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Cahier pratique

daudit budgtaire
Macro-processus MP3
Excution des dpenses
Processus commande publique

1
La MACIB (mission de laudit et du contrle internes budgtaires), institue au sein du
CGEFi et place sous lautorit fonctionnelle du directeur du Budget, est charge :

dtablir la mthodologie du contrle interne budgtaire (CIB) et dappuyer son


dploiement au sein des services de ltat et des organismes,
dtablir la mthodologie des audits budgtaires et de promouvoir leur ralisation.

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SOMMAIRE

Prambule ............................................................................................................................................ 4
1. lments du cahier pratique ................................................................................................... 5
1.1. La matrice des risques ..................................................................................................... 5
1.1.1. Objectifs dune matrice des risques ..................................................................... 5
1.1.2. Mthode de construction dune matrice des risques ....................................... 6
1.2. Le jeu de questionnaires de contrle interne (QCI) .................................................. 8
1.3. Le modle de fiche de test de permanence ................................................................ 8
2. Contenu dune matrice des risques ...................................................................................... 9
3. Modles de questionnaires de contrle interne pour le Macro-Processus
Excution des dpenses / Volet Commande publique ............................................. 10
3.1. QCI Services prescripteurs ..................................................................................... 10
3.2. QCI Centres de services partags ........................................................................ 20
3.3. QCI Comptables publics .......................................................................................... 26
4. Modle de fiche de test........................................................................................................... 29
5. Annexes ...................................................................................................................................... 30
5.1. Les variantes de prsentation des cahiers daudit interne budgtaire,
budgtaire et comptable relatifs au MP3 Excution des dpenses -processus
commande publique .................................................................................................................... 30
5.1.1. Cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses
processus commande publique........................................................................................... 31
5.1.2. Cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des
dpenses processus commande publique .................................................................... 33
5.2. La grille darticulation des risques CIC et CIB ......................................................... 34

3
Prambule

Les outils daudit interne relatifs


au MP3 Excution des dpenses - processus commande publique

Plusieurs outils visent fournir une aide concrte aux auditeurs chargs dvaluer lefficacit du
contrle interne mis en uvre sur le processus budgtaro-comptable de la commande publique.

Ce processus relve la fois du cycle comptable charges et du macro-processus budgtaire


MP3 Excution des dpenses .

Le prsent guide daudit interne budgtaire vient complter, sur le champ budgtaire, celui existant
sur le volet comptable de ce processus.

Est galement disponible un guide qui couvre simultanment les deux volets budgtaire et
comptable : celui-ci permet dans une mme mission daudit de couvrir dans une dmarche unique
lensemble des aspects du processus. Nanmoins, de faon laisser toute souplesse dans la
gestion de la mission (prparation, investigations, rdaction, diffusion), le guide offre la possibilit de
raliser des dmarches distinctes et indpendantes sur chacun des domaines, budgtaire et
comptable.

Ainsi au total, trois guides et un document technique sont la disposition des auditeurs :
un cahier pratique daudit comptable processus commande publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses processus commande
publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des dpenses processus
commande publique , qui combine les deux prcdents,
une grille darticulation des risques CIC et CIB (explicite en annexe partie 5).

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1. lments du cahier pratique

Le prsent cahier constitue loutil oprationnel de conduite des investigations dans le cadre de laudit
budgtaire du macro-processus budgtaire et comptable MP3 excution des dpenses - volet
commande publique .

Il se compose de trois lments qui sarticulent mutuellement :

- la matrice des risques ;


- le jeu de questionnaires de contrle interne (QCI) ;
- un modle de fiche de test.

1.1. La matrice des risques


La matrice des risques est construite partir des fiches daide llaboration des matrices ministrielles
de contrle interne budgtaire qui sont applicables au macro-processus MP3 excution des
dpenses pour le volet commande publique. Ces fiches, disponibles par ailleurs, prsentent de faon
dtaille les principaux risques potentiels pouvant affecter sa ralisation.

Obligatoire dans son principe, la matrice des risques figure dans le dossier daudit.

1.1.1. Objectifs dune matrice des risques

La phase danalyse pralable de lorganisme audit conduit les auditeurs laborer, pour chacun des
macro-processus audits, une matrice des risques. Cette matrice fonde leur analyse des risques.

Ralise en dbut de mission, cette analyse des risques permet :


- de slectionner les processus / sous-processus / groupes dactivit du macro-processus
excution des dpenses qui intressent en priorit lquipe daudit dans ses
investigations ;
- de prslectionner et pr-valuer les risques budgtaires majeurs correspondants;
- de pr-identifier les actions mises en uvre par lentit pour matriser ses risques.

Cette premire approche des risques nest toutefois pas dfinitive. Elle est amende et complte tout
au long de laudit. Sa finalisation permet destimer le risque rsiduel pesant sur les objectifs de
soutenabilit budgtaire et de qualit de comptabilit budgtaire poursuivis par lentit.

La matrice des risques finalise et synthtise permet notamment dtayer lopinion que les auditeurs
mettent sur la qualit des dispositifs de matrise des risques et au final sur latteinte des objectifs de
soutenabilit budgtaire et de qualit de la comptabilit budgtaire.

Lquipe daudit doit prendre en compte, ds lidentification des risques spcifiques, les problmatiques
lies aux systmes dinformation.

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1.1.2. Mthode de construction dune matrice des risques

Llaboration de la matrice des risques du macro-processus audit intervient lors de la phase


prparatoire de laudit.

La matrice des risques a pour but :

didentifier les groupes dactivits du processus audit ayant des implications budgtaires ;
de dcouper le macro-processus en groupes dactivits : le processus est dcompos en trois
niveaux - processus, sous-processus, groupes dactivits - de faon permettre lvaluation des
risques budgtaires au niveau le plus fin, celui du groupe dactivits ;
Niveau Niveau Niveau Rf. Fiche Niveau Niveau Rf.
Recommandations /
Groupe de d'effectivit d'efficacit de Test de de de Fiche de
Critres CIB Risques inhrents Objet de l'audit Rponses d'audit constats d'audit : Rf.
d'activits risque des des permanen risque risque Test
Document de travail
inhren contrles contrles ce de CI rsiduel dtaill
Processus MP3.P1_Dcider une dpense
Sous-processus MP3.P1.1 Exprimer un besoin
QCI
Tests de permanence
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation pour valuer
MP3R1 : Dcalage et dune valorisation complte et valide l'effectivit et
01 - Exprimer Soutenabilit
entre le besoin exprim MOYEN Sassurer que le montant global du besoin est bien pris l'efficacit des FORT FORT FAIBLE FAIBLE
un besoin de la gestion
et la programmation en compte dans la programmation des activits dispositifs dclars
(pluriannuelle, le cas chant) dans les QCI
Le cas chant, tests
dtaills
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation
MP3R2 : Non matrise et dune valorisation complte et valide
01 - Exprimer Soutenabilit
de la valorisation du Sassurer que le montant global du besoin est bien pris
un besoin de la gestion
besoin en compte dans la programmation des activits
(pluriannuelle, le cas chant)

1er niveau : Processus 2me niveau : Sous-processus 3me niveau : Groupe dactivits

1. Dcider une dpense 1.1 Exprimer un besoin 01. Exprimer un besoin


2. Raliser une dpense 1.2 Instruire un dossier 03. Formaliser un contrat
1.3. Engager une dpense 04. Enregistrer et notifier l'engagement
juridique de la dpense
05. Raliser le suivi et la mise jour des EJ
07. Traiter les demandes de paiement

didentifier les objectifs (en termes de soutenabilit et de qualit de la comptabilit budgtaire)


assigns chacun de ces groupes dactivit ;
en face de chaque groupe dactivits, de dterminer les risques inhrents encourus quant la
soutenabilit budgtaire et/ou la qualit de la comptabilit budgtaire ;
didentifier les dispositifs de contrle interne qui devraient permettre de matriser ces risques et
qui constituent lobjet de laudit ;
destimer lexistence ou labsence de ces dispositifs dans lorganisme audit, en ltat actuel des
connaissances sur ce dernier (il sagit dune approche macroscopique qui na pas vocation se
substituer aux analyses qui seront conduites sur le terrain )
de coter les risques inhrents (important, moyen, faible) en valuant limpact et la probabilit
doccurrence de la ralisation du risque. Le risque inhrent correspond au risque qui peut
thoriquement survenir si aucun contrle nest mis en place pour lempcher ou le dtecter. Ces
risques sont identifis au regard des objectifs attendus du groupe dactivit.

