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Administracin

Podemos decir con absoluta certeza que la administracin es necesaria en todas las
organizaciones de todo tipo y tamao, en todos los niveles y en todas las reas de
trabajo, sin importar dnde se localicen. A esto se le conoce como la universalidad de la
administracin. Una definicin de la administracin: involucra la coordinacin y
supervisin de las actividades de otros, de tal forma que stas se lleven a cabo de forma
eficiente y eficaz. La eficiencia significa hacer bien las cosas y la eficacia significa hacer
las cosas correctas. La administracin es el trabajo o tarea que ejecutan un grupo o un
individuo con la finalidad de que se obtengan los objetivos trazados en cualquier actividad
empresarial.
Las cuatro funciones principales de la administracin son: la planeacin (definir objetivos,
establecer estrategias y desarrollar planes. implica que hacer y cmo hacerlo, implica
comprometerse y priorizar), organizacin (acordar y estructurar el trabajo de modo que
los empleados puedan interactuar y cooperar para alcanzar las metas organizativas),
direccin (orientar, guiar y motivar la actuacin de cada individuo de la organizacin con
el fin de que ayuden a la consecucin de las metas organizacionales) y control
(seguimiento, comparacin y correccin del desempeo laboral. Vigilar que las actividades
se ajuste con lo planificado).
A la hora de hablar de administracin ms se habla de quienes tienen que llevar a cabo
estas actividades, que aspectos tienen que tener estos individuos o grupos de personas.
Se les denomina generalmente con el nombre de gerentes y son el escaln intermedio
entre la cpula o alta dirigencia y los empleados no administrativos. Deben ocuparse del
servicio al cliente debido a que las actitudes y comportamientos de los empleados influyen
de manera importante en la satisfaccin del cliente. Los gerentes tambin deben ocuparse
de la innovacin, ya que resulta importante para que las empresas sean competitivas.
Existe alguna forma de clasificar a los gerentes de una empresa? En organizaciones
estructuradas de forma tradicional (las cuales se dice tienen forma de pirmide), suele
suceder que se clasifique a los gerentes como de primera lnea, gerentes de nivel medio y
gerentes de nivel alto. En el nivel ms bajo de la administracin, los gerentes de primera
lnea dirigen el trabajo del personal que por lo general est involucrado con la produccin
de la organizacin o con el servicio a los clientes de la empresa. Los gerentes de primera
lnea con frecuencia se conocen como supervisores pero tambin pueden recibir el
nombre de gerentes de turno, gerentes de distrito, gerentes de departamento o gerentes
de oficina. Los gerentes de nivel medio son aquellos que se encuentran entre el nivel ms
bajo y el ms alto de la organizacin. Estos gerentes dirigen el trabajo de los gerentes de
primera lnea y pueden ostentar ttulos como gerente regional, lder de proyecto, gerente
de tienda o gerente de divisin. En los niveles superiores de la organizacin se
encuentran los gerentes de nivel alto, quienes son responsables de tomar las decisiones
de la empresa y de establecer los planes y objetivos que afectan a toda la organizacin.
La clasificacin de los gerentes dentro de una organizacin define la cadena de mando es
la lnea de autoridad que se extiende de los niveles ms altos de la organizacin hacia los
ms bajos, lo cual especifica quin le reporta a quin. Los gerentes deben considerarla
cuando organizan el trabajo. De la cadena de mando, se comprenden otros tres
conceptos: autoridad, responsabilidad y unidad de mando. La autoridad se refiere a los
derechos inherentes a una posicin gerencial para decirle a la gente qu hacer y esperar
que lo haga. Los gerentes de la lnea de mando tienen la autoridad de hacer su trabajo de
coordinar y supervisar el trabajo de los dems. Cuando los gerentes asignan trabajo a los
empleados, dichos empleados asumen una obligacin para realizar cualquier tarea
asignada. Esta obligacin o expectativa de desempeo se conoce como responsabilidad.
Y la unidad de mando, establece que una persona debe reportarle slo a un gerente. Sin
la unidad de mando, las peticiones contradictorias de varios jefes pueden crear
problemas.
La centralizacin es el grado en que la toma de decisiones se da en los niveles superiores
de la organizacin. Si los gerentes de nivel alto toman decisiones clave con poca
informacin proveniente de los niveles inferiores.
La formalizacin se refiere a qu tan estandarizados estn los trabajos de una
organizacin y hasta qu grado las reglas y procedimientos guan el comportamiento de
los empleados.

A cuntos empleados puede dirigir un gerente de forma eficiente y eficaz? De esto se


trata el tramo de control. La visin tradicional era que los gerentes no podan, y no deban,
supervisar directamente a ms de cinco o seis subordinados. El tramo de ste determina
el nmero de niveles y gerentes de una organizacin.
Qu hacen los gerentes? En que ocupan su tiempo? Para dar respuesta a este
problema Henry Mintzberg presento una visin novedosa de sus ocupaciones. Para ello
estableci los roles gerenciales en tres categoras: los interpersonales, los cuales
involucran personas y otros deberes ceremoniales y simblicos (representante, lder y
enlace). Los informativos, los cuales implican la reunin, recepcin y transmisin de
informacin (monitor, difusor y portavoz), y los decisorios, los cuales conllevan la toma
de decisiones (emprendedor, manejador de problemas, asignador de recursos y
negociador).

Todos los gerentes sin importar su nivel, el tamao o tipo de su organizacin, realizan en
mayor o menor grado las cuatro funciones bsicas del proceso administrativo. Para
llevarlas a cabo adecuadamente, requieren una serie de habilidades (las habilidades
gerenciales de Katz) que incluyen las tcnicas (conocimiento y tcnicas especficas del
trabajo), las humanas (capacidad de entender, ensear, dirigir, motivar y controlar a otros
y trabajar con ellos) y las conceptuales (habilidad de pensar, conceptualizar, diagnosticar
situaciones complejas y entender la organizacin de forma holstica). Las habilidades
tcnicas son ms importantes para gerentes de niveles inferiores, mientras que las
habilidades conceptuales son ms importantes para los gerentes de alto nivel. Las
habilidades humanas son igualmente importantes para todos los gerentes.