Mapa de Procesos

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS
ESTRATGICOS
CA A
ATGI CIER AD
ESTR FINAN CALID
PROCESOS
N N DE
EACI EACI N
PLAN MISIONALES PLAN GESTI
DOCENCIA INVESTIGACIN EXTENSIN

USUARIOS Y
PARTES
INTERESADAS GESTIN DE ADMISIN, GESTIN GESTIN GESTIN DE RECURSOS
REGISTRO Y CONTROL BIENESTAR DOCENTE UNIVERSITARIO BIBLIOGRFICOS
ACADMICO UNIVERSITARIO
PROCESOS DE
REQUISITOS APOYO
NO
AL HUMA
RACTU TICOS TO CIERA
CONT INFORM TALEN FINAN
N N N
GESTI AS GESTI CIOS GESTI
SISTEM SERVI
DE DE
N N
PROCESOS DE
GESTI GESTI
GESTIN DE CONTROL EVALUACIN
EVALUACIN DEL USUARIO

USUARIOS Y
PARTES
INTERESADAS
SATISFACCIN
PROCESO ESTRATGICO FCA. - 01
Versin 02
PLANEACIN ESTRATGICA Actualizacin 02-08-
06
OBJETIVO Proponer y definir polticas y estrategias de desarrollo para la Universidad Pedaggica Nacional.
ALCANCE Comprende la planificacin, direccin, seguimiento y evaluacin de los procesos de la UPN .
Este proceso es responsabilidad de las unidades acadmicas y administrativas de direccin, el
RESPONSABLE Rector y la Oficina de Desarrollo y Planeacin, como unidad asesora de la Rectora.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Unidades de direccin Plan Nacional de Plan de Desarrollo Todos los procesos
Oficina de Desarrollo y Desarrollo Institucional del Sistema de
Planeacin PEI Planes de Accion Gestin de Calidad
Proceso de evaluacin del Programa de Ejecucin Listado de proyectos Usuarios
PDI PRO04ODP Rectoral Formulacin del Plan de Plan Operativo Docentes y
Rector elegido Evaluacin del Plan de Desarrollo Institucional plurianual de Inversin funcionarios
Unidades academicas y Desarrollo anterior Lineamientos
administrativas Documentos de contexto financieros para la Planeacin
Comunidad universitaria Normatividad aplicable ejecucin del PDI financiera
Organismos externos Presupuestal
Formulador del proyecto Plan de Desarrollo Documento tcnico de Unidades de
Centros de Responsabilidad Institucional la formulacin del Direccin
Oficina de Desarrollo y Ficha de programacin del proyecto. Centros de
Planeacin Banco de Proyectos de la Ficha de programacin Responsabilidad
Asignacin presupuestal del UPN Formulacin de proyectos para registrar en el Unidades de
MEN segn Ley 30 de 1993. Criterios de programacin de inversin Banco de Proyectos de Seguimiento de los
presupuestal de inversin Inversin. proyectos.
Criterios para la Concepto de Coordinadores de
elegilibidad y viabilizacin elegibilidad por los proyecto
de proyectos de inversin. Centros de Organismos de
Documentos de contexto Responsabilidad. Control
Coordinadores de proyecto Plan de Desarrollo Fichas de
para la formulacin de Concepto de viabilidad Ministerio de
Unidades de Seguimiento Institucional. autoevaluacin de
proyectos. tcnica por parte de la Educacin.
Divisin Financiera Fichas de programacin de proyectos diligenciadas.
Informe de Seguimiento de ODP Departamento
proyectos de inversin, Informe semestral y
Proyectos de Inversin Seguimiento y evaluacin Anteproyecto de Plan Nacional de
registradas en el Banco de anual de consolidada
Proyectos. de Proyectos de Inversin Operativo Anual de Planeacin.
Inversiones.
Ejecucin presupuestal y
financiera de inversin.
Oficina de Desarrollo y Planeacin

3 / 37 Ficha de caracterizacin .
Sistema de Gestin de Calidad
Versin 02
06
Coordinadores de proyecto Plan de Desarrollo Fichas de Coordinadores de
Unidades de seguimiento Institucional autoevaluacin de proyectos
Todas las dependencias Fichas de Registro de proyectos Unidades de
ODP Proyectos Fichas de seguimiento
DFN Documentos de Planes de autoevaluacin de Unidades de
Comunidad Universitaria Accin de las diferentes planes de accin direccin
dependencias Documento de ODP
Documentos de programas Evaluacin del PDI evaluacin de DNP
del PDI programas MEN
Plan Operativo Anual de Informe consolidado de Organismos de
Inversiones proyectos control
Ejecucin presupuestal Informe consolidado de Comunidad
planes de accin universitaria
Informe consolidado de Proceso de
programas formulacin
Unidades acadmicas y Solicitudes previamente Documentos de Unidades de
administrativas aprobadas y viabilizadas estudios de factibilidad direccin
ODP por la instancia Documentos de Rector
Rectora competente, de las estudios de oferta y Organismos de
diferentes unidades demanda control
acadmicas y Documentos de MEN
administrativas estudios tcnicos Facultades
Formulario de recoleccin Elaboracin de estudios Departamentos
de datos para proyeccin tcnicos Proceso de
de estudios presupuestacin
Documentos conceptuales
de soporte
Informacin estadsticas
bsicas de la Universidad
Documentos de contexto
Normatividad aplicable
Necesidades

Versin 02
06
Todas las unidades Documentos de estudio de Documento Boletin Proceso de
academicas y Oferta y Demanda Estadistico formulacin del PDI
administrativas de la Informacin de soporte a Matriz indicadores SUE (doc de contexto)
Universidad, identificadas la oferta Matriz indicadores de Informes de gestin
como fuente de informacin Protocolos para gestin de la MEN
Organismos externos (MEN, construccin de Caracterizacin Universidad - PDI Organismos de
ICFES,etc.) indicadores estadstica de la UPN Informacin para bases control
Bases de datos de datos del MEN y Unidades de
institucionales organismos del sector direccin
Solicitudes de diferentes Documentos Unidades
unidades acadmicas y institucionales acadmicas y
administrativas Informes para administrativas
Consolidacin de organismos de control SUE
indicadores SUE.
Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento
Infraestructura PRO01ODP Plan de FOR00018 Formato de NTC-ISO 9001:2000: 4.1, Las Vicerrectoras
Hardware y Software-Red Desarrollo Institucional seguimiento y evaluacin 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, revisan
Papelera APL00002 Banco de FOR00017 Ficha de 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.1, programacin
Archivadores proyectos registro y actualizacin de 5.5.2, 5.6, 8.2.3, 8.2.4, financiera y
Programa de Ejecucin proyectos 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, formulacin tcnica
Rectoral Oficio con proyectos 8.5.3 de los proyectos
Manual de calidad viabilizados Acuerdo 107 de 1993 antes de su
PRO03SGC Acciones Acta de planificacin de NOR00005 aprobacin.
correctivas calidad Decreto 2902 de 1994 Comit Rectoral
PRO04SGC Acciones Ficha de evaluacin de los por el cual se aprueba estudia y aprueba
preventivas proyectos el Acuerdo 076 de 1994, los proyectos.
PRO06SGC Control de no Evaluacin tcnica del PDI por el cual se fija l Consejo Superior
conformidades Informe de seguimiento aprueba el PDI.
Dos veces al ao se
revisa el avance los
proyectos en
ejecucin.

Versin 02
06
Medicin
Frecuencia
Indicador Formula
Planes de accin Medicin Metas
formulados
Planes de accin
Planes de
Planes de accin
accin
Evaluacin planes de programados
evaluados
accin planes de accin
Seguimiento y evaluacin formulados
Proyectos evaluados
de proyectos Proyectos formulados