Cette analyse des risques prend en compte les critres sous-jacents aux objectifs 1 de qualit de la
comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire, dont la ralisation conditionne latteinte des
objectifs.

1
Cf. le cadre de rfrence interministriel de contrle interne budgtaire (CRICIB).

6
Niveau Niveau Niveau Rf. Fiche Niveau Niveau Rf.
Recommandations /
Groupe de d'effectivit d'efficacit de Test de de de Fiche de
Critres CIB Risques inhrents Objet de l'audit Rponses d'audit constats d'audit : Rf.
d'activits risque des des permanen risque risque Test
Document de travail
inhren contrles contrles ce de CI rsiduel dtaill
Processus MP3.P1_Dcider une dpense
Sous-processus MP3.P1.1 Exprimer un besoin
QCI
Tests de permanence
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation pour valuer
MP3R1 : Dcalage et dune valorisation complte et valide l'effectivit et
01 - Exprimer Soutenabilit
entre le besoin exprim MOYEN Sassurer que le montant global du besoin est bien pris l'efficacit des FORT FORT FAIBLE FAIBLE
un besoin de la gestion
et la programmation en compte dans la programmation des activits dispositifs dclars
(pluriannuelle, le cas chant) dans les QCI
Le cas chant, tests
dtaills
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation
MP3R2 : Non matrise et dune valorisation complte et valide
01 - Exprimer Soutenabilit
de la valorisation du Sassurer que le montant global du besoin est bien pris
un besoin de la gestion
besoin en compte dans la programmation des activits
(pluriannuelle, le cas chant)

Critres CIB : Risques inhrents : Niveau de risque inhrent : Objet de laudit :


Il sagit des critres Le risque inhrent Toutes les cotations se font Elments majeurs des
CIB assigns correspond au risque selon une mme chelle de dispositifs de matrise
chacun des groupes potentiel qui peut mesure : des risques sur
dactivit thoriquement survenir si - Faible lesquels laudit doit
aucun contrle nest mis - Moyen porter une apprciation
en place pour lempcher - Fort
ou le dtecter. Lvaluation de chaque risque
Ces risques sont se fait en fonction de sa
identifis au regard des probabilit et de son impact
critres attendus de
chacun des groupes
dactivits.

Pour raliser la matrice des risques, lquipe daudit peut utilement se rfrer aux fiches daide
llaboration des matrices ministrielles de contrle interne budgtaire (fiches de risques associes au
macro-processus) et aux cartographies des processus. Elle peut galement intgrer des lments issus
de cartographies des risques existantes, de plans dactions associs ainsi que des rsultats de missions
daudit interne antrieures.

La matrice sarticule en deux parties principales regroupant les diffrentes phases davance de laudit :

Lors de la phase de prparation (partie gauche) :


lidentification et la cotation du risque inhrent ;
les points majeurs auditer ( objet de laudit ) ;

Lors de la phase terrain (partie droite) :


la description des dispositifs de matrise des risques effectivement mis en uvre par
lentit audite ( rponses daudit ) ;
la ralisation de tests destins valuer leffectivit et lefficacit des dispositifs de
matrise des risques ;
lvaluation du niveau de risque de contrle interne, cest--dire le niveau de risque que
le dispositif de matrise des risques dploy par laudit ne permettra pas de matriser ;
la dtermination du niveau de risque rsiduel qui correspond au risque subsistant aprs
dploiement du dispositif de matrise des risques et qui permet aux auditeurs de dfinir
limportance des tests dtaills effectuer ;
la ralisation de tests dtaills afin de conclure sur la qualit de la comptabilit budgtaire
et de la soutenabilit budgtaire du macro-processus audit. Les rfrences de ces tests
et des documents de travail faisant la synthse des constats et des recommandations
sont galement reporter dans la matrice (deux dernires colonnes).

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La cotation du risque inhrent (fort, moyen, faible) rsulte pour une large part du jugement professionnel
de lauditeur. Elle doit se fonder le plus possible sur des lments objectifs rcolts lors de la phase
initiale de laudit ddie la prise de connaissance de lactivit.

Actualise tout au long de laudit, la matrice des risques est le support principal de la mission daudit,
quelle sert orienter dans son droulement et dont elle synthtise les rsultats. Elle peut prendre la
forme prsente ci-joint.

1.2. Le jeu de questionnaires de contrle interne (QCI)


Selon la mme logique de construction que la matrice des risques, le jeu de questionnaires de contrle
interne (QCI) permet danalyser la matrise des risques budgtaires du processus jusquau niveau du
groupe dactivits.

La liste des questionnaires droule avec les audits permet dalimenter la colonne spcifique de la
matrice des risques.

1.3. Le modle de fiche de test de permanence


Le modle de fiche de test de permanence est dlibrment un cadre trs gnral adapter au cas
despce. Son usage garantit la traabilit des contrles oprs et des constats effectus ; la rfrence
de la fiche est reprendre dans la matrice des risques.

8
2. Contenu dune matrice des risques

Matrice des risques


Fichier : MATRICE_DOSSIER_AUDIT_MP3 - commande_publique {cahier AIB}.xls

Cliquer sur limage.

MATRICE

9
3. Modles de questionnaires de contrle interne pour le Macro-Processus
Excution des dpenses / Volet Commande publique

3.1. QCI Services prescripteurs

MP3 excution des dpenses


/ Volet Commande publique
Mission daudit Rfrence :
QCI Services prescripteurs

Visa Nom Date


Rdig par
Supervis par
Valid par

Fonction
Personnes concernes P C A I*

* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

Objet du questionnaire (ou de lentretien) : questionnaire de contrle interne

Les investigations portent sur le volet commande publique du macro-processus budgtaro-


comptable MP3 excution des dpenses .

Le volet commande publique couvre les dpenses de fonctionnement autres que celles
de personnel (article 5 de la loi organique du 1er aot 2001) et aux dpenses
dinvestissement, rgies par les textes sur la commande publique (code des marchs
publics, etc.).

Ce volet sinscrit dans le macro-processus dexcution des dpenses (MP3) qui prcise les
modalits denregistrement des dpenses publiques en comptabilit budgtaire et en
comptabilit gnrale.

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Principales questions daudit OUI NON Observations

MP3.P1_Dcider une dpense

MP3.P1.1 Exprimer un besoin

01 - Exprimer un besoin

Risque Libell Objet de laudit

MP3R1 Dcalage entre le besoin


exprim et la
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation complte et dune valorisation
programmation valide
Sassurer que le montant global du besoin est bien pris en compte dans la
MP3R2 Non matrise de la programmation des activits (pluriannuelle, le cas chant)
valorisation du besoin

Existe-il un processus de pilotage des besoins, de leur


expression leur validation ?
Cette validation est-elle effectue par un comit spcifique ?

