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APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE

ACHATS FOURNISSEURS

CHAPITRE SECTION FOLIO


LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE :

Lanalyse du systme de contrle interne de la fonction


achats fournisseurs doit permettre de sassurer que :

Tous les achats (matires et services) de


lentreprise sont correctement autoriss et comptabiliss.

Les achats comptabiliss correspondent des dpenses


relles de lentreprise.

Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et


conformment son objet.

Tous les avoirs obtenir sont enregistrs.

Toutes les dettes concernant les marchandises et services


reus sont enregistres dans la bonne priode.

Les engagements pris par lentreprise et devant figurer


dans lannexe sont correctement suivis.

SEPARATION DE FONCTIONS :

Apprcier la sparation de fonctions en ce qui concerne :

Emission des demandes dachats.

Etablissement des commandes.

Autorisation des commandes.

Rception des marchandises ou services.

Comparaison quantitative et qualitative des


marchandises ou services reus avec les commandes.

Comparaison bon de rception/commande/facture.

Imputation comptable.
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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

Vrification de limputation comptable.

Contrle des factures.

Suivi des avoirs recevoir.

Bon payer.

Tenue du journal dachats.

Tenue de linventaire permanent.

Tenue des comptes individuels fournisseurs.

Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes.

Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la


balance fournisseur.

Centralisation du journal dachat.

Signature des chques.

Envoi des chques.

Acceptation des traites.

Tenue du journal des effets payer.

Tenue du journal de trsorerie.

Annulation des pices justificatives.

Approbation des oprations diverses relatives aux


achats et comptes fournisseurs - crditeurs divers.
APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE

ACHATS FOURNISSEURS

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

COMMANDES :

Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des


commandes lorsque les stocks arrivent une quantit
minimum ?

Si oui, les quantits minima sont-elles revues rgulire-


ment en fonction des besoins rels de la fabrication ?

Les commandes de biens ou de services ne sont-elles


passes que sur la base de demandes dachats tablies par
des personnes habilites ?

Chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de


dpenses prvisionnelles ?

Si oui, la consommation de ces budgets est-elle


suivie rgulirement pour viter les dpassements ?

Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais


non encore facturs ?

Des bons de commande sont-ils tablis systmatiquement ?

Si oui, sont-ils :

- prnumrots ?
- tablis en quantits et en valeur ?
- signs par un responsable, au vu de la demande
dachat ?

Existe-t-il une liste des fournisseurs autoriss, pour les


achats courants ?

Si oui, est-elle :

- approuve par un responsable ?


- rgulirement mise jour ?

Les prix proposs sont-ils compars avec le march ?


APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE

ACHATS FOURNISSEURS

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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

Les autres achats font-ils lobjet dappel doffre, au


moins au-dessus dun certain montant ?

Existe-t-il une procdure permettant dviter les


commandes excessives ?

Si des bons de commandes prnumrots sont utiliss,


leur squence numrique est-elle utilise pour :

- enregistrer les engagements pris par lentreprise ?


- identifier les retards dexcution ?

Existe-t-il une procdure de relance des fournisseurs en


retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis
des pnalits ?

Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu :

- au service de rception ?
- la comptabilit ?

Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ?

La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et


autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ?

Les procdures de contrle des achats sont-elles revues


priodiquement par les auditeurs internes ou autres
personnes indpendantes du service achat pour sassurer
que la politique de la socit est bien applique ?
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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

RECEPTION DES MARCHANDISES ET SERVICES :

Existe-t-il un service de rception ?

Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons


de commande en ce qui concerne :

- les quantits (comptage effectif) ?


- la qualit ?

Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement,


mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou
chez des clients, des dpositaires ... ?

Si oui sont-ils :

- prnumrots ?
- signs par le rceptionnaire ?
- dats ?

La prnumrotation des bons est-elle utilise pour


contrler :

- lexhaustivits des bons transmis la comptabilit,


par centre de rception ?
- lenregistrement des mouvements de stocks ?

Existe-t-il un systme quivalent au bon de rception en


matire de service ?
Si oui, les procdures ci-dessus sont-elles
appliques pour contrler lexhaustivit de
lenregistrement ?

Les anomalies en matire de quantit et qualit


constates font-elles lobjet dun bon de retour (ou de
contestation) ? Si oui, ces bons sont-ils :

- prnumrots ?
- transmis une personne charge dobtenir les
avoirs ?

Si la contestation est due une avarie de transport, le


bon de contestation est-il contresign par le transporteur ?
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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

CONTROLE DES FACTURES :

Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le


service courrier la comptabilit ?

Le service comptable attribue-t-il un numro dordre


chronologique aux factures et avoirs reus avant de les
transmettre aux personnes charges de les vrifier ?