PROCESO ESTRATEGICO
FCA - 02
PLANEACIN FINANCIERA Versin 02
Actualizacin 02-08-06
Programar los recursos financieros de la Institucin a travs del presupuesto anual de ingresos y gastos, para
OBJETIVO garantizar una optima distribucin de los mismos, con base en el Plan de Desarrollo Institucional.
ALCANCE Aplica para la proyeccin de ingresos y gastos de todos los rubros del presupuesto de la Universidad.
El proceso es responsabilidad de la Oficina de Desarrollo y Planeacin en lo correspondiente a la consolidacin del
RESPONSABLE presupuesto de funcionamiento e inversin de la Universidad.
La responsabilidad de la ejecucin y seguimiento del presupuesto de funciona
Oficina de Desarrollo y Formularios de consolidacin Informacin Oficina de Desarrollo y
Planeacin de requerimientos por Identificacin y cuantificacin de consolidada de los Planeacin
dependencia necesidades presupuestales diferentes Centros de
requerimientos de los responsabilidad
centros de
Todos los centros de Informacin consolidada en Anteproyecto de Oficina de Desarrollo y
responsabilidad los formularios de registro de Anteproyecto de presupuesto de funcionamiento Planeacin
necesidades de las funcionamiento
respectivas unidades
acadmicas y administrativas
Oficina de Desarrollo y Comunicaciones para la Anteproyecto de presupuesto de Consolidacin del Plan Oficina de Desarrollo y
Planeacin formulacin de proyectos de inversin Operativo Anual de Planeacin
inversin Inversin Centros de
Oficina de Desarrollo y Anteproyecto de presupuesto Acuerdo de aprobacin Rectora
Planeacin de Funcionamiento e del presupuesto de la Comisin presupuestal
Inversin Plan de Desarrollo Presentacin y aprobacin del Universidad. Consejo Acadmico
presupuesto UPN Resolucin de Consejo Superior
liquidacin del Organismos de Control
presupuesto de Ministerio de Educacin
IDENTIFICACIN DE Formularios diligenciados,
Infraestructura NECESIDADES [NUEVO] Proyecto de presupuesto, Acuerdo NTC-ISO 9001:2000: Los centros de
tiles de Oficina PRO01VAD Anteproyecto de Consejo Superior y Resolucin 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, responsabilidad revisan la
Recursos Tecnolgicos presupuesto de de Liquidacin de Presupuesto 5.3, 5.4, 6.1, 8.2.3, informacin entregada por
funcionamiento 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, los centros de costo.
8.5.2, 8.5.3 El consejo superior
Acuerdo 029 de 2000 aprueba el presupuesto,
PROxx Estatuto financiero y previo aval de: Rectora,
Ante presupuestal Comisin Presupuestal y
Resolucin N. 0693 Financiera y Consejo
Manual de Acadmico
programacin Divisin Financiera realiza
presupuestal un seguimiento
NOR0071.
Resolucin N. 0694
Manual

7 / 37 Ficha de Caracterizacin .
PROCESO ESTRATEGICO
FCA - 02
PLANEACIN FINANCIERA Versin 02
Programar los recursos financieros de la Institucin a travs del presupuesto anual de ingresos y gastos, para
OBJETIVO garantizar una optima distribucin de los mismos, con base en el Plan de Desarrollo Institucional.
ALCANCE Aplica para la proyeccin de ingresos y gastos de todos los rubros del presupuesto de la Universidad.
El proceso es responsabilidad de la Oficina de Desarrollo y Planeacin en lo correspondiente a la consolidacin del
RESPONSABLE presupuesto de funcionamiento e inversin de la Universidad.
La responsabilidad de la ejecucin y seguimiento del presupuesto de funciona
Medicin
Frecuencia
Indicador Formula Metas
Medicin
1. Ejecucin presupuestal gastos Recursos ejecutados
funcionamiento Recursos apropiados Semestral
Recursos ejecutados
2. Ejecucin presupuestal inversin
Recursos apropiados Semestral
3. Ejecucin presupuestal ingresos Recursos recaudados
funcionamiento Recursos apropiados Semestral

MACROPROCESO DE PLANEACIN
PROCESO GESTIN DE CALIDAD F-CA-PR-GC.
Versin 03
Dotar al Sistema de Gestin de Calidad de herramientas y metodos que garanticen su documentacin, implementacin, mantenimiento y
OBJETIVO mejora continua.
ALCANCE Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad
Este proceso es coordinado por el representante de la direccin para el sistema de gestin, con el apoyo, en la parte operativa, de los
RESPONSABLE lderes de proceso.
SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la rama ejecutiva del
poder pblico y en y en otras instituciones prestadoras de servicios,
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Tcnica de
Resolucin 0190 de 2005:
Calidad en la Gestin Pblica,
Decreto 3622 de 2005: por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se
reglamenta el Captulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo
Administrativo.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS

Gobierno Nacional Normatividad, Poltica de Calidad Procesos de la Universidad
Ministerio de Educacin Directrices, Objetivos de Calidad Pedaggica Nacional,
Usuarios Solicitudes de mejora. Planeacin del Sistema de Gestin de Manual de Calidad Estudiantes,
P
Procesos de la Universidad Necesidades y expectativas Calidad Mapa de Procesos Docentes
Pedaggica Nacional de los usuarios Caracterizaciones de proceso Funcionarios Acadmicos y
Partes Interesadas Procedimientos Administrativos.
Procesos de la Universidad Solicitud de modificacin a Procedimientos actualizados Procesos de la Universidad
Gestin de procedimientos y
Pedaggica Nacional los procesos P Listado maestro de Pedaggica Nacional
documentos
documentos actualizado
Procesos de la Universidad Registros generados por los Tablas de retencin Procesos de la Universidad
Pedaggica Nacional procesos de la Universidad. Control de registros H documental Pedaggica Nacional
Usuarios y partes Listado maestro de Registros
interesadas
Todos los procesos Notificacin de no Informe de no conformidades Todos los procesos
Usuarios y partes conformidad Estadsticas
interesadas Reportes de revisin de Control de no conformes H Acciones de mejora
procesos
Quejas y reclamos
Oficina de Control Interno Programa de Auditoras Informe de auditora Todos los procesos
Auditoras Internas V
Representante de la Alta direccin
Direccin

Versin 03
Todos los procesos Quejas, reclamos, Plan de Mejoramiento Todos los procesos
Usuarios y partes problemas Informe seguimiento Plan de Alta direccin
interesadas No conformidades Mejoramiento
Mails, informes de auditoria
Resultados de la eficacia de Acciones correctivas y preventivas A
las acciones tomadas
Resultados de encuestas de
satisfaccin,
Anlisis de riesgos
Procesos del SGC Desarrollo de la poltica de Informe de revisin por la Procesos del SGC
calidad, objetivos de Direccin y Plan de Personal de la UPN
calidad y SGC Mejoramiento Usuarios y proveedores
Resultados de auditoras,
Retroalimentacin del
cliente, Desempeo de los
procesos y conformidad del
servicio,
Estado de las acciones
correctivas y preventivas, Revisin por la Direccin A
Acciones de seguimiento de
revisiones previas
efectuadas por la direccin,
Cambios que podran
afectar al sistema de
gestin de la calidad,
Recomendaciones para la
mejora, y
Riesgos actualizados e
identificados para la
entidad.

Versin 03
Recursos Documentos Registros Requisitos Polticas de Operacin
MC- 001 - Manual de Calidad Solicitudes de modificacin a Este proceso es transversal al
Disponibilidad del Sistema PRO01SGC Gestin de procesos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, Ssitema de Gestin de Calidad;
Lderes de Proceso procedimientos y Revisiones por la Direccin - 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, cada lder de proceso es
Equipo Facilitador documentos Actas Comit de Calidad 5.4, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, responsable por su aplicacin al
Archivadores PRO08DSG Control de Programa de auditora 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 interior del proceso que ldera.
Espacio para administracin registros Plan de auditora El Representante de la
de registros PRO03SGC Acciones Equipo auditor Direccin ser el responsable de
preventivas y correctivas. Informes de auditoras la divulgacin y seguimiento a la
PRO04SGC Auditoras Registros de competencia del equipo implementacin del proceso.
internas auditor
PRO05SGC Control de no Resultados de la medicin y anlisis
conformidades de datos de los procesos
FORXXGC - Listado Maestro Resultados de encuestas de
de Documentos satisfaccin
FORXXGC- Listado Maestro Reportes de producto no conforme
de Registros Plan de Mejoramiento por procesos
Registros de divulgacin del Sistema
MEDICIN Control de documentos obsoletos
INDICADOR TIPO
Documentacin de los
Efectividad
procesos
Auditoras internas Eficacia - efectividad
Control de no conformes Eficacia
Acciones correctivas Efectividad
Acciones preventivas Efectividad
Se ajusta el objetivo, CONTROL DE CAMBIOS

Se incluye la normatividad externa e interna aplicable al proceso
FECHA MODIFICACIN REVIS APROB
Se aclara el alcance del proceso
Se incluye el procedimiento de planeacin del Sistema de Gestin
Se realizan ajustes en los usuarios
se aclara el producto del proceso
Se desagregan las actividades en el ciclo P.H.V.A
Se incluyen en los documentos el Manual de Calidad
3/5/2008 Se modifican los registros incluyendo los requeridos por la Angel Eduardo Moreno Angel Eduardo Moreno
NTCGP1000.

