BS-P20-PR11 Procedimiento Compra de Bienes y Servicios Administrativos

CDIGO: BS-P20-PR11
MACROPROCESO
GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS VERSIN: 1
PROCESO COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
FECHA: Octubre de 2009
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS
REVISADO POR APROBADO POR
Lder Funcional de Compras Director Financiero
Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter
confidencial o privilegiada. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa
de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS VERSIN: 1
ADMINISTRATIVOS
1. OBJETIVO
Proveer a la Universidad de los bienes y servicios administrativos solicitados, con el

fin de satisfacer las necesidades de las unidades, a costos razonables y entregas
oportunas, para asegurar el desarrollo ptimo de todos los procesos de la institucin.
2. ALCANCE
Inicia con la identificacin de la necesidad por parte de las unidades hasta la entrega
del bien o servicio por parte del proveedor.
3. DEFINICIONES
Activos: constituyen los recursos econmicos en general que posee una empresa
y que se espera que sus operaciones futuras. Pueden ser tangibles, como locales,
edificios, maquinaria o mercanca, o intangibles, como ciertos derechos legales y
ttulos, cuentas por cobrar, inversiones, marcas de la empresa, etc.
Bienes: todo aquello que puede ser objeto de apropiacin, empleado para
satisfacer alguna necesidad o cosas o derechos susceptibles de producir beneficios
de carcter patrimonial. Se puede definir como un elemento tangible, con cuya
produccin o elaboracin se persigue, al igual que con el servicio, colmar las
necesidades de los clientes y la mxima satisfaccin al consumirlo.
Referencia en compras de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo

y que est relacionado con el Plan nico de Cuentas de la Universidad.
Terceros: son todas las personas o entidades que por realizar cualquier
transaccin activa o pasiva con la Universidad estn registrados en la base de
datos de terceros de la Universidad y tiene o han tenido algn movimiento en
registros contables. Son terceros para la Universidad los proveedores, los
estudiantes, los empleados, los terceros manejados por cajas menores y los
clientes de cartera institucional.
Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos Pgina 2 de 32

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
4. CONDICIONES GENERALES
Centralizacin y especializaciones por lnea de productos y servicios.
La unidad autorizada para realizar la compra de bienes y servicios administrativos

en la Universidad es la Oficina de Suministros; esta unidad realizar las compras
que requieran las dems unidades.
La Oficina de Suministros buscar la mejor negociacin con el proveedor con

criterios de economa de escala a favor de la Universidad.
La Oficina de Suministros est conformada por funcionarios especializados por

lnea de productos y servicios.
La gestin de compras de bienes se realizar bajo criterios tcnicos, econmicos

y de calidad que permitan dar cumplimiento a las polticas internas y generar
economa y satisfaccin a las diferentes unidades de la Universidad.
La decisin de comprar bienes nacionales importados, existiendo las dos

posibilidades, se tomar teniendo en cuenta parmetros de calidad, garanta,
precio y tiempo de entrega. Por lo tanto se debern evaluar las alternativas para
asegurar que la compra se realice teniendo en cuenta la mejor relacin costo-
beneficio.
Se debe llevar a cabo un estricto seguimiento y control sobre las compras y los
pendientes de entrega, tanto por la Oficina de Suministros como por las dems
unidades de la Universidad, con el fin de verificar el cumplimiento de las
condiciones establecidas en la negociacin con el proveedor.
Las compras que se realicen en la Sede Central estarn regidas por las normas y
lineamientos definidos en el Manual de Normas y Lineamientos Generales
de Contratacin (LE-P11-MN01).
La nica unidad autorizada en la Pontificia Universidad Javeriana de recibir los

bienes comprados en consignacin es la Tienda Javeriana.
Solicitudes de compras
Todas las unidades debern realizar las solicitudes de compra, de acuerdo con lo
estipulado en el presente documento. Lo aqu establecido est soportado
tecnolgicamente por los mdulos de PeopleSoft Purchasing y Payables.