Si oui, garde-t-il une trace de ces numros pour suivre


le retour des factures et relancer le service concern ?

Les doubles de factures sont-ils annuls, par apposition


dun tampon duplicata ?

Les factures reues sont-elles vrifies avec les bons


de commande et de rception en ce qui concerne :
- les quantits ?
- la qualit ?
- les prix unitaires ?
- les conditions financires ?

Les anomalies constates font-elles lobjet de bons


de contestation ? Si oui suivent-ils les mmes
rgles que ceux mis rception (prnumrotation...).

Les avoirs reus sont-ils contrls avec les bons de


retour et/ou de contestation et les factures dorigine en
ce qui concerne :
- les quantits ?
- les prix ?

Les factures et avoirs reus sont-ils contrls en ce qui


concerne :
- les multiplications ?
- les additions ?
- le montant de la T.V.A. ?
- la dduction des avances, acomptes, remises ?

Les contrles effectus sur les factures et avoirs sont-ils


clairement matrialiss pour permettre une vrification
a posteriori quils ont tous t effectus ?
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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

Les imputations sont-elles :

- donnes par des personnes comptentes ?


- revues par un responsable ?

COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS :

La comptabilit fournisseurs reoit-elle un exemplaire :

- des bons de commandes ?


- des bons de rception (marchandises et services) ?
- des bons de retour ou de contestation ?

Si oui, en contrle-t-elle lexhaustivit ?

Les numros manquants sont-ils rclams ?

Un rapprochement est-il fait entre les factures et


avoirs reus et les bons de rception et de retour ou de
contestation ?

Existe-t-il un contrle permettant de sassurer que toutes


les factures et tous les avoirs reus sont comptabilits :

- dans le journal des achats ?


- aux comptes individuels fournisseurs ?
- et correctement imputs ?

Les factures et avoirs comptabiliss sont-ils annuls pour


viter un double enregistrement ?

Les rgles de rcupration de la T.V.A. sont-elles


respectes, en particulier si les fournisseurs payent la
T.V.A. sur les encaissements ?
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LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

PROVISIONS POUR FACTURES A RECEVOIR :

Le rapprochement effectu entre les factures et avoirs


reus et les bons de rception ou de retour (voir compta-
bilisation des factures) est-il utilis pour tablir, en fin
de priode, le montant des factures recevoir ?

Si non existe-t-il une procdure pour saisir les provisions


effectuer ?

Les factures de transport sont-elles rapproches avec


les avis de transport pour tablir la provision ?

Des comptes de frais payer sont-ils tenus pour toutes


les charges qui ne figurent pas en compte fournisseur et
qui sont payes de faon pisodique ?

En matire de service, le service comptable :

- utilise-t-il les bons de commande non honors


pour identifier ceux qui auraient d faire lobjet dune
provision (livraison prvue avant le clture) ? Des
explications sont-elles obtenues pour ces anomalies ?
- analyse-t-il les charges de la priode, par rapport au
budget ou la priode prcdente, pour identifier les
anomalies de provision ?

JUSTIFICATION DES SOLDES :

Une balance fournisseur est-elle tablie rgulirement ?

Son total est-il rapproch avec le compte collectif ?

Une balance des crditeurs divers est-elle tablie


rgulirement ?

Les carts ventuels sont-ils :

- analyss rapidement ?
- corrigs aprs approbation ?
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ACHATS FOURNISSEURS

CHAPITRE SECTION FOLIO


LISTE DES CONTROLES POSSIBLES

Lorsque les fournisseurs, ou crditeurs, envoient des


relevs de compte, sont-ils compars avec la
comptabilit ? Les carts sont-ils analyss et corrigs
aprs approbation ?

Les soldes des comptes fournisseurs et crditeurs divers


sont-ils rgulirement analyss ?
Porte-t-on une attention particulire aux soldes dbiteurs ?

Les comptes de rgularisation passif, sont-ils rgulirement


analyss ? Les causes des montants anciens sont-elles
recherches ? Les apurements sont-ils autoriss ?

SUIVI DES LITIGES :

La personne charge de rclamer les avoirs sassure-t-elle


quelle reoit tous les bons de retour ou de rclamation
(quelle que soit leur origine) ?

Une demande davoir est-elle tablie pour chaque litige ?

Existe-t-il un suivi des avoirs reus par rapport aux


demandes davoirs mises ?

Les avoirs non reus sont-ils rclams rgulirement ?

Le paiement des factures est-il bloqu tant que les avoirs


nont pas t reus.

La procdure du suivi des avoirs recevoir inclut-elle


les avoirs de remises ou ristournes contractuelles ?