PROCESO MISIONAL
GESTIN DE ADMISIN, REGISTRO Y CONTROL ACADMICO FCA - 06
Versin 02
Actualizacin
Administrar, gestionar y controlar la informacin acadmica de planes de estudio y estudiantes 20-04-07
de pregrado y
OBJETIVO postgrado.
ALCANCE Aplica para la informacin generada en la inscripcin, permanencia y retiro de los aspirantes, admitidos y
estudiantes
Este procesodeeslaresponsabilidad
UPN. de la Divisin de Admisiones y Registro en cabeza del Jefe, dependiente de
RESPONSABLE Vicerrectora Acadmica.
Facultades Asignacin de aulas para Departamentos,
Departamentos Administracin Gestin de clases de pregrado y
Coordinaciones Requerimiento de espacio fsi Espacios Fsicos postgrado Facultades
Listado de solitudes
aprobadas negadas y Aspirante, Divisin de
Aspirante a nueva admisin Solicitud de nueva admisin Nueva admisin
condicionadas Admisiones
Aspirante, Estudiante,
Aspirante a reingreso Solicitud de reintegro Reintegro
Solicitudes aprobadas y Departamentos y
Solicitud de transferencia int negadas Divisin de Admisiones y
Estudiante Transferencias Interna
Solicitud de transferencia ext Registro
Aspirante Transferencias Externa
Aspirante Pin
Consejo Acadmico Programas a ofrecer Consolidado de aspirantes DAR
Cupos Inscripcin de aspirantes inscritos Departamentos
DAR
Calendario de admisiones Programas
Estudiante
Estudiante Solicitud del estudiante Cancelacin Parcial y total
Solicitud aprobada Divisin de Admisiones y
del registro
Registro
Aspirantes
Admitidos
DAR
DAR Consolidado de aspirantes Resultados de pruebas
Seleccin Divisin de Bienestar
Divisin de Sistemas inscritos Listado de admitidos
Universitario
Departamentos
Programas
Listado de admitidos
documentos para liquidacin
Consejo Acadmico
Matrcula Recibo de pago
Aspirante Admitido Matrcula Estudiantes
Solicitud de carn Carn estudiantil
Documentos

PROCESO MISIONAL
Versin 02
Actualizacin
de pregrado y
OBJETIVO postgrado.
estudiantes
Instructivo de registro
DAR Programacin de cursos Consolidado de registro Estudiantes
Departamentos Calendario operativo Registro de estudiantes por curso Departamentos
Programas Acadmicos Formato registro de DAR
asignatura para postgrado
Consolidado de registro de Estudiante
Consolidado definitivo de
Departamentos estudiantes por curso DAR
Ajuste al Registro registro de cursos
DAR Activacin y cancelacin de Docente
cursos Departamento
Estudiante
DAR Registro definitivo de
Listas de clase Notas Departamento
Docente notas
DAR
Estudiante
Estudiante Solicitud Resultado de estudio de
Estudio de Carpeta DAR
DAR Calendario operativo carpeta
Programas
Calendario Acta General
Consejo Acadmico
Lista de postulados a Grados Acta Individual de Grado Graduandos
DAR
graduar Diplomas
Estudiantes Estudiantes
Graduados Certificacin y Graduados
Solicitud Certificaciones
Egresados verificaciones Egresados
Entidades externas Entidades externas

PROCESO MISIONAL
Versin 02
Actualizacin
de pregrado y
OBJETIVO postgrado.
estudiantes
Sistema de Informacin Historias acadmicas Verificacin de
Hardware y Software-Red PRO001FAC Seleccin de (Carpeta de estudiante) NTC-ISO 9001:2000: 4.1, cumplimiento de las
Papelera Aspirantes Formatos y autorizaciones de 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, normas y calendarios
Archivadores PRO001DAR Inscripcin de trmites acadmicos 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4,
Infraestructura (espacios de Aspirantes Listas de clase 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
trabajo, telfonos, otros) PRO002DAR Matrcula de Reporte de notas
Recursos Humanos y Estudiantes Copias de las actas
Financieros PRO003DAR Registro de generales de grado
Normas y reglamentos Asignaturas Libro de registro de diploma
PRO004DAR Ajuste al Antecedentes y
Registro modificaciones de los planes
PRO005DAR Transferencia de estudio
Externa Backup
PRO006DAR Transferencia
Interna
PRO007DAR Reintegro
PRO008DAR Cancelacin
Total de Registro
PRO009DAR Notas
Definitivas
PRO010DAR Estudio de
Carpeta
PRO011DAR Certificaciones
PRO012DAR Graduacin
PRO013DAR Cancelacin
Parcial de Registro Medicin
Frecuencia
Indicador Frmula Metas
Medicin
Nmero de quejas de
Quejas de usuarios Reducir el numero de
pregrado y postgrado /
atribuibles a factores propios Semestral quejas en el proceso
Nmero de inscripciones
del proceso. 2007 2
formalizadas.
Total de certificaciones
Oportunidad de expedicin de Mejorar el porcentaje de
expedidas dentro de los
las certificaciones, segn Semestral certificaciones expedidas
trminos / Nmero de
solicitudes dentro de los plazos
certificaciones expedidas

PROCESO MISIONAL
Versin 02
Actualizacin
de pregrado y
OBJETIVO postgrado.
estudiantes
Nmero de tramites
normales / * 100 / cada
Eficiencia de los procesos de Disminuir el nmero de
proceso Semestral
registro. registros extemporaneos
Nmero de casos
extemporaneos

PROCESOS MISIONALES
FCA - 04
GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO Versin 03
Promover e implementar, desde y con la comunidad universitaria la formulacin y ejecucin de planes, programas
OBJETIVO
y proyectos orientados a la construccin social de una cultura de bienestar y desarrollo humano para el
ALCANCE mejoramiento
Aplica para losde la calidad
miembros dede
la vida.
Comunidad de la Universidad Pedaggica Nacional.
RESPONSABLE Divisin de Bienestar Universitario, en articulacin con las dems instancias acadmicas y administrativas de la
PROVEEDORES ENTRADAS
Universidad. PROCEDIMIENTOS SALIDAS
Notificacin a las USUARIOS
Vicerrectoras del inicio del
Certificado de disponibilidad
proceso. Convocatoria
presupuestal. Resolucin ASE,
Rectora, Vicerrectoras, dirigida a los estudiantes.
Registro Presupuestal.
Secretaria General, , Acta Comit ASE. Proyecto de Rectora.
Consolidado de solicitudes de
Dependencias, Oficina Programa Apoyo a Servicio Resolucin de beneficiarios Dependencias
plazas para el programa ASE
Jurdica, Divisin Financiera, Estudiantil ASE ASE . Estudiantes.
por parte de las Vicerrectoras.
Comit Coordinador Programa Cartas de presentacin del
Solicitud de vinculacin al
ASE, Estudiantes. programa ASE.
programa ASE por parte de los
Cumplido
estudiantes, evaluacin
Cronogramas de programacin Planillas de pago.
de actividades. Informe de gestin
Solicitud de Fraccionamiento Publicacin de resultados. Estudiantes
Fraccionamiento de
Estudiantes. de matrcula con documentos Informe de resultados a la Divisin de
matrcula
soporte. DAR. Admisiones y Registro
Cronograma para la revisin de Estudiantes

liquidacin de matricula. Acta del comit. Publicacin Divisin de
Revisin de Liquidacin de
Estudiantes Solicitud de reliquidacin de de resultados. Informe de Admisiones y Registro
matrcula
matrcula con documentos resultados a la DAR. Divisin Financiera
soporte.
Divulgacin
Estudiantes Gestin de Proyectos Estudiantes
Capacitacin asesoria y Proyecto consolidado.
Organizaciones externas Empresariales Universidad
acompaamiento Listado de beneficiarios.
Convocatoria.
Estudiantes. Divisin de Informe de beneficiarios a la Estudiantes.
Solicitud del Servicio del Asignacin de Servicio de
Sistemas. Servidores pblicos Divisin Financiera Servidores pblicos
Restaurante. Restaurante
UPN. (Tesorera) y a la Divisin de UPN.
Consolidado de Puntajes.
estudiantes CDP Sistemas.
servidores pblicos Convocatorias Actividades Institucionales, Estudiantes
Informe de evento
Organizaciones externas Invitaciones culturales y deportivas Servidores pblicos
Divisin Financiera Listados para la inscripcin
Programas acadmicos Documento de fundamentacin
Registros de sesiones
Estudiantes de la ctedra Comunidad
Ctedra vida Universitaria Lista de asistencia
Divisin de Bienestar Horarios de primer semestre de Universitaria
Informes de evaluacin
Universitario los programas acadmicos

