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NOMBRE EMPRESA

REGLAMENTO DEL
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

COMIT CENTRAL

201X 201X
CONTENIDO

Pg.

1. MARCO LEGAL .. 3
2. OBJETIVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL ........................... 3
3. CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL. 3
3.1 Procedimiento para la conformacin 3
3.2 Nmero de Integrantes 4
3.3 Caractersticas de los Integrantes 4
3.4 Representantes del Empleador............................................................... 4
3.5 Representantes de los trabajadores ... 5
3.6 Periodo de Vigencia ... 5
3.7 Obligaciones especiales......................................... 5
3.8 Inhabilidades ............................... 6
3.9 Causales de retiro . ........................................... 6
3.10 Reemplazos definitivos ........................................... 6
4. FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL.......................... 7
4.1 Instalacin . 7
4.2 Funciones del Comit de Convivencia Laboral 7
4.3 Funciones del presidente .. 8
4.4 Funciones del Secretario.... 9
4.5 Canales de Comunicacin 9
5. REUNIONES........................................................................ 10
5.1 Clasificacin de las reuniones.10
5.2 Validez de las reuniones..10
5.3 Actas y registro de las reuniones....10
6. Recursos para el funcionamiento del Comit..11
7. Desarrollo de las medidas preventivas y correctivas frente al Acoso Laboral...11
8. Formacin..11
1. MARCO LEGAL

La Conformacin y funcionamiento del Comit de Convivencia laboral est


reglamentado especficamente por:

Ley 1010 de 2006 (Enero 23) Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir,
corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las
relaciones de trabajo.

Resolucin 2646 de 2008 (Julio 17) Por medio de la cual, en su artculo 14 se


contempla como medida preventiva de acoso laboral 1.7 Conformar el Comit de
Convivencia Laboral y establecer un procedimiento interno confidencial, conciliatorio y
efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral.

Resolucin 652 de 2012 (Abril 30) Por la cual se establece la conformacin y


funcionamiento del Comit de Convivencia Laboral en entidades pblicas y empresas
privadas y se dictan otras disposiciones.

Resolucin 1356 de 2012, Por la cual se modifica parcialmente la resolucin 652 de


2012.

Se anexa Ley 1010 de 2006, Resolucin 2646 de 2008, 652 de 2012 y 1356 de 2012

2. OBJETIVO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comit de Convivencia Laboral se constituye como una medida preventiva frente al


acoso laboral y como tal debe contribuir a proteger a los trabajadores contra los riesgos
psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo.

3. CONFORMACIN DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

El Comit de Convivencia Laboral de XXX., acta como Comit Central, de acuerdo a la


Resolucin 652 de 2012 y representa a los trabajadores de todas las sedes. (Si solo se
cuenta con una sola sede no aplica el prrafo)

3.1 Procedimiento para la conformacin

El procedimiento de nombramiento de Representantes, principales y suplentes, por


parte de la Empresa y la eleccin de los Representantes, principales y suplentes, de
los Trabajadores; se estableci y comunic a la Comunidad Laboral mediante las
Circulares:
Circular No XXX, Conformacin Comit de Convivencia, Fecha

Circular No XXX, Representantes designados por el empleador para el Comit


de Convivencia, Fecha

Circular No XXX, Candidatos Inscritos para el Comit de Convivencia, Fecha

Circular No XXX, Resultados de las elecciones Comit de Convivencia, Fecha

3.2 Nmero de Integrantes

Segn la resolucin 1356 el Comit de Convivencia Laboral est compuesto por ocho
(8) miembros: Cuatro (4) representantes del Empleador (dos (2) principales y dos (2)
suplentes) y cuatro (4) representantes de los trabajadores (dos (2) principales y dos (2)
suplentes).

3.3 Caractersticas de los integrantes

Los integrantes del Comit de Convivencia son trabajadores con contrato con XXX
nombre de la empresa y deben ser personas que demuestren competencias
actitudinales y comportamentales tales como respeto, imparcialidad, tolerancia,
serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de informacin y tica, y con
habilidades de comunicacin asertiva, liderazgo y resolucin de conflictos.

