planificacin del Trabajo Diario conlleva una evaluacin continua. Es la
clave del xito para el asistente administrativo. El profesional de oficina debe
organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y
efectividad en la realizacin de las tareas, as economiza esfuerzo y logra mayor
productividad. Todo ello indica que conoce el trabajo y logra adquirir buenos
hbitos de trabajo.

PLANIFICANDO EL TRABAJO
5. Casos de Dispersin.
6. Facilitadores de la Dispersin.
7. Lo prioritario.
8. Desarrollar Prioridades.
9. Lo Importante y lo urgente.
ORGANIZANDO EL TRABAJO
Propuesta de Metas
Planificando metas.
Organizando las tareas

3.1. El beneficio de la planificacin

Para comprender el beneficio de la planificacin en el trabajo, recurrimos al
Principio de PARETO. Wilfredo Pareto, fue un socilogo y economista del siglo XIX
quien postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los
resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. Por lo que necesitamos
identificar cual 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cual
es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos que analizar hacia donde dirigimos nuestro
tiempo. Cada hora empleada en planear, ahorrar 3 o 4 horas ms a la hora de la
ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Iniciar cada jornada con un
plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que y
quiero hacer hoy? si se escribe en una lista de pendientes y se jerarquiza, se
manejar mejor. En este
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la
realizacin demasiado correcta de tareas que no son la que se tienen que
hacer.

3.2. Efectividad y eficiencia

Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas.

Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho mas

valioso lograr efectividad que eficiencia.

En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados va derecho al

objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un
equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados

Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su

barco dispuesto para la accin.

Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos
del trabajo. Entonces, la situacin le dir cuales son las prioridad en
trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.
 Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la
retroalimentacin o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas, estos

dejan pasar de largo las oportunidades.

El huevo o la gallina?
La antigua fbula de Esopo , La Gallina de los Huevos de
Oro, es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacin
que toda persona u organizacin debe resolver a cada
momento, el equilibrio entre lo Urgente y lo Importante,
entre el Hoy y el Maana.
La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde
tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de
oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su
casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico.
Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra
un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral
y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, tambin
aumenta su impaciencia con los huevos que pone la
gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina
de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada
adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene
tambin la desaparicin de su riqueza.
Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo
al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestin de
la sostenibilidad y el uso del tiempo
Muchas veces, al igual
que el granjero de la
fbula priorizamos los
Resultados a corto plazo
(los huevos de oro)
y ponemos en riesgo
nuestro bienestar a largo
plazo (la gallina).

Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el

tiempo que desplace a los mtodos tradicionales basados primordialmente en la
Urgencia y la Eficiencia, para alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la
Importancia y la Efectividad.

3.3. Tips para distribuir el tiempo en el trabajo

ltimamente pareciera que los das pasan ms rpido y no tenemos tiempo
de hacer todo lo que necesitamos en esas 24 horas. Pero, no es que los das son
ms cortos, generalmente es que la planificacin de nuestro tiempo no es la
correcta.
Todos los factores a tu alrededor influyen en la mala distribucin del tiempo
sabes qu debes hacer para distribuir tu tiempo de manera adecuada?
Seguramente estos consejos te pueden ayudar.
Ordena tu rea de trabajo. Generalmente tenemos tantas cosas que hacer en
el da que los papeles se van acumulando, lo mejor es que dediques un tiempo
diario o semanal para seleccionar las cosas que ya no uses o debas guardar para
que no ocupen un espacio innecesario en tu entorno.
Usa una agenda. Es lo mejor que puedes hacer para saber cmo distribuir tus
labores diarias sin que ninguna de ellas interfieran entre si. Con la implementacin
de la tecnologa, tu agenda puede estar incluso en tu telfono inteligente para que
no tengas que cargar un implemento adicional.
 Traza objetivos reales. Pueden ser a corto, mediado y largo plazo, esto te
ayudar a saber qu tienes que hacer y en qu tiempo debes realizarlo.
Establecer objetivos diarios te ayudar a terminar con xito tus prioridades del da
sin que ninguna de las cosas importantes se olviden.
Optimiza tus horas de rendimiento. Todos tenemos unas horas en las que
somos ms productivos, trata de usarlas para realizar las labores ms
complicadas para no desperdiciar tu mejor impulso.
Descansa. Tomar 15 minutos de descanso varias veces al da te ayuda a
despejar la mente y poder enfrentar los problemas de una forma relajada. Estar
todo el da sentado leyendo correos o viendo la computadora cansa tu vista y tu
cerebro, si no descansas, antes que finalice el da estars demasiado cansado
para terminar tus labores.
Identifica tus ladrones de tiempo. Al tener tus focos de distraccin
identificados es ms fcil evadirlos. El telfono y las interrupciones son los
principales elementos de distraccin. Trata de encontrar los tuyos!
Asiste slo a las reuniones importantes. Estar todo el da de reunin en
reunin no es productivo, trata de asistir unicamente a las que sean importantes
para que tu da sea lo ms productivo posible.
Evita el multitasking. Realizar varias tareas al mismo tiempo hace que pierdas
la concentracin y, eventualmente, se te olvide qu estabas haciendo o pierdas el
modo con el que venas trabajando en la tarea anterior.
Para una mejor distribucin del tiempo, te dejamos frases famosas que te
llevarn de la mano y podrs aprovechar todas las horas productivas del da.