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
Las solicitudes de compras de bienes realizadas por las unidades debern

realizarse buscando optimizar el consumo, garantizando que el gasto de los
mismos se realice dentro del tiempo establecido, evitando as la existencia de
inventarios de insumos en las unidades y el incremento de compra de bienes al
final del ao.
Las solicitudes de compra que no hayan sido aprobadas por el ordenador del
gasto sern anuladas automticamente por el sistema Peoplesoft, ocho das
despus de la elaboracin de la solicitud.
Proveedores y distribuidores
Cuando las compras se realicen a proveedores exclusivos ser aceptable una

nica cotizacin.
Cuando la compra de los bienes se realice a un distribuidor exclusivo, el

proveedor deber enviar a la Oficina de Suministros la certificacin de la casa
matriz.
Criterios para la compra de activos, equipos, insumos y repuestos

nacionales o importados
La compra de activos fijos relacionados con tecnologas de informacin y

comunicacin deber estar avalada por la Direccin de Tecnologas de
Informacin, para lo cual est unidad realizar un diagnstico y determinar la
pertinencia y las especificaciones de la compra.
Para la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la

Universidad se deber anexar el concepto tcnico emitido por escrito por la unidad
que tenga la competencia y tecnologa asociada al equipo en cuestin, dicho
concepto deber incluir los motivos y criterios que sustentan la eleccin del
proveedor propuesto y la pertinencia de la compra. Tanto la justificacin y el
concepto tcnico de la compra del equipo debern ser descritos en el formato
Concepto Tcnico y Justificacin de la Compra de equipos (BS-P11-F24) y
enviado a la Oficina de Suministros.
Para la compra de activos fijos la Oficina de Suministros le exigir al proveedor la

garanta escrita de los mismos o verificar que sta se encuentre reflejada en la
factura de venta.
La Oficina de Suministros, antes de realizar la compra de un activo, equipo,

insumo o repuesto deber consultar y evaluar el respaldo de la marca en el pas.
Adems debe verificar anteriores experiencias de unidades de la Universidad con

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
el fin de garantizar el adecuado funcionamiento del equipo o repuesto y su

mantenimiento.
Toda compra que requiera del pago de un anticipo deber estar respaldada por
una pliza de buen manejo. Igualmente se debern solicitar plizas de
cumplimiento cuando a criterio de la Oficina de Suministros se requiera.
Contratacin
La Oficina de Suministros determinar con el proveedor los casos en los cuales para
la compra de bienes o servicios se requiera la elaboracin de un contrato, teniendo
en cuenta la solicitud de anticipo por parte del proveedor y los servicios adicionales
por la compra del bien.
Aprobacin de las compras
Al momento de realizar la aprobacin de las compras se deber contar con

cotizaciones vigentes o con una lista de precios actualizada; en caso contrario se
deber cotizar nuevamente.
El nmero de cotizaciones requeridas para la aprobacin de las compras se

encuentra definido en la Matriz de Atribuciones por Cuanta del Manual de
Normas y Lineamientos Generales de Contratacin (LE-P11-MN01).
Las facturas y soportes correspondientes a la compra de bienes y servicios

administrativos se recibirn nicamente en la Oficina de Cuentas por Pagar.
Los cargos facultados y las cuantas para la aprobacin de las compras se

encuentran estipulados en la Matriz de Atribuciones por Cuanta del Manual
de Normas y Lineamientos Generales de Contratacin.

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Identifica la necesidad de la compra y valida la

existencia y la referencia en los catlogos de bienes
y servicios a travs del ERP.
Si existe la referencia,
Unidades de la Responsable
1. Remtase a la actividad 2.
Universidad de la Unidad
Si no existe la referencia,
Remtase al procedimiento Administracin de
Referencias (BS-P11-PR13).
En este momento finaliza el procedimiento.
Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador

del gasto y verifica el presupuesto a travs del ERP.
Si tiene disponibilidad presupuestal,
Remtase a la actividad 3.
2.
Si no tiene disponibilidad presupuestal,
Remtase al procedimiento Control Presupuestal

(FI-P11-PR02).

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en

el sistema ERP.
Si aprueba la solicitud,
Si rechaza la solicitud,
Unidades de la Ordenador
3. Informa al responsable de elaborar la solicitud de
Universidad del gasto
compra que realice los ajustes.
Si recicla la solicitud,
Elige la opcin recicla en el ERP.
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra

recibidas y el tipo de solicitud de compra.
Si es una importacin,
Remtase al procedimiento de Compra por

Importacin (BS-P11-PR14). Oficina de Auxiliar de
4.
Suministros Compras
Si no es una importacin,

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP.
Si el proveedor est creado,
Auxiliar de
5.
Si el proveedor no est creado, Compras
Remtase al procedimiento Seleccin de

Proveedores (BS-P10-PR04). Oficina de
Suministros
Solicita las cotizaciones al proveedor a travs de

6.
correo, WEB o fax.
Auxiliar de
Recibe, ingresa en el ERP y analiza las cotizaciones Compras
7. recibidas de los proveedores y enva notificacin al
Jefe de la Oficina de Suministros.