16 de 37 Ficha de Caracterizacin .
PROCESOS MISIONALES
FCA - 04
. DAR
Listados de estudiantes
. rea de Salud
Informacin epidemiolgica interna
. Comunidad Universitaria Capacitacin y sensibilizacin en
y externa
. Agremiaciones Privadas y del Programas de Promocion y prevencin en salud.
Iniciativas de los usuarios para Comunidad Universitaria
Sector Pblico de Salud Prevencion en salud Valoracin preventiva.
programas y actividades en salud
. Autoridades Sanitarias del Nivel Acompanamiento.
Estndares y guias de manejo
Nacional y Distrital
Normatividad sobre salud pblica
Suministro de medicamentos para

estabilizacin inicial.
Remisin a un nivel de
DAR complejidad superior.
rea de Salud Tratamiento mdico u
Base de datos de estudiantes
Comunidad Universitaria odontologico de emergencia.
matriculados. Estandares
Agremiaciones Privadas y del Atenciones prioritarias en salud Cuidados de enfermeria. Comunidad Universitaria
y guas de manejo y normatividad en
Sector Pblico de Salud Intervencin y acompaamiento
salud pblica
Autoridades Sanitarias del Nivel psicolgico y de asesora
Nacional y Distrital espiritual. Reporte
de atencin psicolgica y de
asesora espiritual.
Prescripcin mdica.
Tratamiento Odontologico
DAR Listados de estudiantes
aplicado. Estudiantes
rea de Salud Informacin epidemiolgica interna
Orden de examenes (En lo relacionado con la consulta
Comunidad Universitaria y externa psicolgica, de trabajo social y
Sservicios en salud, psicologa y complementarios.
Agremiaciones Privadas y del Iniciativas de los usuarios para asesora espiritual, los usuarios son
pastoral Cuidados de enfermera. la comunidad universitaria en
Sector Pblico de Salud programas y actividades en salud
Remisin a un nivel de general)
Autoridades Sanitarias del Nivel Estandares y guias de manejo
complejidad superior. Reporte de
Nacional y Distrital Normatividad en salud pblica
atencin psicolgica y de asesora
espiritual.

PROCESOS MISIONALES
FCA - 04
Capacitacin o sensibilizacin en
prevencin de condiciones de
riesgo ocupacional
rea de Salud
Valoracin ocupacional
Funcionarios y docentes.
Informacin epidemiolgica interna Entrenamiento para atencin de
Agremiaciones del Sector Pblico
y externa . emergencias.
de Salud Salud Ocupacional Funcionarios y Docentes
Normatividad Vigente en salud Diagnstico ocupacional.
Autoridades gubernamentales en
ocupacional. Gestin de amparos ante
este campo.
administradora de riesgos
Administradora de Riesgos
profesionales.
Profesionales
Acompanamiento al Comit
Paritario de Salud Ocupacional
Apoyo logstico
Entes Externos Convocatorias de reuniones Estudiantes
Participacin, organizacin Desarrollo de las actividades
Estudiantes Formatos y proyectos de Directivas
y articulacin en Red programadas
Divisin de Bienestar actividades Entes Externos
Asistencia a los eventos.
Informes semestrales a los
Cordinadores de Prctica de Coordinadores y
Listado de candidatos a coordinadores y asesores de
los proyectos curriculares Prcticas Universitarias asesores de prctica
prctica prctica de los proyectos
Estudiantes Estudiantes
curriculares.
Informacin diligenciada a
travs de formatos de COMPRENSIN INTEGRAL Comunicacin
Comunidad universitaria, Estudios de caracterizacin,
encuesta, entrevistas no DE LA REALIDAD "CIR" Y universitaria, entes
entes externos Documento base
estructuradas, informacin de OBSERVATORIO. externos
Informacin
pginas web ysobre estilos de
documentacin
relacin al interior del grupo y Documento anlisis de la
de este con otras instancias. experiencia.
Dependencias Informacin sobre los estados Grupos Gestores Listados de asistencia y Dependecias
de bienestar y sobre los ayudas memoria.
factores que lo favorecen o
inhiben.
PROVEEDORES ENTRADAS INSTRUCTIVOS SALIDAS USUARIOS

PROCESOS MISIONALES
FCA - 04
Informacin Portafolios Comunidad
Divisin de Bienestar
Documentos Comunicaciones Boletines Universitaria
Universitario
Comunicados Comunicados Pblico Externo
Insumos necesarios para el Divisin de Bienestar

Divisin de Bienestar
funcionamiento de Universitario
Universitario Restaurante y Cafetera Servicio de alimentacin
Restaurante, cafeteria y puntos Comunidad
Proveedores de Insumos
de venta Universitaria
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS SEGUIMIENTO

Saln de capacitacin PRO001GBU Atencin Resoluciones Estadsticas
Ayudas audiovisuales Prioritaria Documentos actualizadas de
Instructores PRO002GBU Servicio de Salud, MEDICIN
Planillas atencin.
Sistema de informacin Psicologa y Pastoral Listados de
Hardware y Software-Red PRO003GBU Revisin de Asistencia
Disponibilidad presupuestal Liquidacin de Matricula FRECUENCIA
INDICADOR FORMULA METAS
para vinculacin de PRO004GBU MEDICIN
estudiantes Programa de Apoyo ASE
Nmero de participantes de
Programas
Papelera preventivos en el PRO005GBU Asignacin de
estudiantes en programas Semestral
rea de salud
Archivadores Servicio de Restaurante
preventivos en el Area de Salud
Infraestructura (espacios de PRO006de
Nmero de participantes
trabajo, telfonos, otros)
Socieconomica Fraccionamiento de Matricula
estudiantes en el Area Semestral
Presupuesto socioeconomica PRO007GBU
Actividades Institucionales,
culturales y deportivas
PRO008GBU Salud
Ocupacional PRO09GBU
Gestin de proyectos
Empresariales
PRO010GBU Promocin y
Prevencin Integral GIROS
PRO011GBU Comprensin
Sistema de Gestin de Calidad Integral de la Realidad "CIR" y 19 de 37 Ficha de Caracterizacin .
Observatorio PRO012GBU
Grupos Gestores
PRO013GBU Promocin y
Prevencin en Salud
PRO014GBU Participacin
PROCESO MISIONAL FCA - 05
GESTIN DOCENTE UNIVERSITARIO Versin 03
Gestionar los requerimientos acadmico-administrativos relacionados con la asignacin de puntos, evaluacin del
OBJETIVO desempeo y vinculacin docente, aplicando las normas vigentes.
ALCANCE Aplica para todo el personal docente universitario de la UPN.
Este proceso es responsabilidad en la parte operativa del Equipo de Trabajo del Comit Interno de Asignacin y
RESPONSABLE Reconocimiento de Puntaje, y en la toma de decisiones del CIARP. Los Departamentos o Facultades realizan las
actividades especficas relaciona
Vicerrectora Convocatoria Listado de Elegibles Candidatos a Docentes
Seleccin por mritos para
Acadmica Definicin de perfiles Acta de Resultado - Consejo de CIARP
profesores ocasionales y
Consejo de Tabla de ponderacin Facultad Departamentos y
catedrticos
Departamento o Hojas de vida cons Acta CIARP Facultades
Facultad soportes
Docente Ficha de solicitud de Acta CIARP Docente
Departamento o reclasificacin Resolucin de asignacin de Departamento o
Facultad Acta de resultados de Clasificacin y categora Facultad
seleccin por meritos Reclasificacin de Reporte software Talento Humano CIARP
Solicitud del Departamento ocasionales y catedrticos Personal
o Facultad (Pargrafo)
Docente Ficha de solicitud de Estudio de aprobacin de puntos. Docente

Presupuesto productividad acadmica Acta CIARP CIARP
con los respectivos Aprobacin y Reconocimiento Notificacin al docente Presupuesto
soportes. de Puntaje Salarial y por Resolucin puntos salariales, Personal
Ficha de solicitud de Bonificacin bonificacin o puntos adicionales
Ttulos o Experiencia
Calificada
Consejo Acadmico Acuerdo de apertura del Resolucin de elegibles Aspirantes
Vicerrectora concurso Resolucin de plazas desiertas Vicerrectora
Acadmica Instructivo Concurso Abierto Docente Informe de resultados del concurso Acadmica
Facultades Acta de inscripcin con Facultades
soportes Departamentos
Personal
Docente Hoja de vida con soportes Acta CIARP Docente
Acta de cada Facultad con Remuneracin inicial Estudio de puntos asignados Vicerrectora
resultados del concurso docentes de planta Resolucin de remuneracin inicial Acadmica
CIARP
Departamentos Plan de trabajo docentes Plan de Trabajo Personal
Facultad Solicitudes de vinculacin y Cuadro de liquidacin CIARP
DAR Divisin de clasificacin
Admisiones y Registro Formato de novedades al Registro de carga acadmica
CIUP Centro de plan de trabajo y liquidacin de remuneracin
Investigaciones de la Proyectos de Facultad docentes de ctedra y
Universidad Asignaturas ocasionales
Pedaggica Proyectos de investigacin
Oficina de Desarrollo y aprobados
Planeacin Proyectos de inversin Plan
de Desarrollo Institucional
Departamentos o/y Formatos
PDI de evaluacin Calificacin semestral del Docente
Facultades Calendario de evaluacin desempeo del docente CIARP
Estudiantes Resolucin de asignacin puntos Personal
Docente Evaluacin de desempeo por experiencia calificada y Departamento o
CIUP docente desempeo destacado Facultad