UNIDAD 4. PLAN DE ACCION FUTURA

El Plan Diario consiste de las tareas que se deben realizar durante un da

en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas que
puedan surgir. Algunos hbitos que ayudan en la realizacin del plan diario de
trabajo son:
 Puntualidad
Comenzar a tiempo
Clasificar las tareas y establecer prioridades
Hacer un Plan diario de trabajo

Organizacin del Area del Trabajo

1. Evaluar cuidadosamente qu equipos, bandejas, organizadores
verticales, y otros se necesitan.
2. Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas.
3. Usar gavetas ms cercanas a la computadora o mquina de escribir
para mantener el papel con membrete, papel para segunda hoja,
sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a ambos
lados.
4. Colocar la computadora en una esquina del escritorio para dejar la
superficie del mismo lo ms libre posible
5. Puntualidad Se debe llegar al trabajo a tiempo o antes de la hora
indicada. Es un compromiso que debe cumplir todo empleado. As
har uso correcto del tiempo y completar las tareas asignadas.
6. Comenzar a tiempo Cuando se llega al trabajo hay que empezar a
trabajar. El personal no debe ir a maquillarse, hablar con los
compaeros sobre la novela, las noticias, desayunar, leer el
perodico, etc. Ya que hay ocasiones que tardan casi una hora en
comenzar a trabajar
7. Clasificar las Tareas Las tareas de oficina pueden ser clasificadas
entre: lo que es urgente lo que es para hoy lo que puede esperar.
8. Lo que es urgente es que no puede esperar, hay que hacerlo
ahora. Contestar una llamada telefnica, enviar un fax, atender un
visitante, etc. Lo que es para hoy puede hacerse durante la
maana o la tarde del da. (concertar una cita) Lo que puede esperar
puede hacerse cualquier otro da de la semana (archivar)
 Clasificar las Tareas
1. Tambin se pueden clasificar como:
2. Tarea de rutina toman menos tiempo, pues se realizan con ms
frecuencia.
3. Tarea asignada son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones
especficas. Vienen con instrucciones especiales y hay que
realizarlas en el momento.
4. Tarea original o creativa - son creadas por el asistente administrativo
para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.
5. Establecer Prioridades Establecer prioridades permite realizar las
tareas ms importantes. Es importante consultar con el ejecutivo
para que este autorice dichas prioridades. Cuando se trabaja con
ms de un ejecutivo se deben realizar las tareas de ste primero ya
que es el jefe inmediato. Sin embargo, es importante consultar .

6. Hacer un Plan de Trabajo. Se realiza en los ltimos minutos de la tarde

anterior o en el da de trabajo en los primeros minutos. En las tiendas de
materiales de oficina venden unas libretas que se titulan Para hacer hoy Cada
hoja se identifica con la fecha del da y se escriben los asuntos en orden de
prioridad. Tambin se pueden clasificar las tareas pendientes.
7. Para hacer hoy Cotejo Hora Actividad
8. Plan de Trabajo Electrnico
Al preparar el Plan Diario se debe considerar:
1. Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado que le tomar
realizarla.
2. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y anotarlos en la Hoja
de Trabajo Diario.
3. Anotar en el calendario de escritorio los asuntos para recordrselos
al ejecutivo.
4. Comparar el calendario de su escritorio con el de su jefe y
 reconciliarlo.
5. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en su libreta y
pasarlos al Plan Diario.
Al llegar a la oficina usted debe:
1. Cotejar el Plan Diario si lo dej preparado o prepararlo rapidamente.
2. Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las tareas que se
realizarn ese da, si no las dej.
3. Revisar los expedientes, los tarjeteros y las libretas de notas.
4. Hacer anotaciones a las tareas que haya que darle seguimiento.
5. Activar las computadoras, fotocopiadoras, impresoras, fax
Al llegar a la oficina usted debe:
1. Localizar informes en los archivos.
2. Verificar si el ejecutivo trabajo hasta tarde y dej instrucciones para
atender algn asunto.
3. Archivar diariamente. Si lo hace semanal, estar pendiente de colocar
los documentos por fechas, las ms reciente al frente.
4.
5. Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hbitos que
facilitan la realizacin del trabajo:
Hacer el trabajo bien desde la primera vez.
Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de imprimirlo o
antes de sacar la copia de la maquinilla.
No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.
Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el trabajo.
Concentrarse en la tarea que est realizando.
Saber manejar las interrupciones.
6. Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el tiempo.
7. Asignar tiempo a cada tarea.
8. Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir.
9. Hacer un plan flexible para manejar imprevistos.
 10. Ambientar el rea para poder trabajar con documentos
confidenciales o con tareas urgentes especiales.
11. Fijar un recordatorio en un sitio visible para aquellas tareas
que hay que realizar en un ahora especfica.
12. Minimizar las interrupciones de compaeros de trabajo.
13. Evaluar las tareas que se realizan para verificar que no haya
duplicidad con otras tareas.
14. Preparar una lista de tareas que se realizarn cuando haya
tiempo como arreglar los archivos, organizar tablillas, o gavetas.
15. Separar un espacio de tiempo en el da y hacer llamadas
telefnicas.
16. Delegar aquellas tareas que otras personas pueden hacer.
17. Rotular e identificar cartapacios o sobres con acciones que
hay que tomar. Para la firma Pendiente de leer, etc .
18. Hacer la tarea cuando hay tiempo y cuando es necesario
hacerla, no aplazarla hasta que no haya otra alternativa.
19. U na buena imagen profesional es un activo para el logro de
cualquier meta.

ANEXOS

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Ocano (2001). Vocabulario tcnico-cientfico. Espaa: Autor.

Tecnolgico de Monterrey. (s/f). Administracin del Tiempo. Mxico: Autor.