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla la

solicitud en el sistema ERP.
Si aprueba la compra,
Enva notificacin al Jefe Oficina Administrativa.
Si rechaza la compra,
Oficina de Jefe de
8. Elige la opcin rechazada e informa a travs del
Suministros Oficina
ERP las razones.
Si recicla la compra,
Elige la opcin reciclado en el ERP.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO

solicitud en el sistema ERP.
Elige la opcin rechazada e informa a travs del

9. ERP las razones.

Oficina de
Control de Jefe Oficina
Giros
Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de

acuerdo con el monto.
Si la junta de compras debe aprobar,
Enva notificacin a travs del ERP al representante

10. de la junta.
Si la junta no aprueba,

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla.

ERP las razones.
11.
Elige la opcin reciclado en el ERP e informa a la

unidad que la solicitud no fue aprobada.
Junta de Quien la
Compras preside
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe

aprobar, de acuerdo con el monto.
Si el Vicerrector debe aprobar,
Enva notificacin a travs del ERP al Vicerrector

12. Administrativo.
Si el Vicerrector no debe aprobar,

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Elige la opcin aprobado en el ERP.
Elige la opcin rechazada e informa a travs del Vicerrectora Vicerrector

13.
ERP las razones. Administrativa Administrativo

Informa a la unidad que la solicitud no ha sido
aprobada.
Verifica si la compra requiere contrato.
Si la compra requiere contrato,
Realiza los trmites de la contratacin con la

Secretara Jurdica.
Oficina de Jefe Oficina
14.
Una vez el contrato este firmado por las dos partes, Suministros
Si la compra no requiere contrato,

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las Oficina de Auxiliar de

15.
solicitudes aprobadas y enva al proveedor. Suministros Compras
6.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR

OUTSOURCING
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Identifica la necesidad de la compra y valida la

existencia y la referencia en los catlogos de la
unidad de compras a travs del ERP.
Si existe la referencia,
1. Remtase a la actividad 2.
Si no existe la referencia,

Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador
del gasto y verifica el presupuesto a travs del ERP.

2.

(FI-P11-PR02).

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO

el sistema ERP.
Si aprueba la solicitud de compra,

Si rechaza la solicitud de compra,

Unidades de la Ordenador
3.
Informa al responsable de elaborar la solicitud de Universidad del gasto
Si recicla la solicitud de compra,
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra Auxiliar de

4. recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y Compras
notifica al Jefe de Suministros para aprobacin. Outsourcing

solicitud de compra en el sistema ERP.
Oficina de
Suministros
Elige la opcin rechazada e informa a travs del Jefe de

5.
ERP las razones para que se realicen los ajustes. Oficina

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Auxiliar de
6.
Outsourcing


Oficina de
Enva notificacin a travs del ERP al representante suministros
Jefe de
7. de la junta.
Oficina
Si la junta no aprueba,

Junta de Quien la
8. ERP las razones para que se realice la correccin.
Compras preside
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Auxiliar de

Oficina de Compras por
9.
Suministros
En este momento finaliza el procedimiento. Outsourcing

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO

Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar,

Junta de Quien la
10. Administrativo.
Compras preside
Vicerrectora Vicerrector
11.
Administrativa Administrativo
ERP las razones para que se realicen los ajustes.

Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Auxiliar de
12.
Suministros
En este momento finaliza el procedimiento. Outsourcing

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las

13.
solicitudes aprobadas.
Auxiliar de
Realiza la seleccin automtica de solicitudes por
14. Suministros Outsourcing
proveedor.
Consolida las rdenes de compra por proveedor en

15. un archivo plano y enva el consolidado a cada
proveedor por correo electrnico.
5.3 COMPRAS EN CONSIGNACIN
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Solicita la creacin en el ERP de las referencias de

los productos en consignacin al Auxiliar de compras
y entrega los documentos soporte (factura). Tienda
1. Jefe
Javeriana
referencias (BS-P11-PR13).
Crea las referencias de los productos en

consignacin en el ERP con el atributo inventario en Oficina de Auxiliar de
2.
consignacin y le informa a la Jefe de la Tienda Suministros compras
Javeriana que ya fueron creados los productos.

