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daudit budgtaire
Macro-processus MP3
Excution des dpenses
Processus commande publique
1
La MACIB (mission de laudit et du contrle internes budgtaires), institue au sein du
CGEFi et place sous lautorit fonctionnelle du directeur du Budget, est charge :
2
SOMMAIRE
Prambule ............................................................................................................................................ 4
1. lments du cahier pratique ................................................................................................... 5
1.1. La matrice des risques ..................................................................................................... 5
1.1.1. Objectifs dune matrice des risques ..................................................................... 5
1.1.2. Mthode de construction dune matrice des risques ....................................... 6
1.2. Le jeu de questionnaires de contrle interne (QCI) .................................................. 8
1.3. Le modle de fiche de test de permanence ................................................................ 8
2. Contenu dune matrice des risques ...................................................................................... 9
3. Modles de questionnaires de contrle interne pour le Macro-Processus
Excution des dpenses / Volet Commande publique ............................................. 10
3.1. QCI Services prescripteurs ..................................................................................... 10
3.2. QCI Centres de services partags ........................................................................ 20
3.3. QCI Comptables publics .......................................................................................... 26
4. Modle de fiche de test........................................................................................................... 29
5. Annexes ...................................................................................................................................... 30
5.1. Les variantes de prsentation des cahiers daudit interne budgtaire,
budgtaire et comptable relatifs au MP3 Excution des dpenses -processus
commande publique .................................................................................................................... 30
5.1.1. Cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses
processus commande publique........................................................................................... 31
5.1.2. Cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des
dpenses processus commande publique .................................................................... 33
5.2. La grille darticulation des risques CIC et CIB ......................................................... 34
3
Prambule
Plusieurs outils visent fournir une aide concrte aux auditeurs chargs dvaluer lefficacit du
contrle interne mis en uvre sur le processus budgtaro-comptable de la commande publique.
Le prsent guide daudit interne budgtaire vient complter, sur le champ budgtaire, celui existant
sur le volet comptable de ce processus.
Est galement disponible un guide qui couvre simultanment les deux volets budgtaire et
comptable : celui-ci permet dans une mme mission daudit de couvrir dans une dmarche unique
lensemble des aspects du processus. Nanmoins, de faon laisser toute souplesse dans la
gestion de la mission (prparation, investigations, rdaction, diffusion), le guide offre la possibilit de
raliser des dmarches distinctes et indpendantes sur chacun des domaines, budgtaire et
comptable.
Ainsi au total, trois guides et un document technique sont la disposition des auditeurs :
un cahier pratique daudit comptable processus commande publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses processus commande
publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des dpenses processus
commande publique , qui combine les deux prcdents,
une grille darticulation des risques CIC et CIB (explicite en annexe partie 5).
4
1. lments du cahier pratique
Le prsent cahier constitue loutil oprationnel de conduite des investigations dans le cadre de laudit
budgtaire du macro-processus budgtaire et comptable MP3 excution des dpenses - volet
commande publique .
Obligatoire dans son principe, la matrice des risques figure dans le dossier daudit.
La phase danalyse pralable de lorganisme audit conduit les auditeurs laborer, pour chacun des
macro-processus audits, une matrice des risques. Cette matrice fonde leur analyse des risques.
Cette premire approche des risques nest toutefois pas dfinitive. Elle est amende et complte tout
au long de laudit. Sa finalisation permet destimer le risque rsiduel pesant sur les objectifs de
soutenabilit budgtaire et de qualit de comptabilit budgtaire poursuivis par lentit.
La matrice des risques finalise et synthtise permet notamment dtayer lopinion que les auditeurs
mettent sur la qualit des dispositifs de matrise des risques et au final sur latteinte des objectifs de
soutenabilit budgtaire et de qualit de la comptabilit budgtaire.
Lquipe daudit doit prendre en compte, ds lidentification des risques spcifiques, les problmatiques
lies aux systmes dinformation.
5
1.1.2. Mthode de construction dune matrice des risques
didentifier les groupes dactivits du processus audit ayant des implications budgtaires ;
de dcouper le macro-processus en groupes dactivits : le processus est dcompos en trois
niveaux - processus, sous-processus, groupes dactivits - de faon permettre lvaluation des
risques budgtaires au niveau le plus fin, celui du groupe dactivits ;
Niveau Niveau Niveau Rf. Fiche Niveau Niveau Rf.