Existe-t-il une mthode d'instruction, de valorisation et de


documentation de projet / march traitant les points particuliers
suivants :
- une mthode dvaluation des dpenses induites et des
rvisions de prix occasionnes par la ralisation du besoin,
- l'laboration d'un chancier des dpenses induites (
prendre en compte dans la programmation pluriannuelle
des activits),
- l'identification de la ligne de programmation impacte,
- la vrification de la compatibilit des valuations de
consommation d'AE et de CP lies au besoin exprim avec
la notification faite aux services bnficiaires ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

La version en cours de validit de la programmation par activit,


ainsi que lexcution, sont-elles diffuses / accessibles aux
services bnficiaires ?

Lexpression de besoin est-elle rapproche de la programmation


? La cohrence entre lexpression du besoin et la
programmation fait-elle lobjet dun suivi particulier, dans une
instance ddie par exemple ? En cas dcart significatif, quelles
sont les actions menes ?

MP3.P1.2 Instruire un dossier

03 - Formaliser un contrat

Risque Libell Objet de laudit

MP3R3 Non matrise de la


fonctionnalit des Sassurer de lexistence et de la diffusion dune mthode dapprciation de la
investissements fonctionnalit des tranches

Vrifier que les dpenses dinvestissement faisant lobjet dune TF sont


MP3R4 Insuffisance d'AE correctement dfinies, bien documentes, valides et suivies
affectes par rapport au
besoin de lopration Apprcier la cohrence des modalits daffectation (montants, chanciers) au
regard des besoins exprims et de leurs chances

MP3R5 Excs d'AE affectes par


rapport au besoin de

11
Principales questions daudit OUI NON Observations

lopration

Existe-t-il un processus pour valider et suivre un investissement


sur TF (de son expression sa validation, par un comit
spcifique, le cas chant) ?

Existe-t-il une mthode d'instruction, de valorisation et de


documentation de projet / march qui intgre la gestion des TF ?
Comprend-elle les points particuliers suivants :
- une mthode de dtermination des tranches fonctionnelles,
explicite selon les types d'investissement,
- la dfinition des modalits de prise en compte budgtaire
lors de la cration des tranches fonctionnelles et de
laffectation des AE (y compris conditions de transmission
des lments justificatifs - stade d'avancement des projets
- et montants)
- les modalits de diffusion aux services bnficiaires des
affectations prvues sur les TF en cours et programmes ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Les montants programms au titre des TF et les montants d'AE


rellement affects en gestion sont-ils compars ?
Des absences ventuelles d'affectation d'AE une TF ont-elles
t constates ? Quelle est la procdure dans ce cas ? Est-elle
formalise ?

Le montant affect aux tranches fonctionnelles est-il


systmatiquement rapproch des pices justificatives et
contrl ?

Les modifications substantielles des montants dAE affectes


sont-elles suivies et leurs raisons analyses ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R6 Omission de l'avis ou du


Sassurer que le circuit de validation au contrleur budgtaire est connu et respect
visa de l'ACCF pour les affectations dAE dpassant les seuils ministriels
(affectation)

Les seuils ministriels de visa / avis sur les affectations dAE sont-
ils diffuss ?
Existe-il une procdure de contrle du respect de ces seuils ?
Si non, comment le contrle des seuils est-il opr?

Quelles sont les mesures correctrices mises en uvre lorsque


ces contrles mettent en vidence des anomalies ?

Les rejets du contrleur budgtaire ont-ils t analyss ?


Quelles sont les actions correctrices mises en uvre ?

MP3.P1.3 Engager une dpense

04 - Enregistrer et notifier l'engagement juridique de la dpense

Risque Libell Objet de laudit

MP3R8 Erreur de valorisation de Vrifier que lengagement juridique est correctement valoris et quil respecte les
lEJ rgles de consommation dAE

Existe-t-il une mthode d'instruction, de valorisation et de


documentation de projet / march traitant les points particuliers

12
Principales questions daudit OUI NON Observations
suivants :
- une mthode dvaluation des dpenses induites et des
rvisions de prix occasionnes par la ralisation du besoin,
- l'laboration d'un chancier des dpenses induites,
- la valorisation des consommations de crdits associes,
- les rgles de consommation en AE-CP dclinant les rgles
de la comptabilit budgtaire de lEtat ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

La valorisation de lEJ est-elle systmatiquement rapproche


des pices justificatives et contrle?

Le contrle de la valorisation de lEJ par le service bnficiaire


est-il systmatiquement ralis pour les dpenses enjeux ?

Les erreurs de valorisation substantielles des EJ sont-elles


suivies et leurs raisons analyses, notamment celles ayant
donn lieu un refus de visa du contrle budgtaire ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R7 Omission de
l'enregistrement de l'EJ
au moment du fait
gnrateur Sassurer que la consommation des AE retrace lensemble des engagements
juridiques notifis de lentit

MP3R9 Contractualisation sans


enregistrement dEJ dans
Chorus

Existe-t-il une procdure relative au traitement des EJ traitant


les points particuliers suivants :
- le circuit de transmission des propositions d'EJ au service
d'excution de la dpense (dlais, contenus),
- lidentification et la prsentation des tapes de validation
prvues par le workflow CHORUS,
- le rfrencement obligatoire de l'EJ sur la notification des
engagements aux tiers ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant aux engagements qui
vont tre notifis et aux paiements affrents ?

Sur lexercice considr, les EJ ayant pos difficult (absences


denregistrement dues une insuffisance dAE) ont-ils t suivis
et les raisons des rejets analyses ? Quelles mesures
correctrices ont t mises en uvre ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R10 Erreur d'imputation des


EJ (activit)
Sassurer que les rfrentiels dimputation sont jour et diffuss

MP3R11 Erreur d'imputation des Vrifier que les imputations des engagements juridiques saisies sont correctes
EJ (nature ou destination)
Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
utilises et facilitent lintgration des donnes
MP3R12 Omission d'imputation
des EJ aux fonds de
concours / attributions de

13
Principales questions daudit OUI NON Observations

produits

MP3R15 Erreur d'imputation des


EJ (tranche fonctionnelle)

Un processus de gestion, de mise jour et de diffusion des


rfrentiels des imputations budgtaires (activit, nature,
destination), des nomenclatures de fonds de concours,
dattributions de produits et des tranches fonctionnelles ainsi
que des rservations de crdits existe-il ?
Si non, comment les services bnficiaires dterminent-ils les
donnes dimputation ?

Existe-t-il une procdure relative au traitement des EJ intgrant


la transmission des imputations de l'EJ (nature, destination,
activit, TF, FdC, AdP, RC..) et des lments les justifiant ou
des lments ncessaires leur dtermination, l'appui de la
demande d'engagement ?

Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

La programmation et lexcution sont-elles compares ? Les


carts significatifs sont-ils analyss et donnent-ils lieu des
mesures correctrices ?

Existe-t-il une procdure de gestion des applications interfaces


Chorus formalise qui inclut notamment :
- la vrification de la correcte intgration des donnes des
flux issus des applications interfaces,
- la diffusion et le traitement des incidents et des refus
dintgration de ces flux ?