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Elabora la solicitud de compra de los productos en

consignacin, notifica al ordenador del gasto y
verifica el presupuesto a travs del ERP.
Remtase a la actividad 4. Tienda Responsable

3.
Javeriana de elaborar

(FI-P11-PR02).

el sistema ERP.
Si rechaza la solicitud de compra, Jefe de la

Tienda
4. Tienda
Informa al responsable de elaborar la solicitud de Javeriana
Javeriana
Si recicla la solicitud de compra,
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra

recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y Oficina de Auxiliar de
5.
Suministros Compras
notifica al Jefe de Suministros para aprobacin.

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO

solicitud de compra en el sistema ERP.
Elige la opcin rechazada e informa a travs del Jefe de

6.
Oficina
Remtase a la actividad 7. Oficina de

Suministros

Auxiliar de
7.
Compras

Enva notificacin a travs del ERP al representante

Jefe de
8. de la junta.
Oficina
Si la junta no debe aprobar ,

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO

Junta de Quien la
9. ERP las razones para que se realice la correccin.
Compras preside

Oficina de Auxiliar de
10.
Suministros Compras

Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar,

Junta de Quien la
11. Administrativo.
Compras preside

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Vicerrectora Vicerrector
12.
Elige la opcin rechazada e informa a travs del Administrativa Administrativo

Jefe de
13.
Oficina
En este momento finaliza el procedimiento. Oficina de
Suministros
Auxiliar de
14. Ingresa al ERP, elabora la orden de compra.
Compras

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS. Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SMBOLO NOMBRE DESCRIPCIN
Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

interseccin de lneas. Representa una conexin entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma pgina o
entre pginas.
Representa el enlace entre la ltima actividad de una

Conector de pagina
pgina y la primera de la siguiente.
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operacin
descripcin de la actividad desarrollada en del
procedimiento.
Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisin o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.
Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.
Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.
Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.
Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a travs de los

Informacin diferentes Sistemas de Informacin.

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA
INICIO
Responsable en la Unidad
Identifica la necesidad de la
compra y valida la existencia y
la referencia en los catlogos de
bienes y servicios a travs del
ERP.
Existe la referencia
SI
4
Elabora la solicitud de compra,

notifica al ordenador del gasto y Administracin de Referencias (BS-P11-
verifica el presupuesto a travs PR13).
del ERP.
1
Tiene disponibilidad presupuestal NO
SI Responsable en la Unidad
Ordenador del gasto Remtase al procedimiento Control
Presupuestal (FI-P11-PR02).
Aprueba, rechaza o recicla la
solicitud de compra en el
sistema ERP.
Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2
Aprueba la solcitud NO
SI Rechaza la solcitud
Auxiliar de Compras NO
Ingresa al ERP y verifica las Ordenador del gasto
solicitudes de compra recibidas
Elige la opcin recicla en el ERP.
y el tipo de solicitud de compra.
SI
3
Es una importacin
Ordenador del gasto

SI
Informa al responsable de elaborar la solicitud de
Auxiliar de Compras compra que realice los ajustes.
NO
Remtase al procedimiento de Compra por
Importacin (BS-P11-PR14).
4
Compra por Importacin (BS-P11-

PR14). 5
A

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
Auxiliar de Compras
Valida la existencia del proveedor en el sistema

ERP.
SI El proveedor est creado NO
Auxiliar de Compras
6 Auxiliar de Compras
Solicita las cotizaciones al proveedor a travs de
correo, WEB o fax. Remtase al procedimiento Seleccin de
Proveedores (BS-P10-PR04).
8
Auxiliar de Compras
Recibe, ingresa en el ERP y analiza las Seleccin de Proveedores (BS-P10-
cotizaciones recibidas de los proveedores y enva 10 PR04).
notificacin al Jefe de la Oficina de Suministros.
Jefe Oficina de Suministros 12
Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla

la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud NO Rechaza la solicitud
SI SI
Jefe Oficina de Suministros

