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I. Finalidad
II. Objetivos
Contar con los procedimientos y aspectos tcnicos normativos para las adquisiciones y contrataciones en
la Municipalidad de Piura, dentro del marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento,
Ley de Gestin Presupuestaria y Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico, que contribuya a realizar
las actividades de acuerdo a la competencia de las dependencias involucradas.
IV. Alcance
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por las dependencias involucradas en la realizacin de
los procesos de convocatoria, evaluacin, contratacin y adquisicin de bienes, servicios y obras de la
Municipalidad Provincial de Piura.
V. Vigencia
La presente Directiva tiene vigencia a partir de la fecha de su aprobacin, mediante Decreto de Alcalda.
6.1. Elaboracin
El Plan Anual de Contrataciones, se desarrolla con anterioridad a la ejecucin de los Procesos de
Seleccin. En esta fase, la Gerencia de Planificacin y Desarrollo coordina con las diferentes
unidades orgnicas de la Municipalidad Provincial de Piura, la formulacin del Plan Operativo
Institucional y Cuadro de Necesidades, en la que detallan los requerimientos de bienes, servicios y obras
para todo el ejercicio presupuestal, adems de indicar caractersticas y especificaciones tcnicas, entre
otros, orientadas al cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales.
Oficina de Organizacin y Mtodos de Informacin Pgina 1 de 15
Directiva N 018-2009 -OyM/MPP
La Oficina de Presupuesto, en base a la informacin anterior, formula el Presupuesto Institucional de
Apertura PIA, y propone su aprobacin al Concejo Municipal.
Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, la Oficina de Logstica elabora un Estudio de Mercado
para fijar y definir las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y la Oficina de Infraestructura lo
relacionado de las obras requeridas; as como, determinar y sustentar valores estimados, a travs de
cotizaciones formales. Seguidamente, se determina el tipo de Proceso de Seleccin en base a los montos
anuales requeridos por toda fuente de financiamiento y por cada tipo de bienes, servicios y obras (Anexo
N 01). Finalmente, consolida esta informacin y formula el Plan Anual de Adquisiciones y
Contratacione s.
6.2. Aprobacin
El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones es aprobado por Gerencia Municipal, mediante
Resolucin Gerencial, dentro de los 15 das hbiles siguientes a la aprobacin del Presup uesto
Institucional de Apertura, debiendo contar con el visto bueno de la Gerencia de Administracin, Oficina
de Logstica, Presupuesto, Infraestructura y Unidad de Abastecimiento .
6.3. Difusin
La Oficina de Logstica publicara en el SEACE, el Plan Anual de Contrataciones y la Resolucin
Gerencial en un plazo no mayor de cinco (5) das hbiles de aprobado y la Oficina de informtica lo
publicara en la pgina Web de la Municipalidad.
6.4. Modificacin
El Plan Anual de Contrataciones podr ser modificado de conformidad con la asignacin presupuestal o
en caso de reprogramacin de las metas institucionales, cuando:
La aprobacin y difusin de las modificaciones se har en la forma prevista en los numerales 6.2 y 6.3 de
la presente directiva, as como en la forma prevista en el (Art. 8 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado).
Estos procesos se desarrollan de acuerdo al Ttulo II del Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado, los mismos que incluyen; aprobacin del Proceso, elaboracin de Bases Administrativas,
convocatoria, registro de participantes, presentacin y absolucin de consultas y/o observaciones,
integracin de las Bases, presentacin y evaluacin de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro.
7.1.2. Organizacin de los Expedientes y acciones a realizar del Comit Especial o Comit
Especial Permanente.
B. Oficina de Infraestructura
Para el caso de obras, la Gerencia Territorial y de Transportes organiza el Expediente, anexa la
Declaratoria de Viabilidad y el expediente tcnico respectivo, aprobndolo, mediante
Resolucin Gerencial. Asimismo verificara la disponibilidad Presupuestal e informe de su
inclusin en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC).
C. Comit Especial
Est conformado por tres (03) integrantes titulares con igual nmero de suplentes, con la
finalidad de organizar y ejecutar los Procesos de Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos.
(Art.24 de la Ley de contrataciones del Estado).
La designacin de los integrantes ser a la persona, mas no en funcin del cargo, a travs de
Resolucin de Alcalda indicando adems quien actuar como Presidente. Uno de los
integrantes debe pertenecer a la Oficina de Logstica y otro al rea usuaria. Necesariamente
alguno de los miembros deber tener conocimiento tcnico en el objeto de la contratacin. Para
el caso de bienes sofisticados, servicios especializados u obras, puede participar en este Comit
uno o ms expertos independientes, ya sean personas naturales o jurdicas, que no laboran en la
entidad.
