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AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
1
CONSIDERACIONES PARA
EL CURSO DE:
AUTOMATIZACIN DE
PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
EMPRESARIALES
Oportunidades Amenazas
Opportunities Threats
Exterior
Positivas Negativas
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AUTOMATIZACION DE PROCESOS 6
ADMINISTRATIVOS
Factores Internos
[Elementos del FODA.]
Fortalezas Debilidades.
Precios adecuados Pocos costos de produccin.
Buena presentacin Cobro altos
Buenas relaciones con los clientes. Retraso en la entrega de la mercadera.
Presupuesto adecuado Costos muy altos
Oportunidades Amenazas.
Nuevos Mercados. Competidores del sector.
Adquirir nuevos productos Competencia desleal
Mercado en crecimiento. Productos sustitutos.
Capacitacin del R H en el exterior Delincuencia
Comprar equipo automatizado para el Nuevas polticas sociales /econmicas
control de ventas. Narcotrfico
Adquisicin de Software contable
Contratar asesora externa Nueva Impuestos .
resolver problemas administrativos. Mercado Negro
FORTALEZAS DEBILIDADES
( F) ( D)
Factores Internos.
Anotar las fuerzas. Anotar las debilidades
( Como mnimo de 3 a 5)
Factores Externos ( Como mnimo de 3 a 5)
OPORTUNIDADES FO( Maxi-Maxi) DO ( Mini-Maxi)
(O) Anotar las fuerzas para Superar las debilidades
aprovechar las aprovechando las
Anotar las Oportunidades.
oportunidades. oportunidades.
( Como mnimo de 3 a 5)
10
2. ORGANIGRAMA PROPUESTO (NUEVO)
Decisiones
Planes y
Programas
Operaciones
Gerencia
General
la lnea de mando y
responsabilidad, los canales Asistente
Administrativo
formales de comunicacin, las
relaciones de lnea y Staff, los Supervisor Caja
jefes superiores en cada grupo, (1 Persona) (1 Persona)
Integrales,
Por su
Tipos de Contenido Funcionales,
Organigramas De puestos, Plazas y Unidades.
Verticales,
Por su
Presentacin Horizontales,
Mixtos y
Circulares.
16 COORDINACION DE AREA 16
POR SU CONTENIDO
17 COORDINACION DE AREA 17
POR SU CONTENIDO
18 COORDINACION DE AREA 18
3. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA TABULAR, TIPOS DE
SISTEMAS Y TIPOS DE SALIDAS DE INFORMACION.
Identificar los tipos de entrada, que sirve para transformar los datos
a informacin deliberada.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 19
ADMINISTRATIVOS
Diagrama Modelo IPO
Frontera
Medio Ambiente
Clientes Proveedores
Sistema
Procesamiento
Insumos Clasificar Productos
Organizar
(Inputs) Calcular
(Outputs)
(Elementos del
Sistema)
Organismos Accionistas
Reguladores Competidores
Retroalimentacin
COMITE DEL AREA DE
20
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Se desea analizar el caso de un cliente que
lleva su vehculo al taller de reparacin; su flujo
de comunicacin con el usuario y el sistema es
el siguiente: en la oficina de recepcin de
vehculos se registra y consulta servicios en la
data servicios de vehculo al taller, para hacerle
un tune up; registra consulta de tarifas;
prepara respuesta en la data de atendidos; y
entrega informacin al cliente y taller.
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EJEMPLO:
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS
f1 f5 f7
REGISTRA f3 REGISTRA PREPARA
CLIENTE
CLIENTE RESPUESTA
CONSULTA CONSULTA
SERVICIOS TARIFAS
f8
f4 f6
f2
TALLER
A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos
FLUJOS DE DATOS
f1= datos del vehculo + datos del cliente
f2= ingreso y consulta servicios del vehculo
f3= traslado f2
f4= verifica y registra preciso por servicios para el vehculo
f5= traslado del f 2 + f4
f6= ingreso del informe de f2 +f4
f7= entrega informe al cliente
f8= entrega copia del informe al taller
COMITE DEL REA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 24
ADMINISTRATIVOS
Elaboracin de manuales de procedimientos.
Tomando como base su DFD
NORMA ASME
Operacin
Inspeccin o revisin
Desplazamiento o
transporte
Retraso. Deposito
provisional o espera
Almacenamiento
permanente
Actividad
Documento: Representa
cualquier documento generado
o utilizado dentro del
procedimiento.
Inspeccin
Desplazamiento o transporte
Entrada de bienes
Almacenamiento: Depsito o
resguardo de bienes o
informacin.
Operacin e inspeccin .
Decisin.