Listado de Elegibles
Sistema de PRO01GDU - Aprobacin y NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, Cumplimiento en los
informacin Reconocimiento de Puntaje Acta de Resultado - Consejo 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, tiempos de ejecucin
Hardware y Software- Salarial y por bonificacin de Facultad 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 de las actividades para
Red Decreto 1279 de 2002 MEN seleccin y provisin de
PRO02GDU Remuneracin Acta CIARP Acuerdo 001 de 2004 Grupo de cargos, valoracin
Certificado de inicial Docentes de Planta Seguimiento Decreto 1279 de 2002 docente. Que los
Disponibilidad Resolucin de asignacin de Acuerdo 038 del 2002 del Consejo departamentos y
Presupuestal PRO03GDU - Evaluacin de categora Superior facultades enven a
Desempeo Docente y Acuerdo 004 de 2003 del Consejo tiempo las evaluaciones
Recurso Humano asignacin de puntos Estudio de aprobacin de Acadmico de desempeo.
puntos. Acuerdo 039 del 2002 del Consejo
Insumos PRO04GDU Seleccin por Superior
Meritos para ocasionales y Notificacin mediante oficio Acuerdo 006 de 2004 del Consejo
Infraestructura catedrticos al docente Superior
(espacios de trabajo, Acuerdo 001 de 2004 del Consejo
telfonos, otros) PRO05GDU Concurso Resolucin puntos salariales Acadmico
Abierto Acuerdo 045 de 2003 del Consejo
Pago a evaluador Superior
PRO06GDU - Registro Carga Acuerdo 005 de 2003 del Consejo
acadmica y remineracin Acadmico
ocasionales y catedrticos Acuerdo 057 de 2003 del Consejo
Acadmico
PRO07GDU - Clasificacin y
reclasificacin

Medicin
Frecuencia
Indicador Formula Medicin Metas
No. de cargas acadmicas
con inconsistencias en el
Ingreso de cargas 100% de cargas acadmicas bien
Software Semestral
acadmicas ingresadas
No. Cargas acadmicas
ingresadas al Software
No. de solicitudes resueltas
Tiempo de asignacin Asignar puntos mximo en tres
en 90 das Semestral
de puntos meses despus de la solicitud
No. de solicitudes recibidas
No de profesores de cada
departamento con
inconsistencias en el
software. A ningn profesor se le presenten
Seleccin por mritos Semestral
No. De profesores inconvenientes en el software
aspirantes que se
presentan a cada
departamento.

PROCESO DE APOYO FCA - 07
GESTIN DE TALENTO HUMANO Versin 02
Asesorar a la Alta Direccin y gestionar las diferentes fases de la administracin de talento humano
OBJETIVO mediante polticas y acciones que garanticen el cumplimiento de la misin y la visin de la Universidad.
Aplica para el personal Administrativo, Trabajadores Oficiales, Docentes de Planta UPN e IPN, Docentes
ALCANCE Catedrticos y Ocasionales.
Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Personal en cabeza del Jefe de Personal, con la
RESPONSABLE coordinacin y apoyo de la Vicerrectora Administrativa y Financiera
Dependencias de la Hojas de vida de Resoluciones de Todas las dependencias
PRO001DPE - Vinculacin
Universidad Pedaggica aspirantes vinculacin o de la UPN
Personal Administrativo y
Nacional contratos de trabajo a
Trabajadores Oficiales
trmino indefinido
Dependencias de la Requerimientos y Actos PRO002DPE - Encargos, Resoluciones de Funcionario objeto del
Universidad Pedaggica administrativos Incapacidades, Sanciones situacin encargo, renuncia,
Nacional y servidores Disciplinarias y Renuncias. administrativa, sancin disciplinaria e
pblicos comunicacin al incapacidad
Dependencias de la Requerimientos y Actos Resoluciones de Funcionario objeto de la
Universidad Pedaggica administrativos PRO003DPE - Comisiones y situacin comisin o ao
Nacional y servidores Ao sabtico administrativa, sabtico
pblicos comunicacin al
Dependencias de la Requerimientos y Actos Resoluciones de Funcionario objeto del
Universidad Pedaggica administrativos PRO004DPE - Traslados, situacin traslado, permiso o
Nacional y servidores Permisos y Licencias administrativa, licencia
pblicos comunicacin al
Dependencias de la Circular - y Oficios PRO005DPE - Vacaciones Resoluciones de Funcionario objeto de
Universidad Pedaggica Colectivas o Individuales de la situacin las vacaciones
Nacional y servidores UPN administrativa, oficios
Dependencias UPN y Cumplidos y Novedades Nminas por servicios Servidores Pblicos
Terceros Registro Presupuestal personales y pagos a Entidades
PRO006DPE - Nmina
Actos administrativos terceros Externas
Divisin Financiera
Archivo
Dependencias de la Requerimientos de PRO007DPE - Capacitacin del Oficios autorizando o Servidores Pblicos de
Universidad Pedaggica capacitacin Plan de Capacitacin negando la la Universidad
Nacional y servidores capacitacin
Dependencias de la Requerimientos de PRO008DPE - Capacitacin no Oficios autorizando o Servidores Pblicos de
Universidad Pedaggica capacitacin Incluido en el Plan de negando la la Universidad
Nacional y servidores Capacitacin capacitacin
Servidores pblicos y/o
Servidores Pblicos
Dependencias de la
PRO009DPE - Historias Activos, Retirados;
Universidad Pedaggica Documentos para ser Historias Laborales
Laborales Entidades Externas a la
Nacional. Entes externos y archivados en las historias
Universidad
autoridades judiciales. laborales.
Dependencias de la Oficios Externos, Informes Estadsticos Servidores Pblicos
Universidad, Organismos Memorandos Internos, PRO010DPE - Gestin de la de Personal, para Activos, Retirados;
Externos a la misma. Normatividad vigente Informacin cada una de las Entidades Externas a la
(Leyes, Decretos, etc.) Modalidades de Universidad
Oficina de Desarrollo y Planeacin 23 / 37 Ficha de Caracterizacin .

Sindicato de Trabajadores Requerimientos de Auxilios Resoluciones por Sindicato de
Oficiales, Trabajadores Sindicales consagrados en medio de las cuales Trabajadores Oficiales y
PRO011DPE - Auxilios
Oficiales y Divisin de la Convencin Colectiva de se otorgan auxilios Trabajadores Oficiales
Sindicales
Bienestar Universitario Trabajadores Vigente por Educacin,
maternidad, lentes y
Sindicato de Trabajadores Requerimientos de monturas
Oficios y salud para
autorizando o Sindicato de
Oficiales y Trabajadores Permisos Sindicales PRO012DPE - Permisos ncleo
negando familiar y
permisos Trabajadores Oficiales y
Oficiales. consagrados en la Sindicales trabajadores oficiales.
sindicales Trabajadores Oficiales
Convencin Colectiva de consagrados en la
Dependencias UPN Trabajadores
Calendario deVigente
evaluacin Convencin de
Instrumentos Funcionario Evaluado,
y/o programacin para evaluacin aplicables, Jefes de Dependencia.
ejecucin, Estatuto de informes estadsticos Comisin de Personal.
PRO013DPE - Evaluacin del
Personal administrativo, de desempeo del Rectora. Oficina de
desempeo
Resolucin 0945 de 2006 personal. Programas Control Disciplinario
de estmulos e Interno
incentivos. Plan de
Servidores pblicos y/o Requerimientos. Historias capacitacin Servidores pblicos y/o
Dependencias de la laborales. Nminas. PRO014DPE - Certificaciones Certificaciones Dependencias de la
Universidad Pedaggica Archivo general y recibo de laborales laborales. Universidad Pedaggica
Nacional. Entes externos y pago. Nacional. Entes
autoridades judiciales. externos y autoridades

Saln de capacitacin Hoja de vida (registros de: NTC-ISO 9001:2000: Las solicitudes de
Ayudas audiovisuales identificacin, educacin, 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, personal deben estar
Instructores PRO11DPE Vinculacin de formacin, habilidades, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, contempladas en el
Sistema de informacin Personal administrativo y experiencia, comunicaciones, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, Plan de contratacin de
Hardware y Software-Red Trabajadores Oficiales novedades, situacin familiar, 8.5.2, 8.5.3 servicios personales y
Disponibilidad presupuestal PRO03DPE Nmina requisitos soportes de ingreso, Ley 100 aprobadas por el
para vinculacin PRO08DPE Situaciones seguridad social, pensiones, Decreto 2400/68 Vicerrector al cual est
Papelera administrativas otros) Decreto 1950/73 adscrita la dependencia
Archivadores PRO07DPE Vacaciones Acto administrativo de solicitante.
Infraestructura (espacios PRO01DPE Capacitacin vinculacin Para vincular personal
de trabajo, telfonos, otros) PRO04DPE Evaluacin de Contratos por contrato se requiere
Presupuestos - recursos fin desempeo administrativo Re constancia de no exis
Medicin
Frecuencia
Indicador de Gestin Formula Medicin Metas
Vinculacin de Personal
Administrativo, Trabajador
Nmero de Personas
Oficial, Docente
vinculadas a tiempo /
Universitario, Profesor IPN, Trimestral 100%
Nmero de Personas
Docente Catedrtico,
Requeridas
Docente Ocasional,
Supernumerario.

