Manual de introducción

a la factura electrónica
para las Entidades Locales
Qué es una factura...................................................4
Tipos de factura.......................................................4
Contenido de la factura...........................................5
Qué es la factura electrónica..................................6
Qué no es la factura electrónica.............................8
Ventajas de su uso..................................................8
Cómo funciona la factura electrónica..................10
Formatos de la factura electrónica.......................14
Facturae.................................................................16
Convivencia con la factura en papel. Digitalización
certificada..............................................................17
Normativa sobre factura electrónica....................19
Qué es una factura
Una factura es un documento mercan-
til, regido por el Código de Comercio y
la legislación fiscal, que refleja la en-
trega de un producto o la provisión
de un servicio, así como la fecha de
devengo y la cantidad a pagar como
contraprestación.
Si acudimos a la Directiva Europea
2006/112/CE del Consejo, de 28 de no-
viembre, relativa al sistema común del
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA),
podemos leer en su artículo 218 que:
“A efectos de la presente Directiva, los
Estados miembros aceptarán como fac-
tura cualquier documento o mensaje en
papel o en forma electrónica que cumpla
las condiciones determinadas por el pre-
sente capítulo” (Capítulo III).
En cuanto a la custodia de este tipo de
documentos, conviene destacar la nece-
sidad de que sean los propios recepto-
res de las facturas los encargados de la
misma. Además, también los emisores
deberían conservar a su vez una co-
pia o, en su defecto, la matriz que regis-
tra la emisión de las mismas.
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De este modo, la factura se convierte en
el único documento legal que permiti-
rá justificar la entrega de un producto o
la provisión de un servicio, y que afecta
tanto al vendedor como al comprador.
Tipos de factura
Según la naturaleza de lo que documen-
tan, podemos encontrarnos tres tipos de
facturas principalmente:
Ordinarias. Documentan la operación
comercial.
Recapitulativas. Documentan agrupa-
ciones de facturas de un período.
Rectificativas. Documentan correccio-
nes de una o más facturas anteriores, o
bien devoluciones de productos, enva-
ses y embalajes o comisiones por volu-
men.
Además, tenemos otros conceptos inte-
resantes relacionados con la factura:
Copia. Documenta la operación para el
emisor, con los mismos datos que el ori-
ginal. Debe llevar la indicación de copia
para permitir distinguirla del original. El
original de una factura sólo puede ex-
pedirse una única vez, y va dirigido al
destinatario de la misma.
Duplicado. Documenta la operación
para el receptor, en caso de pérdida del
original. La expide el mismo emisor que
expidió el original y tiene los mismos da-
tos que el original. Debe llevar la indi-
cación de duplicado para permitir distin-
guirla del original, especialmente para el
caso de que reaparezca el original.
Un caso particular, aunque realmente no
tiene la consideración de factura, pero
su uso sí se encuentra muy extendido,
es la que se denomina:
Pro-forma. Documenta la forma exac-
ta que tendrá la factura tras la venta o
prestación del servicio, en muchas oca-
siones se utiliza como oferta comercial.
No tiene valor contable ni como justifi-
cante. Suele incluir una fecha de cadu-
cidad.
Contenido de la factura
Cualquier factura, independientemen-
te de cómo se transmita, en papel o en
formato electrónico, debe contener una
serie de datos. En este sentido, el artí-
culo 226 de la Directiva 2006/112/CE
establece esos datos mínimos.
Si nos trasladamos al ámbito estatal,
tenemos que dirigirnos al Real Decreto
1496/2003, de 28 de noviembre, por el
que se aprueba el Reglamento por el
que se regulan las obligaciones de fac-
turación, y se modifica el Reglamento
del Impuesto sobre el Valor Añadido,
que es la transposición de la Directiva
2001/115/CE (derogada posteriormente
por la Directiva 2006/112/CE) para co-
nocer cuáles son esos datos mínimos
que debe contener una factura. Concre-
tamente en el artículo 6 de dicho Real
Decreto podemos leer que toda factu-
ra y sus copias contendrán los datos o
requisitos que se citan a continuación,
sin perjuicio de los que puedan resul-
tar obligatorios a otros efectos y de la
posibilidad de incluir cualesquiera otras
menciones:
a. Número y, en su caso, serie. La nu-
meración de las facturas dentro de cada
serie será correlativa.
b. La fecha de su expedición.
c. Nombre y apellidos, razón o denomi-
nación social completa, tanto del obliga-
do a expedir factura como del destinata-
rio de las operaciones.
d. Número de identificación fiscal (NIF)
atribuido por la Administración Españo-
la o, en su caso, por la de otro Estado
miembro de la Comunidad Europea, con
el que ha realizado la operación el obli-
gado a expedir la factura.
e. Domicilio, tanto del obligado a expe-
dir factura como del destinatario de las
operaciones.
f. Descripción de las operaciones, con-
signándose todos los datos necesarios
para la determinación de la base impo-
nible del impuesto, correspondiente a
aquéllas y su importe, incluyendo el pre-
cio unitario sin impuesto de dichas ope-
raciones, así como cualquier descuento
o rebaja que no esté incluido en dicho
precio unitario.
g. El tipo impositivo o tipos impositivos,
en su caso, aplicados a las operaciones.
h. La cuota tributaria que, en su caso, se
repercuta, y que deberá consignarse por
separado.
i. La fecha en que se hayan efectuado
las operaciones que se documentan o
en la que, en su caso, se haya recibido
el pago anticipado, siempre que se trate
5
de una fecha distinta a la de expedición
de la factura.