Recommandations /
Groupe de d'effectivit d'efficacit de Test de de de Fiche de
Critres CIB Risques inhrents Objet de l'audit Rponses d'audit constats d'audit : Rf.
d'activits risque des des permanen risque risque Test
Document de travail
inhren contrles contrles ce de CI rsiduel dtaill
Processus MP3.P1_Dcider une dpense
Sous-processus MP3.P1.1 Exprimer un besoin
QCI
Tests de permanence
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation pour valuer
MP3R1 : Dcalage et dune valorisation complte et valide l'effectivit et
01 - Exprimer Soutenabilit
entre le besoin exprim MOYEN Sassurer que le montant global du besoin est bien pris l'efficacit des FORT FORT FAIBLE FAIBLE
un besoin de la gestion
et la programmation en compte dans la programmation des activits dispositifs dclars
(pluriannuelle, le cas chant) dans les QCI
Le cas chant, tests
dtaills
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation
MP3R2 : Non matrise et dune valorisation complte et valide
01 - Exprimer Soutenabilit
de la valorisation du Sassurer que le montant global du besoin est bien pris
un besoin de la gestion
besoin en compte dans la programmation des activits
(pluriannuelle, le cas chant)
1er niveau : Processus 2me niveau : Sous-processus 3me niveau : Groupe dactivits
Cette analyse des risques prend en compte les critres sous-jacents aux objectifs 1 de qualit de la
comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire, dont la ralisation conditionne latteinte des
objectifs.
1
Cf. le cadre de rfrence interministriel de contrle interne budgtaire (CRICIB).
6
Niveau Niveau Niveau Rf. Fiche Niveau Niveau Rf.
Recommandations /
Groupe de d'effectivit d'efficacit de Test de de de Fiche de
Critres CIB Risques inhrents Objet de l'audit Rponses d'audit constats d'audit : Rf.
d'activits risque des des permanen risque risque Test
Document de travail
inhren contrles contrles ce de CI rsiduel dtaill
Processus MP3.P1_Dcider une dpense
Sous-processus MP3.P1.1 Exprimer un besoin
QCI
Tests de permanence
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation pour valuer
MP3R1 : Dcalage et dune valorisation complte et valide l'effectivit et
01 - Exprimer Soutenabilit
entre le besoin exprim MOYEN Sassurer que le montant global du besoin est bien pris l'efficacit des FORT FORT FAIBLE FAIBLE
un besoin de la gestion
et la programmation en compte dans la programmation des activits dispositifs dclars
(pluriannuelle, le cas chant) dans les QCI
Le cas chant, tests
dtaills
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation
MP3R2 : Non matrise et dune valorisation complte et valide
01 - Exprimer Soutenabilit
de la valorisation du Sassurer que le montant global du besoin est bien pris
un besoin de la gestion
besoin en compte dans la programmation des activits
(pluriannuelle, le cas chant)
Pour raliser la matrice des risques, lquipe daudit peut utilement se rfrer aux fiches daide
llaboration des matrices ministrielles de contrle interne budgtaire (fiches de risques associes au
macro-processus) et aux cartographies des processus. Elle peut galement intgrer des lments issus
de cartographies des risques existantes, de plans dactions associs ainsi que des rsultats de missions
daudit interne antrieures.
La matrice sarticule en deux parties principales regroupant les diffrentes phases davance de laudit :
7
La cotation du risque inhrent (fort, moyen, faible) rsulte pour une large part du jugement professionnel
de lauditeur. Elle doit se fonder le plus possible sur des lments objectifs rcolts lors de la phase
initiale de laudit ddie la prise de connaissance de lactivit.
Actualise tout au long de laudit, la matrice des risques est le support principal de la mission daudit,
quelle sert orienter dans son droulement et dont elle synthtise les rsultats. Elle peut prendre la
forme prsente ci-joint.
La liste des questionnaires droule avec les audits permet dalimenter la colonne spcifique de la
matrice des risques.