MACROPROCESO ADMINISTRATIVO
FCA - 11
PROCESO GESTIN CONTRACTUAL Versin 02
Planear y gestionar La contratacin que requiere la Universidad, mediante la aplicacin del estatuto de
OBJETIVO contratcin y dems normas aplicables vigente para garantizar el funcionamiento institucional.
Aplica para la realizacin de los procesos contractuales que ejecute la Universidad en sus diferentes reas.
ALCANCE Inicia con la solicitud de la dependencia y finaliza con la liquidacin del Contrato.
RESPONSABLE Vicerrectora Administrativa y Financiera

Contratacin directa
Plan de Compras, Plan de
Vicerrectora Invitacin pblica
contratacin de servicios
Administrativa Convenios Ejecucin del
personales Dependencias de la
Divisin de Asesoras y Convenios especficos presupuesto
Solicitudes de Proyectos Universidad.
Extensin (proyectos Interventoras y supervisin
Sares.
SAR) Contratacin servicios
Dependencias de la personales
Programacin de compras
Universidad. Plan de compras
Necesidades de las Programacin de
Oficina de Desarrollo y consolidado Dependencias de la
diferentes dependencias. mantenimiento
Planeacin (Funcionamiento e Universidad
Presupuesto definitivo. Programacin de obras
(presupuesto Inversin)
Programacin servicios
aprobado)
PRO01GCT Contratacin Plan de Compras NTC-ISO 9001:2000: 4.1,
Sistema de Directa Ordenes 4.2.3, 4.2.4, 6.2, 6.3,
informacin PRO06DSG Programacin de Contratos 7.4 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4,
Hardware y Software- mantenimiento Convenios 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Red PRO01DSG Programacin de Acuerdo 019 de 2004
Disponibilidad obras
presupuestal PRO05DSG Interventora de
Personal obra
Medicin
Frecuencia
Indicador Frmula Medicin Metas
Contratacin de Nmero de personas
personal para contratadas por prestacin
desarrollar actividades de servicios a tiempo
Trimestral 80%
que no se pueden Nmero de personas
suplir por el personal requeridas para contratar
de planta provisto en

GESTIN FINANCIERA Versin 02
Controlar los recursos financieros de manera eficiente y producir la informacin como insumo para la
Objetivo:
toma de decisiones de la alta direccin y dems requerimientos de los diferentes entes de control.
Desde el momento de la liquidacin del presupuesto donde se fijan los topes mximos de ingresos y
Alcance: egresos para ser controlados durante la vigencia concluyendo con el cierre de la misma y la presentacin
de informes.
Este proceso es responsabilidad de la Vicerrectoria Administrativa y Financiera, apoyada por la Divisin
Responsable:
Financiera.
Proveedores Entradas Procedimientos Salidas Usuarios
CONSTITUCION DE Constitucin de
RESERVAS Reservas
Divisin Financiera - Presu Obligaciones de Vigencia antePRESUPUESTALES presupuestales Divisin Financiera
Todas las
CERTIFICADO DE
Solicitud de Certificado de dependencias
Rectora DISPONIBILIDAD CDP
Disponibilidad Presupuestal
PRESUPUESTAL
Acto administrativos con
soportes:
Acuerdos, Resoluciones,
Memorandos de traslado Todas las
Contratos, CERTIFICADO DE dependencias
Todas las dependencias CRP
Ordenes de compra, obra, REGISTRO PRESUPUESTAL
suministro y servicio
Cartas de invitacin,
Oficios, Resoluciones
Todas las
CONTROL DE LA Informe de Ejecucin dependencias
Todas las dependencias RP
EJECUCION Presupuestal
Divisin Financiera -
Ordenes de Pago PLAN ANUAL DE CAJA PAC Divisin Financiera
Contabilidad
Divisin Financiera - Comprobante de
Ordenes de Pago PAGOS Divisin Financiera
Contabilidad Egreso
Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios
Todas las
Solicitud del Ordenador del Comprobante de dependencias
Rectora AVANCES
Gasto Egreso
Usuarios Internos y Divisin Financiera -
Recursos INGRESOS POR CAJA Recibo de Caja
Externos Presupuesto
Usuarios Internos y Divisin Financiera -
Recursos INGRESOS POR BANCOS Libros de Bancos
Externos Presupuesto
Divisin Financiera - Autorizacin Ordenador del CONSTITUCION DE Divisin Financiera -
Ttulo valor
Tesorera Gasto INVERSIONES Tesorera
Divisin Financiera - Constitucin cuentas por RECUPERACION DE Divisin Financiera -
Ingreso
Contabilidad cobrar CARTERA Presupuesto
Solicitud Orden de pago con Divisin Financiera -
Todas las dependencias ORDENES DE PAGO Orden Pago
soportes Tesorera
Divisin Financiera - Liquidacin de
Ordenes de Pago TRIBUTACION Organismos de Control
Contabilidad Impuestos
Relacin de IVA
Proveedores Ordenes de Pago DEVOLUCION DE IVA Organismos de Control
pagado
Dependencias que Solicitud de facturacin con Divisin Financiera -
CUENTAS POR COBRAR Factura
solicitan facturacin soportes Tesorera
Divisin Financiera -
Usuarios de Servicios Solicitud de Devolucin DEVOLUCIONES DE DINERO Orden de Pago
Tesorera
CONCILIACIONES Divisin Financiera -
Bancos Extracto Bancario Partidas conciliatorias
BANCARIAS Tesorera
Dependencias que Alta Direccin y
Boletines actualizacin de
intervienen en el proceso CRUCE DE INFORMACION Estados Financieros Organos de Control y
informacin
contable Gestin
PRO18DFN (Constitucin de Toda solicitud de
Sistema de informacin Reservas) - PRO02DFN - Certificado de NTC-ISO 9001:2000: contratacin, debe
Hardware y Software-Red PRO03DFN- PRO01DFN- disponibilidad presupuestal 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, contar con un CDP,
Software SIDEF PRO05DFN - PRO09DFN - Certificado de Registro 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, que ampare la reserva
(Contralora) PRO10DFN-PRO11DFN- presupuestal 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, de recursos.
Software Sistema PRO12DFN- PRO13DFN - Registro de cuentas por 8.5
Integrado de Informacin PRO18DFN (Reservas) - pagar Decreto 111/96 Los actos
Financiera -SIIF- Sistema PRO14DFN- PRO15DFN - Registro de pagos efectivos Estatuto general de administrativos y
de informacin HELISA PRO16DFN- PRO06DFN- presupuestos compromisos
Papelera PRO07DFN-PRO08DFN Acuerdo 029/98 adquiridos deben
Archivadores Estatuto presupuestal estar aprobados por el
Infraestructura (espacios y financiero de la UPN ordenador del gasto.
Medicin
Indicador Formula Medicin Metas Fecha
Oportunidad expedicin Sumatoria (Fecha expedicin 100% de CDP y CRP
Mensual
CDP/CRP - fecha solicitud)/CDP y CRP expedidos en 2 das
Ordenes de Pago Ordenes de Pago Canceladas