Adicionalmente se pueden incluir en la
factura todos aquellos datos que sean
necesarios para cumplir con su come-
tido comercial, así como aquellos que
sean acordados por las partes.
Qué es la factura electrónica
Si tenemos en cuenta que a día de hoy
prácticamente todas las empresas ge-
neran sus facturas a través de medios
informáticos, no parece muy práctico im-
primir en papel dichas facturas y trans-
portarlas físicamente, puesto que ade-
más luego, seguramente, el receptor de
las mismas las incorpore también a sus
sistemas informáticos. Se puede decir
que las facturas nacen y mueren en sis-
temas informáticos pero luego utilizan el
papel y el esfuerzo humano para comu-
nicarse, lo cual es poco eficiente, costo-
so y perjudicial para el medioambiente.
En este sentido, la Ley 56/2007, de Me-
didas de Impulso de la Sociedad de la
Información (LMISI), define en su artí-
culo 1 la factura electrónica como “un
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documento electrónico que cumple con
los requisitos legal y reglamentariamen-
te exigibles a las facturas y que, ade-
más, garantiza la autenticidad de su ori-
gen y la integridad de su contenido, lo
que impide el repudio de la factura por
su emisor”.
Tradicionalmente las facturas han veni-
do utilizando el formato papel para su
elaboración y, como hemos comentado
anteriormente, en ellas vienen indica-
dos, adjuntos a la firma y sello de la em-
presa, los detalles del producto o servi-
cio proporcionados, así como el importe,
la fecha y todos los datos fiscales tanto
del comprador como del vendedor.
Pues bien, en los últimos años, la evo-
lución de los medios telemáticos está
posibilitando el desarrollo de la factura
electrónica o e-factura. Además, esta
naturaleza electrónica permite que las
facturas emitidas en este formato pue-
dan ser almacenadas, gestionadas e
intercambiadas a través de medios digi-
tales.
Existen más definiciones de factura elec-
trónica, por ejemplo, para la Agencia
Estatal de Administración Tributaria
(AEAT), la factura electrónica es “el do-
cumento tributario generado por medios
informáticos en formato electrónico, que
reemplaza al documento físico en papel,
pero que conserva su mismo valor legal
con unas condiciones de seguridad no
observadas en la factura en papel”.
En cuanto a la forma de remisión de las
facturas, según el artículo 17 del Real
Decreto 1496/2003, para que una fac- integridad del contenido de las facturas.
tura sea válida debe cumplir dos requisi-
tos fundamentales: De esta forma, la factura electrónica se
convierte judicialmente en un documen-
a. Por un lado deberá garantizar la au-
to considerado como vinculante que
tenticidad de origen, es decir, identifi-
no necesita de mayor prueba o confir-
car unívocamente al emisor de la mis-
mación que su propia existencia.
ma, y
b. por otro, deberá asegurar la integri-
dad de su contenido, permitiendo tener
la certeza de que el documento recibido
no ha sido alterado en ningún momento
por un tercero.

Pues bien, concretamente, según el ar-

tículo 18 de este Real Decreto, para
garantizar esta autenticidad del origen,
así como la integridad del contenido de
las facturas que se hayan remitido por
medios electrónicos, se deberá acredi-
tar a través de alguno de los siguientes
mecanismos:
De entre las tres posibilidades que he-
a. Mediante una firma electrónica avan- mos enumerado, la más extendida en
zada, basada en un certificado recono- el proceso de transmisión electrónica
cido y creada mediante un dispositivo de las facturas es el empleo de la firma
seguro de creación de firmas, es decir, electrónica reconocida. Por ello, a par-
haciendo uso de firma electrónica re- tir de este momento se asumirá la utili-
conocida. zación de la misma para cumplir con los
requisitos de autenticidad e integridad
b. Mediante un intercambio electróni-
que hemos mencionado anteriormente.
co de datos (EDI), cuando el acuerdo
relativo a este intercambio prevea la uti-
En este sentido, existe un amplio catá-
lización de procedimientos que garanti-
logo de certificados electrónicos admi-
cen la autenticidad del origen y la inte-
tidos por la AEAT pertenecientes a una
gridad de los datos.
gran variedad de Entidades, tal y como
c. Mediante otros elementos propues- se recoge en su web.
tos por los interesados, una vez éstos
sean autorizados por la AEAT. Para ello De igual forma, también hay que desta-
deberán solicitar autorización a la AEAT car la posibilidad de utilizar los certifica-
indicando los elementos que permitan dos que proporciona el DNIe (Documen-
garantizar la autenticidad del origen e to Nacional de Identidad electrónico).