8
2. Contenu dune matrice des risques
MATRICE
9
3. Modles de questionnaires de contrle interne pour le Macro-Processus
Excution des dpenses / Volet Commande publique
Fonction
Personnes concernes P C A I*
Le volet commande publique couvre les dpenses de fonctionnement autres que celles
de personnel (article 5 de la loi organique du 1er aot 2001) et aux dpenses
dinvestissement, rgies par les textes sur la commande publique (code des marchs
publics, etc.).
Ce volet sinscrit dans le macro-processus dexcution des dpenses (MP3) qui prcise les
modalits denregistrement des dpenses publiques en comptabilit budgtaire et en
comptabilit gnrale.
10
Principales questions daudit OUI NON Observations
01 - Exprimer un besoin
03 - Formaliser un contrat
11
Principales questions daudit OUI NON Observations
lopration
Les seuils ministriels de visa / avis sur les affectations dAE sont-
ils diffuss ?
Existe-il une procdure de contrle du respect de ces seuils ?
Si non, comment le contrle des seuils est-il opr?
MP3R8 Erreur de valorisation de Vrifier que lengagement juridique est correctement valoris et quil respecte les
lEJ rgles de consommation dAE
12
Principales questions daudit OUI NON Observations
suivants :
- une mthode dvaluation des dpenses induites et des
rvisions de prix occasionnes par la ralisation du besoin,
- l'laboration d'un chancier des dpenses induites,
- la valorisation des consommations de crdits associes,
- les rgles de consommation en AE-CP dclinant les rgles
de la comptabilit budgtaire de lEtat ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?
MP3R7 Omission de
l'enregistrement de l'EJ
au moment du fait
gnrateur Sassurer que la consommation des AE retrace lensemble des engagements
juridiques notifis de lentit
MP3R11 Erreur d'imputation des Vrifier que les imputations des engagements juridiques saisies sont correctes
EJ (nature ou destination)
Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
utilises et facilitent lintgration des donnes
MP3R12 Omission d'imputation
des EJ aux fonds de
concours / attributions de
13
Principales questions daudit OUI NON Observations
produits
14
Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R17 Suivi erron des Vrifier que les engagements juridiques relatifs aux dpenses ayant fait lobjet dune
rservations de crdits rservation de crdit sont rattachs cette rservation
MP3R16 Echanciers de CP
Apprcier la qualit du pilotage des crdits de paiement
errons
15
Principales questions daudit OUI NON Observations
16
Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R16 Echanciers de CP
Apprcier la qualit du pilotage des crdits de paiement
errons
17
Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R25 Insuffisance de pilotage et Apprcier le degr de pilotage de la programmation au regard de son excution
de suivi de l'excution
Vrifier lactualisation des chanciers de crdits de paiement
MP3R24 Absence de mise jour Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
des chanciers de CP utilises et facilitent lintgration des donnes
18
Principales questions daudit OUI NON Observations
jour des chanciers de CP lors du traitement des DP?
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?
MP3R26 Recours indu une DP Vrifier que le recours au flux 4 est conforme ce qui est dfini par la Direction
direct du Budget
19
3.2. QCI Centres de services partags
Fonction
Personnes concernes P C A I*
Le volet commande publique couvre les dpenses de fonctionnement autres que celles
de personnel (article 5 de la loi organique du 1er aot 2001) et aux dpenses
dinvestissement, rgies par les textes sur la commande publique (code des marchs
publics, etc.).
Ce volet sinscrit dans le macro-processus dexcution des dpenses (MP3) qui prcise les
modalits denregistrement des dpenses publiques en comptabilit budgtaire et en
comptabilit gnrale.
20
Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R8 Erreur de valorisation de Vrifier que lengagement juridique est correctement valoris et quil respecte les
lEJ rgles de consommation dAE
MP3R7 Omission de
l'enregistrement de l'EJ au
moment du fait gnrateur
Sassurer que la consommation des AE retrace lensemble des engagements
juridiques notifis de lentit
MP3R9 Contractualisation sans
enregistrement dEJ dans
Chorus
21
Principales questions daudit OUI NON Observations
22
Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R16 Echanciers de CP
Apprcier la qualit du pilotage des crdits de paiement
errons
23
Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R25 Insuffisance de pilotage et Apprcier le degr de pilotage de la programmation au regard de son excution
de suivi de l'excution
Vrifier lactualisation des chanciers de crdits de paiement
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Principales questions daudit OUI NON Observations
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?