Est-il ralis un bilan priodique des erreurs dimputation qui est


analys avec les services prescripteurs ? Quelles mesures
correctrices sont mises en uvre ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R13 Irrgularit de la gestion


des fonds de concours

Sassurer de la bonne gestion des crdits relatifs aux fonds de concours


MP3R14 Dpassement des AE Sassurer de la bonne gestion des attributions de produit
ouvertes sur fonds de
concours / attributions de
produits

La procdure relative au traitement des EJ intgre -t-elle le suivi


le des fonds des concours ? Si oui, comprend-elle les points
particuliers suivants :
- le suivi et la disponibilit des crdits lis aux fonds de
concours,
- la vrification du respect de l'intention de la partie versante,
- la procdure de reversement des crdits excdentaires la
partie versante ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

La procdure relative au traitement des EJ intgre -t-elle le suivi


le des attributions de produits ?
Si non, comment sassure-t-on de lutilisation des crdits
attribus ?

14
Principales questions daudit OUI NON Observations

Risque Libell Objet de laudit

MP3R17 Suivi erron des Vrifier que les engagements juridiques relatifs aux dpenses ayant fait lobjet dune
rservations de crdits rservation de crdit sont rattachs cette rservation

La procdure relative au traitement des EJ comprend-elle la


gestion des rservations des crdits ?
Si non, comment sassure-t-on de lutilisation des crdits
rservs ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R16 Echanciers de CP
Apprcier la qualit du pilotage des crdits de paiement
errons

La procdure relative au traitement des EJ intgre-t-elle la


gestion des chanciers de CP ?
Si oui, comprend-elle les points particuliers suivants :
- une mthode dlaboration des chanciers prvisionnels
de CP,
- lobligation dtablir les chanciers de CP lors du
traitement de l'EJ ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant aux modifications des
engagements (AE) qui vont tre raliss et aux paiements
affrents (CP) ?

Une comparaison des chanciers prvus / excuts est-elle


ralise et analyse ? Quelles mesures correctrices ont t
mises en uvre ?

La programmation et lexcution sont-elles compares ? Les


carts significatifs sont-ils analyss et donnent-ils lieu des
mesures correctrices ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles de conservation des documents affrents aux EJ

La procdure relative au traitement des EJ, couvre-t-elle les


points suivants :
- le rfrencement crois des pices justificatives et des EJ
saisis,
- la transmission du numro d'EJ au service bnficiaire ds
sa saisie par le service dexcution de la dpense,
- la dfinition des rgles de traabilit des oprations et de
conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

Risque Libell Objet de laudit

15
Principales questions daudit OUI NON Observations

MP3R6 Omission de l'avis ou du


visa de l'ACCF
(affectation) Sassurer que le circuit de validation au contrleur budgtaire est connu et respect
pour les affectations dAE et les engagements dpassant les seuils ministriels

MP3R19 Omission du visa de


l'ACCF (EJ)

Les seuils ministriels de visa / avis sur les affectations (TF) et


les engagements dAE (EJ) sont-ils diffuss ?
Existe-il une procdure de contrle du respect de ces seuils ?
Si non, comment le contrle des seuils est-il opr ?

Quelles sont les mesures correctrices mises en uvre lorsque


ces contrles mettent en vidence des anomalies ?

Les rejets du contrleur budgtaire ont-ils t analyss ?


Quelles sont les actions correctrices mises en uvre ?

MP3.P1.3 Engager une dpense

05 - Raliser le suivi et la mise jour des EJ

Risque Libell Objet de laudit

MP3R20 Absence de mise jour


des affectations
Sassurer que les lments modifiant lengagement juridique et ayant un
impact en comptabilit budgtaire sont pris en compte
MP3R21 Absence de mise jour
des EJ Sassurer que les lments modifiant les tranches fonctionnelles sont pris en
compte

MP3R22 Suivi erron des TF et ou


des EJ

La procdure relative au traitement des EJ intgre-t-elle les


points particuliers suivants :
- la transmission systmatique des informations permettant
de mettre jour les EJ ;
- la transmission systmatique des informations permettant
de mettre jour les TF ?
Sinon, comment la mise jour est-elle assure ?

Leffectivit et la cohrence des modifications demandes est-


elle contrle ?

La procdure relative au traitement des EJ traite-t-elle des


demandes de clture ? Si oui, prvoit-elle la transmission de
la liste des informations permettant de clturer les EJ et/ou
les TF ?

Les montants programms au titre des TF et les montants d'AE


rellement affects en gestion sont-ils compars ? Des
absences ventuelles d'affectation d'AE une TF ont-elles t
constates ? Quelle est la procdure dans ce cas ? Est-elle
formalise ?

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant aux modifications des
engagements (AE) ?

16
Principales questions daudit OUI NON Observations

Les modifications substantielles des montants dAE affectes


sont-elles suivies et leurs raisons analyses ?

La programmation et lexcution sont-elles compares ? Les


carts significatifs sont-ils analyss et donnent-ils lieu des
mesures correctrices ?

Les engagements juridiques pouvant faire lobjet dune clture


(aucune opration depuis un temps certain, absence
doprations venir) sont-ils recherchs et traits ?

Les tranches fonctionnelles pouvant faire lobjet dune clture


sont-elles recherches ? Leur clture est-elle propose aux
services bnficiaires ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R16 Echanciers de CP
Apprcier la qualit du pilotage des crdits de paiement
errons

La procdure relative au traitement des EJ intgre -t-elle la mise


jour des chanciers de CP lors de la modification des EJ ?
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant aux modifications des
paiements (CP) ?

Une comparaison des chanciers prvus / excuts est-elle


ralise et analyse ? Quelles mesures correctrices ont t
mises en uvre ?

La programmation et lexcution sont-elles compares ? Les


carts significatifs sont-ils analyss et donnent-ils lieu des
mesures correctrices ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R6 Omission de l'avis ou du


visa de l'ACCF
(affectation) Sassurer que le circuit de validation au contrleur budgtaire est connu et respect
pour les affectations dAE et les engagements dpassant les seuils ministriels

MP3R19 Omission du visa de


l'ACCF (EJ)

Les seuils ministriels de visa / avis sur les affectations (TF) et


les engagements dAE (EJ) sont-ils diffuss ?
Existe-il une procdure de contrle du respect de ces seuils ?
Si non, comment le contrle des seuils est opr ?

Quelles sont les mesures correctrices mises en uvre lorsque


ces contrles mettent en vidence des anomalies ?

Les rejets du contrleur budgtaire ont-ils t analyss ?


Quelles sont les actions correctrices mises en uvre ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R23 Recyclage irrgulier des


Sassurer du respect des rgles fixes par la Direction du Budget sur le recyclage
AE des annes

17
Principales questions daudit OUI NON Observations

antrieures des AE des annes antrieures

Existe-t-il une procdure relative au traitement des recyclages


dAE ?
Si oui, intgre-t-elle les points particuliers suivants :
- la diffusion aux services bnficiaires des cas limitatifs de
recyclage d'AE d'annes antrieures autoriss par la DB,
- la justification par les services bnficiaires des rductions
d'EJ sur les annes antrieures,
- le compte rendu des oprations menes pour chaque
pice de remonte de crdits au BOP suite une rduction
d'EJ sur ou hors tranche fonctionnelle,
- le circuit de validation des dites oprations, notamment les
conditions d'intervention du contrle budgtaire,
- des contrles du respect de ces cas limitatifs ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Est-il procd une analyse du recyclage des AE des annes


antrieures ? Les causes sont-elles identifies ? Conduisent-
elles lintroduction de nouvelles rgles de suivi ?