Enva notificacin al Jefe Oficina ERP las razones.
Administrativa.
NO
Jefe Oficina Administrativa

Ordenador del gasto
Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla Elige la opcin recicla en el ERP, informa a la
la solicitud en el sistema ERP. unidad que la solicitud no fue aprobada.
SI Rechaza la solicitud
Jefe Oficina Administrativa SI

Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el
monto. NO Elige la opcin rechazada e informa a travs del
ERP las razones.
8
Ordenador del gasto
B Elige la opcin recicla en el ERP, informa a la

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
SI La junta de compras debe aprobar
Enva notificacin a travs del ERP al

representante de la junta.
Quien preside la junta

SI
Rechaza la solicitud
SI
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe Jefe Oficina Administrativa
ERP las razones.
NO
El vicerrector debe aprobar
10
SI
Quien preside la junta Elige la opcin recicla en el ERP, informa a la
Administrativo. 11 NO
Vicerrector Administrativo
Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla SI

la solicitud en el sistema ERP. NO
ERP las razones. NO
Aprueba la solcitud
12
SI
Elige la opcin recicla en el ERP, informa a la
13
Verifica si la compra requiere contrato.

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
SI La compra requiere contrato

Realiza los trmites de la contratacin con la
Secretara Jurdica.
Auxiliar de Compras
Ingresa al ERP, elabora la orden
de compra de las solicitudes NO
aprobadas y enva al proveedor.
FIN
1 7
2 9
3 11
5 13

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR OUTSOURCING
INICIO
Identifica la necesidad de la
compra y valida la existencia y
la referencia en los catlogos de
bienes y servicios a travs del
ERP.
Existe la referencia
SI
4
Elabora la solicitud de compra,

notifica al ordenador del gasto y Administracin de Referencias (BS-P11-
verifica el presupuesto a travs PR13).
del ERP.
1
Ordenador del gasto Remtase al procedimiento Control
Presupuestal (FI-P11-PR02).
sistema ERP.
Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2
Auxiliar de compras NO
5 Ordenador del gasto
Ingresa al ERP y verifica las
solicitudes de compra recibidas Elige la opcin recicla en el ERP.
y las asigna de acuerdo con el
proveedor y notifica al Jefe de SI
Suministros para aprobacin.
7
3

Ordenador del gasto
la solicitud en el sistema ERP. Informa al responsable de elaborar la solicitud de

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
SI Aprueba la solcitud NO
SI
monto. Jefe Oficina de Suministros
5 NO
ERP las razones.
La junta de compras debe aprobar
Ordenador del gasto
SI
Elige la opcin recicla en el ERP, informa a la
representante de la junta. 6

SI
aprobar, de acuerdo con el monto. Quien preside la Junta

NO ERP las razones para que se realice la correccin.
El vicerrector debe aprobar NO
SI
7

representante de la junta. Quien preside la Junta
Quien preside la Junta
la solicitud en el sistema ERP. Informa a la unidad que la solicitud no fue
aprobada.
Aprueba la solcitud
8
SI
Auxiliar de compras
de compra de las solicitudes
aprobadas.
B

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
Auxiliar de Compras
Realiza la seleccin automtica de solicitudes por
proveedor.
Auxiliar de Compras
Consolida las rdenes de compra por proveedor en

un archivo plano y enva el consolidado a cada
proveedor por correo electrnico.
FIN
1 8
2 6

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
COMPRA EN CONSIGNACIN
INICIO
Jefe Tienda Javeriana
Solicita la creacin en el ERP de las referencias de

los productos en consignacin al Auxiliar de
compras y entrega los documentos soporte
(factura).

referencias (BS-P11-PR13).
Administracin de referencias (BS-P11-

PR13)
Auxiliar de compras
Crea las referencias de los
productos en consignacin en el
ERP con el atributo inventario
en consignacin y le informa a
la Jefe de la Tienda Javeriana
que ya fueron creados los
productos.
Responsable de Elaborar en la
Tienda Javeriana
2
Elabora la solicitud de compra

de los productos en
consignacin, notifica al 4
ordenador del gasto y verifica el
presupuesto a travs del ERP.