Una vez recibida la documentacin sealada en el prrafo anterior, el Presidente del Comit
Especial, a mas tardar al da siguiente hbil de recibida, deber convocar a los dems
miembros para la instalacin respectiva dejando constancia en actas.
Los procesos de seleccin son organizados y ejecutados por este Comit desde la preparacin
de las Bases hasta que la Buena Pro quede consentida administrativamente o se produzca la
cancelacin del proceso.
C. Convocatoria
Labor efectuada por el Comit respectivo con el apoyo de la Oficina de Logstica, este acto
queda materializado con la publicacin del aviso de convocatoria y las bases del proceso de
seleccin en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE.
D. Registro de Participantes
El Registro de participantes se efecta desde el da siguiente de la convocatoria y hasta un (01)
da hbil despus de haber quedado integradas las Bases; para cuyo efecto acreditarn estar
con inscripcin vigente en el Registro Nacional de Proveedores - RNP y que no se encuentre
inhabilitado para contratar con el Estado. El proveedor interesado en participar en el Proceso
de Seleccin debe cancelar el derecho correspondiente en la Oficina de Tesorera de la
Municipalidad de Piura, o abonar en el Banco de la Nacin o CMAC-Piura en las Cuentas
Corriente respectiva, luego debe emitir va fax; con atencin a la Unidad de Fondos; la carta
de presentacin de la empresa y el voucher respectivo.
En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuanta para bienes y servicios, el registro de
participantes deber hacerse efectivo antes de la presentacin de propuestas.
El Comit Especial recibir las consultas por un periodo mnimo de cinco (5) das hbiles
contados desde el da siguiente de la convocatoria para licitaciones y Concursos Pblicos. El
periodo mnimo ser de tres (3) das hbiles para Adjudicaciones Directas y de dos (2) das
hbiles para Adjudicaciones de Menor Cuanta, para obras y consultora de obras.
El plazo para la absolucin y su respectiva notificacin a travs del SEACE y a los correos
electrnicos de los participantes, de ser el caso, no podr exceder de cinco (5) das hbiles
contados desde el vencimiento del plazo para recibir las consultas en el caso de Licitaciones y
En las Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos las observaciones a las Bases sern
presentadas dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de haber finalizado el trmino para
la absolucin de las consultas. El Comit Especial notificara la absolucin a travs del SEACE
y a los correos electrnicos de los participantes, de ser el caso, en un plazo mximo de cinco
(5) das hbiles desde el vencimiento del plazo para recibir las observaciones.
G. Elevacin de Observaciones
El plazo para solicitar la elevacin de observaciones al titular de la Municipalidad y a la OSCE,
segn corresponda, en los casos y dentro de los limites establecidos en el Artculo 28 de la
Ley es de tres (3) das hbiles computados desde el da siguiente de la notificacin del pliego
absolutorio a travs del SEACE.
El plazo para emitir y notificar el pronunciamiento a travs del SEACE ser no mayor de ocho
(8) das hbiles, tratndose del Titular de la Municipalidad y diez (10) das hbiles tratndose
del OSCE. Los plazos sern improrrogables y sern contados desde la presentacin de la
solicitud de elevacin de las Bases, en el caso del Titular de la Municipalidad y de la
recepcin del expediente completo, tratndose del OSCE. De no emitir pronunciamiento
dentro del plazo establecido se devolver el importe de la tasa al observante, manteniendo la
obligacin de emitir el respectivo pronunciamiento.
Una vez publicado el pronunciamiento a travs del SEACE, ste deber ser implementado por
el Comit Especial, an cuando ello implique la suspensin temporal del proceso y/o la
prrroga de las etapas del mismo. El Comit Especial no puede continuar con la tramitacin
del proceso de seleccin si no ha cumplido con implementar adecuadamente lo dispuesto en el
Pronunciamiento, bajo sancin de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que
hubiere lugar.