7
Por otro lado, en el artículo 2 de la Or-
den Ministerial EHA/962/2007, de 10 de
abril, por la que se desarrollan determi-
nadas disposiciones sobre facturación
telemática y conservación electrónica
de facturas, contenidas en el Real De-
creto 1496/2003, de 28 de noviembre,
por el que se aprueba el reglamento por
el que se regulan las obligaciones de
facturación, se establece que cualquier
otra firma electrónica avanzada, basada
en un certificado reconocido y generada
mediante un dispositivo seguro de crea-
ción de firma de las reguladas en el ar-
tículo 3.3 de la Ley 59/2003, de firma
electrónica, es plenamente válida.
Además es importante destacar que,
con independencia de las considera-
ciones expuestas anteriormente, es
preciso y/o se requiere del consenti-
miento expreso (verbal o escrito) del
receptor de las facturas para poder fac-
turarle electrónicamente.
Qué no es la factura electró-
nica
Como hemos visto hasta ahora, para
ajustarse a la legislación vigente, las
facturas electrónicas tienen que cumplir
una serie de requisitos. Pero en este
punto lo que queremos destacar es la
diferencia entre una factura electrónica
con plena validez legal y fiscal, y una
factura que es enviada en formato elec-
trónico a través de Internet.
Pues bien, en este último caso, este do-
cumento electrónico si no contiene los
8
mecanismos adecuados para garantizar
la autenticidad e integridad del mismo,
es decir, si no está firmado electróni-
camente mediante un sistema de firma
electrónica reconocida, no deja de ser
un fichero que contiene una factura,
pero que para que sea legal, el envío y
almacenamiento del original deberá ser
en papel.
Y es que, si una empresa recibe una
factura por correo electrónico (pdf, gif,
jpg, Word, Excel, etc.) que no contiene
firma electrónica reconocida, ésta no
puede ser considerada una factura
electrónica con validez legal y fiscal
en tanto en cuanto ese fichero tiene
que estar firmado con una firma elec-
trónica reconocida.
Ventajas de su uso
La implantación de la facturación elec-
trónica aporta grandes ventajas, tanto
a las Administraciones Públicas como a
las empresas, con respecto a la tradicio-
nal forma de facturar en papel. Entre los
beneficios más importantes que supone
nos encontramos:
Reducción de costes: Con el empleo
de la factura electrónica se consigue un
importante ahorro de costes vinculados
a la emisión de facturas impresas (papel,
sobres, sellos, impresión, etc.). Además,
desde el punto de vista del receptor de
las facturas, desaparece la necesidad
de introducir manualmente los datos
de las mismas en sus bases de datos,
lo que reduce drásticamente el tiempo
dedicado al proceso, redundando en un
aumento de la productividad y de la ca-
lidad, no sólo por la rapidez inherente a
la automatización, sino también porque
se consiguen eliminar muchos errores
provocados por la manipulación de las
facturas en papel.
En este sentido, según AECOC (Aso-
ciación Española de Codificación Co-
mercial), en España cada vez que una
empresa emite una factura en formato
electrónico se ahorra 0.7 euros, mien-
tras que para el receptor de la misma
supone 2.78 euros menos de gasto que
si la recibiera en papel, es decir, en total
la reducción de costes directos asciende
a 3.48 euros por factura.
Medioambientales: La implantación
de la factura electrónica contribuye a la
conservación del medio ambiente. Esto
es posible gracias, entre otros, a la su-
presión del empleo de papel, así como a
la eliminación de la necesidad de enviar
las facturas a través de mensajería.
Mejora de la eficiencia administrativa:
Como ya se ha comentado al hablar de
ahorro de costes, la mecanización que
supone el empleo de la factura electró-
nica va a permitir agilizar la tramitación
de las facturas tanto en el lado del emi-
sor como en el del receptor, haciendo
el proceso mucho más rápido y fiable.
Además, el obligado uso de la firma di-
gital garantiza la integridad y no repudio.
Por otro lado, tanto las Administracio-
nes Públicas como las empresas, van
a poder destinar sus recursos humanos
a otras áreas más productivas, ya que
estos recursos van a quedar liberados
de muchas de las tareas administrativas
que llevaban a cabo antes de implantar
la factura electrónica.
Disminución de errores: El uso del for-
mato electrónico va a permitir que los
procesos administrativos relacionados
con la factura electrónica consigan al-
canzar un mayor nivel de confianza de-
bido a la reducción de los errores que
conlleva el empleo de sistemas informá-
ticos. Además, gracias a las aplicaciones
para la gestión de las facturas, se podrá
llevar a cabo un mayor control de esos
errores a través de sistemas de alertas
que nos permitirán detectar posibles
irregularidades entre las operaciones de
contabilidad y facturación. Por otro lado,
se consiguen reducir los riesgos de ex-
travíos, así como los recursos destina-
dos a la resolución de incidencias.
