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01 23/03/2015 ELABORACIN JOS SEGURA AYARZA

1) OBJETIVO
Establecer, mantener y garantizar una comunicacin suficiente y oportuna tanto internamente en
cada nivel de la unidad de Sealizacin Martima del Caribe, como tambin de las partes interesadas
externas.

2) ALCANCE
Este procedimiento aplica para la comunicacin interna y externa de todas las reas de la unidad de
Sealizacin Martima del Caribe.

3) DEFINICIONES
a) Comunicacin: dar a conocer la informacin de manera lgica, clara y oportuna entre un
emisor y uno o varios receptores, ya sea en forma oral, escrita o cualquier otro medio, con la
finalidad de que exista retroalimentacin entre las dependencias integrantes.
b) Comunicacin externa: recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de
las partes interesadas externas.
c) Comunicacin interna: mantener un grado de informacin entre los diversos niveles de la
unidad y funciones de la organizacin.
d) Consulta: opinin o juicio que se pueda dar alguien de manera verbal o escrita sobre un tema
en particular.
e) Divulgacin: expresin de una idea que con el consentimiento de la direccin se haga
accesible por primera vez al pblico en cualquier forma.
f) Medios de comunicacin: elementos que facilitan el transporte de la informacin entre
personas.
g) Participacin: intervenir en algn asunto.
h) Queja: manifestacin de la inconformidad en consecuencia de un dao.
i) Reclamo: seal repetitiva de la generacin de un incumplimiento.
j) Sugerencia: peticin o proposicin de una idea .
4) PROCEDIMIENTO

4.1) COMUNICACIN INTERNA

4.1.1) Va de comunicacin
Toda la comunicacin interna que tenga que ver con medio ambiente y salud ocupacional deber ser
dirigida al Responsable del SGI, quien realizar la identificacin de la persona que lo est solicitando
y de la situacin que se est presentando siguiendo cualquiera de los medios de comunicacin
descritos en el numeral 4.1.3 del presente procedimiento

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4.1.2) Revisin de la comunicacin

Revisar la comunicacin e informar al rea o proceso directamente implicada.
4.1.3) Medios de comunicacin
Los medios de comunicacin establecidos para lograr una comunicacin interna eficiente se
encuentran los siguientes:
Reuniones: reunin de varias personas para tratar algn asunto en especfico.
Carteleras informativas: espacios donde informa al personal sobre los ltimos acontecimientos.
Seales: son para ordenar o informar sobre algo, el cual, va dirigido al Jefe de rea.
Correo electrnico: enviar y recibir mensajes va internet.
Intranet: red de ordenador conectado a internet para compartir sistemas de informacin de la
unidad.
Telfonos: transmitir mensajes de forma verbal.
Celulares: transmitir mensajes de forma verbal.
Oficios: son documentos que pueden ser informes, solicitudes u rdenes.
Seales: son documentos de carcter militar que se utilizan para dar rdenes o informar.
Memorando: comunicacin escrita o electrnica interna entre las reas.
Comunicados: documentos de circulacin interna netamente informativos, no implican
obligatoriedad.
Correo electrnico: enviar y recibir mensajes va internet.

La comunicacin interna debe realizarse entre los diferentes niveles de la unidad, considerando
tambin a contratistas y visitantes.
4.2) COMUNICACIN EXTERNA
4.2.1) Verificacin de la comunicacin
Verificar si la comunicacin corresponde a una queja, sugerencia o un incumplimiento legal como
impacto ambiental o como riesgo ocupacional de las partes interesadas externas o de la comunidad
aledaa a la empresa.
4.2.2) Recepcin de las comunicaciones externas
Registrar las comunicaciones externas hechas por la comunidad tales como quejas, sugerencias,
reclamos y consultas en el formato adjunto Consultas, quejas y reclamos, el cual, deber ser
diligenciado por el Experto en Prevencin de Riesgos .
4.2.3) Va de comunicacin
Luego de diligenciar el formato F 03. 03. 01, enviar las comunicaciones al funcionario que
corresponda

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4.2.4) Medios de comunicacin

Los medios de comunicacin establecidos para lograr una comunicacin externa eficiente se
encuentran los siguientes:

Telfonos: transmitir mensajes de forma verbal.

Celulares: transmitir mensajes de forma verbal.
Memorando: comunicacin escrita o electrnica interna entre las reas
Correo electrnico: dirigir quejas y preguntas al correo electrnico de la empresa
Oficios: son documentos que pueden ser informes, solicitudes u rdenes.

4.2.5) Plan de accin

Enviar la comunicacin al rea encargada siguiendo el conducto regular. Si no se considera como
ninguno de los mencionados en el numeral 3, se analiza la informacin y se establece si se requiere
de un Plan de Accin para dar una pronta respuesta.

4.2.6) Notificacin
Notificar a la parte interesada y entregar una copia al Responsable del SGI.

4.2.7) Respuesta de la comunicacin

Una vez solucionada la queja, solicitar un documento escrito en donde se manifieste la conformidadd
de la queja e informar inmediatamente a la Jefatura de la empresa.

4.3) PARTICIPACIN Y CONSULTA

4.3.1) Participacin
Todo el personal deben estar informados acerca de los modos de participacin, teniendo en cuenta
los asuntos de medio ambiente, de salud ocupacional y de seguridad industrial.sern manejados por
el Experto en Prevencin de Riesgos.
Todo el personal debe seguir como conducto regular la comunicacin con sus superiores

4.3.2) Consulta
La Jefatura consultar al personal con anticipacin la adopcin de las decisiones referentes
a: La planificacin y organizacin del trabajo en la empresa. Las comunicaciones de la
empresa.

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La introduccin de nuevas tecnologas o nuevos mtodos.

Los procedimientos de informacin y documentacin.
La organizacin y desarrollo de las actividades de medio ambiente y salud ocupacional que se
desarrollen en la empresa.
Cualquier otra accin que pueda tener efectos sustanciales sobre el medio ambiente y la salud
ocupacional.
La consulta con los contratistas en donde haya cambios que afecte el SGI.

De acuerdo con la consulta realizada al personal de la empresa, si no ha habido reclamo alguno, la

empresa supondr la aprobacin de los consultados. Dado el caso que el personal d su opinin, esta
ser consultada y valorada por la unidad.

5) RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de la Jefatura recibir, documentar y responder a las comunicaciones que puedan

realizar la comunidad, contratistas y organismos de gobierno establecer estrategias para llevar a cabo
las comunicaciones de la organizacin.

6) DOCUMENTACIN ASOCIADA

Formulario Consultas, quejas y reclamos

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