J. Presentacin de Propuestas
Los proveedores remiten dos (02) sobres cerrados, uno debe contener la propuesta tcnica y
otro la propuesta econmica del postor. Se presentan en actos pblicos o privados segn
corresponda. Para que una propuesta sea admitida deber incluir, cumplir y en su caso,
acreditar la documentacin de presentacin obligatoria que se establezca en las Bases y en
los requerimientos tcnicos mnimos que constituyen las caractersticas tcnicas, normas
reglamentarias y cualquier otro requisito establecido como tal en las Bases y en las
disposiciones legales que regulan el objeto materia de la contratacin. (Titulo II, Captulo V
del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
En ningn caso y bajo responsabilidad del Comit Especial y del funcionario que aprueba
las Bases se establecern factores cuyos puntajes se asignen utilizando criterios subjetivos.
(Art. 70 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
El otorgamiento de la Buena Pro se realizar en acto pblico para todos los procesos de
seleccin. Sin embargo, tratndose de Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de
Menor Cuanta, el otorgamiento de la Buena Pro podr ser realizado en acto privado. En la
fecha sealada en las Bases, el Comit Especial proceder a otorgar la Buena Pro a la
propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de seleccin a travs de un
cuadro comparativo, en el que se consignar el orden de prelacin y el puntaje tcnico,
econmico y total obtenidos por cada uno de los postores.
Una vez otorgada la Buena Pro, el Comit Especial est en la obligacin de permitir el acceso
de los postores al expediente de contratacin, a ms tardar dentro del da siguiente de haberse
solicitado por escrito.
Para constatar que la Buena Pro qued consentida, en el caso que corresponda interponer
recurso de apelacin ante el Tribunal, la Entidad debe verificar en el detalle del proceso de
seleccin registrado en el SEACE, si se interpuso el respectivo recurso impugnativo.
En caso que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la Buena Pro se producir
el mismo da de la notificacin de su otorgamiento.
Se autoriza, mediante Resolucin de Alcalda, al Jefe de la Oficina de Logstica, para la suscripcin del
Contrato de Bienes y Servicios, representando a la Municipalidad Provincial de Piura; con el Proveedor o
Contratista, ya sea directamente o por medio de su apoderado, para el caso de persona natural, o
representante legal, para el caso de personas jurdicas. El Gerente Municipal es quien suscribe los
Contratos de Obras.
Previo a la suscripcin, los contratos deben ser visados por la Gerencia de Asesora Jurdica.
Cuando el postor ganador no se presente dentro del plazo otorgado, perder automticamente la Buena
Pro, sin perjuicio de la sancin administrativa aplicable. En tal caso, el rgano encargado de las
contrataciones llamar al postor que ocup el segundo lugar en el orden de prelacin para que suscriba el
contrato, procedindose conforme al plazo dispuesto en el incis o precedente. Si este postor no suscribe el
contrato, dicho rgano declarar desierto el proceso de seleccin, sin perjuicio de la sancin
administrativa aplicable.
Cuando la entidad no cumpla con citar al ganador de la Buena Pro a suscribir el contrato dentro del plazo
establecido, el postor podr requerirla para su suscripcin, dentro de los dos (2) das hbiles siguientes
de vencido el plazo para suscribir el contrato, dndole un plazo de entre cinco (5) a diez (10) das hbiles.
En estos casos, la Entidad deber reconocer a favor del postor una cantidad equivalente al uno por mil
(1/1000) del monto total de su propuesta econmica por cada da de atraso, computado desde el
requerimiento y hasta le fecha efectiva de suscripcin del contrato, con un tope mximo de diez (10) das
hbiles.
En los casos que el contrato se perfeccione con Orden de Compra o de Servicios, dentro de los dos (2)
das siguientes del consentimiento de la Buena Pro, la Entidad deber requerir al ganador de la Buena
Pro la presentacin de los documentos exigidos en las Bases, otorgndole un plazo no mayor de tres (3)
das hbiles para tal efecto. La Orden de Compra o de Servicios deber ser notificada en un plazo no
mayor de siete (7) das hbiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro.
(Art. 148 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
La Municipalidad no puede negarse a suscribir el contrato, salvo por razones de recorte presupuestal
correspondiente a la materia del proceso de seleccin, por norma expresa o porque desaparezca la
necesidad, debidamente acr editada. La negativa a hacerlo basada en otros motivos, genera
responsabilidad funcional en el Titular de la Entidad, en el responsable de Administracin o Logstica, o
el que haga sus veces, segn corresponda.
En caso que el o los postores ganadores de la Buena Pro se nieguen a suscribir el contrato, sern pasibles
de sancin, salvo imposibilidad fsica o jurdica sobrevenida al otorgamiento de la Buena Pro que no le
es atribuible, declarada por el tribunal.