Mensual 90%
efectivamente pagadoas Ordenes de Pago Tramitadas
100% de informes de
Oportunidad entrega Informes
ejecucin presupuestal
informes a Entes de Entregados/informes Mensual
expedidos en 10 das
Control solicitados
calendario
PROCESO DE APOYO
GESTIN DE SISTEMAS INFORMTICOS FCA - 08
Versin 02
Gerenciar y asesorar el anlisis, la planeacin, el diseo, implementacin y la operacin de Sistemas Informticos confiables y disponibles que soporten la gestin
OBJETIVO de la UPN, para contribuir al desarrollo misional de la Institucin .
Involucra la asesora, investigacin, administracin y desarrollo de los diferentes recursos tecnolgicos en trminos computacionales, informticos y de
ALCANCE comunicaciones de la universidad.
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Gestin de Sistemas de Informacin.
SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y en y en
otras instituciones prestadoras de servicios,
Resolucin 0696 de 2005: Por el cual se adopta el Manual de
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica,
Polticas, Normas y Procedimientos para la Administracin de los
Decreto 3622 de 2005: por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Captulo Cuarto
Recursos Computacionales, Informticos, Multimediales y de
de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.
comunicacines de propiedad de Universidad Pedaggica Nacional.
Decreto 2902 de 1994, por el cual se adopta el Acuerdo 076 de la Universidad Pedaggica Nacional - Funciones
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SUBPROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS
Estamentos Acadmico y Requerimientos de Sistemas de informacin Los Funcionarios de las
Administrativo de la necesidades susceptibles a confiables y en produccin. dependencias de la Universidad
Universidad. Sistematizar y Computarizar Capacitacion y Pedagogica Nacional quienes
Normatividad interna de la entrenamiento a usuarios, hayan recibido en produccin un
Consejo Superior - Rectora UPN Normatividad PRO04DGS-Gestin de Manuales de Usuarios, aplicativo del Sistema de
Gubernamental Soluciones de Software Tecnico y Documentacin de Informacin Institucional con la
Metodologas para el anlisis Investigaciones de la UPN Gestin de Soluciones INS01DGS- los Sistemas de Informacin respectiva capacitacin.
y Diseo de sistemas de Innovaciones tecnolgicas y de Software Levantamiento de Informacin P-H-V-A Institucionales.
Informacin tendencias del mercado INS02DGS-Diseo del Sistema
Proveedores de tecnologa Resolucin 0696 de 2005 INS03DGS-Desarrollo del Sistema
Normatividad estatal INS04DGS-Pruebas del Sistema
Empresas productoras y INS05DGS-Implementacin del
de soporte de Software Sistema
Proveedores de tecnologa y
estndares de la industria de
Entes administrativos y
Software. Requerimientos de PROXXDGS-Administracin de Correo Infraestructura tecnolgica Divisin de Gestin de sistemas
acadmicos de la UPN. Necesidades. PROXXDGS- Institucional en el mejor de Informacin de la
Metodologas de seguridad Polticas Institucionales en Administracion de Bases de Datos estado de funcionamiento. Universidad Pedaggica
Informtica torno a la incorporacin de PROXXDGS- Servicios tecnolgicos de Nacional
Proveedores de tecnologa y nuevas tecnologas. Administracin, Administracion de Servidores y calidad.
estndares de la industria. Estrategias de Operacin y Sistemas Operativos P-H-V-A Manuales de Seguridad y
Administracin de Centros Mantenimiento del PROXXDGS-Administracion Operacion de servidores y
de Cmputos Centro de Cmputo de Aplicaciones Bases De Datos.
Metodologas de Documentacin
seguridad Informtica y de manejo y configuracin de
conservacin de Servidores. Listado de Claves
informacin Institucional o password. Backups Totales
Entes administrativos y Requerimientos de PRO01DGS_Soporte_Tcnico_Informt y Parciales de Informacin Todos los Funcionarios de las
acadmicos de la UPN Necesidades Usuarias. ico. Listado de Servicios de
Institucional. Dependencias de la Universidad
Usuarios de la plataforma Ordenes de servicio
Resolucin 0696 de de
2005 Asistencia Tcnica a la soporte Tcnico efectuados Pedagogica Nacional que
tecnolgica soporte preventivo y Infraestructura PRO03DGS- P-H-V-A Infraestructura utilicen un equipo de cmputo.
correctivo. Programacin Tecnolgica. Administracin salas de computo tecnolgica Institucional en
de Mantenimientos el mejor estado de
Preventivos y Correctivos funcionamiento.
Garantas de los equipos Soporte tcnico
Infraestructura de Hardware Resolucin 0696 de 2005 Manuales de Seguridad y
Computacional Todos los usuarios de las
y Software para Directrices Institucionales Operacion de servidores Dependencias de la Universidad
administracin de Red en torno a las Nuevas WEB. Documentacin de Pedagogica Nacional Accedan a
Entes Exgenos y endgenos tecnologas. manejo y configuracin de los servicios de Internet, Correo
Usuarios de la plataforma Nuevos equipos. Gestin de Redes y PRO05DGS_Gestion de Soluciones de Servidores WEB. Listado de Electrnico, Intranet y Extranet.
tecnolgica Nuevos materiales. P-H-V-A Claves o password.
Comunicaciones Redes y Comunicaciones
Proveedores de tecnologa y Nuevas metodologas.
Estndares de la industria de Nuevas formas de
Redes y Comuniccaiones comunicacin.
Normatividad Naciona e
Internacional relacionada.
PROCESO DE APOYO
Versin 02
Todas las dependencias Requerimientos de PRO08DGS_Gestion de Soluciones Sistemas de informacin WEB Los Funcionarios de las
Metodologa de estndares Necesidades Usuarias. WEB PRO02DGS- Asignacin cuentas confiables y en produccin. dependencias de la Universidad
internacionales para Diseo Agenda de Gestin de Soluciones de usuario y correo Manuales de Usuarios Pedagogica Nacional quienes
de aplicaciones Web Conectividad Web PRO09DGS- Asignacin y Documentacin de hayan recibido en produccin un
cuentas de usuarios moodle losAplicativos Web aplicativo WEB Institucional con
Institucionales la respectiva capacitacin.
Estamentos Acadmico y Directrices institucionales Estudios y propuestas de Comunidad Universitaria o
Administrativo de la en torno a : proyectos tecnolgicos para Estamentos en General
Universidad. Nuevas tecnologas. la Universidad
Nuevos equipos. Capacitacin, entrenamiento
Consejo Superior - Rectora Nuevos materiales. y socializacin innovaciones
Nuevas metodologas. tecnolgicas.
Metodologas para el anlisis Metodologas y stndares Desarrollo de Proyectos
y Diseo de sistemas de aplicados a las Redes y las PRO07DGS-Gestion Adquisicion de Interinstiucionales.
Gestin para
Informacin comunicaciones. Nuevas Tecnologias Propuesta para cambio de
implementacin de
Proveedores de tecnologa Requerimientos de PRO10DGS- Adquisicin procedimientos Tecnolgicos
nuevas tecnologas
Normatividad estatal necesidades susceptibles a tecnolgica
Empresas productoras y Sistematizar y Computarizar
de soporte de Software Normatividad interna de la
Proveedores de tecnologa y UPN Normatividad
estndares de la industria de Gubernamental
Software.
Investigaciones de la UPN
Innovaciones tecnolgicas y
tendencias del mercado
Resolucin 0696 de 2005

PROCESO DE APOYO
Versin 02
Metodologas para Inventario de Bienes Log de informes, instructivos Dependencias usuarias de la

concepcin de Planes de informticos y de de instalacion y/o ejecucion UPN Todo el campus
contingencia Informtica. plataforma tecnolgica PRO12DGS_Administracion de de antivirus Universitario Todo el
Normas y suministrado por la Divisin Gestin de Seguridad
Antivirus P-H-V-A Documento Plan General de parque computacional Toda
metodologas para la de Servicios Generales Informtica Contingencia Informtica. la plataforma tecnolgica
PRO11DGS-Administracin de
construccin y aplicacin de Seguridad PRO13DGS-Plan de Planes
Seguridad Informtica Contingencia Informtica Individuales de Contigencia
Informtica por
Dependencias.

PROCESO DE APOYO
Versin 02
Recursos Documentos Registros Requisitos Polticas de Operacin

Asistencia tcnica
Informtica
Infraestructura PRO01DGS_Soporte_Tcnico Programacin de Mantenimientos Preventivos y Correctivos. El soporte tcnico informtico
Hardware y Software para _Informtico. Listado de servicios del Sistema de Registro y se efecta previo ingreso en el
administracin de red Control de Servicios Tcnicos sistema Registro de Control de
Personal Competente servicios tcnicos y previa
Papelera PRO03DGS- programacin de las solicitudes
herramientas Administracin salas de de servicios para efectuar los
Elementos de limpieza computo mantenimientos preventivos y
Repuestos correctivos segun el caso.
Gestion de Soluciones de
Software
Hardware y Software Actas Actas Necesidad de sistematizar un Aprobacion de los formatos de
Papelera Cronograma Cronograma proceso. Claridad por parte requerimientos por parte del
Lider(s) Tecnico(s) Formato de Formato de requerimiento aprobado por del usuario en su necesidad. usuario final.
Usuarios finales requerimiento aprobado por usuario Lista de asistencia a La Vicerrectora
Asesores usuario reuniones. Administrativa y Financiera
externos Requerimientos de usuarios hace seguimiento sobre las
Documentacin de los sistemas de Informacin y sus operaciones a cargo de la
modificaciones. Divisin de Gestin de Sistemas
de Informacin y evala los
resultados obtenidos.
Gestin para implementacin

de nuevas tecnologas
Presupuesto Actas y soportes de Comit Actas y soportes de Comit Tcnico.
Polticas Tcnico Informtico. Plan de inversin tecnolgica
Necesidades de usuarios Plan de compras
Plan de inversin Copias de Contratos
tecnolgica Seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin
Plan de compras
Copias de Contratos
Seguimiento y evaluacin
de proyectos de inversin
Gestion de Soluciones WEB
Hardware y Software Requerimientos de usuarios
Papelera Documentacin de los Aplicativos WEB e historias de
Lider(s) Tecnico(s) las modicaciones.
Usuarios finales
Asesores
externos
Administracin, Operacin y
Mantenimeinto del Centro de
Cmputo.
Registro de sucesos fallidos de los servidores y dems
dispositivos esenciales para el buen funcionamiento de la
plataforma tecnolgica.
MEDICIN