Remtase al procedimiento Control

Jefe Tienda Javeriana Presupuestal (FI-P11-PR02).

sistema ERP. Control Presupuestal (FI-P11-PR02).
Aprueba la solcitud NO 1
Auxiliar de Compras NO
Ingresa al ERP y verifica las
solicitudes de compra recibidas Jefe Tienda Javeriana
y las asigna de acuerdo con el SI Informa al responsable de elaborar la solicitud de
proveedor y notifica al Jefe de compra que realice los ajustes.
Suministros para aprobacin.
2
Jefe Tienda Javeriana
Recicla la solicitud de compra
A 3

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS

la solicitud de compra en el sistema ERP.
SI Aprueba la solcitud NO
Jefe Oficina Administrativa Rechaza la solicitud

monto. SI

La junta de compras debe aprobar
NO ERP las razones.
SI
4
representante de la junta.
Quien preside la junta Elige la opcin reciclado en el ERP.

Auxiliar de Compras
Informa a la unidad que la solicitud no fue

El vicerrector debe aprobar aprobada.
SI

Administrativo.
Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla NO

Aprueba la solcitud
SI
Auxiliar de Compras
de compra.
FIN 1

CDIGO: BS-P20-PR11
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
7. RELACIN DE REGISTROS
NOMBRE CDIGO
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO
Procedimiento Administracin de Referencias (BS-P11-
PR13).
Procedimiento Ejecucin y Control Presupuestal (FI-P11-
PR02)
Procedimiento de Compra por Importacin (BS-P11-
INTERNO PR14).
Procedimiento Seleccin de Proveedores (BS-P10-PR04).
Formato Concepto Tcnico y Justificacin de la Compra
de equipos (BS-P11-F24)
Manual de Normas y Lineamientos Generales de
Contratacin (LE-P11-MN01).
Matriz de Atribuciones por Cuanta
EXTERNO

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COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

REVISADO POR APROBADO POR

Lder Funcional de Compras Director Financiero

Proveer a la Universidad de los bienes y servicios administrativos solicitados, con el

Referencia en compras de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo

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Centralizacin y especializaciones por lnea de productos y servicios.

La unidad autorizada para realizar la compra de bienes y servicios administrativos

La Oficina de Suministros buscar la mejor negociacin con el proveedor con

La Oficina de Suministros est conformada por funcionarios especializados por

La gestin de compras de bienes se realizar bajo criterios tcnicos, econmicos

La decisin de comprar bienes nacionales importados, existiendo las dos

La nica unidad autorizada en la Pontificia Universidad Javeriana de recibir los

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Las solicitudes de compras de bienes realizadas por las unidades debern

Cuando las compras se realicen a proveedores exclusivos ser aceptable una

Cuando la compra de los bienes se realice a un distribuidor exclusivo, el

Criterios para la compra de activos, equipos, insumos y repuestos

La compra de activos fijos relacionados con tecnologas de informacin y

Para la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la

Para la compra de activos fijos la Oficina de Suministros le exigir al proveedor la

La Oficina de Suministros, antes de realizar la compra de un activo, equipo,

Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos Pgina 4 de 32

el fin de garantizar el adecuado funcionamiento del equipo o repuesto y su

Aprobacin de las compras

Al momento de realizar la aprobacin de las compras se deber contar con

El nmero de cotizaciones requeridas para la aprobacin de las compras se

Las facturas y soportes correspondientes a la compra de bienes y servicios

Los cargos facultados y las cuantas para la aprobacin de las compras se

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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA

Identifica la necesidad de la compra y valida la

En este momento finaliza el procedimiento.

Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador

Si tiene disponibilidad presupuestal,

Remtase al procedimiento Control Presupuestal

En este momento finaliza el procedimiento.

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Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en

Elige la opcin recicla en el ERP.

En este momento finaliza el procedimiento.

Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra

Remtase al procedimiento de Compra por

En este momento finaliza el procedimiento.

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Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP.

Si el proveedor est creado,

Remtase al procedimiento Seleccin de

Solicita las cotizaciones al proveedor a travs de

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Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla la

Enva notificacin al Jefe Oficina Administrativa.

Elige la opcin reciclado en el ERP.

Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.

En este momento finaliza el procedimiento.

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Recibe la notificacin y aprueba, rechaza o recicla la

Remtase a la actividad 10.

Elige la opcin rechazada e informa a travs del

Elige la opcin reciclado en el ERP.

En este momento finaliza el procedimiento.

Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de