(Art. 137 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
En el caso de procesos por relacin de tems, se podr perfeccionar el contrato con la suscripcin del
documento que lo contiene o con la recepcin de una orden de Compra o de Servicio segn el monto del
valor referencial de cada tem. En caso que un mismo proveedor resulte ganador en ms de un tem,
podr suscribirse un contrato por cada tem o un slo contrato por todos ellos. La Entidad deber
informar al SEACE de cada tem contratado.
En las rdenes de Compra o de Servicios que se remitan a los postores ganadores de la Buena Pro,
figurar como condicin que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo
sancin de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.
Los contratos y en su caso, las rdenes de Compra o de Servicio, as como la informacin referida
a su ejecucin, debern ser registrados en el SEACE en un plazo no mayor de diez (10) das hbiles
siguientes a su perfeccionamiento, ocurrencia o aprobacin, segn corresponda.
(Art. 138 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado).
7.9. Consorcio
El contrato de consorcio se formaliza mediante documento privado con firmas legalizadas ante Notario
por cada uno de los integrantes, de sus apoderados o de sus representantes legales, segn corresponda,
designndose en dicho documento al representante o apoderado comn. No tendr eficacia legal frente a
la Entidad los actos realizados por personas distintas al representante o apoderado comn.
Si la promesa formal de consorcio no lo establece, se presume que la participacin de cada integrante del
consorcio es en proporciones iguales, condicin que se mantendr al suscribirse el contrato de consorcio.
Los integrantes de un consorcio responden solidariamente respecto de la no suscripcin del contrato y del
incumplimiento del mismo, estando facultada la Municipalidad de Piura, en dichos casos, para demandar
a cualquiera de ellos por los daos y perjuicios causados.
7.10. Subcontratacin
El contratista podr acordar con terceros la subcontratacin de parte de las prestaciones a su cargo,
cuando lo autoricen las Bases siempre y cuando:
Recurso de Apelacin
El recurso de apelacin se interpone con el objeto que la Municipalidad Provincial de Piura
resuelva los actos impugnados durante el desarrollo del proceso de seleccin desde la
convocatoria hasta antes de la celebracin del contrato tal como lo seala el (Art . 53 de la ley
de Contrataciones del Estado).
A. Conciliacin
Cualquiera de los partes tiene el derecho de iniciar el procedimiento de conciliacin dentro del
plazo de caducidad previsto en los artculos 144, 170, 175, 177, 199,201, 209, 210, y
211 o en su defecto, en el artculo 52 de la Ley, debiendo iniciarse este procedimiento
ante un centro de conciliacin acreditado por el Ministerio de Justicia.
Las actas de conciliacin debern ser remitidas al OCSE para su registro y publicacin, dentro
del plazo de diez (10) das hbiles de suscritas
B. Arbitraje
Cualquiera de las partes tiene derecho a dar inicio al arbitraje administrativo, dentro del plazo
de caducidad previsto en los artculos 144, 170, 175, 177, 199, 201, 209, 210, y 211 o
en su defecto, en el artculo 52 de la Ley.
C. Nulidad
El Tribunal declara nulos los actos administrativos expedidos por las entidades cuando:
- Son dictados por rgano incompetente.
- Contravengan las normas legales.
- Contengan un imposible jurdico.
- Prescindan de las normas esenciales de procedimiento.
D. Sanciones
Corresponde al Tribunal imponer sancin administrativa de inhabilitacin, temporal o
definitiva, o sancin econmica, a que se contraen los artculos 51 y 52 de la ley, a
proveedores, participantes, postores, contratados expertos independientes y rbitros segn
corresponda por infraccin de las disposiciones contenidas en la Ley y su
Reglamento, reside en exclusividad en el Tribunal.
Cuando la entidad considere que existe responsabilidad por parte de los expertos
independientes que formaron parte del Comit Especial, remitir al Tribunal todos los
actuados, incluyendo un informe en el cual se indique la supuesta responsabilidad en que
habran incurrido los expertos independientes, adjuntando la evidencia correspondiente, en un
plazo que no exceder de los diez (10) das hbiles contados a partir de la deteccin del hecho
correspondiente.
Una vez suscrito el contrato, el proveedor adjudicado debe cumplir con atender el pedido
correspondiente, de ser necesario se emitirn en forma parcial orden de compra y/o ordenes de servicio.