3.4 Representantes del Empleador

Mediante la Circular No XXX del Fecha, la Direccin de la Empresa, nombr como


Representantes Principales y Suplentes a:

Principales:
XXX
XXX

Suplentes:
1. XXX
2. XXX

3.5 Representantes de los trabajadores

Mediante la jornada de votacin secreta que represent la expresin libre, espontnea y


autntica de todos los trabajadores, y mediante escrutinio pblico llevada a cabo el
Fecha, cuyos resultados se divulgaron en la Circular No XXX del Fecha, los
representantes elegidos por los Trabajadores al Comit de Convivencia Laboral, en
calidad Principales y Suplentes, son:

Principales:
1.XXX
2.XXX

Suplentes:
1. XXX
2. XXX

3.6 Periodo de Vigencia

El perodo del Comit ser de 2 aos, contados a partir del da Fecha de conformacin,
fecha en la que se realiz la comunicacin de la eleccin de los representantes de los
trabajadores. Periodo de vigencia Fecha Fecha.

3.7 Obligaciones especiales

Adems del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y reglamentarias,


los miembros del Comit debern cumplir con las siguientes obligaciones:

a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas

b) Mantener bajo estricta confidencialidad la informacin que conozcan en ejercicio


de sus funciones

b) Suscribir la clusula de confidencialidad correspondiente

c) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comit

e) Asumir los compromisos de capacitacin necesarios para el buen desempeo de


sus funciones

f) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comit

3.8 Inhabilidades

a) No podrn ser integrantes del Comit de Convivencia, aquellos trabajadores a


los que se les haya formulado una queja de acoso laboral o que hayan sido
vctimas de acoso laboral, en los ltimos seis meses anteriores a su
conformacin.
b) Siempre que un miembro del Comit considere que existe algn factor que
impide su actuacin con la autonoma e imparcialidad necesarias, deber
manifestarlo a los dems miembros del Comit, para que estos se pronuncien al
respecto.

c) Si la persona que presenta la queja o cualquiera de los miembros del Comit


manifiesta (recusa), con razones vlidas a juicio de los dems miembros del
mismo, motivos que afecten la autonoma o la imparcialidad de alguno de sus
miembros para decidir en un caso concreto de actuacin del Comit, se
proceder de la misma forma que en el punto anterior.

3.9 Causales de retiro

Son causales de retiro de los integrantes del Comit de Convivencia Laboral, las
siguientes:

1. La desvinculacin laboral
2. Incapacidad definitiva
3. Renuncia presentada al Comit

3.10 Reemplazos definitivos

Cuando exista una causal de retiro definida en el numeral anterior, un representante


Suplente asume como Representante Principal, en forma definitiva durante el tiempo
que reste al periodo de vigencia establecido en ste Reglamento. Los Representantes
Suplentes no actuarn como Representantes Principales en forma temporal dentro del
Comit. Para definir el orden en que los representantes suplentes hacen sustitucin de
los representantes principales, se estableci un orden consecutivo: 1, 2. La Empresa
defini el orden de los representantes suplentes al momento de realizar el
nombramiento de los mismos. El orden de los Representantes Suplentes por parte de
los Trabajadores, se defini por procedimiento previo definido en la Circular XXX
(Segn orden en nmero de votos).

Cuando por algn motivo, se hayan agotado los Representantes Suplentes por parte de
la Empresa, para asumir el rol de Representante Principal, se proceder a realizar
nombramiento por parte de la Direccin, de 2 nuevos Representantes Suplentes del
Empleador al Comit de Convivencia. En el caso en el que se hayan agotado los
Representantes Suplentes por parte de los Trabajadores para asumir el rol de
Representante Principal, se proceder a realizar nuevas elecciones para definir los 2
nuevos Representantes Suplentes por parte de los trabajadores al Comit de
Convivencia.
4. FUNCIONAMIENTO DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

4.1 Instalacin

El Comit de Convivencia laboral puede ejercer sus funciones desde el momento en


que qued conformado con los 4 integrantes principales que lo conforman, segn lo
expuesto durante la reunin de escrutinios y cierre de votaciones, el Fecha.

En la primera reunin se presentar la estructuracin del comit de Convivencia, las


funciones, roles, metodologa de reuniones, programa de formacin; todo ello
enmarcado dentro del reglamento del Comit de Convivencia Laboral.

Despus de hacer la presentacin se proceder a:

a) Eleccin de Presidente y Secretario


b) Firma de Clausula de compromiso, confidencialidad y reserva
c) Definicin de fechas de reuniones segn periodicidad prevista en el captulo 5 de
este Reglamento
d) Aprobacin del reglamento de funcionamiento del Comit
f) Los dems temas que los miembros quieran tratar

4.2 Funciones del Comit de Convivencia Laboral

a) Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan


situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las
soportan.

b) Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que


se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de
acoso laboral, al interior de la entidad pblica o empresa privada.

c) Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.

d) Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin
efectiva de las controversias.

e) Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de
la confidencialidad.

f) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en


la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
g) En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se
cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comit de
Convivencia Laboral, (deber remitir la queja a la Procuradura General de la
Nacin, tratndose del sector pblico. En el sector privado, el Comit informar
a la alta direccin de la empresa, cerrar el caso y el trabajador puede presentar
la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente. (El
prrafo puede ser modificado dependiendo si es empresa pblica o privada)

h) Presentar a la alta direccin de la entidad pblica o la empresa privada las


recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral, as como el informe anual de resultados de la
gestin del comit de convivencia laboral y los informes requeridos por los
organismos de control.

i) Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comit


de Convivencia a las dependencias de gestin del recurso humano y salud
ocupacional de las empresas e instituciones pblicas y privadas.

j) Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya


estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los
cuales sern presentados a la alta direccin de la entidad pblica o empresa
privada.

4.3 Funciones del Presidente

El Comit de Convivencia Laboral deber elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros,
un Presidente, quien tendr las siguientes funciones:

a) Convocar a los miembros del Comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias

b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y


eficaz

c) Tramitar ante la administracin de personal de la entidad pblica o empresa


privada, las recomendaciones aprobadas en el Comit.

d) Gestionar ante la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada, los


recursos requeridos para el funcionamiento del Comit.

4.4 Funciones del Secretario

El Comit de Convivencia Laboral deber elegir entre sus miembros un Secretario, por
mutuo acuerdo, quien tendr las siguientes funciones:
a) Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las
situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan

b) Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el da,
la hora y el lugar de la reunin

c) Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin
de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma

d) Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de


establecer compromisos de convivencia

e) Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar por la


reserva, custodia y confidencialidad de la informacin

f) Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las sesiones del Comit

g) Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las
diferentes dependencias de la entidad pblica o empresa privada.

h) Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al


cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

i) Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de
las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados
a la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada.

4.5 Canales de Comunicacin

Las denuncias de presunto acoso laboral debern ser entregadas a cualquiera de los
miembros principales del Comit, en sobre cerrado, con la documentacin pertinente; a
partir de ste momento el miembro que recibi la informacin debe entregarla al
secretario del Comit, quin deber depositarla en el lugar que la empresa (Gestin
Humana o Salud Ocupacional) haya dispuesto para tal fin, el cul debe cumplir con los
criterios de reserva de la informacin (acceso restringido solo a los miembros del
Comit).

5. REUNIONES

5.1 Clasificacin de las reuniones


- Reuniones ordinarias

Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez cada trimestre. Se entiende por
trimestre, de acuerdo a la conformacin del Comit de convivencia y el periodo de
vigencia:

Trimestre Periodo
1 Meses ao
2 Meses ao
3 Meses ao
4 Meses ao
5 Meses ao
6 Meses ao
7 Meses ao
8 Meses ao

- Reuniones extraordinarias

Cuando los miembros del Comit consideren que deben reunirse en fechas adicionales
a las ordinarias, estas constituirn sesiones de este tipo. Podrn ser convocadas por
cualquiera de los integrantes del Comit de Convivencia, por medio del Presidente o en
su ausencia, del Secretario del Comit de Convivencia.

5.3 Validez de las reuniones

El Comit sesionar con la asistencia de la mitad ms uno de sus integrantes tres (3).

5.4 Actas y registro de las reuniones

De cada reunin se elevar un acta, la cual debe contener como mnimo:

- Tipo de reunin: ordinaria o extraordinaria


- Fecha de reunin.
- Hora de inicio y terminacin de la reunin
- Nombre de los Integrantes asistentes e integrantes ausentes
- Nombre de los invitados
- Temas tratados
- Conclusiones
- Pendientes
- Prxima reunin
- Nombre de quien elabora el acta (Secretario)
De cada reunin se enviar a la Jefatura de Salud Integral, un registro de que se llev a
cabo la reunin.

El registro debe contener los siguientes datos:

- Tipo de reunin: ordinaria o extraordinaria


- Fecha de reunin
- Hora de inicio y terminacin de la reunin
- Nombre de los Integrantes asistentes e integrantes ausentes
- Prxima reunin
- Nombre de quien elabora el acta (Secretario)

6. Recursos para el funcionamiento del Comit

La Empresa dispone de Definir espacio donde se realizar las reuniones, el cul debe
ser privado, de tal forma que los miembros puedan desarrollar sus reuniones con
tranquilidad, para la realizacin de las reuniones del Comit.

Para garantizar el manejo reservado de la informacin, La Empresa entregar a cada


Comit un libro para el diligenciamiento de las Actas de reuniones. Este libro y dems
informacin que adelante el Comit, se mantendr guardado bajo llave en un espacio
fsico definido dentro de la Direccin de Personal. El Secretario del Comit ser la
nica persona que posea sta llave. (Se sugiere que las actas se hagan manuales en
un libro consecutivo, de tal forma que no se maneje informacin en medio magntico ni
impreso para velar por la confidencialidad de la informacin)

7. Desarrollo de las medidas preventivas y correctivas frente al Acoso Laboral

La Gerencia de Gestin Humana y el Proceso de Salud Ocupacional, desarrollarn


medidas preventivas y correctivas frente al acoso laboral, con el fin de promover un
excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar relaciones sociales positivas entre
todos los trabajadores, respaldando la dignidad e integridad de las personas en el
trabajo.

La Gerencia de Gestin Humana y el Proceso de Salud Ocupacional, solicitar asesora


y asistencia tcnica a la Administradora de Riesgos Laborales para el desarrollo de las
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.

8. Formacin

Los representantes del Comit de Convivencia (Principales y suplentes) harn parte de


un proceso de formacin como estrategia para el fortalecimiento de las competencias
actitudinales, comportamentales y habilidades requeridas para el desempeo de sus
funciones.
El programa de formacin se desarrollar en el perodo inicial de vigencia de cada
Comit de Convivencia con una frecuencia mensual y una intensidad de cuatro (4)
horas.

Los temas a desarrollar son los siguientes:

TEMA FECHA
Ley 1010 de 2006
Liderazgo y fortalecimiento de las
relaciones interpersonales
Comunicacin asertiva
Resolucin de conflictos

Los temas se desarrollarn bajo metodologa taller terico prctica.


ANEXO 1. MODELO SUGERIDO DE INFORME DE GESTIN TRIMESTRAL COMIT
DE CONVIVENCIA

INFORME DE GESTIN N X

FECHA: LUGAR:
HORA INICIO: HORA FINALIZACIN:

INTEGRANTES
NOMBRE FIRMA OBSERVACIONES

TIPO REUNIN

ORDINARIA EXTRAORDINARIA

TRIMESTRE Seale con Seale con X


X
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao

Seguimiento a los casos


Se debe describir, conservando la confidencialidad pertinente, el estado de los casos, si hubo
conciliacin o no, plan de mejoramiento o no y recomendaciones generales a partir de la
informacin de los casos

Recomendaciones de promocin y prevencin


Se debe describir las recomendaciones a la gerencia sobre actividades de promocin y
prevencin que posibiliten ambientes de trabajo favorables, convivencia sana entre los
miembros y prevencin de factores de riesgo psicosocial asociados.

Si la reunin es ordinaria, debe presentar estadsticas del trimestre.