Integración con ERP propios: El aho-
rro de costes y la reducción de errores
citados anteriormente se deben, en gran
medida, a la integración directa de la
aplicación de factura con el resto de sis-
temas de gestión. De este modo, con un
simple clic el emisor envía la factura y el
receptor puede introducir los datos auto-
máticamente en sus aplicaciones.
9
Obtención de información en tiem-
po real: Permite verificar el estado en
el que se encuentra una factura y toda
su información asociada (errores, rec-
tificaciones, cobros, pagos, recepción
de mercancías, albaranes,...) de forma
exacta y en tiempo real.
Optimización de la tesorería: Otro re-
sultado claro de la automatización del
proceso de facturación es que nos va a
permitir cuadrar los apuntes contables,
así como comparar documentos (alba-
rán/factura), minimizando la posibilidad
de error humano.
Reducción de tiempos de gestión:
Una vez implantada la solución, la re-
ducción en los tiempos de entrega y
contabilización se hacen muy evidentes.
Por otro lado, va a permitir solucionar
las posibles discrepancias en mucho
menos tiempo.
Agilidad en la toma de decisiones:
Esta mayor agilidad se consigue gracias
a la inmediatez que otorgan los medios
telemáticos a las comunicaciones, la
cual permite adoptar decisiones, como
por ejemplo la necesidad de financia-
ción, en un espacio más corto de tiempo.
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Uso eficaz de recursos financieros:
El empleo de la factura electrónica va a
favorecer el acceso a medios de finan-
ciación como el factoring o el confirming.
Además, agiliza la gestión del cobro y el
pago de facturas.
Relación más transparente entre pro-
veedores, empresa y clientes.
Mayor disponibilidad de las facturas,
mejorando el acceso a las mismas a
través de herramientas de búsqueda y
visualización.
Facilidad en los procesos de audito-
ría.
Por lo tanto, todos estos beneficios con-
vierten a la factura electrónica en un
instrumento de competitividad y mejora
administrativa que se irá incorporando
progresivamente a las Administraciones
Públicas.
Cómo funciona la factura
electrónica
Si hacemos una lectura de la actual le-
gislación, podemos observar que en la
misma se definen dos procesos clara-
mente diferenciados, y que correspon-
den a cada uno de los interlocutores que
intervienen, uno es el proceso de emi-
sión y el otro el de recepción.
Como ya hemos comentado anterior-
mente, partiremos de la base del uso
y empleo de la firma electrónica para
garantizar los dos principios básicos de
integridad y autenticidad del origen en
ambos procesos.
Durante la emisión, el proveedor, siem-
pre con la conformidad expresa del
receptor, ya sea de forma verbal o es-
crita, transmite a éste a través de me-
dios telemáticos la factura electrónica
firmada y conserva una copia o matriz
en soporte electrónico en su sistema de
facturación, no siendo necesario con-
servar los documentos “originales”
(factura electrónica con firma) si se con-
servan los sistemas necesarios para su
generación.
En el extremo opuesto de la comunica-
ción, el cliente recibe electrónicamente
la factura en formato digital y se encarga
de conservarla en soporte informáti-
co (o eventualmente impresa en papel
según el formato PDF417) para, en
caso de que fuese necesario, su futura
consulta e impresión. Además, al ser la
factura electrónica un documento firma-
do digitalmente, es recomendable que el
receptor guarde la información relativa a
la comprobación de la validez de la firma
electrónica.
De este modo ya no es necesario im-
primir la factura para que ésta sea
válida legal y fiscalmente y, todo el tra-
tamiento de la misma puede realizarse
directamente sobre el fichero electróni-
co generado por el emisor.
La normativa, concretamente el apar-
tado 2 del artículo 6 de la Orden
EHA/962/2007, indica que las facturas
deberán conservarse en su formato ori-
ginal (electrónico o papel). En este sen-
tido, y de manera excepcional, dicha
Orden contempla dos excepciones a
la conservación de las facturas en
su formato original (el paso del for-
mato electrónico al soporte papel y vi-
ceversa), ofreciendo dos alternativas de
conversión autorizadas descritas en los
artículos 7 y 8 de la misma:
a. Digitalización de facturas papel
El artículo 7 contempla la posibilidad de
pasar de la factura en soporte papel a
la factura electrónica. A este proceso se
le conoce como digitalización de factu-
ras papel, y será descrito posteriormen-
te con más detalle en otro apartado de
este documento.
Pues bien, esta digitalización podrá lle-
varse a cabo por uno mismo o por un
tercero, debiendo cumplirse una serie
de requisitos:
- Uso de soluciones de digitalización ho-
mologadas y certificadas por la AEAT.