Quelles sont les mesures prises pour limiter au maximum les


recyclages dAE ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles de conservation des documents affrents aux EJ

La procdure relative au traitement des EJ, couvre-t-elle les


points suivants :
- le rfrencement crois des pices justificatives et des EJ
modifis et clturs,
- la transmission du numro d'EJ au service bnficiaire ds
sa saisie par le service dexcution de la dpense,
- la dfinition des rgles de traabilit des oprations et de
conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

MP3.P2_Raliser une dpense

07 Traiter les demandes de paiement

Risque Libell Objet de laudit

MP3R25 Insuffisance de pilotage et Apprcier le degr de pilotage de la programmation au regard de son excution
de suivi de l'excution
Vrifier lactualisation des chanciers de crdits de paiement

MP3R24 Absence de mise jour Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
des chanciers de CP utilises et facilitent lintgration des donnes

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant au montant de la
demande de paiement (CP) ?

La procdure relative au traitement des DP intgre-t-elle la mise

18
Principales questions daudit OUI NON Observations
jour des chanciers de CP lors du traitement des DP?
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?

Une comparaison des chanciers prvus / excuts est-elle


ralise et analyse ? Quelles mesures correctrices ont t
mises en uvre ?

Sur lexercice considr, les demandes de paiement ayant pos


difficult (absences denregistrement dues une insuffisance de
CP par exemple) ont-elles t suivies et les raisons des rejets
analyses ? Quelles mesures correctrices ont t mises en
uvre ?

Existe-t-il un pilotage de l'excution en ligne avec la


programmation comprenant :
- la sincre valuation des dpenses obligatoires et
inluctables,
- la priorisation des AE puis des CP, avec une priorit haute
pour les dpenses obligatoires et inluctables,
- le suivi des recettes et des rtablissements de crdits ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Les carts significatifs entre la programmation et lexcution


sont-ils analyss et donnent-ils lieu des mesures correctrices ?

Existe-t-il une procdure de gestion des applications interfaces


Chorus formalise qui inclut notamment :
- la vrification de la correcte intgration des donnes des
flux issus des applications interfaces,
- la diffusion et le traitement des incidents et des refus
dintgration de ces flux ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R26 Recours indu une DP Vrifier que le recours au flux 4 est conforme ce qui est dfini par la Direction
direct du Budget

La procdure relative au traitement des demandes de paiement


intgre-t-elle la liste limitative par programme des dpenses
relevant du flux 4 et le contrle de son respect ?
Sinon, comment sassure-t-on que le recours au flux 4 est
conforme ce qui est dfini par la Direction du Budget ?

Sur lexercice considr, des analyses statistiques (nature,


volume, montant) sont-elles effectues ? Combien de
demandes de paiement directes auraient d relever dun autre
flux ? Quelles ont t les actions correctrices menes ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles darchivage des documents affrents aux
demandes de paiement

La procdure relative au traitement des demandes de paiement,


intgre-t-elle la dfinition des rgles de traabilit des oprations
et de conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

19
3.2. QCI Centres de services partags

MP3 excution des dpenses


/ Volet Commande publique
Mission daudit Rfrence :
QCI Centre de services
partags

Visa Nom Date


Rdig par
Supervis par
Valid par

Fonction
Personnes concernes P C A I*

* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

Objet du questionnaire (ou de lentretien) : questionnaire de contrle interne

Les investigations portent sur le volet commande publique du macro-processus budgtaro-


comptable MP3 excution des dpenses .

Le volet commande publique couvre les dpenses de fonctionnement autres que celles
de personnel (article 5 de la loi organique du 1er aot 2001) et aux dpenses
dinvestissement, rgies par les textes sur la commande publique (code des marchs
publics, etc.).

Ce volet sinscrit dans le macro-processus dexcution des dpenses (MP3) qui prcise les
modalits denregistrement des dpenses publiques en comptabilit budgtaire et en
comptabilit gnrale.

20
Principales questions daudit OUI NON Observations

MP3.P1_Dcider une dpense

MP3.P1.3 Engager une dpense

04 - Enregistrer et notifier l'engagement juridique de la dpense

Risque Libell Objet de laudit

MP3R8 Erreur de valorisation de Vrifier que lengagement juridique est correctement valoris et quil respecte les
lEJ rgles de consommation dAE

La valorisation de lEJ est-elle systmatiquement rapproche


des pices justificatives et contrle?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R7 Omission de
l'enregistrement de l'EJ au
moment du fait gnrateur
Sassurer que la consommation des AE retrace lensemble des engagements
juridiques notifis de lentit
MP3R9 Contractualisation sans
enregistrement dEJ dans
Chorus

Existe-t-il une procdure relative au traitement des EJ traitant les


points particuliers suivants :
- le circuit de transmission des propositions d'EJ au service
d'excution de la dpense (dlais, contenus),
- lidentification et la prsentation des tapes de validation
prvues par le workflow CHORUS,
- le rfrencement obligatoire de l'EJ sur la notification des
engagements aux tiers ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Existe-t-il un processus de dtection et dinterrogation des


services bnficiaires adressant peu de demandes dEJ ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R10 Erreur d'imputation des EJ


(activit)

MP3R11 Erreur d'imputation des EJ


Sassurer que les rfrentiels dimputation sont jour et diffuss
(nature ou destination)
Vrifier que les imputations des engagements juridiques saisies sont correctes
MP3R12 Omission d'imputation des
EJ aux fonds de concours Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
utilises et facilitent lintgration des donnes
/ attributions de produits

MP3R15 Erreur d'imputation des EJ


(tranche fonctionnelle)

21
Principales questions daudit OUI NON Observations

Un processus de gestion, de mise jour et de diffusion des


rfrentiels des imputations budgtaires (activit, nature,
destination), des nomenclatures de fonds de concours,
dattributions de produits et des tranches fonctionnelles ainsi que
des rservations de crdits existe-il ?
Si non, comment les services bnficiaires dterminent-ils les
donnes dimputation ?

Les imputations proposes par le service bnficiaire et les


autres caractristiques de l'EJ ainsi que les lments les
justifiant font-elles l'objet d'un contrle de cohrence par le
service dexcution de la dpense avant la saisie de lEJ? Lors
de la validation de lEJ ?

Existe-t-il une procdure de gestion des applications interfaces


Chorus formalise qui inclut notamment :
- la vrification de la correcte intgration des donnes des
flux issus des applications interfaces,
- la diffusion et le traitement des incidents et des refus
dintgration de ces flux ?

Est-il ralis un bilan priodique des erreurs dimputation qui est


analys avec les services prescripteurs ? Quelles mesures
correctrices sont mises en uvre ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles de conservation des documents affrents aux EJ

La procdure relative au traitement des EJ, couvre-t-elle les


points suivants :
- le rfrencement crois des pices justificatives et des EJ
saisis,
- la transmission du numro d'EJ au service bnficiaire ds
sa saisie par le service dexcution de la dpense,
- la dfinition des rgles de traabilit des oprations et de
conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R6 Omission de l'avis ou du


visa de l'ACCF
(affectation) Sassurer que le circuit de validation au contrleur budgtaire est connu et respect
pour les affectations dAE et les engagements dpassant les seuils ministriels

MP3R19 Omission du visa de


l'ACCF (EJ)

Les seuils ministriels de visa / avis sur les affectations (TF) et


les engagements dAE (EJ) sont-ils diffuss ?
Existe-il une procdure de contrle du respect de ces seuils ?
Si non, comment le contrle des seuils est-il opr ?

Quelles sont les mesures correctrices mises en uvre lorsque


ces contrles mettent en vidence des anomalies ?

22
Principales questions daudit OUI NON Observations

Les rejets du contrleur budgtaire ont-ils t analyss ?


Quelles sont les actions correctrices mises en uvre ?