PROCESO DE APOYO
Versin 02
INDICADOR TIPO
Gestion de Soluciones de
Software
No de mdulos en
produccin/ No total de
Eficacia
mdulos del subsistema
financieros en produccin
No de mdulos
implementados* Vr invertido/
Eficiencia
Total presupuesto
No de solicitudes atendidas/
programado
No total de solicitudes Rendimiento
recibidas
Gestin para implementacin
de nuevas tecnologas
No de tecnologs
implementadas* Vr invertido/
Eficiencia
Total presupuesto
programado
No de necesidades
solucionadas/ No total de Rendimiento
necesidades detectadas
(Periodo (meses) * No de
tecnologas adquiridas*100)/
( Vigencia electiva Eficacia
(meses)*No. Total de
Necesidades)
Tiempo de respuesta para la
adquisicin de la Tecnologa Efectividad
solicitada
Gestion de Soluciones WEB

No de Aplicativos Web en
produccin/ No total de
Eficacia
Aplicativos Web por
Implementar.
No de solicitudes de
Asesoras en Web atendidas/
Rendimiento
No total de solicitudes de
Asesoras recibidas
Asistencia Tcnica
Tiempo real de la solucin
Informtica
del problema/tiempo total
Eficacia - efectividad
estimado para solucin de
problemas
((Nmero de solicitudes
atendidas dentro de las 8
horas de recibida la solicitud
de servicio en perodo Efectividad
t/Nmero total de solicitudes
recibidas en la DGSI en
perodo t)*100)
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA MODIFICACIN REVIS APROB

PROCESO DE APOYO
Versin 02
Se ajusta el objetivo.
Se amplia la cobertura de los procedimientos de esta
8/5/2008 dependencia con respecto a los que ya se Claudia Teresa Barrera Mora
encuentran aprobados en el manual de calidad.

PROCESO DE APOYO
FCA - 09
GESTIN DE SERVICIOS Versin 02
Garantizar a travs de su gestin, la prestacin oportuna de los servicios requeridos para el funcionamiento
OBJETIVO fsico y operativo de la Universidad.
Aplica para la prestacin de servicios en infraestructura, correspondencia, funcionamiento de equipos,
ALCANCE hardware y software, transporte, administracin y custodia de bienes.
RESPONSABLE Divisin de Servicios Generales bajo la coordinacin de la Vicerrectora Administrativa y Financiera.

Proceso gestin
Almacn
contractual Documentos soporte del Registro de inventarios
Administracin de bienes Inventarios
Personas o entidades ingreso del bin. Amparo de bienes
Contabilidad
externas.
Registro de
Dependencias de la Dependencias de la
correspondencia
Universidad Correspondencia interna y Recepcin y entrega de Universidad.
Planillas de distribucin
Personas y/o entidades externa recibida y enviada correspondencia Personas y/o entidades
interna
externas. externas.
Gua de mensajera
Plan de compras Ejecucin plan de
Dependencias de la
Requerimientos mantenimiento Dependencias de la
Universidad Mantenimiento
Evaluacin tcnica Programaciones diarias Universidad
Parte tcnica
Contratos y mensuales.
Programacin semestral
salidas de campo
Programacin salidas
Prestacin del servicio
Dependencias de la pedaggicas Dependencias de la
Transporte asignacin de
Universidad Requerimientos diarios Universidad
parqueaderos
Asignaciones fijas
Programacin de
parqueaderos
Programaciones de brigadas
Plan de compras Aseo y cafetera Prestacin del servicio
Universidad Universidad
Requerimientos
Resolucin de constitucin
Caja Menor Comprobantes
Solicitudes contables
Contrato suministro de Caja menor Legalizacin y
Universidad Universidad
pasajes reembolso
Disponibilidad Presupuestal Informes de ejecucin
Legalizacin y reembolso
Cumplido Comprovante de egreso Dependencias de la
Comunidad Universitaria Solicitud autorizado Dinero en cheque o
Pago de viticos, gastos de Universidad
Personas y/o entidades Facturas que soportan los efectivo.
viaje y pasajes areos Personas y/o entidades
externas. gastos Cartas de invitacin externas.
Resolucin
Solicitud Comprovante de egreso
Adquisicin de Bienes y
Comunidad Universitaria Dinero en cheque o Comunidad Universitaria
servicios urgentes
efectivo.
PROCESO DE APOYO
FCA - 09
GESTIN DE SERVICIOS Versin 02
Garantizar a travs de su gestin, la prestacin oportuna de los servicios requeridos para el funcionamiento
OBJETIVO fsico y operativo de la Universidad.
Aplica para la prestacin de servicios en infraestructura, correspondencia, funcionamiento de equipos,
ALCANCE hardware y software, transporte, administracin y custodia de bienes.
RESPONSABLE Divisin de Servicios Generales bajo la coordinacin de la Vicerrectora Administrativa y Financiera.

Proceso gestin Plan de compras Ejecucin plan de obras Dependencias de la
Planta fsica
contractual (programacin de obras) Arrendamientos Universidad
Todos los procesos Requerimientos
Registros generados a partir Control de Registros Infraestructura propia
Administracin de los Dependencias UPN
Evaluacin
de la de tcnica
ejecucin de los Comodatos
registros Todas las dependencias
Dependencias Plan Arrendamientos Arrendamientos Espacios fsicos
Contratos
procesos Donaciones UPN
solicitantes Vigilancia (no requiere disponibles
Dependencias Contrato vigilancia Seguridad de la planta Todas las dependencias
documentacin)regulada por fsica UPN
contrato
Sistema de informacin Plan de Compras Registro y control de planillas NTC-ISO 9001:2000: 4.1, Encuestas de
Hardware y Software-Red de correspondencia. 4.2.3, 4.2.4, 6.2, 6.3, satisfaccin de usuarios.
Disponibilidad Plizas de seguros 7.4 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, Formato pruebas
presupuestal Actas 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 selectivas de inspeccin
Personal Boletn diario de almacn Acuerdo 019 de 2004 de inventarios.
Parque automotor Control diario de mensajera Resolucin 1413 de
externa 2003
Expedientes Responsabilidad
Informes
Inventarios
Planillas de correo
Planos
Comprobantes
Formatos de solicitud
Medicin
Frecuencia
Indicador Formula Medicin Metas
Distribucin ejecutada
Distribucin Distribucin programada
Solicitudes tramitadas
Ejecucin de solicitudes de
Solicitudes recibidas
acuerdo al plan de mantenimiento.
Reembolsos tramitados
Cumplimiento trmites de acuerdo Reembolsos proyectados
a proyeccin


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MAPA DE PROCESOS

DOCENCIA INVESTIGACIN EXTENSIN

EVALUACIN DEL USUARIO

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Oficina de Desarrollo y Planeacin

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SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Se ajusta el objetivo, CONTROL DE CAMBIOS

Oficina de Desarrollo y Planeacin

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Cronograma para la revisin de Estudiantes

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Suministro de medicamentos para

Sistema de Gestin de Calidad

PROVEEDORES ENTRADAS INSTRUCTIVOS SALIDAS USUARIOS

Sistema de Gestin de Calidad

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RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS SEGUIMIENTO

Docente Ficha de solicitud de Estudio de aprobacin de puntos. Docente

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Oficina de Desarrollo y Planeacin 23 / 37 Ficha de Caracterizacin .

Oficina de Desarrollo y Planeacin 24 / 37 Ficha de Caracterizacin .

Oficina de Desarrollo y Planeacin 25 / 37 Ficha de Caracterizacin .

RESPONSABLE Vicerrectora Administrativa y Financiera

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Oficina de Desarrollo y Planeacin

Ordenes de Pago Ordenes de Pago Canceladas

RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad de la Divisin de Gestin de Sistemas de Informacin.

SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

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