La orden de compra se emite en original y (04) copias (original se archivara en Tesorera, 01 copia
al archivo de Logstica, 01 copia para el proveedor y 02 copias para Almacn que sirven para su
control de Entrada y Salida de Bienes, culminado este registro archivara su copia y la segunda
trasladara a Oficina de Contabilidad) y se adjuntan al expediente para remitirlo al Almacn.
El proveedor adjudicado recepciona copia de Orden de Compra, luego enva el pedido y la Gua
de Remisin al Almacn, donde se verifica y da conformidad liquidando la orden de compra,
retirando sus 2 copias liquidadas.
La Oficina de Tesorera, recibe el expediente y lo revisa, para tramitar los adelantos solicitados, debe
confirmar ante la(s) entidad(es) financieras la autenticidad de la(s) Carta(s) fianza(s) o Pliza de caucin,
recibida la conformidad, procede de acuerdo a las etapas del procedimiento que describe el Manual
para el Control Previo de Ejecucin del Gasto. Asimismo debe mantener en custodia las Fianzas y
solicitar la actualizacin cuando corresponda, debiendo llevar un Registro de Garantas o Fianzas de
obras, para las acciones de control.
Contratista, donde la amortizacin del Adelanto Directo se har mediante descuentos proporcionales en
cada una de las valorizaciones; y la amortizacin del adelanto para materiales e insumos, se realiza de
acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011 -79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y
complementarias, las cuales debe contar con la aprobacin del Supervisor expresamente designado con
Resolucin. Una vez dada la conformidad del expediente por la Oficina de Infraestructura lo
remite a la Oficina de Contabilidad a fin de proseguir con las etapas del Manual de Control Previo de
Ejecucin de Gasto
Una vez culminada la obra, el Comit de Recepcin de Obras de esta Municipalidad y el Contratista
Adjudicado suscriben el Acta de Recepcin de la Obra. Posteriormente el Contratista presenta la
Liquidacin de Obra correspondiente, la cual es revisada tanto por el Supervisor designado como por la
Divisin de Liquidacin de Obras, quien adems se encarga de aprobar o no dicha liquidacin. Luego de
haber quedado aprobada la liquidacin con Resolucin de Alcalda culmina definitivamente el contrato y
se cierra el expediente respectivo.
X. Sanciones
El incumplimiento a la presente directiva dar lugar a las correspondientes infracciones y sanciones
administrativas, de acuerdo a los artculos 237 y 238 del Reglamento de de Contrataciones del Estado
aprobado mediante Decreto Supremo N 184-2008-EF. La imposicin de las sanciones es independientemente
de la responsabilidad civil o penal que pueda originarse por las infracciones cometidas
Para el caso de aquellos proveedores que no cumplan con entregar los Bienes y/o Servicios a esta
Municipalidad, despus de haber sido otorgada la Buena Pro, se les exigir mediante notificacin, el
cumplimiento del Contrato.
Los proveedores que acaten dicha notificacin y cumplan extemporneamente con el contrato, sern
sancionados con el clculo de una penalidad, en cambio de hacer caso omiso, adems de la penalidad, se emite
un informe al Tribunal dando a conocer el hecho para se sirva disponer las medidas correspondientes conforme
a Ley.
Para el caso de obras, se rescinde el Contrato de aquellos proveedores que incumplan de manera parcial o total
el mismo, adems quedan observados e impedidos de volver a trabajar por esta Municipalidad.
Los servidores y/o funcionarios que incurran en hechos que ameriten responsabilidad administrativa,
estarn incursos dentro de lo establecido en el Decreto Legislativo N 276 - Ley de Bases de la
Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico, previa apertura del Proceso
Administrativo.
XI. Responsabilidades
Verifica
Elaboracin Conformidad Aprobacin Aplicacin Distribucin
Cumplimiento
Gerencia Municipal
Gerencia de Administracin,
Oficina de Infraestructura,
Oficina de
Organizacin y Oficina de Logstica Todas las Oficina de Secretara
Mtodos de Alcalda Unidades Control General
Informacin Oficina de Contabilidad Orgnicas Institucional
Involucradas
Oficina de Tesorera
Oficina de Organizacin y
Mtodos
ANEXO 01
Artculo 14 de la Ley 29289, Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao Fiscal 2009.
(**) Decreto Supremo N 169-2008-EF, publicado en el Diario Oficial el Peruano el 25-12-2008.
Artculo 3, numeral 3.2 del Decreto Legislativo N 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado.