AUDITORIA II

AUDITORA DEL EFECTIVO

EFECTIVO:

1. FUENTES Y NATURALEZA DEL EFECTIVO:

El Efectivo normalmente incluye las Cuentas Generales, la de nmina, la de

Caja Chica y con menor frecuencia la de Ahorros. Las Cuentas Generales

son las de comprobacin y se parecen a las que conservan los individuos.

Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la cobranza de cuentas

por cobrar y la inversin de ms capital; disminuye con los gastos del

negocio.

La caja Chica se utiliza para gastos muy pequeos y se repone conforme

vaya necesitndose.

2. OBJETIVOS DEL AUDITOR:

Los objetivos del Auditor variaran dependiendo de su papel y de la finalidad

del examen. Entre algunos objetivos tenemos:

Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre

ellos los de fraude.

Analizar el Control Interno sobre las transacciones en Efectivo.

Verificar la existencia del Efectivo registrado.

Confirmar la integridad del Efectivo registrado.

Determinar si el cliente (la empresa auditada), tiene derechos sobre

el Efectivo registrado.

Comprobar la exactitud administrativa de los programas de Efectivo.

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AUDITORIA II

Determinar si son apropiadas la presentacin y revelacin del

Efectivo, entre otras cosas los Fondos Restringidos (los saldos

compensadores y los fondos para amortizacin de obligaciones).

3. CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO:

Casi todos los procesos relacionados con el manejo de Efectivo son

responsabilidad del Departamento de Finanzas bajo la direccin del

Tesorero: manejar y depositar los ingresos en Efectivo; firmar cheques;

invertir el Efectivo ocioso; custodiar el Efectivo, los Valores Negociables y

otros Activos Negociables.

En teora, las funciones de los Departamentos de Finanzas y de

Contabilidad deberan integrarse de modo que brinden la seguridad de que:

Todo el Efectivo que debera haberse recibido se recibi realmente, se

registr con precisin y se deposit al instante.

Los desembolsos de Efectivo se efectuaron solo para los fines

autorizados y se registraron correctamente.

Se mantienen los saldos de Efectivo en un nivel adecuado pero no

excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos

relacionados con las operaciones normales.

Algunos procedimientos de control:

No permitir que ningn empleado maneje una transaccin de

principio a fin.

Separar el manejo del Efectivo y la responsabilidad de llevar los

registros correspondientes.

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AUDITORIA II

Centralizar la recepcin del Efectivo en la medida en que lo permita

la eficiencia.

Registrar oportunamente los ingresos en Efectivo.

Incentivar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los

totales del registro de efectivo.

Depositar diariamente los ingresos en Efectivo.

Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencia

electrnica de fondos, exceptuados los gastos pequeos que se hacen

con la Caja Chica.

Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por

empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja. Un

funcionario apropiado debera revisar de inmediato la conciliacin ya

terminada.

Pronosticar las entradas y salidas de Efectivo e investigar las

variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.

4. CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS EN EFECTIVO:

VENTAS AL CONTADO:

El control de las Ventas en Efectivo es muy fuerte cuando dos o ms

empleados (generalmente un dependiente y un cajero) participan en

las transacciones con el cliente.

En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios

es tal que un empleado realiza la venta, entrega la mercanca, recibe

efectivo y registra la transaccin. En este caso el robo puede

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AUDITORIA II

desalentarse utilizando cajas registradoras o sistemas electrnicos en

el punto de venta. Las caractersticas protectoras de los registros

son:

Presentacin visual del monto de la venta ante los ojos del

cliente.

Un comprobante impreso, que se le entrega junto con la

mercanca.

Acumulacin de un total encerrado de las ventas del da.

SISTEMAS ELECTRNICOS EN EL PUNTO DE VENTA:

Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas registradoras

electrnicas, entre ellas terminales de computadoras. A menudo un

digitalizador electrnico lee el cdigo universal de productos en el

artculo. El vendedor simplemente explora el cdigo para registrar la

venta el precio del artculo, que est almacenado en la computadora.

As se aminora sustancialmente en riesgo de que registre la venta con

un precio errneo.

Adems de ofrecer un slido control sobre las cuentas al contado, los

sistemas electrnicos pueden programarse para que efecten otras

funciones. Por ejemplo, los registros en lnea pueden verificar el

estado crediticio de los clientes de cuenta corriente, actualizar las

cuentas por cobrar y el inventario perpetuo, ofrecer impresiones

especiales que acumulan los datos de venta por lnea de productos.

Por vendedor, por departamento y tipo de venta.

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AUDITORIA II

COBRANZA DE CLIENTE A CRDITO:

En muchas compaas con un alto nivel de ventas, los ingresos en

efectivo incluye la recepcin de muchos cheques por correo. Esto

favorece poco los desfalcos, salvo que a un empleado se le permita

recibir y depositar los cheques, adems de registrar los abonosen las

cuentas de los clientes. Las empresas que reciben grandes volmenes

de efectivo a travs del correo utilizan un sistema de caja de

seguridad para fortalecer el control interno y acelerar el depsito de

efectivo. La Caja de Seguridad es en realidad un apartado postal

controlado por el banco de la compaa. ste saca del Apartado la

correspondencia varias veces al da, abona en la cuenta de cheque el

efectivo recibido y enva un aviso de recepcin a la compaa. El

control interno se fortalece porque el Banco no tiene acceso a los

registros contables de ella.

El encargado del Mayor de cuentas del Cliente introduce por lotes los

detalles de los ingresos en la computadora. El programa de

computacin crea un archivo de las transacciones al contado que usa

para actualizar el Mayor General y el archivo maestro de las Cuentas

por Cobrar. Genera totales de controle e informes de excepciones que

detallan los nmeros invlidos de cuentas de los clientes con pagos

inusuales. El grupo de control de operaciones realiza los

procedimientos manuales de seguimiento sobre los informes de

excepciones y sobre las conciliaciones de los totales de control.

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AUDITORIA II

TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS:

Las Instituciones Financieras han diseado Sistemas de

transferencia electrnica de fondos (TEF) que procesan las

transacciones relacionadas con los fondos para que los clientes no

tengan que pagar con cheque. Los sistemas de intercambios

electrnicos de datos, que permiten intercambiar informacin entre

las computadoras de las compaas, transfieren cada da ms fondos

entre las cuentas bancarias. Ofrecen dos ventajas sobre el uso de

cheques: Reducen el flujo de papel; disminuyen los costos y retrasos

del procesamiento. Sin embargo, requieren una amplia gama de

controles de las redes de computacin relacionados con el acceso al

sistema y con la captura de datos. Requieren asimismo controles de

respaldo para cuando un sistema se descomponga.

5. CONTROL INTERNO DE LOS DESEMBOLSOS EN EFECTIVO:

COMPROBACIN DE LOS DESEMBOLSOS DE CUENTAS:

La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con

cheque consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante el

endoso del cheque. He aqu otras ventajas:

Centralizacin de la autoridad de desembolsar en manos de unos

cuantos funcionarios los nicos autorizados para firmar

cheques.

Registro permanente de los desembolsos.

Disminucin del efectivo disponible.

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AUDITORIA II

Los funcionarios autorizados para firmar cheques deberan revisar

los documentos que soportan el pago y perforarlos en el momento de

la firma para evitar que sean presentados por segunda vez. Deben

tener control de los cheques hasta el momento de ponerlos en el

correo. Normalmente, llegan a sus manos ya llenados y solo falta su

firma. Para evitar en lo posible varias estratagemas fraudulentas de

falsificacin, los cheques firmados no sern devueltos al

departamento de Contabilidad que los prepar para su firma.

La conciliacin de los Estados Bancarios mensuales es indispensable

para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en

efectivo. Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre

las transacciones en efectivo y maneje efectivo. Los Estados del

Banco le llegan cerrados. Cada mes la Conciliacin Bancaria deber

ser revisada por el funcionario encargado de la compaa, quien la

aprobar por escrito.

El sistema de comprobantes es un mtodo con que se logra un fuerte

Control Interno sobre los desembolsos en Efectivo, pues ofrece la

seguridad de que todos han sido autorizados y revisados antes de

emitir un cheque. En este sistema el Departamento Contable se

encarga de reunir la documentacin apropiada que justifica los

desembolsos en Efectivo.

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AUDITORIA II

ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE CAJA

CHICA:

El control Interno de los pagos hechos con el fondo de Caja Chica se

logra cuando el encargado del Fondo revisa la justificacin con que

los empleados solicitan el reembolso de los gastos pequeos hechos

en favor de la compaa. El control es ms completo cuando el

encargado de la Caja Chica solicita reponer el fondo y otro empleado

revisa la integridad y autenticidad de la justificacin; despus

perfora el documento de soporte para que no sea reutilizado.

Las pruebas de Auditoria aplicadas a la Caja Chica no se centran en

el saldo de fin de ao, sino en las transacciones. Para probar una o

ms transacciones de reposicin se examinan los comprobantes de

Caja Chica y se verifica su secuencia numrica.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES:

Los principios de Contabilidad especficos para el efectivo son:

NIAA 240: Responsabilidad del Auditor en relacin con el Fraude en

una Auditoria de Estados Financieros:

Un auditor que conduce una auditora de acuerdo con las NIA es

responsable de obtener una seguridad razonable de que los estados

financieros en su conjunto estn libres de errores de importancia relativa,

ya sea por causa de fraude o equivocaciones.

Al obtener una seguridad razonable, el auditor es responsable de mantener

el escepticismo profesional en toda la auditora, considerando el potencial

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AUDITORIA II

de que la administracin sobrepase los controles y reconociendo el hecho de

que los procedimientos de auditora que son efectivos para detectar

equivocaciones pueden no ser efectivos para detectar fraudes.

NIAA 300: Planeacin de una Auditoria de Estados Financieros:

Planear una auditora implica establecer la estrategia general de auditora y

desarrollar un plan de trabajo, de esta manera ayudar al auditor a

dedicar la atencin apropiada en las reas importantes de la

auditora.

NIAA 330: Respuesta del Auditor a los Riesgos evaluados:

El objetivo del auditor es obtener suficiente evidencia apropiada de

auditora respecto a los riesgos evaluados de representacin errnea de

importancia relativa, mediante la planeacin e implementacin de

respuestas apropiadas a dichos riesgos.

El auditor deber disear y desempear los procedimientos adicionales de

auditora cuya naturaleza, oportunidad y extensin, se basen en, y

respondan a, los riesgos evaluados de representacin errnea de

importancia relativa a nivel aseveracin

NIAA 500: Evidencia de Auditoria:

Indica que la informacin de corroboracin que se obtiene de una fuente

independiente de la entidad, como las confirmaciones externas, puede

aumentar la seguridad que obtiene el auditor de la evidencia existente en

los registros contables o de representaciones hechas por la administracin.

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AUDITORIA II

NIAA 505: Confirmaciones Externas:

La evidencia de auditora es ms confiable cuando se obtiene de fuentes

independientes de fuera de la entidad.

Los procedimientos de confirmacin externa frecuentemente se desempean

para confirmar o solicitar informacin respecto a saldos de cuentas y sus

elementos. Pueden tambin usarse para confirmar los trminos de

acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o

para confirmar la ausencia de ciertas condiciones, como un "acuerdo

lateral".

Al realizar el examen del efectivo, el auditor deber verificar, mediante pruebas

selectivas, el cumplimiento de algunas consideraciones de manera consistente,

especialmente los siguientes:

La conversin en moneda nacional de los efectivos en moneda extranjera se

har aplicando los tipos de cambios vigentes en la fecha de incorporacin al

patrimonio de la entidad. Al cierre de cada perodo figurarn ajustados al

tipo de cambio de ese momento, recogiendo, en su caso, las diferencias de

cambio positivas o negativas en el en cuentas de prdida o ganancia.

Los saldos en efectivo que no sean de libre disposicin han de mostrarse

separadamente explicando el motivo de la restriccin.

Los cheques que habiendo sido emitidos por la entidad quedan retenidos a

la fecha de cierre del ejercicio para su envo posterior, deben ser

considerados como efectivo en bancos y, por tanto, no deben ser

considerados como pagos del perodo auditado.

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AUDITORIA II

De igual modo el efectivo recibido en fechas posteriores al cierre del ejercicio

no ser considerado cobro del perodo al no ser cantidades disponibles a

favor de la entidad en el momento del cierre del ejercicio.

AUDITORIA DE EFECTIVO:

1. PROGRAMA DE AUDITORIA DEL EFECTIVO

Los siguientes pasos indican el patrn general de trabajo efectuado por los

auditores cuando verifican el Efectivo. Por supuesto, la seleccin de los

procedimientos ms idneos en un trabajo depender de la naturaleza de

los controles implantados y de otras circunstancias.

EXAMINAR LOS RIESGOS INHERENTES DEL EFECTIVO, ENTRE

ELLOS LOS DE FRAUDE:

Los riesgos de error material crecen a la par que le riego inherente y

el riesgo de control, la mayora de los riesgos inherentes se

relacionan con los riesgos de Negocios que enfrenta la administracin

del cliente. En el rea de Efectivo la administracin se preocupa

particularmente por los riesgos de negocios relativos al posible robo

de esos activos lquidos. Tambin es una preocupacin significativa

de los auditores que la mayora de los errores en los activos

involucren exageracin.

Para la mayora de los clientes los riesgos primarios consisten en que

los errores o el fraude exageran el efectivo actual o disminuyen

indebidamente el saldo. Respecto al primer riesgo (Efectivo

exagerado), un faltante pudo haberse cancelado introduciendo un

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AUDITORIA II

cheque ficticio en el efectivo disponible al final de ao y omitiendo un

cheque no cobrado proveniente de la conciliacin bancaria de fin de

ao. Ntese que la omisin puede indicar error o fraude. Respecto al

segundo riesgo el efectivo de fin de ao pero debera ser mayor-, el

problema de los Auditores no consiste en el efectivo presentado

incorrectamente, sino en el fraude y su efecto en otras cuentas. He

aqu algunos pasos de fraude que se detectan:

Intercepcin de los ingresos de efectivo antes de registrarlos.

Pago de materiales no recibidos.

Duplicacin de pagos

Pago excesivoa los empleados o a empleados inexistentes.

Pago por gastos personales de funcionarios o de partes

relacionadas.

EXAMINAR EL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:

Conocer el Control Interno del Efectivo.

Al Auditar una empresa pequea, los Auditores preparan una

descripcin escrita de los controles instalados, basndose en las

preguntas hechas al dueo y a los empleados y en la observacin

directa. En las compaas grandes suelen utilizar un diagrama

de flujo o un cuestionario para describir el Control Interno. En el

cuestionario se pregunta entre otras cosas si todos los

desembolsos (exceptuados los hechos con la caja chica) si

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AUDITORIA II

realizan con cheque pre numerados y si los cheque anulados se

marcan Anulados y se guardan.

Una vez preparado el Diagrama de flujo (u otra descripcin) del

Control Interno se realiza un recorrido del sistema es decir, se

siguen algunas transacciones en todos los pasos del sistema para

determinar si se procesa como se muestran en el diagrama. El

recorrido permite determinar si el control interno descrito es los

documentos de trabajo est instalado y funciona.

Al verificar su conocimiento de los siclos de ingresos y

desembolsos en efectivo, los Auditores observaran si las

funciones estn separadas debidamente y preguntaran quien

realizo varias de ellas en el ao. Revisar adems varios

documentos y conciliaciones que son importantes para el control

interno de los ingresos y desembolsos en efectivo. Tambin

revisar en los pronsticos o presupuestos de efectivo, lo mismo

que le evidencia del seguimiento de las desviaciones de los

ingresos y desembolsos pronosticados. Estas pruebas

proporcionaran suficiente informacin para determinar en un

nivel menor del mximo el Riesgo de Control de algunas

afirmaciones de los Estados Financiero.

Evaluar el riesgo de control y disear ms pruebas de

controles y pruebas sustantivas del efectivo.

Una vez que los Auditores conozcan el Control Interno de los

ingresos y desembolsos en efectivo, determinaran los niveles

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AUDITORIA II

planeados del riesgo de control en las afirmaciones referentes a la

cuenta de efectivo. Si necesitan ms informacin sobre la eficacia

de los controles para confirmar dichos niveles, disean otras

pruebas de control. Al hacerlo, deben decidir cuales les permitir

reducir bastante las pruebas sustantivas pues tendrn que

justificar el tiempo que les dediquen.

Al examinar estas evaluaciones del riesgo de control junto con su

evaluacin del riesgo inherente, identifican Lo que podra Salir

mal y hacer que las cuentas de efectivo incluyan errores

materiales.

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AUDITORIA II

ERRORES POSIBLES: INGRESOS EN EFECTIVO

DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL

DESCRIPCIN DEL EJEMPLOS INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL
ERROR ERROR
Fraude:
Registrar ingresos Exagerar los ingresos en los libros Ausencia de divisin de funciones en el
ficticios en efectivo transfiriendo el efectivo entre las cuentas acceso al efectivo y en el mantenimiento
bancarias sin el registro correspondiente de los registros; ausencia de una revisin
para ocultar un desfalco de efectivo. eficaz de las conciliaciones bancarias.
Fraude:
El cajero no registra las ventas al contado Supervisin inadecuada de los cajeros;
y desfalca el efectivo no alentar a los clientes para que pidan
el recibo de sus pagos en efectivo.
No registrar los Error:
ingresos de las El contador accidentalmente omite Controles inadecuados para conciliar las
ventas a la contado registrar los ingresos provenientes de una cintas del registro de efectivo con los
caja registradora en el da. registros contables; controles
inadecuados para conciliar las cuentas
bancarias.
Fraude:
El cajero desfalca los pagos al contado No se dividen las funciones entre el
hechos por los clientes a las cuentas por personal que tiene acceso a los ingresos
cobrar, sin que registre los ingresos en las en efectivo y los que hacen los asientos
cuentas de los clientes. en los registros de las cuentas por
No registrar el El contador que tiene accesos a los cobrar.
efectivo ingresos en efectivo desfalca los cobrados
proveniente de las a los clientes y cancela las
cuentas por cobrar correspondientes cuentas por cobrar
Error:
El contador accidentalmente no registra el Conciliaciones inadecuadas de los
pago de una cuenta por cobrar. registros auxiliares de las cuentas por
cobrar con la cuenta de control del diario
general.
Fraude:
Mantener abierto el diario de ingresos en Funcin ineficaz del consejo de
Reconocimiento efectivo para registrar los del siguiente administracin, del comit de Auditoria
temprano (tardo) ao como si hubieran ocurrido en el ao o de Auditoria Interna; el ejemplo de la
de los ingresos en actual alta direccin no propicia la conducta
efectivo tica; excesiva presin para mostrar una
(problemas de mejora de la posicin financiera
corte) Error:
Registrar los ingresos en efectivo No anotar ni depositar de inmediato los
basndose en mala informacin sobre la ingresos en efectivo.
fecha de la recepcin.

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AUDITORIA II

ERRORES POSIBLES: DESEMBOLSOS EN EFECTIVOS

DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL

DESCRIPCIN DEL EJEMPLOS INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL
ERROR ERROR
Fraude:
El contador extiende un cheque a s Divisin inadecuada de las funciones de
mismo y lo registra como si hubiera llevar los registros y de preparar los
emitido en favor de un proveedor desembolsos en efectivo; o el que firma
importante los cheque no revisa ni cancela los
documentos de soporte.
Registro errneo de Errores:
una compra o Se efecta un desembolso para pagar una Controles ineficaces para comparar las
desembolso factura de productos que no se han facturas con los documentos de
recibido. recepcin antes que los desembolsos
Los desembolsos de viticos y sean autorizados.
entretenimiento se incluyen Los procedimientos contables ineficaces
equivocadamente en las compras de de codificacin pueden prevenir de
mercanca personal incompetente, de un catlogo
inadecuado de cuentas o de la ausencia
de controles del proceso de pases al
Mayor.
Error:
Se registra una compra cuando se recibe Controles ineficaces para revisar y
Duplicar el registro la factura del proveedor y se registra de cancelar los documentos de soporte por
y el pago de nuevo cuando enva una copia de la parte del que firma los cheques
compras factura.
Fraude:
Junto con los ingresos en efectivo no Control ineficaz del mantenimiento de los
Desembolsos no registrados (pero depositados) un registros y del acceso al efectivo.
registrados empleado escribe y cobra un cheque sin
registrar la misma cantidad

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AUDITORIA II

Efectuar ms pruebas de aquellos controles que los Auditores

planean considerar como soporte de le evaluacin de los

niveles planeados del riesgo de control:

a. Comprobar los registros y las conciliaciones Contables por

repeticin

Para determinar si los procedimientos contables del cliente

estn funcionando eficientemente, los auditores aplican

pruebas de precisin a los diarios y mayores. En un sistema

computarizado, los asientos en ambos pueden crearse

simultneamente a partir de los mismos documentos fuente;

pueden optar por utilizar el software generalizado para probar

la veracidad de los registros contables.

b. Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos

en efectivo con el diario correspondiente, con los asientos

de las cuentas por cobrar y con los comprobantes

autentificados de depsito

Un control interno satisfactorio de los ingresos en efectivo exige depositar

intacta la cobranza diaria a ms tardar el da hbil siguiente. Para tener la

seguridad de que hayan sido depositados intactos, los auditores debern

comparar el detalle de las listas originales de ingresos en efectivo con el de

los comprobantes de los depsitos diarios. El detalle de los ingresos en

efectivo se refiere a una lista del importe de los cheques individuales y del

total de divisas que constituyen los ingresos diarios.

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AUDITORIA II

Al comparar los asientos diarios en el diario de los ingresos en efectivo con

los depsitos bancarios, puede detectarse un tipo de fraude llamado

jineteo. Consiste en ocultar un faltante retrasando el registro de los

ingresos.

c. Comparar los detalles de una muestra de los desembolsos

registrados en el Diario con los asientos de las Cuentas por

Pagar, con las rdenes de Compra, con los informes de

recepcin, con las facturas y los cheques pagados

Para un control interno satisfactorio de los desembolsos en efectivo se

requieren controles que garanticen que los desembolsos se realicen con la

autorizacin apropiada. Los desembolsos en efectivo se comprueban

siguiendo algunas cuentas del diario de pagos en efectivo a los documentos

fuente: comprobantes, rdenes de compra, informes de recepcin, facturas

y cheques pagados. Al examinar esos documentos, los auditores tienen la

oportunidad de probar muchos de los controles de los desembolsos en

efectivo. Por ejemplo, se darn cuenta si todos los comprobantes pagados

y los documentos de soporte han sido perforados o cancelados. Tambin

determinarn si los documentos coinciden y advertirn la presencia de las

firmas de autorizacin.

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AUDITORIA II

REALIZAR PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y

DE LOS SALDOS DE EFECTIVO:

Obtener anlisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el

mayor general:

Los auditores prepararan o conseguirn un programa que contenga todas las

cuentas en efectivo el cliente. Tratndose de efectivo en las cuentas bancarias,

el programa incluir el banco, el nmero y tipo de cuenta, el saldo en libros al

final del ao. En caso necesario, los auditores seguirn y conciliaran todas las

cuentas con el mayor general.

Enviar formularios estndar de confirmacin a las

instituciones financieras para verificar los montos

depositados:

Uno de los objetivos de los auditores consiste en comprobar la existencia de la

cantidad de efectivo que aparece en el balance general. Una forma directa de

conseguirlo es confirmar los montos depositados y obtener o preparar

conciliaciones entre los estados bancarios y los registros contables.

En la generalidad de las auditorias, las cantidades depositadas se confirman

mediante la comunicacin directa con los funcionarios de las instituciones

financieras. Los saldos de las cuentas se corroboran con un formulario estndar

de confirmacin aceptado por la AICPA (American Institute of

CertifiedPublicAccountants). Por tanto, sirve principalmente para corroborar la

existencia de la informacin registrada.

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AUDITORIA II

Obtener o preparar conciliaciones de las cuentas bancarias

(institucin financiera) a la fecha del balance general y

considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en

otros meses

Para determinar la posicin de efectivo de una compaa al final del periodo

hay que conciliar el saldo del estado bancario en esa fecha con el de los

registros contables. Quiz los auditores no logren iniciar el trabajo de campo

durante algn tiempo de terminado el ao, pero prepararan una conciliacin

bancaria a la fecha del balance general o verificaran la que elaboro el cliente.

Se examinara a fondo la conciliacin para verificar que haya sido elaborado

correctamente. La inspeccin de la conciliacin incluir verificar la precisin

aritmtica, comparar los saldos con el estado bancario y la cuenta del mayor,

investigar la conciliacin de cuentas.

Hay muchas formas satisfactorias de hacer las conciliaciones bancarias. La ms

comn consiste en comenzar con el saldo del banco y terminar con un saldo no

ajustado de los registros contables. El formato permite a los auditores registrar

los asientos de ajuste que afecten directamente al documento de

conciliaciones bancarias, de modo que el saldo final ajustado pueda remitirse a

la hoja resumen o a la balanza de comprobacin de trabajo.

Los auditores deberan investigar los cheques no cobrados durante un ao o

ms tiempo. Si no se cobran durante periodos prolongados, se debilita el

control interno de los desembolsos en efectivo. Cuando los empleados saben

que algunos llevan mucho tiempo sin cobrarse y que quiz nunca se cobren,

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AUDITORIA II

tendrn la oportunidad de ocultar un faltante de efectivo con solo no

incluirlos en la conciliacin bancaria. Estas omisiones aumentaran el saldo de

efectivo en depsito y los inducirn a sustraer el mono correspondiente. Se

recomienda al cliente que elimine los cheques que llevan mucho tiempo sin

cobrarse con un asiento que se cargue a la cuenta de efectivo y que se abone

en sueldos no reclamables u otra cuenta especial de pasivo. As se reducir el

trabajo requerido en las conciliaciones bancarias, adems de disminuir las

oportunidades de cometer fraude.

Otro procedimiento de conciliacin es una prueba de efectivo que, adems de

conciliar el saldo de la cuenta, concilia las transacciones que tengan lugar en

un periodo determinado. En concreto la tcnica sirve para identificar:

a. Los ingresos y los desembolsos en efectivo incluidos en los registros

contables, pero no en el estado bancario.

b. Los depsitos y los desembolsos en efectivo incluidos en el estado bancario,

pero no en los registros contables.

c. Los ingresos y desembolsos incluidos en diversas cantidades por el banco y

en los registros contables.

Obtener un estado bancario de corte, que contenga las

transacciones al menos de siete das hbiles posteriores a la

fecha del balance general:

El estado bancario de corte es un estado que abarca cierto nmero de das

laborables (generalmente de 7 a 10) tras el final del ao fiscal del cliente. Este

le pide al banco que los prepare y que se los enve por correo a los auditores.

Sirve para probar la veracidad de la conciliacin de las cuentas bancarias de la

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AUDITORIA II

compaa al final del ao. Permite examinar directamente los cheques listados

como no cobrados y los detalles de los depsitos en trnsito en la conciliacin

de la compaa.

Contar e incluir el efectivo disponible

El efectivo disponible se compone ordinariamente de ingresos en efectivo no

depositados, de fondos de la caja chica y de fondos de cambio. Los dos ltimos

tipos de fondos se cuentan en cualquier momento antes o despus de la fecha

del balance general; muchos auditores prefieren contarlos sin previo aviso.

El conteo del efectivo disponible tiene gran importancia en la auditoria a

bancos y a otras instituciones financieras. Siempre que los auditores lo lleven a

cabo, deberan insistir en que el custodio de los fondos este presente durante

todo el recuento. Una vez terminado, obtendrn del custodio un testimonio

fechado de que los fondos se contaron en su presencia y de que los auditores

los devolvieron intactos. As se excluye la posibilidad de que un empleado

intente explicar un faltante diciendo que los fondos estaban intactos cuando se

entregaron a los auditores.

El primer paso al verificar el efectivo disponible consiste en establecer control

sobre,los activos negociables: fondos de caja, valores y otras inversiones,

documentos por cobrar y recepciones de almacn. Si los activos negociables no

se verifican, un funcionario o empleado deshonesto tendr la oportunidad de

ocultar un faltante transfirindolo de una categoras de activos a otra.

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AUDITORIA II

Verificar el corte de ingresos y desembolsos en efectivo del

cliente.

Un corte exacto de los ingresos (y desembolsos) en efectivo al final del ao es

indispensable para representar correctamente el efectivo en el balance general.

La cuenta correspondiente deber incluir todo el efectivo recibido en el ltimo

da del ao u nada del que se reciba despus. Si los auditores se las arreglan para

presentarse en la oficina del cliente al cierre de negocios en el ltimo da del ao

fiscal, podrn verificar el corte contando los comprobantes del efectivo no

depositado. Entonces sera imposible que el cliente incluya en los registros el

que recibi despus del corte, sin que el auditor se percate de ello.

En el ltimo da del ao fiscal, los auditores no pueden visitar todos los lugares

de negocios del cliente; tampoco su presencia en ese momento suele ser

esencial para verificar satisfactoriamente el efectivo. Una alternativa del conteo

en la fecha del balance general consiste en verificar el corte de los ingresos en

efectivo, determinando que los depsitos en trnsito mostrados en la

conciliacin bancaria a fin de ao aparecen como abonos en el estado bancario

en el primer da hbil del nuevo ao. El alcance de estos procedimientos

depender del examen del control interno.

Los auditores deben de estar alerta ante una exageracin tendenciosa

relacionada con las transacciones en efectivo. Por ejemplo, si los ingresos no se

depositan diariamente, el efectivo recibido algunos das despus del cierre del

ao podr incluirse en un deposito fechado al final del ao, con lo cual se

incrementa el saldo de esta cuenta en la fecha del balance general.

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AUDITORIA II

Otras formas de exageracin tendenciosa aumentan la posicin de efectivo pero

sin desvirtuarla del todo. Por ejemplo, un funcionario corporativo que haya

pedido prestado a la empresa puede liquidar la deuda poco antes que termine el

ao y luego volver a obtener de inmediato un prstamo despus de finalizado el

ao; en tales circunstancias tal vez convenga una revelacin en la Notas a los

Estados Financieros.

Analizar las transferencias Bancarias efectuadas la ltima

semana del ao de la Auditoria y en la primera semana del ao

siguiente.

La finalidad de esto es detectar exageraciones en los saldos de efectivo

atribuibles a desfalcos. Muchas empresas mantienen cuentas de cheques con

varios bancos y a menudo necesitan trasferir fondos de uno a otro. Cuando un

cheque expedido en un banco se deposita en otro transcurre varios das

(llamado periodo de emisin) antes que vuelva el primero. Durante ese periodo

el monte se incluye en el saldo de depsito en ambos bancos en este caso, el

termino desfalco se refiere a las manipulaciones que utilizan los saldos bancarios

temporalmente inflados para ocultar un faltante de efectivo o atender

necesidades inmediatas de efectivo.

Investigar los cheques de pagos cuantiosos o inusuales o

partes relacionadas.

Los cheques grandes o inusuales pagaderos a directores o empleados, a

compaas afiliadas o en efectivo, han de ser revisadas meticulosamente por los

auditores para determinar si las transacciones:

1. Fueron autorizadas y registradas en la forma debida.

24
AUDITORIA II

2. Si se expresan con suficiente claridad en los estados financieros.

Para garantizar que los desembolso en efectivo hechos apartes relacionada

hayan sido transacciones autorizadas y que hayan sido registradas

correctamente, los auditores debern determinar lo siguiente: que se hayan

cargado a la cuenta respectiva, que estn soportadas por comprobantes u otros

documentos, que contaron con la aprobacin anticipada de otro funcionario que

no sea en que recibi los fondos.

Para determinar si han sido reveladas del modo adecuado, los auditores

obtienen evidencia concerniente a las relaciones entre las partes, sobre la

naturaleza de las transacciones (cuya forma puede diferir) y el efecto que tienen

en los Estados Financieros.

Evaluar la presentacin correcta de los Estados Financieros y

la revelacin del Efectivo.

El monto del Balance General referente al efectivo deber incluir solo las

cantidades disponibles para las operaciones actuales. Un depsito bancario de

uso restringido (por ejemplo, el efectivo depositado con un fiduciario para que

realice los pagos de una deuda a largo plazo) no debera incluirse en el efectivo.

Deben indicarse los convenios para mantener saldos compensadores. Los

auditores se cercioraran de que el efectivo o el efectivo y sus equivalentes en

Balance General del cliente correspondan a los utilizados en el Estado de Flujos

de Efectivos.

25
AUDITORIA II

CONFIRMACIN DE BANCOS Y DE OTRAS EMPRESAS FINANCIERAS

Las pruebas detalladas de transacciones y saldos para el efectivo en caja y bancos

comprenden:

a. Confirmacin de los montos de fondos en poder de terceros, como as

tambin las firmas autorizadas en el manejo de los fondos y los dems

acuerdos con las entidades financieras, es uno de los procedimientos en la

mayora de trabajos de auditora.

b. Revisin de las conciliaciones bancarias.

c. Realizacin de recuentos de efectivo y valores, cuando no son efectuados

por la empresa.

d. Revisin de la traduccin de saldos en moneda extranjera.

e. Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las

transacciones de bancos hayan sido contabilizadas.

Al realizar la confirmacin de los montos en poder de bancos y otras empresas

financieras, es necesario tener en consideracin lo siguiente:

Este procedimiento puede proporcionar una confirmacin de los saldos y o

transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de la efectividad

de los sistemas y control.

La confirmacin generalmente es requerida en todas las auditorias.

Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se usan

frecuentemente en relacin con las pruebas sobre la conciliacin de saldos

bancarios y para proporcionar evidencias de prstamos, activos entregados

en garanta de prstamos, avales y otros asuntos pertinentes.

26
AUDITORIA II

Existen formularios estndar que se utilizan para solicitar informacin

bancaria para fines de auditoria.

El nmero de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores,

como por ejemplo:

La cantidad y tipo de cuentas.

La importancia relativa y riesgo asociado con los saldos bancarios.

La evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin y

control.

La seleccin inicial de cuentas debe incluir saldos acreedores y de saldo

cero y debe hacerse mediante un mtodo al azar o sistemtica, utilizando

estratificacin cuando sea posible. Adems, las cuentas que son

consideradas significativas tambin debern ser incluidas, como por

ejemplo:

Principales bancos.

Saldos individualmente significativos.

Cuentas con problemas conocidos.

La confirmacin puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menos

que existan debilidades de control significativo.

Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los

criterios de seleccin adoptados.

La confirmacin de bancos y de otras empresas financieras, deber incluir entre

otras, los siguientes procedimientos:

1. Obtener o proponer una lista completa de todas las cuentas bancarias

existentes durante el periodo. Las cuentas corrientes, de depsito,

27
AUDITORIA II

prestamos, cartas de crdito, letras en cobranza, letras descontadas, etc.;

tambin deben ser incluidas.

2. Completar o hacer que la empresa cliente complete los formularios

estndar.

3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de

auditora. Esto puede lograse mediante la firma de la carta circular o

escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorizacin

especial vlida hasta nuevo aviso.

4. Prepara un listado de control de las confirmaciones.

5. Despachar las cartas circulares directamente, adjuntando una copia

adicional de cada solicitud para el banco.

6. Registrar las fechas de envo y recepcin en el listado de control.

7. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.

8. Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar

inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas, de la

siguiente manera:

Revisar el sobre y el formulario estndar para identificar cualquier

posible evidencia de falta de autenticidad.

Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento

inmediato.

A continuacin se presenta un modelo de carta circular a bancos y de la respuesta

correspondiente:

28
AUDITORIA II

LA ARDILLA SA.

Trujillo, 31 de diciembre del 2011

Seores

BANCO DEL NORTE SA

Av. Los Girasoles123

Ciudad.-

Me es grato dirigirme a ustedes:

Con motivo de la auditoria que se est practicando a nuestros Estados

Financieros, mucho agradeceremos llenar el formulario que se acompaa a la
presente, a la mayor brevedad posible y enviar el original directamente a
nuestros auditores:

PROMO XLVIII ASOCIADOS

Contadores Pblicos, Sociedad Civil

Jr. Pizarro 236, Trujillo

Pedimos a ustedes tener presentes las siguientes indicaciones:

1. Si la respuesta a alguna de las preguntas es ninguno, favor de hacerlo

constar as.
2. Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y acompaar las
relaciones correspondientes.
3. Srvase acompaar su respuesta con los estados y relaciones
correspondientes a las cuentas y operaciones sealadas en los acpites 2, 3
y 4, al 31 de diciembre del 2011.

Agradeciendo anticipadamente su pronta atencin a su solicitud que es de

especial inters para nosotros, nos es grato suscribirnos de ustedes.

Atentamente,

Alan Harper Cercado

Gerente General

29
AUDITORIA II

PROMO XLVIII ASOCIADOS Informacin sobre:

Jr. Pizarro 236 La Ardilla SA

Trujillo
Muy seores nuestros:

1. Las firmas autorizadas para girar cheques son segn nuestro registro:

Pueden firmar cheques

a. Individualmente Alan Harper Cercado

b. Mancomunadamente Filomena Letuna Nieto
2. Saldos que muestran nuestros libros al 31 de diciembre del 2011

Cuentas Acreedoras Nmero Moneda Inters Saldo

Cuenta corriente 147652 Soles 90,288.=

Cuenta corriente
Cuenta corriente
Cuenta ahorros
Depsitos a plazos
3. La empresa tiene a su cargo los saldos siguientes.

Cuentas acreedoras Fecha de % de inters SALDO

Vencimiento anual
Descuentos ninguno
Prstamos directos ninguno
Crditos simples ninguno
Otros ninguno

4. Cuentas de orden

Deudores por aval ninguno

Apertura de crdito ninguno
Valores en garanta ninguno
Valores en custodia ninguno

Atentamente

Carmen Silva Herrera

BANCO DEL NORTE SA.

30
AUDITORIA II

FORMATOS

31
AUDITORIA II

PROGRAMA DE AUDITORIA
CAJA Y BANCOS

CLIENTE: ____________________________________________________________________
FECHA O PERIODO DE REVISION: __________________________________________
Horas
N REF. Horas HECHO MARCAS
PROCEDIMIENTOS P/T
estimad
reales
FECHA
ORDEN as
POR USADAS

Aspectos Generales
01 Solicitar el Presupuesto de Flujo de
Efectivo (Cash Flow).
02 Solicitar el Organigrama Interno del
rea de caja y bancos.
03 Solicitar el Manual de Organizacin y
Funciones del rea de caja y bancos.
04 Solicitar el Reglamento Interno del
rea de caja y bancos.
05 Solicitar el Manual Tcnico de Proce-
dimientos del rea de caja y bancos.
06 Solicitar el Plan de Desarrollo de me-
tas y objetivos del rea de caja y
bancos.
07 Solicitar la relacin de funcionarios
responsables del rea de caja y
bancos.
Aspectos Especficos
08 Practicar un arqueo de caja.
09 Realizar una conciliacin bancaria.
10 Levantar un acta sobre el estado
situacin al del rea de caja y bancos.
11 Preparar una cdula donde figure las
cuentas aperturadas, cerradas y re-
aperturadas.
12 Preparar un papel de trabajo donde
figure los cheques girados a nombre
del gerente general, contador general
o tesorero que no representen remu-
neraciones.
13 Preparar en una cdula los giros efec-
tuados a la orden del encargado de
caja chica.
14 Preparar un papel de trabajo donde
figure la relacin de ingresos mensua-
les registrados en caja y cruzar la in-
32
AUDITORIA II

formacin con los depsitos realiza-

dos en cuenta corriente.
15 Determinar si los cargos y abonos re-
gistrados en cuenta corriente se en-
cuentran registrados en los libros.
16 Elaborar una cdula que contenga los
los importes devueltos por los ingre-
sos de ventas realizadas del periodo
sujeto a revisin.
17 Determinar si los depsitos en cuenta
son autorizados y visados por el teso-
rero o jefe del rea caja y bancos.
18 Determinar si el encargado de caja
es independiente del que maneja la
cartera de cobranza.
19 Comprobar si existe un programa de
capacitacin al personal trabajador
del rea de caja y bancos.

33
 AUDITORIA II

EFECTIVO

CUESTIONARIO PARA LA REVISN Y EVALUACIN DELSISTEMA DE

CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES N/A SI NO M/C

01. Las funciones de los encargados de valores y fondos
son tales que no manejan registros ni preparan
asientos para los libros generales de contabilidad,
cuentas por cobrar, etc. Distintos de libros de Caja.
02. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de
las personas que giran sobre ellas son debidamente
autorizadas.
03. Existen instrucciones a los bancos indicando que las
personas autorizadas para firmar cheques no pueden
delegar tal autorizacin en otros funcionarios.
04. Se avisa inmediatamente los bancos cuando una
persona autorizada para firmar los cheques deja el
empleo de la empresa.
05. Si esta situacin no se ha presentada, ha previsto la
empresa algn procedimiento para notificar a los
bancos cuando sea necesario.
06. Todas las cuentas bancaria a nombre de la empresa
estn registradas en cuentas de controlen el mayor
general o auxiliar.
07. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra estn
bajo control contable en forma talque tanto cargos
como abonos queden registrados en una cuenta de
control.
08. Mantiene la empresa un control de los cheques
postfechados.
2. RECONCILIACIN DE LOS SALDOS BANCARIOS.
01. Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente
por la empresa.
02. Las reconciliaciones bancarias son preparadas y
revisadas por empleadas por empleados que no
preparen o firmen cheques o manejen dinero de la
empresa.
03. Los extractos bancarios y los volantes de cheques
pagados se entregan directamente en sobre cerrado al
empleado que prepara las reconciliaciones.
04. Los procedimientos efectuar las reconciliaciones

34
 AUDITORIA II

contemplan todos los pasos esenciales que aseguren

una efectiva reconciliacin, particularmente en cuanto
a:
1. Comparaciones del nmero y valor de los cheques
contra el libro de salida de caja.
2. Revisin de endosos en los bancos o de los
volantes delos cheques.
3. Comparacin con los saldos del mayor general.
05. Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos
de caja revise todas las reconciliaciones y hace
averiguaciones sobre las partidas poco usuales.
3.COMPARACIN POSTERIOR DE LA RECONCILIACIN
01. Las notas relacionados con dbitos o crditos no
aceptados por el banco son recibidos por un empleado
distinto del cajero.
02. Las transacciones de caja, sin excepcin, se registran
en la fecha en que:
1. Se recibe el dinero.
2. Se expiden los cheques
4.REVISIN DE CHEQUES
01. La existencia de chequeras en blanco est controlada
en forma talque evita que personas no autorizadas
para girar cheques puedan huso independiente de
ellas.
02. La firma o contrafirma de cheques en banco est
prohibida
03. En caso contrario los empleados responsables de
cerciorar por medio de inspecciones posteriores de los
cheques o informacin comprobatoria de que tales
cheque han sido usados correctamente.
04. La prctica de girar cheques al portador est
prohibida.
05. Silos cheques son numerados consecutivamente son
anulados los daados a fin de evitar su uso y son
archivados con el propsito de controlar su secuencia
numrica
5.CONSIGNACIONES BANCARIAS
01. Se preparan duplicados delas consignaciones y estos
son sellados por el banco y archivados
cronolgicamente.
02. En caso afirmativo se comparan tales duplicados con
el libro de entradas de caja al menor en forma
selectiva, por algn diferente al cajero.
35
 AUDITORIA II

03. Se comparan tales duplicados contra los recibos de

caja para asegurarse de que los ingresos son
depositados en las mismas especies en que fueron
recibidos
6.EFECTIVO EN CAJA
01. Los fondos de caja menor mantiene bajo una base de
fondo fijo.
02. Los encargados del manejo de la caja menor son
independientes del cajero general u otro empleado que
maneje remesas u otra clase de dinero.
03. La responsabilidad principal de cada fondo est
limitada a una sola persona.
04. Los fondos de caja menor se limitan a sumas
razonables segn las necesidades del negocio.
05. Los pagos por caja menor tienen un limite mximo
asignado.
06. Los comprobantes de caja menor son preparados de
tal forma que no permitan alteraciones.
07. Los comprobantes de caja menor tienen la firma del
beneficiario.
08. Los cheques de reembolso de caja menor se giran a
favor del encargado del fondo.
09. Los anticipos a empleados hechos con el fondo de caja
menor son autorizados por un encargado responsable
que no tenga a su cargo funciones de caja.
10. Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan
los comprobantes de los gastos a fin de que sean
inspeccionadas por quien firma el cheque.
11. Se llevan a cabo arqueos peridicos del fondo de caja
menor bien sea por el departamento de auditoria
interna o por una persona independiente de las
labores de caja.

Seccin discutida con (nombre y puesto)

Seccin preparada por: Fecha:
Empresa:
Periodoque cubre laAuditoria:

36
AUDITORIA II

CASO
PRCTICO
ASOCIACIN DE PEQUEOS INDUSTRIALES Y
ARTESANOS DE TRUJILLO.

37
AUDITORIA II

PLANEAMIENTO DE AUDITORIA

1. ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

La Asociacin de Pequeos Industriales y Artesanos de Trujillo (APIAT), es

una institucin con personera legal reconocida, tiene su origen el 9 de

Marzo del ao de 1992, cuando un grupo de ms de 200 pequeos

empresarios, fabricantes de diversos productos Trujillanos, decidimos

organizarnos para asumir una gran meta.

Destacamos el aporte productivo de APIAT en la economa de la regin y del

pas sustentado en el empleo directo que brinda a 2,200 trabajadores e

indirectamente a 10,000 personas, lo que representa una importante fuerza

laboral y una significativa contribucin al PBI y al crecimiento sostenido de

la regin La Libertad.

Somos conscientes que el fomento de empleo es un factor gravitante para

combatir la pobreza y con esa mstica de trabajo nuestra institucin est

generando oportunidades de desarrollo de vida para la gente ms

necesitada, porque estamos convencidos que la frmula para sacar a

nuestro pas adelante es: INVERSIN + TRABAJO = MENOS POBREZA.

Con fe y esperanza, respaldados por nuestro aporte a la economa del pas,

las 218 pequeas industrias y todos los trabajadores que conforman la

familia APIAT, recibimos con satisfaccin el da 16 de Octubre del 2009, la

concrecin de la transferencia definitiva y ttulo de propiedad del terreno

estatal que nuestros asociados ocupan desde 26 aos en la esquina de la

Av. Espaa y Jr. Zela, centro comercial emblemtico que se ha ganado un

sitial en Trujillo, cuya existencia y trayectoria se debe a la acogida generosa

38
AUDITORIA II

que brindan a nuestros productos los numerosos clientes locales,

nacionales y extranjeros.

2. PRINCIPALES FUNCIONARIOS

Presidente: ING. Milton Solrzano Ibez

Vicepresidente: Ing. Carlos Aron Alfaro Ramosg

Director de actas y archivos: Filomena Margarita Paredes Cevallos

Director de economa y finanzas: Margot Rodrguez Mendoza

Director de defensa institucional: Segundo Pablo Moreno Bustamante

Director de organizacin: Nicols Ruiz Narvez

Director de extensin de cultura, asistencia social y deportes: Santos

Vargas Alayo

Director de promocin industrial y comercio: Nilder Ventura Revilla

3. OBJETIVO DE LA AUDITORA

El objetivo de nuestro trabajo fue verificar las liquidaciones de caja emitidas

por la oficina de tesorera en el ao 2012.

4. ALCANCE DE LA AUDITORIA:

Para el desarrollo de nuestra labor se cont con las Liquidaciones de caja,

estados de cuenta corriente, voucher depsitos bancarios y comprobantes

de pago emitidos correspondientes al 2011 y 2012.

5. PROGRAMA DE AUDITORIA:

39
AUDITORIA II

6. PERSONAL:

N NOMBRE DNI CARGO PROFESIN N MAT. HORAS DAS

ASIGNADAS TILES
01 Diana Auditor
47349982
Orozco Supervi CPCC 25687 20 2
Graos sor
02 Henry Auditor
45249834
Merejildo Master CPCC 25348 20 2
Arce
03 Ana Toribio Auditor
44258793
Quiones Senior CPCC 25634 20 2

40
 AUDITORIA II

EFECTIVO

CUESTIONARIO PARA LA REVISN Y EVALUACIN DELSISTEMA DE

CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES N/A SI NO M/C

01.Las funciones de los encargados de los fondos son El contador es el que se

tales que no manejan registros ni preparan asientos encarga de elaborar todos
x
para los libros generales de contabilidad, cuentas por los documentos y libros
cobrar, etc. contables.

02.La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de

Las cuentas son
las personas que giran sobre ellas son debidamente x
mancomunadas
autorizadas.

03.Existen instrucciones a los bancos indicando que las

No contamos con una
personas autorizadas para firmar cheques no pueden x
chequera
delegar tal autorizacin en otros funcionarios.

04.Se avisa inmediatamente los bancos cuando una

persona autorizada para firmar los cheques deja el x
empleo de la empresa.

05.Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa

Solo nos guiamos por los
estn registradas en cuentas de control en el mayor x
extractos bancarios
general o auxiliar.

2. RECONCILIACIN DE LOS SALDOS BANCARIOS.

No hay nadie encargado

01.Las cuentas bancarias son reconciliadas
x precisamente de conciliar las
regularmente por la empresa.
cuentas.

02.Las reconciliaciones bancarias son preparadas y

revisadas por empleadas que no preparen o firmen x
cheques o manejen dinero de la empresa.

05.Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos

de caja revisa todas las reconciliaciones y hace x
averiguaciones sobre las partidas poco usuales.

41
 AUDITORIA II

3.EFECTIVO EN CAJA

Si, aunque cuando son

01.Los fondos de caja menor se mantienen bajo una insuficiente, lo restante se
x
base de fondo fijo. cubre con los ingresos del
da.
02.Los encargados del manejo de la caja menor son La SrtaYessica es la
independientes del cajero general u otro empleado que x encargada de todos los
maneje remesas u otra clase de dinero. movimientos de caja menor.

03.La responsabilidad principal de cada fondo est

x
limitada a una sola persona.

04.Los fondos de caja menor se limitan a sumas

x
razonables segn las necesidades del negocio.

05.Los pagos por caja menor tienen un limite mximo cubren montos menores o
x
asignado. iguales a S/. 25

06.Los comprobantes de caja menor son preparados de

x
tal forma que no permitan alteraciones.

07.Los comprobantes de caja menor tienen la firma del Son impresas y registradas
x
beneficiario. por un sistema.

08.Los anticipos a empleados hechos con el fondo de

caja menor son autorizados por un encargado x
responsable que no tenga a su cargo funciones de caja.

09.Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan

los comprobantes de los gastos a fin de que sean x
inspeccionadas por quien devuelve el dinero.

11.Se llevan a cabo arqueos peridicos del fondo de caja

No contamos con un dpto de
menor bien sea por el departamento de auditoria interna x
Auditora Interna.
o por una persona independiente de las labores de caja.

Seccin discutida con (nombre y puesto) YESSICA VENTURA HILARIO

Seccin preparada por: ANA TORIBIO QUIONES Fecha:20 04 - 2012
Empresa: APIAT
Periodoque cubre laAuditoria: 2011 - 2012

42
AUDITORIA II

INFORME 2012

Trujillo, 23 de Abril de 2012.

Seores: CarlosMiano y Elena Sandoval Valdiviezo

Comit de Fiscalizacin

Asociacin de Pequeos Industriales y Artesanos de Trujillo.