MP3R26 Recours indu une DP Vrifier que le recours au flux 4 est conforme ce qui est dfini par la Direction
direct du Budget
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3.3. QCI Comptables publics
Fonction
Personnes concernes P C A I*
Le volet commande publique couvre les dpenses de fonctionnement autres que celles
de personnel (article 5 de la loi organique du 1er aot 2001) et aux dpenses
dinvestissement, rgies par les textes sur la commande publique (code des marchs
publics, etc.).
Ce volet sinscrit dans le macro-processus dexcution des dpenses (MP3) qui prcise les
modalits denregistrement des dpenses publiques en comptabilit budgtaire et en
comptabilit gnrale.
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Principales questions daudit OUI NON Observations
MP3R25 Insuffisance de pilotage et Apprcier le degr de pilotage de la programmation au regard de son excution
de suivi de l'excution
Vrifier lactualisation des chanciers de crdits de paiement
MP3R24 Absence de mise jour Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
des chanciers de CP utilises et facilitent lintgration des donnes
MP3R26 Recours indu une DP Vrifier que le recours au flux 4 est conforme ce qui est dfini par la Direction
direct du Budget
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Principales questions daudit OUI NON Observations
28
4. Modle de fiche de test
29
5. Annexes
Pour rappel, les outils daudit interne budgtaire relatif au MP3 Excution des dpenses - processus
commande publique dsormais la disposition des auditeurs sont :
un cahier pratique daudit comptable processus commande publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses processus commande publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des dpenses processus
commande publique , qui combine les deux prcdents,
une grille darticulation des risques CIC et CIB (explicite en 5.2).
Par ailleurs, pour raliser une mission daudit (de nature comptable, budgtaire ou mixte) qui vise
apprcier les dispositifs de contrle interne, lauditeur se reporte en tant que de besoin aux fiches de
risque qui constituent prcisment les supports mthodologiques de dploiement du contrle interne2.
Elles prennent, dans lapproche comptable, la forme de rfrentiel de contrle interne et dans lapproche
budgtaire, la forme de fiches daide llaboration des matrices ministrielles de risques. Ces fiches
identifient les risques potentiels pouvant affecter la poursuite des objectifs fixs au contrle interne3 ;
pour chaque risque est dcrit un dispositif de matrise (acteurs, procdure et mthodes) ainsi que les
contrles associer.
Enfin, il faut garder en mmoire que les processus comptables dune part, budgtaires de lautre
ne sont pas structurs de faon identique : les premiers relvent de larchitecture
cycle/processus/procdure/tche/opration et les seconds de la structure macro-
processus/processus/sous-processus/groupes dactivits. De ce fait, les risques ne sont pas
apprhends la mme maille : dans les rfrentiels de contrle interne (ou fiches de risque), les
risques comptables sont apprcis au niveau de lopration tandis que les risques budgtaires le sont au
niveau du groupe dactivits.
2
Cette dmarche est galement complte de lanalyse de cartographies des risques existantes, de plans dactions
associs et de rsultats de missions daudit interne antrieures.
3
Pour le CIB, objectifs de qualit de la comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire ; pour le CIC, objectifs de qualit
comptable.
30
Les deux cahiers pratiques daudit qui intgrent le domaine budgtaire ont t confectionns dans la
logique classique et identique celle suivie pour le volet comptable, cest--dire cals sur les fiches de
risque. Par souci dhomognit, les formats de prsentation ont galement t conservs quelques
variantes prs. Cependant, la diffrence de structure rappele supra a ncessit un traitement particulier
qui a conduit llaboration pralable dune grille darticulation des risques CIC et CIB dont les modalits
de construction sont dtailles ci-aprs.
Les variantes de prsentation par rapport au cahier pratique daudit comptable sont les suivantes :
la matrice des risques est structure autour du groupe dactivs, maille danalyse du CIB (le CIC
intervient, quant lui, au niveau de la maille opration) ; un champ objet de laudit est substitu
au champ nature des contrles attendus pour mieux cibler les points majeurs auditer.
31
dans le jeu de QCI, pour chaque maille danalyse ( savoir le groupe dactivits) sont prciss les
diffrents objets de laudit avec lindication des risques potentiels affrents, ce qui facilite la
consultation des fiches de risques correspondantes.