Quitar decisin de este cuadro
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ADMINISTRATIVOS
CLIENTE TECNICO TALLER
INICIO
NO
FIN 2
SI
11 9
FIN
10
FIN
Internas:
Externas:
Estas salidas estn Ambas Vas:
Estas salidas estn
destinadas a ser usadas
destinadas a ser usadas Estas salidas son
por personas u otros
por personas u otros generalmente externas y
sistemas de informacin
sistemas de informacin orientadas a personas.
dentro de la
fuera de la organizacin.
organizacin.
Detalladas
Resumen
De excepcin
Analticos (generalmente resmenes)
Comparativos
Histricos
Reporte de estado
Formas Multipartes
Formas preimpresas
Catlogos
Documentos
Mensajes
Formato grfico o grficas
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ADMINISTRATIVOS
Captura de Datos
FORMAS QUE SIRVEN DE BASE Formularios impresos que
PARA INGRESAR sirven para la captura de datos.
LOS DATOS AL SISTEMA
36 36
Forma de ingreso de datos al sistema
37 37
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ADMINISTRATIVOS
PARTE 4: CPM/PERT
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
F
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 40
0 1 2 3 4 5 6 7ADMINISTRATIVOS
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
CPM/PERT
Ei=10
Ei=2 C
3
Ei=0
A 2
1
8 Lj=18
Lj=10
Ei=12 Ei=18
0
B Ei=5 D F
5 6
6 Lj=18
Lj=0 5 2 7
Lj=12
Lj=5 E Ei=8
3
4
Lj=12
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Matriz para listar las actividades de la propuesta de solucin para
la implementacin
A 0 C 1 2 3 2 0 2 8 10 F 8 0 -8
B 0 D,E 4 5 6 5 0 5 0 5 V 0 0 0
C A 0 7 8 9 8 2 10 10 18 F 8 0 -8
D B F 6 7 8 7 5 12 5 12 V 0 0 0
E B F 2 3 4 3 5 8 9 12 F 4 0 -4
F D,E FIN 5 6 7 6 12 18 12 18 V 0 0 0
Correncia Tardia
Ocurrencia temprana Ruta Crtica
Final Inicial Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO
Ej=Ei+T Li=Lj-T SI Ei=Li => V
SI Ej=Lj => V V
C
3
A 1 8
2
0
B D F
5 6
2 7 6
5
E
3
4
44
Estudio de factibilidades.
PRESUPUESTO
No Descripcin Monto
.
1 Costo de implementacin del sistema de costeo Q 12,473.57
2 Compra del Servidor para la instalacin del sistema de costeo Q 9,782.69
3 Capacitacin al personal de contabilidad y costos Q 3,570.76
4 Compra de equipo de proteccin del nuevo servidor Q 2,321.98
Inversin inicial estimada Q 28,149.00
Con la implementacin del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos sern de Q 7,900.00, y que tendr incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyeccin del proyecto.
X Y Y
Costos Beneficios % beneficio
Periodos COSTOS Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo
0 Q 28,149.37 28,149.37 0 0
1 Q 7,900.00 36,049.37 7,209.87 7,209.87 20%
2 Q 8,848.00 44,897.37 17,958.95 25,168.82 40%
3 Q 9,909.76 54,807.13 32,884.28 58,053.10 60%
4 Q 11,098.93 65,906.06 52,724.85 110,777.95 80%
120000
100000 Valores
80000
Y Costos
60000 Acumulados
Y Beneficios
40000 Acumulados
20000
0 Trimestres
0 1 2 3 4 5
Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de contabilidad /4 Q 9,272.05 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01
Sueldo proporcional del Gerente de Produccin /4 Q 7,582.56 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64
f1 f3 f5 f7
REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE
CLIENTE
CONSULTA CONSULTA RESPUESTA
SERVICIOS TARIFAS
f6 f8
f2 f4
TALLER
A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos
f1 f3 f5 f7
REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE
CLIENTE
CONSULTA CONSULTA RESPUESTA
SERVICIOS TARIFAS
C1 C2
f6 f8
f2 f4
TALLER
A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos
Punto de Control C1 C2
Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utiliz para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableci, puede
existir falla o error.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 58
ADMINISTRATIVOS
PARTE 7: Tabla y su manual de
contingencia
EN EL ANLISIS DE LA
CONTINGENCIA:
Elaborar la tabla de anlisis de
Contingencia
El Diagrama de contingencia
Sus respectivas tablas de Llamada e
Instructivo
Informe de cada punto de Control
Verificar datos de
Falla en Prepara No se emite respuesta
respuesta con
P1.3 respuesta de los con datos correctos al LL
responsable de
atendidos (AB) cliente y al taller (XB)
taller
Nota: las siglas entre parntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.
DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS
AA SI AB
P1.2 XA P1.3 XB SI
fin
NO
INST. No.XL-
NO Llamada.
25
No.T-002
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