- Garantía de imagen fiel e íntegra de
cada documento digitalizado, y que
esta imagen digital sea firmada con fir-
ma electrónica en base a un certificado
instalado en el sistema de digitalización
e invocado por el software de digitaliza-
11
ción certificada. remisión, sin conversión alguna, es la
opción de almacenar estas facturas re-
- Disponer de los procedimientos y con-
mitidas por medios electrónicos en so-
troles necesarios para garantizar la fide-
porte papel en lugar de en su formato
lidad del proceso de digitalización certi-
original. Permite además la impresión
ficada.
de facturas con códigos de referencia de
- Que el resultado de la digitalización se autenticación, cuando el uso del papel
organice en torno a una base de datos facilite determinados trámites, de forma
documental, conservando un registro de que tales referencias permitan obtener
datos por cada documento, además de del obligado tributario o de un tercero
un campo que contenga la imagen bi- las facturas electrónicas originales, in-
naria del documento digitalizado o que cluyendo su firma electrónica.
enlace al fichero que la contenga, en
ambos casos con la firma electrónica de
la imagen de la factura.
- Que el obligado a la conservación
disponga del software de digitalización
certificado con las siguientes funciona-
lidades:
1. Con firma de la base de datos que ga-
rantice su integridad.
2. Que permita el acceso completo y sin
demora injustificada a la base de datos
permitiendo la visualización de los docu-
mentos con todo el detalle de su conte-
nido, la búsqueda selectiva, la copia o
descarga en línea en los formatos origi-
nales y la impresión a papel de aquellos
documentos que sean necesarios a los
efectos de verificación o documentación
de las actuaciones de control fiscal.
b. Almacenamiento en soporte papel
de facturas electrónicas En este caso, la legislación exige que
La otra excepción, contemplada en el en la factura impresa en papel aparez-
artículo 8, y siempre teniendo en cuenta ca también impreso un código PDF417,
que, como regla general, las facturas y que es código de barras multilineal (nube
documentos remitidos electrónicamente de puntos), que contenga los datos de la
deberán conservarse por los destinata- factura electrónica original (tanto de la
rios en el mismo formato electrónico de propia factura como de la firma asociada

12
a la misma). De este modo, con un lec- telemáticos.
tor de códigos de barras y la aplicación
5. El receptor comprueba que la firma
adecuada, posteriormente se podría re-
digital del emisor es válida y que ha sido
cuperar la factura electrónica original a
llevada a cabo mediante un certificado
partir del código de barras impreso.
vigente (no revocado). De este modo
podemos asegurar la integridad de la
A continuación vamos a tratar de hacer
factura, así como la autenticidad de su
un resumen de cómo es un proceso bá-
origen.
sico de facturación electrónica:
6. Se consigna el estado de la factura,
1. Se genera la factura electrónica en el
es decir, si está validada, aprobada, pa-
formato que sea, XML, EDI, etc., con los
gada, etc.
datos que son almacenados en el siste-
ma de facturación. 7. Se introducen los datos de la factura
en el sistema de facturación del receptor
2. Se archivan los datos de la factura.
para su contabilización.
3. Se procede a firmar digitalmente la
8. Se archivan tanto la factura electróni-
factura.
ca como la firma asociada.
4. La factura ya firmada digitalmente se
envía al destinatario a través de medios De manera gráfica:

13
Formatos de la factura elec- intercambio e interpretación de las fac-
turas electrónicas por parte de los siste-
trónica
mas informáticos. Pero estos procesos
de normalización y estandarización son
Cuando hablamos de formatos de fac-
complejos y lentos, y, suelen encontrar
tura estamos haciendo referencia al
intereses contrapuestos, por lo tanto,
formato de los ficheros donde se al-
habrá que tener paciencia hasta obtener
macenan los datos que conforman la
los primeros resultados de interoperabi-
misma antes de aplicarles la firma elec-
lidad entre facturas electrónicas.
trónica.
Al hablar de formato en el ámbito de la
Por lo tanto, podría tratarse de un PDF,
factura electrónica estamos haciendo
un archivo RTF, un documento Excel,
referencia a varios aspectos diferentes.
texto plano, HTML, XML, etc. En este
Por un lado, está la estructura del fi-
sentido, no existen requisitos formales
chero que soporta el contenido legal de
respecto a la forma en que deben codifi-
la factura. En este sentido, como hemos
carse las facturas, por lo que la elección
visto anteriormente, no existe un for-
de una u otra dependerá del procedi-
mato único para la factura electróni-
miento de facturación electrónica que se
ca. La AEAT, por ejemplo, usa XML con
escoja, entendiendo que sólo se dotará
una estructura determinada conocida
de validez legal al mismo cuando con-
como formato “Facturae” (anteriormen-
tenga todos los datos exigibles a cual-
te conocido como formato AEAT-CCI).
quier factura y, además, se proceda a
aplicarle la firma electrónica.