Nmero de Reuniones ordinarias realizadas en el trimestre


Nmero de reuniones extraordinarias realizadas en el trimestre
Nmero de quejas de presunto acoso laboral presentadas
Nmero de quejas de presunto acoso laboral analizadas
Nmero de conciliaciones realizadas
Nmero de planes de mejoramiento realizados y pactados
ANEXO 2. FORMATO SUGERIDO PARA PRESENTAR QUEJAS RELACIONADAS
CON SITUACIONES DE CONFLICTO

FECHA: Da ______ Mes _______ Ao ______


rea/Centro de Trabajo: _________________________________________________________
Ciudad/Municipio: _________________________ Departamento: ________________________

Nombre de quin presenta la queja: _______________________________________________


(Debe identificarse, si es annimo no podr ser analizado por el Comit de Convivencia)
Correo electrnico: ________________________
Nmero telefnico: ________________________

Nombre del presunto acosador: ___________________________________________________

Descripcin de la Situacin o caso:


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Caractersticas del conflicto:


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Pruebas presentadas:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

USO EXCLUSIVO DEL COMIT


Recibe
No./Cd
Fecha de Reunin
Gestin Observaciones o documentos aportados si
aplica
ANEXO 3. FORMATO SUGERIDO ACTA DE COMPROMISOS

FECHA: Da ______ Mes _______ Ao ______


No./cod. caso: ___________________________

Nombre de persona uno involucrada:_______________________________________________

Compromisos adquiridos: (Con fechas de cumplimiento y / o revisin)


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Nombre de persona dos involucrada:_______________________________________________

Compromisos adquiridos: (Con fechas de cumplimiento y / o revisin)


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Compromisos pendientes de seguimiento (Describir razones por las cuales se encuentran


pendientes)
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Firma de las partes involucradas:


Firma y cdula persona uno: ________________________________
Firma y cdula persona dos: ________________________________

Observaciones:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Representantes Comit de Convivencia:


Nombre: ________________________________
Nombre: ________________________________
Nombre: ________________________________
Nombre: ________________________________
ANEXO 4. FORMATO SUGERIDO SEGUIMIENTO QUEJAS RELACIONADAS CON
SITUACIONES DE CONFLICTO

FECHA: Da ______ Mes _______ Ao ______ Seguimiento No. ____________________


No./Cd. Caso: ___________________________

Nombre de quin refiere la situacin:_______________________________________________

Acciones Realizadas:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Responsables del Seguimiento:


Nombre: ________________________________
Nombre: ________________________________
Nombre: ________________________________

Aspectos no resueltos:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

Compromisos adquiridos para el posterior seguimiento:


____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
ANEXO 5. MODELO SUGERIDO DE ACTA DE REUNIN

REUNIN DE COMIT DE CONVIVENCIA (NOMBRE DE LA EMPRESA) N X

FECHA: LUGAR:
HORA INICIO: HORA FINALIZACIN:

INTEGRANTES
NOMBRE FIRMA OBSERVACIONES

TIPO REUNIN

ORDINARIA EXTRAORDINARIA

TRIMESTRE Seale con Seale con X


X
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao
Meses, ao

Desarrollo de la reunin

(Se debe transcribir lo ms especficamente posible el desarrollo de la reunin, con el reporte


de la participacin del Comit, y en caso de ser una reunin con las personas involucradas en el
conflicto, (ya sea en forma individual, o en la reunin de conciliacin, definicin de plan de
mejoramiento y revisin de los compromisos), se requiere relacionar textualmente lo expresado
por cada una de las partes y obtener su firma al final del desarrollo del Acta.

Nota: Si al momento de firmar, una persona se retracta de lo expresado, no debe borrarse, sino
plantearse de esa manera en el Acta y proceder a obtener su firma, en el mismo momento, no
debe retirarse ninguna persona sin haber firmado el acta, ya que es la prueba de que la
persona est de acuerdo con todo lo reflejado all.
_________________________ _____________________________
FIRMA PERSONA 1 FIRMA PERSONA 2

__________________________ _____________________________
FIRMA INTEGRANTE COMIT FIRMA INTEGRANTES COMIT

__________________________ _____________________________
FIRMA INTEGRANTE COMIT FIRMA INTEGRANTES COMIT