MP3.P1.3 Engager une dpense

05 - Raliser le suivi et la mise jour des EJ

Risque Libell Objet de laudit

MP3R20 Absence de mise jour


des affectations
Sassurer que les lments modifiant lengagement juridique et ayant un
impact en comptabilit budgtaire sont pris en compte
MP3R21 Absence de mise jour
des EJ Sassurer que les lments modifiant les tranches fonctionnelles sont pris en
compte

MP3R22 Suivi erron des TF et ou


des EJ

La procdure relative au traitement des EJ intgre-t-elle les


points particuliers suivants :
- la transmission systmatique des informations permettant
de mettre jour les EJ ;
- la transmission systmatique des informations permettant
de mettre jour les TF ?
Sinon, comment la mise jour est-elle assure ?

Leffectivit et la cohrence des modifications demandes est-


elle contrle ?

La procdure relative au traitement des EJ traite-t-elle des


demandes de clture ? Si oui, prvoit-elle la transmission de
la liste des informations permettant de clturer les EJ et/ou
les TF ?

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant aux modifications des
engagements (AE) ?

Les engagements juridiques pouvant faire lobjet dune clture


(aucune opration depuis un temps certain, absence
doprations venir) sont-ils recherchs et traits ?

Les tranches fonctionnelles pouvant faire lobjet dune clture


sont-elles recherches ? Leur clture est-elle propose aux
services bnficiaires ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R16 Echanciers de CP
Apprcier la qualit du pilotage des crdits de paiement
errons

La procdure relative au traitement des EJ intgre -t-elle la mise


jour des chanciers de CP lors de la modification des EJ ?
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant aux modifications des
paiements (CP) ?

23
Principales questions daudit OUI NON Observations

Risque Libell Objet de laudit

MP3R6 Omission de l'avis ou du


visa de l'ACCF
(affectation) Sassurer que le circuit de validation au contrleur budgtaire est connu et respect
pour les affectations dAE et les engagements dpassant les seuils ministriels

MP3R19 Omission du visa de


l'ACCF (EJ)

Les seuils ministriels de visa / avis sur les affectations (TF) et


les engagements dAE (EJ) sont-ils diffuss ?
Existe-il une procdure de contrle du respect de ces seuils ?
Si non, comment le contrle des seuils est opr ?

Quelles sont les mesures correctrices mises en uvre lorsque


ces contrles mettent en vidence des anomalies ?

Les rejets du contrleur budgtaire ont-ils t analyss ?


Quelles sont les actions correctrices mises en uvre ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles de conservation des documents affrents aux EJ

La procdure relative au traitement des EJ, couvre-t-elle les


points suivants :
- le rfrencement crois des pices justificatives et des EJ
modifis et clturs,
- la transmission du numro d'EJ au service bnficiaire ds
sa saisie par le service dexcution de la dpense,
- la dfinition des rgles de traabilit des oprations et de
conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

MP3.P2_Raliser une dpense

07 Traiter les demandes de paiement

Risque Libell Objet de laudit

MP3R25 Insuffisance de pilotage et Apprcier le degr de pilotage de la programmation au regard de son excution
de suivi de l'excution
Vrifier lactualisation des chanciers de crdits de paiement

Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement


utilises et facilitent lintgration des donnes

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant au montant de la
demande de paiement (CP) ?

La procdure relative au traitement des DP intgre-t-elle la mise


jour des chanciers de CP lors du traitement des DP?

24
Principales questions daudit OUI NON Observations
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?

Sur lexercice considr, les demandes de paiement ayant pos


difficult (absences denregistrement dues une insuffisance de
CP par exemple) ont-elles t suivies et les raisons des rejets
analyses ? Quelles mesures correctrices ont t mises en
uvre ?

Existe-t-il une procdure de gestion des applications interfaces


Chorus formalise qui inclut notamment :
- la vrification de la correcte intgration des donnes des
flux issus des applications interfaces,
- la diffusion et le traitement des incidents et des refus
dintgration de ces flux ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R26 Recours indu une DP Vrifier que le recours au flux 4 est conforme ce qui est dfini par la Direction
direct du Budget

La procdure relative au traitement des demandes de paiement


intgre-t-elle la liste limitative par programme des dpenses
relevant du flux 4 et le contrle de son respect ?
Sinon, comment sassure-t-on que le recours au flux 4 est
conforme ce qui est dfini par la Direction du Budget ?

Sur lexercice considr, des analyses statistiques (nature,


volume, montant) sont-elles effectues ? Combien de
demandes de paiement directes auraient d relever dun autre
flux ? Quelles ont t les actions correctrices menes ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles darchivage des documents affrents aux
demandes de paiement

La procdure relative au traitement des demandes de paiement,


intgre-t-elle la dfinition des rgles de traabilit des oprations
et de conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

25
3.3. QCI Comptables publics

MP3 excution des dpenses


/ Volet Commande publique
Mission daudit Rfrence :

QCI Comptables publics

Visa Nom Date


Rdig par
Supervis par
Valid par

Fonction
Personnes concernes P C A I*

* pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

Objet du questionnaire (ou de lentretien) : questionnaire de contrle interne

Les investigations portent sur le volet commande publique du macro-processus budgtaro-


comptable MP3 excution des dpenses .

Le volet commande publique couvre les dpenses de fonctionnement autres que celles
de personnel (article 5 de la loi organique du 1er aot 2001) et aux dpenses
dinvestissement, rgies par les textes sur la commande publique (code des marchs
publics, etc.).

Ce volet sinscrit dans le macro-processus dexcution des dpenses (MP3) qui prcise les
modalits denregistrement des dpenses publiques en comptabilit budgtaire et en
comptabilit gnrale.

26
Principales questions daudit OUI NON Observations

MP3.P2_Raliser une dpense

07 Traiter les demandes de paiement

Risque Libell Objet de laudit

MP3R25 Insuffisance de pilotage et Apprcier le degr de pilotage de la programmation au regard de son excution
de suivi de l'excution
Vrifier lactualisation des chanciers de crdits de paiement

MP3R24 Absence de mise jour Sassurer que les applications interfaces avec Chorus sont correctement
des chanciers de CP utilises et facilitent lintgration des donnes

Quels sont les moyens mis en uvre pour assurer la


disponibilit des crdits correspondant au montant de la
demande de paiement (CP) ?

La procdure relative au traitement des DP intgre-t-elle la mise


jour des chanciers de CP lors du traitement des DP?
Si non, comment sassure-t-on que ces chanciers sont bien
mis jour ?

Sur lexercice considr, les demandes de paiement ayant pos


difficult (absences denregistrement dues une insuffisance de
CP par exemple) ont-elles t suivies et les raisons des rejets
analyses ? Quelles mesures correctrices ont t mises en
uvre ?

Existe-t-il une procdure de gestion des applications interfaces


Chorus formalise qui inclut notamment :
- la vrification de la correcte intgration des donnes des
flux issus des applications interfaces,
- la diffusion et le traitement des incidents et des refus
dintgration de ces flux ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R26 Recours indu une DP Vrifier que le recours au flux 4 est conforme ce qui est dfini par la Direction
direct du Budget

La procdure relative au traitement des demandes de paiement


intgre-t-elle la liste limitative par programme des dpenses
relevant du flux 4 et le contrle de son respect ?
Sinon, comment sassure-t-on que le recours au flux 4 est
conforme ce qui est dfini par la Direction du Budget ?

Sur lexercice considr, des analyses statistiques (nature,


volume, montant) sont-elles effectues ? Combien de
demandes de paiement directes auraient d relever dun autre
flux ? Quelles ont t les actions correctrices menes ?