Por otro lado, también se emplea la pa-
labra formato para referirnos a la es-
A nivel europeo se están dedicando
tructura de la firma y, al igual que en el
muchos esfuerzos en tratar de unificar
caso anterior, tampoco existe un for-
los formatos de factura electrónica. El
mato único. En el caso de la AEAT, ésta
problema es que hoy por hoy la factu-
utiliza firma con formato XML dado por
ra electrónica está sometida a distintas
el estándar XAdES.
normativas y tiene diferentes requi-
sitos legales exigidos por las autorida-
A continuación se describen brevemen-
des tributarias de cada país, de forma
te los formatos de estructuras de los
que no siempre es posible el uso de la
ficheros más relevantes:
misma, especialmente en las relaciones
con empresas extranjeras, que tienen Variantes de XML (eXtensible MarkUp
que cumplir normativas distintas según Interchange). XML es un estándar
el país. abierto, flexible y ampliamente utilizado
para almacenar, publicar e intercambiar
Por ello, actualmente se están llevando cualquier tipo de información basado en
a cabo diferentes iniciativas de estan- etiquetas. Es un formato legible tanto
darización cuyo objetivo es facilitar el para las personas como para los orde-

14
nadores, que permite añadir capas de
información a los documentos sin alterar
su contenido básico. Existen diversas
variantes de XML utilizables para dar
formato a una factura electrónica, entre
las que se encuentra UBL (Universal
Business Languaje), respaldado por
las organizaciones OASIS (Organization
for the Advancement of Structured Infor-
mation Standards) y GS1 International,
que tuvo su origen en los esfuerzos que
a finales de la década de los noventa
pretendían crear un sistema XML es-
tándar para “documentación de oficina y
gestión”, por lo tanto, está especialmen-
te diseñado para garantizar la interope-
rabilidad de las relaciones comerciales
mediante la utilización de una biblioteca
de esquemas con los datos y documen-
tos de uso más frecuente en el ámbito
mercantil.
EDI (Electronic Data Interchange). Es
el nombre que se da a los sistemas de
intercambio de información electrónica
que han venido siendo utilizados tradi-
cionalmente por los sectores que llevan
ya un tiempo trabajando con la factura
electrónica (automoción, transporte, co-
mercio, etc.). Su empleo es el más usual
cuando el envío se realiza de ordenador
a ordenador, lo cual quiere decir que el
destinatario es una empresa que tiene
capacidad tecnológica para tratar de
forma automatizada la información re-
cibida, de manera que los datos se in-
gresan en el ordenador de destino de
forma automática. Estándares EDI hay
muchos, si bien últimamente el estándar
EDI más utilizado y al cual han migra-
do muchos es EDIFACT (Electronic
Data Interchange For Administration,
Transport and Commerce), que es el
estándar promovido por las Naciones
Unidas.
PDF (Portable Document Format). Los
formatos anteriores (XML y EDI) son los
que se conocen como formatos estruc-
turados. Existen otros formatos em-
pleados para la factura electrónica, de
tipo visual y no estructurado, como
por ejemplo los archivos PDF, RTF, un
documento Excel, texto plano, etc. En el
caso del formato PDF, su uso está am-
pliamente extendido cuando el destina-
tario es un particular, un profesional
o una PYME, cuyo único interés sea
guardar electrónicamente las facturas,
pero no evitar volver a teclear los datos
ya que con este formato no se facilita el
ingreso de los datos de la factura en el
ordenador de destino.
Otros formatos, como RTF, Excel, texto
plano, etc., son admisibles siempre que
cumplan con los requisitos del contenido
de una factura.
En cuanto a los formatos de firma, nos
encontramos con dos especificaciones
que los definen: por un lado, el formato
clásico PKCS#7 y, por otro, el formato
15
XAdES (XML Advanced Electronic
Signature).
Pues bien, cada formato de facturación
electrónica que hemos visto anterior-
mente suele llevar asociado su propio
formato de firma:
Firmado de facturas con formato
XML. En facturas electrónicas con for-
mato XML (como Facturae de la AEAT),
la utilización de firmas en XML (XAdES)
se convierte en la elección evidente.
Sin embargo, el firmado XAdES puede
aplicarse a cualquier tipo de documento,
independientemente de su formato. El
firmado XAdES, además, incluye infor-
mación sobre el tiempo en el que se llevó
a cabo la firma electrónica e información
sobre la validez del certificado electróni-
co cualificado que la acompaña.
Firmado de facturas electrónicas utili-
zando sistemas IDE. En este caso, está
extendido el uso de PKCS#7 para la fir-
ma de las facturas electrónicas. En EDI-
FACT, la firma se lleva a cabo mediante
cabeceras y pies de seguridad, aunque,
de ser necesario, existe un mensaje EDI
específico para ello. Aunque en rigor, si
la factura es EDIFACT, no es necesaria
16
la firma, según una de las posibilidades
que ofrecen el Real Decreto 1496/2003
y la Directiva 2001/115, ya que el pro-
pio sistema de intercambio electrónico
asegura la integridad y autenticidad de
la factura intercambiada.
Firmado en facturas con formato PDF.
La firma de Adobe (que es un derivado
de PKCS#7) queda embebida dentro
del formato PDF y permite asociar una
imagen, por lo que es uno de los más
adecuados para su visualización, ya que
es posible agregar a la misma un gráfico
como una firma digitalizada o un sello de
empresa.
Facturae
Como hemos visto, existe una gran
diversidad de formatos entre los que
elegir. Por ello, en nuestro país, el CCI
(Centro de Cooperación Interbanca-
ria), de común acuerdo con el Ministe-
rio de Industria, Turismo y Comercio
(MITyC), y la AEAT, ha desarrollado y
propuesto un formato estándar de fac-
tura electrónica, Facturae, basado en
lenguaje XML, y que cumple con todos
los requerimientos exigibles a la factura
electrónica.
