LA AUDITORIA DE LOS ACTIVOS FIJOS

OBJETIVOS DE AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS

El Objetivo es establecer los procedimientos de Auditoria recomendados para el examen del rubro de
Inmuebles, Maquinaria y Equipos, los cuales debern ser diseados por el auditor en forma
especifica en cuanto a su Naturaleza, Oportunidad y Alcance, tomando en cuenta las condiciones y
caractersticas de cada empresa.

Los Objetivos se pueden resumir en los siguientes:

Comprobar que existan y estn en uso.

Verificar que sean propiedad de la empresa.

Verificar su adecuada valuacin.

Comprobar que el cmputo de la depreciacin se haya hecho de acuerdo con mtodos aceptados y
bases razonables.

Comprobar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y en el calculo de la depreciacin.

Determinar los gravmenes que existan.

Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

Control Interno de Inmuebles, Maquinaria y Equipos

Aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control interno

sobre los Inmuebles, Maquinaria y Equipos, relativos al proceso electrnico de datos.

Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisin, estudio y evaluacin de la efectividad del control

interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipos, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen
los controles claves, los cuales debern dirigirse a:

Autorizacin del mtodo de valuacin seleccionado por la empresa En trminos generales, por su
importancia, la direccin de la empresa deber autorizar el mtodo y polticas de valuacin,
incluyendo las relativas a capitalizacin, actualizacin, depreciacin, etc.

Aprobacin de la administracin para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.- De existir
una autorizacin final para efectuar una inversin, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta
autorizacin requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la
compaa debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisin o autorizacin deber emanar
del rgano de administracin adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.

Segregacin adecuada de las funciones de adquisicin, custodia y registro.- La segregacin de

funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transaccin, o controle
los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregacin tambin propicia una
vigilancia permanente entre los departamentos personas involucradas en una misma transaccin.

Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los
bienes adquiridos.- Una vez aprobada la compra de los Activos, es necesario que los procedimientos
establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y
que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus
caractersticas generales.
 Existencia de archivos de documentacin.- La documentacin soporte de la propiedad de los activos
se deber conservar en archivos adecuados que faciliten su localizacin y control.

Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservacin y
reparaciones.- Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos fijos radica en
distinguir las inversiones de las obras de mera conservacin. Para evitar cualquier confusin al
respecto, es necesario establecer polticas definidas por la direccin o la gerencia, que consten por
escrito.

Revisin peridica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente

aquellas que hayan sido terminadas.- Con objeto de registrar en su oportunidad las partidas que
representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se
terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciacin o
amortizacin.

Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.

Comprobacin peridica de la existencia y condiciones fsicas de los bienes registrados.- Deben

efectuarse inspecciones fsicas de los bienes, peridicamente, con la finalidad de comprobar su
existencia y buenas condiciones de uso. Las excepciones debern ser motivo de investigacin y
ajuste en la contabilidad.

Informacin oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.

Registro de activos en cuentas que representen grupos homogneos, en atencin a su naturaleza y

tasa de depreciacin.- Esta agrupacin tiene por objeto facilitar el clculo de la depreciacin y
mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de
presentacin en los estados financieros de la empresa.

l) Existencia de registros individuales que permitan la identificacin y localizacin de los bienes,

conocer su valor en libros, etc.

m) Conciliacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor

correspondiente.

n) Informacin sistematizada sobre cifras actualizadas.- Es necesario la existencia de sistemas de

informacin para la determinacin y registro de los efectos de la inflacin que incluyan:

o Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y equipos.
o Cuando se practique avalo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea
practicado por personal de la empresa, se debe contar con:
o Expedientes en donde se controlen los avalos internos externos y, en su caso, archivos de
documentacin necesaria para respaldar los internos, tales como: cotizacin de precios
recientes, estudio de costos de reposicin, etc.
o Documentos que permitan la identificacin de los valores actualizados de todos los bienes y
su depreciacin acumulada y la del periodo segn los informes de los valuadores, con los
datos contenidos en sus respectivos registros individuales.
o La estimacin de la vida til en funcin al tiempo de servicio en la empresa y el valor de
desecho de los mismos.
o En los casos en que se apliquen ndices generales o especficos de precios, la empresa
deber mantener expedientes en los cuales se documenten los anlisis de partidas
clasificadas por antigedad, clculos y los ndices utilizados, as como la evidencia de que
estos se han obtenido de una fuente apropiada.
o Separacin de funciones en cuando a la preparacin, supervisin y aprobacin de la
informacin actualizada.
o Verificacin del adecuado y oportuno registro en la contabilidad de las cifras actualizadas.
 Adecuada proteccin de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.

IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA

El auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en
relacin con los estados financieros en su conjunto, as como los riesgos de auditoria.

La planeacin de las pruebas de auditoria en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipos, debe

incluir el anlisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinacin del riesgo de
auditoria. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como el riesgo de
que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos
factores son los siguientes:

o Naturaleza, monto y caractersticas propias de los inmuebles, maquinarias y equipos,

especialmente los que son de fcil realizacin y sustraccin.
o Las polticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, as como
los cambios importantes en relacin con dichas polticas.
o Estimaciones que afectan el valor neto en libro de los activos (depreciacin, avalos,
determinacin del valor de uso, etc.).
o Cambios en los mtodos de depreciacin de los activos.
o Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados.
o Existencia de gravmenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a su disponibilidad.
o Falta de conteos fsicos de los activos en forma peridica.
o Registros auxiliares poco confiables.
o Falta de control sobre la localizacin fsica de los activos.
o Falta de identificacin fsica de los activos a travs de etiquetas, marbetes, etc.
o Existencia de obligaciones por contratos para la adquisicin o construccin de activos.
o Existencia de activos en poder de terceros y recibidos de terceros.
o Activos vendidos y no dados de baja en la contabilidad.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

PLANEACION

En la planeacin el auditor debe obtener informacin sobre las caractersticas de los inmuebles,
maquinaria y equipos, tales como, mtodo de actualizacin, mtodo de depreciacin, polticas de
capitalizacin, reglas particulares de valuacin y presentacin, incluyendo su aplicacin consistente,
etc.

Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurdicas,
sistemas de informacin (manual o proceso electrnico de datos PED), poltica de registro, estructura
y calidad de la organizacin segregacin de funciones, definicin de lneas de autoridad y
responsabilidad, existencia de auditoria interna, etc., y en su caso, determinar las posibles
limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinin.

REVISION ANALTICA

Comparacin de cifras a costos histricos y actualizados con las de ejercicios anteriores, tomando
como referencia los ndices de inflacin general y/o especficos, fluctuaciones en precios, cambiaras,
etc.,

Anlisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipos, determinadas sobre

cifras tanto histricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, as como para
juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.

De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de empresas del ramo.
Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual e inesperada
entre el periodo auditado y el anterior, intraperiodo, contra presupuestos, etc.

ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINA DEL CONTROL INTERNO

Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable existente y la localizacin
de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciacin, incluyendo su actualizacin. Lo
anterior incluye la evaluacin de los controles internos en ambientes de procesos electrnicos de
datos, particularmente en aplicaciones importantes donde la informacin se procesa sin dejar huellas
visibles, como clculo de depreciacin, clculo de actualizacin, etc. En su caso, deber
determinarse y documentarse la justificacin del enfoque de la revisin, sea alrededor o a travs del
computo.

Habindose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de

control interno contable a travs del seguimiento y observacin de las transacciones y de la
existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el
rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el auditor estar en posicin de definir la naturaleza de
los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y
oportunidad que considere necesarios en las circunstancias