Risque Libell Objet de laudit

MP3R18 Pices justificatives Sassurer de la traabilit des oprations


manquantes ou errones
Vrifier le respect des rgles darchivage des documents affrents aux
demandes de paiement

27
Principales questions daudit OUI NON Observations

La procdure relative au traitement des demandes de paiement,


intgre-t-elle la dfinition des rgles de traabilit des oprations
et de conservation des documents et pices justificatives ?
Si non, comment les points prcdents sont-ils mis en uvre ?

Ces lments permettent-ils dassurer la piste daudit ?

28
4. Modle de fiche de test

MP3 excution des dpenses


Mission daudit / Volet Commande publique Rfrence :

Visa Nom Date


Rdig par
Supervis par
Valid par

NATURE DES TRAVAUX CONSTATATIONS ET P.J.


OBSERVATIONS

29
5. Annexes

5.1. Les variantes de prsentation des cahiers daudit interne


budgtaire, budgtaire et comptable relatifs au MP3 Excution des
dpenses -processus commande publique

Pour rappel, les outils daudit interne budgtaire relatif au MP3 Excution des dpenses - processus
commande publique dsormais la disposition des auditeurs sont :
un cahier pratique daudit comptable processus commande publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses processus commande publique ,
un cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des dpenses processus
commande publique , qui combine les deux prcdents,
une grille darticulation des risques CIC et CIB (explicite en 5.2).

Chaque cahier pratique daudit comprend trois lments :


o la matrice des risques : prsente sous forme de tableau, elle est le support de prparation de la
mission daudit avec, pour chaque risque identifi, la cotation qui a t estime a priori par
lauditeur ; cest aussi le support dexploitation des rponses et des observations qui lui permettent
dtayer le diagnostic final.
o le jeu de questionnaires de contrle interne (QCI) : il sagit du questionnement concret utilisable par
lauditeur pour apprcier le niveau de risque rel en fonction de lexistence des dispositifs de matrise
des risques et de leur efficience.
o un modle de fiche de test de permanence destin consigner les contrles oprs et les constats
effectus, ce qui permet dassurer la traabilit.

Par ailleurs, pour raliser une mission daudit (de nature comptable, budgtaire ou mixte) qui vise
apprcier les dispositifs de contrle interne, lauditeur se reporte en tant que de besoin aux fiches de
risque qui constituent prcisment les supports mthodologiques de dploiement du contrle interne2.

Elles prennent, dans lapproche comptable, la forme de rfrentiel de contrle interne et dans lapproche
budgtaire, la forme de fiches daide llaboration des matrices ministrielles de risques. Ces fiches
identifient les risques potentiels pouvant affecter la poursuite des objectifs fixs au contrle interne3 ;
pour chaque risque est dcrit un dispositif de matrise (acteurs, procdure et mthodes) ainsi que les
contrles associer.

Enfin, il faut garder en mmoire que les processus comptables dune part, budgtaires de lautre
ne sont pas structurs de faon identique : les premiers relvent de larchitecture
cycle/processus/procdure/tche/opration et les seconds de la structure macro-
processus/processus/sous-processus/groupes dactivits. De ce fait, les risques ne sont pas
apprhends la mme maille : dans les rfrentiels de contrle interne (ou fiches de risque), les
risques comptables sont apprcis au niveau de lopration tandis que les risques budgtaires le sont au
niveau du groupe dactivits.

2
Cette dmarche est galement complte de lanalyse de cartographies des risques existantes, de plans dactions
associs et de rsultats de missions daudit interne antrieures.
3
Pour le CIB, objectifs de qualit de la comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire ; pour le CIC, objectifs de qualit
comptable.
30
Les deux cahiers pratiques daudit qui intgrent le domaine budgtaire ont t confectionns dans la
logique classique et identique celle suivie pour le volet comptable, cest--dire cals sur les fiches de
risque. Par souci dhomognit, les formats de prsentation ont galement t conservs quelques
variantes prs. Cependant, la diffrence de structure rappele supra a ncessit un traitement particulier
qui a conduit llaboration pralable dune grille darticulation des risques CIC et CIB dont les modalits
de construction sont dtailles ci-aprs.

5.1.1. Cahier pratique daudit budgtaire Excution des dpenses processus


commande publique

Les variantes de prsentation par rapport au cahier pratique daudit comptable sont les suivantes :
la matrice des risques est structure autour du groupe dactivs, maille danalyse du CIB (le CIC
intervient, quant lui, au niveau de la maille opration) ; un champ objet de laudit est substitu
au champ nature des contrles attendus pour mieux cibler les points majeurs auditer.

Cahier pratique daudit budgtaire


Niveau Niveau Niveau Rf. Fiche Niveau Niveau Rf.
Recommandations /
Groupe de d'effectivit d'efficacit de Test de de de Fiche de
Critres CIB Risques inhrents Objet de l'audit Rponses d'audit constats d'audit : Rf.
d'activits risque des des permanen risque risque Test
Document de travail
inhren contrles contrles ce de CI rsiduel dtaill
Processus MP3.P1_Dcider une dpense
Sous-processus MP3.P1.1 Exprimer un besoin
QCI
Tests de permanence
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation pour valuer
MP3R1 : Dcalage et dune valorisation complte et valide l'effectivit et
01 - Exprimer Soutenabilit
entre le besoin exprim MOYEN Sassurer que le montant global du besoin est bien pris l'efficacit des FORT FORT FAIBLE FAIBLE
un besoin de la gestion
et la programmation en compte dans la programmation des activits dispositifs dclars
(pluriannuelle, le cas chant) dans les QCI
Le cas chant, tests
dtaills
Vrifier que le besoin fait lobjet dune documentation
MP3R2 : Non matrise et dune valorisation complte et valide
01 - Exprimer Soutenabilit
de la valorisation du Sassurer que le montant global du besoin est bien pris
un besoin de la gestion
besoin en compte dans la programmation des activits
(pluriannuelle, le cas chant)

Cahier pratique daudit comptable


Niveau Niveau Rf. Fiche Niveau
Critres de Niveau Niveau Rf. Fiche Recommandations /
d'effectivit d'efficacit de Test de de
Opration qualit Risques inhrents de risque Nature des contrles attendus Rponses d'audit de risque de Test constats d'audit : Rf.
des des permanenc risque
comptable inhrent rsiduel dtaill Document de travail
contrles contrles e de CI
Procdure 1. Dfinition du besoin
Tche 1. Expression du besoin
QCI
Documentation : tablissement et diffusion d'un document rcapitulant la
Tests de permanence
stratgie d'achat.
Risque 1 : absence de pour valuer l'effectivit
Traabilit des besoins exprims par les services prescripteurs
Identification formalisation de et l'efficacit des
justification MOYEN (cartographie des dpenses et des besoins). FORT FORT FAIBLE FAIBLE
des besoins l'identification globale des dispositifs dclars
Organisation : contrle de la formalisation d'une stratgie d'achat
besoins dans les QCI
(autocontrle). ventuellement, contrle de supervision, lors d'un
Le cas chant, tests
diagnostic, de la mise en place et de l'effectivit de ces mesures.
dtaills
Documentation : diffusion d'un organigramme fonctionnel dtaillant les
attributions de chaque acteur.
Traabilit des personnels l'origine de l'identication des besoins.
Identification Risque 2 : incomptence Organisation : contrle ralis au moment de l'identification des besoins de
ralit
des besoins pour identifier le besoin la cohrence avec la stratgie d'achat (autocontrle). Contrle de
supervision contemporain lors de l'expression du besoin. ventuellement,
contrle de supervision, lors d'un diagnostic, de la mise en place et de
l'effectivit de ces mesures.

31
dans le jeu de QCI, pour chaque maille danalyse ( savoir le groupe dactivits) sont prciss les
diffrents objets de laudit avec lindication des risques potentiels affrents, ce qui facilite la
consultation des fiches de risques correspondantes.

Cahier pratique daudit budgtaire

MP3.P1.2 Instruire un dossier

03 - Formaliser un contrat

Risque Libell Objet de laudit

MP3R3 Non matrise de la


fonctionnalit des
investissements Sassurer de lexistence et de la diffusion dune mthode dapprciation de la
fonctionnalit des tranches
MP3R4 Insuffisance d'AE
Vrifier que les dpenses dinvestissement faisant lobjet dune TF sont
affectes par rapport au correctement dfinies, bien documentes, valides et suivies
besoin de lopration
Apprcier la cohrence des modalits daffectation (montants, chanciers) au
regard des besoins exprims et de leurs chances
MP3R5 Excs d'AE affectes par
rapport au besoin de
lopration

Existe-t-il un processus pour valider et suivre un investissement


sur TF (de son expression sa validation, par un comit
spcifique, le cas chant) ?

Cahier pratique daudit comptable

32
5.1.2. Cahier pratique daudit budgtaire et comptable Excution des dpenses
processus commande publique

Pour la ralisation de ce guide, il a fallu pralablement procder larticulation des risques CIC et CIB.
Deux principes ont t retenus :
- les risques CIB sont intgrs dans le rfrentiel CIC ;
- le niveau fin dapprhension du CIC, lopration, est le niveau qui rend le plus ais la
correspondance entre les risques CIC et CIB.. Cette correspondance peut tre fonde sur le
dispositif de matrise de risque ou sur lobjectif de qualit du risque : lorsquelle existe, le risque a
t plac en regard dun risque CIC sinon il a t positionn simplement au niveau de lopration.
Une grille darticulation (sous deux formats) a t tablie ; le dtail de cette constitution figure ci-
dessous.

Les rgles de prsentation du cahier pratique daudit comptable (cf. 5.1.1) sur le processus de la
commande publique ont t retenues moyennant les enrichissements suivants :
dans la matrice des risques coexistent les champs nature des contrles attendus (pour les risques
CIC) et objet de laudit (pour les risques CIB) ; pour faciliter la lisibilit, les risques CIB sont figurs
en jaune et les risques CIB et CIC en correspondance sont souligns par un encadrement pointill.
Les risques, CIC et CIB, apparaissent selon lordre de la typologie comptable
(procdure/tche/opration).

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dans le jeu de QCI, au sein de la structure du guide comptable originel, le questionnement spcifique
CIB a t insr avec une couleur particulire pour le diffrencier du questionnement CIC (cf.5.1.1)

Tche 4 : Demande de clture de lengagement juridique (service prescripteur)

Opration : Enregistrement dune demande de clture dengagement juridique


La cration de la demande de clture de lengagement juridique sopre par le biais dun formulaire, via Chorus
formulaires (ou autre dispositif similaire).
Les modalits de clture dengagement juridique des
commandes (dont les modalits dinitialisation dune
demande de clture dengagement juridique, et plus
gnralement les modalits de renseignement des
formulaires pour ce type doprations) sont-elles
documentes et diffuss ? Le cas chant transmettre
ces documents aux auditeurs.

La procdure relative au traitement des EJ traite-t-elle


des demandes de clture ? Si oui, prvoit-elle la
transmission de la liste des informations permettant
de clturer les EJ et/ou les TF ?
[MP3R20/MP3R21/MP3R22]

Ainsi construit, ce cahier permet lauditeur, pour une mission couvrant les volets comptable et
budgtaire, de mener dans un mme enchanement le questionnement sur les deux volets et de traiter
de faon indpendante, selon la nature du risque, les observations effectues.

5.2. La grille darticulation des risques CIC et CIB


La grille darticulation est constitue de deux onglets techniques et dun onglet de prsentation (qui
reprend les lments exposs ci-dessous).

Onglet Intgr. risques CIB dans CIC : les risques CIB ont t intgrs dans la matrice des
risques CIC du processus commande publique .

Le tableau se divise en deux parties :


la partie gauche concerne les risques CIC prsents dans lordre du RCI, cest--dire selon la
logique procdure/tche/opration ; le risque est rattach lopration.
la partie droite concerne les risques CIB qui sont mis en correspondance selon les rgles
dcrites ci-aprs.

Rgles de positionnement du risque CIB dans la structure CIC


Lorsque le risque budgtaire et le risque comptables se rvlent proches, le rattachement du
risque budgtaire se fait directement au niveau du risque comptable (cest--dire sur la mme
ligne du tableau o figure le risque CIC).
Exemple : lopration CIC Enregistrement dune demande dengagement juridique qui
porte le risque potentiel (risque n6) imputation comptable errone est rattach le risque
CIB Erreur d'imputation des EJ (nature ou destination) (MP3R11).

Si la correspondance relve plutt dun critre ou dun dispositif commun alors le


rattachement du risque budgtaire est opr la suite du risque comptable.

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Exemple : cas du risque Omission d'imputation des EJ aux fonds de concours / attributions
de produits (MP3R12) vis--vis de lopration CIC Enregistrement dune demande
dengagement juridique .

lorsquun risque budgtaire ne peut pas tre mis en correspondance avec un risque
comptable dune opration du rfrentiel CIC, il est positionn en tte de cette opration
avant les risques comptables qui lui sont rattachs.
Exemple : lopration CIC Enregistrement des modifications de l'engagement juridique ne
porte pas de risque quivalent au risque CIB Absence de mise jour des affectations
(MP3R20). Ce risque CIB est positionn avant la mention du premier risque CIC (risque 15)
rattach lopration.

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Pour viter dalourdir le tableau, le risque CIB budgtaire Pices justificatives manquantes
ou errones (MP3R18) napparat quune seule fois pour une mme opration du rfrentiel
CIC, bien quil couvre simultanment la traabilit et larchivage qui font lobjet de deux
risques distincts dans le rfrentiel CIC.

Certains risques CIC comportent en colonne libell du risques CIB la mention risque
budgtaire galement . Il sagit de risques identifis dans le RCI comptable mais qui ne sont
pas exclusifs dune composante budgtaire que le dispositif de matrise des risques mis en
place doit traiter. La majorit dentre eux se situe en fin de chane de la dpense ( partir de
lattestation du service fait).

Onglet Inventaire des risques CIC CIB : cet onglet reprend les lments du tableau du
1er onglet prsents selon une structure qui permet lutilisation des fonctionnalits de tri et de
filtre du tableur.
Les risques CIC et CIB se succdent selon lordre qui rsulte de la construction retenue pour le
1er onglet.

Les codes des risques budgtaires sont ceux figurant dans les fiches de risques associes aux
macro-processus ; une codification des risques CIC ad hoc a t cre partir de la
nomenclature du rfrentiel de CIC.
Exemple : le code T5R2 engagement juridique cltur tort est le risque inhrent n2 de la
tche n5 clture de l'EJ .

Une colonne spcifique rfrence de(s) risque(s) en correspondance fait apparatre, le cas
chant, les correspondances de risques CIC et CIB.
Exemple : le risque CIC T2R1 est en correspondance avec les risques CIB MP3R7 et MP3R9.

Ce tableau permet galement de faire le lien entre la structure du MP3 (processus/sous-


processus/groupe dactivits) et celle du processus comptable (procdure/tche/opration).

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