En este sentido, en el caso de que una
empresa emita facturas electrónicas
para la Administración General del
Estado (AGE), las mismas deben cum-
plir con este formato, según dicta la Or-
den Ministerial PRE/2971/2007, de 5 de
octubre, sobre la expedición de facturas
por medios electrónicos cuando el desti-
natario de las mismas sea la Administra-
ción General del Estado u organismos
públicos vinculados o dependientes de
aquélla y sobre la presentación ante la
Administración General del Estado o
sus organismos públicos vinculados o
dependientes de facturas expedidas en-
tre particulares.
Facturae utiliza un esquema XML espe-
cífico, y para garantizar la autenticidad
e integridad emplea la firma electrónica
avanzada basada en XAdES.
Toda la documentación técnica sobre
Facturae se encuentra detallada en el
portal http://www.facturae.es/.
Convivencia con la factura en
papel. Digitalización certifica-
da
Aunque la implantación de los medios
electrónicos en las Administraciones
Públicas españolas está totalmente con-
solidada, sobre todo en determinadas
áreas de las mismas, en el caso de la
factura electrónica, éstas seguirán reci-
biendo facturas en papel. Eso sí, cada
vez menos, pero seguirán haciéndolo.
Por ello, y con el objetivo de disponer de
un único sistema fundamentado en la
gestión de documentos electrónicos, se
contempla la posibilidad de llevar a cabo
una digitalización certificada de estas
facturas, haciendo uso de sistemas in-
formáticos que estén homologados por
la AEAT que, gracias a su proceso de
digitalización desasistido, garantizan la
integridad de la factura electrónica y su
mismo valor legal que la factura origi-
nal escaneada en papel.
Y es que, aunque las bondades de la
factura electrónica frente a las emitidas
en papel son muchas, hoy por hoy éstas
últimas aún conservan otras, lo que hará
que en la mayoría de los casos deban
convivir ambas en buena armonía du-
rante, por lo menos, un tiempo. Por ello
es preciso, en todos los proyectos que
involucren facturas electrónicas, prever
esta convivencia. Para ello, se han
previsto mecanismos como la digita-
lización certificada.
En el año 1992, la Ley 37/1992, de 28
de diciembre, del Impuesto sobre el Va-
lor Añadido (IVA), en su artículo 97, dis-
ponía la obligatoriedad del documento
original, no permitiéndose su imagen di-
gitalizada. Pues bien, desde la aparición
el año 2007 de la Orden EHA/962/2007,
los obligados tributarios pueden pro-
ceder a la digitalización certificada de
facturas, documentos sustitutivos y de
cualesquiera otros documentos que se
conserven en papel y que tengan el ca-
rácter de originales, siguiendo la norma
de la AEAT y, por lo tanto, llevar a cabo
la destrucción del papel sin necesidad
de custodiarlo durante años.
17
En el apartado 2 del artículo 7 de dicha Y, también, de acuerdo con esta Reso-
Orden nos encontramos con una defini- lución, se publica la lista de los formatos
ción de digitalización certificada: “proce- estándares de uso común para la digita-
so tecnológico que permite, mediante la lización certificada de facturas recibidas
aplicación de técnicas fotoelectrónicas o en papel, entre los que están admitidos
de escáner, convertir la imagen conte- tenemos ISO 19005 (PDF/A), PNG, o
nida en un documento en papel en una JPEG2000.
imagen digital codificada conforme a al-
guno de los formatos estándares de uso
común y con un nivel de resolución que
sean admitidos por la Agencia Estatal de
Administración Tributaria”.

Para llevar a cabo esta digitalización de

facturas en papel es necesario emplear
un software homologado por la AEAT
que utiliza una firma electrónica avanza-
da en base a un certificado electrónico
instalado en el propio sistema de digi-
talización e invocado por el software de
digitalización certificada, grabando todo
ello en una base de datos en donde los Volviendo a la Orden EHA/962/2007,
registros y metadatos quedan salva- y para concluir este apartado, destacar
guardados durante toda la vida del do- que para poder llevar a cabo la conver-
cumento. Estos metadatos van a ser los sión del documento en papel al formato
que proporcionen seguridad y den fe du- electrónico, es imprescindible cumplir
rante toda la vida del documento de su algunos requisitos:
carácter original y por lo tanto de prueba
a. Garantizar la fidelidad del proceso de
irrefutable ante la AEAT.
digitalización. Para ello es necesario el
uso del software de digitalización certi-
Pues bien, la homologación de este soft-
ficado y homologado que asegure que
ware para la digitalización certificada
se obtiene una imagen fiel e íntegra de
exige ciertos requisitos que se detallan
cada documento digitalizado, firmada
en el apartado 3 del artículo 7 de la
con firma electrónica del software de di-
Orden EHA/962/2007 y en los artículos
gitalización.