03 - Formaliser un contrat
32
5.1.2. Cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des dpenses
processus commande publique
Pour la ralisation de ce guide, il a fallu pralablement procder larticulation des risques CIC et CIB.
Deux principes ont t retenus :
- les risques CIB sont intgrs dans le rfrentiel CIC ;
- le niveau fin dapprhension du CIC, lopration, est le niveau qui rend le plus ais la
correspondance entre les risques CIC et CIB.. Cette correspondance peut tre fonde sur le
dispositif de matrise de risque ou sur lobjectif de qualit du risque : lorsquelle existe, le risque a
t plac en regard dun risque CIC sinon il a t positionn simplement au niveau de lopration.
Une grille darticulation (sous deux formats) a t tablie ; le dtail de cette constitution figure ci-
dessous.
Les rgles de prsentation du cahier pratique daudit comptable (cf. 5.1.1) sur le processus de la
commande publique ont t retenues moyennant les enrichissements suivants :
dans la matrice des risques coexistent les champs nature des contrles attendus (pour les risques
CIC) et objet de laudit (pour les risques CIB) ; pour faciliter la lisibilit, les risques CIB sont figurs
en jaune et les risques CIB et CIC en correspondance sont souligns par un encadrement pointill.
Les risques, CIC et CIB, apparaissent selon lordre de la typologie comptable
(procdure/tche/opration).
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dans le jeu de QCI, au sein de la structure du guide comptable originel, le questionnement spcifique
CIB a t insr avec une couleur particulire pour le diffrencier du questionnement CIC (cf.5.1.1)
Ainsi construit, ce cahier permet lauditeur, pour une mission couvrant les volets comptable et
budgtaire, de mener dans un mme enchanement le questionnement sur les deux volets et de traiter
de faon indpendante, selon la nature du risque, les observations effectues.
Onglet Intgr. risques CIB dans CIC : les risques CIB ont t intgrs dans la matrice des
risques CIC du processus commande publique .
34
Exemple : cas du risque Omission d'imputation des EJ aux fonds de concours / attributions
de produits (MP3R12) vis--vis de lopration CIC Enregistrement dune demande
dengagement juridique .
lorsquun risque budgtaire ne peut pas tre mis en correspondance avec un risque
comptable dune opration du rfrentiel CIC, il est positionn en tte de cette opration
avant les risques comptables qui lui sont rattachs.
Exemple : lopration CIC Enregistrement des modifications de l'engagement juridique ne
porte pas de risque quivalent au risque CIB Absence de mise jour des affectations
(MP3R20). Ce risque CIB est positionn avant la mention du premier risque CIC (risque 15)
rattach lopration.
35
Pour viter dalourdir le tableau, le risque CIB budgtaire Pices justificatives manquantes
ou errones (MP3R18) napparat quune seule fois pour une mme opration du rfrentiel
CIC, bien quil couvre simultanment la traabilit et larchivage qui font lobjet de deux
risques distincts dans le rfrentiel CIC.
Certains risques CIC comportent en colonne libell du risques CIB la mention risque
budgtaire galement . Il sagit de risques identifis dans le RCI comptable mais qui ne sont
pas exclusifs dune composante budgtaire que le dispositif de matrise des risques mis en
place doit traiter. La majorit dentre eux se situe en fin de chane de la dpense ( partir de
lattestation du service fait).
Onglet Inventaire des risques CIC CIB : cet onglet reprend les lments du tableau du
1er onglet prsents selon une structure qui permet lutilisation des fonctionnalits de tri et de
filtre du tableur.
Les risques CIC et CIB se succdent selon lordre qui rsulte de la construction retenue pour le
1er onglet.
Les codes des risques budgtaires sont ceux figurant dans les fiches de risques associes aux
macro-processus ; une codification des risques CIC ad hoc a t cre partir de la
nomenclature du rfrentiel de CIC.
Exemple : le code T5R2 engagement juridique cltur tort est le risque inhrent n2 de la
tche n5 clture de l'EJ .
Une colonne spcifique rfrence de(s) risque(s) en correspondance fait apparatre, le cas
chant, les correspondances de risques CIC et CIB.
Exemple : le risque CIC T2R1 est en correspondance avec les risques CIB MP3R7 et MP3R9.
36