Asunto: Informe de Arqueo de Caja y Conciliaciones de Efectivo

Nos es grato saludarles y a la vez alcanzarle las observaciones encontradas en la revisin

especial practicada a su representada sobre las Liquidaciones de caja y Conciliaciones de Efectivo

correspondiente al ao 2011 - 2012.

Estas observaciones se remiten a su despacho a efecto que se tomen las medidas

correctivas del caso. Al respecto acompaamos en forma detallada cada una de las observaciones

con sus respectivos anexos.

Cualquier aclaracin sobre el informe emitido, nos encontramos a vuestra disposicin.

Atentamente

PROMO XLVIII ASOCIADOS

43
AUDITORIA II

ASOCIACIN DE PEQUEOS INDUSTRIALES Y

ARTESANOS DE TRUJILLO.

DESCRIPCION DE NUESTRO TRABAJO.

Para el desarrollo de este trabajo especial se realiz el siguiente procedimiento:

1. Se verific las Liquidaciones de caja y los comprobantes de pago que

sustentan el ingreso.

2. Luego se procedi a verificar que todos los ingresos netos fueran

depositados en el banco.

A continuacin detallamos los Hallazgos ms relevantes alcanzados dentro del

procedimiento de nuestro trabajo:

OBSERVACION 01: DEPOSITOS DE INGRESOS EN LA CAJA

TRUJILLO MAYOR A 5 DIAS.

Segn conversacin con el Srta. Yessica Ventura Hilario, trabajadora del

rea de Contabilidad encargado de revisar las liquidaciones de caja, nos

manifest que el dinero recaudado por los ingresos que figuran en las

Liquidaciones de Caja, deben de depositarse en el mismo da o mximo

al da siguiente, dicha instruccin fue impartida en forma verbal, ya que

la empresa no cuenta con un Manual de Organizacin, Funciones y

Procedimientos Aprobados y entregados a los trabajadores.

Sin embargo se comprob que, durante los meses verificados

correspondientes a los meses de Enero Marzo 2012 existen depsitos

bancarios hasta con retraso de 15 das (Anexo_01), evidencindose que

44
AUDITORIA II

las liquidaciones de Caja no son sustentadas con sus depsitos al da

siguiente.

OBSERVACION 02: FALTA DE CONTROL EN LOS CARDEX DE LOS

SOCIOS.

Al verificar los cardex cancelados del ingreso de socios se encontr que

la tarjeta del socio Totocayo Casanova Gustavo Milton aparece como

cancelada, teniendo un saldo de $140 (Ciento Cuarenta Dlares

Americanos), cuyo pago de los mismos no aparecen sustentados en

ningn comprobante.

OBSERVACION 03: LOS ESTADOS DE CUENTA NO ESTAN

CORRELATIVOS.

Al revisar los archivos de Estados de Cuenta, se encontr que stos no

estaban completos, faltando los correspondientes a las fechas del 01-01-

2011 al 30-04-2011, no pudindose comprobar los depsitos que

deberan efectuarse el 24-01-2011 con comprobante n 400 por $ 1,000

(Mil Dlares Americanos), el 31-01-2011 con comprobante n 598 por $

1,000 (Mil Dlares Americanos) ni el del 09-03-2011 con comprobante

n 1596 por $ 1,000 (Mil Dlares Americanos).

OBSERVACION 05: LOS DEPSITOS NO SON REALIZADOS DE

MANERA DISCRIMINADA EN LA CUENTA DE DLARES DE LA CAJA

TRUJILLO.

Se observa que los depsitos de los nuevos socios no se realizan de

manera separada, no pudiendo as determinar a quienes les

45
AUDITORIA II

corresponde, tal es el caso del Socio Mantilla Alvarado Patricia (Stand N

86) quien cancel $ 500 (Quinientos Dlares Americanos) con fecha 26-

06-2011, y no hay un depsito inmediato de dicho importe, siendo

depositado el 01-07-2011 pero en manera conjunta con otros pagos.

OBSERVACION 05: INCREMENTO DE SUELDOS.

Al verificar la Planilla de sueldos verificamos el aumento parcial en las

remuneraciones del Personal Administrativo, existiendo en el caso de la

Srta. Yessica Ventura Hilario un aumento de S/. 400 (Cuatrocientos

Nuevos Soles), siendo el nuevo sueldo S/. 1,200 (Mil Doscientos Nuevos

Soles), mientras que en el caso de la Srta. Karina el aumento fue de S/.

225 (Doscientos Veinticinco Nuevos Soles), llegando a un sueldo de S/.

900 (Novecientos Nuevos Soles).

CONCLUSIONES:

Se realiz la verificacin de los comprobantes de ingresos y

egresos de caja del mes de marzo del 2012, constatando que stos

son emitidos correlativamente y registrados automticamente por

el sistema.

La entrega de los ingresos de Efectivo por concepto de SS.HH. y

La Bodeguita son diarios, mientras que de los juegos mecnicos

son semanales y stos se realizan con la presencia de un fiscal.

Se comprob que la empresa muestra una carencia de control

interno en los procesos de emisin de tickets en los servicios

higinicos, puesto que en los reportes alcanzados en los

46
AUDITORIA II

cuadernos, el efectivo reportado siempre es mayor que los tickets

emitidos.

La cuenta de soles no tiene mucho movimiento, puesto que los

ingresos recaudados son utilizados generalmente de manera

inmediata.

Al preguntar sobre el destino de los desembolsos de la Cuenta de

Dlares, la Srta. Yessica Ventura Hilario manifest que stos se

utilizan para completar los pagos efectuados a Hidrandina,

Sedalib y personal.

La caja chica cubre gastos menores o iguales a S/. 25

(Veinticinco Nuevos Soles), como movilidad y otros.

Las cancelaciones de los gastos se realizan en efectivo.

Los recibos de Hidrandina correspondientes a los meses de enero

- marzo 2012 estn cancelados por la Asociacin, estando

pendiente de cobro a los asociados por un monto S/ 4,000.20

(Cuatro Mil y 20/100 Nuevos Soles).

No se revisan los reportes generados por la entidad financiera y

los depsitos que debieron hacerse en forma oportuna, producto

de la recaudacin de ingresos.

No se cuenta con un cuaderno de cargo, con el cual se lleve un

mejor control del manejo de documentos.

Los ingresos de los SS.HH. no son suficientes para cubrir los

gastos que stos demandan como por ejemplo el recibo de agua,

insumos necesarios y el sueldo de la trabajadora, teniendo que la

asociacin asuma la diferencia.

47
AUDITORIA II

RECOMENDACIONES:

Teniendo en cuenta la antigedad de los vales encontrados en

caja, se recomienda dar un plazo mximo de regularizacin (15

das) o en caso contrario responsabilizar el gasto a la persona que

lo autoriz.

Los Estados de Cuenta deben obtenerse mensualmente y no

esperar alguna fiscalizacin para solicitarlos, conciliarlos y

archivarlos.

Los ingresos debern ser depositados en su totalidad diariamente

en la cuenta de la Caja Trujillo.

Se recomienda a la Administracin de esta Asociacin, contar con

una chequera, para un mejor control de los desembolsos, puesto

que stos se realizan por cuantiosos montos que no son

justificados de manera detallada.

Implementar una poltica de pago a proveedores, estableciendo el

ltimo da de la semana como fecha de cancelacin, para un

mejor control.

Implementar una medida de control interno para mejorar la

recaudacin de ingresos, sin que estos puedan ser alterados.

48