8 y 9 de la Resolución de 24 de octubre
de 2007, de la Agencia Estatal de Admi- b. Conservar por cada documento digi-
nistración Tributaria, sobre procedimien- talizado un registro de datos con todos
to para la homologación de software de los campos exigibles en la llevanza de
digitalización contemplado en la Orden los libros de registros en una base de
EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007. datos.

18
c. Almacenar los documentos digitaliza-
dos en una base de datos documental
con registro de datos por cada docu-
mento y un campo de imagen binaria
del documento o enlace al fichero que
la contenga, con la firma electrónica de
la imagen de la factura y de la base de
datos.
d. El software deberá permitir un acce-
so completo y sin demora injustificada a
la base de datos, así como la recupera-
ción/reconstrucción del documento cer-
tificado.
Por lo tanto, a través de la digitalización
certificada, las facturas se conservan en
formato electrónico con plena validez
fiscal y legal, con lo que los originales
en papel pueden ser eliminados definiti-
vamente.
Normativa sobre factura elec-
trónica
Desde la publicación del Real Decreto
1496/2003, el 28 de noviembre de 2003,
la factura electrónica se sube al tren del
entorno jurídico previsto por la deroga-
da Directiva Europea 2001/115/CE del
Consejo, de 20 de diciembre de 2001,
que trataba de imponer la obligación a
los Estados miembros de regular el re-
conocimiento jurídico de la factura emiti-
da por medios electrónicos.
Además, la Ley 30/2007, de Contratos
del Sector Público, se encarga de de-
finir el marco en el que la factura será
obligatoria para las empresas que fac-
turan al sector público. Y la Orden PRE
2971/2007, de 5 de octubre, el formato
en el que emitirán las facturas electróni-
cas destinadas al sector público estatal.
A continuación se muestra una relación
de la normativa vigente que, de un modo
u otro, afecta a la facturación electróni-
ca:
Por un lado, a nivel comunitario tene-
mos:
Sexta Directiva del Consejo, de 17 de
mayo de 1977, en materia de armoniza-
ción de las legislaciones de los Estados
miembros relativa a los impuestos sobre
el volumen de negocios. Sistema común
del IVA: Base imponible uniforme.
Directiva 1999/93/CE del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 13 de di-
ciembre de 1999, por la que se estable-
ce un marco comunitario para la firma
electrónica.
Directiva 2006/112/CE del Consejo, de
28 de noviembre de 2006, relativa al sis-
tema común del Impuesto sobre el Valor
Añadido.
Por otro, a nivel estatal tenemos:
Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del
Impuesto sobre el Valor Añadido.
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciem-
bre, de Protección de Datos de Carácter
Personal.
Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuicia-
miento Civil.
Ley 53/2002, de 30 de diciembre, de
Medidas Fiscales, Administrativas y del
Orden Social.
19
Resolución 2/2003, de 14 de febrero,
de la Dirección General de la Agencia
Estatal de Administración Tributaria, so-
bre determinados aspectos relaciona-
dos con la facturación telemática.
Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo,
por la que se establecen normas especí-
ficas sobre el uso de la firma electrónica
en las relaciones tributarias por medios
electrónicos, informáticos y telemáticos
con la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
Resolución de 24 de julio de 2003, de
la Dirección General de la Agencia Es-
tatal de Administración Tributaria por la
que se establece el procedimiento a se-
guir para la admisión de certificados de
entidades prestadoras de servicios de
certificación electrónica.
Real Decreto 1496/2003, de 28 de no-
viembre, por el que se aprueba el Re-
glamento por el que se regulan las obli-
gaciones de facturación, y se modifica el
Reglamento del Impuesto sobre el Valor
Añadido.
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, Gene-
ral Tributaria.
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Fir-
ma Electrónica.
Real Decreto 87/2005, de 31 de enero,
por el que se modifican el Reglamento
del Impuesto sobre el Valor Añadido,
aprobado por Real Decreto 1624/1992,
de 29 de diciembre, el Reglamento de
los Impuestos Especiales, aprobado por
Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y
el Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación, aprobado
20
por Real Decreto 1496/2003, de 28 de
noviembre.
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril,
por la que se desarrollan determinadas
disposiciones sobre facturación telemá-
tica y conservación electrónica de fac-
turas, contenidas en el Real Decreto
1496/2003, de 28 de noviembre, por el
que se aprueba el reglamento por el que
se regulan las obligaciones de factura-
ción.
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Ser-
vicios Públicos.
Orden PRE/2971/2007, de 5 de octu-
bre, sobre la expedición de facturas por
medios electrónicos cuando el destina-
tario de las mismas sea la Administra-
ción General del Estado u organismos
públicos vinculados o dependientes de
aquélla y sobre la presentación ante la
Administración General del Estado o
sus organismos públicos vinculados o
dependientes de facturas expedidas en-
tre particulares.
Resolución de 24 de octubre de 2007,
de la Agencia Estatal de Administra-
ción Tributaria, sobre procedimiento
para la homologación de software de
digitalización contemplado en la Orden
EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Con-
tratos del Sector Público.
Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de
Medidas de Impulso de la Sociedad de
la Información.
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